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時代不斷向前發展，經濟體制改革不斷深入，這使得社保部門亟需進行新一輪的改革。退休人員社保檔案管理是社會保險工作的重要部分，必將推動著社保工作的發展。因此，如何完善退休人員社保檔案管理工作成為我們面臨的一重大課題，探討分析退休人員社保管理檔案工作有著其獨特的意義。我們在研究中發現目前退休人員社保檔案管理工作中存在的問題，并及時針對問題提出應對措施，積極改進其不足之處，在實踐中不斷創新，從而促進我國退休人員檔案管理水平的提高。
1、縱觀退休人員社保檔案管理現狀
1.1退休人員社保檔案管理的內涵
退休人員社保檔案管理是指對退休人員參保繳費經辦過程中形成和給付保險金的處理過程中的歷史數據加以保存并管理的過程。退休人員社保檔案記錄了保險業務，成為享受社會保險待遇的主要憑證，同時也為調整養老金待遇等事項提供證明。而檔案管理工作即對退休人員參加社會保險的各項事宜數據保存并整理，統一規范地加以有效管理，從而為退休人員社保提供全面便捷的服務。
1.2退休人員社保檔案管理的作用
退休人員社保檔案管理工作有憑借其獨特的優越性，為社會保險工作提供優質的服務，為社會保障體系的發展奠定良好的基礎，有力推動社會的發展。由于退休人員社保檔案記錄著退休人員的基本信息和保險業務等重要信息，它將成為確定退休人員享受待遇標準的關鍵依據，因此退休人員社保檔案管理將促進社會保險工作有序開展，同時推動整個社會保障體系向前發展，為社會健康穩定發展發揮著巨大作用。
1.3退休人員社保檔案管理的問題
目前我國退休人員社保檔案管理起步較晚，發展較不成熟，仍然存在著較多的問題。從根本上來說，我國相關部門對退休人員社保檔案管理工作的重視程度不夠。退休人員社保檔案管理工作與普通的文書工作不同，收集的資料信息單一重復，其作用效果很難在短時間內顯現出來，大家無法看到其實用價值，很多人甚至不知道退休人員社保檔案管理工作的意義所在。相關機構及管理人員在思想上有一定的懈怠，在工作上處于應付的狀態，使得大部分檔案管理工作只是流于形式，沒有實質的作為。同時，退休人員社保檔案管理機制不健全，制度尚未完善，其檔案管理工作秩序較為混亂，導致社會保險工作與單位或企業的交流溝通產生障礙，信息流通不順暢，工作效率大大降低，阻礙社保工作的發展。退休人員社保檔案管理人員的素養也有待提高。目前退休人員社保檔案管理人員的素質普遍偏低，他們沒有接受系統的檔案管理方面的知識教育，往往缺乏社保檔案管理方面的專業知識，沒有很好地掌握業務技能，不能有效解決社保檔案管理工作中出現的問題，管理方法欠妥，管理意識淡薄，不能適應現代社會的發展，使得社保檔案管理工作經常出現差錯，影響退休人員社保檔案管理工作的有序開展。除此之外，目前社保檔案管理工作中的基礎設施亟需加強，其工作中缺乏相應的設施，使得檔案管理工作效率得不到有效的提高。
2、完善退休人員社保檔案管理發展
2.1彌補退休人員社保檔案管理的缺陷
針對目前退休人員社保檔案管理工作中存在的問題，我們積極應對，努力彌補管理中存在的缺陷。我們需要不斷提高相關部門對退休人員社保檔案管理工作的重視程度，有關領導及管理人員應該以發展的眼光看待社保檔案管理工作，認清社保檔案管理帶來的實際效益，從而在思想上加以足夠的重視，使得檔案管理工作落于實處，切實解決實際問題，為社保工作提供更好的服務。而在退休人員社保檔案管理機制方面，我們需要積極完善管理制度，健全管理機制，從而穩定社保檔案管理工作秩序，使社會保險工作與單位或企業之間進行及時的溝通，保持信息的暢通，為社保工作的正常運行打下堅實的基礎。同時，針對退休人員社保檔案管理人員素質偏低的問題，我們需要進行一系列的進程來不斷提高檔案管理人員的素養水平。單位或企業應該定期組織相關培訓，對社保檔案管理人員傳授系統的專業知識，灌輸管理意識，使其不斷提高自身的專業素質、業務素質和職業道德修養，拓寬社會保險工作知識面，不斷提高檔案管理人員的管理水平和業務技能，以此推動退休人員社保檔案管理的發展，提高其管理水平。針對社保檔案管理工作基礎設施不完善的問題，國家需要加大對社保檔案管理的支持力度與資金投入，不斷完備檔案管理的軟件和硬件設施，提高工作配置，從而大幅度提高工作效率，促進退休人員社保檔案管理的長遠發展。
2.2改進退休人員社保檔案管理的工作
我們需要在實踐中探索，及時改進退休人員社保檔案管理工作，將檔案管理與社會保障事務社會化相結合，增強退休人員社保檔案管理的實用性。通過社保檔案與社會保障事務的融合，為社會保障工作提供有力的支持，兩者相互合作，相互交流，使得信息交匯，社保檔案管理工作可以根據社會保障事務及時改進其不足，更好地符合社會政策，貼近社會實際情況，使之更好地適應社會的發展。
2.3創新退休人員社保檔案管理的模式
目前我國的退休人員社保檔案管理工作處于較為基礎的階段，尚未擺脫傳統模式的束縛。我們需要對其加以創新發展，創造社保檔案管理新模式。在現代科技高速發展的今天，我們可以借助計算機信息技術來推動社保檔案管理的發展。我們可以運用計算機強大的程序功能，建立一個專門的退休人員社保檔案管理系統，將數據保存、整理、分析等過程合為一體，建立起完善的電子檔案，方便信息的查詢與管理，極大地提高工作效率，促進退休人員社保檔案管理水平的提高。
3、展望退休人員社保檔案管理前景
盡管目前我國的退休人員社保檔案管理中存在著一定的不足，其管理水平有待提高，但是我們仍然有理由相信，在我們的積極探討下，通過持續的努力，通過對問題的及時改進，通過對檔案管理模式的不斷創新，退休人員社保檔案管理水平必將提升到一個新的梯度，其前景必然是光明的。
結語
現如今，社會不斷發展，經濟體制改革隨之逐漸深化，目前的社會保險體系顯然已經跟不上時代的步伐，社保部門必須通過一系列的進程來適應現代社會的發展。我們從退休人員社保檔案管理工作入手，以此推動社保工作整體的發展。通過積極探討退休人員社保檔案管理，我們找出其中存在的問題，正確對待問題并加以思考，及時彌補其不足之處，積極改進退休人員社保檔案管理工作，不斷創新社保檔案管理模式，從而促進我國退休人員社保檔案管理的長遠發展。
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2.基礎設施薄弱。
國家社會保障部門的調查數據顯示，在企業的退休人員檔案管理工作中，基礎設施存在諸多欠缺問題，與現代化檔案管理模式無法良好接軌。其中主要體現在工作環境簡陋，部分地區甚至缺少放資料的庫房，將資料隨意放在辦公室和臨時租借的地方，那些地方的防火、防潮、防蟲措施都不完善，極易造成檔案損失的情況。在檔案庫房缺少的情況下，檔案資料被存放在箱子里，不便去查詢和檢索，加上管理人員態度惡劣，相關資料很容易遺失遺漏。對上述問題，根本原因還是缺少經費保障，無論是人員建設、部門基礎設施建設還是庫房建設，都需要相應的資金投入來實現。
3.缺乏行之有效的管理機制。
許多企業的退休人員檔案管理由企業繼續管理，并沒有交給當地的社保經辦機構管理，這就出現了管理人員多重化的問題。參保的資料通過社保機構管理，退休的檔案由企業來管理，這期間的信息溝通容易出現問題。容易造成社保與企業的資料調查困難。一個人的退休檔案和保險資料分別在不同機構保管，且管理方案大相徑庭，致使退休人員的合法權益無法得到充分保障。
4.辦公人員素質差。
在社會競爭日益激烈的當下，企業人員管理應該更加注重經濟效益，檔案管理疏漏，使得檔案管理工作處于被動階段。從目前從事企業退休人員檔案管理的員工看，其對檔案管理的認識也存在諸多不足，沒有提升自身專業素養的意識，在整個單位中對檔案管理工作極為消極，認為只要把資料擺放好就可以。對于退休人員的檔案管理，企業的相關部門重視度也不高，很多企業采用原始的手工管理方式，檔案管理人員大多數都是身兼數職，在專業素養和文化知識方面都很難滿足現階段檔案管理建設的需求。
二、做好退休人員檔案管理工作的建議
1.建立行之有效的管理制度。
要想確保退休人員檔案管理工作有質量地完成，需要建設相關的規章制度，規范退休人員的檔案管理，在接受工作流程中要規范資料存儲，建立相應的管理制度，通過登記、整理、歸檔和錄入等手段有效完成作業。在企業人移交退休人員檔案內容時，要嚴格按照規章制度來完成，逐一進行工作登記。在接受分揀時也要每個都清點、校對再驗收，同時要完善檔案信息登記表。登記表上缺少相關內容，但確實存在的某份檔案，要及時補齊；針對登記表上已經記錄，但找不到相關資料的，要及時更正。相關單位領導要積極審核，在登記表上簽字蓋章，明確檔案內容，確保檔案交接工作的規范化和科學化。
2.建立電子檔案。
建立電子檔案需要做好數據的備份工作。電子檔案事實上就是將退休人員的信息錄入計算機內，通過檢索系統輕松地調查退休人員的檔案，避免反復拆卷挑選，提高檔案檢索效率。與此同時，要堅持檔案服務的原則，適當地增減內容，盡量減少調檔，以有效提升電子檔案的利用效率。針對已經錄入的電子信息要進行計算機硬盤備份，確保數據安全。
3.做好退休人員的服務工作。
檔案管理中心是退休人員和社會保障管理的服務窗口，一方面要做好檔案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查詢服務。在日常工作中，查詢檔案會出現人員復雜情況，也會出現一些弱勢群體，這要求工作人員換位思考，體諒弱勢群體以及前來查詢人的心情，想人民之所想，特殊情況要善于應變。工作過程中首先要保證好自身的工作效率，及時準確地為前來查詢的人員提供服務，能辦理的盡快辦理，不能辦理的要清晰說明原因和理由，獲得大眾諒解，盡量避免和大眾起沖突，真正做到為人民群眾服務。
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退休人員管理是我國經濟發展初期國企辦社會職能的表現形式之一，隨著市場經濟改革的不斷深入已經逐漸成為國企轉型升級的制約。2019年，中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于國有企業退休人員社會化管理的指導意見》，在全國范圍內推行國企退休人員社會化管理，退休人員人事檔案同步移交。
(一)助力國企職能定位轉變
我國的國有企業在其發展過程中曾經承擔了大量的公共性職能，除了需要完成生產任務、實現盈利目標外，還具有退休人員管理，國企辦教育、國企辦醫療，職工宿舍物業與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導致企業負擔過重，嚴重拖累了生產效率。剝離企業辦社會職能是國有企業改革的核心。目前，國企職工住宅家屬區“三供一業”與教育、醫療職能移交改革已經基本完成，推進國企退休人員社會化管理是深化國有企業改革的重要課題，有助于理順政府與國企的職責界限，使國企從公共性職能中解放出來，集中精力專注主營業務，提高市場競爭力。
(二)提高檔案管理服務水平
國有企業檔案管理部門并不是專業化的檔案管理機構，由于各企業管轄的自身退休人員人事檔案數量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導致許多企業并不能從“按崗選人”的原則出發，而是選擇讓不具有檔案專業背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業人員業務素質不高，缺乏必要的上崗培訓與繼續教育，無法適應新時代國企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業的盈利增長點，許多企業高管對檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏更新檔案管理設施設備的動力，一些企業的檔案室都未能按要求配備除濕機和防火器材等，造成紙質檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國企退休人員人事檔案實行社會化管理可以有效地改善這種現實情況。政府部門對轄區內的所有國企退休人員人事檔案進行集中管理，管理規模與檔案總量遠超以前單個企業管轄的體量，有助于形成規模效應，還可以利用采購談判低價采購設備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規范化的檔案業務培訓，優化績效考核方案，通過交流協作營造工作人員之間比、學、趕、超的良性競爭氛圍。
(三)保障企業退休人員利益
由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達法定退休年齡、辦理退休手續的時間節點是企業人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國企人事檔案在人員退休審批結束后就毫無用處了，但實際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權確認、社會保障權利證明等方面，對人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據有關學者的統計，國企退休人員人事檔案的利用機構(人)中，社會保障部門占比最大。換言之，在國企退休人員人事檔案社會化轉型之后，社會保障部門(退管經辦機構)既是檔案的管理機構，也是利用檔案頻率最高的機構，有助于社會保障部門(退管經辦機構)從檔案用途的角度出發，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時調整檔案類目，重塑管理流程，使國企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務，從而有效保障國企退休人員的合法權益。
二、國企退休人員人事檔案移交可行性
國企退休人員人事檔案移交社會化管理工作時間緊、任務重，管理模式變動大，涉及國企退休人員人數眾多。在退休人員人事檔案移交過程中，國企和人事檔案接收機構要以“送出去”“迎進來”的姿態，主動銜接，熱情服務，打消國企退休人員的顧慮。
(一)做好政策宣傳與咨詢服務工作
國企退休人員人事檔案移交實施社會化管理離不開國企退休人員的理解和支持。由于國企退休人員人事檔案管理的模式運行已久，許多退休人員不理解改革的動因，容易產生檔案移交實行社會化管理可能會影響退休人員待遇的擔憂。政策宣傳與咨詢服務可以幫助國企退休人員充分了解實施退休人員人事檔案社會化管理的優點，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時，國企退休人員人事檔案移交實施社會化管理也是一次促進檔案業務“供給側”與“需求側”交流融合的改革契機，政策宣傳過程中能夠收集到大量國企退休人員的意見建議，也可以為檔案管理部門改進服務質量提供思路和依據，進而有助于促進由“政府、群眾、檔案”新型三元互動模式取代傳統的“政府、檔案”二元互動模式，有效提高行政效率。
(二)制定科學合理的移交方案
在實施國企退休人員人事檔案社會化轉型之前，由于國企退休人員人事檔案是由企業自行管理的，導致人事檔案管理的質量參差不齊，檔案接收機構對各個國企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開展國企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機構需要開展調研和溝通銜接，摸排底數，列出責任清單，明確目標任務。要積極了解掌握各移交企業退休人員人事檔案管理的現狀，依據移交人事檔案的總量、行業類別、社保歸屬地等進行歸納分類，制定下發具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經辦流程、時間安排。還要認真開展政策培訓，組織重點國企人事檔案管理人員召開政策宣講會，提高國企檔案移交工作人員的業務經辦能力。同時按照時間表倒排工作，掌握進度，限時完成，保證國企退休人員人事檔案社會化管理改革有條不紊、忙而不亂。
(三)簡化檔案移交流程
檔案接收機構接收到國企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區)，同時開展人事檔案信息化加工。要暢通移交業務流程，在移交過程中，檔案直接在國企與檔案接收機構之間進行流轉，企業退休人員本人不用辦理任何手續，只需在接到社區通知后到社區報到并確認相關信息。
(四)加強檔案移交中的過程控制
為保質保量完成國企退休人員人事檔案移交任務，檔案管理部門應及時落實國企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標、工作要求，實施風險防范預案，對檔案移交接收工作認真進行查漏補缺。一是建立通報機制，對考核范圍中的重點企業形成移交情況進度報表，定期通報情況；二是建立督查機制，對各檔案接收機構按行政區劃歸屬進行工作督查，加強溝通，及時指導。
(五)設置過渡期，確保平穩移交
國有企業涉及的行業范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規范，實行統一管理難度較大。國企退休人員人事檔案管理的社會化轉型打通了檔案管理的前后端，促使各企業按照統一的標準及時歸檔、合理組卷、規范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關國有企業在過渡期內保持一定力量協助檔案接收機構做好企業退休人員人事檔案社會化管理服務的協調工作，如有檔案材料缺失需按規定進行補充或提供情況說明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。
三、國企退休人員人事檔案日常業務改革
檔案移交只是國企退休人員人事檔案社會化轉型的第一步。社會保障部門(退管經辦機構)成為國企退休人員人事檔案的管理部門之后，日常為企業退休人員提供檔案整理、查詢、調動、出具證明等服務，需以“就近辦、簡化辦、網上辦”為要求，推進窗口服務工作標準化、規范化、制度化建設，不斷提升企業退休人員的滿意度。
(一)流程再造
傳統的檔案政務服務模式以檔案服務機關的職能為中心，檔案管理人員具有資源優勢與政務權利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進，傳統的檔案政務服務模式已經無法適應新時代社會經濟發展的要求。近年來，“一窗受理”成為政務服務領域的熱點名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對面服務的場所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機構對外辦事部門都以方便群眾辦事為目標，將原本的各分項業務辦理窗口統一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業務部門對綜合窗口工作人員進行業務培訓，使每一個綜合窗口都可以經辦國企退休人員人事檔案業務。另外，安排領導干部輪流到辦事大廳值周，負責向前來辦事的外來人員提供引導、政策解釋、陪跑服務；實行窗口工作人員錯時上下班制度，實行中午時段窗口對外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時間等，這些都是提高檔案服務質量的有益嘗試。當然，“一窗受理”不應僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應該借“一窗受理”完成檔案政務服務的流程再造，使其成為“政府再造”的契機。“政府再造”理論是當下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過對政府行政部門與公共管理組織績效的根本性變革轉型，大幅提升效能、服務能力、創新能力與適應能力?！罢僭臁币裱矊?，檔案管理部門應以便民利民為出發點，最大限度地簡化辦事環節，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務效能。
(二)精簡相關材料
應從企業、群眾的辦事需要出發，精簡國企退休人員納入社會化管理服務審核所需材料。比如，社會保障部門(退管經辦機構)可以利用信息化手段獲取國企退休人員的基礎信息，從而取代傳統的由退休人員手工填寫各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業務的平均辦結時間，為“一窗受理”提速增效。
(三)檔案數字化
在傳統的檔案管理模式下，紙質檔案要實現在各部門間的流轉共享就必須通過“調檔”的方式進行，檔案材料流動緩慢且利用效率低下。如果業務申辦發起地與檔案保管地距離較遠，經常需要耗費更多時間，無法“即辦即走”。因此，要實施改革，就需要信息技術的協助。檔案數字化是大數據時代檔案管理的發展方向，是指通過使用掃描儀等設備，將紙質檔案進行加工使其轉變為數字圖像存儲在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內在聯系，把數字圖像和目錄數據用關聯關系連接起來的處理過程。國企退休人員人事檔案移交實行社會化管理以后，可以分批次進行檔案數字化。一方面，檔案數字化以紙質檔案為基礎，有助于形成倒逼機制，促使檔案管理機構及時做好紙質材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準確真實、類目完整；另一方面，檔案數字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務信息的公開，實現檔案資源的互聯互通。
(四)打通檔案信息共享壁壘
國企退休人員人事檔案是企業退休人員人生經歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國企退休人員人事檔案移交實行社會化管理以后，凡是涉及行政業務的事項，如有關高齡、勞模、政治面貌、高級職稱等信息的數據采集，都可以在檔案移交環節完成，不再需要辦事企業與群眾自行填寫，實現讓數據“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統網絡延伸到社區，在行政審批權限范圍內實現信息共享，通過多部門合作使檔案異地查詢、檔案業務異地“一窗受理”成為可能。
四、社會化轉型的成效與展望
國企退休人員人事檔案管理社會化轉型有效提高了企業與退休人員辦理檔案業務的便捷性，推動了檔案數字體系的構建與公共服務理念的轉變；同時，也對經辦機構的檔案管理能力提出了新的要求。開放且充滿活力的政府、從群眾需求出發的服務理念，以及不斷提升的信息化水平是社會化轉型改革成功的關鍵所在。一方面，檔案管理部門應鞏固現有改革成果，保持與國有企業的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應注意分析國企退休人員人事檔案管理中出現的新形勢、新問題，不忘初心，與時俱進，努力完善健全檔案管理機制，更好地為企業退休人員服務。
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國家的發展離不開老一輩無產階級的奮斗，同樣企業的發展也同樣離不開那些離退休人員?？梢哉f沒有他們的辛苦奮斗也就沒有企業的今天。而然，在他們退休以后企業卻不再重視他們，以至于對于他們的檔案管理也沒有引起足夠的重視。主要表現在以下幾個方面：
1、 與在職員工相比他們的檔案被隨處安放
今天的企業為了更好的生存競爭都非常激烈，似乎每天都有企業倒閉或者面臨倒閉。對于這些企業的離退休人員檔案幾乎無人問津，甚至有些人的檔案早已經不知去向，再加上國家政策的改變致使很多人都被迫退休，他們的檔案也同樣得不到合理的保護。
2、 環境簡陋、材料缺失
由于在檔案管理中經常出現資金不足的情況導致工作人員只能將離退休人員的檔案放置在箱子里而無法為離退休人員建立一個專門的檔案庫來保管他們的檔案。再加上企業的不重視導致檔案管理人員拿到的檔案材料殘缺不全從而為這部分人的檔案管理工作帶來困難。
3、 管理人員不合格
無論是破產企業的檔案管理人還是社區的檔案管理人員，由于都沒有進行檔案管理方面的培訓，所以管理能力相對較差甚至有些管理人員根本達不到管理的資格。
4、 企業離退休人員的檔案仍然用最原始的方式進行管理
由于企業的不重視致使這部分人的檔案依然采用手工方式進行管理，而沒有考慮到這部分人的價值從而更好讓他們為企業進行服務。
二、加強企業離退休人員的檔案管理的重要性
1、 從民族傳統方面看：中華民族從出現到今天已經走過了五千多年的發展歷程，五千多年里形成了許多傳統美德廣為流傳，其中尊重老人愛護老人就是非常重要的一條。企業離退休人員從年齡上講都是老年人，而讓老年人安度晚年正是我國一直倡導的目標。所以為了能夠讓他們度過一個安詳的晚年必須要加強他們的檔案管理和服務工作。
2、 在離退休的企業職工當中，有些可能是因為年齡或者身體方面的原因不能再繼續勝任工作。另外還有大多數人員他們有實力也有能力更愿意為企業的建設貢獻自己的一份力量。為了能夠讓這些老年人更好的為企業發展和建設服務也要加強他們的檔案管理和服務工作。。
3、 與年輕的職工相比離退休人員更有經驗和閱歷，尤其是工作在一線的離退休人員技術水平更是毋庸置疑。對于這些人企業只要稍加指點他們就可以為企業創造價值，企業重新招用他們也可以在一定程度上緩解社會的壓力。所以，加強對離退休人員的檔案管理工作不論是對企業、離退休人員自身還是國家來說都是有利的。
三、 怎樣加強企業離退休人員的檔案管理
既然離退休人員對于企業的發展存在這么多好處那么應該怎樣加強企業離退休人員的檔案管理工作呢？筆者認為可以從以下幾點入手;
1、 完善檔案管理機構和體制
要想對離退休人員的檔案進行管理首先要完善檔案管理的機構。具體應該做到政府要建立一個專門的機構來管理離退休人員的檔案，并且為每一位離退休人員建立專門的檔案數據庫。這樣一來既防止了離退休人員的檔案無故丟失也避免了材料不全而無法讓這部分人更好的為企業進行服務的麻煩，同時也可以
轉貼于
避免隨意領取養老保險金等問題的幾率，還可增進軍民感情，真正實現離退休人員的檔案管理與社會服務相連接。
2、 建立一支專門的隊伍加強企業離退休人員的檔案管理
可以采取內部選撥和社會招聘兩種方式來尋找離退休人員檔案管理方面的人才，爭取從中挑選出一批思想覺悟高、專業技術強、文化程度相對達標并且喜歡檔案管理工作的一群人員來加強檔案管理工作。并且對這部分人定期進行考核并按照考核程度分配職務，從而真正把企業離退休人員的檔案管理與社會服務結合起來。
四、 改變以往對待離退休人員的觀念
要想真正做好企業離退休人員的檔案管理工作必須要改變一下兩種觀念：
1、 離退休人員的檔案已經沒有用處了。社會上普遍存在著無視離退休人員的檔案的現象，認為他們應經老了根本沒有任何價值了對于他們的檔案管理根本不用去加強管理。這是一種非常錯誤的想法，加強他們的檔案管理首先對社會有用其次可以更好的體現黨的政策。
2、 企業離退休人員的檔案無法歸類?，F在普遍存在著離退休人員的檔案不知道如何歸類的情況，其實這種想法也是不對的。離退休人員的檔案對于我們年輕人來講是一筆很大的財富，他們的經驗教訓都可以對我們今后工作的正常開展起到不可替代的作用。因此我們一定要保護好企業離退休人員的檔案。
五、 加強企業離退休人員檔案社會化服務
檔案的管理是為了更方便地服務于檔案的利用，做好企業離退休人員的檔案管理工作最終目的是為了更好地服務于廣大離退休人員，更快地實現離退休人員社會化管理。所以，企業離退休人員的檔案管理與服務是相輔相成、密不可分的一個整體。
企業離退休人員檔案社會化服務內容：
1、退休人員購買公有住房時，根據人事檔案對其工齡認定。
2、退休人員子女入黨時，提供給單位（學校）政審情況。
3、退休人員異地定居遷入戶口時，提供干部履歷表或工人登記表復印件。
4、房屋過戶時，退休人員親屬關系證明。
5、退休人員獨生子女證丟失申領補助費時，提供獨生子女審批表復印件。
6、退休人員的工齡工資、高級職稱、勞模等相關待遇調整。
7、其他有關退休人員檔案社會化服務事項。
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根據《關于轉發勞動和社會保障部等部門(關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見)的通知》的文件精神，各級黨委和政府要充分認識做好社區管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實加強領導，精心組織，統籌規劃，保證工作的順利推進。換句話說，未來幾年，全部企業退休人員都要實行社區管理，而企業退休人員的數量每年都按一定的規模在增長。由于受現有條件的限制，目前許多地方企業退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴等諸多問題，如何解決這一問題是企業退休人員社區管理是否完善的關鍵部分。按照現有企業退休人員的數量計算，如果186萬企業退休人員全部實行社區管理了，每個社保所僅企業退休人員的檔案數量就會達到5886份，再加上失業人員和其他人員，將會給社保所帶來很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺了《北京市實行社會化管理的企業退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關于規范社區管理企業退休人員人事檔案轉移程序有關問題的通知》、《關于劣勢國有退出企業退休人員實行社區管理移交人事檔案有關工作的通知》和《關于在職業介紹及人才服務機構存檔人員辦理退休手續后整理人事檔案管理有關工作的通知》等文件，街道(鄉鎮)社保所在接收企業退休人員人事檔案過程中主要按照這四個文件的規定進行接收，基本實現了檔案管理工作的統一化。
2009年北京市提出“在有條件的區縣、街鎮開展規范整理檔案、統一轉移程序的試點工作”。每個區縣根據各自特點選擇一個街道(鄉鎮)社保所進行試點或在試點的基礎上向全部街道(鄉鎮)社保所鋪開，其中朝陽區、西城區、宣武區和順義區等試點區縣借助檔案局的力量，統一了社區管理企業退休人員檔案的接收標準，解決了社區管理企業退休人員人事檔案不規范，檔案轉移程序不統一、必備材料不齊全等問題。
(二)社區管理企業退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設18個區縣、316個社會保障事務所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區是北京市首家也是唯一在全區范圍內實行企業退休人員人事檔案集中管理的區縣。順義區現有社區管理企業退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個總面積400平方米的檔案庫，檔案庫面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標準安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬份檔案)。順義區檔案集中管理的程序如下：企業退休人員實行社區管理時，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉鎮)社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區勞動服務管理中心集中進行統一管理。
為提高檔案管理效率，實現檔案管理的網絡化、電子化，順義區開發了企業退休人員社會化管理系統軟件，將實行社區管理的企業退休人員基本情況輸入到企業退休人員社會化管理系統軟件中，使街道(鄉鎮)社保所能準確、及時掌握企業退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個退休人員的狀況，只要在網上輸入個人代碼，退休人員的個人信息就清晰準確地呈現在工作人員面前，社會化管理工作者就可以根據工作需要針對有特殊服務需求的退休人員進行具體的服務。而在使用企業退休人員社會化管理系統軟件之前，個人信息的獲取首先要通過各街鎮的負責人去了解，而后再根據所了解的情況，查看其原始檔案記載進行多方查證。電子檔案管理系統的開通，使用時只需在檢索信息欄內輸入關鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無余。
檔案管理與網絡化、電子化相結合增強了區勞服中心與各社保所業務上的橫向聯系，從而實現檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒有實現完全意義上的電子化管理，如每個企業退休人員檔案材料的具體內容并未實現電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實現電子化管理。如何將企業退休人員檔案材料的具體內容實現電子化管理還需要進一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設施都要配備齊全，還需要專業的檔案管理人員，就現有條件來說，企業退休人員的人事檔案如果實行集中管理，市區兩級財政需要投入一定規模的資金才能夠實現。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區管理企業退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉鎮)社會保障事務所。盡管北京市出臺了人事檔案轉移、接收、規范整理的相關文件，但是各區縣街道(鄉鎮)社保所檔案管理軟硬件設施條件不一，管理的標準并不一致。
從對各區縣的調研可以看出，有的區縣或者街道(鄉鎮)投入資金多，軟硬件設施較為完備，檔案管理的標準就高。而有部分街道(鄉鎮)社保所特別是偏遠山區的社保所沒有獨立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規范，遠遠達不到檔案管理所要求的標準。
以西城區展覽路社保所為例，西城區展覽路社保所有獨立檔案室，有效使用面積達到30平米，將五節柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預計容量可延后3～5年。同時，社保所安排兩人按照AB角負責檔案管理工作，保證了專人負責。
分散式管理的優點就在于靈活、便捷，因企業退休人員實行社區管理時，街道(鄉鎮)社會保障事務所要提供相應的管理服務，社保所接收了企業退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉移檔案。退休人員需要查閱檔案時，來社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習慣。
但是，分散式管理的缺點也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無法配備專職及具備專業知識的工作人員，常常是接收了企業退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標準的檔案柜都沒有)，查閱時拿出來，不用了擱置在那兒不管不問，更談不上電子化管理。這種缺乏現代的、科學的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉的完善的社會保障體系有著很大的沖突。
(三)社區管理企業退休人員檔案管理模式存在的問題
北京市通過規范檔案管理制度并開展試點工作解決了檔案管理中存在的一定問題，特別是各區縣根據本區縣的實際情況，選用合適的檔案管理模式，促進了企業退休人員檔案管理工作。但是，通過
對兩種模式的調研、比較和分析，筆者認為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問題，包括思想認識不到位，檔案庫(室)無法滿足日益增長的社區管理退休人員數量，檔案管理人員專業知識不強，隊伍不穩定，人事檔案材料不規范，以及人事檔案管理手段落后。這些問題是檔案管理工作不容忽視的基本問題，只有先解決這些基本性的問題，然后才能夠優化社區管理企業退休人員的檔案管理模式。
二、優化退休人員檔案管理模式的對策分析
筆者認為，根據當前我國檔案管理部門管理基礎建設狀況，結合退休人員檔案管理的特點，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開發離退休人員檔案管理系統軟件
由于企業退休人員檔案來源構成比較簡單，檔案數量不多，服務范圍有限等現實情況存在，再加上社保所繁重的工作任務，資金緊張，缺乏檔案管理的專業人才，導致北京市企業退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規事務性工作，而忽略檔案管理信息化建設工作的開展。
因此針對這種情況，筆者認為應該結合離退休人員的特點，開發離退休人員檔案管理系統軟件。該軟件可參考“順義區退休人員社會化管理系統軟件”，使軟件在功能設計上不僅僅具有存檔的功能，還應該具備儲存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門通過計算機隨時掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時的、符合要求的服務內容，真正實現退休人員的動態管理。為了適應大保障體系的建設，軟件的服務對象應覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區率先實行了區級企業退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經驗。集中管理退休人員檔案的必要性及優勢主要體現在以下幾個方面：
1 集中管理檔案是推進退休人員社會化管理服務的內在要求。社區管理企業退休人員的檔案由分散走向集中，是社會化管理服務工作發展的大勢所趨，可以有效發揮整體優勢，實現管理服務資源科學和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護退休人員合法權益的重要體現。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規范行為的發生，從而保證檔案的真實性和實效性，有效地維護退休人員合法權益。
3 集中管理檔案是強化社會保險工作的基礎手段。集中管理企業退休人員檔案是社保應收基金及時足額到位，養老金按時足額發放良性機制形成的基礎性前提，對社?；鸬陌踩\營起到超前的防范作用，而且為社保部門基本業務的正常開展直接提供了可靠的信息資源，強化了社保業務的基礎性工作，是社會保險管理的基礎性手段，有利于社會保障事業的可持續發展。
4 集中管理檔案與信息化建設相結合可增強信息數據的準確性。退休人員基本信息始終處于動態管理狀態，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過離退休人員系統軟件反映出來，實現養老保險數據規范、統一的目標，有力地促進基金監督、綜合查詢、信息分析等服務系統的應用。
5 促進社會保障事務性工作規范化發展。對企業退休人員的檔案集中進行管理后，對檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個明確的程序和規范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過集中管理退休人員檔案，社保部門可以有效地防止虛報冒領養老金現象的發生，加強離退休人員的管理。同時，減少社保部門與企業之間煩瑣的業務環節，提高經辦效率，使社會保險工作走向正規化、科學化、制度化。
筆者認為，建立市級離退休人員檔案管理中心是完善社會保障體系建設的重要舉措，也是強化檔案管理工作，切實提高檔案利用率，有效促進社會保險工作健康發展的良策。
鑒于北京市企業退休人員社會化管理服務工作職能在北京市勞動服務管理中心，離退休人員檔案管理中心相應地也應該歸屬于北京市勞動服務管理中心。檔案管理中心如何組建，領導機構的設置以及具體工作機構的成立不是本文討論的內容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應該從哪些方面入手，創造出規范的、現代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認為應該重點強調以下幾方面工作。
1 管理對象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會保障局，按照市局提出的“大保障”的社會保障理念，原有的僅局限于對企業退休人員的管理服務，將逐步覆蓋到全市機關事業單位離退休人員的管理服務。在此基礎上，筆者對檔案管理中心職能的設想是：中心建立初期先接收社區管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進一步接收全部企業退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機關事業單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實現檔案管理信息化
實現檔案管理信息化是一項系統復雜的工程，一方面有賴于現代信息技術的全面支撐，另一方面更離不開檔案管理部門的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門重視檔案管理基礎工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規章制度，并且在實際工作中能嚴格按照規章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用等各個方面達到完整、準確、安全、系統的良好效果；同時，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設。
在人才隊伍建設上，要配備強有力的適應信息化建設需要的專業人才隊伍。檔案管理人員除了要具備過硬的政治思想素質和良好的職業道德素質外，還要具備高水平的綜合業務素質。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀大，與單位聯系比較松散，像養老金調整、養老金社會化發放，醫療費報銷，居家養老護理服務以及喪葬安排等許多事務性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對于檔案管理人員的敬業精神、工作態度以及專業技術都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網絡系統。筆者初步設想，結合社會保障系統特有的“金保工程”，構建市、區(縣)、街道(鄉鎮)三級檔案管理網絡系統。市級建立離退休人員檔案管理中心，區縣和街道(鄉鎮)相應要成立檔案管理部門，雖然紙質檔案都存放在市級離退休人員檔案管理中心，但三級管理部門都要安裝使用離退休人員檔案管理系統軟件，實現檔案管理電子化，負責本轄區范圍內的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會保障社會化管理事務性工作有機結合
筆者在上文已經提到，應該開發離退休人員檔案管理系統軟件，該軟件在設計上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時核實、補充退休人員基本信息，辦理退休人員轉移、接收工作，同時為北京市企業退休人員搭建領取基本養老金資格認證工作平臺等功能。
篇6
創建人事檔案管理服務目標體系
企業退休人員人事檔案管理服務是一個系統工程，需要從頂層設計，以規劃為引領，創建全面、可持續發展的管理服務目標體系，以推動企業退休人員人事檔案管理服務事業的發展。南京市企業退休人員人事檔案管理服務的目標，也是服務和滿足企業退休人員和社會的生產生活的需求。規劃的主要任務是根據國家檔案局要求，落實“三個體系”的建設:一是建立覆蓋企業退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個體系是統一的有機整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎，檔案利用體系是目的。
建立經濟實用的人事檔案庫房
南京市企業退休人員人事檔案庫(館)的建設理念與實體建筑都需要進一步發展。檔案庫建設是檔案安全保障的基礎，是檔案資源建設和企業退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫房建筑必須符合檔案的長期安全保管和便于提供利用的要求。國家檔案局、建設部和發改委在2007年對檔案館的建設標準作了規范要求，明確了建設規模和項目的構成、房屋建筑面積指標、選址與規劃布局、建筑設計和省市縣檔案館用房指標分類。在檔案庫房建設的原則上，于海燕認為需要遵循實用性、經濟性、人本性和文化性原則［1］。實用性原則是指把實用和節儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經濟性是指在節能降耗、環保低碳方面加強檔案館建設的投入，在檔案庫房建筑設計時充分考慮檔案庫房設施，合理采用新技術、新材料、新設備，注意可持續發展。人本性原則具體體現為無障礙設計，為殘疾人、老年人提供便利行動的設施，同時在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫房建設要反映文化特性，具有文化個性，是人事檔案走近社會和企業退休人員的重要渠道。南京企業退休人員人事檔案庫房建筑是由800多平方米的地下室庫房和100m2左右的服務大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區位比較分散，這與國家檔案庫房建設標準和庫房建設原則還有很大的差距，因此成立獨立檔案庫應該成為可能條件下的首選，建筑區位選擇在市統一規劃的基礎上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據企業退休人員人事檔案資源容量以及未來20—30年需求，應在5000m2以上，建筑設計應揉合南京古城風貌精神，服務設施應反映以人為本的理念。
強化人事檔案資源建設
南京市企業退休人員人事檔案要繼續貫徹“大集中、大服務、大檔案”的理念。檔案實行集中管理是確保檔案庫豐富信息的來源，隨著新增企業退休人員人事檔案的實時入庫的已退休人員人事檔案的分批次入庫，目前已入庫管理38萬卷，23萬企業退休人員人事檔案待入庫，每年還有近3萬新增的企業退休人員人事檔案入庫，巨大的庫藏容量，是南京市人力資源和社會保障機構不斷滿足全市企業退休人員人事檔案的管理與服務多樣化需求的堅強后盾。隨著入庫人事檔案數量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長，充分利用計算機與網絡先進技術實現企業退休人員檔案數字化管理應成為當前的主要工作目標。檔案數字化把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。當前南京市推進企業退休人員檔案的必要性主要體現在三個方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現有辦公用房條件限制，將檔案信息數字化以及紙質檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務效率的現實需要。目前南京市人力資源和社會保障機構檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復印2000余份。退休人員檔案數字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務，大幅提高檔案服務效率，滿足各類用人單位以及相關群體對檔案利用的需求。三是檔案管理與服務的發展趨勢?，F代檔案管理正朝著數字化、網絡化的方向發展。退休人員檔案數字化后，存儲于數據庫里的數字檔案，將可以提供方便、快捷的遠程查閱和多點、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務的整體水平。同時，退休人員檔案數字化還將為我市社會保險業務檔案數字化積累經驗。當前南京市推行企業退休人員檔案數字化的有利因素也有三個方面。一是信息技術有支持。現在檔案數字化技術已比較成熟，且檔案數字化工作在全國各地區檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實現數字化管理提供有力的技術支持和可借鑒的寶貴經驗。同時，南京市人力資源和社會保障信息系統和市、區(縣)、街道(鄉鎮)、社區(村)四級公共服務平臺，也為今后實現檔案數字化利用奠定了良好的基礎。二是經費來源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費用約為260萬元，且每年隨著退休人員的增加相應增長，加上目前的歷年結余409萬元，基本上可以滿足退休人員檔案數字化管理的經費要求。三是規范管理有基礎。南京市企業退休人員檔案管理工作已基本實現規范化，確保退休人員檔案均按規定整理、立卷、歸檔、入庫，配置了適宜安全保存檔案的專門庫房以及相關必要設施，建立了比較完善的各類管理服務制度，同時初步建立起了一支業務素質較高的檔案管理隊伍，為實現退休人員檔案數字化提供了有力保證。企業退休人員人事檔案數字化管理建設可遵循統一規劃，分步實施，技術可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統開發數字化檔案管理子系統，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實現資源共享，有效保證檔案實體安全。目標是將新增的退休人員檔案及時進行數字加工處理，轉化為數字信息后保存。在此基礎上，將現有庫存的人事檔案逐步進行數字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進，逐步擴大的形式，用3年左右的時間完成60多萬企業退休人員檔案數字化任務。完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數據校對、數據質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁、質檢、高掃補掃、頁碼錄入、頁碼特殊處理、影像自動排序。數字化后的檔案采用BS架構實現自動實時出入庫，后臺是一個Web服務器，前臺基于無線手持設備(如PDA等)，在庫房內連接放置在庫房中的無線路由器訪問Web服務器進行資料出入庫。在對企業退休人員人事檔案數字化的過程別要做好數據錄入質量的控制，加強數據錄入人員素質培訓，制定并逐步完善的錄入細則，強化數據質量驗收，確保檔案數據的準確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎。在加強企業退休人事檔案數字化管理的同時，加強對現已產生的企業退休人員電子化檔案建設的研究與管理，創建合適的電子檔案系統管理模式，豐富和規范企業退休人員人事檔案資源。在推動企業退休人員人事檔案數字化的同時，需要注重對實體檔案的維護技術研究，實體檔案是歷史的真實記錄，有著證據學上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價值，加強對折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進行分類研究、制訂合適的修復方案，也是當前企業退休人員人事檔案資源管理的一個重要內容。提高企業退休人員人事檔案資源的應用和服務能力目前主要有三方面的技術。一是建設檔案檢索目錄。美國學者克萊弗登認為評價信息檢索效果的指標有六項:收錄范圍、查全率、查準率、響應時間、用戶負擔和輸出形式［2］，對照此標準，南京市企業退休人員人事檔案信息檢索技術還需要進一步推進智能搜索引擎如語義搜索、群體搜索、基本內容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個性化搜索、社會化搜索［3］等來建構信息檢索系統，來提高檔案資源管理服務水平。二是采用數據挖掘技術。隨著企業退休人員人事檔案數字與電子化檔案量的增加，數據挖掘技術能夠提高管理效率，更好滿足社會和企業退休人員對檔案查找、利用的需求。數據挖掘可以從大量的集中數據中，發現隱含在其中規律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識的非平凡過程，它可以擴大檔案收集范圍，優化庫存檔案結構，提高整理效率、鑒定效率，提供個。［4］三是在適時推進云計算技術。云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用模式，旨在通過網絡(互聯網和局域網)以按需、易擴展的方式獲得所需的硬件、平臺、軟件及服務等資源，可以提高檔案資源利用率，節省總擁有成本，增強IT靈活性和效率，被視為科技領域的新革命，對于建立統一、高效物檔案資源管理服務平臺、實現檔案信息資源海量存儲與共享利用、打造低碳經濟信息化建設模式、提升檔案服務、優化檔案信息化人才結構等有著重要意義。［5］南京市企業退休人員人事檔案管理服務可在四級服務平臺間開展云計算試點，待技術成熟后可進一步推廣。
加強人事檔案安全體系建設
檔案安全是企業退休人員人事檔案管理服務工作的生命線，尤其是實現檔案數字化管理服務后，檔案實體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業可持續發展的堅實基礎。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設施配備、安全技術系統管理等，就安全管理制度而言，要特點注重信息安全與保密規范，按照《檔案法》、《保密法》等法規要求，確定企業退休人員人事檔案信息資源審查標準，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎上實現信息公開和資源共享。異地備份是數字時代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數據化后，一成不變地進行復制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶的異地。容災，是指為保證重要檔案數據在經歷各種災難后，仍能提供正常服務，并為此所進行的一系列應急計劃和建設行為。［6］南京市企業退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒有有效開展，在檔案數字化工作完成后，可以在國家人力資源和社會保障系統內或國家檔案管理機構系統間建立異地備份管理關系，與相應機構簽訂協議，確保企業退休人員人事檔案服務資源的安全。
開展人事檔案編研工作
篇7
二、退休人員社會化管理檔案移交工作實踐
2020年筆者所在公司積極響應國家關于退休人員社會化管理有關政策，積極推進公司退休人員社會化管理服務工作。
(一)成立公司社會化管理組織機構
為貫徹落實中央及省市地方政府關于國有企業退休人員社會化管理的決策部署，全面深化國有企業改革，平穩有序推進國有企業退休人員社會化管理工作，根據集團公司和動力研究院有關要求，結合實際成立了以公司董事長為組長，總經理為副組長,相關副總經理為成員的領導小組，負責組織貫徹中央推進企業退休人員社會化管理服務工作相關政策，組織做好與地方政府的溝通、協調及提供支持和保障工作。領導小組下設辦公室，由主管人事工作的副總經理為組長，人力資源處等相關單位領導及人員為成員，負責退休人員社會化管理具體實施工作。公司退休人員社會化管理服務組織機構的成立，為退休人員社會化管理工作提供了組織保障。
(二)制定退休人員檔案移交工作方案
凡事預則立，不預則廢。退休人員社會化管理檔案移交地方工作亦是如此。按照公司退休人員社會化管理工作領導小組的安排部署，人力資源處積極同相關單位溝通，抽調精兵良將組建了檔案專項整理小組，首先對公司退休人員人事檔案實體存放情況及人員名單進行了詳細的核對、梳理，結合公司所屬地區社保中心的要求，制定了較為科學合理的實施方案，為退休人員社會化管理檔案移交工作的順利完成奠定了基礎。
(三)深化認識，強化培訓
首先是提高認識。要讓檔案專項整理小組成員充分認識到企業退休人員社會化管理檔案移交工作的重要性。其次增強責任感。檔案專項整理小組應積極主動地向領導小組匯報檔案整理情況及工作過程中遇到的問題。第三強化培訓。對外公司積極組織檔案專項整理小組成員參加上級單位組織的干部人事檔案專項審核培訓，學習相關審核標準知識，對內通過轉訓、現場指導、督導檢查等方式提高檔案專項整理小組人員的業務能力，確保每個人都能熟練掌握人事檔案分類、編目、組卷等相關業務技能。
(四)確定退休人員檔案整理工作流程及規范
1.工作流程
工作流程設計：根據公司所屬地區社保中心的要求，結合公司退休人員檔案管理的實際情況，制定了切合實際的工作流程。即：檔案調卷—檔案整理—檔案著錄—質檢與裝卷—專項審查—檔案移交。
2.檔案調卷
檔案專項整理小組組長負責與檔案庫房管理人員辦理調卷工作。按計劃每周調100卷，逐份清點；辦理退休人員人事檔案交接手續后，將檔案從庫房搬運到整理現場。
3.檔案整理
為提高工作效率，檔案專項整理小組將人員分成四組，每兩人一組，一人負責拆卷、分類與標注；一人負責著錄。前者要選擇有一定工作經驗、對人事檔案管理比較熟悉、責任心較強的人員承擔，我們稱他為小小組長。拆卷時小小組長負責逐頁檢查檔案原件，有紙質檔案目錄的一并檢查，發現錯誤或疏漏立即進行改正或做出正確標識；同時剔除生銹、易銹等金屬物。拆卷完成后按人事檔案的分類順序排列，材料分類以形成時間為序，并以不同顏色的類別隔頁紙間隔開材料，同時檢查案卷的質量和完整性，以及是否有粘貼、分類錯誤等現象，發現問題及時進行調整或反饋。沒有問題時，用鉛筆對紙質檔案內容標注分類碼，一般標注在每件文件材料首頁的右上方，分類碼要求字體工整、大小適中。
4.檔案著錄
小小組長完成分類、標識工作后，將檔案轉交給同組成員；同組成員按照檔案目錄模板，以“件”為管理單位逐一錄入文件材料信息，并打印目錄。
5.質檢與裝卷
完成檔案目錄的錄入、打印后，由小小組長對照檔案目錄檢查檔案數量、內容的正確性；檔案目錄和檔案實體相符性；卷內文件的各種編號與檔案目錄編號的符合性；文件排列順序的正確性及文件放置方向的正確性。裝訂案卷時，將檔案目錄放在卷首，文件要求右、下側兩端對齊；案卷封面上的姓名，案卷盒脊背上的姓名、籍貫、編號(不填寫)等文字統一采用標準格式使用計算機打印，字體要求工整、清晰、大小適中。
6.專項審核
公司退休人員檔案再整理完成后，主管人事工作的副總經理帶隊對公司退休人員檔案整理情況進行了檢查。檢查采取抽查的方式，對部分退休人員社會化管理檔案進行了審核，并對審核中發現的問題提出整改意見。檔案專項整理小組組織對審核中提出的整改意見逐項進行整改，并如實向有關領導進行了匯報。
7.檔案移交
按照退休人員檔案交接雙方簽訂的《退休人員人事檔案交接協議》的要求，公司將經過整理并建立了檔案目錄的2000多名退休人員人事檔案提交給公司所屬地區社保中心，交接雙方對檔案內容進行了嚴格的審核、清點，最終完成了公司退休人員社會化管理檔案的交接工作。移交手續由公司檔案部門做永久備案保存。
三、體會
退休人員社會化管理檔案移交工作開展以來，筆者所在公司積極克服時間緊、任務重、工作量大等諸多困難，精心組織、合理安排，以高度負責的態度全面推進退休人員社會化管理檔案移交工作。2020年8月20日，按照企業退休人員檔案交接雙方簽訂的《退休人員人事檔案交接協議》的要求，順利完成退休人員社會化管理檔案移交工作，成為公司所屬地區首家完成企業退休人員社會化管理檔案移交工作的單位，并被社保中心作為樣板推廣展示。通過企業退休人員社會化管理檔案移交工作的實踐，我們深感做好前期方案策劃，加強實施過程中信息反饋與溝通，及時解決檔案審核、整理和移交工作中出現的問題，才能提高工作效率，按時、圓滿完成工作任務。
參考文獻：
篇8
1 離退休檔案管理模式分析
離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是將離退休人員的人事檔案統一移交到檔案管理中心進行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財力等的節約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設備設施，使得原來檔案管理過程中存在的安全隱患得以消除。但同時，集中式管理需要雄厚的財物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統雙過關，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。
1.2 分散式管理模式
這種方式較為常見，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉鎮或街道檔案管理服務中心。分散式管理后，由于各個檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標準很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規范遠遠達不到標準。分散式管理的優點在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉移，因此離退休人員或其他相關部門需要查閱檔案時，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時，分散的檔案管理中心大部分無法配備專業的管理人員，有些甚至不能實現電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。
2 離退休檔案管理模式存在的問題
無論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問題，只有先解決這些基本的問題，才能創新離退休人員檔案管理的模式。
2.1 思想認識不到位
檔案管理工作是一項長期的、默默無聞的工作，不容易取得引人注目的成績。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長期處于應付被動的狀態。
2.2 檔案管理人員專業素質相對較低
在現有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業方面的培訓，對檔案的重要性不太了解，對檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。
2.3 檔案管理方式落后
目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業的階段。比如在裝訂的時候采用傳統的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對低下。雖然也有配備了計算機、掃描儀等先進設備，但是由于缺乏相關專業操作人員，使得設備利用率低。此外，目前尚沒有專門針對離退休人員的系列軟件，不能適應新形勢的需要。
3 創新離退休檔案管理模式的對策
根據我國檔案管理部門當前的基礎建設狀況，以及離退休人員檔案管理的特點，筆者認為創新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對策：
3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開發
檔案管理信息化是大勢所趨，這符合國家信息化建設的要求，也滿足檔案管理中心自身發展的需要。由于離退休人員檔案構成比較簡單，服務范圍、項目有限等，結合這些特點，開發具有針對性的檔案管理軟件系統。專門的離退休檔案管理系統不僅能夠長期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動，查詢檔案工作變的簡單方便，文件資料的保密性大大增強，實時更新能力提升，并真正實現了離退休人員檔案的動態管理。與此同時，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網絡系統。全市聯網變成現實，將為各個檔案管理中心提供便利的互動空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作
負擔。
3.2 集中為主，建立統一的離退休檔案管理中心
建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優勢：
首先，集中式的檔案管理能夠有效地發揮整體優勢，是合理科學配置資源的內在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會保障體系的有效運行，例如可以為養老金發放部門及時提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統的結合有效增強了數據記錄的準確性。在應用了信息系統之后，離退休人員的檔案處于動態的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過專門的離退休檔案管理軟件顯示出來，這實現了數據記錄正確、統一、規范的目標。
3.3 分散為輔，建立街道、鄉鎮等檔案管理基層平臺
當前離退休人員的數量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級檔案管理中心辦理，那么會造成市級檔案管理中心工作人員的任務過大，效率過低等情況的發生，因此，檔案管理工作應適當分配給各級基層的管理平臺。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經過街道、鄉鎮的各級檔案管理中心進行收集和整理，形成統一的規范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。
3.4 加強人才隊伍建設
離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀大，與單位聯系比較松散，對于離退休人員的養老金調整、社會化發放，醫療費報銷，居家養老護理服務以及喪葬安排等許多事務性工作都需要不定期查閱其檔案，這對于檔案管理人員的敬業精神、工作態度以及專業技術都有非常高的要求。除此之外，還應當培養專業素質高的信息化人員隊伍。對于信息化系統中的應用軟件、數據庫等，需要配備專門的操作人員和技術人員，才能實現信息化真正正面作用于檔案管理工作。
4 結語
離退休人員為我國的社會建設作出了突出貢獻，他們是不容忽視的力量，是社會的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續不斷地創新檔案管理模式，必須與時俱進地完善檔案管理模式，最終更好地服務于檔案管理工作。
參考文獻
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[3]劉雪琴，淺析檔案管理信息化建設[A].煤炭企業檔案管理優秀論文集.2012
[4]莊莉莉，高校檔案社會化服務研究[D].華東理工大學.2011
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一、離退休干部檔案管理工作的主要內容
離退休老同志的檔案內容是：在常規的人事檔案內容的基礎上，還要增加以下內容，（1）當退休老干部在職期間實行的政策、規章制度。對于這些方面的內容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。（2）把退休干部在職期間的各種會議記錄、參加過的各種活動內容都要歸納到其檔案材料中。因為通過老干部在職期間參加過的活動、會議就能反應出老干部們當時工作的狀態。（3）把具有與民眾生活息息相關的活動及政策也要納入其檔案中，因為這些檔案反映著老干部們的工作特點。（4）把退休老干部們在職期間所出臺有關社會建設方面的材料要納入其檔案中，這些可以考核老干部們在職期間的工作質量。
二、離退休干部檔案管理存在的主要問題
1.相關部門不重視離退休人員的檔案管理
目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門的管理工作做的不夠完善，從工作態度上來講，對老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現在這些方面，其一，對于離退休同志的關心度不夠，其二，與老同志的交流很少，年輕同志認為老同志曾經有過多么大的貢獻都已經成為了過眼煙云，退休了就沒有必要來往了;其三，有些在職的年輕同志認為，老同志已經退休了，他們也不能給所在部門創造出成果，保存一點重要檔案就可以了;最后，還有的部門認為，對于退休老干部解決好其退休后的生活保障問題就可以了，至于檔案管理沒有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大的損害了離退休老同志的切身利益。
2.檔案管理任務不明確
因為我國對于離退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開始，所以就有許多單位沒有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計劃中，而且對于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細致，總是認為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機構中都沒有一個檔案管理小組，因此其檔案管理任務不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會出現退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關部門不能夠出臺有效的檔案管理規范，這樣一來必然影響檔案管理工作的開展，萬一出現管理問題，也無法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實的保障。
3.檔案管理工作者缺乏專業知識
對于一個符合要求的檔案管理者來說，要接受過專業的檔案管理培訓，熟悉國家的一些檔案管理條例及法律，懂得基本的檔案管理規則及操作，同時還要掌握現代先進的檔案管理技術，有良好的責任心?？墒菍τ谏鲜鏊v的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經專業培訓就從事該工作。由于相關部門對這些工作做的不夠好，導致檔案管理人員受人看不起，這也是一些高素質人才不愿從事該工作的原因。
4.缺乏先進的檔案管理技術，檔案重視程度低
目前我國的各個單位對離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應的資金支持，這樣一來也就不能促進檔案管理技術的創新，現今我國檔案管理技術依舊采用過去的傳統方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個人檔案袋中，也不經常的整理。在對有的檔案進行管理時，也不能及時的完善檔案，檔案中的材料缺少真實性。有些單位的檔案管理技術比較落后，沒有引進先進的檔案管理技術，也沒有把其檔案形成電子信息化，因此檔案管理技術也得不到發展。我國大多數檔案依然采用紙張記錄，沒有形成電子版檔案，也就不利于相關檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經常使用，也就不能發揮出其應有的價值。
三、離退休干部檔案管理工作的加強措施
1.重視離退休人員的檔案管理工作，使其發揮出應有的價值
對于檔案管理工作來講，許多人認為檔案管理工作枯燥無味，也覺察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認真工作，整天以消極的態度面對檔案管理工作，認為檔案管理工作沒有什么晉升空間，混一天是一天，對離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點，不斷的強調離退休老同志檔案的價值所在，這樣就會得到領導和上層管理部門的重視。因此擁有了上層部門和領導的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好的開展下去，同時也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內，提上重要議事日程，提供資金支撐，解決好在檔案管理工作中遇到的一切困難，基于此也促進了檔案管理工作的發展。
2.出臺科學的離退休人員檔案管理辦法
首先，要把檔案管理工作實現崗位目標責任制，具體問題要具體到人，如果出現問題要做到責任到人，并實行崗位考核制度，制定相對應的獎罰制度。其次要構建起檔案管理工作網，通過各部門之間的相互配合來管理好離退休老同志的檔案，與之相關的人員、部門都要參與進來，共同管理。最后，要制定出嚴格的檔案管理制度?？茖W的制定出檔案管理工作流程和相對應的操作要求，同時還要制定出嚴格的管理標準材料的添補制度、檔案檢查制度、安保制度、統計制度、借出規定、提供證明規定、及轉移制度等，杜絕擅自修改檔案。
3.對檔案管理人員提供專業知識培訓
從目前的形式來看要想提高檔案管理工作水平，就必須對檔案管理工作者進行系統的專業培訓，從而提高檔案管理工作者的整體素質。同時還要不斷的招聘高素質的工作者，來改變檔案管理工作的氛圍。對于檔案管理者的專業培訓，要建立長期有效的培訓制度，一方面要對檔案管理工作者進行現代化技術的培訓，例如計算機的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業素養，培養他們的默默無聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務檔案管理工作。基于此，為了讓檔案管理工作更好的開展，還要讓檔案管理工作者學習比較前沿的檔案管理技術，使得檔案管理水平得到全面的提升。
4.在對離退休老同志建立檔案時要擺脫傳統觀念
其一，摒棄傳統的管理思想。檔案工作人員在建檔案時，要緊跟科技發展的步伐，利用先進技術來對檔案進行管理，從而使得檔案管理工作與時俱進，符合社會發展的要求。其二，要利用現代化技術及其多媒體，把紙質化檔案變為電子檔案。要想把檔案改變為信息化，就必須做好檔案的信息資源管理工作，這也是對檔案原始材料的一種保護。利用多媒體設備，例如計算機、刻錄機、掃描儀、網絡等，把離退休老同志的檔案轉變為電子版，只有這樣才會進行信息化檔案管理，同時也可以提高檔案的準確性，方便人們查閱。利用互聯網也可以對一些不是保密范疇的檔案向廣大民眾公布，從而也將會向社會展現出高水平的檔案管理服務，檔案也在一定范圍內發揮出了應有的價值。其三，檔案信息化管理的要求是標準化、科學化。這兩項要求是檔案信息建設的工作重心，同時也是最能反映檔案管理工作水平。對此還要對離退休同志檔案材料的收集要進行標準化，所要建立的檔案要符合現代檔案管理的規范，這樣也是為了對離退休老同志檔案更好的管理及利用。
做好離退休老同志的檔案管理，是我國發展建設中黨的干部政策，特別是離退休老同志政策實施的具體體現。同時也是政府部門對離退休老同志社會保障條件改善的基本點的原始材料。因此檔案管理人員要對這項工作重視起來，要以飽滿的工作態度去對待檔案管理工作。因此，也要不斷提升自己的職業素養和職業能力，采用科學的管理形式來開展檔案管理工作，才能使得檔案管理工作走上標準化、法制化、人性化的軌道。
參考文獻
[1]劉曉梅.企業離退休人員檔案管理和服務的思考[J].群文天地，2012，（04）：210-212.
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2“.多頭”管理影響了離退休教職工檔案管理質量
離退休教職工的工資待遇檔案、任職檔案、房產檔案、在職及退休后檔案都分別記錄、保存在不同的部門，這種“多頭”管理的現象在現實工作中較為普遍，顯然，與檔案新規要求實行集中統一、歸口管理的管理體制不相符，且易造成檔案不完整，工作需要部門間配合時，也易出現互相推諉，影響工作開展。
3、技術手段滯后造成離退休教職工檔案共享受限
由于對離退休人員的檔案重視不夠，“多頭”管理存在檔案不完整現象，部分還存針對檔案的分類整理、快速檢索、開發與利用等方面運用現代化技術手段較落后。且很多高校離退休人員信息管理系統無法融入學校整體自動化系統之中，各業務部門之間協作效率低下，造成檔案資源不能共享。因此，運用現代信息技術手段挖潛離退休人員檔案價值亟待提高，以便更好發揮離退休人員繼續為社會服務的作用。
二、加強高校離退休教職工檔案信息化建設的對策
1、提高檔案信息化意識，強化信息觀念
高校離退休教職工檔案信息化建設質量是衡量離退休服務管理工作的重視程度，故須高度重視高校離退休教職工檔案的價值。在提高認識的基礎上，強化信息觀念，用服務觀念指導高校離退休人員檔案信息化建設。
2、健全離退休教職工檔案管理工作機制
首先要明確全校相關部門及人員的工作職責，建立相關部門間協調配合機制。其次規范離退休人員檔案業務流程，健全和完善檔案管理制度，完善檔案查閱、利用等相關制度，使高校離退休檔案管理工作有章可依。
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（1）退休老干部在職期間實行的政策、規章制度。對于這些方面的內容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。
（2）把退休干部在職期間的各種會議記錄、參加過的各種活動內容都要歸納到其檔案材料中。因為通過老干部在職期間參加過的活動、會議就能反映出老干部們當時工作的狀態。
（3）把具有與民眾生活息息相關內容的活動及政策納入其檔案中，因為這些檔案反映著老干部們的工作特點。
（4）把退休老干部們在職期間所出臺的有關社會建設方面的材料納入其檔案中，這些可以考核老干部們在職期間的工作質量。
二、離退休干部檔案管理存在的主要問題
（一）相關部門不重視離退休人員的檔案管理
目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門的管理工作做得不夠完善，從工作態度上來講，對老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現：對于離退休同志的關心度不夠；與老同志的交流很少，年輕同志認為老同志曾經有過多么大的貢獻都已經成為過眼煙云，退休了就沒有必要來往了；有些在職的年輕同志認為，老同志已經退休了，他們也不能給所在部門創造出成果，保存一點重要檔案就可以了；最后，還有的部門認為，對于退休老干部解決好其退休后的生活保障問題就可以了，至于檔案管理沒有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大地損害了離退休老同志的切身利益。
（二）檔案管理任務不明確
因為我國對于離退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開始，所以就有許多單位沒有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計劃中，而且對于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細致，總是認為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機構中都沒有一個檔案管理小組，因此其檔案管理任務不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會出現退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關部門不能夠出臺有效的檔案管理規范，這樣一來必然影響檔案管理工作的開展，萬一出現管理問題，也無法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實的保障。
（三）檔案管理工作者缺乏專業知識
對于一個符合要求的檔案管理者來說，要接受過專業的檔案管理培訓，熟悉國家的一些檔案管理條例及法律，懂得基本的檔案管理規則及操作，同時還要掌握現代先進的檔案管理技術，有良好的責任心。可是對于上述所講的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經專業培訓就從事該工作。由于相關部門對這些工作做得不夠好，導致檔案管理人員讓人看不起，這也是一些高素質人才不愿從事該工作的原因。
（四）缺乏先進的檔案管理技術，檔案重視程度低
目前我國的各個單位對離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應的資金支持，這樣一來也就不能促進檔案管理技術的創新，現今我國檔案管理技術依舊采用過去的傳統方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個人檔案袋中，也不經常的整理。在對有的檔案進行管理時，也不能及時的完善檔案，檔案中的材料缺少真實性。有些單位的檔案管理技術比較落后，沒有引進先進的檔案管理技術，也沒有把檔案電子信息化。我國大多數檔案依然采用紙張記錄，沒有形成電子版檔案，也就不利于相關檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經常使用，也就不能發揮出其應有的價值。
三、離退休干部檔案管理工作的加強措施
（一）重視離退休人員的檔案管理工作，使其發揮出應有的價值
對于檔案管理工作來講，許多人認為檔案管理工作枯燥無味，也覺察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認真工作，整天以消極的態度面對檔案管理工作，認為檔案管理工作沒有什么晉升空間，混一天是一天，對離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點，不斷地強調離退休老同志檔案的價值所在，這樣就會得到領導和上層管理部門的重視。因此擁有了上層部門和領導的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好地開展下去，同時也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內，提上重要議事日程，提供資金支撐。
（二）出臺科學的離退休人員檔案管理辦法
首先，要把檔案管理工作實現崗位目標責任制，具體問題要具體到人，如果出現問題要做到責任到人，并實行崗位考核制度，制定相對應的獎罰制度。其次要構建起檔案管理工作網，通過各部門之間的相互配合來管理好離退休老同志的檔案，與之相關的人員、部門都要參與進來，共同管理。最后，要制定出嚴格的檔案管理制度?？茖W的制定出檔案管理工作流程和相對應的操作要求，同時還要制定出嚴格的管理標準材料的添補制度、檔案檢查制度、安保制度、統計制度、借出規定、提供證明規定及轉移制度等，杜絕擅自修改檔案。
（三）對檔案管理人員提供專業知識培訓
從目前的形式來看要想提高檔案管理工作水平，就必須對檔案管理工作者進行系統的專業培訓，從而提高檔案管理工作者的整體素質。同時還要不斷地招聘高素質的工作者，來改變檔案管理工作的氛圍。對于檔案管理者的專業培訓，要建立長期有效的培訓制度，一方面要對檔案管理工作者進行現代化技術的培訓，例如計算機的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業素養，培養他們的默默無聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務檔案管理工作?；诖耍瑸榱俗寵n案管理工作更好地開展，還要讓檔案管理工作者學習比較前沿的檔案管理技術，使得檔案管理水平得到全面的提升。
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一、加強社會保險檔案管理的組織保障,開發社保檔案的意義
社會保險檔案工作是檔案事業的重要組成部分。是社會保險事業管理的基礎。重視和加強對社會保險檔案工作的領導，是全市的檔案部門和社保部門的一項重要任務。各級檔案部門和社保部門要本著對職工負責、對企業負責、對社會負責、對歷史和未來負責的態度，把管好、用好檔案當作取信于社會和公民的大事來抓。要針對當前連云港市大批中小企業的兼并、拍賣、解體、破產后，大批離退休人員和帶資分流職工的歸屬問題，而檔案和社會保險事務管理還不盡完善的現狀。目前連云港市社保檔案所處的狀況是五大保險分散管理。這樣不但浪費一大批資源和技術人才，還給各企事業單位帶來不少重復勞動的麻煩，社會上反映存在很多問題。因此我市社保功能還不十分健全，檔案部門要加強行政管理，對社會保險檔案工作要經常性的進行監督、檢查和指導。具體經辦各項社會保險事務的各級保險經辦機構，要充分代表廣大離退休人員、大批失業人員等職工的社會保險利益，為廣大離退休人員和參加社會保險的職工提供更優質、高效的服務，加快構筑“獨立于企業事業單位之外，資金來源多元化、保障制度規范化、管理服務社會化的社會保障體系”。要在進一步鞏固規范離退休人員養老金社會化發放和按時足額發放的基礎上，進一步為廣大離退休人員和企業帶資分流人員開展好以下社會化良好服務工作。為推進檔案工作不斷上檔次，上水平提供了組織保證[1]。（1）代管退休人員檔案。凡參加社會保險的企事業單位工人、個體工商戶、自由職業者退休后，其人事檔案和社會保險檔案應由社會保險事業管理機構代管；對于破產企業離退休人員的檔案，各級社會保險事業管理機構要認真清理，及時接管。（2）要為代管檔案的離退休人員辦理離退休人員養老金調整申報工作，負責填報養老金調整審批表，辦理審批手續。防止在退休人員待遇調整時少調、漏調現象發生。（3）為企業一次性帶資分流工人、自由職業者、個體戶和各類參保人員代管社會保險檔案和人事檔案，代辦社會保險繳費義務，為到達退休年齡的職工代辦退休審批申報手續，保證其按時享受退休待遇。（4）為離退休人員和廣大參保人員提供社會保障、勞動法律、法規政策的咨詢服務[2]。
二、加強社會保險檔案管理的法制保障堅持依法治檔
大眾的檔案意識，代表一種歷史意識、法律意識、科學意識，是一個社會文明程度和科學化素養的具體體現，在檔案工作中，要不斷提高檔案工作人員的法律素質，強調對法律精神的正確掌握和運用；增強檔案工作者檔案法制意識，把自己日常行為自覺納入法制軌道，用法的要求來規范自己言行，使檔案管理工作在法制化的軌道上健康運行。要進一步建立健全檔案法制工作機構，并充分發揮其在立法、普法、行政執法和執法監督等法制工作中的綜合協調和職能作用。增強全員法律意識，提高全員法律素質，把依法治檔化為全員的自覺行動，檔案法律法規才能真正落到實處，檔案法才能得到普遍遵守和貫徹實施，法制建設才能步入健康軌道，檔案工作體現重要作用，從而為檔案事業的健康發展打下堅實的基礎[3]。社會保險檔案有其自身的特點：情況復雜，門類繁多,面廣量大。各級檔案行政管理部門，應積極配合社保部門制定適合社會保險檔案的業務規范，使這部分檔案管理符合國家檔案管理的規范化、標準化、科學化的要求。為了更好的開展檔案利用工作，要進一步編制和完善檔案搜索工具，做到查找迅速準確。通過利用檔案為專用基金的移交，勞動關系的理順、基金的追繳等諸多方面提供全方位、多方面的信息，維護企業和職工的合法利益，促進經濟繁榮和社會穩定，為社會保險體系的全面發展奠定一個堅實的基礎[4]。
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二、社會保險檔案的歸檔范圍
（一）政策依據類。國家和地方出臺的社會保險制度以及相應的政策法規，社會保險繳費、經辦機構和待遇支付辦法方面的規范性文件。
（二）業務憑證類。各種社會保險費用的繳費憑證、扣費憑證、轉接憑證、匯繳憑證、支用憑證、報銷憑證和理賠給付憑證等。
（三）結算賬卡類。各類社會保險費用繳費花名冊、參保人員的保險手冊支用給付賬冊、單位各項社會保險費用管理手冊、匯繳賬冊以及保險統籌關系轉接清手冊、職工各項保險管理卡片和轉接變更登記卡等。凡是涉及到參保人員的各類資料、卡片和手冊等都應統一立卷，做到人手一份社會保險檔案案卷。
（四）電子檔案類。社會保險工作實現辦公自動化和以后形成的各種信息和數字檔案等。
（五）統計報表類。支用給付統計表、參保人員工資變動情況統計審核表和各類社會保險費用匯繳統計表等。
（六）離退休人員的社會化管理類。離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、離退休人員退休待遇、調整養老待遇、遺屬待遇的申報表。
三、社會保險檔案管理存在的問題
（一）社會保險檔案的管理制度不夠規范。目前，從我國社會保險檔案管理狀況來說，各地的社會保險經辦機構能夠按照國家檔案管理的有關規定管理的并不是很多，由于各個地方的社會保險存在一定的差異性，更沒有統一的社會保險檔案管理的文件，所以各個地方的管理制度也不同，使得社保檔案在應用和管理上有很大差別。
（二）社會保險檔案的管理意識不強。社會保險檔案的管理意識薄弱是檔案管理工作中的重要問題，因為對社會保險檔案管理工作的認識缺乏，很多社會保險經辦機構單方面注重資金投入和社會保險工作的領導，最終輕視了對其技術支持和資金支持，所以，使社會保險檔案管理工作增加了難度，社會保險檔案的管理的工作效率大大降低。
（三）社會保險檔案管理的工作人員難以落實。對于不健全的社會保險部門檔案機構，沒有專職人員管理檔案，即使有人員管理也是沒有經過培訓，使社會保險檔案的質量受到嚴重的影響。
（四）社會保險檔案管理條件不合格。因為沒有專門的場地，缺少管理經費，所以社會保險經辦機構對社會保險檔案管理始終得不到重視，多年積累的社會保險檔案只好讓經辦人自己保管，使社會保險檔案存在很多不安全因素，對日常經辦工作帶來諸多困難。
（五）社會保險檔案管理方法和手段落后。近年來，我國計算機技術迅速發展，很多社會保險管理部門在工作中逐漸的使用信息技術，但是由于設備、資金、專業技術人員等限制，社會保險檔案管理的信息化難以實現，很多社會保險機構都是采用紙質材料，所以社會保險查詢訪問的難度大大的增加，容易造成社會保險檔案資料的丟失。
四、社會保險檔案管理的合理化建議
（一）加強業務能力，實現社會保險檔案管理的系列化和規范化。社會保險業務具有涉及面廣、專業性突出、政策性強和工作量大等特點，所以，社會保險檔案管理要合理布局、統一規劃、分步實施，制定出規范的社會保險檔案管理業務，使社會保險檔案業務工作有依據可查，把工作的總體目標納入到相關人員，有計劃、有監督、有懲罰地進行。
（二）社會保險檔案管理要立卷整理。對于紙質檔案，根據檔案的形成規律和特點，確定歸檔范圍，采用年度、類別和保管期限的方法進行整理和分類。對于已形成的電子檔案，按照各門類的檢索目錄規范入檔。
（三）社會保險檔案管理人員整體專業水平要提高。社會保險檔案管理人員的業務水平低，社會保險部門要引進檔案專業人才和對現有的管理人?T進行培訓，使社會保險經辦機構整體素質得到提高，實現社會保險檔案管理規范化、精細化和標準化。
