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第六節名片

在日常社會交往中,人們初次見面、介紹自己時,往往會給對方遞上一枚自己的名片。名片,已成為現代生活和工作的便捷、簡潔的"禮儀文書"的重要組成部分。關于它的格式、使用和意義,國際上已經形成一些比較固定、約定俗成的模式。

一名片的功能

名片,是一種物有所值的實用性交際工具,也是自我的"介紹信"與社交的"聯誼卡",它的功能如下所述。

一)自我介紹

初次見面,以名片作為輔助性自我介紹效果好。不要指望人們一次就可以記住自己的姓名,了解自己的身份。一張簡單的名片可以說明并強化自己的身份,使自己的介紹給人留下深刻的印象。

二)結交朋友

主動遞送名片意味著對對方的信任、友好和渴望進一步交往的意愿。名片上提供的資料增加了聯系的便利,是結交新朋友的紐帶和橋梁。

三)業務往來

名片可以為本人或所在單位進行業務往來,擴大交際面,爭取潛在的合作伙伴。在許多國家,一名具有良好教養的商人,一定會在與人初次見面時,立即呈送上自己的一張名片，以表示對對方的尊重。因此,名片在商業中作用極大。

四)通知變更

利用名片,可以及時向老朋友通報新情況。例如,職務晉升、喬遷之喜、變換單位、更改電話等。用變更后的新名片向老朋友打聲招呼,便于彼此聯系暢通順利,使對方更及時地了解自己的情況。

五)拜會他人

初次前往他人居所或工作單位拜訪時,名片可以作為傳遞來訪信息的工具,對方的門衛、家人、秘書等人員可以利用名片通報被訪者。此做法比較正規,可避免冒昧造訪。

六)簡短留

當所要拜訪的人不在時,可以在名片上留下簡短字樣,托請在場他人轉交。這樣,不易造成不良后果,耽誤重要或緊急之事。

七)用作禮單

送禮時,人們通常喜歡用名片說明是誰送出的禮物。標準的做法是,把名片附在所贈禮物中、禮物包裝封口上,或者將其放入不封口的信封內,然后固定在禮品外包裝上。

八)替人介紹

介紹某人去會見另一人時,可以將本人的名片疊放在被介紹人的名片之上,用回形針固定,有時還可以在本人的名片的左下角寫上"p.p."(意為"介紹"),把它裝入信封,再交給被介紹人。這樣一封介紹信是非常正式的,會受到高度重視。

九)代替短信

在國外,通常在名片的左下角,用鉛筆寫下幾個法文字母,寄交或轉交他人,它如一封長信一樣正式,表達慰問、鼓勵、感謝、祝賀等意義(如圖4—1所示)。

王學軍

p.p

.

圖4—1代替短信的名片

常見的縮略語有:n.b."提請注意";p.f."祝賀";p.r."感謝";p.c."謹唁";p.p."介紹";p.p.c."辭行";p.f.n.a."賀年"。

十)個性檔案

收到名片時,可以在每個名片后面做個人簡短描述,一個字或一句話均可,這樣可以牢牢記住新結識的人所具備的及時印象和基本特征,以便下次交往時不會很尷尬,創造好的交往環境。這種"個人檔案"式的記錄非常簡易、有效。

二名片的類型

根據名片內容、用途的不同,商務人員所使用的名片可分為應酬名片、社交名片、公務名片、單位名片四種。前三種又籠統稱為個人名片。

在正式的場合,講究面對不同的交往對象使用不同的名片;希望給人以不同的印象,應使用不同的名片。因此,一個人同時制作并攜帶多種名片不足為怪,而不分對象、不講目的地濫用同一種名片則是失當。

一)應酬式名片

應酬式名片,又稱本名式名片。顧名思義,其內容通常只有個人姓名一項,最多還會加上本人的籍貫與字號(如圖4—2、圖4—3所示)。

應酬式名片,主要適合在社交場合應付泛泛之交,拜會他人時說明身份,饋贈時替代禮品單,以及用作便條或短信。

二)社交式名片

社交式名片,特指主要適用于社交場合,進行自我介紹與保持聯絡之用的個

李平凡

圖4—2應酬式名片之

云南騰沖

任仁字一得

圖4—3應酬式名片之二

人名片。其內容有二:一是個人姓名,應以大號字體印于名片中央;二是聯絡方式,應以較小字體印于名片右下方(如圖4—4所示)。

米英杰

家庭住址:北京市新華路10號

郵政編碼:1000886

圖4—4社交式名片

其聯絡方式一項,主要有家庭住址、郵政編碼等內容,必要時還可以加印住宅電話號碼。它一般不會印辦公地址,以示"公私分明"。若不喜歡打擾,還可以只印住宅電話號碼,而不印家庭住址與郵編。需要強調的是:商務人員在名片中所列出的座機號碼，不僅應當加上本地區號，而且還應當加上國際代碼。

三)公務式名片

公務式名片,指的是在政務、商務、服務等正式的業務交往中所使用的個人名片。它是目前最為常見的一種個人名片。

一張標準的公務式名片應由歸屬單位、本人稱呼、聯絡方式三項內容所構成(如圖4—5所示)。

中華大學文史學院歷史系

陸路教授

單位地址:上海市西安路2349號

辦公電話:(008621)34457898

郵政編碼:200089

圖4—5公務式名片

1.歸屬單位

此項內容，由企業標志、供職單位、所在部門三個部分組成,并可酌情加減。但供職單位與所在部門均不宜多于兩個,免得給人以用心不專的印象,必要時可多印幾種名片。另外,供職單位與所在部門均應采用全稱。

2.本人稱呼

本人稱呼，由本人姓名、所任職務以及學術頭銜三部分組成,后兩項可有可無,但不宜過多。在本人姓名之后加注"先生"、"小姐"、"夫人"是沒有必要的。

3.聯系方式

本項內容，由單位地址、辦公電話、郵政編碼三個部分組成,因其均不可缺少,故又稱"聯絡方式三要素"。在此,不宜提供家庭住址與住宅電話。至于手機號碼、傳真號碼與電子信箱地址是否需要列出,則應根據自己的實際情況而定。

通常本人稱呼應以大號字體印在名片正中央,歸屬單位與聯絡方式則應分別以小號字體印在名片的左上角與右下角。如有必要,可在名片的另一面印上本單位的經營范圍或所在方位圖,而不必非印外文不可(如圖4—6所示)。

四)單位式名片

單位式名片,因其多為公司企業所用,故又稱企業名片。它主要用于單位對外宣傳、推廣活動,具體內容分為以下兩項:一是單位的全稱及其標志;二是單位的聯絡方式。后者由單位地址、郵政編碼、單位電話總機號碼或公關部門的電話號碼所構成(如圖4—7所示)。

本公司經營范圍

圖書磁帶

期刊錄像

軟件影碟

圖4—6名片背面的內容

DZ

大中實業公司

單位地址:海南三亞市椰風路1號

電話總機:(0086899)32224455

郵政編碼:572116

圖4—7單位式名片

三名片的制作

目前,在國內印制名片,一般均可以委托名片制作商承辦,所以并不費力。為了使自己的名片規范實用,還是應當精心選擇,耐心斟酌,以求使名片體現本人風格,而不可一味地對名片制作商悉聽尊便,致使自己的名片被粗制濫造。

一)規格

眼下國內最通用的名片規格是9厘米5.5厘米。這是制作名片時應當的規格。此外,名片還有兩種常見的規格:10厘米6厘米和8厘米4.5厘米。前者多為境外人士使用,后者則多為女士專用。

二)質材

印制名片,好選用紙張,并以耐折、耐磨、美觀大方的白卡紙、再生紙、合成紙、布紋紙、麻點紙、香片紙為佳。至于高貴典雅、紙質挺括的剛古紙、皮紋紙,則應量力而行,酌情選用。必要時,還可為之覆膜。

沒特殊原因,好不要選用布料、塑料、皮革、光纖等質材印制名片。

三)色彩

印制名片的紙張,宜選用莊重樸素的白色、米色、淡藍色、淡黃色、淡灰色,并且以一張名片一種顏色為好。不要印制雜色名片,黑色、紅色、粉色、紫色、綠色等也不適宜。

四)圖案

在名片上,允許有圖案。除了紙紋自身的紋路外,還可以有企業標志、企業藍圖、企業方位、企業主導產品介紹等,但以少為佳。

一般而言,不要在名片上印制頭像、漫畫、花卉、寵物等夸張或不適宜的圖案。

五)文字

在國內使用的名片,宜采用漢語簡體字,不要故弄玄虛地使用繁體漢字。在國內少數民族聚居區、外資企業以及境外使用的名片,可酌情使用少數民族文字或外文。

的做法,是在一張名片的兩面分別以簡體漢字和另外一種少數民族文字或外文印制相同的內容。切勿在一張名片上采用兩種以上的文字,也不要將兩種文字交錯印在同一面。

六)字體

不論使用何種文字印制名片,均采用標準、清晰、易識的印刷字體為好。盡量不要采用行書、草書、篆書或花體字印制名片,更不要親自手寫。要記住:只有他人看清楚、看懂了自己的名片,它才會真正發揮作用。

七)印法

制作名片,好不要自制,也不要以復印、油印、影印的方法制作名片,它們均不夠正規。

名片一般鉛印即可,若是膠印,則顯得檔次更高一些。但是,后者價格會高出前者許多。

八)版式

印制名片,通常有兩種版式可以選擇。一是橫式,行序由上而下,字序由右而左;二是豎式,行序由右而左,字序由上而下(如圖4—8、圖4—9所示)。

一般認為,中文名片以采用橫式為佳,因為它易辨識,易收藏。而豎式名片雖然風格古樸,卻不具備這些特點。若以兩種文字印制同一枚名片,則應避免一面橫式、一面豎式。

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