引論：我們?yōu)槟砹?3篇專業(yè)檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
在全國檔案系統(tǒng)內(nèi)樹立“大檔案”的觀念，即國家檔案資源體系既包括國家檔案館已經(jīng)和準(zhǔn)備接收的檔案，也包括各級國家檔案館尚未和不準(zhǔn)備接收的檔案，既包括黨政機關(guān)、團(tuán)體、國有企事業(yè)單位的檔案，也包括民營企業(yè)、各種經(jīng)濟(jì)與組織以及家庭的檔案；既包括“紅頭文件”之類的檔案，也包括大量的各類專門業(yè)務(wù)檔案；既包括反映黨和國家重點工作及各單位基本職能的檔案，也反映個^各方面權(quán)益的檔案；既包括紙質(zhì)檔案，也包括錄音、錄像、電子等磁介質(zhì)檔案，從而全面收集、全面管理。2011年開始，國家檔案局調(diào)研起草“專門業(yè)務(wù)檔案框架體系”，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案的歸檔與管理。各級國家檔案館也同時擴大接收范圍，調(diào)整接收時限，以民生檔案資源為重點，進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，完善館藏結(jié)構(gòu)。《基本目錄》的出臺就是全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃的一個部分。
三、“求基不求全、求熟不求新、求實不求理、求高不求低、求穩(wěn)不求急“是《基本目錄》的編制原則。所謂“求基不求全”是指現(xiàn)在檔案的種類越來越多，《基本目錄》只列入“最基本的”國家級專業(yè)檔案目錄，就是各項事業(yè)發(fā)展和人民群眾基本需求必須建立的檔案種類。第一批50種里面就包括早期的專門檔案，如上世紀(jì)50年代就出臺了有關(guān)會計檔案的管理規(guī)定，最早的是1956年財政部、國家檔案局首次出臺的《預(yù)算會計帳簿、憑證、報表保管銷毀暫行辦法》。改革開放后，80年代出臺了一大批專門檔案管理辦法，如地名檔案、藝術(shù)檔案、審計檔案、人民法院訴訟檔案、人民檢察院訴訟檔案、商標(biāo)檔案、公證檔案等。新世紀(jì)之后，又有普查檔案、社會保險業(yè)務(wù)檔案等一大批專業(yè)檔案管理辦法出臺?！扒笫觳磺笮隆本褪菑娬{(diào)已經(jīng)成熟的專業(yè)檔案列入《基本目錄》，如婚姻登記檔案、城建檔案、氣象檔案等；這里還包括經(jīng)過多次修訂的許多專業(yè)檔案管理辦法，如會計檔案、藝術(shù)檔案、訴訟檔案等。列入《基本目錄》的，有些是一直就存在，需要制定管理辦法進(jìn)一步規(guī)范的，如病歷檔案、地質(zhì)檔案?！扒髮嵅磺罄怼本褪菑娬{(diào)在實際工作中已經(jīng)存在，可能在邏輯關(guān)系上不一定完善。如公安業(yè)務(wù)檔案與戶籍檔案，按邏輯上的從屬關(guān)系戶籍檔案應(yīng)屬于公安業(yè)務(wù)檔案的一種，沒有必要單列，但戶籍檔案在基層公安派出所一直是獨立存在的，不僅數(shù)量大，而且保存時間長，與其他公安業(yè)務(wù)檔案存在明顯的不同特點，“戶籍檔案”一詞也已應(yīng)用多年，深入人心，因此在《基本目錄》中將戶籍檔案單列。城建檔案與房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案也是類似情況，許多地方既有城建檔案館，同時也存在房地產(chǎn)檔案館。“求高不求低”是指在《基本目錄》中有些內(nèi)容強調(diào)由較高類目的檔案綜合出臺，不單一出臺，如社會保險業(yè)務(wù)檔案就包含了養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等多個險種內(nèi)容，不再單一出臺醫(yī)療保險檔案的管理辦法?，F(xiàn)已出臺的一些專業(yè)檔案管理辦法經(jīng)過一定時間運行，在一定時期后經(jīng)過修訂可以合并，如城鄉(xiāng)居民最低生活保障檔案，傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案等可以合并為民政業(yè)務(wù)檔案。“求穩(wěn)不求急”是指《基本目錄》的編制力求穩(wěn)妥。根據(jù)《基本目錄》編制前的調(diào)查，我們了解到現(xiàn)實中存在大量不同種類的專業(yè)檔案，粗略統(tǒng)計就有300余種，這其中許多還需要進(jìn)行大量的甄別、論證工作，不能急于求成，我們將分批推出，這次《基本目錄》的50種，都是最成熟、爭議最少的專業(yè)檔案。
第一批專業(yè)檔案大部分是比較成熟，或是原來已有，或是剛剛修訂過的，如2006年新修訂的《婚姻登記檔案管理辦法》，就創(chuàng)新地提出保管期限為100年；2010年國家廣播電影電視總局與國家檔案局新修訂的《電影藝術(shù)檔案管理規(guī)定》，為適應(yīng)電影體制的多元化，提出向電影資料館移交檔案，給予一定的補償。有些是需要或計劃要修訂的，如會計檔案；有些以前已有專業(yè)主管部門制定的管理辦法，現(xiàn)在要專業(yè)主管部門與國家檔案局聯(lián)合制定管理辦法；有些是在基層已經(jīng)存在，群眾生活也急需規(guī)范管理的。
四、《基本目錄》的出臺，將引領(lǐng)、規(guī)范專業(yè)檔案的管理，加強專業(yè)主管部門和檔案行政管理部門進(jìn)一步合作，加大對重點專業(yè)檔案項目的監(jiān)管力度?！痘灸夸洝穼Ξ?dāng)前檔案工作也提出了具體工作要求：中央國家機關(guān)各專業(yè)主管部門應(yīng)根據(jù)本目錄會同國家檔案局負(fù)責(zé)編制相應(yīng)種類的專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法。在國家出臺相應(yīng)制度前，各省級機關(guān)專業(yè)主管部門可以會同省級檔案行政管理部門編制本地區(qū)的相應(yīng)種類的專業(yè)檔案歸檔范圍和管
理辦法。要求對于已有管理辦法的專業(yè)檔案，超過5年的，專業(yè)主管部門要啟動審查程序，需要修訂的，分批進(jìn)行修訂。
各級檔案部門應(yīng)積極聯(lián)系、協(xié)商、推動專業(yè)主管部門聯(lián)合編制相應(yīng)種類的專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法。各級檔案部門尤其是省級檔案行政管理部門，在國家出臺相應(yīng)制度前，要積極探索、總結(jié)本地區(qū)已經(jīng)出現(xiàn)的專業(yè)檔案種類，會同專業(yè)主管部門編制本地區(qū)相應(yīng)種類的專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法。實際上，以前出臺的管理辦法，也是地方先出辦法，國家總結(jié)地方經(jīng)驗，再出臺國家辦法。如社會保險業(yè)務(wù)檔案，就是總結(jié)了天津、山東、浙江、上海、廣東等地的經(jīng)驗，再由人力資源社會保障部與國家檔案局制定《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》。同時，也是為了更好地發(fā)揮地方在這方面工作的積極性、主動性。而且許多專業(yè)檔案只產(chǎn)生在地亢最終也主要是移交給地方國家綜合檔案館保存，中央、國家機關(guān)并不一定形成這方面的檔案，檔案的產(chǎn)生和利用主要在基層。
篇2
(二)區(qū)縣專業(yè)檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區(qū)檔案局通過問卷調(diào)查方式，對區(qū)屬44個立檔單位專業(yè)檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進(jìn)行了調(diào)查。經(jīng)統(tǒng)計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業(yè)科室(所屬單位)形成各類專業(yè)檔案378種(文種)。根據(jù)全區(qū)各類專業(yè)檔案不同的整理、保管單位統(tǒng)計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業(yè)檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業(yè)檔案由各單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的有180種、由專業(yè)檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業(yè)檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內(nèi)容的有47種。整理后，編制紙質(zhì)檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業(yè)檔案中，有查閱控制規(guī)定的有324種，僅對當(dāng)事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業(yè)檔案中，沒有具體規(guī)定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業(yè)檔案作較大范圍的調(diào)查，以上調(diào)查數(shù)據(jù)和情況不盡準(zhǔn)確，但可以看出，當(dāng)前專業(yè)檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進(jìn)口沒有出口，檔案存儲空間嚴(yán)重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監(jiān)察等系統(tǒng)尤為突出。
2、整理、編目的規(guī)范化程度低。很多專業(yè)檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據(jù)專業(yè)特點和基礎(chǔ)條件自行設(shè)計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區(qū)縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業(yè)檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業(yè)檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業(yè)檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規(guī)定。如設(shè)在區(qū)縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規(guī)定向區(qū)縣檔案館移交，其專業(yè)檔案則按專業(yè)實行統(tǒng)一管理，由市各業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督指導(dǎo)。
4：規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的占38％。其中，許多規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)或由上級業(yè)務(wù)主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)合制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，區(qū)縣檔案部門無法對專業(yè)檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)，并得到立檔單位的認(rèn)可。
存在上述問題的主要原因，一是專業(yè)檔案的數(shù)量和內(nèi)容伴隨著經(jīng)濟(jì)、社會的改革與發(fā)展出現(xiàn)了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經(jīng)驗；二是檔案行政管理部門與各專業(yè)主管部門協(xié)調(diào)不夠，對專業(yè)檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現(xiàn)象；三是缺乏對專業(yè)檔案歸屬流向的總體設(shè)計，導(dǎo)致專業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了一定程度的無序。
二、關(guān)于區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區(qū)縣屬機關(guān)、單位各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)，而檔案歸屬與流向的有關(guān)規(guī)定不明確、不具體或原來的規(guī)定不符合基層業(yè)務(wù)工作實際，導(dǎo)致各類專業(yè)檔案大量積存在形成單位，只有進(jìn)口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業(yè)務(wù)工作造成很大困難。另一方面，也影響了區(qū)縣綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)的豐富與優(yōu)化。
2、部分區(qū)縣行政機關(guān)隸屬關(guān)系發(fā)生變化，由隸屬區(qū)縣政府轉(zhuǎn)為由市業(yè)務(wù)主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關(guān)形成的文書檔案，區(qū)縣檔案館一般仍按過去的規(guī)定接收，形成機關(guān)也比較配合。而對于各類專業(yè)檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區(qū)縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業(yè)主管部門已經(jīng)設(shè)立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區(qū)縣檔案資源尚不明確?！皩儆诘胤胶蜕霞壷鞴懿块T雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設(shè)活動為主的檔案”應(yīng)納入地方綜合檔案館收集范圍的規(guī)定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業(yè)檔案館的合并，區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的調(diào)整和區(qū)縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區(qū)縣行政區(qū)劃整合，還是分門別類按不同級別行政區(qū)劃整合，至少在大城市的核心功能區(qū)及城市功能拓展區(qū)，需要從國家檔案資源配置的全局出發(fā)，合理設(shè)計、科學(xué)規(guī)劃和審慎決策。
(二)設(shè)計專業(yè)檔案歸屬流向的原則
規(guī)劃區(qū)縣專業(yè)檔案的歸屬與流向要在遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發(fā)展原有各級國家綜合檔案館，根據(jù)需要適當(dāng)建立部門檔案館，把國家檔案館網(wǎng)建設(shè)成為結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息能力、為社各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有機整體”的檔案館設(shè)置與布局原則基礎(chǔ)上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護(hù)國家記憶
區(qū)縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔(dān)維護(hù)本行政區(qū)各項事業(yè)歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠(yuǎn)保存價值檔案的終極歸宿。市級專業(yè)檔案館是收集、管理某一領(lǐng)域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領(lǐng)域檔案的職能，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要設(shè)置。部門檔案館是各專業(yè)主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關(guān)檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網(wǎng)布局的組成部分，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要在形成專門業(yè)務(wù)或科技檔案數(shù)量大的專業(yè)主管部門設(shè)置。按照國家現(xiàn)行規(guī)定，
部門檔案館中記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應(yīng)向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構(gòu)，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當(dāng)前，針對各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)以及專業(yè)檔案在形成、保管、利用上的特點，應(yīng)合理規(guī)劃我市的檔案館網(wǎng)布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規(guī)范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責(zé)，促進(jìn)全市國家檔案資源的整體建設(shè)和管理。
2、創(chuàng)新專業(yè)檔案管理體制，服務(wù)現(xiàn)實工作
專業(yè)檔案數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛，具有專業(yè)性、獨立性、動態(tài)性和現(xiàn)實工具性強的特點。應(yīng)根據(jù)專業(yè)檔案形成、保管、利用上的特點和業(yè)務(wù)部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應(yīng)各類專業(yè)檔案管理與建設(shè)的需要，更好地為現(xiàn)實工作服務(wù)。
(1)由專業(yè)檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態(tài)性、現(xiàn)實工具性都比較強的專業(yè)檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業(yè)工作的正常進(jìn)行。形成科室應(yīng)承擔(dān)積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務(wù)，并承擔(dān)將其中已失去現(xiàn)實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責(zé)，接受本區(qū)縣檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。
(2)由專業(yè)檔案形成單位的專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心保管的模式。對于形成數(shù)量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業(yè)人員直接控制和使用的專業(yè)檔案，可以成立專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。
(3)由專業(yè)檔案形成單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的模式。根據(jù)歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業(yè)檔案，應(yīng)納入本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業(yè)主管部門需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案特別是垂直管理單位的專業(yè)檔案，可以按照規(guī)定向?qū)I(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業(yè)檔案管理中心和部門檔案館應(yīng)具備安全保管和充分開發(fā)檔案信息的條件和能力，承擔(dān)向社會提供檔案利用的職責(zé)，保證本行業(yè)專業(yè)性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業(yè)檔案管理體制，是為了扭轉(zhuǎn)當(dāng)前專業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的無序狀況，更好地服務(wù)于現(xiàn)實工作，發(fā)揮專業(yè)檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務(wù)的整體效應(yīng)。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應(yīng)由檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門做出統(tǒng)一規(guī)定。同時，無論是采取哪種模式，都應(yīng)接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，并按規(guī)定向綜合檔案館移交記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。
3、按地域整合與按行業(yè)整合并舉，方便社會利用
實施檔案資源整合是強化檔案集中統(tǒng)一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業(yè)整合。對于特大城市而言，城市基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)以及一些需要垂直管理的專業(yè)性工作，往往不是按區(qū)縣行政區(qū)劃來設(shè)置和管理的。對于這些行業(yè)形成的檔案資源應(yīng)當(dāng)首先按照專業(yè)管理的需要進(jìn)行行業(yè)性整合，而后再按照維護(hù)國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區(qū)縣檔案館主要應(yīng)整合本區(qū)縣行政區(qū)劃內(nèi)具有行政隸屬關(guān)系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區(qū)縣行政區(qū)劃管理與建設(shè)的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現(xiàn)了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統(tǒng)。為加強本行業(yè)、本系統(tǒng)管理的需要，縱向系統(tǒng)的檔案資源整合應(yīng)運而生，專業(yè)主管部門的行業(yè)性檔案管理機構(gòu)也將隨之得到強化和發(fā)展。面對檔案資源整合新的發(fā)展趨勢，各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)各專業(yè)主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設(shè)的高度，對各級各類專業(yè)檔案資源的歸屬與流向進(jìn)行頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃。
三、加強專業(yè)檔案管理的幾點建議
(一)加強對專業(yè)檔案監(jiān)督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統(tǒng)計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門開展對專業(yè)檔案資源的全面普查，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定專業(yè)檔案資源管理與建設(shè)的對策與措施。
普查應(yīng)著重了解各類專業(yè)檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應(yīng)盡可能詳細(xì)、具體，如形成情況應(yīng)了解每類專業(yè)檔案的具體文種、形成部門、年均形成數(shù)量、現(xiàn)有數(shù)量等；整理情況應(yīng)了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態(tài)管理等；保管情況應(yīng)了解專業(yè)檔案庫房設(shè)置、保管條件、管理機構(gòu)及人員等；利用情況應(yīng)了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應(yīng)了解各類專業(yè)檔案有無歸屬流向的具體規(guī)定、專門檔案館或部門檔案館設(shè)置情況、有無銷毀到期檔案的具體規(guī)定或處置辦法等；監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系應(yīng)了解檔案管理部門和業(yè)務(wù)主管部門在哪些管理環(huán)節(jié)存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學(xué)合理地制定專業(yè)檔案建設(shè)規(guī)劃和管理措施。
2、切實加強對專業(yè)檔案的監(jiān)督管理。專業(yè)檔案管理是各行業(yè)、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛的專業(yè)檔案，必須站在國家檔案資源建設(shè)的高度，從管理體制、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業(yè)檔案的特點，切實加強對專業(yè)檔案資源的管理與建設(shè)。
要針對各類專業(yè)檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業(yè)主管部門、綜合檔案館與專業(yè)檔案館、監(jiān)督指導(dǎo)機關(guān)與檔案形成部門的職責(zé)分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協(xié)調(diào)、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業(yè)檔案管理的政策、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)各類專業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，維護(hù)專業(yè)檔案的連續(xù)性和整體性，有效地支持專業(yè)活動的正常開展，積極發(fā)揮專業(yè)檔案的社會作用。要在繼承專業(yè)檔案管理成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，注重制度創(chuàng)新，根據(jù)各類專業(yè)檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創(chuàng)新管理理念和模式，既要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業(yè)檔案的自身屬性和特點，創(chuàng)造有利于各類專業(yè)檔案資源建設(shè)、管理、利用的新形式。當(dāng)前加強專業(yè)檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設(shè)的全局出發(fā)，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，全面梳理各類專業(yè)檔案的歸屬與流向，落實市、區(qū)、縣檔案局(館)和專業(yè)主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)、接收專業(yè)檔案的職責(zé)和檔案形成部門積累、整理、移交專業(yè)檔案的職責(zé)，推動各類專業(yè)檔案管理活動的有序開展。
(二)關(guān)于專業(yè)檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業(yè)檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網(wǎng)布局，合理設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃全市專業(yè)檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、條塊結(jié)合的層面，構(gòu)建“結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息的能力、為社會各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展的格局。
1、設(shè)立若干專業(yè)檔案館
專業(yè)檔案館是按專業(yè)設(shè)置的，收集和永久保管特定領(lǐng)域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構(gòu)?！度珖鴻n案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自冶區(qū)、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設(shè)置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃，報同級人民政府批準(zhǔn)，并報國家檔案局備案。
目前，我市設(shè)置的城市建設(shè)檔案館，是收集、管理和永久保存城市規(guī)劃、建設(shè)有關(guān)檔案的專業(yè)檔案館。還可以根據(jù)需要設(shè)立若干專業(yè)檔案館，收集、管理和永久保存特定領(lǐng)域或者特殊載體的檔案，以加強專業(yè)檔案的管理與建設(shè)。
2、設(shè)立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業(yè)主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構(gòu)檔案的檔案館?！度珖鴻n案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自治區(qū)、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關(guān)專業(yè)主管部門，根據(jù)實際情況需要設(shè)館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃并報同級人民政府批準(zhǔn)。
目前，我市設(shè)有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案?！侗本┦袡n案館設(shè)置和布局方案》規(guī)定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設(shè)置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)檔案數(shù)量大的市專業(yè)主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規(guī)定向市檔案館移交。
可以考慮設(shè)立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業(yè)主管部門，如工商行政管理局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、藥品監(jiān)督管理局、國土資源管理局等部門，設(shè)立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，以及由所屬區(qū)縣分局形成的需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案。其所屬的各區(qū)縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規(guī)定向區(qū)縣綜合檔案館移交。
篇3
專業(yè)實踐教學(xué)體系有廣義和狹義之分。廣義的專業(yè)實踐教學(xué)體系是由專業(yè)實踐教學(xué)活動的各要素構(gòu)成的有機聯(lián)系整體。具體包括實踐教學(xué)活動的目標(biāo)、內(nèi)容、管理和條件等要素。狹義的專業(yè)實踐教學(xué)體系則是指專業(yè)實踐教學(xué)內(nèi)容體系,即圍繞專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo),在制訂教學(xué)計劃時通過合理的課程設(shè)置和各個實踐教學(xué)環(huán)節(jié)(實驗、實習(xí)、實訓(xùn)、課程設(shè)計、畢業(yè)設(shè)計、創(chuàng)新制作、社會實踐等)的合理配置,建立起來的與理論教學(xué)體系相輔相成的教學(xué)內(nèi)容體系。通常在教學(xué)中我們對專業(yè)的實踐教學(xué)是從狹義來理解的,也就是說與理論教學(xué)相對的實踐教學(xué)[1]。每次實踐教學(xué)的經(jīng)驗與成果對以后的實踐教學(xué)和系部學(xué)科建設(shè)都具有重要意義,因此,建立實踐教學(xué)檔案是必不可少的。
眾所周知,信息化已是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢,它在各個領(lǐng)域展現(xiàn)出其獨特的魅力,成了現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。實踐教學(xué)的檔案管理也應(yīng)該與時俱進(jìn),實現(xiàn)實踐教學(xué)檔案管理的信息化,充分發(fā)揮其為專業(yè)的師生服務(wù)應(yīng)有的作用。
一、專業(yè)實踐教學(xué)檔案管理信息化的重要性
實踐教學(xué)檔案管理信息化是指運用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強高校實踐教學(xué)檔案資源的收集、整理、開發(fā)和利用,是同一種教學(xué)信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程[2]。將信息技術(shù)應(yīng)用于高校教學(xué)檔案管理的各個環(huán)節(jié),采用計算機技術(shù)處理和保存檔案信息,利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供更好的服務(wù)方式,進(jìn)一步提高檔案的利用價值,為高校的教學(xué)改革服務(wù),已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理必然的發(fā)展趨勢。伴隨著信息量的不斷遞增,如何利用信息技術(shù)提高教學(xué)檔案管理工作效率,創(chuàng)新高校檔案管理模式,是高校檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問題。
1.實踐教學(xué)檔案管理的規(guī)范化能促進(jìn)教學(xué)的日益規(guī)范化。信息技術(shù)強大的數(shù)據(jù)儲存功能和完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為教學(xué)檔案管理的高效、規(guī)范、準(zhǔn)確與安全提供了可靠保證,大大提高了檔案管理工作效率。實踐教學(xué)檔案信息化管理有利于將各種實踐教學(xué)資料按照教學(xué)管理目錄進(jìn)行分檔歸類管理,特別是電子數(shù)據(jù)的易保存、易核對的特點,有利于對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行及時更新和修改,保證整個實踐教學(xué)資料規(guī)范管理。同時有助于檢查實踐教學(xué)及其活動過程的工作是否完善,對現(xiàn)在的理論教學(xué)進(jìn)程起到隨時的監(jiān)控作用,并根據(jù)監(jiān)督的結(jié)果進(jìn)行及時的補缺填漏、揚長去短[3]。
2.實踐教學(xué)檔案的充分利用,能豐富專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)手段。完善的實踐教學(xué)檔案管理的信息系統(tǒng),能夠滿足學(xué)生、學(xué)校和社會不同群體對檔案的需求,只要權(quán)限許可,通過檔案的信息檢索、查找,就能實現(xiàn)高校教學(xué)檔案資源的共享。將各種資料、數(shù)據(jù)以電子數(shù)據(jù)的方式存貯,并借助電腦進(jìn)行加工整理,加大了教學(xué)內(nèi)容信息量,同時可以將各種動作和要領(lǐng)攝錄下來,借助現(xiàn)代化的多媒體視頻技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)工具向?qū)W生展示,使整個枯燥的講解變成了精彩的多媒體演示。將室外教學(xué)和室內(nèi)教學(xué)、現(xiàn)場演示和視頻展示有機地結(jié)合起來,滿足學(xué)生對現(xiàn)代職業(yè)技能學(xué)習(xí)的要求。
3.加強實踐教學(xué)檔案管理有助于培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)能力和創(chuàng)新能力。專業(yè)實踐教學(xué)檔案管理有助于培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)能力和激發(fā)創(chuàng)新精神,是培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新能力的有效形式。如學(xué)生在酒店實踐教學(xué)環(huán)節(jié)中,從親自動手的過程中,掌握了基本技能的操作手段,加深了對理論知識理解和實際操作的應(yīng)用,提高了他們的實踐操作技能水平,就可以自覺地去發(fā)現(xiàn)問題,對酒店服務(wù)實踐中出現(xiàn)的問題提出大膽的猜想,提出解決問題的思路和見解并付諸實施,能更好的促進(jìn)酒店服務(wù)業(yè)的良好發(fā)展。
二、當(dāng)前專業(yè)實踐教學(xué)檔案管理信息化過程中的主要問題
1.檔案管理人員的素質(zhì)不夠高,不能勝任現(xiàn)代檔案管理信息化的要求。檔案管理現(xiàn)代化需要高管理水平和高素質(zhì)的專業(yè)化檔案人才隊伍。但從檔案管理人員狀況來看,檔案管理現(xiàn)代化意識不強,普遍缺少現(xiàn)代化管理的基本知識和缺乏操作現(xiàn)代化設(shè)備的技能,導(dǎo)致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上,不能從信息化的角度去提高檔案管理水平。有些地方還是停留在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,對實踐教學(xué)的檔案管理更是缺乏。另外,很少有專職的實踐教學(xué)檔案管理人員,通常是由教學(xué)秘書兼任,而檔案管理工作十分煩瑣,這自然影響到對實踐教學(xué)檔案的有效利用。
2.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視,缺乏對實踐教學(xué)檔案建設(shè)的重要性、緊迫性缺乏認(rèn)識。從現(xiàn)今的現(xiàn)狀來看,很多的學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對實踐教學(xué)的檔案管理僅僅是停留在應(yīng)付教學(xué)評估的層面上,通常是在評估檢查組來臨時隨便拿幾個紙質(zhì)的實踐教學(xué)檔案應(yīng)付評審組成員,對實踐教學(xué)檔案的重視管理程度不夠,對實踐教學(xué)檔案的信息化的更是欠缺戰(zhàn)略性的眼光。
3.缺乏必要的財力物力支撐。要把實踐教學(xué)檔案信息化需要有大量的財力物力的投入。首先是用于檔案信息化軟硬件設(shè)備及輔助設(shè)施的投入,但現(xiàn)實是用于這方面的經(jīng)費緊缺,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)無法加強,因而要實現(xiàn)實踐教學(xué)檔案的信息化便無從談起。另外,檔案信息不能真正實現(xiàn)資源共享,而且建成的數(shù)據(jù)庫在與外界網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)時很少從信息安全的角度考慮,未采取保密措施和檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全管理措施[4]。
4.實踐教學(xué)的檔案歸檔制度不健全、不系統(tǒng)。系統(tǒng)、完整是實踐教學(xué)檔案工作的基本要求,只有完整的檔案材料,才能真實準(zhǔn)確地反映歷史、延續(xù)歷史,否則只能是一些支離破碎的記憶。這些問題具體表現(xiàn)在,一是文件材料收集不及時,從而導(dǎo)致材料遺漏、材料收集不全面、不系統(tǒng)。二是各種教學(xué)檔案中的記錄不一致。比如,統(tǒng)計數(shù)據(jù)出處甚多,不一致現(xiàn)象嚴(yán)重。三是收集、歸檔制度未能落實到教學(xué)、科研等各個環(huán)節(jié)。如在實踐教學(xué)檔案積累中,實踐教學(xué)日志是一個重要組成部分,它能全面、準(zhǔn)確、具體地反映教學(xué)情況,包括實踐教學(xué)課程安排的形式、實踐教學(xué)內(nèi)容和效果、學(xué)生的參與程度和動手能力、實踐教學(xué)的進(jìn)程、實踐教學(xué)單位反映意見、存在的問題等等。四是實踐教學(xué)檔案的編研工作滯后,很多院校根本沒有意識到這項工作的重要性。
5.許多實踐教學(xué)的檔案應(yīng)當(dāng)信息化的而沒有信息化或者是信息化的資源相對分散。由于工作人員的計算機技術(shù)水平參差不齊,因而存在著一些教師不能把應(yīng)該電子化的檔案電子化,還有的教師對檔案電子化認(rèn)識不足,沒有及時把應(yīng)該電子化的檔案電子化,這就給檔案館工作人員加重了工作負(fù)擔(dān),遲滯了教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程,甚至丟失掉珍貴的檔案資料。另外,隨著教學(xué)辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè),產(chǎn)生了大量的電子公文,這些都需要及時、準(zhǔn)確、有效地被檔案管理系統(tǒng)所接收,但是很多教學(xué)檔案館的檔案管理系統(tǒng)無法與學(xué)校的整體自動化系統(tǒng)兼容,其結(jié)果是各部門產(chǎn)生的越來越多的電子文件資源分散在各個部門,致使信息化檔案接收的任務(wù)變得越來越重,那些電子文件資源不能在檔案館保存和共享。
三、實現(xiàn)專業(yè)實踐教學(xué)檔案管理信息化的途徑
1.在思想上高度重視,建立專門的檔案管理機構(gòu),健全相關(guān)的檔案管理信息化的制度。實踐教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分,學(xué)校必須把它納入教學(xué)計劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責(zé)任制中,作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先是領(lǐng)導(dǎo)要重視實踐教學(xué)檔案的信息化管理,對檔案管理工作中的實踐教學(xué)管理工作要落實到專門有人負(fù)責(zé),同時擬定出相關(guān)的制度,便于規(guī)范化管理。專業(yè)教師應(yīng)該嚴(yán)格遵循相關(guān)的制度,及時對相關(guān)實踐教學(xué)資料和內(nèi)容進(jìn)行信息化歸檔,要求資料翔實完整。檔案管理人員更要重視對實踐教學(xué)資料的信息化管理,明確自己的責(zé)任,嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對相關(guān)資料進(jìn)行編碼、輸入、貯存、借出歸還登記。同時對部分內(nèi)容進(jìn)行有效的保密工作。
2.加大對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度,完善檔案信息化必要的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施,做到檔案管理信息化裝備的現(xiàn)代化。加快硬件設(shè)施建設(shè),實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化即實現(xiàn)實踐教學(xué)檔案信息的數(shù)字化、實踐教學(xué)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化、實踐教學(xué)檔案管理技術(shù)的自動化[5]。
3.提高實踐教學(xué)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。教學(xué)檔案管理人員是系部的重要資源,在檔案工作中應(yīng)高度重視人的因素,必須盡快培養(yǎng)出既懂專業(yè)知識,又懂信息技術(shù),具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才,為加速檔案管理現(xiàn)代化提供人才保障。因此,檔案工作人員首先需要提高科學(xué)素質(zhì),熟練掌握檔案專業(yè)知識,時刻關(guān)注檔案管理的新動向、新趨勢,掌握一定的檔案現(xiàn)代化管理知識,不斷更新管理技術(shù)和方法;其次是努力提高檔案管理人員的人文素質(zhì)、政治素質(zhì)和具備較強的責(zé)任感,這是做好檔案工作的根本保證。
4.利用現(xiàn)代化管理手段和科技技術(shù)推進(jìn)實踐教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作,盡快建立實踐教學(xué)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。實踐教學(xué)檔案業(yè)務(wù)工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。對于專業(yè)而言,相關(guān)技能操作與運用,實習(xí)基地的基本情況,以往學(xué)生的實踐表現(xiàn)等一系列的信息必須趕緊建立一個內(nèi)容全面方便可查的信息數(shù)據(jù)庫,可為學(xué)校節(jié)約不少的信息搜集費用,同時將不可控因素盡量降到最低。只有加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模,使計算機檢索系統(tǒng)實用化,才能對館藏檔案信息作進(jìn)一步深入開發(fā),從而提高師生的實踐教與學(xué)的能力。當(dāng)前,應(yīng)重點解決信息化建設(shè)的“瓶頸”問題,廣泛開展檔案的文件級著錄標(biāo)引并錄入微機,以建立檢索系統(tǒng)為突破口,實現(xiàn)實踐教學(xué)檔案信息的深入開發(fā)利用,實現(xiàn)實踐教學(xué)檔案由實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。
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篇4
會議管理、事務(wù)管理和文書擬寫與處理是《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》對文秘人員的基本要求，其中檔案管理是文書擬寫與處理的重要組成部分[1]。不論是在任何企事業(yè)單位，都需要由文秘負(fù)責(zé)單位的檔案管理工作，這也是文秘工作重要職責(zé)之一。因此，高職院校開設(shè)檔案管理課的目，就應(yīng)該是使學(xué)生能夠掌握檔案管理的基本知識和技能，為學(xué)生盡快適應(yīng)工作單位的檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。
一、教學(xué)過程中存在的問題
高職院校文秘專業(yè)在檔案管理教學(xué)過程中存在著諸多問題，主要有以下幾點：（一）高職院校專職教師的實踐經(jīng)驗不足。高職院校是以培養(yǎng)技能型和應(yīng)用型人才為主要目的的職業(yè)院校，然而文秘專業(yè)的教師大多中文或管理出身，即使是檔案管理專業(yè)的教師，也相對缺乏實踐經(jīng)驗，因此，在高職院校檔案管理教學(xué)過程中較容易出現(xiàn)重理論輕實踐的現(xiàn)象。此外，多數(shù)高職院校已形成了“以講為主”的教學(xué)模式和“考試靠背”的考核模式，直接導(dǎo)致了學(xué)生被動的學(xué)習(xí)，難以真正將所學(xué)的知識用到實處[2]；（二）高職院校教材編制缺乏針對性?，F(xiàn)行的關(guān)于檔案管理的教材較少，且大部分是按照國家機關(guān)、專業(yè)檔案管理對文檔的管理內(nèi)容與要求編制的教材，理論化較明顯，與實際的企業(yè)檔案管理差距較大[3]。同時，高職院校使用的教材注重實踐的內(nèi)容較少，這也在一定程度上降低了教材編制的適用性，因此，高職院校學(xué)生難以在課堂中學(xué)會如何真正的實際完成檔案管理工作；（三）高職院校檔案管理教學(xué)理論與實踐失衡，出現(xiàn)了重理論輕實踐的現(xiàn)象。由于專職教師實踐經(jīng)驗不足以及教材編制缺乏針對性和實踐性，使高職院校檔案管理教學(xué)出現(xiàn)了理論與實踐脫節(jié)的現(xiàn)象，致使高職院校喪失了以學(xué)為用的教學(xué)特點，最終導(dǎo)致了高職院校學(xué)生實踐技能與操作能力的下降。
二、課程改革的思路
（一）改革傳統(tǒng)的教學(xué)和考核模式。在教學(xué)模式上，我們應(yīng)改變傳統(tǒng)的僅僅依靠教室的教學(xué)方法，而是采用教室教學(xué)與實訓(xùn)實習(xí)相結(jié)合的教學(xué)模式，從而加強學(xué)生的實際操作能力。如在檔案管理課程教學(xué)中可通過與學(xué)院的檔案室建立合作關(guān)系，從而為文秘專業(yè)學(xué)生的檔案管理實踐課程建立實訓(xùn)基地。雙方可根據(jù)協(xié)議制定相應(yīng)的實習(xí)內(nèi)容、實習(xí)指導(dǎo)和實習(xí)考核等。這不僅改變了傳統(tǒng)的以講為主的教學(xué)模式，而且也使學(xué)生在實習(xí)的過程中對檔案管理工作有了清楚的認(rèn)識，并在此基礎(chǔ)上提高了學(xué)生的實際操作技能。同時，還應(yīng)根據(jù)實際情況對課程表做出相應(yīng)的調(diào)整，使學(xué)生的實踐課與理論課更好地結(jié)合在一起。在考核模式上，應(yīng)加入實踐考試并作為文秘專業(yè)檔案管理課程考核的重要部分。檔案管理是一門對實踐能力要求較高的課程，然而傳統(tǒng)的考試方法卻很難對學(xué)生的實踐能力做出考量，因此，我們在理論考核的基礎(chǔ)上應(yīng)增加實踐考核，以對學(xué)生的實際操作能力做出考量。
（二）在教材的編制中應(yīng)加入實訓(xùn)教材的內(nèi)容，增加教材的實踐性和適用性。由于現(xiàn)有的文秘專業(yè)檔案管理教材較少，且缺乏針對性，所以僅依靠現(xiàn)有的文秘專業(yè)檔案管理教材難以完成文秘專業(yè)檔案管理教學(xué)任務(wù)。加之檔案管理教材多以國家機關(guān)、專業(yè)檔案管理對文檔的管理內(nèi)容與要求編制，實際適用性較低。因此，高職院校檔案管理教學(xué)中應(yīng)擴展教學(xué)范圍，將針對性、實踐性以及規(guī)范性的教學(xué)經(jīng)驗融入教學(xué)課程之中。同時還應(yīng)編寫實訓(xùn)教材或手冊作為對理論教材的補充，從而更好地指導(dǎo)高職院校檔案管理教學(xué)。
（三）在校外建立實訓(xùn)實習(xí)基地或組織學(xué)生進(jìn)入企業(yè)進(jìn)行實地參觀，提高學(xué)生對檔案管理工作的實際操作能力。為提高學(xué)生對檔案管理工作的實際操作能力，高職院校應(yīng)為學(xué)生創(chuàng)造良好的實踐環(huán)境。如通過與校外的其他企事業(yè)單位建立合作關(guān)系來建立校外實訓(xùn)基地，這樣不僅為學(xué)生創(chuàng)造了良好的實訓(xùn)環(huán)境，且可以讓學(xué)生更形象的了解社會其他單位檔案管理的現(xiàn)狀以及實際操作流程，從而提高學(xué)生適應(yīng)以后檔案管理工作的能力[5]。此外，如果沒有與其它企事業(yè)單位建立合作關(guān)系，高職院校也可通過組織學(xué)生進(jìn)入企業(yè)進(jìn)行實地參觀，來提高學(xué)生對檔案管理工作的認(rèn)識，使學(xué)生對企業(yè)的檔案管理工作有一個大概的了解，這不僅可以開闊學(xué)生眼界，同時也可以提高了學(xué)生的實踐能力。
（四）加強對檔案管理課程教師隊伍的建設(shè)。在教學(xué)過程中，由于專職教師的實踐經(jīng)驗不足，在教學(xué)過程中形成了以講為主的教學(xué)模式，這樣較容易在教學(xué)過程中出現(xiàn)重理論輕實踐的教學(xué)結(jié)果，使理論與實踐出現(xiàn)脫節(jié)的狀況。因此，為了提升專職教師的實踐經(jīng)驗，我們應(yīng)對專職教師進(jìn)行實踐培訓(xùn)，教授教師將實踐經(jīng)驗更好的運用到教學(xué)過程中去，確保教學(xué)內(nèi)容理論與實踐的結(jié)合，從而不斷提高教學(xué)質(zhì)量。同時，高職院校也可以采取外聘的方法，聘請企業(yè)有經(jīng)驗的檔案管理人員作為高職院校的兼職實踐指導(dǎo)老師，確保學(xué)生學(xué)到更多的實踐經(jīng)驗。此外，我們還可以通過舉辦講座或做專題報告的形式，邀請富有實踐經(jīng)驗的檔案管理人員與學(xué)生面對面的座談交流，介紹其工作方法以及經(jīng)驗，使學(xué)生更全面的了解檔案管理工作需要的技能，以提高學(xué)生的自我認(rèn)識能力。
三、結(jié)論
綜上所述，因高職院校在檔案管理課程教學(xué)過程中存在著一定的問題，所以高職院校在實際教學(xué)過程中應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，在堅持科學(xué)的基礎(chǔ)上對教學(xué)過程中存在的問題進(jìn)行改革，并針對問題提出相應(yīng)的改革措施。高職院校在檔案管理課程教學(xué)過程中應(yīng)在建設(shè)實訓(xùn)基地的同時，積極改革教學(xué)和考試模式、擴展教材編制，并建設(shè)專職教師隊伍，使高職院校的檔案管理課程教學(xué)實現(xiàn)理論與實踐的結(jié)合，便可不斷提高高職院校學(xué)生的檔案管理實際操作能力，提升高職院校綜合教學(xué)質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
篇5
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學(xué)歷及繼續(xù)教育情況，包括學(xué)歷、學(xué)位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)證書等；3.專業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案特點
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部內(nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進(jìn)行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術(shù)人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況
（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識較弱
目前事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到專業(yè)技術(shù)人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對專業(yè)技術(shù)人員建立了個人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學(xué)歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業(yè)技術(shù)人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。這部分資料對判斷專業(yè)技術(shù)人員的個人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案歸類不規(guī)范
在對專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒有按照技術(shù)人員的個人進(jìn)行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓(xùn)進(jìn)修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術(shù)材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的遺失。
三、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識
要把事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作。落實檔案管理的人員和機構(gòu)，安排具備專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責(zé)任和義務(wù)。建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時要讓專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業(yè)論文、獲獎材料、科研項目等內(nèi)容進(jìn)行上交。
（二）對專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行動態(tài)管理，及時更新
要時刻關(guān)注單位專業(yè)技術(shù)人員變動情況，及時進(jìn)行檔案資料的更新工作。每年度進(jìn)行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方面的資料進(jìn)行歸檔處理。也要與技術(shù)部門或者專業(yè)技術(shù)人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術(shù)人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術(shù)資料。在年終進(jìn)行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進(jìn)行補充歸檔。
篇6
隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,很多事業(yè)單位具有更貼近廣大百姓的服務(wù),所以如果事業(yè)單位不具備先進(jìn)的、過硬的技術(shù),那么事業(yè)單位將會經(jīng)營慘談,直接導(dǎo)致單位和員工的利潤收到損害,這樣必然導(dǎo)致人才的流失等一系列的問題,所以事業(yè)單位必須正視市場競爭。事業(yè)單位要想在激烈的市場競爭中占有一定的市場份額,首先是要重視人才的培養(yǎng)和使用,特別是要注重對技術(shù)人才的管理。完整的檔案信息能幫助單位對專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行合理管理,所以我們應(yīng)加強對事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理,從而促進(jìn)單位的發(fā)展。
1、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理存在的問題點
1.1 檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施落后
很多事業(yè)單位的檔案管理室還是舊的,沒有進(jìn)行改造,相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)施需要的線路也沒有。同時很多事業(yè)單位對檔案管理沒有采用現(xiàn)代化設(shè)施或者升級不夠,沒有配備電子化的檔案管理設(shè)施。因此在對專業(yè)技術(shù)人員的檔案進(jìn)行管理時,便不能形成完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),從而不能進(jìn)行優(yōu)化管理。
1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
很多事業(yè)單位的檔案管理人員一般沒有通過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn),不具備系統(tǒng)的檔案管理思維。特別是隨著社會的不斷發(fā)展,專業(yè)技術(shù)人員的流通加大后,很多事業(yè)單位的檔案人員便不能對各類技術(shù)人員的檔案進(jìn)行系統(tǒng)、有效的管理,建立不同的功能模塊。
1.3 單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
檔案管理能否適合當(dāng)今社會發(fā)展的需求,更好的為本單位服務(wù),在很大程度上決定于單位的政策以及單位的領(lǐng)導(dǎo)是否給予足夠的重視。
2、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案的特點
2.1 較強的機密性
專業(yè)技術(shù)人員的檔案清晰記錄了專業(yè)技術(shù)人員整過歷程的資料,包括其個人基本信息和所具備的專業(yè)技術(shù)能力。這些資料如果被競爭對手知道的話,他們便會采取一些不利于單位戰(zhàn)略發(fā)展的行動。
2.2 真實性
如果專業(yè)技術(shù)人員的檔案不具備真實性,那么事業(yè)單位將對該技術(shù)人員所具備的能力不能正確掌握,那么在對該技術(shù)人員進(jìn)行工作分配的時候不能做到人盡其才,同時還有可能會起到一定的負(fù)面效果。
2.3 完整性
因為技術(shù)人員在事業(yè)單位中發(fā)揮著舉足輕重的作用,所以我們對專業(yè)技術(shù)人員的檔案要求便是盡量完整,只有這樣我們才能對專業(yè)技術(shù)人員的前部分人生歷程有充分的了解,也才能充分意識到他們的優(yōu)點和缺點,從而最合理的對他們進(jìn)行工作分配。
2.4 專業(yè)性
因為技術(shù)人員掌握著一種或幾種的專業(yè)能力,所以他們的檔案應(yīng)該明確體現(xiàn)出他們所具備的專業(yè)技術(shù)能力,這樣才能區(qū)別管理,才能體現(xiàn)他們的優(yōu)勢。
3、如何加強對事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理
3.1 完整的記錄專業(yè)技術(shù)人員的信息
一個完整的技術(shù)人員檔案應(yīng)該包含以下信息:
(1)個人基本信息:出生年月、籍貫、身高、視力、民族、健康、家庭狀況等。
(2)教育培訓(xùn)經(jīng)歷:學(xué)歷、畢業(yè)院校、畢業(yè)證與學(xué)位證、培訓(xùn)課程、培訓(xùn)證書等。
(3)科研成果資料:資料、創(chuàng)造發(fā)明、獲獎專利、科研成果鑒定等資料。
(4)獎懲資料:學(xué)生時代的獎懲情況、工作期間的績效考核資料、表彰與嘉獎、行政單位的處罰等。
(5)工作經(jīng)歷:所服務(wù)的工作單位、所從事的工作崗位、原工作單位的基本信息等。
(6)其它:有無海外工作經(jīng)歷等。
只有將以上的信息全部完整的記錄了,才能對專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行合理分析,從而合理的進(jìn)行工作安排。
3.2 提高單位領(lǐng)導(dǎo)對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理重要性的認(rèn)識
一個事業(yè)單位檔案管理工作是否能夠順利、有效的開展,首先是要單位領(lǐng)導(dǎo)能充分意識到檔案管理的重要性。
如果單位領(lǐng)導(dǎo)能充分意識到專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理能幫助單位更好的對技術(shù)人員進(jìn)行工作分配的話,他們便會從政策、資金、人來等方面給予盡可能的支持,使得檔案管理工作能夠很好的服務(wù)于單位。
3.3 加強對檔案管理室現(xiàn)代化設(shè)施的配備
由于當(dāng)今市場競爭不斷加大,各方面的人才流動也加大,同樣,事業(yè)單位也不例外。技術(shù)人員也不再像以前那樣是終身制了,也會隨著市場行情而流動。所以這個時候,檔案的信息量較以前就更多、更復(fù)雜了。我們對專業(yè)技術(shù)人員的檔案所存儲的時間也要求更長,如果還是按傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理的話,很多檔案信息在一定年限后,便會受到損壞。
4、結(jié)語
21世紀(jì)是一個充滿競爭的時代,知識管理的應(yīng)用顯得非常重要。同時,各類人才的流動頻率也越來越大了,所以檔案管理工作的重要性也越來越明顯了。
專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理是事業(yè)單位人事檔案管理的重要和關(guān)鍵部分,加強了專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作,便能逐步完善整個事業(yè)單位的人事檔案管理工作。另外,專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作的完善,也能幫助單位更好的挖掘?qū)I(yè)技術(shù)人才的潛力,并且對其進(jìn)行合理的工作安排,從而更好的服務(wù)于單位,為單位創(chuàng)造更大的利益,也更好的促進(jìn)我國社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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[2]朱淑芳,張慧晶,姚圣格.如何加強科技事業(yè)檔案管理.業(yè)務(wù)研究.
篇7
專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的建立和管理，是專業(yè)技術(shù)人員管理工作的一項基本工作，是人事檔案的補充和完善。建立專業(yè)技術(shù)人員的科技檔案，對合理地開發(fā)利用人才資源，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，具有重要的積極意義。
一、專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的必要性
職稱改革工作是落實知識分子政策的一項重大舉措，圍繞著這一項工作，為切實做好專業(yè)技術(shù)人員的職務(wù)晉升、晉級作好堅實的后盾，客觀地提供考績材料，確保職改工作的順利進(jìn)行，確保知識分子政策落到實處，建立專業(yè)技術(shù)人員科技檔案是非常有必要。
二、專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的內(nèi)容
科技檔案是反映專業(yè)技術(shù)人員從事專業(yè)技術(shù)工作的經(jīng)歷，是其思想、品德、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績的客觀反映，真實記錄了專業(yè)技術(shù)人員在科研、教學(xué)、學(xué)術(shù)、技術(shù)活動中的全過程。記錄了各類專業(yè)技術(shù)人員的個人基本情況，包括專業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷，培訓(xùn)、進(jìn)修、繼續(xù)教育情況，專業(yè)資格取得狀況以及從事科研活動取得的成果及獎勵等，它是反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)經(jīng)歷和工作實績的一類專門檔案。專業(yè)技術(shù)人員個人科技檔案的內(nèi)容主要包括以下幾方面：
（一）專業(yè)技術(shù)人員的基礎(chǔ)材料：主要包括專業(yè)技術(shù)人員的履歷表，學(xué)歷、學(xué)位畢業(yè)證書復(fù)印件（包括學(xué)歷變動）、繼續(xù)教育學(xué)分證書、進(jìn)修、培訓(xùn)的成績單或結(jié)業(yè)證書的復(fù)印件；各種專業(yè)技能考試、考核合格證書、資格證書、實驗室考核登記表等，反映專業(yè)技術(shù)人員個人資歷和業(yè)務(wù)技能水平的各種材料。
（二）專業(yè)技術(shù)人員任職資格評聘材料：主要指專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升中形成的文件材料。包括歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書以及聘任證書。
（三）專業(yè)技術(shù)人員從事科研技術(shù)的成果材料：主要包括反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績的專業(yè)工作總結(jié)、技術(shù)報告、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、主持或參與的科研項目完成者證書和獲獎證書等。
（四）專業(yè)技術(shù)人員的考核材料：主要是每年度對專業(yè)技術(shù)人員考核的考核登記表。內(nèi)容有：本人述職、培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)情況；學(xué)術(shù)論文及重要技術(shù)報告情況；完成主要專業(yè)技術(shù)工作情況；工作獎懲情況；部門領(lǐng)導(dǎo)評定意見、考核小組審核意見；主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見及被考核人意見等。
（五）專業(yè)技術(shù)人員的其他材料：這類材料指專業(yè)人員參加社會各種學(xué)術(shù)團(tuán)體及其他兼職的證明材料，社會兼職的聘書以及榮譽證書。
三、專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的收集
為了使科技檔案能成為反映專業(yè)技術(shù)人員近期學(xué)習(xí)、工作狀況的活材料，我們應(yīng)采取平時收集與定期收集相結(jié)合的方式，及時將應(yīng)歸檔的材料歸檔，避免該歸檔的材料散失在部門或個人手中，確保各類文件材料的真實性和完整性，維護(hù)專業(yè)技術(shù)人才成長的歷史面貌。開展檔案社會宣傳，解決檔案中遇到的實際困難和問題，以身說教，以案說法，提高社會檔案意識，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員自身的能動作用，讓專業(yè)技術(shù)人員主動配合，積極投入。走出戶外，深入到部門或?qū)I(yè)技術(shù)人員科技活動中去，掌握一手資料，及時、準(zhǔn)確地收集材料，進(jìn)行鑒定、整理、歸檔、保管。配備檔案兼職員，充分發(fā)揮和調(diào)動他們的積極性，平時收集，集中歸檔。
四、加強專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的管理
1.提高認(rèn)識，愛崗敬業(yè)。知識經(jīng)濟(jì)正以信息化為先導(dǎo)在世界范圍內(nèi)迅速發(fā)展，信息處理技術(shù)和辦公自動化的普及，檔案載體涌現(xiàn)出多種多樣的前景，光、電、磁這些新型載體檔案具有紙質(zhì)檔案無可比擬的優(yōu)勢，信息存儲量大，檢索方便快捷。這些新型檔案的形成，無疑對我們基層檔案工作者是一個巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。但從知識經(jīng)濟(jì)時代的要求來審視檔案，我們應(yīng)有新的認(rèn)識，檔案工作是一項知識管理工作，知識管理是信息管理的延伸與發(fā)展。不能只重視人事檔案，而忽視職稱檔案。我們要珍視專業(yè)技術(shù)人員的知識成果，把職稱檔案納入目標(biāo)管理范疇，嚴(yán)謹(jǐn)求實，尊重科學(xué)，加強縱向管理，甘于奉獻(xiàn)，甘于寂寞，默默無聞地愛崗敬業(yè)，不斷提高自己的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化。
篇8
對檔案專業(yè)人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點的不同，造成檔案專業(yè)人員在進(jìn)入工程項目檔案管理這個行業(yè)時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業(yè)人員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足。在工程建設(shè)項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對紙張、字跡的要求上，對施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認(rèn)真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項目的基本知識，對工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）
篇9
1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1．1領(lǐng)導(dǎo)重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1．2技術(shù)手段落后
目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機讀方式雖然已經(jīng)有運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來。
1．3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護(hù)，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達(dá)到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2．1提高對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識
要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認(rèn)識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時代的變革，我們應(yīng)認(rèn)識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進(jìn)行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進(jìn)步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2．2推進(jìn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進(jìn)程
實現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。
2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)
為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護(hù)上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2．4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)
房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時運用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險的目的。
2．5提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
參考資料：
[1]玄藝蘭．論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設(shè)[J]．中華教育周刊，2003，(6)．
篇10
一、藝術(shù)類專業(yè)教學(xué)檔案包括范圍
藝術(shù)檔案包括的范圍很廣，加之藝術(shù)類別的不同，內(nèi)容繁雜。
（1）藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案。從學(xué)生一進(jìn)校后，就產(chǎn)生了相關(guān)的學(xué)籍檔案材料，學(xué)生高考檔案、進(jìn)校后新生學(xué)籍核對、電子注冊學(xué)籍信息、各類等級考試成績、期末考試成績、學(xué)籍變化相關(guān)材料、作弊違紀(jì)處分材料等。
（2）藝術(shù)類教學(xué)管理檔案。在教學(xué)過程中產(chǎn)生的與教學(xué)有關(guān)的檔案材料，比如相關(guān)的教學(xué)實踐活動材料、教師教學(xué)活動的材料、教學(xué)進(jìn)度計劃、教案、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生考試產(chǎn)生的試卷、記分冊、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計等。
（3）藝術(shù)類學(xué)科競賽作品。各類參加學(xué)科競賽的活動檔案，報名表、指導(dǎo)教師指導(dǎo)過程、參賽作品、照片、獲獎證書等；教師和學(xué)生公開發(fā)表的論文；教師和學(xué)生在公開場合進(jìn)行的藝術(shù)展演活動檔案。
二、藝術(shù)類專業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
1.檔案管理的意識不強
長期以來，教師、領(lǐng)導(dǎo)都將大部分精力用于教學(xué)、科研活動過程上，而忽略了對教學(xué)檔案進(jìn)行收集和歸檔。在思想上對檔案工作沒有引起高度的重視，同時教學(xué)檔案是一個長期形成的過程，需要時刻保留好檔案。人們往往意識不到教學(xué)檔案的重要性，同時部分二級系院領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理工作比較懈怠，沒有意識到完善檔案管理的重要性，很多藝術(shù)專業(yè)檔案往往都保存在創(chuàng)作者手中，沒能及時歸檔到各檔案管理部門。
2.檔案管理員專業(yè)性不高
各二級學(xué)院的檔案管理員往往是由各學(xué)院的教學(xué)秘書擔(dān)任，大部分的檔案管理員并不具備檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)科背景，學(xué)科背景的缺失意味著從結(jié)構(gòu)上就決定了檔案管理人員的專業(yè)性不足。而且相對于其他專業(yè)的檔案而言，藝術(shù)專業(yè)的檔案內(nèi)容更加繁瑣，保存方法更加細(xì)致，工作難度更大，需要注意的細(xì)節(jié)更加繁雜，而藝術(shù)專業(yè)的檔案有著自身的特殊性，因此對檔案管理員的職業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)要求更高。藝術(shù)專業(yè)檔案有別于其他類別、傳統(tǒng)意義上的單純文本檔案。教學(xué)秘書大多時候已經(jīng)忙于教學(xué)工作，很少有精力來系統(tǒng)地收集管理檔案，加上檔案的特殊性，如果缺乏基本的藝術(shù)修養(yǎng)，缺乏藝術(shù)檔案的鑒別能力，容易發(fā)生分類錯誤的問題。
3.藝術(shù)專業(yè)檔案管理難度大
由于藝術(shù)專業(yè)的特殊性，產(chǎn)生的藝術(shù)檔案的形式和方式也是多元化的。例如，美術(shù)專業(yè)的繪畫作品就有大、中、小不同的尺寸和規(guī)格，舞蹈專業(yè)學(xué)生跳舞的視頻，播音專業(yè)的音頻檔案，影視專業(yè)的戲劇視頻檔案，等等，加上有些檔案對溫度、濕度等都有要求，這就對存放這些檔案的地點有著一定要求。但是地方高校有別于專門的藝術(shù)高校，藝術(shù)檔案的保存地點和存放設(shè)施不能符合要求。
三、加強藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案管理的措施
1.對藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案歸檔建章立制
從制度上，應(yīng)該建立和完善一套完整的收集存檔的體制。因為藝術(shù)專業(yè)的特殊性，所以在對檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)的時候，應(yīng)該明確保管檔案的范圍，什么檔案需要存檔、怎么存檔、存檔年限都應(yīng)該有具體的實施指導(dǎo)方案。明確領(lǐng)導(dǎo)、教師、檔案管理員的職責(zé)，在整個過程中應(yīng)承擔(dān)的工作，從制度上給予保障。檔案管理員要動態(tài)和定點兩個時間點收集相結(jié)合。加大對藝術(shù)檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)的力度，培養(yǎng)教職工自覺保存和上交檔案材料的意識。
2.藝術(shù)教學(xué)檔案的數(shù)字化管理
目前處于大數(shù)據(jù)時代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時展，數(shù)字化的管理方式應(yīng)該應(yīng)用到對藝術(shù)教學(xué)檔案的管理中來，這能夠最大限度地延長藝術(shù)檔案的生命，使得查閱資料變得簡單輕松，有利于避免藝術(shù)檔案隨著時間的流逝而消失，也提高了藝術(shù)檔案信息資源的利用率，避免了藝術(shù)檔案處于沉睡的狀態(tài)。
3.培養(yǎng)一支高素質(zhì)的管理隊伍
注重提升檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能，通過各種渠道，如邀請藝術(shù)專家來講座、外出培訓(xùn)等方式，提升管理人員的藝術(shù)修養(yǎng)和文化素養(yǎng)，提升他們在工作中的鑒別能力。在當(dāng)前所處的大數(shù)據(jù)時代背景下，由于互聯(lián)網(wǎng)的普及，對教學(xué)檔案人員的計算機使用水平也提出了要求，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，現(xiàn)在很多教學(xué)檔案都是通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞，越來越多的是電子檔案的使用，所以熟練掌握信息管理技術(shù)是必然的要求。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)加強這方面的培訓(xùn)，提升自身的計算機水平。
藝術(shù)教學(xué)檔案內(nèi)容和種類豐富多彩，精彩紛呈，收集和保護(hù)好檔案是學(xué)校教學(xué)工作的重要部分，應(yīng)最大限度地對師生開放，發(fā)揮藝術(shù)教學(xué)檔案數(shù)字化的作用。
參考文獻(xiàn)：
篇11
Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments
Feng Tao
（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）
Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.
Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration
《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》明確要求，“實驗室應(yīng)有與其從事檢測和/或校準(zhǔn)活動相適應(yīng)的專業(yè)技g人員和管理人員”“實驗室保存人員的資格、技能和經(jīng)歷等檔案”。為了符合實驗室評審要求，提高環(huán)境監(jiān)測的管理水平，筆者單位于2003年建立了環(huán)境監(jiān)測人員專業(yè)技術(shù)檔案。專業(yè)技術(shù)檔案基本滿足了監(jiān)測工作的需要，在實驗室認(rèn)可和計量認(rèn)證評審考核、監(jiān)督檢查、執(zhí)法、驗收監(jiān)測等工作中發(fā)揮了重要作用。為了進(jìn)一步提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的價值，必須加強專業(yè)技術(shù)檔案的管理。
1 專業(yè)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀
1.1 檔案意識不強，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
從2003至今，專業(yè)技術(shù)檔案管理工作一直是由辦公室負(fù)責(zé)管理。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，管理人員頻繁更換，先后有6位同志負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)檔案的管理工作，其中5名同志是兼職。由于他們不懂檔案專業(yè)知識、沒有管理經(jīng)驗，檔案工作缺乏有效的管理，致使專業(yè)技術(shù)檔案管理工作不規(guī)范。在每年收集、整理專業(yè)技術(shù)檔案過程中，部分同志檔案意識不強，不愿積極主動地配合工作，不認(rèn)真整理個人專業(yè)技術(shù)檔案。
1.2 案卷整理不規(guī)范，檔案管理水平落后
專業(yè)技術(shù)檔案是人事檔案的一部分，是對人事檔案的補充和完善。在實際工作中存在檔案收集難、卷內(nèi)材料沒有系統(tǒng)鑒別和整理、案卷質(zhì)量不規(guī)范等問題。部分同志對專業(yè)技術(shù)檔案的作用缺乏認(rèn)識和重視，不及時歸檔、歸檔材料不齊全、內(nèi)容不完整、分類不準(zhǔn)確、各類別之間無標(biāo)識、無頁碼、無卷內(nèi)目錄、材料排列混亂、裝訂不整齊、未填寫備考表等問題。檔案工作缺乏監(jiān)督檢查，檔案管理工作有待提高。
1.3 檔案利用率低，檔案信息化建設(shè)滯后
檔案管理人員服務(wù)觀念守舊，服務(wù)手段落后，缺乏主動服務(wù)意識，檔案利用率低。每年借閱專業(yè)技術(shù)檔案的人較少，利用檔案的目的主要是工作查考，如實驗室認(rèn)可和計量認(rèn)證檢查工作、執(zhí)法監(jiān)測等工作，而真正查閱用于人才選拔、職稱評聘、評先評優(yōu)等檔案材料幾乎沒有。由于利用檔案的人數(shù)少，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新服務(wù)意識，只重視材料的收集、整理、立卷工作，疏于檔案的開發(fā)利用及信息化建設(shè)，致使檔案的作用和價值未充分發(fā)揮出來。
2 加強專業(yè)技術(shù)檔案管理的工作思路
2.1 制定專業(yè)技術(shù)檔案歸檔范圍，確保案卷齊全、完整
（1）建檔范圍。凡從事環(huán)境監(jiān)測工作的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員都要建立專業(yè)技術(shù)檔案，包括干部和從事監(jiān)測工作的工人。
（2）歸檔范圍。根據(jù)實際工作情況，專業(yè)技術(shù)檔案文件材料大致可分為11類。
第一類，履歷材料：干部簡歷表、干部履歷表等。
第二類，學(xué)歷材料：學(xué)歷證書、學(xué)位證書、結(jié)業(yè)證書、繼續(xù)教育證書等。
第三類，專業(yè)技術(shù)材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表、推薦表、評定表、資格證書、外語考試合格證、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任文件等材料。
第四類，科技成果材料：課題技術(shù)報告、課題鑒定材料、科研成果登記表、課題成果驗收證書、課題獲獎證書、專利證書等材料；
第五類，材料：發(fā)表學(xué)術(shù)論文、論著、書籍及獲獎?wù)撐淖C書等材料。
第六類，年度考核材料：專業(yè)技術(shù)年度考核評價表、年度個人總結(jié)、述職報告等材料。
第七類，獎懲材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)事跡表彰、嘉獎、通報表揚及榮譽稱號等材料。紀(jì)檢、監(jiān)察等部門工作中形成的有關(guān)個人檢查、受處分方面材料。
第八類，任免材料：干部人事任免文件、關(guān)鍵崗位任命文件、授權(quán)文件等材料。
第九類，人員能力確認(rèn)材料：培訓(xùn)證書、持證上崗資格證書、國內(nèi)（國外）學(xué)習(xí)鑒定材料、培訓(xùn)資料、培訓(xùn)報告、研修報告等材料。
第十類，人員監(jiān)督記錄材料：質(zhì)量監(jiān)督員在日常工作的各項監(jiān)督檢查記錄。
第十一類，其他材料：職務(wù)競聘演講材料、演講比賽材料等。
2.2 加強專業(yè)技術(shù)檔案的收集、整理、立卷工作，保證檔案的規(guī)范化管理
檔案人員在日常工作中要做好檔案的宣傳、培訓(xùn)工作，各科室和專業(yè)技術(shù)人員要重視檔案工作，要認(rèn)真配合檔案人員做好檔案材料的收集、補充工作，確保專業(yè)技術(shù)檔案的內(nèi)容不斷更新、完善。
2.2.1 專業(yè)技術(shù)檔案的收集
根據(jù)專業(yè)技術(shù)檔案的特點和來源渠道，主要采取以下兩種收集方法。
（1）集中收集。
圍繞單位的例行工作進(jìn)行集中收集。根據(jù)單位工作安排，辦公室等部門每年都在固定時間開展專業(yè)技術(shù)職稱評聘、評先進(jìn)評優(yōu)秀、年度專業(yè)技術(shù)考核、年度工作總結(jié)等工作，人事勞資部門和專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集上述檔案材料。人事勞資部門需對檔案材料真實性、完整性進(jìn)行認(rèn)真審核，合格后在材料上加蓋公章，專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)將材料移交檔案室歸檔。
（2）隨時收集。
針對某項工作任務(wù)和活動進(jìn)行隨時收集。為了及時補充檔案材料，凡已結(jié)束的工作任務(wù)隨時收集隨時歸檔。如課題結(jié)題材料、培訓(xùn)證書、持證上崗考核證書、出差報告、干部任免文件、獎懲文件、新進(jìn)人員檔案等材料。專業(yè)技術(shù)人員、人事勞資部門和相關(guān)部門負(fù)責(zé)檔案材料的收集，檔案材料需經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)，加蓋公章后，由專業(yè)技術(shù)人員移交檔案室歸檔。
2.2.2 專業(yè)技術(shù)檔案的整理
專業(yè)技術(shù)檔案參照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理，實行一人一檔，集中統(tǒng)一管理。檔案人員協(xié)助專業(yè)技術(shù)人員將收集齊全的材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂，文件材料經(jīng)過系統(tǒng)整理后立卷歸檔。具體整理方法如下。
（1）卷內(nèi)文件的排序。
卷內(nèi)文件材料要按類別進(jìn)行排序。每一類中的檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。新補充的材料要根據(jù)材料內(nèi)容放入相應(yīng)的類別后排列。
（2）類號和頁碼的編寫。
卷內(nèi)文件材料排列好后，應(yīng)在每份材料的右上角編寫類號和順序號，如第三類第一份文件在材料右上角寫三-1。每份材料的右下角編寫頁數(shù)，以件為單位編寫頁數(shù)。
（3）卷內(nèi)目錄的編寫。
文件材料整理好后，要對每類文件材料編制卷內(nèi)目錄，放在卷首方便查找。卷內(nèi)目錄包括：類號、材料名稱、材料形成時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等欄目。
（4）案卷號的編寫。
為了迅速、準(zhǔn)確地查找檔案，要對專業(yè)技術(shù)檔案案卷進(jìn)行科學(xué)的排列和編號。根據(jù)單位的實際情況，按內(nèi)設(shè)機構(gòu)、職稱排序。按單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)排列，將同一部門的專業(yè)技術(shù)檔案，按其職稱由高到低進(jìn)行排列。
2.3 開展專業(yè)技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)，加大檔案的開發(fā)與利用
為了適應(yīng)環(huán)境監(jiān)測工作的需要，更好地開發(fā)利用專業(yè)技術(shù)檔案，運用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立專業(yè)技術(shù)檔案數(shù)字化信息庫。兼職檔案員可利用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成電子檔案，錄入檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)檔案網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化管理。
專業(yè)技術(shù)檔案能夠全面、翔實地記錄一個人的德、能、勤、績等信息，檔案人員要充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案的價值和作用，要利用專業(yè)技術(shù)檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，如論文匯編、科研課題匯編、花名緣缺嘌泄ぷ鰨積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)決策以及監(jiān)測工作提供服務(wù)，為選拔人才、培養(yǎng)人才、職稱評聘、評先評優(yōu)及實驗室認(rèn)可評審等工作提供依據(jù)、憑證和參考。
當(dāng)前，中央決定對省級以下環(huán)保監(jiān)測機構(gòu)實行垂直管理。各級監(jiān)測部門應(yīng)充分認(rèn)識環(huán)境監(jiān)測工作的重要性，要以此次機構(gòu)改革為契機，加強專業(yè)技術(shù)檔案的管理，加大檔案宣傳力度，增強職工的檔案意識，各部門要積極配合檔案人員做好專業(yè)技術(shù)檔案的收集、整理工作，為環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)人才隊伍建設(shè)提供服務(wù)。
3 結(jié)語
隨著環(huán)境保護(hù)工作的深入發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測隊伍在不斷地發(fā)展壯大。由于環(huán)境監(jiān)測工作涉及多領(lǐng)域、多學(xué)科，各個專業(yè)的環(huán)境監(jiān)測人員眾多，管理好、利用好專業(yè)技術(shù)人員的檔案尤為重要。檔案人員要更新檔案管理模式，創(chuàng)新服務(wù)觀念，努力提高專業(yè)技術(shù)檔案管理水平，在監(jiān)測工作多為專業(yè)技術(shù)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓每一位專業(yè)技術(shù)人員充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢和潛力。
參考文獻(xiàn)
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篇12
篇13
專業(yè)的檔案管理人員缺乏,現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個人,而且是臨時配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗,不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高,缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握,很難使檔案工作走上規(guī)范化道路。
(二)檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一。
目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館(室)的管理方式陳舊落后,有些還是手工作業(yè),在文件立卷歸檔后,檔案工作人員還需對其進(jìn)行加工,如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫,不僅重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢,而且極大地限制檔案的處理速度。這樣的管理模式,致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進(jìn)行有效的開發(fā)利用,查閱檔案也因管理方式落后,案卷調(diào)動頻繁而造成磨損嚴(yán)重,且檢索速度慢,查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
(三)收集資料不夠完整。
外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔,而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度,認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果,屬于私有財產(chǎn),若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn),容易抹殺個人的成績,并且再利用時借用手續(xù)繁瑣,還是自己保管放心、方便。
(四)硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。
有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,檔案材料隨處散放,造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全,部分學(xué)校檔案保管箱不規(guī)范,影響保管使用效果。
二、檔案管理工作對策探究
(一)強化檔案管理意識,完善檔案管理機制。
提高和增強學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識,是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義,樹立和增強全民的檔案意識,堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。首先要扎扎實實地搞好學(xué)校檔案工作,建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度,按《檔案法》要求,規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循,有法可依。其次要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作,解決檔案工作中存在的各種實際問題,促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。最后要按上級檔案管理部門的要求,建立綜合檔案管理機構(gòu),集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團(tuán)隊等各種門類和載體的檔案。另外,各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員,負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料,形成檔案工作齊抓共管的局面,以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
(二)加強人員配備,搞好檔案實施建設(shè)。
為了不使那些奠基性材料缺失,學(xué)校教學(xué)檔案要實行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理,首先要配備一名思想好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé),并健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度,嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次,硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ),同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段,要專門設(shè)立檔案室,教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥,配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
(三)加強檔案信息化建設(shè),提高現(xiàn)代化管理水平。
檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分,是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ),是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念要現(xiàn)代化,即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進(jìn),正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念,制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制。最后在檔案管理中要實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化,即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,收集、處理、傳遞檔案信息資料,提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
(四)穩(wěn)定檔案隊伍,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則,著重收集本單位形成的文件材料,上級針對本單位制發(fā)的文件材料,本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等材料。文件材料收集齊全后,要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
學(xué)校檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型,保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)地發(fā)展。學(xué)校要著力提高整支隊伍素質(zhì),創(chuàng)造條件,有針對性對不同工作崗位的知識進(jìn)行更新,加強對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作;建立競爭機制,克服人的惰性,充分發(fā)揮入的主觀能動性,創(chuàng)造有他們的用武之地和舒展才能的機會;建立激勵機制,合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化,體現(xiàn)一個單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣,有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性的充分發(fā)揮。
建立健全學(xué)校檔案,實行檔案管理,有利于對學(xué)校的正確評估,有利于對教師和學(xué)生的全面考核,有利于查找和使用歷史資料,有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理,有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量。只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好,就一定能把學(xué)校辦出成績,辦出特色,辦出水平。
參考文獻(xiàn):
