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為了寫好沒有行業術語的文章，先想象一下你的讀者

為何非得重寫，難道不能在一開始時就清楚明白地寫文章嗎？這是有技巧的。

在開始寫作時，要盡量明白清晰地在你的腦海中將讀者想象出來。對方是不是一個小企業主？還是一家發型工作室的店主？讀者是不是一個用Java語言編程的工程師？讀者是不是你們部門的所有客戶服務代表？想象一下最普通的讀者群，而不是那些你認為最聰明的讀者，然后想一想如何向那些普通讀者解釋你想表達的內容，這樣你才能真正進入正確的思維模式。

然后，把一些簡單又直接的語言結合在一起，表達出你真正想說的內容。如果你是要和客戶服務代表進行溝通，那么你的表達方式可能是這樣的：

我公司一款新型軟件的會將于本周末舉行。

新產品無疑會吸引大量客戶來電咨詢。

你們需要在下周一上班前熟悉近期細節。

你們肯定將會面臨壓力，但我期望你們能夠在工作效率和服務態度之間把握平衡。

如果你們接到電話或收到郵件被指產品存在較為普遍的問題，請及時報告，讓我知情。

如果你一開始就采用這些直白又簡單的表達方式，那你接下來在填充其余內容時，就可以把文章控制在一個的思維框架中了。

正確合理地使用行業術語

人們堅持使用行業術語其實也是可以理解的。無論什么行業、什么領域的工作，總有一些專業名詞是不能不用的。律師們不得不談及責任義務和賠償問題，制造商們需要討論業務外包，生物學家們需要談及DNA。你也不可能不用這樣有用的術語。

即便如此，由于專業術語、專業名詞的迅猛增長，原本少數關鍵術語的有效運用已經演變成文本中遍布術語，如果不大刀闊斧地刪減術語，文章就無法讀下去。

因此，在什么情況下能夠使用行業術語，請參考如下三條關鍵的經驗法則：

(1)如果你所有的預期讀者都明白其含義，那么你可以使用專業術語和名詞。要意識到這樣會把那些讀不懂你所用術語的人排除在預期讀者群體之外。如果一個銷售顧問寫下“RFP”，那么他必須保障他要溝通交流的對象中，絕大多數人都明白RFP是指“需求方案說明書”(request for proposal)，這意味著讀者可以通過術語理解你的文章。

(2)如果一個專有名詞具有特定的、法律規定的含義，那就應先予以定義、解釋，然后再使用。比如，“免責聲明”(disclaimer)一詞就具有特定的法律含義，在一些情況下具有強制性作用。

(3)如果你想在一份文件中通篇使用某一術語或名詞，那么就在文件的最前面予以定義。根據這一原則，我在本章的開頭就定義了“內行人士的偏見”這一術語。但是，要注意把這些“秘語”的數量控制在最少的范圍內，如果你僅僅需要用一次某個首字母縮略詞，為何還要多此一舉加以定義呢？這種情況下，直接用一個簡單的名詞代替一下就可以了。

這就是經驗法則。如果你使用的行業術語不在這三種例外情況中，那就直接用平實的語言替換掉吧。這樣不僅會使你顯得更聰明，你的讀者也會覺得自己更聰明了。