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MECE法則：不重復(fù)、不遺漏的歸類分組

數(shù)量是否合理、是否與信息內(nèi)容量相匹配，除了這些，還有一個(gè)概念在構(gòu)成關(guān)鍵主題時(shí)很重要，就是主題之間是不是具備MECE(全稱為Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，直譯為集合網(wǎng)羅性、相互排他性)，有人理解成“不遺漏、不重復(fù)”。不遺漏是為了更具說服力；不重復(fù)則是為了易于理解。

在麥肯錫公司里，解決問題過程中的必要因素是MECE。在每一個(gè)新的咨詢顧問加入麥肯錫之初，MECE就開始不斷融入他的生活中。如果你問任何一個(gè)麥肯錫人，在麥肯錫所有解決問題的辦法中，哪一個(gè)是最令他們印象深刻的，他們會(huì)異口同聲地告訴你：MECE。麥肯錫里每一份提供給客戶的文件里，包括每一次電子郵件、每一份情況說明、每一封聲訊郵件，甚至每一個(gè)內(nèi)部備忘錄都是“不遺漏、不重復(fù)”的。

實(shí)施指南

現(xiàn)在就來詳細(xì)說明一下如何將MECE法則運(yùn)用到商務(wù)文案的寫作中去。

MECE的兩大特征

1.較大完善度

只要你做到了清單上的所有內(nèi)容都是獨(dú)立的、清楚的，即“相互獨(dú)立”，你還必須進(jìn)行審視，以保障它同時(shí)還囊括與這一問題有關(guān)的所有內(nèi)容或事項(xiàng)，即“窮盡”，以此來實(shí)現(xiàn)避免遺漏和較大完善度。

2.較高條理化

列出你所必須解決的問題的各項(xiàng)組成內(nèi)容，從你的解決方案的最頂端開始。當(dāng)你覺得這些內(nèi)容已經(jīng)經(jīng)過仔細(xì)琢磨確定以后，它們是否每一項(xiàng)內(nèi)容都是獨(dú)立的、可以清楚區(qū)分的事情。假如是，那么你的內(nèi)容清單就是“相互獨(dú)立的”，實(shí)現(xiàn)了較高條理化，避免重復(fù)。

避免重復(fù)容易，避免遺漏有點(diǎn)難

大家雖然在金字塔結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵信息這個(gè)層級(jí)中設(shè)定出不遺漏、不重復(fù)的主題，但真正能夠?qū)崿F(xiàn)的門檻卻很高。信息稍許重復(fù)還不嚴(yán)重，但很難做到一點(diǎn)兒都不遺漏。那么有什么方法能盡可能降低遺漏信息的數(shù)量呢？有兩種方法可以降低遺漏發(fā)生的幾率。

1.現(xiàn)成的MECE分析架構(gòu)的掌握

可以說，先在自己的秘籍里儲(chǔ)存許多套MECE的分析結(jié)構(gòu)(如五力、3C、4P、SWOT分析等)，然后選擇適合的方法套用于當(dāng)下遇到的工作。事前準(zhǔn)備好“不遺漏、不重復(fù)”的分析結(jié)構(gòu)，能有助于信息金字塔的制作。其原因在金字塔結(jié)構(gòu)中，這些符合MECE的分析架構(gòu)，代表著針對某項(xiàng)特定的重要主題所準(zhǔn)備的已相當(dāng)完整。因此，只要把每則信息放入個(gè)別容器(也就是主要主題)之下，就能夠完成信息金字塔的制作。即使不合適，只要修改一點(diǎn)點(diǎn)，應(yīng)該都能夠運(yùn)用。

2.設(shè)定“其他”作為主題

就邏輯上來說，至少確保了“不遺漏”的集合網(wǎng)羅性。雖然“其他”這個(gè)概念很模糊，但的確可以暫時(shí)替代主題，而且獨(dú)到見解通常會(huì)藏在“其他”類當(dāng)中。一份令人滿意的麥肯錫問題清單所包含的頂級(jí)的一級(jí)內(nèi)容不會(huì)少于2個(gè)，也不會(huì)多于5個(gè)，當(dāng)然好是3個(gè)。也就是除了自己想出的主題之外，不管怎樣，再多設(shè)定一個(gè)“其他”。

接下來的做法是最重要的：在設(shè)定“其他”作為主題之后，就根據(jù)具體的案例，開始在“其他”這個(gè)主要主題下，加上次要主題。這樣一來，當(dāng)你覺得有些次要主題無法歸納到已預(yù)設(shè)好的主要主題下時(shí)，便可以把這些次要主題先暫時(shí)放在“其他”之下。等到“其他”下面的次要主題越來越多時(shí)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)“其他”這個(gè)主要主題的本質(zhì)是什么。

圖文并茂，拒絕枯燥

圖表和信息圖像化是麥肯錫公司與客戶進(jìn)行溝通的主要利器。

如今，人們用來匯報(bào)的已經(jīng)不僅僅局限于圖表，還可以是產(chǎn)品樣本、三維模型或者是網(wǎng)頁。無論采取哪種形式，不錯(cuò)的視覺輔助材料，可以達(dá)到意想不到的溝通效果。一幅圖所能表達(dá)的概念和數(shù)據(jù)，或許用數(shù)頁的文字才能闡述清楚。你的匯報(bào)對象在聽了或讀了你的報(bào)告時(shí)，如果再能夠看看圖(若是實(shí)物模型，還可以觸摸一下)，就會(huì)更容易接受你的觀點(diǎn)。

案例

對圖表在商務(wù)文案中的作用，曾在麥肯錫就職的埃森 拉塞爾感觸頗深：

我剛進(jìn)公司時(shí)，是1989年，早已不是石器時(shí)代了，可是公司首先發(fā)給我的一套裝備就是一盒繪圖鉛筆、一塊橡皮和一套塑料制成的繪圖板——上面布滿了長方形、三角形、箭頭等圖形的那種板子。我被告知：“別小看這些繪圖板，它們是不可替代的，你需要用它們來畫圖。”從過去工作到上商學(xué)院，我用計(jì)算機(jī)制表和畫圖已經(jīng)有好幾年了。面對如此原始的裝備，我略微有點(diǎn)吃驚：這是多么鮮明的企業(yè)文化面對高技術(shù)卻缺乏靈活性的例子啊。

然而后來我發(fā)現(xiàn)，麥肯錫公司把圖表作為一種以易于理解的形式表達(dá)信息的手段，而這個(gè)繪圖板有一個(gè)非常重要的作用，它可以使圖表簡單化，而計(jì)算機(jī)制圖卻很容易就把圖表變得花里胡哨。

實(shí)施指南

如前所述，圖表是麥肯錫公司賴以表達(dá)信息的一種手段，那么麥肯錫的圖表有別于其他地方的圖表嗎？麥肯錫的圖表結(jié)構(gòu)、麥肯錫公司對圖表的要求是怎樣的呢？

簡單為上：一圖明一事

麥肯錫的圖表以簡單著稱，而且越簡單越好，是的，每一張圖僅能傳遞一條信息，要表達(dá)的意思應(yīng)該是一目了然。如此，圖表傳遞的信息不僅讓對方知曉你講的是什么，你自己也很清楚。圖表越復(fù)雜，其傳遞信息的效果就會(huì)越差。

商務(wù)文案初步完成之后，你必須把圖表再次確認(rèn)一下：每個(gè)圖表是否真的僅包含一個(gè)信息，該信息是否正確地與次要議題相聯(lián)結(jié)。如果有兩件以上的信息要傳遞，那就分成兩個(gè)圖表分別說明；如果遇見本應(yīng)很有內(nèi)容的圖表，卻不能一目了然時(shí)，那就表明有多個(gè)信息混雜在其中。如果是單一信息，圖表所比較的重點(diǎn)或強(qiáng)調(diào)的地方應(yīng)該都很明確；但如果加入兩個(gè)以上的信息，整體圖表立刻就會(huì)變得一團(tuán)模糊、難以分辨。因此只要徹底執(zhí)行“一圖表一信息”，就能立即把一個(gè)個(gè)圖表全都變簡單。

通過上圖可看出，異的圖表一般是由信息、論據(jù)、資料來源組成的。好的標(biāo)題用一個(gè)簡單的句子就把圖表的要點(diǎn)表達(dá)出來了；圖表中無聲的信息可以通過底紋、箭頭或爆炸型的扇形區(qū)域等在其他方法中突顯出來；資料來源在圖表的左下角，當(dāng)有人問“這些信息你從哪里獲得”時(shí)，你就可以據(jù)此告訴他們。

要想制作好的圖表，除保持基本結(jié)構(gòu)完整外，為確保圖表能夠用得恰到好處，既淺顯易懂又具說服力，還需要注意下面三點(diǎn)：一是具備依循議題的信息；二是向縱向和橫向擴(kuò)展應(yīng)具有意義；三是論據(jù)支持信息。

圖表不要太過復(fù)雜，否則事倍功半為了畫出這些圖表，許多人每天都把自己弄得痛苦不堪，其實(shí)真正可憐的卻是“那些被迫要看莫名其妙的圖表而覺得痛苦不堪的聽眾或讀者”。

從經(jīng)驗(yàn)上來說，人從看見圖表，到做出“有意義”或者“理解了”等判斷，大約需要15秒鐘的時(shí)間。我們將這段時(shí)間稱之為“15秒法則”，就是在這十幾秒的時(shí)間內(nèi)，人們會(huì)對“要不要仔細(xì)讀這份資料”做出判斷。

太過復(fù)雜的圖表，是沒有辦法讓人在15秒內(nèi)就心領(lǐng)神會(huì)的，如果時(shí)間截止時(shí)，對方仍舊處于模糊不清的狀態(tài)，那么這張沒有傳達(dá)出明確意圖的圖表是不成功的，是相當(dāng)于不存在的、沒有意義的。在大型計(jì)劃中，對整體綜合價(jià)值進(jìn)行判斷的人，不論是論文的審查委員還是經(jīng)營者，他們幾乎都很忙碌，且對自己很有自信。當(dāng)他們連續(xù)看幾張“不具意義”的圖表后，會(huì)馬上關(guān)閉心房，視線下移，眼中光芒盡失，比賽就此結(jié)束。

當(dāng)你試著向別人介紹某個(gè)圖表，只要有人稍微感覺“這個(gè)難以傳達(dá)”，或是“這個(gè)不好說明”，你就要考慮重新檢查修改，然后再次重復(fù)。

圖文并茂，但不能花哨得喧賓奪主

記住，你是在就自己的若干建議努力進(jìn)行溝通。有時(shí)，可能你希望用精美的圖片來打動(dòng)對方，但你不是在炫耀藝術(shù)品，傳遞信息的媒介是不應(yīng)該壓倒信息本身的，它妨礙了信息的傳遞。因此，禁止使用帶有一定欺騙性的三維圖像和分散注意力的色彩。在制圖方面，麥肯錫始終比較保守：除非對闡述圖表的要點(diǎn)必不可少，否則，在麥肯錫式的匯報(bào)中，你是不會(huì)看到五顏六色的圖形或三維動(dòng)畫在你眼前做出干擾行為的。

抓住對方眼球的PPT演示文稿

麥肯錫認(rèn)為，如果在PPT演示文稿中呈現(xiàn)金字塔，將會(huì)起到抓住對方眼球的效果。

如果可以選擇的話，大多數(shù)人都不會(huì)選擇書面，而愿意選擇口頭來表達(dá)組成金字塔的思想觀點(diǎn)。在這些人的想象中，視覺演示就是用PPT演示文稿的形式作報(bào)告。在他們看來，此項(xiàng)工作就是把金字塔結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換成文字幻燈片，根據(jù)需要再加上一些圖表，然后站起來解釋一番。

事情若真的這么簡單就好了。可是視覺演示面向的是現(xiàn)場觀眾，觀眾的反應(yīng)是不可預(yù)測的，而且他們的注意力還非常不集中。因此，要想勾起他們接受你的信息的熱情，你必須懂得讓他們集中注意力。也就是說，你必須取悅觀眾。

實(shí)施指南

既然PPT演示文稿具有這么大的威懾力，設(shè)計(jì)起來肯定要花很大精力和智慧，有捷徑嗎？下面麥肯錫就教你設(shè)計(jì)PPT演示文稿的技巧。

設(shè)計(jì)文字PPT幻燈片的技巧

文字幻燈片使用的是熟悉的交流工具——文字。制作現(xiàn)場演示用的文字幻燈片時(shí)，你需要明白的是，你——演示者，才是表演的明星。幻燈片僅僅是視覺上的輔助手段，其作用主要是讓演示更加生動(dòng)。房間里所有聽眾最感興趣的是你，而不是幻燈片。因此，你在屏幕上演示的和你所說的應(yīng)該是有明顯區(qū)別的。

實(shí)際講稿如下：

現(xiàn)狀

杰克遜食品公司未交訂貨的數(shù)量一直相當(dāng)高。

在業(yè)務(wù)領(lǐng)域，公司如果不能按訂單供貨，市場份額下降將不可避免。

造成目前狀況的原因之一是生產(chǎn)問題。

供應(yīng)鏈流程不合理和管理不善，導(dǎo)致生產(chǎn)問題更加復(fù)雜。

供應(yīng)鏈和生產(chǎn)流程之間缺乏緊密配合，未交訂貨問題難以解決，重點(diǎn)客戶和重點(diǎn)產(chǎn)品也不能集中保障。

文字幻燈片如下：

現(xiàn)狀

尚未交付的訂貨相當(dāng)多

生產(chǎn)存在問題

供應(yīng)鏈流暢不合理

生產(chǎn)/供應(yīng)鏈缺乏配合

由此可見，好的幻燈片總是盡可能直接簡單地傳遞信息，而不是把文字(或幻燈片)浪費(fèi)在那些可通過口頭表達(dá)的介紹性或轉(zhuǎn)折性語言上。文字幻燈片應(yīng)僅包含經(jīng)過適當(dāng)分組和總結(jié)的、最重要的思想(觀點(diǎn)、論據(jù)、建議等)，因此，好是只用于強(qiáng)調(diào)金字塔中的主要論點(diǎn)。

但是對未參加會(huì)議觀摩的人來說，發(fā)給他們講義要比發(fā)給他們幻燈片清楚易懂。于是，為解決這個(gè)問題，一些人就想起一種一石二鳥的有效方法——那就是把幻燈片和講稿融合在一起。這種方法是把講稿寫成大綱的形式，并省略許多過渡性的語句。

制作一張幻燈片的內(nèi)容，應(yīng)牢記下列幾個(gè)指導(dǎo)性原則：

1.一張幻燈片只演示和說明一個(gè)論點(diǎn)

除非你想一開始就列出摘要或者列表中的一組論點(diǎn)，在接下來的幻燈片中，你再展開其他論點(diǎn)。

2.論點(diǎn)應(yīng)該用完整的陳述句來說明

而不是用標(biāo)題性語言來陳述，你可用一兩個(gè)詞或一個(gè)簡短的陳述句來提出你的觀點(diǎn)，例如：“銷售前景VS銷售前景看好”，顯然后一種說法比較明確，不會(huì)引起聽眾對你論點(diǎn)的誤解。

3.文字應(yīng)盡量簡短

幻燈片文字越簡短越好，每張好不要超過30個(gè)單詞或者6行字。如果你的思想觀點(diǎn)用一張幻燈片難以說清楚，你可以多使用幾張。

4.使用簡單的詞匯和數(shù)字

幻燈片中使用技術(shù)術(shù)語、復(fù)雜的詞組或者一長串單詞，容易使觀眾的注意力分散。數(shù)字也是越簡單越好，例如人們記住490萬美元要比記住4876987美元容易得多。

5.字號(hào)應(yīng)足夠大

你需要牢記，在屏幕上有必要演示的內(nèi)容，就有必要讓觀眾看明白。幻燈片文字清楚，就有98%成功的可能性，剩下的2%，可能是由于你不應(yīng)該使用視覺演示。

6.注意幻燈片的趣味性

幻燈片的趣味性是由布局、字號(hào)的選擇和顏色的運(yùn)用來決定的。從外觀上看，幻燈片比較雷同，如果堆放在一起，難免會(huì)令人乏味。但若是把文字幻燈片看成是在展示文字，而不是在展示數(shù)據(jù)或圖表，那么你就能通過展示思想之間的相互關(guān)系，制作出更加美觀、讓人賞心悅目的幻燈片。

提高趣味性，可以使用逐級(jí)展開呈現(xiàn)法，幻燈片的各個(gè)部分不是一下子就展現(xiàn)在屏幕上，而是逐一顯示，你可以隨著演示進(jìn)行解釋，這樣整張幻燈片就會(huì)顯得主次分明。

設(shè)計(jì)圖表PPT幻燈片的技巧

圖表幻燈片是通過柱狀圖、條形圖、曲線圖、散點(diǎn)圖或餅圖與接收者進(jìn)行交流，相對于文字幻燈片，圖表幻燈片更直觀，更有沖擊力。比較理想的圖表幻燈片，圖表和文字的比例分別是90%和10%，它們各自的作用是：

1.文字部分說明演示文稿的框架結(jié)構(gòu)；強(qiáng)調(diào)重要的思想、觀點(diǎn)、論點(diǎn)、結(jié)論、建議或要采取的措施等。

2.圖表部分闡明僅用文字難以說清楚的數(shù)據(jù)、關(guān)系等。由于觀眾沒有時(shí)間和機(jī)會(huì)對幻燈片傳遞的信息仔細(xì)研究并找出各部分之間的含義，所以圖表幻燈片應(yīng)盡量簡單易懂。一份幻燈片好不要超過一個(gè)或兩個(gè)復(fù)雜的圖表。因?yàn)檫^于復(fù)雜、過于詳細(xì)、或過于分散的圖表，需要浪費(fèi)大量的時(shí)間去解釋，這樣會(huì)導(dǎo)致沒有時(shí)間去進(jìn)行討論和探討。

制作圖表幻燈片的技巧是：首先確定你想用圖表回答的問題，然后把答案作為圖表的標(biāo)題(如下圖)，選擇最適合表現(xiàn)論點(diǎn)的圖表樣式。

為確保障圖表所要傳達(dá)的信息和給觀眾的視覺印象相一致，圖表的標(biāo)題語言一定要簡潔，既可用一個(gè)完整的句子，也可用一個(gè)含有動(dòng)詞的短語，所表達(dá)的意思一定要能直接傳遞信息。由于觀眾關(guān)注問題的角度不同，不同的觀眾又有不同的觀點(diǎn)、背景和興趣，因此，用圖表標(biāo)題直接標(biāo)明論點(diǎn)的另一個(gè)好處是，它能夠較大限度地減少混淆。一個(gè)好的圖表標(biāo)題，能立即把觀眾的注意力拉入到你希望強(qiáng)調(diào)的數(shù)據(jù)方面。

掌握了文字和圖表幻燈片的要求后，你就可以開始制作整個(gè)演示文稿了。每張幻燈片寫作的順序，都是自上而下依次為：序言各要素、關(guān)鍵句要點(diǎn)和關(guān)鍵句下一層次的論點(diǎn)。你可以先用最簡單的語言將故事梗概寫在一張白紙上，之后把它分成幾個(gè)區(qū)域，每個(gè)區(qū)域都代表一張空白幻燈片，然后再寫上你想要闡明的要點(diǎn)，并對哪些需要用文字幻燈片，哪些需要用圖表幻燈片做出說明。