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MECE法則：不重復、不遺漏的歸類分組

數量是否合理、是否與信息內容量相匹配，除了這些，還有一個概念在構成關鍵主題時很重要，就是主題之間是不是具備MECE(全稱為Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，直譯為集合網羅性、相互排他性)，有人理解成“不遺漏、不重復”。不遺漏是為了更具說服力；不重復則是為了易于理解。

在麥肯錫公司里，解決問題過程中的必要因素是MECE。在每一個新的咨詢顧問加入麥肯錫之初，MECE就開始不斷融入他的生活中。如果你問任何一個麥肯錫人，在麥肯錫所有解決問題的辦法中，哪一個是最令他們印象深刻的，他們會異口同聲地告訴你：MECE。麥肯錫里每一份提供給客戶的文件里，包括每一次電子郵件、每一份情況說明、每一封聲訊郵件，甚至每一個內部備忘錄都是“不遺漏、不重復”的。

實施指南

現在就來詳細說明一下如何將MECE法則運用到商務文案的寫作中去。

MECE的兩大特征

1.較大完善度

只要你做到了清單上的所有內容都是獨立的、清楚的，即“相互獨立”，你還必須進行審視，以保障它同時還囊括與這一問題有關的所有內容或事項，即“窮盡”，以此來實現避免遺漏和較大完善度。

2.較高條理化

列出你所必須解決的問題的各項組成內容，從你的解決方案的最頂端開始。當你覺得這些內容已經經過仔細琢磨確定以后，它們是否每一項內容都是獨立的、可以清楚區分的事情。假如是，那么你的內容清單就是“相互獨立的”，實現了較高條理化，避免重復。

避免重復容易，避免遺漏有點難

大家雖然在金字塔結構的關鍵信息這個層級中設定出不遺漏、不重復的主題，但真正能夠實現的門檻卻很高。信息稍許重復還不嚴重，但很難做到一點兒都不遺漏。那么有什么方法能盡可能降低遺漏信息的數量呢？有兩種方法可以降低遺漏發生的幾率。

1.現成的MECE分析架構的掌握

可以說，先在自己的秘籍里儲存許多套MECE的分析結構(如五力、3C、4P、SWOT分析等)，然后選擇適合的方法套用于當下遇到的工作。事前準備好“不遺漏、不重復”的分析結構，能有助于信息金字塔的制作。其原因在金字塔結構中，這些符合MECE的分析架構，代表著針對某項特定的重要主題所準備的已相當完整。因此，只要把每則信息放入個別容器(也就是主要主題)之下，就能夠完成信息金字塔的制作。即使不合適，只要修改一點點，應該都能夠運用。

2.設定“其他”作為主題

就邏輯上來說，至少確保了“不遺漏”的集合網羅性。雖然“其他”這個概念很模糊，但的確可以暫時替代主題，而且獨到見解通常會藏在“其他”類當中。一份令人滿意的麥肯錫問題清單所包含的頂級的一級內容不會少于2個，也不會多于5個，當然好是3個。也就是除了自己想出的主題之外，不管怎樣，再多設定一個“其他”。

接下來的做法是最重要的：在設定“其他”作為主題之后，就根據具體的案例，開始在“其他”這個主要主題下，加上次要主題。這樣一來，當你覺得有些次要主題無法歸納到已預設好的主要主題下時，便可以把這些次要主題先暫時放在“其他”之下。等到“其他”下面的次要主題越來越多時，你就會發現“其他”這個主要主題的本質是什么。

圖文并茂，拒絕枯燥

圖表和信息圖像化是麥肯錫公司與客戶進行溝通的主要利器。

如今，人們用來匯報的已經不僅僅局限于圖表，還可以是產品樣本、三維模型或者是網頁。無論采取哪種形式，不錯的視覺輔助材料，可以達到意想不到的溝通效果。一幅圖所能表達的概念和數據，或許用數頁的文字才能闡述清楚。你的匯報對象在聽了或讀了你的報告時，如果再能夠看看圖(若是實物模型，還可以觸摸一下)，就會更容易接受你的觀點。

案例

對圖表在商務文案中的作用，曾在麥肯錫就職的埃森 拉塞爾感觸頗深：

我剛進公司時，是1989年，早已不是石器時代了，可是公司首先發給我的一套裝備就是一盒繪圖鉛筆、一塊橡皮和一套塑料制成的繪圖板——上面布滿了長方形、三角形、箭頭等圖形的那種板子。我被告知：“別小看這些繪圖板，它們是不可替代的，你需要用它們來畫圖。”從過去工作到上商學院，我用計算機制表和畫圖已經有好幾年了。面對如此原始的裝備，我略微有點吃驚：這是多么鮮明的企業文化面對高技術卻缺乏靈活性的例子啊。

然而后來我發現，麥肯錫公司把圖表作為一種以易于理解的形式表達信息的手段，而這個繪圖板有一個非常重要的作用，它可以使圖表簡單化，而計算機制圖卻很容易就把圖表變得花里胡哨。

實施指南

如前所述，圖表是麥肯錫公司賴以表達信息的一種手段，那么麥肯錫的圖表有別于其他地方的圖表嗎？麥肯錫的圖表結構、麥肯錫公司對圖表的要求是怎樣的呢？

簡單為上：一圖明一事

麥肯錫的圖表以簡單著稱，而且越簡單越好，是的，每一張圖僅能傳遞一條信息，要表達的意思應該是一目了然。如此，圖表傳遞的信息不僅讓對方知曉你講的是什么，你自己也很清楚。圖表越復雜，其傳遞信息的效果就會越差。

商務文案初步完成之后，你必須把圖表再次確認一下：每個圖表是否真的僅包含一個信息，該信息是否正確地與次要議題相聯結。如果有兩件以上的信息要傳遞，那就分成兩個圖表分別說明；如果遇見本應很有內容的圖表，卻不能一目了然時，那就表明有多個信息混雜在其中。如果是單一信息，圖表所比較的重點或強調的地方應該都很明確；但如果加入兩個以上的信息，整體圖表立刻就會變得一團模糊、難以分辨。因此只要徹底執行“一圖表一信息”，就能立即把一個個圖表全都變簡單。

通過上圖可看出，異的圖表一般是由信息、論據、資料來源組成的。好的標題用一個簡單的句子就把圖表的要點表達出來了；圖表中無聲的信息可以通過底紋、箭頭或爆炸型的扇形區域等在其他方法中突顯出來；資料來源在圖表的左下角，當有人問“這些信息你從哪里獲得”時，你就可以據此告訴他們。

要想制作好的圖表，除保持基本結構完整外，為確保圖表能夠用得恰到好處，既淺顯易懂又具說服力，還需要注意下面三點：一是具備依循議題的信息；二是向縱向和橫向擴展應具有意義；三是論據支持信息。

圖表不要太過復雜，否則事倍功半為了畫出這些圖表，許多人每天都把自己弄得痛苦不堪，其實真正可憐的卻是“那些被迫要看莫名其妙的圖表而覺得痛苦不堪的聽眾或讀者”。

從經驗上來說，人從看見圖表，到做出“有意義”或者“理解了”等判斷，大約需要15秒鐘的時間。我們將這段時間稱之為“15秒法則”，就是在這十幾秒的時間內，人們會對“要不要仔細讀這份資料”做出判斷。

太過復雜的圖表，是沒有辦法讓人在15秒內就心領神會的，如果時間截止時，對方仍舊處于模糊不清的狀態，那么這張沒有傳達出明確意圖的圖表是不成功的，是相當于不存在的、沒有意義的。在大型計劃中，對整體綜合價值進行判斷的人，不論是論文的審查委員還是經營者，他們幾乎都很忙碌，且對自己很有自信。當他們連續看幾張“不具意義”的圖表后，會馬上關閉心房，視線下移，眼中光芒盡失，比賽就此結束。

當你試著向別人介紹某個圖表，只要有人稍微感覺“這個難以傳達”，或是“這個不好說明”，你就要考慮重新檢查修改，然后再次重復。

圖文并茂，但不能花哨得喧賓奪主

記住，你是在就自己的若干建議努力進行溝通。有時，可能你希望用精美的圖片來打動對方，但你不是在炫耀藝術品，傳遞信息的媒介是不應該壓倒信息本身的，它妨礙了信息的傳遞。因此，禁止使用帶有一定欺騙性的三維圖像和分散注意力的色彩。在制圖方面，麥肯錫始終比較保守：除非對闡述圖表的要點必不可少，否則，在麥肯錫式的匯報中，你是不會看到五顏六色的圖形或三維動畫在你眼前做出干擾行為的。

抓住對方眼球的PPT演示文稿

麥肯錫認為，如果在PPT演示文稿中呈現金字塔，將會起到抓住對方眼球的效果。

如果可以選擇的話，大多數人都不會選擇書面，而愿意選擇口頭來表達組成金字塔的思想觀點。在這些人的想象中，視覺演示就是用PPT演示文稿的形式作報告。在他們看來，此項工作就是把金字塔結構轉換成文字幻燈片，根據需要再加上一些圖表，然后站起來解釋一番。

事情若真的這么簡單就好了。可是視覺演示面向的是現場觀眾，觀眾的反應是不可預測的，而且他們的注意力還非常不集中。因此，要想勾起他們接受你的信息的熱情，你必須懂得讓他們集中注意力。也就是說，你必須取悅觀眾。

實施指南

既然PPT演示文稿具有這么大的威懾力，設計起來肯定要花很大精力和智慧，有捷徑嗎？下面麥肯錫就教你設計PPT演示文稿的技巧。

設計文字PPT幻燈片的技巧

文字幻燈片使用的是熟悉的交流工具——文字。制作現場演示用的文字幻燈片時，你需要明白的是，你——演示者，才是表演的明星?；脽羝瑑H僅是視覺上的輔助手段，其作用主要是讓演示更加生動。房間里所有聽眾最感興趣的是你，而不是幻燈片。因此，你在屏幕上演示的和你所說的應該是有明顯區別的。

實際講稿如下：

現狀

杰克遜食品公司未交訂貨的數量一直相當高。

在業務領域，公司如果不能按訂單供貨，市場份額下降將不可避免。

造成目前狀況的原因之一是生產問題。

供應鏈流程不合理和管理不善，導致生產問題更加復雜。

供應鏈和生產流程之間缺乏緊密配合，未交訂貨問題難以解決，重點客戶和重點產品也不能集中保障。

文字幻燈片如下：

現狀

尚未交付的訂貨相當多

生產存在問題

供應鏈流暢不合理

生產/供應鏈缺乏配合

由此可見，好的幻燈片總是盡可能直接簡單地傳遞信息，而不是把文字(或幻燈片)浪費在那些可通過口頭表達的介紹性或轉折性語言上。文字幻燈片應僅包含經過適當分組和總結的、最重要的思想(觀點、論據、建議等)，因此，好是只用于強調金字塔中的主要論點。

但是對未參加會議觀摩的人來說，發給他們講義要比發給他們幻燈片清楚易懂。于是，為解決這個問題，一些人就想起一種一石二鳥的有效方法——那就是把幻燈片和講稿融合在一起。這種方法是把講稿寫成大綱的形式，并省略許多過渡性的語句。

制作一張幻燈片的內容，應牢記下列幾個指導性原則：

1.一張幻燈片只演示和說明一個論點

除非你想一開始就列出摘要或者列表中的一組論點，在接下來的幻燈片中，你再展開其他論點。

2.論點應該用完整的陳述句來說明

而不是用標題性語言來陳述，你可用一兩個詞或一個簡短的陳述句來提出你的觀點，例如：“銷售前景VS銷售前景看好”，顯然后一種說法比較明確，不會引起聽眾對你論點的誤解。

3.文字應盡量簡短

幻燈片文字越簡短越好，每張好不要超過30個單詞或者6行字。如果你的思想觀點用一張幻燈片難以說清楚，你可以多使用幾張。

4.使用簡單的詞匯和數字

幻燈片中使用技術術語、復雜的詞組或者一長串單詞，容易使觀眾的注意力分散。數字也是越簡單越好，例如人們記住490萬美元要比記住4876987美元容易得多。

5.字號應足夠大

你需要牢記，在屏幕上有必要演示的內容，就有必要讓觀眾看明白。幻燈片文字清楚，就有98%成功的可能性，剩下的2%，可能是由于你不應該使用視覺演示。

6.注意幻燈片的趣味性

幻燈片的趣味性是由布局、字號的選擇和顏色的運用來決定的。從外觀上看，幻燈片比較雷同，如果堆放在一起，難免會令人乏味。但若是把文字幻燈片看成是在展示文字，而不是在展示數據或圖表，那么你就能通過展示思想之間的相互關系，制作出更加美觀、讓人賞心悅目的幻燈片。

提高趣味性，可以使用逐級展開呈現法，幻燈片的各個部分不是一下子就展現在屏幕上，而是逐一顯示，你可以隨著演示進行解釋，這樣整張幻燈片就會顯得主次分明。

設計圖表PPT幻燈片的技巧

圖表幻燈片是通過柱狀圖、條形圖、曲線圖、散點圖或餅圖與接收者進行交流，相對于文字幻燈片，圖表幻燈片更直觀，更有沖擊力。比較理想的圖表幻燈片，圖表和文字的比例分別是90%和10%，它們各自的作用是：

1.文字部分說明演示文稿的框架結構；強調重要的思想、觀點、論點、結論、建議或要采取的措施等。

2.圖表部分闡明僅用文字難以說清楚的數據、關系等。由于觀眾沒有時間和機會對幻燈片傳遞的信息仔細研究并找出各部分之間的含義，所以圖表幻燈片應盡量簡單易懂。一份幻燈片好不要超過一個或兩個復雜的圖表。因為過于復雜、過于詳細、或過于分散的圖表，需要浪費大量的時間去解釋，這樣會導致沒有時間去進行討論和探討。

制作圖表幻燈片的技巧是：首先確定你想用圖表回答的問題，然后把答案作為圖表的標題(如下圖)，選擇最適合表現論點的圖表樣式。

為確保障圖表所要傳達的信息和給觀眾的視覺印象相一致，圖表的標題語言一定要簡潔，既可用一個完整的句子，也可用一個含有動詞的短語，所表達的意思一定要能直接傳遞信息。由于觀眾關注問題的角度不同，不同的觀眾又有不同的觀點、背景和興趣，因此，用圖表標題直接標明論點的另一個好處是，它能夠較大限度地減少混淆。一個好的圖表標題，能立即把觀眾的注意力拉入到你希望強調的數據方面。

掌握了文字和圖表幻燈片的要求后，你就可以開始制作整個演示文稿了。每張幻燈片寫作的順序，都是自上而下依次為：序言各要素、關鍵句要點和關鍵句下一層次的論點。你可以先用最簡單的語言將故事梗概寫在一張白紙上，之后把它分成幾個區域，每個區域都代表一張空白幻燈片，然后再寫上你想要闡明的要點，并對哪些需要用文字幻燈片，哪些需要用圖表幻燈片做出說明。