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文書檔案論文:自動化文書檔案管理論文
1辦公自動化文書檔案管理的新特點(diǎn)
1.1為實(shí)現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實(shí)效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運(yùn)動過程，從時效、價(jià)值和系統(tǒng)性上講，檔案是對文件的不斷揚(yáng)棄，使整理完畢的文件具有保存價(jià)值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來，才能形成的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保障文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過程中，主要包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動呈現(xiàn)出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費(fèi)時費(fèi)力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點(diǎn)之一。將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當(dāng)文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點(diǎn)。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)
在設(shè)計(jì)辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門要參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計(jì)功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計(jì)，加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，以提高文件傳遞的安全性、性、性和時效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實(shí)際運(yùn)用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運(yùn)行過程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實(shí)行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保障電子文件的信息安全時，要做到以下幾點(diǎn)：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，保障系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任制，必要時，要對系統(tǒng)所在的重點(diǎn)場所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)施整體安全防護(hù)；③加強(qiáng)管理人員的安全意識，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過程的安全防護(hù)體系。
2.3文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理
傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解組卷，很難統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網(wǎng)、運(yùn)轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保障電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)
要想做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專業(yè)知識的同時，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性的意見。同時，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強(qiáng)與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動文檔一體化管理的順利實(shí)施。
3結(jié)束語
綜上所述，自動化的辦公環(huán)境為做好文書處理和檔案管理工作提供了保障和新方法，而檔案管理工作人員應(yīng)該把握好這個機(jī)會，綜合分析辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的特點(diǎn)，研究、分析出文檔一體化管理的有效辦法，從而將文書檔案管理工作做得更好，為企業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
作者：馮靜美 單位：廣東鼎豐紙業(yè)有限公司
文書檔案論文:公正文書檔案鑒定工作質(zhì)量管理論文
一、公正文書檔案鑒定工作概述
公元前六世紀(jì)的代書人制度是公證制度的起源，歷經(jīng)宗教公證的完善，發(fā)展到現(xiàn)在的國家公證人的現(xiàn)代公證制度。由于其在社會經(jīng)濟(jì)活動中無可取代的地位，而愈來愈受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果體現(xiàn)，具有無可置疑的證據(jù)力和執(zhí)行力，在現(xiàn)代各國都將其作為國家檔案的重要組成部分。因此，對公正文書的鑒定工作是至關(guān)重要的。公證檔案是公證人員和當(dāng)事人在具體時間、具體地點(diǎn)、具體行為記錄，也就是說當(dāng)事人當(dāng)時的一舉一動、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實(shí)合法性。文件檔案鑒定是評價(jià)主體以一定的評價(jià)尺度或標(biāo)準(zhǔn)來衡量被鑒定的文件檔案這一客體價(jià)值的活動過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價(jià)值存在多樣性、相對性和潛在性等特點(diǎn)，再加上參與評價(jià)的主體在學(xué)識水平、分析問題能力等方面的差異，就會出現(xiàn)對同一鑒定客體得出不同鑒定結(jié)果或意見的情況。面對此種情況，為了較大限度地實(shí)現(xiàn)鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的性，必須確立明確的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，特設(shè)鑒定機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一鑒定程序、科學(xué)化管理方式，保障檔案鑒定工作的有序進(jìn)行。
二、公正文書檔案的重要性
公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價(jià)值，在一定程度上相當(dāng)于機(jī)密檔案，在人們的社會生活中起著重要作用。一方面，在市場經(jīng)濟(jì)活動中，大部分文件檔案的履行都要持續(xù)一段時間，有些可長達(dá)幾十年，在這期間，人們受客觀外界的影響，以及形勢的變化，可能在主觀上會出現(xiàn)某些偏差，不履行或不能履行自己的義務(wù)。公證文書檔案就像一個非常有威信的監(jiān)督者，默默地約束著當(dāng)事人要對自己的言行負(fù)責(zé)。另一方面，在市場經(jīng)濟(jì)活動中，調(diào)解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因?yàn)闄n案客觀記錄了以往發(fā)生的事情，當(dāng)時的狀態(tài)、當(dāng)時人的真實(shí)意思表示，可以澄清有關(guān)事實(shí)，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調(diào)解和訴訟實(shí)踐中，司法機(jī)關(guān)和各級行政主管部門對公證檔案一般都給予采納。
三、現(xiàn)行公證文書檔案鑒定工作中存在的問題
1.鑒定理論問題
我國的檔案鑒定理論是結(jié)合我國檔案工作實(shí)踐，學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的基礎(chǔ)上，吸收民國時期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論上形成的。建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實(shí)踐中證明了其價(jià)值，但同時也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成“檔案價(jià)值”概念的模糊，鑒定理論的框架構(gòu)建不完善；對應(yīng)用技術(shù)研究的不足，造成具體操作中的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定質(zhì)量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價(jià)值中實(shí)際存在著的數(shù)量關(guān)系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質(zhì)量無法得到保障。
2.待鑒定的文書檔案數(shù)量繁多
2.1進(jìn)館問題
檔案界一直把館藏量為檔案館的重點(diǎn)，衡量檔案館的規(guī)模以及達(dá)標(biāo)升級評定中，館藏量均為主要硬件之一，使豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標(biāo)。在增加館藏的片面指標(biāo)下，一些不具有進(jìn)館價(jià)值的檔案也隨之入館，造成進(jìn)館檔案質(zhì)量不高。由于上述原因，檔案館需要鑒定的已不僅僅是有鑒定價(jià)值的到期檔案，還有相當(dāng)一部分冠以長期、長期之名，卻無實(shí)際保存價(jià)值的檔案。
2.2認(rèn)識問題
另一方面，檔案館沒有做到有計(jì)劃、周期性地開展鑒定工作，導(dǎo)致需要鑒定的檔案日益增多。由于鑒定工作費(fèi)時費(fèi)力且見成效，檔案館未將鑒定工作放到應(yīng)有位置，致使鑒定負(fù)擔(dān)越來越重。
2.3鑒定程序問題
鑒定程序問題主要體現(xiàn)在兩個方面。及時，鑒定程序復(fù)雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發(fā)現(xiàn)卷中若有不符合保管期限的文件，就必須按照處理手進(jìn)行處理。首先進(jìn)行拆卷，將不需繼續(xù)留存的文件剔出，并在卷內(nèi)文件目錄上注明。然后調(diào)整檔號，保管期限的調(diào)整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保障管理和利用。調(diào)整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應(yīng)調(diào)整、更改。這一系列復(fù)雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。
2.4鑒定標(biāo)準(zhǔn)問題
我國現(xiàn)行的文書檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實(shí)踐證明，文書檔案內(nèi)容龐雜，涉及面廣，在鑒定時困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。其次，文書檔案的珍貴程度鑒定不準(zhǔn)。對于同一份文書檔案材料，不同的檔案管理機(jī)構(gòu)的鑒定期限有一定的差異，有的作為長期收藏，而有的可能作長期甚至短期保存，而一份真正的、有價(jià)值的文件材料應(yīng)該從歷史的角度、從社會的角度綜合評定它的價(jià)值，這樣才有利于珍貴檔案的保存，才能體現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)的作用和地位。
2.5歸檔文書檔案的問題
首先，文書檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄。這在不同時期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在，檔案工作者不可能、也不允許改正檔案材料原始內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對其進(jìn)行鑒別、評價(jià)，以指導(dǎo)利用者。其次，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，對于其他部門的文檔往往長時間沒有文件歸檔。個別文件材料還不完整，編號文件本身連接不上，缺附件、少底稿等現(xiàn)象普遍存在。這樣，在不同程度上造成了歸檔文件材料不完整。
2.6管理方式問題
裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響鑒定工作的順利開展，現(xiàn)在對檔案鑒定后，如發(fā)現(xiàn)失去保存價(jià)值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開，頁號重編、目錄索引重新搞，一系列的連鎖反應(yīng)，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價(jià)值，但考慮到牽一發(fā)而動全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經(jīng)常開展。
2.7期限問題
長期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件除對本機(jī)關(guān)頒發(fā)和形成的外，其保管期限為長期或短期，并認(rèn)為“這樣會減少重復(fù)檔案的數(shù)量”，但在實(shí)際操作過程中上，并沒有達(dá)到減少庫存的目的效果。目前檔案室、館中文書檔案中長期卷的比例十分大，有的同一份文件可能會在同一檔案館的多個卷中找到，同一館內(nèi)重復(fù)性就這樣大，加之上一級的檔案館也要長期或長期保存這部分檔案，因此，這也是造成重復(fù)性歸檔的現(xiàn)象的重要原因。
3.提高公正文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略
3.1完善鑒定理論
我國現(xiàn)行的鑒定理論側(cè)重于對鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的基本理論研究和應(yīng)用技術(shù)研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實(shí)用性，可操作性不強(qiáng)，在實(shí)際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實(shí)踐操作性，逐步實(shí)現(xiàn)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多元化，更有效地指導(dǎo)實(shí)踐。借鑒西方相對成熟的鑒定理論體系時，要加以正確的吸收與借鑒，同時要結(jié)合我國檔案工作實(shí)際情況加以發(fā)展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導(dǎo)鑒定實(shí)踐前行。
3.2設(shè)立專門鑒定機(jī)構(gòu)
為了確保鑒定工作順利進(jìn)行，在檔案館內(nèi)應(yīng)健全必要的組織機(jī)構(gòu)，專人負(fù)責(zé)鑒定工作，建立必要的監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格鑒定銷毀制度。對館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質(zhì)量評價(jià)和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計(jì)劃，對雖未到期但實(shí)踐證明已無利用價(jià)值的檔案進(jìn)行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。為當(dāng)事人保密是公證處的義務(wù)和職責(zé)，為確保這項(xiàng)職責(zé)的正確遵守，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。
3.3細(xì)化文書檔案保管期限表
各級檔案室可以依據(jù)國家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，并結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況及檔案特色細(xì)化保管期限表?xiàng)l款，制定出條款清晰、內(nèi)容豐富精練、層次分明、明確具體、可操作性強(qiáng)，即符合、系統(tǒng)、要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細(xì)說明或舉例，使條款規(guī)定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細(xì)化的文書檔案保管期限表，需經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后，要以書面形式上報(bào)檔案行政管理機(jī)關(guān)或檔案價(jià)值鑒定工作組織機(jī)構(gòu)，經(jīng)過審查批準(zhǔn)后才可實(shí)施。
3.4規(guī)范鑒定程序
3.4.1重視進(jìn)館質(zhì)量
加強(qiáng)在檔案進(jìn)館之前的鑒定工作。在立卷、確定保管期的篩選、鑒定，檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時涉及到的鑒定，檔案館接收之前對案卷進(jìn)行的檢查這三個環(huán)節(jié)上加強(qiáng)鑒定力度，確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，為保障檔案進(jìn)館質(zhì)量。
3.4.2完善鑒定程序
改變檔案鑒定工作的一次鑒定制，規(guī)范為二次復(fù)核制、三次確定制。及時，由文書處理部門在鑒定當(dāng)中,按照國家檔案局頒發(fā)的機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規(guī)定劃分，剔除無保存價(jià)值的文件，劃分檔案的保管期限后將應(yīng)歸檔文件移交檔案室。第二，由檔案室鑒定人員復(fù)核歸檔檔案保管期限劃分的性,對移交進(jìn)室的檔案進(jìn)行再鑒定,以提高鑒定的性。三是在檔案局確定進(jìn)館單位的前提下,由檔案局專門鑒定人員指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)助機(jī)關(guān)檔案室人員對應(yīng)移交進(jìn)館的到期檔案、銷毀檔案等做的價(jià)值審查及保管期限確定。此外，對按手續(xù)辦理準(zhǔn)備銷毀的文件要堅(jiān)決銷毀，使其盡量減少差錯,以保障檔案館藏的質(zhì)量。
3.5加強(qiáng)信息技術(shù)在文書檔案鑒定工作中的運(yùn)用
3.5.1數(shù)據(jù)庫技術(shù)在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用
首先我們要建立檔案數(shù)據(jù)庫，將所有庫藏的檔案資源按照一定的著錄格式與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算機(jī)存儲。具體來說，文書檔案數(shù)據(jù)庫一般具備檔案數(shù)據(jù)的錄入、修改、查詢、刪除、統(tǒng)計(jì)顯示和輸出等功能。用戶界面要簡潔直觀，檔案材料的所有著錄項(xiàng)都能在屏上顯示，并且著錄項(xiàng)中的內(nèi)容和排列順序與紙質(zhì)檔案排列一致，符合錄入人員的習(xí)慣，便于校對鑒定。數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的自動糾錯功能，有效地避免數(shù)據(jù)錄入及人工校改中出現(xiàn)的差錯，確保檔案數(shù)據(jù)存儲的質(zhì)量，力求、規(guī)范。
3.5.2檢索技術(shù)在文書檔案鑒定工作中的應(yīng)用
在文書檔案鑒定過程中，充分利用檢索技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案檢索采用人工檢索，有目錄、索引、專題匯編等工具，檢索速度緩慢，不能及時滿足鑒定工作的需求。現(xiàn)代的檢索則已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，有關(guān)鍵詞、條件、邏輯、模糊、組配和屬性檢索等方式可供選擇，用戶只需將查閱信息輸入，計(jì)算機(jī)就能迅速將符合要求的所有文件調(diào)出。用戶可根據(jù)需要直接通過屏幕閱讀文件內(nèi)容，也可以采用打印輸出。如果需要檔案原件，則可以根據(jù)屏幕上顯示的文件編號從庫房卷盒中調(diào)出文件，這樣就大大提高了鑒定工作的效率。
文書檔案論文:醫(yī)院文書檔案管理論文
1取得院領(lǐng)導(dǎo)重視
文書檔案管理工作離不開院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，文書檔案管理人員需向領(lǐng)導(dǎo)闡述自己的工作性質(zhì)，證明這項(xiàng)工作的重要性，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，取得領(lǐng)導(dǎo)重視。
2完善文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施
文書檔案管理離不開打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)加大對文書檔案管理工作的資金投入，完善管理設(shè)施，提高辦公自動化水平，進(jìn)而提高員工工作效率。
3創(chuàng)新管理理念
信息化發(fā)展迅猛，具有便于信息檢索、更新、維護(hù)的優(yōu)勢，醫(yī)院應(yīng)建立自己的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，并將文書檔案信息管理納入其中。把以前紙質(zhì)的文件都分類錄入到數(shù)據(jù)庫中，此后的每份文書檔案信息按照規(guī)范的分類方式分別存入不同的數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院工作人員在借閱檔案資料時，可以先征詢信息管理員的同意，通過網(wǎng)絡(luò)快速查找。采用這種管理方式可以節(jié)約紙張，防止信息因紙張損毀而丟失，更具安全性。此外它還具有管理方便、查詢快捷的優(yōu)勢。
4注重文書檔案信息的安全性
對于紙質(zhì)檔案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，還要預(yù)防紙張損壞。可以定期將文書檔案資料裝訂在一起放入保險(xiǎn)柜中。如果采用信息化手段管理醫(yī)院文書檔案資料，必須重視醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性，通過及時更改密碼，設(shè)多重密碼，及時更新系統(tǒng)、更新病毒庫等方式保障信息安全。對于十分重要的信息，醫(yī)院可以選擇不聯(lián)網(wǎng)保存，以防黑客入侵。
5加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督工作
做好文書檔案的監(jiān)督工作要從兩方面入手：文書檔案管理部門，醫(yī)院各科室。
1.監(jiān)督文書檔案管理部門。建立科學(xué)的監(jiān)管方案，設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)管人員，督促文書檔案管理工作者及時完成接收到的任務(wù)，不得隨意拖延或?qū)⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)交他人，不得隨意透露醫(yī)院文書檔案信息，檔案歸檔要嚴(yán)格按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)，注意檔案信息錄入的性。
2.監(jiān)督醫(yī)院各科室。文書檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報(bào)檔案信息，不允許各科室出現(xiàn)文件資料大量堆積情況，從源頭掐斷檔案信息遺失的苗頭，確保檔案信息完整無誤，保障文書檔案管理部門年終不會出現(xiàn)工作大量積壓。
6重視文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
文書檔案管理工作雖不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)利益，但它卻是醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的保障。因此，醫(yī)院要提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，建設(shè)一批思想端正、技術(shù)過硬的文書檔案管理工作者。重視對文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)管理人才，對現(xiàn)有工作者展開培訓(xùn)，提高管理人員對管理工作的重視程度，傳授專業(yè)管理技能。此外還要對文書檔案管理人員定期開展思想政治教育，提高他們的保密意識，確保醫(yī)院重要信息不會泄露。鼓勵員工開拓思維，尋求更好的管理手段，提高工作效率和工作質(zhì)量。
7采用激勵機(jī)制
醫(yī)院可以在文書檔案管理部門采取激勵機(jī)制，對于工作效率高、工作質(zhì)量高的工作人員給予物質(zhì)獎勵，以此提高大家的工作熱情，讓管理人員更重視自己的工作。重視文書檔案管理，就是對醫(yī)院信息安全的重視，是對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的重視。我們應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新管理理念，改善管理方式，在發(fā)展中不斷彌補(bǔ)不足，適應(yīng)醫(yī)院對文書檔案管理提出的新要求。
作者：王晶選 單位：清遠(yuǎn)市中醫(yī)院
文書檔案論文:文書檔案職業(yè)道德論文
一、強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感
文書檔案工作又有高度的政治性，又是一項(xiàng)由許多具體環(huán)節(jié)組成的事務(wù)性的工作。文檔、檔案工作的性質(zhì)決定了從事這項(xiàng)工作的人，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和崇高的責(zé)任感。首先，要理解文書、檔案工作的重要性，熱愛自己所從事的文書、檔案工作。其次，對文書、檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用要有正確的認(rèn)識，這樣才能勤勤懇懇、默默無聞地做無名英雄。文書、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)，為基層服務(wù)的。這種服務(wù)體現(xiàn)在每一件公文的辦理中，具體說，黨政機(jī)關(guān)為了貫徹黨和國家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發(fā)送出機(jī)關(guān)，都離不開文書、檔案工作。上級機(jī)關(guān)下達(dá)的指示、命令，下級反映情況、匯報(bào)工作的公文，也都要經(jīng)文書、檔案工作人員的手來具體辦理。可以說，黨和國家的各頂事業(yè)的成就，中間都包含著文書檔案工作人員的一份辛勤勞動。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)感到光榮和自豪，并以高度的事業(yè)心和責(zé)任感做好文書、檔案工作。
二、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)文化等重要秘密，或重大的機(jī)密科研成果。如果我們不嚴(yán)加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經(jīng)濟(jì)上遭到不可彌補(bǔ)的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機(jī)密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，而且應(yīng)該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習(xí)慣;不該說的，不說，守口如瓶，不該看的，不看;不該記錄的，不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談?wù)摍C(jī)密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀(jì)律，同時也要嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機(jī)關(guān)中經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作的人員，同領(lǐng)導(dǎo)同志接觸機(jī)會比較多，了解的機(jī)密也比較多，因此，他們在為機(jī)關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的同時，又有假借領(lǐng)導(dǎo)同志名義謀取私利的機(jī)會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守紀(jì)律，清正廉潔，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守黨和國家制定的一系列有關(guān)保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動負(fù)責(zé)
文書檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務(wù)性的工作。因此，文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務(wù)性和事務(wù)性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)腿勤、手勤、腦勤。在一些規(guī)模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務(wù)里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負(fù)責(zé)精神。
四、埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)
埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書、檔案工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神，也是職業(yè)的行為準(zhǔn)則。文書檔案工作是屬于事務(wù)性、服務(wù)性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻(xiàn)的精神。文書、檔案工作又是十分細(xì)致的工作，有許多相當(dāng)細(xì)小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎，就會出現(xiàn)這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)的工作精神，才能做到周到、圓滿。
五、謙虛謹(jǐn)慎
平等待人謙虛謹(jǐn)慎，平等待人，是高尚的品德，也是從事文書、檔案工作的人員必須具備的工作作風(fēng)。文書、檔案工作的重要性和服務(wù)性，要求我們待人接物、處理問題都必須謙虛謹(jǐn)慎，有禮貌，平等待人。對上級要用尊敬、求教、商量的態(tài)度，對下級尤其應(yīng)注意要有禮貌、平易近人。文書、檔案工作人員要四忌:一忌命令口氣、居高臨下;二忌急躁情緒，心不在焉;三忌冷言冷語，語調(diào)生硬;四忌指手畫腳，以勢壓人。總之，文書檔案工作人員要加強(qiáng)自身的品德修養(yǎng)，這既是文書、檔案工作人員應(yīng)遵守的職業(yè)道德，也是為自己樹立了良好的形象，有利于工作的開展。
作者：白玉單位：雞東縣安全生產(chǎn)監(jiān)督和煤炭管理局
文書檔案論文:文書檔案管理制度論文
一、秦漢簡牘官文書檔案的收藏與管理
1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項(xiàng)管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍。”蘭臺隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計(jì)考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書?安帝紀(jì)》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書。”東觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房。《史記?太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書。”《漢書?高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房。郡級行政單位設(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡牘官文書檔案工作。《后漢書?百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級及縣級以下的行政單位也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等。縣丞有兼署文書檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書?秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣。”睡虎地秦簡《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規(guī)的文書檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或?yàn)槭詹卮罅课臅鴻n案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個文書管理室，出土相關(guān)官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。
2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經(jīng)有意識的對簡牘官文書檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經(jīng)初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除一種是進(jìn)行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實(shí)，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。
二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種?尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風(fēng)俗通》云‘：二人對校為讎。’《正字通?言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對覆如仇讎。’”
2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經(jīng)過檢查確認(rèn)沒有火源以后，才能關(guān)閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種?內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時立法對于玩忽職守丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)。“”發(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨(dú)咸陽坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲。”秦漢時期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識到官文書的運(yùn)作對于保障國家政令正常傳遞，保護(hù)國家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。
綜上所述，秦漢時期簡牘官文書是封建國家體制下各種政令信息傳遞的主要載體，秦漢行政體系能夠正常運(yùn)行是依托于秦漢官文書傳遞展開的，為保障各級政令傳遞的暢通與行政管理工作的順利開展，秦漢時期確立并完善了相應(yīng)的簡牘官文書檔案收藏和管理制度，并對日后幾千年的中國文書檔案工作制度產(chǎn)生了重要的影響。
作者：賀科偉單位：河南師范大學(xué)圖書館事業(yè)與文化研究中心
文書檔案論文:文書檔案管理的水行政執(zhí)法論文
一、水行政執(zhí)法檔案管理存在問題的原因
（一）對水行政執(zhí)法檔案管理工作重視不夠有些領(lǐng)導(dǎo)同志把執(zhí)法工作的重點(diǎn)放在抓行政執(zhí)法的過程上和抓行政執(zhí)法的效果上，他們并不了解水行政執(zhí)法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執(zhí)法后的執(zhí)法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執(zhí)法檔案管理工作投入的人力、物力、財(cái)力也就不足，從而造成水行政執(zhí)法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊(duì)對河南省24個支隊(duì)和154個大隊(duì)的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊(duì)的人員（3832人）中，中專以上學(xué)歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學(xué)歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學(xué)歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，大專以上學(xué)歷的人數(shù)比例也不足50%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。有的大隊(duì)雖然引進(jìn)了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓(xùn)。
（三）經(jīng)驗(yàn)交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個水政監(jiān)察大隊(duì)之間就要不斷地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗(yàn)交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)。通過經(jīng)驗(yàn)交流會促進(jìn)各個水政監(jiān)察大隊(duì)在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領(lǐng)導(dǎo)同志對水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識，從而加大對水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。
二、加強(qiáng)現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強(qiáng)化責(zé)任，提高認(rèn)識要加大對水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責(zé)任，經(jīng)常組織檢查組進(jìn)行檢查通報(bào)。對水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責(zé)令整改，并對整改方案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
（二）嚴(yán)格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務(wù)于水行政執(zhí)法工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對各種檔案資料立卷歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進(jìn)行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達(dá)到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應(yīng)按章有序進(jìn)行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應(yīng)按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標(biāo)準(zhǔn)要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項(xiàng)目分類。
（四）強(qiáng)化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項(xiàng)培訓(xùn)，監(jiān)察執(zhí)法隊(duì)伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識掌握不夠，業(yè)務(wù)不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。
（五）應(yīng)建立“案件首問負(fù)責(zé)制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時負(fù)責(zé)案卷、證據(jù)的整理，并負(fù)責(zé)及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負(fù)責(zé)，并有專門場所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結(jié)束語
規(guī)范水行政執(zhí)法檔案資料管理工作，是現(xiàn)代水行政執(zhí)法水平高低的一個重要表現(xiàn)。目前水行政執(zhí)法檔案資料管理工作存在一些問題，已經(jīng)對公平、公正執(zhí)法工作產(chǎn)生了影響。加強(qiáng)水行政執(zhí)法檔案資料管理工作，必將對現(xiàn)代水行政執(zhí)法規(guī)范化、程序化起到推動作用。
作者：王金蘭單位：河南省周口市川匯區(qū)水務(wù)局水政監(jiān)察大隊(duì)
文書檔案論文:醫(yī)院文書檔案管理論文
1醫(yī)院文書檔案管理特點(diǎn)
作為醫(yī)院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點(diǎn)。其一是規(guī)范性,文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的公文,醫(yī)院文書檔案管理的重點(diǎn)就是對該類公文進(jìn)行管理,它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴(yán)格。其二是服務(wù)性,文書檔案作為醫(yī)院或者部門的決策、參考資料,有著很強(qiáng)的服務(wù)性。只有重視其服務(wù)性,才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進(jìn)行更好的查詢服務(wù)。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng),損害醫(yī)院的形象與聲譽(yù)。可信的文書管理工作,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
2醫(yī)院文書檔案管理對策
2.1提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識
醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。當(dāng)醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進(jìn)行完善,對相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新,以嚴(yán)格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理,進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時,醫(yī)院文書檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中,醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識,認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案,加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
2.2優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行,在目前形勢下,醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率,以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進(jìn)行存儲和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源,節(jié)省檢索時間,將檢索中的認(rèn)為失誤率降低,保障檢索率,優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備,確保文書檔案收集更及時,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進(jìn)文書檔案管理合理化。
2.3以制度保障醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅(jiān)持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保障。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局的管理政策,從自身的實(shí)際情況出發(fā),對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進(jìn)行明確規(guī)定,通過正確界定范圍、劃分管理期限,使醫(yī)院文書檔案可以地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。加強(qiáng)文書檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處,院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級負(fù)責(zé),加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實(shí)。
2.4提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院應(yīng)該可信運(yùn)用文書檔案實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提品質(zhì)案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實(shí)文書檔案管理,同時可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。
3結(jié)語
總的來說,醫(yī)院必須要改變文書檔案管理思想,加強(qiáng)檔案制度規(guī)范性建設(shè),優(yōu)化管理模式,提高文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng),以特色化理念保持醫(yī)院文書管理工作活力,既使之為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù),又要求醫(yī)院在文書檔案管理工作上需要不斷創(chuàng)新、不斷前進(jìn)。
作者:李文閣 單位:浙江省人民醫(yī)院
文書檔案論文:醫(yī)院文書檔案信息化論文
一、醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的意義
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理，醫(yī)院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉(zhuǎn)變，不僅可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部不同科系的資源共享和互補(bǔ)，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)條件，還能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間、國內(nèi)醫(yī)院與國外醫(yī)院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補(bǔ)，提高文書檔案資源的質(zhì)量、度和寬泛度，提高資源的利用率。
二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題
（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執(zhí)行力不夠。當(dāng)前盡管我國各大醫(yī)院基本上都是實(shí)現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，但在對醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統(tǒng)觀念的束縛，當(dāng)前大部分管理者仍然存在著認(rèn)為醫(yī)院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理信息化這項(xiàng)工作的重要意義，進(jìn)而造成在實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理和推進(jìn)醫(yī)院文書檔案資源信息化共享和互補(bǔ)過程中動力不足，執(zhí)行力不夠，白白浪費(fèi)了許多寶貴的醫(yī)療文書資源。（二）缺乏專業(yè)的人才進(jìn)行系統(tǒng)的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進(jìn)慢，當(dāng)前在實(shí)現(xiàn)我國醫(yī)院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺，二是缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的落實(shí)和推進(jìn)也就更加吃力和緩慢，想要真正實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質(zhì)量有待提高。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作仍然處于較低水準(zhǔn)，仍然是局限于傳統(tǒng)的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫(yī)療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質(zhì)量相對較一般，沒有實(shí)現(xiàn)文書檔案的精細(xì)化信息化管理，在文書檔案的精準(zhǔn)分門別類、分科保存、時間軸橫縱向?qū)印①Y源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進(jìn)步空間。這一方面是受制于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實(shí)不到位有關(guān)。
三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的對策建議
（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項(xiàng)管理工作的信息化程度的不斷提升，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的發(fā)展和推進(jìn)也具有其歷史必然性。醫(yī)院工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識和理解醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫(yī)院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)醫(yī)院文書檔案信息化管理的各項(xiàng)工作的同時，也要學(xué)會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫(yī)學(xué)資源，提升資源利用率，發(fā)揮資源信息化的較大作用，更好地為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)。（二）強(qiáng)化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當(dāng)今時代，信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，日新月異，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不斷發(fā)展創(chuàng)新。當(dāng)前我國在檔案信息化建設(shè)過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進(jìn)步發(fā)展空間。彌補(bǔ)醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)短板，要從兩方面入手，一是要不斷強(qiáng)化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大在信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備方面的投入，完善信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施配置。二是要努力培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當(dāng)前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫(yī)學(xué)，又懂信息技術(shù)，還懂檔案管理的專業(yè)化人才有一定的難度，醫(yī)院及有關(guān)部門應(yīng)加大培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才的力度，以不斷提高醫(yī)院文書檔案信息化管理的水平。（三）多項(xiàng)檔案管理措施齊頭并進(jìn)，確保文書檔案信息化管理工作安全。醫(yī)院文書電子檔案作為醫(yī)院重要的醫(yī)學(xué)信息資源，其真實(shí)性、性、安全性、有效性，和實(shí)際的醫(yī)療作業(yè)息息相關(guān)，因此，保障醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全運(yùn)轉(zhuǎn)就顯得尤為重要。醫(yī)院及文書檔案信息化工作管理者應(yīng)當(dāng)通過采取多項(xiàng)檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機(jī)專用、專人專房保管；嚴(yán)格設(shè)定好檔案管理防御系統(tǒng)，建立安全保障體系，及時做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全。
作者:葉曉韻單位:廣東省東莞市第七人民醫(yī)院
文書檔案論文:文書檔案管理教學(xué)特征論文
摘要：文書工作與檔案管理課程以培養(yǎng)應(yīng)用性和操作型秘書人才為目標(biāo)，在教學(xué)中如何實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)的有效統(tǒng)一，至關(guān)重要。本文從文書工作與檔案管理教學(xué)的特征出發(fā)，探討在轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念，完善課程體系，改革教學(xué)方法，加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新的情況。
關(guān)鍵詞：文書工作檔案管理教學(xué)特征教學(xué)改革
引言
文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實(shí)用、知識精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實(shí)際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。
一、轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系
傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽，從理論到理論”。因此實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實(shí)用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識的講授前提下，加大實(shí)踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域近期的動態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計(jì)專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實(shí)踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識學(xué)習(xí)后的集中實(shí)習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實(shí)際動手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實(shí)際工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
二、積極探索研究，改革教學(xué)方法
文書工作與檔案管理的課程設(shè)計(jì)從總體上講要以實(shí)用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對性和實(shí)用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來，融傳授知識、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實(shí)踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學(xué)科知識的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實(shí)踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現(xiàn)象，根據(jù)社會對文書檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識的發(fā)展前沿，結(jié)合新時期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點(diǎn)、實(shí)用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保障了知識的前瞻性，同時又拓展了學(xué)生的知識面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識和技能。事實(shí)告訴我們，科學(xué)知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發(fā)展而逐步被認(rèn)識和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)在教學(xué)過程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實(shí)踐過程中實(shí)踐訓(xùn)練的比重，以此來鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐再認(rèn)識理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過程中強(qiáng)化實(shí)習(xí)實(shí)踐的教學(xué)力度，實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課時數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時的所有實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)穿插在教學(xué)過程中；同時用一個學(xué)期左右的時間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論在實(shí)踐中的升華。實(shí)習(xí)實(shí)踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實(shí)驗(yàn)室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實(shí)習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對文書與檔案工作的直觀認(rèn)識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應(yīng)的實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個實(shí)習(xí)實(shí)踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實(shí)習(xí)實(shí)踐課程的教學(xué)效果。
2.3探索新型教學(xué)方法
2.3.1范本教學(xué)法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過程中，可以通過范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學(xué)生用理論去解決實(shí)際問題的應(yīng)用能力。
2.3.2情境教學(xué)法面對沒有實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，打破枯燥無味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現(xiàn)代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實(shí)生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會知識，培養(yǎng)學(xué)生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點(diǎn)時，設(shè)置如下場景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評。通過情境模擬，使學(xué)生對收文處理工作有了直觀的認(rèn)識，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識，能收到意想不到的教學(xué)效果。
2.3.3實(shí)物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認(rèn)識客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實(shí)物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對學(xué)生來說是陌生的，一旦出示實(shí)物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時候，可以結(jié)合知識點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。
2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻(xiàn)的精神以及對檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。
三、加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)
受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實(shí)踐；重知識傳授，輕能力培養(yǎng)和知識應(yīng)用；師資隊(duì)伍建設(shè)和評價(jià)偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計(jì)劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實(shí)處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐，在實(shí)踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實(shí)踐和機(jī)會；對于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，引導(dǎo)鼓勵他們開展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書工作與檔案管理工作及時線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵并幫助的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過他們把積累多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊(duì)伍質(zhì)量的有效方法之一。公務(wù)員之家:
將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時俱進(jìn)的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會越走越寬。
文書檔案論文:文書檔案工作探討論文
一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。
二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。
1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識。增強(qiáng)管理意識。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。及時，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。
文書檔案論文:文書檔案案卷價(jià)值論文
【內(nèi)容提要】文書檔案本身的特殊性，決定了案卷具有無可替代的功能和作用。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用又賦予了案卷新的使命。本文認(rèn)為，不能因?yàn)榱⒕矸椒ù嬖诒撞《穸ò妇肀旧淼膬r(jià)值。同時，提出了改革立卷方法的基本思路。
【摘要題】理論探討
【關(guān)鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件
【正文】
一、案卷的價(jià)值
過去，在文書檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有自己的價(jià)值。
（一）是保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。
文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠地再現(xiàn)歷史的真實(shí)。對于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標(biāo)識。但對機(jī)關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復(fù)原。因?yàn)橄嚓P(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標(biāo)識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價(jià)值才彌足珍貴。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。
1.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過賦予并讀取物理標(biāo)識，使具有同一標(biāo)識的電子文件的信息構(gòu)成一個邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標(biāo)識，它們之間的關(guān)系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。
2.進(jìn)行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價(jià)值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的性，無可替代。同時，紙質(zhì)檔案也有一個建立數(shù)字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當(dāng)沒有電子文件時，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄；當(dāng)有電子文件時，就成為電子案卷中相應(yīng)文件目錄的內(nèi)容，并由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計(jì)。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個文件進(jìn)行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢：前者通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。
3.實(shí)現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使機(jī)關(guān)文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進(jìn)行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進(jìn)行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標(biāo)識，構(gòu)成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標(biāo)識，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實(shí)。
（二）是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。
文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過檔案人員長期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個可被持續(xù)開發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實(shí)體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。案卷作為全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置；因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。
1.保護(hù)電子文件的利用價(jià)值。
眾所周知，一份檔案文件的價(jià)值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實(shí)面貌。正如美國檔案學(xué)者謝倫伯格所說，“個別文件的主題只有同有關(guān)的文件聯(lián)系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯(lián)系，……文件作為文獻(xiàn)證據(jù)的真正意義就會模糊不清，甚至喪失。”（注：謝倫伯格著：《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》。）
在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。一個電子文件可能因?yàn)榫哂性S多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結(jié)果，但與其具有歷史聯(lián)系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯(lián)系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實(shí)記錄，但難以再現(xiàn)歷史的真實(shí)。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價(jià)值的守護(hù)神。
2.提供利用檔案信息的重要途徑。
檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量小；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。
同時，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進(jìn)入案卷，了解相關(guān)的情況和事件的原委，實(shí)現(xiàn)案卷與卷內(nèi)文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。
二、改革立卷方法的思考
案卷雖然重要，但傳統(tǒng)的立卷方法繁瑣復(fù)雜，改革勢在必行。
（一）改革的基本條件。
近20年來，機(jī)關(guān)工作水平有了很大的提高。一是機(jī)構(gòu)、職能明確；二是實(shí)施規(guī)范化、制度化管理；三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對降低；四是計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時，《歸檔文件整理規(guī)則》開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。
（二）改革的基本思路。
立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開展和檔案價(jià)值的保護(hù)，舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”（注：《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》。）的基礎(chǔ)上，研究文件在不同生命周期的特點(diǎn)和管理規(guī)律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯(lián)系；既適應(yīng)多媒體發(fā)展的需要，又能發(fā)揮計(jì)算機(jī)優(yōu)勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。
1.明確案卷概念。
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。
2.明確組卷規(guī)則。
案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。
目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時，文書立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。因此，在分類方案中，應(yīng)該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標(biāo)準(zhǔn)；并且通過“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。
3.簡化立卷方法。
電子文件歸檔并建立管理系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案的利用價(jià)值將長期性地降低。因此，可以參照《歸檔文件整理規(guī)則》簡化立卷方法。例如，取消《卷內(nèi)備考表》，個別需要說明的情況在《交接文據(jù)》或電子案卷的“備注”中說明；改硬卷皮為軟卷皮，并取消封底，既便于計(jì)算機(jī)打印，又便于裝入卷盒內(nèi)保存。
4.應(yīng)用汁算機(jī)輔助立卷。無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現(xiàn)的；另一方面，要利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計(jì)，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計(jì)表和交接文據(jù)等。
文書檔案論文:論企業(yè)文書檔案管理的優(yōu)化措施
1.文書和文書檔案。
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書檔案是辦理完畢，且具有保存價(jià)值的文書。其重點(diǎn)在于“具有保存價(jià)值”，這就說明，有一部分的文書可以成為文書檔案，而余下的那部分，就只是“文書”。這就存在文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題。企業(yè)的實(shí)際操作過程中“，有文必檔”的現(xiàn)象普遍存在。“有文必檔”帶來的是人力、物力、財(cái)力和時間的浪費(fèi)。將很多不需要?dú)w檔的文書歸為文書檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學(xué)理論一直強(qiáng)調(diào)檔案是有價(jià)值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業(yè)文書檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價(jià)值的文書。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”也屬不歸檔范圍。很多企業(yè)認(rèn)為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業(yè)文書檔案的整理過程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動的反映，真正有價(jià)值、促進(jìn)實(shí)踐活動開展的是文件的最終稿。故文書檔案只歸文件的最終稿即可。從文書到文書檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對檔案人員的素質(zhì)要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的整理規(guī)則，認(rèn)真參照國家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書，保留有價(jià)值、有參考的文書，保障文書檔案“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、合理使用”。
2.文檔一體化。
文檔一體化已不是一個新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實(shí)踐卻不盡如人意，往往是文書工作和文書檔案工作脫節(jié)。在企業(yè)的文書檔案管理中，文檔一體化能起到簡化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應(yīng)該更加強(qiáng)烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無論是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件。文件所呈現(xiàn)的價(jià)值有及時價(jià)值和第二價(jià)值之分，由于大多數(shù)企業(yè)檔案不進(jìn)館，企業(yè)的文書檔案就保存在企業(yè)的檔案室，因此其呈現(xiàn)的價(jià)值就只是及時價(jià)值。一份被判定有價(jià)值的文書，其成為文書檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發(fā)生了改變，最重要的是，這份文件的內(nèi)容并沒有改變。無論其是在文書處理處理系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)中，它的內(nèi)容始終是一樣的，一樣都具有價(jià)值，一樣都是對本企業(yè)而言的及時價(jià)值。只是其價(jià)值的呈現(xiàn)方式不同而已：在文書系統(tǒng)中，它推動的是文件中所指活動的開展；在文書檔案系統(tǒng)中，它的現(xiàn)行價(jià)值已經(jīng)結(jié)束，它呈現(xiàn)的是為類似的活動提供參考的價(jià)值。為提高文書檔案的整理效率，就要實(shí)施文書檔案的“前端控制”，也就是說，把文書檔案的管理要求納入到文書處理程序中，以保障檔案的齊全、完整。文書檔案管理過程中，要重視檔案人員對文書人員監(jiān)督作用，以明確文書檔案收集范圍；保障文書檔案及時收集、用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書檔案的質(zhì)量關(guān)，為文書檔案的整理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，減少文書檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書檔案的有效管理。
3.電子文件和數(shù)字化文件。
計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，帶來了電子文件的出現(xiàn)。電子文件形成于電腦之中，是以數(shù)字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募Ｔ谖臅鴻n案的整理流程中，要求檔案數(shù)字化，掃描成為工序之一。數(shù)字化文件是利用掃描儀等設(shè)備將文件進(jìn)行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。由于電腦是企業(yè)必不可少的辦公設(shè)備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質(zhì)稿進(jìn)行文書處理的。可見，文書檔案的內(nèi)容與形成于電腦之中的電子文件是沒有區(qū)別，與掃描后形成的數(shù)字化文件也沒有區(qū)別，那么，數(shù)字化是不是一道多余的工序呢？筆者認(rèn)為，既然企業(yè)文書檔案整理的最終目的是為了便于企業(yè)的查找、利用，那么，與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)掛接，當(dāng)然，這需要技術(shù)上的可行性。如果這種技術(shù)是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡化企業(yè)文書檔案的管理流程，提高企業(yè)文書檔案的整理效率，更方便了企業(yè)文書檔案的有效利用。
4.單機(jī)版軟件與網(wǎng)絡(luò)版軟件。
企業(yè)文書檔案管理軟件有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版之分。目前，大多數(shù)企業(yè)所使用的是單機(jī)版軟件，單機(jī)版軟件的優(yōu)勢在于可以用vfp命令來對掃描后形成的數(shù)字化文件與系統(tǒng)中的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接。而其缺點(diǎn)也是顯而易見的：單機(jī)版軟件容錯能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數(shù)據(jù)刪除；分錄在幾臺電腦中的數(shù)據(jù)，需要用命令來合并、排序，稍有不慎，容易引起數(shù)據(jù)丟失；單機(jī)版軟件雖然也有文書處理這一菜單，但企業(yè)大多還是采用自己的辦公自動化系統(tǒng)來處理文書。經(jīng)過對比分析，網(wǎng)絡(luò)版軟件具有更大的優(yōu)勢，尤其是在網(wǎng)絡(luò)覆蓋率高的今天，企業(yè)應(yīng)該推崇使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，以便于多人同時查閱文書檔案、提高企業(yè)文書檔案的利用效率。
企業(yè)文書檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動的真實(shí)歷史記錄，對企業(yè)來說，具有重要的憑證和參考作用。筆者從理論上分析其可行性，提出了其在實(shí)踐中的合理性，以期能夠推動企業(yè)文書檔案管理流程的簡化、管理方式的實(shí)用與利用效率的提高。
本文作者：劉靜 單位：阜礦集團(tuán)五龍煤礦檔案室
文書檔案論文:房產(chǎn)測繪文書檔案管理
摘要:測繪文書檔案管理是測繪單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要資源的放出地，是衡量單位水平的標(biāo)準(zhǔn)，也是所有檔案工作中重要的組成部分。本文針對測繪文書的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析探討，發(fā)現(xiàn)問題，并提出相應(yīng)的解決辦法，加強(qiáng)文書檔案的管理工作。
關(guān)鍵詞:測繪文書檔案管理;問題;解決策略
房產(chǎn)測繪文書檔案是測繪工作中重要的組成部分，是對測繪工作的一種真實(shí)的工作記錄，是測繪管理和技術(shù)發(fā)展中記錄的載體，以及促進(jìn)測繪事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要財(cái)富，也是對后人的傳承和借鑒提供了寶貴的資料。測繪檔案在當(dāng)前國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)中起到了越來越大的作用，從而引起了社會各地區(qū)的關(guān)注。房產(chǎn)的測繪無疑是和國家的建設(shè)工作緊密相連，因此，在管理上的工作更是重中之重。
1測繪文書檔案管理中文在的問題分析
1．1檔案管理崗位職責(zé)不夠明確
文書的工作方向是文案工作的基礎(chǔ)，由于測繪單位中，文書管理與檔案管理在工作上一般是按照職責(zé)分工，分別管理的。由于人員方面的交替，會出現(xiàn)由于新老員工交替，導(dǎo)致文文書方面的質(zhì)量參差不齊，甚至在文書交接方面，會出現(xiàn)文書的遺失、脫節(jié)等問題。大多數(shù)傳統(tǒng)的存儲方法，是依靠人工存貯，在存貯工作中難免出現(xiàn)各種各樣的問題。比如，長時間的工作讓眼睛干澀，造成頁碼標(biāo)題與卷宗其他文件不符等情況，紙張的大小也沒有正式的統(tǒng)一，傳統(tǒng)的歸檔紙張是16開，現(xiàn)在的是4開，檔案不能整齊裝訂，中間有散落現(xiàn)象也不會馬上察覺。
1．2文書檔案管理不夠現(xiàn)代化
在測繪的文案管理上，沿襲過去到現(xiàn)在常用的做法，除了當(dāng)前的用計(jì)算機(jī)對文案進(jìn)行存檔保存外，其他的存檔水平還是需要人工操作，還沒有的去運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)去管理和儲存，發(fā)揮出檔案現(xiàn)代化的儲存方式［1］。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及可以說到了工作生活的方方面面，大多數(shù)房產(chǎn)公司沒有利用好現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)流行的這種機(jī)會，讓計(jì)算機(jī)更方便的為我們的工作進(jìn)行編排，傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)不能跟上現(xiàn)在時代的潮流。現(xiàn)在的人們，幾乎每人都有一套房子，那么大的儲存量，還用過去的方式去管理，在遇到問題時，不能及時的找出檔案，影響員工的工作效率。
1．3組織領(lǐng)導(dǎo)的力度不夠，設(shè)施也不夠完善
由于房產(chǎn)測繪方面以檢測生產(chǎn)為中心，文書檔案管理方面得不到很好的重視，領(lǐng)導(dǎo)層面也很少去管理或者去了解文書檔案這方面的內(nèi)容。個別的房產(chǎn)還會認(rèn)為檔案就是公文，當(dāng)成公文的方式整理歸檔，對檔案的信息化建設(shè)工作沒有一個到位的認(rèn)識。很多高層人士，領(lǐng)導(dǎo)部門都將房產(chǎn)行業(yè)看做掙錢的一種方式，很少去關(guān)心房產(chǎn)測繪方面文書檔案的管理，也沒有向這方面進(jìn)行投資，導(dǎo)致沒有完善的設(shè)施，領(lǐng)導(dǎo)對工作也不夠重視，員工積極性不高，反而會阻礙當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
1．4專職業(yè)務(wù)的工作人員水平問題
就大多數(shù)房產(chǎn)公司而言，文書檔案的管理工作是由人事部門來負(fù)責(zé)保管，檔案方面的管理者不是兼職就是剛就業(yè)的新手，沒有專業(yè)的檔案管理者去負(fù)責(zé)。其中的管理人員也不是專業(yè)畢業(yè)，有的甚至沒有上崗證書。由于上述的領(lǐng)導(dǎo)不重視的問題，導(dǎo)致在員工聘請方面也沒有太多的要求，只要有人干就好。一般都是剛畢業(yè)的學(xué)生或者臨時的兼職，很少有人學(xué)這方面的專業(yè)，更不要說在這方面的工作經(jīng)驗(yàn)。這樣就會出現(xiàn)前文寫過的員工流動性大，對檔案的交接工作容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致檔案不全。
2解決問題的措施
2．1解決檔案本身存在的問題
從測繪文案的材料入手，層層遞進(jìn)，扎實(shí)的打好文書檔案形成的基礎(chǔ)。明確做到文書管理與檔案管理的互通和學(xué)習(xí)，使雙方掌握工作銜接的相關(guān)要求，來形成對文書管理工作的重視。文書管理工作還要規(guī)范文字的格式、紙張的規(guī)格、書寫工具的使用、文章的修改和批閱的程序等，按照規(guī)范有規(guī)矩的來進(jìn)行對文案進(jìn)行及時的整理，保障文案的完整，從而達(dá)到文書文案一體化［2］。同時檔案管理者要身體例行，熟練地掌握業(yè)務(wù)的要求、科學(xué)決斷、嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保值和增值，從而提升檔案的質(zhì)量，以及文書檔案的管理和利用率。在員工之間轉(zhuǎn)換的時候，一定要保障檔案的完整性，對有些紙張破損，文字不清晰等問題頁面，可以進(jìn)行臨摹或者再復(fù)印，讓交接工作時，不會出現(xiàn)文件的丟失等情況。
2．2提高文書檔案的現(xiàn)代化管理水平
對管理水平的提高，是個漸進(jìn)的過程，要根據(jù)單位的實(shí)際情況，來制定相關(guān)的計(jì)劃和措施，制定合理的規(guī)劃，力所能及的去引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段來完善自身。還要勇敢的去探尋新的檔案管理方法，逐漸改善當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，使整個檔案管理處于一個規(guī)范、有序的范圍中。同時，建設(shè)和維護(hù)好檔案室和對檔案進(jìn)行儲存的基礎(chǔ)設(shè)施，從而保障檔案保存的質(zhì)量問題。加強(qiáng)對文案的管理工作，讓文案管理進(jìn)入現(xiàn)代化水平，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)被當(dāng)前社會的進(jìn)程所淘汰，現(xiàn)代化的趨勢將會取代傳統(tǒng)的方法，在管理方面，現(xiàn)在化的管理方法更加具有安全性和性。將現(xiàn)代化水平引入到文案管理中，不僅能保障文案的安全，也會讓管理方面顯得更加的輕松。
2．3加強(qiáng)文書檔案的管理，完善管理設(shè)施加強(qiáng)
對文書檔案的管理和宣傳工作，加大在人力、物力和財(cái)力方面的投入，教育手下員工對房產(chǎn)測繪檔案管理認(rèn)識的重要意義，還要把檔案管理的工作納入每次的會議中去，從而解決檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)問題，重視和培養(yǎng)年輕的檔案管理人員，讓他們慢慢的熟悉業(yè)務(wù)、檔案和計(jì)算機(jī)，然后將這三點(diǎn)認(rèn)識的支援配置到崗位上來。建造一支擁有良好的職業(yè)道德和較高專業(yè)能力的檔案管理隊(duì)伍［3］。還要加大資金的投入，定做檔案裝具來滿足測繪方面的需求。在過去的檔案管理中，檔案的擺放好比圖書館，雖然有編號和特定的位置，但是空間有限。當(dāng)有新的資料時，就會將一些舊的沒有到期限的檔案丟掉，這樣就會對房產(chǎn)的客戶服務(wù)方面產(chǎn)生影響。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和完善的管理設(shè)施，就會對檔案的管理持續(xù)更多的時間進(jìn)行保存工作，同時，也會使員工在工作中感到輕松，提高整體的工作效率。
2．4提品質(zhì)案管理人員的整體素質(zhì)
在合配備專業(yè)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，有步驟有計(jì)劃的進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，注重新技術(shù)和新知識的相互結(jié)合，努力增加新知識注重新的管理方法和技術(shù)，努力增加綜合素質(zhì)，提高管理人員的整體素質(zhì)。房產(chǎn)部門應(yīng)該進(jìn)一步的完善工作上的流程，立于現(xiàn)狀，吸收個借鑒的檔案管理工作，建立全文見歸檔等相關(guān)的檔案管理制度［4］。逐步推進(jìn)辦公室自動化和文檔一體化的建設(shè)步伐，實(shí)施了電子文件與紙質(zhì)文件雙向管理，實(shí)現(xiàn)完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。當(dāng)前社會，管理學(xué)畢業(yè)的人也越來越多，可以在大學(xué)、高職等院校進(jìn)行管理方向人才的招聘，然后在公司進(jìn)行專業(yè)的工作培訓(xùn)，讓他們更加適合文案管理這個位置，把這份工作做到完善。
3總結(jié)
從當(dāng)前大多數(shù)房產(chǎn)測繪文書檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了當(dāng)前急需解決的問題。客觀的提出了問題出現(xiàn)的原因，探討了解決的方法和措施，給出了可行的建議和意見。在房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速的今天，測繪文檔管理工作對房產(chǎn)的發(fā)展也有至關(guān)重要的作用，傳統(tǒng)的管理工作已經(jīng)不適合現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，必須改進(jìn)房產(chǎn)測繪文書管理工作，不斷地進(jìn)步，服務(wù)于國家的建設(shè)，在知識經(jīng)濟(jì)及信息時代中發(fā)揮更大的作用。
作者:袁芳 單位:煙臺市中立房產(chǎn)測繪有限公司
文書檔案論文:文書檔案管理途徑
【摘要】
近年來，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作也在漸漸創(chuàng)新，創(chuàng)新后的文書檔案管理工作，不僅優(yōu)化了檔案管理質(zhì)量，而且還能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位有序運(yùn)行。本文分析了文書檔案在信息化背景中存在的管理問題，針對問題探究信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑。
【關(guān)鍵詞】
信息化；文書檔案；管理；創(chuàng)新
文書檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營管理工作的主要內(nèi)容，做好文書檔案管理工作，有利于優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實(shí)際管理中存在一定問題，進(jìn)而降低了檔案管理效率，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創(chuàng)新，具有重要性和迫切性。
一、文書檔案在信息化背景中存在的管理問題
（一）管理觀念淡薄。由于文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術(shù)管理文書檔案，這不僅會提升檔案管理水平，還會提品質(zhì)案管理效率。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)者在淡薄文書檔案管理觀念的引導(dǎo)下，經(jīng)常出現(xiàn)各種工作問題，并且對于發(fā)生的工作問題不能合理解決、高效處理，進(jìn)而浪費(fèi)了不必要的工作時間，弱化了檔案管理優(yōu)勢。（二）管理流程復(fù)雜。傳統(tǒng)人員參與文書檔案管理的現(xiàn)象較為常見，工作人員操作先進(jìn)信息設(shè)備的過程中，由于自身專業(yè)知識不足、設(shè)備操作經(jīng)驗(yàn)有限，進(jìn)而造成對信息設(shè)備的掌握不熟練和運(yùn)用率不高，工作人員只能按照傳統(tǒng)流程進(jìn)行檔案管理，這不僅延長了管理時間，而且還浪費(fèi)了信息設(shè)備資源，導(dǎo)致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的整體進(jìn)程。（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而降低了管理保密性。與紙質(zhì)文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動可能，并且改動的文書檔案不易被發(fā)現(xiàn)和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實(shí)性，如果錯誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質(zhì)量也會大大降低，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)些許問題。
二、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
文書檔案工作具有明顯的服務(wù)性，信息化時代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規(guī)定時間內(nèi)的工作效果。（一）強(qiáng)化管理認(rèn)識。通過加強(qiáng)文書檔案信息化管理認(rèn)識來開展實(shí)際的文書檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并以先進(jìn)思想指導(dǎo)檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化。所以，無論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員首先要強(qiáng)化對該項(xiàng)工作的認(rèn)識，提高對這項(xiàng)工作的重視程度，將其納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進(jìn)思想的引導(dǎo)下，促進(jìn)文書檔案管理工作順利進(jìn)行、有序開展。在強(qiáng)化認(rèn)識的同時，還應(yīng)適當(dāng)投入文書檔案管理建設(shè)資金，加大先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和使用，以此實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進(jìn)文書檔案向信息化方向發(fā)展。（二）構(gòu)建科學(xué)化管理平臺。之所以要對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的挖掘。爭取在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢以及媒體優(yōu)勢，進(jìn)而提品質(zhì)案信息的利用率。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)化管理平臺，通過平臺對文書檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，此外還能通過平臺實(shí)現(xiàn)文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計(jì)，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時間。存儲系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書檔案數(shù)據(jù)庫建立中發(fā)揮積極作用，通過數(shù)據(jù)庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實(shí)現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專業(yè)人員將精心設(shè)計(jì)后的軟件應(yīng)用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息共享和應(yīng)用。（三）成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍。文書檔案管理者是確保管理工作有序進(jìn)行的主體，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍，在這一隊(duì)伍的帶動下，提高文書檔案工作的性，促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。與此同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位定期對文書檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請專業(yè)教師開展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實(shí)際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對先進(jìn)設(shè)備的掌握能力和運(yùn)用能力，提高工作人員對先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實(shí)踐機(jī)會，通過實(shí)踐借鑒文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開闊工作人員的視野，進(jìn)而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，減少工作失誤。
三、結(jié)論
綜上所述，文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強(qiáng)化管理認(rèn)識、構(gòu)建科學(xué)化管理平臺以及成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍等措施開展工作內(nèi)容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數(shù)字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
作者:劉曉艷 單位:煙臺市芝罘區(qū)住房和建設(shè)局
文書檔案論文:文書檔案計(jì)算機(jī)管理利弊探討
一、計(jì)算機(jī)管理在文書檔案管理中的優(yōu)越性
1.1具有一定的便捷性。
以前的文書檔案管理都是工作人員運(yùn)用手寫來完成，這樣就要求工作人員的字跡工整清晰，即費(fèi)時費(fèi)力又容易出現(xiàn)錯誤，不能保障檔案中資料的性和性，這就大大增加了工作人員的壓力。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，文書檔案管理中使用了計(jì)算機(jī)，這樣在資料的存儲和手機(jī)，文件的他類整理都非常地便捷。當(dāng)我們需要某些檔案資料時，不需要我們?nèi)シ窈竦臋n案袋，而是利在計(jì)算機(jī)相關(guān)內(nèi)容中輸入關(guān)鍵詞就可以找到相關(guān)的內(nèi)容。文書檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)，可以減少人員的工作量和避免錯誤的出現(xiàn)，對文件的編輯整理以及檔案分類都有了大大的提高，這是手工摘抄不能相比的，與此同時，計(jì)算機(jī)在文書檔案中的運(yùn)用又提高了單位的科技含量，對單位的宣傳大有幫助。
1.2文書檔案中的相關(guān)內(nèi)容都可以和其他人相互共享。
在以前企業(yè)以及單位中還運(yùn)用人工操作的時候，好多資源都不能使其有效的得到共享，這樣就造成了資源的浪費(fèi)和閑置，不僅造成了成本的浪費(fèi)還給企業(yè)得到有效信息增加了一定的難度。在檔案管理中使用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以后，文書檔案管理已經(jīng)形成了一套完善有效的管理機(jī)制，在一些知名單位中已經(jīng)有了專門的管理制度，這樣就可以有效地對資源進(jìn)行管理和利用。隨著我國計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和完善，文書檔案管理已經(jīng)變得原來越簡單了，同時達(dá)到了各個科室和部門的資源共享，可以有效地對檔案信息的使用和查詢。
1.3文書檔案中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以有效提高管理質(zhì)量。
在文書檔案中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以使檔案管理人員不必去查找厚厚的檔案袋，使用計(jì)算機(jī)輸入關(guān)鍵詞就可以有效地查找到自己想要的檔案資料，提高了工作效率和質(zhì)量，同時如果需要查閱資料，不必翻找原始紙質(zhì)資料，可以在計(jì)算機(jī)上直接閱讀，這樣就避免人與檔案原件的直接接觸，對原件的保護(hù)起到了一定的作用。
二、計(jì)算機(jī)一體化文書檔案管理存在的問題
2.1保密性隱患是文書檔案計(jì)算機(jī)管理中的一大問題。
自從文書檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以后，管理工作就發(fā)生了很多的變化，從而就使文書檔案的固定管理機(jī)制發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化，這樣就使文書檔案管理的保密性受到了很大的沖擊。企業(yè)單位的檔案資料就很容易修改，而且在出現(xiàn)改動和變化后不留下任何的痕跡。一些安全軟件就注意到了這一點(diǎn)，在很大程度上避免不相關(guān)的人員對文書檔案資料進(jìn)行修改，但是這種檔案管理中出現(xiàn)的改動機(jī)率是比原始的手工檔案管理要多很多，這樣檔案的安全性就不能得到保障。
2.2網(wǎng)絡(luò)安全隱患也是計(jì)算機(jī)一體化文書檔案管理中的又一大問題。
隨著我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶的不斷增加，文書檔案管理中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用就出現(xiàn)了很多的安全隱患，我們普遍的認(rèn)為，構(gòu)成對文書檔案管理出現(xiàn)安全隱患的問題一般是計(jì)算機(jī)感染病毒、黑客對文書檔案資料的惡意修改和刪除等。
三、對計(jì)算機(jī)一體化文書檔案管理漏洞的一些應(yīng)對方法
完善計(jì)算機(jī)信息一體化的管理制度和機(jī)制，通過掌握和了解電子文件的具體特點(diǎn)和特征，對各部分的環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的解析，從檔案資料的管理入手，確保文書檔案資料的性和真實(shí)有效性。企業(yè)單位要注重計(jì)算機(jī)信息一體化文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全問題，在計(jì)算機(jī)內(nèi)不設(shè)定有效的安全防火墻，增強(qiáng)文書檔案管理的安全性。企業(yè)單位要經(jīng)常對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行有效科學(xué)的相關(guān)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)其綜合素質(zhì)，通過改善管理機(jī)制。
四、結(jié)語
綜上所述，文書檔案管理中的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用還有很長路要走，要根據(jù)相關(guān)的情況作出有效的判斷，從出發(fā)確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，使得文書檔案管理的真實(shí)性和有效性得到保障，使計(jì)算機(jī)在文本檔案管理中得到很好的運(yùn)用，提高工作效率。
作者：羅碧波 單位：陜西省科技資源統(tǒng)籌中心
文書檔案論文:文書檔案管理問題分析及優(yōu)化措施
文書檔案產(chǎn)生于企事業(yè)單位、各類社會團(tuán)體以及其他各類社會組織的行政活動中，對組織具有一定的重要性。當(dāng)文書檔案出現(xiàn)問題時，會直接影響到單位檔案的質(zhì)量以及完整性，關(guān)系到單位檔案管理水平。基于此，我們應(yīng)該更加重視文書檔案的管理，為公司單位保存重要檔案。
1文書檔案管理的特點(diǎn)
1.1文書檔案載體豐富
文書檔案內(nèi)容是單位工作的真實(shí)記錄，內(nèi)容包括黨群管理、行政管理、會計(jì)檔案、科技檔案、特種載體檔案等，涉及的內(nèi)容多種多樣。文書檔案載體的多樣性，主要體現(xiàn)在文書檔案包含有單位以及上級部門印發(fā)的“紅頭文件”，同時還有民主選舉時選民的登記以及選票，各類合同、協(xié)議、責(zé)任書以及照片、錄音、錄像、電子檔案等。
1.2文書檔案與文書工作聯(lián)系非常緊密
文書工作的全程是檔案的形成過程。文書工作主要是進(jìn)行文件收藏、登記、轉(zhuǎn)運(yùn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。檔案工作是在文書工作做完之后開始進(jìn)行的，是在之前的工作上繼續(xù)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研以及提供利用。因此可以說，文書工作是檔案的主要來源，檔案工作的前提和基礎(chǔ)是文書。文書部門與檔案部門的工作有一定的聯(lián)系，文書部門定期將本單位形成的具有價(jià)值的文件材料整理歸檔到檔案部門。因此，文書檔案的質(zhì)量一定要好，因?yàn)檫@影響到檔案的質(zhì)量和檔案工作的進(jìn)行。
1.3文書檔案管理的重點(diǎn)在于收集文件及完善保存資料
文書檔案多以發(fā)生的人、事、物、過程作為管理對象，如對事件中的文件、書報(bào)、合同進(jìn)行管理，管理時主要使用紙質(zhì)的載體記錄，歸檔到不同的檔案室，有用到相關(guān)檔案的時候，就可以進(jìn)行查閱。檔案管理的較大作用就是記錄歷史，這不僅可以供后人查閱，了解事件發(fā)生的緣由結(jié)果，同時也可以讓后人在這些記錄中領(lǐng)悟到一些有益的道理，解決實(shí)際問題。
2文書檔案中存在的問題
2.1文書工作與檔案工作銜接方面存在問題
文書工作和檔案工作是不同的兩種工作，但文書工作和檔案工作又有一定的相同性，既有區(qū)分、又有聯(lián)系。既然是文書檔案管理，文書工作和檔案工作就應(yīng)該在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中相互配合，形成合理的管理體系。在實(shí)際運(yùn)行中，文書工作與檔案工作實(shí)行的是分塊管理，這是一種比較科學(xué)、有效的管理方式，但也在無形中拉大了文書管理與檔案管理之間的距離。主要體現(xiàn)在文書的檔案意識淡薄，不能夠及時有效地進(jìn)行檔案的收集整理，而檔案管理也不能很好地同文書進(jìn)行檔案的交流。這就導(dǎo)致這兩個管理之間的銜接不夠及時，很多地方未能有效地達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)；同時在進(jìn)行交接管理的過程中，還會出現(xiàn)很多的錯誤，不利于文書檔案管理水平的提高。2.2檔案收集工作不到位文書檔案管理工作的檔案收集是一項(xiàng)較難進(jìn)行的工作，檔案收集工作的進(jìn)行一般來說遵循先收集重要的再收集次重要的原則。但由于部門與部門之間的聯(lián)系不緊密、溝通工作進(jìn)行的不及時，或者是由于部門的拖延、敷衍情況發(fā)生較多，導(dǎo)致檔案在收集的時候遇到難以按時收集的難題。
2.3文書檔案管理人員素質(zhì)不高
文書檔案管理人員的專業(yè)知識是非常重要的，如果專業(yè)水平較高，就會提高單位的文書檔案管理水平。但有的單位出于其他原因，沒有雇用具有專業(yè)知識和水平的文書檔案管理人員，工作者對文書檔案的管理知識一知半解，不能靈活運(yùn)用、進(jìn)行創(chuàng)新，或者是工作者具有文書檔案的上崗資格證，但由于時間久遠(yuǎn)，后期也沒有進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，沒有及時地進(jìn)行知識更新，跟不上時展的腳步，特別是在計(jì)算機(jī)發(fā)展運(yùn)用如此廣泛的今天。因此，要著重提高文書檔案管理人員的素質(zhì)水平，這是現(xiàn)今檔案工作發(fā)展的重要要求，也是必需條件。
2.4各部門對文書檔案的收集工作配合力度不夠
文書檔案的收集工作主要是收集各個部門重要的文件，由于有的部門為了自己部門的方便，不愿意將部門較為重要的、經(jīng)常使用的文件上交。雖然責(zé)任心較強(qiáng)的文書檔案管理人員會經(jīng)常催交，但隨著時間的拖延，檔案管理人員也會妥協(xié)，進(jìn)而導(dǎo)致一些重要的文件丟失，影響檔案的后期調(diào)用，同時也會拖慢檔案的收集水平。
2.5文書檔案保存方法滯后
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷地進(jìn)步，各個單位的文書檔案管理方法也在不斷地更新。計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理方面的應(yīng)用，讓文書檔案管理的效率不斷地提高。計(jì)算機(jī)辦公無紙化與以往的紙質(zhì)辦公有很明顯的不同，然而這些差異也會對檔案管理工作造成不便，如計(jì)算機(jī)保存的電子版文件沒有打印成紙質(zhì)版并進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４妫自斐杀４婀ぷ鞯牟煌暾⒉灰恢拢沟梦臅鴻n案管理陷入困境。
3提高文書檔案管理水平的方法
3.1搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接
文件是檔案的基礎(chǔ)，要搞好文書的質(zhì)量水平，必須建立高質(zhì)量的檔案。文書部門規(guī)范處理文件是建立高水平文件的基礎(chǔ)，因此，文書人員要具有很強(qiáng)的檔案意識，做好自己的本職工作。首先，工作人員在工作中要保障文書的質(zhì)量，包括將紙張的大小、文件格式、文體做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。其次就是及時、地處理文件，做到按時收發(fā)文件、按時查找文件，將缺失的文件及時地進(jìn)行查找、補(bǔ)充。
3.2加強(qiáng)文書檔案收集工作的部門協(xié)作
文書檔案的主要來源是各部門的重要文件，因此，加強(qiáng)與各部門的協(xié)作是必不可少的。檔案管理人員要經(jīng)常與各個部門進(jìn)行溝通，及時了解各部門的近期信息，保障檔案收集的完整性。檔案管理人員要充分認(rèn)識到檔案的重要性，認(rèn)識到檔案管理能夠揭示一個單位的歷史，具有很大的價(jià)值，可以為單位的將來提供很大的指導(dǎo)。
3.3加強(qiáng)文書檔案的收集工作
文書檔案收集工作的加強(qiáng)，需要注意3方面的內(nèi)容。首先是嚴(yán)格把關(guān)。統(tǒng)一管理檔案的收集工作，將文件的選用、文號編發(fā)、標(biāo)題制作、標(biāo)題字形、附件等各方面的細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。其次是明確范圍、分類收集。按照單位文書檔案的類目進(jìn)行統(tǒng)一分門別類的整理、組卷，保障案卷質(zhì)量。第三是建立科學(xué)的目錄編號、檢索系統(tǒng)。在不斷完善案卷目錄、專題目錄、計(jì)算機(jī)等檢索外，還要不斷完善光盤等高科技檢索工具，不斷地加強(qiáng)和完善檔案的收集工作，提品質(zhì)案的收集管理水平。
4結(jié)語
綜上所述，文書檔案管理水平的高低體現(xiàn)了一個單位管理水平的高低，而單位管理水平的高低又對檔案資料的安全和完整具有重要的影響性，因此，企業(yè)必須提高文書的檔案管理水平。而單位要提高管理水平，就要做好文書收集、檔案管理工作，并制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，將檔案利用起來，使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
作者：荊雪飛 單位：呂梁有線電視臺
文書檔案論文:辦公自動化與文書檔案管理
一、辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理工作中應(yīng)用必要性分析
1.優(yōu)化服務(wù)功能
傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過程中查找具有很大的困難，其所具有的服務(wù)功能比較低。利用辦公自動化技術(shù)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案資料，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，使得在應(yīng)用時可以通過網(wǎng)絡(luò)搜索來完成，大大提高其應(yīng)用效率和服務(wù)功能。通過計(jì)算機(jī)的利用，可以改變傳統(tǒng)檔案粗放式管理，通過精細(xì)化管理，將檔案服務(wù)功能由單途徑轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系化。另外，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以價(jià)格檔案信息與載體進(jìn)行分離并與網(wǎng)路系統(tǒng)進(jìn)行共聯(lián)，擴(kuò)大了信息的橫向與縱向的深度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享與在線服務(wù)，有效的優(yōu)化了檔案服務(wù)功能。
2.提高存儲質(zhì)量
隨著辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案代替，企業(yè)在運(yùn)營過程中生成了越來越多的電子文檔，與傳統(tǒng)文檔資料相比存儲更為方便。同時，還可以根據(jù)具體需要將電子文檔與紙質(zhì)文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)換。另外，傳統(tǒng)文書檔案在傳遞與應(yīng)用上具有很強(qiáng)的不方便性，并且在傳遞與存儲的過程中容易出現(xiàn)損壞與丟失現(xiàn)象。通過辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案來保存和傳遞，不但保護(hù)了文檔的完整性，同時在傳遞與保存上更為方便和安全。
二、辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)狀分析
1.專業(yè)人員比較少
辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理工作的應(yīng)用，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理專業(yè)融為一體，這就對工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書檔案管理的能力，同時還需要具備辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的能力。對工作人員逐漸由傳統(tǒng)的單一技能要求轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合能力要求，要求工作人員為復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)狀來看，大部分企業(yè)文書檔案管理工作崗位上缺少相應(yīng)的綜合性人才，既掌握傳統(tǒng)檔案管理理論、原則、方法與技術(shù)，又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才相對較少，并不能滿足工作開展的要求。
2.檔案保密性較低
辦公自動化技術(shù)在文書檔案工作中的應(yīng)用，主要就是通過計(jì)算機(jī)來完成，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有很大的不安全性，對文檔這種保密性比較強(qiáng)的資料數(shù)據(jù)來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過計(jì)算機(jī)對文檔內(nèi)容進(jìn)行修改，并且修改的內(nèi)容與原有內(nèi)容沒有任何明顯的區(qū)別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對較低。紙質(zhì)文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應(yīng)用整個過程中對文檔內(nèi)容可以一目了然，如果發(fā)現(xiàn)問題可以及時進(jìn)行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。
三、文書檔案中自動化技術(shù)應(yīng)用實(shí)施策略分析
1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理
辦公自動化技術(shù)在文書檔案中應(yīng)用的載體就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)電子文檔的特點(diǎn)，為保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，首先要做的就是要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的管理。企業(yè)可以加強(qiáng)對內(nèi)、外網(wǎng)的研究管理，在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外網(wǎng)之間實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，通過隔離防護(hù)措施通過路由器過濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進(jìn)入到辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中。同時，具有隔離保護(hù)作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點(diǎn)，如對進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾、對進(jìn)出網(wǎng)行為進(jìn)行管理以及對存在的網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行檢測和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強(qiáng)了文檔數(shù)據(jù)的保密性。
2.加強(qiáng)對電子文檔的技術(shù)處理
在文書檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動化技術(shù)，為更好的保障文檔內(nèi)容數(shù)據(jù)的性，并提高工作效率，還需要加強(qiáng)對電子文檔的技術(shù)處理。隨著辦公自化技術(shù)在文檔管理工作中的應(yīng)用，會不斷涌現(xiàn)出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對文件資源的研究。對電子文檔進(jìn)行技術(shù)處理，主要是對其接收、處置、以及存儲等工作進(jìn)行指導(dǎo)，在保障文檔內(nèi)容的原始性基礎(chǔ)上，對文檔進(jìn)行有效管理。通過對電子文檔的技術(shù)處理，可以將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，即可以讀但是不能對其進(jìn)行修改，進(jìn)而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的性和安全性。另外，電子文檔主要存于計(jì)算機(jī)，為避免計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障而導(dǎo)致文檔的丟失，必須要對文檔資料進(jìn)行備份處理，并且對于存儲文檔的計(jì)算機(jī)必須要進(jìn)行加密處理，只有通過限制的人員才可使用，避免文檔的流失。
3.提品質(zhì)案管理人員專業(yè)能力
管理人員是檔案管理工作進(jìn)行的主體，其專業(yè)能力如何將直接影響著工作效率。為使辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理工作中持續(xù)有效的進(jìn)行，必須要提高工作人員的專業(yè)能力。首先，企業(yè)應(yīng)加大對檔案管理工作的投入力度，改變工作硬件設(shè)施，保障工作人員能夠熟練掌握各種設(shè)備的應(yīng)用技能，進(jìn)而可以提高其業(yè)務(wù)水平。其次，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，建立終身教育機(jī)制，并制定行政獎懲制度，將工作質(zhì)量劃分為業(yè)績考核內(nèi)部，促進(jìn)員工不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。，加大企業(yè)內(nèi)各部門之間的合作力度，不斷擴(kuò)大檔案管理的影響力。同時，還需要加強(qiáng)與兄弟企業(yè)之間的聯(lián)系，積極引用學(xué)習(xí)其他企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身實(shí)際情況，采取網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代通訊技術(shù)等高科技手段，不斷提品質(zhì)案管理部門和管理人員的業(yè)務(wù)能力。四、結(jié)語文書檔案管理是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的重要組成部分，其管理水平如何將直接影響到檔案資料的完整度、真實(shí)度以及安全度。尤其是辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，對工作管理提出了更高的要求，企業(yè)必須要結(jié)合自身實(shí)際情況，來確定工作方式，爭取不斷提品質(zhì)案管理工作質(zhì)量。
作者：李莉單位：國網(wǎng)四川省電力公司電力科學(xué)研究院
文書檔案論文:文書檔案管理工作研究
一、及時做好歸檔文件的收集
檔案的收集是開展檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，在整個檔案業(yè)務(wù)管理工作中是一個關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)。主要應(yīng)從以下幾方面做好歸檔文件的收集工作。①建立健全文件歸檔制度，明確檔案管理人員和檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)，在單位各部門中普及檔案法規(guī)知識。②確定歸檔文件收集的范圍。本單位制發(fā)和上報(bào)的各類文件記載了本單位的各種事項(xiàng)，是與工作同步形成、不可再生的原始記錄，反映了本單位的基本面貌，是文書檔案收集的主體和重點(diǎn)。外單位制發(fā)的與本單位工作有直接聯(lián)系的文件材料，從側(cè)面反映了本單位的工作活動，也應(yīng)作為收集的重點(diǎn)。③針對歸檔文件材料形成的特點(diǎn)，還可采用以下方式開展收集工作：按照“收發(fā)文記錄”收集。對照收文薄的記載一一收齊；收集未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料，如會議記錄、活動材料、表冊、大事記等，根據(jù)本單位工作活動和文件形成規(guī)律進(jìn)行收集；按“單項(xiàng)活動”收集，逐份收集活動所形成的具體文件材料，確保整個活動所形成的文件材料齊全完整。
二、在文件歸檔時，明確文件的歸檔范圍和保管期限
根據(jù)《檔案法》及國家有關(guān)規(guī)定，各機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織在本單位職能活動中形成的對本單位及國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均屬于歸檔范圍，必須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交歸檔，集中統(tǒng)一管理。文書檔案還應(yīng)結(jié)合文件的保存價(jià)值劃分保管期限分類整理，文書檔案的保管期限可分為短期（10年）、長期（30年）、長期三類。各單位應(yīng)結(jié)合本單位的職能和工作實(shí)際編制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，地劃分歸檔范圍和保管期限。四、做好歸檔文件的整理工作歸檔文件的整理，直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量的利用，是一個非常關(guān)鍵的中間環(huán)節(jié)。無論采用何種方法對歸檔文件進(jìn)行整理，都應(yīng)遵循公文的形成規(guī)律，保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理歸檔文件主要有以下幾個步驟。①修整。為保障檔案能夠長期保存和有效利用，必須對不符合要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。包括修表破損文件、復(fù)制字跡模糊的文件、去除易銹蝕的金屬物等。②裝訂。對修整完畢后的歸檔材料，要使用符合檔案保管要求的裝訂材料進(jìn)行重新裝訂。③分類。歸檔文件一般可采取年度、組織機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限三種方法進(jìn)行分類。④將歸檔文件進(jìn)行排列，一般文件可按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。⑤編號。歸檔文件編號是指用歸檔章在排列好的文件上注明歸檔文件在全宗內(nèi)的位置，歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、室編件號、管編件號、機(jī)構(gòu)（問題）等六項(xiàng)。⑥編目。編制歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注。⑦裝盒。裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面和盒脊等內(nèi)容。此外，做好文書檔案工作還須不斷提高文書檔案人員的綜合素質(zhì)。文書檔案工作人員首先要具有愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的精神，工作性質(zhì)和特點(diǎn)決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干，又要謙虛熱情、誠懇待人。其次，應(yīng)積極參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高和更新自身的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識，同時還應(yīng)根據(jù)工作需要，不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、寫作等文秘知識，逐步提高自身綜合素質(zhì)和工作能力，并在工作實(shí)際中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極探索，提高文書檔案的現(xiàn)代化管理水平。總之，文書檔案是各個單位管理和發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有做好文書檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，才能確保文件材料的齊全完整，更好地發(fā)揮文書檔案的重要作用，才能為單位的各項(xiàng)管理工作做好服務(wù)，促進(jìn)單位事業(yè)的發(fā)展。
作者：夏娥梅單位：云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)與信息研究所
