科技期刊編輯部都重視刊出論文的學(xué)術(shù)質(zhì)量，還很重視刊出論文的語言質(zhì)量，但對(duì)編輯部工作流程的質(zhì)量管控往往關(guān)注不足，容易出現(xiàn)工作細(xì)節(jié)瑕疵，而小問題不管控就有可能帶來大麻煩，最終影響編輯部的工作，損害編輯部的聲譽(yù)。對(duì)于工作流程的管控，比較適宜的方法是借鑒ISO9000認(rèn)證的基本原則及質(zhì)量體系建立方法，學(xué)習(xí)制定和優(yōu)化工作流程的技巧，并將其應(yīng)用于編輯部的日常管理之中?！颁浻米C明”是稿件被編輯部錄用后，編輯部為作者開具的加蓋編輯部公章的證明材料。因?yàn)檎撐膹匿浻玫娇鲂枰欢〞r(shí)間，很多作者在這段時(shí)間里需要參與畢業(yè)、評(píng)優(yōu)、評(píng)職、申請(qǐng)項(xiàng)目等事情，需要證明自己的文章已經(jīng)被錄用，所以“錄用證明”應(yīng)運(yùn)而生。開具“錄用證明”是一個(gè)非常簡單的步驟，恐怕大家都會(huì)認(rèn)為如此微不足道的事情無需管理。其實(shí)，管理的優(yōu)化與事情的大小無關(guān)，只要是舊工作流程有瑕疵，給編輯部帶來了麻煩，就需要進(jìn)行流程管理。
1隨意開具“錄用證明”的舊工作流程不
開具“錄用證明”對(duì)編輯部來說是件小事，但對(duì)作者來說是至關(guān)重要的大事，作者可以憑此畢業(yè)、評(píng)優(yōu)、提職、申請(qǐng)項(xiàng)目或項(xiàng)目結(jié)題。在人生的關(guān)鍵時(shí)刻，有些作者急近功利，可能會(huì)做出不恰當(dāng)?shù)呐e動(dòng)。開具“錄用證明”有3個(gè)先決條件: 1)論文已被錄用且作者已經(jīng)完成修改; 2)作者提供的投稿介紹信無異議;3)全部作者都已經(jīng)在版權(quán)協(xié)議上簽名。“錄用證明”的內(nèi)容往往包括作者名、作者單位、錄用時(shí)間、稿件編號(hào)和論文題目，我刊開好的證明往往隨其他印刷品一同采取平郵方式郵遞，常有信件丟失的現(xiàn)象。編輯部在工作中有時(shí)會(huì)接到高校或科研機(jī)構(gòu)打來的電話，確認(rèn)某作者的稿件是否錄用，編輯部是否開具了“錄用證明”，編輯接到電話可立刻查詢到稿件的錄用情況，但是否開具了“錄用證明”，則不好回答，因?yàn)榫庉媯冮_完證明后都是各自備案，必須一一詢問查詢才能了解。還有一些特殊的情況，就是已經(jīng)給作者開具了“錄用證明”，但是稿件因故未能刊出，或刊出后被撤稿。
2建立新流程科學(xué)管理“錄用證明”
編輯部首先成立了“錄用證明”流程設(shè)置工作小組，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為，組員為編輯部全體成員。
2．1汲取ISO質(zhì)量管理精髓，結(jié)合編輯部實(shí)際情況，提出新流程
建議根據(jù)ISO族標(biāo)準(zhǔn)的8個(gè)原則，結(jié)合編輯部的實(shí)際情況，認(rèn)為與“錄用證明”流程相關(guān)的原則主要有3點(diǎn):1)過程方法。這個(gè)原則的精髓就是“防患于未燃”，即堵住引發(fā)問題的漏洞。據(jù)此，建議增加“錄用證明”的統(tǒng)一備案制度;建議編輯與作者盡量以email溝通以保留證據(jù)，建議作者采用電子版“錄用證明”，如需原件，則采用順豐或EMS方式郵遞;建立適當(dāng)機(jī)制應(yīng)對(duì)開證明而論文未刊出或刊出撤稿的特殊情況。2)管理的系統(tǒng)方法。這個(gè)原則的內(nèi)涵為“我的地盤我做主”。據(jù)此，建議責(zé)任編輯全權(quán)負(fù)責(zé)自己稿件的“錄用證明”，其他編輯除非得到責(zé)任編輯的授權(quán)，否則不可開具。3)基于事實(shí)的決策方法。這個(gè)原則的含義是“實(shí)事求是，集思廣益”，就是說新流程的制定需要從實(shí)際出發(fā)，開會(huì)時(shí)由大家一起討論確定。2．2開會(huì)討論，最終確立“錄用證明”新工作流程
在編輯部工作會(huì)議上，大家對(duì)提出的建議進(jìn)行了熱烈的討論，并確立科學(xué)的“錄用證明”流程管控機(jī)制:1)全體編輯部成員同意新增“錄用證明”統(tǒng)一備案制度，編輯的個(gè)人備案制度可保留。目前，編輯部有嚴(yán)格的“印章管理制度”，可將此制度與“錄用證明”流程管控結(jié)合起來，即在蓋章登記處單獨(dú)列表格登記“錄用證明”蓋子情況，表格中包含稿件編號(hào)、聯(lián)系人姓名、開具原因、編輯姓名和開具時(shí)間。2)全員同意采取責(zé)任編輯負(fù)責(zé)制，即責(zé)編全權(quán)負(fù)責(zé)自己處理的稿件。同時(shí)，電子版“錄用證明”要發(fā)送至通訊聯(lián)系人的email，可復(fù)制給及時(shí)作者一份。3)全員同意采用順風(fēng)快遞或EMS方式郵遞“錄用證明”原件給通訊聯(lián)系人，以保障證明材料、迅速送達(dá)。4)建立“錄用證明”回收機(jī)制。即，特殊情況下論文未刊出或刊出后撤稿，責(zé)編會(huì)要求通訊聯(lián)系人返還“錄用證明”原件，并以Email方式通知論文通訊聯(lián)系人所在單位院系領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)術(shù)委員會(huì)、學(xué)位辦等相關(guān)單位，聲明該“錄用證明”已經(jīng)作廢，并給出具體原因。
3結(jié)束語
ISO9000等質(zhì)量管理認(rèn)證主要用于以制造業(yè)為主的公司，對(duì)于科技期刊編輯部來說，未必適用。但I(xiàn)SO9000等認(rèn)證中體現(xiàn)的先進(jìn)管理理念、科學(xué)的質(zhì)量控制體系、優(yōu)化的過程管控等內(nèi)容，值得編輯學(xué)習(xí)，并可以結(jié)合編輯部的實(shí)際情況，對(duì)日常工作中的小問題、小瑕疵進(jìn)行流程管控，從而使編輯部的工作更順暢、更。
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