引論：我們?yōu)槟砹?3篇學(xué)籍檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視中學(xué)學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高中學(xué)學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
1.學(xué)籍檔案管理中存在的問題
收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，存在一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存。
立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
2.完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的中學(xué)校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
逐步完善學(xué)籍管理機制。為了使學(xué)籍檔案管理工作落到實處，每學(xué)年教育局與檔案局應(yīng)協(xié)同組織人員檢查貫徹落實情況，及時總結(jié)經(jīng)驗，逐步完善學(xué)籍管理機制。
3.學(xué)籍檔案的利用中應(yīng)該注意的幾個問題
采用現(xiàn)代化檢索手段。學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容繁多，要能提供準(zhǔn)確的服務(wù)，僅憑個人的記憶查找檢索會很困難且效率低下。因此，學(xué)籍檔案要采用計算機管理，根據(jù)學(xué)籍檔案的要求，應(yīng)錄入姓名、班號、證書號碼等檢索條件。只有這樣，才能提高查全率和查準(zhǔn)率。
嚴(yán)格利用審查。學(xué)籍檔案具有私密性，在提供利用時一定要注意相關(guān)的法律問題，必須按照有關(guān)規(guī)定要求利用者履行相關(guān)的手續(xù)，不徇私情，堅持規(guī)章制度辦事。
篇2
一、學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀
態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。
（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因為身體疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。
（二）學(xué)生的各類獎懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎勵，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績低劣。
（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。
二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)
學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動或?qū)W習(xí)期限變動的有力憑證。學(xué)生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。
三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)
學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。
（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善
學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化
檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因為要存檔，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化。總之，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員
參考文獻(xiàn)：
[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報,2014,(2).
篇3
中等職業(yè)學(xué)校是我國后初中階段學(xué)生職業(yè)學(xué)習(xí)的重要場所和時期，在學(xué)生人生中占有重要的地位，繼續(xù)發(fā)展者更是在其中儲存了努力奮斗的軌跡。學(xué)籍檔案就是其中寶貴的資源之一。為此，中職學(xué)校必須重視并加強學(xué)籍檔案管理工作。
健全中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理也是貫徹執(zhí)行國家教育相關(guān)法規(guī)必然要求。教育部《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》明確規(guī)定學(xué)校必須“從學(xué)生入學(xué)之日起建立學(xué)生學(xué)籍檔案”
并要求各中職學(xué)校結(jié)合實際制定具體的實施細(xì)則和制度，對學(xué)生從入學(xué)之日到畢業(yè)之日的整個時期進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它涵蓋了學(xué)生的注冊入學(xué)、成績考核、升級與留、降級，紀(jì)律考勤、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予畢業(yè)證書資格的審核、發(fā)放等。可見中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作直接關(guān)系著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生個人的命運，搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平是我們每個中職學(xué)校工作的重要組成部分，不可缺失，亦不可輕視。
二、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作誤識
近年來，中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理中普遍存在誤失，相當(dāng)多的教職工對中職學(xué)校學(xué)籍管理缺乏正確的理解，他們普遍認(rèn)為學(xué)生學(xué)籍管理只是教學(xué)管理部門管理者的事，與己毫不相干。一些教學(xué)管理人員責(zé)任心欠缺，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度及相關(guān)內(nèi)容不了解、不學(xué)習(xí)、更不求掌握;學(xué)生學(xué)籍管理的缺失又反過來影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。一些教師學(xué)籍管理知之甚少，對學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問，甚至隱瞞實情;缺乏應(yīng)對學(xué)生嚴(yán)重違紀(jì)問題的對策，處理無措，亦不愿上報;甚至被學(xué)生收買以助其弄虛作假、抬高成績等。一些學(xué)生亦只把自己視為學(xué)籍管理中的被動者，毫無關(guān)注個人學(xué)籍管理意識，甚至在要畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考科目。
如此混亂狀況長期存在，致使中職學(xué)生管理等規(guī)章形同虛設(shè)，嚴(yán)重干擾了學(xué)校正常教學(xué)秩序。
產(chǎn)生如許問題根源很多。有管理機會的缺失。如因忙于新生入學(xué)軍訓(xùn)、召開主題班會等形式進(jìn)行入學(xué)教育，學(xué)籍管理者沒有時間和機會對學(xué)生宣講學(xué)籍管理的重要性，因新生還處于變動之中，更是難于及時開展有效的學(xué)籍管理教育，入學(xué)半年后學(xué)生才可適應(yīng)新的學(xué)籍管理習(xí)慣。
也有學(xué)籍管理體制的缺失。中職學(xué)校學(xué)籍管理因各部門分治，沒有統(tǒng)一的管理體系，沒有統(tǒng)一的信息平臺，各學(xué)校都是單獨建立自己信息系統(tǒng)，無法共享信息，重復(fù)勞動不僅增加了工作量，而且制約了其準(zhǔn)確性，導(dǎo)致了管理的無序、反饋的滯后、責(zé)任的模糊，嚴(yán)重脫離了教育現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。
三、強化中職學(xué)校學(xué)籍管理意識
（一）強化服務(wù)管理理念
強化規(guī)范的管理制度是搞好中職學(xué)校學(xué)籍管理工作的關(guān)鍵，中職學(xué)校應(yīng)根據(jù)教育部和上級有關(guān)部門關(guān)于學(xué)籍管理制度的各項規(guī)定，自覺制定本校學(xué)籍管理細(xì)則。同時強化以應(yīng)各教學(xué)部門為主的學(xué)籍管理責(zé)任制，實行全過程動態(tài)管理。學(xué)校教務(wù)部門統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強化監(jiān)督檢查，強化日常目標(biāo)管理。強化學(xué)籍管理專職人員責(zé)任，相關(guān)人員必須在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作強化服務(wù)理念，在學(xué)校招生、畢業(yè)、專業(yè)設(shè)置、教育教學(xué)管理、學(xué)生思想教育等過程中始終強化責(zé)任感，強化服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容，提高學(xué)籍管理的管理效率和項目。
（二）強化數(shù)字化的管理機制
數(shù)字化管理手段是中職學(xué)校實現(xiàn)高效、低耗、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息有效機制。隨著中職學(xué)校招生專業(yè)和社會要求的不斷發(fā)展，社會和校際間的合作日益加強，人工陳舊的管理模式和手段已經(jīng)無法保證學(xué)籍管理工作準(zhǔn)確性和效率，必須在數(shù)字化模式下進(jìn)行現(xiàn)代化的學(xué)籍管理，依托校園網(wǎng)、局域網(wǎng)建立中職學(xué)校學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的數(shù)字化信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在中職學(xué)校期間的所有信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理數(shù)字化檔案庫，可隨時查看調(diào)用和定量定性統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門和各管理部門能有效的互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門隨時掌握情況。同時，學(xué)生可通過數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)直接查詢本人的學(xué)籍信息、考試成績、考勤記錄等內(nèi)容，從而最大限度的實現(xiàn)部門與部門間、部門與個體間資源共享，實現(xiàn)中職學(xué)校學(xué)籍管理文件的自動化檢索、查勘、提示，提高中職學(xué)校學(xué)籍管理水平，使中職學(xué)校學(xué)籍管理全面邁入科學(xué)化、規(guī)范化。數(shù)字化時代。
（三）強化考試考查管理方式
學(xué)生課程考試考查在中職學(xué)校學(xué)籍管理中具有重要作用。它不僅可以檢驗教師的課堂教學(xué)效果，更可以檢驗學(xué)生對所學(xué)知識的理解能力和實際運用能力。同時它也是評定中職學(xué)校學(xué)生可否依照教學(xué)計劃學(xué)習(xí)的有力依據(jù)，是實施中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍處理的重要依據(jù)。為此，必須強化中職學(xué)校學(xué)生考試考查管理方式，根據(jù)國家法規(guī)、學(xué)校實際情況制定詳細(xì)具體的學(xué)生考試考查管理方式、職責(zé)及處理辦法，嚴(yán)格、明確規(guī)定考試各個環(huán)節(jié)、各種人員工作責(zé)任。使考試考查始終有章可依，違責(zé)必究。從而確保中職學(xué)校學(xué)籍管理權(quán)威性和有效性。
（四）強化學(xué)分制管理模式
篇4
一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問題
(一)人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來新的挑戰(zhàn)。
人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實習(xí)、實訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實性。
(二)電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵
學(xué)籍檔案管理的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得以實現(xiàn)的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學(xué)生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術(shù)的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而魚待解決。
(三)檔案作用發(fā)揮缺位
在學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場用人機制的大環(huán)境下，學(xué)生學(xué)籍檔案作為記載學(xué)生成長情況重要文本材料，發(fā)揮了它無法替代的育人和人力資源開發(fā)作用。目前中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創(chuàng)新意識。沒有真正從服務(wù)中職學(xué)生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理。由此造成的學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。
二、加強中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的對策
(一)提高認(rèn)識，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念
隨著中職學(xué)校教育改革的不斷深入，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，就要實現(xiàn)從上到下的思想轉(zhuǎn)變。一方面，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理在學(xué)校教育中的價值、地位和作用，意識到學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性;進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，強化檔案管理意識，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務(wù)功能，加強對學(xué)校檔案信息的綜合分析和深度利用，實現(xiàn)學(xué)校檔案工作從簡單的管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把學(xué)校檔案管理部門建設(shè)成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學(xué)校檔案資源的開發(fā)利用。
(二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。
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最近幾年，隨著社會的發(fā)展，高校學(xué)籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)順應(yīng)時展潮流，不斷提高自身管理水平，認(rèn)真研究學(xué)籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學(xué)水平，促進(jìn)高校教育改革的深入發(fā)展。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的缺點
高校的學(xué)籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績，體現(xiàn)了自身的價值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點和不足。
（一）記錄范圍模糊。
當(dāng)前，高校學(xué)籍檔案記錄的范圍沒有明確，關(guān)于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責(zé)任的制度不健全。高校的學(xué)籍檔案收集過程中，一些部門沒有認(rèn)識到自身的職責(zé)，針對學(xué)生在校期間的一些表現(xiàn)沒有記錄在案，比如學(xué)生受到的獎勵、知識競賽獲獎、英語四六級考試、取得計算機等級證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學(xué)籍檔案的不完整性，失去了實用價值，嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案的發(fā)展，給今后學(xué)籍檔案的管理也帶來了很多困難。
（二）沒有認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性。
在高校學(xué)籍檔案管理中，有的學(xué)校沒有建立嚴(yán)格的檔案管理制度，沒有規(guī)范的工作流程，所以在學(xué)籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮人員與設(shè)備的作用。相當(dāng)一部分工作人員依然運用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識到高校學(xué)籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應(yīng)用計算機等先進(jìn)檔案管理工具，因此使高校學(xué)籍檔案管理處于被動地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機會，影響了工作效率，使學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、教研中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（三）不能保證檔案建設(shè)的質(zhì)量。
在進(jìn)行學(xué)籍檔案填寫時，都是由各個班級的班主任組織領(lǐng)導(dǎo)填寫工作。有的班主任老師認(rèn)為學(xué)籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學(xué)生在填寫過程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書寫混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學(xué)籍檔案殘缺、內(nèi)容填寫欠真實等，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)的質(zhì)量得不到有效保證。
（四）沒有必要的監(jiān)督管理制度。
在高校的學(xué)籍檔案管理中，也要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學(xué)籍檔案的真實性與實用性。比如在學(xué)籍表格的填寫方面，有的高校把表格發(fā)給學(xué)生后不進(jìn)行解釋，讓學(xué)生自行填寫，不能對學(xué)生的填寫工作進(jìn)行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進(jìn)行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學(xué)籍檔案的應(yīng)用價值。
二、提高高校學(xué)籍檔案管理水平措施分析
（一）明確管理責(zé)任，實行統(tǒng)一管理。
在高校學(xué)籍檔案管理工作中，要依據(jù)檔案建設(shè)的規(guī)律，制訂檔案建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在制度建設(shè)方面，要建立嚴(yán)格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉(zhuǎn)移和責(zé)任分工制度，使檔案管理工作中每個工作崗位的人員都明確自身責(zé)任，照章辦事，規(guī)范操作。各個管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學(xué)籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項工作，實行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。與此同時，學(xué)校主管部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，部署每個時期的檔案管理工作重點，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)具有實用性與社會性。
（二）及時轉(zhuǎn)變工作思路，實行科學(xué)化管理。
第一，應(yīng)該首先認(rèn)識到，學(xué)籍檔案建設(shè)在高校的教學(xué)管理中具有非常重要的作用，學(xué)籍管理能夠給教學(xué)管理提供一定的參考材料。比如利用學(xué)籍檔案中有關(guān)學(xué)生成績的記錄，可以了解某一學(xué)科的教學(xué)情況，假如出現(xiàn)的教學(xué)問題較為嚴(yán)重，可以得到及時的解決，從而保證教學(xué)質(zhì)量。第二，進(jìn)行嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理，可以提高檔案的真實性與實用性。在學(xué)生畢業(yè)離開學(xué)校時，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要隨著學(xué)生離開，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，應(yīng)用于學(xué)生以后各個階段的工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中，具有不可替代的作用。第三，可以促進(jìn)學(xué)生管理水平的提高。學(xué)籍檔案的管理工作主要針對學(xué)生，做好學(xué)籍檔案管理工作是對學(xué)生的發(fā)展負(fù)責(zé)。
從事高校學(xué)籍檔案管理工作的人員，要根據(jù)當(dāng)前社會發(fā)展特點，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學(xué)籍管理與學(xué)生管理、學(xué)校教學(xué)教研的關(guān)系，積極使用計算機等先進(jìn)的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學(xué)籍管理辦法，保證學(xué)籍檔案的健康發(fā)展。在學(xué)籍檔案管理工作的制度、人員、設(shè)備、作用、質(zhì)量等多方面綜合考慮，實現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，把學(xué)籍檔案管理工作看成是由多個因素組成的整體，實行統(tǒng)一管理，使學(xué)籍檔案資源得到充分利用，實現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)適應(yīng)學(xué)校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。
（三）切實提高學(xué)籍檔案質(zhì)量。
只有使檔案資料具有實際應(yīng)用的價值，才能得到人們的普遍認(rèn)可。因此，在學(xué)籍檔案管理建設(shè)中，要保證資料的真實性與實用性，應(yīng)做到下面幾項：（1）要認(rèn)真對待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實，避免涂改與漏填；（2）統(tǒng)一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎(chǔ)；（3）依據(jù)年級和專業(yè)給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。
（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。
高校檔案管理人員要經(jīng)常深入檔案建設(shè)的基層單位，把國家關(guān)于學(xué)籍檔案建設(shè)的方針政策及時傳達(dá)到每位工作人員，并且要做好學(xué)籍檔案的檢查與監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證檔案資料的真實性與完整性。與此同時，還要做好基層檔案建設(shè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，利用各種形式的業(yè)務(wù)進(jìn)修與培訓(xùn)，使這些人員的觀念跟上時代的要求，掌握必要的專業(yè)知識與技能，提高自身的實際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發(fā)展。
（作者單位：山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
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高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實際制定的實施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程所進(jìn)行的教學(xué)質(zhì)量考核和管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點話題。
一、學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
（一）對學(xué)籍檔案管理工作人員和重視不夠
許多學(xué)籍檔案管理人員只停留在常規(guī)的一般性管理上。使得在管理學(xué)籍檔案時措施不得力，對學(xué)生信息的收集更新不及時、不全面、對異動處理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取Ｈ缭谛W(xué)生經(jīng)常會遇到休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況。如果在實際工作中，不能予以高度重視，不能及時提醒和引導(dǎo)這些學(xué)生，可能會對學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和生活造成影響，影響學(xué)生正常的畢業(yè)。而且許多學(xué)校對于學(xué)籍移動檔案的保存和整理沒有統(tǒng)一的規(guī)定，一旦出現(xiàn)問題，部門之間相互推諉，權(quán)責(zé)不清，管理混亂，嚴(yán)重影響學(xué)籍管理工作的正常進(jìn)行。
（二）學(xué)籍檔案管理中法治意識淡薄
近年來，高校與大學(xué)生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學(xué)生權(quán)利的現(xiàn)象時有發(fā)生，多是因為在實際的管理過程中管理者法治意識淡薄，沒有完整統(tǒng)一的程序機制，隨意性大，片面強調(diào)學(xué)校的權(quán)利，卻忽視學(xué)生群體的權(quán)利，容易侵害學(xué)生的知情權(quán)，申辯權(quán)等。
（三）學(xué)籍檔案管理政策宣傳不到位
大多數(shù)學(xué)生在入學(xué)時沒有或者很少接受學(xué)籍管理等方面的宣傳和教育，對學(xué)校的管理體制及相關(guān)學(xué)籍檔案管理規(guī)定意識模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個部門解決。而且藝術(shù)類高校學(xué)生的藝術(shù)實踐活動特別多，經(jīng)常因演出等缺席正常學(xué)習(xí)、考試等，也由此帶來了學(xué)籍檔案管理問題，如果對相關(guān)政策沒有足夠的了解，將嚴(yán)重影響學(xué)生再到的學(xué)習(xí)。
二、高校學(xué)籍檔案管理存在的問題
近幾年來，在高校的學(xué)籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。部分教師和相當(dāng)一部分學(xué)生對學(xué)籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)；學(xué)生只把自己作為學(xué)籍檔案管理中的一個被動對象；有些教學(xué)管理人員對有關(guān)學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度不甚了解，或根本不當(dāng)一回事，這在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果，助長了各種不良傾向。
三、產(chǎn)生問題的原因
（一）入學(xué)教育缺失
很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時間才適應(yīng)大學(xué)生活。
（二）學(xué)籍管理手段落后
高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
（三）學(xué)籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠
高校各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊工作。
四、高校學(xué)籍管理的對策
（一）提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平
學(xué)籍檔案管理工作是一項細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學(xué)科知識責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。
（二）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍檔案管理的效率。
（三）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍檔案管理
現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計算機進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍檔案管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
（四）強化服務(wù)意識，提高學(xué)籍檔案管理人員的自身素質(zhì)
現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強學(xué)籍檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點，加強理論和計算機應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍檔案管理隊伍的整體素質(zhì)水平。
（五）指導(dǎo)學(xué)生參與學(xué)籍檔案管理
讓學(xué)生把學(xué)校當(dāng)成自己的家，主動參與學(xué)籍管理制度的制定，充分體現(xiàn)學(xué)校的民主性、同時讓學(xué)生了解學(xué)籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調(diào)動人的積極性，讓人實現(xiàn)自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應(yīng)用于學(xué)生學(xué)籍檔案管理上，就是要以學(xué)生為本，以感情為主，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該使管理和思想教育相結(jié)合，這樣才能使學(xué)生心悅誠服，才能把育人正真體現(xiàn)在管理中也才能使學(xué)籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學(xué)生學(xué)習(xí)、成長和學(xué)會自我管理的動力源。
（六）注重學(xué)籍檔案管理人員的培養(yǎng)
提高學(xué)籍檔案管理員對工作重要性的認(rèn)識，同時給學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)提供機會。學(xué)籍檔案管理工作者還應(yīng)該對學(xué)籍管理的方法、學(xué)籍管理的規(guī)律等進(jìn)行不斷的研究，制定更加合理的學(xué)籍檔案管理規(guī)定，為教學(xué)服務(wù)。
（七）加大對學(xué)籍檔案管理的投入
隨著現(xiàn)代信息化社會的到來，學(xué)校應(yīng)該引進(jìn)新的學(xué)籍管理軟件，借助校園網(wǎng)實現(xiàn)學(xué)籍管理信息化。學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的知識。我們的管理只有做到為學(xué)生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現(xiàn)。
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要想實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新，最重要的就是要創(chuàng)新觀念。而管理創(chuàng)新的實現(xiàn)，觀念創(chuàng)新最關(guān)鍵，并且在管理創(chuàng)新整個過程中始終貫穿。然而，在新形勢下，學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展卻出現(xiàn)了較多的教育改革問題，所以，應(yīng)站在管理者的角度上，從實際出發(fā)，對原有管理理念進(jìn)行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對檔案管理創(chuàng)新的意義進(jìn)行深入地認(rèn)識，并且將成為檔案管理工作的最終目標(biāo)[1]。
二、學(xué)籍檔案管理方式創(chuàng)新
因為經(jīng)濟條件限制、行政管理條例的制約，所以使得高校檔案管理以及學(xué)籍管理模式都十分落后。手工操作會耗費較多的人力物力，并且十分容易產(chǎn)生錯誤，同時，計算機的單機整理不完整而且不及時，在網(wǎng)絡(luò)管理平臺中的違規(guī)招生問題也很容易出現(xiàn)管理的盲區(qū)[2]。由此可見，檔案部門最重要的就是應(yīng)該對設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新，進(jìn)而實現(xiàn)工作效率的提升，保證學(xué)籍信息錄入工作的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該實現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動化，采用現(xiàn)代化的管理手段，并將學(xué)籍檔案管理工作同學(xué)校核心工作進(jìn)行有機結(jié)合，進(jìn)而為教學(xué)與科研工作提供便利條件。
三、學(xué)籍檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新
（一）學(xué)生基本信息錄入程序的簡化
在學(xué)生基本信息入檔工作過程中，以往的方法都是檔案管理工作人員根據(jù)學(xué)生升學(xué)檔案內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)抄或者是錄入到單機計算機當(dāng)中，而后，在學(xué)生入學(xué)以后補充學(xué)籍表內(nèi)容。而這種方式就要求檔案管理工作人員需要定期向?qū)W生征集新信息的內(nèi)容并補充記錄，這樣就加大了工作量，給工作人員增加了較大的壓力。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員就可以將招生庫中的信息導(dǎo)入到學(xué)生的基本信息中，后期工作可以利用學(xué)生主體性來完成。開通學(xué)生權(quán)限，使其自主登錄到系統(tǒng)中，查看并核對其進(jìn)本信息，并在不同的學(xué)習(xí)階段更新或者補充相應(yīng)的資料信息。同時，相關(guān)的管理部門也可以通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中學(xué)生的基本信息，并打印出學(xué)生需要的相關(guān)證件。
（二）成績信息管理一體化
學(xué)生成績信息涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，其中有平時成績、補考成績及重修成績等等，而且在學(xué)籍檔案管理工作中，成績管理是十分重要的部分。以往成績管理工作需要教師在校生花名冊中記錄平時成績，并且手工登記期末考試成績，而后將平時成績與卷面成績按照相應(yīng)的比例來計算出期末的總評成績，最終將成績冊交予教研室，將書面成績上報學(xué)籍科，管理工作人員將最終成績錄入。以上原有的成績整理方式需要任課教師根據(jù)具體的比例來這算分?jǐn)?shù)，并且在成績錄入的時候也很容易出現(xiàn)錯誤，步驟較為復(fù)雜。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，管理部門僅需要在系統(tǒng)中輸入所需的課程名稱與類別、學(xué)生的名單和具體比例的程序，任課教師在完成期末評卷以后可以登錄系統(tǒng)，將學(xué)生的平時成績與卷面成績輸入進(jìn)去，這樣，系統(tǒng)就可以自動地生成學(xué)生的總評成績，在核查后就能夠直接上報給學(xué)籍科。
（三）學(xué)籍資料統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫資源共享
按照教育部要求，應(yīng)貫徹并實行高校學(xué)生學(xué)籍信息的電子注冊，并把教育部信息管理平臺當(dāng)作重要的基礎(chǔ)，積極構(gòu)建高效網(wǎng)絡(luò)學(xué)生學(xué)籍管理統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)資源的共享。而對于學(xué)生來講，就能夠隨時查看自身考試的成績；對于學(xué)員的領(lǐng)導(dǎo)而言，能夠?qū)W(xué)生選擇選修課的數(shù)量及考查的成績進(jìn)行深入地了解，進(jìn)而達(dá)到課程優(yōu)化設(shè)置的目的；對于學(xué)校相關(guān)部門而言，則能夠?qū)W(xué)生學(xué)籍的異常情況進(jìn)行查詢，并將學(xué)生學(xué)習(xí)資料打印出來。最為重要的就是，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部還具備學(xué)生學(xué)歷學(xué)位證書管理功能，能夠有效地滿足社會各行業(yè)對學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷信息資料的驗證需求。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)實現(xiàn)高校網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)同教育部和教育廳信息管理平臺的連接，為上級部門掌握學(xué)生情況提供便利，更有利于調(diào)整并制定政策。同時，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還需要實現(xiàn)資源的共享，進(jìn)而推動學(xué)籍管理工作的規(guī)范化與效率化。
四、學(xué)籍檔案管理人才資源創(chuàng)新
加快學(xué)籍管理工作人員的自身素質(zhì)建設(shè)，定期對學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)與教育，以培養(yǎng)其職業(yè)道德并提高業(yè)務(wù)水平。對先進(jìn)的教育政策、法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，熟練掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)與方法，了解學(xué)籍管理的特點，進(jìn)而不斷拓展自身知識面，提升實際運用的能力與操作的水平。
五、結(jié)語
綜上所述，學(xué)籍檔案管理工作十分繁雜，并且要求細(xì)致，所以，需要學(xué)籍檔案管理工作人員付出較大的努力，并具備耐心與責(zé)任心。由此可見，高校學(xué)籍檔案管理部門的工作人員應(yīng)在長期實踐中學(xué)習(xí)并總結(jié)經(jīng)驗，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，時刻關(guān)注檔案管理的新技術(shù)與新動態(tài)，找出新的規(guī)律，掌握學(xué)籍管理工作的發(fā)展方向，更好地開展高校學(xué)籍檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
篇8
學(xué)籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發(fā)展過程中也形成了自己的特點。
1.檔案材料的分散性和私密性。學(xué)籍檔案的這些材料分散在學(xué)校不同的職能部門,學(xué)生學(xué)籍冊、學(xué)籍異動記錄,畢業(yè)材料等形成于教務(wù)科;學(xué)生錄取名冊、獎懲材料等形成于學(xué)生科與招生就業(yè)辦。因此,學(xué)籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學(xué)籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學(xué)籍檔案本身的某些內(nèi)容具有內(nèi)部保密性,如考試成績、學(xué)籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴散,這就使學(xué)籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關(guān)的規(guī)定和完善必要的手續(xù)。
2.檔案材料內(nèi)容的原始性和真實性。學(xué)籍管理是由教務(wù)處和學(xué)生工作處、招生就業(yè)辦公室在教育教學(xué)工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊、歷年成績記載、學(xué)籍變更情況、獎勵懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學(xué)籍管理中的真實情況,反映每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,即學(xué)籍檔案本身固有的屬性。
二、建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)籍檔案
1.對在校學(xué)生學(xué)籍、成績實行“文檔一體化”管理。學(xué)籍表是學(xué)籍檔案的主體。按照廣東省勞動和社會保障廳統(tǒng)一印發(fā)技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍表中需填報的學(xué)生個人信息資料發(fā)給新生填寫,再按一定規(guī)律統(tǒng)一編定學(xué)號,堅持學(xué)號的惟一性原則,不得重號。
2.對收集來的檔案要及時整理,確保檔案的完整性和真實性。檔案工作分為:收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用等幾個方面。由于學(xué)籍檔案來源比較分散、內(nèi)容豐富,具有復(fù)雜多樣的特點,給學(xué)籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩,因為整理、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項工作。做好學(xué)籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎(chǔ)。如果檔案人員工作不認(rèn)真、不細(xì)致,在收集整理學(xué)籍資料不完整、內(nèi)容不真實的情況下,都會給學(xué)籍檔案的利用帶來損失,因此,我們要認(rèn)識到學(xué)籍檔案收集和管理的重要性,充分發(fā)揮主動性、創(chuàng)造性,并對收集到的檔案室材料進(jìn)行認(rèn)真的分類整理,使學(xué)籍檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性在學(xué)籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認(rèn)識到做好學(xué)籍檔案管理工作的重要性,嚴(yán)格遵守檔案工作的保管、保密等有關(guān)規(guī)定,努力適應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),自覺地提高業(yè)務(wù)水平,積極參加培訓(xùn),使自身的素質(zhì)跟上形勢的變化。并按照科學(xué)性、規(guī)范性、系統(tǒng)性的原則進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學(xué)籍檔案的利用造成損失。
三、大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源,主動提供服務(wù)
學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的,也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發(fā)和利用,使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門隨時了解和掌握學(xué)校的教學(xué)動態(tài)和信息,以及科研社會活動、學(xué)術(shù)成果等方面的動態(tài)和信息,以便為制定學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,正確合理的培養(yǎng)、選拔和使用人才服務(wù),實現(xiàn)學(xué)籍檔案的使用價值,發(fā)揮其在學(xué)校的特殊作用。要提高檔案利用率的關(guān)鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強化主動服務(wù)的意識,運用計算機網(wǎng)絡(luò)檢索,管理好學(xué)籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系,管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
四、加強檔案干部隊伍建設(shè),提高檔案工作人員素質(zhì)
檔案在收集過程中雖然目標(biāo)是檔案實體,但是它的工作對象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業(yè)務(wù)水平直接影響檔案收集的質(zhì)量,要實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化,就必須加強檔案干部隊伍建設(shè),提高檔案工作人員的素質(zhì)。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強的事業(yè)性和工作責(zé)任感,能適應(yīng)形勢,轉(zhuǎn)變觀念,敬業(yè)愛崗,樹立良好的檔案意識,在具體的學(xué)籍管理工作中對資料數(shù)據(jù)作出敏捷的反映,以便及時地收集、整理、保管。二要加強基礎(chǔ)理論知識的學(xué)習(xí)。學(xué)籍檔案管理人員不僅僅要熟練學(xué)籍管理方面的政策和規(guī)定,還要努力學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識和技能,為檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。三要運用計算機參與學(xué)籍檔案管理,運用計算機管理好學(xué)籍檔案,是學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)代化的一個大發(fā)展,充分運用現(xiàn)代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1]竺筠.加強調(diào)職院校的學(xué)生檔案管理工作中國成人教育,2007.9.
篇9
一、成人教育相關(guān)概述
成人高等教育是對符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的在業(yè)或非在業(yè)成年人實施的屬于高等教育水平的教育，旨在滿足成年人提高自身素質(zhì)或是適應(yīng)職業(yè)要求的需要。它的主要形式有地方的廣播電視大學(xué)、職工高等學(xué)校以及教育學(xué)院等，也實行全國統(tǒng)一招生，是一種有目的、有計劃、有組織的高級專業(yè)教育活動。而成人教育的學(xué)籍檔案管理則是教務(wù)管理工作的組成部分，并且依據(jù)相關(guān)方法和程序，對學(xué)生的在校情況，包括學(xué)習(xí)以及活動等各個環(huán)節(jié)都進(jìn)行審核與記載。但由于成人教育的對象主要是社會上的成人學(xué)生，他們年齡不同，素質(zhì)有別，來源廣泛，加大了學(xué)籍檔案管理的難度。
二、成人教育學(xué)籍檔案管理中遇到的問題
1.學(xué)生檔案資料不完整。學(xué)生檔案資料殘缺不齊是成人教育學(xué)籍管理中存在的基本問題。在新生學(xué)籍注冊工作中，成人高等教育的具體操作就是為新生錄取信息進(jìn)行核對以及入學(xué)資格審核，但對學(xué)生的姓名、性別以及身份證等關(guān)鍵信息是否正確而沒有進(jìn)行審核，這是直接導(dǎo)致日后檔案管理遇到重重困難的開始。當(dāng)然造成學(xué)生檔案殘缺的原因是有多方面的。一方面是學(xué)生的認(rèn)識不到位，提供給學(xué)校的個人信息不完整，或是不準(zhǔn)確，有時又因為沒有及時向?qū)W校提供更改了的信息，從而嚴(yán)重影響學(xué)籍資料的完整。另一方面則是學(xué)校沒有及時按照制度準(zhǔn)確、全面地收集與建立學(xué)生的檔案材料，從而導(dǎo)致遺漏的現(xiàn)象。
2.學(xué)籍檔案管理的制度不健全。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，知識經(jīng)濟與信息技術(shù)緊密結(jié)合的背景下，成人教育的學(xué)科發(fā)展出現(xiàn)了新局面。但是在學(xué)籍檔案管理方面，其模式卻沒有得到有效改善，從而無法滿足教育改革發(fā)展的需要。就目前來看，由于學(xué)籍檔案管理制度的不完善，學(xué)籍管理工作充滿了隨意性，重復(fù)勞動多，效率低下，致使檔案管理部門送往人事部門的材料雜而亂。
3.學(xué)籍檔案管理隊伍的素質(zhì)不夠高。成人教育中的學(xué)籍管理工作是一項十分復(fù)雜繁瑣的任務(wù)，它工作量大，影響因素多，因此要求管理人員要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及熟練應(yīng)用信息技術(shù)的能力。但是，就目前而言，大多數(shù)的學(xué)籍檔案管理人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，現(xiàn)代化知識以及管理知識都比較欠缺。另外，學(xué)籍教學(xué)管理的人員在工作中經(jīng)常會有應(yīng)付了事的現(xiàn)象，這對提高檔案管理的效率和水平是有阻礙作用的。
三、提高成人教育學(xué)籍檔案管理的有效措施
1.建立全面的學(xué)生學(xué)籍檔案。就如上文所說，學(xué)生檔案資料不全面、不完整是學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的基本問題，所以建立多方面和完整的學(xué)籍檔案是實現(xiàn)成人教育學(xué)籍管理科學(xué)化的前提條件。對此，成人學(xué)校可以建立新生個人信息檔案以及班級檔案等，同時以教學(xué)班級為單位，建立學(xué)生的通訊錄，詳細(xì)登記學(xué)生的聯(lián)系方式，從而方便檔案的尋找與管理。另外，還要注重檔案材料的收集與整理，使學(xué)生的學(xué)籍材料始終保持完整與真實。
2.建立健全學(xué)籍管理制度。成人教育學(xué)籍檔案的管理必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，使學(xué)籍管理有法可依，有章可循，從而體現(xiàn)管理的政策性，又符合實際。在建立學(xué)籍管理規(guī)定中，相關(guān)部門要充分考慮學(xué)生在工作與學(xué)習(xí)之間的矛盾，讓學(xué)習(xí)時間充足、學(xué)習(xí)能力強的學(xué)生提前修完學(xué)分，提早畢業(yè)，顯得有靈活性。另外，在實施的過程中，相關(guān)部門在制作各類表格方面要有統(tǒng)一性，從而為歸檔后的管理和裝訂工作打下基礎(chǔ)。
3.提高學(xué)籍檔案管理人員的整體素質(zhì)。由于檔案管理工作是一種比較枯燥的，而且責(zé)任重大的工作，所以很多管理人員都不愿一直堅持從事該項工作。因此，學(xué)校要充分認(rèn)識到成人教育學(xué)籍管理工作的重要性，在各部門都配備一支思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精通的專業(yè)管理人員，注重對他們業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，特別是運用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍管理與檔案歸類的能力。
綜上所述，學(xué)籍檔案管理在成人教育當(dāng)中是不可分割、非常重要的組成部分，它直接影響學(xué)生與用人單位之間的關(guān)系。因此，成人教育學(xué)校一定要重視該項工作，加強對該工作相關(guān)制度的完善和人員的培養(yǎng)，以促進(jìn)成人教育的完備和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
篇10
一、我校函授學(xué)員學(xué)籍檔案中存在的問題
1.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
高等學(xué)校檔案人員的素質(zhì)高低是檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案專業(yè)技術(shù)人員的比例相當(dāng)少，兼職檔案人員頻繁調(diào)換，檔案人員的責(zé)任心不高，管理意識不明確，業(yè)務(wù)技能不熟悉，檔案管理人員不僅思想上不重視，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂也不重視。
2.檔案收集整理不規(guī)范
函授學(xué)員檔案有 一定的特殊性，有部分“先上車后買票”的學(xué)員。什么叫“先上車后買票”呢？就是先在校接受高等學(xué)歷教育然后再參加承認(rèn)高考。這些學(xué)員的學(xué)籍管理相對就要麻煩得多。檔案管理人員不及時整理歸檔，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節(jié)、借閱手續(xù)不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現(xiàn)象，檔案目錄和內(nèi)容嚴(yán)重不符等現(xiàn)象。特別是函授學(xué)員的學(xué)籍跨的年度時間很長，畢業(yè)時間一致，入學(xué)時間參差不齊，有的學(xué)院甚至要很多年才取得入學(xué)資格，不及時補充完整的資料，給今后的查找造成了很大的難度。
3.檔案管理方式和手段落后
函授學(xué)員的學(xué)籍檔案需要自動化管理的同時也需要檔案工作人員專業(yè)技術(shù)和責(zé)任心的加強。我校函授學(xué)院一直是采用手工管理的方式，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理要求。很多學(xué)員的學(xué)籍資料數(shù)據(jù)不完整，給學(xué)員以后的查找增添了麻煩，直接影響學(xué)員的切身利益。有的學(xué)員學(xué)籍變更材料不清楚，學(xué)員在校期間的一切活動嚴(yán)重脫節(jié)。有的函授學(xué)員成績總冊有成績，學(xué)員卡片又無成績，有的學(xué)員畢業(yè)了又缺畢業(yè)證編號等等問題。沒有現(xiàn)代化的管理就難以開展檔案信息的開發(fā)和利用，不完整的檔案就不能更好的發(fā)揮檔案的參考和憑證作用。加強計算機檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。
二、提高函授學(xué)員學(xué)籍管理的措施和建議
1.檔案工作是黨性、政治性很強的工作。為了適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好的開發(fā)利用檔案信息資源，有效的為高校建設(shè)服務(wù)。必須提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專業(yè)知識，不僅要學(xué)習(xí)檔案方面的專業(yè)知識，管理知識，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、這會科學(xué)方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要熱愛專業(yè)，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。穩(wěn)定檔案工作隊伍，一般不要輕易調(diào)離檔案部門，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。
篇11
二、樹立良好的學(xué)籍檔案管理的觀念
更新觀念，確立適合學(xué)籍工作發(fā)展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學(xué)籍工作管理活動，及時發(fā)現(xiàn)了解學(xué)籍工作的發(fā)展動態(tài)，找準(zhǔn)管理的切入點，積極地、有針對性地研究開發(fā)檔案信息資源，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，尋找適合的管理模式，以實現(xiàn)檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發(fā)揮檔案的作用，為教育事業(yè)的發(fā)展當(dāng)好參謀助手。
三、建立學(xué)籍檔案分類的合理化
檔案建設(shè)的分類應(yīng)遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學(xué)籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學(xué)生報到、學(xué)校復(fù)查，復(fù)查合格后注冊、發(fā)放學(xué)生證的檔案；二是學(xué)生成績檔案，包括學(xué)生正常成績的記載及補考成績的記載等；三是學(xué)生學(xué)籍變更的檔案，包括學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)事宜的處理及相關(guān)檔案；四是畢業(yè)證書發(fā)放的檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標(biāo)準(zhǔn), 結(jié)合學(xué)校和部門實際進(jìn)行分類,并嚴(yán)格按類立卷,以便查找。
四、建立學(xué)籍檔案管理的信息化
篇12
一般情況下，學(xué)籍檔案屬于學(xué)校中非常重要的檔案管理工作，在學(xué)校開展教育工作中具有非常重要的意義。做好文書檔案管理工作，對人們從教者來說是非常關(guān)鍵的職能體現(xiàn)。隨著國家經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，人民的生活水平也在不斷的提升，人民看重經(jīng)濟發(fā)展的同時，還更加注重對老年人的關(guān)心關(guān)愛。所以，老年人的娛樂活動項目也在逐年的增加，老年大學(xué)的發(fā)展趨勢也就越來越紅火，雖然老年大學(xué)發(fā)展得越來越好，但在學(xué)籍管理上也存在著一些問題影響著它的發(fā)展。第一，老年大學(xué)學(xué)籍管理普遍存在形式化的陋習(xí)。因為思想意識不高，師生沒能真正重視學(xué)籍檔案管理的作用，近年來，中國老年人的人口數(shù)量明顯增大，而且現(xiàn)在年輕人的工作壓力也相對較大，這也影響他們關(guān)注父母在老年大學(xué)的時間、精力。一是兒女的疏忽，二則是老年人自身不太了解情況，三是老年大學(xué)中工作人員一味求簡單的辦公模式，沒有重視學(xué)籍管理工作的重要性，導(dǎo)致了老年大學(xué)學(xué)籍管理普遍存在一個“形式化”的陋習(xí)。在人們平時的工作中，存在很大一部分老年人在學(xué)期結(jié)束后，才發(fā)現(xiàn)自己有很多應(yīng)該學(xué)習(xí)的內(nèi)容沒有涉獵到，這讓他們感覺到非常的遺憾。[1]第二，管理人員積極工作態(tài)度不高。因為老年人的受教育程度普遍不高，思想意識不夠與時俱進(jìn)，所以他們對現(xiàn)在很多工作的概念不太清楚，而現(xiàn)在存在一些老年大學(xué)檔案管理的工作人員，利用老人們的這一點薄弱，懈怠工作，一味的追求快速完成工作，簡單的錄入信息就當(dāng)即完成了檔案管理，記錄頁面沒有詳細(xì)的老年學(xué)生信息檔案。導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理信息化程度偏低、或信息不完整等現(xiàn)象。在這種不健全的信息管理組織下，人們最怕遇到的問題是，一旦有組織或部門需要到檔案室查看相關(guān)的學(xué)籍檔案，工作人員將無法給出較為詳盡、較為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。將會給后期的工作帶來不必要的麻煩。[2]第三，老年大學(xué)學(xué)籍管理程序信息化不高。隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時代已經(jīng)全面的來領(lǐng)，網(wǎng)絡(luò)的誕生方便的人民的生活的同時，還在一定程度上為人們的工作做出了貢獻(xiàn)。比如說，信息管理這一塊，網(wǎng)絡(luò)化的信息管理不僅儲存信息容量更大，而且更容易查找，信息更容易攜帶，這大大地提高了工作人員的工作效率。雖然網(wǎng)絡(luò)信息時代有許多的好處，但就目前國內(nèi)老年大學(xué)校內(nèi)的情況而言，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理程度還不高，這也就嚴(yán)重地影響了老年大學(xué)學(xué)籍管理工作的順利進(jìn)行。[3]
三、老年大學(xué)學(xué)籍管理改革措施
第一，建立健全學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)。建立或者健全學(xué)生學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)，想要建立健全的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，首先人們要保證學(xué)生基本信息的健全與完整，核對新生的基本數(shù)據(jù)，姓名、身份證號碼、性別等相關(guān)信息，是否與學(xué)校校的現(xiàn)有數(shù)據(jù)一致；然后就涉及管理系統(tǒng)的完善，從老年人的生活習(xí)慣、性格特點、興趣愛好等方面入手進(jìn)行記錄，也會提高人們學(xué)籍檔案管理的工作效率。第二，加快網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理模式。隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)進(jìn)入人們的生活、學(xué)習(xí)當(dāng)中，在檔案管理的工作中如果能夠充分地利用網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)勢將大大的提高工作人員的工作效率，也將為檔案管理的調(diào)取帶來方便、快捷。加快網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理模式除了有以上的優(yōu)點以外，還可以改變傳統(tǒng)的記錄模式，做到文字信息、圖片信息、聲音信息的相結(jié)合。形成一個更加完整的信息系統(tǒng)。所以，為了能夠更好的服務(wù)老人大學(xué)的生活，人們應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理模式。第三，加強與學(xué)生之間的交流。加強與學(xué)生之間的交流，了解老年學(xué)生的需求，了解老年學(xué)生的內(nèi)心世界，將給人們收集老年人信息帶來更方便、更真實的渠道，有助于人們在老年大學(xué)中工作的進(jìn)展。人們在開辦老年大學(xué)的時候，要充分了解老年人整個年齡的心理及身理特征，在生活中從心理與身理兩方面關(guān)心他們，拉近人們與老年人之間的距離。這樣不僅有助于人們完善學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作，還能進(jìn)一步改善老年人的心理愉悅程度，讓他們在學(xué)校里擁有開心、快樂的學(xué)習(xí)環(huán)境。這也對人們學(xué)籍檔案管理工作有非常大的幫助。
四、結(jié)束語
人們作為老年大學(xué)工作人員，應(yīng)該正確的、樂觀的面對前老年大學(xué)檔案管理工作中存在的問題，科學(xué)的分析問題所存在的原因，努力找到解決問題的方法。然后在問題的基礎(chǔ)上，提出了提高文書檔案管理水平的措施。通過探究，文書檔案管理工作是企事業(yè)單位的管理向規(guī)范化、科學(xué)化和制度化發(fā)展的重要標(biāo)志。所以，人們一定不能忽視這方面的問題。通過提升對校師生對學(xué)籍檔案管理工作的重視力度，完善相關(guān)制度，且借助現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作，讓其呈現(xiàn)良性發(fā)展態(tài)勢。是人們不斷發(fā)展學(xué)籍檔案管理的目標(biāo)。
作者:趙明輝 單位:山東省青州市老年大學(xué)
參考文獻(xiàn)：
篇13
一、電大開放教育學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
電大開放教育學(xué)籍檔案管理方式，利用高效的信息化處理技術(shù)，可以更加有效提高辦公效率，并充分保證學(xué)員學(xué)籍檔案的安全性，具有以下諸多利用優(yōu)勢：層次化學(xué)籍管理，突出不同專業(yè)、類別學(xué)員學(xué)籍檔案管理，利于電大開放教育學(xué)籍檔案管理的歸檔工作；電子規(guī)模化的數(shù)據(jù)錄入，在有限工作時間內(nèi)實現(xiàn)最優(yōu)工作效率，提高電大學(xué)籍檔案管理工作效率；信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)更能有效實現(xiàn)檔案資源的共享，通過全國各電大元宵的資源信息整合工作，集中學(xué)籍檔案管理工作。當(dāng)前的電大開放教育學(xué)籍檔案管理工作，在實現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化與系統(tǒng)化學(xué)籍檔案管理的同時，由于學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的復(fù)雜性，存在許多復(fù)雜問題：電大學(xué)籍管理人員對管理系統(tǒng)不夠熟悉，降低學(xué)籍管理工作效率；信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)具有復(fù)雜性與時效性，管理人員需要定期檢查更新管理系統(tǒng)，否則會出現(xiàn)系統(tǒng)過時導(dǎo)致的學(xué)員信息被注銷情況；信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的運用減輕了管理人員工作負(fù)擔(dān)，但同時也使管理人員工作態(tài)度松懈，認(rèn)為機器可以完全代替人力，不認(rèn)真對待學(xué)籍檔案管理工作，造成許多細(xì)小環(huán)節(jié)失誤。另外，電大開放教育學(xué)籍管理系統(tǒng)中學(xué)員學(xué)籍檔案管理與學(xué)校招生、教學(xué)、考試等部門統(tǒng)一運作，管理系統(tǒng)又復(fù)雜龐大，其中某一細(xì)微環(huán)節(jié)出問題就會引發(fā)“蝴蝶效應(yīng)”，導(dǎo)致整個教學(xué)系統(tǒng)出現(xiàn)運作障礙。
二、電大開放教育學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化策略
（一）學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)優(yōu)化
學(xué)籍檔案管理人員的思想政治、工作態(tài)度以及專業(yè)知識等各個方面素質(zhì)，是影響電大開放教育學(xué)籍檔案管理工作效率的主要原因之一，管理人員需要嚴(yán)抓學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)問題，定期進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)拓展工作。以此可以通過學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的優(yōu)化提升，促進(jìn)其樹立積極端正的工作態(tài)度，提高其對學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)的操作熟練性，有效優(yōu)化電大開放教育學(xué)籍檔案管理整體效率。
素質(zhì)培訓(xùn)主要包括專業(yè)知識技能培訓(xùn)、思想政治素質(zhì)教育與工作態(tài)度樹立引導(dǎo)幾大重點：專業(yè)知識技能培訓(xùn)要求著重于工作人員對學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)的認(rèn)知，通過定期的知識傳輸與僅能操作訓(xùn)練，加強其對學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)操作的熟練性；思想政治素質(zhì)教育主要要求對信息錄入人員的思想教育，防止一些學(xué)員不正當(dāng)目的賄賂工作人員修改成績等情況的發(fā)生，抵制此類惡習(xí)；工作態(tài)度樹立引導(dǎo)培訓(xùn)則需要工作人員的積極配合，引導(dǎo)其端正工作態(tài)度，提高工作責(zé)任心與積極性，使其認(rèn)真對待學(xué)籍檔案管理工作。
（二）學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)加強
學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在整個電大開放教育學(xué)籍檔案管理中，處于最為重要的核心地位，管理人員需要不斷與時俱進(jìn)，更新系統(tǒng)，完善學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中的缺陷，實現(xiàn)更加完善的電大開放教育學(xué)籍檔案管理工作。信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中主要是通過對學(xué)員學(xué)籍中各類信息的分層管理，實現(xiàn)信息化學(xué)籍檔案管理，管理人員需要積極投入信息化管理系統(tǒng)，并定期檢查問題，進(jìn)行性能測試，以便出現(xiàn)問題及時解決并做好故障預(yù)防工作。管理人員還需定期更新系統(tǒng)，避免由于系統(tǒng)更新不及時造成的學(xué)員學(xué)籍信息被注銷等嚴(yán)重故障。
其次，管理人員還需要將學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與分層化的管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，并加大監(jiān)控力度，保證學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的安全性。電大開放教育學(xué)籍檔案信息化管理工作中，需要對信息化系統(tǒng)進(jìn)行準(zhǔn)確的風(fēng)險評估，制定相對嚴(yán)格的監(jiān)控系統(tǒng)，采用物理隔斷與網(wǎng)絡(luò)防火墻等嚴(yán)密措施，保全電大學(xué)員學(xué)籍等重要信息的儲存安全性。通過以上綜合性的系統(tǒng)加強措施，可以有效完善學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性，提高信息化管理系統(tǒng)的整體運作效率，減輕學(xué)籍檔案管理工作人員的工作壓力，從而達(dá)到綜合提高電大開放教育學(xué)籍檔案管理工作效率的目的。
（三）學(xué)籍檔案管理制度完善
通過學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的優(yōu)化、學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的更新完善措施，管理人員還需制定完善、嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理制度。制度中需要根據(jù)電大開放教育學(xué)籍檔案管理工作的需求，完善學(xué)籍檔案的錄入、收集、整理與歸檔各個具體環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)化管理。如此可以有效實現(xiàn)學(xué)員各類具體信息的準(zhǔn)確化，保證學(xué)籍檔案如案例、錄入與歸檔等工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。
管理人員還可以通過制定嚴(yán)格的績效考核制度方式，嚴(yán)格要求學(xué)籍檔案管理工作人員的日常工作，嚴(yán)格檢查工作人員在學(xué)籍檔案管理工作中的表現(xiàn)以及出錯情況，嚴(yán)格要求其對學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)知識的充分掌握，通過績效考核給予工作人員相應(yīng)的獎懲，提高工作人員工作積極性與緊迫性。從而可以有效確保電大開放教育學(xué)籍檔案管理工作人員較好的工作素質(zhì)，提高學(xué)籍檔案管理工作的整體工作效果和質(zhì)量，實現(xiàn)高質(zhì)有效的電大開放教育學(xué)籍檔案管理工作。
三、結(jié)束語
電大學(xué)籍檔案管理目前應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，有效實現(xiàn)辦公的自動信息化，提高工作效率。介于當(dāng)前系統(tǒng)中其中存在的種種問題，學(xué)籍檔案管理人員需要不斷完善自身效率，定期檢查管理系統(tǒng)，并不斷致力于研發(fā)創(chuàng)新性的電大開放教育學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的獨立性，避免其受管理中其他環(huán)節(jié)的影響，實現(xiàn)最優(yōu)工作效率。
參考文獻(xiàn)：
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