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配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數據庫建設。其一，為了降低電子文件種類的繁復性、確保電子文件的長期保存，應盡可能選擇少數幾種比較通用的文件格式，這一點可以通過立法來達到目的。其二，為了保證電子文件的真實性和可靠性，還要對與電子文件相關的系統要素進行規范設計和控制，例如流轉環節的規范和控制。最后，為了避免對通用信息的存在形式形成依賴，還要對軟硬件進行備份，分離數字信息的語義形式和格式形式，從而延長載體材料的使用壽命。目前，我國和組織機構的檔案網站正在不斷興建和完善，社會各界從網站上獲得了越來越多的信息資料，實現了檔案資源共享，解決了許多實際問題，在此基礎上，我們還要繼續加快檔案信息網絡化建設。

三、規范數字化建設，制定統一標準

檔案工作的標準化、規范化是實現數字化的必要前提和基礎，但目前我國電子檔案的標準化、規范化程度卻不高。首先，沒有形成統一的硬件環境，具體體現在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發也缺乏整體規劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統一的分類編碼，降低了信息的規范性。最后，在技術方面，仍然沒有形成一個完整的集網絡技術和系統管理為一體的技術支持系統，進而導致業務性、管理性和技術性標準不統一。這些標準的不統一在不同程度和范圍內影響著信息交流的質量，阻礙著檔案管理數字化建設的步伐。因此，必須規范數字化建設，制定統一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統一的標準，規范收集、編目及檢索等基礎性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關標準，為檔案管理數字化的標準化提供法律依據。

四、提高人員素質，增強業務水平

提高人員素質，增強業務水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領導。具體措施是成立以主要領導為核心的工作領導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務完成。另一個方面是加強人才隊伍建設。人才隊伍的建設分兩個方面，一是給組織內具有扎實專業知識功底和發展潛力的人才提供施展才華的舞臺，并對已經確定的重點培養人才加強培訓，促進其業務素質的提高；其二是根據檔案管理數字化的需要，組織還要積極引進具有技術專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。

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一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業性和技術性結合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術和數據通信技術的應用進行熟練的掌握，同時對傳統檔案管理的技術、原則、方法和理論也要相當熟悉，進而才能以較高水平的專業技能與業務素質將文書檔案工作的管理水平進一步提高。

（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質文件的區別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導致文件內容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發現改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網絡電子文件自身的保密性，同時也嚴重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略

文書檔案管理中，辦公自動化的有效應用具有得天獨厚的優勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。

（一）積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善。文書檔案辦公自動化應用的前提是必須擁有電子計算機、互聯網以及其他類型的數字化設備，所以，加快硬件設備的建設速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現代化技術的學習與應用之中，就必須對文檔管理的硬件環境進行改善，加快檔案管理設備的硬件建設速度，進而完成文檔技術設備與管理技術手段的現代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。

（二）促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合。在實現檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導致現階段的檔案管理工作還存有工作人員的現代化技術水平不高亦或是技術“文盲”的現象，這就致使部分現代化設備在檔案管理的過程中不能充分地發揮出自身的優勢與作用，實現文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當前科學技術水平發展迅猛的新環境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時展的形勢，借助學習或者是培訓來主動掌握以往的檔案管理的技術、原則、方法以及理論等專業技能，除此之外，還應該不斷增強對計算機技術和數據通信技術的掌握能力，進而完成自身專業化與現代化的有效結合。

（三）加強對系統自動化外網和內網的合理布局。確保網絡安全，提高網絡完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內網和外網進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網絡中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現有效的隔離防護。通常來講，網絡中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業務進行封堵；檢測和告警網絡攻擊；管理進出網絡的一些訪問行為；記錄經過防火墻的信息和活動內容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。

三、結語

總而言之，文書檔案管理工作是現階段社會經濟發展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關，衡量一個單位管理水平的重要標準就是是否實行全面科學化的文書檔案管理。這就對相關部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標準化、安全化和規范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規化的道路發展，保障社會效益與經濟效益的最終實現。

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一、醫院文書檔案管理現狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級?？漆t院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復借閱、使用不可避免出現原件受損或遺失，而很多20年前的紙質存檔文件則已經出現發黃、破損等問題。

（二）文件缺失嚴重。醫院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經出現污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結合相關檔案文件要求然后根據個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業水平決定檔案整理水平，不可避免出現文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復印，遇到缺失的檔案或年份不詳的檔案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性

（一）實現存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應用電腦掃描、照相等手段，實現檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統檔案只有紙質化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現醫院文書檔案的價值，實現檔案資源的整合和共享。辦公室文件經院領導批示后需相關科室傳閱，文件不僅經常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫院局域網實現院內共享，提高了檔案的時效性、應用價值以及應用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節省時間，提高工作效率。

三、實現辦公室文書檔案管理電子化的障礙

辦公室文書檔案的電子化建設是一項長期任務，隨著醫院發展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現有傳統方式，利用材料提交系統、文件管理系統、數據庫管理系統等應用軟件及計算機自帶的關鍵詞查找功能等實現檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規范化管理，建立全面的檔案數據庫，但在實現電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業素質、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。

（一）主管文書檔案人員的專業素養與計算機應用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術的應用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現有狀態，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應用計算機技術但在專業素養上又有所欠缺，無法將紙質檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關的技術培訓，并隨著技術的更新需要M行定期的相關知識培訓，其次上網絡系統、信息管理系統等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節規范化和軟件升級等都需要相關人員跟進服務。

（三）檔案電子化后，由于存儲設備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現故障，就可能造成系統無法工作，丟失部分資料，與此同時設備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設備損壞，便無法獲取文件。

四、實現辦公室文書檔案電子化的對策

辦公室電子文件檔案建設比紙質文件整理的技術性要求更高、工作更細致。在做好紙質檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數據化系統，通過不定期的培訓與交流，取長補短，結合本醫院的實際，結合數據化系統與紙質檔案的分類標準，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發文與本院發文實行電子目錄登記與紙質版登記雙管齊下，并將上級發文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關科室查詢，對于本院發文按發文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書檔案信息化、網絡化的步伐，爭取領導在人力物力財力方面的最大支持。實現部分檔案資源在內部局域網資源共享，通過建立web為基礎的服務體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務，適時與院內外相關機構進行交流與合作，為院內職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉變思維，爭取醫院領導支持，使相關科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現紙質檔案和照片、實物檔案的數字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領導看到電子檔案更規范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。

（三）實現辦公室工作人員隊伍年輕化，轉變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現文書檔案管理理念的創新、管理流程的規范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現文書檔案管理的網絡化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網絡和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限進行安全設置，對移動存儲安裝嚴格把關，定期檢測系統，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定，此外，對電子文件和計算機設備的保管設施和環境也要嚴格按照檔案保管要求選擇，預防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。

五、Y語

綜上所述，隨著我國醫療衛生事業的發展和醫院信息化的迅速發展，醫院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫院文書檔案的電子化建設需要我們積極分析現階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創新，提高對電子文書數據化系統的應用能力，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。

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一、對文書檔案應用辦公自動化進行管理的優點

首先，能夠顯著提高辦公效率。在以往的文書檔案管理工作中，工作人員大多是進行手工操作，工作效率很低。而基于計算機技術和網絡通訊技術的辦公自動化具有強大的信息處理能力,它給文件資料的收集、分類、儲存和統計以及查閱等都帶來了極大的便利,有效的提高了辦公效率。計算機文書檔案管理系統一般包括文件管理、檔案管理、資料管理、主題自動標引、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲、全文錄入、智能模糊檢索等多項功能。計算機管理軟件通過不同功能模塊對文書檔案資料進行邏輯分類、組卷、打印等，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得非常方便、快捷。檔案人員和文書人員在同一系統中進行相關操作，不但減少了許多重復錄入等工作，同時使文檔工作人員勞動強度大幅度下降。

其次，能夠改善卷宗質量。文書人員使用管理系統，可以提高組卷的效率和質量。由于這種組卷方法可以做到標題準確，且文件著錄、標引規范，從而克服了組卷的隨意性，使歸檔材料的完整齊全率有了保證。加之公文處理系統的平時登記，就是應歸檔文件清單。文書工作人員根據計算機所列的清單確定歸檔文件，防止了遺漏，確保了案卷的原始性、真實性。使用計算機文書檔案管理系統，既可使目錄的編制更加規范和便捷，而且還能提高編制速度。

第三，有利于檔案信息資源的共享利用。運用辦公自動化技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。在計算機中可直接讀取原文，減少了檔案取出查找的次數而造成的磨損，最大限度地延長檔案的使用壽命；隨著計算機辦公自動化技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，進行信息的橫向與縱向記錄比較，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率。文書檔案與檔案管理部門及其它主要部門聯網，實現信息資源的共享和交流。而文書檔案的計算機系統管理是檔案管理現代化的重要方向，也為網絡時代奠定了堅實的基礎。

第四，文件傳遞的速度和安全性顯著提高。日常公文辦理過程中，傳統文件傳遞一般是靠郵政系統負責郵發或各部門通訊員負責傳遞，受到距離長短的限制，從而影響了文件傳遞速度，另外文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。而在計算機辦公自動化技術應用之后，可直接查找所需的資料，或突破距離、空間限制直接通過網絡進行文件信息傳遞?？朔艘酝殚喺咴谑止げ檎业倪^程中翻閱整本案卷中無需的文件，速度既慢，效率又低的缺點，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，對解密的檔案可做到資源共享；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、文書檔案管理應用辦公自動化需要注意的問題

雖然應用計算機辦公自動化技術來進行文書檔案管理有很多無可比擬的優點，但是隨之也帶來了一些負面影響。

1、文檔信息真實性的認定和維護變得艱難。檔案的本質屬性是原始記錄性，紙質文檔的載體和記錄其上的外部特征如字跡、簽字、印章等密不可分，一同構成文件原件身份的“證明人”。電子文件保密性受到限制?；陔娮游募奶匦?，因而電子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕跡，可以在不同的計算機和載體之間傳遞和復制，雖然已有一些技術在一定程度上可防止電子文件和在“原稿”上增刪減、復制等，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，人們無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的真實性、可靠性、保密性提出了嚴峻的考驗。

2、文檔信息的網絡生存環境使其面臨安全風險。由于文檔在計算機中生成，并通過網絡進行傳輸、處理，因而容易受到來自計算機及網絡的多重威脅。一方面，互聯網上的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手防不勝防；另一方面，內部人員通過USB閃存驅動器、WIFI調整解調器、智能電話、藍牙適配器、數碼音樂播放器、紅外線傳輸、電子郵件、FTP等各種方式將文檔信息管理系統中的數據未經授權二次擴散和傳播出去。在內外夾擊的“惡劣”網絡環境中，文檔信息難以“獨善其身”，文檔管理必然“險象環生”，時時面臨安全風險。

辦公自動化既是高科技產物,又是一項復雜的系統工程,在在此項工作時,需將先進的計算機及其網絡數據庫技術應用、安全保密法規及措施、單位內部的各項規章制度、文書學、檔案學、本單位業務需求、財力物力合理分配及推廣應用、人員培訓等多方面統籌考慮、綜合平衡，否則，一個方面存在薄弱或沒有做好，就會影響全系統各個環節工作的正常運行和整體作用的發揮。

總之，在辦公自動化環境下為了更好的進行文書檔案管理，就必須轉變思想、改變觀念，用信息化、科學化的頭腦來提高管理水平，做到與時俱進，不斷把新的技術應用于文書檔案管理中，同時采用多種辦法克服辦公自動化帶來的弊端和負面影響，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，使之更好地為日常工作事務及管理決策層服務。

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一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

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所謂的辦公自動化技術就是在應用電子計算機的基礎上,將現代的辦公技術、設備與之相結合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現代的辦公自動化技術,可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發展帶來很大的變化.例如,辦公自動化的應用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實踐經驗,從而為后期能夠順利的運用這項技術奠定基礎.但是,電子文件檔案的運用過程中需要結合很多的技術參數,才能保障其有效的功能,因此它在使用時也極具復雜.所以說,辦公自動化在文書檔案管理工作中的實際應用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動化環境下文書檔案管理的優點

2．1提高工作效率

由于計算機擁有強大的信息處理技術,近幾年由于它的介入,使得文書檔案的管理工作在一定程度上實現了全方面的自動化.在以往傳統技術手段下的文書檔案管理工作,管理人員每天的工作任務量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進行工作,使得檔案管理工作的過程變得極其復雜.現如今計算機和先進技術的引入,使得這一工作過程變得簡單、有序.

2．2實現信息資源的共享

在檔案進行管理工作的過程中,結合計算機技術所形成的管理體系,可以使其在利用時的效率和質量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應,并且還可以對其進行脫機處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率.其次,可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態.

2．3提高穩定性和使用周期

在以往傳統的紙質管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會導致發生遺失和損壞等現象.但是,辦公自動化下的電子類型的檔案就不會出現這種問題,隨著文件儲存、取讀等工具設備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需,這些載體相對來說都非常方便存、讀,以及有較長的存儲時間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環境因素的影響,不容易損壞,具有較強的穩定性.

3文書檔案管理中辦公自動化的具體應用

3．1規范管理體制

按照目前的發展狀況來講,很多單位對文書和檔案依舊實行不同部門的管理體制,這種部門的管理體制,使得文書檔案的管理工作不能夠統一化.因此,為了保證文書檔案管理工作的有序進行,對它的管理體制進行完善和規劃是無可避免的,無論是前期還是后期,文書檔案的管理工作都應該要歸屬于檔案管理部門,并對其實施統一的監督管理.

3．2操作的統一化

辦公自動化件不僅具有要較強的兼容性,并且還要具備良好的應用性能.所以,在它應用的過程中除了要有強大的功能系統外,還將需要規范一些標準.比如,確保數據的安全使用,促使電子文書檔案能夠在辦公自動化的環境下安全穩定的運行.

4辦公自動化的環境下文書檔案的管理工作

在辦公自動化的環境影響下,管理人員在技術和素質方面都需要進一步的提高和加強,雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷,容易增刪改動,但同時它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗,在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術和扎實的素質水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關專業知識的同時,還將要具備計算機網絡技術或者是其他技術,要緊跟時代的發展步伐不斷地提高自身的素質.比如,采用先進的信息安全技術,要定期的對存檔的電子文件進行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結束語

綜上所述,辦公自動化在今后的文書檔案管理工作中,有著廣闊的發展前景和應用空間.實現檔案管理信息化、系統化是檔案工作的首要任務,它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結合辦公自動化的技術下進行文書檔案管理工作的時候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統一的流程標準,只有這樣才能充分的發揮出辦公自動化的優越性,促使文書檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長春財經學院

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1．辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果往往費時費力。計算機管理軟件應用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷、有序。傳統的文書管理工作有“三難”：一是立卷難，既費時又費腦，操作難度大，工作程序枯燥煩瑣，工序多而繁，干起來枯燥乏味，掌握起來難；二是管理工作難，工作程序煩瑣，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查準率不高。如果因文檔人員立卷水平不高，出現組卷不合理、所擬案卷標題不能準確提示卷內文件內容，查找起來就很困難?，F代網絡系統提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量，檢索速度。文書檔案管理工作實現微機處理的管理轉變后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。

2．實現信息資源的充分交流與共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所凋剌的信息資源作出適時響應和脫機處理，保證很高的查全率和查準率，并不受空間的限制；并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。工作中我們充分運用計算機技術，建立了OA智能化辦公系統，并進一步規范文件歸檔、利用流程及審批權限，既較好的為單位領導提供信息資源，又確保信息的保密性。

3．增強文件保存的穩定性與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性差，不易保存，在檔案工作過程中稍小注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞 ，具有很強的穩定性。

二、制約文書檔案應用辦公自動化管理的相關因素

1．電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多．人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名．也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。

2．對檔案綜合管理人員要求較高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要求管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。但是在醫院管理中，一般只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，提高檔案管理人員的素質尚未納入計劃和要求，大部分檔案管理人員知識面較窄、學歷偏低，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2．3 檔案標準化、規范化水平有待提高 檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。

三、文書檔案應用辦公自動化管理的對策

1．辦公自動化系統內外網隔離。在內部辦公自動化網絡和外網之問設置物理隔離． 以實現內外網隔離，是保護辦公自動化網絡安全的最有效、最實用的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制， 無論何種類型防火墻，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2．提高檔案管理人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上．檔案人員才能對這些設備(施)了解、學習直至熟練運用，達到增強業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”的模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門問、區域問系統合作的力度，不斷擴大自身的交際面。通過交流，學習兄弟單位成功的經驗方法，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷擴充檔案管理

人員的信息源和創新思維。

參考文獻

1．徐莉．淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報。2001．5

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1.加強檔案管理自動化的意義

每一份檔案對于企事業單位的發展都有著特殊的意義，不但要對其進行妥善保存，而且還要長時間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經常面臨著水、火、蟲等災害的威脅，單位經常投入大量的經費來加強這方面的管理，同時也因檔案規模大，無法對其逐一進行備份，每年都會有部分檔案因上述問題而導致損壞，給單位的發展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經常、反復的進行查閱，這就無法避免的對原件造成了磨損，同時也有被遺失的風險。部分單位已經選擇利用掃描錄入的方式對檔案進行電子化處理，但是對于電子檔案的保護、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進一步探討。就目前檔案管理辦公自動化的現狀來看，存在著標準化滯后，管理軟件繁多，沒有進行統一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高。現階段迫切解決的問題并不是硬件設施建設的問題，而是如何使硬件設備正常發揮出功能的問題。網絡化、信息化，已經成為社會各界所廣泛關注的問題，它也是人類社會發展的主要趨勢，檔案管理必須要順應這一發展趨勢，利用好各種優勢，做好自身建設。

2.將檔案管理與辦公自動化相融合的措施

2.1做好宣傳工作，提高領導重視程度

一項工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領導干部的重視程度有非常重大的關系，所以，檔案管理人員必須要積極主動的做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領導的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領導的同意條件下，通過專題講座、培訓教育以及發放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠對檔案管理信息化有一個必要的認識，以爭取到領導、員工對檔案管理工作有一個充分的認識和理解，為檔案管理工作實現規范化、標準化、信息化打下基礎。

2.2統一規范，加強標準化建設

想要做好檔案管理辦公自動化的標準化建設，可以從以下幾個方面進行考慮：首先，加強檔案管理體制建設。據筆者了解，現階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開進行的，分別隸屬于兩個管理部門，這就使得檔案管理部門無法對文件的前期進行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規范。單位可以考慮在內部對檔案管理與文件管理實行統一領導，協調管理，促進兩者同步發展。使檔案管理部門能夠對文件的前期處理進行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責范圍之內，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎。其次，規范檔案管理流程標準。對文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進行標準化處理。最后，對技術操作進行標準化。檔案信息管理系統在設計的過程中，必須要考慮到兼容性、實用性以及高效性，對技術參數、技術標準進行規范化設置，比如數據的安全標準、接口標準以及非同一類型的數據實施轉化的標準等等，只有對整個系統進行標準化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發生的機率。

2.3完善對電子檔案的監督管理職能

單位在選擇檔案系統管理軟件的過程中，必須要選擇已經通過檔案管理相關機構認證，可以廣泛使用的系統軟件。單位內部在安裝管理系統與辦公自動化系統時，必須要有上級檔案管理部門參與驗收工作。在對電子文檔進行存儲時，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存備用。也就是說，從系統軟件購買到安裝使用整個過程都必須進行嚴格的監督，以防止為日后的使用埋下隱患。

2.4加強硬件設施、軟件設施的基礎建設

在硬件設施建設方面，保證各部門之間硬件設施的兼容性與匹配性，保證計算機在安全環境下運行，同時確保信息在傳送過程中的穩定性與安全性。在軟件設施建設方面，要及時對安全漏洞進行修補，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時開放，以防止計算機病毒、黑客對系統的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸的高效性。

2.5對系統的內網與外網進行有效隔離

在單位辦公自動化系統的內網與外網之間設置一道物理隔離層，是辦公自動化系統安全性、有效性的前提。第一個保護層是路由器，路由器要將所有的IP地址進行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動化網絡系統中。第二個保護層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認證機制的，防火墻包括以五個基本功能，即：對進、出網絡系統的數據、信息實施過濾；對進、出網絡系統的訪問進行有效管理；封堵禁止操作的業務；對通過防火墻的信息內容進行有效記錄；對攻擊網絡系統的行為進行檢測與提醒。

2.6加強檔案管理人員的素質建設

任何一個體系的執行，最終都會落實到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質，這是實現檔案管理與辦公自動化更好融合的一個重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場，純熟的檔案管理知識，同時還要具有熟練的計算機操作技能，不斷努力學習，更新自己的知識架構，與時俱進，為實現檔案管理事業的發展，發揮出自己應有的作用。隨著計算機網絡技術的快速發展，網絡事故時有發展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術 也在不斷更新，這些都會對要案信息管理構成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術，努力提高自己的綜合素質，為檔案管理工作以及單位事業的發展貢獻出自己的力量。

3.總結：

綜上所述，經濟與科技的快速發展，使傳統的檔案管理模式已經無法適應人們對檔案管理的需求，辦公自動化的出現有其必然性，它必將會在提高檔案管理工作效率，以及工作質量方面發揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領導重視程度；統一規范，加強標準化建設；完善對電子檔案的監督管理職能；加強硬件設施、軟件設施的基礎建設；對系統的內網與外網進行有效隔離；加強檔案管理人員的素質建設等方面入手。

參考文獻：

[1]宋李娜.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].檔案,2010,(02).

[2]席玲.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].時代教育(教育教學),2011,(03).

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辦公自動化，是指以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。

文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

1 應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.1 辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

1.3 電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

2 應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

2.1 電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.2 對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 針對在實踐應用過程中遇到的一些問題提出了幾點方法

3.1 辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

3.2 提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。

二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。

三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

3、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。

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1、 辦公自動化應用于文書檔案管理中的優勢

1.1能夠有效的提高辦公效率

采用辦公自動化系統后，由于計算機對于文字信息的處理能力十分強大，文書檔案管理工作在計算機的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類、統計也就變得簡單易行，辦公效率也得到了極大的提高。

1.2能夠確保相關文件的穩定性

相對于紙質檔案而言，電子文件檔案材料能夠保存的時間更長。紙張的壽命都是相對的，而且還受到外部客觀環境的影響，一旦紙張受損，紙質檔案相關文字信息丟失，將帶來不可挽回的損失。但是電子文件檔案材料則不同，可以選用的載體豐富多樣，包括VCD、DVD、U盤、移動硬盤等等。而這些載體的優越性顯著，使得保存資料不僅不易損壞，而且方便閱讀，查看，穩定性顯著。

1.3有利于信息資源共享與交流

在原始文書檔案管理中，大量的文書檔案都被手工操作者置入文件柜中，不僅不方便查閱，造成查找困難，使得資源共享與交流困難，而大量的文件儲存柜存放文件，也一定程度上造成了資金的浪費。運動辦公自動化系統后，文書檔案管理也變得更加體系化，不再受到空間的限制，而且通過便捷的互聯網，文書檔案的查詢也變得簡單、快捷，大大的提高了資源的利用率，有利于資源的共享與交流。

2、 辦公自動化應用于文書檔案管理中的不足

2.1電子文件保密性變弱

電子文化和紙質文件最大的區別在于，電子文件沒有了固定的形式，易于變化，即便是被修改后，也可以不留下痕跡。而紙質文件則是一旦被修改，痕跡十分明顯。因此在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質文件，電子文件還使得一些需要被高度保密的文件保密性變弱，這樣不利于文件信息的安全管理。目前雖然有一些相關的技術能夠防止他人在“原稿”上增、刪、改，對原文進行偽造等，但是沒法有效地鑒定文件的原稿。它不像紙質稿可以通過印章或署名進行判斷。這些都是電子文化在保密性方面遭受的嚴峻的考驗，電子文化的保密性存在隱患。

2.2對文書檔案管理人員的要求高

辦公自動化系統在文書檔案管理中的運用，就需要加強文書檔案管理工作人員的素質要求。僅僅懂得相關檔案管理的理論、方法和技術是不夠的，還需要有過硬的電子計算機技術水平。因此文書檔案管理工作人員不僅需要達到一定的知識層次，還需要掌握一定的現代高技術，擁有處理相關問題的綜合能力。當前大部分檔案管理人員的技術水平不夠，相關理論知識跟不上，在辦公自動化設備的使用上缺乏一定的主動性，不利于檔案信息管理的電子化。

3 、文書檔案管理中辦公自動化的應用策略

3.1規范文書檔案管理體制

為確保辦公自動化在文書檔案管理中的實際應用價值得到最大程度的發揮，應當結合文書檔案管理的實際情況，規范文書檔案管理制度，為辦公自動化的應用以及文書檔案管理工作的順利開展提供可靠的制度支持。當前大部分單位在文書檔案管理工作中主要采取分部門管理的方式，此種情況下部門之間的交流有限，導致文書檔案管理工作的協調性不足，嚴重影響文書檔案統一化管理的順利實現。因此在文書檔案管理工作中應當對管理體制加以規范，實現文書與檔案的統一規劃與管理，從而全面提高文書檔案管理質量和效率。

3.2加強硬件建設

在文書檔案管理工作中，為促進辦公自動化的合理應用，應當基于計算機技術的基礎上，加強硬件建設，改善硬件環境，為文書檔案現代化管理提供可靠的技術支持。也就是說，應當促進文書檔案管理技術手段和設備的先進化合現代化，對現代化設備進行合理應用，保證文書檔案管理工作的高效開展。

3.3制定業務流程標準

在明確文書檔案管理制度的基礎上，應當結合工作實際情況，制定規范化的業務流程標準，對文書檔案管理工作中文件的處理、歸檔以及電子文件格式等相關操作程序進行規范，促進文書檔案管理工作的順利規范開展，全面提高文書檔案管理工作中辦公自動化的應用效率。

3.4實現檔案工作人員專業化與現代化的有機結合

文書檔案管理的辦公自動化的實現，應當嚴格遵循人的主體地位，并積極運用現代科學技術開展文書檔案管理工作，堅持與時俱進，準確把握社會經濟發展趨勢，基于傳統檔案管理理論、原則及技術的基礎上，將其與現代計算機技術和數據通信技術進行協調配合，促進專業化與現代化的有機結合，從而全面提高文書檔案管理工作質量。

4 、結束語

總而言之，辦公自動化在文書檔案管理工作中發揮著重要的作用，能夠實現人力物力資源的優化配置，提高文書檔案管理工作效率，提高工作質量，并合理控制文書檔案管理資金，推進文書檔案管理工作的高效開展。因此在文書檔案管理工作中應用辦公自動化系統的過程中，應當結合檔案工作實際情況，制定規范化的文書檔案管理體制，明確相關管理流程和標準，并對現代科學技術進行合理應用，實現檔案工作人員專業化與現代化的有機融合，推進文書檔案管理工作的不斷進步。

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一、傳統文書檔案管理中存在的問題

文書檔案是機關團體、企事業單位進行科學管理、經營決策、問題處理、信息交流、研究開發等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內容。傳統文檔的管理一般都是靠紙質文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：

（一）傳統模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性

在傳統文檔管理下，如果想要借閱相關的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當地還好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現文檔的價值，所以說它缺乏時效性。

（二）傳統模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存

在傳統文檔的管理下，文檔的材質多數都是紙質文件，而紙質文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復，但也有無法修復的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質文檔不利于長久保存。

（三）傳統模式下的文檔管理的復雜化

在傳統文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記。總是在重復著工作，卻效率很低。

二、辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢

隨著社會的不斷發展，科學技術的進步，計算機的出現帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術的革新，使得文檔管理也日益科學化、合理化、規范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發揮它應有的價值。既然說過了傳統文檔管理的弊端，現在就來說下，在辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢。

（一）辦公自動化環境下的文書檔案管理使用的時效性強

在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯網絡進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環境下文書檔案的使用時效性變增強了。

（二）辦公自動化環境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存

在傳統文檔管理中的文檔基本上都是紙質載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。

（三）辦公自動化環境下的文書檔案管理的精簡化；

傳統文書檔案的管理有一套比較復雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環境下，有了計算機的協助，使復雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質量，減少時間和空間，以便于使用。

文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環境中可以設定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。

總 結：

伴隨著科技的進步，科學的發達，傳統的文書檔案管理已經漸漸地不能適應人們所需，把傳統與現代技術相結合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現“文檔一體化”的現代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務全人類，文檔管理的現代化進程將永不停止。

參考文獻：

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（二）推動文書檔案的標準化與規范化進程。辦公自動化實現了文本歸檔，主要有兩方面的內容：第一方面歸檔工作以紙質文檔為對象；第二方面歸檔工作是以電子文書為對象。利用網絡對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環節都進行規范，并對管理權限與具體內容加以解釋說明，這些內容規范和權限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現實基礎，還給文書檔案管理工作提供了管理依據。

（三）提高文本的高效率和便捷度。辦公室自動化最大的成效是改善了文書檔案工作的效率，計算機的運用提升了文本檔案的效率，改善了以往傳統紙質檔案立卷難、管理工作難度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人員解放出來從事其他的工作，也大大的提高了工作的準確性。文書檔案管理自動化是信息全方位的展示，減少快速檢索和瀏覽的時間，從而提高便捷度。

二、文本檔案自動化的應用方法

（一）硬件?O施為基礎，改善硬件環境。文書檔案管理實現辦公現代化，是在擁有互聯網、計算機和相關的電子設備基礎上完成的。提高文書檔案管理自動化的首要是做好硬件設施建設，營造良好的硬件環境，加強硬件設施裝備，是保障辦公人員順利完成工作的條件，也是提高辦公效率的基礎。

（二）合理布局辦公自動化系統的內外網。在辦公自動化系統的內外網之間設置物理隔離，這也是保護文書管理的關鍵性措施。就目前而言，主要有兩層保護，第一層是以路由器的為中心防護隔離，路由器發揮過濾被屏蔽的IP地址和服務的作用。先隔離IP地址，在選擇的放行需要的地址進入，從而保護自動化系統網絡的安全。第二層是防火墻，防火墻能夠檢測出網絡攻擊并報警，還會得以經過防火墻的信息內容進行記錄，對一些禁止進入的內容進行屏蔽，針對網絡內容進出的監督，實現辦公系統化的優化作用，不但能夠提高文本檔案管理的保密效果，還可以增強文書檔案的時效性。

（三）對文書檔案工作人員的整體素質有要求。文書檔案管理自動化的能夠的順利進行，離不開現代化檔案管理人員的力量。而在傳統的紙質文書檔案管理中，對工作人員的素質要求沒有限制，沒有什么大的技術要求，有的甚至有的管理人員并沒有什么文化水平。但是，面對自動化辦公系統，對管理人員的要求很嚴格，管理人員一定要熟練的掌握計算機等現代設備，通過自動化實現歸檔管理，對工作人員有了更高素質的要求。因此，要求管理人員要不斷的加強學習，熟練應用自動化設備，在了解自動化操作理論基礎上，不斷的加強對計算機的了解。為文書檔案自動化管理，長遠發展儲備人才，滿足對技術人才的需求。此外，還要在自動化操作中不斷的積累經驗，及時發現辦公自動化系統中存在的問題，及時的對辦公系統化進行完善和改進。

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1.國有企業檔案數字化建設面臨的主要問題

1.1對檔案數字化建設的重視程度不夠

檔案數字化，一方面可以提升查閱效率，相較于傳統的查閱方式，數字化后的檔案查閱只需要幾分鐘甚至更短的時間就可以查閱到檔案原文的掃描件。另一方面數字化后的檔案可以封閉保存，沒有特殊情況不再使用，有利于保護原件。但是在國有企業，檔案管理工作沒有得到足夠重視，檔案數字化工作比較滯后，導致國有企業檔案室變成無人問津的部門，檔案管理人員責任心強的會默默無聞的工作著，責任心不強的檔案堆積成山，沒人整理，連查找都困難，更談不上檔案信息化、數字化建設了。從根本上說，檔案數字化建設與否，建設質量的好壞，建設進度的快慢，與國有企業的重視程度有關。

1.2軟硬件配備不足嚴重制約國有企業檔案數字化工作的開展

隨著信息化建設飛速發展，國有企業檔案管理部門也配備了一些計算機及掃描儀設備，但是這些設備是有使用年限的，由于資金不足等原因，設備更新緩慢，老的計算機與檔案管理軟件的要求不匹配導致軟件運行緩慢甚至無法運行，掃描儀老舊致使掃描圖像不清晰，甚至有的還沒有專門的檔案管理軟件。沒有好的檔案數字化工作所需的軟硬件設備，導致國有企業檔案數字化工作無法開展或進展緩慢。

1.3檔案管理系統與OA辦公系統不兼容

目前，各軟件公司制作的檔案管理軟件和OA辦公軟件種類繁多，國有企業也是根據自己的需要自行購買檔案管理軟件和OA辦公軟件，致使檔案管理系統與OA辦公系統兩者不兼容，造成不能依托OA辦公系統實現網上錄入和查詢等，形成的數據也難以轉換實現共享。以昆明公交公司為例，昆明公交公司使用的OA辦公系統是電子政務網上的政府信息公開系統，而檔案管理系統是珠海泰坦軟件公司開發的檔案綜合管理系統，兩者是不能兼容的，政務網上的收發文要歸檔，只能從政務網上下載下來，然后一條條的錄入檔案管理系統中，形成的電子文件也只能一條條對應的導入檔案軟件中，費時費力，工作效率低下。

1.4檔案管理人員素質不高、配備不足

檔案管理人員素質的高低決定著國有企業檔案管理水平的高低，隨著辦公自動化的普及，對檔案管理人員也提出了新的要求，檔案管理人員除了會傳統的手工整理檔案外，還會利用現代化的手段對檔案進行管理。但是在國有企業，檔案管理人員素質高低不一，為了節約編制，一般使用秘書兼管檔案管理工作，專職人員少，檔案工作大多停留在手工管理階段，不利于檔案數字化工作的開展。

1.5缺乏技術指導

檔案數字化工作是一項技術含量、操作規范度很高的工作，檔案數字化工作也正處在摸索和嘗試階段。在國有企業檔案數字化工程中，檔案管理人員對掃描技術、掃描流程、掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等掌握不夠，缺乏技術指導。

1.6安全問題突出

國有企業檔案數字化建設的安全問題主要有三個方面，一是缺乏安全保管電子檔案的設施，如光盤、移動硬盤、防磁柜等。二是數字化過程中的安全問題，由于紙質檔案數量龐大，紙質檔案在從庫房拿出來數字化的過程中，難免出現紙質檔案丟失情況。三是網絡安全沒有保障，安全措施不到位，其他部門的電腦還連著外網等。

1.7檔案數字化制度欠缺

2005年國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規范》是紙質檔案數字化的標準，各省市也出臺相關標準，為紙質檔案數字化工作提供了相關的技術指導，由于各國有企業紙質檔案的種類不盡相同，國有企業沒有根據自身情況制定檔案數字化標準，完全參照國家統一的標準和省市標準進行紙質檔案的數字化工作，致使在檔案數字化過程中，沒有制度可依，無章可循。

1.8有些檔案數字化工作重復

隨著信息技術的發展，政府也在推行電子政務，實現網上收文發文，推進無紙化辦公工作，使信息可以迅速、準確地到達相關部門，從而極大的降低社會成本，提高文件傳閱速度。但在很多國有企業，由于各方面的原因，并沒有真正實現無紙化辦公，政務網的文件還是習慣下載后打印出來給領導批閱后存檔，這一部分打印出來的政務網文件存檔后就不可避免出現再數字化的現象，造成重復和浪費。

2.解決對策

國有企業檔案數字化建設是一項長期而艱巨的任務，筆者認為應著力采取的對策主要有：

2.1加強對檔案數字化工作的領導

國有企業檔案數字化建設的最終目的在于提高國有企業效率，提高領導決策和管理水平，國有企業應該把檔案的數字化建設納入領導議事日程，把檔案的數字化建設納入國有企業信息化建設當中，作為國有企業信息化建設的一項重要內容來建設，明確主管領導和檔案管理人員在檔案數字化建設方面的責任，在物力人力財力方面給予支持，有了領導的支持，檔案的數字化工作便能順利的開展。

2.2增撥專項資金，配足軟硬件設施

為使檔案數字化工作能夠順利開展，國有企業應該把數字化工作所需的經費列入國有企業各項經費預算中，增加撥付檔案數字化建設專項資金，重新為檔案室配足計算機、掃描儀、防磁柜、光盤、移動硬盤、檔案管理軟件等設備，并根據需要進行更新換代和最新優化升級，使之完全符合檔案數字化工作的需要，檔案部門要多與領導溝通協商，爭取支持，以保證檔案數字化建設順利進行。

2.3建設統一管理平臺，實現檔案管理系統與OA辦公系統的無縫對接

隨著辦公自動化的普及，電子檔案數量不斷激增，建設統一管理平臺，實現檔案管理系統與OA辦公系統的無縫對接至關重要，國有企業要真正實現文檔一體化，做到從文件到檔案的轉變不需要數據的轉換與遷移，同時也提高檔案工作的效率。這就要求國有企業要加大資金投入，檔案部門要加強與軟件制作部門的溝通協調，使OA辦公系統和檔案管理系統具備符合檔案管理要求的功能，實現檔案系統與OA辦公系統的無縫對接。

2.4加強人才隊伍建設

人才隊伍建設是檔案數字化工作順利開展的先決條件，必須加強檔案數字化工作人才隊伍建設。一是人員保障，檔案數字化工作量大，必須有足夠的人員才能完成，如有外包能力可以請專業機構完成，沒有外包能力的可以挖掘內部潛力，從其他部門借調一些人員過來幫忙完成，并配備一名計算機專業人才負責網絡、數據庫的管理及相關業務工作。二是檔案管理人員要加強學習，根據檔案發展需要不斷提升專業技能，學會利用計算機網絡和多媒體技術對檔案信息進行存儲、檢索和開發利用，積極參加檔案知識培訓班，自覺學習檔案數字化各項規章制度，讀透研透其中的內容并應用到實際操作中，保障檔案數字化工作的有效開展。

2.5加強與檔案部門聯系

積極到省市檔案局參觀學習數字化建設方面的經驗，請專家親自過來開展檔案數字化建設的業務指導，傳授檔案數字化方面的專業知識，及時掌握數字化工作的方法，參觀其他成功單位的檔案數字化情況，獲得旁人已經取得的經驗和教訓，從而少走彎路，提高工作效率。

2.6加強檔案數字化的安全管理

檔案先進的管理手段帶來工作效率的提高，同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，可以從以下幾個方面加強檔案的安全管理。一是加大資金投入，購買存儲設備如光盤、移動硬盤、防磁柜等，確保檔案保管安全。二是加強檔案數字化流程的監控，制定明確的責任制度，杜絕數字化過程中檔案丟失的現象發生。三是引進計算機網絡安全管理人員，制定檔案安全管理制度，按時進行備份，定期開展檔案安全保密檢查工作，發現隱患及時整改，發生責任事故嚴肅處理，與檔案管理軟件聯網的電腦不能同時連著外網，所有的電腦實行專管專用，實行密碼登陸，做好防火墻等安全設置，并隨時更新病毒庫。

2.7完善檔案數字化工作制度

制定規范，明確標準，這是保證掃描質量的重要步驟，國有企業檔案在進行數字化工作之前，應根據國有企業的實際情況，制定和完善檔案數字化工作制度，包括整理標準規范、圖像掃描技術規范、責任制度、安全保密制度等，并使檔案數字化責任具體到了崗位和人，嚴格質量控制，明確工作流程，明確掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等，在制度上保證了檔案數字化工作向更高質量、更加規范化、科學化的方向發展。還可以實行激勵制度，對檔案數字化工作比較先進的檔案部門進行激勵，以物質激勵和精神激勵相結合，調動檔案管理人員的積極性、主動性和創造性。

2.8實現信息資源的共享，避免重復數字化

在國有企業的信息化建設中，國有企業可以利用內部局域網，把不的檔案通過局域網向內部開放，實現內部信息資源聯網，無紙辦公，減少紙張，OA系統中形成的電子文件可以通過與檔案系統的無縫對接系統實現轉換，避免出現了在OA系統中形成的電子文件打印后再數字化的現象，造成重復和浪費。同時要做好保密工作，要對外必要信息時，應做到科學地把握保密和利用的關系，做好信息安全保密，同時要積極開展服務，變被動服務為主動服務。

檔案數字化建設是一項長期而艱巨的任務，開展國有企業檔案數字化工作，重在堅持，要將檔案數字化建設納入國有企業信息化建設中，積極探索出最適合自身的數字化建設道路。

參考文獻：