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事業單位；人力資源檔案；管理

事業單位人力資源檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分。它為事業單位選人用人提供重要的信息和依據。充分認識事業單位人力資源檔案管理的重要作用，分析其現狀，探討持續改進的措施，將會極大的推動事業單位管理改革，從而對事業單位管理的創新和發展將會發揮重要作用。

一、事業單位人力資源檔案管理的特點

(一)檔案材料內容單一，形式缺乏特性。

事業單位是知識分子聚焦地，所有技術人才的專業性和學術性，決定了事業單位職工大都是受過專業教育的人員，都具有突出的專業才能和個性，目前人力資源檔案的采集與記載不能突出這種獨立的個性特征。職工的科研成果、學習進程等資料收集整理極為分散，缺乏有效持續的歸納，職工的才能和特長并不能真切地從檔案中一目了然。

(二)檔案利用服務低下，創新意識淡薄。

事業單位人力資源檔案管理長期被認為就是單純保管、查檔工作。檔案管理者將大部分時間精力用于檔案的基礎性手工勞作和裝訂成卷等，卻忽略了檔案的開發利用。由于沒有對人力資源檔案材料做到透徹、詳盡的分析，造成事業單位人才數據庫的不完善，更談不上為事業單位領導決策層準確地提供后備人才支持。

(三)管理手段方法陳舊，設備設施落后。

現階段一些基層事業單位，人力資源檔案仍然采取傳統的手工化操作，方法繁瑣，操作困難，缺乏現代化的管理方式及手段，導致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現象時有發生。有些事業單位運用檔案軟件，只是簡單錄入職工個人基本情況、檔案目錄等基礎材料，職工的科研成果、著作、再教育等資料都沒有收集，導致人力資源檔案實用性不強。

(四)管理人員專業性不強，業務水平不高。

人力資源檔案管理專業性較強，對檔案資料收集鑒別及整合要求較高，但事業單位檔案管理者并非來自檔案專業，大多是從其它崗位上因年齡偏大轉崗而來，部分還是兼職檔案工作，檔案管理人員更換頻繁，對于數字化背景下的電子檔案歸檔等新技術不能熟練掌握，現學現賣的狀況特別普遍。

二、提升事業單位人力資源檔案管理水平的必要性

（一）有利于促進事業單位的可持續發展。

事業單位人力資源檔案管理，對事業單位的發展有著較大的影響，其可以幫助管理者充分掌握公司職員的基本情況，可以為管理者制定發展策略以及規劃提供必要參考。只有最大限度地利用人力資源，才能提高企業的競爭力，才能做到才盡其用。充分利用人力資源檔案，可以了解員工的特長，可以將其安排到適合的崗位中，充分發揮員工的聰明才干。

（二）有利于挖掘出員工身上更大的潛力。

事業單位在發展的過程中，管理者為了提高企業的經濟效益，必須對人力資源進行最大化利用，在調動工作時，一定要考慮員工的業務能力以及性格特點。人力資源檔案管理對員工的工作情況有著真實的記錄，在員工的職業生涯中，人力資源檔案有著重要的地位，加強人力資源檔案管理，是管理者重要的工作，人力資源檔案中還記錄著員工職稱的評定情況以及工資調整情況，對于特殊職稱的人員，需要對其工齡材料進行合理確認。

三、事業單位人力資源檔案管理的措施探討

(一)健全管理制度，改善硬件設施。

健全的、規范化的人力資源檔案制度是檔案管理者工作的依據。人力資源檔案管理工作繁復雜，要求有一套完整的規章制度來規范檔案的接收、保管、查閱等具體細節，確保人力資源檔案工作逐漸程序化、規范化和標準化。同時，積極創造條件應用計算機管理軟件提高檔案管理效率。通過人力資源檔案數據庫管理系統，增加存儲和檢索功能，建立人力資源檔案的動態管理機制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統計，保證檔案的時效性、真實性和準確性。加大資金投入，改善檔案管理的硬件設施，建設專用檔案庫房，分開設立檔案查閱室、檔案庫房和檔案人員辦公室，為人力資源檔案管理者營造一個良好的工作環境。

(二)豐富檔案內容，提高利用價值。

根據事業單位聘用崗位的多重性，及時更新調整人力資源檔案收集類目，著重收集反映醫務人員臨床教學科研能力的原始記錄和影像資料，對不同醫療技術人員以專業技能、知識水平、項目成果以及病患的滿意評價率等為內容，分別有針對性地收集和管理，形成系統的人力資源檔案管理體系，盡量發揮人才配置的最大作用，確保事業單位人力資源檔案更具全面的實用價值。

(三)優化管理隊伍，轉變服務觀念。

加強人力資源檔案管理者思想教育，促使檔案管理者不斷更新專業知識，提高專業技能。積極吸納檔案管理專業人員，優化事業單位檔案管理隊伍，為事業單位人力資源檔案管理注入新鮮活力。并相應提高人力資源檔案管理人員的福利待遇，不斷為事業單位其他各項工作的開展夯實基礎。同時，事業單位人力資源檔案管理者要逐漸改變長期以來的“保管員”身份和地位，要充分發揮主觀能動性，努力直接參與到檔案開發利用中去，積極為事業單位選人用人、政績評審等工作發揮強大作用。

總之，做好事業單位人力資源檔案管理工作，是優化事業單位人力資源的重要保障，是配合事業單位人事制度改革的關鍵。在事業單位管理不斷加快的前提下，充分發揮人力資源檔案管理的優勢和潛在價值，將會對促進事業單位體制改革發揮重要而深遠影響。

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人事檔案是新時期醫院檔案管理的重要組成部分，其主要內容分別包括考察和了解員工，為醫院人事調動和管理提供依據，人事檔案在醫院的發展中能夠為人力資源管理提供有效依據，形成醫院人事管理的支柱，是構建醫院文化的重要組成部分。人事檔案管理作為一項管理工作，在醫院中占據重要地位，它與人力資源管理密不可分，相輔相成，共同發展。人力資源的管理的實現需要人事檔案管理提供有效的認識信息，人事檔案信息則為人力資源管理服務[2]。只有在做好醫院人事檔案管理的基礎之上，才能夠充分發揮其對于人力資源管理方面的積極作用，進而提升醫院的競爭力。在新的時代背景下，應對嚴酷的競爭，促進醫院持續發展以及醫療事業的進步，提升醫院人力資源管理水平，充分發揮現代人力資源管理對提升醫院競爭力的優勢，將會是醫院人事檔案工作未來的發展核心。

二、新時期醫院人力資源管理對人事檔案管理的新要求

新形勢下，對于醫院人力資源管理提出了新的要求和挑戰，醫院的人事檔案想要更好的發揮其對于人力資源管理的作用優勢，就要適應時展需求，不斷進行調整和改革。新時期醫院發展趨勢具體主要體現在以下方面，分別是建立核心價值體系、多層次評價體系和職業化水平衡量。現代醫院核心價值體系的建立不僅僅是傳統道德方面的醫療行為，核心價值所代表的醫院與醫療文化已經成為了支持醫院長遠發展的重要力量。多層次的評價體系要根基于醫院發展實際，突破醫院傳統人事考核模式與現代人力資源管理理論相結合，多層次多方位多元化的形成對人力資源的評價，分析取得優質績效的元素并將這些元素的力量加以利用，從個人、各科室與部門，形成新的評價和組織模式。職業化水平的衡量是現代人力資源管理的重要標志，職業化要素由適應醫院醫療事業發展的眾多元素，諸如醫院職工的職業精神、職業道德等，從更細致的地方促進人力資源優勢的發揮[3]。

醫院面對的這些新的發展趨勢無疑對人事檔案管理工作提出了更多更高的要求。人事檔案的管理也要根植于醫院文化，體現醫院發展的核心價值體系，為增強醫院文化競爭力添磚加瓦。醫院評價體系的建立與人事檔案關系極為密切，是構建各級評價體系的信息基礎，因此，醫院人事信息也要從單一向多層次多元化發展，強化對個人、團體和組織信息的記錄和整理，為醫院評價提供輔助[4]。職業化趨勢的出現也要求人事檔案工作要加強對相關知識與情報的收集，為更好的利用職業化各要素提供幫助。

三、加強醫院人事檔案管理，適應人力資源管理新要求

人事檔案管理工作的革新要立足于醫院發展實際需求，依托于新時期技術優勢和信息優勢，借鑒國內外成功經驗，積極拓展管理職能，適應人力資源管理發展新趨勢，為醫院核心競爭力的提升做出貢獻。人事檔案工作的革新可從以下幾個方面入手：

1.提升服務意識

人事檔案管理作為醫院重要的服務部分之一，要適應發展需求，端正態度，更新觀念，以積極主動的服務完成自己的本質工作，為醫院人力資源管理提供更多有效信息，服務過程中，要深入與各部門、各科室，加強科室之間溝通交流，加強檔案內容建設，為人力資源的選人、用人、留人、育人提供輔助，將醫院文化的標簽深深根植于本科室，通過醫院全體職工的行為和服務提升其醫院中的地位，為醫院持續發展服務。

2.增強合作意識

人事檔案管理由于自身工作的特殊性，與其他科室交流和工作機會較多，在這個過程中，要通過多種途徑加強與各科室的協作聯系，為醫院實踐活動奠定良好的基礎。在醫院發展過程中，密切關注醫院各部門人化，關注醫院內大小事件，及時補充和輸入認識檔案信息，為人力資源部門的信息信息利用大好基礎[5]。在醫院的人事活動中，將各宗信息整合反饋給人力資源管理部門，加強溝通，并從本科室的協調功能出發在醫院內部形成相互聯合和幫扶的良好風氣，加強團結意識。

3.強化競爭意識

現代醫院在白熱化競爭中無一不說明了知識、人才是決定競爭成敗的關鍵性因素。人事檔案管理部門競爭意識的提升，所能夠做得就是提升自身工作效率，將效率轉化為對人才的把握，為人力資源管理部門服務，縮短信息收集和反饋的時限，在提升自身服務效益，強化與其他各科室合作、協調的過程中完成這個目標[6]。競爭意識不僅僅是針對醫院外部環境中的競爭對手，同時醫院部門內部也應當形成良性的競爭氛圍，比如對崗位的責任意識、對醫院發展的憂患意識等，將其引入人力資源管理范疇，通過相互作用更好的完成醫院發展目標，在激烈的競爭中創造更好的效益，為醫院贏得良好的信譽。

4.科學的管理制度與檔案分類系統

在人事檔案的管理工作中，要建立起科學、合理的管理制度，順應醫院發展趨勢，對從前不合乎情況的制度進行整改，以醫院發展需求為基準，切合實際應用管理需要，建立起更加人性化的管理條例。對于檔案管理部門來說，除了要在檔案的收集上保證完整與及時，還要做好對各類資料的考證與鑒別，保證檔案收錄信息的真實與有效，能夠為人力資源管理部門的工作服務，在檔案的整理方面，要科學建檔，以嚴謹、認真的管理態度完成各項工作，與人力資源部門建立直接服務通道，在互動的過程中對檔案信息進行補充和完善，期間還要注意檔案的安全性建設，避免醫院信息外漏，造成損失，保護醫院的利益[7]。

人事檔案分類方面，要根據醫院內部實際情況進行分區管理，分類系統的建設要與醫院檔案管理信息化建設同步，利用信息技術平臺細致、完善分類系統，突破傳統分類格局，建立起更加優質、高效的分類服務系統。知識經濟時代，人力資源管理的新需求要求不斷完善認識檔案，當檔案內容的建設上要注意動靜結合、橫縱結合、定量定性結合。比如橫向上，除了要關注醫院職工的思想水平、政治覺悟，還要延伸到他的個人能力、工作情況和興趣性格等，在縱向上，除了要能顯示其有效的個人信息，還要盡可能的反映其就職后的生活與工作現實。這些只是檔案建設的其中一個方面，隨著新形勢下醫院在管理上要求越加嚴格化，更多的信息都可以被充實內檔案，比如近期考核、工資水準、獎懲情況、深造情況、工作成就等，這些都可以作為新的補充內容充實人事檔案，雖然看似瑣碎，但是其中的有效信息對于人力資源管理部門進行人事安排和調動都是極為有效的信息，能夠提升信息利用率，為醫院內部人事工作提供有價值的參考[8]。

5.醫院人力資源檔案信息化建設

在新形勢下，人才是醫院發展的核心，醫院必須重視人事檔案管理，促進人事檔案管理的科學化、信息化、數字化，利用有效的人事檔案信息，為醫院的人才選拔與開發提供有效的決策依據，從而為醫院發展建立起人才信息庫。基于此，醫院的人事檔案管理，應適應現代信息化發展要求，強化人事檔案信息化建設，建立起科學先進的人事檔案信息化管理系統。首先，建立醫院認識檔案自動化管理系統。人力資源管理部門應從醫院實際出發，在人事檔案管理實踐中，在實現辦公自動化中形成的人事檔案信息或對已有的圖像、圖片、音像等人事檔案資料實施數字化處理（如對人力資源紙質檔案信息進行掃描，圖像資料進行格式化轉化等），使其形成數字化的人力資源信息。同時，醫院要根據自身實際，積極開發檔案管理系統，并注重接口的數據兼容性，使其與醫院的辦公自動化系統相互聯系，做到數據共享，確保醫院認識檔案信息的真實完整性。其次，醫院在人事檔案管理中，還需強化數據庫建設，做好人事檔案目錄輸入工作，運用規范化的輸入方法，確保人事檔案信息查詢的信息化。而且在掃描與轉化紙質人事檔案時，還需對轉換后的檔案實施加密處理，確保其原始性。再次，在醫院的人事檔案信息化建設中，還需對人事檔案進行嚴格的訪問權限設置與管理。醫院的認識檔案管理人員應對相應的政策與法規進行仔細研究，在提升醫院人力資源部門在檔案管理中的服務水平的基礎上，對人事檔案中的各類信息資料進行嚴格控制。在這一過程中，相關的管理人會員應運用加密技術，對于醫院人事信息通用數據庫的資料進行分類處理與加密設置，并設置相關的認證機制，防止非法用戶的惡意攻擊。

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二、人事檔案管理對人力資源管理的負面作用

1.虛假的人事檔案材料能夠阻礙人力資源的合理分配，虛假的人身檔案掩飾了檔案的真實性，如果存在這些缺乏真實性的人事檔案，那么人事檔案將失去使用價值。由于現在技術手段的提升出現了很多偽造學歷、偽造學士學位、個人簡歷造假、年齡造假的情況頻發，使人事檔案管理產生很多問題。檔案如果存在不對稱的信息將直接影響人力資源的合理分配，讓很多有才能的人員喪失就業機會。

2.如果人事檔案材料的管理缺乏集中性，使人力資源的管理效力降低。人事檔案需要客觀全面的介紹一個人的真實狀況，現在人事檔案材料中存在檔案內容抽象，材料簡單不細致，這樣很難通過檔案了解一個人的真實情況，對于企業通過人事檔案選拔人才的時候沒有任何參考價值，以至于直接影響到員工的正常晉升等等。

3.人事檔案材料管理方式陳舊，時效性不高，使人力資源的管理效率降低。我國現在已經步入了信息化時代，由于經濟的發展促進了科技的發展和創新，因此，人事檔案的管理方式、管理制度以及管理體系都需要及時更新，這樣才能適應社會的發展。如果人事檔案管理方式落后、管理制度得不到及時更新、管理體系不進行改革，那么直接影響新制度、新方式、新體系的發展，導致人事檔案管理效率不高。由于我國很多城市的人員的流動性大，如果不及時更新管理制度和技術水平，勢必將跟不上人事管理規劃的步伐，使人力、物力、時間大量的浪費。

三、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用

1.人事檔案它的具體內容是記錄了員工一生的個人經歷及其日后發展過程，企事業單位通過人事檔案才能真正了解一位員工的過去，從而通過檔案來衡量一名員工真正的發展潛力，從而有效避免人才被埋沒，企事業單位還可以通過人事檔案中的有效信息，最大限度的了解人才能否為自己的企業效力。

2.利用人事檔案企事業單位對人才能力的不同合理的安排適合他們的工作崗位，充分發揮人才的特長，為企事業的發展合理配置人力資源。

3.人力資源需求主要源于組織內部，真實有效的人事檔案能夠分析組織內部人力資源狀況能否適應快速發展的社會，從而制定科學的人力資源管理機制。

四、現代化的人力資源管理需要完善的人事檔案管理

1.人事檔案管理過程當中，應該及時更新規章制度，這樣才能適應人事檔案管理制度的發展，建立科學化、規范化、合理化人事檔案管理制度，才能幫助人事檔案管理更具有制度化與法制化。在人事檔案的管理中要建立完善保密的檔案材料傳遞系統，對人事檔案的登記過程進行監督，真正實現動態管理，通過先進的科學技術手段來擬補人事檔案管理不足，還能將以前丟失的檔案材料查找出來，保證了人事檔案材料的完整。

2.將人事檔案集中納入人力資源統一管理中，人事檔案能夠更加真實的反映一個人的全貌，做為人事檔案的管理人員需要采取現代科學手段及時有效的更新全體人員的所以與工作相關的情況，在工作中為全體人員建立真實的人事材料，充實檔案的具體內容。

3.人事檔案管理人員要具備較高的政治素質、良好的職業道德，拓寬檔案管理人員的知識領域，才能提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好的適應全新的檔案管理方式。同時我們對于檔案管理人員的服務意識要進行提升，更好的為人力資源管理和高層決策提供有效的服務。

五、人事檔案管理對于提高人力資源管理的作用分析

1.檢索工具要進行科學的完善，建立合理的人事檔案管理目錄人事檔案檢索工具要具備多種類、高功能、檢索效率快，檔案檢索工具要滿足檔案信息保存的需要，我們要滿足檔案與日劇增的需求，我們要建立檔案數據庫并根據數據庫的情況建立檔案的檢索目錄。檢索工具要設計的簡單方便使用，符合人事檔案使用的習慣，符合檔案內容資料和形式特征。

2.人事檔案管理人員要參與單位的薪酬管理制度為了能夠更好的提高人事檔案管理在人力資源管理中的作用，作為檔案管理工作人員要參與單位薪酬評判，從而制定合理的薪酬制度。逐步推廣績效工資，增加業績，制定績效考核機制、獎金分配機制。

3.做為人事檔案管理人員要進行定期的教育培訓，并建立獎金與工作掛鉤機制提升人事檔案在人力資源管理中的作用，人事檔案管理人員要進行定期的教育培訓。比如對檔案管理技術維護人員提供培訓教育課程，這對于建立完善的員工檔案提供幫助，對日后晉升、評定職稱有一定的幫助，為員工獎金評定提供重要的參考依據。

4.人事檔案管理必須與人力資源管理相適應采用現代化科學技術管理手段對人事檔案信息進行有效的管理，利用網絡信息化管理方式爭強人力資源部門與外界人才之間的溝通交流，從而開放交流模式。伴隨我國知識經濟的進步，人力資源對于企事業單位的發展日益明顯，現階段的人才流動非常頻繁，促進了人才質量的提高。而政治體制的改革與深化，人事檔案社會化開發式管理模式將成為普遍使用的人力資源管理模式。

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一、人力資源管理中人事檔案的重要性

人事檔案在人力資源管理過程中的作用不可小覷，它是甄別人才、選用人才的重要科學依據。一個與時俱進的人事檔案管理系統能促進人力資源的開發和利用。人事檔案管理需要適應現代化的管理，積極拓展其職能，為人力資源開發提供服務。

(一)協助發揮人力資源功能的最大化

人事檔案全面記錄一個人的履歷和才能表現，人事檔案具有歷史憑證價值與參考價值，能幫助組織尋找“千里馬”。人事檔案可以全方位的展示一個人的發展過程，也能夠預測其未來的發展方向，幫助我們及時發現有用的人力、避免丟失有才能的人才。依據人事檔案提供的這些信息能夠幫助我們更好地甄選人才，運用人才。物盡其用、人盡其才。最大限度的發揮人才的潛能。

(二)促進人力資源配置的最優化

利用個人的人事檔案能夠進一步了解人員的有關信息，進而能夠對其進行科學有效的管理，根據每個人的能力和特色，進行合理的資源配置，“因事而擇人，因人以治事”。把人才配置到最適合的崗位上去，充分發揮其才能，促進各部門、各地區合理有序的人才流動。這樣一定程度上避免了人才流失和結構性失業。能夠迅速、合理的配置人力資源，使人力資源配置的效果達到最優。

(三)實現人力資源規劃的科學化

人事檔案為人力資源管理提供了最基本的信息，它儲存了個人全部的信息，是管理核心“人”的過去經歷和未來發展的真實寫照。影響人力資源規劃的主要是內因，所以在做出人力資源規劃之前必須嚴格分析人事檔案是否適應組織內部人力資源的發展和新要求，實現人力資源規劃的科學化。

二、人事檔案管理中存在的問題剖析

(一)人事檔案管理制度缺乏創新性

現階段，我國人事檔案管理的制度，從檔案的收錄、甄別、歸類、入檔、檢索等環節相對滯后，需要查備的檔案不能有效、準確的提取，不能真實、完整地反映一個人的歷史全貌。人事檔案管理中，對于不符合時代要求的規章、制度，必須要革新，及時根據新形勢改革檔案管理制度。最重要的是建立科學、規范的人事檔案管理制度。同時要不斷的豐富和完善檔案信息，使得人事檔案工作更加制度化、科學化、規范化。為人力資源管理工作更好地服務。

(二)人事檔案管理缺乏連續性

流動人員斷檔現象嚴重。隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有緊跟上步伐。雖然造成這種現象的原因是多方面的，但是總的來說還是缺少統一的檔案管理系統。一個完整的人事檔案數據庫能夠讓讓人事檔案的管理能夠跟隨個人自由流動、更新，而不會造成斷檔、空擋的現象。只有將檔案各人、各時期、各地方形成的有關德能勤績廉的所有材料都集中統一形成整體的信息資源，才能保證其得到充分的開發和利用。

(三)人事檔案管理的缺乏信息化

信息時代里，電子計算機在檔案信息化管理中的作用越來越大，其重要以收集信息、傳遞查閱為主要功能，是一種現代化的管理手段。部分單位和地區已經嘗試使用電子檔案，但是由于軟硬件的更新跟不上，也很難取得較好的成效。另外，檔案管理人員缺乏專業知識，導致信息輸入錯誤、檔案歸類不準確、搜索結果混亂等問題。這種計算機信息系統并不健全，也不能夠正確地發揮其在人事檔案管理中應有的用處。人事檔案只有建立一個系統、科學、規范的電子信息系統，才能夠更好地開發人事檔案信息資源，才能更好地為人力資源管理效力。

三、人力資源管理對人事檔案發展的新要求

(一)創新現代人力資源管理理論

人力資源檔案管理應具有鮮明的時代特色。首先，人力資源檔案管理緩解了知識經濟時代國家和社會對人力資源信息的巨大需求和傳統的人事檔案管理之間的矛盾。它是對傳統檔案的充實和完善，是對現有相關檔案集成。所以我們要創新觀念，以改革的精神、發展的眼光審視人事檔案中存在的“人才壁壘”、個人缺乏個人合理的檔案信息知情權等問題。通過改革管理體制、改善管理服務方式和擴展服務內容，來適應現階段我國人力資源管理中對人才的迫切需要。

(二)加快人事檔案管理信息化建設

對人事檔案實行計算機信息化管理，這是一項革新、更是一項突破。在信息高速傳遞的時代，人事檔案的管理對信息技術極其依賴。只有通過信息技術，才能使得產生于不同機構、不同測評標準的信息實現融合。在美國已有80%左右的人事檔案實現了信息化管理。結合我國當前的新形勢，我們應該加快檔案信息數據庫的建設，可以借鑒先進地區、典型案例。優先建設現有館藏目錄數據庫和部分檔案數據庫。帶動加快檔案信息資源數字化步伐。同時要加強對不斷加入的新信息的管理，參照電子政務、電子商務的先進經驗，最大化的利用電子政務的平臺來推進檔案信息化的建設。如今社會已經進入了信息時代，我們可以充分利用電子信息，可以把不需要保密的人事檔案信息實現共享，提供更加優質、高效的人力資源檔案信息服務。

(三)轉變人事檔案管理模式

人事檔案的管理，不僅要“有重點、保準確”，更要全面、完整、實時更新，確保人事檔案能夠全面準確地反映個人的材料，成為人才的“信息庫”。人事檔案管理者的工作應該實現從檔案的實體管理向對檔案內容的開發利用的轉變，發掘傳統實體檔案的深層次價值，把“資料庫”變成“人才庫”。在人事檔案的管理上，現代人事檔案管理具有明顯的數字化和網絡化的特點。它又是在我國人事制度改革進一步，每個人正在由“單位人”變成了“社會人”，人才流動范圍不斷擴大、頻率不斷增加的背景下提出的。在管理上，應該具備社會化和集中化的趨勢。最后結合我國建設服務型政府和法制社會的背景，在人事檔案的管理上，應采取開放式。爭天下者必先爭人，“人”是一個國家的核心競爭力，隨著經濟全球化和信息時代的到來，科學有效的人力資源管理機制的重要性不言而喻。人事檔案管理和現代人力資源管理是一個完整統一的有機體。一個健全的人力資源管理機制里必然包括一個完整的人事檔案管理體系。合理利用我們手中的人事檔案，做到知人善用，促進人力資源管理工作不斷提升和進步，進而提高整體的核心競爭力。

參考文獻:

［1］陳社初:《淺談干部人事檔案科學管理》，機電兵船檔案2008

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一、人力資源檔案管理的含義

這種模式是在我國社會主義市場經濟條件下建立的一種新模式，它與經濟的發展規模和信息化程度有著密切的關系，當今社會是一種開放的、高度信息化和持久創造力的社會，它需要專業的高技能的人才和藍領人員都不可或缺的人力資源配置。其模式有以下兩個方面的含義。

1、檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

現代市場經濟的建立和深化，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人力資源管理制度而言有許多前所未有的問題出現，因此新型的人力管理制度應運而生，這也使人力資源管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人力管理重要組成部分的人力資源檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構即政府層面來講，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，已建立了具有較強社會性的人力資源檔案管理機構，如各省市人才交流中心建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向當地社會，其管理對象包括該區域范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人力資源服務。

2、人力資源檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人力資源檔案的政府管理部門、管理對象和服務對象的社會性，決定了人力資源檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位自身的人事機構行使，所包含的內容簡單，來源單一。而現在的人力資源檔案管理機構，其人力資源主要是該管轄區域范圍內的各類人員，但由于社會分工不同而使人員具有不同身份，集中后其檔案內容也非常豐富多樣。

二、人力資源檔案管理的特點

人力資源檔案管理具有以下兩個特點：

1、隨著改革的深入和信息化程度的提高，人力資源檔案管理越來越趨向于社會化開放式模式，它與傳統人事檔案管理形成模式互補、并存發展現狀。這兩種模式，各有利弊，如傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本單位使用等方面具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的人力資源管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。檔案管理工作者在實際檔案管理工作中應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人力資源檔案管理模式更加充實與完善。

2、人力資源檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于不固定人員檔案管理

由于不固定工作人員主要是由辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技、管理等人員組成，其檔案與一般人事檔案比較而言，流動人員一般沒有固定的單位，其工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的地方對人力資源市場管理還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進工作方式，提升服務質量。

三、人力資源檔案管理的意義

在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解?？梢姡谏鐣髁x市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

隨著企事業單位人事制度改革的推進，人們的就業自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變為“社會人”，人力資源檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人力資源檔案發揮其應有的使用價值。隨著我國改革的日益深化，各單位對人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世紀的競爭是人才的競爭，現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據，因此我們必須重新認識人事檔案、人力資源檔案管理工作的作用和重要意義，使之更好的服務社會、服務大眾。

參考文獻：

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[5]邱雯.企業人力資源管理模式研究[D].廈門大學，2002

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（二）戰略性

現在人力資源強調人的自然性，員工工作時要注重產出和開發的效率。在現在社會中人力資源是競爭最激烈的，投資要謀求長遠的發展，因此在現代人力資源管理視角之下，檔案管理要具備良好的戰略性，將人作為戰略開發的核心內容。

（三）前沿性

在進行人力資源管理時，用發展的戰略角度來看投資決策和預算，不是以最省為主要目標，而是要在可以短期的計劃之內，投入一定的資金，讓人員的產出得到最佳的狀態。在現代人力資源管理中，要以投資的眼光來看待檔案管理工作，要培養人吸引人、開發人、激勵人，關注這些投入所產生的價值。

（四）系統性

在現代人力資源管理中，為了提高投入產出的效益，要有組織的利用人力資源，制定合理的選拔、任用、培養、激勵、調任等政策，進行全方位全程全面的檔案管理，從而讓人力資源的配置與結構組合發揮最好的整體效益。在人力資源管理中，一般要注重以下方面：第一，對人力資源外在要素的管理，依據物力和人力的配置，進行恰當的培訓、協調和組織，讓人力和物質利益保持最佳的比例狀態；第二，要注重內在的要素管理，使用現代化的手段，對人的心理思想行為，進行管理，激發人的主觀能動性，提高工作效率，達到組織目標。

二、人力資源管理視角下的檔案管理策略

（一）進行規范化的檔案管理模式

醫院人事檔案管理是要時刻分析科學化和規范化的管理模式。醫院的人事檔案管理部門以及相關的人員，要認真地學習科學發展觀，轉變傳統的日常管理模式，在現代人力資源管理的視角，進行適當的管理。不斷的提高服務的效率、服務質量、服務效益，讓人適應人才管理需求。醫院人事檔案管理工作，要依據干部檔案工作條例，收集干部基本情況，定期的補充相關的工作，和其他的部門進行緊密聯系，不斷更新新的信息。還要不斷豐富并認知結構，由于現在醫院采用公開擇優評定的制度，相關的材料要及時地補充到人事檔案中來。工作人員要認識到管理落后弊端，對個人信息進行文憑學歷管理、戶籍管理、個人表現管理，將信息進行融合，統一管理。

（二）進行系統化的檔案管理模式

醫院人事檔案管理部門要采用動態的管理方法，將每個人不同階段的真實面貌、個人特色、專業水平、科研成果都補充進來。醫院人事檔案管理工作要將體現個人特色，和個人相關的平行相關的內容補充進來，還可以將個人的誠信材料加進去，本人學歷發生變化之后要及時更新。醫院員工的工資情況、黨團材料、獎懲材料、專業技術職稱材料、學歷材料等都要進行及時的更新，實現動態管理。

（三）進行信息化的檔案管理模式

在現代人力資源管理的視角上進行檔案管理，要充分地發揮現代信息技術的功能，使用信息技術計算機技術與通信技術，做好檔案信息的保存、管理、處置工作，從而提升檔案管理的效率。管理人事部門要建立醫院的檔案管理書，實現數字化的人事檔案管理，能夠在軟件的幫助之下進行檔案的搜索查詢評價功能。還要不斷的擴大信息的內容，在醫院的職稱晉升、人才培養、干部聘等方面，可以及時的查詢，保證公正性和合理性。首先要建立全國性的標準的、通用的、先進的人事檔案管理信息庫，讓管理流程自動化，信息資源數字化。其次要進行網絡化管理體系和全文數據庫建設，管理工作人員將使用頻率高的重要材料，使用掃描儀設備輸入到計算機文件中，成立全文數據庫。還要在信息技術的幫助之下建立人事檔案信息和個人電子檔案系統，結合社會和單位的意見，進行動態化的維護管理工作，保證人到哪里，檔案就能跟隨到哪里。

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二、作用績效

（一）客觀透明的評估體系。人力資源檔案歸根到底是基于一定媒介載體的對個人活動進行記錄的原始信息集合。紀錄型信息的首要要求就是真實客觀，以現實為依據，這樣的數據才能具有基本的說服力和可考證性。“權力在陽光下運行”，不僅是政府的口號，也應該成為企業的準則，人力資源關系員工和企業的發展方向和健康程度，絕不能被權力和私欲掌控，只有客觀透明人力資源檔案，才能客觀公正地評估職工能力、業績，建立起科學的人事管理“常態化”機制。

（二）激勵員工、科學決策。如今的傳統人事檔案管理所造成的“上級搶功”“空降兵”現象飽受詬病，“上品無寒門”使得員工沖勁磨完后變得懈怠、缺乏上進動力?！皞€人比團體更關注自己的利益?！眮啴?斯密曾說，人力資源檔案管理可以為員工的獎懲、調動、培養提供最真實客觀的依據，是員工進步的階梯，當然會激發員工的工作熱情，切實提升員工能力，進一步合理規劃企業管理安排，優化企業部門結構，保證科學決策。

三、動力來源

如上所述，人力資源檔案管理可以為企業績效帶來如此顯著的作用，那是什么使人力資源管理檔案在新形勢下煥發出新活力？對其動力來源進行分析有利于進一步有效利用人力資源管理。

（一）人力資源檔案管理新特點。得益于信息技術的進步，加之人力資源檔案本身具有內容擴展性，相對于傳統人事檔案，大數據處理技術與檔案學的豐富賦予了信息化的人力資源檔案渠道寬泛、載體多樣、信息充足、作用廣闊的新特點，互聯網使這些既相互聯系、又相對獨立的信息組成一張無事不包的信息網，形成互參共享的“1+1>2”的有機整體效果。這些特點既是其優勢所在，同時也為企業的人力資源檔案管理的能力提出了新的挑戰。

（二）管理訴求。一旦經過信息化，具備新特點的人力資源檔案管理，能滿足企業的哪些管理訴求？其一，降低管理成本，提高管理效率。數字化建成后，勢必能達到精簡檔案管理人員，增加數據錄入與提取便捷性，提高數據準確性的目的。其二，信息及時更新，滿足動態化需求。人力資源變動頻率高，對數據的動態化和精確度要求高，經過信息化后，對檔案的管理變得隨時隨地。其三，打破人事界限，綜合協調。使檔案記錄的嚴格要求與分散的主體、多樣的信息以及差異化管理之間的矛盾得到調和，減少各自為政，各部門之間可以以統一的標準共同努力。

四、建設策略

管理人力資源主要可分為兩個方面：一方面要對保護已有人力資源，積極引進補充新的人力資源。另一方面要進行資源優化配置，使其發揮最大的經濟效益，為企業的可持續發展添磚加瓦。

當前的人事管理存在的問題主要有：企業領導者注重直接利益，忽視了人力資源檔案信息化建設所能產生的長期效益。另一方面，多級層的管理模式、制度約束的缺位和專業人才的缺乏，使得檔案管理人員本身缺乏專業技能和崗位責任感。因此，筆者認為可以從以下兩個方面進行人力資源檔案管理的建設：

（一）制度化與觀念轉變。人力資源檔案建立不難，難的是對它的利用。避免將其視作程序化的“空殼”，將人力資源檔案管理作為日常的制度化的企業活動，“強制性”有時是確保發揮基本功能的最佳武器。制度化的前提是進行徹底的觀念轉變，領導重視和專業素質培養缺一不可，將人力資源檔案管理放在戰略性地位，作為日常評估活動的“母則”。

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1 醫院人事檔案的含義

醫院人事檔案是醫院按照黨的干部政策在培養、選拔和任用 干部等工作中形成的記載職工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是真實反映職工個人經歷、素質水平的憑證和依據，是全貌地考察、了解和正確選拔使用人才的重要依據。

2 醫院人事檔案工作中存在的問題

現在的醫院人事檔案管理的落后主要表現在以下幾個方面，一是醫院人事檔案管理制度落后，與醫療衛生事業的發展及醫院選拔和使用醫療衛生事業人才程序的日益簡化不相適應。二是醫院的人事檔案工作管理體制機制落后，缺乏創新性、突破性和激勵性，不能適應新形勢的需要，阻礙了醫院的長遠發展。三是基礎設施及管理手段落后，不適應現代化、信息化和科學化的要求。醫院人事檔案管理部門微機、網絡、場地和保管器具等基礎設施設備缺乏，不能滿足日常管理的需要，人事檔案的收集、整理、歸類和編目等工作大部分是靠手工操作，干部人事檔案電子信息化管理系統功能沒有充分利用和發揮，人力、物力耗費較大，同時，人事檔案的頻繁查閱也造成了一定程度的磨損和意外的丟失。四是人事檔案管理人員素質落后，人事檔案的綜合利用不充分。醫院人事檔案管理是一項系統化的工程，需要具備檔案管理知識、醫學知識、計算機網絡技術等多方面專業才能的人員來管理，而醫院的人事檔案管理人員大多為非檔案管理專業人員，專業及業務技術水平及計算機使用能力等均不能滿足醫院檔案管理信息化、智能化的要求，不能夠從醫院人事檔案中發現有用的信息的能力，也就不能為醫院的醫療、教學、科研和管理的發展服好務，成為了制約醫院發展的重要因素之一。

3 新時期加強醫院人事檔案管理的幾點建議

新時期，醫院人事檔案管理要與衛生政策、衛生事業的發展、醫藥衛生體制改革、人事分配制度改革和醫院發展相適應，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的信息優勢，激勵和引導醫院職工在各個專業及領域的素質和能力全方面展現出來，為醫院更好地選拔和使用優秀人才提供真實可靠有力的依據。

3.1 提高對醫院人事檔案管理的認識，增強管理意識。醫院人事檔案管理要立足于服務于人事管理、服務于醫院發展，要使醫院領導層、管理層和人事檔案管理人員充分認識到醫院人事檔案是一項非常重要的信息資源，是醫院人員個人經歷和社會實踐的重要記錄，是其業務能力、工作表現和實戰業績的重要反映，醫院人事檔案管理工作是醫院人事工作的重要組成部分，是醫院管理不可或缺的一部分，重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，是促進醫院人事制度改革，合理配置醫院人力資源，促進醫院衛生事業發展的重要舉措，使領導及人事檔案管理人員能夠強化服務意識，將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時獲取有效的信息，使普通職工能夠積極參與和支持人事檔案的工作，主動為人事檔案管理人員提供線索和材料，使檔案管理工作能夠有序進行。

3.2 建立健全的人事檔案管理制度。加強醫院的人事檔案管理必須首先明確人事檔案管理職責，醫院要把人事檔案管理工作作為醫院重要的日常工作之一，對人事檔案管理存在的問題主動查找、全面分析、認真研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理和考核制度，并確保各項制度得到落實。

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隨著信息技術和網絡技術的快速發展，人力資源檔案管理已經漸漸地擺脫傳統的模式，慢慢地呈現新型管理模式。但在新型管理模式的形成過程中，人力資源檔案管理出現了很多方面的問題。其中對人力資源檔案管理的認識不足是重要的一個方面。人力資源檔案管理的認識是關系到企業生存和發展的關鍵因素。所以對它有正確的認識具有重要的作用。但是很多人對人力資源檔案管理的認識不正確，導致對人力資源檔案管理的誤解。他們認為企業人力資源檔案管理與企業和自身的利益無關，就完全忽視人力資源檔案管理的作用。他們還誤認為人力資源的檔案管理無非是將員工的工作經歷的機械的記載和傳承，毫無意義。其實這些看法完全錯誤。企業人力資源的檔案管理對于生產力的發展有重要的作用，它能夠實現人才的流動的人才的充分利用。所以企業的管理者和其他的員工應該正確的認識人力資源檔案管理并且重視它的作用。

1.2人力資源檔案管理的水平不足

目前很多企業不重視人力資源檔案管理，主要表現在，人力資源檔案管理人員沒有專業的技術水平，也沒有專業的知識，甚至有的人員沒有經過專業的培訓。所以他們對于人力資源管理工作沒有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎樣展開工作就怎樣展開工作，沒有考慮工作任務，更沒有認真完成工作的態度，甚至有的人力資源檔案管理人員是兼職，這樣低水平的人力資源檔案管理師目前存在的普遍現象。這嚴重的影響了人力資源檔案管理的工作效率和工作質量。

1.3人力資源檔案管理的硬件設備缺乏

人力資源的檔案管理的硬件設施的匱乏也是導致人力資源檔案管理質量的重要因素之一。有些企業的檔案館名存實亡，名義上有著檔案館的存在，實際上沒有起到它相應的只能。嚴重制約著人力資源檔案管理質量的提高，還有的企業人力資源檔案管理的設備落后或者不齊全，這也是明顯的問題。

1.4社會環境影響嚴重

十的召開，提出了加快經濟發展應該堅持社會主義市場經濟的體制，很多企業只是也企業的經濟效益放在首位，完全忽略人力資源檔案的重要性。因此在這種大的社會環境的嚴重影響之下，一些小的企業更是不重視人力資源檔案管理的價值的重要的意義，一味地進行投資和開發研究適合企業獲得經濟效益的項目。這樣使得員工也同樣忽視它的重要性，導致整個社會出現這種不良的氛圍。這樣造成了只是重視追求利益而忽視了對人力資源檔案管理重要性的培養。

1.5缺乏健全的人力資源檔案管理制度體系

企業人力資源檔案管理制度體系的不完善主要表現在難以收集企業人力資源。人力資源檔案歸檔范圍沒有明確的標準。比如不同行業的企業都有涉及內容復雜的項目，并沒有明確的標準規定明確需要加入歸檔范圍的項目。如果只是根據不同行業的企業需要來確定，這具有相當困難的操作性而且很難實現。其次，企業的人力資源檔案形成需要許多的部門，這導致了形成途徑多而繁雜帶來的困擾。有時候每個部門不能明確自身的工作內容，當真正出現問題的時候，各個部門互相推卸責任，不能及時找到負責的相關部門，嚴重降低了解決的效率。也會對檔案的收集產生不能忽視的影響。

2解決人力資源檔案管理問題的措施

2.1健全人力資源檔案的管理制度

健全的人力資源檔案管理制度的建立是保證人力資源檔案管理工作順利進行的必要環節。首先企業應該建立正確的合理的人力資源管理制度，這樣才能實現檔案的有效管理，明顯避免不稱職的工作人員出現的工作態度不認真的問題。其次要求管理制度能夠簡明扼要，因為過于繁瑣的管理制度會導致人力資源檔案管理質量的下降。再次是要保證管理制度的全面，由于企業的領導或者是員工都要遵守企業的人力資源檔案管理的制度，所以應該體現制度的公平性，這樣才能夠實現管理工作保質保量的完成。要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源管理制度。最后，要體現管理制度的威信和威嚴，必須明確獎懲制度。

2.2提高人力資源檔案管理功能

人力資源檔案管理的功能應該進一步的得到提高和改善。這樣才能加強人力資源檔案管理記錄真實而且更加全面的內容。這樣使人力資源的檔案管理能夠更好的實現其功能，保證企業在激烈的市場競爭中能夠長期穩定的發展。

2.3提高人力資源檔案管理人員的素質

人力資源檔案管理的核心是人力資源的管理人員。由于很多企業的人力資源檔案管理人員的工作態度不認真或者缺乏專業技術知識，導致整體的人力資檔案管理人員的綜合素質不高，這直接影響人力資源檔案管理工作的順利進行。所以提高人力資源檔案管理人員的綜合素質具有十分重要的意義。隨著信息技術和網絡技術的快速發展，傳統的人力資源檔案管理方式已經漸漸地會被淘汰，所以人力資源管理人員應該掌握相應的計算機技術，不斷提高檔案管理能力，在企業定期的專業知識培訓中學到有利于人力資源檔案管理發展的知識的技能。

2.4人力資源管理的信息化建設

過去長期以來，人力資源檔案管理模式都維持著全封閉或者是半封閉的狀態。所以對于對于開發和利用檔案信息資源的想法，就只是想想而已，如果真正想要實現這個目標，還是個挑戰而且還很有難度。這種落后的檔案管理模式制約著檔案信息共享的步伐。而且隨著信息時代的到來，這樣傳統的管理模式已經不能夠滿足信息社會的各種需求。所以解決人力資源檔案管理信息化的問題迫在眉睫。企業越來越凸顯出需要人力資源檔案管理的信息化建設，這樣可以大大提高人力資源檔案管理的效率和質量，同時還能夠極大程度的提高人力資源檔案信息資源開發利用的能力，最終實現實現人力資源檔案的信息資源共享?？焖侔l展的科學技術對社會的每個行業的發展都帶來了十分巨大的挑戰，所以人力資源檔案管理應該擺脫傳統的管理模式，更加充分的利用現代信息技術實現人力資源檔案管理的新形式。所以應該利用信息化建設實現人力資源檔案管理模式的轉變，信息化的應用能夠降低人力資源檔案管理的投入成本，而且能夠極大程度的規范業務流程，提高人力資源檔案管理的基礎管理。人力資源管理信息化建設，將先進的科學技術應用到企業的人力資源管理部門，實現更好的管理模式。

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人力資源檔案一直承擔著作為選拔和管理人才主要依據的重仟。然而目前我國一些單位的人力資源檔案管理卻面臨著異常尷尬的局面：“死檔”、“棄檔”、“無頭檔案”不斷出現，人力資源檔案改革不僅成為學術熱點，更成為一種社會現象。本文圍繞著人力資源檔案管理中出現的不足討論對策，將檔案的改革放置在人力資源管理的視野下，將其與我國的人才政策、機構改革、經濟發展的現狀緊密聯系起來，探討管理方法的改善。

二、人力資源檔案管理的現狀剖析

1　人力資源檔案管理的機遇

人才強國戰略、人們法制意識的提高和檔案工作的數字化趨勢直接導致了人力資源檔案工作的產生，而巨大的市場需求、已有的檔案管理體制和信息化建設的經驗則為人力資源檔案工作的開展提供了良好的機遇。

(1)人事檔案社會化管理的市場需求巨大

首先，個人的“社會屬性”進一步增強，人才流動頻繁。主要體現在以下三個方面：

第一，事業單位人事制度改革的進一步深化。全面推行聘任制度，破除干部身份終身制，把聘任制作為事業單位一項基本的用人制度。第二，國家公務員錄用、考核標準的。國家公務員也開始實行考核和公開辭退制度。隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現，干部的競爭擇優和正常流動機制正在形成。第三，人事的成熟和人事派遣的產生。

(2)檔案管理制度體系建設的初步完善

人力資源管理方面，初步建立了檔案管理制度體系。經過了多年的探索和總結，中央組織部和人事部陸續頒布了多個政策、條例，使得人力資源檔案整理工作有規可循，如《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《流動人員人事點檔案管理暫行規定》，可以說我國已經建成了初步層次的人力資源檔案管理制度體系。

2　人力資源檔案管理的挑戰

由上可見，我國的人力資源檔案管理工作都取得了一定的成績，但同時在現實的工作中也暴露了不少問題，為人力資源檔案工作的推行設定了不少障礙。

(1)現有的人才服務機構不夠理想

目前，我國社會上出現許多非規范性的人力資源檔案管理和服務機構。由于人力資源檔案管理是需求巨大，各種中介機構應運而生。他們的成立大都是受利益原則的驅使，他們的目的就是為獲得單位或個人的經濟利益，往往會忽視社會效益。而且在具體操作上也缺少統一、規范的程序。即使是合法的人才服務機構，它在人事檔案管理和服務上的質量也難以讓人滿意。

(2)管理體制上的多頭管理和檔案部門的管理缺位

我國目前的人力資源檔案管理體制中存在著嚴重的分散性，縣級以下機構的人力資源檔案歸多頭管理，隸屬混亂。而且多頭人力資源檔案管理也存在于個人信用檔案的管理過程中，主要表現為管理方法雜亂，條塊分割嚴重，總體層面各自為政。多頭管理造成的后果包括“棄檔”、“死檔”數量不斷增多，不利于對其進行標準化和現代化管理；易造成職責不清，互相推諉扯皮的現象。

三、人力資源檔案管理方法的改善展望

1　以信用和業績材料為重點，注重及時更新

人力資源檔案材料內容的多元化，誠信和業績是人才業績的重點，因此，在人力資源檔案材料中應包括個人基本信息、教育經歷信息、工作經歷信息、獲獎情況信息、工作業績信息等。同時對人力資源檔案的建設是分階段進行的，建檔時收集的是基本信息、協議書、學歷驗證報告、勞動合同復印件等需要歸檔的材料；建檔后又分為必須歸檔和可以歸檔的材料，根據工作性質的不同而進行選擇，在保證管理質量的同時，增強實際工作的靈活性和可操作性。

2　雙方關系的契約化，強調對材料的鑒定

首先，法制性體現在申請人與管理機構的契約關系上。人才服務中心負責人力資源檔案的建檔和管理工作。申請建檔的人員先要簽訂協議，人力資源檔案服務中心為當事人保密等、其次，人力資源檔案中心負責對材料的審核，以保證其真實性。單位形成的材料須有單位蓋章，規定要同本人見面的材料(如處分決定、組織鑒定等)，一般應有本人的簽字，人力資源檔案中心的誠信部會發函到他們人事檔案所在地，對材料內學歷、職稱和個人獎懲情況進行審核，審核報告同樣須經檔案所在地蓋章。

3　利用信息技術，保障相對人的知情權。

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在進行人力資源管理的時候，企業的文化在人事檔案管理中占據重要的分量，企業要根據自身的企業文化，制定人事檔案管理的相關政策。

（二）建立不同層次的價值評估政策。

在進行人事檔案管理的過程中，在傳統的管理中，一般都是定期對人事進行考核，現在，在對人力資源進行管理的過程中，應該加大人力資源考核評價的力度，將原本單一的考核體系轉變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領域的角度發展，在人力資源管理的過程中，不僅僅要分析個人的素質，同時也要注重其對企業的績效做出的貢獻，將個人的成績與企業的績效結合在一起，對人力資源的績效進行全方位的考察。

（三）建立以績效為方向的薪酬回報機制。

在企業內部，一定要完善員工的薪酬體系，運用薪酬來激勵人力資源，將人力資源的態度和能力作為薪酬回報的基礎，強度個人力量與團隊力量，強調企業內部合作的機制。

（四）將職業化作為評價人力資源管理水平的重要指標。

職業化指的是在人力資源管理的過程中，要具有一定的知識體系和專業技能，管理人員要具備一定的職業素質和道德，能夠自覺地遵守值得規范，能夠按照職業規范的內容去管理。

2企業人事檔案管理工作中存在的問題

現在，企業在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的，這些問題直接影響到了企業進行人事檔案管理的效率，限制了企業的發展。

（一）企業的服務意識薄弱，沒有上進心。

企業在進行人事檔案管理的過程中，其管理思想不能與時俱進，比較陳舊，在人事檔案管理過程中，管理人員不能創新管理內容，缺乏開拓進取的精神，沒有從根本上認識到人事檔案管理是一項服務型的工作。

（二）企業在進行人事檔案管理的過程中，沒有較強的合作意識。

企業在進行人事檔案管理的過程中，他們都是進行單獨管理的，各個部門沒有加強溝通與合作，但是，企業的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對獨立的，二者沒有進行有效地溝通，這就導致了企業在進行人事檔案管理的過程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。

（三）企業在進行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。

企業在進行人事檔案管理的過程中，人事檔案管理的各個環節缺乏制度的約束，導致認識檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序實現檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。

3加強企業人事檔案管理的工作，促進企業人力資源管理的新要求

（一）企業內部要強化服務意識

在新時期，企業人事檔案管理人員要轉變工作態度，要變被動為主動，積極地為人力資源管理部門提供服務，強化服務意識。

（二）企業人事檔案管理要強化合作意識

企業在進行人事檔案管理的過程中要實現人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協作，實現二者相互聯系、相互依存，人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實的資料，使人力資源管理部門在工作的過程中有據可依。

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一、現代人力資源管理與人事檔案管理的關系分析

現代企業中，人力資源管理主要是對人才的合理開發、配置和利用等方面進行研究，使其可以在企業中發揮應有的價值，促進企業完成生產、銷售等任務。人力資源管理，會涉及很多的學科，如管理學、心理學、社會學等。企業在用人的時候，會對人才進行崗前培訓，對人才進行職業生涯發展規劃，并對人才的業績進行考核與評估，滿足企業對人才的需求和要求。在企業發展過程中，人才的支撐是基礎，也是企業人力資源管理的主體和客體。在市場競爭中，人才的競爭也是非常激烈的，企業人才的流動性不斷加強，人才流失越來越嚴重，對于企業發展不利，因此應重視對人才的管理，人才的管理水平。在企業人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進行管理，從而更好地考察員工，對員工進行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據，在人事檔案管理工作中，發揮著非常重要的作用，可以發揮人力資源管理的職能，推動人力資源的配置，可以有效地對人力資源管理進行預測。因此，在企業發展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協調統一的。

二、加強人事檔案管理的重要性分析

首先，人事檔案是企業在人才的選用、用人非常重要的依據，是人力資源開發的重要工具。通過人事檔案管理，可使企業的管理者對這些人才有更深刻的認識，可以詳細掌握每個人才的優點和缺點，優化人力資源管理機構，使得人才結構可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業等方面進行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓和培養有非常好的促進作用，使得人才可以快速地適應企業，發展自己的技能，更好地為企業服務，成為企業需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項工作都可以正常開展，企業的各種業務和工作也逐漸細化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業的人才都是企業所需要的。利用人事檔案管理可以加強對現有人才的培訓工作，使得人才具有更多能力，可以適應企業對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。在對人事檔案統計和數據分析過程中，可以了解人才的各種優點和缺點，有針對性地提升人才的素質。人事檔案的利用，可以促進人才合理的流動，調動員工的積極性。因此，在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一部分，是人力資源管理的重點。最后，人事檔案管理的有效利用，人事檔案管理的規范性，有利于對企業中的人才需求進行預測。在實際應用中，通過對人事檔案信息的整合，為企業人才利用提供有效的信息，使得管理人員可以更清楚地認識到企業的人才缺口，人才如何配置，提升崗位設置的科學性，提高人力資源管理的效率。一方面，企業中環境的變化，對于人才的需求也發生了非常大的變化，企業利用人事檔案進行分析，可以對企業中人才缺口進行掌握，這樣可以更好地從外部招聘，或者從企業內部盡心培養。另一方面，通過人事檔案的利用，可以更好地進行人力資源發展規劃，在引進和儲備人才過程中可以防止成本浪費，保證人才的引進是企業發展所需求的。

三、人事檔案管理問題分析

（一）人事檔案管理重視度不足。當前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認識，認為人事檔案管理不夠重要，從而導致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的發展步伐，難以發揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規范，管理職責不夠明確，導致人事檔案管理不能達到預期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴重影響人事檔案管理的質量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發揮應有的價值，不能有效地服務于人力資源管理。

（二）人事檔案管管理手段落后。傳統人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設施比較落后，信息技術利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些信息資源，對這些信息數據進行加工；另一方面，一些單位數字化管理效率低下，采用的是紙質方式進行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。

（三）人事檔案利用價值不高。檔案管理的目的最終是要服務企業，要合理地利用這些檔案才能發揮出其重要的價值。然而當前在很多單位中沒有重視到對檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經歷等基本信息，沒有詳細了解人才的素質、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實情況，因此沒有發揮人力資源管理的合理配置作用。

四、人事檔案管理在人力資源管理中的運用

（一）建立完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作中，應不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現對人事檔案的分類和整理。在精細化管理過程中，分開管理企業在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環節進行合理的安排，重視引進高素質人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復，工作效率低等問題，檔案管理人員應該提升服務意識，提高自身的專業管理能力，從而更好地為企業服務。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進行詳細的核查、統一管理，提升管理的效率。

（二）規范人事檔案分類系統。當前，企業在人力資源管理工作中，其方式和內容與以往有非常大的差別。在管理工作中應做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據。在收集信息過程中，需要對這些數據信息進行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創新性。當前在人事檔案管理中需要及時補充已有的信息，刪除重復信息和無意義信息，通過整理與更新，體現出人事檔案的價值，也反映出工作人員的態度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽稱號、反映工作業績以及保險與職稱評定等方面作為非常重要的數據依據。在人事檔案管理中，應不斷提升管理的規范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。

（三）完善人事檔案信息管理系統。數字信息時代的發展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機，建立信息化管理系統刻不容緩。首先，應建立完善的人事檔案數據庫，分析和整理數據，整合資料數據，使得這些數據信息可以在企業人力資源管理中得到運用。其次，通過先進的信息技術強化人事檔案信息化建設，加強人事檔案工作人才的交流與服務，實現資源共享。最后，利用先進的數字技術，實現人事檔案的數字化處理，提升檔案的準確性，保證檔案的真實性，有效提升檔案管理的效率。

（四）提升人事檔案的利用價值。企業不權要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應用，體現出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據，豐富人事檔案內容，增加人事檔案價值，保證企業可以錄用更多高素質，思想政治覺悟高，專業能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應積極轉變思路，在人事檔案管理工作中應不斷創新，積極主動做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業提供服務。

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二、人事檔案的重要作用及價值

1.人事檔案管理對有效發揮人力資源實效有著助力作用。人事檔案是企業進行選用人才以及提拔員工的重要依據，同時也是企業開發利用人力資源的必要工具。企業可以利用人事檔案對員工的過往經歷及現狀進行全面了解，從而有目標性的對企業人力資源管理架構進行調整，以便將人力資源管理的相關內容進行有效優化。在此基礎上，企業管理者可以通過人事檔案對人才的年齡、性別、技能及興趣愛好等基本情況有充足了解，以此進一步提高人員配置的實效，從而實現人盡其才的工作目標。2.人事檔案管理對人才培訓和整合有著促進作用。在新形勢背景下，企業不能一味地利用人力資源，還需要定期對其進行科學化且合理化的整合及配置，從而保證企業各項工作的順利開展。與此同時，由于企業的部分業務逐漸開始細致化及繁瑣化，企業對于人才的要求也開始出現多元化。因此，企業可通過利用人事檔案工作并依據人資現狀大力開展相關培訓工作，可以有效提升企業的人才競爭力。特別是要對人事檔案中的內容進行數據統計，以便更加準確且直觀地掌握現下企業人才的知識以及技能的薄弱環節，從而提高人才培訓的效果。再者，有效的利用人事檔案還可以促進人才在組織之間的合理性流動，將人才的主動性以及積極性做到充分調動。綜上所述，人事檔案管理在促進人才培訓及人才整合工作當中有著較大的助力作用，是現下人資管理當中的重點所在。3.人事檔案管理有利于科學化且合理化需求預測。人事檔案無論在決策上還是管理上都具有重要的咨詢作用，可以對人才需求進行科學且合理的預測。通過有效的利用人事檔案，可以提升企業崗位配置更具科學化及合理化，繼而最大程度上降低人力資源成本。由于社會環境以及企業環境的持續發展及變化，企業針對人力資源的管理需求也會逐漸變化。因此，需要企業制定出符合現狀的人力資源管理規劃。利用人事檔案中的數據信息，開展集中分析，從而了解并掌握企業現下人才儲備及缺口情況，以備開展具有目標性的人才引進工作。再者，依據人事檔案中的數據信息進行人力資源規劃的擬定工作，可以有效避免人資管理浪費成本，為人力資源與企業發展目標實現供需平衡提供有效保障。

三、在人力資源管理的視角下人事檔案管理的現狀問題

1.沒有足夠重視人事檔案管理工作。當前，大多數企業還沒有對人事檔案管理有足夠的了解和認識，并未將其當作重點工作看待，導致人事檔案管理制度始終沒有得到完善及建設。同時，人事檔案的真正價值也一直未曾有效發揮。再有，現下大部分企業還沒有對人事檔案管理的工作流程、工作內容以及工作職責進行詳細劃分，造成人事檔案的管理工作缺乏規范性，且企業在人事檔案管理當中無論是人力、物力投入還是財務投入均顯不足，這對于人事檔案管理的工作效率以及工作質量都有著不利影響?；谝陨显?，造成了人事檔案管理無法有效服務于人力資源管理的局面。2.檔案材料管理方法陳舊，降低了人資管理效率?，F下，有部分企業在人事檔案管理當中選用的工作模式過于陳舊，沒有充分利用信息化技術及設備，造成無法準確且全面地通過人事檔案了解人員的詳細情況。主要體現在兩個方面：其一，由于企業人事檔案管理系統的功能過于單一化，還停留在僅能對人事信息進行簡單的錄入工作，無法深層加工人事檔案中的信息數據，從而難以發揮出人事檔案的決策和管理咨詢作用。其二，企業還沒有綜合利用數字掃描技術以及數字微縮技術對紙質人事檔案進行有效的數字化管理，繼而造成人事檔案的利用效率和管理效率均無法得到有效提升。3.沒有全面的人事檔案延伸信息，致使利用價值低。大部分企業在人事檔案管理工作當中都存有重管理輕利用的現象，對人事檔案信息的延伸及擴充沒有做到足夠重視。大多數企業在進行信息資源收集的過程當中將重心僅放在文化水平程度、年齡、性別以及工作經驗這些基礎信息上，而對于個人綜合素質及心理健康情況等深層次的信息收集較為忽視，從而形成了無法全面了解員工真實情況的現狀，使人事檔案難以在人力資源管理中發揮應有的作用。

四、在人力資源管理視角下人事檔案的實施策略