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00 00 第1節(jié)血淚案例：10年老會計把表格做死了

我是從基礎(chǔ)會計干起的，從出納、記賬會計、審核會計、資金管理、報表編制、財務(wù)分析、預(yù)算編制到制度建設(shè)等財務(wù)崗位，我基本都輪了一遍。在我的職場生涯中，遇到過很多基層財務(wù)和財務(wù)管理人員，他們普遍工作效率低，天天加班，唉聲嘆氣，慢慢的，眼睛也花了，頭發(fā)也白了，卻全然不知原因：使用Excel的姿勢不對。

你也許會想，不就是Excel嗎？我用了十多年了，從大學(xué)的時候就用，有什么用得對不對的，會輸入進(jìn)去數(shù)字，會公式不就得了嗎？我只能說“同志，你的想法很危險！”

在財務(wù)的實(shí)際工作中，很多財務(wù)人員由于沒有一個完整和科學(xué)的Excel使用理念，導(dǎo)致工作效率低，錯誤頻出的事情時有發(fā)生。我們先看及時個案例(如圖1-1)，這是一個玩具批發(fā)商的財務(wù)人員做的表格，這個表格的意思是這樣的：表格的橫向標(biāo)題是產(chǎn)品名稱，豎向?yàn)榭蛻裘Q，該批發(fā)商的客戶大部分為個人，所以全部為姓名。中間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計的是，產(chǎn)品的入庫、出庫和結(jié)存數(shù)量。設(shè)計這張表格的初衷是為了方便客戶，客戶拿貨的時候會一次性付款，但是由于客戶往往沒有地方放這些玩具，批發(fā)商就會允許客戶分次提貨，然后幫助客戶制成該表，結(jié)存的意思是每個客戶已經(jīng)購買但是沒有提走的商品數(shù)量。

圖1-1玩具批發(fā)商銷售及庫存業(yè)務(wù)統(tǒng)計表

由于表格設(shè)計得有缺陷，無法統(tǒng)計客戶每次購買貨物和提取貨物的明細(xì)，所以，你會發(fā)現(xiàn)，這個表格的很多單元格的右上角有小紅點(diǎn)，這些小紅點(diǎn)就是批注。這家企業(yè)的財務(wù)人員為了記錄入庫和出庫明細(xì)，就加了很多批注上去。老板想看哪個客戶的出入庫明細(xì)，這家企業(yè)的財務(wù)人員就得把批注一個一個點(diǎn)開，然后用計算器重新加一遍，算出一個數(shù)字給老板看。如果老板想看50個客戶的明細(xì)，財務(wù)就得用計算器算50次，工作效率之低可想而知。

如果這家企業(yè)的財務(wù)懂得如何設(shè)計表格，那么老板想要所有客戶的交易明細(xì)，那他只需要用Excel的數(shù)據(jù)透視功能，1分鐘就可以給老板想要的數(shù)據(jù)。而不是加一個晚上的班，餓著肚子做出來，還得反復(fù)檢查，生怕數(shù)據(jù)出錯。

這家企業(yè)的財務(wù)人員工作已經(jīng)有十來年的時間了，業(yè)務(wù)水平可以說還是可以的，一般的賬務(wù)處理工作都能應(yīng)付，美中不足的地方就是不善于總結(jié)和學(xué)習(xí)新的事物，導(dǎo)致經(jīng)常加班，卻又不能給老板提供有用的數(shù)據(jù)，所以其職場生涯始終平平庸庸，無法有大的能力提升，因?yàn)闀r間都被基礎(chǔ)工作占用了。第2節(jié)財務(wù)工作中的兩大類表格：上報表格和自用表格

上個例子只是財務(wù)職場工作中的不善使用軟件工具導(dǎo)致工作效率不高，職場發(fā)展受阻案例的“冰山一角”。其原因是沒有搞清楚表格的分類，所以從一開始設(shè)計表格時，架構(gòu)就錯了，導(dǎo)致后期工作受阻。

實(shí)際上，財務(wù)職場中的表格主要分為兩大類，及時類是上報表格，第二類是自用表格。

上報表格

首先說下上報表格，它的特征是格式固定，不能更改。例如企業(yè)要對外報送的資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等等，還有稅務(wù)局、國資委、統(tǒng)計局等要求下屬企業(yè)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，集團(tuán)公司要求下屬分子公司填報的數(shù)據(jù)等等。這些表格的格式都是固定的，不能更改。因?yàn)檫@些表格要不就是有一些規(guī)范要求，要不就是上級組織收到表格后要進(jìn)行匯總，所以必須先按照要求和規(guī)定填報，格式不能更改。

自用表格

再說一下自用表格，自用表格的特征是風(fēng)格各異，每個企業(yè)，每個財務(wù)人員根據(jù)企業(yè)規(guī)模、所處行業(yè)、業(yè)務(wù)性質(zhì)以及個人的表格習(xí)慣、思維習(xí)慣等等會有不同的設(shè)計。例如企業(yè)中的職工薪酬臺賬、商業(yè)合同登記臺賬、部門費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況表等等，都是自用表格的一部分。

自用表格的來源主要有三個：ERP系統(tǒng)導(dǎo)出的表格、自己設(shè)計的表格以及別人給的表格，具體如下：

(1)ERP系統(tǒng)導(dǎo)出的表格。ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning)的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)包括很多個模塊，例如財務(wù)管理模塊、人力資源管理模塊、采購管理模塊、供應(yīng)管理模塊、制造管理模塊等等。本書主要聚焦與財務(wù)緊密沾邊的部分模塊，所以以下部分，我會將ERP系統(tǒng)叫做財務(wù)ERP系統(tǒng)。

目前市面上比較流行的財務(wù)ERP系統(tǒng)有ORACEL、SAP、金蝶、用友等等，盡管每個系統(tǒng)都很成熟，但是還是有很多財務(wù)基礎(chǔ)和財務(wù)分析的工作需要用Excel進(jìn)行對接和二次處理。這是難免的，財務(wù)ERP系統(tǒng)對海量數(shù)據(jù)的大批量操作有其優(yōu)越性，而Excel對個性化的表單定制和日常靈活多變的財務(wù)分析卻有著其內(nèi)在的優(yōu)勢。我建議結(jié)合起來使用，財務(wù)ERP系統(tǒng)是大菜刀，就像切菜一樣，用來大批量快速處理數(shù)據(jù)，而Excel是萬能刀，有很多靈活的功能，可以用來做雕工，非常實(shí)用。

需要注意的是，ERP導(dǎo)出來的數(shù)據(jù)，如果想要用Excel進(jìn)行處理，就需要用Excel的規(guī)則，拿ORACLE系統(tǒng)舉例，從ORACLE系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，一般是TXT格式的，用Excel處理時，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)引入，還要把不同字段的數(shù)據(jù)進(jìn)行分列。

(2)自己設(shè)計的表格。自己設(shè)計的表格往往使用起來是比較靠譜的，但是前提是你掌握了本書的技巧，還要掌握領(lǐng)導(dǎo)的需求，比如，領(lǐng)導(dǎo)讓你設(shè)計一個合同臺賬，其實(shí)是想通過表格掌握哪些合同快要到期續(xù)簽，哪些合同需要催收相關(guān)款項或者需要及時支付貨款，以防斷貨。如果你僅僅是統(tǒng)計了合同名稱、簽訂合同時間還有往來方名稱這幾個字段，那說明你的功力還需要加強(qiáng)。

(3)別人給的表格。別人給的表格就不那么好應(yīng)付了，由于你作為數(shù)據(jù)匯總者或者作為工作承接者使命巨大，往往意味著你需要花很多時間和精力去核對和處理別人給的表格。比如，你作為集團(tuán)年度財務(wù)決算的負(fù)責(zé)人，下屬有十多家子公司，要想合并報表出具正確，首先你要檢查確認(rèn)下屬公司上報上來的表格數(shù)據(jù)是正確的，要不就會產(chǎn)生天大的錯誤。而作為工作交接必備的電子臺賬，別人做過的工作你也要心里有數(shù)，要不時間長了，信息遺忘，可能會給公司造成損失。第3節(jié)如何設(shè)計高效的財務(wù)工作表格

剛才說了低效表格的危害和財務(wù)職場中的表格分類，現(xiàn)在說說如何設(shè)計高效的財務(wù)工作表格。

高效的財務(wù)工作表格實(shí)際上就是高效工作流程的體現(xiàn)。根據(jù)剛才說的表格分類，財務(wù)工作表格可以分為兩大類：上報表格和自用表格，其中，上報表格是格式固定，不能更改的；自用表格就比較靈活，但是也需要把握設(shè)計規(guī)律，要不就成了低效表格，變成了剛才的血淚會計加班史。

上報表格就不用說了，格式不能更改，也不用談什么自己設(shè)計了，按照要求上報才是正事。自用表格我們就還是得聊聊。自用表格目的主要是生成上報表格或者是統(tǒng)計某些數(shù)據(jù)上報給領(lǐng)導(dǎo)等等。不管是什么樣的目的，設(shè)計的原則總是要設(shè)計成一維的數(shù)據(jù)格式，還有設(shè)計的思路就是：確定主角 講個故事。

及時個問題：什么是一維數(shù)據(jù)？

要知道什么是一維數(shù)據(jù)，首先要弄清楚什么是二維數(shù)據(jù)，典型的二維數(shù)據(jù)就是我們財務(wù)常見的利潤表，如圖1-2，想知道某公司利潤表中的“本年營業(yè)收入”，需要通過橫向和縱向兩個標(biāo)題來確定，首圖1-2利潤表-典型的二維數(shù)據(jù)表

先要找到橫向標(biāo)題中的“本年累計數(shù)”，再找到縱向標(biāo)題中的“營業(yè)收入”，兩個標(biāo)題找到后，就可以確定“本年營業(yè)收入”為3628萬元。這種需要讀取兩個標(biāo)題確定一個數(shù)據(jù)的表格就是二維表格。說白了就是兩個標(biāo)題決定一個數(shù)據(jù)的內(nèi)容。

接下來，我們再看看什么是一維表格，如圖1-3，這是一個普通美發(fā)店的消費(fèi)登記表，假如我想看這個月有哪些客戶消費(fèi)，那我只需要找到字段標(biāo)題“客戶”，就可以查看，如果我想知道這個月的營業(yè)情況，那我只需要找到字段標(biāo)題“消費(fèi)金額”，就可以查看。一維數(shù)據(jù)，說白了就是一個標(biāo)題決定下面所有數(shù)據(jù)的內(nèi)容。

圖1-3一維表格

第二個問題：如何設(shè)計高效自用表格？

高效的自用表格，首先要保障結(jié)構(gòu)：一維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。然后，使用“確定主角 講個故事”的設(shè)計原則設(shè)計字段標(biāo)題及內(nèi)容，選擇有效和符合實(shí)際要求的字段是財務(wù)實(shí)務(wù)中非常重要的事情，而確定字段的過程，實(shí)際上就是一項業(yè)務(wù)的流程梳理。

還拿剛才的圖1-3一維數(shù)據(jù)表格舉例，這個表格需求是這樣的：店長想統(tǒng)計每個月的營業(yè)情況，然后從中可以判斷，哪項服務(wù)比較暢銷，哪項服務(wù)需求少，找出原因，再看看如何改進(jìn)服務(wù)產(chǎn)品。另外，也可以統(tǒng)計出，哪些理發(fā)師的客戶比較多，可以考慮進(jìn)行獎勵，哪些理發(fā)師業(yè)績較差，找出原因從而進(jìn)行提升。

然后，我們再梳理一下業(yè)務(wù)流程，從業(yè)務(wù)流程來看，業(yè)務(wù)的起始點(diǎn)是顧客進(jìn)入理發(fā)店，然后迎賓員引領(lǐng)顧客，并詢問顧客需要什么服務(wù)。顧客選擇相應(yīng)的服務(wù)，并選擇為其服務(wù)的理發(fā)師，理發(fā)師為其提供理發(fā)、染發(fā)或燙發(fā)等服務(wù)，服務(wù)交付后，顧客在前臺買單付款，整個流程結(jié)束。然后每個月的月末，店長根據(jù)每個理發(fā)師的業(yè)績情況，計算相應(yīng)的提成金額，并支付績效工資。

從整個流程來看，我們需要“確定主角 講個故事”的設(shè)計原則。首先，我們要確定主角，主角實(shí)際上就是整個流程的開始觸發(fā)事項(或者人)，從這個流程看，哪個事項是引發(fā)整個流程開始的事項呢？也就是說，哪個事項不發(fā)生，整個流程就不會啟動呢？答案當(dāng)然是：客戶。那這里就可以確定，客戶為整個流程的“主角”。因?yàn)闆]有客戶進(jìn)店消費(fèi)，就不會有后面的理發(fā)師提供服務(wù)、付款結(jié)算等等事項。

主角確定了。接下來，我們“講個故事”，“講個故事”就是根據(jù)流程設(shè)計每個字段。從上述的流程看，顧客進(jìn)入店面消費(fèi)，需要統(tǒng)計日期，也就是哪天來消費(fèi)的，這個過程可以確定一個字段“日期”；接下來，理發(fā)師提供服務(wù)，可以確定兩個字段，即哪個理發(fā)師提供的服務(wù)，可以確定“理發(fā)師”編號字段，提供的什么服務(wù)，可以確定“消費(fèi)項目”字段；，服務(wù)結(jié)束，顧客買單，可以確定“消費(fèi)金額”字段；月末，店長計算績效提供獎金，可以確定“提成金額字段”。

這樣，我們通過“確定主角 講個故事”的設(shè)計原則，一共確定了6個字段，分別為“日期”“客戶”“理發(fā)師”“消費(fèi)項目”“消費(fèi)金額”“提成金額”。這個時候，你也許會問：我是設(shè)計好了，不過有什么用呢？，我不是還得通過篩選，設(shè)置公式，一個一個算出來店長上述的需求嗎？其實(shí)，你不必?fù)?dān)心……因?yàn)椋砸@么設(shè)計表格，就是要為我們后面的“一秒鐘生成你想要的數(shù)據(jù)”做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

比如，店長想讓你分別統(tǒng)計這個月的客戶消費(fèi)情況、服務(wù)產(chǎn)品銷售情況以及理發(fā)師業(yè)績情況(如圖1-4，圖1-5，圖1-6)，你只需要用Excel的數(shù)據(jù)透視表功能，幾秒鐘搞定。(數(shù)據(jù)透視表的具體操作方法見本書第四章，此處不再贅述)。是不是很神奇？ 0 0 圖1-4客戶消費(fèi)情況統(tǒng)計

圖1-5服務(wù)產(chǎn)品銷售情況統(tǒng)計

圖1-6理發(fā)師傅業(yè)績情況統(tǒng)計

第4節(jié)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)“十宗罪”

說完了表格的分類，以及如何設(shè)計表格，我們接下來聊聊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的“十宗罪”。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的“十宗罪”分別是：

(1)合并單元格；

(2)二維標(biāo)題；

(3)空白單元格；

(4)空白行/列(有時是用于分隔好看)；

(5)數(shù)值和單位記錄到一起(220元)；

(6)小計行；

(7)文本型數(shù)值(如用于計算就是罪)；

(8)不合規(guī)日期；

(9)記錄不完整(王某某記錄為小王)；

(10)同一記錄描述不統(tǒng)一(人力資源部記錄為人力部、人事部、人力資源部，HR)。

如果你的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表格中，出現(xiàn)上述描述的10種情況，那么恭喜你!你即將或者已經(jīng)進(jìn)入整天加班的行列……上述“十宗罪”會讓你計算錯誤，篩選無效，數(shù)據(jù)透視表無法使用。之所以要把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的“十宗罪”描述出來，就是為了要避免上述錯誤，從而不讓基礎(chǔ)數(shù)據(jù)“十宗罪”阻礙你的數(shù)據(jù)處理效率。

圖1-7線上業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計表我們看如圖1-7線上業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，這個案例就綜合了數(shù)據(jù)“十宗罪”的所有錯誤。我們可以看到，整個表格看起來雜亂無章，雖然是一維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，但是卻多了很多黃色的空白單元格橫插進(jìn)去，日期字段下面的格式有些是錯誤的，每個點(diǎn)擊次數(shù)單元格數(shù)據(jù)的左上角都有綠色的小三角，說明這列數(shù)據(jù)的格式是文本格式，這種格式的數(shù)據(jù)往往是由于網(wǎng)絡(luò)下載所致，如果不轉(zhuǎn)換成真正的數(shù)字，會導(dǎo)致計算錯誤。另外，展現(xiàn)次數(shù)字段第二行有兩個數(shù)字相加的情況出現(xiàn)，會導(dǎo)致整理數(shù)據(jù)計算失效。還有交易金額，把實(shí)際金額加上了單位一同列示，會導(dǎo)致計算失效。錯誤有很多，都是我們財務(wù)職場中常見的不規(guī)范數(shù)據(jù)，今天我們在這個案例中都遇到了，那我們就一次性解決吧……

不規(guī)范情況1：標(biāo)題出現(xiàn)合并單元格

處理思路：將標(biāo)題寫在工作表標(biāo)簽上，這樣既可以區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)，又可以防止利用數(shù)據(jù)透視表處理數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤的情況出現(xiàn)。

具體操作：鼠標(biāo)選中及時行，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵-選擇[刪除]，刪除及時行，然后將標(biāo)題“2016年7-11月線上業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計表”寫在工作表標(biāo)簽上，也就是Excel界面左下角Sheet1處。具體操作如圖1-8，圖1-9。

圖1-8刪除表格標(biāo)題

圖1-9將表格標(biāo)題寫在工作表標(biāo)簽處

不規(guī)范情況2：表格中有很多空行

處理思路：之所以有的財務(wù)人員會在表格中加入空行或者空列，有的是為了分辨不同類別的數(shù)據(jù)，或者區(qū)分不同的數(shù)據(jù)處理區(qū)域。但是，這樣的空行或者空列出現(xiàn)后，Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)透視表功能就被廢止了，因?yàn)橐坏┩敢暰蜁l(fā)生錯誤，所以，必須把空行或者空列去掉。對付空行或空列的，主要是用定位功能，定位后，批量刪除。

具體操作：用鼠標(biāo)選中B列，然后同時按下鍵盤上的CTRL和G(以下簡稱[CTRL G])，或者按下鍵盤數(shù)字鍵上的[F5]，之后，會出現(xiàn)定位對話框。點(diǎn)擊[定位條件]，選擇[空值]，點(diǎn)擊[確定]。這樣，表格上所有的空行就被選擇中了，然后，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇[刪除]，再選擇[整行]，所有的空行就被刪除了。具體操作如圖1-10，圖1-11，圖1-12，圖1-13。處理完的效果，如圖1-14所示。圖1-10定位空行

圖1-11定位條件為[空值]

圖1-12批量刪除空行

圖1-13選擇“整行”刪除

圖1-14處理后的表格

這里需要說明一下的是，[定位]的功能相當(dāng)于告訴Excel根據(jù)什么樣的需求，快速批量地選中單元格，[定位]功能可以選擇“空值”“公式”“常量”“可見單元格”“批注”“條件格式”“數(shù)據(jù)有效性”等等。有點(diǎn)類似轟炸機(jī)投射導(dǎo)彈前，需要先鎖定打擊目標(biāo)，然后再精準(zhǔn)投放。[定位]功能可以根據(jù)需要鎖定符合條件的單元格，然后批量進(jìn)行操作，非常適合大批量錯誤數(shù)據(jù)處理。

不規(guī)范情況3：錯誤的日期格式

錯誤的日期形式，會導(dǎo)致Excel把日期當(dāng)成文本，無法計算。比如，你想統(tǒng)計合同是否到期時，需要拿合同到期日和合同簽訂日期相減，從而計算出合同還有多少天到期，但是，如果你的日期格式錯誤了，這個是否到期就計算不出來了，你的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就白做了。所以，在審閱基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時，務(wù)必看下日期格式是否正確。

處理思路：要處理錯誤的日期，首先要知道什么是正確的日期格式。正確的日期格式有4種，分別是：

(1)用短橫線“-”分隔的日期，例如“2017-7-7”或“2017-7”。

(2)用斜杠“/”分隔的日期，例如“2017/7/7”或“2017/7”。

(3)用中文直接錄入日期，例如“2017年7月7日”或“2017年7月”。

(4)用英文直接錄入日期，例如“7-JUL-17”或“JUL-17”。

這里需要說明的是，若填寫年和月份，沒有輸入具體哪天，則Excel默認(rèn)輸入的日期為1日，例如“2017-7”，Excel默認(rèn)為2017年7月1日。

錯誤的日期格式，最常見的是用“.”或者空格分隔日期，例如“201777”或者“20170707”。之所以有很多財務(wù)人員這么輸入，就是為了圖省事，結(jié)果反倒耽誤了大事。比較快速的處理方法用Excel自帶的[分列]功能。

具體操作：

STEP1：選中A列日期列，然后點(diǎn)擊[數(shù)據(jù)]菜單，選擇功能[分列]，進(jìn)入第1個步驟：選擇分列方式，這里有兩個選項：[分隔符號]和[固定寬度]，這個步驟的意思是，你想用什么方法把這列數(shù)據(jù)分成多列數(shù)據(jù)，如果選擇[分隔符號]，就意味著你是要用符號進(jìn)行分列，比如逗號，句號，空格，斜杠等等，將一列數(shù)據(jù)分成多列。如果選擇[固定寬度]，簡單來講就是手工插線進(jìn)行分列，想在哪里分列就用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊一下，插入分列線即可。這里我們是想改變?nèi)掌诟袷剑幌雽θ掌诹羞M(jìn)行分列，所以直接點(diǎn)擊[下一步]。

STEP2：進(jìn)入[分隔符號]選項，就是我們剛才說的，Excel問你用什么符號分列，這里還是一樣，我們是想改變?nèi)掌诟袷剑幌雽θ掌诹羞M(jìn)行分列，所以直接點(diǎn)擊[下一步]。

STEP3：進(jìn)入[列數(shù)據(jù)格式]選項，這里可以對列數(shù)據(jù)直接進(jìn)行格式改變，這個功能很強(qiáng)大，可以將文本型格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字，也可以將數(shù)字型格式轉(zhuǎn)換成文本，還可以將不規(guī)范的日期格式轉(zhuǎn)換為正確的日期格式。這個步驟，我們是為了將不規(guī)范的日期格式轉(zhuǎn)換為正確的日期格式，所以我們選擇[日期]，后面我們選擇[YMD]，也就是年月日的順序排列。，點(diǎn)擊[完成]。是不是發(fā)現(xiàn)之前用空格分隔的日期已經(jīng)按照正確的格式顯示了。具體操作如圖1-15，圖1-16，圖1-17，圖1-18，圖1-19。圖1-15選中日期列，[數(shù)據(jù)]-[分類]

圖1-16默認(rèn)選項，點(diǎn)擊[下一步]

圖1-17默認(rèn)選項，點(diǎn)擊[下一步]

圖1-18[列數(shù)據(jù)格式]中選擇[日期]，格式選擇YMD(年月日)，點(diǎn)擊[完成]

圖1-19轉(zhuǎn)換后的效果

不規(guī)范情況4：文本型數(shù)字

處理思路：文本型數(shù)字的產(chǎn)生，很多情況下是由于財務(wù)系統(tǒng)或者網(wǎng)絡(luò)銀行下載表單后，沒有進(jìn)行處理，導(dǎo)致出現(xiàn)文本型數(shù)字，文本型數(shù)字是不能夠進(jìn)行計算的，一旦對其進(jìn)行求和，就會發(fā)生錯誤，所以必須修改為正確的數(shù)字格式。

這里需要說明的是，Excel的格式問題，Excel中，格式分為3大類：數(shù)字；文本；日期及時間。

不信你可以試試，隨便找一個單元格，點(diǎn)擊右鍵，選擇[設(shè)置單元格格式]，就會出現(xiàn)[設(shè)置單元格格式]對話框，里面有很多格式分類，但是，你仔細(xì)觀察就會發(fā)現(xiàn)，其實(shí)我們可以對其進(jìn)一步歸類，方便我們理解和掌握。格式的及時類是數(shù)字，包括常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會計專用、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)計數(shù)(特殊和自定義暫不考慮)，實(shí)際上貨幣、會計專用、百分比等等格式選項只是數(shù)字讓其以不同形式顯示，本質(zhì)上還是數(shù)字格式；格式的第二類是文本；格式的第三類是日期和時間。這樣歸類是不是好理解多了？

一般而言，文本格式轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式有三種快速的方法，都可以秒殺轉(zhuǎn)換，三種方法分別是：批量乘以1；利用系統(tǒng)智能提示轉(zhuǎn)換；分列。

具體操作：

方法一：批量乘以1。

STEP1：首先在任意一個單元格，輸入一個數(shù)字1，然后復(fù)制，選中要轉(zhuǎn)換格式的單元格區(qū)域，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇[選擇性粘貼]。

STEP2：在這個選擇性粘貼菜單中選擇[乘]，這樣你選中的每個單元格就都批量乘以了一個1。相當(dāng)于對每個單元格的文本都做了一次乘法的運(yùn)算。這樣就使原來的文本格式轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式了。具體操作如圖1-20，圖1-21。

圖1-20選中區(qū)域，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵-選擇[選擇性粘貼]

圖1-21選擇[乘]

方法二：利用系統(tǒng)智能提示轉(zhuǎn)換。

STEP1：選中要轉(zhuǎn)換的文本格式單元格區(qū)域，這個時候會出現(xiàn)一個黃色的感嘆號標(biāo)簽，點(diǎn)擊一下[感嘆號標(biāo)簽]，進(jìn)入選擇菜單。

STEP2：選擇[轉(zhuǎn)換為數(shù)字]，這樣原來文本型的格式就一下轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式了。具體操作如圖1-22。

圖1-22選中轉(zhuǎn)換區(qū)域，點(diǎn)擊黃色[感嘆號標(biāo)簽]，選擇[轉(zhuǎn)換為數(shù)字]

方法三：分列。

STEP1：選中要轉(zhuǎn)換的文本格式單元格[整列]。

STEP2：在[數(shù)據(jù)]菜單中，選擇[分列]功能。

STEP3：在出現(xiàn)的分列選項中，直接點(diǎn)擊[完成]，這樣就完成了轉(zhuǎn)換。這個方法是不是簡單又快速？原理是[分列]功能第三步可以轉(zhuǎn)換格式，我們上面的內(nèi)容有說過，這個第三步轉(zhuǎn)換格式默認(rèn)為常規(guī)，也就是說，通過分列直接把文本格式轉(zhuǎn)為常規(guī)的數(shù)字格式。可見[分列]功能確實(shí)是批量處理不規(guī)范數(shù)據(jù)的神器。具體操作如圖1-23，圖1-24，圖1-25。圖1-23選中要轉(zhuǎn)換文本格式的整列數(shù)據(jù)，并選擇[分列]