引論：我們?yōu)槟砹?3篇退休人員檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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時(shí)代不斷向前發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，這使得社保部門亟需進(jìn)行新一輪的改革。退休人員社保檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)工作的重要部分，必將推動(dòng)著社保工作的發(fā)展。因此，如何完善退休人員社保檔案管理工作成為我們面臨的一重大課題，探討分析退休人員社保管理檔案工作有著其獨(dú)特的意義。我們?cè)谘芯恐邪l(fā)現(xiàn)目前退休人員社保檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并及時(shí)針對(duì)問(wèn)題提出應(yīng)對(duì)措施，積極改進(jìn)其不足之處，在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，從而促進(jìn)我國(guó)退休人員檔案管理水平的提高。
1、縱觀退休人員社保檔案管理現(xiàn)狀
1.1退休人員社保檔案管理的內(nèi)涵
退休人員社保檔案管理是指對(duì)退休人員參保繳費(fèi)經(jīng)辦過(guò)程中形成和給付保險(xiǎn)金的處理過(guò)程中的歷史數(shù)據(jù)加以保存并管理的過(guò)程。退休人員社保檔案記錄了保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，成為享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的主要憑證，同時(shí)也為調(diào)整養(yǎng)老金待遇等事項(xiàng)提供證明。而檔案管理工作即對(duì)退休人員參加社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)事宜數(shù)據(jù)保存并整理，統(tǒng)一規(guī)范地加以有效管理，從而為退休人員社保提供全面便捷的服務(wù)。
1.2退休人員社保檔案管理的作用
退休人員社保檔案管理工作有憑借其獨(dú)特的優(yōu)越性，為社會(huì)保險(xiǎn)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為社會(huì)保障體系的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，有力推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。由于退休人員社保檔案記錄著退休人員的基本信息和保險(xiǎn)業(yè)務(wù)等重要信息，它將成為確定退休人員享受待遇標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵依據(jù)，因此退休人員社保檔案管理將促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)工作有序開(kāi)展，同時(shí)推動(dòng)整個(gè)社會(huì)保障體系向前發(fā)展，為社會(huì)健康穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著巨大作用。
1.3退休人員社保檔案管理的問(wèn)題
目前我國(guó)退休人員社保檔案管理起步較晚，發(fā)展較不成熟，仍然存在著較多的問(wèn)題。從根本上來(lái)說(shuō)，我國(guó)相關(guān)部門對(duì)退休人員社保檔案管理工作的重視程度不夠。退休人員社保檔案管理工作與普通的文書(shū)工作不同，收集的資料信息單一重復(fù)，其作用效果很難在短時(shí)間內(nèi)顯現(xiàn)出來(lái)，大家無(wú)法看到其實(shí)用價(jià)值，很多人甚至不知道退休人員社保檔案管理工作的意義所在。相關(guān)機(jī)構(gòu)及管理人員在思想上有一定的懈怠，在工作上處于應(yīng)付的狀態(tài)，使得大部分檔案管理工作只是流于形式，沒(méi)有實(shí)質(zhì)的作為。同時(shí)，退休人員社保檔案管理機(jī)制不健全，制度尚未完善，其檔案管理工作秩序較為混亂，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)工作與單位或企業(yè)的交流溝通產(chǎn)生障礙，信息流通不順暢，工作效率大大降低，阻礙社保工作的發(fā)展。退休人員社保檔案管理人員的素養(yǎng)也有待提高。目前退休人員社保檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，他們沒(méi)有接受系統(tǒng)的檔案管理方面的知識(shí)教育，往往缺乏社保檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，沒(méi)有很好地掌握業(yè)務(wù)技能，不能有效解決社保檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，管理方法欠妥，管理意識(shí)淡薄，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，使得社保檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)，影響退休人員社保檔案管理工作的有序開(kāi)展。除此之外，目前社保檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施亟需加強(qiáng)，其工作中缺乏相應(yīng)的設(shè)施，使得檔案管理工作效率得不到有效的提高。
2、完善退休人員社保檔案管理發(fā)展
2.1彌補(bǔ)退休人員社保檔案管理的缺陷
針對(duì)目前退休人員社保檔案管理工作中存在的問(wèn)題，我們積極應(yīng)對(duì)，努力彌補(bǔ)管理中存在的缺陷。我們需要不斷提高相關(guān)部門對(duì)退休人員社保檔案管理工作的重視程度，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員應(yīng)該以發(fā)展的眼光看待社保檔案管理工作，認(rèn)清社保檔案管理帶來(lái)的實(shí)際效益，從而在思想上加以足夠的重視，使得檔案管理工作落于實(shí)處，切實(shí)解決實(shí)際問(wèn)題，為社保工作提供更好的服務(wù)。而在退休人員社保檔案管理機(jī)制方面，我們需要積極完善管理制度，健全管理機(jī)制，從而穩(wěn)定社保檔案管理工作秩序，使社會(huì)保險(xiǎn)工作與單位或企業(yè)之間進(jìn)行及時(shí)的溝通，保持信息的暢通，為社保工作的正常運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，針對(duì)退休人員社保檔案管理人員素質(zhì)偏低的問(wèn)題，我們需要進(jìn)行一系列的進(jìn)程來(lái)不斷提高檔案管理人員的素養(yǎng)水平。單位或企業(yè)應(yīng)該定期組織相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)社保檔案管理人員傳授系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，灌輸管理意識(shí)，使其不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬社會(huì)保險(xiǎn)工作知識(shí)面，不斷提高檔案管理人員的管理水平和業(yè)務(wù)技能，以此推動(dòng)退休人員社保檔案管理的發(fā)展，提高其管理水平。針對(duì)社保檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問(wèn)題，國(guó)家需要加大對(duì)社保檔案管理的支持力度與資金投入，不斷完備檔案管理的軟件和硬件設(shè)施，提高工作配置，從而大幅度提高工作效率，促進(jìn)退休人員社保檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
2.2改進(jìn)退休人員社保檔案管理的工作
我們需要在實(shí)踐中探索，及時(shí)改進(jìn)退休人員社保檔案管理工作，將檔案管理與社會(huì)保障事務(wù)社會(huì)化相結(jié)合，增強(qiáng)退休人員社保檔案管理的實(shí)用性。通過(guò)社保檔案與社會(huì)保障事務(wù)的融合，為社會(huì)保障工作提供有力的支持，兩者相互合作，相互交流，使得信息交匯，社保檔案管理工作可以根據(jù)社會(huì)保障事務(wù)及時(shí)改進(jìn)其不足，更好地符合社會(huì)政策，貼近社會(huì)實(shí)際情況，使之更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。
2.3創(chuàng)新退休人員社保檔案管理的模式
目前我國(guó)的退休人員社保檔案管理工作處于較為基礎(chǔ)的階段，尚未擺脫傳統(tǒng)模式的束縛。我們需要對(duì)其加以創(chuàng)新發(fā)展，創(chuàng)造社保檔案管理新模式。在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的今天，我們可以借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)推動(dòng)社保檔案管理的發(fā)展。我們可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的程序功能，建立一個(gè)專門的退休人員社保檔案管理系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)保存、整理、分析等過(guò)程合為一體，建立起完善的電子檔案，方便信息的查詢與管理，極大地提高工作效率，促進(jìn)退休人員社保檔案管理水平的提高。
3、展望退休人員社保檔案管理前景
盡管目前我國(guó)的退休人員社保檔案管理中存在著一定的不足，其管理水平有待提高，但是我們?nèi)匀挥欣碛上嘈牛谖覀兊姆e極探討下，通過(guò)持續(xù)的努力，通過(guò)對(duì)問(wèn)題的及時(shí)改進(jìn)，通過(guò)對(duì)檔案管理模式的不斷創(chuàng)新，退休人員社保檔案管理水平必將提升到一個(gè)新的梯度，其前景必然是光明的。
結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)如今，社會(huì)不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革隨之逐漸深化，目前的社會(huì)保險(xiǎn)體系顯然已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，社保部門必須通過(guò)一系列的進(jìn)程來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。我們從退休人員社保檔案管理工作入手，以此推動(dòng)社保工作整體的發(fā)展。通過(guò)積極探討退休人員社保檔案管理，我們找出其中存在的問(wèn)題，正確對(duì)待問(wèn)題并加以思考，及時(shí)彌補(bǔ)其不足之處，積極改進(jìn)退休人員社保檔案管理工作，不斷創(chuàng)新社保檔案管理模式，從而促進(jìn)我國(guó)退休人員社保檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
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2.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。
國(guó)家社會(huì)保障部門的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，在企業(yè)的退休人員檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施存在諸多欠缺問(wèn)題，與現(xiàn)代化檔案管理模式無(wú)法良好接軌。其中主要體現(xiàn)在工作環(huán)境簡(jiǎn)陋，部分地區(qū)甚至缺少放資料的庫(kù)房，將資料隨意放在辦公室和臨時(shí)租借的地方，那些地方的防火、防潮、防蟲(chóng)措施都不完善，極易造成檔案損失的情況。在檔案庫(kù)房缺少的情況下，檔案資料被存放在箱子里，不便去查詢和檢索，加上管理人員態(tài)度惡劣，相關(guān)資料很容易遺失遺漏。對(duì)上述問(wèn)題，根本原因還是缺少經(jīng)費(fèi)保障，無(wú)論是人員建設(shè)、部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是庫(kù)房建設(shè)，都需要相應(yīng)的資金投入來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3.缺乏行之有效的管理機(jī)制。
許多企業(yè)的退休人員檔案管理由企業(yè)繼續(xù)管理，并沒(méi)有交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)管理，這就出現(xiàn)了管理人員多重化的問(wèn)題。參保的資料通過(guò)社保機(jī)構(gòu)管理，退休的檔案由企業(yè)來(lái)管理，這期間的信息溝通容易出現(xiàn)問(wèn)題。容易造成社保與企業(yè)的資料調(diào)查困難。一個(gè)人的退休檔案和保險(xiǎn)資料分別在不同機(jī)構(gòu)保管，且管理方案大相徑庭，致使退休人員的合法權(quán)益無(wú)法得到充分保障。
4.辦公人員素質(zhì)差。
在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的當(dāng)下，企業(yè)人員管理應(yīng)該更加注重經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理疏漏，使得檔案管理工作處于被動(dòng)階段。從目前從事企業(yè)退休人員檔案管理的員工看，其對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)也存在諸多不足，沒(méi)有提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識(shí)，在整個(gè)單位中對(duì)檔案管理工作極為消極，認(rèn)為只要把資料擺放好就可以。對(duì)于退休人員的檔案管理，企業(yè)的相關(guān)部門重視度也不高，很多企業(yè)采用原始的手工管理方式，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，在專業(yè)素養(yǎng)和文化知識(shí)方面都很難滿足現(xiàn)階段檔案管理建設(shè)的需求。
二、做好退休人員檔案管理工作的建議
1.建立行之有效的管理制度。
要想確保退休人員檔案管理工作有質(zhì)量地完成，需要建設(shè)相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范退休人員的檔案管理，在接受工作流程中要規(guī)范資料存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的管理制度，通過(guò)登記、整理、歸檔和錄入等手段有效完成作業(yè)。在企業(yè)人移交退休人員檔案內(nèi)容時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)完成，逐一進(jìn)行工作登記。在接受分揀時(shí)也要每個(gè)都清點(diǎn)、校對(duì)再驗(yàn)收，同時(shí)要完善檔案信息登記表。登記表上缺少相關(guān)內(nèi)容，但確實(shí)存在的某份檔案，要及時(shí)補(bǔ)齊；針對(duì)登記表上已經(jīng)記錄，但找不到相關(guān)資料的，要及時(shí)更正。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要積極審核，在登記表上簽字蓋章，明確檔案內(nèi)容，確保檔案交接工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
2.建立電子檔案。
建立電子檔案需要做好數(shù)據(jù)的備份工作。電子檔案事實(shí)上就是將退休人員的信息錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，通過(guò)檢索系統(tǒng)輕松地調(diào)查退休人員的檔案，避免反復(fù)拆卷挑選，提高檔案檢索效率。與此同時(shí)，要堅(jiān)持檔案服務(wù)的原則，適當(dāng)?shù)卦鰷p內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，以有效提升電子檔案的利用效率。針對(duì)已經(jīng)錄入的電子信息要進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬盤備份，確保數(shù)據(jù)安全。
3.做好退休人員的服務(wù)工作。
檔案管理中心是退休人員和社會(huì)保障管理的服務(wù)窗口，一方面要做好檔案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查詢服務(wù)。在日常工作中，查詢檔案會(huì)出現(xiàn)人員復(fù)雜情況，也會(huì)出現(xiàn)一些弱勢(shì)群體，這要求工作人員換位思考，體諒弱勢(shì)群體以及前來(lái)查詢?nèi)说男那椋肴嗣裰耄厥馇闆r要善于應(yīng)變。工作過(guò)程中首先要保證好自身的工作效率，及時(shí)準(zhǔn)確地為前來(lái)查詢的人員提供服務(wù)，能辦理的盡快辦理，不能辦理的要清晰說(shuō)明原因和理由，獲得大眾諒解，盡量避免和大眾起沖突，真正做到為人民群眾服務(wù)。
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退休人員管理是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展初期國(guó)企辦社會(huì)職能的表現(xiàn)形式之一，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入已經(jīng)逐漸成為國(guó)企轉(zhuǎn)型升級(jí)的制約。2019年，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》，在全國(guó)范圍內(nèi)推行國(guó)企退休人員社會(huì)化管理，退休人員人事檔案同步移交。
(一)助力國(guó)企職能定位轉(zhuǎn)變
我國(guó)的國(guó)有企業(yè)在其發(fā)展過(guò)程中曾經(jīng)承擔(dān)了大量的公共性職能，除了需要完成生產(chǎn)任務(wù)、實(shí)現(xiàn)盈利目標(biāo)外，還具有退休人員管理，國(guó)企辦教育、國(guó)企辦醫(yī)療，職工宿舍物業(yè)與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導(dǎo)致企業(yè)負(fù)擔(dān)過(guò)重，嚴(yán)重拖累了生產(chǎn)效率。剝離企業(yè)辦社會(huì)職能是國(guó)有企業(yè)改革的核心。目前，國(guó)企職工住宅家屬區(qū)“三供一業(yè)”與教育、醫(yī)療職能移交改革已經(jīng)基本完成，推進(jìn)國(guó)企退休人員社會(huì)化管理是深化國(guó)有企業(yè)改革的重要課題，有助于理順政府與國(guó)企的職責(zé)界限，使國(guó)企從公共性職能中解放出來(lái)，集中精力專注主營(yíng)業(yè)務(wù)，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
(二)提高檔案管理服務(wù)水平
國(guó)有企業(yè)檔案管理部門并不是專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，由于各企業(yè)管轄的自身退休人員人事檔案數(shù)量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導(dǎo)致許多企業(yè)并不能從“按崗選人”的原則出發(fā)，而是選擇讓不具有檔案專業(yè)背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏必要的上崗培訓(xùn)與繼續(xù)教育，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代國(guó)企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業(yè)的盈利增長(zhǎng)點(diǎn)，許多企業(yè)高管對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏更新檔案管理設(shè)施設(shè)備的動(dòng)力，一些企業(yè)的檔案室都未能按要求配備除濕機(jī)和防火器材等，造成紙質(zhì)檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國(guó)企退休人員人事檔案實(shí)行社會(huì)化管理可以有效地改善這種現(xiàn)實(shí)情況。政府部門對(duì)轄區(qū)內(nèi)的所有國(guó)企退休人員人事檔案進(jìn)行集中管理，管理規(guī)模與檔案總量遠(yuǎn)超以前單個(gè)企業(yè)管轄的體量，有助于形成規(guī)模效應(yīng)，還可以利用采購(gòu)談判低價(jià)采購(gòu)設(shè)備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協(xié)作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化績(jī)效考核方案，通過(guò)交流協(xié)作營(yíng)造工作人員之間比、學(xué)、趕、超的良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。
(三)保障企業(yè)退休人員利益
由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達(dá)法定退休年齡、辦理退休手續(xù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是企業(yè)人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國(guó)企人事檔案在人員退休審批結(jié)束后就毫無(wú)用處了，但實(shí)際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權(quán)確認(rèn)、社會(huì)保障權(quán)利證明等方面，對(duì)人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據(jù)有關(guān)學(xué)者的統(tǒng)計(jì)，國(guó)企退休人員人事檔案的利用機(jī)構(gòu)(人)中，社會(huì)保障部門占比最大。換言之，在國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型之后，社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))既是檔案的管理機(jī)構(gòu)，也是利用檔案頻率最高的機(jī)構(gòu)，有助于社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))從檔案用途的角度出發(fā)，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時(shí)調(diào)整檔案類目，重塑管理流程，使國(guó)企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務(wù)，從而有效保障國(guó)企退休人員的合法權(quán)益。
二、國(guó)企退休人員人事檔案移交可行性
國(guó)企退休人員人事檔案移交社會(huì)化管理工作時(shí)間緊、任務(wù)重，管理模式變動(dòng)大，涉及國(guó)企退休人員人數(shù)眾多。在退休人員人事檔案移交過(guò)程中，國(guó)企和人事檔案接收機(jī)構(gòu)要以“送出去”“迎進(jìn)來(lái)”的姿態(tài)，主動(dòng)銜接，熱情服務(wù)，打消國(guó)企退休人員的顧慮。
(一)做好政策宣傳與咨詢服務(wù)工作
國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會(huì)化管理離不開(kāi)國(guó)企退休人員的理解和支持。由于國(guó)企退休人員人事檔案管理的模式運(yùn)行已久，許多退休人員不理解改革的動(dòng)因，容易產(chǎn)生檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理可能會(huì)影響退休人員待遇的擔(dān)憂。政策宣傳與咨詢服務(wù)可以幫助國(guó)企退休人員充分了解實(shí)施退休人員人事檔案社會(huì)化管理的優(yōu)點(diǎn)，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對(duì)人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時(shí)，國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會(huì)化管理也是一次促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)“供給側(cè)”與“需求側(cè)”交流融合的改革契機(jī)，政策宣傳過(guò)程中能夠收集到大量國(guó)企退休人員的意見(jiàn)建議，也可以為檔案管理部門改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供思路和依據(jù)，進(jìn)而有助于促進(jìn)由“政府、群眾、檔案”新型三元互動(dòng)模式取代傳統(tǒng)的“政府、檔案”二元互動(dòng)模式，有效提高行政效率。
(二)制定科學(xué)合理的移交方案
在實(shí)施國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型之前，由于國(guó)企退休人員人事檔案是由企業(yè)自行管理的，導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量參差不齊，檔案接收機(jī)構(gòu)對(duì)各個(gè)國(guó)企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開(kāi)展國(guó)企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機(jī)構(gòu)需要開(kāi)展調(diào)研和溝通銜接，摸排底數(shù)，列出責(zé)任清單，明確目標(biāo)任務(wù)。要積極了解掌握各移交企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，依據(jù)移交人事檔案的總量、行業(yè)類別、社保歸屬地等進(jìn)行歸納分類，制定下發(fā)具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經(jīng)辦流程、時(shí)間安排。還要認(rèn)真開(kāi)展政策培訓(xùn)，組織重點(diǎn)國(guó)企人事檔案管理人員召開(kāi)政策宣講會(huì)，提高國(guó)企檔案移交工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力。同時(shí)按照時(shí)間表倒排工作，掌握進(jìn)度，限時(shí)完成，保證國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化管理改革有條不紊、忙而不亂。
(三)簡(jiǎn)化檔案移交流程
檔案接收機(jī)構(gòu)接收到國(guó)企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區(qū))，同時(shí)開(kāi)展人事檔案信息化加工。要暢通移交業(yè)務(wù)流程，在移交過(guò)程中，檔案直接在國(guó)企與檔案接收機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，企業(yè)退休人員本人不用辦理任何手續(xù)，只需在接到社區(qū)通知后到社區(qū)報(bào)到并確認(rèn)相關(guān)信息。
(四)加強(qiáng)檔案移交中的過(guò)程控制
為保質(zhì)保量完成國(guó)企退休人員人事檔案移交任務(wù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)落實(shí)國(guó)企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標(biāo)、工作要求，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防范預(yù)案，對(duì)檔案移交接收工作認(rèn)真進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。一是建立通報(bào)機(jī)制，對(duì)考核范圍中的重點(diǎn)企業(yè)形成移交情況進(jìn)度報(bào)表，定期通報(bào)情況；二是建立督查機(jī)制，對(duì)各檔案接收機(jī)構(gòu)按行政區(qū)劃歸屬進(jìn)行工作督查，加強(qiáng)溝通，及時(shí)指導(dǎo)。
(五)設(shè)置過(guò)渡期，確保平穩(wěn)移交
國(guó)有企業(yè)涉及的行業(yè)范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規(guī)范，實(shí)行統(tǒng)一管理難度較大。國(guó)企退休人員人事檔案管理的社會(huì)化轉(zhuǎn)型打通了檔案管理的前后端，促使各企業(yè)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)歸檔、合理組卷、規(guī)范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關(guān)國(guó)有企業(yè)在過(guò)渡期內(nèi)保持一定力量協(xié)助檔案接收機(jī)構(gòu)做好企業(yè)退休人員人事檔案社會(huì)化管理服務(wù)的協(xié)調(diào)工作，如有檔案材料缺失需按規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充或提供情況說(shuō)明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。
三、國(guó)企退休人員人事檔案日常業(yè)務(wù)改革
檔案移交只是國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型的第一步。社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))成為國(guó)企退休人員人事檔案的管理部門之后，日常為企業(yè)退休人員提供檔案整理、查詢、調(diào)動(dòng)、出具證明等服務(wù)，需以“就近辦、簡(jiǎn)化辦、網(wǎng)上辦”為要求，推進(jìn)窗口服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)，不斷提升企業(yè)退休人員的滿意度。
(一)流程再造
傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式以檔案服務(wù)機(jī)關(guān)的職能為中心，檔案管理人員具有資源優(yōu)勢(shì)與政務(wù)權(quán)利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。近年來(lái)，“一窗受理”成為政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的熱點(diǎn)名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對(duì)面服務(wù)的場(chǎng)所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機(jī)構(gòu)對(duì)外辦事部門都以方便群眾辦事為目標(biāo)，將原本的各分項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理窗口統(tǒng)一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業(yè)務(wù)部門對(duì)綜合窗口工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每一個(gè)綜合窗口都可以經(jīng)辦國(guó)企退休人員人事檔案業(yè)務(wù)。另外，安排領(lǐng)導(dǎo)干部輪流到辦事大廳值周，負(fù)責(zé)向前來(lái)辦事的外來(lái)人員提供引導(dǎo)、政策解釋、陪跑服務(wù)；實(shí)行窗口工作人員錯(cuò)時(shí)上下班制度，實(shí)行中午時(shí)段窗口對(duì)外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時(shí)間等，這些都是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的有益嘗試。當(dāng)然，“一窗受理”不應(yīng)僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應(yīng)該借“一窗受理”完成檔案政務(wù)服務(wù)的流程再造，使其成為“政府再造”的契機(jī)。“政府再造”理論是當(dāng)下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過(guò)對(duì)政府行政部門與公共管理組織績(jī)效的根本性變革轉(zhuǎn)型，大幅提升效能、服務(wù)能力、創(chuàng)新能力與適應(yīng)能力。“政府再造”要遵循公共導(dǎo)向，檔案管理部門應(yīng)以便民利民為出發(fā)點(diǎn)，最大限度地簡(jiǎn)化辦事環(huán)節(jié)，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務(wù)效能。
(二)精簡(jiǎn)相關(guān)材料
應(yīng)從企業(yè)、群眾的辦事需要出發(fā)，精簡(jiǎn)國(guó)企退休人員納入社會(huì)化管理服務(wù)審核所需材料。比如，社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))可以利用信息化手段獲取國(guó)企退休人員的基礎(chǔ)信息，從而取代傳統(tǒng)的由退休人員手工填寫(xiě)各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業(yè)務(wù)的平均辦結(jié)時(shí)間，為“一窗受理”提速增效。
(三)檔案數(shù)字化
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案要實(shí)現(xiàn)在各部門間的流轉(zhuǎn)共享就必須通過(guò)“調(diào)檔”的方式進(jìn)行，檔案材料流動(dòng)緩慢且利用效率低下。如果業(yè)務(wù)申辦發(fā)起地與檔案保管地距離較遠(yuǎn)，經(jīng)常需要耗費(fèi)更多時(shí)間，無(wú)法“即辦即走”。因此，要實(shí)施改革，就需要信息技術(shù)的協(xié)助。檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，是指通過(guò)使用掃描儀等設(shè)備，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工使其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字圖像存儲(chǔ)在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，把數(shù)字圖像和目錄數(shù)據(jù)用關(guān)聯(lián)關(guān)系連接起來(lái)的處理過(guò)程。國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理以后，可以分批次進(jìn)行檔案數(shù)字化。一方面，檔案數(shù)字化以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，有助于形成倒逼機(jī)制，促使檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)做好紙質(zhì)材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準(zhǔn)確真實(shí)、類目完整；另一方面，檔案數(shù)字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務(wù)信息的公開(kāi)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通。
(四)打通檔案信息共享壁壘
國(guó)企退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員人生經(jīng)歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理以后，凡是涉及行政業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，如有關(guān)高齡、勞模、政治面貌、高級(jí)職稱等信息的數(shù)據(jù)采集，都可以在檔案移交環(huán)節(jié)完成，不再需要辦事企業(yè)與群眾自行填寫(xiě)，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)延伸到社區(qū)，在行政審批權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，通過(guò)多部門合作使檔案異地查詢、檔案業(yè)務(wù)異地“一窗受理”成為可能。
四、社會(huì)化轉(zhuǎn)型的成效與展望
國(guó)企退休人員人事檔案管理社會(huì)化轉(zhuǎn)型有效提高了企業(yè)與退休人員辦理檔案業(yè)務(wù)的便捷性，推動(dòng)了檔案數(shù)字體系的構(gòu)建與公共服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變；同時(shí)，也對(duì)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理能力提出了新的要求。開(kāi)放且充滿活力的政府、從群眾需求出發(fā)的服務(wù)理念，以及不斷提升的信息化水平是社會(huì)化轉(zhuǎn)型改革成功的關(guān)鍵所在。一方面，檔案管理部門應(yīng)鞏固現(xiàn)有改革成果，保持與國(guó)有企業(yè)的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應(yīng)注意分析國(guó)企退休人員人事檔案管理中出現(xiàn)的新形勢(shì)、新問(wèn)題，不忘初心，與時(shí)俱進(jìn)，努力完善健全檔案管理機(jī)制，更好地為企業(yè)退休人員服務(wù)。
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篇4
國(guó)家的發(fā)展離不開(kāi)老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)的奮斗，同樣企業(yè)的發(fā)展也同樣離不開(kāi)那些離退休人員。可以說(shuō)沒(méi)有他們的辛苦奮斗也就沒(méi)有企業(yè)的今天。而然，在他們退休以后企業(yè)卻不再重視他們，以至于對(duì)于他們的檔案管理也沒(méi)有引起足夠的重視。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、 與在職員工相比他們的檔案被隨處安放
今天的企業(yè)為了更好的生存競(jìng)爭(zhēng)都非常激烈，似乎每天都有企業(yè)倒閉或者面臨倒閉。對(duì)于這些企業(yè)的離退休人員檔案幾乎無(wú)人問(wèn)津，甚至有些人的檔案早已經(jīng)不知去向，再加上國(guó)家政策的改變致使很多人都被迫退休，他們的檔案也同樣得不到合理的保護(hù)。
2、 環(huán)境簡(jiǎn)陋、材料缺失
由于在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)資金不足的情況導(dǎo)致工作人員只能將離退休人員的檔案放置在箱子里而無(wú)法為離退休人員建立一個(gè)專門的檔案庫(kù)來(lái)保管他們的檔案。再加上企業(yè)的不重視導(dǎo)致檔案管理人員拿到的檔案材料殘缺不全從而為這部分人的檔案管理工作帶來(lái)困難。
3、 管理人員不合格
無(wú)論是破產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人還是社區(qū)的檔案管理人員，由于都沒(méi)有進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)，所以管理能力相對(duì)較差甚至有些管理人員根本達(dá)不到管理的資格。
4、 企業(yè)離退休人員的檔案仍然用最原始的方式進(jìn)行管理
由于企業(yè)的不重視致使這部分人的檔案依然采用手工方式進(jìn)行管理，而沒(méi)有考慮到這部分人的價(jià)值從而更好讓他們?yōu)槠髽I(yè)進(jìn)行服務(wù)。
二、加強(qiáng)企業(yè)離退休人員的檔案管理的重要性
1、 從民族傳統(tǒng)方面看：中華民族從出現(xiàn)到今天已經(jīng)走過(guò)了五千多年的發(fā)展歷程，五千多年里形成了許多傳統(tǒng)美德廣為流傳，其中尊重老人愛(ài)護(hù)老人就是非常重要的一條。企業(yè)離退休人員從年齡上講都是老年人，而讓老年人安度晚年正是我國(guó)一直倡導(dǎo)的目標(biāo)。所以為了能夠讓他們度過(guò)一個(gè)安詳?shù)耐砟瓯仨氁訌?qiáng)他們的檔案管理和服務(wù)工作。
2、 在離退休的企業(yè)職工當(dāng)中，有些可能是因?yàn)槟挲g或者身體方面的原因不能再繼續(xù)勝任工作。另外還有大多數(shù)人員他們有實(shí)力也有能力更愿意為企業(yè)的建設(shè)貢獻(xiàn)自己的一份力量。為了能夠讓這些老年人更好的為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)服務(wù)也要加強(qiáng)他們的檔案管理和服務(wù)工作。。
3、 與年輕的職工相比離退休人員更有經(jīng)驗(yàn)和閱歷，尤其是工作在一線的離退休人員技術(shù)水平更是毋庸置疑。對(duì)于這些人企業(yè)只要稍加指點(diǎn)他們就可以為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，企業(yè)重新招用他們也可以在一定程度上緩解社會(huì)的壓力。所以，加強(qiáng)對(duì)離退休人員的檔案管理工作不論是對(duì)企業(yè)、離退休人員自身還是國(guó)家來(lái)說(shuō)都是有利的。
三、 怎樣加強(qiáng)企業(yè)離退休人員的檔案管理
既然離退休人員對(duì)于企業(yè)的發(fā)展存在這么多好處那么應(yīng)該怎樣加強(qiáng)企業(yè)離退休人員的檔案管理工作呢？筆者認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)入手;
1、 完善檔案管理機(jī)構(gòu)和體制
要想對(duì)離退休人員的檔案進(jìn)行管理首先要完善檔案管理的機(jī)構(gòu)。具體應(yīng)該做到政府要建立一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)來(lái)管理離退休人員的檔案，并且為每一位離退休人員建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣一來(lái)既防止了離退休人員的檔案無(wú)故丟失也避免了材料不全而無(wú)法讓這部分人更好的為企業(yè)進(jìn)行服務(wù)的麻煩，同時(shí)也可以
轉(zhuǎn)貼于
避免隨意領(lǐng)取養(yǎng)老保險(xiǎn)金等問(wèn)題的幾率，還可增進(jìn)軍民感情，真正實(shí)現(xiàn)離退休人員的檔案管理與社會(huì)服務(wù)相連接。
2、 建立一支專門的隊(duì)伍加強(qiáng)企業(yè)離退休人員的檔案管理
可以采取內(nèi)部選撥和社會(huì)招聘兩種方式來(lái)尋找離退休人員檔案管理方面的人才，爭(zhēng)取從中挑選出一批思想覺(jué)悟高、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、文化程度相對(duì)達(dá)標(biāo)并且喜歡檔案管理工作的一群人員來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作。并且對(duì)這部分人定期進(jìn)行考核并按照考核程度分配職務(wù)，從而真正把企業(yè)離退休人員的檔案管理與社會(huì)服務(wù)結(jié)合起來(lái)。
四、 改變以往對(duì)待離退休人員的觀念
要想真正做好企業(yè)離退休人員的檔案管理工作必須要改變一下兩種觀念：
1、 離退休人員的檔案已經(jīng)沒(méi)有用處了。社會(huì)上普遍存在著無(wú)視離退休人員的檔案的現(xiàn)象，認(rèn)為他們應(yīng)經(jīng)老了根本沒(méi)有任何價(jià)值了對(duì)于他們的檔案管理根本不用去加強(qiáng)管理。這是一種非常錯(cuò)誤的想法，加強(qiáng)他們的檔案管理首先對(duì)社會(huì)有用其次可以更好的體現(xiàn)黨的政策。
2、 企業(yè)離退休人員的檔案無(wú)法歸類。現(xiàn)在普遍存在著離退休人員的檔案不知道如何歸類的情況，其實(shí)這種想法也是不對(duì)的。離退休人員的檔案對(duì)于我們年輕人來(lái)講是一筆很大的財(cái)富，他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都可以對(duì)我們今后工作的正常開(kāi)展起到不可替代的作用。因此我們一定要保護(hù)好企業(yè)離退休人員的檔案。
五、 加強(qiáng)企業(yè)離退休人員檔案社會(huì)化服務(wù)
檔案的管理是為了更方便地服務(wù)于檔案的利用，做好企業(yè)離退休人員的檔案管理工作最終目的是為了更好地服務(wù)于廣大離退休人員，更快地實(shí)現(xiàn)離退休人員社會(huì)化管理。所以，企業(yè)離退休人員的檔案管理與服務(wù)是相輔相成、密不可分的一個(gè)整體。
企業(yè)離退休人員檔案社會(huì)化服務(wù)內(nèi)容：
1、退休人員購(gòu)買公有住房時(shí)，根據(jù)人事檔案對(duì)其工齡認(rèn)定。
2、退休人員子女入黨時(shí)，提供給單位（學(xué)校）政審情況。
3、退休人員異地定居遷入戶口時(shí)，提供干部履歷表或工人登記表復(fù)印件。
4、房屋過(guò)戶時(shí)，退休人員親屬關(guān)系證明。
5、退休人員獨(dú)生子女證丟失申領(lǐng)補(bǔ)助費(fèi)時(shí)，提供獨(dú)生子女審批表復(fù)印件。
6、退休人員的工齡工資、高級(jí)職稱、勞模等相關(guān)待遇調(diào)整。
7、其他有關(guān)退休人員檔案社會(huì)化服務(wù)事項(xiàng)。
篇5
根據(jù)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞動(dòng)和社會(huì)保障部等部門(關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn))的通知》的文件精神，各級(jí)黨委和政府要充分認(rèn)識(shí)做好社區(qū)管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，保證工作的順利推進(jìn)。換句話說(shuō)，未來(lái)幾年，全部企業(yè)退休人員都要實(shí)行社區(qū)管理，而企業(yè)退休人員的數(shù)量每年都按一定的規(guī)模在增長(zhǎng)。由于受現(xiàn)有條件的限制，目前許多地方企業(yè)退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴(yán)等諸多問(wèn)題，如何解決這一問(wèn)題是企業(yè)退休人員社區(qū)管理是否完善的關(guān)鍵部分。按照現(xiàn)有企業(yè)退休人員的數(shù)量計(jì)算，如果186萬(wàn)企業(yè)退休人員全部實(shí)行社區(qū)管理了，每個(gè)社保所僅企業(yè)退休人員的檔案數(shù)量就會(huì)達(dá)到5886份，再加上失業(yè)人員和其他人員，將會(huì)給社保所帶來(lái)很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺(tái)了《北京市實(shí)行社會(huì)化管理的企業(yè)退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關(guān)于規(guī)范社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案轉(zhuǎn)移程序有關(guān)問(wèn)題的通知》、《關(guān)于劣勢(shì)國(guó)有退出企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理移交人事檔案有關(guān)工作的通知》和《關(guān)于在職業(yè)介紹及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔人員辦理退休手續(xù)后整理人事檔案管理有關(guān)工作的通知》等文件，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所在接收企業(yè)退休人員人事檔案過(guò)程中主要按照這四個(gè)文件的規(guī)定進(jìn)行接收，基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的統(tǒng)一化。
2009年北京市提出“在有條件的區(qū)縣、街鎮(zhèn)開(kāi)展規(guī)范整理檔案、統(tǒng)一轉(zhuǎn)移程序的試點(diǎn)工作”。每個(gè)區(qū)縣根據(jù)各自特點(diǎn)選擇一個(gè)街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所進(jìn)行試點(diǎn)或在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上向全部街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所鋪開(kāi)，其中朝陽(yáng)區(qū)、西城區(qū)、宣武區(qū)和順義區(qū)等試點(diǎn)區(qū)縣借助檔案局的力量，統(tǒng)一了社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，解決了社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)移程序不統(tǒng)一、必備材料不齊全等問(wèn)題。
(二)社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設(shè)18個(gè)區(qū)縣、316個(gè)社會(huì)保障事務(wù)所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區(qū)是北京市首家也是唯一在全區(qū)范圍內(nèi)實(shí)行企業(yè)退休人員人事檔案集中管理的區(qū)縣。順義區(qū)現(xiàn)有社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個(gè)總面積400平方米的檔案庫(kù)，檔案庫(kù)面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標(biāo)準(zhǔn)安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬(wàn)份檔案)。順義區(qū)檔案集中管理的程序如下：企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理時(shí)，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區(qū)勞動(dòng)服務(wù)管理中心集中進(jìn)行統(tǒng)一管理。
為提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，順義區(qū)開(kāi)發(fā)了企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件，將實(shí)行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員基本情況輸入到企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件中，使街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所能準(zhǔn)確、及時(shí)掌握企業(yè)退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個(gè)退休人員的狀況，只要在網(wǎng)上輸入個(gè)人代碼，退休人員的個(gè)人信息就清晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在工作人員面前，社會(huì)化管理工作者就可以根據(jù)工作需要針對(duì)有特殊服務(wù)需求的退休人員進(jìn)行具體的服務(wù)。而在使用企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件之前，個(gè)人信息的獲取首先要通過(guò)各街鎮(zhèn)的負(fù)責(zé)人去了解，而后再根據(jù)所了解的情況，查看其原始檔案記載進(jìn)行多方查證。電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)通，使用時(shí)只需在檢索信息欄內(nèi)輸入關(guān)鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無(wú)余。
檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化、電子化相結(jié)合增強(qiáng)了區(qū)勞服中心與各社保所業(yè)務(wù)上的橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全意義上的電子化管理，如每個(gè)企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容并未實(shí)現(xiàn)電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實(shí)現(xiàn)電子化管理。如何將企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容實(shí)現(xiàn)電子化管理還需要進(jìn)一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設(shè)施都要配備齊全，還需要專業(yè)的檔案管理人員，就現(xiàn)有條件來(lái)說(shuō)，企業(yè)退休人員的人事檔案如果實(shí)行集中管理，市區(qū)兩級(jí)財(cái)政需要投入一定規(guī)模的資金才能夠?qū)崿F(xiàn)。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區(qū)管理企業(yè)退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所。盡管北京市出臺(tái)了人事檔案轉(zhuǎn)移、接收、規(guī)范整理的相關(guān)文件，但是各區(qū)縣街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所檔案管理軟硬件設(shè)施條件不一，管理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致。
從對(duì)各區(qū)縣的調(diào)研可以看出，有的區(qū)縣或者街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))投入資金多，軟硬件設(shè)施較為完備，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)就高。而有部分街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所特別是偏遠(yuǎn)山區(qū)的社保所沒(méi)有獨(dú)立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規(guī)范，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)。
以西城區(qū)展覽路社保所為例，西城區(qū)展覽路社保所有獨(dú)立檔案室，有效使用面積達(dá)到30平米，將五節(jié)柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預(yù)計(jì)容量可延后3～5年。同時(shí)，社保所安排兩人按照AB角負(fù)責(zé)檔案管理工作，保證了專人負(fù)責(zé)。
分散式管理的優(yōu)點(diǎn)就在于靈活、便捷，因企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理時(shí)，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所要提供相應(yīng)的管理服務(wù)，社保所接收了企業(yè)退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉(zhuǎn)移檔案。退休人員需要查閱檔案時(shí)，來(lái)社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習(xí)慣。
但是，分散式管理的缺點(diǎn)也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無(wú)法配備專職及具備專業(yè)知識(shí)的工作人員，常常是接收了企業(yè)退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜都沒(méi)有)，查閱時(shí)拿出來(lái)，不用了擱置在那兒不管不問(wèn)，更談不上電子化管理。這種缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉(xiāng)的完善的社會(huì)保障體系有著很大的沖突。
(三)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理模式存在的問(wèn)題
北京市通過(guò)規(guī)范檔案管理制度并開(kāi)展試點(diǎn)工作解決了檔案管理中存在的一定問(wèn)題，特別是各區(qū)縣根據(jù)本區(qū)縣的實(shí)際情況，選用合適的檔案管理模式，促進(jìn)了企業(yè)退休人員檔案管理工作。但是，通過(guò)
對(duì)兩種模式的調(diào)研、比較和分析，筆者認(rèn)為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問(wèn)題，包括思想認(rèn)識(shí)不到位，檔案庫(kù)(室)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的社區(qū)管理退休人員數(shù)量，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，隊(duì)伍不穩(wěn)定，人事檔案材料不規(guī)范，以及人事檔案管理手段落后。這些問(wèn)題是檔案管理工作不容忽視的基本問(wèn)題，只有先解決這些基本性的問(wèn)題，然后才能夠優(yōu)化社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式。
二、優(yōu)化退休人員檔案管理模式的對(duì)策分析
筆者認(rèn)為，根據(jù)當(dāng)前我國(guó)檔案管理部門管理基礎(chǔ)建設(shè)狀況，結(jié)合退休人員檔案管理的特點(diǎn)，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優(yōu)化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件
由于企業(yè)退休人員檔案來(lái)源構(gòu)成比較簡(jiǎn)單，檔案數(shù)量不多，服務(wù)范圍有限等現(xiàn)實(shí)情況存在，再加上社保所繁重的工作任務(wù)，資金緊張，缺乏檔案管理的專業(yè)人才，導(dǎo)致北京市企業(yè)退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規(guī)事務(wù)性工作，而忽略檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。
因此針對(duì)這種情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合離退休人員的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件。該軟件可參考“順義區(qū)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件”，使軟件在功能設(shè)計(jì)上不僅僅具有存檔的功能，還應(yīng)該具備儲(chǔ)存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時(shí)的、符合要求的服務(wù)內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)退休人員的動(dòng)態(tài)管理。為了適應(yīng)大保障體系的建設(shè)，軟件的服務(wù)對(duì)象應(yīng)覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級(jí)離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區(qū)率先實(shí)行了區(qū)級(jí)企業(yè)退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。集中管理退休人員檔案的必要性及優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1 集中管理檔案是推進(jìn)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)的內(nèi)在要求。社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案由分散走向集中，是社會(huì)化管理服務(wù)工作發(fā)展的大勢(shì)所趨，可以有效發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)資源科學(xué)和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護(hù)退休人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據(jù)，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規(guī)范行為的發(fā)生，從而保證檔案的真實(shí)性和實(shí)效性，有效地維護(hù)退休人員合法權(quán)益。
3 集中管理檔案是強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)工作的基礎(chǔ)手段。集中管理企業(yè)退休人員檔案是社保應(yīng)收基金及時(shí)足額到位，養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放良性機(jī)制形成的基礎(chǔ)性前提，對(duì)社保基金的安全運(yùn)營(yíng)起到超前的防范作用，而且為社保部門基本業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展直接提供了可靠的信息資源，強(qiáng)化了社保業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是社會(huì)保險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)性手段，有利于社會(huì)保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
4 集中管理檔案與信息化建設(shè)相結(jié)合可增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。退休人員基本信息始終處于動(dòng)態(tài)管理狀態(tài)，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過(guò)離退休人員系統(tǒng)軟件反映出來(lái)，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一的目標(biāo)，有力地促進(jìn)基金監(jiān)督、綜合查詢、信息分析等服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。
5 促進(jìn)社會(huì)保障事務(wù)性工作規(guī)范化發(fā)展。對(duì)企業(yè)退休人員的檔案集中進(jìn)行管理后，對(duì)檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個(gè)明確的程序和規(guī)范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過(guò)集中管理退休人員檔案，社保部門可以有效地防止虛報(bào)冒領(lǐng)養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，加強(qiáng)離退休人員的管理。同時(shí)，減少社保部門與企業(yè)之間煩瑣的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提高經(jīng)辦效率，使社會(huì)保險(xiǎn)工作走向正規(guī)化、科學(xué)化、制度化。
筆者認(rèn)為，建立市級(jí)離退休人員檔案管理中心是完善社會(huì)保障體系建設(shè)的重要舉措，也是強(qiáng)化檔案管理工作，切實(shí)提高檔案利用率，有效促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)工作健康發(fā)展的良策。
鑒于北京市企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作職能在北京市勞動(dòng)服務(wù)管理中心，離退休人員檔案管理中心相應(yīng)地也應(yīng)該歸屬于北京市勞動(dòng)服務(wù)管理中心。檔案管理中心如何組建，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的設(shè)置以及具體工作機(jī)構(gòu)的成立不是本文討論的內(nèi)容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應(yīng)該從哪些方面入手，創(chuàng)造出規(guī)范的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認(rèn)為應(yīng)該重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾方面工作。
1 管理對(duì)象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會(huì)保障局，按照市局提出的“大保障”的社會(huì)保障理念，原有的僅局限于對(duì)企業(yè)退休人員的管理服務(wù)，將逐步覆蓋到全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員的管理服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，筆者對(duì)檔案管理中心職能的設(shè)想是：中心建立初期先接收社區(qū)管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進(jìn)一步接收全部企業(yè)退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機(jī)關(guān)事業(yè)單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，一方面有賴于現(xiàn)代信息技術(shù)的全面支撐，另一方面更離不開(kāi)檔案管理部門的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門重視檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規(guī)章制度，并且在實(shí)際工作中能嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等各個(gè)方面達(dá)到完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)的良好效果；同時(shí)，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設(shè)。
在人才隊(duì)伍建設(shè)上，要配備強(qiáng)有力的適應(yīng)信息化建設(shè)需要的專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理人員除了要具備過(guò)硬的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)外，還要具備高水平的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，像養(yǎng)老金調(diào)整、養(yǎng)老金社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷，居家養(yǎng)老護(hù)理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對(duì)于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者初步設(shè)想，結(jié)合社會(huì)保障系統(tǒng)特有的“金保工程”，構(gòu)建市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。市級(jí)建立離退休人員檔案管理中心，區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))相應(yīng)要成立檔案管理部門，雖然紙質(zhì)檔案都存放在市級(jí)離退休人員檔案管理中心，但三級(jí)管理部門都要安裝使用離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，負(fù)責(zé)本轄區(qū)范圍內(nèi)的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會(huì)保障社會(huì)化管理事務(wù)性工作有機(jī)結(jié)合
筆者在上文已經(jīng)提到，應(yīng)該開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，該軟件在設(shè)計(jì)上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時(shí)核實(shí)、補(bǔ)充退休人員基本信息，辦理退休人員轉(zhuǎn)移、接收工作，同時(shí)為北京市企業(yè)退休人員搭建領(lǐng)取基本養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作平臺(tái)等功能。
篇6
創(chuàng)建人事檔案管理服務(wù)目標(biāo)體系
企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要從頂層設(shè)計(jì)，以規(guī)劃為引領(lǐng)，創(chuàng)建全面、可持續(xù)發(fā)展的管理服務(wù)目標(biāo)體系，以推動(dòng)企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)的目標(biāo)，也是服務(wù)和滿足企業(yè)退休人員和社會(huì)的生產(chǎn)生活的需求。規(guī)劃的主要任務(wù)是根據(jù)國(guó)家檔案局要求，落實(shí)“三個(gè)體系”的建設(shè):一是建立覆蓋企業(yè)退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業(yè)退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個(gè)體系是統(tǒng)一的有機(jī)整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎(chǔ)，檔案利用體系是目的。
建立經(jīng)濟(jì)實(shí)用的人事檔案庫(kù)房
南京市企業(yè)退休人員人事檔案庫(kù)(館)的建設(shè)理念與實(shí)體建筑都需要進(jìn)一步發(fā)展。檔案庫(kù)建設(shè)是檔案安全保障的基礎(chǔ)，是檔案資源建設(shè)和企業(yè)退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫(kù)房建筑必須符合檔案的長(zhǎng)期安全保管和便于提供利用的要求。國(guó)家檔案局、建設(shè)部和發(fā)改委在2007年對(duì)檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作了規(guī)范要求，明確了建設(shè)規(guī)模和項(xiàng)目的構(gòu)成、房屋建筑面積指標(biāo)、選址與規(guī)劃布局、建筑設(shè)計(jì)和省市縣檔案館用房指標(biāo)分類。在檔案庫(kù)房建設(shè)的原則上，于海燕認(rèn)為需要遵循實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性、人本性和文化性原則［1］。實(shí)用性原則是指把實(shí)用和節(jié)儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護(hù)的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經(jīng)濟(jì)性是指在節(jié)能降耗、環(huán)保低碳方面加強(qiáng)檔案館建設(shè)的投入，在檔案庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮檔案庫(kù)房設(shè)施，合理采用新技術(shù)、新材料、新設(shè)備，注意可持續(xù)發(fā)展。人本性原則具體體現(xiàn)為無(wú)障礙設(shè)計(jì)，為殘疾人、老年人提供便利行動(dòng)的設(shè)施，同時(shí)在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫(kù)房建設(shè)要反映文化特性，具有文化個(gè)性，是人事檔案走近社會(huì)和企業(yè)退休人員的重要渠道。南京企業(yè)退休人員人事檔案庫(kù)房建筑是由800多平方米的地下室?guī)旆亢?00m2左右的服務(wù)大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區(qū)位比較分散，這與國(guó)家檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和庫(kù)房建設(shè)原則還有很大的差距，因此成立獨(dú)立檔案庫(kù)應(yīng)該成為可能條件下的首選，建筑區(qū)位選擇在市統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據(jù)企業(yè)退休人員人事檔案資源容量以及未來(lái)20—30年需求，應(yīng)在5000m2以上，建筑設(shè)計(jì)應(yīng)揉合南京古城風(fēng)貌精神，服務(wù)設(shè)施應(yīng)反映以人為本的理念。
強(qiáng)化人事檔案資源建設(shè)
南京市企業(yè)退休人員人事檔案要繼續(xù)貫徹“大集中、大服務(wù)、大檔案”的理念。檔案實(shí)行集中管理是確保檔案庫(kù)豐富信息的來(lái)源，隨著新增企業(yè)退休人員人事檔案的實(shí)時(shí)入庫(kù)的已退休人員人事檔案的分批次入庫(kù)，目前已入庫(kù)管理38萬(wàn)卷，23萬(wàn)企業(yè)退休人員人事檔案待入庫(kù)，每年還有近3萬(wàn)新增的企業(yè)退休人員人事檔案入庫(kù)，巨大的庫(kù)藏容量，是南京市人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)不斷滿足全市企業(yè)退休人員人事檔案的管理與服務(wù)多樣化需求的堅(jiān)強(qiáng)后盾。隨著入庫(kù)人事檔案數(shù)量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長(zhǎng)，充分利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化管理應(yīng)成為當(dāng)前的主要工作目標(biāo)。檔案數(shù)字化把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前南京市推進(jìn)企業(yè)退休人員檔案的必要性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現(xiàn)有辦公用房條件限制，將檔案信息數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務(wù)效率的現(xiàn)實(shí)需要。目前南京市人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復(fù)印2000余份。退休人員檔案數(shù)字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務(wù)，大幅提高檔案服務(wù)效率，滿足各類用人單位以及相關(guān)群體對(duì)檔案利用的需求。三是檔案管理與服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)。現(xiàn)代檔案管理正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。退休人員檔案數(shù)字化后，存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)字檔案，將可以提供方便、快捷的遠(yuǎn)程查閱和多點(diǎn)、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對(duì)退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務(wù)的整體水平。同時(shí)，退休人員檔案數(shù)字化還將為我市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化積累經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前南京市推行企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化的有利因素也有三個(gè)方面。一是信息技術(shù)有支持。現(xiàn)在檔案數(shù)字化技術(shù)已比較成熟，且檔案數(shù)字化工作在全國(guó)各地區(qū)檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供有力的技術(shù)支持和可借鑒的寶貴經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，南京市人力資源和社會(huì)保障信息系統(tǒng)和市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))、社區(qū)(村)四級(jí)公共服務(wù)平臺(tái)，也為今后實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化利用奠定了良好的基礎(chǔ)。二是經(jīng)費(fèi)來(lái)源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費(fèi)用約為260萬(wàn)元，且每年隨著退休人員的增加相應(yīng)增長(zhǎng)，加上目前的歷年結(jié)余409萬(wàn)元，基本上可以滿足退休人員檔案數(shù)字化管理的經(jīng)費(fèi)要求。三是規(guī)范管理有基礎(chǔ)。南京市企業(yè)退休人員檔案管理工作已基本實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，確保退休人員檔案均按規(guī)定整理、立卷、歸檔、入庫(kù)，配置了適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房以及相關(guān)必要設(shè)施，建立了比較完善的各類管理服務(wù)制度，同時(shí)初步建立起了一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)退休人員檔案數(shù)字化提供了有力保證。企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)可遵循統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，技術(shù)可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案管理子系統(tǒng)，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享，有效保證檔案實(shí)體安全。目標(biāo)是將新增的退休人員檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)字加工處理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息后保存。在此基礎(chǔ)上，將現(xiàn)有庫(kù)存的人事檔案逐步進(jìn)行數(shù)字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進(jìn)，逐步擴(kuò)大的形式，用3年左右的時(shí)間完成60多萬(wàn)企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化任務(wù)。完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識(shí)別、圖像處理、數(shù)據(jù)校對(duì)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫(kù)等環(huán)節(jié)。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁(yè)、質(zhì)檢、高掃補(bǔ)掃、頁(yè)碼錄入、頁(yè)碼特殊處理、影像自動(dòng)排序。數(shù)字化后的檔案采用BS架構(gòu)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)實(shí)時(shí)出入庫(kù)，后臺(tái)是一個(gè)Web服務(wù)器，前臺(tái)基于無(wú)線手持設(shè)備(如PDA等)，在庫(kù)房?jī)?nèi)連接放置在庫(kù)房中的無(wú)線路由器訪問(wèn)Web服務(wù)器進(jìn)行資料出入庫(kù)。在對(duì)企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化的過(guò)程別要做好數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量的控制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)錄入人員素質(zhì)培訓(xùn)，制定并逐步完善的錄入細(xì)則，強(qiáng)化數(shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)企業(yè)退休人事檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)已產(chǎn)生的企業(yè)退休人員電子化檔案建設(shè)的研究與管理，創(chuàng)建合適的電子檔案系統(tǒng)管理模式，豐富和規(guī)范企業(yè)退休人員人事檔案資源。在推動(dòng)企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化的同時(shí)，需要注重對(duì)實(shí)體檔案的維護(hù)技術(shù)研究，實(shí)體檔案是歷史的真實(shí)記錄，有著證據(jù)學(xué)上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進(jìn)行分類研究、制訂合適的修復(fù)方案，也是當(dāng)前企業(yè)退休人員人事檔案資源管理的一個(gè)重要內(nèi)容。提高企業(yè)退休人員人事檔案資源的應(yīng)用和服務(wù)能力目前主要有三方面的技術(shù)。一是建設(shè)檔案檢索目錄。美國(guó)學(xué)者克萊弗登認(rèn)為評(píng)價(jià)信息檢索效果的指標(biāo)有六項(xiàng):收錄范圍、查全率、查準(zhǔn)率、響應(yīng)時(shí)間、用戶負(fù)擔(dān)和輸出形式［2］，對(duì)照此標(biāo)準(zhǔn)，南京市企業(yè)退休人員人事檔案信息檢索技術(shù)還需要進(jìn)一步推進(jìn)智能搜索引擎如語(yǔ)義搜索、群體搜索、基本內(nèi)容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個(gè)性化搜索、社會(huì)化搜索［3］等來(lái)建構(gòu)信息檢索系統(tǒng)，來(lái)提高檔案資源管理服務(wù)水平。二是采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。隨著企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字與電子化檔案量的增加，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠提高管理效率，更好滿足社會(huì)和企業(yè)退休人員對(duì)檔案查找、利用的需求。數(shù)據(jù)挖掘可以從大量的集中數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)隱含在其中規(guī)律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識(shí)的非平凡過(guò)程，它可以擴(kuò)大檔案收集范圍，優(yōu)化庫(kù)存檔案結(jié)構(gòu)，提高整理效率、鑒定效率，提供個(gè)。［4］三是在適時(shí)推進(jìn)云計(jì)算技術(shù)。云計(jì)算是指一種全新的計(jì)算模式和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式，旨在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)(互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng))以按需、易擴(kuò)展的方式獲得所需的硬件、平臺(tái)、軟件及服務(wù)等資源，可以提高檔案資源利用率，節(jié)省總擁有成本，增強(qiáng)IT靈活性和效率，被視為科技領(lǐng)域的新革命，對(duì)于建立統(tǒng)一、高效物檔案資源管理服務(wù)平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源海量存儲(chǔ)與共享利用、打造低碳經(jīng)濟(jì)信息化建設(shè)模式、提升檔案服務(wù)、優(yōu)化檔案信息化人才結(jié)構(gòu)等有著重要意義。［5］南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)可在四級(jí)服務(wù)平臺(tái)間開(kāi)展云計(jì)算試點(diǎn)，待技術(shù)成熟后可進(jìn)一步推廣。
加強(qiáng)人事檔案安全體系建設(shè)
檔案安全是企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)工作的生命線，尤其是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理服務(wù)后，檔案實(shí)體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設(shè)施配備、安全技術(shù)系統(tǒng)管理等，就安全管理制度而言，要特點(diǎn)注重信息安全與保密規(guī)范，按照《檔案法》、《保密法》等法規(guī)要求，確定企業(yè)退休人員人事檔案信息資源審查標(biāo)準(zhǔn)，處理好保密與公開(kāi)原則，在保障信息安全與保密基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)和資源共享。異地備份是數(shù)字時(shí)代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數(shù)據(jù)化后，一成不變地進(jìn)行復(fù)制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的異地。容災(zāi)，是指為保證重要檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)歷各種災(zāi)難后，仍能提供正常服務(wù)，并為此所進(jìn)行的一系列應(yīng)急計(jì)劃和建設(shè)行為。［6］南京市企業(yè)退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒(méi)有有效開(kāi)展，在檔案數(shù)字化工作完成后，可以在國(guó)家人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)內(nèi)或國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)系統(tǒng)間建立異地備份管理關(guān)系，與相應(yīng)機(jī)構(gòu)簽訂協(xié)議，確保企業(yè)退休人員人事檔案服務(wù)資源的安全。
開(kāi)展人事檔案編研工作
篇7
二、退休人員社會(huì)化管理檔案移交工作實(shí)踐
2020年筆者所在公司積極響應(yīng)國(guó)家關(guān)于退休人員社會(huì)化管理有關(guān)政策，積極推進(jìn)公司退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作。
(一)成立公司社會(huì)化管理組織機(jī)構(gòu)
為貫徹落實(shí)中央及省市地方政府關(guān)于國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理的決策部署，全面深化國(guó)有企業(yè)改革，平穩(wěn)有序推進(jìn)國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作，根據(jù)集團(tuán)公司和動(dòng)力研究院有關(guān)要求，結(jié)合實(shí)際成立了以公司董事長(zhǎng)為組長(zhǎng)，總經(jīng)理為副組長(zhǎng),相關(guān)副總經(jīng)理為成員的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)組織貫徹中央推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作相關(guān)政策，組織做好與地方政府的溝通、協(xié)調(diào)及提供支持和保障工作。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由主管人事工作的副總經(jīng)理為組長(zhǎng)，人力資源處等相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)及人員為成員，負(fù)責(zé)退休人員社會(huì)化管理具體實(shí)施工作。公司退休人員社會(huì)化管理服務(wù)組織機(jī)構(gòu)的成立，為退休人員社會(huì)化管理工作提供了組織保障。
(二)制定退休人員檔案移交工作方案
凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。退休人員社會(huì)化管理檔案移交地方工作亦是如此。按照公司退休人員社會(huì)化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的安排部署，人力資源處積極同相關(guān)單位溝通，抽調(diào)精兵良將組建了檔案專項(xiàng)整理小組，首先對(duì)公司退休人員人事檔案實(shí)體存放情況及人員名單進(jìn)行了詳細(xì)的核對(duì)、梳理，結(jié)合公司所屬地區(qū)社保中心的要求，制定了較為科學(xué)合理的實(shí)施方案，為退休人員社會(huì)化管理檔案移交工作的順利完成奠定了基礎(chǔ)。
(三)深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化培訓(xùn)
首先是提高認(rèn)識(shí)。要讓檔案專項(xiàng)整理小組成員充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)退休人員社會(huì)化管理檔案移交工作的重要性。其次增強(qiáng)責(zé)任感。檔案專項(xiàng)整理小組應(yīng)積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)檔案整理情況及工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題。第三強(qiáng)化培訓(xùn)。對(duì)外公司積極組織檔案專項(xiàng)整理小組成員參加上級(jí)單位組織的干部人事檔案專項(xiàng)審核培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)審核標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)，對(duì)內(nèi)通過(guò)轉(zhuǎn)訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、督導(dǎo)檢查等方式提高檔案專項(xiàng)整理小組人員的業(yè)務(wù)能力，確保每個(gè)人都能熟練掌握人事檔案分類、編目、組卷等相關(guān)業(yè)務(wù)技能。
(四)確定退休人員檔案整理工作流程及規(guī)范
1.工作流程
工作流程設(shè)計(jì)：根據(jù)公司所屬地區(qū)社保中心的要求，結(jié)合公司退休人員檔案管理的實(shí)際情況，制定了切合實(shí)際的工作流程。即：檔案調(diào)卷—檔案整理—檔案著錄—質(zhì)檢與裝卷—專項(xiàng)審查—檔案移交。
2.檔案調(diào)卷
檔案專項(xiàng)整理小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)與檔案庫(kù)房管理人員辦理調(diào)卷工作。按計(jì)劃每周調(diào)100卷，逐份清點(diǎn)；辦理退休人員人事檔案交接手續(xù)后，將檔案從庫(kù)房搬運(yùn)到整理現(xiàn)場(chǎng)。
3.檔案整理
為提高工作效率，檔案專項(xiàng)整理小組將人員分成四組，每?jī)扇艘唤M，一人負(fù)責(zé)拆卷、分類與標(biāo)注；一人負(fù)責(zé)著錄。前者要選擇有一定工作經(jīng)驗(yàn)、對(duì)人事檔案管理比較熟悉、責(zé)任心較強(qiáng)的人員承擔(dān)，我們稱他為小小組長(zhǎng)。拆卷時(shí)小小組長(zhǎng)負(fù)責(zé)逐頁(yè)檢查檔案原件，有紙質(zhì)檔案目錄的一并檢查，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏立即進(jìn)行改正或做出正確標(biāo)識(shí)；同時(shí)剔除生銹、易銹等金屬物。拆卷完成后按人事檔案的分類順序排列，材料分類以形成時(shí)間為序，并以不同顏色的類別隔頁(yè)紙間隔開(kāi)材料，同時(shí)檢查案卷的質(zhì)量和完整性，以及是否有粘貼、分類錯(cuò)誤等現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或反饋。沒(méi)有問(wèn)題時(shí)，用鉛筆對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容標(biāo)注分類碼，一般標(biāo)注在每件文件材料首頁(yè)的右上方，分類碼要求字體工整、大小適中。
4.檔案著錄
小小組長(zhǎng)完成分類、標(biāo)識(shí)工作后，將檔案轉(zhuǎn)交給同組成員；同組成員按照檔案目錄模板，以“件”為管理單位逐一錄入文件材料信息，并打印目錄。
5.質(zhì)檢與裝卷
完成檔案目錄的錄入、打印后，由小小組長(zhǎng)對(duì)照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性；檔案目錄和檔案實(shí)體相符性；卷內(nèi)文件的各種編號(hào)與檔案目錄編號(hào)的符合性；文件排列順序的正確性及文件放置方向的正確性。裝訂案卷時(shí)，將檔案目錄放在卷首，文件要求右、下側(cè)兩端對(duì)齊；案卷封面上的姓名，案卷盒脊背上的姓名、籍貫、編號(hào)(不填寫(xiě))等文字統(tǒng)一采用標(biāo)準(zhǔn)格式使用計(jì)算機(jī)打印，字體要求工整、清晰、大小適中。
6.專項(xiàng)審核
公司退休人員檔案再整理完成后，主管人事工作的副總經(jīng)理帶隊(duì)對(duì)公司退休人員檔案整理情況進(jìn)行了檢查。檢查采取抽查的方式，對(duì)部分退休人員社會(huì)化管理檔案進(jìn)行了審核，并對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。檔案專項(xiàng)整理小組組織對(duì)審核中提出的整改意見(jiàn)逐項(xiàng)進(jìn)行整改，并如實(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了匯報(bào)。
7.檔案移交
按照退休人員檔案交接雙方簽訂的《退休人員人事檔案交接協(xié)議》的要求，公司將經(jīng)過(guò)整理并建立了檔案目錄的2000多名退休人員人事檔案提交給公司所屬地區(qū)社保中心，交接雙方對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行了嚴(yán)格的審核、清點(diǎn)，最終完成了公司退休人員社會(huì)化管理檔案的交接工作。移交手續(xù)由公司檔案部門做永久備案保存。
三、體會(huì)
退休人員社會(huì)化管理檔案移交工作開(kāi)展以來(lái)，筆者所在公司積極克服時(shí)間緊、任務(wù)重、工作量大等諸多困難，精心組織、合理安排，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度全面推進(jìn)退休人員社會(huì)化管理檔案移交工作。2020年8月20日，按照企業(yè)退休人員檔案交接雙方簽訂的《退休人員人事檔案交接協(xié)議》的要求，順利完成退休人員社會(huì)化管理檔案移交工作，成為公司所屬地區(qū)首家完成企業(yè)退休人員社會(huì)化管理檔案移交工作的單位，并被社保中心作為樣板推廣展示。通過(guò)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理檔案移交工作的實(shí)踐，我們深感做好前期方案策劃，加強(qiáng)實(shí)施過(guò)程中信息反饋與溝通，及時(shí)解決檔案審核、整理和移交工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，才能提高工作效率，按時(shí)、圓滿完成工作任務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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1 離退休檔案管理模式分析
離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是將離退休人員的人事檔案統(tǒng)一移交到檔案管理中心進(jìn)行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財(cái)力等的節(jié)約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設(shè)備設(shè)施，使得原來(lái)檔案管理過(guò)程中存在的安全隱患得以消除。但同時(shí)，集中式管理需要雄厚的財(cái)物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統(tǒng)雙過(guò)關(guān)，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。
1.2 分散式管理模式
這種方式較為常見(jiàn)，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道檔案管理服務(wù)中心。分散式管理后，由于各個(gè)檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標(biāo)準(zhǔn)很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規(guī)范遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。分散式管理的優(yōu)點(diǎn)在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉(zhuǎn)移，因此離退休人員或其他相關(guān)部門需要查閱檔案時(shí)，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時(shí)，分散的檔案管理中心大部分無(wú)法配備專業(yè)的管理人員，有些甚至不能實(shí)現(xiàn)電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。
2 離退休檔案管理模式存在的問(wèn)題
無(wú)論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問(wèn)題，只有先解決這些基本的問(wèn)題，才能創(chuàng)新離退休人員檔案管理的模式。
2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位
檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、默默無(wú)聞的工作，不容易取得引人注目的成績(jī)。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔(dān)檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務(wù)繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認(rèn)為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長(zhǎng)期處于應(yīng)付被動(dòng)的狀態(tài)。
2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低
在現(xiàn)有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業(yè)方面的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性不太了解，對(duì)檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。
2.3 檔案管理方式落后
目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業(yè)的階段。比如在裝訂的時(shí)候采用傳統(tǒng)的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對(duì)低下。雖然也有配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，但是由于缺乏相關(guān)專業(yè)操作人員，使得設(shè)備利用率低。此外，目前尚沒(méi)有專門針對(duì)離退休人員的系列軟件，不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。
3 創(chuàng)新離退休檔案管理模式的對(duì)策
根據(jù)我國(guó)檔案管理部門當(dāng)前的基礎(chǔ)建設(shè)狀況，以及離退休人員檔案管理的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為創(chuàng)新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對(duì)策：
3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)
檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，這符合國(guó)家信息化建設(shè)的要求，也滿足檔案管理中心自身發(fā)展的需要。由于離退休人員檔案構(gòu)成比較簡(jiǎn)單，服務(wù)范圍、項(xiàng)目有限等，結(jié)合這些特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)具有針對(duì)性的檔案管理軟件系統(tǒng)。專門的離退休檔案管理系統(tǒng)不僅能夠長(zhǎng)期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動(dòng)，查詢檔案工作變的簡(jiǎn)單方便，文件資料的保密性大大增強(qiáng)，實(shí)時(shí)更新能力提升，并真正實(shí)現(xiàn)了離退休人員檔案的動(dòng)態(tài)管理。與此同時(shí)，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。全市聯(lián)網(wǎng)變成現(xiàn)實(shí)，將為各個(gè)檔案管理中心提供便利的互動(dòng)空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作
負(fù)擔(dān)。
3.2 集中為主，建立統(tǒng)一的離退休檔案管理中心
建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優(yōu)勢(shì)：
首先，集中式的檔案管理能夠有效地發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，是合理科學(xué)配置資源的內(nèi)在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會(huì)保障體系的有效運(yùn)行，例如可以為養(yǎng)老金發(fā)放部門及時(shí)提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統(tǒng)的結(jié)合有效增強(qiáng)了數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性。在應(yīng)用了信息系統(tǒng)之后，離退休人員的檔案處于動(dòng)態(tài)的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過(guò)專門的離退休檔案管理軟件顯示出來(lái)，這實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄正確、統(tǒng)一、規(guī)范的目標(biāo)。
3.3 分散為輔，建立街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等檔案管理基層平臺(tái)
當(dāng)前離退休人員的數(shù)量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級(jí)檔案管理中心辦理，那么會(huì)造成市級(jí)檔案管理中心工作人員的任務(wù)過(guò)大，效率過(guò)低等情況的發(fā)生，因此，檔案管理工作應(yīng)適當(dāng)分配給各級(jí)基層的管理平臺(tái)。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經(jīng)過(guò)街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各級(jí)檔案管理中心進(jìn)行收集和整理，形成統(tǒng)一的規(guī)范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。
3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，對(duì)于離退休人員的養(yǎng)老金調(diào)整、社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷，居家養(yǎng)老護(hù)理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期查閱其檔案，這對(duì)于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。除此之外，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高的信息化人員隊(duì)伍。對(duì)于信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等，需要配備專門的操作人員和技術(shù)人員，才能實(shí)現(xiàn)信息化真正正面作用于檔案管理工作。
4 結(jié)語(yǔ)
離退休人員為我國(guó)的社會(huì)建設(shè)作出了突出貢獻(xiàn)，他們是不容忽視的力量，是社會(huì)的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續(xù)不斷地創(chuàng)新檔案管理模式，必須與時(shí)俱進(jìn)地完善檔案管理模式，最終更好地服務(wù)于檔案管理工作。
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篇9
一、離退休干部檔案管理工作的主要內(nèi)容
離退休老同志的檔案內(nèi)容是：在常規(guī)的人事檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，還要增加以下內(nèi)容，（1）當(dāng)退休老干部在職期間實(shí)行的政策、規(guī)章制度。對(duì)于這些方面的內(nèi)容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。（2）把退休干部在職期間的各種會(huì)議記錄、參加過(guò)的各種活動(dòng)內(nèi)容都要?dú)w納到其檔案材料中。因?yàn)橥ㄟ^(guò)老干部在職期間參加過(guò)的活動(dòng)、會(huì)議就能反應(yīng)出老干部們當(dāng)時(shí)工作的狀態(tài)。（3）把具有與民眾生活息息相關(guān)的活動(dòng)及政策也要納入其檔案中，因?yàn)檫@些檔案反映著老干部們的工作特點(diǎn)。（4）把退休老干部們?cè)诼毱陂g所出臺(tái)有關(guān)社會(huì)建設(shè)方面的材料要納入其檔案中，這些可以考核老干部們?cè)诼毱陂g的工作質(zhì)量。
二、離退休干部檔案管理存在的主要問(wèn)題
1.相關(guān)部門不重視離退休人員的檔案管理
目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門的管理工作做的不夠完善，從工作態(tài)度上來(lái)講，對(duì)老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現(xiàn)在這些方面，其一，對(duì)于離退休同志的關(guān)心度不夠，其二，與老同志的交流很少，年輕同志認(rèn)為老同志曾經(jīng)有過(guò)多么大的貢獻(xiàn)都已經(jīng)成為了過(guò)眼煙云，退休了就沒(méi)有必要來(lái)往了;其三，有些在職的年輕同志認(rèn)為，老同志已經(jīng)退休了，他們也不能給所在部門創(chuàng)造出成果，保存一點(diǎn)重要檔案就可以了;最后，還有的部門認(rèn)為，對(duì)于退休老干部解決好其退休后的生活保障問(wèn)題就可以了，至于檔案管理沒(méi)有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒(méi)有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大的損害了離退休老同志的切身利益。
2.檔案管理任務(wù)不明確
因?yàn)槲覈?guó)對(duì)于離退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開(kāi)始，所以就有許多單位沒(méi)有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計(jì)劃中，而且對(duì)于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細(xì)致，總是認(rèn)為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機(jī)構(gòu)中都沒(méi)有一個(gè)檔案管理小組，因此其檔案管理任務(wù)不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會(huì)出現(xiàn)退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關(guān)部門不能夠出臺(tái)有效的檔案管理規(guī)范，這樣一來(lái)必然影響檔案管理工作的開(kāi)展，萬(wàn)一出現(xiàn)管理問(wèn)題，也無(wú)法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實(shí)的保障。
3.檔案管理工作者缺乏專業(yè)知識(shí)
對(duì)于一個(gè)符合要求的檔案管理者來(lái)說(shuō)，要接受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，熟悉國(guó)家的一些檔案管理?xiàng)l例及法律，懂得基本的檔案管理規(guī)則及操作，同時(shí)還要掌握現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，有良好的責(zé)任心。可是對(duì)于上述所講的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)就從事該工作。由于相關(guān)部門對(duì)這些工作做的不夠好，導(dǎo)致檔案管理人員受人看不起，這也是一些高素質(zhì)人才不愿從事該工作的原因。
4.缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，檔案重視程度低
目前我國(guó)的各個(gè)單位對(duì)離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應(yīng)的資金支持，這樣一來(lái)也就不能促進(jìn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，現(xiàn)今我國(guó)檔案管理技術(shù)依舊采用過(guò)去的傳統(tǒng)方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個(gè)人檔案袋中，也不經(jīng)常的整理。在對(duì)有的檔案進(jìn)行管理時(shí)，也不能及時(shí)的完善檔案，檔案中的材料缺少真實(shí)性。有些單位的檔案管理技術(shù)比較落后，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，也沒(méi)有把其檔案形成電子信息化，因此檔案管理技術(shù)也得不到發(fā)展。我國(guó)大多數(shù)檔案依然采用紙張記錄，沒(méi)有形成電子版檔案，也就不利于相關(guān)檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經(jīng)常使用，也就不能發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。
三、離退休干部檔案管理工作的加強(qiáng)措施
1.重視離退休人員的檔案管理工作，使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值
對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，許多人認(rèn)為檔案管理工作枯燥無(wú)味，也覺(jué)察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項(xiàng)工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認(rèn)真工作，整天以消極的態(tài)度面對(duì)檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有什么晉升空間，混一天是一天，對(duì)離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點(diǎn)，不斷的強(qiáng)調(diào)離退休老同志檔案的價(jià)值所在，這樣就會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)和上層管理部門的重視。因此擁有了上層部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好的開(kāi)展下去，同時(shí)也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內(nèi)，提上重要議事日程，提供資金支撐，解決好在檔案管理工作中遇到的一切困難，基于此也促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。
2.出臺(tái)科學(xué)的離退休人員檔案管理辦法
首先，要把檔案管理工作實(shí)現(xiàn)崗位目標(biāo)責(zé)任制，具體問(wèn)題要具體到人，如果出現(xiàn)問(wèn)題要做到責(zé)任到人，并實(shí)行崗位考核制度，制定相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度。其次要構(gòu)建起檔案管理工作網(wǎng)，通過(guò)各部門之間的相互配合來(lái)管理好離退休老同志的檔案，與之相關(guān)的人員、部門都要參與進(jìn)來(lái)，共同管理。最后，要制定出嚴(yán)格的檔案管理制度。科學(xué)的制定出檔案管理工作流程和相對(duì)應(yīng)的操作要求，同時(shí)還要制定出嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)材料的添補(bǔ)制度、檔案檢查制度、安保制度、統(tǒng)計(jì)制度、借出規(guī)定、提供證明規(guī)定、及轉(zhuǎn)移制度等，杜絕擅自修改檔案。
3.對(duì)檔案管理人員提供專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)
從目前的形式來(lái)看要想提高檔案管理工作水平，就必須對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，從而提高檔案管理工作者的整體素質(zhì)。同時(shí)還要不斷的招聘高素質(zhì)的工作者，來(lái)改變檔案管理工作的氛圍。對(duì)于檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，要建立長(zhǎng)期有效的培訓(xùn)制度，一方面要對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，例如計(jì)算機(jī)的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)他們的默默無(wú)聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務(wù)檔案管理工作。基于此，為了讓檔案管理工作更好的開(kāi)展，還要讓檔案管理工作者學(xué)習(xí)比較前沿的檔案管理技術(shù)，使得檔案管理水平得到全面的提升。
4.在對(duì)離退休老同志建立檔案時(shí)要擺脫傳統(tǒng)觀念
其一，摒棄傳統(tǒng)的管理思想。檔案工作人員在建檔案時(shí)，要緊跟科技發(fā)展的步伐，利用先進(jìn)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而使得檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，符合社會(huì)發(fā)展的要求。其二，要利用現(xiàn)代化技術(shù)及其多媒體，把紙質(zhì)化檔案變?yōu)殡娮訖n案。要想把檔案改變?yōu)樾畔⒒捅仨氉龊脵n案的信息資源管理工作，這也是對(duì)檔案原始材料的一種保護(hù)。利用多媒體設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等，把離退休老同志的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影妫挥羞@樣才會(huì)進(jìn)行信息化檔案管理，同時(shí)也可以提高檔案的準(zhǔn)確性，方便人們查閱。利用互聯(lián)網(wǎng)也可以對(duì)一些不是保密范疇的檔案向廣大民眾公布，從而也將會(huì)向社會(huì)展現(xiàn)出高水平的檔案管理服務(wù)，檔案也在一定范圍內(nèi)發(fā)揮出了應(yīng)有的價(jià)值。其三，檔案信息化管理的要求是標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。這兩項(xiàng)要求是檔案信息建設(shè)的工作重心，同時(shí)也是最能反映檔案管理工作水平。對(duì)此還要對(duì)離退休同志檔案材料的收集要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，所要建立的檔案要符合現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范，這樣也是為了對(duì)離退休老同志檔案更好的管理及利用。
做好離退休老同志的檔案管理，是我國(guó)發(fā)展建設(shè)中黨的干部政策，特別是離退休老同志政策實(shí)施的具體體現(xiàn)。同時(shí)也是政府部門對(duì)離退休老同志社會(huì)保障條件改善的基本點(diǎn)的原始材料。因此檔案管理人員要對(duì)這項(xiàng)工作重視起來(lái)，要以飽滿的工作態(tài)度去對(duì)待檔案管理工作。因此，也要不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，采用科學(xué)的管理形式來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，才能使得檔案管理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、人性化的軌道。
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篇10
2“.多頭”管理影響了離退休教職工檔案管理質(zhì)量
離退休教職工的工資待遇檔案、任職檔案、房產(chǎn)檔案、在職及退休后檔案都分別記錄、保存在不同的部門，這種“多頭”管理的現(xiàn)象在現(xiàn)實(shí)工作中較為普遍，顯然，與檔案新規(guī)要求實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制不相符，且易造成檔案不完整，工作需要部門間配合時(shí)，也易出現(xiàn)互相推諉，影響工作開(kāi)展。
3、技術(shù)手段滯后造成離退休教職工檔案共享受限
由于對(duì)離退休人員的檔案重視不夠，“多頭”管理存在檔案不完整現(xiàn)象，部分還存針對(duì)檔案的分類整理、快速檢索、開(kāi)發(fā)與利用等方面運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段較落后。且很多高校離退休人員信息管理系統(tǒng)無(wú)法融入學(xué)校整體自動(dòng)化系統(tǒng)之中，各業(yè)務(wù)部門之間協(xié)作效率低下，造成檔案資源不能共享。因此，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段挖潛離退休人員檔案價(jià)值亟待提高，以便更好發(fā)揮離退休人員繼續(xù)為社會(huì)服務(wù)的作用。
二、加強(qiáng)高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
1、提高檔案信息化意識(shí)，強(qiáng)化信息觀念
高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)質(zhì)量是衡量離退休服務(wù)管理工作的重視程度，故須高度重視高校離退休教職工檔案的價(jià)值。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化信息觀念，用服務(wù)觀念指導(dǎo)高校離退休人員檔案信息化建設(shè)。
2、健全離退休教職工檔案管理工作機(jī)制
首先要明確全校相關(guān)部門及人員的工作職責(zé)，建立相關(guān)部門間協(xié)調(diào)配合機(jī)制。其次規(guī)范離退休人員檔案業(yè)務(wù)流程，健全和完善檔案管理制度，完善檔案查閱、利用等相關(guān)制度，使高校離退休檔案管理工作有章可依。
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（1）退休老干部在職期間實(shí)行的政策、規(guī)章制度。對(duì)于這些方面的內(nèi)容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。
（2）把退休干部在職期間的各種會(huì)議記錄、參加過(guò)的各種活動(dòng)內(nèi)容都要?dú)w納到其檔案材料中。因?yàn)橥ㄟ^(guò)老干部在職期間參加過(guò)的活動(dòng)、會(huì)議就能反映出老干部們當(dāng)時(shí)工作的狀態(tài)。
（3）把具有與民眾生活息息相關(guān)內(nèi)容的活動(dòng)及政策納入其檔案中，因?yàn)檫@些檔案反映著老干部們的工作特點(diǎn)。
（4）把退休老干部們?cè)诼毱陂g所出臺(tái)的有關(guān)社會(huì)建設(shè)方面的材料納入其檔案中，這些可以考核老干部們?cè)诼毱陂g的工作質(zhì)量。
二、離退休干部檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）相關(guān)部門不重視離退休人員的檔案管理
目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門的管理工作做得不夠完善，從工作態(tài)度上來(lái)講，對(duì)老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現(xiàn)：對(duì)于離退休同志的關(guān)心度不夠；與老同志的交流很少，年輕同志認(rèn)為老同志曾經(jīng)有過(guò)多么大的貢獻(xiàn)都已經(jīng)成為過(guò)眼煙云，退休了就沒(méi)有必要來(lái)往了；有些在職的年輕同志認(rèn)為，老同志已經(jīng)退休了，他們也不能給所在部門創(chuàng)造出成果，保存一點(diǎn)重要檔案就可以了；最后，還有的部門認(rèn)為，對(duì)于退休老干部解決好其退休后的生活保障問(wèn)題就可以了，至于檔案管理沒(méi)有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒(méi)有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大地?fù)p害了離退休老同志的切身利益。
（二）檔案管理任務(wù)不明確
因?yàn)槲覈?guó)對(duì)于離退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開(kāi)始，所以就有許多單位沒(méi)有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計(jì)劃中，而且對(duì)于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細(xì)致，總是認(rèn)為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機(jī)構(gòu)中都沒(méi)有一個(gè)檔案管理小組，因此其檔案管理任務(wù)不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會(huì)出現(xiàn)退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關(guān)部門不能夠出臺(tái)有效的檔案管理規(guī)范，這樣一來(lái)必然影響檔案管理工作的開(kāi)展，萬(wàn)一出現(xiàn)管理問(wèn)題，也無(wú)法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實(shí)的保障。
（三）檔案管理工作者缺乏專業(yè)知識(shí)
對(duì)于一個(gè)符合要求的檔案管理者來(lái)說(shuō)，要接受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，熟悉國(guó)家的一些檔案管理?xiàng)l例及法律，懂得基本的檔案管理規(guī)則及操作，同時(shí)還要掌握現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，有良好的責(zé)任心。可是對(duì)于上述所講的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)就從事該工作。由于相關(guān)部門對(duì)這些工作做得不夠好，導(dǎo)致檔案管理人員讓人看不起，這也是一些高素質(zhì)人才不愿從事該工作的原因。
（四）缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，檔案重視程度低
目前我國(guó)的各個(gè)單位對(duì)離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應(yīng)的資金支持，這樣一來(lái)也就不能促進(jìn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，現(xiàn)今我國(guó)檔案管理技術(shù)依舊采用過(guò)去的傳統(tǒng)方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個(gè)人檔案袋中，也不經(jīng)常的整理。在對(duì)有的檔案進(jìn)行管理時(shí)，也不能及時(shí)的完善檔案，檔案中的材料缺少真實(shí)性。有些單位的檔案管理技術(shù)比較落后，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，也沒(méi)有把檔案電子信息化。我國(guó)大多數(shù)檔案依然采用紙張記錄，沒(méi)有形成電子版檔案，也就不利于相關(guān)檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經(jīng)常使用，也就不能發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。
三、離退休干部檔案管理工作的加強(qiáng)措施
（一）重視離退休人員的檔案管理工作，使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值
對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，許多人認(rèn)為檔案管理工作枯燥無(wú)味，也覺(jué)察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項(xiàng)工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認(rèn)真工作，整天以消極的態(tài)度面對(duì)檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有什么晉升空間，混一天是一天，對(duì)離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點(diǎn)，不斷地強(qiáng)調(diào)離退休老同志檔案的價(jià)值所在，這樣就會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)和上層管理部門的重視。因此擁有了上層部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好地開(kāi)展下去，同時(shí)也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內(nèi)，提上重要議事日程，提供資金支撐。
（二）出臺(tái)科學(xué)的離退休人員檔案管理辦法
首先，要把檔案管理工作實(shí)現(xiàn)崗位目標(biāo)責(zé)任制，具體問(wèn)題要具體到人，如果出現(xiàn)問(wèn)題要做到責(zé)任到人，并實(shí)行崗位考核制度，制定相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度。其次要構(gòu)建起檔案管理工作網(wǎng)，通過(guò)各部門之間的相互配合來(lái)管理好離退休老同志的檔案，與之相關(guān)的人員、部門都要參與進(jìn)來(lái)，共同管理。最后，要制定出嚴(yán)格的檔案管理制度。科學(xué)的制定出檔案管理工作流程和相對(duì)應(yīng)的操作要求，同時(shí)還要制定出嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)材料的添補(bǔ)制度、檔案檢查制度、安保制度、統(tǒng)計(jì)制度、借出規(guī)定、提供證明規(guī)定及轉(zhuǎn)移制度等，杜絕擅自修改檔案。
（三）對(duì)檔案管理人員提供專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)
從目前的形式來(lái)看要想提高檔案管理工作水平，就必須對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，從而提高檔案管理工作者的整體素質(zhì)。同時(shí)還要不斷地招聘高素質(zhì)的工作者，來(lái)改變檔案管理工作的氛圍。對(duì)于檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，要建立長(zhǎng)期有效的培訓(xùn)制度，一方面要對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，例如計(jì)算機(jī)的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)他們的默默無(wú)聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務(wù)檔案管理工作。基于此，為了讓檔案管理工作更好地開(kāi)展，還要讓檔案管理工作者學(xué)習(xí)比較前沿的檔案管理技術(shù)，使得檔案管理水平得到全面的提升。
篇12
一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的組織保障,開(kāi)發(fā)社保檔案的意義
社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是檔案事業(yè)的重要組成部分。是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理的基礎(chǔ)。重視和加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，是全市的檔案部門和社保部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。各級(jí)檔案部門和社保部門要本著對(duì)職工負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史和未來(lái)負(fù)責(zé)的態(tài)度，把管好、用好檔案當(dāng)作取信于社會(huì)和公民的大事來(lái)抓。要針對(duì)當(dāng)前連云港市大批中小企業(yè)的兼并、拍賣、解體、破產(chǎn)后，大批離退休人員和帶資分流職工的歸屬問(wèn)題，而檔案和社會(huì)保險(xiǎn)事務(wù)管理還不盡完善的現(xiàn)狀。目前連云港市社保檔案所處的狀況是五大保險(xiǎn)分散管理。這樣不但浪費(fèi)一大批資源和技術(shù)人才，還給各企事業(yè)單位帶來(lái)不少重復(fù)勞動(dòng)的麻煩，社會(huì)上反映存在很多問(wèn)題。因此我市社保功能還不十分健全，檔案部門要加強(qiáng)行政管理，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作要經(jīng)常性的進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。具體經(jīng)辦各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)事務(wù)的各級(jí)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，要充分代表廣大離退休人員、大批失業(yè)人員等職工的社會(huì)保險(xiǎn)利益，為廣大離退休人員和參加社會(huì)保險(xiǎn)的職工提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，加快構(gòu)筑“獨(dú)立于企業(yè)事業(yè)單位之外，資金來(lái)源多元化、保障制度規(guī)范化、管理服務(wù)社會(huì)化的社會(huì)保障體系”。要在進(jìn)一步鞏固規(guī)范離退休人員養(yǎng)老金社會(huì)化發(fā)放和按時(shí)足額發(fā)放的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步為廣大離退休人員和企業(yè)帶資分流人員開(kāi)展好以下社會(huì)化良好服務(wù)工作。為推進(jìn)檔案工作不斷上檔次，上水平提供了組織保證[1]。（1）代管退休人員檔案。凡參加社會(huì)保險(xiǎn)的企事業(yè)單位工人、個(gè)體工商戶、自由職業(yè)者退休后，其人事檔案和社會(huì)保險(xiǎn)檔案應(yīng)由社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理機(jī)構(gòu)代管；對(duì)于破產(chǎn)企業(yè)離退休人員的檔案，各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理機(jī)構(gòu)要認(rèn)真清理，及時(shí)接管。（2）要為代管檔案的離退休人員辦理離退休人員養(yǎng)老金調(diào)整申報(bào)工作，負(fù)責(zé)填報(bào)養(yǎng)老金調(diào)整審批表，辦理審批手續(xù)。防止在退休人員待遇調(diào)整時(shí)少調(diào)、漏調(diào)現(xiàn)象發(fā)生。（3）為企業(yè)一次性帶資分流工人、自由職業(yè)者、個(gè)體戶和各類參保人員代管社會(huì)保險(xiǎn)檔案和人事檔案，代辦社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)義務(wù)，為到達(dá)退休年齡的職工代辦退休審批申報(bào)手續(xù)，保證其按時(shí)享受退休待遇。（4）為離退休人員和廣大參保人員提供社會(huì)保障、勞動(dòng)法律、法規(guī)政策的咨詢服務(wù)[2]。
二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的法制保障堅(jiān)持依法治檔
大眾的檔案意識(shí)，代表一種歷史意識(shí)、法律意識(shí)、科學(xué)意識(shí)，是一個(gè)社會(huì)文明程度和科學(xué)化素養(yǎng)的具體體現(xiàn)，在檔案工作中，要不斷提高檔案工作人員的法律素質(zhì)，強(qiáng)調(diào)對(duì)法律精神的正確掌握和運(yùn)用；增強(qiáng)檔案工作者檔案法制意識(shí)，把自己日常行為自覺(jué)納入法制軌道，用法的要求來(lái)規(guī)范自己言行，使檔案管理工作在法制化的軌道上健康運(yùn)行。要進(jìn)一步建立健全檔案法制工作機(jī)構(gòu)，并充分發(fā)揮其在立法、普法、行政執(zhí)法和執(zhí)法監(jiān)督等法制工作中的綜合協(xié)調(diào)和職能作用。增強(qiáng)全員法律意識(shí)，提高全員法律素質(zhì)，把依法治檔化為全員的自覺(jué)行動(dòng)，檔案法律法規(guī)才能真正落到實(shí)處，檔案法才能得到普遍遵守和貫徹實(shí)施，法制建設(shè)才能步入健康軌道，檔案工作體現(xiàn)重要作用，從而為檔案事業(yè)的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。社會(huì)保險(xiǎn)檔案有其自身的特點(diǎn)：情況復(fù)雜，門類繁多,面廣量大。各級(jí)檔案行政管理部門，應(yīng)積極配合社保部門制定適合社會(huì)保險(xiǎn)檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范，使這部分檔案管理符合國(guó)家檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求。為了更好的開(kāi)展檔案利用工作，要進(jìn)一步編制和完善檔案搜索工具，做到查找迅速準(zhǔn)確。通過(guò)利用檔案為專用基金的移交，勞動(dòng)關(guān)系的理順、基金的追繳等諸多方面提供全方位、多方面的信息，維護(hù)企業(yè)和職工的合法利益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)繁榮和社會(huì)穩(wěn)定，為社會(huì)保險(xiǎn)體系的全面發(fā)展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[4]。
篇13
二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍
（一）政策依據(jù)類。國(guó)家和地方出臺(tái)的社會(huì)保險(xiǎn)制度以及相應(yīng)的政策法規(guī)，社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和待遇支付辦法方面的規(guī)范性文件。
（二）業(yè)務(wù)憑證類。各種社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用的繳費(fèi)憑證、扣費(fèi)憑證、轉(zhuǎn)接憑證、匯繳憑證、支用憑證、報(bào)銷憑證和理賠給付憑證等。
（三）結(jié)算賬卡類。各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用繳費(fèi)花名冊(cè)、參保人員的保險(xiǎn)手冊(cè)支用給付賬冊(cè)、單位各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用管理手冊(cè)、匯繳賬冊(cè)以及保險(xiǎn)統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接清手冊(cè)、職工各項(xiàng)保險(xiǎn)管理卡片和轉(zhuǎn)接變更登記卡等。凡是涉及到參保人員的各類資料、卡片和手冊(cè)等都應(yīng)統(tǒng)一立卷，做到人手一份社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷。
（四）電子檔案類。社會(huì)保險(xiǎn)工作實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和以后形成的各種信息和數(shù)字檔案等。
（五）統(tǒng)計(jì)報(bào)表類。支用給付統(tǒng)計(jì)表、參保人員工資變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)審核表和各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用匯繳統(tǒng)計(jì)表等。
（六）離退休人員的社會(huì)化管理類。離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書(shū)和待遇決定書(shū)、離退休人員退休待遇、調(diào)整養(yǎng)老待遇、遺屬待遇的申報(bào)表。
三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題
（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理制度不夠規(guī)范。目前，從我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理狀況來(lái)說(shuō)，各地的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)能夠按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定管理的并不是很多，由于各個(gè)地方的社會(huì)保險(xiǎn)存在一定的差異性，更沒(méi)有統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的文件，所以各個(gè)地方的管理制度也不同，使得社保檔案在應(yīng)用和管理上有很大差別。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識(shí)薄弱是檔案管理工作中的重要問(wèn)題，因?yàn)閷?duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)缺乏，很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)單方面注重資金投入和社會(huì)保險(xiǎn)工作的領(lǐng)導(dǎo)，最終輕視了對(duì)其技術(shù)支持和資金支持，所以，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作增加了難度，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理的工作效率大大降低。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作人員難以落實(shí)。對(duì)于不健全的社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)，沒(méi)有專職人員管理檔案，即使有人員管理也是沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。
（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理?xiàng)l件不合格。因?yàn)闆](méi)有專門的場(chǎng)地，缺少管理經(jīng)費(fèi)，所以社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終得不到重視，多年積累的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只好讓經(jīng)辦人自己保管，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在很多不安全因素，對(duì)日常經(jīng)辦工作帶來(lái)諸多困難。
（五）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方法和手段落后。近年來(lái)，我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，很多社會(huì)保險(xiǎn)管理部門在工作中逐漸的使用信息技術(shù)，但是由于設(shè)備、資金、專業(yè)技術(shù)人員等限制，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化難以實(shí)現(xiàn)，很多社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)都是采用紙質(zhì)材料，所以社會(huì)保險(xiǎn)查詢?cè)L問(wèn)的難度大大的增加，容易造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的丟失。
四、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的合理化建議
（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的系列化和規(guī)范化。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)具有涉及面廣、專業(yè)性突出、政策性強(qiáng)和工作量大等特點(diǎn)，所以，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要合理布局、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施，制定出規(guī)范的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)工作有依據(jù)可查，把工作的總體目標(biāo)納入到相關(guān)人員，有計(jì)劃、有監(jiān)督、有懲罰地進(jìn)行。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要立卷整理。對(duì)于紙質(zhì)檔案，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確定歸檔范圍，采用年度、類別和保管期限的方法進(jìn)行整理和分類。對(duì)于已形成的電子檔案，按照各門類的檢索目錄規(guī)范入檔。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員整體專業(yè)水平要提高。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低，社會(huì)保險(xiǎn)部門要引進(jìn)檔案專業(yè)人才和對(duì)現(xiàn)有的管理人?T進(jìn)行培訓(xùn)，使社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)整體素質(zhì)得到提高，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。
