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2.財務檔案信息化的特點

隨著財務信息化的進程，財務人員日常工作大多在計算機上完成，使財務信息化檔案管理的特點日益明顯：載體多元化，利用效率高，信息量大等，同時也有易受電腦病毒的侵害等不足之處，但財務管理信息化是一種必然的趨勢。

A.財務檔案的信息化

作為各種工程建設項目管理的重要內容，財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中，并達到節約建設投資的目的。財務管理需要進一步提高管理的科學化、精細化水平。隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，財務檔案信息化管理是當務之急。

B.財務檔案信息化的特點

一方面可以將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。例如：電子財務檔案易于修正、復制和重置，便于、提交和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中。另外是隨著信息科學的發展，當前數據統計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數據便于計算、分析，可以方便、快捷獲得所需結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。極大地提高了工作效率和工作質量。

3.財務檔案管理信息化的主要內容

A.搞好數據的挖掘和整理，建立數據庫，及時采集動態數據

檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案就是財務檔案的數據采集基地，是數據存儲、處理、查詢和管理的數字化信息服務作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立財務檔案數據庫，并依據財務檔案的內容分類建立若干個主要數據庫，如標準制度、原始憑證、會計賬簿、工作資料等等，數據庫一經建立．應立即著手數據的錄入，將本單位的財務資料存儲于數據庫。

電子財務檔案是指存儲于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料，它具有無可比擬的優越性，能夠很好地適應財務檔案的發展需求。與傳統的財務檔案相比，電子財務檔案有許多優點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印成紙質材料；電子財務檔案便于計算、分析、快捷獲得所需信息。

B.搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率

檔案的最大價值在于利用，財務檔案管理信息化的實現將為財務檔案信息的充分利用提供廣闊空間，建立完善的財務檔案信息網絡，一方面將上級的文件、本級各單位的棚關文件直接錄入或轉換錄入檔案數據庫，減少檔案人員的重復采入工作，保證檔案信息的完整性；另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，通過電子郵件等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，財務檔案在線管理和使用功能，可實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越。

C.搞好財務檔案管理輔助決策系統建設

科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和使用。由于信息量大，僅憑有關人員的經驗來處理總是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統，以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。

4.財務檔案的科學管理

A.規范財務管理

財務管理的規范方面，首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質有待提高。一些單位尤其是機構較小的單位沒有獨立的管理體系，也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序需協調。某些項目在管理中欠缺注重自身規范性，會給項目違規使用資金提供方便之門，也對財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便，直接影響賬目的可靠性和有效性，為日后的信息化處理埋下巨大隱患，所以需嚴格規范管理。

B.加強財務信息化管理的實效

電子化逐步取代紙質化的過程中，電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清，更新不及時，往往導致數據統計不夠權威和有效。其次，財務信息化不能促進科學化和準確化，信息化程度還有待提高。

C.財務檔案的信息化管理

首先，部門領導層對財務管理信息化重視意識的培養。這要求領導團隊本著對國家、對集體以及對個人負責的態度，重視單位財務管理工作，嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內容，確保財務信息的可靠性。另外，培養財務管理人員的信息化素質，提高財務人員信息操作水平；嚴格財務、會計人員的執業資格認證。在財務管理過程中，自身要有信息分辨和處理的素質，需要專業而持續的學習和培訓，才能在財務管理信息化的應用中發揮實效。

D.信息網絡建設安全

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關鍵詞 ：高校；財務檔案管理；信息化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A doi：10．3969／j．issn．1665－2272．2015．10．019

收稿日期：2015－03－20

高校財務檔案是高校財務信息的重要參照依據。伴隨計算機網絡快速發展，傳統的財務檔案管理已經不能滿足高校財務檔案管理需要，實現財務檔案信息化管理是信息化時代下財務檔案管理發展的唯一趨勢。

1 高校財務檔案管理現狀

1．1 缺乏規范的財務檔案管理制度

目前我國的財務檔案管理已經進入了電子化管理，但是還沒有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒有按照標準的管理制度進行，管理有很大的盲目性。財務檔案管理的規范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過去的部門和人員調整過來的。

1．2 缺少財務檔案載體保存條件和安全措施

由于信息化財務檔案管理是以計算機電子文件的形式進行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲事物，一些情況下磁盤容易產生物理反應致使卷曲，直接導致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子財務檔案和紙質財務檔案相比，紙質財務檔案要比電子財務檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子財務檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數據無法讀取。

1．3 財務檔案管理人員整體素質不高

從財務檔案管理工作人員從整體的實力來看，我國現有的財務檔案管理人員很難適應不斷發展的管理工作，在信息化財務檔案管理工作中跟不上發展的需求。很多工作人員不但學歷比較低，而且對有關方面知識掌握的比較少，思想比較保守。很多工作人員適應不了現代化管理方式，習慣于傳統管理模式，短時間內不能接受新的管理模式，這就給管理帶來了一些問題。

2 高校財務檔案的信息化管理

2．1 提高管理的標準化

財務檔案管理中的標準化管理，主要指的是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在財務檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時對財務檔案柜硬件設施購置了，并制定統一的使用方法、管理、調度標準，使財務檔案在實際的管理中，實現制度化，對工作過程中生成的有保存和利用價值的材料進行分類、整理。

2．2 進一步推進信息化建設

近年來，隨著互聯網技術和計算機的普遍運用，傳統財務檔案文件逐漸被電子文件與數字財務檔案所取代，出現這種現象也是信息化社會對財務檔案管理工作的客觀要求。財務檔案信息管理是通過數字化開發財務檔案中所蘊藏的豐富信息，將“死財務檔案”變為活信息，滿足社會綜合需求和利用。數字財務檔案建設的基本條件和前提則將財務檔案信息資源數字化，如果無法實現數字化，那么財務檔案信息網上傳遞和財務檔案智能化服務就無從談起。為此，財務檔案管理工作人員要敏銳地感受當代社會信息的變化，積極挖掘各種有價值且可利用的信息。

2．3 加強安全保障體系建設

財務檔案資源是我國各類信息資源中最重要的部分，隨著信息化建設速度變快，安全性問題也隨之凸顯。由于電子財務檔案和紙質財務檔案相比有很大的脆弱性，根據電子財務檔案管理特點有針對性的實施防護，安全防護也需要按照“分層實施，均勻防護”原則對財務檔案的安全性建立安全防護體系。

2．4 提高人員素質

首先要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查，對于一些素質低下，專業知識不精和有關方面知識不精的人員謝絕錄用，錄用高素質和高技能人才，只有這樣財務檔案管理工作才能更快的發展；還要加強人員業務的培訓，不斷加快現代信息技術中具有高層次信息人員的培養，注重對在職人員業務的培訓和繼續教育，在知識結構進行不斷更新中，提高財務檔案管理人員業務水平，使得財務檔案管理中的計算機網絡和相關技術盡快掌握，讓他們能夠跟得上日益發展的業務知識，從而適應新的崗位需求。還要對計算機專業人才引進，開展業務培訓，使得財務檔案館網絡化工作跟進。此外，應注意加強財務檔案人員法律法規知識的培訓，促使財務檔案管理人員及時了解財務檔案管理新法規和新動態，對財務檔案工作具體內容的更新能夠在第一時間把握。

3 結語

在信息化時代下，要有突破舊觀念的決心，積極運用現代技術，創新財務檔案管理工作，加快財務檔案信息資源的開發和利用速度，使得財務檔案資源在信息服務網絡化、信息管理標準化、數字化等方面的建設水平不斷提高，使高校財務檔案管理工作能夠更好地發展和運行，從而使財務檔案信息更好地為人們服務。

參考文獻

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收錄日期：2015年2月2日

高校財務檔案管理信息化是指高校財務檔案管理部門在科學收集、整理、歸檔、開發、利用、存儲和管理各類高校財務檔案時大量運用包括數字化、網絡化在內的現代信息技術，最終形成財務檔案信息資源科技含量高、財務檔案資源存儲便捷安全、財務檔案信息查詢迅速準確、財務檔案管理全面電子化、財務檔案載體實現環保無紙化的高水平的高校財務檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發展，高校財務檔案出現了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強、內容更新迅速、標準變動頻繁等。高校財務檔案的新特點不僅給高校財務檔案管理工作帶來新的挑戰，而且也對高校財務檔案管理工作提出新的要求，而加強高校財務檔案管理信息化建設無疑可以主動應對和適應這些新特點的有效措施，進而全面提高高校財務檔案管理的現代化水平。

一、高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題

1、領導重視不夠，基礎設施投入不足。高校財務檔案管理信息化建設成功與否在很大程度上取決于學校領導的重視程度。高校財務檔案管理信息化建設是一項系統工程，是一個關乎高校發展全局的工作，做好財務檔案管理信息化建設需要高校各部門的配合和協作。目前，許多高校領導對于財務檔案管理信息化建設重視不夠、認識還不全面，導致高校財務檔案管理信息化建設速度滯緩。有些學校將財務檔案信息化看作是財務部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統的管理模式，按照以往的思路辦事，財務部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。此外，高校財務檔案管理信息化建設的重視程度不夠及認識不到位也直接導致高校在財務檔案管理信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎設施達不到應有的要求，影響高校財務檔案管理信息化建設的進程。

2、管理制度不完善，建設目標不明確。高校財務檔案管理信息化建設的相關提議盡管早年就已經被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關制度規范，但大多數高校財務檔案管理信息化建設的規章制度零散的見于相關部門的文件中，目前沒有形成一套完整的規章制度體系，高校在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，缺少必要的理論指導與支持，導致高校財務檔案管理信息化建設目標不明確、標準不統一，在一定程度上影響了財務檔案管理信息化進程。由于沒有統一的標準，高校在財務檔案管理信息化建設過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務檔案管理信息化建設的各個環節也存在著這樣或那樣的問題，如何規范高校財務檔案管理信息化建設已成為高校信息化建設的首要問題。

3、管理人員素質不高，缺乏相關專業知識。高校財務檔案管理信息化對于財務檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務檔案管理人員素質整體不高，缺乏相關的專業知識。我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少。一些高校財務檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓和指導也不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務檔案管理信息化建設的進程。

二、高校財務檔案管理信息化建設相關策略

1、加強領導，完善財務檔案管理信息化建設制度。毋庸置疑，領導是財務檔案管理信息化建設的真正推動者，領導信息化意識程度的高低決定了信息化建設的力度和深度。當前，高校領導者要全面樹立科學的管理思想，擺脫傳統思維的束縛，認識和理解計算機和網絡技術應用于財務檔案管理工作的重要性。高校領導要站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視財務檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務檔案管理信息化工作制度，如數據庫系統的監控制度、內網與外網的物理隔離制度、重要數據備份制度等，積極推進高校財務檔案管理信息化建設。此外，高校還應明確財務檔案信息管理的管理職責，要以財務和檔案管理部門為中心，其他相關部門積極參與，密切配合。財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。

2、加大基礎設施投入力度，構建財務檔案管理信息化平臺。基礎設施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務檔案管理信息化建設中要加大基礎設施投入力度，完善各種基礎設施，如存儲器、服務器、操作系統、交換機、路由器、數據庫管理系統、安全系統等，構建財務檔案管理信息化平臺。高校在構建財務檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務檔案數字化建設。財務檔案的數字化建設是對重要的財務信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機刻錄、數碼相機攝影、數字檔案資源格式轉化等現代化的信息采集技術和設備將紙質的財務數據文件有效地轉換成數字化財務檔案資源;二是財務檔案信息化數據庫建設。財務檔案信息化數據庫主要包括會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫以及教學、科研資金管理檔案數據庫等。

3、強化財務檔案管理人員的技能培訓，不斷提高其素質和能力。財務檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機、網絡、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓的效果。因此，高校財務檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務檔案管理人員進行業務培訓，建立一支高素質的財務檔案管理隊伍，逐步改變當前財務人員隊伍知識結構單一的局面，不斷加強財務檔案管理人員的技能培訓，使財務檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務檔案管理人員考核機制，通過各種激勵措施激發財務檔案管理人員的學習熱情和工作熱情，培養出一支高素質、高水平的綜合性財務檔案管理人才隊伍，以適應技術發展帶來的新要求。

主要參考文獻：

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現如今，企業管理最重要的就是從管理的思想上進行根本上的改變，就是要順應時勢，跟上時代的步伐，進行信息化的變革。在進行財務檔案管理的過程中，很多經濟業務比較繁雜，信息較多，然而很多人員在進行工作的時候會出現很多不必要的環節，這些環節會帶給工作人員很多工作上的阻礙，通過進行運用信息化的管理，能夠儲存大量的信息，能夠節省很多管理時間，使財務檔案能夠被高效規范的進行管理。

三、財務檔案信息化建設的主要內容

1.建立與公司相符的信息管理平臺

對于公司內部的財務檔案管理，需要進行對財務檔案進行信息化管理。在進行管理的同時，需要向相關工作提供更為精確的信息化數據。在企業的內部設立與企業財務檔案管理相符的數據平臺。為各類檔案管理提供信息資源，并且能夠提升財務檔案管理的水平和管理能力。讓財務信息能夠隨時隨地的進行平臺保存。

2.設立公司信息化的防火墻，增強網絡安全

財務檔案信息化管理是公司的一項重要任務，在進行財務檔案信息化管理的同時一定要注重信息化的安全性。企?I的財務信息是企業最重要的公司信息，必須要保證公司信息的安全性和保密性，對于公司的網絡安全建設必須要加強信息技術，并且要對網絡進行合理利用。與此同時要加強工作人員的工作能力，確保財務檔案的安全性和對信息技術的使用能力。

3.完善財務檔案管理信息化的操作工具

財務檔案管理需要進行網絡化的結合，通過網絡化的平臺進行對相關數據的采集和運用。相關財務檔案信息化管理的資源要進行合理的分配。在財務檔案管理信息化內部工作人員進行工作時一定要配備工作的工具，制定與公司財務信息相符的系統，考慮到系統的適合性和科學性，通過操作系統對平時的財務管理進行正確的管理。同時要提高系統的操作性能力，能夠在進行相關管理中提供最準確的方案和計劃。

四、加強財務檔案信息化管理的策略

1.提高財務檔案管理的信息實用性

財務檔案管理的信息是在信息化的作用下才能夠得到更好的管理，同時財務檔案管理的信息同時也能夠查看信息技術的水平。在進行建立檔案管理的同時，要對檔案進行分類準備，還要建立相關的檔案平臺，檔案管理的平臺提供的相關信息要注重實用性，能夠真正的進行對企業檔案管理的協助。協調財務檔案管理之間的信息，要對信息資源進行合理分配。財務信息數據必須要保證其正確性還有科學性，對財務檔案管理的平臺要進行系統升級，定時升級平臺數據。提高信息化的實用性，進行水平更高的財務檔案管理。

2.保證企業網絡的安全性

企業財務檔案管理信息化的主要內容就是要對企業內部的財務檔案進行保密處理，所有的工作都能夠進行安全性的工作。信息化管理就是需要結合網絡技術，網絡安全是確保財務檔案的安全性。加強對網絡監督，監督每一項財務檔案管理的流程，并且要防止財務檔案的信息被泄露，被更改。對企業內部工作的計算機，要定期的進行系統升級。保證系統的安全性，及時的進行對計算機進行病毒查殺。保證網絡安全性，避免信息泄露的風險。

3.建立健全相關的財務檔案信息化管理制度

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收錄日期：2017年4月12日

一、信息環境下高校財務檔案的內涵

信息環境下的高校財務檔案，指的是利用現代化的信息技術對高校財務檔案進行收集、整理、歸類、保存和開發。改變傳統的紙質的保存形式，讓高校財務檔案以電子的形式進行存檔，方便了工作人員的查閱，大大減小了工作量。這對于傳統的檔案保存模式無疑是一場巨大的革命。但是，利用信息技術對高校財務檔案進行管理，這是一項浩大的工程，系統對于信息的處理和歸納分類等步驟都需要程序計算，并正確地將高校財務信息進行存檔。所以這就對高校的財務工作人員發出了新的要求，人員要做到各司其職，在統一的標準下對財務檔案進行分類，分級保存，最后對檔案進行存檔和對檔案的信息進行保密。

檔案的信息化處理，方便了高校人員的查閱（除保密信息以外），為大眾提供了方便的平臺。對需要的信息可以在學校的官方網站查閱，節省了與財務人員的交涉r間，除去了一些不必要的環節，比如說：領導的審批簽字、學院的蓋章等，方便人們的同時也提高了財務檔案管理的水平和服務質量。

二、高校財務檔案信息化建設的必要性

對高校的檔案進行信息化管理，適應了時展的要求，緊跟時代的步伐，將紙質時代的檔案管理推向了信息化管理，與今天高速發展的信息時代接軌。在關于全國檔案管理的重要會議中，多次提出了關于對大數據的檔案信息，做好科學精準分類和保密管理，在這個高速發展的時代，越來越多的信息撲面而來，尤其財務信息的增加更是前所未有，做到快捷方便的提取信息是很有必要的。如果利用人工將其進行整理歸納，需要耗費大量的時間。在這方面，還需要配備工作人員，不僅要對高校的財務信息進行筆錄，還要進行檢查，不能出現任何的錯誤，這就要求對財務工作人員的工作能力做出進一步的要求，這樣傳統的檔案管理方式會對學校的資源造成浪費。所以，這就要求利用現代化的技術，將信息化的手段應用到對財務檔案的處理上，運用強大的計算機程序，對高校財務信息做出精準的判斷和分類。增加了需要進行保密的信息的安全性，很大程度上節省了學校的空間資源，更大大減少了財務工作人員的工作量，實現資源的合理分配，也方便了大眾對信息的查閱。提高了高校的辦事效率和辦事質量。

三、高校財務檔案信息化建設存在的問題

一個新時代的崛起必定會引起一場全新的變革，也會受到傳統模式的影響，所以在信息化時代下對高校財務檔案進行管理，遇到了很大的困難和問題。

（一）財務工作人員素質水平參差不齊。由于受傳統應聘模式的影響，在高校工作的部分財務人員的基本職業素質過低，由于傳統的工作模式，人們各司其職，人們的工作內容也只是單純的一兩項，這就導致人員的基本職業素養過低，在運用信息化進行管理操作的時候，對業務的操作流程不夠熟悉，不能快速有效地對信息進行分類整理。一部分財務工作人員墨守成規不愿意改變原來的工作模式，因為信息化管理模式要求財務人員全方位的發展，這對工作人員造成了負擔，不只是單純的做一項工作，而是將工作內容進行糅合，對每項工作進行熟練的掌握。再就是，在信息化沖擊的時代下，很多老員工對信息技術的接受能力有限，不能快速掌握計算機的基本使用知識。而且高校對于財務人員的計算機技能的培養不夠重視，導致了工作人員不能很好的利用計算機對檔案進行處理，這就大大浪費了工作時間，造成了資源了浪費。

（二）財務檔案信息化處理界限不明確。由于高校的辦學體系和辦學流程對財物檔案進行信息化管理的規定下達不夠明確，財務工作人員不能夠精準的接受到領導下達的信息，而且領導對信息化的界限也不夠明確。管理財務檔案的人員沒有能夠及時地與學校的行政部門和科研部門進行溝通和合作；對網絡部門的信息化管理流程和數字資源不夠信任，不能全然的相信信息技術給財務工作帶來的便利、懷疑計算機手段是否能安全的對材料檔案做出保密。

（三）學校信息化設備落后，信息處理設備不夠健全。由于學校的資金問題，很多高校的信息化設備還不夠健全，學校的計算機資源不能在財務部門投入使用，即使財務部門分配到計算機設備，很多計算機的容量小，不能大量的儲存檔案信息，運行速度緩慢，不能滿足工作需求，這就要求學校對財務部門撥款，制備新的計算機設備，建設新的工作系統，但是資金問題是一個大問題，這也是學校頭疼的問題，所以這也是財務處對學校的檔案進行信息化管理面臨的一大難題。再者，傳統模式下的財務部門對檔案的管理沒有劃分統一的標準，這就造成了對現有的檔案進行錄入的困難，工作人員需要對信息進行重新細致的整理，增加了人員的工作量，引起了工作人員的反感。但是，無論如何，信息化是這個時代的主流趨勢，我們想要適應時代，就得緊跟時代的步伐，將財務檔案進行信息化。

四、高校財務檔案信息化建設思路

（一）加強財務人員對信息化的認識。信息化才是這個時代的主旋律，要想適應時代的發展就必須將財務檔案信息化，通過對財務人員進行培訓，加強他們對于信息化的概念，響應時代的號召，不僅要加強財務工作人員對這方面的認識還需要加強學校領導對這方面的認知。要想建立一個具有實力的高校，這跟時代背景是密不可分的，只有適應了時代，學校的發展才有意義，學校才能在眾高校中占據一席之地。信息化對于學校的發展是很有必要的，信息化不僅為學校的檔案信息的查閱提供了便利，還節省了學校的資源。讓學生也能更方便的查閱資料，節省了時間，提高了學習效率。

（二）對信息化的界限做出明確的規定。想要對信息化的界限做出明確的規定，這就要求對信息化的概念進行充分的了解，這就要求學校對工作人員進行多次培訓，對這一概念進行強化，在推行信息化的過程中學校的領導應該簡化推行步驟，對財務工作人員進行明確的指示，讓工作人員充分的了解領導的意愿。

配備合理的工作人員，對傳統模式工作的老人員進行合理的分配，對于學習能力差的人員，可以接手一些不需要運用計算機進行操作的事情，比如說可以從事窗口接待、電話接待等工作。對工作人員進行全面的培訓，保證人人掌握全套的財務檔案操作技能，提高工作人員的職業素養和職業要求，對于新應聘的人員，提高應聘門檻，篩選符合信息化時代的要求和具備一定計算機基礎的人員，做到資源的合理分配和利用，避免人力資源和財力資源的浪費。

（三）加強對財務檔案管理部門的經費投入。將學校的資源做到優化處理，因為高校的進步離不開時代的背景，當今的社會是信息化的社會，所以高校想要發展，想要進步就必須適應時代的變革，將學校的資金進行合理的利用，財務管理部門的計算機設備缺乏問題需要盡快的解決，建立一個適應信息化的財務檔案管理系統，更新內存小、運行速度慢、不能滿足工作需要的計算機設備。另外，需要加強財務檔案的保密機制，因為有些不法分子在信息化的背景下，利用還不夠健全的操作系統，將一些保密的材料進行竊取販賣，謀取利益。所以學校對于這一方面絕對不能掉以輕心，建立一個安全的防御系統很有必要，因為這關乎學校的切身利益和學校的發展。對工作人員的要求也要加大，簽訂保密協議。對信得過的考察合格的人員進行錄用。

（四）學習借鑒各高校的財務檔案管理經驗。在學習中進步，通過跟各個高校之間的交流和溝通，來啟發自己學校的管理和進步。我們調查日本一所綜合的檔案管理會館，這對于我們的啟發很大，因為在30年不到的時間里，該會館制備出一套相當健全的檔案管理體系，早在1971年建立了檔案館，到現在信息化的管理模式已經相當成熟，他們利用一定的數字對不同的檔案進行分類和編排，在進行統一的標準下，可以得到想要的材料。這樣的形式也方便了大眾的查閱和管理人員對檔案的管理，人員出現離職或者升職的情況也能夠方便地調動已有檔案，重新對資源進行分配，對于原來的工作人員的檔案進行備份存檔，以備不時之需。這樣人性化的管理對我們有很大的啟發，這樣的做法很值得我們借鑒。

五、結論

信息化已經是時代的主要發展趨勢，這引起了各高校的重視，高校采取了相應的措施來緊跟時展的腳步。就高校的對財務檔案的管理而言，各高校采取了相應的措施，積極努力提高自己學校的水平，不過還有很多需要繼續努力和改進的地方，相信各高校在響應時代號召的前提下，能夠探索出適合自己發展的道路。

主要參考文獻：

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一、高校財務檔案的定義及特點

高校財務檔案是指高校在行使教學、科研、社會服務和文化傳承這四大功能過程中，直接形成的具有保存價值的各種財務支出和收入材料。與高校財務檔案管理相關的法規是《會計檔案管理辦法》。

《會計檔案管理辦法》明確了高校財務檔案的范疇：是指記錄和反映單位經濟業務的會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。財務檔案是重要史料和證據，每年形成的檔案應當由高校財務部門按照歸檔要求整理裝訂成冊并編制財務檔案保管清冊，在財務年度終了后可暫由財務機構保管一年再移交檔案機構統一保管。

隨著國家財政經濟工作的不斷發展，財務標準的變化越來越頻繁，各種標準劃分越來越細。隨著高校計算機網絡技術的發展，產生了一種新型檔案信息形態———信息化管理，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享。

二、高校財務檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。當前，各個高校都在加強內涵建設，提高綜合管理水平。財務檔案管理水平。隨著經濟社會的不斷發展，信息化建設已經成為我國現代化建設的重要組成部分，高校財務檔案管理也必須順應時代要求和社會發展，走信息化建設之路。

三、高校財務檔案信息化管理的可行性

高校財務檔案信息化建設包括網絡系統、數據庫系統、標準化系統、安全系統等，主要內容是指相關部門在科學收集、開發、管理、利用、儲存高校財務檔案時，大量運用現代信息技術，可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環保無紙化的特點。計算機在高校檔案管理中，被用于自動編目、自動檢索、自動轉檔和對有保存價值的文件輔助立卷。這些廣泛應用，使得高校檔案部門使用計算機管理財務檔案，有著得天獨厚的條件。

電子財務檔案本身具有巨大的優越性：易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也方便打印輸出；便于計算、分析，快捷獲得所需結果。電子財務檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，節約了辦公成本，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。借助現代化的設備和手段，高校財務檔案管理基本上應用電子計算機處理和儲存，形成電子財務檔案，利用的效率越來越高。

四、高校財務檔案信息化管理存在的問題

缺乏統一標準：在進行財務檔案管理信息化建設的時候，任何高校都是從零開始，從無到有的，這就導致高校財務檔案管理信息化建設沒有統一的標準作為參考；建設目標不明確：目前，還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒有形成一種統一領導、分級管理的體制，還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性；部門之間缺乏協作：不少人都有這樣的認識———高校財務部門是最忙的，檔案管理部門是最閑的，兩個部門往往也互相推諉，缺乏協調配合；財務檔案管理隊伍整體素質有待提高：從事人員中，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的人員較少。

五、高校財務檔案信息化管理的注意事項

首先，要及時采集動態數據。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。高效能的高校財務檔案信息庫一建立，必須立即著手數據的錄入。在轉換過程中，為了保障其質量和完整性，必須注意數據準確、內容完整、錄入規范、數據庫安全。

其次，大力提升檔案工作者的素質。隨著信息高速公路進一步拓寬，數字化的存儲技術儲存已經變成現實。由于檔案信息數字化的發展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增———一方面要對文件進行準確分類，另一方面根據利用者要求提供所需信息，使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。這就需要加強培訓，使從業人員掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能，最終實現對專業性較強的高校財務檔案的精準把握。

參考文獻

[1]侯賢祥.高等學校財務檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J].財會研究，2011（10）.

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(2)信息化檔案彰顯優越性。首先,將財務文件檔案轉變為電子信息,即電子介質的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優點,能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于、攜帶和傳遞;電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質材料中。另外,隨著信息科學的發展,當前數據統計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數據便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。

2 財務管理的問題及解析

(1)財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規范性,甚至在監理、施工、建設管理等環節出現“同體”現象,這既給建設項目違規使用建設資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后,電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數據冗繁和重復的現象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數據往往隨意操作,篡改數據，例如在處理債權債務時,將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

3 加強信息化建設的理論策略

(1)信息化意識的培養。首先是部門領導層對財務管理信息化重視意識的培養。這要求水利建設部門的領導團隊本著對國家負責、對集體負責以及對個人負責的態度,重視單位財務管理工作,嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內容,即“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”。確保財務信息的可靠性。其次,培養財務管理人員的信息化素質,提高水利基建財務人員信息操作水平;嚴格財務、會計人員的執業資格認證。在水利基本建設財務管理過程中,財務人員是工作主體,要想適應現代計算機軟件及網絡的發展,自身要有信息分辨和處理的素質,需要專業而持續的學習和培訓,確保在財務管理信息化的應用中發揮實效。

(2)信息化制度的完善。健全和完善財務信息化管理制度,打造規范化信息處理體系。首先,健全財務報告分析制度。財務會計報告是一個單位的經濟運行狀況的綜合反映,報告的質量高低直接關系到單位的運作。財務會計報告的關鍵是數字真實、計算準確、內容完整、報送及時,能滿足對外對內信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時性、精確性和完整性來保障財務報表的分析報告質量。其次,會計檔案管理規范化。對紙質財務檔案的管理要求,應嚴格按照規定進行保管、調閱、鑒定和銷毀。電子信息性質的財務會計檔案管理也要制定并遵循管理規定,確保檔案信息的安全性和規范化。最后要規范核算制度,健全財務管理監督制度。依據國家統一管理辦法,各單位建立健全財務監督監控體系。監督措施應能發揮實效,監督內容應包括預算的編制、物資的采購、資金的結算、財產的管理等諸多方面,要貫穿于經濟活動的事前、事中、事后全過程,力圖消除會計監督的“死角”。

4 加強信息化建設的實踐戰術

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[中圖分類號] F232；G271.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0062- 01

1 會計電算化會計檔案的特點

眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本人根據工作的實踐，總結出會計電算化會計檔案具有以下一些特點：

（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。

（2）傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質或光盤。

（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

2 如何做好電算化會計檔案工作

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。

會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。

（1）會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等。

（2）會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。

（3）會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、收入支出表、支出明細表及各種附表、報表附注和決算說明等。

（4）其他會計核算資料。屬于財務業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

3 財務管理信息化的必要性

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1 財務檔案管理信息化概述

1.1 財務檔案管理信息化的特點

從工作效率、質量上說，信息化財務檔案管理具有較高的工作效率、質量。近年來信息處理軟件的功能日益強大，人機交互變得日益簡單方便，計算、工作效率也進一步提升。同時，大量工作任務交由計算機完成，而在正常工作狀態下，計算機工作錯誤率可視為零，同時工作者由于工作任務量的大大減少，其工作強度大量極大降低，相應的工作出錯概率也極大地降低。

從信息保存上說，信息化的財務檔案管理，硬盤為主要的信息存儲介質至，其保存效率較高，保存成本較低。但由于使用磁盤為儲存介質，信息存儲的安全性從一定程度上有說所下降，高密度的信息存儲也使得當信息存儲磁盤出現硬損傷時，會有大量的信息丟失。因此信息的備份、安全防護顯得格外重要。

1.2 財務檔案管理信息化的必要性

一方面，財務檔案管理的難度不斷提升。財務檔案管理屬于各方工作機構必不可少的基礎管理。由于其基本的工作性質是為機構財務服務，當經濟體制不斷革新時，財務檔案管理的工作重點也會不斷變化。而受到國家整體經濟改革走勢的影響，各方機構的經濟體制改革不斷發展，財務檔案管理的難度也不斷加大。目前，迫切需要進一步提升財務檔案管理的科學性、系統性以及精細程度，以更好的為財務預算服務。因此，隨著財務檔案管理工作要求的提高，改進財務檔案管理的工作模型、提升其管理效能的重要性日益顯著。

另一方面，信息化財務檔案管理有極高的優越性。信息的數字化使得信息的管理效率大大提升，各項財務報表、憑證、票據的傳輸、處理都變得更加靈活方便。同時，利用計算機的高效性，財務檔案信息調用、傳輸的效率大幅提升。反觀傳統的財務檔案管理，財務信息再次調用時常會耗費較高的人力物力，且檔案在多次調用中也會出現不可避免的損傷。財務檔案管理信息化，方便了檔案資源的整合，極大地提升了工作效率。因此，在新的經濟發展形勢下，財務檔案管理信息化是極為必要的。

2 財務檔案管理信息化建設現狀與分析

2.1 財務檔案管理信息化建設現狀

雖然財務檔案管理信息化是目前財務檔案管理工作的必然走勢，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機構嘗試用不同方式建立信息化的財務檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財務檔案管理的信息化在檔案信息的數字化和信息化管理的基礎設施建設如網絡平臺、信息管理軟件的開發等上已取得一定進展，財務檔案管理軟件逐漸強大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。

2.2 財務檔案管理信息化建設的問題及解析

目前財務檔案管理信息化主要存在檔案工作者信息化素質不高，財務檔案管理信息化工作模式系統性不強的問題。

由于信息化技術在近幾年來高速發展，其發展速度甚至高于傳統財務檔案管理工作者的接受能力，有部分工作者在接受信息化工作技術上存在障礙，雖然有關組織會進行相關培訓，但由于工作者自身意識不強，通常培訓效果并不理想，無法滿足目前財務檔案管理信息化工作的需求。

財務檔案管理信息化逐漸在推動，但整體建設的系統性明顯不夠。主要表現在（1）信息化僅僅在部分環節信息化，整體的管理仍然是傳統管理模式。在管理上部門間并未形成相互合作，只是簡單的對部分信息化難度較低的環節進行信息化。（2）財務檔案管理信息化監管不力。電子化財務檔案取代紙質檔案記錄后，不可避免的存在數據混亂，維護難度大的問題。此外，由于電子信息易于修改及修改痕跡難以查詢的性質，有部分單位為謀取利益，面對客戶信息隨意篡改，這都導致財務檔案管理更加混亂、更難管理。

3 如何加強財務檔案管理信息化建設

3.1 注重信息化意識的培養

首先是加強領導層的信息化意識，組織領導往往很大程度上決定組織的發展方向，只有領導層重視財務檔案管理的信息化發展，工作人員才能有更多的機會學習信息化知識，信息化系統才能建立。其次，提高財務工作人員的信息化意識，在財務檔案整理過程中，財務工作人員是工作的主干，只有財務工作人員自身有較為先進的信息化意識，提高自身信息化技術能力的意識才會強烈，相應的，整個財務檔案管理信息化進程才有較為充沛的原動力。

3.2 加強信息軟件基礎設施建設

基礎的硬件、軟件平臺始終是財務檔案信息化建設的基礎，需要注意的是，信息化基礎設施建設絕不僅僅是提升硬件平臺數量，或是簡單的配置信息化管理設備，真正能夠直接協助財務工作者進行財務信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財務工作者的工作質量，信息軟件的人機交互友好程度直接決定財務工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎設施質量的是信息軟件的質量，高質量的信息軟件無疑會給財務檔案管理的信息化提供巨大幫助。

3.3 做好信息化管理的監管工作

雖然財務檔案管理信息話有諸多優勢，但不可避免的也存在一些弊端，若不對其劣勢進行改善和監管，其發展必然會受到抑制。

財務檔案管理信息化之后帶來的信息安全問題是影響其發展主要阻礙之一，由于虛擬信息修改過于容易，信息的真實性、準確性常常難以考證，這就需要建立較為完善的監管系統。一方面對信息進行實時監控，比如對錄入的信息進行追蹤監控，追蹤其信息修改記錄。另一方面，對財務工作者進行適當監管，定時考核其工作質量，建立完善的處罰制度。

4 總結

財務檔案管理信息化是經濟改革的必然走勢，目前財務檔案管理的信息化已初步建成，但仍存在信息化程度不高、意識不強、系統尚不完善等問題。因此，應注重工作者信息化意識的培養、加強信息軟件基礎設施建設、完善信息化管理的監管系統，從多方面入手加快財務檔案管理信息化建設，掃清主要障礙，使得信息化的優勢得以完全發揮。

參考文獻

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一、財務管理信息化的必要性

（1）財務管理的難度增加。作為一個單位項目管理的重要內容，財務管理能夠有效推動單位財務管理的針對性和有效性，并達到節約投資的目。然而，在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下，財務管理水平不斷提高，財務工作難度和強度也逐年增加。所以，隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，既是適應現代化管理的需要，也是搞好工程建設財務檔案管理的必然選擇。

（2）信息化檔案彰顯優越性。首先，將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務紙質檔案，電子財務檔案具有無可比擬的優點。另外，隨著信息科學的發展，當前數據統計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數據便于計算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，極大地提高了工作效率和工作質量。

二、當前民族地區財務管理的問題分析

（1）財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面，首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由非財務專業管理人員兼職擔任財務人員，或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多，造成會計處理不當，賬目混亂，甚至引發機密資料外泄，造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位，領導對會計核算和財務管理質量不重視，只設一位報賬員，而沒有獨立的管理體系，也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序矛盾重重。有些工程項目，其內部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突，往往使得項目法人具體執行為難。某些工程建設項目在管理中不注重自身規范性，甚至在監理、施工、建設管理等環節出現“同體”現象，這既給建設項目違規使用建設資金提供了溫床，也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便，直接影響賬目的可靠性和有效性，為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

（2）財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后，電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清，更新不及時，往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后，許多部門仍存在資料管理低效的問題，數據冗繁和重復的現象屢見不鮮，致使信息化后的財務狀況提效有限。其次，財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位，為謀求更大利益，面對客觀的數據往往隨意操作，篡改數據，例如在處理債權債務時，將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等，將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形，因而信息化程度還不到位，不能及時滿足對外對內信息需求者的要求。

三、如何加強民族地區檔案管理的信息化建設

信息化建設內容包括數據庫系統、網絡系統、安全系統、信息規模、信息服務等，在具體實踐中，應圍繞建設質量的高標準，把財務信息管理基礎部門工作與改善單位管理結合起來，有效地促進單位管理和發展的信息化、現代化。

（1）及時采集、整理和挖掘動態數據信息，完備數據庫資源。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的源頭，是進行其他的財務管理工作和基礎項目建設的前提。傳統的檔案大都以紙質為載體，管理煩瑣且費時費力，實現檔案管理的信息化后，向數字化檔案管理轉變是首要特征。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源，是數據存儲、管理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。數據庫的建立、數據的錄入和管理、隱含信息的挖掘，使完備數據庫資源達到要求。

（2）加強財務檔案信息網絡建設，確保檔案使用的實效。檔案管理信息化帶來的檔案信息在傳輸、分析上的便捷，極大地提升了檔案材料的利用率。檔案信息的充分利用，是建立完善的財務檔案信息網絡的基礎準備。將財務檔案網絡信息化處理后，既可以將財務會計文檔、文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，這樣大大減少了檔案管理人員的重復錄入工作，也保證了檔案信息的完整性和同步性。

篇11

《全國檔案事業發展“十一五”規劃》明確將檔案信息化建設作為一項戰略性任務。作為誕生“科技生產力”的搖籃、傳播先進文化主要陣地的高等學校，盡管在檔案信息化工作中取得了一定的成績，但與《規劃》要求尚有很大距離，“隨著信息技術與網絡技術的發展及在高校管理中的應用，高校電子文件呈現出無序性、易逝性、更新快等特點。”這就要求高校檔案管理人員要深入研究高校檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，找出切實可行的解決辦法。高校財務檔案是高校檔案管理中的重要組成部分，高校財務檔案的信息化進程對整個高校檔案信息化建設有著舉足輕重的作用。全面實現檔案管理信息化，是高校財務檔案管理適應現代化與社會發展的必然要求，也是提升財務檔案服務水平的必然要求。高校財務檔案的含義是在高校教學工作、科研工作、教學管理和學校的發展建設中，學校各級部門和其下屬單位形成的有著保存價值的各項財務收入與支出的資料。通過使用信息化的設備、手段和財務檔案管理人員的努力，現在高校財務檔案管理已基本實現了利用計算機進行處理和存儲，實現了財務檔案的電子化，不但實現了高速的信息傳遞，也提高了檔案使用和管理的效率。但因種種主客觀因素，高校財務檔案信息化建設并非一帆風順。面對當前我國高等學校財務檔案信息化建設中存在的問題，我們應從加強組織領導，做好基礎數據的挖掘、整理和采集，提高檔案使用效率，建立健全高校財務管理制度，加強財務檔案管理輔助決策系統建設，提升財務檔案管理人員的信息化素質等方面來完善財務檔案信息化建設。

二、阻礙高等學校財務檔案信息化進程的主要因素

（一）高等學校財務檔案信息化建設沒有得到足夠重視

由于思想觀念等因素的影響，部分高等學校負責人沒有真正從思想上認識到財務檔案信息化工作的重要性，領導信息化意識不強，勢必影響到高校財務檔案信息化建設的進度、深度和力度。一些領導對科學管理觀念的理念與意識的薄弱，導致在資金、人才、設施等方面的支持力度不夠，使高等學校財務檔案信息化這項工作得不到應有的保障，從某種意義上來講，一定程度上消弱了這項工作的有力進展。

（二）高等學校財務檔案信息化標準不規范

高校財務檔案信息化概念的提出雖然已經十幾年了，一些相關主管部門盡管也曾零敲碎打地制訂了并不系統的規章制度，但檔案信息化建設畢竟是一個新興事物，人們對舊的理念和觀念已經有了很深的根基，因而在實際工作中，財務檔案信息化的理論并沒有與實踐有機結合。幾乎所有的高等學校財務信息化工作都是從一張白紙開始的，缺乏可以照搬的經驗和標準范例，使得高等學校的財務人員產生畏難情緒，一定程度上阻礙了這項工作的有力推進。

（三）高等學校財務檔案管理人員缺乏相應知識

毋庸置疑，經過漫長的變革與發展，高等學校財務管理人員的素質已經有了很大改觀，在學歷、職稱等方面已經基本符合崗位要求。但是，長期以來所形成的工作慣性，使得他們在業務上僅僅重視財會理論與實踐的學習與研究，而對檔案業務特別是檔案信息化這項工作的重視程度沒有提升到一定的高度。導致一些財會從業人員觀念陳舊，對高校財務檔案信息化工作認識簡單化、隨意化、粗放化。另外，因為職責不清，相關部門對高校財務人員缺乏培訓和指導，對高校財務人員檔案信息化管理人才的培養顯得滯后。因為學科交叉的客觀因素，既熟悉財務和檔案，又能將紙質檔案進行數字化、信息化處理的復合型人才更加匱乏。

（四）高等學校財務檔案信息化建設目標模糊

高等學校財務檔案信息化建設看似簡單，似乎僅僅是財務管理部門自己的事情，頂多把檔案管理部門牽涉進來。有些學校財務檔案信息化的管理缺乏學校黨委和行政的統一領導，學校各黨群機構和管理部門以及院系在財務檔案信息化進程中沒有盡到應盡義務，配合工作不到位，行動上拖拖拉拉，甚至于上至黨委書記、校長，下至師生員工對財務檔案信息化建設的目標非常模糊。

三、高等學校財務檔案信息化構建策略

（一）建立健全高校財務檔案信息化管理制度

要站在科學發展觀的高度，建立健全高校財務檔案信息化管理制度。俗話說，“沒有規矩，不成方圓”，“安全保障，制度先行”。要以財務管理部門和檔案管理部門為主，相關部門與單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結合實際，從實踐中來，到實踐中去，制訂一系列切實可行的高校財務檔案信息化管理制度。比如對數據庫系統的監控制度、重要數據備份制度、內網與外網要實現物理隔離制度等等。類似的如國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中“至少一式兩套，一套封存，一套供查閱使用”的要求等等。

（二）切實完善現代化的基礎設施建設

檔案信息化過程中，基礎設施建設是重中之重，它決定了檔案信息化建設的成敗與水平。我們所謂的基礎設施包括計算機、存儲器、操作系統、路由器、交換機、服務器、數據庫管理系統、安全系統等。檔案信息化基礎設施建設包含硬件平臺建設與網絡平臺建設，信息化建設的基礎在于網絡建設，而成功的關鍵在于軟件建設。這里的軟件指系統軟件和應用軟件。系統軟件是用計算機本身的邏輯功能，來方便使用者管理和使用計算機系統中各項資源的程序，它包括計算機監控管理程序、語言翻譯程序、調試程序、數據庫管理程序、存儲與安全管理程序、操作系統等。而應用軟件是指能夠方便使用者解決具體應用問題的程序，它包括電子文件管理系統軟件、檔案信息管理軟件等。在檔案信息化基礎設施建設中，應在硬件建設與軟件建設之間形成平衡，特別是設計和開發應用軟件時，要力求完美，做到精益求精。只有完善基礎設施建設，才能使檔案信息化工作健康、穩步、高效地向前推進。

（三）進一步做好檔案網站的建設

建設檔案網站是實現檔案信息化的重要一步，也是高校檔案面向社會、共享信息的重要渠道。在建設檔案網站時，要注意突出檔案網站的專業職能。第一，完善服務功能。檔案網站應設計專項服務，便于社會公眾查詢檔案信息，使相關用戶能夠利用便捷的網絡查詢檔案信息，并在網絡上實現檔案信息的下載與傳輸。第二，突出宣傳功能。檔案網站要著力宣傳檔案工作、檔案機構的職業形象，擴大檔案工作的社會影響力，提高群眾對檔案工作的認識，推動檔案事業不斷向前發展。第三，加強交流功能。檔案網站要設計用戶專區，拉近檔案機構與群眾的距離，及時收集了解群眾對檔案信息的需求，有針對性地提高檔案服務水平和檔案管理能力。

（四）加強財務檔案管理輔助決策系統建設

采集財務檔案信息并建立網絡傳輸渠道，最終是要讓各級領導、管理部門、財務人員來進行具體運用。由于信息多，對保障提出的要求也高，僅靠傳統的經驗來管理效率較低，必須形成一個以先進的且較高智能化的輔助決策系統。這種決策系統以計算機科學、行為科學、管理科學、控制論為理論基礎，以經濟數學、人工智能技術、計算機技術為手段，對檔案管理中遇到的問題提出多種解決方案，并提供各種方案的對比分析與優化建議，把定性分析與定量分析有機結合在一起，讓財務保障的決策水平和質量得到有效提高，為高校繁重的檔案管理工作提供有力保障。

（五）強化財務檔案人員的繼續教育工作

根據業務需求，本著分階段、分層次的原則，特別是對財務檔案管理人員的信息化技術培訓和使用新設備、新技術、新方法的培訓更要重點加強，以提高財務檔案人員運用信息技術和信息手段的意識和能力。首先，要注重培養更加專業的信息研究與分析、網絡建設與維護、信息處理、數字化加工與管理、數據庫維護、信息服務等方面的高層次人才。其次，隨著信息技術的日新月異，檔案工作中新的問題、新的技術不斷出現，這些都要求檔案工作人員要不斷補充與更新自身的專業知識，完善自己的知識體系。另外，要針對財務檔案管理人員的工作特點制定相關的績效考核評價標準，及時表彰在財務檔案信息化建設工作中表現突出的單位和個人。同時，還要為專職提供計算機、網絡、信息化技術支持的工作人員進行檔案工作、財務工作的知識和技術的基本培訓，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的基本規律和常識，以便更好地為財務檔案信息化建設中提供更加有效的技術支持。

（六）在信息化建設進程中做好技術防范

信息化建設中涉及的新技術如同雙刃劍，既支撐了信息化的應用和發展，也帶來了不少難解決的問題。檔案的最大特點之一就是其保密性，高校財會檔案也無法超越這個范疇，所以，在高校財務檔案信息化進程中，做好技術防范是重中之重的頭等大事。在網絡運行中，要加強措施，運用有效手段和技術，防范各類計算機病毒、網上黑客等不良因素的干擾和破壞。檔案信息化進程中，各類新技術、新手段更新變化比較快，運用這些新技術和新手法，使工作進度加快，既方便又快捷。但同時，也面臨著使用者對信息的歸宿關心不夠等問題，導致信息化過程中造成電子文檔或者電子文件丟失現象，為高校財務工作者帶來不必要的麻煩，甚至嚴重的，還會給高等學校自身帶來一定的經濟損失。

建立檔案的目的在于利用，實現高校財務檔案管理信息化可以讓財務檔案得到充分有效的利用。將高等學校原來存放的紙質檔案通過信息化、數字化的轉換，錄入至數字檔案的數據庫，既增強了高等學校財務檔案信息的完整性和安全性，又有效降低了財務和檔案等相關管理人員的勞動強度。另外，可以向對應群體提供遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索等有效的服務，還可以利用電子郵件等對財務檔案信息的咨詢服務。檔案信息化水平的高低，是衡量高等學校檔案管理是否邁上現代化管理快車道的一個重要標準。高等學校財務檔案信息化工作，是高等學校檔案管理信息化工作的重要組成部分。在高等學校負責人及全體師生的共同努力下，高校財務管理部門和檔案管理部門要充分發揮自身優勢，把高校財務檔案信息化建設工作打造成為高校檔案信息化建設中的一個亮點，在實際工作中，積極探索出一條“收集渠道暢通、運轉協調、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案管理服務模式，努力為高等教育事業的發展提供優質高效的服務。

【參考文獻】

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［4］ 劉迎春. 高校財務檔案信息化管理研究［J］. 沿海企業與科技， 2010（7）.

［5］ 劉迎春. 高校財務檔案信息化管理研究［J］. 沿海企業與科技， 2010（7）.

篇12

從本質上來看，這兩種人才服務機構的區別就在于，人力資源社會保障部門所歸屬的人才服務機構具有社會保障人力資源部門所全權授予的行政職能，負責為企業開展社會化等技術上的考試與評審，以及轉正與工齡的核定等等。而非人力資源社會保障部門所歸屬的人才服務機構，就不具備擁有行政的權力，并且經過人力資源相關的保障部門重重審批以后，才可以對人才的供求信息做到搜索、整理、咨詢，主要開展針對于人才的搜索、介紹、招聘、培訓、考核等其中一種或者多種的中介服務。

二、目前我國的人才檔案管理現狀分析概述

由于我國人口數量眾多，所以導致相關的人才服務機構的人才流動性比較高，而在針對于人才服務機構中的流動人才的檔案管理涉及到很多方面，內容也是較為繁雜的，其中不僅包括了人才到相應企業、單位所簽署的工作合同，還包括了與其相對應的專業職稱的?u審核定等問題，在人才升職以后，其步入了一個新的城市以及新的工作環境以后，人員的調配問題等，我國也下達了一系列關于人才服務機構中流動人才的檔案管理的規章制度，在很大程度上幫助了人才服務機構對其有效地實施檔案管理。

隨著社會經濟不斷的進步，對人才也有了更高的要求，我國目前的人才服務機構的檔案管理無法滿足現在這個社會對于人才檔案管理的需求了，那么我們一定要不斷地進行創新完善，從中尋找到真正與時代相符的人才服務機構的檔案管理方式，才能在最大程度上使我國的檔案管理水平晉升到一個新的高度。

三、人才服務機構檔案管理信息化建設的分析概述

在人們越來越重視信息化建設的今天，加強對人才服務機構的檔案管理信息化建設的根本目的就是，在對自動化的信息管理系統上的再次開發與利用，并表現出具有動態、便捷、即時性等特點，這樣才能在很大程度上提升人才服務機構檔案管理的水平。因此，要強化檔案管理的信息化建設的主要思想，并要求人才服務機構中的所有員工重視起檔案管理的信息化建設的重要性。

檔案管理人員也應當對自身有著更高的標準要求，1.必須要積極上進，具有良好的科學先進的思想。2.提高自身的檔案意識，做到統一全面性的管理。3.要從實際的角度出發，循序漸進，并在實踐的過程當中，提高對信息化建設的應用水平。

篇13

1.軟件系統更新滯后于硬件設施建設

當前，經批準有人事檔案管理權限的絕大多數為政府所屬人才中介服務機構，經長期運營發展，與人事檔案總量相匹配的硬件設施基本上都能滿足正常需要，但是在軟件配套設施、系統上還有較大的提升空間。湖南省人才流動服務中心目前的人事檔案管理系統系21世紀初期配置，近十年來，人事檔案數呈幾何倍級增長，使用的管理服務系統卻沒有及時升級，出現原始檔案信息不能加入管理系統，信息查詢需要“兩條腿走路”，檔案信息更新不及時，系統外遠程查詢、受理無法實現等情況。由此帶來諸多管理服務中的不便，導致優質人事檔案管理服務不能到位。

2.信息化程度不高制約服務水準提升

隨著上世紀末高校持續“擴招”，高校畢業生總量近年劇增，處在“擇業期”的大中專畢業生個人人事檔案，除少量能跟隨本人進入有自主管理人事檔案的用人單位，絕大多數人事檔案都進入工作地或居住地所在的人才服務機構。這批高學歷、高素質檔案托管人使用網絡的頻次非常強，大多都習慣使用網絡處理個人有關事宜。而由于信息化程度不高，需要辦理的事項只能往返于人才機構和居住地之間，既給機構前臺受理窗口帶來了巨大的工作壓力，也給檔案托管當事人增加了較大的辦理成本。

3.辦理不便捷造成人事檔案資源浪費

長期以來，廣大流動人員特別是大中專畢業生對我國人事制度及人事檔案工作缺乏足夠的了解和重視，加之檔案事務辦理程序、服務通道等方面存在一定的滯后，導致當事人對個人檔案不關心、不重視。這也是人才服務機構每年都出現相當數量的“死檔”、“無人檔”的關鍵原因。另一方面，一部分民營企業對員工檔案不重視，沒有認識到通過檔案了解員工相關情況從而達到甄別、選用員工的這一便捷渠道，造成在實際工作中員工人事檔案利用率低，一定程度上帶來了檔案資源的巨大浪費。

二、加快人事檔案管理信息化建設有效途徑

檔案資源對企業、社會、個人都有非常重要的價值，隨著計算機和網絡通信技術的迅猛發展和應用，傳統檔案管理與服務方式已經不能滿足需要。同時，隨著受托管檔案數量的劇增，以信息化建設為突破口、充分利用好檔案資源成為各級檔案管理服務機構的必然選擇。要建立起一個融檔案保護與檔案信息處理于一體的信息網絡系統，建設一個有限開放性檔案管理系統，把檔案信息轉化為可利用的社會資源，便于企業更快捷方便尋找合適人才。

1.加大資金投入，開發一整套人事檔案管理系統

隨著流動人員及大中專畢業生每年累積增多，湖南省人才流動服務中心庫存人事檔案數量成倍增加，現行管理系統已不能滿足檔案管理所需，且人事檔案信息多而雜，建立一整套人事檔案管理系統勢在必行。

這套系統既要包括內部管理系統，又包括遠程使用、服務系統。內部管理系統將檔案原有的基礎數據重新導入，并在現有的基礎上進行完善，使之擁有一個大型人事檔案信息數據庫，讓常規性查閱利用、統計、調取等實現自動化，替代現行人事檔案管理繁瑣的入庫查詢、效率低下的人工調取等，提高人事檔案管理的利用率和管理水平等。遠程管理系統應將存檔人員檔案基本信息上傳至網絡服務后臺，流動人員憑身份證或其他有效證件進入網絡服務界面即可實時查詢，有效提高效率和質量。從長遠來看，通過一次性資金投入、借助專業技術力量，開發建設市場化人事管理系統，將獲得比投入更大、更有效的產出，實現遠程服務和資源共享。

2.加強培訓力度，提升檔案管理人員信息化技能

實現檔案管理信息化建設，一套完善的管理系統只是基本，要實現長期穩定的管理服務預期，更需要擁有一大批高素質高水平的檔案管理人員。