由于西文期刊種類繁多, 許多期刊使用刊名縮寫。有的刊名是全部縮寫, 有的刊名是部分縮寫, 這給期刊建庫和讀者查詢帶來了一定的麻煩。為避免出現刊名混亂, 對這類期刊做出相應的規定和處理, 如果期刊首頁和說明項均使用縮寫, 那么統一使用縮寫, 如果期刊首頁使用縮寫,說明項中未用縮寫, 那么期刊刊名不用縮寫。
我館目前利用匯文系統進行西文期刊回溯建庫, 匯文編目管理子系統的主要功能是用來編制及維護各種文獻資料的 MARC 記錄, 包括書目記錄、規范記錄和館藏記錄等, 同時提供回溯建庫功能。
雖然套錄數據看起來比較容易, 但并不是套錄下來就可以直接使用的, 還必須對套錄到的數據與所編西文期刊進行核對, 認真分析源記錄,仔細斟酌后才可采用, 其中大部分數據都要做不同程度的編輯修改, 保留有用的記錄、刪除沒有用的, 才是一條與所編期刊相符的正確記錄, 然后再添加該記錄的復本信息, 使之成為本館的數據。同時, 要做好套錄編目工作, 還要熟悉 USMARC 格式及熟練使用國際、國內著錄標準和規則。我館套錄編目的數據來源主要為 CALIS 聯合目錄數據庫和網上書目數據兩方面。
原編是對于無法從外部數據庫套錄的西文期刊進行原始編目。原始編目需要編目人員按照標準化、規范化的 MARC 格式, 對所需編目的期刊進行、規范、的書目數據編輯, 是對文獻的內容、特征進行描述的工作, 是一項比較繁瑣和費時的工作。在確保正確無誤的情況下, 原始編目的首要原則是盡可能詳細著錄, 如果不能保障, 就越簡單越好, 這樣可以避免出錯。
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