引論:我們?yōu)槟砹?3篇文書(shū)檔案管理范文,供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源,期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感,讓您的文章更具深度。
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2.文件和文字信息得到充分交流與共享在原始的手工操作管理中,企事業(yè)單位由于不能做到信息共享,使得大量信息閑置在文件柜中,不僅造成資金和資源的浪費(fèi),還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后,檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí),由單途徑管理發(fā)展為體系管理,由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用,可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián),提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄,從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率,可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理,可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率,可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái),了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì),纖維素在一定的條件下容易受到破壞:如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,可發(fā)生水解和氧化反應(yīng),在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同,隨著電子技術(shù)日新月異,貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟,我們可以根據(jù)不同的需要,選擇不同的電子載體,如VCD、DVD光碟,小容量的閃存U盤(pán),大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷,易于傳遞,且貯存時(shí)間長(zhǎng),受外部環(huán)境影響小,不易損壞,具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性日常公文辦理過(guò)程中,辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生,文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí),文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤,給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便,在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下,直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞,大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制電子文件的內(nèi)容不僅易于變化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性變?nèi)酢k娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡,雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出,無(wú)法從字跡上分辨其原始性,而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名,也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn),隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理,絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平,從目前看,許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。
三、針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題我提出了幾點(diǎn)方法
1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間,設(shè)置物理隔離,以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址,然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制,無(wú)論何種類(lèi)型防火墻,從總體上看,都應(yīng)具有以下五大基本功能:過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪(fǎng)問(wèn)行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫,不斷改善硬環(huán)境,提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上,檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備(施)的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主,培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制,保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑,要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制,把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度,要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流,多學(xué)習(xí)兄弟單位和科(室)利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段,不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō),通過(guò)采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,而且,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
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1測(cè)繪文書(shū)檔案管理中文在的問(wèn)題分析
1.1檔案管理崗位職責(zé)不夠明確
文書(shū)的工作方向是文案工作的基礎(chǔ),由于測(cè)繪單位中,文書(shū)管理與檔案管理在工作上一般是按照職責(zé)分工,分別管理的。由于人員方面的交替,會(huì)出現(xiàn)由于新老員工交替,導(dǎo)致文文書(shū)方面的質(zhì)量參差不齊,甚至在文書(shū)交接方面,會(huì)出現(xiàn)文書(shū)的遺失、脫節(jié)等問(wèn)題。大多數(shù)傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方法,是依靠人工存貯,在存貯工作中難免出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。比如,長(zhǎng)時(shí)間的工作讓眼睛干澀,造成頁(yè)碼標(biāo)題與卷宗其他文件不符等情況,紙張的大小也沒(méi)有正式的統(tǒng)一,傳統(tǒng)的歸檔紙張是16開(kāi),現(xiàn)在的是4開(kāi),檔案不能整齊裝訂,中間有散落現(xiàn)象也不會(huì)馬上察覺(jué)。
1.2文書(shū)檔案管理不夠現(xiàn)代化
在測(cè)繪的文案管理上,沿襲過(guò)去到現(xiàn)在常用的做法,除了當(dāng)前的用計(jì)算機(jī)對(duì)文案進(jìn)行存檔保存外,其他的存檔水平還是需要人工操作,還沒(méi)有全面的去運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)去管理和儲(chǔ)存,發(fā)揮出檔案現(xiàn)代化的儲(chǔ)存方式[1]。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及可以說(shuō)到了工作生活的方方面面,大多數(shù)房產(chǎn)公司沒(méi)有利用好現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)流行的這種機(jī)會(huì),讓計(jì)算機(jī)更方便的為我們的工作進(jìn)行編排,傳統(tǒng)的管理方式,已經(jīng)不能跟上現(xiàn)在時(shí)代的潮流。現(xiàn)在的人們,幾乎每人都有一套房子,那么大的儲(chǔ)存量,還用過(guò)去的方式去管理,在遇到問(wèn)題時(shí),不能及時(shí)的找出檔案,影響員工的工作效率。
1.3組織領(lǐng)導(dǎo)的力度不夠,設(shè)施也不夠完善
由于房產(chǎn)測(cè)繪方面以檢測(cè)生產(chǎn)為中心,文書(shū)檔案管理方面得不到很好的重視,領(lǐng)導(dǎo)層面也很少去管理或者去了解文書(shū)檔案這方面的內(nèi)容。個(gè)別的房產(chǎn)還會(huì)認(rèn)為檔案就是公文,當(dāng)成公文的方式整理歸檔,對(duì)檔案的信息化建設(shè)工作沒(méi)有一個(gè)到位的認(rèn)識(shí)。很多高層人士,領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)都將房產(chǎn)行業(yè)看做掙錢(qián)的一種方式,很少去關(guān)心房產(chǎn)測(cè)繪方面文書(shū)檔案的管理,也沒(méi)有向這方面進(jìn)行投資,導(dǎo)致沒(méi)有完善的設(shè)施,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作也不夠重視,員工積極性不高,反而會(huì)阻礙當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
1.4專(zhuān)職業(yè)務(wù)的工作人員水平問(wèn)題
就大多數(shù)房產(chǎn)公司而言,文書(shū)檔案的管理工作是由人事部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)保管,檔案方面的管理者不是兼職就是剛就業(yè)的新手,沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理者去負(fù)責(zé)。其中的管理人員也不是專(zhuān)業(yè)畢業(yè),有的甚至沒(méi)有上崗證書(shū)。由于上述的領(lǐng)導(dǎo)不重視的問(wèn)題,導(dǎo)致在員工聘請(qǐng)方面也沒(méi)有太多的要求,只要有人干就好。一般都是剛畢業(yè)的學(xué)生或者臨時(shí)的兼職,很少有人學(xué)這方面的專(zhuān)業(yè),更不要說(shuō)在這方面的工作經(jīng)驗(yàn)。這樣就會(huì)出現(xiàn)前文寫(xiě)過(guò)的員工流動(dòng)性大,對(duì)檔案的交接工作容易出現(xiàn)問(wèn)題,導(dǎo)致檔案不全。
2解決問(wèn)題的措施
2.1解決檔案本身存在的問(wèn)題
從測(cè)繪文案的材料入手,層層遞進(jìn),扎實(shí)的打好文書(shū)檔案形成的基礎(chǔ)。明確做到文書(shū)管理與檔案管理的互通和學(xué)習(xí),使雙方掌握工作銜接的相關(guān)要求,來(lái)形成對(duì)文書(shū)管理工作的重視。文書(shū)管理工作還要規(guī)范文字的格式、紙張的規(guī)格、書(shū)寫(xiě)工具的使用、文章的修改和批閱的程序等,按照規(guī)范有規(guī)矩的來(lái)進(jìn)行對(duì)文案進(jìn)行及時(shí)的整理,保證文案的完整,從而達(dá)到文書(shū)文案一體化[2]。同時(shí)檔案管理者要身體例行,熟練地掌握業(yè)務(wù)的要求、科學(xué)決斷、嚴(yán)格把關(guān),實(shí)現(xiàn)檔案工作的保值和增值,從而提升檔案的質(zhì)量,以及文書(shū)檔案的管理和利用率。在員工之間轉(zhuǎn)換的時(shí)候,一定要保證檔案的完整性,對(duì)有些紙張破損,文字不清晰等問(wèn)題頁(yè)面,可以進(jìn)行臨摹或者再?gòu)?fù)印,讓交接工作時(shí),不會(huì)出現(xiàn)文件的丟失等情況。
2.2提高文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理水平
對(duì)管理水平的提高,是個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程,要根據(jù)單位的實(shí)際情況,來(lái)制定相關(guān)的計(jì)劃和措施,制定合理的規(guī)劃,力所能及的去引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段來(lái)完善自身。還要勇敢的去探尋新的檔案管理方法,逐漸改善當(dāng)前的管理現(xiàn)狀,使整個(gè)檔案管理處于一個(gè)規(guī)范、有序的范圍中。同時(shí),建設(shè)和維護(hù)好檔案室和對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存的基礎(chǔ)設(shè)施,從而保證檔案保存的質(zhì)量問(wèn)題。加強(qiáng)對(duì)文案的管理工作,讓文案管理進(jìn)入現(xiàn)代化水平,傳統(tǒng)的方法已經(jīng)被當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)程所淘汰,現(xiàn)代化的趨勢(shì)將會(huì)取代傳統(tǒng)的方法,在管理方面,現(xiàn)在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。將現(xiàn)代化水平引入到文案管理中,不僅能保證文案的安全,也會(huì)讓管理方面顯得更加的輕松。
2.3加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理,完善管理設(shè)施加強(qiáng)
對(duì)文書(shū)檔案的管理和宣傳工作,加大在人力、物力和財(cái)力方面的投入,教育手下員工對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理認(rèn)識(shí)的重要意義,還要把檔案管理的工作納入每次的會(huì)議中去,從而解決檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)問(wèn)題,重視和培養(yǎng)年輕的檔案管理人員,讓他們慢慢的熟悉業(yè)務(wù)、檔案和計(jì)算機(jī),然后將這三點(diǎn)全面認(rèn)識(shí)的支援配置到崗位上來(lái)。建造一支擁有良好的職業(yè)道德和較高專(zhuān)業(yè)能力的檔案管理隊(duì)伍[3]。還要加大資金的投入,定做檔案裝具來(lái)滿(mǎn)足測(cè)繪方面的需求。在過(guò)去的檔案管理中,檔案的擺放好比圖書(shū)館,雖然有編號(hào)和特定的位置,但是空間有限。當(dāng)有新的資料時(shí),就會(huì)將一些舊的沒(méi)有到期限的檔案丟掉,這樣就會(huì)對(duì)房產(chǎn)的客戶(hù)服務(wù)方面產(chǎn)生影響。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和完善的管理設(shè)施,就會(huì)對(duì)檔案的管理持續(xù)更多的時(shí)間進(jìn)行保存工作,同時(shí),也會(huì)使員工在工作中感到輕松,提高整體的工作效率。
2.4提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
在合配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的基礎(chǔ)上,有步驟有計(jì)劃的進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃,注重新技術(shù)和新知識(shí)的相互結(jié)合,努力增加新知識(shí)注重新的管理方法和技術(shù),努力增加綜合素質(zhì),提高管理人員的整體素質(zhì)。房產(chǎn)部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步的完善工作上的流程,立于現(xiàn)狀,吸收個(gè)借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作,建立全文見(jiàn)歸檔等相關(guān)的檔案管理制度[4]。逐步推進(jìn)辦公室自動(dòng)化和文檔一體化的建設(shè)步伐,實(shí)施了電子文件與紙質(zhì)文件雙向管理,實(shí)現(xiàn)完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。當(dāng)前社會(huì),管理學(xué)畢業(yè)的人也越來(lái)越多,可以在大學(xué)、高職等院校進(jìn)行管理方向人才的招聘,然后在公司進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的工作培訓(xùn),讓他們更加適合文案管理這個(gè)位置,把這份工作做到完善。
3總結(jié)
從當(dāng)前大多數(shù)房產(chǎn)測(cè)繪文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā),提出了當(dāng)前急需解決的問(wèn)題。客觀的提出了問(wèn)題出現(xiàn)的原因,探討了解決的方法和措施,給出了可行的建議和意見(jiàn)。在房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速的今天,測(cè)繪文檔管理工作對(duì)房產(chǎn)的發(fā)展也有至關(guān)重要的作用,傳統(tǒng)的管理工作已經(jīng)不適合現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展,必須改進(jìn)房產(chǎn)測(cè)繪文書(shū)管理工作,不斷地進(jìn)步,服務(wù)于國(guó)家的建設(shè),在知識(shí)經(jīng)濟(jì)及信息時(shí)代中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]馮清玲.淺談如何做好房產(chǎn)測(cè)繪質(zhì)量管理[J].工程技術(shù)(全文版),2016(6):65.
[2]李建珍.淺議房產(chǎn)測(cè)繪的技術(shù)及質(zhì)量控制要點(diǎn)[J].工程技術(shù)(引文版),2016(84):225.
篇3
(二)一人多職
為了減少資金的開(kāi)支,又想工作全面到位,很多的單位實(shí)行一人多職,缺乏專(zhuān)職的檔案人員,于是就出現(xiàn)了檔案人員兼職文秘工作或者說(shuō)文秘工作人員兼職檔案管理工作,他們不僅要負(fù)責(zé)辦公室文件的收發(fā),文字的綜合、信息的宣傳以外,還要對(duì)檔案文件的管理工作負(fù)責(zé),投入到檔案管理工作當(dāng)中去,出現(xiàn)了范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料不充沛等問(wèn)題,還有一些檔案人員對(duì)檔案資料不重視對(duì)存儲(chǔ)不細(xì)心,導(dǎo)致的資料不完整錯(cuò)亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書(shū)檔案存在很大的漏洞②。
(三)領(lǐng)導(dǎo)片面思維不重視檔案管理
檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低,在領(lǐng)導(dǎo)的心中對(duì)檔案管理工作認(rèn)為是無(wú)關(guān)緊要的事情,可做可不做的小事,一般的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為是一件很簡(jiǎn)單的不過(guò)的事,也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事,看不見(jiàn)明顯的經(jīng)濟(jì)效益,只是覺(jué)得要求在單位文件庫(kù)里存放好就可以了,工作需要的時(shí)候拿出來(lái)參考③。
(四)單位其余部門(mén)對(duì)檔案工作不配合
在單位的歸檔工作需要從各個(gè)部門(mén)收集資料和文件,很多的部門(mén)存在著瞧不起檔案部門(mén)的人員,只是圖自己工作方便找借口推脫,總覺(jué)得自己工作很忙,什么時(shí)候有時(shí)間什么時(shí)候在交就可以,也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理,導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行緩慢,使檔案管理人員感到心有余而力不足,這些因素都制約了檔案管理的工作水平④。
二、文書(shū)檔案的管理特點(diǎn)及趨勢(shì)分析
(一)文書(shū)檔案豐富多彩
文書(shū)檔案是各個(gè)單位各個(gè)方面真實(shí)的記錄與記載,涉及很多行政方面、會(huì)計(jì)和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書(shū)檔案中包括了很多單位和有關(guān)部門(mén)印發(fā)的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件,形成了文件檔案內(nèi)容的多種多樣,豐富多彩。
(二)檔案與文書(shū)工作相聯(lián)系
文書(shū)工作從開(kāi)始到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程也是檔案的形成,包括:收集、辦理、登記、運(yùn)行、承辦以及文件的收集、統(tǒng)計(jì)、入檔等程序,檔案工作是文書(shū)工作的前提條件下進(jìn)行完成的,文件和檔案的優(yōu)劣關(guān)系到檔案的優(yōu)劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。
(三)文書(shū)檔案最重要的兩點(diǎn):收集、保存
文書(shū)檔案就是利用紙張實(shí)質(zhì)性的記載,是一種管理手段,并且分類(lèi)的存放在檔案室,這個(gè)管理的過(guò)程最重要的是收集和保存,同時(shí)強(qiáng)調(diào)資料的完整性和存放的安全性,便于后人引用和借鑒和閱讀資料,這樣才能充分發(fā)揮檔案的真正作用。
篇4
隨著改革的深入發(fā)展,文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題,諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多,給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等,只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化,才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能,提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用,使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接,系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作,這種現(xiàn)代化管理技術(shù),迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求,也是文檔工作者的努力方向。所以,文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí),努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣,勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi),雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解同,對(duì)同一個(gè)文件的分類(lèi)不盡相同,就不可避免地產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)確的,影響案卷的質(zhì)量,給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》,不需要擬定案卷標(biāo)題,以件為單位,不僅省時(shí)省力,而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì),提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。
二、電子檔案是近幾年的新生事物,以及電子檔案的發(fā)展、保存
首先,我們一定要樹(shù)立電子文檔時(shí)代的到來(lái)是一個(gè)“過(guò)程”的觀念。
從理論上來(lái)說(shuō),任何事物的產(chǎn)生都要經(jīng)歷一個(gè)從孕育到誕生的過(guò)程。單純地確定一個(gè)準(zhǔn)確而具體的時(shí)間來(lái)區(qū)別傳統(tǒng)檔案時(shí)代與電子文檔時(shí)代,雖然也有一定的學(xué)術(shù)價(jià)值,但它與對(duì)電子文檔時(shí)代產(chǎn)生發(fā)展過(guò)程的認(rèn)識(shí)相比要次要一些。原因在于,沒(méi)有對(duì)電子文檔從孕育到產(chǎn)生過(guò)程的正確認(rèn)識(shí),就不可能有傳統(tǒng)文檔時(shí)代與電子文檔時(shí)代的準(zhǔn)確的時(shí)間劃分;對(duì)電子文檔時(shí)代從孕育到產(chǎn)生的過(guò)程的認(rèn)識(shí),對(duì)深化電子文檔概念與特性的認(rèn)識(shí)、深化電子文檔管理原理與方法的認(rèn)識(shí),指導(dǎo)電子檔案事業(yè)建設(shè)的實(shí)踐,都具有重要意義。我們要做的,不是單純地告訴人們電子文檔時(shí)代產(chǎn)生的時(shí)間,而是要告訴人們電子文檔時(shí)代是怎樣產(chǎn)生的。
其次,樹(shù)立電子文檔時(shí)代到來(lái)是一個(gè)過(guò)程的觀念,具有更為重要的實(shí)踐意義。我們常常說(shuō)“迎接”電子文檔時(shí)代的到來(lái),這里面存在著一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí):所謂“迎接”,是在電子文檔時(shí)代已經(jīng)到來(lái)的情況下,我們歡迎它、接納它。而事實(shí)上這樣是不行的,我們必須參與這個(gè)時(shí)代的創(chuàng)造。通過(guò)我們的參與、我們與相關(guān)部門(mén)的相關(guān)人士共同的工作把這個(gè)時(shí)代帶給人類(lèi)社會(huì)。現(xiàn)在,檔案界的大好多數(shù)人士是以這種“迎接”的態(tài)度來(lái)對(duì)待電子文檔時(shí)代的到來(lái),他們是說(shuō)的多,做的少。人們大多是在等待著這個(gè)時(shí)代到來(lái),而對(duì)身邊產(chǎn)生的電子文檔視而不見(jiàn)、見(jiàn)而不管,使大量的電子文檔資源沒(méi)有得到積累。每一個(gè)檔案工作者,特別是已經(jīng)產(chǎn)生了電子文檔的基層單位的檔案工作者和對(duì)推進(jìn)電子文檔時(shí)代到來(lái)負(fù)有重要?dú)v史責(zé)任的檔案行政管理工作者,要積極主動(dòng)地參加到電子文檔時(shí)代產(chǎn)生、發(fā)展的“過(guò)程”中去,這就是我們強(qiáng)調(diào)電子文檔時(shí)代的產(chǎn)生是一個(gè)過(guò)程的實(shí)踐意義。
第二我們現(xiàn)在仍處于以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)文檔時(shí)代,對(duì)紙質(zhì)檔案的管理仍是我們管理工作的重心。但是,這個(gè)重心已經(jīng)發(fā)生了傾斜,并逐漸地過(guò)渡到電子文檔管理作為檔案管理重心的時(shí)代――電子文檔時(shí)代。如果社會(huì)中現(xiàn)存的傳統(tǒng)文檔多于電子文檔,我們就說(shuō)它仍然是傳統(tǒng)文檔時(shí)代;而如果電子文檔的數(shù)量已多于傳統(tǒng)文檔,我們就說(shuō)電子文檔時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。這個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵是檔案管理工作的量化標(biāo)準(zhǔn),傳統(tǒng)文檔與電子文檔哪一種數(shù)量多,管理工作量大,那一種檔案的管理工作就是整個(gè)檔案管理工作的重心,也就規(guī)定了檔案工作的時(shí)代屬性。
由于傳統(tǒng)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的歷史積累,電子文檔在數(shù)量上超過(guò)它需要的時(shí)間較長(zhǎng),這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不利于檔案工作的未來(lái)發(fā)展。
電子文檔的發(fā)展要經(jīng)歷一個(gè)自上而下的過(guò)程,以時(shí)間的先后經(jīng)歷兩個(gè)階段――檔案室階段與檔案館階段。電子文檔首先在基層單位的工作實(shí)踐中產(chǎn)生。因此,我們首先解決的是檔案室階段的問(wèn)題。目前,由于許多機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)使用了計(jì)算機(jī),有的還建立了局域網(wǎng)。因此,電子文件與電子檔案在這些機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)大量產(chǎn)生。在這些單位中加強(qiáng)電子文件與電子檔案的管理已經(jīng)是“當(dāng)務(wù)之急”。
3如何保存、維護(hù)電子審計(jì)檔案,使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),是基層審計(jì)檔案工作者急需解決的問(wèn)題。1)要保證電子審計(jì)檔案載體物理上的安全。2.)要保證電子審計(jì)檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子審計(jì)檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的,在以后的利用中,必須依賴(lài)干電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子審計(jì)檔案的內(nèi)容,還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。3).要堅(jiān)持電子審計(jì)檔案和紙質(zhì)檔案保管的“并存”制度。 4).要保證電子審計(jì)檔案的可理解性。要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括:元數(shù)據(jù);物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系;相關(guān)的電子審計(jì)檔案名稱(chēng)、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系;與電子審計(jì)檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。5).要對(duì)電子審計(jì)檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子審計(jì)檔案載體,特別是磁性載體,極易受到保存環(huán)境的影響。因此,對(duì)所保存的電子審計(jì)檔案載體,必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝,以確保電子審計(jì)檔案信息的可靠性。定期檢測(cè),應(yīng)每年一次,采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行,樣品數(shù)量以不少于10%為宜。
三、加強(qiáng)在職教育,提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書(shū)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要,要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性,努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類(lèi)和載體的多樣化,管理方法要不斷更新,因此,對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法,已不能適應(yīng)新的形勢(shì),所以,必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn),盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉文檔專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才。
篇5
二、秦漢簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案立法
1.秦漢官文書(shū)檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書(shū)檔案被篡改,設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案副本制度,并制定定期核對(duì)的制度。官文書(shū)的正本由長(zhǎng)官簽署發(fā)出后,由書(shū)佐或史謄抄留底的官文書(shū)檔案為副本。副本制度是秦漢官文書(shū)檔案管理制度的重要組成部分,關(guān)于簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案副本制度的記載有很多,如睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•尉雜》曰“:歲讎辟律于御史。”里耶秦簡(jiǎn)“:庫(kù)武敢言之,廷書(shū)曰令史操律令詣廷讎,署書(shū)到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡(jiǎn)牘校釋》解釋“:讎律令,校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風(fēng)俗通》云‘:二人對(duì)校為讎。’《正字通•言部》‘:讎,校勘書(shū)籍曰讎,比言?xún)杀鞠鄬?duì)覆如仇讎。’”
篇6
(一)轉(zhuǎn)變思想,提高重視
思想是行動(dòng)的先導(dǎo)和指引,對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文書(shū)檔案管理工作而言,領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)認(rèn)識(shí)和高度重視是做好此項(xiàng)工作的重要前提。因而,鄉(xiāng)鎮(zhèn)要從原先對(duì)文書(shū)檔案管理工作可有可無(wú)的思想中走出,加大對(duì)此項(xiàng)工作的關(guān)注和重視。一方面,鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要樹(shù)立明確的思想,將文書(shū)檔案管理工作置于重要位置,適當(dāng)傾斜對(duì)此項(xiàng)工作的投入,設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理室,并安排專(zhuān)門(mén)的管理人員;另一方面,檔案管理人員要積極主動(dòng)地做好文書(shū)檔案的宣傳匯報(bào)工作,加大領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視,也努力獲取相關(guān)部門(mén)的支持和理解。
(二)加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作,建立高效的管理制度
各部門(mén)間的密切協(xié)作和有機(jī)配合是做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作的重要保證,文書(shū)檔案中許多利用價(jià)值較高的檔案往往來(lái)源與各部門(mén)。但當(dāng)前,鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)間忙于各自的工作和檢查,疏于對(duì)文書(shū)檔案管理配合思想的重視。為此,就必須打破現(xiàn)狀,妥善處理好部門(mén)之間的關(guān)系,并不斷強(qiáng)化和完善文書(shū)檔案的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。
(三)建立高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍
文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)和水平的高低直接關(guān)乎檔案管理的效果,對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。因而,鄉(xiāng)鎮(zhèn)要改進(jìn)現(xiàn)有的管理人員隊(duì)伍,通過(guò)提高管理人員水平、提升管理人員素質(zhì)來(lái)促進(jìn)和推動(dòng)此項(xiàng)工作。一方面,在人員的選擇上,鄉(xiāng)鎮(zhèn)要注意將專(zhuān)業(yè)符合的人員安排到文書(shū)檔案管理中,明確專(zhuān)人負(fù)責(zé),并嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)待遇;另一方面,要加大對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn),尤其在檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)下。
篇7
一、企業(yè)檔案管理基本情況
無(wú)錫供電公司企業(yè)檔案管理工作歸屬辦公室,由公司總經(jīng)理總負(fù)責(zé),由辦公室副主任具體分管負(fù)責(zé)。辦公室檔案中心負(fù)責(zé)公司檔案工作的組織、規(guī)劃、協(xié)調(diào);負(fù)責(zé)管理全公司科檔、文檔、會(huì)計(jì)、照片聲像及實(shí)物榮譽(yù)等各類(lèi)載體檔案;負(fù)責(zé)對(duì)直屬單位檔案工作的業(yè)務(wù)檢查和指導(dǎo)。
公司檔案最早形成于1947年。多年來(lái),公司重視檔案工作,按照“早介入、早發(fā)現(xiàn)、早整改”的工作思路,建立統(tǒng)一的管理模式,較好地履行了檔案工作的協(xié)調(diào)管理職責(zé),切實(shí)加強(qiáng)過(guò)程控制和管理,通過(guò)運(yùn)用國(guó)網(wǎng)信息系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行系統(tǒng)整理,檔案分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、裝訂美觀,案卷質(zhì)量符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求。
公司檔案于1989年通過(guò)省級(jí)驗(yàn)收;1990年晉升國(guó)家二級(jí);1999年高分通過(guò)企業(yè)檔案國(guó)家一級(jí)認(rèn)定;2006年首批通過(guò)江蘇省企事業(yè)檔案“特一級(jí)”企業(yè)評(píng)定;2011年通過(guò)省檔案星級(jí)評(píng)定復(fù)查,并連續(xù)多年獲得無(wú)錫市檔案先進(jìn)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。
二、文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀
文書(shū)檔案,是指企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件,又稱(chēng)管理性檔案。
1.文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料,記載“歷史”,管理手段主要是用載體(紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來(lái),并分門(mén)別類(lèi)地存放于辦公室檔案中心。這個(gè)階段管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目造冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作,保證它的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理起到最大的作用就是記載歷史,使得后人可以引用和借鑒歷史資料,這樣檔案才產(chǎn)生作用。
2.與公司文書(shū)檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書(shū)工作。文書(shū)工作包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦及文件的收集、整理。文書(shū)工作的全過(guò)程也是檔案的形成過(guò)程。而檔案管理工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行再整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用。文書(shū)工作是檔案管理工作的前提條件和基礎(chǔ);檔案主要來(lái)自于文書(shū)。文書(shū)人員把企業(yè)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料經(jīng)過(guò)整理立卷,定期向檔案中心歸檔,文書(shū)工作的質(zhì)量對(duì)檔案管理有重大的影響。
3.賬外文件也是文書(shū)檔案的重要來(lái)源。即指本企業(yè)未經(jīng)文書(shū)處理部門(mén)編號(hào)、登記的,在收發(fā)文登記簿上無(wú)“賬”可查的,由各單位(部門(mén)) 在其職能活動(dòng)中形成、使用或上報(bào), 自行保留的具有保存、利用價(jià)值的各類(lèi)載體文件。相關(guān)職能單位是賬外文件的主要來(lái)源,負(fù)責(zé)賬外文件的收集、整理、預(yù)立卷和移交,并接受檔案中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)、督促、檢查和考核。
三、文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
文書(shū)檔案管理,是檔案管理工作的重要組成部分,企業(yè)文書(shū)檔案管理水平的高低直接關(guān)系和影響到企業(yè)文書(shū)檔案的質(zhì)量與完整性,只有樹(shù)立企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,才能切實(shí)發(fā)揮文書(shū)檔案的作用,真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。目前,文書(shū)檔案管理工作中,或多或少存在著一些問(wèn)題,影響著文書(shū)檔案立卷的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)。
1.企業(yè)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作銜接方面存在問(wèn)題。文書(shū)工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別,既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實(shí)工作中,文書(shū)工作和檔案工作應(yīng)相互配合,形成一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際工作中,文書(shū)與檔案實(shí)行的是分塊管理制,這是一種有效、比較科學(xué)的管理制度。但是,這種體制在某種程度上卻拉大了文書(shū)工作和檔案工作的距離。同時(shí),辦公信息系統(tǒng)通道擁堵等原因造成系統(tǒng)不夠穩(wěn)定,這就不可避免地造成了文書(shū)工作與檔案工作銜接存在脫節(jié),即公文的格式和處理辦法方面存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象,如附件不齊全、編號(hào)不規(guī)范,有漏號(hào)、重號(hào)等情況,影響了文書(shū)檔案質(zhì)量的高低,也直接影響了文書(shū)檔案人員收集工作的質(zhì)量、進(jìn)度和檔案利用,對(duì)文件鑒定價(jià)值和文件之間的有機(jī)聯(lián)系等也都存在一定的影響。
2.“賬外”文件收集力度不足。一是“賬外”文件是企業(yè)各內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)形成的內(nèi)部文件材料,大都未經(jīng)收發(fā)文登記的文件,文件材料涉及面廣,隨時(shí)隨地在每項(xiàng)工作和活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生。而文書(shū)檔案人員的職責(zé)和身份決定了他們不可能直接參與到各職能部門(mén)的工作和活動(dòng)之中,無(wú)法清楚有哪些文件材料正在形成或已經(jīng)形成。這些文件材料的形成過(guò)程難以控制,事后收集困難重重。二是辦公自動(dòng)化帶來(lái)了“賬外”文件材料的收集困難。由于部分向上請(qǐng)示、向下通知和答復(fù)的事項(xiàng),都可以通過(guò)電話(huà)直接聯(lián)系,因此,只有口頭答復(fù),沒(méi)有做到及時(shí)的電話(huà)記錄而成了無(wú)法考查的歷史,這些無(wú)疑使文件材料的原始記錄性大打折扣。
3.各部門(mén)對(duì)檔案管理工作的配合不夠,制約了檔案管理水平的提高。由于一些部門(mén)人員對(duì)文件材料應(yīng)由誰(shuí)保管概念不清,只考慮方便利用、文件保密等問(wèn)題,從而模糊了這部分文件材料的保管權(quán)限,有些人甚至不愿意送交檔案管理部門(mén)供大家查閱參考, 最終造成一些有價(jià)值的文件材料因得不到及時(shí)歸檔而散失,或流散于個(gè)人手中增加了事后征集的難度。
四、提高文書(shū)檔案管理水平的對(duì)策與措施
1.加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn),提高隊(duì)伍素質(zhì)
檔案隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的根本和保證,因此,創(chuàng)新學(xué)習(xí)交流機(jī)制,才能不斷增強(qiáng)檔案專(zhuān)職的業(yè)務(wù)能力。一是通過(guò)堅(jiān)持一年兩次的專(zhuān)題網(wǎng)絡(luò)活動(dòng),組織研討工作中的經(jīng)驗(yàn)與不足;二是通過(guò)定期或不定期組織專(zhuān)兼職檔案人員參加省市級(jí)檔案部門(mén)的理論業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、專(zhuān)題講座、千人知識(shí)競(jìng)賽及其它繼續(xù)教育途徑,堅(jiān)持把文書(shū)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化知識(shí)和應(yīng)用技能作為檔案專(zhuān)職苦練基本功的重要內(nèi)容,經(jīng)常有針對(duì)性地開(kāi)展業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),使文書(shū)檔案專(zhuān)職成為適應(yīng)崗位、熟悉業(yè)務(wù)、勝任職責(zé)的行家里手,成為懂專(zhuān)業(yè)、懂技術(shù)、會(huì)指導(dǎo)、會(huì)編研的全能人才;三是以文書(shū)檔案管理為載體,以同業(yè)對(duì)標(biāo)為抓手,與兄弟單位進(jìn)行業(yè)務(wù)交流,開(kāi)展調(diào)研,討論熱點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題,提出對(duì)策措施,有效指導(dǎo)業(yè)務(wù)實(shí)踐。
2.建立檔案工作機(jī)制,保證有效執(zhí)行
加強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度建設(shè),從制度和機(jī)制入手,結(jié)合電力企業(yè)發(fā)展對(duì)文書(shū)檔案的要求,明確原則和管理方式,界定文件形成、積累與歸檔職責(zé),規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等要求。規(guī)定文書(shū)檔案資料的收集、編制的范圍,保證文書(shū)檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理,提升檔案質(zhì)量
文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作是密不可分的,文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。做好文書(shū)工作是做好檔案管理工作的先決條件,文書(shū)工作的好壞直接關(guān)系到文書(shū)檔案管理的水平。因此,文書(shū)人員樹(shù)立較強(qiáng)的檔案意識(shí),在實(shí)際工作中認(rèn)真執(zhí)行立卷歸檔制度,確保文件收集完整、及時(shí)和準(zhǔn)確,通過(guò)科學(xué)分類(lèi)、組合,使文件材料形成有機(jī)的聯(lián)系。文書(shū)檔案專(zhuān)職嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔管理制度,密切關(guān)注年度文件資料的收集、整理工作,按時(shí)接收檔案,對(duì)新接收的文書(shū)檔案資料嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真核對(duì),嚴(yán)格把好文書(shū)檔案質(zhì)量關(guān),嚴(yán)格按照檔案保管期限表對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定,同時(shí),認(rèn)真履行檔案查、借閱審批手續(xù),對(duì)未按時(shí)歸還的檔案及時(shí)催還,對(duì)歸還的檔案及時(shí)歸位,并認(rèn)真做好檔案的保護(hù)和統(tǒng)計(jì)工作。
4.優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程,推進(jìn)實(shí)體化運(yùn)作
規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件,也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化得辦公環(huán)境下,重新調(diào)整組卷流程,進(jìn)行文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程改造,是提高檔案工作效率的有效手段。即由各部門(mén)根據(jù)相關(guān)依據(jù)性文件及立卷模板進(jìn)行預(yù)立卷,文書(shū)檔案專(zhuān)職按照“以我為主”的原則,對(duì)預(yù)立卷內(nèi)容進(jìn)行檢查,然后由預(yù)立卷單位修改、調(diào)整、著錄、掛接電子文件,并組卷裝訂,再由文書(shū)檔案專(zhuān)職鑒別、審核、把關(guān),最后由文書(shū)檔案專(zhuān)職進(jìn)行檢查,確保高質(zhì)量完成立卷工作。
具體操作流程參見(jiàn)下圖所示:
5.注重賬外文件材料收集,強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)
按照省公司、市檔案局的要求和部署,檔案管理要從制度和機(jī)制入手,通過(guò)年初制訂工作計(jì)劃,將檔案工作納入單位工作目標(biāo)管理,切實(shí)保障檔案工作的規(guī)范性和有序性。通過(guò)定期或不定期組織檔案人員開(kāi)展資料的收集、整理、歸檔工作,突破傳統(tǒng)檔案接收范圍的局限性。針對(duì)文書(shū)檔案文件材料收集的重點(diǎn)、難點(diǎn), 根據(jù)國(guó)家《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的有關(guān)規(guī)定,在制訂《公司歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》的基礎(chǔ)上,重新起草賬外文件的《補(bǔ)充規(guī)定》,明確職責(zé)分工、工作流程、修訂歸檔范圍、考核措施等,并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)討論,聽(tīng)取意見(jiàn),加大了對(duì)重要活動(dòng)、重大事件等資料的收集力度,力爭(zhēng)把與企業(yè)、社會(huì)、群眾利益息息相關(guān)的檔案信息資源收集齊全,努力建設(shè)面向企業(yè)的多元化館藏體系,構(gòu)建完整反映歷史、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系,在館藏檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上實(shí)現(xiàn)新突破。
6.創(chuàng)新主動(dòng)參與機(jī)制,加強(qiáng)協(xié)作溝通
由于企業(yè)文書(shū)檔案中的檔案往往來(lái)源于重要的業(yè)務(wù)部門(mén),因此,建立文書(shū)檔案管理的互動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制,加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作與部門(mén)業(yè)務(wù)之間的鏈接,才能形成良好的發(fā)展互動(dòng)。例如:文書(shū)檔案管理可采取“年度―組織機(jī)構(gòu)―保管期限”分類(lèi)模式,由部門(mén)立卷,從過(guò)去繁瑣的分類(lèi)、鑒定、整理、裝訂、裝盒、上架、排架等立卷環(huán)節(jié)簡(jiǎn)化為按“一事一件”立件整理、不銹鋼夾簡(jiǎn)單裝訂、計(jì)算機(jī)直接錄入文件級(jí)目錄等環(huán)節(jié),達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、方便檢索、快捷服務(wù)、簡(jiǎn)化部門(mén)歸檔工作程序等預(yù)期目的。通過(guò)部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展帶動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展,促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作服務(wù)職能和指導(dǎo)功能的發(fā)揮。
7.深化文檔專(zhuān)題管理,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)服務(wù)
專(zhuān)題檔案是指企業(yè)及個(gè)人在某項(xiàng)專(zhuān)題工作、某項(xiàng)重大活動(dòng)(事件)中直接形成的各種載體檔案,是文書(shū)檔案不可缺的部分,是企業(yè)作出科學(xué)決策時(shí)的重要借鑒材料。目前,企業(yè)開(kāi)展的種類(lèi)專(zhuān)題活動(dòng)越多,形成的材料也越多,由于專(zhuān)題檔案形成領(lǐng)域的廣泛性、形成時(shí)間的偶然性、文件材料載體的多樣性及分散性等,專(zhuān)題檔案的收集管理方法不同于企業(yè)一般形成的檔案。根據(jù)專(zhuān)題檔案的管理原則和特點(diǎn),應(yīng)采取不同的整理方法。各項(xiàng)重大活動(dòng)中形成的種類(lèi)專(zhuān)題檔案可獨(dú)立構(gòu)成全宗,一個(gè)專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)構(gòu)成一個(gè)獨(dú)立的全宗,劃分全宗后由檔案管理部門(mén)按照檔案整理規(guī)則進(jìn)行專(zhuān)題活動(dòng)檔案的編目、鑒定等工作;全宗內(nèi)重大活動(dòng)檔案的組卷,應(yīng)根據(jù)重大活動(dòng)文件材料的形成規(guī)律和成套性原則,按問(wèn)題特征進(jìn)行分類(lèi)。同時(shí),根據(jù)利用者的需要,有針對(duì)性地對(duì)專(zhuān)題檔案進(jìn)行編研,合理開(kāi)發(fā)利用,通過(guò)各種媒介,例如設(shè)計(jì)企業(yè)網(wǎng)頁(yè)歸檔功能,對(duì)專(zhuān)題進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔,向企業(yè)公布開(kāi)放的專(zhuān)題檔案,最大限度地為企業(yè)文書(shū)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用服務(wù),使專(zhuān)題檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值,提升檔案文化品牌。
篇8
工作水平有待提升主要是指檔案管理人員的工作水平有待提升。眾所周知對(duì)事業(yè)單位的管理工作來(lái)說(shuō)文書(shū)檔案是其非常重要的一部分,并且可能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位的發(fā)展和決策的制定起到?jīng)Q定性作用,但是在這一過(guò)程中需要注意的是,由于事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視并且人員以及管理方法存在問(wèn)題,從而使得事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作受到了非常大的制約。除此之外,工作水平有待提升還體現(xiàn)在事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理教育知識(shí)結(jié)構(gòu)越來(lái)越落后,并且培訓(xùn)工作也無(wú)法跟上工作的實(shí)際進(jìn)度,這導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理無(wú)法得到進(jìn)一步的有效提升。
1.2 重視程度不夠
重視程度不夠是導(dǎo)致事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作難以進(jìn)步的重要因素。一般來(lái)說(shuō)在文書(shū)檔案管理中其最為重要的環(huán)節(jié)是分類(lèi)和歸檔工作。但是隨著我國(guó)現(xiàn)代化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展,不同種類(lèi)的文件給文書(shū)檔案管理帶來(lái)了非常大的挑戰(zhàn)。除此之外,重視程度不夠還體現(xiàn)在了部分事業(yè)單位的檔案管理工作無(wú)法將文書(shū)檔案管理的功效發(fā)揮出來(lái),也無(wú)法使其成為事業(yè)單位發(fā)展的重要工具。即事業(yè)單位無(wú)法從思想上提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),與此同時(shí)也無(wú)法在人員和配置等各個(gè)方面加大管理力度。另外,重視程度不夠還體現(xiàn)在部分事業(yè)單位的檔案管理工作并沒(méi)有結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)手段,因此無(wú)法幫助文書(shū)檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。
1.3 管理方式陳舊
管理方式陳舊對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的影響是非常深遠(yuǎn)的。通過(guò)對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和總結(jié)后我們可以發(fā)現(xiàn),當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作主要存在管理方式陳舊、管理工作不能夠引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視以及工作人員知識(shí)、思想均非常落后,跟不上單位發(fā)展所需等方面的問(wèn)題。除此之外,管理方式陳舊還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作由于無(wú)法引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,導(dǎo)致了其整體的管理模式較為落后,不少事業(yè)檔案管理的工作人員均是一些兼職人員或關(guān)系人員。無(wú)法提供更加科學(xué)的資料管理。以前筆者單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案人員重視程度不夠,覺(jué)得文書(shū)檔案工作無(wú)關(guān)緊要,筆者曾經(jīng)多次與相關(guān)公司溝通試圖建立一個(gè)檔案系統(tǒng),但需要資金投入,很難得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書(shū)類(lèi)的相關(guān)資料沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人員及系統(tǒng)管理,兼職人員也沒(méi)有出去學(xué)習(xí)檔案管理的機(jī)會(huì),靠自己的摸索去完成文書(shū)類(lèi)的整理,使得文書(shū)檔案工作不夠科學(xué)化、規(guī)范化。
2 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作對(duì)策
2.1 堅(jiān)持以人為本理念
堅(jiān)持以人為本理念是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。隨著國(guó)家的進(jìn)步,“以人為本”的理念被推行到各行各業(yè)中,事業(yè)單位自身也應(yīng)當(dāng)注重充分發(fā)揮“以人為本”的理念,并且加大對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員的重視力度。除此之外,在堅(jiān)持以人為本理念的過(guò)程中事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到,文書(shū)檔案管理工作在一線(xiàn)崗位中的重要作用,并且增加與管理人員的溝通交流,從而能夠更多了解管理人員的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒。另外,在堅(jiān)持以人為本理念的過(guò)程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重促使文書(shū)檔案管理工作受到各科室以及更多領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可并且能夠在工作中積極配合文書(shū)檔案管理工作,使管理工作質(zhì)量得到有效提升同時(shí)促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。
2.2 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)
應(yīng)用結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)于新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要性是不言而喻的。在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過(guò)程中,事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代化管理手段,并且注重增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性,從而能夠構(gòu)建起新型管理模式同時(shí)使管理工作逐漸走向數(shù)字化、一體化。除此之外,在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過(guò)程中,事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)行還應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)闆Q策者提供更加科學(xué)化的信息資料。并且通過(guò)信息化、現(xiàn)代化管理模式將各項(xiàng)工作均統(tǒng)一管理,從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作水平的有效提升。
2.3 優(yōu)化人員配置
優(yōu)化人員配置是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的核心內(nèi)容之一。在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重加大人員配置,并且提升管理質(zhì)量提高管理人員素質(zhì)。與此同時(shí),健全管理工作激勵(lì)體制。除此之外,在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重合理的激勵(lì)能夠激發(fā)人潛在的動(dòng)力,這對(duì)于提高檔案管理的工作質(zhì)量和隊(duì)伍素質(zhì)有至關(guān)重要的作用。另外,在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重進(jìn)一步完善激勵(lì)機(jī)制,并且按照有關(guān)制度嚴(yán)格落實(shí),從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作效率的持續(xù)提升。
2.4 完善管理制度
篇9
一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
1.文書(shū)檔案管理重視程度不夠工作人員長(zhǎng)期受醫(yī)院傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式的影響,對(duì)于文書(shū)檔案管理不夠重視,在管理的過(guò)程當(dāng)中比較重視業(yè)務(wù)輕視檔案。許多工作人員認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作非常簡(jiǎn)單,其中涉及不到技術(shù)含量的工作,在實(shí)際工作當(dāng)中的應(yīng)用價(jià)值不大。文書(shū)檔案工作缺乏嚴(yán)格的考核機(jī)制,在管理過(guò)程當(dāng)中,對(duì)于文書(shū)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)程度明顯不足,整體導(dǎo)致文書(shū)檔案資源的利用率下降。就目前的文書(shū)檔案發(fā)展形勢(shì)來(lái)看,我國(guó)文書(shū)檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理,欠缺專(zhuān)門(mén)維護(hù)文書(shū)檔案權(quán)益的法律法規(guī),沒(méi)有法律做強(qiáng)有力的后盾,檔案信息不受保障。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于文書(shū)檔案信息化管理,主要依靠計(jì)算機(jī)法規(guī)保護(hù),但是由于文書(shū)檔案管理容易受到網(wǎng)絡(luò)上非法因素的干擾,導(dǎo)致體系容易受到破壞和竊取。缺乏專(zhuān)門(mén)維護(hù)文書(shū)檔案權(quán)益的法律法規(guī),就會(huì)使文書(shū)檔案處于一個(gè)被動(dòng)的狀態(tài),如果文書(shū)檔案的權(quán)益受到了威脅,很難依靠法律的支撐進(jìn)行維權(quán)。2.文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)不高醫(yī)院在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)的過(guò)程當(dāng)中,大多數(shù)都會(huì)重視醫(yī)療技術(shù)人員的相關(guān)培訓(xùn),對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的培訓(xùn)不夠重視。大多數(shù)從事醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的人員,在最開(kāi)始都是從事相關(guān)的護(hù)理和計(jì)算機(jī)工作,就職之前并沒(méi)有得到專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。工作人員缺乏相應(yīng)的文書(shū)檔案管理知識(shí),不能勝任對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置的工作。對(duì)于相應(yīng)的檔案工作管理技能掌握不熟練,在工作的過(guò)程當(dāng)中造成了工作效率降低,也會(huì)對(duì)于文書(shū)檔案的收集范圍不明確,對(duì)檔案進(jìn)行立卷管理時(shí)不規(guī)范。醫(yī)院文書(shū)檔案管理相關(guān)的工作人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn),對(duì)于管理過(guò)程當(dāng)中的一些理論知識(shí)不能夠得到很好的認(rèn)識(shí),在具體工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤,在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)管理工作整體效率下降。3.文書(shū)檔案管理制度不完善醫(yī)院制訂了比較完善的管理制度,但是對(duì)于文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有進(jìn)行明確的劃分,沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理工作制定統(tǒng)一的規(guī)章制度。許多有價(jià)值的文數(shù)檔案在工作的過(guò)程當(dāng)中沒(méi)有得到重視,長(zhǎng)期就會(huì)造成文書(shū)檔案管理和具體的信息管理工作上的脫節(jié),導(dǎo)致文書(shū)檔案工作失去了系統(tǒng)性和完整性。醫(yī)院文書(shū)檔案管理沒(méi)有建立較為完善的體系,對(duì)于工作具體的職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確的劃分,在工作的過(guò)程當(dāng)中還應(yīng)該設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu),這樣才可以在整體上確保醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作得到有序地進(jìn)行。
二、加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策
1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)增強(qiáng)意識(shí)增加醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),定期組織文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí),不斷的去強(qiáng)化文書(shū)檔案管理意識(shí)。通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)可以提高工作人員在文書(shū)檔案信息管理當(dāng)中的業(yè)務(wù)水平,提高文書(shū)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中的重要性,對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),強(qiáng)化工作人員的基礎(chǔ)知識(shí),更新工作人員的工作理念和知識(shí)內(nèi)容。隨著醫(yī)院文書(shū)檔案信息系統(tǒng)的快速發(fā)展,醫(yī)院文書(shū)檔案應(yīng)該確定保密的安全防護(hù)到位,加大醫(yī)院文書(shū)檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全,完善醫(yī)院文書(shū)檔案信息管理的管理體系。我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理,而醫(yī)院檔案制度的順利推廣和實(shí)施,可以推動(dòng)醫(yī)院文書(shū)檔案工作的持久開(kāi)展,所以我們要建立健全的制度體系,保障醫(yī)院文書(shū)檔案信息系統(tǒng)的快速發(fā)展。信息管理中的電子文檔、信息數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以及文檔的操作系統(tǒng)都需要不斷的完善,才可以保障檔案信息的資源安全。隨著醫(yī)院文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的快速發(fā)展,醫(yī)院文書(shū)檔案應(yīng)該確保訪(fǎng)問(wèn)網(wǎng)站的安全防護(hù)到位,加大醫(yī)院文書(shū)檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全,完善醫(yī)院文書(shū)檔案信息管理的管理體系。工作人員應(yīng)充分了解網(wǎng)絡(luò)安全性的知識(shí),自覺(jué)遵守檔案記錄工作規(guī)則,加大醫(yī)院文書(shū)檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全。醫(yī)院文書(shū)檔案管理很容易受到網(wǎng)絡(luò)上非法因素的干擾,導(dǎo)致體系容易受到破壞和竊取,應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理使用的防偽加密,實(shí)行嚴(yán)格的醫(yī)院文書(shū)檔案登記防偽驗(yàn)證碼。每一個(gè)工作人員都應(yīng)該擁有自己唯一的登入賬號(hào),且此賬號(hào)無(wú)法進(jìn)行復(fù)制粘貼,隨著時(shí)代和科技的快速發(fā)展,我們應(yīng)該加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案登記管理人員的計(jì)算機(jī)管理水平。2.建立健全的規(guī)章制度科學(xué)技術(shù)在快速的向前發(fā)展,利用科技水平的提高可以提高文書(shū)檔案管理的水平,建立符合現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展需求的檔案管理體系。明確檔案管理工作人員的具體職能和責(zé)任范圍,對(duì)醫(yī)院不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理,建立較為健全的規(guī)章制度。對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確的劃分,制定嚴(yán)格的文書(shū)檔案保密制度,對(duì)相關(guān)的文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)借閱文書(shū)檔案要進(jìn)行仔細(xì)的記錄,根據(jù)記錄來(lái)尋求每一份文書(shū)檔案的來(lái)源。充分了解網(wǎng)絡(luò)安全性的知識(shí),自覺(jué)遵守檔案記錄工作規(guī)則,加大文書(shū)檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全,針對(duì)不同的數(shù)據(jù)電子檔案、簽名設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)癱瘓維護(hù)。對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行有關(guān)的保密宣傳教育,開(kāi)展法律常識(shí)基礎(chǔ)知識(shí)教育,讓文書(shū)檔案管理的工作人員清楚地認(rèn)識(shí)到保密的重要性。同時(shí)完善文書(shū)檔案信息管理的管理體系,保證檔案信息不會(huì)外泄,規(guī)定文書(shū)檔案方案的記錄格式,防治被其他人濫用。3.加快推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量審核,確保檔案的格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案資料的收集過(guò)程當(dāng)中,可以有效提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理自動(dòng)化水平。對(duì)于醫(yī)院的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)一定要加快建設(shè)的步伐,將檔案信息充分的匯集在醫(yī)院的信息中心,使每份文書(shū)檔案管理工作都有章可循,并有明確的要求和制度的約束,確保可以更高效的服務(wù)于醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)。醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作,通過(guò)長(zhǎng)期的培訓(xùn)和管理才可以提高管理的水平。醫(yī)院整體的管理水平是通過(guò)文書(shū)檔案管理水平來(lái)衡量的,通過(guò)建立較為健全的規(guī)章制度,可以解決醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的一些問(wèn)題。不斷的去提高文書(shū)檔案管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施,引進(jìn)新的管理技術(shù)和理念,提高文書(shū)檔案管理工作的整體水平。隨著時(shí)代和科技的快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用提高了文書(shū)檔案管理的工作效率,將計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書(shū)檔案信息管理相融合,既可以高效的動(dòng)態(tài)管理文書(shū)檔案,又可以提高文書(shū)檔案工作人員的工作效率。同時(shí)將文書(shū)檔案業(yè)務(wù)過(guò)程中的信息轉(zhuǎn)化為電子信息,可以全面提高文書(shū)檔案工作者的工作效率,同時(shí)也可以保障醫(yī)院檔案的信息安全。
參考文獻(xiàn)
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篇10
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,醫(yī)院也逐步加入市場(chǎng)化的經(jīng)營(yíng)模式,這就使得醫(yī)院更重視醫(yī)院的?I務(wù)經(jīng)濟(jì)效益,而容易忽視文書(shū)檔案的管理工作。由于醫(yī)院管理層對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠,就導(dǎo)致大多數(shù)工作人員都認(rèn)為檔案管理工作不重要,文書(shū)檔案管理工作因而也不被重視,文書(shū)檔案管理體系疏于健全,檔案管理制度不夠科學(xué)合理,以致文書(shū)檔案管理工作者在工作時(shí)缺乏規(guī)章制度的約束,僅僅跟隨自身意愿來(lái)進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作。這就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作人員在收集、整理檔案的時(shí)候不認(rèn)真,缺乏責(zé)任心,檔案的管理水平較低,無(wú)法保證檔案的安全性和完整性[1]。
此外,隨著社會(huì)價(jià)值觀的改變,檔案管理工作由于工作單調(diào)、枯燥而無(wú)法得到人們的認(rèn)可。很多醫(yī)院沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,或者認(rèn)為檔案管理工作較為簡(jiǎn)單,檔案管理人員較少,導(dǎo)致檔案管理工作不能正常的完成。而且,檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也比較低,職業(yè)技能不足,很多不能夠勝任檔案管理的工作,以致于醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平較低[2]。
部分醫(yī)院也存在將文書(shū)檔案的管理工作進(jìn)行外包處理,將文書(shū)檔案交由專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行整理、分類(lèi)和歸檔,然后在交由醫(yī)院進(jìn)行管理,這種方法雖然在一定程度上減少了醫(yī)院文書(shū)檔案管理員的工作強(qiáng)度,而且有專(zhuān)業(yè)檔案管理人員整理出來(lái)的檔案文件質(zhì)量比較高,工作效率也很高,但是,由于進(jìn)行外包檔案整理工作的人員不是醫(yī)院內(nèi)部人員,而在文書(shū)檔案中可能會(huì)存在一些機(jī)密文件,這就很難保證檔案的安全性。且醫(yī)院的檔案具有一定的特殊性,檔案管理人員不具備相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識(shí),有的檔案文件分類(lèi)或歸類(lèi)可能存在錯(cuò)誤。
二、加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的對(duì)策
(一)提高醫(yī)院管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度
為了使醫(yī)院文書(shū)檔案的收集和管理工作能夠更加順利地開(kāi)展,必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員的管理理念,摒棄傳統(tǒng)的管理觀念,讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層明確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院文書(shū)檔案的重要性[3]。醫(yī)院管理人員要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理中文書(shū)檔案的重要性,還應(yīng)該清楚地了解文書(shū)檔案對(duì)于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的積極作用,加大在文書(shū)檔案管理方面的人力、物力的投入,建立健全的檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理,提高文書(shū)檔案的管理水平。
(二)建立科學(xué)的文書(shū)檔案管理制度
在醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作中,必須要建立起科學(xué)合理的文書(shū)檔案管理制度,明確醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的工作職能,只有這樣才能夠保障醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作能夠正常開(kāi)展,做到有章可循[3]。此外,還應(yīng)該結(jié)合《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī),結(jié)合醫(yī)院文書(shū)檔案工作的實(shí)際情況,制定檔案管理人員的崗位職責(zé),制定相關(guān)文書(shū)檔案的保密制度,建立健全的檔案保管制度、查閱制度以及檔案鑒定制度等,并且要求文書(shū)檔案管理人員在進(jìn)行日常的管理工作的時(shí)候嚴(yán)格按照相關(guān)的管理制度來(lái)進(jìn)行,同時(shí),文書(shū)檔案管理制度對(duì)管理人員的管理行為具有一定的約束和規(guī)范作用,使醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作能夠井然有序的開(kāi)展。
(三)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)
由于醫(yī)院的文書(shū)檔案在長(zhǎng)期的收集和管理過(guò)程中累計(jì)數(shù)量較大,導(dǎo)致紙質(zhì)文書(shū)檔案需要占據(jù)非常大的空間來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存,而且查找、借閱等操作都極不方便,而且紙質(zhì)文書(shū)檔案都具有唯一性,在存儲(chǔ)的過(guò)程中容易受到損毀。因此,醫(yī)院可以建立完善的文書(shū)檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息化的文書(shū)檔案管理。將紙質(zhì)文件通過(guò)數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息,存儲(chǔ)在醫(yī)院文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中,既方便檔案文件的查閱,還可以將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存保管,既能夠節(jié)省檔案的儲(chǔ)存空間,保護(hù)原始檔案文件,還可以讓使用者在進(jìn)行查閱的時(shí)候更加的方便快捷,提高檔案的利用率,提高文書(shū)檔案管理人員的工作效率。
(四)加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
篇11
文書(shū)檔案內(nèi)容是單位工作的真實(shí)記錄,內(nèi)容包括黨群管理、行政管理、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、特種載體檔案等,涉及的內(nèi)容多種多樣。文書(shū)檔案載體的多樣性,主要體現(xiàn)在文書(shū)檔案包含有單位以及上級(jí)部門(mén)印發(fā)的“紅頭文件”,同時(shí)還有民主選舉時(shí)選民的登記以及選票,各類(lèi)合同、協(xié)議、責(zé)任書(shū)以及照片、錄音、錄像、電子檔案等。
1.2文書(shū)檔案與文書(shū)工作聯(lián)系非常緊密
文書(shū)工作的全程是檔案的形成過(guò)程。文書(shū)工作主要是進(jìn)行文件收藏、登記、轉(zhuǎn)運(yùn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。檔案工作是在文書(shū)工作做完之后開(kāi)始進(jìn)行的,是在之前的工作上繼續(xù)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研以及提供利用。因此可以說(shuō),文書(shū)工作是檔案的主要來(lái)源,檔案工作的前提和基礎(chǔ)是文書(shū)。文書(shū)部門(mén)與檔案部門(mén)的工作有一定的聯(lián)系,文書(shū)部門(mén)定期將本單位形成的具有價(jià)值的文件材料整理歸檔到檔案部門(mén)。因此,文書(shū)檔案的質(zhì)量一定要好,因?yàn)檫@影響到檔案的質(zhì)量和檔案工作的進(jìn)行。
1.3文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)在于收集文件及完善保存資料
文書(shū)檔案多以發(fā)生的人、事、物、過(guò)程作為管理對(duì)象,如對(duì)事件中的文件、書(shū)報(bào)、合同進(jìn)行管理,管理時(shí)主要使用紙質(zhì)的載體記錄,最后歸檔到不同的檔案室,有用到相關(guān)檔案的時(shí)候,就可以進(jìn)行查閱。檔案管理的最大作用就是記錄歷史,這不僅可以供后人查閱,了解事件發(fā)生的緣由結(jié)果,同時(shí)也可以讓后人在這些記錄中領(lǐng)悟到一些有益的道理,解決實(shí)際問(wèn)題。
2文書(shū)檔案中存在的問(wèn)題
2.1文書(shū)工作與檔案工作銜接方面存在問(wèn)題
文書(shū)工作和檔案工作是不同的兩種工作,但文書(shū)工作和檔案工作又有一定的相同性,既有區(qū)分、又有聯(lián)系。既然是文書(shū)檔案管理,文書(shū)工作和檔案工作就應(yīng)該在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中相互配合,形成合理的管理體系。在實(shí)際運(yùn)行中,文書(shū)工作與檔案工作實(shí)行的是分塊管理,這是一種比較科學(xué)、有效的管理方式,但也在無(wú)形中拉大了文書(shū)管理與檔案管理之間的距離。主要體現(xiàn)在文書(shū)的檔案意識(shí)淡薄,不能夠及時(shí)有效地進(jìn)行檔案的收集整理,而檔案管理也不能很好地同文書(shū)進(jìn)行檔案的交流。這就導(dǎo)致這兩個(gè)管理之間的銜接不夠及時(shí),很多地方未能有效地達(dá)到預(yù)期的目標(biāo);同時(shí)在進(jìn)行交接管理的過(guò)程中,還會(huì)出現(xiàn)很多的錯(cuò)誤,不利于文書(shū)檔案管理水平的提高。2.2檔案收集工作不到位文書(shū)檔案管理工作的檔案收集是一項(xiàng)較難進(jìn)行的工作,檔案收集工作的進(jìn)行一般來(lái)說(shuō)遵循先收集重要的再收集次重要的原則。但由于部門(mén)與部門(mén)之間的聯(lián)系不緊密、溝通工作進(jìn)行的不及時(shí),或者是由于部門(mén)的拖延、敷衍情況發(fā)生較多,導(dǎo)致檔案在收集的時(shí)候遇到難以按時(shí)收集的難題。
2.3文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)不高
文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是非常重要的,如果專(zhuān)業(yè)水平較高,就會(huì)提高單位的文書(shū)檔案管理水平。但有的單位出于其他原因,沒(méi)有雇用具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和水平的文書(shū)檔案管理人員,工作者對(duì)文書(shū)檔案的管理知識(shí)一知半解,不能靈活運(yùn)用、進(jìn)行創(chuàng)新,或者是工作者具有文書(shū)檔案的上崗資格證,但由于時(shí)間久遠(yuǎn),后期也沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行知識(shí)更新,跟不上時(shí)展的腳步,特別是在計(jì)算機(jī)發(fā)展運(yùn)用如此廣泛的今天。因此,要著重提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)水平,這是現(xiàn)今檔案工作發(fā)展的重要要求,也是必需條件。
2.4各部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案的收集工作配合力度不夠
文書(shū)檔案的收集工作主要是收集各個(gè)部門(mén)重要的文件,由于有的部門(mén)為了自己部門(mén)的方便,不愿意將部門(mén)較為重要的、經(jīng)常使用的文件上交。雖然責(zé)任心較強(qiáng)的文書(shū)檔案管理人員會(huì)經(jīng)常催交,但隨著時(shí)間的拖延,檔案管理人員也會(huì)妥協(xié),進(jìn)而導(dǎo)致一些重要的文件丟失,影響檔案的后期調(diào)用,同時(shí)也會(huì)拖慢檔案的收集水平。
2.5文書(shū)檔案保存方法滯后
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)也在不斷地進(jìn)步,各個(gè)單位的文書(shū)檔案管理方法也在不斷地更新。計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)檔案管理方面的應(yīng)用,讓文書(shū)檔案管理的效率不斷地提高。計(jì)算機(jī)辦公無(wú)紙化與以往的紙質(zhì)辦公有很明顯的不同,然而這些差異也會(huì)對(duì)檔案管理工作造成不便,如計(jì)算機(jī)保存的電子版文件沒(méi)有打印成紙質(zhì)版并進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋4妫自斐杀4婀ぷ鞯牟煌暾⒉灰恢拢沟梦臅?shū)檔案管理陷入困境。
3提高文書(shū)檔案管理水平的方法
3.1搞好文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接
文件是檔案的基礎(chǔ),要搞好文書(shū)的質(zhì)量水平,必須建立高質(zhì)量的檔案。文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件是建立高水平文件的基礎(chǔ),因此,文書(shū)人員要具有很強(qiáng)的檔案意識(shí),做好自己的本職工作。首先,工作人員在工作中要保證文書(shū)的質(zhì)量,包括將紙張的大小、文件格式、文體做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。其次就是及時(shí)、準(zhǔn)確地處理文件,做到按時(shí)收發(fā)文件、按時(shí)查找文件,將缺失的文件及時(shí)地進(jìn)行查找、補(bǔ)充。
3.2加強(qiáng)文書(shū)檔案收集工作的部門(mén)協(xié)作
文書(shū)檔案的主要來(lái)源是各部門(mén)的重要文件,因此,加強(qiáng)與各部門(mén)的協(xié)作是必不可少的。檔案管理人員要經(jīng)常與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通,及時(shí)了解各部門(mén)的最新信息,保證檔案收集的完整性。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性,認(rèn)識(shí)到檔案管理能夠揭示一個(gè)單位的歷史,具有很大的價(jià)值,可以為單位的將來(lái)提供很大的指導(dǎo)。
3.3加強(qiáng)文書(shū)檔案的收集工作
文書(shū)檔案收集工作的加強(qiáng),需要注意3方面的內(nèi)容。首先是嚴(yán)格把關(guān)。統(tǒng)一管理檔案的收集工作,將文件的選用、文號(hào)編發(fā)、標(biāo)題制作、標(biāo)題字形、附件等各方面的細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。其次是明確范圍、分類(lèi)收集。按照單位文書(shū)檔案的類(lèi)目進(jìn)行統(tǒng)一分門(mén)別類(lèi)的整理、組卷,保證案卷質(zhì)量。第三是建立科學(xué)的目錄編號(hào)、檢索系統(tǒng)。在不斷完善案卷目錄、專(zhuān)題目錄、計(jì)算機(jī)等檢索外,還要不斷完善光盤(pán)等高科技檢索工具,不斷地加強(qiáng)和完善檔案的收集工作,提高檔案的收集管理水平。
篇12
1.1電子檔案的便于檢索,提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲(chǔ)存在光盤(pán)或磁盤(pán)上,應(yīng)用計(jì)算機(jī)來(lái)查詢(xún)。計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力,使得文書(shū)檔案管理更快捷,更方便。同時(shí)電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式,避免了人們使用手工操作時(shí)出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問(wèn)題。
1.2信息易于保管。電子檔案是存儲(chǔ)在光盤(pán)和磁盤(pán)上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存,不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮,而且可以重復(fù)使用,節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng),符合國(guó)家提倡的建立節(jié)約型社會(huì)的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)。而且光盤(pán)和磁盤(pán)的存儲(chǔ)量大,占用空間小,穩(wěn)定性高,操作簡(jiǎn)單,造價(jià)低廉,方便備份,易于管理。
1.3電子傳輸,實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中,各個(gè)單位和部門(mén)之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享,大量的文書(shū)檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流,利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。
2.文書(shū)檔案歸檔存在的問(wèn)題
2.1文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范程度過(guò)低
目前,文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范程度過(guò)低是很多檔案單位及大中型事業(yè)單位中普遍存在的問(wèn)題,主要體現(xiàn)在:案卷名稱(chēng)、卷宗分類(lèi)、文件檔號(hào)不規(guī)范等,還經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件的卷宗組卷不規(guī)范,缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象。除此之外,普遍存在的問(wèn)題是文件檔案檢索的效率較低,目前大多數(shù)單位主要采用兩種類(lèi)型的檢索方式:即電子檢索和人工檢索,而目前多數(shù)單位選擇的是人工檢索的方法。 2.2文書(shū)工作與檔案工作的銜接不夠緊密
文書(shū)工作與檔案工作是對(duì)立統(tǒng)一,密不可分的,二者是相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的,要確保文書(shū)與檔案管理工作正常有序開(kāi)展的方法就是進(jìn)行分體式管理模式。從目前來(lái)看,很多單位對(duì)文書(shū)檔案工作的管理方式是分塊式管理,這種方式在過(guò)去的工作中存在一定的優(yōu)勢(shì),但是在實(shí)際工作中會(huì)使文書(shū)與檔案管理之間的距離越來(lái)越大。這就導(dǎo)致很多矛盾和問(wèn)題出現(xiàn)在文書(shū)檔案管理工作中。
2.3 文書(shū)檔案管理的配套設(shè)備不到位
一些單位的文書(shū)檔案設(shè)備沒(méi)有配備齊全,造成硬件設(shè)施服務(wù)不到位、質(zhì)量差,而且相關(guān)部門(mén)沒(méi)有想辦法去解決,甚至個(gè)別單位還沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室。此外,文書(shū)檔案還存在丟失、銷(xiāo)毀和霉變等情況,這是由于沒(méi)有及時(shí)采取防潮、防濕的舉措,不但影響了檔案的整潔、美觀,還會(huì)困擾今后的工作。因此,相關(guān)部門(mén)有必要高度重視文書(shū)檔案管理的設(shè)施問(wèn)題,并及時(shí)改進(jìn)。
2.4文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提高
文書(shū)檔案管理人員是該項(xiàng)工作的直接執(zhí)行者,他們的素質(zhì)直接決定著文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。然而,我國(guó)現(xiàn)有從事文書(shū)檔案管理工作的人員素質(zhì)普遍不高。一些單位的檔案管理人員未經(jīng)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就進(jìn)入檔案部門(mén)工作,他們對(duì)立卷、檔案分類(lèi)等基本知識(shí)都了解不足;一部分檔案管理人員雖然具備相關(guān)的上崗資格,卻不注重自身知識(shí)結(jié)構(gòu)和實(shí)際檔案管理水平的提升,特別是隨著辦公自動(dòng)化的普及,這些檔案管理人員還未意識(shí)到掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)提高自身檔案管理水平的重要性。文書(shū)檔案的工作人員不僅需要提高自身的工作素質(zhì),思想素質(zhì)也有待提升。
3.加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案歸檔要求方面的管理
為更有效的對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理,及時(shí)歸檔是必不可少的前提條件。文書(shū)檔案歸檔要求主要是指對(duì)歸檔文件鑒定與整理質(zhì)量的要求。
3.1建議將歸檔章位置蓋在文件左上方
最佳歸檔章加蓋的位置應(yīng)以左上方為宜,并應(yīng)定量規(guī)定其上邊距及左邊距,建議以1.5厘米左右為佳。如此改進(jìn)之后,當(dāng)要調(diào)取某件檔案時(shí),只需要將該盒檔案從盒內(nèi)抽出三分之一寬度就能輕松地查到件號(hào),不但能在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地找到所要查找的文件,而且只需要將該件單獨(dú)抽出即可,不必抽出整盒檔案。同時(shí)也符合《歸檔文件的整理方法》第6條規(guī)定。對(duì)于部分特殊的歸檔件,建議:塑裝、皮裝的會(huì)議記錄本,盡量保持其原貌,不必拆裝,歸檔章加蓋在扉頁(yè)上端適當(dāng)位置即可;需要折疊的大規(guī)格圖表,按A4規(guī)格折疊,將歸檔章蓋在左上方指定范圍;橫向排版的A4型圖表,建議歸檔章加蓋在表頭右上端,方向與表格方向平行,保持歸檔章的文字方向與表格文字方向相一致,使得版面統(tǒng)一,裝盒時(shí)表頭齊左,因而其歸檔章也在左上方,雖然歸檔章的方向發(fā)生90度的轉(zhuǎn)向,但不影響整體效果和查閱利用。
3.2建議推廣紙封套袋裝法
文件的裝訂方式采用的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)D無(wú)酸紙封套袋裝法值得推廣。此方法有以下優(yōu)點(diǎn):以件為單元,無(wú)論文件厚薄,一件一袋,層次分明;不損傷文件,復(fù)印掃描都很方便;成本低,比較于不銹鋼夾而言占據(jù)空間較少;便于以后數(shù)字化時(shí)的拆裝掃描,有利于保護(hù)檔案原件不受損害。若對(duì)此無(wú)酸紙封套袋裝法稍加改進(jìn),這種方法值得借鑒與推廣。一是將歸檔章統(tǒng)一印制在封套的左方固定位置,填寫(xiě)完整的歸檔文件信息;二是設(shè)置相應(yīng)的格式,將歸檔文件屬性標(biāo)示清楚,以便查閱時(shí)只需要將文件抽出一部分就能看清歸檔文件的件號(hào)及其它基本信息,便于快速查找。特別要注明“件”內(nèi)總頁(yè)數(shù),以便核查,防止利用過(guò)程中發(fā)生丟失張頁(yè)現(xiàn)象。在具體實(shí)踐中,在歸檔文件上也應(yīng)加蓋歸檔章,填寫(xiě)的信息與封套上相一致,這樣一一對(duì)應(yīng),就能保證文件調(diào)出后能準(zhǔn)確放回原封套,防止在利用后出現(xiàn)裝錯(cuò)袋現(xiàn)象。
3.3建議細(xì)化檢索工具
推行的文號(hào)查對(duì)表由歸檔文件的文號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)、件號(hào)等四個(gè)主要特征編制而成。在文號(hào)查對(duì)表中,以歸檔文件的文號(hào)作為主要特征,按同一發(fā)文機(jī)構(gòu)同一類(lèi)型文件的序列號(hào)由小到大排列,其保管期限、機(jī)構(gòu)、件號(hào)等基本特征注明在相應(yīng)的表格中,查找時(shí),只需要知道被查文件的文號(hào),就能從表中快速找到該歸檔文件所處的準(zhǔn)確歸檔位置。編制文號(hào)查對(duì)表應(yīng)該注意的是,不能漏號(hào),對(duì)于本部門(mén)的行文,文號(hào)一般應(yīng)該是連續(xù)的,個(gè)別特殊情況空缺的文號(hào)必須作特別備注,以示該文件不存在。其它部門(mén)的來(lái)文,文號(hào)不具有連續(xù)性,但要保持由小到大的排列順序,其空缺的文號(hào)即說(shuō)明此文件沒(méi)有在本全宗內(nèi)歸檔。所以,利用文號(hào)查對(duì)表檢索,還可以快捷地查明所查文件是否在本全宗下歸檔,以節(jié)省查找過(guò)程。
4.結(jié)束語(yǔ)
隨著改革形勢(shì)的發(fā)展,如何提高文書(shū)檔案管理水平,及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息,以滿(mǎn)足各方面的需求,適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì),這是文書(shū)檔案工作的新課題,作為檔案工作人員必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,為檔案的管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn):
[1]湖南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處.公文辦理與歸檔整理. 2001.
篇13
一、文書(shū)檔案管理中存在的主要問(wèn)題
(一)文書(shū)檔案管理意識(shí)薄弱,重視力度不夠
由于很多單位自上而下對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí),所以對(duì)文書(shū)檔案管理的重視力度不夠,缺乏應(yīng)有的檔案管理意識(shí)。一方面,要的高層領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有傳達(dá)有效的指示,部門(mén)與部門(mén)之間也對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力的配合;另一方面,有些領(lǐng)導(dǎo)層目光短淺,只是考慮到眼前利益,對(duì)文書(shū)檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí),沒(méi)有聘請(qǐng)或培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)的管理人員,在培訓(xùn)理念上觀念落后,使得單位文書(shū)檔案管理的整體質(zhì)量偏低。另外,由于對(duì)文書(shū)檔案管理上的忽視,在人力、物力、財(cái)力上的投入也就相對(duì)較少,這都直接限制了文書(shū)檔案管理水平的提升。
(二)文書(shū)檔案管理的規(guī)范性不強(qiáng)
檔案是由文件構(gòu)成的,文件質(zhì)量不達(dá)標(biāo),檔案管理工作就無(wú)法順利的開(kāi)展。但是,有些文書(shū)檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí),沒(méi)有認(rèn)真做好對(duì)相關(guān)材料的整理歸檔,使文件、檔案不統(tǒng)一,很難保證檔案管理的規(guī)范性、完整性。同時(shí),有些單位沒(méi)有要統(tǒng)一規(guī)范文件格式,文件用紙也相對(duì)混亂,沒(méi)有對(duì)字體等方面也應(yīng)加以規(guī)范,經(jīng)常出現(xiàn)不合規(guī)定的文件。如在書(shū)寫(xiě)相關(guān)資料時(shí),沒(méi)有使用黑色碳素筆或鋼筆,對(duì)文件的起稿、整理、修訂等各個(gè)方面沒(méi)有嚴(yán)格遵守文書(shū)檔案處理流程,對(duì)于缺頁(yè)少頁(yè)的資料,沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)并給與完善,對(duì)會(huì)議材料的收集整理相對(duì)混亂、滯后等。
(三)電子文書(shū)檔案管理的安全意識(shí)相對(duì)缺乏
隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用,方便快捷的電子文件日益受到追捧。但是,科技是把雙刃劍,互聯(lián)網(wǎng)的使用對(duì)于電子檔案的管理卻存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)。由于電子檔案對(duì)電子設(shè)備的要求極高,稍有不慎,很有可能發(fā)生數(shù)據(jù)無(wú)端丟失,反復(fù)的病毒入侵和電子內(nèi)容的隨意篡改等情況發(fā)生。再加上部分檔案管理人員對(duì)電子文檔的安全性缺乏有效的認(rèn)識(shí),電子管理專(zhuān)業(yè)水平不足,使得電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)很容易陷入癱瘓,造成電子文書(shū)丟失等情況,極大的降低了文書(shū)檔案管理的安全會(huì)水平。
(四)文書(shū)檔案人員的綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
文書(shū)檔案質(zhì)量的高低很大程度上取決于管理人員的綜合水平,但是,就目前的情況來(lái)看,大部分的管理人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)培訓(xùn),綜合素質(zhì)不高,對(duì)檔案管理方法知之甚少,使檔案管理的難度進(jìn)一步加大。例如采集信息時(shí)間延遲,采集的范圍過(guò)于狹窄,沒(méi)有采取行之有效的辦法對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理以及,文書(shū)檔案管理時(shí)間模糊不清等等,這都在很大程度上反映了文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)上的缺陷。
二、促進(jìn)文書(shū)檔案管理的有效對(duì)策
(一) 樹(shù)立科學(xué)的文書(shū)檔案管理意識(shí)
文書(shū)檔案管理部門(mén)應(yīng)從上而下重視檔案管理工作,尤其是高層領(lǐng)導(dǎo),更應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí),明確劃分文書(shū)檔案管理的職責(zé)。對(duì)于檔案管理工作人員而言,有責(zé)任向單位內(nèi)部人員大力宣傳文書(shū)檔案管理工作的重要性。必要時(shí),可以開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)題講座,積極宣傳相應(yīng)的企業(yè)制度和法律規(guī)范,力求使單位內(nèi)部全體成員都主動(dòng)參與到文書(shū)檔案管理工作中來(lái),爭(zhēng)得他們的理解與支持;也可以向領(lǐng)導(dǎo)建議,將文書(shū)檔案工作管理提入到單位內(nèi)部的重點(diǎn)工作上來(lái),使文書(shū)檔案工作向著高水平、優(yōu)質(zhì)量的方向前進(jìn)。同時(shí),要增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性,主動(dòng)提供決策意見(jiàn),使文書(shū)檔案工作的預(yù)見(jiàn)性和主動(dòng)性更強(qiáng)。此外,電子信息技術(shù)的發(fā)展要求文書(shū)檔案工作管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),給自己提出更高的要求,不斷為自己補(bǔ)充新的知識(shí),用科學(xué)武裝頭腦,確立一個(gè)終身學(xué)習(xí)的目標(biāo),變被動(dòng)接受為主動(dòng)學(xué)習(xí),提高對(duì)文書(shū)檔案的信息化管理能力。
(二) 規(guī)范文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)性工作
只有把文件整理等基礎(chǔ)工作做足做好,才能使文書(shū)檔案管理朝著規(guī)范化、有序化的方向發(fā)展。這就要求相關(guān)人員要全力做好本職工作,對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé),本著科學(xué)管理的理念,把文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)性工作做足做好,比如信息的采集、選擇、管理、使用和最終的歸整等。同時(shí),各部門(mén)之間應(yīng)該加強(qiáng)合作與聯(lián)系,尤其對(duì)個(gè)別重要的部門(mén)而言更應(yīng)該如此,以便于檔案信息的及時(shí)采集與準(zhǔn)確存檔。此外,檔案管理人員應(yīng)該負(fù)責(zé)其他部門(mén)的宣傳與培訓(xùn),定期的為其他部門(mén)的檔案負(fù)責(zé)人舉辦培訓(xùn),并積極地監(jiān)管各部門(mén)的文書(shū)檔案處理過(guò)程,以求使采集信息的過(guò)程變得順利,使文書(shū)檔案管理工作能夠更加有序的開(kāi)展。
(三) 提高文書(shū)檔案管理的數(shù)字化、安全化水平
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理也應(yīng)緊跟形勢(shì),朝著數(shù)字化的方向前進(jìn),但為求方便的同時(shí),我們也應(yīng)該了解其中存在的危險(xiǎn),加強(qiáng)電子文書(shū)信息的安全化管理。電子技術(shù)的在文書(shū)檔案管理中的合理應(yīng)用,無(wú)疑使文書(shū)檔案管理愈加方便快捷,節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力,從信息的采集到加工處理過(guò)程的完成,用時(shí)越來(lái)越短,使檔案管理的過(guò)程得到最大限度的簡(jiǎn)化。同時(shí),通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案需求人員也可以省時(shí)省力的獲取信息,簡(jiǎn)化了繁瑣的手動(dòng)翻閱過(guò)程,使查閱手段朝著多方向、多種類(lèi)方向發(fā)展。但需要注意的是,為保證數(shù)字化檔案管理的安全性,要加強(qiáng)安全技術(shù)的投入力度何管理力度,如登錄時(shí)應(yīng)借助有效的身份驗(yàn)證信息,加大對(duì)周?chē)W(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度,提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性能等,防止文書(shū)檔案信息被竊取、被破壞,最大限度的保證文書(shū)檔案管理的安全化水平。
(四) 增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
要提高文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì),就應(yīng)該掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí),對(duì)檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)性工作做到游刃有余,比如對(duì)各種文件的分門(mén)別類(lèi),采集信息時(shí)的精準(zhǔn)到位等。因此,單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該加大培訓(xùn)資金的投入力度,尋求專(zhuān)業(yè)人士的指點(diǎn),安排公司相關(guān)人員的定期培訓(xùn),努力培訓(xùn)出綜合素質(zhì)過(guò)硬的員工,更好的服務(wù)于單位內(nèi)部文書(shū)檔案管理工作的需要。同時(shí),在培訓(xùn)工作期間,單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)督促管理人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù),適度的進(jìn)行培訓(xùn)反饋和工作考核,不斷豐富管理人員相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),切實(shí)增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
三、結(jié)語(yǔ)
總之,文書(shū)檔案管理水平的提升,需要及時(shí)糾正“檔案無(wú)用論”的錯(cuò)誤觀念,各部門(mén)之間加強(qiáng)聯(lián)系與合作,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的全員參與、全過(guò)程管理,使文書(shū)檔案的歸整更加精準(zhǔn)、及時(shí)、有效。同時(shí),要對(duì)文書(shū)檔案管理的制度進(jìn)行不斷完善,使文書(shū)檔案管理工作朝著先進(jìn)、有序、規(guī)范的方向發(fā)展,充分提高文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和高效率。
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