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及時篇 現代辦公環境中的文件與文件工作

及時章 現代辦公環境中的文件家族

及時節 文件的概念、特點與功能

一、文件的概念

文件是社會組織或個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。

在我國的理論著述和日常工作中，"文件"一詞常與"文書""公文"通用。

從詞源上來看，"文書"一詞出現最早，在《漢書·刑法志》中有"文書盈于幾閣，典者不能遍睹"的記載；"公文"一詞最早見于《后漢書·劉陶傳》："但更相告語，莫肯公文"；"文件"一詞出現于清末，在《內閣屬官官制》中有"掌本閣公牘文件"的記載。有趣的是，上述記載針對的都是公務文件。

"文書"與"文件"是兩個十分相近的概念，其區別主要源于詞源的產生歷史與約定俗成的使用慣例。我國清代以前沒有"文件"一詞，故常把歷史上形成的文件稱為"文書"，而多把當代形成的稱為"文件"(特別是新型載體，如"電子文件")；此外，由于"文書"一詞使用較早，因而產生出一些引申含義，如可指代從事相關工作的人員，我國軍隊系統中至今仍沿用"文書"這種職業稱謂。

"公文"概念包含于"文件"概念之中。從形成者和使用范圍的角度來看，文件可分為公務文件(簡稱"公文")與私人文件兩大類。公務文件指社會組織在公務活動中形成的具有法定效力和規范體式的憑證性信息記錄；私人文件指個人、家庭、家族在處理自身事務的活動中形成的信件、筆記、書稿、契約、證書、遺書、家(族)譜等憑證性記錄材料。"公文"概念的提出主要是為區別于私人文件，無論國外還是國內，公文均是文件的主流。這也是文書學教材幾乎所有內容均圍繞公文展開的原因所在。

文件作為記錄的方式和管理的工具很早便產生于各國，不僅有公務文件和私人文件之分，現行文件與歷史文件之分，也有狹義文件和廣義文件之分。各國基于不同的視角對文件定義的表述不盡相同，總體而言，可將其概括為廣義和狹義兩種定義類型。

(一)廣義型的文件定義

又稱為泛指型定義，文件的形成者不局限于特定的范疇，而是涵蓋了所有的公私機構、組織和個人；文件的外延覆蓋了文件的整個生命周期，既包括現行文件也包括已轉化為檔案的歷史文件；文件的類型和載體幾乎無所不包，表述更為抽象、概括；文件定義的屬概念大多采用"信息"或"信息記錄"，突出文件的信息屬性，將文件管理納入更為廣泛的信息管理領域。

國際檔案理事會《檔案術語詞典》(1984年)將文件界定為"機關、團體、組織或個人在履行其法定職責或業務事項處理過程中形成、收到并保存的信息記錄，不論其形式和載體如何"。我國最早倡導廣義文件概念的陳兆祦教授提出(1987年)：文件是組織或個人在社會活動中，為了相互聯系、記載事物、處理事務、表達意志、交流情況而制作的，構成該項活動組成部分的記錄材料。

文件管理國際標準ISO15489將文件定義為"文件是機構或個人在業務往來過程中為履行法定義務形成、接收并保管的憑證和信息"。

"電子系統中文件真實性保障國際合作研究項目"(InterPARES)將文件定義為：文件是由自然人或法人在實際工作中作為法律文書和工作副產品(生成、接收并為將來的活動或查考而保留)形成的任何記錄。

我國20世紀90年代以后出版的一系列文書學教材和專著大多對文件給予了廣義的解釋：既包括現行文件，又包括轉化為檔案的歷史文件。但從研究的角度而言，研究對象大多針對文件家族中最重要的組成部分——公務活動中產生的文件，即公文。

(二)狹義型的文件定義

又稱專指型定義，通常有兩種限定角度。

其一，專指公務文件，將文件的形成者限定為"政府部門"或"公共機構"，將私人文件排除在外；強調文件具有法律約束力，強調文件的"證據效力"或"行政效力"。此類定義多見于各國的文件或檔案法規中，美國《聯邦文件管理法》規定：文件是指美國政府各機關根據聯邦法律或在開展公務活動的過程中產生或接收的，或者由機構(或其合法的繼承者)作為履行職能、開展業務活動或其他活動的證據，或者其本身有情報價值而予以保存或適于保存的，包括各種形式和載體的簿冊、證件、地圖、照片、機讀材料和其他記錄材料。我國國務院2000年頒布的《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文是指"行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書"。

其二，專指現行文件，將文件限定在整個文件生命周期中的及時階段，即發揮現行效用的階段，將其后續的檔案階段摒除在外。1993年出版的《中國大百科全書·檔案學分冊》將文件界定為："國家機關、社會組織、企事業單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它是人們社會交往的工具，也是檔案的前身。"

(三)文件概念的外文表達

英語常用Record(s)、Document(s)表示文件概念，強調"公文"概念時往往使用Public Records、Official Records、Commonwealth Records等，強調具有檔案屬性或價值時用Archival Records，強調現行文件時用Current Records，強調歷史文件時用Historical Records；法語、荷蘭語均寫為Document；意大利語、西班牙語均寫為Documento；德語用Dokument；俄語用документ；日語用ぶんしょ(文書)或こうぶんしょ(公文書)。

在現代辦公環境中，繼機讀文件(machine-readable records)之后，普遍使用電子文件(electronic records)的概念，或稱之為"數字文件"(digital records)。

二、公務文件的概念與特點

公務文件是文件家族最重要的組成部分，公文的形成、處理、運轉和管理，構成了文書學研究的主線，因此，認識和掌握公文的特點、功能和種類，對于學習和研究文書學而言，尤為重要。本書以下所有內容將聚焦于公務文件，即便是為照顧認知習慣、表達習慣，或者適當保留一些文件中特定的、約定俗成的表達方法而使用"文件"、"文書"一詞，所指內涵也均為公務文件，不再一一注明。

公務文件(簡稱"公文")是社會組織或其領導人在公務活動中形成的具有法定效力和規范體式的憑證性信息記錄。公文具有下列區別于圖書、情報、檔案等其他文獻形式的特殊屬性。

(一)由法定作者制發

法定作者指依法成立并能以自己的名義享有權利、承擔義務的社會組織(包括國家機關、企業事業單位和人民團體)及其領導人。為證明公文作者的法定地位與身份，公文在時必須具備各種法定的生效標志，如社會組織的印章或法定代表人的簽署等，使得公文具有法定效力。

(二)具有法定性和現行效用

法定性是指公文在法定時間與空間范圍內，能夠對收文者的行為產生一定程度的強制性影響。公文的法定性，是由公文作者的法定地位及其性決定的。只有處于法定地位的法定作者制發的公文，才會在法定的時空范圍內具有性；也只有具有法定性的公文，才能保障公文的法定效力。需要說明的是，公文的這種法定的性表現為對收文者的直接約束力，不僅是上級組織對下級組織的行文，下級組織對上級組織的行文也同樣具有約束力。

公文的現行效用是指公文在其內容所針對的現行公務活動中直接發揮實際效力，具有依據和憑證功能。實際上，公文的這一特點是其法定性的一種作用形式。這種現行效用表現為一定的時間性，即公文在現行工作中，在特定的時間范圍內產生效力。這種效力雖然因具體文種不同而有所差異，但它是所有公文最本質的屬性，也是其區別于檔案的重要標志。

(三)公文具有規范體式和特定的處理程序

體式是文體與格式的總稱。公文的規范體式是指公文的文體與格式必須符合國家的統一規定。公文的規范體式是公文合法性的象征，充分體現并保障公文的嚴肅性、性和有效性，各類社會組織在撰制公文時必須遵守，不應各搞一套。

按照國家的有關規定，收文和發文均有一定的處理程序，各環節皆有順序性和規范性，不得自行其是。例如：公文的制發必須嚴格履行與其效力等級相稱的處理程序。一般性公文，必須由領導人對文稿進行審核并履行簽發手續才能制發；規范類公文，則需要履行法定的生效程序。同樣，收文也必須履行公文處理的有關程序，才能使其發揮效用。

三、公務文件的功能

公文的功能是指公文在公務活動中發揮的實際效力。公文產生、作用于公務活動，在各項管理活動中具有無可替代的功能。公文較大的優勢在于突破管理活動的地域、層次和時間的限制，更加、規范地傳遞管理指令及各種信息。

(一)公文的基本功能

公文的基本功能是：有效記錄、傳遞和存儲性、憑證性信息。表現為兩個方面。

1.管理的工具

制作公文的根本目的在于傳遞管理信息，公文制作者的主觀愿望是將公文作為一種管理工具，可見公文首先是為管理活動服務的。無論是公文的內容，還是行文的規則，都是管理理論和原則的具體應用。因此，公文的首要功能是管理工具，與管理活動同步產生、運行，通過對公文管理活動的有效組織與控制，實施對管理活動的組織與控制。

2.溝通的手段

公文在上傳下達、左右溝通、實現管理工具效用的同時，在客觀上成為互聯互動、傳遞信息的溝通手段。公文作為信息載體的本原性，決定了它成為溝通手段的必然性。相當一部分公文可以在一定的范圍內，甚至在社會上公開傳遞，這在客觀上使公文成為社會組織之間、社會組織與民眾之間相互溝通的手段。

(二)公文的具體作用

公文的基本功能通過每一份具體文件在特定公務管理活動中發揮各自的作用得以實現。由于公文的內容不同，作用的領域不同，表現形式亦不相同。

1.領導指導作用

具有領導及管理職能的社會組織，通過公文把黨和國家的方針、政策，或系統、行業或機構的決策意圖和要求傳遞給收文者，達到統一思想、統一行動的領導指導作用。

2.行為規范作用

相當一部分公文，如全國或地方性的各種法律、法規和規章等，具有規范行為的作用。規范性公文一經制定、，在沒有修改和宣布作廢之前，在生效期間受國家強制力保護，人人必須遵守，不得違反。

3.宣傳教育作用

為了保障黨和國家的方針、政策、法律、法規的貫徹實施，各級社會組織經常制發一些旨在對干部、職工或公眾進行思想教育的公文，以便共同提高認識。

4.公務聯系作用

公文除在上下級組織之間進行協調、溝通之外，還可以在平級和不相隸屬的組織之間交流信息、通報情況、商洽事務、取得配合。可見，公文是各級機關組織溝通的紐帶，發揮著重要的聯系作用。

5.憑證依據作用

各種公文都反映了制發機關的意圖，具有重要的現行效用；收文單位都要以此作為工作的依據。此外，許多公文在完成了現行作用之后便轉化為檔案，作為歷史的真憑實據，供后人查考。可見，公文在其生命周期的各個階段，都在發揮著憑證作用。

需要說明的是，公文的上述具體作用并不是孤立的，而是相互依存、彼此聯系的。一般情況下，一篇公文往往同時具有幾個方面的作用，從不同方面顯示出公文的基本功能。