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及時節(jié) 公文

一、什么是公文

公文是一個國家的統(tǒng)治階級在管理國家、處理各種公務(wù)時使用的書面文字工具。在我國，公文是黨和國家機(jī)關(guān)在領(lǐng)導(dǎo)黨和國家事業(yè)、表達(dá)意志、傳遞策令的文字工具和手段。

黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》以下簡稱新《條例》明確規(guī)定：“黨政機(jī)關(guān)的公文(包括電報，下同)是黨政機(jī)關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。“是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”

上述黨政機(jī)關(guān)的公文定義，將公文界定為“規(guī)范體式文書”與“特定效力”，這就是公文內(nèi)在的兩大本質(zhì)屬性，既嚴(yán)謹(jǐn)周密，又規(guī)范科學(xué)。

公文的定義有廣義、狹義之分。上述黨政公文的定義只適用于我國現(xiàn)有黨政機(jī)關(guān)，故當(dāng)屬狹義的公文定義，其中前者系行政公文定義，后者是黨的機(jī)關(guān)公文定義。據(jù)此推論，可以將廣義的公文定義擴(kuò)展表述為“公文是各種法定的社會組織在處理公務(wù)過程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。”這一定義將公文的制作主體、形成范圍以及屬性概念等方面的內(nèi)容加以擴(kuò)延。

二、公文有哪些特點(diǎn)

公文的特性主要有以下幾個方面：

1作用的策令性

公文是傳遞治理國家的策令的，擔(dān)負(fù)著其他任何文體都不能擔(dān)負(fù)而且不允許擔(dān)負(fù)的特殊使命。策令性是公文所獨(dú)自具有的特性。在階級社會中，策令是反映階級意志的，這就使公文具有鮮明的階級性和服務(wù)于政治的作用。

2特有的嚴(yán)密程式性

公文的嚴(yán)密程式性是其他文字形式都不具有的特性，它體現(xiàn)政治集團(tuán)的權(quán)限和從屬關(guān)系。程式性是指公文的慣用格式、寫作層次與轉(zhuǎn)述來文的方式。所謂慣用格式即指具有一定的寫作格式，這種格式有的是國家明文規(guī)定的；有的是約定俗成的，如條據(jù)、訴狀、合同、契約、訃告、啟事、海報、專用書信等無不具有不可隨意改變的一定格式。所謂寫作層次，是指公文在篇章結(jié)構(gòu)上的一系列技術(shù)性要求，如標(biāo)題摘由篇前撮要、段頭顯旨、分項(xiàng)標(biāo)號、分層列段等。所謂轉(zhuǎn)述來文的方式，是指在轉(zhuǎn)述公文時，要加“文件頭”，形成復(fù)體行文，被轉(zhuǎn)述的文件列為“附件”。明確規(guī)定下級轉(zhuǎn)述上級的來文稱作“轉(zhuǎn)發(fā)”，上級轉(zhuǎn)述下級的來文稱作“批轉(zhuǎn)”，平級機(jī)關(guān)之間相互轉(zhuǎn)述來文也叫“轉(zhuǎn)發(fā)”。擬寫“文件頭”一般要寫明三點(diǎn)內(nèi)容：一是表明對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的態(tài)度；二是強(qiáng)調(diào)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件內(nèi)容的意義；三是提出貫徹或辦理的要求，做到開宗明義，講究實(shí)際。值得提及的是，作為公文程式的延伸，還有一個信符問題，即作為公文有效性的標(biāo)志加蓋印鑒。公文的構(gòu)成有三個要素，即作為指導(dǎo)國家治理的政策思想，體現(xiàn)政治集團(tuán)權(quán)限的行文程式，以及作為權(quán)力標(biāo)記的信符。而作為三要素的組合體，則是公文的重要特性，也是其他文體都不具備的。

3撰擬的專任性

公文的策令作用，使公文撰擬必須由指定的專人進(jìn)行。只要有公文存在，這種撰擬上的專任性就是不可改變的。正是這種撰擬的專任性和傳遞的嚴(yán)密性，保障了公文地履行表述意志的職能。公文撰擬的專任性包括兩種形式：一是職述，即由擔(dān)負(fù)某種職務(wù)的人去擬寫與其職務(wù)相稱的公文；二是代擬，即指一級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者個人授權(quán)由他人代擬公文。

4嚴(yán)格的時間性與特有的時效性

由于公文是解決公務(wù)活動中實(shí)際問題的手段之一，這種實(shí)用性決定了公文要快寫、快發(fā)、快處理，以提高機(jī)關(guān)工作的辦事效率。時效性是指任何一份文件都具有一定的時效，沒有時效的文件是不存在的。時效的產(chǎn)生，除文件中明確規(guī)定生效的時間外，所有文件都以“成文日期”作為生效時間。文件時效的喪失有兩種情況：一是明確宣布被某一新的文件所代替，從新的文件生效之日起，原舊文件的時效性即行停止；二是隨著客觀形勢的變化，有些文件的時效自然地被終止，如“”期間的一些文件。

5實(shí)實(shí)在在的真實(shí)性

文學(xué)作品的真實(shí)性，要求的是藝術(shù)的真實(shí)，也允許藝術(shù)虛構(gòu)。而公文的真實(shí)性，要求的是事實(shí)的真實(shí)與方針政策上的真實(shí)，這是公文寫作的一大特點(diǎn)。事實(shí)上的真實(shí)，系指公文中所反映的事物是實(shí)實(shí)在在存在的，而且任何一個細(xì)節(jié)都必須是存在的，不得有絲毫的出入，要求的真實(shí)；方針政策上的真實(shí)，即黨和國家方針政策的制定是以客觀存在的實(shí)際為科學(xué)依據(jù)的，正確的方針政策體現(xiàn)著事物發(fā)展的客觀規(guī)律性，公文的內(nèi)容只有符合黨和國家方針政策，才能符合客觀規(guī)律。公文的真實(shí)性，是事實(shí)真實(shí)與方針政策真實(shí)的有機(jī)統(tǒng)一。

6作者與閱者的特定性

撰寫公文必須是法定作者，即依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織及其代表人。因此，公文的作者不是什么人都可以充當(dāng)?shù)摹Ｍ瑫r，公文行文的對象也是特定的，從起草開始已經(jīng)明確了閱者是誰。這種作者與閱者的特定性是其他文體所不具備的。

三、公文如何分類

公文是一個集合名詞。為了更加地理解、把握公文，進(jìn)而正確地撰寫公文，需要對公文進(jìn)行分類。關(guān)于公文的分類，一般有以下諸種方法：

1根據(jù)所起的作用不同分類

(1)法規(guī)性公文。

如條例、規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)范、制度等。

(2)計(jì)劃性公文。

如計(jì)劃、規(guī)劃、要點(diǎn)、方案、預(yù)案、設(shè)想、綱要、安排、打算等。

(3)指導(dǎo)性公文。

如命令、決定、決議、通知、會議紀(jì)要、意見等。

(4)陳述性公文。

如綜合性工作總結(jié)、工作情況報告、調(diào)查報告、紀(jì)實(shí)報告等。

(5)請示答復(fù)性公文。

如請示、批復(fù)、復(fù)函等。

(6)溝通情況性公文。

如通報、簡報等。

(7)宣傳教育性公文。

如講話稿、通告等。

(8)商洽性公文。

如函等。

2根據(jù)不同的行文關(guān)系分類

(1)上行文。

上行文即指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)的行文，如請示、報告、意見(上行的)等。從某種角度講，議案也可算是一種上行文。

(2)下行文。

下行文即指上級機(jī)關(guān)對下屬單位的行文，屬于自上而下的行文。如中共中央給所屬各部委和各省、自治區(qū)、直轄市黨委的發(fā)文；省政府給各委、辦、廳、局和各行政公署、市政府的發(fā)文等。這方面使用的具體文種主要有意見、決定、決議、通知、通報、會議紀(jì)要、批復(fù)等。

(3)平行文。

平行文即指不具有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)(即無領(lǐng)導(dǎo)或者業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)和單位)之間的往來行文，如函等。

3根據(jù)公文制發(fā)機(jī)關(guān)的不同性質(zhì)分類

(1)行政公文。

行政公文即指國家行政機(jī)關(guān)在處理日常公務(wù)活動過程中所使用的公文，例如為行政指揮、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作、公務(wù)聯(lián)系和交往等而發(fā)出的命令、通知、通報、請示、報告、會議紀(jì)要、函等。

(2)黨務(wù)公文。

黨務(wù)公文即指由黨的各級機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，它反映的是黨的領(lǐng)導(dǎo)活動和黨的組織建設(shè)、思想作風(fēng)建設(shè)等方面的情況，如章程、條例、規(guī)定、決定、決議、請示、報告、通知等。

(3)法規(guī)公文。

法規(guī)公文即指由國家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)制定頒布的法律、法令和行政法規(guī)，如條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細(xì)則、守則、制度等。

(4)外交公文。

外交公文即指在外事活動中專門使用的公文，主要有國書、議定書、照會、備忘錄、條約等。

(5)司法公文。

司法公文即指公安機(jī)關(guān)、人民檢察院、人民法院等機(jī)關(guān)或部門在依法辦理各類案件過程中所制作和使用的各種文字材料，如立案決定書、呈請拘留報告書、提請批準(zhǔn)逮捕書、起訴意見書、批準(zhǔn)逮捕決定書、抗訴書、開庭通知書、判決書、裁定書、調(diào)解書等。

(6)軍用公文。

軍用公文即指由國家軍事機(jī)關(guān)所使用的各種公文，主要有命令、通令、指示、通知、通報、請示、報告等。

4根據(jù)公文的來源及發(fā)出、使用的范圍分類

(1)通用公文。

通用公文即指各級黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位所普遍使用的公文，它既包括《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中所規(guī)定的正式和主要的公文文種，也包括其他各種應(yīng)用文。

(2)專用公文。

專用公文即在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，按照特殊需要而專門使用的公文，它包括外交公文、司法公文、科技公文、軍用公文等。

(3)普發(fā)公文。

普發(fā)公文是指上級機(jī)關(guān)對所屬基層下級機(jī)關(guān)單位普遍的意見、通知、通報等下行文。

(4)專發(fā)公文。

專發(fā)公文亦稱單發(fā)公文，系指針對某一特定機(jī)關(guān)所發(fā)的公文，只需主送一個機(jī)關(guān)，如批復(fù)、復(fù)函等。

(5)收入公文。

收入公文即指主管上級、所屬下級單位及其他外部單位發(fā)來的文件。

(6)發(fā)出公文。

發(fā)出公文即指本機(jī)關(guān)向外機(jī)關(guān)發(fā)出的公文。

(7)公布公文。

公布公文即指向社會各界和人民群眾公開傳達(dá)或通過報紙、電臺、電視臺等新聞媒體向國內(nèi)外公開宣布的公文，如命令(令)、公告、布告、通告等。

(8)內(nèi)部公文。

內(nèi)部公文即指黨政軍機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位組織內(nèi)部使用的公文。

5根據(jù)公文機(jī)密內(nèi)容的重要程度分類

(1)絕密公文。

絕密公文指涉及黨和國家最核心的機(jī)密內(nèi)容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受最為嚴(yán)重的損害。

(2)機(jī)密公文。

機(jī)密公文是指涉及黨和國家比較重要機(jī)密內(nèi)容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受比較嚴(yán)重的損害。

(3)秘密公文。

秘密公文是指涉及黨和國家重要機(jī)密內(nèi)容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受損害。

四、公文的作用如何

公文作為黨和國家機(jī)關(guān)傳遞策令、溝通情況、推動公務(wù)活動開展的書面文字工具，具有如下幾個方面的作用：

1規(guī)范作用

在黨和國家所使用的公文中，有相當(dāng)一部分是用來制定和全國或地方性的各種法律、法令和行政法規(guī)的，它規(guī)范著億萬人民的行動，要求人們必須堅(jiān)決執(zhí)行。國家以強(qiáng)制力保障其性，如《刑法》《婚姻法》《政府組織法》《消防安全法》及各種條例、規(guī)定、決定、辦法等。它還用以制發(fā)一些章程、準(zhǔn)則、守則，這些雖不是法規(guī)，但對所屬成員同樣起著規(guī)范和準(zhǔn)繩的作用。

2計(jì)劃作用

計(jì)劃是黨和國家實(shí)施管理的中心環(huán)節(jié)，要管理，就要對工作的目標(biāo)和任務(wù)做出設(shè)想和安排，對重大的問題做出決策。通過計(jì)劃和決策，確定任務(wù)的內(nèi)容、工作步驟、工作方法和各種要求，而黨和國家各項(xiàng)計(jì)劃活動所形成的文字材料就是公文的一個重要方面，比如計(jì)劃、規(guī)劃、設(shè)想、安排等，統(tǒng)屬于起計(jì)劃作用的公文。

3組織作用

黨和國家將計(jì)劃和決策制定之后，就要化為具體的執(zhí)行活動。在具體的組織活動中，除了使用語言，就是使用公文這一文字手段，比如使用簡報、通報等來交流信息、提供情況，通過請示、報告等來解決下級工作中遇到的問題和掌握下級的情況；使用命令、決議、通知、意見等對下級的工作提出明確具體的要求，加以推進(jìn)和指導(dǎo)，因此說公文是黨和國家進(jìn)行組織活動的一個重要工具。

4協(xié)調(diào)作用

協(xié)調(diào)就是改善和調(diào)整各機(jī)關(guān)、各部門、各項(xiàng)活動之間的關(guān)系，使各項(xiàng)管理活動分工合作、密切配合、步調(diào)一致，實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)，而公文是實(shí)現(xiàn)這種協(xié)調(diào)作用的重要手段。例如通過制定決議、決定、總結(jié)工作來統(tǒng)一人們的思想認(rèn)識，做到步調(diào)一致，以免貽誤工作；通過通知、通告來糾正不良傾向，保障黨和國家整個工作機(jī)器正常有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

5控制作用

要使黨和國家的管理活動順利進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的目的，對管理活動的進(jìn)程和結(jié)果必須加以控制。控制就是監(jiān)督、檢查和規(guī)范,而公文中大部分是起這種作用的。要實(shí)現(xiàn)控制就要上情下達(dá)、下情上達(dá)、彼情此知、此情彼知，公文中的情況報告、簡報、通報、信息快報等就是起溝通交流情況作用的，對某一方面工作起指導(dǎo)作用和對某一不良傾向予以制止的指示性通知、批評性通報、下行的意見等都是起控制作用的。

6宣傳作用

為了保障黨和國家的路線及各項(xiàng)方針、政策的順利貫徹實(shí)施，各級黨政機(jī)關(guān)要經(jīng)常制發(fā)一些著眼于對干部群眾進(jìn)行思想教育的公文，以提高人們的思想認(rèn)識，調(diào)動大家建設(shè)有中國特色社會主義社會的積極性。

7聯(lián)系作用

在平級和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，通過公文往來，可以相互聯(lián)系工作、交流信息、溝通情況、商洽問題、取得配合，它是平級和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互聯(lián)系的橋梁和紐帶。

8憑證作用

某些公文在完成了它的現(xiàn)行作用之后，將進(jìn)行整理，歸入檔案，對今后的工作，起著記載、憑證和考查的作用。

公文的上述作用不是彼此孤立的，而是相互聯(lián)系的，有時一個文件往往同時具有幾個方面的作用。

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