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公文擬制

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。這是非常重要并注重規(guī)范的環(huán)節(jié)，直接關(guān)系公文的規(guī)范性和效力。

(1)起草環(huán)節(jié)。起草就是擬稿。擬稿人在動(dòng)筆之前，首先要深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)機(jī)關(guān)的相關(guān)精神和本部門領(lǐng)導(dǎo)的意圖，同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；其次本著一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是分析問(wèn)題，切實(shí)可行提出政策措施和辦法的原則，熟悉和占有擬稿所必須具備的文字資料，深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)；第三要在擬稿前根據(jù)發(fā)文的文種，確定文章的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法，思路一經(jīng)確定，要爭(zhēng)取做到“疾書(shū)莫間斷”，一氣呵成，做到撰寫(xiě)的公文內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述，文字精煉。同時(shí)，注意公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。

(2)審核環(huán)節(jié)。文件的審核指文件的草稿在送審簽發(fā)之前，對(duì)文件的行文理由、內(nèi)容、格式及文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等的審查。這方面的工作，一般由機(jī)關(guān)秘書(shū)負(fù)責(zé)人或富有辦文經(jīng)驗(yàn)的專職人員進(jìn)行。對(duì)文件的審核重點(diǎn)是：行文理由是否充分；行文依據(jù)是否；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行；涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)；文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。文件的審核是公文處理中一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，工作較大的特點(diǎn)是要細(xì)致。

(3)簽發(fā)環(huán)節(jié)。簽發(fā)是決定文件定稿與批準(zhǔn)發(fā)出的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)，是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)、代表機(jī)關(guān)(部門)對(duì)文件負(fù)總責(zé)的書(shū)面體現(xiàn)。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)是一件十分嚴(yán)肅、莊重的工作。文件一經(jīng)簽發(fā)，即開(kāi)始生效，且具有行政效力。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要遵守不得越級(jí)簽發(fā)的原則。簽發(fā)時(shí)還應(yīng)在稿面紙的“簽發(fā)”處寫(xiě)上簽發(fā)人全名及簽發(fā)日期。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

辦理程序

黨政公文辦理的具體事項(xiàng)包括了一些較復(fù)雜的環(huán)節(jié)，公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。收文辦理一般包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序；發(fā)文辦理一般包括復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等程序。需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。下面對(duì)上述的程序概括為三個(gè)方面加以說(shuō)明：

(一)收文處理

即對(duì)來(lái)文的處理。來(lái)文分兩種，一是上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)下的公文，二是其他機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的公文。這方面的程序共分：

(1)簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。它的作用是明確雙方文件交接的責(zé)任，保障文件在傳遞過(guò)程中不致出差錯(cuò)。簽收工作一般要清楚以下各事項(xiàng)：

及時(shí)，看清來(lái)文的機(jī)關(guān)名稱，封面是否有錯(cuò)投現(xiàn)象；

第二，認(rèn)真清點(diǎn)文件件數(shù)是否和文簿上所標(biāo)的數(shù)字相同；

第三，核對(duì)信封號(hào)碼是否與投遞人在簽收記錄本上所登記的號(hào)碼一致；

第四，檢查文件原包裝是否有拆口及散包重封現(xiàn)象。

在上述幾方面認(rèn)真檢核清點(diǎn)后，方可在投遞回執(zhí)或送文登記本上簽字，并注明收到時(shí)間，以便上交本機(jī)關(guān)備查。

與收文工作相關(guān)的還有文件的拆封，拆封一般由專門負(fù)責(zé)文件管理的機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行，但對(duì)外收文和有注明由某一領(lǐng)導(dǎo)人親自拆封的文件，辦文人員不得拆閱。拆封時(shí)要注意的事項(xiàng)是不要拆毀封內(nèi)文件，拆封后，如發(fā)現(xiàn)文件手續(xù)未完備、或有缺頁(yè)、缺少份數(shù)的，應(yīng)加以相關(guān)說(shuō)明并及時(shí)退回，以免負(fù)文件處理的各方面不當(dāng)之責(zé)。

(2)登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。它的作用旨在“賬目”清楚明白，如發(fā)生責(zé)任事故，可有清楚的線索加以查找，同時(shí)，也便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦、檢查和查閱等。

文件登記項(xiàng)目包括收文順序號(hào)、收到日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文字號(hào)、密級(jí)、標(biāo)題、份數(shù)、承辦單位、簽收人，等等。但要注意，外收文的拆封一般由單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行，因此，文件的登記有時(shí)不可能一次完成，只有等到文件在已下達(dá)或?qū)嵤┝撕蠓讲磐瓿伞?/p>

(3)初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。

(4)承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

(5)傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

(6)催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦，意即催促落實(shí)公文。它的作用在于防止文件辦理的延誤現(xiàn)象，使公文能及時(shí)生效。現(xiàn)實(shí)中，公文積壓是常見(jiàn)的現(xiàn)象，這是官僚主義作風(fēng)延誤公文的表現(xiàn)，例如個(gè)別地方政府，扣著上級(jí)的公文不發(fā)是常有的事。可見(jiàn)，催辦是公文處理中一個(gè)重要環(huán)節(jié)。只有通過(guò)催辦，公文才能得到及時(shí)落實(shí)。催辦的方式有多種，如可用口頭、電話或以文字形式催辦等。

(7)答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

(二)發(fā)文處理

指公文從簽批后到核發(fā)的系列工作過(guò)程。這一程序有：

(1)復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。

(2)登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載，避免重號(hào)、漏號(hào)。

(3)印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。要遵守保密的原則，重要的文件要有專人監(jiān)制，其他任何人不得翻閱文稿或印制的文件，對(duì)于底版、廢頁(yè)、清樣等也要專人監(jiān)銷。文件印好后，要按照登記制度進(jìn)行登記，對(duì)文件名稱、送文單位、送文時(shí)間、印文數(shù)量、印完時(shí)間、取件人姓名、印制人姓名等一一加以登記，以利于文件的保密。

(4)核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。這是杜絕差錯(cuò)、規(guī)范印制格式、確保公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，不得松懈省略。

(三)整理歸檔

在上文介紹的公文處理的各種事項(xiàng)完成后，作為公文處理，它還有一些后續(xù)事項(xiàng)要做，這就是文件的整理歸檔方面的工作了。文件的整理歸檔總體上說(shuō)來(lái)也是為機(jī)關(guān)工作服務(wù)的，都必須要由原來(lái)的文件為證明。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第二十七條規(guī)定：需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)包括以下幾項(xiàng)工作：

(1)立卷。公文立卷指將已辦理完畢并且有保留價(jià)值的公文組成案卷。它的作用是將零散的文件分門別類地組織起來(lái)，以利于文件保護(hù)的完整與安全，以及對(duì)文件實(shí)施科學(xué)管理。立卷文件必須是已辦理完畢的文件，未辦理完畢的文件不能歸卷。立卷文件的另一前提是它們必須是有查考價(jià)值的文件，如果把無(wú)查考價(jià)值的文件也歸檔，就會(huì)使立卷工作變得雜亂無(wú)章。這就要求在立卷工作中把一些事關(guān)重大的文件收進(jìn)，而剔除一些關(guān)于機(jī)關(guān)事務(wù)中瑣碎事情的文件。就立卷的范圍說(shuō)，中共中央、國(guó)務(wù)院的文件由黨的各級(jí)機(jī)關(guān)和各級(jí)人民政府的秘書(shū)部門立卷，其他各部門的立卷以本機(jī)關(guān)本部門文件為主。

從立卷的具體方法方面來(lái)說(shuō)，它并無(wú)一定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要點(diǎn)是越系統(tǒng)科學(xué)越好。文件的分門別類，可以以時(shí)間為線索，可以以文種為線索，可以以關(guān)乎某種政策或規(guī)定的內(nèi)容為線索，等等，就像我們管理圖書(shū)資料一樣，分類的方法可不盡相同。

(2)歸檔。歸檔指將整理好的文件案卷交給檔案室保存。從具有查考和利用價(jià)值的角度出發(fā)，歸檔的材料要系統(tǒng)、完整，要保持文件材料的歷史聯(lián)系。移交檔案室時(shí)，要履行清點(diǎn)核對(duì)手續(xù)，編制移交目錄至少要一式兩份，一份留文書(shū)部門，另一份給檔案室。移交后，雙方要按有關(guān)規(guī)定簽字。對(duì)于應(yīng)歸檔的公文，按規(guī)定歸檔文件個(gè)人不得保存。

(3)銷毀。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管部門的批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保障文件不丟失、不漏銷。銷毀的工作程序可分為：

及時(shí)，清理原有文件，把原有文件分為有歸檔價(jià)值和無(wú)歸檔價(jià)值兩類；

第二，必須獲得主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。由文書(shū)人員先提出鑒別意見(jiàn)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查同意后進(jìn)行。要有健全的登記制度，對(duì)即將銷毀的公文，應(yīng)開(kāi)列清單，并逐件詳細(xì)登記，注明編號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件名稱、份數(shù)、日期、批準(zhǔn)銷毀的領(lǐng)導(dǎo)人等，由領(lǐng)導(dǎo)人簽名以示負(fù)責(zé)。要有監(jiān)證人制度，即由二人監(jiān)銷。它同時(shí)要求文件的銷毀應(yīng)選擇安全場(chǎng)所，以利于文件的保密。