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及時(shí)天工作環(huán)境的整理

你的辦公桌上有什么？

對(duì)于上班族們而言，進(jìn)行工作的場(chǎng)所應(yīng)該就是自己的辦公桌了吧。

既然要學(xué)習(xí)整理，自然必須從整理工作場(chǎng)所中的物品開(kāi)始。桌子上面堆放著各類物品，在這樣的狀態(tài)下自己的思緒自然也無(wú)法得到整理。

但是，在還沒(méi)有到達(dá)整理思緒的現(xiàn)階段中，不用過(guò)多地去在意這件事。

首先，請(qǐng)仔細(xì)觀察自己的桌子，其中都有什么？

現(xiàn)在，請(qǐng)把自己的桌子、抽屜中的物品列個(gè)清單出來(lái)，并且從這些物品里，把平日里經(jīng)常使用的東西出來(lái)挑出來(lái)。

在清點(diǎn)的時(shí)候，把同樣類別的物品算作一個(gè)種類。然后數(shù)一下一共有幾種物品。

屬于同一類的物品要算在同一個(gè)類別里。比如，有若干支筆，則把它們?nèi)克阕?ldquo;筆”這一類里。如果同時(shí)有在使用多個(gè)便箋，即便顏色或形狀不同，也全部算作“便箋”這一類。如果是智能手機(jī)或日程本這類數(shù)量只有一件的物品，則直接計(jì)算。

現(xiàn)在清點(diǎn)結(jié)束了，一共有多少種物品呢？

我想，可能會(huì)有數(shù)十種的物品集中在你的辦公桌中上吧。

接下來(lái)，請(qǐng)把這些物品按照使用頻率來(lái)排序。每天都要使用的、幾天才會(huì)用一次的、每周用一次的、每月用一次的物品等等。

一次都沒(méi)有用過(guò)的物品，當(dāng)然是要當(dāng)場(chǎng)就處理掉的。如果有多件同類的物品，會(huì)影響到我們，因此只留下一件。如果有兩個(gè)訂書(shū)機(jī)，或是有兩個(gè)同樣用途的數(shù)據(jù)線等等，當(dāng)時(shí)就要減少其數(shù)量。

必備物品只需要20種？！

接下來(lái)，是個(gè)對(duì)大家來(lái)說(shuō)稍微有些難度的重點(diǎn)。那就是，從剛剛清點(diǎn)好的那些物品中，篩選20種出來(lái)。

“欸？只能留下20種！就靠這些能完成工作嗎？”

或許有的讀者會(huì)因此而擔(dān)心。但是，請(qǐng)仔細(xì)地想一下。

為了能夠最終篩選出20種物品，那么，一定會(huì)不得不放棄掉使用頻率較低的物品吧。可是說(shuō)起來(lái)的話，每個(gè)月只會(huì)用到一次的東西，真的有必要留在自己的桌子上嗎？

舉例來(lái)說(shuō)，會(huì)使用到裝訂資料用的打孔器的工作，是不是只有每個(gè)月一次的統(tǒng)計(jì)工作？把打孔器歸還到公共空間里，等到需要使用的時(shí)候再?gòu)闹心萌〔皇蔷涂梢粤藛幔?/p>

我在補(bǔ)習(xí)學(xué)校教給學(xué)生們整理方法的時(shí)候，讓同學(xué)們列舉出經(jīng)常使用的必備品，幾乎每一個(gè)學(xué)生列舉出的物品都在20個(gè)左右。

“他們是補(bǔ)習(xí)班的學(xué)生嘛，跟工作了的人情況不一樣。學(xué)生只要專注于學(xué)習(xí)就可以了，本身也不會(huì)有太多的東西吧？”或許有的讀者會(huì)有這樣的疑問(wèn)。

但是，不論是為了學(xué)習(xí)，還是為了工作，抑或是為了興趣，真正需要的物品最終會(huì)在20個(gè)。因?yàn)椋绻幁h(huán)境中的物品有20種以上，就超過(guò)了人可以把握的界限。

如果持有的物品數(shù)量超過(guò)了自己可以把握的范圍，是無(wú)法做到看一眼就能馬上找到自己需要的物品的。

自己坐在辦公桌前工作的時(shí)候，經(jīng)常要使用的物品應(yīng)該處于可以馬上拿出來(lái)使用的狀態(tài)。但是，如果自己無(wú)法把握物品的位置，就會(huì)產(chǎn)生尋找的動(dòng)作。而且從實(shí)際情況來(lái)看，如果放置了太多的物品，就無(wú)法確保物品可以放置在便于拿取的位置上。

因此，這樣的要求可能有些嚴(yán)格，請(qǐng)把自己真正需要使用的物品限制在20個(gè)種類里，并且現(xiàn)在就把辦公桌上的不需要的物品整理好。只是做到了這一點(diǎn)，一個(gè)月之后，補(bǔ)習(xí)班的學(xué)生們的偏差值就平均提高了3點(diǎn)之多。只需要把最常用的物品篩選到20種，上司對(duì)你的工作的評(píng)價(jià)也一定會(huì)有所提高。

請(qǐng)把東西收進(jìn)抽屜

現(xiàn)在，我想應(yīng)該已經(jīng)有相當(dāng)一部分物品收拾好了。

接下來(lái)，讓我們把這些物品從桌子上，全部收納到辦公桌自帶的抽屜里去。

“誒？不可能！桌子上還有很多裝著資料的文件夾呢……”

有這種想法的讀者，需要接下來(lái)的紙質(zhì)文件的整理方法。不過(guò)，這些內(nèi)容都會(huì)在下一日的課程中進(jìn)行講解。在今天的課程中，請(qǐng)先遵守三分法把東西收納進(jìn)抽屜里。

會(huì)出現(xiàn)在辦公桌范圍內(nèi)的物品，大致可以分成三種。

及時(shí)種是文具類的物品。筆、訂書(shū)器、印章、回形針，計(jì)算器等等。

第二種是智能手機(jī)等私人物品。茶包、小點(diǎn)心，按摩器等。我想應(yīng)該會(huì)有不少人都備有這些物品，這些物品也算在內(nèi)。

第三種是文件資料等物品。書(shū)籍、雜志等的紙質(zhì)文件、資料都可以算在這個(gè)類別里。

通常公司里使用的辦公桌，其自帶的不同大小的三層抽屜，剛好可以把這些物品分成三類，收納起來(lái)。

從抽屜的深度上來(lái)看，最上面的抽屜是最淺的。中間一層的稍微深一些，最下一層的抽屜是最深的，三種大小的抽屜對(duì)應(yīng)了三個(gè)種類的物品。也就是說(shuō)，只要把已經(jīng)分好類的必備物品，全部放進(jìn)屬于他們自己的抽屜中去就可以了。

即最上面的抽屜放文具類的物品。中間的一層放自己的私人物品。最下層的抽屜收納文件相關(guān)的物品。

如果抽屜無(wú)法收納完所有的物品，則說(shuō)明目前篩選出來(lái)的物品還是過(guò)多。

文具迷們可能會(huì)有同一種筆有很多支的情況。借此機(jī)會(huì)挑選出自己真正喜歡，經(jīng)常使用的筆吧。

如果是彩色的筆，每一種顏色只留下一支；便箋則同樣大小的只留下一個(gè)。請(qǐng)按照這樣的方式，根據(jù)用途嚴(yán)格地挑選。

在挑選的時(shí)候，如果發(fā)現(xiàn)了快沒(méi)有墨水的筆，又或是因其形狀而難以使用的東西，請(qǐng)?zhí)幚淼簦蛘呤歉鼡Q掉，只留下可以立即使用的東西。

你知道你的東西都放在哪里嗎

在把物品收納到抽屜里的時(shí)候，沒(méi)有必要讓它們排列得整整齊齊。此時(shí)最重要的是，自己可以清楚地知道在哪個(gè)地方有什么物品。

因此，不必要像拼拼圖一樣嚴(yán)絲合縫地，讓物品整齊地排列起來(lái)。沒(méi)有必要整理得，一眼望去所有物品都排列出一個(gè)整齊的樣子。

看到的時(shí)候就能立即找到，不需要挪開(kāi)其他物品也能馬上取出需要的東西，只要自己知道“在這里有這樣一件物品”就足夠了。

有的人的抽屜在打開(kāi)的時(shí)候，物品的陳列或許看起來(lái)雜亂無(wú)章。但是，物品的主人卻能夠從那里立刻拿出來(lái)需要使用的物品，在把東西放回去的時(shí)候，也能地放回到固定的位置。這就叫做整理得當(dāng)?shù)臓顟B(tài)。

在視覺(jué)上做到一目了然是非常重要的。因此即便把物品收納得看起來(lái)井然有序，但是，如果有不能直觀地看到它，不知道有其存在，那么這樣也不是整理得當(dāng)?shù)臓顟B(tài)。

此外，也不可以讓東西沒(méi)有一個(gè)固定的位置的情況。如果是非常小的物品，收納到盒子里，或者是確保它不會(huì)丟失而放到透明的袋子里，然后再給它們分配一個(gè)固定的位置。

沒(méi)有必要去購(gòu)買高價(jià)的收納用具。透明的袋子或者文件筐等物品，在百元店就可以買齊。

你需要一個(gè)便攜包

現(xiàn)在，所有必要的物品都已經(jīng)收納到了抽屜中，并且能夠快速地找到我們要用的物品了。但是在實(shí)際工作中，我們的工作場(chǎng)所并不局限于辦公桌前。

在開(kāi)會(huì)議或是商洽等需要離開(kāi)桌子的情況下，你是否也有過(guò)帶上了筆和日程本，卻落下了其他東西不得不折回去拿的時(shí)候？

即便辦公桌整理得便于一件一件地取出待用的物品，但是在準(zhǔn)備需要帶出去的物品時(shí)，也要分別從不同的地方取出來(lái)，這難道不是在浪費(fèi)時(shí)間嗎？

在自己的座位之外的場(chǎng)所工作的時(shí)候，經(jīng)常要帶出來(lái)的物品，在某種程度上都是相對(duì)固定的。

商洽時(shí)需要使用的筆和筆記本，如果需要估價(jià)的話還要帶上計(jì)算器，需要和對(duì)方確認(rèn)安排的時(shí)候要帶上日程本以及(智能)手機(jī)……為了能夠在最短的時(shí)間里，準(zhǔn)備好這些物品，只要事先準(zhǔn)備好一個(gè)便攜包就行了。

以我的情況來(lái)說(shuō)，因?yàn)樾枰ㄆ谂e辦講座，為此我專門準(zhǔn)備了一個(gè)便攜包。

簽字用的筆、方便填寫(xiě)調(diào)查問(wèn)卷的圓珠筆若干支、膠帶、訂書(shū)器、白紙、姓名牌、收據(jù)等要用到的物品都會(huì)放入這里。

此外，收據(jù)上已經(jīng)全部提前蓋好了印章，因此當(dāng)日不需要現(xiàn)場(chǎng)再拿出來(lái)印章再蓋。

當(dāng)臨近開(kāi)始的時(shí)間，只要帶上它們?nèi)ゾ涂梢浴２辉傩枰伎家獛裁次锲罚膊恍枰贉?zhǔn)備。不用備忘清單來(lái)檢查，也不會(huì)有東西會(huì)忘記帶去。創(chuàng)造出這樣不需要再準(zhǔn)備的環(huán)境是最重要的。

同樣地，根據(jù)自己的使用目的，為經(jīng)常需要帶到某個(gè)地方去的物品，制作一個(gè)方便使用的便攜包吧。

如果需要經(jīng)常帶上平板電腦或者筆記本電腦，只要把保護(hù)套或者是充電器等物品提前放到同一個(gè)便攜包里，外出的時(shí)候就不會(huì)出現(xiàn)意外狀況。

而此時(shí)的訣竅就是把它們放到一個(gè)能夠看到包內(nèi)物品的透明的(文件)袋子里或者盒子里。用百元店里的透明袋子即可。

這類用具有多種尺寸，根據(jù)自己要帶的東西選擇一個(gè)合適的尺寸，在標(biāo)簽上寫(xiě)清楚這是為了什么而做的便攜包(用途)，再貼到便攜包上去就可以了。

良好的工作環(huán)境就是成功的一半

在此前講解過(guò)的整理方法中，其重點(diǎn)就是創(chuàng)造一個(gè)使自己不會(huì)迷茫的工作環(huán)境。

人都有忘性，因此利用透明的盒子或者袋子，可以讓人一眼就看到里面都有哪些物品。如果有多個(gè)同類的物品，貼好標(biāo)簽，標(biāo)明是何種物品比較好。

這樣的方法，不僅適用于自己辦公桌上的物品，也適用于公共物品。對(duì)于同事和部門之間的人來(lái)說(shuō)也有很大的幫助。

有時(shí)候，物品在收納進(jìn)盒子或者抽屜之后，不打開(kāi)來(lái)看就不知道里面存放著哪些物品……對(duì)于這樣的情況，在確定了固定的存放位置后，在所有物品的位置上貼上標(biāo)明物品內(nèi)容的標(biāo)簽。

這樣一來(lái)，不僅自己在需要的時(shí)候，馬上就能知道這里存放著什么。其他人在使用完畢歸還的時(shí)候，也可以知道要把東西放回到哪里去。因此可以避免把東西亂放到別的地方去，而導(dǎo)致在要用的時(shí)候找不到東西。

有時(shí)，也會(huì)遇到貼好了標(biāo)簽，但是乍一看到物品名稱卻反應(yīng)不過(guò)來(lái)是什么的時(shí)候。如果有這樣的情況，還可以用照片或者畫(huà)來(lái)代替文字標(biāo)簽。

比如，數(shù)據(jù)線一類的物品雖然也有個(gè)正式的名字，但是利用簡(jiǎn)單的圖畫(huà)馬上就會(huì)讓人明白這是什么東西了。如果是這樣的話，那么就用圖畫(huà)來(lái)代替文字。

在幼兒園或者小學(xué)這種有很多兒童的地方，會(huì)有很多根據(jù)物品的種類貼著圖畫(huà)的收納盒，比如積木或者折紙的盒子等。因?yàn)橐谎劬湍茏屓丝炊约幢闶切『⒆右材馨褨|西收拾到同一個(gè)地方去。

即便不再是小孩子，如果用清楚易懂，簡(jiǎn)單易做的方法就能做到的話，那么用這樣的方法也無(wú)妨。

總而言之，要清楚地知道在哪里有著哪些物品。能夠快速地拿到要用的物品，并且知道使用完畢后要?dú)w還到哪里去，請(qǐng)?jiān)诩皶r(shí)天就創(chuàng)造好這樣的環(huán)境。

可能你會(huì)覺(jué)得這都是些小事情，但是僅僅是這樣，每日花費(fèi)在這些事情上面的時(shí)間，就可以縮短數(shù)十秒甚至數(shù)分鐘。在有很多重復(fù)動(dòng)作的事務(wù)性工作中，就是這些細(xì)微的時(shí)間上的差距，經(jīng)過(guò)日積月累變成了巨大的差異。

那么，到此為止，第1天的課程就結(jié)束了。

或許從第1天開(kāi)始就稍微有些難度，但是，如果能真正做到這些要求，24小時(shí)可以節(jié)約三十分鐘的時(shí)間。