引論：我們?yōu)槟砹?3篇合同檔案管理規(guī)范范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化
土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料，隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的變化，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多，城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地，農(nóng)戶土地承包狀況時常發(fā)生變動，這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要，一方面關(guān)系到切實維護農(nóng)民的正當權(quán)益，另一方面有助于促進黨的農(nóng)村土地承包政策的落實與貫徹，事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護保障。
調(diào)查顯示，由于種種原因，當前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化，保護措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時立宗歸檔，可能導(dǎo)致信息遺失；還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟的發(fā)展步伐，不符合《檔案法》的規(guī)定，更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實際的消極影響，給維護農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。
二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作
各級單位要充分認識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性，在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當?shù)貙嵡榈墓芾矸绞剑訌娯熑我庾R和憂患防范意識，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。
1.普及檔案管理法制知識，提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識。首先，要進行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓(xùn)，加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認識，促進各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內(nèi)容后進行全面的考核，考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學習培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容，在綜合培訓(xùn)中加強法律知識的培訓(xùn)，以增強全員的法律意識。
2.明確管理責任，嚴格依法歸檔
各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責任，明確管理權(quán)限和責任是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，只有這樣才能落實依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的，必須一式五份，縣、鄉(xiāng)、村、當事人各存一份，還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機構(gòu)集中向當?shù)鼐C合檔案館移交備份實行一體化管理。另外，土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。
一般來說，目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料，由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴審檔案質(zhì)量，規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中，土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴審確保材料真實有效，要求數(shù)據(jù)準確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標識性和合法性；紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求，不易損壞和失散。
及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責任到人，及時將合同信息及相關(guān)材料進行收集整理，完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應(yīng)編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和檔案的原始材料一般都是紙質(zhì)媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會完全損壞，所以檔案管理要切實做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉(zhuǎn)檔案管理設(shè)置專櫥，分專人負責，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實做好防蟲、防火、防水、防化學藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權(quán)限的檔案盒材料應(yīng)及時交由相關(guān)法定部門進行保管，不具備保管條件的單位，應(yīng)及時完善條件或暫交由上級部門協(xié)助保管。比如，縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。
以上是筆者對農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案規(guī)范化管理必要性的認識及策略要點。筆者認為檔案管理除了科學、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監(jiān)督檢查機制，尤其要加大對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和村級檔案工作的指導(dǎo)督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規(guī)反紀行為要依法追究民事或刑事責任。
參考文獻：
[1]南京市檔案局.加強土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)合同檔案管理[J].蘭臺世界，2010（09）.
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財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會計檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規(guī)范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，會計工作越來越重要。會計記錄的經(jīng)濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級政府經(jīng)濟信息統(tǒng)計基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會計檔案是經(jīng)濟活動綜合的反映。
1.會計檔案管理的專業(yè)化
會計檔案管理的專業(yè)化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業(yè)化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。
縣團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專職會計檔案管理人員。事業(yè)單位會計檔案管理人員應(yīng)給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會計檔案管理人員，應(yīng)從會計人員選拔產(chǎn)生。縣團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會計檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機結(jié)合，才能達到會計檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。
一個單位內(nèi)部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構(gòu)或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會計核算、會計監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發(fā)和利用。
無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進行專業(yè)化知識的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業(yè)化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業(yè)性質(zhì)較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會計檔案的信息質(zhì)量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發(fā)與使用。
2.會計檔案管理的規(guī)范化
《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時期經(jīng)濟信息資源及時采集利用，可能會對經(jīng)濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟信息資源開發(fā)利用價值也就隨之終結(jié)。及時開發(fā)利用會計檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發(fā)利用會計檔案經(jīng)濟信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。
會計檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進行建設(shè)。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設(shè)，即建立起銷毀制度。
篇3
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項重要內(nèi)容。
隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學、規(guī)范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經(jīng)濟活動，真實地記錄了醫(yī)療設(shè)備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性
（一）現(xiàn)實憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術(shù)資料的丟失、購買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應(yīng)的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。
（二）轉(zhuǎn)化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟信息，從而降低設(shè)備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設(shè)備。
（三）潛在預(yù)備作用
當醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫(yī)療設(shè)備招標采購時，我們會依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補充條款，例如重要零配件的價格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設(shè)備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風險
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實的經(jīng)濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購合同時可能會存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請、審批，采購的調(diào)研論證，設(shè)備招標參數(shù)及與招標有關(guān)的一切資料，采購合同，驗收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設(shè)備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時候經(jīng)過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理
將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實現(xiàn)合同集中管理，才能實現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時
通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當加強與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案
運用信息技術(shù)科學地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項重要內(nèi)容，是維護醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營決策提供依據(jù)，有利于促進醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟生產(chǎn)和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現(xiàn)高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應(yīng)當積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
參考文獻：
[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.
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然而就是這樣的一家小供應(yīng)商，在2008年經(jīng)濟大蕭條形勢下，在本公司正遭遇市場淡季，資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難時，向其當?shù)氐姆ㄔ禾峤涣艘蟊竟局Ц度控浛詈瓦`約金的請求，其所在地法院隨即凍結(jié)了本公司基本賬戶。本來欠債還錢，天經(jīng)地義，本公司本著此原則考慮盡快設(shè)法支付其全部貨款21萬元，試圖說服其盡快撤訴，并解封被凍結(jié)的賬戶。然而律師在和對方的電話商談中發(fā)現(xiàn)，對方態(tài)度十分強硬，堅持要求本公司在支付其全部貨款的基礎(chǔ)上，必須支付貨款違約金3.5萬元及相關(guān)訴訟費用等共計2.5萬元，并稱只有貨款和相關(guān)費用共27萬元確認收到XX公司賬戶后，XX公司方可辦理撤訴。
公司財務(wù)部門按照公司合同慣例計算應(yīng)付XX公司賬面欠款的違約金不足1萬元，因此對XX公司的違約金主張?zhí)岢隽速|(zhì)疑，于是，公司決定打這場官司。然而，在經(jīng)過律師論證，調(diào)查了解，赴異地出庭，當庭辯解，法官調(diào)解等諸多程序之后，這件官司最終的結(jié)果是，本公司除了支付賬面全部欠款21萬元，還額外向?qū)Ψ街Ц读?萬元的違約金及相關(guān)費用，才換回賬戶的解封和結(jié)案，可以說是輸?shù)膿p失慘重!到底是什么原因?qū)е碌哪?
總的歸納起來，主要有以下幾個要點：
1 在本公司合同檔案中未能找到2008年與對方例行續(xù)簽的經(jīng)濟合同。
2 XX公司在提供給其當?shù)胤ㄔ旱馁Y料中，有一份本公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現(xiàn)爭議，由雙方協(xié)商，協(xié)商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行(300元／萬陰)違約責任賠償。”
3 XX公司在開庭日向法官當庭提供了一份其在當?shù)匦庞煤献魃缃杩罱钃?jù)的原始憑證，標明其年借款利率12％。(彼時銀行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍計算的違約利率為36％，與其合同約定的300元，萬元／月相符。
至此，案情基本明朗，XX公司顯然是有備而來，而且為自己的勝訴準備了充足的法律證據(jù)，因此勝券在握。因為根據(jù)本公司負責XX公司的業(yè)務(wù)人員講，本公司之所以沒有找到2008年與XX公司簽訂的合同，是因為在年初辦理合同續(xù)簽時，業(yè)務(wù)人員按照以往與該公司簽合同的慣例將合同版本擬定好經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，直接先辦理了本公司合同章的簽章，之后向?qū)Ψ郊某霾⒁髮Ψ缴w章回寄，但此后卻忘記了主動追回，導(dǎo)致未能拿到對方蓋章確認的合同。業(yè)務(wù)人員確信，自己當時寄出的合同原件的“其他約定事項”是空白的，并未添加上述手寫條款，XX公司也從未向本公司商談過要添加如上所述的“其他約定”。很明顯，XX公司按住了這份合同，表面上不傷和氣，繼續(xù)保持供應(yīng)業(yè)務(wù)不中斷，私下在合同上添加了所謂的“其他約定事項”，因為有本公司事先蓋好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對自己有利的管轄地無需經(jīng)本公司確認，便為自己的日后訴訟設(shè)好了伏筆。
這場官司本公司輸了，輸在了合同管理的細節(jié)上，輸?shù)米屓诵耐?
二、合同管理的風險點
在現(xiàn)代企業(yè)制度中，合同管理是企業(yè)管理中的一項重要內(nèi)容，因此，從制度層面上講，大多數(shù)企業(yè)都建立了合同管理的相關(guān)制度，比如歸口管理和責任管理制度等，但是在實際執(zhí)行中，還是難免這樣那樣的風險。合同管理中常見的風險點主要存在于以下幾個方面：
1 合同簽訂前的準備工作做得不夠。簽訂合同前如果不注意合同對方的資信審查，會導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟損失，嚴重時甚至會影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)或引發(fā)企業(yè)的全面虧損或破產(chǎn)。或者雖然前期注意了資信審查，但在過程中對對方的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等缺乏持續(xù)關(guān)注，不能及時掌握對方的資信變化信息，致使企業(yè)蒙受損失。
2 合同文本的審查不嚴格。一般說來，合同訂立的雙方都希望用本企業(yè)草擬的文本為合同樣本，因為本企業(yè)起草的文本，基本用語，條款，格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些。而用對方單位的文本，往往比較生疏，改動量較大。甚至有的單位故意將文本寫得很長，設(shè)置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就會導(dǎo)致簽訂不利于本企業(yè)的合同。
3 合同文本中的條款有漏洞。比如上述案例中，雖然本公司使用的合同文本是按照公司法律顧問設(shè)計的范本來實施的，條款中有“其他約定事項”等項目，但是為了針對不同供應(yīng)商的不同需要，項目下的內(nèi)容一般不固定，需要在具體談判后根據(jù)雙方的共同意見填列。但是如果沒有其他約定就應(yīng)該在此欄注明“此項空白”或“無其他約定”等字樣，本公司正是忽略了這樣的細節(jié)，拿著空白的其他約定讓欺詐行為有機可趁。另外如對出現(xiàn)糾紛時的仲裁機關(guān)所在地的約定等，都缺乏明確的指定，導(dǎo)致風險加大。
4 合同章管理不嚴格。從一般意義上講，與客戶簽訂合同，在把握基本原則的前提下，主要以滿足客戶的合理要求為合同行為導(dǎo)向，具體表現(xiàn)為合同文本的使用，異地的合同誰先蓋章等，而在和供應(yīng)商的合作中，在供大于求的環(huán)境下，供應(yīng)方是處于被動地位的。也就是說，供應(yīng)商在雙方談判的合同條件下，應(yīng)該先在合同上蓋章后再傳遞給購買方，因此，上述案例中的合同章蓋章程序是有疑點的，即使是需要購買方先蓋章確認，也應(yīng)該作為合同章管理中的一個特例來追索后續(xù)進展，如果能做到這一點，損失也是可以避免的。
5 合同檔案管理不健全。上述案例出現(xiàn)時，在本公司未能找到尚在生效的經(jīng)濟合同，而對方卻有本公司蓋章的合同原件作為呈堂證供，這對合同檔案管理是一個多大的諷刺!雖然這樣的漏洞可以通過加強責任人追究制度予以解決，但是在實際的管理中，業(yè)務(wù)人員難免按照供應(yīng)商的重要性分類來分配自己的管理精力，所以由業(yè)務(wù)人員直接追索自己負責的供應(yīng)商的合同檔案明顯不合理。
6 合同管理的法律意識不強，對應(yīng)當重視的訴訟證據(jù)重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應(yīng)當是原件的、與事實有關(guān)的、有蓋章或者簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的。不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。在合同履約過程中應(yīng)簽證確認的沒有進行簽證確認，當發(fā)生糾紛時可能因無法舉證而敗訴。被拖欠應(yīng)收款的情況出現(xiàn)后，由于不能及時訴諸法律，當起訴時才發(fā)現(xiàn)已超過了2年的訴訟時效。這些法律意識不強導(dǎo)致的直接后果就是企業(yè)蒙受經(jīng)濟損失。
三、合同管理中的風險防范
為了更好的防范企業(yè)合同管理風險，減少潛在的合同管理可能引起的經(jīng)濟損失，結(jié)合上述合同管理風險點，企業(yè)在合同管理中應(yīng)做好如下幾項工作：
1 建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實際情況。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
2 加強合同管理人員的培訓(xùn)教育，全面提升企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風險防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學習培訓(xùn)，使合同管理人員掌握了合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了合同法律意識。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過公開考評和競爭招聘方式選拔優(yōu)秀的人員上崗。在使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，堅持把優(yōu)秀的人才放在這個崗位上。另一方面可根據(jù)企業(yè)與市場的實際，組織合同管理人員在職學習，加大智力投資。此外，建立起嚴格的崗位責任制。對合同管理人員明確責、權(quán)、利，建立競爭機制，對合同管理人員建立起良性激勵機制。
篇5
[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設(shè)工程檔案的重要性
建設(shè)工程檔案是指產(chǎn)生于工程建設(shè)的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價值。隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，城市建設(shè)的日新月異，建設(shè)工程的數(shù)量日漸增加，而形成于工程中有價值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設(shè)前準備活動中的批文、巖土勘察、設(shè)計文本、施工圖、投投標文件、施工合同；形成于建設(shè)活動中的工程竣工驗收資料、審核資料；竣工后相關(guān)單位的驗收資料、工程結(jié)算資料、竣工圖及后期附加服務(wù)的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設(shè)的方方面面，是最原始最真實的文獻資料，在建設(shè)工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個建設(shè)工程完工后必須要接受驗收，而要檢驗工程質(zhì)量是否合格，其最重要的依據(jù)之一就是建設(shè)活動中形成的真實檔案和施工管理記錄文件。這從側(cè)面體現(xiàn)出工程建設(shè)不是兒戲，是要遵循科學，經(jīng)受考驗的，這也成為了工程質(zhì)量等級評價機制的一項評判指標[1]。
（2） 工程施工過程中難免會出現(xiàn)一些問題，而當問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發(fā)，調(diào)查人員要對問題出現(xiàn)的原因，事故發(fā)生的原因進行調(diào)查時，則必須從查看工程檔案開始，進而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗收通過后，建設(shè)單位還要履行今后的維修、保養(yǎng)、管理服務(wù)，因此，建設(shè)工程檔案的儲存就是工程享受后期服務(wù)的重要參考依據(jù)。
（4） 一個建設(shè)工程檔案價值不僅僅限于對本工程的貢獻價值，它還能成為其他同類工程建設(shè)的“教材”，具有很高的參考價值，一個高水準的工程建設(shè)所形成的全面規(guī)范的工程檔案將會是同種工程建設(shè)的指明燈，其中展現(xiàn)的經(jīng)驗、可參考的數(shù)據(jù)，可借鑒的技術(shù)水平是新工程建設(shè)中收獲的一大筆財富，因此建設(shè)工程的檔案是為更大的經(jīng)濟效益服務(wù)的，它潛在的價值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現(xiàn)代化的發(fā)展不斷向周邊農(nóng)村滲透，城市建設(shè)步伐日益加快，而城市的科學規(guī)劃則需要建設(shè)工程檔案提供相應(yīng)參考依據(jù)。一個城市擴建方案的確立、決策的作出都需要從建設(shè)工程檔案中獲取原始資料進行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設(shè)的盲目規(guī)劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達成社會效益和經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。
2 加強建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議
（1） 提高認識，建立健全檔案管理制度。工程的建設(shè)周期一般需要好幾年，操作復(fù)雜，相關(guān)聯(lián)的部門設(shè)置也繁多，每個程序之間幾乎都有聯(lián)系，如果檔案記錄過程中相關(guān)人員沒有認真的工作態(tài)度，那么很多細微的環(huán)節(jié)會出現(xiàn)紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個規(guī)范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現(xiàn)存檔案管理制度，① 應(yīng)該設(shè)置專業(yè)性較強的專業(yè)管理員； ② 以甲方代表作為每個工程點一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優(yōu)先選擇專業(yè)性強職業(yè)素養(yǎng)高的人員，并且對其做好培訓(xùn)工作。
（2） 加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實檔案工作責任制。工程建設(shè)的檔案人員和技術(shù)人員都必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，因此加強檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是推動檔案規(guī)范化管理建設(shè)的重要一步，要培養(yǎng)這些人員的法律意識，在專業(yè)知識培訓(xùn)外，要讓他們清醒地認識到工程檔案與工程質(zhì)量的緊密聯(lián)系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關(guān)部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔相應(yīng)責任，在建設(shè)單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規(guī)定應(yīng)付的責任，收集整理檔案材料的各個環(huán)節(jié)要保證全面到位[3]。
（3） 參照標準，使檔案整理更規(guī)范化。一套有價值有完整意義的建設(shè)工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進行立項，通過合法程序征地、對施工地進行勘察測量，繪制圖表、設(shè)計施工方案，有關(guān)施工的技術(shù)和完工后工程質(zhì)量檢驗的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強檔案管理，統(tǒng)一檔案合格標準，建設(shè)部根據(jù)實際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》，這一規(guī)范的內(nèi)容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質(zhì)量標準、檔案進行移交和驗收等，規(guī)定詳細明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統(tǒng)一的標準，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規(guī)范，一切工作活動以規(guī)范的要求為出發(fā)點，同時要發(fā)動思維根據(jù)具體情況對檔案管理工作進行完善。
（4） 努力實現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。工程項目具有持續(xù)時間長、涵蓋面廣等特點，因而為了更好地進行工程項目管理，確保工程項目能順利早日完成，作為工程項目的總負責人，要在項目管理時重視工程檔案的管理，努力實現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，從而完善工程項目的管理體系。① 工程監(jiān)理貫穿于工程項目建設(shè)的始終，即從建設(shè)項目立項開始到建設(shè)項目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監(jiān)理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強工程檔案的信息化建設(shè)。現(xiàn)代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統(tǒng)的工程檔案管理顯然已經(jīng)無法適應(yīng)如今的經(jīng)濟發(fā)展，因此，我們必須把注意力轉(zhuǎn)移到建設(shè)工程檔案的信息化建設(shè)上，我們要實現(xiàn)信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發(fā)更新更先進的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，把各個部門納入統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理體系，實現(xiàn)信息的快速交換、共享，這既可以節(jié)省時間也可以獲得大量精華信息。
3 結(jié) 語
建設(shè)工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設(shè)工程領(lǐng)域的重要資料文獻。只有不斷地更新加強工程檔案管理的相關(guān)制度，制定管理規(guī)范，引進先進的檔案管理技術(shù)水平，才能順應(yīng)發(fā)展潮流，符合科學的建設(shè)標準，促進現(xiàn)代化城市的建設(shè)。
主要參考文獻
篇6
1.電力企業(yè)合同管理工作中存在的若干主要問題
電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部眾所周知，電力企業(yè)從各自為戰(zhàn)走向區(qū)域并網(wǎng)，直至現(xiàn)在的國家電網(wǎng)運營，實行真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理模式為時還不長，電力企業(yè)內(nèi)部合同管理的規(guī)范化建設(shè)剛剛起步。就筆者在電力企業(yè)法律顧問崗位上的工作實踐情況看，電力企業(yè)合同管理工作目前普遍存在的規(guī)范化問題主要有以下幾個方面：
1.1 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作機構(gòu)需進一步健全
按照現(xiàn)行體制，電力企業(yè)內(nèi)部沒有專門設(shè)置合同管理工作機構(gòu)，配置的合同管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高，日常合同管理與審核工作人員是由電力企業(yè)法律顧問兼任。從嚴格意義上而言，電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)有一個完善的合同管理工作機構(gòu)和一支較高業(yè)務(wù)水平的合同管理隊伍。
1.2 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作中的內(nèi)部會簽制度與工作流程效率低下
在電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部現(xiàn)行的合同會簽制度與工作流程中，在每一份合同的最終簽定之前，都要經(jīng)過電力企業(yè)內(nèi)部的承辦部門，財務(wù)部門、審計部門，其他相關(guān)部門、法律事務(wù)部門專職、辦公室、分管副局長、局長的簽章，按照這樣的會簽工作流程，一份合同會簽完畢至少一整天，快則三、五天，慢則不可預(yù)計。如果遇到某個部門負責人或局領(lǐng)導(dǎo)外出開會、出差、病事假等特殊情況，甚至幾個月還無法會簽完畢。在此產(chǎn)生一個規(guī)范與效率的極大矛盾。
1.3 電力企業(yè)合同規(guī)范性文本類型不全，適用文本嚴重欠缺
目前可供基層電力企業(yè)選用的電力企業(yè)系統(tǒng)合同文本有國家和地方電力行政部門制訂并強制適用的示范文本，還有國家電網(wǎng)公司的統(tǒng)一合同文本。現(xiàn)有的電力企業(yè)合同文本，僅局限在電力企業(yè)主產(chǎn)品為核心的產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后相關(guān)的產(chǎn)、供、銷等環(huán)節(jié)。而電力企業(yè)資產(chǎn)社會化服務(wù)經(jīng)營（如房地產(chǎn)租賃）、電力企業(yè)職工福利后勤保障供給（如勞保服務(wù)用品采購）等方面的示范性文本嚴重欠缺。此外，現(xiàn)有可供選用的強制適用示范文本中，存在很多不需要或不適用的條款，顯得過于繁瑣，不符合經(jīng)濟合同簡潔明確的表述要求。
1.4 電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號缺乏科學設(shè)計
就電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號實際做法而言，普遍存在各自為戰(zhàn)、自以為是的嚴重問題。既沒有對各類合同分類設(shè)定編碼，也沒有對合同設(shè)定系統(tǒng)編碼規(guī)則，這給電力企業(yè)的日常合同管理工作和檔案管理造成了極大的難度和混亂。
2.電力企業(yè)合同管理問題形成的基本原因分析
前述電力企業(yè)合同管理工作中客觀存在的若干主要問題，從總體上而言是電力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級過程中無可避免的。但就其合同管理工作本身而言，形成這些問題有著主客觀方面的很多原因。筆者認為前述電力企業(yè)合同管理工作中問題的形成基本原因為：
2.1 電力企業(yè)系統(tǒng)對合同管理工作的重要性缺乏足夠認識
長期以來，電力企業(yè)系統(tǒng)對合同管理工作的重要性認識不足，僅僅作為電力企業(yè)內(nèi)部一般的日常事務(wù)來設(shè)計安排，沒有將合同管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的核心樞紐來科學設(shè)置專門的組織機構(gòu)，使得電力企業(yè)合同管理工作長期處于非規(guī)范狀態(tài)，就最新修訂頒布實施的《國家電網(wǎng)公司合同管理辦法》而言，也尚未將合同管理組織機構(gòu)與合同管理專業(yè)隊伍建設(shè)提出專門要求，這將使我國電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)很難快速完成。
2.2 電力企業(yè)合同管理工作規(guī)范性制度不健全
電力企業(yè)合同管理工作制度，長期來都處于探索與不斷修正與完善過程中，至今尚未形成專門的成熟的科學的電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)綱要，這將使我國電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)還得再繼續(xù)探索中前行。
2.3 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理專業(yè)力量嚴重不足
在電力企業(yè)內(nèi)部絕大部份職能科室都有一定量的合同承辦或會簽業(yè)務(wù)，但承辦合同起草、審核、會簽、登記管理的人員幾乎沒有合同管理專業(yè)人員配置，這是長期以來電力系統(tǒng)忽視合同管理專業(yè)隊伍建設(shè)的結(jié)果。沒有合同管理專業(yè)隊伍，合同管理規(guī)范化建設(shè)將成為紙上談兵。
2.4 電力企業(yè)系統(tǒng)“政企合一”的現(xiàn)行模式制約
在電力企業(yè)系統(tǒng)，名義上已經(jīng)列入國家電網(wǎng)公司的現(xiàn)代企業(yè)模式運作，但實際上還處于行政管理電力企業(yè)。因而，電力企業(yè)內(nèi)部的合同管理僅僅作為行政管理的一項工具，而并非現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的手段。真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理，必須建立一個較為完善的合同管理機構(gòu)，將合同管理作為核心樞紐來建設(shè)。
3.電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的對策措施
從我國電力企業(yè)合同管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)任務(wù)非常艱巨，不可能在短期內(nèi)完成。但是，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理對合同管理規(guī)范化的要求和依法治企的發(fā)展必然，我們必須采取有效的對策措施，盡早盡快地推進電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)。筆者認為，推進電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的對策措施主要有：
3.1 加快制訂電力企業(yè)合同管理規(guī)范化各項制度
針對電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作的實踐經(jīng)驗，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理對合同管理規(guī)范化的內(nèi)在要求和依法治企的市場經(jīng)濟發(fā)展必然，加快制訂電力企業(yè)合同管理工作從組織機構(gòu)、專業(yè)人員配置、標準合同文本、會簽工作流程、合同分類編碼規(guī)則、合同檔案管理、合同信息傳遞與保密原則，至規(guī)范化工作機制與效率的關(guān)系協(xié)調(diào)方法各環(huán)節(jié)的具體制度，科學的制度是推進電力企業(yè)合同管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。
3.2 建立健全電力企業(yè)合同管理專門工作體系
從電力企業(yè)合同管理工作的實際出發(fā)，電力企業(yè)內(nèi)部的合同種類繁多，合同數(shù)量巨大，客觀要求建立專門的合同管理機構(gòu)，配足配好合同管理的專業(yè)專職人員，建立一支與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理、市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢、依法治企要求相適應(yīng)的電力企業(yè)合同管理工作專業(yè)隊伍。健全的工作體系是合同管理規(guī)范化建設(shè)的組織保證。
3.3 科學建立電力企業(yè)合同編碼規(guī)則
合同編碼規(guī)則是合同簽訂后有效管理和信息傳遞利用不可或缺的前提。合同編碼規(guī)則設(shè)計時，應(yīng)充分體現(xiàn)電力企業(yè)的區(qū)域、網(wǎng)級及合同的年份、類別、屬性、序位等因素，便于對電力企業(yè)合同的信息化處理。
篇7
1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業(yè)沒有專門負責合同審核的法律事務(wù)部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門，但企業(yè)法務(wù)部門的法律顧問和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關(guān)不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經(jīng)營帶來潛在風險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生消極影響。
4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標準化工作沒有開展。
三、合同管理標準化的必要性
合同管理也是一門科學，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業(yè)合同管理標準實用可行。
1．推行合同管理標準化是經(jīng)濟和時展的客觀要求。各種經(jīng)濟合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實經(jīng)濟情況，它作為聯(lián)系原材料采購、生產(chǎn)加工、流通消費各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟發(fā)展順利進行，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，促進經(jīng)濟發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟發(fā)展新時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強，各經(jīng)濟體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時代經(jīng)濟活動的重要組成元素，社會經(jīng)濟和時代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。
2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經(jīng)濟合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。
3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標準體系的模式
企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。
2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟活動實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標準化的具體措施
1．合同管理制度的動態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟性質(zhì)分為銷售合同、采購合同、技術(shù)合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責。
4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過程，在大數(shù)據(jù)時代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟效果評價、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個互相銜接、聯(lián)動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務(wù)，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
篇8
國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)合同管理辦法中規(guī)定了合同承辦部門需要履行的管理職責，主要如下：組織合同項目談判；起草合同文本；負責合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)；辦理授權(quán)委托申請；監(jiān)督、組織合同履行；負責本單位合同統(tǒng)計，保管合同檔案；保管合同當事人主體資格和資信證明文件；指定合同承辦人。
2科研物資合同管理特點
科研物資合同管理和普通的商務(wù)合同管理有著很大的區(qū)別，因為科研物資合同受到一些因素的制約，如科研生產(chǎn)的復(fù)雜性、保密性、不確定性、專業(yè)性和知識產(chǎn)權(quán)歸屬等。科研物資合同的形式多種多樣，科研物資合同的管理必須規(guī)范才能防止合同風險，降低電力企業(yè)的成本，進而提高經(jīng)濟效益。
3科研物資合同管理存在的問題
3.1對科研合同的風險意識認知薄弱
不少科研工作者缺乏對科研合同的法律風險意識的認知，這就導(dǎo)致了他們無法在現(xiàn)實化的法律風險途徑中有效維護制定雙方的權(quán)利和義務(wù)。另外，對科研合同的風險意識認知薄弱在客觀上導(dǎo)致了自我利益保護的薄弱化。
3.2科研合同簽訂環(huán)節(jié)缺乏合同風險意識
在科研合同簽訂之前，沒有對對方的經(jīng)營效益、研發(fā)能力、履約能力等情況進行詳細地調(diào)查和了解，僅僅是為了爭取“合同”而簽合同，合同簽訂以后，在合同履行的過程中才發(fā)現(xiàn)對方并不具備完全履約的能力，這就導(dǎo)致了簽訂的合同半途而廢；合同簽訂的雙方都是依據(jù)簽訂的合同去取得權(quán)利并履行義務(wù)，有些合同簽約人并沒有透徹的理解合同中的定義和各個條款，這就導(dǎo)致了合同的簽訂并不標準，存在一些風險；科研合同執(zhí)行周期一般較長，一些簽訂完畢的科研合同沒有被及時交到合同管理部門，這就導(dǎo)致了合同管理臺賬的建立不及時，合同管理部門無法動態(tài)跟蹤合同的執(zhí)行情況，因而無法有效地管理合同。
3.3科研合同在管理上存在紕漏
科研合同的風險不僅存在于制定過程中，還存在于履約過程中。企業(yè)中對于科研合同的管理一般是傳統(tǒng)化方式管理，缺乏體系化的調(diào)控手段和監(jiān)管體制，因此科研合同的履約過程無法得到有效地管理和監(jiān)督，有些合同在簽署以后，后期的審查流程缺失，導(dǎo)致合同失去了執(zhí)行意義。企業(yè)科研合同在管理上的缺失會導(dǎo)致原本該追究的合同權(quán)利喪失了最佳的訴求時間，因而合同風險無法及時得到解決，給企業(yè)的自身利益帶來了損害。
4科研物資合同管理規(guī)范
4.1加強、完善物資合同管理制度
一個合同的正式訂立，要經(jīng)過一系列過程，如資信調(diào)查、當事人談判、合同文本起草、合同審核、合同簽署等。合同訂立以后，還涉及合同的履行過程，另外，由于各種條件的變化，還可能會涉及合同變更、合同解除、合同糾紛的處理等問題。合同既可能給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益，也可能會給企業(yè)帶來損失和麻煩。目前，市場經(jīng)濟中也發(fā)生過一些案例，有些企業(yè)因為合同管理不規(guī)范，簽訂的合同中存在一條或多條漏洞條款，給企業(yè)造成了巨大損失，甚至導(dǎo)致破產(chǎn)。因此，企業(yè)必須加強科研合同規(guī)范化管理，高度防范企業(yè)經(jīng)營風險，使當事人的合法權(quán)益得到有效保障，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，這就要求企業(yè)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，建立和完善各種科研合同管理制度，保證合同管理的各個環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，有法可依。
4.1.1供應(yīng)商管理制度
合同管理部門應(yīng)根據(jù)本單位對外簽訂合同的性質(zhì)，涉及的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求，制定相應(yīng)層級的供應(yīng)商管理評審程序，另外，合同管理部門還要對招投標相關(guān)單位的一些信息進行全方位評價以及審核，如主體資格、資信財政狀況、履約能力等，盡量避免在招標談判中忽略細節(jié)、核心內(nèi)容等問題，在完成供應(yīng)商信息審核的基礎(chǔ)上建立合格供應(yīng)商名單，以便進行管理。
4.1.2合同會簽制度
合同會簽制度一定要規(guī)避越權(quán)簽署合同的情形，應(yīng)該根據(jù)單位的實際情況，分類制定合同的會簽程序，對于重大的合同，由法定代表人進行簽署，對于一般事務(wù)性合同或數(shù)額較小的合同，則可以由被授權(quán)的業(yè)務(wù)部門進行簽署，另外，經(jīng)過指定部門簽字流轉(zhuǎn)后的合同才能生效。
4.1.3合同履約管理制度
合同的履約需要科學合理的物資供應(yīng)計劃，在合同的履約過程中，根據(jù)物資需求、供應(yīng)商生產(chǎn)情況等實際情況的變化，合理地調(diào)整物資供應(yīng)計劃，保證物資按期交貨；另外，為確保供應(yīng)商按照供應(yīng)計劃完成生產(chǎn)，合同管理部門應(yīng)該動態(tài)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況，并形成生產(chǎn)進度報告，確保物資按期供應(yīng)；物資到貨以后，合同管理部門應(yīng)聯(lián)系物資需求部門，一起驗收貨物，如果在驗收的過程中發(fā)現(xiàn)了問題，及時與供應(yīng)商聯(lián)系并協(xié)商解決；建立合同履約臺賬，及時跟蹤合同履約情況，監(jiān)督合同執(zhí)行過程。
4.1.4合同糾紛解決辦法
合同簽訂雙方對于因合同及合同有關(guān)事項發(fā)生的爭議應(yīng)該本著誠實信用原則，通過友好協(xié)商進行爭議的解決，經(jīng)過友好協(xié)商無法解決的爭議則提交至仲裁委員會進行仲裁，或者向人民法院提訟。
4.1.5合同變更管理辦法
由于受到許多不可控因素的影響，一些物資合同在履行的過程中會出現(xiàn)變更。一是對于設(shè)備類物資，在物資的單價和規(guī)格參數(shù)不變、合同簽訂數(shù)量和金額增加的情況下，如果合同金額的增加超過50萬，在需求單位領(lǐng)導(dǎo)審批以及原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補充合同；如果合同金額的增加小于50萬，則在原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補充合同；二是對于材料物資，在物資單價和規(guī)格參數(shù)不變、合同簽訂數(shù)量增加的情況下，如果合同簽訂增加的數(shù)量不超過原合同規(guī)定數(shù)量的15%，則在原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補充合同；三是合同物資型號變更，這種情況需要重新納入物資采購計劃，在需求單位領(lǐng)導(dǎo)審批以及原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補充合同。
4.1.6合同檔案管理制度
合同的檔案管理包括了合同文本歸檔、合同保管、合同登記和合同統(tǒng)計管理。在合同的執(zhí)行過程中，合同管理部門應(yīng)該及時對合同從簽訂到履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料進行備案、歸檔。以便在合同糾紛出現(xiàn)的情況下盡快收集取證，進而維護自身利益，減少經(jīng)濟損失。
4.2創(chuàng)建完善的物資合同管理體系
科研合同管理體系能夠?qū)崟r反映合同的進展情況，能夠保證科研管理部門動態(tài)監(jiān)督合同的全過程，另外，信息化合同管理體系具有智能化和高效化等優(yōu)勢，節(jié)省了紙質(zhì)審批的人力物力資源，使合同管理的效率得到了很大提高。在信息化合同管理體系中，合同在網(wǎng)上進行立項并完成審批流程，縮短了科研項目計劃統(tǒng)計上報工作的時間，合同信息均集成在系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)主管和各審核人員能夠在系統(tǒng)中全面了解合同信息，一線部門可以在系統(tǒng)中動態(tài)跟蹤項目進展，提高了合同信息的準確性、時效性和共享性，增強了監(jiān)控力度，另外，工作效率也大大提高了。實現(xiàn)合同管理與招投標的同步，合同管理人員要積極參與招投標過程，及時了解招投標的情況，另外，合同管理人員要與招投標負責人一起審查相關(guān)招標文件并提出可行性建議，招投標負責人根據(jù)建議對招投標內(nèi)容進行適當調(diào)整，減少、避免不規(guī)范、不合法的行為，使企業(yè)的利益得到保障。在招標的全過程中，招標負責人員應(yīng)積極配合合同管理人員，共享相關(guān)招標文件，促進招標工作順利進行，提高企業(yè)的效益。完善招投標的制度體系，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，建立招投標的制度體系，規(guī)范和約束招投標過程，避免招投標過程中出現(xiàn)不正當競爭行為。明確招投標的細節(jié)實施法則，推動招投標工作的合理性、標準性、科學性和規(guī)范性，避免合同條款中存在字里行間的歧義從而引發(fā)其他問題造成經(jīng)濟損失。另外，應(yīng)建立有效的監(jiān)督管理機制并做好嚴格地審查工作，杜絕在招投標的過程中出現(xiàn)惡意招投標和評標不公平等行為，使招投標當事人和企業(yè)的利益得到保障。完善合同管理的體系。應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的職能管理部門，對合同的過程進行有效地監(jiān)督和管理，并對其他管理部門履行義務(wù)的情況進行監(jiān)督，動態(tài)跟蹤合同的履約情況并進行匯總。強化科研合同管理隊伍建設(shè)。科研人員法律意識的缺失導(dǎo)致了科研合同管理工作中存在風險，因此要對科研合同管理人員進行培訓(xùn)，另外，還要做好對科研人員、行政管理人員的科研合同知識普及教育，使科研人員和管理人員的法律意識和合同管理意識得到提高，進而自覺地依法辦事，保證科研合同管理工作順利進行。
5結(jié)束語
只有科研合同管理規(guī)范化才能保證技術(shù)交易、成果轉(zhuǎn)化順利進行，電力企業(yè)科研合同管理人員一定要對合同實行全過程管理與監(jiān)督，保證科研合同管理的規(guī)范化，促進電力企業(yè)健康發(fā)展。
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篇9
根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可分為立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟檔案、科學技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等。上述每種檔案,還可具體細分。經(jīng)濟檔案是指主管和從事經(jīng)濟活動中直接形成的有保存價值的文字、聲像等形式的歷史記錄。包括負責經(jīng)濟運行的行政管理機關(guān)、公司、企業(yè)等所產(chǎn)生的有關(guān)涉及經(jīng)濟的法律、法規(guī)、合同、業(yè)務(wù)活動文字、聲像、實物記錄材料等。經(jīng)濟檔案涉及面很廣,內(nèi)容紛繁復(fù)雜,具有載體多樣化、證據(jù)價值突出(合同檔案等)、具有較強機密性、業(yè)務(wù)檔案成套性等特點。
二、經(jīng)濟檔案管理中存在的問題
(一)管理者缺乏檔案意識
很多經(jīng)營者認為建立經(jīng)濟檔案沒有實際用途,也有的認為,賬目、技術(shù)與客戶都在心中裝著,沒有必要浪費資金專門建立經(jīng)濟檔案。部分從管理層到員工層對檔案的概念認識模糊,不懂得企業(yè)在經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的歷史記錄都是檔案,認識不到經(jīng)濟檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分,是企業(yè)掌握內(nèi)外部經(jīng)濟技術(shù)信息資料,維護企業(yè)歷史真實面貌,保證企業(yè)經(jīng)營決策科學性,促進企業(yè)技術(shù)進步,推動企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)效益的一項重要工作。
(二)企業(yè)經(jīng)濟檔案管理缺乏相應(yīng)約束,管理分散,缺乏安全性
目前,管理中缺少統(tǒng)一的對經(jīng)濟檔案管理的機制和制度,有的分散在各個部門里,部門管理形式又多種多樣,不能形成部門間統(tǒng)一,有的形成案卷沒有目錄,有的形成電子文檔隨意存儲,有的公司進行隨機管理,沒有指定人員管理,這具有很大的隨意性和自發(fā)性,缺乏相應(yīng)的約束。導(dǎo)致檔案材料殘缺不全,造成無法挽回的損失。因缺乏有效的監(jiān)督管理機制,一旦出現(xiàn)人員“跳槽”,有的核心材料就會隨之泄露,會導(dǎo)致企業(yè)的獨有知識產(chǎn)權(quán)流失,造成無法彌補的損失,甚至危及企業(yè)的生存。
(三)我國目前檔案管理體制和運作模式很難適應(yīng)經(jīng)濟檔案工作
我國目前檔案管理體制和運作模式,突出表現(xiàn)在履行檔案行政管理職能和國家檔案資源建設(shè)中。而企業(yè)則注重企業(yè)檔案自身的實用價值及經(jīng)營、競爭的成本。這兩者目的是一致的,但在實際操作上很難達成一致,檔案部門的現(xiàn)有行政管理模式,很難適應(yīng)企業(yè)檔案工作的進程。有的檔案行政管理部門片面地認為,企業(yè)檔案屬于企業(yè)所有者的私人財產(chǎn),不受行政干預(yù),檔案部門無權(quán)、無精力過問,基層檔案管理工作人員已經(jīng)習慣多年來在計劃經(jīng)濟時期形成“靠紅頭文件”、“靠國有性質(zhì)的行政隸屬關(guān)系”開展工作,形成“條塊結(jié)合,齊抓共管”的檔案工作模式,對無主管上級、享受充分自的私營企業(yè),一時還很難適應(yīng)。忽視了對企業(yè)檔案工
作的調(diào)查研究和監(jiān)督指導(dǎo)工作。同時,企業(yè)主也認為經(jīng)濟檔案屬于企業(yè)內(nèi)部信息,別人無權(quán)過問,造成了行政管理部門開展工作艱難,成效甚微。除少數(shù)發(fā)達地區(qū)之外,絕大部分的企業(yè)檔案工作基本上沒有開展起來。
(四)企業(yè)經(jīng)濟檔案管理人員專業(yè)知識薄弱,企業(yè)經(jīng)費投入有限私營企業(yè)經(jīng)濟檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)知識缺乏。許多企業(yè)沒有配備專職檔案工作人員,兼職人員專業(yè)知識不足以承擔經(jīng)濟檔案管理,有的未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn),有的只接受過傳統(tǒng)的崗位培訓(xùn),缺乏經(jīng)濟和檔案管理專業(yè)知
識,更缺乏計算機、圖像、情報、法律等復(fù)合型知識及運用能力。檔案所需資金缺乏保障,由于大多數(shù)企業(yè)管理者的觀念都是舍不得在檔案管理建設(shè)上的投入,檔案室陳舊簡陋,沒有配備必要的設(shè)備,很難推進檔案管理規(guī)范化、科學化、信息化進程。
三、提高檔案管理水平的建議
(一)檔案行政管理部門應(yīng)依法加強管理企業(yè)由于其所有制形式?jīng)Q定,檔案所有者在某種程度上有著不受檔案行政管理部門行政干預(yù)的自,對企業(yè)檔案工作要依法進行管理。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟,為保證這種契約的公正和得到遵守,就需要有完備的法律規(guī)范來保障。在市場經(jīng)濟條件下,單靠行政手段來抓企業(yè)檔案工作是不夠的,應(yīng)以法律法規(guī)保障,教育、經(jīng)濟、行政等各種手段相結(jié)合的方式進行管理。檔案行政管理部門必須加大對企業(yè)的檔案行政執(zhí)法力度,用法律手段幫助企業(yè)建立健全檔案工作,依法監(jiān)督私營企業(yè)的檔案工作,從實際出發(fā),切實做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必究。
(二)建立企業(yè)檔案咨詢、托管機構(gòu)將經(jīng)濟檔案管理業(yè)務(wù)從企業(yè)外包到專業(yè)的檔案承包單位,這些機構(gòu)由受過專業(yè)培訓(xùn)的人員組成,為企業(yè)提供社會化、專業(yè)化的經(jīng)濟檔案服務(wù),并且更具有保密性。經(jīng)營方式可為有償服務(wù),按照檔案的數(shù)量和管理工作的難易程度收費。企業(yè)和托管機構(gòu)之間明確權(quán)利、義務(wù)及違約責任,通過這種方式,私營企業(yè)可以不再設(shè)立專門的檔案機構(gòu)和專兼職人員,可以解決人員業(yè)務(wù)不熟和管理資金浪費的問題。
(三)創(chuàng)新服務(wù)觀念
經(jīng)濟檔案能夠最直接的、最客觀、最真實地反映經(jīng)濟事業(yè)的發(fā)展歷史。由于受傳統(tǒng)體制制約,經(jīng)濟檔案工作長期服務(wù)于國家機關(guān)、企事業(yè)單位,具有一定的范圍局限性,使檔案部門一直處于工作較封閉、信息不完全流通、服務(wù)面狹小、方法傳統(tǒng)的狀態(tài)。在工作中形成被動的工作模式,間接地為一線工作服務(wù)的意識,沒有創(chuàng)新。建設(shè)經(jīng)濟檔案,應(yīng)該拓展服務(wù)新領(lǐng)域,以為經(jīng)濟檔案管理服務(wù)為切入點,使檔案工作直接融入到市場,為企業(yè)發(fā)展把握當代經(jīng)濟發(fā)展的特點,推動經(jīng)濟檔案工作與時俱進,樹立超前服務(wù)意識。經(jīng)濟正在日益壯大,龐大的市場群體在經(jīng)濟商戰(zhàn)磨礪后,企業(yè)越來越看重檔案工作的重要性,以企業(yè)為主的經(jīng)濟檔案咨詢業(yè)務(wù)呈上升趨勢,足以說明私營企業(yè)在市場競爭、知識經(jīng)濟、經(jīng)濟全球化的背景下,對經(jīng)濟檔案的重要性認識正在逐步提高。檔案部門應(yīng)將私營企業(yè)經(jīng)濟檔案建設(shè)作為工作重點之一,建立服務(wù)型體系,創(chuàng)新服務(wù)觀念,加強對企業(yè)經(jīng)濟檔案的管理與服務(wù)。通過建立數(shù)字型檔案,構(gòu)建檔案現(xiàn)代化信息服務(wù)通道,最終能使私營企業(yè)實現(xiàn)網(wǎng)上查詢。建立市場咨詢檔案,開辟檔案信息服務(wù)空間,使企業(yè)在存檔的同時還能獲得一定的商業(yè)信息,也能達到宣傳檔案、擴大檔案工作影響的目的。
(四)加強有針對性的培訓(xùn)
在企業(yè)中,往往是老板怎么說就怎么做,檔案管理人員與經(jīng)濟檔案工作沒有直接利害關(guān)系,也缺乏考核指標,對經(jīng)濟檔案業(yè)務(wù)不精,對檔案工作缺乏有效管理。根據(jù)企業(yè)的特點,實行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)相結(jié)合的方法,切實為私營企業(yè)在檔案工作中遇到的問題進行排解。加強基礎(chǔ)工作的建設(shè),對達到目標管理考評的企業(yè),相關(guān)部門應(yīng)采取檔案目標管理認定,提高私營企業(yè)經(jīng)濟檔案管理水平,加強在規(guī)范化管理方面的培訓(xùn)。以提高私營企業(yè)管理者的檔案建設(shè)意識,提高企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)為重點進行培訓(xùn)。
四、結(jié)語
要依據(jù)《檔案法》的規(guī)定，制定行業(yè)標準，加強對經(jīng)濟檔案工作的協(xié)調(diào)、服務(wù)和指導(dǎo)。對基礎(chǔ)工作扎實，達到目標管理考評有關(guān)標準的企業(yè)，檔案行政管理部門應(yīng)積極主動配合參加相應(yīng)等級的檔案目標管理認定，不斷提高企業(yè)經(jīng)濟檔案管理水平。
參考文獻：
篇10
Key words: managing university affairs according to the law；contract management；legal risk prevention
中圖分類號：G47文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）17-0222-02
1當前高校合同管理中存在的問題
1.1 合同管理機構(gòu)缺位在高校內(nèi)部設(shè)置專門的合同管理機構(gòu)是搞好合同管理工作的前提和基礎(chǔ)。在學校層面，應(yīng)設(shè)置專門的合同管理機構(gòu)對全校合同進行統(tǒng)一管理，學校所屬各部門或單位也應(yīng)設(shè)立專門崗位對本部門合同進行統(tǒng)一管理。然而在現(xiàn)實中，合同管理機構(gòu)缺位導(dǎo)致合同簽訂和審批程序混亂無序，各部門各自為政、溝通不暢，學校對合同管理全過程缺乏統(tǒng)一監(jiān)控。[1]
1.2 合同訂立不盡規(guī)范
1.2.1 合同主體不適格高校作為獨立享有民事權(quán)利、承擔民事義務(wù)的事業(yè)單位法人，對外簽訂的各類合同都需以學校名義進行，學校的法定代表人或者其授權(quán)的委托人是合同的法定簽約人。這就意味著，學校所屬非法人部門或單位未經(jīng)授權(quán)是沒有資格以自身名義對外簽訂合同的。[2]而現(xiàn)實中，高校所屬非法人部門或單位未經(jīng)授權(quán)以自身名義簽訂合同的現(xiàn)象非常普遍。在司法實踐中，這類合同即使未經(jīng)學校授權(quán)而簽訂，只要已經(jīng)履行，則往往被認為實質(zhì)上已經(jīng)生效，由該合同所產(chǎn)生的種種后果也不可避免地由學校承擔。因此，高校須規(guī)范合同簽訂主體，消除隱患，避免和減少不必要的損失。
1.2.2 合同內(nèi)容不嚴謹高校對外簽訂的各類合同都應(yīng)嚴格依照民法通則、合同法等相關(guān)法律法規(guī)訂立，在體現(xiàn)合同雙方真實意思表示的基礎(chǔ)上，盡可能完備地對合同基本條款進行約定。在實踐中，合同承辦部門在簽訂合同時往往忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定，認為違約、糾紛不可能發(fā)生，這類條款可有可無。而實際上，這類條款恰恰是不可或缺的，它可督促雙方積極履行合同義務(wù)，并提供處理合同糾紛的依據(jù)和方法。[3]此外，合同起草專業(yè)性較強，導(dǎo)致許多合同承辦部門不加修改地適用對方提供的合同版本，喪失主動權(quán)，不利于維護學校利益。
1.3 合同審核分工不明、流于表面合同審核是學校合同管理中不可缺少的步驟，也是學校法律風險防控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而實踐中，學校合同審核工作往往分工不明，沒有做到層層審核把關(guān)，學校合同管理機構(gòu)、財務(wù)處、招投標管理辦公室等相關(guān)部門并未形成統(tǒng)籌協(xié)作。同時，由于學校的合同管理人員大多是非專業(yè)出身，法律意識、業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊，致使合同審核流于表面，缺乏專業(yè)性。
1.4 合同履行監(jiān)控不到位合同履行是指合同生效以后，雙方當事人按照合同約定履行合同權(quán)利義務(wù)，從而使合同目的得以實現(xiàn)的過程。然而在實踐中，合同承辦部門往往忽視這一環(huán)節(jié)，對合同履行中的許多關(guān)鍵問題重視不夠，把握不足。例如，在合同執(zhí)行過程中，有時因具體情況變化需對原合同進行修改和變更，而這些變更項目往往只流于口頭層面，沒有以書面形式加以確定，這為合同后續(xù)履行、糾紛處理等埋下隱患。再如，學校往往沒有設(shè)立合同履行動態(tài)監(jiān)督機制，合同承辦部門執(zhí)行合同缺乏監(jiān)督控制措施，當發(fā)生合同糾紛時，學校往往反應(yīng)不及，處于被動。
2加強高校合同管理的對策建議
2.1 完善合同管理制度建設(shè)完善合同管理制度為合同管理規(guī)范化、科學化、法治化進程奠定了基礎(chǔ)。第一，要依據(jù)《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，建立高校的合同管理辦法。合同管理辦法是高校內(nèi)部合同管理的基本準則，對合同的立項、談判、起草、審核、簽署、備案、履行等各個環(huán)節(jié)進行全面部署、統(tǒng)一規(guī)定。第二，要建立合同管理辦法相關(guān)配套制度，對合同運作全過程的各個環(huán)節(jié)進行細致、深入的規(guī)定，使每個步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、合同法定代表人授權(quán)委托制度、合同審查會簽制度、合同專用章使用制度、合同檔案管理制度等等。[4]
2.2 構(gòu)建全程、動態(tài)的合同管理機制構(gòu)建全程、動態(tài)的合同管理機制，需要遵循以下幾個步驟
2.2.1 建立完善的合同管理機構(gòu)體系學校合同管理應(yīng)按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類管理，分工合作，加強監(jiān)督”的原則進行，即合同管理各個環(huán)節(jié)均應(yīng)按程序辦理，規(guī)范流程、嚴格制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負責。學校應(yīng)設(shè)立合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組作為合同管理的最高決策機構(gòu)，成員可由學校辦公室、紀檢、財務(wù)、審計、業(yè)務(wù)歸口管理部門負責人及法律事務(wù)室人員組成。法律事務(wù)室作為合同管理委員會的日常辦事機構(gòu)，歸口負責學校的合同管理工作。學校合同承辦部門、財務(wù)處、法律事務(wù)室應(yīng)在合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，各負其責，各盡其職，通力協(xié)作，開展合同管理工作。
2.2.2 建立全程性、動態(tài)化合同管理流程①做好合同簽署的準備工作。合同簽訂前，合同承辦部門應(yīng)加大對合同相對方主體資格、資信情況的調(diào)查力度，將合同風險防范關(guān)口前移，從源頭上規(guī)避法律風險；合同承辦部門在簽訂各類合同前需申請《法定代表人授權(quán)委托書》，授權(quán)委托書須載明人姓名、事項、權(quán)限和期限，以此規(guī)范人的簽約行為；學校應(yīng)大力推行合同示范文本，[5]合同示范文本往往由專業(yè)法律人員制定，有效彌補了合同訂立人員法律水平參差不齊的狀況，使合同條款更加專業(yè)、準確、全面、嚴謹。②完善合同申報、審核、簽署相關(guān)流程。在申報環(huán)節(jié)，學校可根據(jù)自身實際情況，按照合同金額對申報所需材料進行分類規(guī)定，對于小額合同，可采用簡單的申報程序，對于大額或重要的合同，可以要求合同承辦部門提供包括合同相對方資質(zhì)資格文件、招投標文件等在內(nèi)的詳盡材料，學校進一步審查或復(fù)核；在審核環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格執(zhí)行合同審查會簽制度，加大合同審核力度，由合同承辦部門、財務(wù)處、法律事務(wù)室按照各自職責對合同的專業(yè)技術(shù)問題、法律問題、資金使用問題進行全面審核把關(guān)，合同中如涉及重大事項、不確定或有爭議的事項，應(yīng)提請合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進行討論；在簽署環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格規(guī)范合同專用章的使用，對于學校對外簽訂的各類合同，任何不具有法人資格的部門或單位都不能僅僅加蓋本部門行政章，而必須加蓋學校統(tǒng)一的合同專用章。③對合同履行進行動態(tài)、全程監(jiān)控，切實執(zhí)行合同履行跟蹤制度。[6]合同承辦部門須按合同約定，遵守誠實信用原則，全面履行規(guī)定的義務(wù)。在合同履行過程中，合同承辦部門及其他合同管理機構(gòu)應(yīng)加強對履行的動態(tài)監(jiān)督，對各個環(huán)節(jié)進行動態(tài)跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對履行過程中發(fā)生的合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時報告，法律事務(wù)室根據(jù)需要同專業(yè)律師研究案情、搜集證據(jù)、分清法律責任，并提出解決方案。④完善合同檔案管理工作。合同簽署后，合同承辦部門應(yīng)將合同資料及時歸檔，妥善保管合同正本、副本、談判記錄、往來函件、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，建立信息化合同管理系統(tǒng)。
2.2.3 加大法制宣傳及人員培訓(xùn)力度合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。學校應(yīng)積極開展合同法律知識的宣傳教育活動，通過培訓(xùn)會、座談會、經(jīng)驗交流會等多種形式，向?qū)W校各部門或單位普及《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，對合同管理人員的業(yè)務(wù)技能進行培訓(xùn)，增強合同管理人員的法制觀念和風險意識，提高合同管理水平。
參考文獻：
[1]劉立霞，孫玉榮.“高校合同管理工作探析”[J].《中國電力教育》，2009年7月下，總第141期，第198頁.
[2]程秋梅.“論法治視域下高校經(jīng)濟合同管理”[J].《教育財會研究》，2009年4月，第20卷第2期，第16頁.
[3]冉福松.“淺析新時期高校合同管理存在的問題與對策”[J].《經(jīng)濟師》，2008年第8期，第100頁.
篇11
1、1項目管理概述
項目是指在一定資源（投資、材料、施工機械等）約束下，為實現(xiàn)特定目的而進行的一次性任務(wù)，它具有整體性、一次性、目標性、生命期屬性、資源約束性、漸進明細性等特征。
項目管理與項目的概念相對應(yīng)，是在一個確定的時間范圍內(nèi)，為了完成一個既定的目標，通過特殊形式的臨時性組織運行機制和有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。
1、 2業(yè)主在合同管理中的作用
我國的高速公路建設(shè)市場，正在全面推行“項目法人責任制”、“招標投標制”、“工程監(jiān)理制”和“合同管理制”，按照市場經(jīng)濟原則和現(xiàn)代化企業(yè)制度進行工程管理。作為投資主體的建設(shè)項目業(yè)主，既是資金的持有者又是建設(shè)項目的所有者，按照項目法人責任制原則、不僅要對項目建設(shè)的過程負責，還要對項目建設(shè)的成敗和項目運行的好壞發(fā)展；既要負責籌措項目的建設(shè)資金，還要對建設(shè)過程、生產(chǎn)經(jīng)營及還款付息，直至發(fā)揮投資效益承擔責任。俗話說，一個事業(yè)的好的開始是成功的一半，項目建設(shè)的成敗在很大程度上影響著工程投入運營后效益的好壞。項目采用招投標選擇承包單位，用經(jīng)濟合同約束雙方的實施行為，聘用可靠的監(jiān)理工程師負責合同履行過程中的監(jiān)督、管理、協(xié)調(diào)工作，這些都是建設(shè)過程中有效的保證措施。
1、 3業(yè)主合同管理的任務(wù)
業(yè)主必須依法確定與承包商這間的經(jīng)濟權(quán)利和經(jīng)濟義務(wù)關(guān)系，并通過簽訂工程建設(shè)合同的形式將這種關(guān)系進一步的確立。有關(guān)法律、法規(guī)是簽訂合同的重要依據(jù)和保障，嚴格履行與科學管理工程建設(shè)合同，是業(yè)主控制工程投資、確保工程質(zhì)量的重要手續(xù)。業(yè)主對于合同管理的另一項任務(wù)就是通過加強合同管理，防范和減少合同糾紛。合同條款是公路建設(shè)當事人實施合同管理的法定依據(jù)。這就要求甲乙雙方在簽訂有關(guān)合同時，應(yīng)該就合同條款內(nèi)容進行認真研究、推敲，力求條款內(nèi)容完善、詞句嚴密、簽訂合同程序合法，雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。合同上認真地按照有效合同履行其職責，達到預(yù)防和減少合同糾紛的目的。
2、實施高速公路建設(shè)業(yè)主方合同管理體系的意義
2、1高速公路合同管理規(guī)范全面性的要求，現(xiàn)階段合同管理的研究還處于合同履行情況的管理，項目前期管理與施工合同管理聯(lián)系還不夠緊密，還缺乏全過程管理，全過程參與，全過程控制。
2、2嚴格加強合同管理，以合同作為以確參與方權(quán)利和義務(wù)，能防范減少合同糾紛，能提高合同管理的深度，是加強投資控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建設(shè)參與方素質(zhì)，增加各方競爭力的需要。
3、現(xiàn)階段業(yè)主合同管理系統(tǒng)建立的必要性分析
3、1規(guī)范的合同管理的需要：業(yè)主專業(yè)人員需要對招標合同相關(guān)條例的審核：建立專門系統(tǒng)的合同管理班子，如合同的簽訂嚴謹性不大，易為合同的順利履行留下隱患，使業(yè)主陷入被動境地，甚至給項目造成很大的損失。
3、2現(xiàn)階段合同管理停留在“重簽訂輕履行”階段的情況了；合同的簽訂具備了完善的順序，但合同的履行缺乏必要數(shù)量的管理人員按照合同的條款對項目履行情況進行檢查，形成對合同管理工作不夠重視局面，致使業(yè)主直到出現(xiàn)問題才發(fā)現(xiàn)原來合同早有上述規(guī)定，工程的損失卻無法彌補。
3、3業(yè)主合同管理職責落實到位要求，檔案管理部門與合同管理人員之間的工作關(guān)系必須調(diào)整好，檔案管理人員若干沒有及時向合同管理人員提供合同文件，合同管理人員也不主動向檔案管理人員及時移交合同文件資料，往往容易造成合同管理工作的被動和不到位。
3、4業(yè)主對合同管理全面控制，動態(tài)管理的要求，對于實際情況的變化，原先簽訂的合同條款不適合新發(fā)展的情況，這就需要業(yè)主合同管理人員具備全面控制，動態(tài)管理的意識，全面的對合同進行管理，包括業(yè)主與中標人簽約后合同管理人員根據(jù)項目實際情況的變化就項目出現(xiàn)的新情況對原合同條款進行補充與修正以適應(yīng)新情況。
4、合同管理體系建立的內(nèi)容分析
根據(jù)高速公路項目管理的實踐，其合同管理體系的主要工作歸納以下幾點：（1）制定訂立合同的策略，包括確定合同方式，設(shè)計合同體系，選擇合同條件，準備合同草本。（2）組織招標文件的編制，組織招標，組織合同談判和訂立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟蹤合同執(zhí)行情況，審核支付申請。（5）分析和處理合同變更，對照預(yù)算進行控制對各種合同條件和技術(shù)要求變化引起的爭議進行商務(wù)處理。（6）分析和處理索賠，預(yù)見潛在問題盡量減少索賠事件。（7）建立合同檔案和信息系統(tǒng)，負責合同信息處理和檔案管理。
5、合同管理需要先進的合同信息系統(tǒng)
為加強和規(guī)范高速公路工程項目合同管理與投資控制的工作，便于各層次管理及時、準確、動態(tài)的掌握工程各階段進度和投資狀況，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的標書管理、合同管理、變更管理、計量支付、投資分析和通信管理六個模塊，實現(xiàn)標書生成、設(shè)計變更、計量支付、投資分析數(shù)據(jù)的計算機處理并在網(wǎng)上共享，提高工程管理水平和工作效率。
5、 1規(guī)范清單及變更管理：該系統(tǒng)可為用戶提供了動態(tài)化、全面化的清單管理功能，通過此功能，業(yè)主可以更全面、更清晰的掌握整個工程的實際情況。對中標清單“暫定金額”計算進行了改進，可設(shè)定不參與計算暫定金額的清單項目，并可對暫定金額比例進行調(diào)整，同時，用戶可以在清單項目選擇的時候方便地選取需要加入的項目。在變更管理中實現(xiàn)了一般、重大變更均可做數(shù)量、單價、新增合同項目變更。
5、 2加強計量支付管理：鑒于以往工程施工過程中，計量支付業(yè)務(wù)不規(guī)范，給業(yè)主計量支付帶來很大困難，包括報表格式不統(tǒng)一、監(jiān)理審批過程繁瑣、業(yè)主監(jiān)控手段不完善等。在系統(tǒng)中，清單項目計量從每個憑證開始輸入，熱后匯總成中期支付證書；提供現(xiàn)清單中沒有的項目的暫計量功能（指已按照變更通知要求做，但設(shè)計變更手續(xù)未批復(fù)的項目，按暫定單價和數(shù)量計量）；暫定金額中列支項目：補貼、材差、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價，僅在計量支付模塊中輸入，不需在變更管理中輸入；同時提供了預(yù)付項目中的動員預(yù)付款與材料設(shè)備預(yù)付款支付與扣回功能；手工輸入保留金，當金額達到保留金的限額時用對話框提醒用戶注意，在輸入計量項目準確性和及時性，使歷史數(shù)據(jù)的查詢變得快速、有效，同時，利用系統(tǒng)適時糾正了審核中存在的疏漏問題，當計量數(shù)據(jù)大于合同數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動報警，及時發(fā)現(xiàn)工程計量支付中的錯誤與疏忽，使對工程的計量支付更有效準確。
篇12
司法機關(guān)檔案資源體系建設(shè)存在的問題
檔案信息資源系統(tǒng)建設(shè)，作為信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，是加快檔案工作融入信息社會步伐、推動檔案部門向多元化服務(wù)型角色轉(zhuǎn)變、適應(yīng)新時期社會和公眾需要的重要舉措。近年來，司法檔案的建設(shè)取得了一定的成果，門類比較齊全、結(jié)構(gòu)逐步合理、管理日益科學、裝備日趨精良、能有效為司法工作提供服務(wù)的檔案資源體系基本形成。但是，與國家檔案發(fā)展規(guī)劃相比，與國內(nèi)先進城市檔案水平相比，與司法工作和社會民眾要求相比，仍存在一些深層次的問題和矛盾。具體表現(xiàn)在：
1、從宏觀分析，檔案建設(shè)缺乏全局性戰(zhàn)略規(guī)劃
一方面，由于目前國家尚無全國統(tǒng)一、具體的檔案資源建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃，導(dǎo)致全國各地區(qū)、各級司法機關(guān)在檔案資源體系建設(shè)中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，形成了“以我為主，自成體系”的建設(shè)機制。另一方面，國內(nèi)學術(shù)和實務(wù)界對于檔案資源建設(shè)理論的研究欠缺，傾向于通過管理系統(tǒng)和計算機應(yīng)用提高檔案管理工作，而忽視了檔案信息資源的整合、利用、共享和安全保障。基于對檔案資源體系建設(shè)的內(nèi)涵和實質(zhì)內(nèi)容的理解差異，司法機關(guān)在體系核心、建設(shè)策略、建設(shè)原則、體系結(jié)構(gòu)等方面分化嚴重，“重硬輕軟”、“重信息輕實體”、“重系統(tǒng)輕信息資源”成為許多司法機關(guān)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀寫照，盲目投資，重復(fù)建設(shè)比比皆是，甚至破壞了檔案的完整性。
2、從管理分析，司法檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標準環(huán)境
標準環(huán)境包括兩個方面：一是法規(guī)、規(guī)范、標準。其內(nèi)容具有強制性，反映不同類別、不同業(yè)務(wù)流程下檔案在各環(huán)節(jié)工作的流程和規(guī)定。如法院系統(tǒng)了《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《訴訟文書立卷歸檔辦法》，檢察院系統(tǒng)了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》、《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》等。二是信息資源管理標準，涉及數(shù)據(jù)共享與交換的關(guān)鍵技術(shù)標準，如數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)樣式、元數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等。以上標準的統(tǒng)一與規(guī)范，是加強檔案規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容，是確保檔案資源系統(tǒng)建設(shè)根基牢固的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)數(shù)據(jù)無縫流通的關(guān)鍵。由于司法機關(guān)檔案部門組織結(jié)構(gòu)均為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與保管職能合一的體制，司法機關(guān)的專業(yè)檔案館(室)分別遵循最高法、最高檢的檔案規(guī)定，開展檔案的收集、整理、利用等工作，難以形成統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標準環(huán)境，制約了司法檔案資源跨地區(qū)、跨部門、跨門類的利用和共享。
3、從內(nèi)部狀況分析，司法檔案資源體系建設(shè)面臨著諸多制約因素
一是檔案缺位失位現(xiàn)象。個別檔案部門沒有樹立“大檔案”意識，不能突破從檔案保管者向多元化服務(wù)者角色轉(zhuǎn)變，缺乏檔案工作可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，檔案缺位失位現(xiàn)象普遍存在。二是受傳統(tǒng)檔案管理模式、館庫建設(shè)和人員綜合素質(zhì)等因素限制，司法機關(guān)弱化了對聲像、實體和特色檔案等檔案材料的接收，導(dǎo)致室藏檔案門類單一，普遍“車少貨缺”。三是“條塊分割”的弊端尚未革除。司法檔案均以各自形成單位利益為重，只注重本單位的檔案工作，“直筒式”的檔案管理系統(tǒng)居多，分散保管限制了檔案的整合。
建立司法機關(guān)“一體化”檔案資源體系的思考
1、“一體化"檔案資源體系的基礎(chǔ)分析
從政策方針看，國家檔案局局長楊冬權(quán)在2009年全國檔案工作會議上明確提出要從3個方面對檔案實體或檔案信息進行科學整合：“整合同一地區(qū)內(nèi)不同檔案機構(gòu)的檔案資源，整合統(tǒng)一系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機構(gòu)的檔案資源，整合不同系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機構(gòu)的檔案資源。”在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中明確：“實現(xiàn)‘大檔案’建設(shè)，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系成為‘十二五’期間的檔案戰(zhàn)略發(fā)展的主要任務(wù)。”司法機關(guān)的檔案改革趨勢勢必要跟上國家信息化建設(shè)步伐。
從理論研究看，“大檔案”資源體系建設(shè)一直以來是檔案實務(wù)和理論學術(shù)研究的熱點課題。2004年丁培良在《淺析集聚“大檔案”》一文已經(jīng)對“大檔案”進行，了深入的思考，也即“一體化”檔案資源建設(shè)的理論雛形。2005年，安徽和縣進行了檔案資源整合試點，引發(fā)了波及全國的縣級檔案管理模式改革的浪潮。在此之后，深圳、浙江等地作為先行先試的改革試驗田，在檔案資源建設(shè)方面取得突出的成績?yōu)椤按髾n案”理論奠定了實踐基礎(chǔ)。
從工作實踐來看，司法檔案在形成、內(nèi)容、利用、整理等方面存在特殊性，司法機關(guān)之間基于案件辦理所形成的司法檔案聯(lián)系相當緊密，互為參考，互為補充。
2、建立司法檔案“一體化”檔案資源體系的客觀原因
一是管理體制的創(chuàng)新。體制的創(chuàng)新將促成各管理機構(gòu)形成工作合力，尋求工作上的支持和默契。積極探索建立區(qū)域性有效調(diào)控機制，加強監(jiān)督和指導(dǎo)力度，推動資源建設(shè)全面發(fā)展。同時，體制改革能增進管理者之間的學習交流，拓寬業(yè)務(wù)聯(lián)系渠道和范圍，加強復(fù)合型檔案人才隊伍的培養(yǎng)。
二是有利于建立多樣化資源整合模式。“一體化”檔案資源體系能夠把實體整合和信息整合相結(jié)合，實行集中統(tǒng)一管理，針對各專業(yè)檔案的國標要求，進行科學規(guī)范化管理，最大限度保證檔案的歸檔率、完整性和安全性。
三是有利于資源共享，深化服務(wù)職
能。實現(xiàn)“多檔合一”，規(guī)避傳統(tǒng)管理模式所形成的管理壁壘，通過建立功能強大、海量的數(shù)據(jù)庫和安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門、跨門類的檔案資源共享，從而使社會、機關(guān)和用戶成為真正受益者，實現(xiàn)檔案資源查詢、利用的一站式服務(wù)，最大限度的發(fā)揮檔案資源的整體效益。
四是有利于減少建設(shè)成本和運行維護支出。體系的建設(shè)將遵循統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，穩(wěn)步推進、注重實效的原則，有效避免多頭建設(shè)、多頭投資，實現(xiàn)設(shè)備的合理規(guī)劃和配置，從而節(jié)約財政開支和日常維護費用。同時，體系的建設(shè)所籌集的專項資金也解決了各機關(guān)資金緊張的難題。
3、司法機關(guān)“一體化”檔案資源體系的建設(shè)構(gòu)想
建設(shè)“一體化”檔案資源體系意味著要打破長期形成的檔案管理體制，改變多年來的傳統(tǒng)管理模式，面對體制的改革、資源的整合、標準的設(shè)立、共享渠道的監(jiān)控等難題，任重道遠，卻意義非凡。
在組織管理架構(gòu)上，各級檔案館，尤其是市級以上檔案主管部門，應(yīng)該充分履行檔案統(tǒng)管和指導(dǎo)職能，將司法機關(guān)納入體系建設(shè)推進小組，憑借自身檔案專業(yè)和資源優(yōu)勢，統(tǒng)籌規(guī)劃，明確建設(shè)目標，分類指導(dǎo)，分層推進，分階段實施，做大、做強、做活檔案館。
在整合內(nèi)容和管理模式上，一是對分散在各單位的司法檔案進行實體整合或信息虛擬整合。經(jīng)濟和館庫條件較好的地區(qū)可以將實體移交進館實現(xiàn)集中管理，館庫條件緊張的地區(qū)則依托檔案資源數(shù)字信息匯集到檔案館系統(tǒng)進行虛擬整合。二是實現(xiàn)檔案信息整合。在統(tǒng)一檔案信息著錄、數(shù)字化處理規(guī)范的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)不同單位、檔案的信息整合，建立區(qū)域性檔案目錄中心或共享平臺。
在標準環(huán)境上，國家檔案行政管理部門應(yīng)盡快出臺系統(tǒng)的檔案資源體系建設(shè)的標準，以便檔案工作者有章可循，各地檔案主管部門也應(yīng)該結(jié)合司法機關(guān)特點，制定規(guī)范性的實施細則和管理規(guī)范。此外，還應(yīng)該建立科學的績效考核機制，確保檔案資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。
在人才培養(yǎng)上，各級檔案主管部門和司法機關(guān)要善于總結(jié)和工作創(chuàng)新，要支持、鼓勵和促進學者和檔案工作者對檔案資源體系進行研究，加強校地合作，提高業(yè)務(wù)水平，實施檔案資源建設(shè)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，使復(fù)合型檔案人才成為建設(shè)的中堅力量。
參考文獻：
1、丁培良，《淺析集聚“大檔案”》，中國檔案，2004，06
2、魏勤政，《大檔案熱的冷思考》，檔案管理，2006，02
篇13
民生檔案是指機關(guān)、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案，包括勞動就業(yè)、社會保障、教育、醫(yī)療、食品安全、社會管理等民生領(lǐng)域中形成的檔案。它是建立解決民生問題長效機制的重要基礎(chǔ)；是維護人民群眾合法權(quán)益的現(xiàn)實需要；是檔案部門服務(wù)大局的重要途徑。加快推進以改善民生為重點的社會建設(shè)，努力使全體人民學有所教、勞有所得、病有所養(yǎng)、住有所居，推動建設(shè)和諧社會，是我國改革發(fā)展關(guān)鍵階段社會建設(shè)的重點內(nèi)容和戰(zhàn)略目標，也是檔案工作服務(wù)黨和國家工作大局的前進方向。作者結(jié)合多年檔案基層工作經(jīng)驗，就如何構(gòu)建民生檔案工作聯(lián)動機制，更好地共享資源，服務(wù)和諧社會，談一些想法：
1 當前民生檔案管理工作中存在的問題
1.1 對民生檔案重視不夠
有的單位檔案人員變動頻繁，管理設(shè)備和經(jīng)費不到位，有的鎮(zhèn)、街和部門沒有專門的檔案室。特別是村、社區(qū)和企業(yè)基層單位的檔案管理薄弱，該歸檔的檔案沒有及時歸檔，檔案隨意保存的情況時有發(fā)生。
1.2 民生檔案管理政出多門各自為陣，沒有統(tǒng)一的管理體系
我市不同種類的民生檔案分別歸屬不同的部門管理，形成多頭管理問題，造成檔案行政管理資源分散、利用效率不高、信息溝通困難；部門之間協(xié)作配合差、管理規(guī)范不一致、管理方法不科學，查全一個人的民生檔案往往要跑多個部門。
1.3 民生檔案數(shù)量大、種類繁多、管理難度很大
我市民生問題涉及眾多領(lǐng)域和各個社會階層，形成的檔案數(shù)量大，種類五花八門，時間跨度很長，造成管理不到位，民生檔案資源存在散失和毀損風險。僅社保檔案就分為業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、財物檔案、個體工商戶參保檔案、部分破產(chǎn)、解體企業(yè)退休（職）人員檔案、個體工商戶參保人員退休檔案等六大類；還有各類人事人才檔案、物權(quán)產(chǎn)權(quán)檔案、教育教學檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、婚姻狀況檔案、收入情況檔案等。隨著民生事業(yè)的深入推進、民生領(lǐng)域改革不斷深化、民生檔案的覆蓋面也不斷擴大，民生檔案的庫存量每年以20%的速度增加，對民生檔案的管理難度越來越大。
1.4 管理標準和規(guī)范不健全
社保檔案執(zhí)行的是《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，部分條款已不適應(yīng)工作需要，醫(yī)保檔案和民營企、事業(yè)機構(gòu)則沒有規(guī)范的檔案管理辦法，造成檔案管理混亂，查閱不便。
2 構(gòu)建民生檔案聯(lián)動機制的對策
2.1 加強調(diào)研，協(xié)調(diào)涉民單位建立民生檔案工作聯(lián)動機制
針對檔案形成特點、管理現(xiàn)狀、利用服務(wù)情況，檔案部門應(yīng)制訂詳細可行的實施方案。一是系統(tǒng)性地開展民生檔案工作調(diào)研活動，將調(diào)研結(jié)果總結(jié)、探討，提出意見建議，及時反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。二是切實貫徹落實《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》等相關(guān)民生檔案發(fā)展的文件精神，組織召開涉民單位民生檔案工作協(xié)調(diào)會和民生檔案工作現(xiàn)場會，協(xié)調(diào)各涉民單位，構(gòu)建共建、共享民生檔案工作聯(lián)動機制。三是宣傳推廣典型經(jīng)驗，全面促進民生檔案工作的開展。
2.2 加強指導(dǎo)，多個領(lǐng)域發(fā)展民生檔案工作
各級檔案部門和廣大檔案工作者要立足實際，開拓創(chuàng)新，扎實工作，協(xié)調(diào)配合，在多個領(lǐng)域發(fā)展民生檔案工作。
（1）要積極開展新農(nóng)村建設(shè)檔案工作，在農(nóng)村和農(nóng)民服務(wù)方面要有新突破。在鞏固農(nóng)村建檔率的基礎(chǔ)上，圍繞村莊規(guī)劃、農(nóng)村養(yǎng)老保險、宅基地劃分、村級財務(wù)、計劃生育等熱點工作，開展檔案的收集、整理和保存。選擇條件好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）開展“示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)”、“示范村居”試點工作，組織召開“新農(nóng)村建設(shè)檔案工作現(xiàn)場會”，總結(jié)推廣先進經(jīng)驗。
（2）要大力推進社區(qū)建檔工作，努力提高基層和群眾服務(wù)水平。拓展社區(qū)建檔內(nèi)容，把民生檔案工作作為社區(qū)建檔方向，建立低保人群檔案、殘疾人檔案、優(yōu)撫對象檔案、貧困戶援助檔案等社保檔案，健全低保戶廉租房檔案和拆遷安置檔案，完善社會醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、殘疾人救助、孤困兒童等民生檔案。例如，為使全部社區(qū)加強建檔，曲阜市檔案局深入社區(qū)，積極開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 與市民政局聯(lián)合制發(fā)了《曲阜市社區(qū)檔案管理辦法》，編輯出版《社區(qū)檔案工作操作手冊》。
（3）要廣泛開展“檔案進家庭”活動，使家庭和民生服務(wù)有新亮點。可以與市機關(guān)工委、文明辦等單位共同組織開展以“建家庭檔案，促社會和諧”為主題的“檔案進家庭”活動；對有建檔需求的家庭開展義務(wù)指導(dǎo)和無償幫助，使之建立起具有一定規(guī)模的家庭檔案，從而成為全市的家庭檔案示范戶。
（4）要重點抓好社會保險檔案，使完善社會保障體系服務(wù)有新成效。積極聯(lián)系保險企業(yè)，促進保險檔案升級達標規(guī)范化；聯(lián)合房產(chǎn)交易中心、住房公積金管理處、婚姻登記處等多個單位建立起規(guī)范的房屋確權(quán)檔案、住房公積金檔案等，提高工作的規(guī)范化水平，拓寬了民生檔案工作領(lǐng)域。從而形成各部門共建共享民生檔案的聯(lián)動機制，使民生檔案工作規(guī)范化水平全面提高。
2.3 整合資源，完善服務(wù)，發(fā)揮民生檔案利用價值
（1）大力豐富館藏。重點接收涉及民生的檔案進館，不便于進館的通過目錄共享等多種聯(lián)動機制，建立完善包括土地延包檔案、社保檔案、醫(yī)保檔案、合作醫(yī)療檔案、養(yǎng)老保險檔案、房屋拆遷檔案、檔案、環(huán)保檔案、用工合同檔案、衛(wèi)生防疫檔案、疾控檔案等服務(wù)體系。針對部分企業(yè)改制過程中檔案流失的現(xiàn)象，可采取與改制企業(yè)簽訂《改制企業(yè)檔案移交進館責任書》，積極爭取市經(jīng)貿(mào)局支持的方法，將檔案移交工作納入企業(yè)破產(chǎn)程序，保證檔案移交與企業(yè)破產(chǎn)同步進行。發(fā)揮破產(chǎn)企業(yè)檔案在開展就業(yè)培訓(xùn)、辦理職工保險、促進社會穩(wěn)定等方面的重要作用。
（2）完善民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立包括婚姻檔案、知青檔案、公證檔案、勞模檔案等內(nèi)容的民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并對部分重要檔案進行全文掃描。
（3）加強民生檔案開放鑒定。優(yōu)先對館藏民生檔案進行開放鑒定，編制出開放目錄。按照《政府信息公開條例》的要求，建立政府信息公開查詢服務(wù)中心，開展政務(wù)信息公開服務(wù)工作，直接為群眾提供服務(wù)。
2.4 齊心協(xié)力，常抓不懈，建立健全民生檔案工作長效機制
結(jié)合民生檔案工作實際，可持續(xù)做好以下五個方面的工作。
（1）建立經(jīng)常性的涉民單位檔案工作協(xié)調(diào)會議制度。與各民生檔案管理部門建立起經(jīng)常性、互動式的協(xié)調(diào)機制，定期召開民生檔案聯(lián)席會，交流民生檔案工作情況，協(xié)調(diào)工作關(guān)系，統(tǒng)一部署工作任務(wù)，保持民生檔案工作同步發(fā)展、平衡發(fā)展。
（2）制定一個具體的民生檔案工作時間表，有計劃、按步驟地開展民生檔案收集整理工作，確保涉民單位不空檔、民生檔案門類不缺項、民生檔案資源不流失。
（3）推行民生檔案工作包保責任制，將涉民單位進行分解劃塊，責任到科室，并將民生檔案納入檔案年檢范圍，每年開展一次交叉檢查活動，確保責任落實到位。
（4）建立方便群眾利用的民生檔案查閱場所。設(shè)置民生檔案查閱場所，并配備便民設(shè)施、設(shè)備；深化“文檔服務(wù)中心”的作用，堅持服務(wù)群眾的優(yōu)良傳統(tǒng)，簡化利用手續(xù)，公布服務(wù)承諾，對弱勢人群利用檔案給以照顧，使服務(wù)凸顯人文關(guān)懷。
（5）全面提高民生檔案工作規(guī)范化水平，建立共建共享民生檔案資源體系，實現(xiàn)民生檔案的數(shù)字化和管理現(xiàn)代化。
【參考文獻】
