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（二）檔案文書工作細致

檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。

（二）現代化管理軟件不足

隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規范

醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。

三、醫院辦公室檔案管理的應用

（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分

辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。

（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升

辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。

（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核

為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。

（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。

（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展

醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。

（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設

檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。

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1 醫院辦公室檔案管理工作特點

1.1 檔案館內容的復雜性

隨著科學技術的不斷發展，醫院辦公室的檔案管理水平也逐漸發展，在對傳統的檔案形式進行保留和整理的過程中，通過科學技術，建立相關的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫院工作種類繁瑣，因此醫院辦公室檔案管理也存在眾多的復雜類型，根相關的調查和分析，我國醫院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復雜類型，首先，醫院辦公室檔案管理的過程中，業務指導類的檔案數量較多，眾所周知，醫院作為基醫療衛生服務建設行業，工作內容復雜、繁重，而且受到醫院自身的原因影響，醫院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務直接導致醫院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎性信息記錄，受到時代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發展。

1.2 相關的醫患關系檔案影響性大

醫院作為公共醫療服務衛生機構，面向的是整個社會的廣大人民群眾，所以醫院辦公室檔案管理中存在大量的醫患關系的檔案，隨著社會綜合素質水平的提升，社會群眾對于醫療機構的衛生水平和技術問題都有了很大的提升，在進行醫療活動的過程中，患者與醫生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫患檔案不僅與檔案管理水平有關，而且能夠直接反映出醫院本身的醫療技術問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫院要積極做好醫患關系的檔案，加強醫患關系檔案的整理和保存。在醫院發生醫療事故或者引發醫療糾紛的問題時，相關的調查問題和解決處理都會從醫院辦公室的檔案管理進行，成為處理問題和糾紛的重要依據。

1.3 醫生調任、晉升類的檔案處理

醫院工作過程中，醫生會經常出現晉升、離職等問題，作為醫院的主體工作者，加強醫生的檔案管理也是醫院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動完整的檔案管理體系，醫院辦公室要積極保證三個方面的醫生方案問題：首先，加強檔案完整性，醫院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫院辦公室檔案工作人員的穩定才能保障檔案管理工作的完整性和穩定性；與此同時，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會的不斷進步，醫院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革，逐級向著信息化和科技化的法相進行轉變，這樣的發展趨勢也是檔案管理的重要發展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。

2 醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案管理人員緊缺

在醫院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點不同，醫院領導很容易將醫院的所有重心放在硬件建設和發展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業人才進行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現工作人員的職責不明確，保管制度不及時不嚴格等問題出現，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。

2.2 現代管理軟件水平不足

在電子技術和通信技術不斷發展的當今社會，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫院檔案管理的要求，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強現代化的檔案管理模式，從而提高醫院辦公室檔案管理的效率。

2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規范

醫院作為醫療服務場所，檔案數量相對于其他行業的檔案管理而言具有很大的復雜性，醫院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關資料，檔案管理相當巨大，管理任務很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫院的總體管理水平。

3 醫院辦公室檔案管理的應用

通過上面的醫院辦公室檔案特點和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫院辦公室檔案管理工作對于醫院發展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進醫院穩定發展的重要保障；下面將結合醫院辦公室檔案管理的現狀對醫院辦公室檔案管理的應用進行分析，醫院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應用。

3.1 優質的檔案管理是醫院文化建設的重要部分

醫院辦公室檔案管理是醫院建設和發展的重要部分，對檔案進行合理化的管理，能夠積極提升醫院的品牌形象，提高醫院的綜合競爭能力；在實際工作過程中，掌握檔案管理的行管細節，能夠積極減少醫患問題的出現，領導應該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規章制度外，要積極對檔案價值進行合理的開發，提高醫院辦公室檔案管理的強度和力度。優質的醫院辦公室檔案管理能夠積極推進醫院總體水平發展，提高醫院的品牌效應，加強競爭能力。

3.2 完善醫院辦公室檔案管理促進醫院建設發展

辦公室檔案管理工作的重心應該積極推進檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時，要定期對醫院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監督，從而確保整個檔案管理的工作質量。對于一些醫患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發，仔細分析其內部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導性的意見。

總而言之，醫院辦公室檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，對于醫院的具有重要作用，醫院檔案管理工作是一項長期的、系統的工作，能夠切實推進醫院的發展，完善醫院內部的建設發展，因此應該對其進行重視，并不斷的在實際過程中推動醫院檔案管理工作。

參考文獻

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要將檔案管理工作作為機關單位辦公室的一項重要職能，為領導的決策提供依據和基礎。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設立一個相對獨立的管理機制，實現檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協調統一，充分實現其服務性，并促進其作用最大程度地發揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領導進行科學決策的重要依據。在一個單位，尤其在國企機關單位中，決策層的工作任務主要有兩個方面：首先是對單位發展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關系進行了闡述和明確。查閱單位發展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發展歷程中的業績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發揮起著重要的指導作用。新時期下，檔案管理工作模式已經突破傳統模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數據信息網絡的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現代化建設工作的開展，進而促進事業單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務等后勤工作的現代化、信息化以及數字化發展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現單位發展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優質服務。

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1.文書檔案管理的涵義

文書檔案實際上就是反映行政或者黨務等活動的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡報、會議記錄、批復、計劃和總結等。而文書檔案管理則是將已經發生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質形式載體加以儲存，具體主要包括對這些文書檔案信息進行收集、整理、檢索、堅定、統計、利用以及保護等工作。同時，這些工作環節之間大都有緊密的聯系性，特別是利用環節更是文書檔案管理的核心。

2.文書檔案管理的特點

文書檔案管理工作的特點包括“一體化”和“綜合性”兩個主要特點。其中的“一體化”特點是指文書檔案整理是在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上所進行的一個文書檔案管理環節，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質量。而“綜合性”特點是指文書檔案管理工作除了負責管理文書檔案工作外，也涵蓋了會計、人事以及科技等方面檔案的管理，內容比較豐富、復雜，所以綜合性很強。

3.文書檔案管理的重要性

在現代企事業單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個重要的環節。文書檔案管理不僅是確保事業單位工作質量和效率得以提升的重要條件，同時也是衡量事業單位管理水平的關鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內容而言，其主要包括兩個方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業的真實發展情形，具有一定法律效用，同時由于其大都是當事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實性比較強；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業以前發展過程的完整記錄，也是企業發展的第一手資料，所以可以為企業未來的發展提供必要的參考數據，具有重要的作用。特別是隨著信息技術的迅猛發展，企業每天的發展過程中均會產生大量的文檔信息，加之人們對于文檔服務的質量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作急需完善、創新和改革。

二、辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏規范的文書檔案管理制度

當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范。

2.文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。

3.檔案人員管理意識淡薄

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。

三、完善辦公室文書檔案管理工作的措施

現階段，我國辦公室文書檔案管理工作存在著一些問題，不利于工作的順利開展，因此需要針對問題，采取有效的措施。具體措施如下所述。

1.建立健全完善的檔案管理制度

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。

2.建設“自動化”系統，實現一體化管理

在自動化環境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。

3.加強檔案管理人員的培訓

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

四、結束語

綜上所述，文書檔案工作對于我國的進一步發展有著重要的意義，雖然現階段我國的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經找到了所需解決的問題，并根據問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認真的落實這些優化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發展完善。

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檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。

（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。

（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.

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一、 高校院級檔案管理中存在的問題

第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責任心，工作態度敷衍塞責，重程序，輕結果，常常產生“ 文牘主義”和“目標置換”。并沒有形成較好的管理規范。

第二、檔案管理人員專業素質不高， 結構不合理。在高校里只有少數人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓，因此對于如何開展文件的歸檔和規范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質和開發檔案信息的能力。

第三、 檔案管理信息化建設不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學、科研、學生、對外聯系等多種文獻資料，是為了實現某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。

二、完善我國高校院級檔案管理的建議

第一、要提高對高校檔案管理工作規范化意識的正確認識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學利用是高校院級檔案管理工作規范化的主要目標。 從高校發展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規范化，對推動教育改革、提高教學質量和工作效率、實現科學管理、開展科學研究、展示學校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規范化建設，充分發揮檔案在教學管理過程中的積極作用，要依據教育教學發展的客觀規律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規范化認識，充分發揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學科研服務，為課程建設、學科建設和專業建設服務。

第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質。 目前，絕大多數高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業畢業的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創造各種機會對他們進行專業培訓。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業技能。 同時要健全院級檔案管理規章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。

第三、要建立檔案管理信息化服務網絡，實現高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數字化網絡平臺，院級檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務網絡的意義，在于通過網絡可以聯接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協調了解學校教育管理信息和各種要求，實現檔案管理信息化為一線教學服務。

第四、要根據檔案管理規范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設置和強化網上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統的建立，節省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。

第五、要重視和關心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領導應把檔案管理規范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規范化工作的指導和監督。 安排管理水平高，責任心強的院級辦公室管理人員擔當此項工作。 要建立檢查監督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規范化在高校教學管理中發揮積極作用。

高等教育承擔著培養高級專門人才、發展科學技術文化、促進社會主義現代化建設的重大任務。 提高質量是高等教育發展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創新，只有不斷的創新才能促進質量的提高。 因此，實現高校院級檔案管理工作科學化、制度化、規范化勢在必行，任重道遠。

參考文獻：

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一、基層醫院辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員檔案意識淡薄。

很多醫院的工作者甚至是領導，都沒有檔案意識，根本意識不到檔案的重要性，在工作中注重經營，輕視檔案工作，更別說是對檔案的管理工作了，導致其缺乏科學的管理，造成醫院發展的歷史性資料不完整，甚至很多流失了；此外，醫院檔案的利用率非常低。

（二）檔案管理的設備設施落后。隨著時代的發展，科學技術的進步，很多新進的機器設備被研發制作出來，大大提高了工作效率。但是醫院的檔案管理工作仍然采用傳統的模式，為引進先進的管理設備設施，依然使用之前落后的甚至是老化的設備設施，導致檔案管理的現代化水平不高。一般來說，基層醫院檔案管理工作存在的問題有：房屋不夠、資金短缺、設備陳舊等等，甚至在互聯網技術普及的時代，有些單位仍然采用傳統的手工收集檔案的方式，大大降低了工作效率，同時也不利于檔案的檢索及使用。

（三）檔案管理人員素質不高。現階段，很多基層醫院中從事檔案管理的人員在上崗之前沒有接受過專業的培訓，導致專業素質低，并且很多管理人員存在學歷低、知識儲備有限、計算機操作能力低等等問題。另外，基層醫院只注重醫護人員專業技術素養的培養提高，對其進行繼續教育培訓，而不關心檔案管理人員的素質水平，最終致使很多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。

(四)醫院檔案管理缺乏統一的管理標準。很多基層醫院沒有建立健全完善的檔案管理制度，造成收集檔案的效率低下，缺乏集中的管理及信息資源不完整。與此同時，很多醫院的檔案管理工作缺少一致的管理模式和標準，對納入檔案的內容沒有明確的要求和規定，更別說統一的立卷歸檔制度了。缺乏完善的檔案管理制度，導致有價值的資料、數據流失，不利于醫院的研究發展。信息管理和檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，從而導致現代醫院的發展跟不上新時期發展的需要。

二、做好基層醫院辦公室檔案管理工作的措施

由上可知，現階段我國基層醫院辦公室的檔案管理工作存在著一些問題，影響醫院檔案工作的健康發展，不利于醫院的研究發展，因此需要針對問題，采取行之有效的措施，從而保證醫院辦公室檔案工作的順利開展，具體措施如下：

（一）提高醫院領導的檔案意識。醫院領導要樹立檔案意識，充分認識到檔案對醫院發展的重要性與必要性。檔案是醫院實現醫院現代化管理的重要依據，有利于促進醫院由單純經營型、粗放型向科學型、集約型轉變，從而有利于提高醫院的技術水平和服務質量，提高醫院的競爭力，并且增加其經濟效益。此外還要做好檔案室的建設，為其配備必要的設備設施，如電腦、文件柜等等。

（二）加強檔案管理人員的教育學習，提高其業務素質。保管檔案的最終目的是使用，加之檔案的種類很多，而且每種之間差別特別大，這要求檔案管理人員必須具備較高的專業素質，掌握專業知識，才能保證檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計到最后提供利用有序開展，最終滿足社會的發展需要。隨著科學技術的進步，互聯網的普及，檔案管理向自動化、電子化轉變，這對管理人員提出了更高的要求，需要與時俱進，不斷提高自身的業務素養，從而滿足新時期檔案工作發展的需求。

（三）建立健全完善的檔案管理制度。檔案管理工作的有序開展需要完善的管理制度做保障，因此要建立健全完善的檔案管理制度，使檔案管理工作的開展有制度可循。醫院檔案會以不同的形式、種類，如文字、聲像、圖表等記錄下來，并且涉及很多內容，不僅包括本醫院的發展歷史，而且還有病人的各種健康資料，是指導協調醫院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫院在進行工作計劃和決策時的可靠依據。所以，醫院應制定完善的規章制度，實現各種檔案資料的收集、整理、登記、歸檔等工作，并且劃分到具體科室，由專人負責，從而確保醫院檔案資料的完好無損。

三、結束語

綜上所述，基層醫院辦公室的檔案管理對醫院自身的發展起著非常重要的作用，然而在實際工作中由于受某些因素的影響，導致其發展存在著一些問題，影響檔案事業的健康發展，因此要針對問題，采取對策，從而推動醫院檔案工作有序開展。

參考文獻

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在醫院的不斷建設和發展中，很多如管理制度、科研成果、財會活動等信息都是記錄在醫院檔案中的通過實施科學有效的醫療檔案管理，能夠為醫療科研提供必要的資料，為醫院提供充足的資料參考，有助于醫院制定科學的發展方向，對醫院的進一步發展發揮著不可忽視的積極作用。

一、關于檔案管理的問題分析

（一）工作認識度不足

檔案作為醫院發展中的重要信息資源，加強檔案管理顯得尤為重要。但從現階段的檔案管理工作來看，存在著工作認識度不足的問題。工作人員并不清楚檔案管理的重要作用，也沒有接受過專業的檔案管理培訓，工作中既不了解具體的管理程序，也沒有對檔案進行歸類管理，日常的管理工作僅僅局限在資料收集上，更有工作人員身兼數職的現象，不能專注于檔案管理工作，結果導致檔案資料不完整，查找不方便。

（二）工作信息化程度較低

現階段，在大多數的醫院中，檔案的錄入一般通過計算機實現，這一過程中也存在著不少問題。鑒于工作人員并沒有參與檔案管理軟件的設計，只依靠設計者自己并不能全面考慮到軟件的實際功能需求，無法保證軟件的實用性，導致軟件的使用出現了信息輸入困難的問題，電子檔案信息由此就無法得到充分的利用，信息化管理程度不高。而且，就現階段的檔案管理檢索來看，醫學信息檢索程序繁復，不能以一種簡易的方式查找信息，系統先進性不足。

（三）工作效率有待提升

從現階段的檔案收集以及歸檔的這一工作來看，還欠缺高效率及新管理手段的有效應用，與醫院的發展不相符合。同時，檔案管理工作需要對已有的資料進行匯編，以此更好的作為研究參考。但是在實際的工作中，絕大部分的專題資料都沒有通過外界獲取，僅限于醫院內部收集，是不能有效反映社會發展變化的。除此之外，工作人員也不重視日常工作中的資料積累，不具備超前服務意識，一般都是在急需資料的時候才開始進行編制。

二、關于強化檔案管理的措施

（一）實施規范化的檔案管理

檔案管理工作的強化，必須要對現階段的檔案管理制度加以有效完善，主要做到三個方面：一是提高認識，鑒于現階段檔案管理認識度不足的問題，醫院有必要通過培訓、講座等形式宣傳檔案管理的重要性，從思想上加深工作人員對檔案管理的印象，從而為檔案管理的實施奠定良好的基礎。二是實現規范化的日常管理工作，對檔案管理工作中的信息收集、資料整理、歸檔等各個環節的執行制度加以完善，規范檔案管理的日常工作行為，使整體的管理工作向制度化發展。三是實施工作績效制度，將檔案管理科學納入到科室管理責任制中，實施績效考核并通過一定的獎懲手段，使工作人員明確工作責任，促進檔案管理工作的落實。

（二）強化檔案管理工作隊伍

檔案管理，只有在領導層面首先加強重視，才能為檔案管理的有效落實創造必要條件。為此，必須將檔案管理納入醫院管理決策中，在全醫院范圍內加強對檔案管理重要性的宣傳，不僅要讓工作人員明確工作職責，也要加深醫院干部職工的認識，以便提供必要的工作支持，使檔案管理能夠與醫院業務得到同步的發展。同時，還應該鼓勵工作人員積極進修學習，參加專業再教育，以此提升業務素質和知識素養，從而更好的開展檔案管理工作，提升工作效率。

（三）引入現代化管理手段

引入現代化管理手段需要做到兩個方面：一是引入現代化的檔案管理設備。為了更好的保護檔案資料，加強檔案庫房建設是十分必要的。通過引入除濕防潮、空調等設備，能夠為檔案的管理創造良好的條件。二是加強檔案管理信息化程度。隨著科學技術的發展，越來越多的信息資料管理都實現了信息化。為了提升檔案管理效率，實現快速、便捷的檔案檢索、整理，現代化的檔案管理軟件應用是必不可少的。因此，應該在工作人員中普及這種信息化的管理手段，避免過多的人工查閱，以此提升工作效率。同時，針對當前軟件使用中存在的問題，應該加強與設計者的溝通，完成對軟件的改進，使其更好的實現檔案管理功能。

三、結語

在醫院發展中，不論是從事學術研究，還是進行人事行政安排，或者是下發科研經費，都需要用到醫院檔案作為有效參考。檔案作為醫院發展的重要信息資源，對于科學化決策起著積極的作用，因此，實施規范化的檔案管理顯得尤為重要。為此，必須盡快解決現階段檔案管理工作中存在的種種問題，加強工作認識，加強人員隊伍建設，引入現代化的管理手段，以使檔案管理得到不斷強化。

參考文獻：

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一、辦公室檔案管理現存的問題

1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新

由于我國檔案管理專業人才的培養還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業的人士來從事，這就導致現代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現代信息技術引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發達地區在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質有待提高

由于我國教育體制培養出來的專業檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產生了工作人員的專業知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發展，信息技術的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現代技術協助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應的現代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業技能相對缺乏、專業水平相對較低、缺乏足夠的運用現代辦公軟件的能力等問題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質問題是必須的，也是現代辦公室檔案管理發展中必須解決的問題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設有待加強

現代辦公室檔案管理的發展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現階段檔案管理的信息化建設還沒有完全成熟，很多硬件設施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統型的管理模式。

二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業務工作的開展具有直接的聯系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。　所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：

1.完善現代辦公室檔案管理體系

現代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應該將其結合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應，更能夠便于單位檔案管理系統的建立和完善。另外，應該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設。

2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

由于我國現階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規范化關系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發展現狀，結合辦公室檔案管理的目標，應該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發展需求和單位自身發展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業意識，強化單位檔案管理體系建設。

3.加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能

由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業技能的培訓，盡量提高工作人員的專業檔案管理工作能力。根據檔案管理規范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業技能的培訓；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心；再次就是要認真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應該根據辦公室檔案管理工作的相關要求以及檔案管理專業人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。　首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；　然后，　要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。

參考文獻：

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（一）淡薄的管理意識和落后的管理方式

淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業素質低，導致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時，也就造成了管理方式越來越落后。時代在發展，為了辦公室檔案管理工作更好的進行，有必要在這一領域進行改革，既把現代網絡信息技術應用到其中。

（二）專業水平有待提高的管理人員

首先，管理人員專業水平的低下以及專業知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應時代的發展，提高管理人員的素質成為了當務之急。其次，傳統的辦公室檔案管理模式已經無法適應這個時代的要求，信息化時代要求辦公室的檔案管理這個領域也要實現信息化，這就在無形中對工作人員的素質的要求也上升了一個臺階，而只有信息網絡化與具有專業素質的工作人員結合起來，才能是檔案管理的效率進一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。

（三）亟需強化網絡信息化建設在辦公室檔案管理領域的發展

首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎之上還要能夠把各個時段以及各個種類的檔案進行整理，管理人員如果繼續應用傳統的檔案管理模式，根本無法適應辦公室檔案管理的發展。其次，目前在檔案管理工作中應用網絡信息技術只是一個開始，有很多地方還不夠完善，導致目前還存在信息化檔案與紙質的檔案并存的現象，這一點同樣有待于改善。再次，現階段的檔案管理模式不夠系統化，不夠專業化，許多應用網絡信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。

二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

辦公室的檔案管理工作在企業中是非常重要的一項內容，它與辦公室的各項業務息息相關，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復雜，因為需要管理的檔案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點在這項工作中需要改進的地方：

（一）辦公室檔案管理制度需要完善

檔案管理工作的落后有一點原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協調有序的進行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點：首先，為解決檔案的安全性問題，要對重要的文件進行保密處理，并且針對不同等級的保密文件采取不同的措施，這樣才能是檔案的保密工作更加徹底，更加有效。其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題，應采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。再次，監督工作在檔案管理工作領域中也非常重要，因此此項工作應由兩個人同時完成，既保證了團隊合作又可以保證互相監督，更加確保了檔案的安全性，加強了檔案管理制度的完善性

（二）相關人員及單位的檔案管理意識需要加強

目前檔案管理工作沒有明顯的進展，有一方面是因為相關單位對其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識，然而為了使檔案管理工作正常有序的進行，加強單位對此項工作重要性的認識是非常必要的，因此有關單位應做到，管理意識加強，管理方式改進，管理理念與時俱進等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。

（三）檔案管理人員的專業水平還不夠高

檔案管理人員的專業素質不夠高會導致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發展，對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強管理人員的專業水平，一方面要從根源開始，選拔高素質人才，一方面就是對原有的工作人員進行專業素質的培訓，使其適應時代的發展以及工作的需要。

（四）檔案收集工作不夠強化

不夠強化的檔案收集工作會導致檔案的管理工作無法有秩序的進行，因此一定要加強辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進行整理收集，并用計算機進行有效的管理。

（五）檔案管理需要與網絡信息化技術相結合

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（一）是一種信息化的檔案管理模式

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統的紙質時代，逐漸向信息化方向發展，電子檔案是信息化時代的典型代表。與管理模式落后的紙質檔案管理模式不同，電子檔案管理擁有先進的設備。近幾年，各單位的辦公室都開始建立檔案管理系統，檔案管理工作不斷向信息化方向轉變。

（二）內容更加豐富，模式更加多樣化

近年來，電子檔案不斷向多樣化方向發展，檔案管理的范圍不斷擴大，管理方式更加多樣化。相對于傳統的紙質檔案管理，電子檔案的內容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來了便利。

（三）歸檔復雜，存儲信息更加準確安全

3、傳統的檔案管理是靠紙張來記載和展現信息，存在管理繁瑣，存儲信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質文件的歸檔比較復雜，即要經過數字簽名、信息確認、身份驗證以及加密保護等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來說，防止了信息泄露事件的發生。

2 辦公室電子檔案管理中存在的問題

（一）辦公室檔案管理組織不健全

據調查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時沒有根據本單位自己發展的獨特優勢和需求來建立檔案管理體系，缺乏創新思維和獨特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點的檔案管理工作相當困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進行表面工作，缺乏內在管理，導致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問題，在應用檔案時效率低下，給單位辦公室人員帶來極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問題急需解決。

（二）辦公室人員對檔案信息的安全意識缺乏

隨著科學技術的不斷發展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環境越來越透明，越來越公眾化，檔案工作在理念上實現了質的飛躍。正如人們所說，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發展給辦公室工作人員工作的效率，激發了工作人員工作的積極性，節省了大量時間。但也有不利的一面，網絡黑客猖狂，一些破壞分子對辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統遭到破壞，信息泄露，將會對本單位造成巨大損失。但辦公室里的監管人員，他們沒有深刻認識檔案信息泄露的嚴重性，缺乏專業知識以及安全意識，對檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強對他們的專業培養。

3 做好辦公室電子管理工作的措施

（一）電子檔案收集方面

檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內容，屬性多方面進行分析。內容方面：根據內容的重要性來對他們進行時間的保存以及材料是否和內容一致來確定移交時間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數據庫。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內容，計算機的特性，文檔管理的操作，避免在收集過程中沒有保存。

（二）電子檔案整理和歸納方面

自動化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計算機操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學會使用新科技產品，在信息交換是避免發生丟失的意外。防止信息泄露，是每個工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。

（三）電子檔案管理方面

1、保障系統標準化

電子檔案的管理系統必須標準化，為了確保管理系統的標準化，必須要規范計算機的應用，建設完善的數據庫，確保各項設施使用的標準化，實現電子檔案信息的共享，保證檔案的監管質量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設施是電子檔案管理系統重要部分，要有極好的計算機硬件，較完善的檔案庫，于此同時，要制定統一的使用標準以及使用方式，能夠及時對檔案管理進行分類，盡早的實現檔案管理系統的標準化。要針對軟件使用統一標準和檔案記錄過程產生的信息，制定比較簡單的管理程序，使檔案管理內容實現最優化。提高電子檔案管理系統的標準化信息。

2、加強保密工作

除了確保系統標準化之外，還要加強電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術的發展讓人們的保密意識不斷增強，人們必須充分發揮信息技術的優勢，增強檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應用計算機對檔案進行管理時，必須確保計算機相當安全，要創造安全的環境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識，小心使用外網，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環境的安全，必須定期對計算機進行檢查，重要的文檔必須要進行多層保護，設置使用權限，強化安全監控，確保檔案信息絕對安全。

3、進行數字化建設

電子檔案管理也離不開數字化的建設。現在是一個網絡技術時代，管理部門儲存了眾多的信息資源，計算機在有網環境中，檔案的儲存量越來越大，因此，管理部門必須加強數字化的建設，實現數字化管理和自動化管理。從而實現檔案的分類以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務。在完善檔案管理的過程中，管理部門必須遵循相關的法律，適當結合管理檔案的要求，不斷實現檔案的規范化，在檔案管理過程中，要確保信息的真實化，集體化和數字化，充分發揮其使用價值，建設數字化檔案管理需要部門各部門人員的相互配合，相互合作。

4、進行標準化信息建設

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1醫院檔案的定義以及分類情況

目前情況下，不少基層醫院的檔案管理工作存在著混亂的情況，造成這種局面的一個極為重要的因素便是醫院檔案的定義含糊不清，分類界定不明。所以，要改變當前我國醫院檔案管理中存在的一些問題就必須從定義入手，對醫院的檔案進行嚴格的劃分以及界定，從而提升醫院檔案的管理水平以及能力。醫院的檔案主要是在醫療、科研、教學、保健、醫藥管理、行政管理等過程中形成的具備保存價值的以文字、圖像、聲象等作為載體的記錄。根據相應的要求，醫院的檔案具體的劃分標準各不相同，一般可以分成病歷檔案、人事檔案、設備檔案、財務檔案、實物檔案等，在所有的這些中，病歷檔案是非常重要的檔案，其不僅僅是醫院醫療水平以及管理水平的具體體現，而且也是醫院避免醫療糾紛的重要憑證。人事檔案是醫院選撥以及任用人才的記錄，是醫院考核、培養、職務晉級的重要保證。科技檔案則是醫院的醫療成果鑒定以及推廣實施的重要的有效保障。基建檔案主要是指醫院在建設、管理、維修、擴建等方面的真實的記錄形式，它不僅僅服務于醫院的經濟建設，而且有助于醫院的醫療水平以及醫療事業的發展。所以，做好醫院的檔案管理工作對于醫院的發展等尤為重要。醫院的財務檔案包括一些具體的會計憑證、會計賬簿、個人保險的資料、獎金、津貼等，主要是以書面的形式來進行核算的資料，以及上級部門所發出的文件、法規制度的操作流程。其不僅僅反映了會計工作的有效控制，而且也為醫院建立完備有效地檔案管理提供了原始的、真實的數據。除了書面的表現形式，聲像資料也是醫院檔案非常重要的部分，其主要是指醫院在醫療活動、社會活動中依靠電子設備攝錄的形式來完成的具有重要價值的照片、磁盤、錄音帶、錄像帶等，其是醫院醫療活動、科研活動、教學活動的真實反映，是醫院眾多檔案的重要組成部分。

2目前基層醫院檔案管理存在的問題

2.1管理制度難以完善

目前檔案管理逐漸變得越來越復雜，已經并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括電子檔案方面的管理，如何利用網絡平臺進行共享，以及分級審查等內容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，勢必難以符合管理的迫切需求[1]。一些醫院在這方面開展過程中，特別是對于實物檔案等方面，普遍未予以及時有效的歸檔，缺乏相對完善的制度，這樣往往就會容易造成存在大量檔案材料，在實際進行歸檔的時候往往就會不齊全，另外普遍容易出現重復歸檔。檔案一旦被整理之后，同樣無法進行迅速地查找。

2.2硬件設施落后

在檔案管理具體開展的過程中，就硬件設施方面來說，目前難以保障先進性，并和現代化管理有出入[2]。現階段檔案管理的具體開展階段，存在著很多設施過于落后，陳舊和老化現象相對來說就會比較嚴重，一些醫院甚至缺乏比較獨立的辦公室，這無疑不利于檔案的良好保存，使用一段之后可能就會容易出現一定的破損，容易影響壽命等方面，另外對于檔案保密來說，同樣具有較大隱患。

2.3重視度缺乏

通常來說檔案管理對于整個醫院來說都具有十分重要的作用，通過檔案管理能夠實現更好地服務于醫院。但是目前由于重視程度不足，在檔案管理上也缺乏足夠的意識，因而使檔案資源沒有達到預期的利用效果。另外對于檔案管理隊伍來說，普遍難以做到完善，因此，實際工作效率就會大打折扣，一些原本有用的檔案資源沒有被充分調動起來，部分檔案資源甚至出現了閑置和丟棄，導致相當一部分檔案資源的浪費，因此，缺乏檔案重視的問題亟需解決。

2.4業務水平較差

對于檔案的各項管理而言，應不斷完善檔案管理團隊，使其具備一定專業性。然而一些醫院實際開展各項工作的過程中，并沒有較為完備的檔案管理團隊，甚至均屬于部門轉崗而來，因而就本質來說也就非專業了。他們一方面專業知識比較缺乏；另一方面未受到過培訓，因此，容易認識程度不足，并且在一些具體的業務上，同樣容易一知半解。

3怎樣有效加強基層醫院檔案管理

3.1不斷完善檔案管理制度

在檔案管理具體開展階段，應改變分散模式這一方法，大力推崇集中模式。醫院不同相關部門之間，需要進行較為有力的協調，在資源方面也應該進行有效的整合。就檔案管理方面來說，還需要不斷完善職能機構，并且充分肯定檔案室的地位[3]。另外應根據檔案工作具體情況，有機完善崗位責任制度，讓各環節具體的工作，都能夠充分實現有章可循。對各類檔案文獻，也應該力求予以集中式管理，檔案管理的具體開展階段，應力求實現綜合性，當成一個獨立整體，然后通過較為統一規范化標準，予以一定程度的系統整理。

3.2注重增加資金投入

基層醫院應不斷加大資金投入力度，并且應該及時引入現代化技術。就現階段檔案數量與種類方面，已經持續得到增加，因此，檔案開發利用實際階段，如果僅僅依靠人工進行管理，普遍難以實現迅速查找檔案，往往就會具有一定困難。所以，應該通過計算機等較為先進的手段，這樣才能有效開展檔案整理，管理能夠朝著現代化步伐前進。

3.3加強開發利用

應充分重視資源的開發，這樣才能充分利于后續較為良好的利用，并能夠充分避免重藏輕用的實際問題。作為檔案管理人員，應力求能夠通過多種渠道，深入到實際工作中去，并力求較為合理的開發利用資源。并且還應該秉承著較為積極樂觀的態度，有效組織編研活動。在服務觀念方面，也應該力求實現創新。另外在檔案具體進行利用過程中，不可避免的就會出現反饋信息，應重視這方面的管控。

3.4不斷提升檔案人員水平

檔案管理具體開展階段，人員培養相對來說尤為重要，因此，應該不斷提升管理人員水平。應注重加強培訓規劃，讓檔案管理方面人員，應該定期深入到實際中去進行參觀，積極有效地進行有關的學習，并且彼此之間加強交流，并且應該利用繼續教育手段，持續更新自我的知識，并且有效提升知識水平。

4結語

該文根據目前基層醫院實際情況，就怎樣落實檔案管理陳述自己觀點，旨在能夠為同行所參考。就現階段情況來看，很多醫院仍然采用人工管理這樣比較傳統落后的手段，無法真正將管理工作落到實處。特別是當前網絡化管理的普及，更要求人們應該及時有效創建有力平臺，并不斷完善管理方式，這樣檔案管理才會達到預期目的。總之，醫院的檔案管理工作并不是一項可有可無的工作，在思想上，醫院應該首先提高重視程度，改變傳統的管理方法，盡可能地采用先進的技術手段來加強檔案管理工作，從而為醫院的發展提供強有力的支撐。

作者:范瑩 單位:吉林省白城中心醫院人事科

參考文獻:

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（一）旅游景區辦公室電子檔案管理的發展

旅游景區辦公室檔案管理要運用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區的運營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區辦公室的檔案管理要采取科學方法進行管理，使用計算機和網絡技術逐步提高檔案管理的信息化，為景區提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態性的特點。電子檔案管理已經成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標準化，方便對檔案信息進行采集與存儲。電子檔案的輸入和應用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區辦公室電子檔案要對電子檔案數據庫進行動態性的實時更新，包括檔案信息采集、數據庫系統對數據的處理以及檔案數據的和利用等動態變化。

在信息化時代，旅游景區辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強化旅游景區管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠將旅游景區各種數據和信息進行及時準確統計，為旅游景區領導實時掌握景區發展狀況提供了資料依據。電子檔案管理涉及到了旅游景區的電子景務、景區信息公開指南、景區的管理制度、實物檔案整理、數碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內容。旅游景區辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區辦公室電子檔案方便了旅游質量監督管理部門對本景區的監督管理。在進行電子檔案管理的同時，也要保存好相關的紙質文件。檔案記錄要完整細致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區資源分類管理與評價。因此，電子檔案管理有助于旅游景區的開發建設，更好地提高旅游服務質量。

（二）旅游景區辦公室電子檔案管理存在的問題分析

一方面，旅游景區辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區辦公室的電子檔案管理應用程度還很低，這不能滿足旅游景區信息化管理的發展與要求。旅游景區辦公室的檔案管理舊有的模式要進行改變，一些辦公室人員對軟件應用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實現信息資源的價值，就必須有針對性地對各個部門進行服務，為這些部門提供建立電子檔案方法、業務管理制度等，這些工作還有待開展。

另一方面，旅游景區辦公室電子檔案還需要建設和完善。一些旅游景區辦公室檔案信息建設落后，檔案設施陳舊，難以滿足辦公室復雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數字信息資源的保存就容易出現丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應的管理制度與規范，就不能夠使電子檔案管理走向規范化，大多處于形式化和無序化狀態。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。

三、完善旅游景區辦公室電子檔案管理模式

首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質檔案管理逐漸轉變到電子檔案管理方式。要加強對全體員工的宣傳，提高景區員工對電子檔案的認識和利用程度。景區領導要加強電子檔案的組織保障，對旅游景區的旅游資源信息進行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區的建設發展與電子檔案管理同步。

其次，要加強電子檔案的技術設施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統，要通過計算機網絡技術對旅游景區辦公室的檔案管理軟件進行升級。要采購先進的網絡設備、文件數字化設備、基礎設備等，這樣才能確保電子檔案的穩定性和安全性。同時，要根據景區實際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發揮電子檔案的各項設施功能。