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第二節 及時整理資料是為了有效利用信息

我們身邊會有很多紙質文件，如：企劃書和提案書、參考資料、合同、賬單、宣傳冊等等，這些是我們辦公環境的重要組成部分。無論電腦和“無紙化辦公”多么普及，信息流通仍然離不開這些紙質文件。所以，如何科學地收納它們，是一項重要的整理技能。

但也無需考慮得太復雜。凡是過于復雜的事，一般都很難堅持，整理也一樣，為了不半途而廢，我介紹的整理術都很簡單。

先準備下列幾樣工具吧：

②托盤

②透明文件夾

③口袋式的透明文件夾

④小文件柜(或抽屜式的小信箱)

⑤大紙盒

有了這些工具，再分三個步驟進行整理，只要您邁出及時步，后面就很簡單了。

文件分為“正在辦理狀態”和“保存狀態”

文件一般可分為兩類：

正在辦理狀態：與目前手頭工作有關的、或是看過后決定保留的文件。

已辦、需保存狀態：已處理完畢、但仍需要保存的文件，如合同、發票等。

也就是說，正在辦理的文件，等到辦理完畢后，要么變成第二種狀態，即需要保存起來，要么就應及時丟棄。整理時最基本的步驟就是-――首先把文件大致分為以上兩類。

正在辦理的文件因為使用頻率高，應盡量擺放得離手邊近一點，以方便隨時拿到。文件用完后應及時存放，存放時也應盡量使用透明文件夾，這樣可以對文件內容一目了然。

而那些已辦好、需保存起來的文件，因為不常用，建議放進書櫥或紙箱內保存。如果放進大文件夾保存的話，應在文件夾側面貼上標簽，標上內容，做到一目了然。

只要做到上述幾項，就可以說達到了整理的效果，可以確保您工作時“需要的物品”都集中擺放在您手邊了。

“正在辦理文件”和“需保存文件”的整理方法

我自己工作時，喜歡用兩層的小托盤和透明文件夾來存放“正在辦理文件”。

每收到一份新的文件，我就把它放在小托盤的上層，能辦理的盡快辦理，辦完就處理掉，沒辦完就先保存起來。

正在辦理的文件，我喜歡把它們保存在透明文件夾內，因為透明文件夾既便于攜帶又一目了然。這些文件夾也應盡量放在辦公桌的附近，以便于伸手就能拿到。

關于“已辦好、需保存”的文件，我也把它們大致分為三類：

②近期需要用到的

②需要存放起來的

③不知以后是否需要，暫且保存起來的

對我來說，“近期需要用到的”東西包括經營數據統計表、市場統計表、企劃書等等。也包括眼下暫時用不到，但下個月，或幾個月以后將要用到的文件，這些我都會放在透明文件夾內。

“需要存放起來的”文件，包括合同、發票等重要文件，我會把它們按類別分別放進口袋式透明文件夾內保管。一些較少用到的文件，我會把它們按內容分類(如企劃書、請求書等)，放進抽屜里保管。

“不知以后是否需要，暫且保存起來的”文件，往往和工作有關，“現在不需要，但不知哪天也許會用上”，這類文件因為平時用得不多，所以沒必要整理得很細，只需要把它們保存在文件夾中，用紙箱裝起來就可以了。到了年底大掃除時，越是箱子下面的文件，越可以先丟棄。

至于那些既不屬于“正在辦理”、又不屬于“需要保存”的文件，直接處理掉就可以了。

統一大小和形狀

文件、發票等有各種大小和形狀，一般來說，用A4紙打印的文件最多，郵件有明信片大小的，一些項目的詳細進度表往往是用A3紙打印的。

我建議，盡量把文件統一成A4紙那樣大小比較好，如果文件大小不一，看上去會不整齊，還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會夾雜著小紙頁，不小心就會把小紙頁弄丟。再說，購買用于整理的文件夾時，如都是A4尺寸的，也比較統一，還可以節約成本。

實在有大尺寸的資料，就把它復印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來的信息、或是寫在小記事本上的內容，如果比A4小，我建議要么把它們輸入電腦，要么用訂書機訂在A4紙上。

我個人很喜歡用訂書機，不光在把文件裝訂成冊時用，想把一些小紙頁固定到A4紙上時，我一般不用膠水，而是用訂書機一訂就好了。

我還建議，把大文件夾的顏色也統一起來吧。比如說，藍色的用于存放“預算”類的，黑色的用于存放“資料”類的，這種方法很有效。但如果顏色種類太多，連本人都想不起來“某種顏色代表什么內容”時，那就失去意義了。

總之，規則要簡單到不費腦子的程度，才是好的。

把正在操作中的文件放進透明文件夾中

對于正在辦理中的文件，好的整理工具就是透明文件夾。既不需要把文件裝訂起來，必要時又可以在桌上攤開，不需要時隨時可以丟棄，如需加上新的紙頁也很方便，無色、透明的文件夾好用。

正在辦理的文件，好根據項目分開保存，只要是和這個項目有關的東西，統統放進去，如一個放不下時，可分為幾個擺放，或使用那種有透明口袋的大文件夾也可以。

使用透明文件夾時如注意到以下細節就更好了：

(1) 給透明文件夾加上封面

封面可用A4紙，上面寫清項目和合作方名稱，以及開始日期

(好用6位數，如080801)，這樣的話，就算有很多類似的文件夾也不容易弄錯。

所謂封面，也就是夾進此文件夾最上面的那張紙，用WORD文檔的固定格式打出來放進去就可以了，我因為經常用到，所以把這個固定格式的模板保存在電腦的桌面上了。

當然，有時沒有封面也能知道其中的內容，但畢竟有封面的話，可以對內容一目了然，也不必再一一翻看，因為那些翻看的時間也算是白白浪費掉的。為了減少時間的浪費，請給透明文件夾里的內容加上封面吧。

(2) 保管在大文件夾內

透明文件夾建議豎著放進大文件夾內進行保管，因為會頻繁用到，所以就把它們擺放在辦公桌附近吧，如文件柜上等。

要是辦公桌附近沒有擺放的地方，也可以把大文件夾整個地放進辦公桌的抽屜里。

把透明文件夾放進大文件夾時，如果數量不多，也就無所謂什么順序，如果數量比較多的話，為了避免日后找起來麻煩，就需要進行適當的分類。

比如說，有一種方法叫作“使用頻度分類法”，此分類法很有名，野口悠紀雄先生的《超整理法》一書中也有過介紹。

其實做起來很簡單，就是“凡取出一份文件，還原時都從左側擺放”，其結果是，使用頻率高的文件，都集中在左側。

如果大文件夾都擺滿了，就可以把位于右側的、使用頻率低的文件歸為“已辦理、需保存”的那類或直接處理掉。

不過，別忘了上述方法只適用于“正在辦理的文件”，平時基本用不到的“已辦理、需保存”類文件好還是按項目或內容進行分類，然后按照五十音圖的順序排列起來比較好。

托盤的使用方法

請求書、合同、企劃書以及準備仔細閱讀的郵件等，好用雙層托盤來擺放。頁數很多的話，可放進透明文件夾中，因為都是近期要處理的文件，所以托盤應放在辦公桌上顯眼的地方。

雙層托盤的上層放新文件，下層放舊文件。具體的順序就是“新到文件”――“保留文件”――“待辦文件”――“已辦文件”，總之，是按照時間來排序的。

“新到文件”指那些剛收到的文件或傳真等等，明顯沒有用的就丟棄，剩下的先放進托盤上層，等有空時再辦理。辦理時如果遇見一些問題，無法馬上辦完時，就把它們放進“保留文件”的托盤里去吧。

重要的已辦文件用大文件夾保管

整理那些已辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁數的，也有插孔型、可調節頁數的，我一般用可自由調節頁數的大文件夾。

使用這種大文件夾的幾個要點是；

(1)放進大文件夾的替換用紙，我推薦使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的價格雖比一般產品貴一點，但特別好用。當放入多份文件時，很容易確認后面文件的內容。

(2)在大文件夾的側面加上標簽，比如說，關于我所擁有的公寓大樓的資料，我就在所有大文件夾的側面全部按照“登記冊”、“合同”、“租賃者資料”等分類注明。

關于標簽中的項目名稱與順序，如“A公寓” 與“B公寓”，即使是兩套不同內容的資料，也應相互統一，這樣找起來會更加方便。

有一種專門打印不干膠目錄條的機器，只要把信息登記在內，它就會按順序打印出所需要的目錄或標簽。

(3) 按五十音圖順序排列

如果說存放著正在辦理類文件的透明文件夾按照時間順序排列比較好的話，那么，已辦理需保存文件建議按照五十音圖的順序排列。

當然，根據業務內容和文件種類，也有其他比較好的分類方法，可以根據自己的需要選擇最合適的一種。

關于分類方法，主要有以下幾種：

按五十音圖分類

按項目分類(標明某某項目或某某企劃)

按內容分類(如報價表、工作日程表等)

按客戶名稱分類

按日期分類

但并不是說，一旦決定按五十音圖分類，就必須全部按照五十音圖分類，也可以有例外。

比如說，一般文件按照五十音圖分類，僅僅把合同書等特別重要的資料放在較為特殊的地方，總之，應靈活一些，要記住分類的目的是使自己工作起來更方便。

決定分類方法時，應以“是不是能立刻找到”、“還原時是否方便”、“是否便于拿出來”等原則為基準，也應注意不要過度分類。

需要暫時保管的東西

辦理完的文件、沒必要放進大文件夾里的文件都應及時丟棄。對于“不知是否還有用、先保管起來再說”的文件，我喜歡用紙箱來保存。

一般放進紙箱的文件，基本都是不會再翻看的，只能說是為了“預防萬一”才保存起來的。這些文件到了年底大掃除時就一并丟棄了吧。我覺得保存期為一年就足夠了，如果覺得“一年或許會用到一次”的資料，第二年卻根本沒用到的話，也盡快丟掉吧。