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農業承包合同；管理；規范化；措施

農業承包合同是指我國在實行家庭承包責任制的過程當中，農村的農業集體經濟組織與其成員為了明確相互的權利義務關系而訂立的關于發包、承包集體所有的土地等生產資料的協議。

1農業承包合同管理當中存在的不規范現象

1.1承包合同管理機構不健全在我國部分農村當中，并沒有農業承包合同管理機構。在很多情況下，都只是口頭協議，并沒有真正意義上的書面合同，導致很多的糾紛。

1.2簽訂農業承包合同時經常出現合同雙方權利義務不明確在訂立農業承包合同的過程中，有時簽訂的權利和義務都得不到履行。有時出現合同的一方將自己的意志強加給另一方的現象，甚至出現無期限合同。

1.3簽訂農業承包合同時手續不齊全，表達不清楚農業承包合同手續不全主要表現在公章不齊全或蓋錯公章。表達不清楚主要表現在字跡馬馬虎虎，模糊不清，缺字及語句有歧義，存在代簽現象。

1.4相關業務工作人員素質較差許多業務人員未經相關的正規業務培訓，對相關的法律、法規、政策不明白，理解較為片面。

2農業承包合同規范化管理建議

2.1健全落實各村承包合同管理機構對于如何一個村來說，任何經營項目的發包，是一件直接關系全村人民切身利益的大事。因此，應該設立專門的承包合同管理機構，防止在承包過程中出現意外。有些地方，政府部門雖然沒有落實專門的承包合同管理機構，但是村委會應該負起責任來，可以自己組織村委會相關人員，負責承包合同的管理。

2.2明確合同雙方的權利與義務在簽訂承包合同時，合同雙方的地位是平等的。因此，在簽訂合同的過程當中，合同雙方都都應該遵循自愿然則，合同雙方都不能違背對方的意愿或是強迫對方簽訂對方不愿意的合同。同時也應該明確雙方的義務與權力。在我國，通過家庭承包責任制取得的農村土地承包經營權可以依法轉包、出租、互換、轉讓或者其他方式流轉。當承包方采取轉讓方式進行承包土地流轉時，承包方必須得經過發包方的同意；當承包方采取轉包、出租、互換或者其他方式進行土地流轉時，承包方必須經得發包方備案[1]。

2.3合同文本必須規范統一、簽訂合同的手續必須齊全農業承包合同周期都較長，因此在簽訂合同時，手續必須齊全，以防止后期出現意外時有據可依。項目發包時雙方應提供的材料如下：合同雙方相關法人的身份證明，合同雙方的營業執照、稅務登記證、雙方的經營資質及授權委托書，場地及經營能力證明[1]。項目登記管理應該注明項目的名稱、位置、面積大小及經營期限等。此外，在簽訂農業承包合同時，雙方代表都要在合同上簽字蓋章，由村經濟合作社發包的，還應加蓋公章[2]。在合同的書寫上面，不能字跡潦草，要字跡工整，使合同雙方都能看清，同時相關的語句要通順，不能有歧義。合同中不能漏字或出現錯別字，以防止出現意外時合同里面的內容不是當初簽訂合同時想要表達的意思。在最后的簽字上面，合同雙方一定要按照雙方身份證上面的名字就行簽字。

2.4提高相關管理人員素質，培養綜合型人才承包合同管理部門應該提高相關業務人員的素質。作為領導管理者，要定期對相關業務人員進行考核和培訓。不僅要進行制定合同的相關理論培訓，更要進行承包合同案列的分析，既要有正面案例的分析，也要有反面案例的分析。要高度重視培訓，培訓不是走過程，更不是形式主義。同時，單位領導管理者要對相關業務人員進行道德素質教育及法律教育，提高業務人員的道德水平及法律水平。承包合同管理部門在人才建設上面，要以目前單位內部業務人員為基礎，大力培養綜合型人才，使之在面對突發狀況時，可以合理及時的應對。另外，承包合同管理部門要建立嚴格的淘汰制度。單位領導管理者要定期對業務人員進行考核，對優秀的業務人員要進行重點的培養，對專業技能及思想道德素養低下的要果斷的進行淘汰。同時，部門要規范選拔制度，積極引進優秀的大學生人才。

3結論

隨著我國新農村建設的加快，農業項目承包將會越來越多。規范化的農業承包合同管理可以促進我國新農村的建設，加快形成社會主義和諧社會，提高我國農民的生活水平，促進我國農業及經濟的發展。

參考文獻

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1.合同管理

企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。

2.合同管理的規范化

2.1規避企業經營風險

合同既是企業從事經濟活動、取得經濟效益的紐帶，也是產生糾紛的根源。企業經營中的風險有許多是在合同的立項、訂立和履行中發生的。合同管理首先要盡可能的發現簽訂某宗合同隱藏的風險。通過規范的合同管理，加強合同中立項的審查以慎重決策減少無利益投資；加強合同訂立的管理可以減少合同訂立過程中因個人疏漏產生的風險；加強合同履行中的控制可以保障合同利益得以更為及時、安全的實現；加強合同的備案與存檔可以督促有關機構與人員更謹慎執行合同事務，防止風險。通過這一系列的措施，最大范圍內確保收益的實現。

2.2 提升企業形象

現代企業之間的競爭，不僅僅是產品質量、價格競爭，更重要的是企業信用，企業形象競爭。規范的合同管理毫無疑問的將使接觸企業的人感受到合同管理中體現出的企業管理的規范與秩序，工作的嚴謹與守信，較高的法律意識和員工素質。從而提高企業的知名度和美譽度，提高競爭力，贏得市場，健康持久地發展下去。通過在合同管理制度中規定合同變更、解除的程序及合同履行、變更、解除應注意的問題，有助于企業員工樹立良好的信用意識，嚴格履行已生效的合同，從而樹立企業良好的商業信用及形象。

2.3 創造經濟效益

企業的首要目的就是創造經濟利益，一次重大的交易失敗、頻發的交易失誤會造成企業的直接經濟損失，甚至一蹶不振。合同管理通過控制隨意的決策，通過對合對方的準確分析判斷，通過科學的談判對策，通過對合同條款的的合理設計，通過對履行過程中集體問題的妥善處理，通過合法合理的糾紛解決程序，可以最大限度的降低成本，促進企業提高誠信經營的意識，提高企業誠信的知名度、信譽度，創造更好的經濟效益。在市場競爭日趨激烈的當今，加強合同管理是爭取企業經濟效益的最佳途徑。

3.加強規范化合同管理的途徑

3.1 強化法律風險意識，規范合同管理。

合同糾紛的大量增加是對企業合同管理體系的重大考驗。要進一步強化合同規范化管理，規范合同審查標準，提高合同審查質量。就要提高企業強烈的法律風險意識，但法律風險事前是可防可控的，要抓緊強化防范工作。以合同管理作為企業防范內部法律風險的重點和突破口，利用“合同管理”防范和控制法律風險，有效地化解企業經營風險、規范并凈化企業的生產經營環境。針對合同履行可能發生或已發生的違約糾紛事件，及時采取要求對方提供抵押擔保、第三人保證、提高客戶保證金等多種保全手段，盡量減少因違約造成的企業損失。

3.2 建立完善的管理體制，規范合同管理。

建立、健全完備的合同管理制度，使企業合同管理活動定型化、條文化、制度化，明確各部門的分工和責任，使之在合同管理中互相支持和配合，這樣，可以減少不必要扯皮或失誤，提高合同管理水平。合同管理體制應當從整體上進行規范，明確管理的范圍、管理的部門、管理的人員、管理的職責、管理的程序和管理的具體要求、處罰獎勵標準。

（1）企業要就合同管理全過程的每個環節，從合同簽訂到履行完畢的全過程，制訂一套比較完善而嚴密的切實可行的合同管理制度，使合同管理有章可循，這些環節包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、責任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。例如，在簽訂合同時，嚴格審查對方當事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲，防止發生歧義和誤解，對資金數額巨大、工程承包、產權交易等重要的抵押合同和生產經營合同要依照有關法律規定及時辦理抵押登記手續，以保證合同的合法性、嚴密性和完備性。

（2）企業合同管理要覆蓋企業的每個層次，延伸到各個角落。企業應當獨立設置總法律顧問和法律事務機構，全權負責單位的法律事務，根據國家有關法律法規，結合本單位的實際情況，制定各種制度。例如，合同歸口管理制度、合同授權委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同監督檢查制度、合同糾紛調處制度、合同歸檔制度等一整套以事前防范、事中控制為主，事后補救為輔的合同管理制度。配合合同專項管理部門，起到法律咨詢、合同評審、履約監督和組織仲裁、訴訟的作用。

3.3 配備專職合同管理人員，規范合同管理。

促進企業穩步發展合同管理面廣線長，法律要求嚴格，專業性強，因此要求企業要根據自己的規模和需要，建立相應的合同管理機構或配備一定的專、兼職合同管理人員。目前，大部分企業合同管理由企業法律顧問室負責，中小型企業一般由財務、審計或供銷部門指定專人兼管，由專人分門別類建立檔案，集中保管，才能保證合同的嚴肅性、完整性。這樣使企業合同訂立、履行整個過程有人專管，并經常進行檢查、過問及把關。同時制訂合同管理制度、崗位職責，并定期檢查合同管理執行情況，對違反合同管理要求的人員進行處罰，對執行合同好的人員進行獎勵。這是保證企業合同管理目標化、規范化、制度化的重要條件。也是提高企業合同管理逐步科學化、法制化的重要保證。

4結束語

合同管理作為企業管理的一項重要內容，其規范化、制度化是企業管理規范化、制度化的相應要求。完善、規范的合同管理，能夠使企業形成一種自然的工作機制，形成程序化的制度管理，各負其責，提高企業的管理水平和運營效率，使企業在激烈的市場競爭中穩步發展。

參考文獻：

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合同是企業經營管理的重要內容，是實現經營行為的主要手段，是現代化管理的必然要求。如果要最大限度發揮合同的作用，就必須加強合同管理，加強合同的標準化管理。因為標準化是制度化的最高形式，是規范化的最高要求，是科學化的最佳途徑。只有加強合同的標準化管理，才能避免合同風險，規范經營行為，實現經營目標，提高企業競爭實力。

二、企業合同管理中出現的問題

煤炭企業涉及合同方面的內容很多，其中大家最常見和熟悉的有物資管理合同、銷售管理合同等。這些合同都有專門的單位或部室人員進行管理，這些合同基本都有相對的時間、客戶、管理格式等，有一定的規律可循，所以管理相對較為容易。但是，機關和后勤等涉及的對外合同，由于涉及種類多，部門多，格式內容等也比較多，部分部室人員由于專業性的限制，對合同需要的各項資料不了解，往往存在資料確實缺失情況，管理起來存在一定難度，需要多個部門的聯合把關，也需要專門部室人員的管理。尤其是各礦廠機關后勤，分公司購買的設備、搞的土建工程等，缺少專門部室管理和監管，給企業合同管理埋下隱患。迫切需要鑫龍煤業專門部室及專門人員進行管理。

為避免公司機關、后勤服務部門以及分公司購買的設備、搞的土建工程、進行的各項設備、設施維修、租賃等，涉及的對外合同缺少專門管理。存在以下問題：

1.缺乏必要的法律知識，部分內容存在法律風險。

2.合同的審查、簽訂不規范，亂，對合同的履行缺乏行之有效的監督。

3.缺乏供應商的資質的審查。

4.部分合同存在對合同雙方在合同執行過程中的責任與權利約定不明確、表述不清等問題。

這些都給企業合同管理埋下隱患。鑫龍煤業企業規劃部根據公司領導要求，于2014年5月起接手了鑫龍煤業機關、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作，并安排專門人員進行了管理，根據合同工作的各項要求，對后面所有的合同全面進行了規范化的管理。

三、合同規范化管理的主要做法

1.完善合同管理制度，優化合同管理流程。為規范各分公司、機關部室的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發生，維護公司合法權益，制訂了《安陽鑫龍煤業（集團）有限責任公司合同管理辦法》鑫煤〔2014〕207號，使各分公司、機關部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要內容包括：合同管理機構的建立及其職責的明確界定；合同簽訂前的供應商資格、價格、質量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權限設定、法人授權委托書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內容。

2.及時啟用“安陽鑫龍煤業（集團）有限責任公司合同專用章”，并予以公布，指定專門人員進行管理。

3.重點要求各責任單位在合同簽訂前，加強對供應商的資格審查。對供應商的資質、商品價格與質量、履約能力的審核。合同管理部門在對供應商材料進行審核并形成審核意見后，要將審核報告上報主管部門審核。

4.編制了安陽鑫龍煤業（集團）有限責任公司合同審批表，確保在合同簽訂過程中，各專業部門或領導及時發現問題，及時處理。

5.對不同合同規定不同的上報材料，加以區分。通過議標簽訂的合同，報合同會簽單與會談紀要；通過招標簽訂的合同，報合同會簽單與中標通知書；通過領導批示簽訂的合同，報相關請示和領導批示。

6.編制了安陽鑫龍煤業集團有限責任公司合同管理臺帳，涉及序號、合同名稱、經辦部門、經辦人、簽訂日期、合同期限、合同價、對方單位、存檔份數、歸檔日期、備注等11項內容，確保各項合同查找有據可依，查詢方便。如下表：

7.合同查詢時，做好查詢、借用等相關手續（查詢借用人員需要填寫查詢、借用登記表，并將借用、查詢時間及歸還時間填寫清楚，借用時除了填寫登記表外，還要打借條），防止合同備份資料的遺失。

四、實施效果

通過對公司機關部室及分公司涉外合同管理進行了規范管理以來，公司合同管理工作獲得了長足發展。

1.通過制度的制定和完善，為機關部室及分公司涉外合同簽訂前、簽訂過程和簽訂后備案等工作提供了管理流程和依據。

2.規避了部分法律風險。

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引言

建筑工程合同屬于經濟合同的一種，是由發包單位和承包單位共同簽訂，在指定的工程建設項目上明確上方的利益關系和義務責任的一種協議。相對應的合同管理就是由建設行政主管部門、工商行政部門、建設單位、監理單位、承包單位等部門，以相關的法律和行政法規為依據，采取的相對應的法律的、行政的手段。用于對合同關系進行監督和組織指導，協調合同雙方的關系，為何當事人的合法權益，處理糾紛，制裁違規行為，確保合同條款實施的一系列活動。

一、工程項目合同管理中存在的問題

（一）合同管理的重視程度不夠

在實際的生產實踐中發現，有一部分企業對于合同管理體系和制度建設的重視程度不夠。一些建設單位存在合同管理十分混亂的情況，簡單地將合同管理理解為是一個文檔性的管理工作，對合同的履行情況并沒有進行實時的跟蹤調查，合同結算疏于控制，合同歸口管理、分級管理和授權管理機制也不是十分健全。沒有嚴格地遵循合同管理程序，忽視對于合同管理的審查工作，相應的評估和監督機制也沒有建立起來。

（二）合同文本存在缺陷

就現今施工合同的文本來看，合同文本本身還不夠成熟，很多企業所簽訂的合同文本都有許多缺陷。最常見的問題就是，對于合同責任的劃分不夠清晰，對于合同事件各參與方相應權責、違約后果及處理方式方法沒有具體全面的規定，描述不清楚。還有一部分合同對于簽訂合同雙方的權利和義務的規定不公正，比如在一些合同文本中過多地強調了承包方的權利和義務，但是缺乏對于業主的限制，沒有對業主違約的情況做出說明，缺少具體的處理辦法。除此之外，一部分施工合同文本中，沒有明確工程保險責任，沒有具體的索賠計算原則。由于我國計劃經濟的影響較大，特別是一些中小施工企業，對于索賠工作的重視程度一直不夠。所以，在進行施工合同的簽訂時，一定要增加相適應的索賠條款，為后續的索賠管理提供有力的依據。

（三）合同管理的專業人才匱乏

在經濟相對發達的國家和地區，合同管理作為一項專門的業務出現，由工程師等專業人士負責。合同管理本身具有很強的專業性和技術性，需要高素質的專業人士從事，要求合同管理的從事人員具有良好的法律素養，通曉工程項目的運作規律。目前，我國的合同管理的專業人員十分匱乏，即使有相關的從業者，也并沒有接受過系統的法律、合同管理方面的培訓，甚至有的企業的合同管理工作直接由相關的工作人員。所以，當出現合同糾紛時，法律支援很難到位。自我國加入世界貿易組織以來，建筑行業面臨著國際競爭的壓力，合同管理的從業人員不僅要對國內的行業規定了如指掌，還要掌握一定的的國際通行的法律法規。

二、合同管理規范化的對策

（一）建立健全合同管理制度

一是要建立定期工作報送制度。強化合同管理處的監督職能，各個職能部門要定期將本部門的工作進行總結，每周將工作計劃報送到合同管理處，方便合同管理處對于合同的履行情況進行監督，及時地處理各種突發狀況。

二是要建立合同交底制度。這一制度的推行要求合同管理人對其他個項目的管理人員闡明合同的主要內容，使得每一個工作小組明確自身的責任，確定自己的工作范圍。對于合同中規定的相關的責任事件分配到各個工作小組，協調各小組之間的工作，共同進行合同管理。

三是建立補充合同制度。當工程項目出現重大的變更時，合同也要做相應的更改，比如項目的任務范圍、合同價款、標準范圍等出現變更時，必須對工程成本進行全新的核算，重新估計工程的進度，通過合同雙方的談判對合同進行補充。

（二）規范建筑施工合同文本

目前，一部分合同對于簽訂合同雙方的權利和義務的規定不公正，主要是針對發包方制定的，比如在一些合同文本中過多地強調了承包方的權利和義務，但是缺乏對于業主的限制，沒有對業主違約的情況做出說明，缺少具體的處理辦法。不僅如此，隨著建筑市場競爭的不斷加劇，再加之管理的不規范，工程建筑隊伍于和建設規模之間的協調性越來越差，在建筑工程承包活動中，業主越來越明顯地占據著主導地位，為了規避自身的風險，往往會提出一些極為苛刻的要求，行業中不平等的現象越來越突出。為了加強建筑市場合同管理的規范性，國家出臺了《建筑工程施工合同示范文本》，對甲乙雙方的責任、權利、風險作出了明確的規定，對于行業監管部門的執法工作作出了更加嚴格的要求，加大了監管的力度。

（三）提高合同管理人員的素質

通過公開考評和競爭招聘的方式對合同管理的從業人員進行篩選，對于已經入職的從業人員實行“優勝劣汰”的管理辦法，堅持使用最為優秀的人才。重視在職培訓的開展，根據企業的實際和當前的市場狀況，組織在崗的合同管理從業人員進行在崗平培訓，不斷地對專業知識進行擴展，對當前行業的熱點問題進行研討。在企業中推行深造制度，定期的篩選優秀的合同管理從業人員到相關的高校進行深造。

總結：合同管理是對合同關系進行監督和組織指導，協調合同雙方的關系，為何當事人的合法權益，處理糾紛，制裁違規行為，確保合同條款實施的一系列活動。本文通過對工程項目合同管理中存在的一些問題的探討，提出了一些相應的對策，對工程項目合同管理進行改進。

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引論

建筑工程合同是指發包方與承包方之間為實現一定經濟目的或完成工程建設任務，通過簽訂合同的形式，將雙方相互權利義務關系明確規定下來的一種經濟契約。合同管理則是為了使合同當事人的合法權益得以保障，建設行政主管部門、工商行政部門、建設單位、監理單位以及承包單位等按照相關法律、法規及規章制度，利用法律、行政手段，組織指導、協調和監督其合同關系，以解決合同糾紛，并對違法違規行為進行制裁，從而保證合同內容得以實施的一系列活動。

一、合同管理的重要意義

隨著市場制度改革的不斷深化，以及經濟體制的不斷完善, 我國合同管理工作正逐步走向法制化、正規化。由以前的政府下達指令性工程建設計劃的經濟制度, 過渡到工程招投標管理制度及工程合同管理制度。市場經濟在某種意義上說是法制經濟，是契約經濟、合同經濟。現代社會可以講是合同社會。一個企業的經營成敗和合同與合同管理有密切關系。因此，必須十分重視合同及合同管理。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。切不可以為簽了合同就萬事大吉，我們要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。

二、目前合同管理存在的問題

（1）風險合同現象嚴重。由于迅速成長的建筑市場存在的激烈競爭和不規范的行為，發包方常常提出一些苛刻的條件和不平等條約，如過多地強調了承包方的權利義務，對發包方的制約條款相對較少，特別是對發包方違約、賠償等方面的約定不具體、不明確，也缺少行之有效的處罰辦法。

（2）不重視對合同文本分析，合同文本存在眾多缺陷。國家工商局和建設行政主管部門為規范建筑市場的合同管理，制定了《建筑工程施工合同示范文本》。少數建設項目在簽訂合同時為了回避發包方義務，采用一些自制的、不規范的文本進行簽約。在工程實施過程中常常因為缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異以及合同風險預估不足等問題而發生爭執。

（3）存在著陰陽合同的現象，嚴重擾亂了建筑市場秩序。有些發包方以各種理由、客觀原因，隨意違反招標文件和投標文件中的內容，修改合同或違背約定，除按招標文件簽訂“陽合同”，供建設行政主管部門審查備案外，還私下與施工單位簽訂一份與原合同相悖的“地下合同”或增補條款，形成一份違法違規的契約。這種工程承發包雙方責任、利益不對等的“陰陽合同”，違反國家有關法律、法規，嚴重損害承包商利益，為合同履行埋下了隱患。

（4）缺乏有效的分包合同管理，違法簽訂轉包、分包合同情況普遍存在。目前，我國缺乏統一的分包合同示范文本，總承包方和各專業分包方之間及各分包方之間經常因合同界面不清，責、權、利不明確，而互相推諉，影響工程建設的順利進行；有的承包方將工程非法轉包給一些沒有資質的小的施工隊伍。這些承包方缺乏對承包工程的基本控制步驟和監督手段，進而對工程進度、質量造成嚴重影響。

（5）合同管理的執行力度不夠。工程雙方都沒有按照合同辦事，又不進行及時必要的經濟技術簽證，以致工程不能如期完成，工程款項不能及時撥付，合同管理知識流于形式。而且目前我國的施工企業大多是由經營科或市場科負責合同管理的相關事項，他們對合同的審查、監督和檢查力度遠遠不夠，專業知識不強，做事不夠仔細，也導致了合同的執行力度不夠。因此應加強對相關人員的合同管理培訓，減少不必要的人為損失。

三、加強合同管理的措施

( 1) 加強合同管理的基礎工作。合同管理的基礎工作十分重要, 沒有扎實、全面、正確的基礎工作和準備工作, 合同管理是不能成功的。基礎工作做得細, 漏洞必然減少, 雙方糾紛也就減少。基礎工作主要是了解國家政策和行業規定, 對工程量、設備原材料價格等資料收集齊全, 對市場研究深入, 對國內外技術了解清楚, 各方面的情況掌握得及時。這些工作是長期的、繁瑣的, 但也是十分重要的, 沒有這些基礎工作, 合同管理將會舉步維艱。

( 2) 合同管理需設專門管理人員, 定期培養。合同管理需要有一定的相關法律知識和專業技術, 經過培訓后的專業技術人員才能對合同管理有比較系統、全面的了解, 做到依法參與市場經濟活動。不僅合同管理專業人員需要培訓, 對建筑企業其他相關人員, 尤其對企業法人代表, 進行合同管理培訓更是十分重要, 因為在訂立一項合同的過程中, 他將最終代表企業親自或委托他人簽訂合同。工程合同管理是使建筑市場走向法律化、規范化的措施之一, 加強合同管理可使建筑市場逐步與國際市場接軌, 能提高國內施工企業自我保護意識與競爭.

( 3)重視招標階段的合同管理。目前，我國國內市場在不斷的完善和成熟當中，同時與國際市場的接軌，也使我國的建筑業市場面臨巨大的壓力，這就要求我們必須完成由計劃經濟向市場經濟的徹底轉變, 實行招投標合同管理, 形成建筑市場的競爭機制和法制機制, 這是規范建筑市場的關鍵。一般來說，建筑工程合同都是通過招標和投標的方式來委托和承接的。工程承包合同的形成是建立在招標投標的基礎之上的。在承包工程中，影響利潤最大的因素就是合同，而在市場經濟下，招標投標是工程各方爭取獲得更多利潤的絕佳機會。如何充分的把握這個機會，簽訂一個對本方有利的合同，是所有承包方都關注的焦點。在合同簽訂前，參與工程建設的合同當事人，可以在法律規定的范圍內，進行協商談判。當雙方的合理合法的合同簽訂后，，就具有了法律效應，受到法律保護。此時，合同也就成了工程中合同雙方的最高行為準則，合同決定了雙方的權利和義務。假如在工程施工中出現問題，發生糾紛，合同就是解決問題的關鍵。所以，作為合同雙方都必須十分重視招標投階段的管理工作。

( 4) 做好合同的實施管理。工程合同一經簽訂，確定了合同價款和結算方式之后，影響工程造價的主要因素便是工程設計變更或簽證，以及工程實施過程中的不確定因素，所以，深入理解合同的每一個條款，切實加強日常管理，使管理行為正規化、規范化，作好處理合同糾紛的各種準備，特別是索賠與反索賠的研究在工程造價控制管理中是非常必要，也是非常重要的。

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一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業時代的財富，大部分是由合同構成的”。首先，企業應當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經濟快速發展，以及世界大環境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環境下，企業管理者須順應時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業進行各種合作，取長補短，提高自身發展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產經營的過程中就要簽訂合同和協議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業維護自身權益的有效途徑，因此，企業應建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業任何一部分經濟活動都需要簽訂合同進行記載和規范，當運行過程中出現糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關合同的收集工作，主要是收集時間、收集內容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內容。形成一個合同檔案，其內容應該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內容和性質、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設立了單獨門類，并在系統中設置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序將其列入合同檔案中，確保合同檔案之間的聯系。4.變更、續簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內改變原有的合同內容的相關事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內容、發生的金額、責任人、經辦部門等信息，審批單應該一式三聯，在訂立合同以后，第一聯和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯交給財務部門作為記賬憑證；第三聯由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現代化信息技術，有助于對項目相關材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業自身提高檔案管理工作者的素質，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現對合同檔案的規范化管理。

【參考文獻】

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財政部、國家檔案局關于印發《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執行，對會計檔案管理有了明確規定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。

隨著我國社會主義市場經濟的發展，會計工作越來越重要。會計記錄的經濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各級政府經濟信息統計基礎性資料，是微觀和宏觀經濟規劃的重要依據，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據，會計檔案是經濟活動綜合的反映。

1.會計檔案管理的專業化

會計檔案管理的專業化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業化工作水平。

縣團級以上企事業單位，會計業務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產生。縣團級以上企事業單位，會計業務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業化，才能規范化。專業化是會計檔案管理規范化的前提和基礎。只有專業化和規范化有機結合，才能達到會計檔案管理規范的有序統一。

一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業，會計核算、會計監督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規范化和專業化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發和利用。

無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業人員進行專業化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經濟利益；第二，給予一定的物質、經濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發與使用。

2.會計檔案管理的規范化

《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發利用。一定時期經濟信息資源及時采集利用，可能會對經濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經濟的發展，經濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現，原經濟信息資源開發利用價值也就隨之終結。及時開發利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發利用會計檔案經濟信息資源。從開發利用角度看，也需要會計檔案管理規范化和專業化。

會計檔案管理的規范化需要從制度上進行建設。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發和鑒定銷毀形成規章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。

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一、醫療設備采購合同檔案管理現狀

由于醫療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫療設備的采購周期較長，這就對醫療設備采購合同提出了新的挑戰和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現了較為常見的問題。

（一）部分醫療設備采購合同檔案資料缺乏完整性

醫療設備采購過程經歷了使用科室提出申請、設備科組織院內市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產生了對應的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內容，報領導審批，在多個領導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發生漏簽字、忘記收集相關材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內容不全的現象時有發生。

（二）醫療設備采購合同檔案收集難度大

醫療設備采購合同檔案包含的內容豐富，從大多數醫院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協議、醫院內部送相關部門審核的內審合同、院領導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內容豐富，經手的人多（涉及到醫院設備科、招標辦、院領導、經銷公司等），每個檔案資料產生的時間沒有固定節點，而且有時經銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。

（三）醫療設備采購合同檔案歸檔后不能封卷

醫療設備采購合同檔案屬于醫療設備檔案的一個重要部分，也是整個醫療設備“生命線的開端”。醫療設備檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發生了故障，維修工程師到現場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設備對應的檔案盒中。因此，醫療設備檔案不能封卷，直到該設備報廢。

（四）醫療設備采購合同檔案檢索查閱方法單一

醫療設備檔案是醫療設備管理的信息之源，是醫療設備管理規劃化、科學化的基礎。一個全面、完善的醫療設備檔案庫，對設備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫院都尚未開展檔案信息庫建設，但醫療設備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數相關工作人員只能通過Exel表格來完成醫療設備采購合同檔案的內容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統的信息化建設來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。

二、醫療設備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析

（一）檔案意識不高

一方面，由于醫療設備檔案不像醫療、科研等檔案那樣能直接產生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領導、職工的重視，極少設有對應的醫療設備檔案管理員崗位，專職的醫療設備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫療設備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫療設備檔案管理的工作人員由于對醫療設備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫療設備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫療設備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現許多醫療設備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。

（二）歸檔范圍不規范

在醫療設備采購合同檔案中，從申購設備到醫療設備采購工作結束，經歷了提出申請、委員/專家論證、設備立項、設備招標/詢價、簽訂醫療設備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫療設備采購合同檔案資料，但是由于醫院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據，醫療設備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫療設備生產廠家證件材料、成交經銷商證件材料以及授權書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫療設備采購合同檔案歸檔范圍的不規范。

（三）醫療設備檔案管理屬于動態管理過程

醫療設備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。醫療設備招投標工作完成后，將所收集的材料按規定進行整理，根據資料內容制作醫療設備采購合同，經醫院和成交經銷商溝通無異議后，送到醫院的合同審核部門審核合同內容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫療設備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結束，后續將涉及設備的安裝驗收、維修保養、付款、報廢等工作，所以醫療設備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。

（四）醫療設備采購合同檔案歸口管理問題

醫院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規定時間內統一移交到醫院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫療設備采購合同檔案在規定的時間內移交醫院檔案室，存在一定的利弊關系。利的方面，主要表現為檔案統一在檔案室管理，避免出現重復管理、多頭領導。弊的方面，主要表現為醫療設備統一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領域的檔案都具有一定的專業性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。

三、醫療設備采購合同檔案規范化管理思路

要對醫療設備采購合同檔案進行規范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。

（一）加強醫療設備采購合同檔案的管理意識

目前，醫院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫療設備采購合同檔案的管理，應在意識上有根本性的轉變。首先，要強化醫院上下的檔案管理意識，通過經典事件、實例展現醫療設備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫療設備采購合同檔案工作情況，統計好借閱的次數、內容等；最后，要加強檔案人員的專業培訓，從專業角度提升專職和兼職檔案員的意識。

（二）明確醫療設備采購合同檔案的歸檔范圍

1．醫療設備申請階段：大多數醫院的設備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫療設備請購表格、配置及技術參數要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領導的請示報告等。從醫院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領導會議討論結果的決策批示。從其他相關部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫用設備購置許可、同意增配大型醫用設備的批復等。所有這些涉及到設備購置的檔案，都必須存檔留存。

2．醫療設備采購階段：醫療設備采購部門根據采購活動管理權限，整理需要采購的設備的主要參數及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結果。其中，院內的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領導會議的招標情況報告、院領導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權書、經銷商證件、產品配置清單、產品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。

（三）完善醫療設備采購合同檔案的歸檔及保管形式

只有科學地整理設備檔案，將其有序存放、系統排列，才能提高檔案的調取、利用效率。一方面，醫療設備采購合同檔案的歸檔現在大多數還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設的快速發展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應建立對應的電子數據庫，為后續的調用、查閱檔案打下良好的基礎，也便于檔案的管理。另一方面，醫療設備采購合同檔案現在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫院綜合檔案室，二是直接保管在設備科。為了進一步加強檔案的管理，醫療設備采購合同檔案趨向于統一移交醫院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養、形成更加系統專業的檔案管理庫。

四、結語

隨著現代醫學科學的快速發展，各種先進的醫療設備陸續進入各級醫院，醫療設備的管理成為醫院醫療管理工作的重要環節，而醫療設備的檔案管理為醫療設備管理的重中之重。通過建立系統齊全的醫療設備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫療設備分析報告為醫院購置醫療器械提供充分的決策依據；用詳實設備的申請審批手續資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規范化提供重要的保證；用合同規定的保修期限為醫療設備的維修、保養提供技術依據，為保證醫療質量，促進醫院可持續發展提供有力的保障。

作者:韋雙莉 單位:廣西醫科大學第四附屬醫院柳州市工人醫院

參考文獻：

[1]史維新．醫院設備檔案的管理．蘇州絲綢工學院學報．2000（6）．

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一、利用計算機科學化地管理圖書流通的基礎數據

信息技術是知識管理最重要的工具。要實現信息科學化管理，首先就必須對圖書進行一書一碼的手工粘貼，然后建立一個詳細的著錄圖書基礎數據庫;同時，對讀者進行一人一卡一碼的讀者信息錄人，建立一個讀者信息庫。通過這兩個基礎數據進行流通管理，就能既準確又全面地為讀者服務，準確、快速地進行圖書流通。

圖書著錄時，基本數據庫建立的具體內容有:條形碼編號、書名、副書名、第一作者、標準書號ISBN、類別、出版社、出版地、出版時間、單價、套價、叢書、頁數、開本、復本數、到館時間、書庫號等。根據這些數據滿足一切借閱過程所需要的信息，也更好地為圖書整個管理過程奠定了基礎。條形碼編號要根據館藏圖書的數量，如在百萬冊以內可定6位數字，超過百萬冊就需要7位數字，以此類推。

讀者信息庫的具體內容分為條形碼編號，讀者姓名、性別、專業及班級、照片、聯系電話等。

以上兩個基礎數據的建立過程，要仔細認真，不得有誤。這樣才能更好地利用基礎數據，并根據基礎數據建立管理系統的流通、典藏及各類查詢項目等。

二、建立借閱流通的規范化管理系統

圖書流通是圖書館的重要環節，流通的快慢標志著圖書館的價值所在。圖書館的圖書流通過程是通過計算機進行管理的，通過一書一碼、一人一碼的借還操作過程，為讀者提供最佳的服務。高職院校的圖書管理更需要規范化，要對圖書流通進行細化，充分利用圖書數據庫和讀者數據庫，為讀者提供方便。流通環節包括很多，具體分為借還登記(借書時間、還書時間、續借及預約、違約超期罰款)、未還圖書查詢、時段查詢、讀者借閱查詢、圖書丟失查詢、圖書動向查詢(準確查詢和模糊查詢)及讀書冊數排行榜等。

(1)借還登記。可以根據讀者借閱證一人一碼和圖書一書一碼的方便快捷的方式，直接給讀者打印出一條信息:借書時間、歸還時間、共能借幾冊，從而讓讀者一目了然，并提醒讀者及時歸還，避免過期。超過規定借閱冊數時，系統自動提示圖書已借滿不能再借。還書時，系統會提示所借圖書是否超期，是否能續借及續借時間。如果該書已被預約，系統就會自動提示，已被預約不能續借;如果超期，就提示罰款多少。熱門圖書有可能很難借到，可以采用預約的方式，如在計算機上通過管理員直接預約，或直接到館預約，還可以電話預約;如果多人預約，可按預約時間的先后進行預約。這樣，不僅僅節省了讀者的時間，也充分提高了圖書的流通率。因為圖書館的圖書流通是資源的充分利用，其流通越快，知識的開發和利用就越有成效，就能把無形的知識變為有形的財富。

(2)未還圖書查詢。可查看全館未還圖書的詳細情況:只要輸入全部未還圖書查詢，就可查看全館未還圖書情況;只輸人某庫的庫號，就可查詢某庫的未還圖書;輸入讀者借閱條形碼編號或讀者姓名，可迅速查出該讀者的未還圖書;輸人圖書條形碼編號，就可隨時查看該書被誰所借;輸人過期未還圖書，就能把全部未還圖書查到。這樣，既能提醒讀者及時還書，也能為典藏提供準確數據。

(3)圖書丟失查詢。根據讀者借閱證的條形碼號或姓名等相關信息就可查到該書，再根據圖書價格就可以直接打印出一條罰款信息通知單。內容包括讀者條形碼號、姓名、班級、丟失圖書書名、條形碼編號、單價、總罰款金額等。并且可直接在圖書數據庫中體現出該書丟失，已罰款處理。這樣還能隨時統計丟失的圖書數據，使館藏數據比較準確。

(4)時段查詢。也是一個非常重要的環節，能夠看到某個時期圖書的通過率，哪些書流通率最高，從而最大限度地滿足讀者的需要，并為采購提供所需要圖書的種類。

(5)讀者借閱查詢。通過讀者姓名或借閱證號碼可查詢該讀者所有的記錄，包括該讀者曾經借過哪些圖書，還有哪些未還，以及借書時間、還書時間、是否超期、圖書條形碼號、書名、單價、套價、類別、出版社、出版地等一些相關資料。

(6)圖書動向查詢。圖書管理員可以根據圖書書名，方便快捷地查出該書的動向，以及借出幾本(被哪個讀者所借)、館內還剩幾本、是哪類、所在書架上的位置等。可以通過多種渠道查詢圖書動向，比如通過圖書編號、書名等準確的信息找到所需要的圖書資料;也可以通過模糊查詢，查到相關圖書信息資料等。新到圖書要隨到隨查，以便給讀者提供最新的信息，更好地為讀者服務。

(7)讀書冊數排行榜。根據借閱圖書的統計數據，開展讀書競賽活動，一學期評選十名讀者為讀書標兵，鼓勵學生多讀書，培養學生的自學能力。

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University Laboratory Management Information System Coupled to Shared and Standardized Research//Xiong Wei1, Chen Jianchao2

Abstract How to improve the management level of the lab, the paper analyses the coupling sharing of the management information system of university laboratory, information standardization construction development and architecture design and realize.

Key words management information system of university laboratory; coupling sharing; standardization

Author’s address

1 Guangdong University of Technology, Guangzhou, China 510006

2 Guangdong Industry Technical College, Guangzhou, China 510300

實驗室是高等學校從事教學、科研和社會服務的重要基地，是教學和科研向成果轉化的平臺，是學校綜合實力的體現。各高校在發展過程中都十分重視實驗室的建設，使實驗室普遍具有建設投資規模大、儀器設備多的特點。因此要管好、用好實驗室，提高學校的辦學水平和投資效益，從實施信息化建設轉向信息系統的耦合共享和信息規范化管理勢在必行。

1 研究目的和意義

過去多年，高校發展迅猛，自本世紀初網絡普及以來，信息化建設也在緊鑼密鼓地進行著。在信息化建設與管理過程中，各高校在不同程度上遇到因早期考慮不周、技術不全而造成的高耗低效的狀況。為此，需要對信息資源進行合理整合，建立統一規范的、耦合共享的、可擴展的高校實驗室管理信息架構。

目前，高校實驗室管理工作主要包括實驗室建設項目管理、儀器設備管理（特別是大型儀器設備管理）、實驗用房管理、實驗室人員管理、實驗教學、實驗室運行督導、經費管理等7個方面。根據實際管理工作的需要，高校實驗室管理信息化耦合共享的關鍵就是運用網絡技術及先進的管理理念，重組相應的管理系統，最終實現數據網絡化共享、無紙化記錄與辦公、資源與設備管理、人員量化考核、資金投入效益分析、實驗室建設與再建設決策分析等功能一體化的目的，為提高實驗室管理水平提供實時有效的數據支持以及先進的技術支持。

2 集成標準體系設計

結合國內高校近年來的改革發展情況，在現有的實驗室管理信息化架構中進行科學的架構重組與深化，實現耦合共享與規范化，首先要從實驗室管理部門的信息網站開始。信息網站除展示管理部門的服務內容及輔助辦公外，更以此作為所有后續信息系統的建筑平臺（展現層）。

基于網站平臺，根據實驗室與設備管理部門的工作性質，重新整合或建立實驗室建設項目管理子系統（包括實驗室建設項目、儀器設備采購）、實驗室綜合管理子系統（包括用房、儀器設備、實驗室人員、實驗教學等信息的管理）、實驗室運行督導子系統（包括實驗室與設備的使用、人員考核管理）、實驗室管理經費子系統（包括實驗維持費、實驗室維修費、設備維修費、管理辦公費等管理）、大型儀器設備共享信息子系統、實驗室維修管理子系統，實現各子系統的數據規范化、可復用性、可共享性，這就是應用層。

實驗室與設備管理部門、各下屬單位實驗室、實驗室管理督導組等各級用戶分別對以上各系統進行具體應用。而在此過程中，如何組織、管理用戶，設計合理的用戶結構，這是用戶管理和角色管理的關鍵，也是應用支撐層的關鍵。通過系統應用，數字信息將積累到一定程度，數據化分析也就應運而生，最終實現數據網絡化共享、無紙化記錄與辦公、資源與設備管理、人員量化考核、資金投入效益分析、實驗室建設與再建設決策分析等，這些過程則需要應用支撐層的相應技術模塊進行支撐。

最后，體系架構的底層為基礎支撐層，通過此層的軟硬件設備的支持，為整個體系結構的頂層工作提供強有力的安全保障，確保每個系統及每個工作環節的正常運行。

集成標準體系架構如圖1所示。

3 數據的共享與規范

對于這樣一個龐大的系統架構，要實現最終的系統耦合，關鍵在于數據是否實現共享與規范。數據共享的程度直接反映了一個系統架構的耦合性。要實現數據共享，首先應建立一套統一的數據字典和數據交換標準，規范數據格式，使各子系統均采用統一的數據標準，讓數據流在整個系統架構中暢通無阻。這樣才能打破各系統間的信息保護，做到真正的數據共享。

在此系統架構中，最大的數據源在實驗室綜合管理子系統，此模塊包含了固定資產、人員信息、實驗教學管理信息等實驗室管理工作中各模塊的源數據。因此，對此塊數據進行規范及共享是解決整個系統架構中數據共享與規范的根本。

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(二)嚴格執行企業制定的合同管理規定，規范合同管理業務流程

建設工程合同管理貫穿于工程項目建設的整個過程，是整個工程項目管理的核心和靈魂，項目不分大小輕重都應嚴格按照企業制定的合同管理規定做好合同簽訂、合同審查、合同授權、合同公證、合同履行的監督管理。建立健全合同管理制度，嚴格按照規定程序進行操作，不斷提高合同管理水平，減少項目執行中的紛爭。

(三)嚴密制訂合同違約條款，保證合同履行的規范化

在起草建設工程項目合同時要審視奪度的考慮到可能出現的各種違約情況，縝密的制定好違約責任和賠償措施的合同條款。在工程建設過程中，一旦出現爭議，雙方要嚴格按照合同約定的爭議解決方式，及時地解決爭議問題。

(四)加強工程合同的索賠管理工作

合同的索賠管理要求承發包商在簽訂合同時要充分考慮到各種不利的因素，合理預測合同履行時可能會發生的違約情況；嚴格明確合同規定的權利和義務，降低合同風險，科學分析合同變更和索賠的可能性，采取最有效的合同管理策略和索賠策略；在合同履行過程中，要隨時結合項目現場的實際情況，結合法律法規進行分析研究，合理履行合同，保護己方的合法權益。

(五)重視合同終結的評估工作和管理工作的信息化建設

一個工程合同終結后的評估是對這個合同管理的總結階段，其評估工作主要是總結合同的執行情況，現行法律法規的應用情況，以及合同中容易出現問題條款的注意事項。及時有效的評估工作對合同的履約能力、索賠原因和管理中出現的問題可做到科學的分析匯總，能為以后相似的工程項目提供管理經驗的借鑒，比如在造價控制方面需考慮進的因素。為了規范建設工程合同基礎管理工作，提升管理水平，有效防范法律風險，要將合同管理工作和電子化、網絡化管理相結合，全面推進建設工程合同管理的信息化建設。中國石化集團公司投資建設了首次使用世界先進的“云計算”技術，采用微軟.NET技術架構，實施“大集中”管理模式的中國石化合同管理信息系統(簡稱CMIS)，初步實現了統一、集成、規范、高效、便捷的管理模式，進一步提升了企業規范經營與合規管理水平。通過系統的建設、應用實現了合同管理制度規范化、標準化和信息化，合同管理的專業化和一體化，普遍提高了合同管理效率和有效降低了合同管理成本。

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一、石油行業合同管理作用

（一）避免石油行業蒙蔽損失。規范的合同管理可以避免石油行業蒙蔽損失。石油行業作為一個壟斷性的企業，在其發展過程中存在著風險與利益的矛盾，因此在石油行業發展的過程中，要重視合同管理的規范性。只有重視合同管理，才會看穿日常交易中的合同陷阱，保障企業自身的利益不受影響。

（二）推動石油行業合同管理規范性發展。平時合同管理者及時發現合同管理的相關問題，并不斷完善解決問題。在這個發現問題并解決問題的過程中，就是完善石油行業合同管理規范性發展的一個過程。舉一個簡單的例子，某石油企業在與第三方進行交易的時候，發現合作單位的員工并沒有經過單位的授權就和自己的企業簽合同，而造成了不必要的麻煩，因此在今后，其就會注重合作單位的授權。這種完善的過程有助于推動石油行業合同管理規范性。

（三）推動石油行業乃至社會主義市場經濟發展。合同管理規范化可以規避企業受到損失，使得石油企業在與合作單位合作的時候，能夠保證自己的利益最大化，這樣有助于保證石油行業的快速穩定健康發展。石油行業作為我國市場經濟的重要組成部分，對于我國市場經濟的發展也起到了重要的推動作用，有助于社會主義市場經濟的繁榮發展。

二、石油行業合同管理存在的問題

（一）合同管理主觀意識不強。石油行業的領導者與合同管理者的主觀意識不強是我國石油行業企業普遍存在的問題。這種主觀意識的輕視就直接造成了在簽合同的時候忽視細節，容易造成一些不必要的損失。更有甚者，簽合同的時候往往選擇在酒桌上，這樣的合同沒有時間細讀，往往存在著一些合同陷阱，不利于石油企業自身利益的維護。

（二）合同管理文本不規范。合同管理文本不規范是石油行業合同管理存在的主要問題。由于石油行業自身的特殊性，尤其是石油行業其衡量單位不同企業有不同的規定，這種不統一的現狀就造成了合同管理文本不規范。舉一個簡單的例子，目前我國石油企業在與合作單位簽訂合同的時候，往往是“協議書”、“意向書”的，更有甚者采取口頭協議的方式進行交易。而實際上，這些看似是合同而實際上不是合同的協議書在法律面前有著不同的法律效力，因此規范合同管理文本對企業發展極為重要。

（三）合同管理法律效力不明確。我國法律規定，當事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。而有些合同約定自雙方簽字蓋章之日起生效。這里提到的成立和生效是兩種不同層面的意思，成立是指雙方達成了協議，而生效是指真正要執行合同的內容。同時這里的蓋章是加蓋單位的公章。某些石油企業在對此尚不明確的情況下，就簽訂合同，給合同的管理帶來了安全隱患。

三、解決石油行業合同管理問題的相應措施

（一）加強合同管理主觀意識。石油行業的企業領導層與合同管理者要注重加強合同管理意識。要對從事合同管理的工作人員進行崗位培訓，并要細化合同崗位的工作流程。只有這樣在日常的合同管理中，才能從心理層面刻意去關注合同可能存在的問題，這樣能防患于未然，及時發現一些合同隱患，避免企業遭受不必要的損失。

（二）規范合同管理文本。規范合同管理的文本內容是解決的重要問題。只有規范文本內容，雙方才有統一的規范可循。舉一個簡單的例子，目前我國石油行業中合同所涉及到的價錢金額必須執行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價。譬如我國中石油即使與國外簽合同，也是采用人民幣的方式。

（三）明確合同管理法律效力。明確合同管理法律效力的最好辦法是能夠對合同進行審批權限。這里提到的審批權限包括三個方面：一是經濟方面，要考慮資金是否到位、是否超投資簽署合同；二是技術層面，主要是技術保密方面，涉及到企業隱私，合同規定雙方不得泄漏。第三方面是指法規方面，只有在審核的時候雙方都達成了協議，才真正明確了合同管理法律的效力問題。

四、結語

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工程項目是效益的源泉、信譽的窗口,是管理的出發點和落腳點。隨著行業競爭日趨激烈,獲利空間越來越小,管理規范化程度不高已成為制約發展的“瓶頸”,因而要更加重視工程項目的規范化管理,以積蓄財力,增強競爭力。

項目管理的兩個主要功能是:控制和協調。而進行規范化管理是實現其功能的重要途徑。

1 成本管理規范化

項目開工前,依據近期己完工的施工項目或者將完工項目的單位成本,對工程成本進行估算,對個別無參照對象的分部或分項工程,依據預算定額并結合實際情況估算,預測施工成本。

在此基礎上,編制施工成本計劃,再依據承包合同、成本計劃、進度報告和工程變更進行成本控制,根據成本分析需要,進行成本核算和分析。

成本分析要考慮的影響因素:外部的如材料價格的變動和單位合作的違約等;內部的經營管理因素等。

最后進行成本考核,獎優罰劣,賞罰分明,調動職工努力實現目標成本的積極性,降低成本。

2 質量管理規范化

首先要建立質量保證體系,而后做好質量計劃,對各個階段實施有效控制并加強技術指導,使每道工序有方案措施、有交底和標準,建成精品。最后要注意確定改進目標,實施選定的解決辦法,以確保質量持續改進,不斷提高質量管理水平。

3 進度管理規范化

首先制定進度計劃并按計劃進行進度控制,無論是進度加快、進度滯后都會對組織設計和施工工序帶來問題,需及時采取有效措施加以調整進行補救,同時做好進度檢查和協調調整。

施工企業施工進度管理往往是前松后緊,到后期感覺不能按時交付,迫不得已采取“救火”戰術,勉強保住總工期。造成這種現象一方面和業主制定的工期不合理有關,但更多是由于項目管理沒做到位,進度管理不規范造成。

4 防水土流失和環境保護規范化

指在施工實施階段按施工總平面圖,設置道路,組織排水、搭建臨時設施、堆放物料和設置機械設備等,布局要合理緊湊,實現安全高效,井然有序,防止和盡量減少對大氣和水資源的污染;盡量控制現場噪聲,使其低于國家規定限值;正確處理固體廢物,防止造成綜合污染,建立環境管理體系并通過認證。

5 合同管理規范化

合同“標的”對工程承包內容和范圍進行嚴格的文字確認,切忌采用容易產生歧義的文字描述,對于承包合同,一定要使用工程量清單的約定模式,避免產生爭議。在談判中的調整和修改,要及時以文字方式記錄下來,并以合同補遺或會議紀要方式作為合同附件,并說明它是合同組成部分。

確定合理的計價方式,對價格調整條款約定明確,不要簽署所謂“總價包死”合同。因為一般建設工程工期都比較長,影響現場施工和合同執行的因素多,容易出現不可預見因素。約定價格調整條款可較公正的解決非承包人可控制的風險損失。

根據項目規模和業主管理模式不同, 確定合同款支付條款,在談判時重點解決預付款支付進度,投標擔保返還時間等,盡量緩解項目資金壓力。

此外,承包人通過談判使發包人接受并在合同文本中明確承包人保留由于工程變更、惡劣氣候及“作為一個有經驗的承包人也無法預料的條件變化”幾因素影響工期而延長工期的權利。

6 組織協調規范化

組織協調是管理的重要職能,施工項目實施周期長, 為保證項目管理目標的實現,必須處理好項目內外復雜關系。

7 結語

總之,項目管理是系統工程,只有建立科學的管理體系和監督約束機制,才能有序、高效、規范運作。項目管理規范化可提高管理水平,成功率和企業知名度,贏得更多客戶,減少項目建立之初成本投入,迅速將知識、勞力、技能等資源轉化為生產能力,使項目有較高的管理平臺。

參考文獻

[1] 李子宏．淺論深化工程項目管理[J].甘肅科技,2004(2).