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篇1
根據常見的業務需求，合同管理系統分為三大模塊，分別是合同會簽管理，合同變更管理，合作伙伴管理。根據業務模塊的劃分和需求分析，設計關系模式并建立如下數據庫表和其中字段：1、合同信息表（合同ID，合同名稱，合同簡介，合作伙伴ID，合同類別ID，合同年份，項目ID，總金額，經辦人，經辦部門，合同履行開始時間，合同履行結束時間，歸檔人，歸檔日期，工作流序號，工作流狀態，驗收終止日期，企業編碼）。2、合同類別表（合同類別ID，合同類別名，識別碼，說明，修改人，是否使用）。3、合同變更申請表（合同變更ID，合同變更編號，合同ID，經辦人，申請部門，變更類型，原合同金額，現合同金額，變更理由，備注，工作流序號，工作流狀態，起草人，起草日期，企業編碼）。4、合作伙伴信息表（合作伙伴ID，合作伙伴性質ID，重要程度ID，行業ID，合作伙伴編號，合作伙伴名稱，公司負責人，基本介紹，業務范圍，主要業績，公司地址，聯系電話，電子郵箱，公司網址，法人代表，納稅人資格，開戶銀行，帳號，注冊資金，備注）。5、用戶信息表（用戶ID，用戶工號，用戶姓名，是否使用，企業編碼）。
其中合同會簽管理又可分為合同會簽起草，合同會簽審批，合同會簽查詢三個子模塊。
1.合同會簽起草頁面由合同起草人對合同信息進行登記，登記完之后可保存、上報給部門會簽和領導審批。登記內容包括合同名稱、合同類別、合同登記年月、項目名稱（需要關聯項目的合同）、供應商、合同履行開始結束時間、上傳附件等內容。
2.合同會簽審批頁面提供可視化的工作流審批查詢功能，實時查詢合同審批節點信息以及各節點審批人及審批意見。經辦部門提交合同后，根據合同的不同類別，進行不同的審批流程，流程在各個相關單位及領導之間流轉。在合同審批頁面除了可以查看合同基本信息，還設計了簽字、會簽表、會簽查詢三個按鈕，分別用于簽字審批，查看會簽表，查看會簽審批流程信息功能。
3.合同會簽查詢由兩個部分組成，即查詢條件和合同列表。查詢條件由合同信息的一些關鍵字段如登記日期，合同編號，合同名稱，供應商，經辦人，簽字狀態構成，根據這些條件可以進行過濾查詢，精確查找到需要的合同。合同列表則把正在審批流程中及已經審批結束的合同按行展示出來，每行顯示合同信息的關鍵字段，如合同編號、合同名稱、供應商、總金額、經辦人、會簽狀態等字段。
合同變更管理模塊支持合同按照要求的變更活動。即可以在固定節點控制合同是否可以進行變更。支持變更合同的審批。系統記錄合同的變更記錄，如資金變動情況。系統能重新生成變更審批表，合同的變動情況在臺賬和統計功能中自動反映出來。系統記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作為附件導入系統，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯結果，有據可查，權責明晰。此模塊分為三個子模塊，即合同變更申請、合同變更審批、合同變更查詢。
1.合同變更申請頁面在進行合同變更時，首先選擇原來的合同，這樣系統就會自動帶出原合同的相關信息，在此頁面可以對包括合同名稱、合同經辦人、合同金額在內的一些字段信息進行修改，并填寫變更原因，上傳變更后的合同文本后保存，保存之后即可走合同變更審批流程，此時系統會自動生成合同變更號。
2.合同變更審批頁面是在合同變更之后，根據企業制定的審批流程合同變更信息會像上面的合同會簽一樣走一個審批流程。當合同變更信息走到對應部門負責人或相關領導節點時，其有權限對合同變更信息進行查詢，進而做出同意或者退回的審批意見。
3.合同變更查詢頁面可以對企業所有的合同變更信息進行查詢統計。
合作伙伴管理模塊通過對合作伙伴基本信息的錄入保存，提供了統一的準入機制、審核標準，實現了對合作伙伴注冊信息的審核、定期評價、分級歸類的管理。合作伙伴管理模塊分為兩個子模塊，即供應商信息登記、合作伙伴綜合管理兩個子模塊。
篇2
2.1總體架構
合同管理信息系統總體構架共劃分為4層。
（1）數據層：主要用于數據的存儲，為其它各層提供基礎的數據支持。包括合同信息、變更信息審核信息、附件信息、統計信息、基礎信息6個數據庫
（2）支持層：對系統的基礎和公共功能進行整合，形成平臺，主要包括：組織機構管理、數據字典管理、數據導出管理、角色管理、權限管理、登陸管理等模塊。
（3）業務層：業務層是合同業務處理的核心內容，基于數據層和基礎層建立，包括：合同起草管理。合同變更管理、財務信息管理、合同執行管理和合同模板管理5個模塊。
（4）訪問層：使用平臺層的登陸管理，進行認證后，對業務和平臺操作在頁面中進行統一展現。
2.2系統功能設計
按照系統功能分析結果，為實現系統建設的目標，系統在提供人員部門、角色管理等基礎功能的情況下，需要實現5個應用系統的功能，主要包括合同起草管理、合同變更管理、財務信息管理、合同執行管理和合同模板管理。各業務模塊基于支持層建立，是實現企業合同管理規范的關鍵。起草合同在審核通過后，可以進行合同變更，變更合同也必須在審核后才能生效。起草合同和變更合同進入執行管理。只有錄入了財務數據的合同才能進行結項管理。在進行收、付款合同統計和合同管理統計時，不區分是否為結項合同。合同管理信息系統各子系統關系。
2.2.1合同起草管理起草合同管理是辦理合同業務的入口，為合同管理人員起草合同時使用，在此處提供新合同信息、審核未通過合同信息、待辦事項的提醒等功能。系統中要管理的合同關鍵信息包括合同基本信息（名稱、類別、對方單位、簽訂日期、起止日期、簽訂人等）、財務信息（合同金額、計劃到付款信息、多部門聯合分劈信息等）、合同文本等。
2.2.2合同變更管理當已簽訂的正式合同需要變更時，由合同管理人員發起變更申請業務流程。此功能主要包括合同內容修改和合同變更申請的提交，以及對未通過審核的變更合同的修改，并提供合同變更歷史和審核意見的跟蹤查看功能。
2.2.3財務信息管理財務人員對已簽訂的合同進行日常管理。包括財務工作號記錄、實際到付款信息、發票開具與接收信息、稅款信息等。
2.2.4合同執行管理執行管理功能主要對合同的執行情況進行監控和管理，重點是對合同查詢和統計功能。
（1）收/付款提醒：依據收付款計劃，提醒合同管理人員近期收付款信息；
（2）結項管理：當合同履行完成時，進行合同的結項操作，同時應對特殊情況，系統支付解除結項功能；
（3）查詢與統計：在對合同進行分類別、分形式管理的基礎上，重點統計與分析系統的收/付款情況、稅款情況、開具發票等。
2.2.5合同模板管理針對鐵路科研企業合同種類多而雜的特點，方便合同起草人正確的使用最新的合同模板，系統提供外部合同模板、企業內部合同模板以及版本管理。
2.2.6系統管理功能模塊主要為以上系統功能提供支持，主要包括組織機構管理、角色權限、人員管理、數據字典管理和系統日志等功能。其中數據字典涵蓋了合同內容中的所有選擇項的內容，包括合同類別、企業實體等內容，并與查詢與統計功能緊密銜接。
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Keywords: Information systems, supervision; Information Management; schedule control
中圖分類號：TN948.61 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
引言
隨著信息技術和網絡技術的發展，信息系統網絡化、復雜化、多樣化，尤其是大型信息系統的開發已經成為一項龐大的系統工程，投資大、周期長、高技術、高風險。因此，對信息系統的生命周期進行嚴格、規范的質量管理與控制至關重要。由于開發單位往往由于其技術力量有限，無力對項目的技術、設備、質量、進度等進行控制，因此在系統的開發方與委托方之間引入第三者——監理，這是信息系統工程中保證工程質量、進度、成本的重要手段，也是保證項目實施成功的要素之一。
一、信息系統監理中信息管理的若干問題
1.信息管理與信息系統監理
目前在信息化建設領域信息系統建設是一項投資大、周期長、知識密集、高風險的系統工程，行業新穎、人員年輕、科技含量高、智力密集、所涉及的領域寬廣、對實踐經驗要求高。但信息系統工程的市場不規范、政策法規不完善、缺少監督監理機制，致使不成功的信息系統工程建設屢見不鮮。信息系統工程監理在此情況下應運而生，而信息管理作為信息系統監理“四控、三管、一協調”中的其中一項對信息系統監理起著重要的作用。在這里通過介紹，希望能夠使人們認識到信息系統監理中信息管理的作用及其重要性。
信息系統工程監理，依據信息產業部《信息系統工程監理暫行規定》，是指依法設立且具備相應資質的信息系統工程監理單位，受業主單位委托，依據國家有關法律法規、技術標準和信息系統工程監理合同，對信息系統工程項目實施的監督管理。
信息管理是人類為了有效地開發和利用信息資源，以現代信息技術為手段，對信息資源進行計劃、組織、領導和控制的社會活動。簡單地說，信息管理就是人對信息資源和信息活動的管理。
信息管理的最終目的是信息的使用。它是信息管理活動的目的，同時也是檢驗信息工作成效的主要途徑。
信息系統監理作為服務性行業是受業主方委托，代表業主的利益，保護投資、控制質量、確保進度；站在第三方的立場，公平對待工程各方，確保公正性、公平性、公開性。信息系統監理與生產性行業相比沒有產品成果，但在信息系統監理過程中監理文檔是記錄監理工作信息的重要載體，也是監理項目部的主要工作成果之一，同時作為檔案對信息系統工程及信息系統監理工作的具體情況等信息進行查詢。監理文檔作為信息的一種表現形式更能體現出在信息系統監理工作中信息管理的重要性。
2.信息系統監理中信息管理方法
編制監理文檔是信息系統監理工作中信息管理的主要手段。監理文檔編制過程中應使文檔覆蓋整個工程項目生存期，同時還要保證文檔的可管理性，監理單位、建設單位、承建單位各方對文檔的可讀性，對專業性文檔應標識文檔標準。為了進一步提高信息系統監理工作水平，促進信息系統監理工作的程序化、規范化、科學化，為以后監理工作做好基礎，監理單位應認真做好監理文檔的管理工作。監理文檔應與工程形象進度同步建立，按類別及時整理歸檔，要求真實齊全、紙張統一，編有檢索目錄，便于查詢。
監理單位所編制的正式或非正式監理文檔都是重要的，監理文檔管理工作包括文檔計劃、編寫、修改、分發和維護等各個方面。
此外監理文檔的格式應該統一，監理單位結合自身的管理信息系統及國家檔案管理相關的要求來統一定義文檔格式，這樣便于對監理文檔進行管理。
信息系統監理過程中信息管理時應注意以下事項：
（1）監理文檔應及時整理、真實完整、分類有序；
（2）監理文檔的管理應由總監理工程師負責，并指定專人具體實施；
（3）監理文檔應在各階段監理工作結束后及時整理歸檔；
（4）監理文檔的編制及保存應按有關規定執行。
二、信息系統監理的進度管理
監理人員主要是對進度管理的整個過程進行審查，包括審查進度計劃的合理性、可行性，進度進程的完成情況，以及進度的調整與改進對策等。
1 進度計劃制定的監理
進度計劃主要是對進度安排的合理性做出評價，目的在于為評價實際進度提供一個可靠的尺度。任何過緊或過松的進度都不足以反映開發方的工作情況。進度太緊會導致項目為了趕工而損害質量，提高成本，進度太松對于開發方沒有壓力，也會影響質量。合理的進度計劃及要給各方一定的壓力，要使其通過努力達到既定的目標。
1.1 進度計劃書的規范性
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依據甲方的需求，并本著平等互利的原則，甲乙雙方經友好協商，就甲方的醫院管理信息系統（以下簡稱_______系統）的應用軟件工程簽訂本合同。
第一條 適用法律
1．1．本合同適用法律為：《中華人民共和國技術合同法》、《中華人民共和國著作權法》和《中華人民共和國計算機軟件保護條例》及《中華人民共和國經濟合同法》等有關國家法律法規。
1．2．上述文件時間有不一致時，以日期在后的文件為準。
第二條 合同范圍
2．1．乙方負責完成甲方的_______軟件系統。涵蓋的范圍_______系統軟件安裝、調試和對整個_______系統的技術支持、服務與培訓等工作。
2．2．產品內容（價格見附頁）
第三條 責任和義務
3．1．雙方共同責任
嚴格根據本協議實施本項目的內容，并協商解決合作中出現的有爭議的問題。
3．2．甲方的責任和義務
3．2．1．按本合同的付款條款支付所需款項。
3．2．2．負責項目中的領導、組織和協調工作。
3．2．3．提供場地、人員、相關設備、必要的文檔資料和數據，協助乙方做好_______系統的實施工作，并且甲方運行用友醫院管理信息系統的設備環境，應滿足軟件對運行環境的基本要求。
3．2．4．試運行結束后______天內，組織人員和乙方人員一起組成驗收小組，并安排場地和設備，進行_______軟件試運行的驗收工作。
3．2．5．
a） 甲方定期做好系統數據備份，并對備份數據進行妥善保管。
b） 甲方在應用過程中發現軟件出現異常，應及時與乙方取得聯系，并記錄當前故障現象，便于乙方作出診斷。
c） 甲方在乙方服務人員服務完成后，配合檢查軟件系統運行是否正常，并在現場服務請求單上簽字確認。
3．3．乙方的責任和義務
3．3．1．按照本合同所規定的時間完成甲方相關人員的培訓和_______系統軟件安裝、調試及數據初始化，并與甲方一起組成驗收小組進行驗收。
3．3．2．對甲方_______進行一年內免費的軟件升級、服務、培訓、技術支持。
3．3．3．無償向甲方提供相應的軟件使用文檔，包括《操作手冊》，并保證上述文檔的清晰、完整和正確。
3．3．4．乙方對甲方在使用用友軟件過程中，因設備故障、操作失誤等造成的數據丟失、利潤或營業額損失或費用增加，以及因不按正常操作規范使用軟件或軟件被盜、損失、損毀、誤用所造成的損失不負責任。
第四條 版權
4．1．乙方擁有本_______系統軟件的版權（即著作權）。
4．2．甲方擁有本_______系統軟件在本醫院（×××××××醫院）內部的使用權。
4．3．甲方應尊重從乙方購置的應用軟件的注冊版權，遵守國家《計算機軟件保護條例》有關規定，不得以任何形式再次轉讓、租賃該軟件，并不得以任何形式或手段解密該軟件。
第五條 技術指標
5．1．___________信息管理軟件______________。
5．2．本系統基于___________結構。
5．3．乙方向甲方提交的文檔應齊全、正確和可讀性強。
5．4．應用軟件的聯機幫助應清晰可讀，系統錯誤信息應清晰明了，界面應友好，并易于操作和維護。
5．5．本系統應充分考慮到今后的擴充和升級，應具有良好的開放性和可擴充性。
5．6．本系統應具有可靠的安全和保密機制，以確保數據完整、安全和不被非法用戶登錄。
第六條 交付計劃
6．1．軟件培訓-----------------*天
6．2．系統安裝-----------------*天
6．3．軟件調試-----------------*天
6．4．系統初始化---------------*天
第七條 費用及支付方式
7．1．費用
7．1．1．本合同所述價格均為人民幣含稅價。
7．1．2．本合同所述用友醫院信息管理系統（_______）金額總計為人民幣_________元。
7．1．3．乙方免費培訓用戶方人員，培訓地點：甲方所在地。
7．1．4．自應用軟件通過驗收之日起，一年內乙方免費負責應用軟件的升級、系統維護和技術支持。
7．2．支付方式
7．2．1．甲方將以轉帳支票或信匯、電匯等銀行托收的方式向乙方支付。
7．2．2．合同生效后，由乙方開始_______軟件的實施工作，當乙方軟件安裝、調試完畢后，甲方于______年______月______日前一次性向乙方支付全部軟件款， （人民幣）______元。
第八條 服務與技術支持
8．1．操作人員培訓
8．1．1．培訓時間為______天。
8．1．2．培訓地點：甲方所在地
8．1．3．培訓內容：_______系統軟件的使用。
8．2．系統實施
8．2．1．_______系統軟件安裝：指_______系統軟件交付甲方后，軟件的安裝、調試及系統環境的設置等，包括：服務器操作系統設置、網絡環境設置、數據庫系統環境設置、客戶機操作系統設置、網絡協議設置、應用程序的安裝、調試及參數設置。
8．2．2． _______系統設置：包括應用項目、基礎數據的設置（指導）。
8．2．3．初始數據錄入：協助并規范甲方人員進行初始數據的錄入和轉入。
8．3．系統維護
8．3．1．乙方向甲方提供的為保證本系統正常運行的現場系統維護項目包括：
--應用軟件在運行中的故障帶來的排錯工作。
--應用軟件與系統軟件及數據庫系統適配帶來的調整工作。
--甲方非正常操作帶來的系統及數據的修復工作。
8．4．系統升級
8．4．1．系統升級指由乙方開發技術更新、應用系統升級或原有模塊新功能的增加、補充帶來的軟件版本升級，由乙方免費向甲方提供。
8．4．2．系統如有重大變更由雙方具體協商后另行簽署協議。
8．5．技術支持及服務
8．5．1．一年免費服務期滿后，乙方將向甲方收取服務費，收費標準為每年收取軟件合同價的______%，或每次上門服務收取服務費______元人民幣，又或甲方向乙方購買服務卡（金卡：______元/______次/______小時響應、銀卡：______元/______次/______小時響應、銅卡：______元/______次/______小時響應）。甲方可根據具體情況選擇適合的服務方式。
8．5．2．乙方通過以下方式為甲方提供技術支持及服務：
--熱線電話：______、 傳真：______
--乙方在internet站點的www、 mail、ftp等服務，提供軟件下載、熱線響應等先進的網絡支持。
8．5．3．乙方的服務承諾：
a） 乙方接到甲方通過電話、信函、傳真、電子郵件、網上提交等方式提出關于用友_______軟件的服務請求后，在24小時內給予響應并提供服務。
b） 乙方提供給甲方的服務，必須按照合同規定的服務內容進行。
8．5．4．如因乙方原因，單方解除上述條款，使甲方用友_______系統不能正常運行，應賠償由此帶來的一切損失。
8．5．5．系統升級及費用：若醫院需要進行不同版本的系統升級，升級費用按軟件合同價的20%收。
第九條 保密原則項目中所涉及的雙方的內部資料、數據和其他商業信息，未經有關方許可，任何一方不得以任何形式用于合同之外的目的，不得以任何形式向其他方泄露。任何一方泄密，另一方有權追究泄密方的經濟和法律責任。
第十條 轉讓乙方不得將合同轉讓。
第十一條 違約責任
1） 甲乙雙方本著真誠合作、相互信賴的原則，根據國家相關的法律、法規，協商解決在本合同執行過程中可能出現的違約糾紛和違約責任。
2）甲方在規定時間內不配合乙方進行_______系統驗收，視同驗收通過。
3） 以上應付合同款逾期一個月未付，乙方有權將軟件收回。
4） 違約處理：
甲方沒有按照合同要求履行甲方應承擔的責任，甲方應該承擔由此帶來的相關結果。
5） 乙方免責條款：
1、乙方對甲方在使用用友軟件過程中，因設備故障、操作失誤等造成的數據丟失、利潤或營業額損失或費用增加，以及因不按正常操作規范使用軟件或軟件被盜、損失、損毀、誤用所造成的損失不負責任。
2、乙方不承擔因甲方人員進行非法操作、感染病毒、硬件出現故障導致的數據混亂、丟失責任。
3、乙方有權拒絕甲方提出的合同規定之外的服務請求。
第十二條 爭議與仲裁甲乙雙方如對合同條款規定的理解有歧義，或者對與合同有關的事項發生爭議，雙方應本著友好合作的精神進行協商。協商不能解決時，依照《中華人民共和國經濟合同法》，可向國家規定的仲裁機構申請調解或仲裁，任何一方可直接向人民法院起訴。
第十三條 不可抗力
13．1．不可抗力的內容按我國有關規定條款執行
13．2．不可抗力對合同雙方均適用。在合同生效后，如果發生不可抗力而不能履行合同時，則由事故發生一方，取得公證機關的不能履行或不能全部履行或延期履行本合同的證明，甲乙雙方可憑此證明解除全部或部分相關責任。
第十四條 合同變更、補充及終止
14．1．本合同自雙方簽定之日起生效，如果雙方均未發出書面終止通知，則合同自動延續。
14．2．本合同為雙方的最終合同，未經雙方書面同意，不得對此作任何修改。如有未盡事宜，經雙方書面同意后，可簽訂書面補充協議。補充協議同本協議具有同等法律效力。
第十五條 合同效力本合同一式叁份，甲方執貳份，乙方執壹份，每份具有同等法律效力。
第十六條 合同有效期和效用性
1、本合同須雙方簽字并加蓋公章或合同章生效；本合同一式兩份，雙方各執壹份，具有同等法律效力。
2、本合同的有效性不因雙方代表的職務變換、工作變更、工作調動等情況而受到任何影響；本合同的有效性不因雙方法人的變更而受到任何影響；本合同的有效性不因雙方單位名稱的
改變而受任何影響。
甲方：_____________________ 乙方：_____________________
地址：_____________________ 地址：_____________________
甲方負責人：_______________ 乙方負責人：_______________
甲方代辦人：_______________ 乙方代辦人：________________
甲方單位（蓋章）___________ 乙方單位（蓋章）______________
開戶銀行：________________開戶銀行：_____________________
帳號：_____________________ 帳號：__________________________
篇5
一、信息化管理建設工程合同的重要性
近年來，信息技術深入推廣和廣泛實施，在建設工程合同管理上落實嚴格管控，突出信息技術的優勢，可以彌補原有管理模式的不足，在市場經濟活躍的狀態下，減輕工作量，減少工作時長。
首先，信息化管理工程合同的方式，可以整合各類信息，做好資料的歸檔和整理，在保存紙質資料的同時以網絡的形式保存下來，做好備份，防止出現丟失現象。
其次，建設工程合同管理以信息化的方式進行，可以縮短工作時長，減少工作量，在查詢數據和信息的時候也更加的便利和快捷。
最后，工程合同管理不是一成不變的，它會隨著工期的進展發生一系列變化，建設材料、人員、維修進度等的變化也使得合同管理處于動態的變化中。因此，利用信息化管理的方式，能夠更好的與技術融合，動態監管施工，提高經濟效益。
二、目前建設工程合同管理信息化存在的問題
（一）資金投入不足，信息化水平一般
對建設工程合同管理實施信息化管控的方式，必須有充足的資金作保證。但是，由于資金的限制和傳統理念的影響，目前我國應用于信息化建設中的投入還比較少，信息化水平不高。從審批工作上來看，一些建設單位沒有明確審批的規范化流程，權利存在交叉和錯位的現象，造成了信息化管理不嚴格的問題。
（二）信息化管理不規范
所謂的信息化管理不規范，一是說在整個工程合同管理中沒有建立一個大的管理框架，缺乏系統的管理體系，相關人員的具體工作也就缺乏指導；二是說，在管理過程中，建設工程涉及到的材料、人員、設備等的合同沒有分類保存，影響力工作的效率和規范性。
（三）合同管理人員的技術水平較低
有了信息化管理合同方法，是能夠實行的基礎，還要有高素質的人才作保證。然而，目前我國的建設工程合同管理人員在整個質量上存在較大的差異。有些建設工程資金多、管理嚴格，合同管理者基本上都接受過專業的學習，專業素養強，道德修養好。相反，有些小企業由于資金等原因的限制，合同信息管理人員常常找農民工替代，他們的專業水平不高，學習能力也差。
三、建設工程合同管理的信息化手段
針對上述問題，要解決建設工程合同管理在信息化技術使用中存在的不足，就必須結合實際，找到有效的管理方法。
（一）建立合同管理的分類模塊
建立合同實施控制模塊是對工程實施過程中質量、M用以及進度等多個方面信息不間斷地分析與進行動態的監督與管理，將合同計劃目標作為標準，對合同實施結果進行比對，找出其中不同的地方，進而對合同實施計劃進行調整的方法和策略。合同變更管理模塊主要是對工程實施過程中通常會出現的合同變更，可以自動化地生成變更清單，并對其中變更費用進行計算，再生成變更后的詳情表，對變更凈值進行計算，同時變更與原合同的對照表，及時將變更后總投資變動情況反映出來。
（二）加大合同管理信息化系統建設力度
建筑工程合同管理的信息化發展離不開信息化系統和信息化技術的支撐，信息技術在建筑行業的廣泛應用，為合同管理信息化系統的建立提供了可能。具體而言，建筑工程企業要在合同管理中大力引進計算機技術，加大軟件#硬件設施的應用力度，并在分步推行的基礎上開發合同管理信息化系統，然后以點帶面加大合同管理信息化系統建設力度，進而建立合同管理資源共享平臺。以此提高建筑工程合同的管理效率和應用效率，強化對建筑工程現場的監控和管理，進而提高建筑工程企業的綜合效益。
（三）提高合同管理人員的綜合素養
合同管理人員的能力和水平是保證建設工程合同嚴格管理的基礎，也是落實好相關制度的根本。信息化技術的普及和應用，也與人員的素質息息相關。對此，企業要做好人員的教育工作，定期組織學習，讓他們掌握先進的信息管理技術。此外，在招聘中也要選擇有經驗的、接受過專業學習的學生進入合同管理部門，培養先進的管理者。
結束語
推進建設工程合同管理信息化建設就是把傳統企業對建設工程合同管理與現代信息技術做到緊密結合，巧妙地找到和應用與現代信息技術的契合點。在推廣信息化管理的過程中，要以相關制度為基礎，引進先進的技術手段，做好合同的歸檔和分類工作，從而減少工作量、提高合同管理的效率。
【參考文獻】
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篇6
Key words: real estate management; information construction; application of the results; database research.
中圖分類號：F293.33 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
1引言
信息化是經濟社會發展的必然趨勢，房產信息化管理的網絡化、數字化、智能化，是信息技術廣泛應用的具體體現。近年來，信息技術在房地產管理中得到廣泛應用，房地產管理工作逐步形成規范、系統的管理模式，信息化水平正在不斷提高。
隆德縣房產綜合管理信息系統由商品房備案系統、房屋產權管理系統、房產測繪辦公系統等主要部分組成。2009年以來，為適應現代化房產管理需要，隆德縣先后建成房屋產權管理系統、商品房網上備案系統和房產測繪辦公系統，并按照建設廳個人住房信息查詢的要求，及時采集上報房產市場運行相關數據，對搞好住房保障、房產交易、市場監管等起到積極有效的作用。房屋產權管理系統以“圖、樓”一體化為基礎，將項目測繪成果與登記樓盤、房產數據進行銜接，為每一套房屋建立唯一的“電子身份證”，并將房產管理各項業務進行數字化整合，實現了“以圖管房、以房建檔”，也為全國個人住房信息聯網打下了堅實的基礎。房屋產權管理系統應用以樓盤表為基礎數據，改變了以往以案件為主線的系統數據管理模式，全面提升了房屋權屬登記信息的標準化管理水平。房產測繪辦公系統將房產測繪信息直接導入房屋產權數據庫，減少了辦件環節、數據錄入、圖件繪制等，從而使商品房網上備案系統實現了新建商品房網上簽約備案和存量房網上簽約備案功能，商品房備案系統和房屋產權管理系統應用于房產管理業務，有效杜絕了“一房多賣、重復簽約”等現象發生，實現了內部審批、交易信息動態采集、信息公示與對外服務的聯動。房產綜合管理信息系統的應用為隆德縣房地產市場發展提供了便捷、快速的管理平臺。
2 信息系統應用成果
2.1以樓盤信息為基礎，做到房產數據綜合利用。
從2005年至2009年，隆德縣房管工作在全區率先完成測量成果數字化，開始嘗試房產管理信息系統、房產交易信息化、辦事程序網絡化，實現了房地產市場動態監測。2009年3月，隆德縣房管所成功建成了以房屋幢為基本單元的樓盤信息，樓盤表上標明房產面積、產權人、房產狀態等信息。以房產測繪數據數字化標識為依據，將城區劃分為24個分區，分區按照規范分成若干個分幅和分丘，編制成《隆德縣城房產平面圖》、《房產分幅圖》、《房產分丘圖》。給每個分區、分幅和分丘編注了相應的數字代碼，利用數字代碼連接房屋產權管理系統與房產測繪辦公系統，使房屋幢名稱、坐落、幢總面積、幢四至、單元數、房號、戶室建筑面積、使用面積、分攤面積等信息一目了然，業務辦理人員可以直接利用樓盤表上的房屋信息履行各類產權業務，減少了查閱紙質資料環節，提高了辦事效率，實現房屋產權與房產測繪數據共享。
2.2以數據共享為紐帶，做好房屋交易管理。
房產測繪圖件和測繪數據完成后導入測繪數據庫，并將測繪數據庫房產信息分別導入商品房網上備案數據庫和房屋產權數據庫中。在商品房網上備案系統中形成應用項目的房產樓盤和房產數據，這些數據用于完成商品房預售許可和商品房網上合同簽約備案。房管部門在網上備案系統給開發商辦理預售許可后，開發商利用網上備案平臺直接與購房者簽訂房屋買賣合同，提交房管部門審核后備案。商品房備案后的數據導入房屋產權數據庫，房屋產權系統的數據在登記窗口形成幢項目的完整樓盤，這樣網上備案信息直接應用到登記過程中，在房屋產權管理系統中不用再辦理備案登記，直接可以辦理產權登記。
2.3以商品房網上備案系統為平臺，做好商品房買賣合同管理。
傳統的商品房銷售合同備案登記以手工或計算機管理，不僅效率低，而且容易出錯，由于信息查詢不便、合同難于管理出現一房多售、重復簽約等不易發現，易造成房屋交易管理混亂。商品房網上簽約備案系統正是順應信息化、標準化管理的要求，實現了商品房銷售的信息化。
（1）合同網上備案方式及內容。合同網上備案是指房地產開發企業在取得商品房預售許可證后，在簽訂房屋的預售和銷售合同時，在網上進行合同確認、打印的行為和房產所有者在房產交易時雙方的約定行為在網上簽訂認可并打印的行為。房產管理部門根據備案合同和相關資料可以進行產權登記。
（2）網上備案簽約遏制一房多賣，加強合同管理。隆德縣商品房備案系統包括新建商品房網上簽約備案系統和存量商品房網上備案系統。新建商品房達到辦理預售許可條件時，開發商提供相應材料后可通過網上申請，房產管理部門將樓盤預售許可信息在網上公示，開盤后公眾可在寧夏隆德房產資源網站“商品房網上簽約備案”平臺上查詢項目建設單位、樓盤名稱、樓盤坐落、樓盤狀態、可預（銷）售面積、基礎設施情況、銷售價格等。商品房簽約備案登記后，樓盤上該房屋顏色就由綠色變成藍色，銷售狀態顯示“已備案”。買賣雙方都會明顯的辨別已銷售房屋，防止“一房多賣”現象發生。存量房辦理房屋過戶登記手續時通過存量房網上備案系統簽訂買賣合同，買賣合同網上備案后，在購房人取得房屋產權證前，買賣合同主體不得變更，已簽約的房屋再不能繼續二次簽約。當事人雙方協商一致，需要解除商品房買賣合同的，應當持已備案的書面合同、解除合同的書面協議及其他有關材料，向房管部門申請辦理注銷合同備案手續。商品房竣工驗收后，房地產開發企業委托隆德縣房屋測繪隊對商品房面積進行實地測繪，取得測繪報告后，將測繪系統的房屋面積、分戶圖等信息導入備案系統，原商品房信息由“預售”狀態就轉為“現售”狀態，原預測面積變為實測面積。買賣雙方在商品房備案系統的“現房信息”窗口簽訂商品房買賣合同，在簽約30日內持商品房買賣合同和相關材料在房產管理部門辦理所有權登記手續。
（3）網上備案合同有案可籍，點擊查閱方便快捷。辦理了網上簽約備案的合同在已備案合同里通過備案人、備案合同號等搜索查詢，近年來商品房買賣合同查詢利用最頻繁的還是住房公積金貸款和住房公積金提取業務，單位職工購買住房需住房公積金貸款或需提取住房公積金的，都要在房產管理部門查詢合同是否屬實，自網上備案系統建成以來，可直接登陸網站查詢買賣合同的真實性和有效性。
2.4應用辦公自動化，加強辦件審批控制。
隆德縣房產綜合管理信息系統各子系統都設置了辦件流程，各環節均以系統電子資料進行業務辦理，并設置不同的辦件人和辦件權限。業務辦件根據業務流程相互提交審核，使所有人員方便快捷的處理信息，高效的協同工作，改變過去復雜、低效的辦公方式。
2.5實現及時統計，數據綜合匯總。
房產信息系統中的統計功能實現了統計的準確性和及時性。統計功能有工作量統計、各類登記業務統計、月度、年度匯總統計等，點擊“開始統計”就會自動生成所需要的報表。商品房網上備案系統首頁當日銷售數量、面積統計、年度銷售統計、銷售排行榜等各類統計及數據匯總自動生成。各類統計數據的形成，為社會各界提供了準確、科學的參考和利用價值。
3 信息系統數據庫的應用及發展方向
房屋產權數據庫與房產測繪數據庫房屋信息實現共享的前提條件是房屋信息的唯一性。隆德縣房產綜合管理信息系統數據入庫首先以測繪為基礎，房產信息入庫管理在測繪時按照房屋基本單元對勘測房屋進行編號，完成外業勘測、內業數據質量審核、測繪圖件和測繪數據形成基礎信息后，測繪數據直接導入HOS數據庫。在進行商品房備案、存量房交易業務時，分別將測繪數據庫測繪信息導入商品房備案數據庫或房屋產權數據庫，完成商品房預售許可。商品房網上簽約備案的信息導入房屋產權數據庫，房屋產權管理系統履行交易業務辦理。二手房是將房屋產權數據庫交易信息導入商品房備案數據庫，在商品房備案系統進行二手房簽約備案，簽約備案二手房信息直接導入房屋產權數據庫，房屋產權管理系統完成二手房交易業務辦理。
3.1數據應用特點
（1）數據共享。各個子系統之間實現了數據共享，業務辦理操作是通過數據庫完成各子系統的數據交互。
（2）數據統一。各子系統之間不僅實現了管理形式上的統一，而且實現了房產管理數據本質上的統一。
（3）在實現數據共享時，相互獨立的幾個子系統有效關聯，通過系統管理功能完成數據共享。
3.2數據共享
隆德縣房產管理數據庫包括商品房備案數據庫、房屋產權數據庫、房產測繪數據庫和房產網站數據庫，數據采用人工導入完成各子系統數據交互，實現管理業務數據共享。
（1）人工數據導入是對子系統數據庫中需要轉移的數據進行手工操作，抽取相應數據，移植到其它子系統進行業務辦理的過程。人工導入數據相對于自動數據導入穩定性好，目標性強，安全可靠，經濟實用，對于分步實施完成的多個子系統數據庫可實施人工數據導入。
（2）自動導入數據是設備對數據庫內制定數據集逐條進行掃描，找到符合條件記錄進行提取。這類數據轉移對數據掃描間隔設置難度大，高頻掃描增加服務器負荷，間隔過長造成間隔區間的數據不能及時得到處理。自動掃描數據的缺陷是硬件要求高，服務器性能不穩定，縮短服務器硬盤使用壽命。
（3）隆德縣房產綜合管理信息系統數據共享考慮從軟件角度進行研究，一是設想通過測繪系統升級增設數據導入一鍵操作功能；二是在房屋產權管理數據庫中增設數據抽取、派發功能。數據抽取的優點是準確性好，數據流可控性強，安全性高。
（4）隆德縣房產綜合管理信息系統數據庫設立商品房備案數據庫、房產資源網站數據庫，網備系統和房產資源網為B/S架構設置，其優點是具有遠程操作功能，屬于開放型、外網型架構，無固定場所限制，在任何地方只要能上網，用瀏覽器就能操作，不受地域限制，缺點是風險性略高。房屋產權系統、房產測繪系統為C/S架構，屬局域網型，優點是成本低、安全性高，缺點是不可遠程操作，受地域限制。
經濟欠發達，技術條件差，業務流量小，且分步完成子系統數據庫的地區，宜采用人工數據導入；經濟發達，技術力量雄厚，業務流量大的地區最好采用集成建庫，不易選擇分散建立數據庫。隆德縣就是基于經濟落后、財政困難、業務量小等縣情特點，采用人工數據導入。
4 信息系統應用規范化
4.1堅持自我完善，用制度化推動管理規范化
為了保證隆德縣房產管理信息系統的規范應用，我們重點強化了三項保障， 一是完善制度規范。按照“工作有標準，管理有制度，行為有準則，考核有依據”的思路，制定并完善《信息系統管理制度》、《房產信息管理制度》、《計算機網絡與信息系統管理制度》、《崗位責任》等40多項管理制度，使各項工作制度化、規范化、科學化。二是建立業務規范。根據縣域特點和業務要求，制定《房屋交易管理業務規定》、《房產測繪信息入庫管理規程》和《房產檔案立卷規則》等業務規定，使所有辦件都有章可循，保證辦件的正確與統一。三是強化行為規范。推行“職工零違紀，管理零差錯，服務零投訴”的 “三零”工程；實行錯案追究責任制，做到業務有抽查、有分析、有通報、有處理。建立質量管理臺帳，通過工效掛鉤和行政過錯責任追究制度，嚴格考核，做到獎懲分明，強化干部職工責任意識，保障業務辦理工作的高質、快捷、方便。
4.2堅持優質服務，用良好環境提升管理規范化
優質高效服務是規范化管理的根本目的，主要需從以下四個方面狠抓軟硬件建設。一是立足服務社會，實現動態管理。定期對房屋變化情況跟蹤管理，建立房地產信息數據庫，及時公布房地產信息，實現房地產信息動態管理。定期對縣城各類房屋總量、縣城各類房屋增加情況、縣城各類房屋拆遷情況等進行跟蹤管理，并對縣城房屋用途、房屋分類、房屋產別、房屋建成年份、房屋結構、房屋用地性質進行分類統計。定期就房屋供給指標、房屋需求指標、房地產市場交易指標、房屋登記指標統計并向社會公布。二是改進工作作風，完善服務措施。積極推行“一把椅子讓座，一杯熱茶暖心，一句好話送行”服務活動。樹立主動服務意識和效率意識，根據不同的業務種類，明確相應的辦事承諾時限，同時積極開展急事即辦、上門服務、預約服務、節假日服務、延時服務等特色服務，對重要業務辦理實行“限時速辦，專人跟蹤，重點督辦”。三是引入社會監督，提高服務質量。嚴格實行“四公開”，即辦事程序公開、職能職責公開、收費標準公開、投訴電話公開。設立服務監督臺，工作人員信息在服務監督欄內公示，并在寧夏隆德房產資源網站設立便民郵箱、服務電話、下載中心等服務公示窗口，接受社會監督。
4.3堅持開拓創新，用不斷超越推動管理規范化
房產管理是否規范，交易登記是否準確便捷，直接關系到人民群眾的切身利益和政府在群眾心目中的形象。新的形勢和任務，要求我們只有迅速轉變觀念，打破常規，開拓創新，用撐桿跳的思維方式來認識和推動規范化建設。只有充分利用現代信息技術，將其應用到房產規范化管理，實現房產數字化、信息化管理，才能建立與房產管理工作現代化要求相適應的房產管理信息系統，才能有效提高房產管理水平。因此，要加大對硬件建設的投入，增擴服務器存儲設備，實現房產測繪數字化、登記管理網絡化、權證配圖智能化、權屬檔案電子化、網上辦公無紙化，做到數據資源共享。建立以樓盤表為核心的基礎數據平臺為主體，以房屋產權管理系統、商品房網上備案系統和房產測繪辦公系統三個子系統為主線的綜合管理信息系統，大力提升房產規范化管理水平，更好服務地方經濟建設。
5 信息系統應用完善建議
（1）房產管理部門要配置一定儲存容量的服務器，隨著房產管理數據的逐步增多，儲存設備需定期檢查或更新。
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1系統化和信息化管理簡述
1.1系統化管理
對于電網建設項目而言，所謂的系統化管理，指的就是對電網建設項目進行全方位、全過程的管理，把全面科學的管理貫穿于項目全程，把事前預防、事中監督控制和事后驗收有機的整合起來。
1.2信息化管理
信息化管理，就是指把現代信息技術與先進的管理理念相融合，轉變企業生產方式、經營方式、業務流程、傳統管理方式和組織方式，重新整合企業內外部資源，提高企業效率和效益、增強企業競爭力的過程。在電網建設項目管理范疇內，雖然信息化管理的具體內容有所變化，但是核心內容不會變化，都是以現代信息技術和先進的管理理念相融合為基礎。
2電網建設項目的管理內容分析
從系統化角度看，電網建設項目管理包括事前防控、事中監督控制和事后檢驗三個重點環節，主要內容有項目可行性研究、合同和質量、進度、安全、成本等，具體內容如下：
2.1項目可行性研究
在電網建設項目施工前期，項目可行性研究是一個十分重要的環節。通過項目可行性研究，可以從宏觀角度上把控項目建設方向、建設規模、建設資金，降低項目投資失誤的幾率，提高項目投資效果，便于做到用最小的成本換取最大的經濟效益。所以，項目可行性研究是電網建設項目管理中的重要內容。
2.2合同管理
項目合同是電網建設項目甲乙雙方的一個書面協議，對甲乙雙方的權利和義務做了明確規定，為項目實施提供了一個基本依據。簡單的說，在電網建設項目實施過程中所有工作都要按照合同內容執行，可見合同管理的重要性。合同管理中，一方面要注意書面語言的準確性、簡潔性，另一方面還要注重條款的全面性、規范性，要做到無遺漏、無錯誤，唯有這樣才能避免發生糾紛。
2.3質量、進度、安全及成本管理
在電網建設項目實施過程中，質量、進度、安全、成本是項目管理的四項基本內容，其中的任何一個方面都不能忽視。在質量管理上，企業要嚴格組織設計，建立完善的預控體系，根據電網建設項目特點和合同確定質量目標，制定相應的質量管理措施，加強質量檢；在進度管理上，根據施工計劃編制精度計劃，嚴控任何一個施工環節；在安全管理上，要做好施工現場的安全防控措施，要求文明施工；在成本管理上，科學編制成本預算和建設資金使用計劃，并在具體施工中嚴格的貫徹落實。
3電網建設項目的系統化和信息化管理策略
在信息化背景下，電網建設已經進入全新的階段，傳統的管理理念和方法已經無法滿足當前建設項目的管理需求，需要采用現代系統理論，把系統分析方法應用于管理，讓復雜的問題變得系統化和簡單化，把信息技術融入到項目管理中去，從而通過系統化和信息化的管理方法使電網項目管理做精做細，全方位、全過程的保證電網建設項目管理達到預期目標。為了做到這些，立足于系統化和信息化管理理念，采取行之有效的管理策略。
3.1采用全過程和全方位的系統化管理策略
從電網建設項目管理內容可以看出，項目管理貫穿于這個項目實施的始終，從項目可行性研究開始，直至項目建設工作結束。為了保證整個過程的管理活動順利進行并取得良好的成效，應采用全過程、全方位的系統化管理策略。具體就是從項目管理目標出發，結合項目實施的各個階段采用事前預防、事中監督控制和事后驗收措施，并加強每一環節的系統化管理，通過系統化的綜合性措施全面提高電網建設項目管理質量和效率，推動電網建設項目的順利展開。（1）事前預防。基于可行性分析建立電網建設項目的事前預防體系，加強對項目實施過程中可能存在的資金風險、技術風險、管理風險、安全風險等的監督和跟蹤，實施以預防為主的管理原則，為項目的質量、進度、成本及安全提供全方位的預控機制，減少項目投資風險。（2）事中監督控制。根據電網建設項目實施目標和資金使用計劃等建立事中監督控制體制，通過監督檢查與控制的方式來提高項目管理成效。具體的監督檢查方法有自檢、互檢、專檢以及旁站、跟蹤檢查等，特別是在關鍵環節和特殊部位施工時，質量監督員和監理員必須旁站，以確保施工質量。（3）事后驗收。在項目實施后，根據電力行業規定對電網進行試運行，查看運行是否安全、穩定，是否能保證供電的持續性和可靠性。若發現任何問題，必須立即限期整改。
3.2通過信息技術實施信息化管理
3.2.1基于局域網建立信息網絡傳輸系統
參與電網建設項目實施的各單位之間利用局域網建立信息網絡傳輸系統，施工現場與局域網之間通過撥號上網的方式建立連接，然后通過E-mail、QQ等工具進行工程信息傳輸，把信息傳達到施工現場的每一個角落。而且，通過網絡可以及時了解最新的規范標準、工程管理方法及施工技術、工藝等，能為電網建設項目管理提供便捷的服務。
3.2.2建立材料采購管理系統
電網建設項目實施過程中要用到種類繁多的設備材料，為滿足工程成本控制的需求，可以根據材料采購程序，利用電力產品編碼規則和有關應用軟件建立數據庫，形成一個從供應處到財務處的材料采購信息溝通系統，加強對采購材料信息管理，便于控制工程質量和施工進度。
3.2.3利用P3軟件進行微機操作管理
P3軟件是目前電力基建行業施工單位廣泛使用的一種軟件，利用其進行施工組織設計具有較高的便捷性、準確性、具體性和完備性，能確保施工組織設計科學合理。為此，在施工組織、資金使用計劃、進度計劃等設計中可以充分利用P3軟件的編制功能，可以縮短決策時間，提高決策的準確性，同時也便于對電網建設項目實施過程實行動態化的管理。
3.2.4運用調度自動化模塊實施專業技術管理服務
電網建設項目實施過程中會涉及到大量的圖紙、運行維護、技術等資料，對這些資料的及時調用和查閱能使項目管理工作的有序展開，對工程質量、進度、成本、安全及技術、材料、合同等管理效率有著重大影響。為了實現對資料的及時、快捷的調用，應當基于調用生產運行模式，運用調度自動化模塊建立專業技術管理服務，為工程質量、進度等方面的管理提供資料支持。同時，建立資料檔案數據庫，對相關資料進行歸檔處理，便于施工單位的查閱與調用。
4結束語
綜上所述，電網建設項目是電力基建行業的一項重要工程，施工前、施工中和施工后都有著龐雜的工作。為提高電網建設項目投資效益，使項目實施各項工作有序展開，可以采用全過程、全方位的系統化管理策略，并利用信息技術和工具實施信息化管理，讓電網建設項目的管理成效在系統化和信息化管理下得到全面提升。
作者:唐慶國 周煜 單位:國網江西省電力公司南昌供電分公司
參考文獻:
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二、組織機構和職責的調查
調查中應詳細了解各部門人員對涉及合同的業務分工情況和有關人員的姓名、工作職責、存在問題和對新系統的要求等，如系統由誰來擔任管理員，各部門人員參與系統的權限設定等。了解清楚對象系統內部各級組織機構可以使系統分析人員明白企業中大概有多少部門和人員使用合同管理MIS，并且他們的分工是什么。明確調查對象的需求和方向。調查結果可以使用組織機構圖來表示。
三、管理業務流程圖
合同管理信息系統的主要完成業務流程為
經營部副經理與業主洽商合同，保留合同洽商記錄；合同簽訂修改版本；經營部副經理與業主簽訂合同最終版本；管理員制作合同交底，輸出合同交底表格發至各部門交底并存檔；按照公司財務要求結合合同，每月制作收款計劃，輸出合同收款計劃；管理員編制請款發函，將發函信息與實際收款和開票情況錄入合同管理信息系統，輸出合同收款臺賬和主合同臺賬；管理員進行合同結算，申報確認，輸出合同結算單；跟蹤合同動向，輸出合同跟蹤記錄。
四、數據分析
1、數據的靜態特性分析指數據的類型（字符型、數字型、日期型
）如“合同名稱”、“合同內容”、“負責人”是字符型數據，“服務金額”、“面積”、“工期”是數字型數據，“簽訂日期”、“登記日期”是日期型數據；數據的長度（字節數、小數位數等）如數字型數據保留小數位數四位、取值范圍（最大值、最小值等）和發生的業務量，如，可以輸入多少合同數等。
2、數據的動態特性分析
數據的屬性按動態特性可以分為以下三類：
（1）固定值屬性，這類特性的數據，其值基本上固定不變，如“項目名稱”、“合同名稱”等。
（2）固定個體變動屬性，這類數據項，對總體來說具有相對固定的個體集，但其值是變動的屬性，如合同中每月的計劃收款數，每一個合同每月必須固定收款，但是每月計劃收款數是隨公司財務計劃不斷變化的。
（3）隨機變動屬性，這類數據項，其個體是隨機出現的，值也是變動的，例如每月的實際收款數，業主批錢是每月不固定的，批錢數也是不固定的。
五、數據存儲分析
主要是分析存儲數據的內容和數據之間的關系。
分析中要確定各種輸出報表需要存儲的內容。
（1）根據新系統的功能確定是否有必要增加新的報表，對已確定的報表研究是否有必要增加新的字段項。
（2）去掉多余的字段項。
（3）為便于檢索，增加必要的代碼項。
六、數據查詢要求分析
調查清楚使用者可能提出的各種查詢要求是為了有的放矢的合理組織數據的存儲，采取高效率的檢索技術。系統分析應該將使用者經常需要的信息列出清單。例如，在幾百份合同中隨機查詢出一份合同的詳細信息，在監理合同中查詢出對應的施工合同，查詢出每一月的合同收款臺賬等等。
七、數據的輸入輸出分析
在輸入方面，需要分析各種數據輸入的目的和適用范圍、數據量的大小以及存在的問題，例如，輸入的數據是否都得到了有效的利用，哪些數據的輸入是多余的或者不符合實際需要的，要確定數據輸入方式，如臺賬查詢模塊采用邏輯輸入數據的方法，是否能滿足要求，是否使用簡便，還要分析數據的精確程度和數據間的相互關聯等。
在輸出方面除明確數據查詢要求外，還應分析各種輸出報表的目的和使用范圍，弄清哪些報表是多余的，哪些報表是可以合并的，盡量使得輸出結果簡易清晰。
八、新系統邊界的分析
分析新系統邊界就是要劃定哪些部分是由計算機完成，哪些部分由人工完成，明確新系統的人機接口。一般，項目、主合同、施工合同的輸入數據和修改數據由人工完成，計劃收款、主合同臺賬、合同收款臺賬、合作支付合同臺賬的生成和查詢由計算機完成，各種報表的導出由計算機完成。
九、功能結構圖設計
十、系統實施
1、程序設計
采用結構化程序設計，軟件工作的基本思想是利用工程原理，建立軟件工程環境來提高軟件開發效率。這種方法指導人們用良好的思想方法去設計程序，特點是三種基本邏輯結構，順序結構、選擇結構和循環結構。程序設計應該達到可維護、可靠、可理解和高效率的要求。
2、軟件開發工具
系統主要采用可視（Visual）BASIC編程工具實現。它是一種通用的宏語言，特點是可以跨越多個軟件平臺，方便地與其它軟件連結，如電子表格軟件、FOXPRO類型的數據庫、字處理軟件、繪圖軟件等。輸出采用OFFICE套裝軟件中的EXCEL表格導出接口，將各種報表導出到EXCEL表格，與原來人工管理合同臺賬、收款計劃、收款臺賬制作的EXCEL表格一樣。
3、程序和系統調試
（1）程序調試內容包括程序的語法調試和程序的邏輯檢查，程序調試時，可以編制正常的測試數據，也應編造異常數據和錯誤數據，用以檢測程序的正確性。系統調試需要經過分調和總調。
十一、項目管理
在合同管理信息系統建成之后，要利用系統工程的方法，對系統進行項目管理，需要多方面的人員統籌和協調、密切配合。項目管理可以使管理業務工作有條不紊地進行，并且可以預測到問題的發生，采取有效措施，變被動為主動，使系統的運行、業務的操作更完善成熟。
項目管理要做好以下幾方面的工作：
1、合理管理人員
發展合同信息系統需要以下幾方面的人才：
（1）系統工作人員：負責系統分析和設計，程序的編寫和調試，他們既懂經濟管理業務，也懂計算機；
（2）操作人員：即上機操作人員，包括經營部領導和管理員、各級部門用戶。
（3）硬件人員：負責計算機硬件、網絡的維護工作。
（4）項目負責人：對項目進行負責，應當精通管理業務，并熟悉計算機MIS系統，即經營部經理和系統管理員。
2、擬定和實現項目工作計劃
為了更好地運行、發展系統，要制定好項目工作計劃，一邊日常運行系統管理業務，一邊檢查、調整項目工作計劃，使計劃動態進行。
十二、系統評價
合同管理信息系統MIS開發建成之后，在系統驗收的時候要組織第一次系統評價。第一次系統評價由系統工作人員、領導和部門用戶來參與。系統評價的主要依據是要在平時運行管理業務的基礎上實時監測和記錄運行。第一次系統評價結束之后，以后每隔半年或一年需要組織常規的系統評價。這些系統評價由系統工作人員和用戶進行。評價結果可以作為系統改進的依據。
進行這項工作的目的是在系統的管理業務運行之中，檢測系統的功能是否達到了系統規劃的目的，系統是否充分運用了各種資源（硬件資源、軟件資源、數據資源和網絡資源）以及系統是否已經完善，還需不需要繼續進行功能改進和擴展等。
系統評價主要由以下幾個方面的內容：
1、對合同信息系統的功能評價；
2、對現有硬件、軟件和網絡的評價；
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事業單位；合同管理；信息化
一、事業單位合同信息化管理概述
合同對于企業的經營成敗有著密切的關系，對于規范和約束公司的經營行為，維護公司的合法權益，杜絕經營風險隱患具有重要意義。合同管理主要是指通過合同進行企業之間的經濟往來，涵蓋了合同的起草、提交、審核、審批、簽訂、蓋章、登記、生效、履行、變更、終止、解除或廢除等，在整個公司經營過程中，合同管理具備系統性、動態性、全過程性的特點。事業單位的合同管理旨在合理保證實現單位合同目標，降低合同風險，有效提升行政事業單位服務的效率效果，同時，防范合同舞弊和預防腐敗。在全面深化改革和全面依法治國的國家戰略布局下，依法行政的正在深入推進，事業單位作為獨立享有民事權利并承擔民事義務的法人單位，其簽訂經濟合同的數量正在逐漸增加。目前，伴隨著計算機技術的快速發展，無紙化辦公逐漸被人們所接受，事業單位合同管理信息化也逐漸被提上議程。
二、事業單位合同信息化管理的目前狀況
1.合同管理項目的系統性要求越來越高
過去我們單一去管理一個靜態的合同文本，無論是風險防控還是合同管理的難度都是相對較低的。隨著社會的發展，事業單位合同管理出現了許多復雜的項目類合同，如工程項目合同。此類項目合同較以往單一的合同變量多、周期長、管理難度大，具體表現在：一個項目可能會有幾十上百，甚至成千上萬個合同，合同主體眾多，事件紛雜，需要統一管理；各個合同之間又存在相互關系，一個合同可能會制約另一個合同的執行；項目合同資料多且復雜，在進行查閱時就會產生一定的難度。
2.合同實施需要及時有效地動態性管理
隨著合同的執行，彼此之間會存在大量的不可預見的信息內容，從而對合同管理產生影響。財務方面需要對財務事項做到及時公開，對合同進度、結款等關鍵節點進行預警，準確地預測近期可能的收支項目，幫助事業單位進行財務規劃，項目報批，更好地掌握項目開發進度。實時統計匯總合同中的金額，基于預算科目、業務活動類別等維度進行預算控制，并提供相應的查詢和統計報表。
3.合同項目需要全過程性的監管執行
從合同起草開始，需要專業的合同管理人員核稿；合同的審核審批中間一般需要事業單位多個部門負責人審核，還需要單位法人代表審批等一系列程序；合同的執行除了相關部門還需要一定的監督。傳統紙質流轉方式，除了合同文件的閱讀修改，在合同流轉時候很多事業單位還需要一份《合同審批單》與《呈批件》，用于記錄各個流程中審核簽署的意見記錄，同樣需要呈傳，整個合同管理的過程需要花費大量時間。
三、事業單位合同信息化管理的對策
為了滿足事業單位合同管理日益提高的要求，及時引進信息化合同管理對于事業單位具有積極的意義。主要從合同信息管理、合同會簽管理、合同變更管理、合同附件管理、合同收付款管理、合同統計管理、合同預警等方面，實現對合同系統、動態、全面的管理，有助于提升合同工作人員的工作效率和事業單位合同管理水平。
1.通過將合同會簽和審批進行信息化管理，利用信息化線上處理合同審批流程
解析具體的業務并進行信息化設置，同時對于有特殊要求的合同審批能及時靈活地調整，實現標準化管理和個性化管理的有機結合。審批流程中能詳細記錄各個環節對合同文本提出的修改意見，便于合同提交單位對合同進行修改，更便于主管部門適時提出指導意見。
2.通過信息化實現對合同的全面跟蹤和動態監管，提升系統化和動態化管理水平
現代化事業單位的合同管理是一個動態的進程，通過信息化管理可以在系統中直接錄入合同的基本信息、變更信息以及相關附件等，從而進行數據的集中管理，保障事業單位合同信息的集中有序，可以有效地改變過去散亂的現狀。
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一、 合同管理與質量控制、進度控制和投資控制、安全控制的關系
對于任何一份合同，都必須提出明確的質量要求、進度要求及工程款的支付辦法，這就是提出工程的目標。如在工程承包合同中，一般必須明確提出要求施工達到的質量等級，如應該達到長城杯的要求；工程進度的目標是在何時完工等；工程造價控制在多少萬元內；不發生安全事故等。
在我國的監理工程師考試的教材里，把監理工程師對施工現場的管理歸納成“三控兩管一協調”，其中“三控”指的就是質量控制、投資控制和進度控制，而“兩管”指的就是合同管理與信息管理。現在看來，應該改為“四控兩管一協調”，即增加對安全的控制。而合同管理是質量、進度、投資與安全控制所必須具備的手段。參加工程建設的各方人員，必須事先簽訂合同，明確各方的責、權、利關系。無論是項目的業主、咨詢公司，還是設計人員、施工人員、材料設備供應商，通過合同的聯系，從而保證了各自的利益與項目管理的成功緊緊聯系在一起。在商品經濟的社會里，任何人都必須重合同講信譽，只有一切從合同出發，才能保證項目建設的取得成功。
在合同制訂前，業主一般通過招投標，尋找出價格合理、質量優良的合作伙伴，經過合同談判，確定合同雙方的權利與義務。而在合同的執行過程中，雙方就必須嚴格執行合同條款的規定，如在合同的執行中存在矛盾，就應該積極與對方協調，力爭達成補充協議，而一旦無法協調成功，就應該通過索賠的方式，維護自己的合法權利。
作為建設業主某體育場建設有限公司，在工作開展的初期，應該首先選擇好采用何種合同體系。對于某體育場這種大型建設項目來說，面臨的建設任務是極其復雜的，它不僅有設計上的國外設計單位與國內設計單位的配合，也有新型結構與材料在工程上的應用問題，設計圖紙如何滿足工程進度的需要；還有施工總承包單位是一個聯合體，兩家公司在職責上的劃分問題，以及眾多的施工分包單位和眾多的設備、材料供應商。而體育場建設，關系到國家奧運戰略的成功，建設進度的管理是工程成敗的關鍵，我認為選擇P3E/C軟件作為計劃進度管理的工具是適宜的。P3E/C軟件是美國PRIMAVER公司開發的企業級工程進度計劃專業軟件，它具有企業項目結構分解（EPS）、組織分解結構（OBS）、資源分解結構（RBS）、工作分解結構（WBS），特別適合這種復雜的大型項目的管理。它對于質量安全管理，采用的是質量控制點、驗收等級及質量監督、安全控制4個與質量/安全管理相關的作業分類碼。根據項目公司有關質量/安全的要求加載到相關的作業（分項工程），以賦予這些質量/安全檢查工作的時間屬性。對于建設投資控制，采用的是自上而下的投資分解以及自下而上的統計分析對比，可以極為準確的管好工程費用，實現工程建設的投資控制目標。我認為，體育場建設應該采用FIDIC的單價合同。
二、 合同管理在P3E/C中的實現
從某體育場的合同管理框架附圖（略），我們可以看到，該體育場的合同共分為顧問合同、勘測與設計合同、建安工程施工總包合同、工程監理合同、指定供貨合同、市政外管線與室外工程合同六個大類，這就意味著該工程今后將主要執行的就是這些合同關系，這也是工程投資將分為以上六類。我們可以把它作為EPS結構的二級結構，在此對工程投資進行預算的第一次分配。
而這六類合同可以又分為工程項目，如（1）顧問合同類的法律顧問合同、工程設計顧問、工程管理顧問、財務顧問、運管顧問等（2）勘測與設計合同類的勘察設計總包、地質勘察與沉降觀測、精裝修設計、弱電工程二次設計、熱力工程外線設計、燃氣工程及外線設計、電力外線設計、電話外線設計、中水機房設計、田徑比賽設施設計、比賽場地設計、室外景觀與綠化設計、室外建筑立體照明設計（3）建安工程施工類的施工總包合同、業主指定分包的弱電工程、安全防護、保衛設施、屋蓋鋼結構工程、屋蓋充氣膜工程、屋蓋開啟傳動設施、幕墻工程、精裝修工程、比賽場地照明工程、熱力站工程及外線、燃氣工程及外線、變配電工程及外線、電梯工程、中水站工程、基坑工程（4）建安工程監理合同、市政工程監理合同（5）業主指定供貨合同類的座椅供貨、防火門供貨、冷水機組供貨、空調機組及風機盤管供貨、空調循環水設備供貨、衛生潔具供貨、柴油發電機組供貨、電梯、扶梯供貨、變壓器供貨、高低壓柜供貨、石材、磁磚供貨（6）市政外管線及室外工程類的道路工程、雨排水管線工程、污水管線工程、建筑立體照明工程、室外景觀及綠化工程、比賽場地工程、田徑比賽設施工程、電話外線工程。我們可以把估算的工程款按照以上項目進行再次分配。對于分配的這些工程預算我們將作為工程的控制目標，在設計階段即為工程的設計控制指標。
轉貼于
需要注意的是我們的投資分解是與EPS分解結構完全一致的，這樣，在P3E/C軟件中我們就可以明確工程的實施對象，以及它們負責的內容。把上述合同金額匯總起來，就是工程的總投資控制指標。對于上述項目的再次分解，就構成了工作分解結構（WBS）。體育場建設公司的管理應該到達這一級，這樣就可以監控工程的完成情況，便于分析投資目標的實現。而對于工作分解結構（WBS）的投資控制，則是設計總包單位、施工總包單位所要完成的工作。第二，我們的投資分解是嚴格與合同體系相適應的，而不是按照分部分項工程進行分解的，如勘察設計合同里的建筑設計、結構設計以及設備設計均為設計總包單位承擔，我們就把它作為一個設計總承包項目處理；而精裝修設計、弱電二次設計、熱力工程外線設計、燃氣工程及外線設計、電力外線設計等是由不同的設計單位完成，因此它們也分別作為一個項目處理。施工也是如此，這種分解與項目的大小無關，而是按照工程的企業組織分解結構（OBS）進行劃分的。每一個項目的責任單位對應了一個項目。這樣，我們就可以把對于工程項目的進度管理與投資管理很好的結合起來。
對于工程的進度管理，是按照上述分解方法，各參建項目分別建立自己的進度計劃，由業主及監理匯總，并由業主建立各項目之間的邏輯關系，并由此控制各參建單位的工程進度。一般采用前推法或后推法計算工程的完成時間。通過PR組件，我們可以把工程進展的實際執行情況收集起來，采取每周更新的方式，實時的監控工程進展情況，并把工程開展中暴露的問題反映出來。并由此分析工程的進度是否符合要求、工程費用的控制情況、工程的質量、安全情況，贏得值情況等，實時監控工程的變更。對于投資控制，P3E/C是采用自上而下的預算管理與自下而上的作業費用管理兩種方式，匯總工程的實際執行情況，可以作平行的比較、也可以做前后多次的比較。并可以設置臨界值，由計算機自行提醒項目管理人員，掌握項目的工程實際情況。 三、 合同管理中應該注意的幾個問題
在工程的合同管理中，還應該注意以下的幾個問題：
1、 盡可能采用總包負責制。對于大型工程而言，應力求采用施工總包負責制。這是因為如果按照工程的無限分解性，采取平行分包的方式進行管理，將給業主帶來極大的麻煩。表面上看來，好像是工程投資有所節約，而實際上由于工作界面劃分過多，業主需要協調的問題呈幾何級數的增加。常常造成有的事沒人做，而有的事又大家爭著做。施工中間業主常常發現在計劃開始時沒有想到的問題，并往往因此而影響了工程的進度，造成施工的返工或工程量的追加。
篇11
檔案作為衛生系統的一種基礎性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設，促進檔案社會化服務。但是，在衛生系統檔案信息化管理過程中，存在一定的問題。
1.1 工作的繁雜性
隨著科學技術的不斷進步，信息化已經成為時代的主流。在衛生系統中，檔案信息管理部門的工作具有繁雜性，需要做的工作主要有文案的管理、財務的管理、設備的管理、科學的研究、人力資源的管理等，涉及的內容較多。因此，檔案信息管理部門的工作相對繁雜，不利于順利開展衛生系統檔案管理工作。另外，隨著計算機的廣泛應用，各個領域得到了較快較好的發展，但是在深入研究開發和完善系統之前，檔案管理工作依然存在很多難題。
1.2 檔案綜合管理缺乏優秀人才
高素質的頂尖人才是實現衛生系統檔案信息化管理的前提條件。這些高素質人才具備專業的知識和技能，能夠采用先進的信息化管理方法，完善檔案信息化管理，而且能有效管理軟件和設施，最終形成一套完善的管理規章制度。另外，相關的工作人員應具有管理知識，計算機知識和網絡安全管理的知識，一旦出現網絡異常，這些工作人員能夠及時處理。因此，在衛生系統檔案信息化管理中，優秀的專業人才是最寶貴的資源[2]。另外，由衛生系統檔案管理系統于儲存復雜、信息量大，出現了兼容性問題，這些問題的解決都需要優秀的專業人才。只有引進和培養優秀的專業人才，才能實現檔案管理系統的穩定，促進檔案管理信息化的發展。
1.3 電子文件保密性不強
隨著時代的發展，電子文件的保密性仍然較弱，主要體現在電子文件以不同的格式被復制，嚴重者甚至將電子文件的格式和內容改變了，這些人為的因素在很大程度上影響了電子文件的完整性和原始性。另一方面，電子文件在技術和內容上被隨意改動，最終難以找到原始文件，保密性較差。
1.4 技術支持不全面
檔案信息化建設需要嚴格的技術保證，它涉及計算機網絡技術所需解決的所有問題。一方面，電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限；另一方面，在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案。目前多數單位使用的掃描儀速度慢，無法將原始檔案資料短期內轉化為電子文檔。
1.5 規范體系不健全
檔案信息管理的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，我國館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
2 解決問題的措施
2.1 完善檔案管理標準體系
檔案信息化管理離不開標準的管理體系，只有達到標準的檔案管理系統才能更好地連續工作和傳播信息，才能兼容其他系統以實現信息的傳遞。所以，建立衛生系統檔案管理系統之前，一定要制定相關的管理標準，并在以后系統的建立和使用中貫徹實施這些標準。
傳統的檔案管理部門對檔案的管理采用的是按年接收方式，這些檔案包括設備儲存檔案、辦公文書檔案、財務檔案、科研檔案、人力資源檔案等等。檔案管理部門對這些來自不同部門的檔案的管理，容易出現部分文書或者合同散亂和遺失。信息化管理則不同，它通過網絡實現檔案的分類管理，這樣的信息化管理不僅有效，而且邏輯性較強。
電子檔案的建立離不開業務處理標準和技術設計標準。在收錄文件時，這些業務處理標準就能發揮作用，能將收錄的文件新型詳細規劃，包括檔案的分類、檔案的前期處理等，確保了電子檔案的標準和有效。另外，技術設計標準，確保了系統具有較好的兼容性和實用性。
2.2 大力培養高素質人才
無論什么系統那個領域都需要高素質的人才。檔案信息化管理的重點因素之一就是人才，這些優秀的人才能夠充分了解檔案管理部門的基礎設備、檔案管理的內容，能在電子檔案的管理中發揮重要作用。
為了更好地培養高素質人才，可以在工作環境上下功夫，努力創造出一個良好的工作環境，提供最好的基礎設備設施，在留住人才的同時，充分發揮這些人才的能力[3]。
高素質人才的培養離不開培訓。要加強檔案業務人員培訓，定期的培訓有利于提高他們的綜合能力。檔案部門要加強對檔案人員進行檔案現代化知識的培訓，積極引進信息化建設人才，培養和造就一批懂信息技術、熟悉檔案業務的復合型人才，促進檔案事業持續快速健康發展。另外，為了強化部門之間的合作交流，可以成立一套交流機制，使人才之間能夠不斷的交流，以達到共同進步的目的，只有這樣才能實現技術和知識的突破。最后，通過便捷的網絡，相關人員要學會自主學習，不斷提升自我。
要積極組織開展檔案信息化建設理論研討和技術交流活動，努力營造學習高新技術知識的良好環境氛圍。
作為檔案管理人員，要樹立較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神，同時也要擔當起檔案信息化管理和建設的歷史重任。
2.3 強化信息化系統的安全措施
為了確保檔案管理系統的安全，在出現安全隱患時，要科學評估危險性，同時重點保護安全隱患處的檔案信息。
要評估數據信息的安全性，結合實際情況找出相應的解決辦法，最終形成一套安全方案。具體做法是為檔案劃分等級，等級的劃分取決于檔案的保密性、價值、來源。另外，為系統設置權限，只有相關人員才能訪問，這樣不僅將安全隱患減少了，而且避免將重點信息擴散出去。
可以在網絡上下功夫，利用先進的技術保護檔案信息管理系統的安全。如用戶信息認證、電子加密、防火墻等。防火墻能夠避免計算機訪問危險網站，減少了中病毒了概率。電子加密也是確保信息安全的重要方式，具體的加密方式有收到數據后加密儲存、加密后傳送等。
在衛生系統檔案信息化管理中，對于信息的使用者、信息的保存者、管理員的有關信息都需要驗證才能訪問，條件較好的可以備份系統文件，這樣能在很大程度上確保衛生檔案信息化管理系統的安全。
2.4 加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設
首先，建立和完善衛生系統甚或整個檔案系統局域網，提高各單位檔案室計算機普及率和應用水平。其次，初步建成全國檔案信息網絡，市及部分縣級檔案網絡依托政務網實現館際相互聯。第三，逐步規范和統一檔案管理軟件，確保檔案數字信息“數據規范、標準統一、長期可用”。
現代化技術及手段在檔案管理工作中的廣泛運用，將為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。配備檔案管理現代化所必需的現代化辦公設備，充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案信息數字化處理步伐。
2.5 建立完善的管理機制，提高檔案信息化管理水平
要提高檔案信息化管理水平，必須建立起一套科學、完善的管理制度。管理機制要明確業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；要有一套切實可行的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；要符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要；要具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。
3 提高信息化建設水平，促進檔案管理現代化
在衛生系統檔案信息化管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案信息化管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。
3.1 分清輕重緩急，循序漸進
衛生系統檔案管理的重要目的就是要使檔案為社會所用，實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中，應根據各卷宗的重要程度的高低、利用價值的大小、利用率的高低和是否開放等具體情況，對所有卷宗進行排隊，優先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。這可加快檔案管理現代化的進程和提高社會利用的效率。
3.2 分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案，如“房檔”、“案件”等可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
篇12
一、系統組成的功能與特點
（一）系統的組成及功能
系統中所包含的地基處理方式是以行業的行為規范未處理原則的。由于工作量相對來說比較大，所以目前我們先把概念設計的基礎上，分為6個子系統進行分析，也就是：資料庫、信息交流庫、圖檔數據庫、并行工作流控制庫、人力資源管理庫和其他庫。每個子系統的具體功能分為以下幾個步驟：
1、資料庫：存放地基處理工程的各種合同文件、各種規模標準的合同文本、技術規范等相關的處理報告、地基處理方法的基本介紹和流程。
2、信息交流庫：用于存放地基處理中的各種信息資料，如自檢信息、監理信息、業主信息等。
3、圖檔數據庫：地基處理工程的基本信息資料、地基處理共層的相關圖形文件和表格、地基處理工程的文本文件。
4、并行工作流控制庫：存放地基處理工程中對成本的控制、質量的監控、進度控制文件。
5、人力資源庫：主要是對參與工程的專業技術人員。管理人員和具體施工人員基本的工作情況和個人信息進行記錄。
6、其他庫：主要用于整理和存放上述講解中沒有提到的其他資料。
（二）系統的特點
1、先進性。根據相關的調查結果可以發現，目前我國還沒有相對完整的地基處理管理信息系統。而這項系統不僅含有地質情況、選擇地基的基本方法的研究和分析，還包括了地擠在處理的過程中如何做到橫好的控制和技術的處理、評價等方面，有很強的先進性和新穎性。
2、實用性。這項系統主要是為地基處理和積累資料，這樣不僅能給地基處理的工作人員進行參考，還能滿足其他用戶的查詢地基信息的基本需求，方便了工作人員和其他用戶。
3、更新快。隨著現代社會的經濟發展和進步，地基處理也在不斷地發生進步和改變，地基處理管理系統要時刻保證資料庫及時更新，為需要的公戶隨時提供最新的信息和資料，建立起更完善的系統維護功能[1]。
4、集成性強。整個地基處理系統有著很高的集成性，能夠通過調動外部進程和信息連接技術，把更多的軟件集中于一體，更好的做到了對信息的管理。
二、地基處理方法的研究
（一）地基處理方法的選用原則
由于低級的處理方法比較多，各種方法有自身的適用范圍和優缺點，所以也沒有相對來說萬能的方法，每個工程之間地價的差別比加大，因此其他方面也會有不同。所以對每一種地基的具體工程都要進行具體情況具體分析，通過不同的方面確定合適的地基處理辦法。在確定了地基處理方法的同時，要還要注意周圍的環境保護，盡最大的努力做到能源的節約，以免產生不良的影響。
（二）地基處理的發展趨勢
地基處理實踐的發展必然會帶動地基處理理論的進步和發展，同時理論的進步也將更好的指導地基處理實踐的下一步發展。所以要在加強地基處理理論的同時，也要重視對設計理論的研究。這樣一方面地基的處理方法能更好地被選用，另一方面能夠更好地優化設計[2]。
（三）多種地基處理技術的全面應用
地基處理技術包含了地基加固技術、樁基技術和地下連續墻技術三個方面。這三種不同的技術在不同的應用方式上，又組成了新的技術和工藝，產生了更適合的施工技術和經濟收益。隨著現代生活水平和時展的進步，地基處理水平也在不斷升高，多種地基處理技術將是未來地基處理技術發展的新方向[3]。
三、系統的應用
廣州國際會展中心作為現在為止世界第二、我國最大的國際會展中心，他的周邊道路的地基都要進行地基的處理工作，為了更好的對資料和施工過程進行有效的管理，必須運用地基處理管理系統，對附近的地質進行研究，算出大概需要的成本，擬定出合同文件，確立施工手段和對于施工過程的把控，包括質檢報告等內容都要存放在地基處理管理系統中，并根據系統中的內容對整個工程進行監督和管理。在工程得到順利實施和完成的時候，收獲更好的經濟效益。
結束語：
地基處理工程在現代建筑行業越來越受到重視，特別是在沿海地區的建筑業中扮演十分重要的作用。本系統是地基處理工程管理中的一次創新和突破，在未來建筑行業的發展中，他也將會被不斷地應用，幫助工程中將信息管理技術完整的導入到地基處理工程中，使工程管理做到更加信息化和規范化，也讓管理更加高效的完成。我相信隨著科學的發展和技術的進步，地基處理管理系統的發展中還會有更多新的理論出現，更多新的技術也會被不斷的應用在管理系統中，讓管理系統在時代的推動和發展下，走向更加成熟和完善的方向。
參考文獻
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(二)集成化
R/3把邏輯上相關聯的部分連接在一起。重復工作和多余數據被完全取消，規程被優化，集成化的業務處理取代了傳統的人工操作。
二、SAP系統的功能定位
(一)針對財務管理的功能定位
針對企業的組織結構特征，要建立一個信息傳輸通道即以總公司為中樞，以分公司的財務信息為支線。信息傳輸通道收集的分公司的財務信息，應當與現實資金循環狀況同步。SAP系統首先應當起到信息的集散功能。
(二)針對成本管理的功能定位
生產領域成本管理的功能定位在于，突破因為團隊成員搭便車而引起的成本控制缺失現象。對于總公司的固定資產管理來說，需要對其使用的維護、效率、處置等環節進行監督管理。
三、SAP系統的應用
(一)SAP環境與企業環境的融合
SAP系統的作用是輔助企業的成本管理運營，首先要與企業的環境相融合。系統的信息平臺應與企業的組織結構相匹配。在企業的內部電子商務平臺上設立各個分廠采購、生產、流通的成本信息數據庫，并能夠在總廠的成本管理數據庫中隨時抽調。在建立SAP系統平臺時應當結合企業自身的財務狀況和生產特點。
(二)以流程為中心的信息處理
企業的運轉是以財務管理部門為中心。因此應當形成以財務流程為中心的一種信息處理形態。在企業內部的局域架設上也形成這種信息傳輸模式。如此財務管理改變了傳統流程的只能事后分析、控制的不足，變為建立起全過程控制的一種技術手段。
(三)SAP系統下的成本管理績效評價
應當設置定期的企業的資源計劃SAP環境流程的管理績效評價機制。通過準確性評價、效率評價等方式，測算現有企業資源計劃SAP系統的健全程度。采用企業資源計劃SAP系統，推動企業資源整合，企業管理創新，有效的提高企業的管理水平。
四、SAP系統應用對石化倉儲企業財務管理的好處
石化倉儲主要是依靠石化倉儲設備，為國內外客戶提供石油、石化以及化工產品的裝卸、倉儲、調和、保稅、轉口、期貨、現貨交割等服務。通過SAP系統在石化倉儲企業的應用對財務管理的好處主要有：
(一)建立了統一的信息管理平臺。
通過實施統一的信息化平臺，統一會計科目、客戶、資產、等基礎信息的統一編碼，確保基礎信息管理的唯一性；傳統的人工操作被集成化的業務處理取代，實現了財務和業務的無縫對接，使企業業務流程更簡潔有效
(二)加強了財務監督職能
通過信息系統的實施，企業產供銷存等各方面的信息與資金流信息并行運行，業務發生，財務憑證也及時產生，業務一體化流程保證了業務數據的正確及時傳遞，從根本上杜絕了財務與業務部門的賬賬不符、賬證不符、溯源查詢困難的問題，避免了手工操作時由于信息滯后和混亂造成的作假現象，做到財務信息的實時共享。
(三)提高了企業對市場的應變能力
強大靈活的報表生成系統實時反映各分公司的動態情況，業務的變化，滿足各類財務指標的分析需求，在信息實時、準確共享的基礎上，支持領導查詢和決策分析，提升了企業價值評估能力，強化了集團對分公司的垂直管控；通過報表合并，集團財務內部數據能及時自動上報，上級機構能對上報數據進行匯總、合并和分析，使集團公司領導及時掌握全公司的經營狀況，為其提供決策支持數據，提高了公司的市場應變能力。
(四)實現了企業與第三方系統的對接
