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一、高校畢業生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”

高校畢業生在畢業前，學校都要求學生辦理好各種畢業手續，但不少畢業生卻從不過問自己的檔案，畢業后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務機構？學生從不關心。檔案里都應該放入哪些材料，自己手里應該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業生的檔案存放出現了“五花八門”的現象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰”。

（三）一切以就業為先，檔案后續材料“零充實”

由于考錄的公務員和聘用的事業單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統一管理，所以這部分高校畢業生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規范化、制度化，只重視畢業證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業生也只重視畢業證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經歷歷史記錄的缺失。

二、加強高校畢業生人事檔案管理的措施

（一）科學完善檔案的內容

高校要根據本校學生畢業時間，安排時間統一對畢業生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質材料、科學文化素質材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質材料等進行分類整理，達到內容完整、條理清楚、規格統一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務處印章，行為表現材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業生的檔案內容完整，手續齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內容能客觀地反映畢業生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業生提供可靠的依據，又要發揮學生檔案在畢業生擇業過程中的作用。依據學生檔案積累的內容，將學籍、行為表現和身體素質等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業生推薦材料的內容，為畢業生聯系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業形勢下公平競爭，自立擇業。

（二）實施檔案電子化

目前高校網上招生已經完全普及，中學階段的紙質檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質檔案，這與畢業生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，運用Visual Basic構建的管理系統，實現檔案的錄入、修改、查找、刪除、統計、查詢、預覽、編輯。在畢業生檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

（三）強化檔案管理的服務意識

高校畢業生人事檔案信息化建設的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務體系。通過不斷強化服務意識，拓寬信息資源的服務領域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創建起社會化服務體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設市場化服務體系，才能更好地實現檔案信息的應有價值。與此同時，還要加強檔案機構體系的合理設置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業素質的現代信息技術專業人才隊伍，管理好和應用好高校畢業生人事檔案，不斷提高服務質量和服務水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務社會、服務畢業生、服務用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經濟建設中起到應有的作用。

三、總結

總而言之，人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務于畢業生的就業。

參考文獻：

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一、學生檔案的內容

一般來講，高校學生檔案是指高校學生從高考錄取入校到畢業期間所形成的各種文件材料，其基本內容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學體檢表。(三)學生情況登記表。 (四)學生實習鑒定表、學年鑒定表；(五)學生學籍變更材料。 (六)學生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學生在校期間黨團籍材料。 (八)畢業生檔案材料。

學生檔案的內裝材料就是要保證有關單位通過對學生檔案的審查，能使其全面地了解這個學生，為其作出針對這個學生的相關決策提供強有力的佐證和輔助。

二、高校學生檔案的精細化管理流程

學生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：

（一）收

要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯動機制，在接收到相關的檔案郵件后，應立即轉送到本校學生檔案管理部門，由這一部門操控相應的造冊登記、歸檔保存程序；學生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區域，安排相關學生干部協助，工作難度應該不大。

（二）清

它與“收”幾乎是同步的。“清”就是清查出沒有入學前檔案的學生名單，告知學生，以便學生本人與高中畢業學校聯系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業生建檔打好鋪墊。另外，應附上此班級的學生名單并標注出無檔學生，以便上交后學生檔案管理部門能順利完成相關統計工作，在后續的工作中對相關記錄進行核銷和公布。當然學生檔案管理部門清理完畢收集的學生檔案后應向相關院（系）及時通報提供統計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學生溝通，完成新生檔案的最終收集任務。

（三）存

1.入學新生檔案的存放。一般來說應該按院系、分專業進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業生建檔，也便于新收到的學生檔案及時歸類。

2.休學和轉專業學生檔案的存放。

一般情況下，轉專業同學的檔案應該及時歸到他新的班級中，并作好相關記載，防患于未然；休學的同學應該從原有的班級中抽取出來，按照休學的年限分別標識、存放，為學生復學后其檔案得及時歸類做好準備。

3.托管檔案的存放。2002 年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學生檔案區別開來進行存放。

4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學校無人認領的學生檔案。這部分學生或遭遇特殊變故而終止學習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。

（四）填

一般來說，檔案材料的填寫應該是很嚴肅的、規范的、詳實的。這也跟學生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據國家相關部門政策、規定及時出臺相關的填寫規范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業、班級的簡稱一定要參照有關的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區域范圍、時間標志的印制規范等，要落實到具體細節部位等等。總之就是要保證學生檔案填寫信息的客觀性。

（五）裝

一般說來，畢業生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關登記表、獎懲材料、畢業登記表，以及由相關部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業生的高中檔案。直截了當地說畢業生檔案的主體工作是在相應輔導員的主持下完成的。在這個環節，學生檔案管理部門應該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現場指導，以便隨時更正不規范之處。確保學生檔案封裝的初步完成，上交后以便學生檔案管理部門順利進入學生檔案二次封裝工序。

在二次封裝開始前，學生檔案管理部門先要對畢業生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關材料，設計和打印好學生檔案轉移的存根、通知、回執，并編號、蓋章。依照相關部門提供的學生人事檔案轉遞地址制作地址標簽，然后將對應的學生檔案和學生檔案轉移的通知、回執裝入機要信封，貼上對應的地址標簽，最后封口、歸類、捆扎。

（六）寄

在與郵局機要機構交接學生檔案的時候，要根據學生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協商好檔案清單的送返時間及相關學生檔案的退回事宜。因為部分畢業生檔案在機要轉遞的過程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構達成一個協議，確保這部分畢業生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。

（七）查

有條件的高校可以設計一個畢業生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業生信息系統，并開通畢業生的網絡查詢端口，既方便學生網絡查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學生檔案也要進入查詢系統，及時更新相關信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢人一目了然。

（八）退

在這方面主要是針對中途退學或其他原因被開除學籍的學生檔案，一般來說這類檔案的處置應該在學生辦理退學手續時同時辦理。由學生提供相關的地址，其操作方法應與正常的畢業生檔案轉遞一致，由郵局機要機構轉遞，并做好相關的記錄，及時收取回執、備案，以便處理后續的查詢事宜。

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離校高校畢業生的檔案根據報到意向，絕大多數被存放至所在地人才服務機構。在對其檔案進行分類整理中發現，各地高校畢業生的學生檔案材料并不齊備，且個別擺放順序也存在雜亂無章的現象。高校檔案作為我國檔案的一個重要部分，真實地反映了學生的具體情況。高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。

一、學生檔案管理工作問題

高校與學生都存在針對檔案方面的一些問題，有以下三種情況：首先，留校“緩檔”。這類情況，要么是學生在不知情的情況下其檔案“被留校”，要么是自愿要求存放檔案于學校，用于近期讀研。其實這是最沒有實際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數都意味著沒有報到證。如果進入機關事業單位等對干部身份有要求的部門，報到證就是一道門檻。錯過了報到日期，就意味著要辦理報到證或改派報到證。報到日期的延后，直接與轉正定級密切相關，也即隨之順延。因此，高校畢業生的學生檔案在其畢業后應及時存放到人才服務機構托管。

其次，檔案存放到高考生源地。這類情況，屬于校方與學生本人已經溝通過要存放到生源地。但也存在一些問題：第一，省內畢業的學生檔案存放問題。個別高校將檔案郵寄到當地教育局，而教育局又不得不將檔案轉遞到人才服務機構，造成檔案的二次投遞，在費時費力的同時也影響了報到時間。第二，省外畢業的學生存檔問題。針對省外畢業生的檔案派遣方面多數高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業生就業指導部門。許多高校未盡到告知義務，致使絕大多數高校畢業生不知道檔案郵寄到省會，而以為檔案已經郵寄到生源地。一旦學生想到要用檔案的時候，發現檔案不在生源地，不得不從學校問詢檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學生在人力、物力、時間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學生要及時了解檔案的去向，做到有備無患。

再次，檔案存放到高校畢業生就業所在地的人才服務機構。這一方式，在目前看來是對高校畢業生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉遞至人才服務機構，做到了從學生檔案到人事檔案的有序銜接，為學生的就業安置工作起到了很好的基礎性作用。人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。

二、學生檔案管理工作中出現問題的原因

首先，一些教師對學籍管理缺乏正確的理解，認為學生的學籍檔案管理應為教學管理部門負責，對有關學籍管理的規章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。

其次，畢業生由于對成績、就業等方面關注度較高，對其自身檔案認識不清，甚至個別學生將之視為可有可無的東西。

再次，入學教育缺失。一些高校在新生入學時進行入學教育，但在對新生檔案管理方面，缺乏及時有效的入學教育，致使學生對在校期間的現實表現、學習動力及動機沒有足夠認識。

第四，離校教育缺失。絕大多數高校對即將畢業的學生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫，致使學生在急于就業的形勢下忽視了檔案，在想起用檔案的時候又不知道它身處何方。

三、提高檔案管理綜合水平

（一）規范管理，建立科學合理的管理模式

隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。

（二）樹立三個服務理念，強化五個一切思想

建立健全規范的管理制度是搞好學生檔案管理工作的基礎。在具體實踐中，工作人員應樹立三個服務理念，強化五個一切思想。即樹立學生的訴求是工作的動力，學生的滿意是工作的業績，學生的認可是快樂和幸福的標尺。要堅持學生利益高于一切，實事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統率一切，快樂自己奉獻一切的思想。

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鑒于目前函授畢業生人事檔案工作的現狀，各高校函授點應強化函授檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業生的自然資料，增強畢業生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應加強各式檔案包含函授檔案征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統。如果國家能夠將這些數據統一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業生受益。二是做好畢業生檔案轉交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執行檔案傳遞制度，并要求畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門、人才機構等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業單位的函授畢業生，要搞清楚單位性質。如果是政府機構、全額撥款事業單位、國營單位，應該有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他單位工作就應交當地人才交流中心檔案管理中心，到時提取方便。函授畢業生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學校的畢業生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對函授檔案工作的思考

隨著物質水平的提高，教育水平也越來越高，函授學歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們如何改變這種現狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？

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1、留學生檔案存放之戶口檔案留校：部分學校有提供戶口檔案留校這項服務，基本都是免費保留一到兩年，只需要提交部分資料，需上交的材料視學校具體情況而定。兩年以后如果沒有接收單位，檔案戶口打回原籍，學校不再為其發放就業報到證。畢業生憑用人單位錄(聘)用手續、勞動合同和《普通高等學校畢業生證書》辦理落戶手續。優點：由于學校的誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案，提供就業咨詢、就業信息、就業指導等與落實就業單位有關的服務，老師盡心盡力，而且不收取額外費用，學生自由度較大，安全性高，可以以應屆畢業生的身份參加公務員考試等。缺點：畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。另外，檔案留校期間不計算工齡。留學期間的檔案空白(學校沒有資格填寫留學期間的經歷)。

2、留學生檔案存放之人才市場或街道辦事處：這種方式極為普遍，而且當地就業手續也非常方便，當然缺點也很明顯，留學期間檔案空白，不算工齡，失去應屆生身份，可能會存在部分國家福利補貼的不同。

3、留學生檔案存放之留學人員服務中心：教育部留學服務中心是教育部直屬并具有法人資格的國家級留學服務專業機構，是國家唯一提供全方位留學服務的單位。

（來源：文章屋網 ）

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大學生檔案；重要性；管理工作；建議

引言

很多大學畢業生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區級人才市場不能提供相關證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉正定級，但是檔案所在的區級人才市場不能提供相關證明；畢業后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養老保險的辦理、人事調動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變為“死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。

1.高校大學生檔案管理的重要性

大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業單位，很多高校畢業生的就業單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經歷的翔實記錄，也是企業人事部門考核應屆畢業生的重要參考依據。高校的大學生檔案一般不經過個人，是在學生畢業之際由學校代為轉出，學生檔案轉出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業及其就業單位人才的考核、選拔任用產生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。

2.高校大學生檔案管理工作存在的問題

2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門

目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。

2.2檔案室的大學生檔案管理技術落后

面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。檔案的管理技術水平較為落后。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。

2.3大學生檔案的安全性有待提高

學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。

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應屆畢業生的人事檔案存放單位可以是以下三種情況:

1、生源地:由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收,并由個人去辦理托管手續。這種方式比較適合準備在生源地范圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。

2、學校:待落實工作單位后,將戶籍和檔案遷至工作單位所在地,申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的,學校將其檔案和戶口遷回生源地,學校不再為其發放就業報到證。

3、就業或人才交流中心:這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的畢業生。

（來源：文章屋網 ）

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高校的檔案工作對于大學生來說是關鍵的一個環節，個人檔案直觀的反應一個人在學生生涯中的成長以及重要的信息數據，比如該學生在高校中，形成的學習信息以及在學習生活中的各種獎勵、表現等，均可以在人事檔案中表現出來，隨著學生步入社會，檔案中涵蓋的內容也大大增加，記錄的內容也更加詳細與細致。因此檔案的全面反映一個大學生全部學習履歷，對步入社會進入工作單位都具有非常重要的意義。高校對大學生的檔案管理要提高重視，改善目前的管理現狀與水平。

二、高校檔案管理意識薄弱

隨著社會的快速發展，高校中對于學生檔案管理的制度、體制以及人員編排都不到位，沒有把檔案管理當做一件重要的事看待。每年面對眾多的畢業生，檔案工作不僅毫無秩序而且錯誤百出，甚至有檔案丟失現象發生，這給學生造成很大的麻煩，也給學校管理帶來負擔。由于檔案管理工作的隨意性，很多畢業生的檔案中缺乏重要資料、登記表格等信息，管理人員仍然會將這些有缺失的檔案進行簽收備案，這樣就會使畢業生的參考價值大打折扣，嚴重的會影響到工作單位對畢業生的招收問題。

（一）高校檔案管理水平較低

在我國存在的普遍情況就是高校中負責管理檔案的人員不僅僅專業知識不過硬，工作也不盡心盡責，這對學生檔案管理方面帶來了很大的弊端。尤其是我國偏遠的落后地區，對于檔案管理的信息化技術缺乏，檔案管理人員業務不專業等因素，導致學生的檔案信息更新速度滯后、查找困難。并且對著歷年學生的增加和累，非信息化的手抄式檔案管理已經無法與社會進步接軌，不僅信息不能與其他院校同步，檔案管理的質量與水平也與社會大環境的水平相差較遠。很多畢業生的檔案中除了歷年的學習成績之外其他獲獎以及社會實踐的信息全無，導致應聘工作時，工作單位需要考核員工綜合實力時，學生的素質與個人能力無法得到真實的反應，對畢業生的個人發展帶來一定的影響。

（二）高校檔案管理人員的素質問題

高校管理學生檔案的人才服務中心，對于大學生檔案管理這件長期性的工作，要充分做好為大學生服務的內容，認真完成招聘企業以及畢業生需要的檔案等咨詢服務。高校檔案管理工作是需要很強的專業知識和良好的工作態度，才能在每年高校畢業季繁忙的工作中耐心的為畢業生提供服務與指導。部分高校人才服務中心在處理檔案問題時工作效率較低，工作態度不積極，畢業生會因為檔案的問題得不到及時的解答而一次次奔走于人才中心，不僅降低了辦事效率還給畢業生增添了不必要的麻煩。檔案管理人才目前比較缺乏，在偏遠落后的地區更甚，人才服務中心缺乏專業的檔案管理服務人員，對檔案管理的知識與技能并不嫻熟，對于畢業生的資料哪些需要入檔存放、那些資料需要蓋章等處理方法模糊，直接降低了高校檔案管理的水平與質量。

三、高校檔案管理發展的方向

隨著科技的快速發展和社會的不斷進步，檔案管理勢必要提高專業度才能更好的配合社會的人才需要，更好的為培養人才而服務。

（一）高校檔案管理信息化

高校的規模隨著教育改革的開展在一天天壯大，每年招收的新生人數也在不斷的遞增，檔案數量也在快速增長，檔案的形式也隨著傳統的紙質模式逐漸向電子信息文檔、多媒體格式發展。傳統檔案管理模式已經無法適應當前檔案工作量巨大的現狀，并且紙質的檔案保存與保管都需要更多的資源，因此信息化、數字化是檔案管理發展與進步的必然趨勢。

檔案管理信息化就是利用電子計算機把檔案原件掃描并存儲到計算機，然后以文檔的形式保存、管理，這樣不僅僅避免了龐大的紙質檔案存放的繁復性，還大大降低了檔案的破壞、丟失等風險性，還便于招聘畢業生查檔、調檔。在存儲學生檔案的時候也要注意對文檔進行保密處理，因為檔案中多存儲的是高校的學生以及在校職工的個人詳細資料，如果不妥善保管發生遺漏、丟失、泄密等事情發生，尤其是在當今科技發達的互聯網時代，都會在不同程度上對學生與教職員工造成不良的影響。因此檔案管理人員在掃描、存儲過程中要格外留意文檔的保密工作，防止對檔案工作造成不必要的影響。

（二）高校檔案管理制度化

要想提高高校檔案管理的水平與質量，就必須將檔案管理工作走向制度化、法制化，大學生檔案管理在高校檔案管理中占據著重要的地位，因此必須建立相關的規章制度進行管理，這樣可以速進大學生檔案管理工作完善、有效的進行。在遵循國家規定的相關檔案管理法律法規為前提，并建立符合高校檔案管理的管理制度，并要求管理檔案人員嚴格遵守。只有規范的檔案管理規章制度建立起來，才能夠保障檔案管理工作的質量、效率，并且檔案管理人員也會加強對工作的認識度，從根本上促進檔案管理工作越來越規范、越來越完善。

四、結語

高校檔案管理對于當前社會人才的培養與管理都有比較重要的意義，人才服務中心的大學生檔案管理人員也應明白其重要性并加強服務意識、端正服務態度，利用高科技、信息化的便利把高校學生檔案管理質量提高一個新層次。

參考文獻：

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人事部：做好高校畢業生就業服務

日前，記者從人事部獲悉，人事部下發《關于做好高校畢業生就業服務工作的通知》要求各級人事部門定期畢業生供求信息對困難家庭畢業生加大服務力度對到西部地區工作的畢業生志愿者提供免費的人事檔案管理。

通知要求各級人事部門要重視和做好高校畢業生就業服務工作充分發揮政府人事部門所屬人才服務機構的作用進一步健全和完善公共服務功能不斷提高服務質量。各級政府人事部門所屬人才服務機構應在人才市場中設立專門的服務部門、服務窗口積極為高校畢業生就業提供服務。對急需專業的畢業生可采取多種形式的引進儲備辦法。要加強與用人單位特別是科研院所、大型企業的聯系設立一批畢業生實習基地、創業基地積極為畢業生就業或自主創業創造條件。

同時，要注意掌握就業困難畢業生的情況對父母雙方均失業、家庭生活標準低于當地最低生活保障或有其他特殊困難的長期未就業的畢業生，要有針對性地加大服務力度，做好就業推薦工作。開設為畢業生服務的信息平臺，定期畢業生供求信息。切實做好未就業高校畢業生和到西部地區工作的高校畢業生志愿者的人事檔案管理工作。凡畢業離校時沒有落實工作單位的高校畢業生，在兩年擇業期內，愿意將戶口轉回原籍的，各級人事部門應負責為其辦理相關手續。政府人事部門所屬人才服務機構免費為其提供人事檔案、戶口管理。非應屆畢業生落實工作單位后，各級人事部門要及時為其出具非應屆畢業生工作介紹信，協助其辦理報到、戶口遷轉等手續。到西部地區工作的高校畢業生志愿者在服務期間將人事檔案轉到政府人事部門所屬人才服務機構的，由政府人事部門所屬人才服務機構為其提供免費的人事檔案管理。對服務期滿后落實單位的畢業生，政府人事部門所屬人才服務機構要為其出具工齡證明，協助其辦理人事檔案接轉等手續。

通知還鼓勵和支持畢業生自主創業。自主創業的高校畢業生可將人事關系存放在政府人事部門所屬人才服務機構由政府人事部門所屬人才服務機構負責為其辦理人事關系接轉、人事檔案管理、轉正定級、黨團關系、專業技術職務任職資格申報評審、社會保險金繳納等服務實行全方位的人事服務解除其后顧之憂。

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根據局系統安排，為進一步規范檔案及養老保險繳納的工作管理，我們從8月開始，對在人才中心繳納個人保險的365人及繳納保險的86家單位逐一通知，并限定期限來人才中心辦理相關手續。現已有270人前來辦理保險轉行手續，單位代繳保險業務都已全部轉出，由單位自己從網上繳納。

二、精心組織準備，加大對大中專畢業生的就業指導工作。

隨著大中專畢業生數量逐年增多，就業壓力不斷加大，今年7月至10月是大中專報到時間，為了方便大中專畢業生報到，我們設立了畢業生就業咨詢窗口，認真宣傳畢業生就業政策，向畢業生及其家長詳細解釋畢業生報到程序及他們提出的疑難問題，做到隨來隨辦，實行延時服務，為畢業生報到提供“一條龍”服務。我們通過現場咨詢和電話咨詢的形式為500余人次答復問題。我們還積極做好畢業生人事工作，向畢業生詳細解說人事的內容、作用及辦理程序，并按照上級有關規定和要求，為符合條件的畢業生提供人事服務。

三、采取切實有效措施，做好畢業生檔案接收，為大中專畢業生就業提供優質服務。

根據市局要求，2013年度大中專畢業生人事檔案直接存放區級人才交流中心，2013年來我們共接收1500份大中專畢業生檔案，我們充分利用時間把畢業生的信息錄入到電腦，以方便畢業生檔案查詢及轉移等相關手續。

2013年按照要求對用人單位在高校畢業生就業信息網接收的649名畢業生進行資格審，我們在畢業生與用人單位之間架起一座人才交流的橋梁，這一工作得到用人單位和畢業生的較高評價。

四、關心愛護，強化管理，做好三支一扶工作。

2013年我區“三支一扶”招募，從開始填報崗位到報名資格審查再到面試，我們“三支一扶”管理協調辦公室嚴格按照市局要求，對162名高校畢業生進行資格審查，通過筆試和面試，最終選取15名大學生到區兩鎮服務。

09、10年在崗“三支一扶”畢業生28名，主要安排在兩鎮黨政辦公室、宣傳科、司法所等部門。在工作中，我們積極落實好三項制度，管理和服務好“三支一扶”畢業生。一是工作巡查制度。二是定期匯報制度。三是日常管理制度。

五、加強職能延伸，積極做好退休人員辦理工作。

隨著人事工作的不斷發展，人員的退休辦理工作日益增多，此項工作政策性強，涉及面廣，由于人員人動頻繁，檔案與養老保險繳費不銜接的情況時時發生，需要多次與相關部門協調。今年為15名自由職業者辦理退休手續。

六、加強流動黨員管理，促進流動黨員永葆先進性。

區流動人才黨委現有黨員35人。我們采取以下措施管理好流動黨員：一是修改完善了《區流動人才黨員管理暫行辦法》。二是進一步核實流動人才黨員的常住地址或工作地址，通過電子郵件，電話等途徑與流動人才黨員保持聯系溝通。三是認真做好流動人才預備黨員按期轉正工作，使其增強黨性意識和組織觀念。

七、下一步工作打算

2014年我們將在局領導的領導和指導下，我們將積極探索市場化運作的路子，為發展積累經驗，逐步使人才工作走出一條完善、創新和發展的新路子。具體的工作打算有以下幾個方面：

1、根據局系統要求，未到人才中心辦理保險轉行手續、單位及自由職業者欠費的，我們將再次進行通知，以完成費收繳任務。

2、加大宣傳力度。充分利用《高校畢業生就業信息網》、《人才宣傳欄》等網絡工具，加強人事工作的宣傳。發放《人事工作宣傳手冊》，使企業和個人對人事有更深的認識和了解，最大限度地提高其參與地積極性。

3、2013年度畢業生報到工作結束，我們將積極為畢業生提供人事、政策咨詢、就業推薦等“一條龍”服務，認真負責地為大中專畢業生做好人事和組織關系接轉及人事檔案管理工作。建立與“職稱評審和轉正定級”等人事工作相關聯的“一站式”服務，充分體現人才的優勢。

4、在人才市場建設上尋求新突破。認真抓好人才市場建設，適應市場經濟發展需求，拓寬服務領域，增強服務功能；繼續完善人事制度，進一步規范和改進流動人才的人事檔案管理工作，提高人事服務水平，努力提升人才市場的形象。

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2 就業檔案的構建和應用模式現狀

2.1 對鄭州地區部分高校調研。調查活動以問卷的形式進行，將問卷到專業調查問卷管理網站問卷星（http：///jq/4865250.aspx），并通過微信、QQ群、郵箱等方式廣播。總共調查了河南省15所高校的1742名教師、學生和26家公司的134名招聘人員與技術主管。

問卷內容主要涉及：學校是否開設大學生就業指導課程、就業指導課程的內容、這些內容對就業是否有效、學校是否有專門的學生就業檔案管理部門、企業是否關心就業檔案等問題。通過調查結果發現，大部分高校對畢業學生進行就業指導和就業信息采集等工作沒有做到盡職盡責，對大學生就業檔案的重視度不夠，不僅沒有完善的就業檔案管理部門，有的學校甚至沒有真正意義上的檔案館。關鍵調查結果顯示，形勢非常不樂觀。 存在問題分析 對就業檔案重要性認識不足。隨著高校就業政策和形勢的不斷改變，很多高校沒能真正認識到建立高校學生就業檔案與利用模式研究潛在價值和重要性，仍然把工作重心放在教育教學研究和管理上。

具體表現在：沒能及時地記錄高校畢業生的就業指導情況;高校沒有設立完善的就業檔案管理部門和就業檔案管理制度;在就業檔案建立、管理和研究上沒有投入相對應的人力、財力、物力等。另外，很多畢業生對自己的檔案不夠重視和關心，導致畢業后很長時間還不知道自己的檔案存放地點和去向等。

2.2.2 對就業信息的統計不夠及時完善。高校對畢業學生就業信息資料的收集、整理、錄入不夠及時，以至于學生在出現多次就業信息變動以后，就業檔案卻沒能及時地更改。此外，許多已畢業學生的就業地點和就業崗位也在不斷地變化，尤其是用人單位對該學生的評價材料的反饋信息回收率更低。這些原因造成了就業信息的收集和后續的整理不夠完整。

2.2.3 檔案管理隊伍建設不夠。高校對學生就業檔案的建立，不僅是對畢業生信息等資料的收集、整理工作，更多的工作是日后的管理、分析和利用。目前許多高校忽視了對學生就業檔案的建立和利用模式的研究，沒能在檔案的管理上投入足夠的人力、財力和物力，以至于出現檔案室一個人做三個人的工作，檔案室環境不能達到存放檔案的標準等現象，最終影響檔案管理和保存等。例如，網上報道，有些高校檔案館工作人員不足，日常的管理維護工作不能正常運行，招聘勤工儉學的學生進行這些工作，最后導致一些機密檔案泄密或者檔案損壞。

2.2.4 就業脫節。通過調查發現，絕大多數高校非常重視學生的就業工作，為學生開展職業規劃工作，而且積極地與企業進行溝通，舉行較大規模的招聘會。不少院系也不斷地建設實習基地，跟合作企業互動，邀請企業的人力資源經理和技術主管做主題講座，建立專場招聘會。但是可以看到，學校在就業方面，起到的作用是平臺作用、牽線作用。畢業生還是主要通過簡歷反映自己的專業能力與素養，學校并沒有提供其他的就業數據，最多是如企業質詢，且該名學生是班長、團支書或學生會主要干部，輔導員可能會提供一些學生工作能力方面的資料。

3 面向需求的就業檔案構建與應用

3.1 面向需求的就業檔案內容構建。根據問卷調研，發現企業的需求其實也并不復雜，除了學生的綜合能力的體現外，更重要的有兩點：一是數據真實性的保障，目前的造假技術和亂七八糟的活動，使得證書泛濫;二是更加詳細的數據，比如學生職業規劃學習的內容，比如實習的內容等。

據上所述，論文設計就業檔案內容主要有學習成績、專業能力、榮譽與資質、學生自行參加的學習、兼職、面向企業需求與專業要求的技能、歷屆該專業學生的就業去向、畢業生質量調查跟蹤信息反饋等。

3.2 就業檔案構建與應用。根據企業、學生、高校需求，就業檔案構建與應用模式如圖1所示。

大學生就業檔案的管理通過一個平臺來集中體現，此平臺將通過信息技術實現數據的共享互動。學校的教學管理部門、學生管理部門、就業管理部門將大學生在校期間的所有與就業相關的數據添加到系統中;與學校有合作的實習企業、招聘企業、社會團體將學生在校外的表現添加到系統;已經畢業的學生提供的就業質量與跟蹤的報告，對招聘企業是一個參考，也可影響到學校的教學工作，學校的教學工作更可以根據企業的需求和就業的情況，不斷地調整，使之更符合企業需要。

大學生也是就業檔案的用戶，而不僅僅是被管理者。他們可以根據學校、院系的指導，了解企業的招聘記錄與動向、往屆學生的就業情況與跟蹤，結合自己的就業需求，有針對性地學習專業技能，從而實現高質量就業。

圖1 就業檔案構建與應用

4 面向高校管理的大學生就業檔案構建策略

4.1 加強對就業檔案重要性和價值的認識。高校對學生就業檔案重要性的深刻認識和調動招生就業部門與檔案部門的互相配合具有重要意義，要切實做好高校學生就業檔案的收集、整理、歸檔、分析、利用、研究等工作，使高校學生就業檔案的建立和利用模式研究更加完善，最終能夠促使高校畢業生能夠順利地就業。另外，由調查圖表可以看出，很多高校在就業檔案方面對學生的宣傳力度還不夠，應和宣傳部門密切配合，積極宣傳檔案相關知識，進一步提高高校老師和學生對就業檔案的關注和認識，讓他們真正了解到什么是就業檔案及就業檔案的重要性。

4.2 加強就業檔案管理隊伍建設。加強培訓、教育和管理，使得就業檔案工作人員不僅要了解高校歷年的就業情況，而且要熟悉符合高校就業特點的檔案管理工作，培養出來具有綜合管理素質的就業檔案管理隊伍。要培養他們高度的責任心，有檔案專業基本素養，政治素養高，切實建立各部門密切配合，院系專職人員參與的高校新型檔案管理網絡模式。

4.3 加強就業信息材料收集、歸檔工作。高校學生就業相關材料既有學校形成產生的，也有外來的，對于這些材料采取的措施是，只要是對學生就業有使用價值的有關材料都要收集、整理、分類、歸檔，由專業的檔案管理人員對其進行收集整理;對于畢業生去向這些材料，要求高校就業部門和檔案管理部門密切配合，對畢業學生進行跟蹤調查、了解和掌握相關信息，及時把這些有價值的信息進行歸檔處理。高校對市場需求資料的收集是必不可少的，市場需求資料是畢業生進行就業參考的有效依據，能夠幫助高校和畢業生及時了解當前就業形勢，幫助高校學生順利就業。就業部門和檔案部門應該及時做好對市場調查和市場需求資料的收集、整理、分類、歸檔、分析、研究，及時為高校畢業生提供準確的市場需求信息。

4.4 充分做好大學生就業檔案利用模式的研究。高校檔案管理部門應當把高校學生就業檔案的建立和利用模式的研究列為直接服務學校招生、教學和畢業生就業的重要途徑，不僅要做好高校學生就業資料的收集、整理、分類、歸檔等工作，而且還要更加系統地對其進行深度挖掘和利用，及時從中整理出能夠真實、完整地反映當前就業市場、就業政策、就業動向的就業信息，從而為畢業生就業提供有效的參考[。另外，在一定程度上也為高校學生就業指明了方向。同時也有利于高校掌握未來就業市場的變化和就業動向，方便高校制定與時俱進的招生計劃和教學方針，不斷提高高校的教學質量。

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檔案是一個反映學生在校活動的最原始的記錄，檔案是學生在校學習生活的最直接證明。借助檔案，可以更好地了解過去把握現在并預見未來。高校畢業生檔案作為我國認識檔案重要的組成部分，記錄著學生在校期間的種種活動，它是反映學生素質的一個最直觀依據。學生畢業不如社會，用人單位要想了解一個學生的綜合素質，借助其檔案就能有一個大致的把握。同時，檔案礙事學生在今后的職業生涯中進行單位選拔以及任用考核的關鍵依據。特別是在我國的企事業單位以及國企等，對于檔案非常的看重。很多學生在畢業之初并不重視檔案問題，在步入社會好幾年后，發現在職稱申請以及辦理各種保險手續時會有很大的麻煩，很大一部分原因就是因為當初畢業之際對于檔案的存放管理不加重視造成，導致后其產生很多的麻煩。認識到檔案管理的重要，采取妥善的檔案保管方式，對于今后的工作、生活等有著積極的幫助。

二、高校畢業生檔案意識弱化的表現

1、不關心檔案的去向，沒有檔案管理的意識。實際調查研究中會發現，當前高校學生畢業后，對于檔案的重視程度較差，有些學生根本沒有認識到檔案的價值，很多學生根本不關心其檔案的內容和具體去向。最為普遍的表現就是很多畢業生認為自己的檔案在今后的工作單位發揮不了什么作用，而有些學生就職于一些民營企業或者私營企業，更是用不上其檔案。所以學生多數懷著無所謂的態度，很多學生再到了需要檔案的時候，回學校相關部門進行查詢時，才發現其檔案已經寄回到生源地畢業生管理部門，在要查找的困難性就很大了。

2、高校畢業生不了解檔案制度。造成檔案材料的規范性中存在著很多的問題。所以建檔時就會有很多問題的存在。例如有些學生用繁體字簽名或者填寫表格時使用圓珠筆填寫，又得填寫時日期也不完整，文書資料的規范性較差，甚至出現信息不真實的狀況，造成檔案沒有一個完整的體系，檔案殘缺不堪，無法全面反應畢業學生的全貌，可無法向就業單位提供真實可靠的決策依據。

三、分析高校畢業生檔案意識弱化的原因

1、我國傳統檔案管理制度上存在著極大的缺陷。受到我國傳統制度的影響，人事檔案管理都是多頭管理，不僅組織人事部門對人才進行管理，人才管理機構、職業介紹機構以及人才管理服務機構等都會有涉及，這樣多頭的管理制度直接造成了檔案管理中的檔案流失，最為明顯的一個問題就是“棄檔”。而且因為人事檔案在管理內容上相對單一，檔案信息的可信度低，可利用性也低。當前的檔案中存放的大都是學生的學歷情況、政治面貌以及上學經歷等，檔案的內容標準化、單一化，對于畢業生的各種綜合技能，例如創造能力、協調能力以及個性特點和特殊才能等都沒有一個直觀的反應。僵化死板的人事檔案管理工作導致其根本無法發揮其服務功能，也就無法為學生提供正確的指引。為了吸納特殊人才和高層人才，有些單位甚至擅自為引進的人才重新建檔；為了阻止人員調動或者挽留人才，有些單位調扣壓檔案，不按相關規定轉交檔案，索要學生索性棄案，這也是造成棄檔和死檔的一個重要原因。

2、高校在檔案管理上存在不足的原因

2.1高校沒有健全完善的檔案管理體制做支撐。現如今，很多高校存在著學生檔案管理體制根本不統一的現狀，沒有強有力的規章制度對檔案進行管理，很多學校甚至在檔案管理的人員配置上存在著問題，沒有專門的人員進行這一工作，通常都是畢業生在離校前臨時突擊整理，完成畢業生檔案轉遞工作。正是由于對于檔案工作的漠視，導致高校畢業生對其自己的檔案重要性也認識不到。

2.2高校對于檔案管理部門的宣傳力度不夠。很多學校在檔案管理上，沒有有效的法規制度做約束，造成畢業學生對其檔案應該享有的權利和義務了解的內容特別少。當前普遍存在的一個問題就是當前很多高校的檔案管理一直處于默默無聞的狀態，檔案與學生之間有著一定的距離，所以造成無法對學生形成影響。受到傳統觀念的影響，有些檔案管理部門認為檔案與機密工作有著密切的聯系，造成實際工作中受到很大的約束性，不允許學生任意翻看檔案材料，最終對于檔案價值的發揮造成了制約。

2.2高校檔案管理人員沒有服務意識和責任心。很多高校在檔案管理上的投入不足，無法配備專職的檔案管理人員，所以很多檔案管理人員都是兼職的，無法將其全部精力投入到畢業生檔案管理工作中去，也就無法對畢業學生進行專業的服務。而且正是因為投入不足，無法形成科學化和規范化的管理理念，造成高校學生無法很好地適應人才市場對其檔案要求。

3、高校畢業生個人因素。受到當前嚴峻的競爭形勢的影響，很多畢業生為了能夠找到一份好的工作，忙于參加各種招聘會，積極進行面試，而且各種壓力的襲來，造成其根本無暇顧及其檔案問題。同時因為制度上的缺陷，導致很多畢業生其實檔案管理意識很薄弱，所以都忽視了對自身檔案問題的關注。都認為當前工作主要還是看能力，檔案所起的作用其實很小，所以很多涉及到檔案的問題都在需要時集中爆發出來。

四、強化高校畢業生檔案意識的對策

1、對現行的檔案管理制度進行革新，同時強化檔案管理的服務功能。進行檔案管理制度的革新，應當從檔案的開發利用上下功夫，加強檔案的服務功能才能更好地將其社會控制性加以淡化。對檔案內容進行豐富，可以提高檔案信息的簡潔化和準確化，還能對個人的信用和業績等加以補充，這樣檔案所有者的個人形象將更為豐滿。建立相關部門，可以由政府主導，對其進行劃區域管理不僅可以充分節約社會財力、物力，而且還能便捷其服務。總之，完善健全的檔案管理制度，對于檔案傳遞過程中的速度和安全都有極大的保障。也可以避免出現有些人沒有檔案、有檔案卻沒人的現象的出現。

2、強化對檔案管理的宣傳及引導。檔案能否得到妥善的管理和保護，直接取決于學生檔案意識的高低，而且檔案意識的高低還對檔案管理能否更穩健的推進有著極大的影響。加強對檔案管理服務機構的宣傳，運用多種形式多種渠道進行廣泛的引導和宣傳，切實提高檔案管理工作的透明度。在檔案管理中落實對學生求學、應聘以及社會保險的繳納、職稱的評定和社會活動等方面的考量。幫助畢業生更好地認識到檔案的重要性。在加強檔案管理的宣傳工作上，對于檔案法應當進行積極的宣傳，提高對檔案法規的徹底貫徹與執行。

3、積極推進信息化和網絡化的檔案建設。當前社會經濟技術不斷進步，科學技術水平也不斷提高，網絡技術和信息技術在人們生活的方方面面都有著很大的影響。檔案的管理工作中加強對新技術的運用，使用光盤、此案等大容量的載體保存檔案，建立電子檔案，實現檔案信息資源的共享，不僅能夠提高檔案管理的效率，后期的維護工作執行起來也較為便利。落實檔案管理的信息化和網絡化建設，對于檔案管理部門而言，既是機遇又是一種挑戰，如果能夠很好地把握住這一機遇，就能抓住工作中的主動權，開創全新的檔案管理模式，但是如果對網絡化和信息化接受程度較慢，認識也不夠深遠，就會落后于時代。

4、創新檔案管理的形式，建設個人業績及誠信的檔案管理。檔案是個人身份的最忠實記錄，也與個人的誠信和職業道德有著最密切的聯系。當前我國高校畢業生檔案管理中存在著一個比較明顯的問題就是無法對檔案進行即時信息的管理，學生在步入社會后的工作成績等無法進行動態化的反應，所以就無法適應當前人才市場多方面的需求。革新現在的檔案管理制度和方法，結合當前的市場環境和信息條件，實施動態化的檔案管理，將個人誠信和個人業績進行建檔，可以更好地發揮檔案管理的效率，最終服務與檔案工作，提供更加優質的服務。

結束語

綜上，高校畢業生檔案弱化，會帶來極大的不便，這就需要各方加強努力，高校檔案管理部門應當不斷更新其知識結構，切實服務好畢業生和用人單位，對于傳統檔案管理中存在的不足應當予以摒棄，采用新的管理理論和管理技術，提升高校檔案管理的效率。同時，畢業生自身也應當加強思想認識，從思想態度層面加強對檔案的重視，明確其檔案的去向，深刻認識到檔案在其學習、生活以及工作中不可或缺的作用，最終幫助其更好地成長就業。

參考文獻：

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人才培養模式的多樣化變革，給中等職業學校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時地進入檔案，規范性較差。有些中職學校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料，應該凸顯的《學生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。

2.電子檔案網絡化管理存在瑕疵

學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得以實現的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證（如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續），還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而亟待解決。

3.檔案作用發揮缺位

在學生就業進入市場用人機制的大環境下，學生學籍檔案作為記載學生成長情況重要的文本材料，發揮了其它無法替代的育人和人力資源開發作用。目前中職學生學籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識，沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施管理，由此造成了學生學籍檔案管理中存在信息不全、信息失真、缺乏過程管理、信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。

二、加強中職學校學生檔案管理的對策

1.提高認識，樹立現代化檔案管理理念

隨著中職學校教育改革的不斷深入，檔案管理的現代化建設已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應新形勢發展的需要，就要實現從上到下的思想轉變。一方面，作為學校領導要充分認識到學籍檔案管理在學校教育中的價值、地位和作用，意識到學校檔案管理現代化建設的重要性；進而轉變傳統的檔案管理理念，強化檔案管理意識，以科學發展觀指導學校檔案管理的現代化建設。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務功能，加強對學校檔案信息的綜合分析和深度利用，實現學校檔案工作從簡單的管理型服務向研究開發型服務的轉變，把學校檔案管理部門建設成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學校檔案資源的開發利用。

2.建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度

（1）規范歸檔材料的要求

按照干部人事檔案管理規定，歸檔材料必須統一使用16開規格的耐久性較好的紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

（2）建立歸檔材料收集制度