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一、人事檔案及其特點

1、人事檔案的含義

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。機關事業單位的人事檔案相當重要。

2、特點

（1）全面性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

（2）現實性。由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

（3）真實性。這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

（4）動態性。人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

（5）流動性。人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

（6）機密性。人事檔案的內容涉及個人功過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案的社會價值

1、人事檔案的社會價值是由其自身的社會屬性所決定的。人事檔案是在人事管理活動中形成的經過認可的記錄和反映人員經歷、德才水平和工作表現及人事獎懲、變化情況的，以個體為單位，集中保存和備查的各種人事檔案資料，具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。

2、在計劃經濟時期，人事檔案是國家機關和企事業單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現實表現成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現象，更是讓不少人一度對人事檔案談虎色變。

3、在市場經

條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業和從業者之間的溝通和聯系、企業自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉。

三、目前人事檔案管理工作存在的弊端

1、缺少檔案管理人員且素質不高。檔案管理人員配備不足，從業人員素質參差不齊。除個別檔案管理優秀單位外，大多數單位的人事檔案管理人員都缺乏檔案管理工作的專業知識，其業務知識只能依靠上級業務部門的培訓和自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢累積。

2、少數人事檔案缺乏真實性和嚴肅性。有的檔案存在個別人為延遲退休時間私自更改出生年月，或是為了調整工資私自更改參加工作時間，以及為了晉升提拔編造假學歷、購買假文憑等等情況，使人事檔案的真實性和嚴肅性受到了嚴峻的挑戰。

3、檔案立卷缺乏指向性和個性化。按照現行的人事檔案立卷標準，定性評價的內容多，具體描述的內容少；反映共性的內容多，反映個性的內容少。這使得人事檔案不能滿足用人單位全面了解和掌握一個人全部信息的要求，不能有針對性地提供有價值、有權威的證明材料，利用價值受到一定局限。

4、上級主管部門的指導不夠。有的主管部門很少開展對人事檔案管理和利用的綜合指導檢查。那種流于形式的短期檢查指導，往往致使經常性的人事檔案工作變成一項突擊性的工作，這樣會在一定程度上影響了人事檔案工作的質量。

四、加強人事檔案管理的對策

1、執行統一的人事檔案管理體制，加強人事檔案的規范化建設。上級主管部門要高度重視和積極支持人事檔案工作，各單位分管領導和人事檔案管理人員要切實負起責任，健全并嚴格執行人事檔案材料收集歸檔制度；其次，建立人事檔案材料收集歸檔聯系網絡，人事檔案管理部門要匯總人事檔案專職人員名單，完成一個縱橫交織、上下貫通的檔案收集網絡，疏通收集渠道及時掌握各類形成人事檔案材料的信息，以真實、完整、準確的信息不斷充實人事檔案內容。最后要加強督察，接收材料時嚴把質量關，以保證檔案的準確性。

2、強化檔案工作的宣傳力度，提高人事檔案的法治意識。人事檔案管理部門應該通過會議、網絡等各種渠道加大宣傳范圍，加強宣傳力度，使員工充分認識人事檔案的重要作用，提高大家的檔案意識、增強守法意識，維護檔案的真實性，堅決反對篡改檔案、危害檔案的行為，確保人事檔案材料的質量。

3、轉變檔案服務意識，擴大利用效率。在開展人事檔案信息的利用工作中，檔案工作人員首先要做到更新服務觀念，強化檔案利用效率意識；還要正確認識和處理利用和保密的關系，做好保密和安全利用的審批手續；并且要強化主動服務的意識，采取切實有效的辦法讓大家充分了解利用檔案資源，滿足經濟建設對人才的利用和需求。

4、加快人事檔案向現代化管理的轉變。人事檔案管理應盡快從實體管理向信息化、網絡化管理轉變，實現人事檔案管理信息資源數字化、網絡化、管理流程自動化、信息共享整體化；其次要借助先進儀器，將原始的檔案材料掃描并保存到計算機中，建立全文數據庫，這樣既能延長實體檔案的壽命，又能大幅度提高工作效率。

5、提高人事檔案質量。要逐步建立適應現代社會需要的，公開、公正、透明的人事檔案工作程序，科學規范地形成和收集人事檔案資料，在保證檔案資料真實可靠的前提下，提升檔案資料的科學價值。檔案管理的社會化，為統一規范操作程序提供了可能、創造了條件。檔案的社會化管理部門要在尊重人事檔案基本特征的前提下，根據信息社會的需要，從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔的各個環節，制定出規范性的操作章程，嚴格操作，保證檔案資料的真實、可靠和鮮活，全面提高人事檔案質量。

6、明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質。在組織、人事部門成立人才交流機構之前，人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務。出于深化機構改革和轉變職能的需要，由政府人事部門成立人才服務機構后，把流動人員檔案管理這類較為具體的事務性工作委托或授權給人才服務

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1檔案以紙質存儲，不便查閱

在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區仍然以紙質材料為主，電子檔案使用沒有得到普及。紙質檔案管理中會遇到很多問題，比如年久出現文字的褪色、模糊，紙質檔案資料少頁丟失，查閱后不歸還現象時有發生。電子檔案不存在這些缺點，查閱方便的同時也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲存電腦、優盤等為主，電腦容易中毒，而優盤容易丟失，所以也要加強對電子檔案的管理。

2 檔案利用率低，達不到最大利用率

檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對檔案資源主要用于提供近幾年領導決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規章制度的“范本”，及上級部門頒布的法律、法規及司法解釋等單一供給，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發利用方法。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規模地實現時效性、綜合性的特征。

3檔案管理人員專業水平不足

有些地區檔案管理員一直是被忽略的職務，認為檔案管理工作簡單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識是錯誤的，土地檔案管理是土地資源規劃中不可或缺的部分，具有重要的價值和意義。所以要改變這種不重視的態度，加強檔案管理，提高管理人員的專業水平，發揮檔案的應有價值和社會效益。

4 對檔案的重視程度不夠

檔案所發揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現象在多個地區均有存在。對檔案管理工作的不重視說明對檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價值和其所發揮的作用。對檔案管理工作的輕視，致使相關人員的工作積極性不高，得過且過，否定了自我的工作價值。這是工作中的一種惡性循環，沒有工作熱情，糊弄了事，最終會導致檔案歸檔不及時、資料不完整、丟失嚴重，對于后期的使用和查閱造成相當大的影響。

5 檔案管理人員管理意識薄弱

土地檔案管理人員在檔案管理上認識比較模糊。有些地區沒有將土地檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，所以在檔案管理上不知如何進行檔案管理。另外，在實際工作中對檔案管理的重視程度不夠。一些地區沒有意識到檔案在信息化時代的重要作用和實用價值，認為土地檔案管理只是對已經發生材料的收集和整理，在此過程中需要投入人力、財力和物力，但是還出不了成績，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。

6土地檔案管理力量相對薄弱

土地檔案管理不被重視，導致從業人員流失嚴重。甚至有些地區采用兼職人員肩負檔案管理工作，而且人員變動頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業素養不高，導致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問題百出，不利于檔案發揮其最大作用和價值。有些檔案管理人員只會立卷歸檔，對于檔案的全宗號、目錄號、類別號以及保管期限等混淆不清。

7檔案門類不夠豐富

有的地區只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及有關資料的收集，影響了土地檔案的系統性和完整性。

檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷檔現象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

重保管輕利用。一些地區在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為該地區的土地資源規劃和利用提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

參考文獻

[1]劉衛東，彭俊編著.土地資源檔案管理學[M].北京：人民大學出版社，2005）.

[2]汪振江.農村土地產權與征收補償問題研究[M].北京：人民大學出版社，2008.

[3]姜世峰，李玉敏，方志月，等.土地檔案管理中存在的問題[J].北京農業，2013，（03）.

[4]劉莉，王麗欣.淺析科研檔案的管理與利用[J]，經濟研究導刊，2011，（22）.

[5]劉鈞.人事檔案管理工作中的問題及思考[J].陜西煤炭，2011，（03）.

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檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。

（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。

督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。

（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

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檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。

（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。

（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.

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（一）淡薄的管理意識和落后的管理方式

淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業素質低，導致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時，也就造成了管理方式越來越落后。時代在發展，為了辦公室檔案管理工作更好的進行，有必要在這一領域進行改革，既把現代網絡信息技術應用到其中。

（二）專業水平有待提高的管理人員

首先，管理人員專業水平的低下以及專業知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應時代的發展，提高管理人員的素質成為了當務之急。其次，傳統的辦公室檔案管理模式已經無法適應這個時代的要求，信息化時代要求辦公室的檔案管理這個領域也要實現信息化，這就在無形中對工作人員的素質的要求也上升了一個臺階，而只有信息網絡化與具有專業素質的工作人員結合起來，才能是檔案管理的效率進一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。

（三）亟需強化網絡信息化建設在辦公室檔案管理領域的發展

首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎之上還要能夠把各個時段以及各個種類的檔案進行整理，管理人員如果繼續應用傳統的檔案管理模式，根本無法適應辦公室檔案管理的發展。其次，目前在檔案管理工作中應用網絡信息技術只是一個開始，有很多地方還不夠完善，導致目前還存在信息化檔案與紙質的檔案并存的現象，這一點同樣有待于改善。再次，現階段的檔案管理模式不夠系統化，不夠專業化，許多應用網絡信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。

二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

辦公室的檔案管理工作在企業中是非常重要的一項內容，它與辦公室的各項業務息息相關，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復雜，因為需要管理的檔案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點在這項工作中需要改進的地方：

（一）辦公室檔案管理制度需要完善

檔案管理工作的落后有一點原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協調有序的進行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點：首先，為解決檔案的安全性問題，要對重要的文件進行保密處理，并且針對不同等級的保密文件采取不同的措施，這樣才能是檔案的保密工作更加徹底，更加有效。其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題，應采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。再次，監督工作在檔案管理工作領域中也非常重要，因此此項工作應由兩個人同時完成，既保證了團隊合作又可以保證互相監督，更加確保了檔案的安全性，加強了檔案管理制度的完善性

（二）相關人員及單位的檔案管理意識需要加強

目前檔案管理工作沒有明顯的進展，有一方面是因為相關單位對其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識，然而為了使檔案管理工作正常有序的進行，加強單位對此項工作重要性的認識是非常必要的，因此有關單位應做到，管理意識加強，管理方式改進，管理理念與時俱進等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。

（三）檔案管理人員的專業水平還不夠高

檔案管理人員的專業素質不夠高會導致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發展，對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強管理人員的專業水平，一方面要從根源開始，選拔高素質人才，一方面就是對原有的工作人員進行專業素質的培訓，使其適應時代的發展以及工作的需要。

（四）檔案收集工作不夠強化

不夠強化的檔案收集工作會導致檔案的管理工作無法有秩序的進行，因此一定要加強辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進行整理收集，并用計算機進行有效的管理。

（五）檔案管理需要與網絡信息化技術相結合

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1.1 檔案管理制度不盡完善

目前我國還沒有出臺統一的檔案管理發展規劃和標準，這就造成了檔案管理的無序性，標準化水平較低且共享性差。檔案管理還沒有形成標準化和制度化完善的體系，現有的檔案管理的規章制度對很多細節都沒有做出明確的規定，特別在一些基層單位檔案管理缺乏統一的標準和質量要求，責任追究和獎懲制度也沒有建立起來。由于檔案數據的龐雜又沒有完善的管理體系很容易造成卷宗混亂、檔案丟失以及檔案無序等不規范問題，這為檔案的查找和使用帶來了極大的不便。在電子檔案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成電子歸檔工作常常出現混亂，而且由于檔案容易被修改且無痕跡的性質很難避免檔案受到人為的篡改亦或破壞。

1.2 檔案管理的理念相對落后

人們普遍對檔案管理工作的認識存在許多誤區，認為檔案管理不產生直接的經濟效益，只要做好檔案的收集、整理、保管、編目和統計等工作，不丟失、不遺漏保障其安全就可以了。這種對檔案管理工作缺乏足夠的認識和重視的態度極易造成檔案管理工作的敷衍甚至是消極怠工，直接導致許多檔案管理工作還停留在比較原始的方式方法并不能適應相關部門甚至社會發展的要求。雖然檔案管理工作基本的要求是建好管好檔案，但檔案管理的最終目的在于利用，檔案的價值也恰恰在利用上。但目前很多檔案管理仍存在 “重藏輕用”的理念，各檔案管理機構也沒有很好的做到以用戶需要為導向來提升檔案管理的服務。檔案管理機構之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理向縱深發展。

1.3 檔案管理信息化建設水平較低

目前我國還有很多地區檔案管理還沿用傳統模式現代化水平還較低，雖然檔案管理系統開發與應用的軟件很多，但過于龐雜沒有統一的國際標準、數據不完整，致使大多數信息檔案共享性差。檔案管理的軟件系統也往往達不到現代信息技術發展的要求，而且各個單位根據自己的條件和歷史習慣選擇不同的硬件設備以及管理軟件，就使得標準化程度非常低。不僅造成了大量低水平的重復建設，阻礙了檔案管理朝現代化科學化方向發展的進程，而且計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上，不能發揮其應用的作用。這也嚴重影響了檔案檢索的效率，檔案的應用價值也隨之降低，同時也會給檔案網絡化建設和資源共享造成極大的隱患。

2 提高檔案管理效率的措施

2.1 完善檔案管理制度體系

加強檔案管理制度體系建設是提高檔案管理科學化水平的根本所在。在宏觀方面要完善立法制定有關法律法規和規章制度，使整個檔案管理工作規范化、制度化、標準化并推動檔案管理的自主創新。對檔案管理形成嚴格的制度約束和提高其管理科學化水平的政策導向體系。相關政府部門也要把推進檔案管理事業的科學化發展納入到中長期發展規劃當中。在微觀運行方面各單位也要從思想上重視檔案管理工作，設立相應工作機構配備合格的檔案管理工作人員。檔案管理部門要根據檔案管理不同環節的特點建立相應管理制度同時深化內部體制改革，并建立嚴格的業務考核、表彰獎勵、責任追究等制度，激發員工的責任感和工作活力。還要求建立更加完善的電子檔案管理制度體系，形成更大的信息檢索系統，建立惠及更廣泛用戶主體的檔案資源體系和更加便于檔案利用的體系，做好檔案的輸入和輸出兩方面的工作推動我國檔案工作最大限度地發揮其社會效益和經濟效益。

2.2 在檔案管理的理念上要不斷進行轉變

如何把“死檔案”變成“活檔案”是未來檔案管理需要面臨的重大課題，未來的檔案館應該包括“物理實體館+虛擬館”兩部分，檔案館的發展戰略也將更加注重信息存取而非館藏本身。因此，當前檔案管理的重點應該放在原有館藏資料的重新處理上，使“死資料”重新獲得使用價值，使用戶更加準確便捷的獲取需要的檔案資料。在服務上要從封閉型轉向開放型，面向的服務對象也由機構學者向普通社區和家庭延伸。在新的歷史時期檔案管理要能夠與時俱進適應社會不同群體的需求，這就要求檔案管理要在保證檔案資料的質量的同時還要注重對質量的提高、不斷轉變服務觀念改進服務方式方法，為用戶提供更全面細致的服務。在收集檔案資料時要進行整理、科學的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價值。同時還要促進各檔案管理機構之間共享資源，更加系統全面便捷地為用戶提供服務。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質

在新形勢下檔案管理工作具有內容更加豐富、技術更加先進、分工更加專業等特點，這就對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰，不僅需要具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，而且還要掌握先進的科技手段和操作管理技術，同時還要具備深厚的職業情感、奉獻意識、敬業精神和勇于創新的基本品質和良好作風。相應的就要求在人員培訓方面不僅要注重基本業務知識和技能的學習，還要不斷提高檔案管理人員的自我管理能力和自我學習能力，逐步建設學習型的檔案管理隊伍。加強檔案管理隊伍的建設是一個系統工程，從前期檔案管理人員的選拔到后期業務培訓以及長期的思想教育入手，把檔案管理人員培養成為一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理以及具備敬業精神的高科技復合型人才，為檔案事業的持續穩定發展提供技術支持和人才保障。在實踐中由于知識更新越來越迅速，還要加強對檔案管理人員的繼續教育培訓，開展多層次、復合型的教育培訓，優化檔案管理人員的知識結構，促進檔案事業的健康迅速發展。

2.4 提高檔案管理信息化水平

當今社會的信息化發展趨勢對檔案管理提出了運用新的管理方法和手段來提升檔案管理水平，以實現信息化管理的新要求。與此同時檔案管理的信息化也是檔案工作不斷進步、提升科學化水平的重要手段。首先要加大對檔案管理硬件的投入，強化檔案管理的基礎設施促進檔案載體的多樣化；其次要通過計算機的廣泛應用，促進檔案的電子化、自動化水平，建立計算機檔案管理系統。并在強調共性的同時也要重視適應具體單位對檔案信息管理的需求，以便更好的發揮出檔案管理的作用，以便更好地為單位服務。但是在互聯網時代更要強調檔案的保密工作。在檔案開放利用的過程中，要從建立健全檔案管理相關規章制度對檔案管理工作進行嚴格的監督，并加強檔案管理工作人員的思想意識等方面來減少在檔案開放利用的過程中造成的檔案泄密。

3 結論

檔案管理科學化是一項長期的系統工程，需要各組成部分相互協調積極配合，完成好每一個環節的任務。政府部門要建立健全相關的規章制度；檔案管理結構要嚴格執行相關制度規定、制定合理的發展戰略、積極組織人員培訓、更新硬件軟件設備等；管理從業者必須要轉變傳統的管理理念樹立適應知識時代運作的新觀念，增強服務社會服務人民群眾的意識，探索服務工作的新模式和新方法，充分掌握現代信息技術，不斷提高服務水平，才能更好地滿足社會需求，把握機遇跟上時代的步伐迎接新的挑戰。

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二是績效性原則。績效是指完成工作的績與效的組合。績就是業績，包括工作目標和職責要求兩部分；效就是效率、效果、態度、方法、方式，效又包括紀律和品行。從管理學的角度看，績效可分為個人績效和組織績效兩個方面。個人績效是指個人經過評估的工作行為、工作方式及其工作結果，是對組織的目標達成具有效益和貢獻的部分。顯然，個人績效強調的是個人對組織的貢獻。組織績效是指特定的組織在某一時期內組織的實際投入以及任務完成的數量、質量、效率等情況。顯然，組織績效強調的是組織投入與產出的比較。作為教師檔案，涉及教師個人績效的方方面面，因此它的檔案內容設置必須突出教師對學校目標的實際及潛在的貢獻。同時，教師業務資料的歸檔是一個長期的工作過程，需要學校、教師投入大量的財力、物力與人力，學校投入與產出的比較必然成為教師檔案制度中組織績效必須關注的重要內容。

一方面，根據多元性原則，教師檔案內容設置必須是全面的。這種全面性包括：靜態要素的綜合、動態要素的聯系、主體要素的互動等多個方面。依據這一原則，教師檔案內容設置應該是多多益善。另一方面，根據績效性原則，教師檔案制度不僅要體現學校組織目標的實現，還要考慮到學校和教師的實際付出，其中教育管理者與教師的精力付出是難以估量的。結合上述兩個方面可以發現，教師檔案內容設置要全，否則難以體現多元性原則；教師檔案內容設置又不能太多，否則績效性原則就無法實現。據了解，許多學校在建立教師檔案制度時都面臨著這種兩難的窘境，同時也是這一制度難以持續的關鍵所在。為此，巴萊多定律或許能給我們一些啟示。

二、 巴萊多定律在許多實際工作中得到運用

巴萊多定律是19世紀末意大利統計學家、社會學家、經濟學家維爾弗雷多·巴萊多（Vilfredo．Pareto，1848～1923）首先發現的。他認為，在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20％，其余80％的盡管是多數，卻是次要的，因此又稱二八法則。

維爾弗雷多·巴萊多出生于巴黎，祖父巴萊多爵士被拿破侖封為帝國男爵。1850年巴萊多一家返意大利，1869年巴萊多在都靈綜合技術大學畢業，獲得了工程學博士學位。由此開始從事工程學和工業管理工作，并在幾次調換工作以后升任意大利鋼鐵公司的總經理。1891年，正當巴萊多在企業經營春風得意之際，他通讀了著名經濟學家馬費奧·潘塔萊奧尼的《純粹經濟學原理》一書，開始對經濟學產生興趣，并深入研究，1893年巴萊多被任命為洛桑大學政治經濟學教授。

巴萊多有著濃郁的工科背景，在經濟學的教學和研究中，他喜歡用數據證明，用事實說話。1897年，意大利經濟學者巴萊多在大量的實證研究與統計調研中偶然注意到19世紀英國人的財富和收益模式。在調查取樣中，他發現大部份的財富流向了少數人手里。同時，他還發現了一件非常重要的事情，即某一個族群占總人口數的百分比和他們所享有的總收入之間有一種微妙的關系。他在不同時期、不同國度都見過這種現象。不論是早期的英國，還是其他國家，甚至從早期的資料中，他都發現這種微妙關系一再出現，而且在數學上呈現出一種穩定的關系。于是，巴萊多從大量具體的事實中發現：社會上20%的人占有80%的財富。因此，巴萊多定律成了這種不平等關系的簡稱。

后人對于巴萊多的這項發現給予了不同的命名，例如，最省力的法則、不平衡原則、猶太法則等。人們在實踐中發現，巴萊多定律已經成為人類社會普遍存在的一個典型模式。例如，80%的產出源自20%的投入；80%的結論源自20%的起因；80%的收獲源自20%的努力；工程的80%的價值源自20%的行為。同時可以看到，只要彌補了最關鍵的20%的質量缺口，就可以獲得80%的利益；只要糾正了20%的起因，就可排除80%的客戶投訴；協商各方只要堅持到最后20%的有效時間內，就可以爭取到80%的相互讓步。

巴萊多定律的發現和推廣給我們兩個重要的啟示：一是理論研究的成果應該來自大量的實證調研和統計數據證明。二是唯物辯證法認為，在事物發展的任何階段上，必有而且只有一種矛盾居于支配的地位，起著規定或影響其他矛盾的作用。這種矛盾就是主要矛盾。由此，人們在觀察和處理任何事物或過程的諸種矛盾時，必須善于以主要精力從多種矛盾中找出和抓住主要矛盾，提出主要的任務，從而掌握工作的關鍵因素。中國古代有一句名言，叫做“綱舉目張”，說的也就是這個意思。

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一、鍥而不舍的繼續推進檔案館建設，重點對已獲得中央補助資金但未_工的11個縣級檔案館項目進行督導，提高我省縣級館開工率；對于已建成的市、縣檔案館新館的設施設備配備情況予以督導；完善縣級綜合檔案館項目建設動態數據庫，及時更新相關數據；積極做好2018年度縣級檔案館申請中央資金補助指導工作。

二、加大民生檔案接收進館工作力度，在11個設區市各選一個縣級館作為試點建立民生檔案查閱中心，年內完成試點掛牌工作。按國家局要求，適時開展市、縣綜合檔案館業務考核試點工作。

三、繼續開展對省直單位年度檔案工作監督指導工作，實地檢查不少于60家；同時督導各市縣對直屬機關單位開展相關監督指導工作，要求三年內全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質量和檔案歸檔率。

四、印發《河北省檔案局關于加強檔案室建設的意見》（暫定名），以此為契機，推進機關團體及企事業單位檔案工作目標管理認定工作，推進檔案室工作的規范化建設，確保檔案安全。

五、以建立全省各系統檔案利用服務網絡平臺工作為抓手，著力提升檔案信息化應用層次，逐步解決檔案數字化率低、信息共享度差等問題，圍繞實施“存量數字化、增量電子化”戰略，推進各系統檔案信息化建設。

六、繼續深化農業農村檔案工作，宣傳貫徹《村級檔案管理辦法》；配合省農業廳做好農村土地確權檔案整理驗收相關工作；對全省土地確權檔案進行專項統計并逐步建立數據庫；依據國家局相關文件精神，啟動精準扶貧、美麗鄉村建檔工作。

七、加強對省監管企業檔案工作的監督指導，全面完成省屬企業文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準工作，督導二、三級單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。

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第一，從根本上提高對旅游檔案的管理意識，樹立正確的信息觀念，進而明確組織領導關系，做好部門之間的協調，提高旅游檔案管理效力。旅游信息部門承載著旅游檔案管理的重要職能，要想做好旅游檔案信息資源的開發就需要從實際出發，樹立正確的檔案管理理念，積極構建與之相適應的檔案管理機構，如果條件允許的話可以構建開發中心以及完善的旅游信息網，從而做好旅游檔案資源的管理工作，提高組織和協調水平，切實滿足旅游檔案管理的實際需求，提高管理工作的運轉效率。

第二，有效做好旅游檔案管理的服務工作。我國的旅游業起步晚，而旅游檔案管理但是明顯滯后于旅游業的發展，還沒有形成一套行之有效的旅游檔案管理體系，那么要想做好新時期的旅游檔案管理工作就有了較大難度，尤其是檔案基礎建設和旅游業需求不相符。例如，檔案收集范圍存在局限性，內容整理有待規范，管理結構不夠科學等。為了轉變這一局面，提高檔案管理水平就要有效做好服務工作，做到和旅游業發展的同步，同時在進一步的規范檔案管理，形成一套系統化的管理策略。

第三，提高檔案管理基礎建設工作的成效。旅游檔案伴隨著旅游業的產生而逐步發展起來，當前的但管理規范當中并沒有對其給出明確的規范說明，而且也與旅游業的檔案管理需要不適應，如果一味的照抄照搬只能夠造成旅游檔案管理的混亂。因此，旅游檔案的管理必須從實際出發，結合當前工作的需要和規律來形成一套旅游檔案管理基礎規范，更加系統和綜合性的做好檔案管理，滿足旅游業發展對于信息資源的需求。

第四，有效提升旅游檔案管理人員的綜合素質。旅游檔案管理人員素質水平是影響到檔案管理質量的關鍵因素，而當前管理人員素質不高的問題較為普遍，這與旅游檔案事業發展歷史較晚有著直接關聯，而且旅游行業的檔案管理更新速度較快，必須要進行知識的不斷更新，才能夠滿足檔案管理需要。因此，要加強對檔案管理隊伍的綜合素質培養工作，提高他們的專業技術能力和職業素養，同時要做好知識的更新，真正做到與時俱進。

2 旅游檔案的利用方法

新時期做好旅游檔案管理的最終目的是要將其進行合理的利用，為旅游業的發展提供良好的服務。相關部門也要從根本上提高對檔案利用的重視，除了要做好檔案的收集和保管工作以外，還要在旅游事業的推進過程中利用好這一寶貴的旅游信息資源，最大化地發揮旅游檔案的價值。做好旅游檔案的利用工作需要從以下幾個方面著手：

第一，樹立良好的服務意識，提高服務質量，為旅游業的發展提供推動力。相關部門必須要具備為旅游業服務的思想理念，不斷改進服務態度和服務工作質量，除了要提高日常查閱以及借閱工作的質量以外，還可以利用網上服務，送貨上門等多樣化的形式來開放性的利用好郵檔案的各項信息，提高檔案利用效率。

第二，積極構建旅游檔案橫向聯系機制，提高檔案資源開發利用水平。在經濟體制全面改革的進程中，經濟之間的橫向聯系日益緊密，而旅游檔案的管理工作也需要走上改革之路，積極構建橫向聯系的途徑和制度，進一步強化旅游部間、地區間等的關聯，發揮各自的檔案利用優勢，進一步擴大檔案信息的影響以及服務范圍，使得我國的旅游事業走向蓬勃發展的新時期。我國的旅游資源種類豐富，而且分布范圍較廣，形成一種交錯存在局面，那么在建立橫向聯系機制以后，就可以發揮組織協調作用，做好綜合開發工作。

第三，對傳統的旅游檢索工具進行全面系統化的編制，使得旅游信息檔案的查找工作更加的便捷，信息涉及面積更加全面。除此以外，要加強對地區旅游業發展需要的研究和分析工作，并根據需求來編輯旅游景點的簡介資料，形成一個內容豐富和形式多樣的信息網絡，這樣在檔案利用的過程中就可以從檔案信息網絡中心當中快速獲取，為需求者提供開放性的檔案服務，從而提高檔案的利用率。

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1 園林綠化檔案的特點

園林綠化檔案不但有所有檔案所具有的特點，還具有自身的特殊性。首先，園林綠化檔案具有成套性。無論是哪個工程，都會經歷從設計、施工、監理、竣工以及后期維護等多個環節。綠化工程項目也是如此，會有一套檔案來對整個生產活動進行反映和記載，不同的階段材料既是相互區別的，同時又和總體材料內容緊密聯系，從而讓材料具有一定的成套性[1]。其次，園林綠化檔案具有專業性。因為園林綠化檔案是專屬于園林綠化工程這一活動的，因此有極高的專業技術性，它是對某一領域、某一特定技術活動的記錄。再次，園林綠化檔案具有動態性。園林綠化檔案和其他檔案相比，其內容和數量是處于動態變化過程中的。然后，園林綠化檔案具有時效性。園林綠化工程的效果不是在工程完成就達到最優程度的，而是要等到綠色植物生長周期之后，工程在建成之后必須要等上較長時間才能看到其最美的一面。最后，園林綠化工程具有可變性。因為園林綠化工程可塑性和隨意性都較強，要和自然相互配合，建筑者有很大的發揮空間，可以有多種工程組合。園林綠化工程具有多變性，檔案要對原來園林綠化規劃設計方案進行修改和補充，以滿足園林綠化工程需求，因此綠化檔案也會具有多變性，只有檔案完整和準確，方可防止建設過程中存在失誤及損失[2]。

2 園林綠化檔案的作用（整體修改，第三方面作用重復了）

首先，它對社會的作用。園林建設單位要想立足市場并開拓優勢，就必須貫徹創新理念，在項目施工中不斷的收集數據和資料，加大對數據資料的開發研究，將新技術和新理論推廣應用，從而為社會帶來好處。檔案是這些數據資料的載體，要想讓檔案資料具有及時和齊全的特點，就必須要加強管理，如此才能保證新工藝的持續更新[3]。其次，對生產企業的作用。園林建設生產單位經營活動都在檔案中得到而來合理反映，無論是經營決策還是項目建設都會在檔案中得到記錄。檔案工作人員收集和分析部門檔案信息之后，將其用于生產經營和管理中，不但能夠促進項目指標的有效完成，還能為企業提升市場競爭力和自身經濟效益帶來幫助[4]。最后，它還是工程建設的證據。園林綠化檔案是對整個工程建設的記錄，是解決今后建設方、施工方、設計方以及投資商之間爭議的有力證據。

3 如何做好園林綠化檔案管理工作

一是要加強領導。園林部門領導要加強對園林綠化檔案工作的重視，只要領導重視了，職工才能從根本上加以重視，在施工過程中將作業情況合理準確的記錄下來。領導要將檔案工作納入重要議事日程，并納入到年度考核工作中。檔案工作常會出現較多的經費不足或者技術落后的問題，領導要想辦法予以解決，向檔案部門投入資金，購置電子設備，對檔案工作人員加以重視和關懷，要鼓勵他們形成良好的職業價值觀，從而為檔案管理工作的合理開展提供保證，以促進園林綠化工程的順利進行。

二是要健全制度。@林部門一定要根據國家制定的相關施工標準，有效落實檔案管理制度的制定工作。要立足于現有的檔案管理制度以完成制度創新工作。健全和完善檔案管理制度例如檔案借閱制度、檔案入庫制度、檔案收集工作制度、檔案工作人員責任制度以及檔案開發利用制度等。建立了制度之后，必須要做到嚴格落實，加強監督和考核。只要有嚴格的制度化管理，有效落實檔案資料的分類和收集工作，只有這樣，才能讓每一份檔案都能發揮出其應有的作用和價值[5]。

三是要全面收集。要想讓園林檔案能夠發揮出最大作用，就必須要重視檔案的收集工作，檔案收集的越齊全越精確，就越能夠對工程施工情況充分反映，讓園林檔案發揮最大效益。園林部門在檔案收集中，必須要從以下幾個方面加強落實。其一，要對園林綠化單位要有嚴格的工作規定，無論是哪一個施工作業階段，都要對信息及時的收集起來，根據相關規定和流程對材料進行篩選和整理，保證篩選之后科學合理之后便將其交于檔案部門。檔案部門經過審查確定無誤之后方能辦理相關手續，從而充分符合實際應用的相關需求。其二，要充分結合工程生產部門，要對需要收集的內容加強考核，從而讓各項工作能夠被合理處理，將價值程度較高的施工資料完整的記錄下來并形成檔案，檔案收集工作要有明確的計劃和目標。另外，所有不同的園林項目都需要設立檔案管理人員，落實檔案信息的收集工作，并將其做成系統化的工程檔案。檔案管理人員一定要在收集檔案是堅守立場，要做好對檔案的審核和檢查共組，如果檔案管理中存在問題，要迅速采取措施加以處理，以充分符合我國新時代檔案管理現狀。

四是要規范整理。園林工程中，信息資料被收集起來之后往往是處理零碎化和片狀式的，要想讓收集的資料能夠充分完整化和系統化，檔案管理人員必須要加強對原始資料的系統整理。為了保證檔案整理的規范化，必須要從以下幾個方面來開展工作。其一，在歸檔前，必須要按照保管單位的不同將文件材料分別編排，做好有針對性的處理。其二，檔案歸檔之后，要做好合理分類，對檔案的排列以及編號也要加強重視。其三，檔案的鑒別，要加強對檔案的鑒定工作，要明確檔案的價值，對檔案妥善保存，達到全部信息資料能夠充分整合的實際效果[6]。

五是要善于運用。檔案管理不是為了將檔案保管好，而是為了讓檔案能夠繼續發揮價值。園林綠化工程檔案不但要記錄施工信息，方便未來園林綠化工程能夠有全面的經驗作為借鑒。而且要為社會提供服務，發揮檔案資源的作用。園林綠化部門要加強對檔案資源的利用和開發，重視檔案價值的開發。

六是要嚴格監管。檔案管理必須要結合城建檔案和園林綠化兩方面的力量。工程在預驗收前，盡快核查和鑒定檔案。只要兩部門對工程檔案預驗收表示肯定之后，方可驗收。城建檔案管理部門要加強對園林綠化工程檔案的檢查。

4 總結

目前，我國各大城市廣泛加強了城市化建設，園林綠化工程是現代城建的主要內容，其檔案資料是對工程項目建設全過程的記錄，必須要加強重視。從檔案收集、整理、保管等方面入手，更要重視對檔案的開發利用，為今后的施工帶來借鑒意義。

參考文獻

[1]衛琰.城市園林綠化工程中檔案管理的重要作用與管理措施[J].企業家天地（理論版），2011，02：121-122.

[2]趙輝.談如何加強城市園林綠化工程檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2012，03：83.

[3]邵泉水.園林綠化工程施工管理中存在的問題及管理措施探析[J].門窗，2013，12：340+344.

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1.檔案管理概述

檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業管理的基礎，主要包括對檔案的整理、收集，并采用現代化的手段，對其進行科學、合理的管理，以便單位能夠更好地進行查詢、檢查。

2.辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案是企業、單位內部最重要的檔案資料，真實地記錄了辦公室各項活動，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現在以下幾方面：

第一，辦公室檔案全面反映了單位內部的工作情況，并為將來的發展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內部的工作效率。

第二，辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動，同時也為展開其他工作提供了一定的服務基礎。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學、合理的策略。

第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現了單位的管理水平，以及發展狀況，是一個單位、企業運轉狀況的縮影。因此，必須要加強辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規范化、制度化、科學化。

3.辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理工作是單位進行其他一切活動的重要依據。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個原則：

第一，準確性

準確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進行檔案管理的過程中，一定要保證相關檔案內容記錄的準確性。在工作中，如果檔案管理人員對相關的檔案內容不能進行準確的反應，就無法發揮檔案管理工作的特性。

第二，嚴謹性

辦公室檔案工作的本身特點，決定其在進行管理時，必須要遵循嚴謹性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴謹的工作態度，對檔案中的細節要素進行充分關注。尤其是在當前，精細化管理已經成為所有企業、單位的主要經營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時，必須要對檔案進行精準化的管理。

第三，高效化

隨著科學技術的發展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學技術，不斷優化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。

二、辦公室檔案管理工作現狀

1.檔案管理人員意識薄弱，且專業素質偏低

辦公室檔案管理，原本是一項非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性。可以說，檔案管理工作人員的意識薄弱，已經成為制約檔案管理工作效率的一個關鍵性因素。

在我國許多從事檔案管理人員，并非專業出身，更有甚者，是通過關系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經暴露出來管理錯誤，這些非專業的檔案管理人員也絲毫察覺不到。

2.檔案管理制度落后

就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現象。由于企業領導的不重視，從而忽視了對檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關的檔案管理制度，也因為領導不重視實施，以至于檔案管理工作的相關人員在工作時，經常會無視這些管理制度。

缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為，甚至出現檔案損失等現象。

3.新技術，新硬件投入少

隨著信息化的發展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術，不斷地利用計算機網絡進行檔案管理。但在現實中，由于種種問題：領導不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業仍然采用紙質形式進行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會發展的步伐。

4.辦公室檔案的利用率偏低

檔案資料借閱的繁瑣、復雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會自動放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價值的檔案進入了閑置境地。

三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

1.轉變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業水平

首先，要改變傳統的檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的價值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態度。

另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業知識水平，可通過加強培訓的方式，不斷增強檔案管理工作人員的專業知識水平，提高其工作效率。

2.健全完善的辦公室檔案管理制度

健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以，必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進行。

而對于已經擁有管理制度的單位來說，一定要加強檔案管理制度在實際中的貫徹落實，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。

3.辦公室檔案管理現代化

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引言

園林綠化工程檔案是以文字或者圖像的手段記錄的工程過程的展現,反應了工程在建設階段的一系列的狀態和責任,對于園林的維修和擴建提供了良好的歷史參考。

一、城市園林綠化工程檔案管理工作的必要性

園林綠化檔案是在園林綠化建設中形成的具有保存價值的文字、圖紙、照片等不同載體的文件材料，它真實記錄了城市園林綠化規劃、設計、施工、管理和科學研究等活動，為城市建設、改造和進一步發展提供了依據。

1、為舊城改造提供現狀和歷史依據

在舊城改造過程中，由于歷史等方面的原因往往對地下管線敷設位置，不甚清楚，如果園林綠化檔案有詳細記載，就可防止施工過程中機械挖損管道情況發生。

2、為樹木花卉防護提供依據

不同的樹木、花卉都會有不同的害蟲侵襲。我們可以根據檔案記載的病蟲害名稱。及時掌握病蟲害發生、發展規律，采取有效防治方法，使樹木花卉長得更好。

3、為建設“山水”城市提供規劃參考

人類原本來自大自然，人類的發展也離不開大自然。但城市化的發展，卻使自然環境慢慢被人工環境所取代。要建設“以綠為美、以水為源、以人為本”的園林城市，就要在保護園林綠化植被的前提下，參考有關檔案，做出城市園林發展規劃，提高綠地覆蓋率，使園林宜居城市名副其實。

4、為新的園林建設提供資料

株洲神農城的建設，就是根據檔案中記載園林苗木品種和土質等等，選擇適合株洲地區的苗木品種。栽種了100多種樹木，其中喬木類樹木就栽種了一萬多棵。一步到位，為株洲市綠化、美化提供了多種優質苗木。

5、為旅游開發提供參考

利用有關檔案資料編寫風景點的解說詞、人物傳記、文化名人與景點的關系等等，向游客推介。通過天然的風光和充滿人文知識的旅游介紹，打造名山、名人等旅游品牌，提高城市知名度，發展城市旅游經濟。

二、城市園林綠化工程檔案的特點

城市園林綠化工程檔案與其他普通檔案有著較大的差異,所能提供的歷史價值也很大,它具有以下三個特點:

1、城市園林綠化工程檔案的復雜性與多樣性

城市園林綠化工程師一種集多個部門通過人工手段構筑的有樹木、山水、建筑結構等的空間藝術實體。在城市園林綠化工程施工的過程中,涉及到多個部門和工程的配合和協作,其中有給排水工程、水景工程、復裝工程、假山工程和綠化工程等工程的集合,這些工程所涉及到的內容極多,而且分類很細,其檔案的形成需要多個部門的配合,是一個龐大而復雜的資料庫。

2、城市園林綠化工程檔案的多變性

城市園林綠化工程的構建一般都是集自然、新奇與協調幾個特點一起,設計者們根據用戶的需求對先前的園林進行修改和規劃,使園林工程的可塑性和可變性較大,在一定的空間內體現著千變萬化的組合,不僅僅突出了園林景觀的觀賞性,更突出了工程的多變性,這就決定了檔案的多變性,為檔案的管理加大了難度。

3、城市園林綠化工程檔案的社會性與開放性

城市園林綠化工程的建筑最終的目的是為了美化市容,改善人們的生態環境,為人們提供休憩和娛樂的場所,其具有社會性和開放性的特點。這樣的工程檔案同樣也具有這些特點,為后續的修改和維護提供了歷史依據,同時為其他城市園林綠化工程的構建提供了參考。因此,只有誰確的收集、整理、歸檔和保存這些歷史資料,才能使他們發揮更大的價值。

三、城市園林綠化工程檔案現狀

1、城市園林綠化工程檔案工作起步晚，管理體制尚待理順

城市園林綠化工程檔案由市園林局負責集中統一管理。它與建設工程檔案、市政工程檔案等專業檔案的管理相比，有許多不足之處。簽訂責任書制度、指導檢查制度、竣工驗收制度等尚未得到全面貫徹執行，導致園林局自身保存的或城建檔案館接收的工程檔案歷史遺留問題多，不成套檔案多，集中統一管理特別薄弱。

2、對城市園林綠化工程檔案工作重視程度不夠

許多參加城市園林綠化建設項目的建設單位，對工程檔案缺乏應有的重視，對檔案工作投入資金不多，投入人力不夠，檔案管理人員或僅懂城市園林綠化，或僅懂檔案，缺乏多面手，沒有按照城建檔案行業管理標準管理，使檔案與工程脫節，造成檔案底數不清，數據不真等一系列現象，直接影響到檔案的真實有效性。

3、法制意識淡薄

由于法制意識淡薄，多數園林施工單位并意識到應該向相關主管部門遞交檔案，而園林工程的主管單位對園林工程檔案的依法管理與收集，疏于指導，并沒有定期的做出相應的檢查，因此，導致園林工程檔案的歸檔成為了城建檔案管理工作中較差的部分。

四、加強城市園林綠化工程檔案的措施

1、實時跟蹤進度

在園林工程施工開始之前，園林工程主管施工主管部門應與施工單位簽訂相關的工程檔案管理協議，要求施工單位制定專門人才對檔案進行管理與收集。由于工程施工一開始，資料就開始形成，因此，檔案管理從工程的一開始就要受到高度的重視。在工程施工前，就要對施工現場進行詳細記錄，對可能發生資料變更做好記錄，對施工許可證進行復印并歸檔。在工程施工中，檔案管理人員要對施工進度進行把握，對土方登記單、標高復核記錄、苗木出圃單等情況進行記錄。對園林設計規劃圖紙、相關技術資料、操作進程也要進行相應的記錄。因為這些相關的資料客觀的反應了工程的進展狀況，反應了工程施工質量。也是工程完成后進行評估的客觀資料。這些資料不限于文字，也包括圖紙甚至是影像資料，從而能夠全方位的反應工程施工的全貌。因此，檔案管理人員要勤于在施工現場走動，與各方面人員溝通，才能夠收集到客觀具體的資料，保證在工程檔案資料的完成與施工進度同步。

2、細致化協作

園林工程的綠化施工單位在園林施工中，負責對園林工程檔案進行整理歸檔，因此，應制定明確的規章制度，按照相應的程序進行資料收集，并及時將工程檔案遞交給城建檔案管理部門。城建檔案管理部門在工作上應更加主動，在工作上園林部門相互協調，與施工單位積極溝通，深入現場，對施工工程進行評估，指出不足的地方。同時，大力宣傳工程檔案資料管理的重要性，對相關人員進行培訓，指導檔案歸檔工作。工程檔案管理人員則應該勤于學習，努力工作，為工程檔案的歸檔打下堅實的基礎。三方面通力合作，完成園林工程檔案的管理工作。

3、加強管理工作

園林工程施工的竣工驗收也需要向相關部門同時遞交相應的檔案資料，而這一步驟是有城市園林綠化主管單位與城建檔案負責部門一起完成。工程施工單位在對園林工程實行預驗收之前，要先請相關主管單位對工程進行預驗收，當驗收合格之后，才能取得預驗收的相關文件，此時，才能夠完成工程的驗收工作。因此，城建檔案部門要重視園林工程檔案管理工作，加大力度，定期檢查園林工程檔案的收集工作，針對存在的問題，進行相應的指導，定期進行宣傳教育，加強施工單位檔案管理意識，對沒有遞交園林工程檔案的施工單位進行相關的處理，使檔案管理工作能夠順利進行。

結束語

城市園林綠化工程檔案的管理是一項系統工程，與城市園林綠化工程建設全過程環環相扣，作為城市園林綠化主管部門和建設單位應加強管理和督促，結束城市園林綠化工程檔案資料長期接收難的歷史，為今后園林綠化工程建設積累大量資料和技術，為城市園林綠化工程建設再譜新篇奠定基礎。

篇13

1.2歷史及現狀：1986年，商業部在新頒布的小麥粉標準里允許添加過氧化苯甲酰，沿用至今。衛生部同步將過氧化苯甲酰列入了《食品添加劑使用衛生標準》。2003年后，國家糧食局開始組織下屬研究機構修訂小麥粉國家標準的草案，明確要求禁用過氧化苯甲酰。2006年，國家糧食局在其網站上進行消費者調查，87％的被調查者不愿意接受添加化學增白劑的小麥粉。2007年10月底，衛生部向WTO(世界衛生組織)通報，計劃撤銷《食品添加劑使用衛生標準》中對過氧化苯甲酰在小麥粉中的使用許可。2008年4月，國家工商總局抽查99個面粉樣品，12個超標。一些面粉企業片面為強調面粉白度過量添加過氧化苯甲酰，而且使用量大都在100mg／kg。

1.3危害后果：國內面粉龍頭企業、中國糧食行業協會、國家糧食局等一致認為，過氧化苯甲酰有“致癌作用”，不僅破壞了面粉中葉酸等微量營養素，還能增加人的肝臟負擔。深圳海川食品研究所所長劉梅生博士說，由過氧化苯甲酰在面粉中分解的苯甲酰、苯甲酸、苯酚等，對于肝功能衰弱的人和肝功能損傷者，因其生物轉化機能減弱，食用含有超量增白劑的面粉顯然不適宜。即使對于肝功能健全的人，長期食用含有超量增白劑的面粉，也會造成苯慢性中毒，引起神經衰弱、頭暈乏力等。2003年，山東省青島市疾控中心和衛生局衛生監督所楊新美等人做的實驗證明，過氧化苯甲酰確實破壞面粉中的葉酸。2004年WTO和衛生部聯合的報告認為，因為缺乏葉酸，全國每年有近4000名缺陷兒出生，高危人群在北方。中國北方，正是面食的主要地區。

2　食品安全

2.1食品安全現狀：農產品、禽類產品的安全狀況堪憂。食品加工過程中使用劣質原料，添加有毒有害物質的情況屢屢發生。病原微生物控制不當。生物技術產品的出現、轉基因食品的潛在危險，同樣帶來了安全性問題。

2.2食品安全監管體系現狀：在《食品安全法》未出臺之前，是由國家質檢總局的食品質量安全市場準入制度、《食品衛生法》為主導，數部單行的有關食品安全的法律及諸如《消費者權益保護法》、《傳染病防治法》、《產品質量法》等法律中有關食品安全的相關規定構成的集合法群形態，是我國食品安全法律體系框架的現實。1995年正式出臺的《食品衛生法》應是我國現階段最全面地對食品衛生、安全作出規定的法律。但是現在的《食品衛生法》還存在著很多的問題。如《食品衛生法》僅對104種農藥在糧食、水果、蔬菜肉等45種食品中規定了允許的殘留量，總含291個指標；而國際食品法典則對176種農藥在375種食品中規定了2439條農藥殘留標準。這樣相關人員在執法過程中，就會使許多有害物資蒙混過關。我國的《食品衛生法》從試行到正式頒布已有10多年，有必要根據新出現的問題加以完善和強化，以有效制止和打擊食品生產和流通過程中的有損食品安全的行為，保障人民的生命和健康不受侵害。

3　完善食品安全方面的立法及司法