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篇1

Key words: enterprise;file management;implementation

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)18-0178-01

1企業檔案管理重要性分析

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其是企業科技發展的催化劑、是企業經濟效益和社會效益的表現形式、是企業文化的重要部分,是企業生存與發展的關鍵。加強企業檔案管理有助于企業管理工作的開展,促進企業管理目標的實現。以企業設備檔案管理為例,企業設備檔案管理工作的科學開展能夠為企業設備養護與維修、設備折舊以及企業資產管理提供基礎的材料,促進其工作的開展。由于企業檔案管理工作的重要性,現代企業必須以科學的管理體系為基礎,開展企業檔案管理工作,促進企業的健康發展。

2企業檔案管理工作的科學實施

2.1 構建科學的檔案管理體系,促進檔案管理工作的科學開展科學的企業檔案管理體系是實施企業檔案管理工作的基礎,其對檔案管理工作的科學開展有著重要的意義。現代企業必須以檔案管理基本原則為基礎,結合企業自身管理結構與實際情況,構建科學的檔案管理體系,以此保障檔案管理體系的適用性。在檔案管理工作開展中常有企業照搬其他企業檔案管理體系進行檔案管理工作的情況出現,但是由于每個企業的生產經營特點不同、管理體系的不同以及技術水平、資產情況的不同,會使照搬檔案管理體系在實際應用過程中不能與企業實際情況相結合,影響檔案管理工作的開展。因此,以企業自身情況為基礎,構建科學的檔案管理是企業實施檔案管理工作科學實施的基礎,其對企業檔案管理工作的科學開展有著重要的意義。

2.2 注重檔案管理基本原則,促進企業檔案管理的科學實施企業檔案管理要遵循統一領導,分級管理的基本原則。企業檔案管理部門要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導,建立統一的企業檔案管理制度,對企業的全部檔案實施綜合管理。由檔案使用部門對檔案進行基礎整理后,歸集管理部門進行統一管理與領導,促進檔案管理工作的科學實施。另外企業檔案管理工作還要遵循維護企業檔案的完整與安全的基本原則。維護檔案的完整要以保證企業檔案在內容上齊全配套為基礎,保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系,并涵蓋企業全部工作活動所產生的各種類別、各種形式的檔案文書,杜絕檔案人為割裂和零亂堆砌造成的檔案不全等情況的發生,保障企業檔案的完成性。同時還要加強對企業檔案管理的保護工作與保密工作。防治企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生,嚴守企業檔案中所含的事項,保護知識產權,維護企業的合法權益。在注重企業檔案管理的基本原則實施的同時,企業還要認識到檔案的有效利用對企業發展的促進作用,以企業檔案管理工作為基本出發點,實現企業檔案的綜合利用。以企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終,保障企業檔案在企業生產經營中的可利用價值,促進企業的健康發展。

2.3 以企業檔案管理標準化建設為基礎,開展企業的檔案管理工作加強企業檔案管理標準化建設時實施企業檔案管理工作的重點。其首先要明確檔案歸檔制度,明確企業檔案歸企業所有,企業每一名員工都有建立檔案、保護檔案的義務。企業檔案管理標準化建設過程中要注重對行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度歸檔、或按季度歸檔的制度建設。同時注重產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。以此保障企業檔案的完整與安全。對于企業財務文件的歸檔應由財務部門整理歸檔并保管一年后交由檔案室進行管理。對于企業員工外出學習、考察、開會所得文件材料必須在返崗10天內交由檔案室進行工藝管理。

另外,企業還要加快完善企業檔案管理制度的腳步,對檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等進行完善。以制度化管理確保企業檔案管理的科學實施。對于檔案管理工作流程也要進行標準化建設,對管理部門、文件點收等進行標準化建設,并通過嚴格執行,促進檔案管理工作的開展。

3注重現代技術在檔案管理工作的應用,促進企業檔案管理工作的科學開展

在現代企業檔案管理的實施過程中,企業要注重現代技術在檔案管理中的應用,以此促進檔案管理工作的科學開展。現代企業要加快檔案管理工作新技術的應用,以此促進企業檔案管理工作的科學開展,促進企業檔案管理工作效率的提高,促進企業的健康發展。

綜上所述,現代企業檔案管理工作是企業發展過程中企業歷史資料、有關文件的管理過程,其對企業的經營活動的開展以及企業的發展有著重要的意義。企業在注重檔案管理體系建立與實施的過程中還要注重企業檔案管理人才的培養。注重對檔案管理人員現代檔案管理理論知識的培養、現代方案管理技術的培養,通過檔案管理人員專業技術水平的提高以及企業檔案管理新技術的應用提高企業檔案管理質量,促進企業的健康發展。

參考文獻:

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