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（三）相關管理人員素質比較差。從當前情況看，在醫院很多財會檔案相關管理人員未接受過專業教育，導致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。
（一）提高檔案管理意識。為了保證醫院財會檔案相關管理水平，一定要提升管理意識。首先，領導層要對財會檔案對于醫院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當作財務管理工作中的一個重要內容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務并不只是對檔案進行管理，還要對醫院中的財務工作進行監督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關管理工作，對財會檔案進行嚴格審核以及鑒定，充分發揮其作用。
（二）對相關管理制度進行完善。當前，社會處于不斷發展之中，從財會檔案相關管理工作的具體情況看，要對相關管理制度進行完善，確保其具有系統性和完整性，與醫院具體情況相符，不斷對其進行強化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關制度以及法律法規進行操作，承擔自己的責任，在工作中端正態度。另外，還要確保將管理責任落實到每個人以及每個崗位，對分工進行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質量以及工作效率。
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（二）高校檔案管理有著其本身存在的權威性，具有較強的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權威性與不可質疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學生在學校表現的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業招聘與學生的擇業提供了雙向的機會
我國教育模式與就業機制的轉變使得原有的就業體系逐漸被新時期供求關系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業在人才招聘時得到學生的唯一也是第一手資料就是高校畢業檔案，如果檔案記載中學生表現良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學生就業成功與否的關鍵。
二、我國高校檔案管理在企業人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學生檔案保存與調動缺乏相對明確的管理規章制度
一方面，為了提高高校就業率，一些學校針對學生在校表現進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學生就業有關的證書等放入檔案內，導致檔案在高校保存期間已經缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業生檔案的存檔內容大都涉及其入學的材料、在學期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學生在校期間的種種表現。我國現階段的檔案管理工作僅僅對學生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導致高校檔案在學生就業中產生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉接管理中存在嚴重的混亂現象
高校學生畢業后面臨著繁重的檔案轉接問題。第一，畢業生在找到工作后就需要將檔案轉到企業內部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉接時沒有準確的企業地址或者檔案已經轉到企業但找不到相關部門接收。第二，畢業生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導致檔案的丟失。第三，一些外地學生在校期間已將戶口轉至學校所在地，然而畢業后卻將檔案轉回原籍，戶口與檔案所在地出現了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉接增添了不必要的混亂因素。
三、企業人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學生在校成長經歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學校修改后的“偽檔案”，相關政府部門要做到實時的監督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學準確性。
（二）加大對社會檔案轉接部門的資金及政府支持
高校學生畢業期間是檔案轉接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯合制度的關鍵時期。因此，政府要在此時給予相關檔案轉接部門適當的資金及政策支持，以確保檔案轉接的準時與順暢。此外，相關檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉接出去的檔案進行有效的核對。一旦發生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業生的利益，同時也確保了企業人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎上進行檔案關系的定向信息反饋
第一，企業對招聘人員進行職位表現的直接反饋，學校或者相關部門應將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學生的培養方案進行適當的調整，真正實現高校與企業人才的無縫對接。第三，各大高校學生也可以根據學校已得到的反饋信息，總結其自身的缺點，重新確立就業目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業人才的選拔做出的成功戰略變革。
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1、財務電子檔案的存貯介質具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質材料中。
2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于、攜帶和傳遞。
3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。
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Key words: enterprise;file management;implementation
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)18-0178-01
1企業檔案管理重要性分析
企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其是企業科技發展的催化劑、是企業經濟效益和社會效益的表現形式、是企業文化的重要部分,是企業生存與發展的關鍵。加強企業檔案管理有助于企業管理工作的開展,促進企業管理目標的實現。以企業設備檔案管理為例,企業設備檔案管理工作的科學開展能夠為企業設備養護與維修、設備折舊以及企業資產管理提供基礎的材料,促進其工作的開展。由于企業檔案管理工作的重要性,現代企業必須以科學的管理體系為基礎,開展企業檔案管理工作,促進企業的健康發展。
2企業檔案管理工作的科學實施
2.1 構建科學的檔案管理體系,促進檔案管理工作的科學開展科學的企業檔案管理體系是實施企業檔案管理工作的基礎,其對檔案管理工作的科學開展有著重要的意義。現代企業必須以檔案管理基本原則為基礎,結合企業自身管理結構與實際情況,構建科學的檔案管理體系,以此保障檔案管理體系的適用性。在檔案管理工作開展中常有企業照搬其他企業檔案管理體系進行檔案管理工作的情況出現,但是由于每個企業的生產經營特點不同、管理體系的不同以及技術水平、資產情況的不同,會使照搬檔案管理體系在實際應用過程中不能與企業實際情況相結合,影響檔案管理工作的開展。因此,以企業自身情況為基礎,構建科學的檔案管理是企業實施檔案管理工作科學實施的基礎,其對企業檔案管理工作的科學開展有著重要的意義。
2.2 注重檔案管理基本原則,促進企業檔案管理的科學實施企業檔案管理要遵循統一領導,分級管理的基本原則。企業檔案管理部門要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導,建立統一的企業檔案管理制度,對企業的全部檔案實施綜合管理。由檔案使用部門對檔案進行基礎整理后,歸集管理部門進行統一管理與領導,促進檔案管理工作的科學實施。另外企業檔案管理工作還要遵循維護企業檔案的完整與安全的基本原則。維護檔案的完整要以保證企業檔案在內容上齊全配套為基礎,保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系,并涵蓋企業全部工作活動所產生的各種類別、各種形式的檔案文書,杜絕檔案人為割裂和零亂堆砌造成的檔案不全等情況的發生,保障企業檔案的完成性。同時還要加強對企業檔案管理的保護工作與保密工作。防治企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生,嚴守企業檔案中所含的事項,保護知識產權,維護企業的合法權益。在注重企業檔案管理的基本原則實施的同時,企業還要認識到檔案的有效利用對企業發展的促進作用,以企業檔案管理工作為基本出發點,實現企業檔案的綜合利用。以企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終,保障企業檔案在企業生產經營中的可利用價值,促進企業的健康發展。
2.3 以企業檔案管理標準化建設為基礎,開展企業的檔案管理工作加強企業檔案管理標準化建設時實施企業檔案管理工作的重點。其首先要明確檔案歸檔制度,明確企業檔案歸企業所有,企業每一名員工都有建立檔案、保護檔案的義務。企業檔案管理標準化建設過程中要注重對行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度歸檔、或按季度歸檔的制度建設。同時注重產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。以此保障企業檔案的完整與安全。對于企業財務文件的歸檔應由財務部門整理歸檔并保管一年后交由檔案室進行管理。對于企業員工外出學習、考察、開會所得文件材料必須在返崗10天內交由檔案室進行工藝管理。
另外,企業還要加快完善企業檔案管理制度的腳步,對檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等進行完善。以制度化管理確保企業檔案管理的科學實施。對于檔案管理工作流程也要進行標準化建設,對管理部門、文件點收等進行標準化建設,并通過嚴格執行,促進檔案管理工作的開展。
3注重現代技術在檔案管理工作的應用,促進企業檔案管理工作的科學開展
在現代企業檔案管理的實施過程中,企業要注重現代技術在檔案管理中的應用,以此促進檔案管理工作的科學開展。現代企業要加快檔案管理工作新技術的應用,以此促進企業檔案管理工作的科學開展,促進企業檔案管理工作效率的提高,促進企業的健康發展。
綜上所述,現代企業檔案管理工作是企業發展過程中企業歷史資料、有關文件的管理過程,其對企業的經營活動的開展以及企業的發展有著重要的意義。企業在注重檔案管理體系建立與實施的過程中還要注重企業檔案管理人才的培養。注重對檔案管理人員現代檔案管理理論知識的培養、現代方案管理技術的培養,通過檔案管理人員專業技術水平的提高以及企業檔案管理新技術的應用提高企業檔案管理質量,促進企業的健康發展。
參考文獻:
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關鍵詞 ：中小企業；財務管理；問題和對策
中圖分類號：F275文獻標志碼：A文章編號：1000-8772（2014）25-0113-02
中小企業屬數量多，規模小，業務性質特點各有不同，建立一套適合自己企業的財務管理制度是必不可少的。首先應強化企業所有者的管理思想，認識到財務管理的重要性，再者企業可以根據本企業實際情況，結合自身的組織結構，形成各部門各崗位之間分工、協調、制約和監督機制。這樣環環相扣必然會堵塞或有效的減少漏洞減少違法違紀現象，防止貪污盜竊行為及各種舞弊行為的發生，必然會使企業走上規范運作，持續、高效的健康發展之路。
一、中小企業財務管理存在的問題
1企業籌資困難，限制了企業發展。中小企業資金來源一般是合伙投資，資金多是業主家庭自己積累或向親朋好友借的，這使得企業的資金規模受到很大的限制。而這些企業的信息披露制度又不健全，基本上還是非公開，信息透明度差，可抵押資產又少，使得的借貸信譽都大打折扣。我國的金融機構也沒有面向中小企業貸款的政策優惠，為中小企業服務的中介機構又不健全，使得中小企業以貸款形式獲得融資成本高，籌資不太容易。這些使得中小企業資金短缺問題突出，導致企業規模較小，難以擴大發展。
2缺乏明確的產業發展方向，對項目投資缺乏科學論證。一是片面追求“熱門”產業，不顧客觀條件和自身能力，無視國家宏觀調控對企業發展的影響。二是對項目的投資規模、資金結構、建設周期以及資金來源等缺乏科學的籌劃與部署，對項目建設和經營過程中將要發生的現金流量缺乏可靠的預測，倉促上馬。一旦國家加大宏觀調控力度，收緊銀行信貸，使得建設資金不能如期到位，企業就面臨進退兩難的境地，甚至造成巨大經濟損失。近幾年來許多企業所投資的鋼鐵、電解鋁、水泥等項目由于資金困難而夭折，或“割肉”賣出或成為永久性“在建工程”，不僅企業自己為此付出了慘重的代價，也將一些銀行拖入泥潭。
3管理模式僵化，管理觀念陳舊。一方面，中小企業典型的管理模式是所有權與經營權的高度統一，企業的投資者同時就是經營者，在這些企業中，企業領導者集權現象嚴重，并且對于財務管理的理論方法缺乏應有的認識和研究。僅憑借經驗和感覺進行管理，使決策大都沒有經過科學而嚴格的論證，致使其職責不分，越權行事，造成財務管理混亂，財務監控不嚴，會計信息失真等。
4財務管理制度混亂。中小企業的財務管理制度，仍處于簡單的粗放型管理方式之中，一些企業根本沒有設置財務管理制度，使企業財務人員進行財務工作沒有具體的制度可遵循。一些企業雖然制定了相應的財務管理制度，但由于中小企業管理者與一般從業人員多具有一定的血緣、親緣、地緣關系這個特征，使得制度的約束力不強。另外，由于財務部門設置簡單，財務崗位分工不明，一人兼任多項職務的現象非常普遍，使得會計核算的崗位分工制度無法實施，會計數據失真現象普遍存在。
5管理基礎薄弱，內部控制不嚴格。由于中小企業管理模式集所有權與經營權于一身，這就使得企業在決策和經營管理方面帶有很大的主觀隨意性，缺乏一套比較規范的具有可操作性的財務控制方法。一是對現金管理不嚴，造成資金閑置或不足。二是應收賬款周轉緩慢，造成資金回收困難。原因是沒有建立嚴格的賒銷政策，缺乏有力的催收措施，應收賬款不能兌現或形成呆賬。三是存貨控制薄弱，造成資金呆滯。四是重錢不重物，資產流失浪費嚴重。不少中小企業的管理者，對原材料、半成品、固定資產等的管理不到位，財務管理職責不明，資產浪費嚴重。
二、中小企業加強財務管理對策
1優化資本結構，提高融資能力。中小企業要加強自身資金管理，形成合理的資本結構，在不斷增加內部資本積累的前提下，確定合理的負債比例，以滿足企業投資的需要，提高承受財務風險的能力，同時又要注意不能限制企業的長期發展。加速資金積累盡可能提高折舊率，減少行政費用等非生產性開支等，以改變企業信貸資信能力。中小企業應積極參加信用保險和信用擔保，改變自身的融資環境。要有效地利用企業現有的各種閑置資本和存貨，通過抵押貸款、融資、租賃融資、抵押企業債券等各種融資渠道，進行企業籌資。一些優秀的中小企業還可以通過股票上市、債券發行等方式或通過各種基金組織籌集資金。中小企業要樹立現代融資意識，根據企業自身特點去選擇適當的融資方式。
2確立和完善企業的資金管理體制。一個企業并不是以資金多寡論成敗，而是以通過合理優化和配置資金為企業帶來最大經濟效益來衡量。提高資金的有效使用效益應著手抓好以下幾方面的工作：一方面是嚴格核定資金的合理需要量，可以通過現金預算的編制來實現嚴格控制事前、事中資金的流出，保證資金的有序流動和控制資金的合理需要量；另一方面要加強對現金流量的分析，嚴格控制現金的流入和流出，落實企業內部各層次、各部門的資金管理責任制，使資金的使用權基本集中在公司的決策高層;再一方面要加強資金審批制度的管理，企業應根據業務和資金大小，分程序和分批確定審批人員，如在付款安全性問題上，要明確支付款項的程序和審批權限，落實責任，以確保資金的安全與完整。
3要發揮監督機構作用。科學、嚴密、獨立的審查監督制度，是正確實施企業內控制度的重要保證。要強化企業審計監督職能，反對“一言堂”，除了建立內審機構外，還要充分發揮董事會、監事會、股東會、職代會的監督作用，逐步落實新修訂的《會計法》中明確的內部控制、社會監督和國家監督三位一體的完整的會計監督體系。
4應規范投資對象的投資程序。小企業在資金、技術操作、管理能力等各個方面具備了一定的實力之后，可以向投資做法較好的大中型企業借鑒適當的做法，規范項目的投資程序，施行適當的投資監理，對于各個投資活動階段做到精心設計和實施，要盡量做到萬無一失，把風險降到最低。企業的投資可以采用對外直接投資和證券投資兩種。直接對外投資的形式主要有緊密聯營投資、半緊密聯營投資和松散型聯營投資。而對聯營型投資管理的方法有以下幾種：（1）進行聯營投資的可行性研究（2）對聯營投資前的資產進行評估（3）籌資聯營投資所需的資金（4）加強對聯營企業的財務監督（5）合理分配聯營企業的利潤（6）依法進行投資回收清算。證券投資的主要形式有：股票、債券、大額存單等形式。
5建立嚴密的財務控制制度，實現財務的有效控制。具體包括以下三個方面：①不相容職務分離制度。這要求公司合理設置財務會計及相關工作崗位財務管理論文，明確職責權限，形成相互制衡機制。不相容職務包括：授權批準、業務經辦、會計記錄、財產保管、稽核檢查等職務。如：有權批準采購的人員不能直接從事采購業務，從事采購業務的人員不得從事入庫業務。②授權批準制制度。這要求公司明確規定涉及財務會計及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容，公司內部的各級管理人員必須在授權范圍內形使職權和承擔責任，經辦人員也必須在授權范圍內辦理業務。如：采購人員必須在授權批準的金額內辦理采購業務，超出此金額必須得到主管的審批。③會計系統控制制度。公司依據《會計法》和國家統一的會計制度，制定適合本公司的會計制度，明確會計工作流程，建立崗位責任制，充分發揮會計的監督職能。會計系統控制制度包括企業的核算規程，會計工作規程、會計人員崗位責任制、財務會計部門職責、會計檔案管理制度等。良好的會計系統控制制度是企業財務控制得以順利進行的有力保障。
