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及時章長袖善舞的藝術 ——如何被領導和同事認可chapter 1及時章長袖善舞的藝術 ——如何被領導和同事認可chapter 1

秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法002一、領導正焦急地等待著你的匯報1.件件有回音、事事有著落正題之前，先扯點閑篇。石頭覺得，辦公室里的工作有個突出特點，就是被動性，這個和企業做業務很不一樣。假如在企業干銷售，工作模式是這樣的：老總給你定下每個月5 000萬元1個億的銷售額，好了，這1個月老板可能都不想再見你了，你上班也好在外邊奔波也好，都隨你，只要到了月底，你能把工作成績——也就是銷售額拿出來，就萬事大吉，立功受獎加官晉爵啥的那是自然，也就是說，業務部門的工作其實是一種目標指引下的主動工作方式。辦公室不一樣，辦公室的工作模式是這樣的：石頭啊，來下我辦公室，有幾個事交代你；石頭啊，這會兒沒事吧，有個事來辦公室我跟你說下；石頭啊，馬上來辦公室，有個事著急你趕緊弄。也就是說，與業務部門不同，辦公室里干的都是領導隨時隨地交辦下來的一樁樁一件件的事情，目標、方法甚至步驟都相對明確和具體，領導手把手給你指出了明道，你一步步把事情落實好就行了，石頭管這叫任務規定下的被動工作方式。在企業，你可能不用經常去打擾老板、說東道西，到了時間，你只要拿出銷售額就行。但在辦公室，很多人受被動的工作模式影響太 及時章長袖善舞的藝術——如何被領導和同事認可003大，入戲太深，慣性太強，以至于出現一個嚴重的問題：活兒明明干得很好，按照領導指示一步步、規規矩矩落實到位了，于是就認為事情已經辦完了，一聲也不吱，悠然自得地讀讀書、看看報去了。幾天過去了，領導一個怒氣沖沖的電話打過來：你小子怎么搞的，上次交代的事你還沒辦完？有那么難嗎？你一臉不服氣：領導，我早就辦完了呀，那誰誰滿意得很，你憑啥批評我？再說，你當時也沒讓我完事后給你說啊，我不是怕你忙打擾你嗎？！把領導噎得夠嗆。石頭剛到辦公室，剛當上秘書時，也常出這種問題，大事、拿不準的事、難落實的事、領導特別關心的事還能時不時想著跟領導及時匯報，到了發通知、傳話、寄東西、送材料這種小事，覺得無關緊要、不足掛齒，反倒懶得再多一句嘴給領導報告進展情況了。有一次，領導讓石頭去某單位送一份文件，石頭分秒不敢怠慢，火速把材料送到對方手中，又返回辦公室，怡然自得地趕起了材料。快到傍晚了，領導打來電話，語氣里滿是焦慮：石頭，材料送到了嗎？我自以為立了大功，滿心歡喜地邀功：當然，您一吩咐我馬上就去了，送完都回來好長時間了。不曾想領導不但沒表揚我，反而怒氣沖沖：送到了你怎么不說一聲！對方看材料后我還有事要跟對方補充！我一直在等你回話，你太不靠譜了！說實話，當時石頭很委屈，也不理解，明明及時送到了，怎么還挨批評。這種送材料的小事，辦了也就辦了，還有必要專門跑去跟領導強調嗎？好像辦了多大的事一樣。我不去打擾領導，難道不是替他著想，替他分憂嗎？后來辦公室里有了實習生，石頭有時會請實習生幫自己做一些雜事。比如，讓實習生去寄快遞，心里就會老惦記要看到快遞回執單；讓實習生通知一個會，就老想問問是不是都回復了；讓實習生出去接嘉賓，就老擔心有沒有按時到，有沒有順利接上。這時，才逐漸能夠體會到領導把工作布置給你之后的心態：領導把事情交給你了，即使是小事，但事實上這件事還是脫離了他的視野和掌控，和他親自去辦是不同的，他無從知道辦了沒有、辦到什么程度。此時的領導大概就像在黑夜里轉悠摸索的人，焦慮的等待是一種很自然的心態，產生這種焦慮并不是因為他不信任你，而是人性的本能使然。而你的及時匯報和反饋就像黑夜里燈塔射出的一束光，會讓他備感安心甚至欣喜。打個不恰當的比方，就如同你跟心愛的姑娘表白之后，攥著手機到哪也不愿撒開，時刻期盼姑娘“我愿意”或“你是個好人”的回復一樣。將心比心，換位思考，無論領導交辦的是多么微不足道的小事，是不是都應該有個回應、有個聲響呢？只有你及時地回復、匯報，才能讓如熱鍋上螞蟻般焦慮的領導放松下來。想通了這一點，石頭在辦公室工作中，就非常注意確保領導交代的工作件件有著落、事事有回音了，為的就是讓領導放心，隨時掌握工作進展情況。材料送到了，石頭會發個短信：領導，材料送到對方手中！會議通知到位了，石頭會發個短信：領導，明天的會參會部門都已通知完畢，參會人員為×××。用車排好了，石頭會發個短信：領導，明天劉師傅去機場接您，他的電話是×××××××××××。機票定好了，石頭會發個短信：領導，已按您要求訂好機票，時間為某年、某月、某時，從首都T3到成都T2等。事無巨細，對領導交代的事項一律回復反饋，其實不難，工作量也增加不多。很多辦公室人不是不愿意做，而是疏忽了，甚至是為領導考慮，不愿打擾，覺得自己把活兒干好，問心無愧，就沒有什么可以指摘的。然而，事實上，正是這一件件一樁樁辦的妥帖、的小事，才累積起領導對你的信任，才換來他放手讓你去做大事的信心。2.你匯報的次數永遠少于領導對你的期望石頭的一位領導曾經斬釘截鐵地告訴石頭一個定律：你匯報的次數，永遠少于領導對你的期望。曾經，石頭半信半疑，好，你說件件有著落，事事有回音，這我能做到，辦完事我集中匯報一次沒問題，可你讓我剛有點進展，就立馬跑去跟領導匯報，這是不是太頻繁呢？會不會把領導給弄惡心了呢？另外，很多辦公室人都對有事沒事老往領導屋里跑的人比較反感，總覺得跟領導匯報太頻繁缺乏自由，感到不被信任、不被尊重，還有溜須拍馬的嫌疑。可是，你有沒有站在領導的角度想想，假如你不經常跑去說說，領導如何了解你的工作進度，如何及時給你指派新的任務，或者及時修正呢？從人性的角度來看，任何一個領導都比較看重兩樣東西：一是他的上司對他的信任；二是他的下屬對他的尊重。作為一名領導，判斷下屬是否尊重他的一個重要標準便是下屬是否經常向他匯報工作，他最怕的事就是部下撇開自己單獨飛，這樣一來他作為領導的作用和威嚴往哪里放呢？前段時間熱播的劇集《瑯琊榜》里有這么一個細節石頭覺得值得琢磨，靖王從外地辦事回來，既不是先回家休息準備一番，也不先去給自己的母親請安，而是進了都城連馬都不換，就直奔皇宮給皇上匯報工作，需要匯報事情有那么十萬火急嗎？其實沒有，這是一種姿態，一種尊重的態度。

心胸寬廣、內心強大的領導敢于用人不疑，讓你去放手做事，對于下屬懶于或因疏忽而很少向其匯報工作也許不太計較，但遺憾的是，這樣的領導并不多。領導也是普通人，他們中個別人的思維線路是這樣的：不經常來匯報就是沒把我放眼里，就是把我的話當耳旁風！接下來他就會做出各種猜測：這些下屬是不是不買我的賬？這些下屬是不是聯合起來架空我？一旦這種猜測成了他的某種認定，他就會利用手中的權力來“捍衛”自己的“尊嚴”。所以，你何必招惹這種麻煩。盡量給領導更多的尊重，有事沒事，去找他聊聊；處理公務，及時時間報告情況；遇有一些特殊情況，先請示他有什么樣的意見和想法，再作決定；出差在外及時報告工作進展，回單位的及時時間先向領導作匯報。這樣，你才是一個讓人“很放心”的辦公室同志呀！如何培養自己匯報的主動性？石頭的一位領導曾告訴石頭一個訣竅。他說，首先，要永遠把自己的工作當成最重要的，才能把握溝通的主動性和有效性；其次，對于匯報，永遠要保持一種等不起、坐不住、慢不得的緊迫感，搶著說，追著說，理直氣壯地說。石頭覺得，有事沒事找領導聊聊的本質在于，領導雖然擁有比你大的權力，但他仍然是個凡人：領導時常眾星捧月、門前車水馬龍，但他總有單獨面對困難和挫折的時候；領導掌握資源、在物質上極大豐富，但他也有無法掌控的人和事，有最珍視的東西。面對領導，有些地方你應該學會柔軟，避開堅硬的傷害；而有些地方你又應該強硬，用風骨贏得他的尊重。

3.事要干好，更要會匯報前面石頭說了要及時、多次匯報的事，這是個大的方向，但實際工作中也有一種人，匯報的挺多挺及時，態度沒的說，卻反而招領導煩：這家伙怎么天天往我這跑，啰里啰唆半天也說不清楚，水平真不行，負分！這時，可能就是匯報的方式和內容上出了問題。匯報的方式和內容到底有多重要？石頭覺得怎么強調都不為過。按照百度百科的說法，“匯報是向上級機關報告工作、反映情況、提出意見或者建議”，說通俗點、直白點，匯報的本質就是，你只憑借一張嘴，把工作清楚、完整地呈現在領導面前。工作干完了，很多時候領導沒有時間、沒有精力去實地察看工作成果，或者，即使能看到成果，也很難了解工作的來龍去脈、方法步驟的方方面面，他對工作的印象，大部分只能依靠你來解釋、描述，這就是匯報。當然，你可以說，我干工作不是干給領導看的，我是要做實事，事做了，我的任務就完成了，我對得起自己的良心。這說得沒錯，但你必須清楚，管理體系就是一個自上而下的嚴整系統，講的就是令行禁止、上行下效，你的工作成果由上級和領導來評判，這是自然而然的、是順理成章的。正是由于匯報在工作中的分量之重，很多辦公室人甚至喊出了“干得好不如吹得好”這樣的口號。放衛星、吹泡泡當然不對，泡泡總有吹破的24小時，但是好好匯報，不讓我們的扎實工作和突出成績因匯報不濟而埋沒，也是應當應分的一件大事。正如一位領導告誡石頭的，光說不干肯定不對，光干不說也不好。何為好的匯報？石頭覺得出色的匯報應該做到以下幾條：

先說結果匯報工作一般分為階段性匯報和總結性匯報，無論是哪種形式的匯報，領導最想聽的都是事情的最終結果，其實就是事情辦得到底怎么樣了，這才是他真正關心的。很多人匯報的時候都習慣性地先說出原因、過程，或者把困難說一大堆，再給領導看結果，這樣的匯報方式往往讓我們忽略了對結果的重視。要想真正提高工作匯報的效果，首先我們要有果因思維，先匯報結果。如果領導想了解事情的經過，再述說緣由，否則不必過多贅述。好有書面材料有些人習慣兩手空空就找到領導匯報，對自己的口才那是相當自信。但石頭建議，即使你曾當過辯手，口才奇佳，找領導匯報時，好也提前準備一下書面材料，好處有四：一是顯得工作扎實細致，拿著書面材料去匯報，容易給人留下“不錯，下了一番狠功夫”“對這次匯報很重視”諸如此類的印象，一下子就奠定了匯報的好基調。二是匯報過程中可以作為指引，有了書面材料作為大綱，就不用擔心說著說著邏輯亂了、跑偏了，照著材料一條條一件件講下來就行。三是有憑有據，清楚直觀。書面材料并不只限于文字材料，照片、設計圖、甚至容易攜帶的實物，都可以帶上，這些都可以幫助你更直觀地向領導展示工作成果。四是可以留下給領導作為參考材料，印象更深刻。你想，如果光憑一張嘴去說，說完也就完了，說不定過幾天領導就把你的工作拋到九霄云外了，如能留下一份材料，領導想起時隨手翻一翻，印象肯定更深。亮點要濃墨重彩地說，分清詳略匯報工作要掂量輕重、把握分寸，選擇領導關注度高、牽涉面廣的要務及時詳細地匯報，還有些具體的事，可以在領導不忙時集中在一起作個簡要反饋。對于不同工作的辦理情況和結果，匯報反饋的內容應該有所側重：有的只需匯報辦理的結果，有的需要匯報處理的方法進程，有的還需要分析存在的困難問題和下一步的對策措施，不同情況應區別對待，不能一個模式千篇一律。有些辦公室人希望什么事情都匯報、深入匯報、詳細匯報，殊不知面面俱到、窮其所有、“眉毛胡子一把抓”，效果并不好。領導時間精力有限，匯報應該找準工作重點，抓住領導關注點，搞清楚領導最關心的到底是什么，領導關心的地方我們就具體說、重點說，領導興趣不大的地方我們就一筆帶過。邏輯要清楚，好有個一二三四匯報如果東拉西扯、來回跳躍，領導聽不明白不說，還很容易對你的工作能力產生懷疑，這家伙，腦子咋這么亂？任何一項工作，都有動因、有開頭、有過程、有結果，有謀劃、有協調、有落實，有理念、有思路、有方法。如果不注意厘清思路，想到哪里說到哪里，很容易讓領導陷入紛繁瑣碎中而不得要領，匯報效果可想而知。因此，向領導匯報工作，首先要思考領導對這項工作的要求是什么，這項工作目前進展情況如何，還有哪些問題需要解決這幾個要素。此基礎上認真梳理好匯報要點，合理安排內容的順序，做到提綱

挈領、綱舉目張、條分縷析、要言不煩。拿出方案和辦法來匯報工作時要盡量說出自己的想法，不要直愣愣地問領導：這個怎么辦？那個怎么做？我該如何是好？一方面，你是最了解工作的全貌和進展的，你不說怎么辦，卻讓領導說怎么辦不是很可笑嗎？另一方面，沒有自己的想法，著實顯得很低能，不堪大用。站在一個為自己負責、工作負責的角度，我們在請示匯報工作的時候，應當有自己的想法，有解決問題的思路，有推薦方案和理由。在走進領導的房門，請示匯報之前，我們應該問問自己，這件事情該如何去解決？這就是思考，可能你的想法方案并不成熟，甚至漏洞迭出，這都沒有關系。有想法有建議，足以說明你思考了，只是你的這個方案不是的而已。所以，在匯報工作時，好事先考慮幾種解決方案，當場請領導定奪，即使你的方案很粗糙、不成熟，也要大膽提出來供領導參考，畢竟這是你思考的結果，有思考才會有進步，不斷地思考才能慢慢積累起解決問題的能力。比如單位舉辦一次重要的外賓演講，要確定一個場地。即使這是件小事，你也不能一上來就問：領導，您看在哪個會場舉辦比較好？而是要實地考證，拿出備選方案，并說明每個場地的特點，給出傾向性的意見。A場地裝修精致，但是容納的人不多；B場地更寬敞，但沒有貴賓室，音響設備也一般；C場地裝修好，地方也大，就是比較偏僻，交通也不方便。石頭的想法是，考慮到這位外賓影響力并不太大，A場地基本能夠容納聽眾，還是建議在設施完善的A場地，領導您看妥否？這樣請示匯報，領導一目了然，便于決策，才能體現匯報者的能力和水平！

二、正確理解領導指示的關鍵幾招1.指示不一定等于意圖有些人說，領會和落實領導意圖關鍵是忠實于領導指示，丁是丁卯是卯，不要擅作主張，更不要添油加醋，領導指哪我打哪就完了。有些人則說，要創造性地把握和落實領導指示，善于深化領導意圖，不但要把領導嘴里說出來的事情辦了，還要發散思維，把領導沒好意思說的、旁敲側擊的、籠統說說的事情辦了。領導下周要去外邊參加一個自己專業領域的論壇，并做主題發言，石頭問領導需不需要準備發言稿，領導說，算了吧，你最近事多，你幫我找點材料整理一下就行。其實，仔細想想，他可能是不好意思讓你幫他起草私人的材料。雖然是本職之外的工作，但你要做的整理，可能并非只是整理，而是好能拿出一份完整的規范的發言稿。領導下周要在本單位布置安全穩定工作，要講話，石頭問領導需不需要準備發言稿，領導說，算了吧，你幫我問相關部門要點材料，整理一下就行。雖然這是你分內的工作，但其實，他可能是真的已經有了自己的想法，就是想看點材料參考一下，你把材料找來，稍加整理后給他就行。忠實還是發散？兩種說法、方法其實并不矛盾，石頭覺得可以拿低綱領和較高綱領打個比方。忠實的、收斂的落實領導指示和決定是低綱領，能做到這一點已然不簡單，至少可以說已經合格了，甚至也能算是的辦公室人。發散的理解和執行領導指示是較高綱領，比忠實高一個層次和位階，當然前提是發散得正確而非曲解，這需要極高的智慧和深厚的經驗支撐。為什么石頭說發散理解領導意圖是更高的要求？領導意圖，顧名思義，從字面上理解就是領導的意見和企圖。它是領導對某一問題的認識和解決這一問題的打算，它和領導指示、決定并不等同。領導意圖一般包含在領導指示和決定之中，并通過它們表現出來。但是，領導指示和決定并不是領導意圖本身，只是領導意圖的一種表現形式。通俗點說，指示是皮，意圖才是肉。正因為這樣，所謂的意圖天生就帶有隱蔽性和模糊性，甚至還帶有不確定性和可塑性，說不定今天領導這樣想，但明天受了什么觸動，看法又起了變化，甚至自我懷疑和否定，這都是很正常的。正因為“意圖”這個東西有這樣模糊和變動的特性，它一定需要理解和發散深化，才能露出本來面目。前段時間因劉慈欣獲獎而大火的科幻小說《三體》中虛構了一種和地球人類不同的文明。三體人不靠發聲傳遞信息，而直接通過思維交流，他們將自己的思維直接投射到別人的大腦里，完成交流的過程。所以對他們來說，想就是說，相互之間思維是透明的，沒有損耗和誤差。而人類，交流方式是靠語言，這是極其有損耗的。我想表達的意思是A，我表達出來是A–，你根據你的世界觀和知識結構來理解，可能理解成了A– – ，說不定還成了B，或A 。像《圣經》里說的，當語言的巴別塔產生之后，人和人的協作性差了，本來能修通天的塔也修不成了，人們之間有了隔膜，有了人類整個種族之間的內耗，因為隔絕帶來了爭斗猜疑。理解了人類社會這種“想”與“說”的固有落差，我們就能坦然處理，發散性把握領導意圖，那不單純是琢磨領導、猜心思、當蛔蟲，曲意逢迎，而是把事情辦正確的一種必然。2.正確理解領導指示的方法和規律有一次領導讓石頭聯系以前他的幾位部下一起聚聚，他隨口說了5個名字，我都一一記下。通知完這5位前輩之后，我忽然想起還有一位我認識的前輩也曾被領導直接領導過，時間還挺長，領導是不是把他忘了呢。認真考慮了一番，我認定領導是不小心把那位前輩說漏了，必須幫領導補上這個缺漏，否則領導肯定會批評我辦事死板，不知道幫他把關。