引論：我們?yōu)槟砹?3篇企業(yè)檔案管理論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念,在企業(yè)無(wú)論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)試制到品牌的創(chuàng)立,無(wú)不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無(wú)不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,比如,星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠,發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模,其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、歷程,是難以用金錢買得到的無(wú)價(jià)之寶。檔案財(cái)富是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后,就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會(huì)下決心做好檔案工作。
(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的知識(shí)和技術(shù),如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。
(四)要確立檔案具有實(shí)用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無(wú)形資產(chǎn)的伴生物,它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來(lái)的,今年十月份,綜合檔案室及時(shí)為星星家電產(chǎn)業(yè)總公司技術(shù)中心提供冰箱蒸發(fā)器所有技術(shù)資料,以賈祥勝、洪立忠為主的研發(fā)小組利用了原有技術(shù)檔案作參考,攻克了“冰箱蒸發(fā)器改為嵌入式”的自主創(chuàng)新項(xiàng)目,創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益203萬(wàn)元,該項(xiàng)目榮獲椒江區(qū)企業(yè)科協(xié)“金點(diǎn)子”活動(dòng)一等獎(jiǎng)。十一月上旬,由集團(tuán)投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺(tái)州市星星機(jī)械交易市場(chǎng),施工過(guò)程中碰到廠區(qū)區(qū)域、房屋結(jié)構(gòu)不明等難題,進(jìn)展緩慢,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人憂心如焚,檔案室得到求援消息后迅速調(diào)出原北廠區(qū)總平面圖、所有廠房建筑圖紙,他們高興地說(shuō):“這些廠房已有十幾年歷史,沒(méi)想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場(chǎng)在明年元旦前竣工的計(jì)劃。從上述可看到,檔案資料只要管理好,利用好,就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。無(wú)論哪個(gè)企業(yè),精干是一個(gè)必然趨勢(shì),企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過(guò)去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中心機(jī)構(gòu)在行政上受集團(tuán)總部的領(lǐng)導(dǎo),業(yè)務(wù)上歸地方檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)。其主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及所屬各子公司、各級(jí)各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,星星集團(tuán)下有十余個(gè)子公司、在全國(guó)各地有11家銷售公司,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運(yùn)行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅(jiān)持沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。
(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)各自的實(shí)際出發(fā),星星作為一家大型的民營(yíng)企業(yè),回顧多年來(lái)的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然非常重要,但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來(lái),適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各子公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新集團(tuán)檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法,按月考核,年終進(jìn)行總結(jié)評(píng)比,職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,從而調(diào)動(dòng)全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作。
篇2
一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴
1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。
企業(yè)以追求最大利潤(rùn)為價(jià)值取向，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上，而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長(zhǎng)此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強(qiáng)化，導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
2.企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。
目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下制定的企業(yè)人事檔案內(nèi)容顯然已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價(jià)值[2]。另外，長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績(jī)的材料在檔案中卻沒(méi)有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。
3.企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范，利用率低。
有些民營(yíng)企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來(lái)的，管理本來(lái)就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說(shuō)了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等材料根本無(wú)法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對(duì)當(dāng)前配置以及未來(lái)人力資源的供求造成負(fù)面影響。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些原因相應(yīng)地造成了企業(yè)人事檔案價(jià)值不高，利用率降低。
二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇
企業(yè)不同于其他組織的最大特點(diǎn)就是它是以追求利潤(rùn)為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)是依法設(shè)立的以盈利為目的的從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤(rùn)為目標(biāo)的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來(lái)自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內(nèi)在需要，它就能生存和發(fā)展[4]。因此，針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn)，應(yīng)突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。這一路徑的選擇對(duì)企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。
1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)
在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。
2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證
由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚徽莆諅鹘y(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù)；二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)使檔案人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務(wù)。
3.建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)
利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下圖所示：
人事檔案管理系統(tǒng)
數(shù)據(jù)復(fù)制
文件傳輸
報(bào)表管理
員工管理
系統(tǒng)安全
一方面，通過(guò)該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級(jí)和保管期限，然后進(jìn)入正式文件庫(kù)。檔案管理部門也可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握文書，業(yè)務(wù)部門的管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理[5]。
另一方面，企業(yè)文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)將形成的有查考利用價(jià)值的文件歸檔存儲(chǔ)到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過(guò)身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
三、路徑選擇中應(yīng)注意的問(wèn)題
1.信息化檔案管理面臨的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。
檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，都需要不斷的更新設(shè)備和技術(shù)等。為此，企業(yè)在選擇進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，就得花大量的人力、物力、財(cái)力去解決這些問(wèn)題。這就制約了一部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統(tǒng)的人事檔案管理上。
2.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。
信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)不斷的深入到各個(gè)領(lǐng)域。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，往往在自己的檔案網(wǎng)頁(yè)上隨意信息，對(duì)的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問(wèn)題，當(dāng)前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢(shì)必引起企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度重視，需加以研究解決。
總結(jié)
綜上所述，本文分析了我國(guó)企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的一些問(wèn)題及原因，認(rèn)為企業(yè)人事檔案管理應(yīng)走信息化、現(xiàn)代化的路徑，并提出了路徑選擇中應(yīng)注意的一些問(wèn)題。我們認(rèn)為，企業(yè)人事檔案管理，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，以各種先進(jìn)技術(shù)為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能，為企業(yè)提供服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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[2]劉琴.人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響[J].檔案學(xué)通訊，2005，5：10-12
篇3
首先，現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于施工企業(yè)的業(yè)務(wù)類型所限制，工程項(xiàng)目施工具有施工點(diǎn)較多，施工周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。整個(gè)施工隊(duì)伍具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，其檔案管理工作的開展受到諸多局限。與此同時(shí)，施工企業(yè)在開展工程項(xiàng)目管理的過(guò)程中，缺乏科學(xué)的檔案管理意識(shí)，整個(gè)檔案管理工作流程不夠清晰，檔案資料流動(dòng)不科學(xué)。在發(fā)生人動(dòng)時(shí)，檔案資料的交接經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，造成了檔案管理工作開展遇到諸多困難。其次，歸檔管理水平有限。工程項(xiàng)目施工的過(guò)程中，涉及到的社會(huì)活動(dòng)較多，整個(gè)工程檔案較為復(fù)雜。工程檔案的管理必須要保證其檔案資料具有完整、客觀、真實(shí)、原始的特點(diǎn)。在實(shí)際開展歸檔工作中，很多工程檔案中的內(nèi)容存在著缺失、錯(cuò)誤等問(wèn)題，并且相關(guān)材料填寫上不符合檔案歸檔要求，難以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的保存。長(zhǎng)此以往，檔案就會(huì)逐漸發(fā)生失真、缺失等現(xiàn)象，難以為工程項(xiàng)目管理提供重要的憑證與依據(jù)。與此同時(shí)，在檔案的收集上，很多施工企業(yè)都采用專人定期收集的方式。這種收集方式的工作量較大，并且整理和保存的過(guò)程容易出現(xiàn)問(wèn)題。這種檔案收集的方式較為被動(dòng)，并且在檔案資料不斷增加的形勢(shì)下，歸檔工作的效率和質(zhì)量也都難以得到有效的保障。很多施工企業(yè)的自動(dòng)化建設(shè)還存在著很多不足，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用不夠深入，整體檔案管理工作依然脫離整個(gè)信息化系統(tǒng)平臺(tái)而單獨(dú)開展。再次，歸檔不及時(shí)。一般來(lái)說(shuō)，工程項(xiàng)目管理部門應(yīng)該在驗(yàn)收后的一段時(shí)間內(nèi)，按照要求完成檔案資料的一角，在檔案管理工作開展中，很多施工企業(yè)的檔案歸檔與移交工作不夠及時(shí)，并且拖延、滯后現(xiàn)象較為嚴(yán)重。部分工程項(xiàng)目在竣工之后的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案資料尚未完成移交。這種問(wèn)題的存在，造成了企業(yè)對(duì)信息資源的管理受到了很大的限制，并且難以實(shí)現(xiàn)對(duì)技術(shù)的總結(jié)和改進(jìn)，不能科學(xué)的對(duì)自身的施工技術(shù)能力和管理能力進(jìn)行改進(jìn)與提高，不利于企業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展。最后，從業(yè)人員素質(zhì)水平有限。很多企業(yè)的檔案從業(yè)人員對(duì)于檔案管理工作的價(jià)值沒(méi)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，并且忽視檔案信息的重要性。在施工企業(yè)中，檔案管理工作一般由新人來(lái)進(jìn)行管理。參與管理的員工不具備足夠的檔案管理能力，沒(méi)有經(jīng)受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，難以勝任檔案管理工作的需求。
3提高施工企業(yè)檔案管理水平的對(duì)策
第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。施工企業(yè)的管理者要提高對(duì)檔案管理工作的重視，并且認(rèn)識(shí)到檔案信息對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。對(duì)于施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，工程檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)重要的信息資產(chǎn)。施工企業(yè)的檔案管理工作相對(duì)于其他企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理范圍和種類更多，并且特定檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)也更高。對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，不同層級(jí)的管理人員需要對(duì)檔案管理工作予以高度的重視，并且不同部門要與之進(jìn)行量化的配合，對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題進(jìn)行第一時(shí)間的解決，為檔案管理工作提供了一個(gè)良好的執(zhí)行環(huán)境。第二，完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度，是檔案管理工作的重要執(zhí)行基礎(chǔ)，也是從基礎(chǔ)層面上就現(xiàn)階段檔案管理工作不規(guī)范問(wèn)題解決的有效措施。施工企業(yè)的工程項(xiàng)目一般投資規(guī)模都較大，并且施工周期較長(zhǎng)。在施工過(guò)程中，容易出現(xiàn)人員流動(dòng)與變更的情況。針對(duì)于這種情況，施工企業(yè)要指明專人進(jìn)行專項(xiàng)檔案資料的負(fù)責(zé)，并且明確相互分工與責(zé)任。在施工準(zhǔn)備階段，要積極的與監(jiān)理部門、業(yè)主單位進(jìn)行溝通，做好相關(guān)檔案資料的樣本設(shè)定，為后續(xù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理提供有效的依據(jù)。在發(fā)生人員變動(dòng)等情況時(shí)，施工單位也要積極的做好交接的管理，避免由于人動(dòng)所造成檔案資料的遺失。在檔案管理流程設(shè)計(jì)上，要結(jié)合自身企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，精簡(jiǎn)流程，并且做好各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)職責(zé)界定。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的利用。檔案管理人員要深入了解企業(yè)的整體業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，并且對(duì)于各項(xiàng)工作狀態(tài)進(jìn)行深入的掌握，及時(shí)的為企業(yè)管理者提供相應(yīng)的資料，充分發(fā)揮企業(yè)檔案資源對(duì)企業(yè)管理、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)、研究等各方面的促進(jìn)作用。另外，施工企業(yè)也要積極的推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。隨著辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，檔案資料的形式也逐漸變得豐富，電子檔案的管理也成為了檔案管理工作的一個(gè)重要內(nèi)容。在開展檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)構(gòu)建一套科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理。通過(guò)做好相應(yīng)的權(quán)限分配，提高對(duì)檔案信息的利用效率，突破傳統(tǒng)管理方式所帶來(lái)的查閱難和管理難的問(wèn)題。第四，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。施工企業(yè)要有意識(shí)、有計(jì)劃的構(gòu)建一套科學(xué)的檔案人才管理機(jī)制，對(duì)于檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)進(jìn)行不斷的提升。在日常檔案管理工作中，要積極的推進(jìn)各項(xiàng)培訓(xùn)工作的開展，結(jié)合自身需求，不斷的完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員也要積極的提升自身的業(yè)務(wù)能力水平，不斷的自我學(xué)習(xí)和自我充電，對(duì)于新出臺(tái)的法律法規(guī)政策進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，掌握企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展需求，提高自身的綜合業(yè)務(wù)水平。
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（二）檔案的實(shí)時(shí)性
供電科技檔案是對(duì)某個(gè)時(shí)期的供電生產(chǎn)以及技術(shù)調(diào)整的真實(shí)記錄，因在科技檔案中所記載的數(shù)據(jù)對(duì)于某個(gè)時(shí)期而言是實(shí)時(shí)化的，其反應(yīng)的是特定生產(chǎn)環(huán)節(jié)下的技術(shù)參數(shù)以及數(shù)據(jù)資料等。如設(shè)計(jì)單位提供的藍(lán)圖、施工資料等，這些數(shù)據(jù)對(duì)于后續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)是十分重要的。
二、科技檔案的管理與利用
科技檔案在實(shí)際的管理中應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾暎驗(yàn)槠涮卣魇怪梢詭椭╇娖髽I(yè)在生產(chǎn)和維護(hù)中采用更加適應(yīng)其自身特點(diǎn)的技術(shù)措施，從而保證生產(chǎn)與維護(hù)的順利進(jìn)行。因此在實(shí)際的工作中必須做好對(duì)供電企業(yè)科技檔案的管理與利用。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：
（一）提高服務(wù)意識(shí)
在實(shí)際管理中科技檔案的管理者應(yīng)重視對(duì)科學(xué)管理措施的選擇與引入，先進(jìn)的信息化系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)完全可以幫助科技檔案的管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和智能化，因此在實(shí)際的管理中應(yīng)提高服務(wù)意識(shí)，利用先進(jìn)的技術(shù)措施為檔案的使用者服務(wù)。從原有的封閉管理轉(zhuǎn)為開放式管理，從原有的單純的統(tǒng)計(jì)與保存轉(zhuǎn)變?yōu)橥诰蚺c總結(jié)，從原有的紙質(zhì)資料的保存轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料的數(shù)據(jù)庫(kù)化的保存，以此提高供電企業(yè)科技資料的服務(wù)能力。同時(shí)管理者還應(yīng)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行熟悉，明確本企業(yè)檔案管理的現(xiàn)有情況，以及細(xì)節(jié)，掌握全部科技資料的相關(guān)數(shù)量和種類等，并對(duì)其價(jià)值和質(zhì)量進(jìn)行全面掌控，盡量保證檔案資料的準(zhǔn)確性和全面性。不僅如此，管理員還應(yīng)明確各種檔案的現(xiàn)實(shí)意義，即對(duì)企業(yè)的管理與維護(hù)有哪些幫助，以此在實(shí)際應(yīng)用中可以指導(dǎo)查閱。最后，檔案管理者還應(yīng)進(jìn)入到生產(chǎn)第一線，對(duì)相關(guān)技術(shù)資料進(jìn)行采集和匯總，了解相關(guān)生產(chǎn)情況，并對(duì)第一線的生產(chǎn)需求進(jìn)行了解，總結(jié)第一線對(duì)檔案工作的具體要求，并在日常管理中進(jìn)行改進(jìn)，加以滿足。
（二）做好保密與利用的平衡
一些供電企業(yè)的技術(shù)資料涉及到國(guó)家保密規(guī)定，因此在實(shí)際的管理中應(yīng)做好利用、服務(wù)與保密之間的平衡。不能讓檔案在利用和提供服務(wù)的同時(shí)受到安全威脅。因此應(yīng)大力度宣傳相關(guān)法律和法規(guī)，從我國(guó)的檔案法規(guī)到保密法規(guī)都應(yīng)熟悉并了解，堅(jiān)持恪守保密原則，同時(shí)也不影響正常的借閱和查詢。但是應(yīng)當(dāng)注意的是企業(yè)如果參與了某些市場(chǎng)活動(dòng)，其檔案出借必須有相應(yīng)的手續(xù)，獲得授權(quán)后方能出借。同時(shí)檔案管理人員必須熟悉相關(guān)生產(chǎn)管理以及工作計(jì)劃等，同時(shí)根據(jù)這些日常的需求對(duì)檔案進(jìn)行管理，按照相關(guān)生產(chǎn)與科研活動(dòng)需求提供相關(guān)檔案服務(wù)。最后，還應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫(kù)安全，建立完善的防控措施防止檔案數(shù)字化后被從網(wǎng)絡(luò)上泄露。適當(dāng)?shù)脑黾颖Ｃ芗?jí)別以及安全措施是可以幫助其獲得良好的安全性的。
（三）做好管理升級(jí)
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2.1管理體系不健全，檔案利用率較低
俗話說(shuō)沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，一個(gè)科學(xué)合理的管理體系的缺失，帶來(lái)的不僅是管理的混亂，更使得檔案信息資源無(wú)法得到有效利用，也為企業(yè)帶來(lái)了不可估量的隱形損失。在一些電力企業(yè)中，依然存在著檔案資料收集不全，保管不力；檔案借閱時(shí)手續(xù)不全，導(dǎo)致檔案遺失等問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，電力企業(yè)在檔案管理工作方面存在著誤區(qū)，過(guò)分重視檔案的收藏而忽視了對(duì)檔案的有效利用，蒙塵的卷宗只有蠹蟲偶爾光顧，違背了建立檔案和檔案保護(hù)的初衷。
2.2人員素質(zhì)落后，檔案管理意識(shí)淡薄
提起檔案管理，很多人抱有一種可有可無(wú)的輕視態(tài)度，認(rèn)為檔案管理不過(guò)就是收集整理罷了，毫無(wú)技術(shù)含量可言。正是這種不正確的風(fēng)氣，導(dǎo)致很多電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在檔案管理工作方面沒(méi)有投入足夠的人力和物力，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法積極有效地開展。許多電力企業(yè)的檔案管理崗位主要是安置人員，企業(yè)進(jìn)行編制改革時(shí)通常將檔案管理人員一減再減，檔案管理人員隊(duì)伍流動(dòng)性大，因此很多檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏責(zé)任心，使得檔案管理工作無(wú)法開拓和發(fā)展新領(lǐng)域，檔案編研和信息開發(fā)、利用工作一直只是紙上談兵。
2.3企業(yè)檔案管理存在安全隱患
一些企業(yè)由于資金的缺乏和場(chǎng)地限制，常常租用賓館等缺乏消防和安全保護(hù)的場(chǎng)地作為檔案室，造成了安全隱患，一旦出現(xiàn)事故，任何的補(bǔ)救措施都無(wú)濟(jì)于事。一些企業(yè)為了方便管理，將打更室與檔案庫(kù)房相連通，導(dǎo)致檔案資料的遺失和損壞。更有甚者沒(méi)有設(shè)置專門的檔案室，將檔案堆積在庫(kù)房，為檔案管理工作帶來(lái)了諸多不便。二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代，電力企業(yè)檔案管理工作也必須緊跟時(shí)代步伐，擯棄陳舊觀念，推進(jìn)檔案信息化管理，避免資源浪費(fèi)。
3.加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理工作的具體對(duì)策
3.1完善機(jī)制促進(jìn)檔案管理規(guī)范化
科學(xué)合理的電力檔案管理體系的建立是檔案工作的前提。電力企業(yè)檔案管理部門要更具自身實(shí)際情況，聯(lián)合先進(jìn)的管理理念和方法，主動(dòng)學(xué)習(xí)，大膽出擊，為檔案工作的順利推進(jìn)創(chuàng)設(shè)良好的氛圍，依據(jù)國(guó)家檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，順應(yīng)時(shí)展的潮流，健全和完善檔案管理工作體制，嚴(yán)格責(zé)任分工，規(guī)范過(guò)程管控，對(duì)文件材料的歸檔范圍、收集、整理、立卷歸檔、形成以及文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求形成閉環(huán)管理，為檔案管理工作提供制度依據(jù)，促進(jìn)檔案工作的有序進(jìn)行。管理制度的確立要講求規(guī)范性和可操作性，注重落實(shí)，切忌浮夸。
3.2提升工作人員履職能力
檔案管理工作人員是檔案管理工作中最重要的環(huán)節(jié)，檔案管理工作人員的素質(zhì)在很大程度上決定了檔案管理工作的實(shí)際效率。因此，電力企業(yè)要加強(qiáng)宣傳，組織開展文化教育和技能培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)工作人員及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新，努力學(xué)習(xí)，向書本學(xué)習(xí)，向同行學(xué)習(xí)，注重實(shí)踐，提高從業(yè)人員履職能力。企業(yè)要切實(shí)強(qiáng)化檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，明確責(zé)任人，推行“誰(shuí)記錄，誰(shuí)收集，誰(shuí)整理，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理措施，充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)的作用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,做到限時(shí)整改,從根本上遏止檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象。
3.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)
科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。電力企業(yè)檔案管理工作要想獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須根據(jù)需要和可能將其納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排，制定相關(guān)的規(guī)章制度，深入研究檔案資源的開發(fā)利用，應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，以科學(xué)的思想方針沒(méi)和組織管理方法為依托，整合、發(fā)掘檔案信息，引進(jìn)高水平、復(fù)合型的信息化人才全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化，促進(jìn)資源共享，使信息的獲取、處理、傳輸和應(yīng)用等一系列過(guò)程數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，切實(shí)提高檔案利用效率真正發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)中心工作的意義和價(jià)值，為電力企業(yè)的發(fā)展做粗應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
篇6
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
篇7
所謂會(huì)計(jì)電算化,是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,即采用電子計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后,提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來(lái),更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策,加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)展的必然,是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向。管好用好財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)財(cái)會(huì)工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會(huì)計(jì)電算化特點(diǎn)
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算,使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大,同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過(guò)外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄,通過(guò)憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表,這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量,也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會(huì)計(jì)方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會(huì)重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對(duì)磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程中,財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。各級(jí)企事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本文根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下顯著特點(diǎn)。
第一,較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng),通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn),但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn),同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng),會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫(kù),并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù),如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。
2、搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù),減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過(guò)電子郵件或BBS等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢。總之,網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越,整合財(cái)力資源、人力資源,提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財(cái)務(wù)檔案信息通過(guò)采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理問(wèn)題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問(wèn)題提出多種方案,并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作
電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物,又是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此,必須做好會(huì)計(jì)憑證的收集和整理、會(huì)計(jì)賬簿的收集和整理、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集和整理、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。此外,為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí),保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集
所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書及使用手冊(cè)。
3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無(wú)法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,本文建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用
電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。在長(zhǎng)期開展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍,是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰,激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹,使其了解財(cái)務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問(wèn)題
1、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,存貯在硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
2、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失,如果沒(méi)有相關(guān)備份的話,將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計(jì)算機(jī)病毒的防范。
3、電算會(huì)計(jì)檔案必要有專人管理
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”,但無(wú)論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠(chéng)信。這就要求會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
篇8
檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對(duì)文件的種類、運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案整理知識(shí)有所了解，才能掌握文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定、決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報(bào)、意見、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等）。公文的寫作都有規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健０骖^是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，居中套以紅色的大號(hào)字體，下方是發(fā)文字號(hào)，再下方為紅色橫隔線；發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)組成；標(biāo)題，由機(jī)關(guān)名稱、內(nèi)容、文種三部分組成，小標(biāo)宋體2號(hào)字，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，一份公文只能用一種文種，不能同時(shí)用兩種文種，“請(qǐng)示報(bào)告”、“關(guān)于…的通報(bào)的通知”是兩種文種，都是錯(cuò)誤的用法；正文，始于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，采用三號(hào)仿宋體字，文件的結(jié)構(gòu)層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁(yè)22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個(gè)字符；發(fā)文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標(biāo)志，印章是公文制發(fā)單位對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發(fā)文的處理，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識(shí)后，要檢查接收的文件準(zhǔn)確性，必要時(shí)可以指導(dǎo)行政工作。
篇9
1.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)人員管理的重要性
說(shuō)到檔案管理，企業(yè)的人事檔案首當(dāng)其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業(yè)人員的詳細(xì)信息，包括員工的自然情況、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、歷史背景等。企業(yè)用人必須要依據(jù)人事檔案提供的基本信息來(lái)衡量人才所適應(yīng)的工作崗位。人才是企業(yè)良性發(fā)展的基石，而檔案管理是發(fā)掘人才、開發(fā)人才的基石。沒(méi)有一套規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)將會(huì)極大的限制企業(yè)發(fā)展，降低市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，也會(huì)流失已有的人才，給企業(yè)帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。千金買骨可能會(huì)引來(lái)人才但是不一定會(huì)留住人才。有著規(guī)范的、優(yōu)異的、有發(fā)展的檔案管理模式的企業(yè)才是一個(gè)有吸引力的企業(yè)。
2.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)財(cái)政管理的重要性
規(guī)范化的檔案管理可以集中整合企業(yè)財(cái)務(wù)狀況軌跡，為企業(yè)高層管理者提供企業(yè)業(yè)務(wù)分析的依據(jù)，從而有利于科學(xué)規(guī)劃企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。另外，規(guī)范化的財(cái)政管理下，企業(yè)每一筆財(cái)務(wù)賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財(cái)務(wù)糾紛，挺高工作效率，有利于企業(yè)的制度化管理，同時(shí)又對(duì)外樹立了企業(yè)良好的形象。
3.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要性
從企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展角度看，規(guī)范化的檔案管理有利于企業(yè)管理層更加及時(shí)、全面的掌握和分析企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)狀況，以便抓住時(shí)機(jī)調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)策略，做出科學(xué)的判斷。企業(yè)檔案雖然記錄的是企業(yè)過(guò)去的運(yùn)營(yíng)資料，但卻是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的依據(jù)。它在很大程度上決定著企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展、對(duì)持續(xù)提高企業(yè)的管理效率具有深遠(yuǎn)影響。所以，為了企業(yè)自身的長(zhǎng)足發(fā)展，使它在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更加具有不敗的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，必須做好檔案的規(guī)范化管理。
篇10
一、招標(biāo)采購(gòu)檔案管理中所存在的問(wèn)題分析
1.管理規(guī)范中的問(wèn)題分析
對(duì)電力企業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)和采購(gòu)，就是要各個(gè)供應(yīng)商在公平競(jìng)爭(zhēng)的情況下，把電力建設(shè)中需要使用的多種物資，利用投標(biāo)和招標(biāo)的方式進(jìn)行購(gòu)買，其優(yōu)勢(shì)就是市場(chǎng)透明公開，電力企業(yè)可以獲得價(jià)格便宜，質(zhì)量有保證的建設(shè)物資，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的情況下，招標(biāo)采購(gòu)事業(yè)也日益繁榮，但是也暴露出了一些問(wèn)題，例如監(jiān)管規(guī)范存在很多漏洞。采購(gòu)和招標(biāo)都是新興項(xiàng)目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發(fā)展發(fā)現(xiàn)中提出問(wèn)題，然后予以解決，對(duì)該制度進(jìn)一步完善。其是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，不能畢其功于一役。而電力企業(yè)進(jìn)行招標(biāo)前，一定要先設(shè)置嚴(yán)格的規(guī)范制度，這樣才能很好的對(duì)其行為進(jìn)行約束。由于企業(yè)沒(méi)有系統(tǒng)的招標(biāo)方式，因此導(dǎo)致采購(gòu)流程隨意，少部分企業(yè)有嚴(yán)格的規(guī)范，但是在落實(shí)不到位，其具體效果也很難體現(xiàn)。很多招標(biāo)行為都是暗箱操作，導(dǎo)致項(xiàng)目不能正常建設(shè)。除此之外，一些招標(biāo)部門管理職能劃分不清，監(jiān)管工作不到位，再加上監(jiān)管人員配合不默契，招標(biāo)期限一拖再拖，因此必須完善招標(biāo)采購(gòu)的監(jiān)督機(jī)制。
2.審查制度存在問(wèn)題
在招標(biāo)的審查工作中，供應(yīng)和編碼是主要問(wèn)題。第一，項(xiàng)目和需要的物品編碼不匹配，而對(duì)物資監(jiān)管中，也沒(méi)有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的程序。第二點(diǎn)，少部分企業(yè)得到物資后，需要驗(yàn)證物資的質(zhì)量，但是企業(yè)內(nèi)部在這方面并沒(méi)有資質(zhì)，但是還是進(jìn)行驗(yàn)證，導(dǎo)致物資質(zhì)量級(jí)別不符合要求。除此之外，大部分企業(yè)都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到審查的重要性，實(shí)施招標(biāo)前沒(méi)有進(jìn)行調(diào)查分析，物資的種類、質(zhì)量情況，以及單價(jià)都不了解，這樣沒(méi)有標(biāo)底的招標(biāo)很容易被太高招標(biāo)價(jià)格，不利于企業(yè)的發(fā)展。
3.人員管理方面的問(wèn)題
由于對(duì)人員監(jiān)管不力，致使虛假招標(biāo)情況層出不窮，如果預(yù)先確定了中標(biāo)者，那么招標(biāo)方會(huì)單方面提高招標(biāo)的條件，進(jìn)而排擠其他的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，除此之外，一些招標(biāo)人員和招標(biāo)方串通一氣，利用陪標(biāo)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，極大的損害了第三方的利益。進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，有很多非理性干擾因素存在，沒(méi)有一個(gè)可操作的定量化依據(jù)。部分評(píng)標(biāo)人員違背了公平原則，只是迎合項(xiàng)目企業(yè)提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。
二、電力企業(yè)建設(shè)中招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的對(duì)策分析
1.對(duì)選擇程序進(jìn)行完善
供應(yīng)方對(duì)于電力企業(yè)的建設(shè)很重要，直接影響企業(yè)項(xiàng)目的質(zhì)量。采購(gòu)的物資方是企業(yè)的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應(yīng)方為企業(yè)提供可靠的資源，其有分享利益的權(quán)力，但是也要承擔(dān)一部分建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。因此電力企業(yè)在選擇時(shí)要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，在合作前對(duì)工作流程中的問(wèn)題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動(dòng)的執(zhí)行方式，優(yōu)化操作流程。確定供應(yīng)方前，應(yīng)該對(duì)所有企業(yè)都采取一視同仁的態(tài)度，提供一個(gè)公平競(jìng)爭(zhēng)的平臺(tái)，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，主要降低采購(gòu)成本。確定供應(yīng)方數(shù)量時(shí)，可以結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，然后對(duì)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，采購(gòu)來(lái)源不能單一，除此之外，有效降低附加采購(gòu)經(jīng)費(fèi)，讓企業(yè)利益最大化。
2.完善合同監(jiān)管工作
在擬定建設(shè)合同過(guò)程中，采購(gòu)部門要積極參與到合同具體條款的協(xié)商中，然后對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行確定，如果現(xiàn)有流程存在問(wèn)題，就是提出和修正。對(duì)驗(yàn)證人員、評(píng)判規(guī)則和驗(yàn)證方法都要仔細(xì)商榷，如果有不利的情況及時(shí)提出，避免成為既定事實(shí)[1]。在執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預(yù)先規(guī)定好，增加一些有約束力的條款，對(duì)制造商的級(jí)別，以及分包資質(zhì)都要進(jìn)行合理約束。進(jìn)行協(xié)商過(guò)程中，一定要限制物資采購(gòu)的范圍，這樣可以盡早確定建設(shè)資金的分配[2]。形成合同的時(shí)候，采購(gòu)企業(yè)的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)信息途徑進(jìn)行擴(kuò)展，掌握越多對(duì)企業(yè)有利的信息越好，對(duì)于合同中有關(guān)關(guān)鍵技術(shù)的條款，采購(gòu)人員要格外的重視，避免項(xiàng)目業(yè)主利用這些條款來(lái)約束電力企業(yè)。簽訂合同人員要和項(xiàng)目設(shè)計(jì)人員進(jìn)行溝通，對(duì)服務(wù)的種類，服務(wù)的要素、采購(gòu)期限，以及施工單價(jià)進(jìn)行了解，對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行衡量[3]，做好一切的準(zhǔn)備和防范措施。總而言之，在進(jìn)行合同簽署中，必須全程進(jìn)行有效的合同監(jiān)督，確保電力企業(yè)的合法權(quán)益。進(jìn)行物資采購(gòu)過(guò)程中，先檢查物資的質(zhì)量情況，如果發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量隱患，應(yīng)該立即提出，不要隱瞞，通過(guò)協(xié)商進(jìn)行解決，堅(jiān)決不能回避或視而不見。
3.加強(qiáng)人員管理
任何工作和項(xiàng)目都是由人來(lái)完成的，人在這方面處于主導(dǎo)地位，如果相關(guān)崗位的人員沒(méi)有很高的職業(yè)素養(yǎng)，那么制定再合理的規(guī)章制度也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，為了避免中飽私囊、內(nèi)部人員和物資供應(yīng)者勾結(jié)等損害電力企業(yè)利益問(wèn)題的發(fā)生，必須加強(qiáng)人員道德方面的學(xué)習(xí)，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業(yè)務(wù)骨干來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，監(jiān)督人員部門也要做好監(jiān)督工作，切實(shí)把企業(yè)利益放到第一位。
三、總結(jié)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，電力項(xiàng)目工程也逐漸增多，因此企業(yè)在這方面的投入也開始加大。在電力項(xiàng)目建設(shè)中招標(biāo)是有效的采購(gòu)模式，如果招標(biāo)工作出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)直接影響電力設(shè)施的安全運(yùn)行，相關(guān)的采購(gòu)部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設(shè)性的意見，切實(shí)做好本職工作。
作者:陳曉燕 單位:貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司物流服務(wù)中心
參考文獻(xiàn)
篇11
2.人事檔案所有權(quán)不明確
根據(jù)我國(guó)《檔案法》規(guī)定，檔案的所有權(quán)可視為財(cái)產(chǎn)所有權(quán)歸所屬企業(yè)所有，而企業(yè)將檔案寄存在檔案館的行為只能算是暫時(shí)存放，檔案館作為保管方有時(shí)不得不接受企業(yè)提出的特殊要求，例如要求專柜存放，并將檔案柜鑰匙交由企業(yè)保管等，如果一味的應(yīng)允這些要求，企業(yè)一一效仿，那么檔案館就只能僅僅成為一個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)構(gòu)了。所以檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要遵循相應(yīng)原則，對(duì)檔案進(jìn)行編目、整理、加工及是否有權(quán)鑒定與銷毀檔案，從而為社會(huì)提供有用的信息，體現(xiàn)檔案館的功能，這是眼下需要重點(diǎn)解決的難題。
3.檔案存放費(fèi)用無(wú)法解決
國(guó)企在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)期間，在對(duì)國(guó)企檔案進(jìn)行整理、鑒定、移交等工作中所用到的費(fèi)用由接受單位進(jìn)行支付，需向地方國(guó)家檔案館寄存檔案的費(fèi)用則由原企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用支付。破產(chǎn)企業(yè)則需要一次性支付全部的寄存檔案費(fèi)用。但檔案相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算仍然沒(méi)有確切的方法和標(biāo)準(zhǔn)，這也是我國(guó)國(guó)企改制后面臨困難問(wèn)題。
二、解決國(guó)有企業(yè)人事檔案存在問(wèn)題的對(duì)策
為解決檔案管理中存在的隱患與難題，應(yīng)積極選擇相應(yīng)的對(duì)策實(shí)施。
1.檔案管理制度不健全
破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化的方式不同，應(yīng)該進(jìn)行不用方式的處置，對(duì)一些沒(méi)有去處的檔案，必須要按照要求移交到檔案館；一些企業(yè)轉(zhuǎn)為私營(yíng)或者變?yōu)楹腺Y、出售中外臺(tái)資的企業(yè)檔案也應(yīng)該及時(shí)的移交到檔案館保管，防止檔案的丟失。嚴(yán)格按照進(jìn)館要求，對(duì)具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的檔案，在移交時(shí)必須保證其完整性，仔細(xì)做好分門別類工作，裝訂上架后標(biāo)簽清楚。對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)移交清冊(cè)，逐卷清點(diǎn)，防止企業(yè)別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案，有效的提高檔案館管理檔案質(zhì)量。
2.允許連續(xù)性的企業(yè)檔案進(jìn)寄存
對(duì)企業(yè)以股份有限公司、有限責(zé)任公司、股份合作制、委托經(jīng)營(yíng)、租賃經(jīng)營(yíng)、出售產(chǎn)權(quán)、負(fù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、兼并形式產(chǎn)生的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，企業(yè)會(huì)有一定的連續(xù)性，這時(shí)檔案應(yīng)該以保存在改制后企業(yè)為主。除非受保管條件的限制，或者由其它一時(shí)難以克服的客觀因素影響，將可能導(dǎo)致檔案損害的，可以移送檔案館暫時(shí)寄存。
3.對(duì)寄存檔案要加以選擇，充分利用檔案館有限的庫(kù)容量
對(duì)企業(yè)要求寄存的各類檔案，檔案館工作人員必須適當(dāng)?shù)貙?duì)其信息內(nèi)容稍作了解，以判斷是否值得和可以入館保存。改制國(guó)有企業(yè)必須尊重檔案工作，自覺遵守檔案轉(zhuǎn)交制度，切勿使檔案館成為一個(gè)僅僅用來(lái)堆放紙張的場(chǎng)地，從而避免日后出現(xiàn)庫(kù)滿為患的現(xiàn)象。
篇12
廣義的信用管理是指企業(yè)為獲得他人提供的信用或授予他^、信用而進(jìn)行的管理活動(dòng)。狹義的信用管理是指對(duì)企業(yè)的授信活動(dòng)和授信決策進(jìn)行的科學(xué)管理，其主要目的是提高競(jìng)爭(zhēng)力、擴(kuò)大市場(chǎng)占有份額。本文探討的企業(yè)信用管理主要是狹義的企業(yè)信用管理，也是傳統(tǒng)的企業(yè)信用管理。企業(yè)信用管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中最重要的組成部分，是企業(yè)管理學(xué)的—垂耍分支。從企業(yè)管理職能的角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)信用管理就是通過(guò)資信調(diào)查收集客戶的各種信用信息與數(shù)據(jù)，進(jìn)行綜合處理判斷，對(duì)客戶的信用質(zhì)量做出評(píng)價(jià)，在風(fēng)險(xiǎn)與收益之間權(quán)衡，進(jìn)行恰當(dāng)?shù)男庞脹Q策，并對(duì)產(chǎn)生的應(yīng)收帳款進(jìn)行管理。
2我國(guó)信用管理現(xiàn)狀
2．1企業(yè)信用制度不健全。國(guó)內(nèi)外關(guān)于信用方面的相關(guān)法律文獻(xiàn)有很多。如：國(guó)際上的~w''''ro的基本原則》、《國(guó)際統(tǒng)一私法協(xié)會(huì)國(guó)際商事合同通則》、《服務(wù)貿(mào)易總協(xié)定》等；國(guó)內(nèi)的《合同法》、飯不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》、《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等。我國(guó)硎法也對(duì)詐騙犯罪行為處以刑罰和規(guī)定。
2、2企業(yè)信用意識(shí)淡薄。一方面由于法律法規(guī)不健全，企業(yè)問(wèn)經(jīng)營(yíng)行為得不到有效的監(jiān)督和約束，使企業(yè)信用觀念淡薄，信用水平低下，欺騙貿(mào)易規(guī)模擴(kuò)大。另一方面，企業(yè)管理目標(biāo)發(fā)生偏移片面追求經(jīng)濟(jì)利益，忽視信用管理。
2．3缺乏專門的信用管理部門和專業(yè)人員。企業(yè)銷售部門和財(cái)務(wù)部門在風(fēng)險(xiǎn)控制和信用管理問(wèn)題上職責(zé)劃分不清，相當(dāng)多的企業(yè)是由銷售人員或其他部門人員兼做信用管理工作，其根源在于這些企業(yè)沒(méi)有設(shè)立—個(gè)獨(dú)立的信用管理部門，企業(yè)內(nèi)部缺少專門的信用風(fēng)險(xiǎn)管理職能，沒(méi)有專業(yè)人員從事信用管理工作。
2-4信用管理方法和技術(shù)落后。信用管理包括資信調(diào)查、產(chǎn)品賒銷、應(yīng)收賬款收付。在各個(gè)環(huán)節(jié)都需要一定的技巧和方法。目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)在以上環(huán)節(jié)上還存在很大不足。資信調(diào)查的內(nèi)容包括貿(mào)易對(duì)象的政治狀況、資信情況、經(jīng)營(yíng)范圍經(jīng)營(yíng)能力等。由于沒(méi)有專門的信用管理部門，企業(yè)不可能全面準(zhǔn)確地掌握這些信息，勢(shì)必增加貿(mào)易的風(fēng)險(xiǎn)。信用管理的方法不當(dāng)、技術(shù)落后，使企業(yè)產(chǎn)品賒銷沒(méi)有得到有效地控制，賒銷風(fēng)險(xiǎn)缺乏客的估計(jì)，造成我國(guó)多數(shù)企業(yè)面臨嚴(yán)重的”債權(quán)’危，企業(yè)應(yīng)收賬款居高不下。
3建立和完善企業(yè)信用管理體系的迫切陛
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的日益完善和企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，使得我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序尚不范的問(wèn)題表現(xiàn)的越來(lái)越突出，信用已成為當(dāng)前品過(guò)剩時(shí)期最稀缺的資源。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)之間的交易總是伴著風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和交易風(fēng)險(xiǎn)隨時(shí)威脅企業(yè)的生存與發(fā)展。
4我國(guó)企業(yè)IFII用管理制度體系的構(gòu)建
4.1樹立正確的企業(yè)信用管理瑰念，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)信用管理給予足夠的重視。正確的信用管理觀念是企業(yè)力口強(qiáng)信用管理的前提條件，因此，必須在企業(yè)上下樹立正確的信用管理觀念，形成企業(yè)獨(dú)特的信用文化，并將文化滲透到每一個(gè)員工。下載論文
姐建立獨(dú)立的信用管理部門，并測(cè)i和落實(shí)權(quán)責(zé)對(duì)等的業(yè)務(wù)流程。目前國(guó)內(nèi)大型內(nèi)資企業(yè)幾乎沒(méi)有一家企業(yè)設(shè)有專門的信用管理部門。個(gè)別企業(yè)雖然采取了一些簡(jiǎn)單的信用控制措施一如對(duì)長(zhǎng)期拖欠貨款的客戶不予發(fā)貨、對(duì)銷售人員的考核不僅要看合同金額更要看收到的款項(xiàng)等。但是這些措施基本上都是由銷售管理部門實(shí)施的。企業(yè)在信用銷售上缺乏有效的控制環(huán)節(jié)~，而傳統(tǒng)的信用交易之所以存在信用風(fēng)險(xiǎn)的隱患，就是因?yàn)槿狈刂骗h(huán)節(jié)。
企業(yè)信用管理部門的業(yè)務(wù)流程的控制環(huán)節(jié)應(yīng)該由事前預(yù)防、過(guò)程管理和事后處列組成。事前預(yù)防包括搜集客戶的信用信息和實(shí)時(shí)關(guān)注，對(duì)客戶進(jìn)行信用的評(píng)級(jí)，然后根據(jù)客戶的價(jià)值和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，制定合理的信用政策;過(guò)程控制要求企業(yè)將信用銷售的審批權(quán)利和對(duì)應(yīng)收帳款追討責(zé)任歸人到某一部門或者某一員工，有利于實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)對(duì)等，風(fēng)險(xiǎn)到人;事后處理握歲寸應(yīng)收賬款進(jìn)行動(dòng)態(tài)的盛剎空，對(duì)逾期貝蜷歌及時(shí)采取相應(yīng)的處理。此外為了保證流程的落實(shí)，企>J立該設(shè)立完整的信用管理操作規(guī)范和業(yè)務(wù)說(shuō)明，確保員工對(duì)了氰用制度的理解，把工作落到實(shí)處。信用管理部門是現(xiàn)代企業(yè)中一個(gè)舉足輕重的職能部門。
43提高企業(yè)信用管理人員素質(zhì)。合格的信用管理人員整體素質(zhì)的提高是強(qiáng)化企業(yè)信用管理的基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)通過(guò)各種途徑強(qiáng)化信用管理人員的專業(yè)知識(shí)和職位能力a招聘、吸收符合信用管理工作崗位要求的合格人員到信用管理崗位操作培訓(xùn)，使其能勝任本企業(yè)的信用管理工作;b.制定企業(yè)信用管理人員的后續(xù)教育制度，組織企業(yè)信用管理人員定期進(jìn)行后續(xù)培jlllo
4.4企業(yè)內(nèi)部各部門角色定位。企業(yè)內(nèi)部與信用管理有關(guān)的職能部門各自正確的角色認(rèn)同有助于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作。企業(yè)可以根據(jù)自身所處的內(nèi)外環(huán)境、經(jīng)營(yíng)規(guī)模及企倫目標(biāo)等來(lái)i}i1適合自身發(fā)展的組織結(jié)構(gòu)。
對(duì)于信用管理部門，DSO(應(yīng)收帳款變現(xiàn)天數(shù))幾乎是衡量其工作效果的最重要指標(biāo)。DSO表示每_o收帳款的平均收回時(shí)間。應(yīng)收帳款變現(xiàn)天數(shù)袱當(dāng)年年末應(yīng)收帳款余韌當(dāng)年總銷售量)*365，即DSO=sAR/SALE)*365。對(duì)于銷售部門而言銷售量是衡量其業(yè)績(jī)的主要指標(biāo)，且銷售量越高越好;對(duì)于財(cái)務(wù)部來(lái)說(shuō)年末應(yīng)收帳款越低表明其業(yè)績(jī)?cè)胶?對(duì)于信用部門而言DSO是考核其業(yè)績(jī)的指標(biāo)，目越低越好，DSO要下降必須減少應(yīng)收帳款、增加銷售量。
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2.完善人事檔案管理制度
現(xiàn)有人事檔案管理制度存在許多問(wèn)題，要想提高我國(guó)企業(yè)人事檔案管理的效率就必須不斷完善管理制度。首先，應(yīng)該明確進(jìn)行檔案管理工作的具體部門，避免出現(xiàn)多頭管理的狀況，以提升檔案管理工作的有效性。其次，將封閉的檔案管理模式開放化，這樣一方面可以加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，另一方面可以有效監(jiān)督檔案管理工作的正常開展。最后，為了適應(yīng)我國(guó)現(xiàn)有的企業(yè)人事現(xiàn)狀，應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的人事檔案分理處，專職進(jìn)行企業(yè)人事檔案的管理工作。此外，為了將管理工作最優(yōu)化，應(yīng)該將人事檔案管理工作與人員使用分離開來(lái)，以便于實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化管理。
3.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
除了完善的管理制度，要想高效地進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理工作還需要擁有高素質(zhì)的檔案管理人員。雖然現(xiàn)在管理工作都有相關(guān)技術(shù)或系統(tǒng)進(jìn)行輔助，但是操作主體始終是人，如果檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，勢(shì)必會(huì)造成人事檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)，影響人事檔案管理工作的質(zhì)量。在培訓(xùn)檔案管理人員時(shí)應(yīng)該注意從理論和實(shí)際著手，一方面要從理論上加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，另一方面應(yīng)該培養(yǎng)相關(guān)人員具體操作的業(yè)務(wù)能力。
4.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)
我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理效率較低，為了提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該在管理工作中加入信息化元素。檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義，它不僅可以提高檔案管理的速度，同時(shí)它還提升了檔案管理的準(zhǔn)確性。在將企業(yè)人員的信息錄至計(jì)算機(jī)的同時(shí)，需要對(duì)不同人員的檔案信息進(jìn)行分類以方便管理。另外，為了更有效地進(jìn)行人事檔案管理工作，有關(guān)人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)的建立十分必要。通過(guò)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能可以對(duì)企業(yè)不同人員的錄用、調(diào)用及時(shí)做出詳細(xì)記錄，還能集中管理各個(gè)部門的人事檔案，大大提高了管理的效率。
