引論：我們?yōu)槟砹?3篇基建檔案的重要性范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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作為醫(yī)院基建中的一項(xiàng)重要材料，基建檔案的重要性在近期得到了有關(guān)方面的高度重視。該項(xiàng)課題的研究，將會(huì)更好地提升基建檔案的有效管理水平，從而保證醫(yī)院基建的順利進(jìn)行。本文從介紹基建檔案特點(diǎn)著手該課題的研究。
二、基建檔案的特點(diǎn)
1.基建涉及的部門多，情況復(fù)雜。醫(yī)院每一次做出建設(shè)一個(gè)工程的決定，就要和很多部門打招呼。先是要在城建部門獲得批準(zhǔn)，之后進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，通過(guò)環(huán)保和消防部門，實(shí)地進(jìn)行勘察，聯(lián)系承包單位，進(jìn)行物資采購(gòu)，對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)督等環(huán)節(jié)非常多，涉及到的單位也多，經(jīng)手的人員更是成千上百。由于情況復(fù)雜，單位人員較多，辦事的人員更是素質(zhì)參差不齊，沒(méi)有及時(shí)上交檔案的意識(shí)，各人員的文化程度，辦理業(yè)務(wù)的水平也不近相同，基建的檔案不能及時(shí)收齊，材料存在缺失。
2.基建的項(xiàng)目時(shí)間長(zhǎng)，材料丟失嚴(yán)重。基建的工程要經(jīng)過(guò)提出方案，成立項(xiàng)目，審核批準(zhǔn)，實(shí)地勘察，施工建設(shè)，完成項(xiàng)目等環(huán)節(jié)。在實(shí)際的過(guò)程中常常遇到問(wèn)題影響進(jìn)程，例如資金周轉(zhuǎn)不靈，設(shè)計(jì)方案的變更等。這樣就使得需要很長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)，檔案在這期間就容易丟失，但是負(fù)責(zé)人員眾多，項(xiàng)目分散，一時(shí)找不到責(zé)任人。
3.基建的項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，容易發(fā)生誤差。基建的工程涉及到很多的專業(yè)性知識(shí)，很多資料也是專業(yè)術(shù)語(yǔ)，有工程的設(shè)計(jì)圖紙，預(yù)算的資金分析報(bào)表，合同的簽訂書(shū)，承包商的投保書(shū)等各種文字、照片、圖標(biāo)等不同題材的資料。收集人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的訓(xùn)練，不熟悉工程的運(yùn)作，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，把重要的資料丟掉。
三、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。
2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。
四、當(dāng)前醫(yī)院重點(diǎn)工程基建檔案存在的問(wèn)題
1.重點(diǎn)工程基建檔案收集不全
有的工程缺工程改動(dòng)聯(lián)系單，有的工程項(xiàng)目缺監(jiān)理審核，一是工程內(nèi)業(yè)檔案資料收集、積累不及時(shí)，造成檔案殘缺不全，例如，有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質(zhì)檢認(rèn)定書(shū)等。二是工程檔案資料收集、積累過(guò)程中存在無(wú)人負(fù)責(zé)的混亂狀況；各種文字材料、表格的內(nèi)容填寫(xiě)不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不確切，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會(huì)審意見(jiàn)和設(shè)計(jì)變更通知單較多，但竣工：圖上沒(méi)有作相應(yīng)的修改和注明變更年號(hào)碼，使竣工圖紙失去準(zhǔn)確性。三是竣工圖用舊圖代替，造成歸檔質(zhì)量沒(méi)保證。
2.書(shū)寫(xiě)材料不規(guī)范。
重點(diǎn)工程檔案材料是反映該項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)原始記錄，具有永久保存的價(jià)值。但卻存在著圓珠筆書(shū)寫(xiě)，以復(fù)印件充數(shù)的現(xiàn)象。而材料的質(zhì)量往往也得不到保證，醫(yī)院基建檔案歸檔材料不規(guī)范。一些文件、圖紙有的被污損，有的書(shū)寫(xiě)材料不規(guī)范，有隨意涂改或材料污損等，使基建檔案的案卷質(zhì)量大打折扣。
3.竣工圖整理不規(guī)范
竣工圖是基建工程檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心。有的單位以施工圖代替竣工圖，是不能真實(shí)反映工程竣工后的實(shí)際狀況的。以施工圖繪制竣工圖還存在圖面不清，變更內(nèi)容不準(zhǔn)確等問(wèn)題，有的竣工圖以復(fù)印件代替藍(lán)圖等，這為以后利用留下隱患。竣工圖必須與實(shí)際施工中變更圖相結(jié)合整理繪制而成的圖紙。
4.移交不及時(shí)
竣工驗(yàn)收后，施工單位往往不能及時(shí)遞交竣工圖，致使基建工程檔案遲遲不能立卷歸檔。有些醫(yī)院的基建工程哪怕是省重點(diǎn)工程，其基建檔案也往往要在其竣工驗(yàn)收后幾年中才能收集完全。這種現(xiàn)象很可能導(dǎo)致一些原件歸檔材料失落、破損，為基建工程檔案的完整收集增加了難度。
五、做好醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策
1.按基建程序控制好基建檔案的每一個(gè)收集環(huán)節(jié)
基建檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)價(jià)、決策，到計(jì)劃的審批，基建部門的檔案工作人員就應(yīng)及時(shí)地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質(zhì)量。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)、須收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行。要求檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)細(xì)節(jié)、各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤收集，要對(duì)工程項(xiàng)目的流程非常熟悉，對(duì)工程進(jìn)展情況心中有數(shù)，對(duì)各種資料進(jìn)行核實(shí)，對(duì)不符合規(guī)范的要及時(shí)更正、完善、補(bǔ)充，保證文件材料的可靠性、完整性、準(zhǔn)確性。工程竣工后，所歸檔的基建技術(shù)資料一定要完整、齊全。從項(xiàng)目的建議書(shū)、立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個(gè)設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等所有技術(shù)、管理資料都要一一收集齊全。
2.立卷歸檔科學(xué)管理
建立電子信息平臺(tái)，資源共享。隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，基建檔案管理在新形勢(shì)下也應(yīng)加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)。我們可以將三級(jí)目錄全部錄入計(jì)算機(jī)，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項(xiàng)工作，提高工作效率。還可以要求設(shè)計(jì)單位在交付施工檔案的同時(shí)，提供電子化檔案，這可以為數(shù)據(jù)錄入節(jié)省大量的時(shí)間和精力。
3.推進(jìn)基建檔案管理工作的數(shù)字化
先進(jìn)的檔案管理?xiàng)l件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡(jiǎn)便，查詢搜索快捷，統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大，存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和質(zhì)量。作為處于科技前沿的醫(yī)院，應(yīng)該率先實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，采用先進(jìn)技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，切實(shí)把綜合檔案室建成醫(yī)院的文件、文獻(xiàn)資料信息利用中心，把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動(dòng)”中解放出來(lái)，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。作為檔案中的重要的組成部分，醫(yī)院基建檔案的管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，向信息化、數(shù)字化管理快步邁進(jìn)。
六、結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)對(duì)醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理的相關(guān)研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前各種條件下，基建檔案的重要性極為關(guān)鍵，有關(guān)人員應(yīng)該從醫(yī)院基建工作的客觀實(shí)際出發(fā)，利用優(yōu)勢(shì)因素，制定最為符合實(shí)際的基建檔案有效管理方案。
參考文獻(xiàn)：
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一、管理基建檔案的重要性
在很大程度上，檔案信息都可以記載真實(shí)的工程發(fā)展?fàn)顟B(tài)。作為歷史性的記載資料，電力基建檔案應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出自身的重要價(jià)值。電力基建涉及到多類型的電力建筑物，在基建進(jìn)程的各環(huán)節(jié)中都需要配備齊全的手續(xù)，例如產(chǎn)權(quán)證、工程設(shè)計(jì)規(guī)劃、審批圖紙以及相關(guān)文件。基建檔案可以反映出真實(shí)的基建項(xiàng)目質(zhì)量，在檔案中收錄了各項(xiàng)文件以及圖紙。依照電力基建的檔案，相關(guān)人員就可以查證項(xiàng)目開(kāi)工和竣工對(duì)應(yīng)的時(shí)間，在這種基礎(chǔ)上也可以明確基建項(xiàng)目的總體面積、建筑物總面積、預(yù)期的年限等。由此可知，妥善保管電力基建相關(guān)的項(xiàng)目檔案，利于后期查看檔案，同時(shí)也提供了后期工程開(kāi)發(fā)以及維護(hù)的參考資料。
從基建工程來(lái)看，檔案形成于各階段的基建過(guò)程中，這種過(guò)程包含了各步驟的電力建設(shè)。實(shí)質(zhì)上，電力檔案包含了聲像、圖紙以及相關(guān)的文字。相比于其他類型的項(xiàng)目，電力領(lǐng)域的基建工程通常都會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，參與方也較多。例如：與基建相關(guān)的部門就包含了建設(shè)單位、工程勘察單位、設(shè)計(jì)及施工單位、項(xiàng)目監(jiān)理單位。通常情況下，電力基建都會(huì)消耗3年至5年才能夠建成。作為檔案材料，電力檔案可以用來(lái)記載全程性的建設(shè)信息和數(shù)據(jù)。
相關(guān)人員如果能夠妥善保留項(xiàng)目檔案，那么也更加便于后期開(kāi)發(fā)新的電力設(shè)施。在后期階段中，電力設(shè)施還會(huì)繼續(xù)增值。一般來(lái)看，電力基建只是作為基礎(chǔ)工程，后期還會(huì)繼續(xù)拓展總的建設(shè)規(guī)模。如果能夠參照原始圖紙來(lái)決定后期擴(kuò)建的具體內(nèi)容，那么將會(huì)節(jié)省更多成本，同時(shí)也節(jié)省了珍貴的電力建設(shè)資源。
二、具體完善思路
如果要有序管理基建檔案，那么根本點(diǎn)就是健全配套性的檔案保存和管理機(jī)制。檔案部門只有設(shè)置了更完善的配套機(jī)制，才可以妥善應(yīng)對(duì)電力基建檔案在具體管理中的各種問(wèn)題。應(yīng)當(dāng)明確的是：檔案管理并非單一性的歸檔操作，這種管理涉及多樣的復(fù)雜環(huán)節(jié)，同時(shí)也包含了各環(huán)節(jié)中的技術(shù)操作。電力基建保存下來(lái)的檔案通常較多，因此需要擬定體系化的成套規(guī)定，只有這樣才可以在根本上提高基建檔案的整體質(zhì)量。截至目前，相關(guān)部門已經(jīng)擬定了管理檔案所需的配套規(guī)范，檔案管理人員有必要從嚴(yán)遵循這些規(guī)程。詳細(xì)而言，完善電力基建中的檔案管理應(yīng)當(dāng)考慮如下要點(diǎn)：
（一）提高整體的管理水準(zhǔn)
最近幾年，電力體系正在深化改革，與之相應(yīng)的檔案管理也不斷深入。從管理的角度看，電力基建工程中的檔案管理人員通常并不專業(yè)，因而也沒(méi)能掌握各流程的檔案管理要點(diǎn)。針對(duì)檔案收集、基建檔案的保存、組卷和整理等，相關(guān)人員通常也很難予以掌握。要克服這種困難，電力企業(yè)就有必要強(qiáng)化針對(duì)性的管理培訓(xùn)，為檔案人員提供日常的培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中，檔案人員就能夠熟識(shí)現(xiàn)存的法規(guī)，掌握日常管理所需的技術(shù)。這樣做，可以從根本上提升整體的檔案管理水準(zhǔn)。
（二）引入新式的管理技術(shù)
推行科學(xué)化的基建檔案管理，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)引入檔案管理的新式技術(shù)。這種基礎(chǔ)上，不斷更新現(xiàn)有的管理方式。信息化形勢(shì)下，電力檔案也不再停留于單一的紙質(zhì)檔案，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。例如：在檔案管理時(shí)，可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)加快整體的檢索速度。同時(shí)，企業(yè)也可以選擇針對(duì)性更強(qiáng)的檔案選編方式。在檔案管理這個(gè)領(lǐng)域中引入先進(jìn)手段，這樣做符合了新時(shí)期的技術(shù)進(jìn)步趨勢(shì)。
（三）落實(shí)配套的標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理的全程都需要加以規(guī)范約束，電力基建相關(guān)部門需要擬定嚴(yán)格的規(guī)定，以此來(lái)約束日常的檔案管理。依照工程進(jìn)展的階段性狀態(tài)，企業(yè)可以設(shè)置相應(yīng)的流程規(guī)定。只有健全了配套的檔案管理規(guī)程，才能夠形成有序的約束，切實(shí)確保檔案管理活動(dòng)的正常展開(kāi)。
三、結(jié)論
相比于其他行業(yè)，電力行業(yè)具備獨(dú)特性，因此尤其有必要重視電力基建。針對(duì)基建工程，應(yīng)當(dāng)妥善保留相應(yīng)的檔案信息，這樣做才可以為后期驗(yàn)收以及擴(kuò)展性的建設(shè)提供參照。基建檔案包含了較多層次的內(nèi)容，檔案管理也應(yīng)當(dāng)依照特定步驟和程序。嚴(yán)格依照程序，做好各步驟的檔案存放以及日常管理。重視基建檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)不斷摸索檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)于電力基建項(xiàng)目總體質(zhì)量的提升。
參考文獻(xiàn)
[1]王芳.規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：102+106.
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一、建設(shè)工程信息檔案的重要性
建設(shè)工程信息檔案是建設(shè)過(guò)程中形成的技術(shù)成果和管理成果，是建設(shè)工程項(xiàng)目的重要組成部分，對(duì)其特點(diǎn)及重要性分析如下：
1、建設(shè)工程信息檔案承載了各參建方依照國(guó)家及地方相關(guān)法律法規(guī)、工程規(guī)范及合同等規(guī)定簽署的意見(jiàn)，在工程建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著憑證的作用，具有真實(shí)性、連續(xù)性、規(guī)范性、可追溯性等特點(diǎn)。
2、工程項(xiàng)目在建設(shè)開(kāi)工前，已經(jīng)積累并形成了大量的文件材料，包括前期階段的策劃、設(shè)計(jì)及評(píng)審文件、批文、招標(biāo)及合同文件等，通過(guò)這些文件材料的支撐完成建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、報(bào)建等工作；開(kāi)工后，建設(shè)過(guò)程中對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保、投資及驗(yàn)收等各方面的控制管理過(guò)程信息，通過(guò)各類文件進(jìn)行承載并形成記錄，如實(shí)地反映了項(xiàng)目施工狀況及最終的項(xiàng)目建設(shè)成果。因?yàn)榻ㄔO(shè)工程項(xiàng)目信息檔案是參建者對(duì)建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的信息，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按一定規(guī)則進(jìn)行收集、整理、保存的成果，故它是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過(guò)程的直接的記錄和真實(shí)反映，通過(guò)它可以把整個(gè)建設(shè)過(guò)程完整地鏈接起來(lái)。
3、建設(shè)工程作為一種特殊的產(chǎn)品，除具有一般產(chǎn)品共有的質(zhì)量特性外，還具有特定的六個(gè)內(nèi)涵：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性及與環(huán)境的協(xié)調(diào)性。工程建設(shè)不同階段的工作，對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量的形成發(fā)揮著不同的作用和影響，由于工程信息檔案能夠如實(shí)記錄整個(gè)建設(shè)活動(dòng)過(guò)程，可真實(shí)、直接地反映工程項(xiàng)目的建設(shè)管理水平和工程質(zhì)量，政府的建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)管機(jī)構(gòu)在對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管過(guò)程中，需要依據(jù)相關(guān)的設(shè)計(jì)圖紙及質(zhì)量過(guò)程檢驗(yàn)檔案性文件結(jié)合對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工質(zhì)量的實(shí)體檢查對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行。
二、做好建設(shè)工程信息檔案管理工作的措施
在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中，各參建方對(duì)建設(shè)工程信息檔案管理工作的質(zhì)量良莠不齊，如果對(duì)信息檔案管理工作的重視程度不夠，信息檔案管理工作質(zhì)量出現(xiàn)偏差，在實(shí)際工作的實(shí)施過(guò)程中往往會(huì)發(fā)生諸如工程施工圖紙缺失、合同變更依據(jù)缺失等狀況，造成錯(cuò)誤施工及返工、獲取工程費(fèi)用補(bǔ)償困難、工程無(wú)法驗(yàn)收合格等不利后果。總結(jié)多年建設(shè)工程信息檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以下措施有助于做好工程信息檔案的管理工作值得借鑒：
1、設(shè)立專職部門、提供管理工具
針對(duì)參建工程項(xiàng)目，設(shè)立專職信息檔案管理部門，負(fù)責(zé)工程信息的收發(fā)、整編、歸檔、保管等工作。該部門須配備專職工作人員、辦公場(chǎng)所和文檔保管的場(chǎng)地及設(shè)施。從提高信息檢索工作效率和準(zhǔn)確性角度出發(fā)還應(yīng)配備電腦、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備及相應(yīng)計(jì)算機(jī)軟件。
2、建立健全管理制度
在工程項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)就應(yīng)建立工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立、健全信息檔案管理制度，付諸實(shí)施直至工程項(xiàng)目完全完結(jié)。信息檔案管理制度的建立還應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的特性形成便于操作的流程，把信息檔案管理的基本要求與工程項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。
3、建立信息檔案管理制度需要關(guān)注的重點(diǎn)
根據(jù)工程信息檔案管理最終需要達(dá)到的目的，在建立相關(guān)管理制度時(shí)應(yīng)關(guān)注如下重點(diǎn)：
1）統(tǒng)一進(jìn)出窗口，避免多頭管理導(dǎo)致混亂。只要是與工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)相關(guān)的正式信息、文件、圖紙、聲像資料等，均統(tǒng)一由窗口部門的專人接收和發(fā)出。所謂窗口部門，即是前述需設(shè)立的信息檔案管理專職部門。
2）確保信息檔案安全。信息檔案的存放安全必須得到有效保障，須采取相應(yīng)的防火、防盜、防潮措施；電子文檔應(yīng)盡量轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔，同時(shí)電子文檔必須定期進(jìn)行安全備份，且原件與備份件必須分存在兩個(gè)相互獨(dú)立的載體上，同時(shí)做好計(jì)算機(jī)及數(shù)碼載體的病毒防范工作；同時(shí)紙質(zhì)文檔也需要轉(zhuǎn)化為電子文檔，便于傳輸和使用。
3）建立原始檔案（俗稱“死檔”）。窗口部門收發(fā)的所有資料，須留存一份原始檔案，并在檔案柜中妥善保存，不作為流轉(zhuǎn)件使用，工作中的流轉(zhuǎn)件可使用復(fù)印件。
4）分類管理。針對(duì)每個(gè)信息檔案的不同屬性，結(jié)合工程建設(shè)活動(dòng)中的使用情況，應(yīng)分類編號(hào)及存放，便于查詢和使用。通常分成接收件類和發(fā)件類兩大類，在上述兩類的級(jí)別下，可按對(duì)方單位名稱或信息文件的屬性劃分成小類，與流水編號(hào)配合使用。
5）確立信息檔案流水號(hào)使用規(guī)則。要求在對(duì)所有正式文本信息的歸納整理過(guò)程中，每個(gè)信息賦予特定流水號(hào)。信息檔案的流水號(hào)可按“發(fā)件單位簡(jiǎn)稱（或代表字母）/收件單位簡(jiǎn)稱（或代表字母）/流水號(hào)/日期”進(jìn)行編制。例如：本單位（簡(jiǎn)稱“BDW”）收到監(jiān)理單位（簡(jiǎn)稱“JL”）發(fā)來(lái)的一個(gè)通知，流水號(hào)可編為“JL/BDW/001/2014-6-18”；本單位發(fā)給監(jiān)理單位的文函，流水號(hào)可編為“BDW/JL/001/2014-7-18”。
6）進(jìn)行收、發(fā)登記。對(duì)接收和發(fā)出的工程資料名稱、數(shù)量、收發(fā)單位、日期及經(jīng)手人逐項(xiàng)進(jìn)行書(shū)面登記，并有獨(dú)立的流水號(hào)對(duì)應(yīng)，取得原始的信息收發(fā)記錄。之后應(yīng)將上述特征信息全部錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中（簡(jiǎn)單的做，可利用微軟OFFICE辦公系統(tǒng)中的EXCEL軟件實(shí)現(xiàn)），為將后工作中信息檔案的檢索查詢提供方便。
7）對(duì)信息的處理工作進(jìn)行閉環(huán)管理。信息檔案管理的根本目的之一是要促使文件、圖紙等信息資料在工程建設(shè)活動(dòng)中及時(shí)發(fā)揮作用，這就需要對(duì)每一項(xiàng)信息的使用、處理情況進(jìn)行跟蹤，確保不產(chǎn)生遺漏。
8）信息檔案電子化。利用目前的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)信息檔案的電子化管理，將獲取的書(shū)面文件通過(guò)照相、掃描及其他轉(zhuǎn)換手段，轉(zhuǎn)化為數(shù)碼檔案，并與數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行鏈接，有利于信息的歸檔、快速檢索及傳輸，提高管理工作效率和工作質(zhì)量。
9）周期性督促開(kāi)展信息檔案資料的整理檢查。由責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，定期對(duì)信息檔案資料的管理情況按照制度規(guī)定進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，督促對(duì)問(wèn)題的立及時(shí)整改。
4、督促落實(shí)
針對(duì)信息檔案管理工作設(shè)立專職部門，配備專職人員及設(shè)備，制定管理規(guī)章制度，最終需要落實(shí)到實(shí)處予以實(shí)施。作為參建單位領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)督促上述工作逐項(xiàng)落實(shí)，為開(kāi)展良好的信息檔案管理工作提供管理保障。
三、結(jié)語(yǔ)
建設(shè)工程項(xiàng)目從策劃、評(píng)估、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收到投入生產(chǎn)或交付使用需經(jīng)歷很長(zhǎng)時(shí)間，其間凝集了組織者、設(shè)計(jì)者、建設(shè)者及監(jiān)管者等諸多單位及人員心血。建設(shè)過(guò)程中由各參建單位形成并保留的文件、圖紙、圖表及聲像資料等各種形式的信息資料，按照國(guó)家、地方及項(xiàng)目的相關(guān)規(guī)定經(jīng)過(guò)整編，并通過(guò)相關(guān)檢查驗(yàn)收后，形成一套完整的建設(shè)工程信息檔案，以及依法提交地方建設(shè)主管部門的竣工檔案。建設(shè)工程信息檔案管理工作，對(duì)建設(shè)工程各參與方及工程本身，具有重要的作用和意義。
篇4
一、檔案管理在農(nóng)村的重要性
村級(jí)檔案不僅涉及范圍較廣、內(nèi)容十分豐富，還是我國(guó)農(nóng)村政策、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)、農(nóng)村各項(xiàng)工作多年發(fā)展情況的重要見(jiàn)證。村級(jí)檔案主要包括了民主選舉、農(nóng)村黨建、經(jīng)營(yíng)承包、村務(wù)公開(kāi)、教育衛(wèi)生等方面的內(nèi)容，是我黨和國(guó)家有關(guān)農(nóng)村和農(nóng)業(yè)工作的各項(xiàng)方針政策貫徹落實(shí)情況的重要?dú)v史記錄，其全面的記載了農(nóng)村地區(qū)各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。因此，村級(jí)檔案的收集也應(yīng)當(dāng)以上述講解的各項(xiàng)活動(dòng)和工作期間形成的文件資料為重點(diǎn)，以此為更新農(nóng)村政治、社會(huì)、文化、黨政建設(shè)工作的進(jìn)行提供完善的資料參考。但就目前來(lái)看，我國(guó)大部分農(nóng)村地區(qū)的有關(guān)村級(jí)檔案的材料收集不健全，歸檔率相對(duì)較低，導(dǎo)致很多村級(jí)檔案中只有一些由上級(jí)所下發(fā)的文件資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作記錄等，且這些資料的時(shí)間也基本都是最近幾年的，無(wú)法為建設(shè)新農(nóng)村提供一定的現(xiàn)實(shí)保障。
二、村級(jí)檔案管理的具體方案
（一）完善層級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。首先，我國(guó)負(fù)責(zé)檔案行政管理的部門需要通過(guò)深入調(diào)查來(lái)制定村級(jí)檔案管理的具體辦法，通過(guò)成立市/縣、鎮(zhèn)、村三級(jí)檔案管理工作小組，明確各個(gè)管理小組的工作職責(zé)。而各級(jí)管理小組也需要將村級(jí)檔案管理列入自己的工作計(jì)劃之中，并成立領(lǐng)導(dǎo)小組，將分管檔案工作規(guī)劃到每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組的工作職責(zé)中。其次，檔案管理部門需要結(jié)合其所在地區(qū)的實(shí)際情況，針對(duì)村級(jí)檔案管理制定出統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)劃定檔案歸類范圍和保管期限的方式，盡量將村級(jí)檔案管理工作納入到行政部門日常工作中，對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行部署、管理效果和水平進(jìn)行檢查與考核。為了確保這一管理策略的實(shí)效性，政府部門可以先在一些整體水平相對(duì)較高的農(nóng)村地區(qū)建立管理試點(diǎn)，在試點(diǎn)成功后，通過(guò)總結(jié)其管理經(jīng)驗(yàn)的方式，在各個(gè)地區(qū)推廣。其次，強(qiáng)化對(duì)村級(jí)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)提升此類人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的方式，使其能夠更好地適應(yīng)村級(jí)檔案工作的各項(xiàng)任務(wù)要求。最后，我國(guó)各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門需要定期到其轄區(qū)內(nèi)各個(gè)村莊進(jìn)行檔案管理效果的初步檢驗(yàn)，確保轄區(qū)內(nèi)各地區(qū)村級(jí)檔案管理水平不會(huì)存在較大的差異性，從而在轄區(qū)內(nèi)形成完整、連貫的檔案管理工作網(wǎng)。此外，對(duì)于我國(guó)針對(duì)村級(jí)檔案管理提出的各項(xiàng)工作要求，要確保其能夠自上而下逐級(jí)傳達(dá)、貫徹落實(shí)；而對(duì)于基層提出的各項(xiàng)管理要求，也可以通過(guò)這一工作網(wǎng)絡(luò)由下而上的提出，由各個(gè)上級(jí)部門通過(guò)層層把關(guān)的方式解決，以此來(lái)確保村級(jí)檔案管理工作可以科學(xué)規(guī)范的展開(kāi)。
（二）施行因地制宜的管理方案。對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)水平較高、發(fā)展速度快的農(nóng)村地區(qū)，應(yīng)該建立其“一步到位”的系統(tǒng)化檔案管理體系，對(duì)該地區(qū)的所有村級(jí)檔案施行集中管理；對(duì)于經(jīng)濟(jì)水平較差、經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)于平穩(wěn)的地區(qū)，則應(yīng)當(dāng)先提出村級(jí)檔案的基本管理要求，建立健全的檔案管理工作機(jī)制，明確各管理人員的職責(zé)，完善基本管理設(shè)置的配置。而后在結(jié)合該地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度，逐步創(chuàng)造各類對(duì)提升村級(jí)檔案管理水平有利的條件，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一集中管理。特別是對(duì)于那些處在貧困山區(qū)的農(nóng)村，不僅不能夠提出過(guò)高的檔案管理要求，還需要從各個(gè)方面給予其足夠的照顧。在管理村級(jí)檔案時(shí)，我國(guó)相關(guān)政府部門和基層機(jī)構(gòu)只有從各個(gè)地區(qū)的實(shí)際情況出發(fā)，因地制宜地制定相應(yīng)的管理政策，才可以確保村級(jí)檔案管理工作的順利展開(kāi)和整體管理水平的穩(wěn)步提升，從而為推動(dòng)我國(guó)建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村提供有效幫助。
三、結(jié)束語(yǔ)
總而言之，我國(guó)農(nóng)村地區(qū)只有建立完善的檔案層級(jí)管理體系和網(wǎng)絡(luò)，才可以為農(nóng)民提供更加完善的社會(huì)服務(wù)，從而為我國(guó)建設(shè)新農(nóng)村帶來(lái)極大的推動(dòng)力。
【參考文獻(xiàn)】
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篇5
近年來(lái)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛快進(jìn)步的背景下，我國(guó)城市化進(jìn)程加快，這是城市建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。而城市記憶是承擔(dān)城市文化傳承的主要媒介，現(xiàn)階段城市記憶已經(jīng)成為支撐我國(guó)社會(huì)整體進(jìn)步的關(guān)鍵，它能夠?qū)Τ鞘械奈幕⒔?jīng)濟(jì)以及政治等多個(gè)角度產(chǎn)生重要的影響，因此城市發(fā)展中需要大量地保存城市記憶。在大量的信息在保存過(guò)程中，單純依靠單獨(dú)的部門來(lái)保存海量的信息，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的永久和完整保存，而城建檔案相關(guān)部門的協(xié)同運(yùn)行，對(duì)城市記憶的保存至關(guān)重要。
2城市檔案以及城市記憶概述
2．1城建檔案
首先，城市建設(shè)方面。其中包括重要的圖表以及數(shù)據(jù)等形式，能夠詳細(xì)描述城市建設(shè)的歷史。在進(jìn)行城市的整體建設(shè)和規(guī)劃過(guò)程中，一定會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和信息，這就是城建檔案當(dāng)中城市建設(shè)方面的內(nèi)容［1］。其中包含城市當(dāng)中的地形、地質(zhì)、水文等勘測(cè)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù);城市詳細(xì)規(guī)劃過(guò)程中應(yīng)用的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù);城市土地以及建筑工程管理過(guò)程中產(chǎn)生的各種資料數(shù)據(jù)。其次，環(huán)境以及名勝古跡方面。這方面內(nèi)容主要指的是城市綠化以及名勝古跡建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料內(nèi)容，在對(duì)這些城建檔案進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，可以有效保護(hù)城市當(dāng)中的歷史文物和綠化現(xiàn)象，如名木古樹(shù)、古建筑、環(huán)境監(jiān)測(cè)和保護(hù)等。
2．2城市記憶
構(gòu)成城市記憶的因素較多，通常情況下有主體和客體之分。記憶主體指的是在一座城市當(dāng)中長(zhǎng)期生活的人們。他們是創(chuàng)造以及傳承城市歷史的主體。記憶的客體指的是在城市長(zhǎng)時(shí)間的存在過(guò)程中發(fā)生的一切變遷，以及因此產(chǎn)生的各種景物，這些事物是能夠被人們所感知的。記憶客體通常還包含兩方面內(nèi)容:一方面，事物內(nèi)容，譬如文化古跡以及民間藝術(shù)等可以被人們所感知的事物;另一方面，特定的文化內(nèi)容，如方言、傳說(shuō)以及音樂(lè)等。兩種記憶客體，一種是有形的，一種是無(wú)形的，但是在城市的發(fā)展過(guò)程中是相互作用、相互影響的，是城市記憶當(dāng)中的重要組成部分［2］。
3城建檔案在城市記憶工程建設(shè)中的作用
3．1城建檔案在城市記憶工程建設(shè)中發(fā)揮基礎(chǔ)性作用
在對(duì)城市記憶工程進(jìn)行構(gòu)建的過(guò)程中，城建檔案可以準(zhǔn)確的提供城市發(fā)展中的第一手基礎(chǔ)資料。城市記憶工程中包含的城市建設(shè)方面相關(guān)資料，都是由城建檔案來(lái)保存的，其中還包含城建規(guī)劃等。在城市記憶工程施工過(guò)程中，應(yīng)對(duì)城建檔案進(jìn)行充分的利用，綜合了解城市在最初建設(shè)時(shí)所遵循的規(guī)律，并分析未來(lái)的規(guī)劃。城建檔案對(duì)舊建筑以及重要城市地段的標(biāo)記，可以有效應(yīng)用于城市記憶工程當(dāng)中，同時(shí)提供的古跡環(huán)境類檔案具有重要的應(yīng)用價(jià)值。例如，我國(guó)遼寧省大連市在進(jìn)行城市記憶工程建設(shè)的過(guò)程中，城建檔案當(dāng)中對(duì)城市建筑群進(jìn)行了明確而詳細(xì)的記錄，在處理勝利橋以北的建筑群時(shí)，為了明確其性質(zhì)以及建造時(shí)間，可以利用大連市城建檔案提供的信息，從而判斷出這一建筑群構(gòu)建于近代，是當(dāng)?shù)刈钤绲某菂^(qū)［3］。再如，城建檔案當(dāng)中包含大量的城市地名，這些名稱在應(yīng)用過(guò)程中不僅代表了某一地區(qū)的名稱，同時(shí)還擁有大量的內(nèi)涵和文化背景，根據(jù)城市地名可以對(duì)城市的歷史發(fā)展以及便簽本進(jìn)行一定的記錄和推斷。
3．2城建檔案具有資料備份的作用
近年來(lái)，我國(guó)在積極進(jìn)行城市建設(shè)的過(guò)程中，城市逐漸向現(xiàn)代化方向發(fā)展，這一過(guò)程中拆除了大量歷史悠久、具有一定歷史內(nèi)涵的建筑，損壞了重要的文物，同時(shí)嚴(yán)重破壞了周邊的環(huán)境。這種現(xiàn)象雖不利于我國(guó)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展，但卻是積極開(kāi)展城市記憶工程的關(guān)鍵［4］。這一過(guò)程中，可以充分利用城建檔案，對(duì)城市記憶工程進(jìn)行引導(dǎo)，對(duì)重要的歷史建筑以及擁有文化內(nèi)涵的建筑進(jìn)行恢復(fù)，同時(shí)也可以構(gòu)建縮小版的城市記憶工程，例如公園廣場(chǎng)等，促使城市發(fā)展過(guò)程中歷史文化、地區(qū)風(fēng)俗得以傳承，并有效改善城市的周邊環(huán)境。例如，我國(guó)北京市的城建檔案管在運(yùn)行過(guò)程中，就積極實(shí)施了多項(xiàng)胡同文化活動(dòng)，將老北京胡同文化中的名人景色展現(xiàn)處出來(lái)，如西交民巷的“勝景再現(xiàn)”等活動(dòng)，以檔案展的形式舉辦，促使城市記憶工程在開(kāi)展的過(guò)程中更加有據(jù)可依，在傳承我國(guó)老北京文化以及保護(hù)胡同文化具有重要意義。
3．3城建檔案有利于城市記憶庫(kù)的構(gòu)建
城建檔案中包含的內(nèi)容能夠?yàn)槌鞘杏洃泿?kù)的構(gòu)建提供大量可靠的資源，可以為城市記憶工程建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。利用城建檔案記錄的先后順序，能夠?qū)⒊鞘袣v史發(fā)展中的脈絡(luò)縷清，在對(duì)城建檔案中包含的視頻、文字和照片進(jìn)行利用的過(guò)程中，可以整合利用所有的資源，數(shù)字化技術(shù)能夠有效加工處理這些資料，促使城市記憶庫(kù)的構(gòu)建得以實(shí)現(xiàn)［5］。例如，在城市記憶當(dāng)中，各個(gè)地區(qū)的名稱是一個(gè)重要的組成成分，它在反映實(shí)際地理名稱的過(guò)程中，同時(shí)還呈現(xiàn)出了一定的歷史文化內(nèi)涵，甚至是城市、地區(qū)發(fā)展以及變遷的真實(shí)描述。由此可見(jiàn)，在有效構(gòu)建城市記憶庫(kù)的過(guò)程中，城建檔案的功能不容忽視。
4結(jié)語(yǔ)
綜上所述，城市記憶工程是現(xiàn)階段我國(guó)積極進(jìn)行城市建設(shè)的重要內(nèi)容，而該工程實(shí)施過(guò)程中，城建檔案的重要地位不容忽視。在對(duì)城市記憶檔案進(jìn)行總結(jié)和編輯的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)城建檔案信息資源進(jìn)行深入的挖掘和應(yīng)用，促使城建檔案信息內(nèi)容呈現(xiàn)出全新的應(yīng)用價(jià)值，與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極結(jié)合先進(jìn)的信息和傳媒技術(shù)，大力廣泛宣傳編輯后的城市記憶工程信息，在引起相關(guān)部門的重視基礎(chǔ)上，確保城建檔案的功能得到最大程度的發(fā)揮。
作者:陳文朝 單位:中山市城鄉(xiāng)規(guī)劃局火炬開(kāi)發(fā)區(qū)分局
參考文獻(xiàn):
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篇6
（1）查證參考作用。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案真實(shí)地記錄與反映了農(nóng)村審計(jì)實(shí)踐中的具有法律效力的證明文件和資料，為“續(xù)審”、“復(fù)審”或“備查”提供依據(jù)。
如我們1988年受市政府委托辦理的一件石巖鎮(zhèn)愛(ài)路村村民上告村干部貪污的案件中，上告信中所言村干部“、貪污成性、傾國(guó)害民、無(wú)法無(wú)天”，經(jīng)詳細(xì)調(diào)查、核實(shí)，取得大量證據(jù)，證明該村干部沒(méi)有貪污行為，并做出了審計(jì)結(jié)論，公布于眾。上告信中所言沒(méi)有事實(shí)依據(jù)。而上告的村民不服上訴到市政府又轉(zhuǎn)到市人民檢察院對(duì)此立案復(fù)審，經(jīng)查閱審計(jì)案卷，進(jìn)一步核實(shí)、復(fù)查，認(rèn)為我們的審計(jì)結(jié)論正確，證據(jù)充分，認(rèn)定上告村民犯有誣陷罪，判處其三個(gè)月拘役。
（2）作為歷史見(jiàn)證，預(yù)防反復(fù)。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)工作的客觀公證性反映在農(nóng)村審計(jì)檔案里，應(yīng)經(jīng)得起歷史的推敲。1985年，我們對(duì)臥龍鄉(xiāng)紅林村進(jìn)行了財(cái)務(wù)審計(jì)，查實(shí)了當(dāng)時(shí)的黨支部書(shū)記有貪污問(wèn)題。經(jīng)批評(píng)教育，進(jìn)行了退賠，在支部大會(huì)上作了檢查。到1986年整黨時(shí)，他怕受黨紀(jì)處分想翻案，整黨工作組到市經(jīng)管站查閱了審計(jì)檔案材料，見(jiàn)證據(jù)、證言、承認(rèn)書(shū)等充分俱全，無(wú)可置疑，予以撥回。
（3）、為改進(jìn)農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)工作提供參考。農(nóng)村審計(jì)檔案中記錄了各種形式的檔案，反映出農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)管理實(shí)踐中所存在的問(wèn)題及其違紀(jì)者的作案手段。找出這些問(wèn)題的普遍性、特殊性和規(guī)律性，就能“對(duì)癥下藥”，采取不同的措施進(jìn)行解決和整頓。
如我市1985年開(kāi)展了一年的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)之后，發(fā)現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的農(nóng)村干部多、時(shí)間集中、性質(zhì)略同。感到有一種突發(fā)性、普遍性。經(jīng)分析，是由于1983年以來(lái)農(nóng)村實(shí)行改革，落實(shí)“大包干”生產(chǎn)責(zé)任制時(shí)，在下放財(cái)產(chǎn)、物資、撤隊(duì)并帳，農(nóng)村財(cái)務(wù)出現(xiàn)一度混亂的情況下，有些人乘機(jī)侵占公款、公物，進(jìn)行貪污作弊。由于工作的面廣、量大、審計(jì)人員又少，很難一下子徹底解決。經(jīng)研究，利用一冬春的時(shí)間，集中全力，發(fā)動(dòng)群眾，搞了一次“兩清”，采取了自查與工作組查相結(jié)合、一般與重點(diǎn)相結(jié)合的方式，共查處貪污的46人，金額4萬(wàn)多元；侵占公款公物的251人，金額為32萬(wàn)多元。為了防止前清后亂，舊問(wèn)題解決新問(wèn)題再出現(xiàn)，又建立了市、鄉(xiāng)兩級(jí)定期常規(guī)審計(jì)制度，對(duì)經(jīng)濟(jì)違紀(jì)問(wèn)題防患于未然，從而達(dá)到對(duì)農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)的財(cái)務(wù)管理實(shí)行經(jīng)常性、制度性的有效監(jiān)督。
（4）、起宣傳教育作用。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案中的大量生動(dòng)的經(jīng)濟(jì)違紀(jì)案例，可作為宣傳黨和國(guó)家的財(cái)經(jīng)紀(jì)律、制度、經(jīng)濟(jì)法規(guī)的反面教材，教育廣大干部、群眾自覺(jué)抵制違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律的行為。我市利用簡(jiǎn)報(bào)的形式，把審計(jì)檔案中的突出的典型案例摘錄下來(lái)進(jìn)行刊登。收到了較好的宣傳教育作用。
（5）、是進(jìn)行農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)科學(xué)研究的依據(jù)。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案中保存著豐富的實(shí)踐資料，有事實(shí)、有數(shù)據(jù)、有經(jīng)驗(yàn)、有教訓(xùn)、有調(diào)查、有結(jié)論。把它總結(jié)起來(lái)作為農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)科研工作的依據(jù)，這對(duì)于我們?cè)诟母镞^(guò)程中誕生的沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)工作，對(duì)于發(fā)展與完善具有中國(guó)特色的審計(jì)學(xué)來(lái)說(shuō)，都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
二、建立農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案，是開(kāi)展農(nóng)村審計(jì)工作的需要，是農(nóng)村審計(jì)工作中不可分割的重要組成部分。
農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)工作起步晚、進(jìn)展慢，真正形成制度化、專業(yè)化、規(guī)范化的還不太多。它不象國(guó)家審計(jì)機(jī)關(guān)那樣，有專門的機(jī)構(gòu)、專門的人才、標(biāo)準(zhǔn)的程序、規(guī)范的制度等，而是由農(nóng)業(yè)經(jīng)營(yíng)管理站的沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門學(xué)習(xí)和訓(xùn)練的會(huì)計(jì)輔導(dǎo)人員兼管此項(xiàng)工作。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)工作的范圍和內(nèi)容是由小到大，由單一到復(fù)雜逐步發(fā)展起來(lái)的。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案也是隨著農(nóng)村審計(jì)工作的發(fā)展，從無(wú)到有，從小到多，從零星分散到集中統(tǒng)一，逐步地建立起來(lái)標(biāo)準(zhǔn)的農(nóng)村審計(jì)檔案。它是適應(yīng)農(nóng)村審計(jì)工作的需要而建立的，是隨著農(nóng)村審計(jì)工作的發(fā)展而逐漸完善起來(lái)的。
我市的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)工作是從1985年開(kāi)始的，首先是從哪求哪到的應(yīng)聘審計(jì)，逐步擴(kuò)大到接受、紀(jì)檢、組織等部門的委托審計(jì)、干部調(diào)轉(zhuǎn)離任審計(jì)、企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)等多種形式和項(xiàng)目。所取得的大量審計(jì)記錄、證言、詢問(wèn)筆錄、對(duì)帳單、復(fù)制憑證、承認(rèn)書(shū)、工作底稿、審計(jì)結(jié)論和審計(jì)報(bào)告等繁多的，十分重要的審計(jì)資料，都必須妥善、長(zhǎng)期地保管起來(lái)。作為真實(shí)的、客觀的、具有法律效力的歷史證明。這就必須建立嚴(yán)密的、專業(yè)性的農(nóng)村審計(jì)檔案，它既是依法辦事不可缺少的程序和手段，又是改善經(jīng)營(yíng)管理，提高審計(jì)工作質(zhì)量的保證。如農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)案件中的證據(jù)是否充分、真實(shí)，定性是否合理、處分是否得當(dāng)，結(jié)論是否準(zhǔn)確，這在審計(jì)檔案中都有實(shí)事求是的記載。通過(guò)對(duì)檔案資料的分析，不僅可以了解案情的客觀公證性，也可以看出審計(jì)人員的工作質(zhì)量和盡職盡責(zé)的程度。如果沒(méi)有農(nóng)村審計(jì)檔案，在評(píng)價(jià)被審單位和考核審計(jì)工作時(shí)，就會(huì)言之無(wú)據(jù)、斷事無(wú)力。因此說(shuō)，只要開(kāi)展審計(jì)工作就必須建立農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案，建立農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案是開(kāi)展農(nóng)村審計(jì)工作的重要組成部分。沒(méi)有農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)工作就不會(huì)有農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案資料；沒(méi)有農(nóng)村審計(jì)檔案，農(nóng)村審計(jì)工作就不完善，二者是相互依存，共同發(fā)展的。
三、建好農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計(jì)檔案是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。
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其一，可以作為進(jìn)行檔案考察的依據(jù)，檔案主要是用于記錄過(guò)去的事物以及還原歷史的，所以它與其他的文獻(xiàn)有很大的區(qū)別，根據(jù)檔案的特征和形成方式，可以使得檔案的記錄更具有一定的客觀性，并且可以作為讓別人信服的參考依據(jù)和保障，因此，檔案可以作為真實(shí)憑證而存在。
其二，可以對(duì)檔案管理提高一定的參考作用，由于檔案具有參考性和內(nèi)容復(fù)雜性的特征，所以在進(jìn)行檔案管理中，如果遇到問(wèn)題，可以在檔案館查找到自己需要的答案，同時(shí)，在檔案館的資料是沒(méi)有進(jìn)行改動(dòng)的，還有很大一部分還有親筆簽名或是手稿以及照片或是錄音帶等，這樣就能反映歷史資料的真實(shí)性，
根據(jù)以上兩點(diǎn)，我們知道檔案管理工作是至關(guān)重要的，所以，作為檔案管理人員，就必須定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，并且妥善保管，并且在管理中具有一定的法制觀念。
二、檔案管理工作的重要性
（一）檔案管理工作的規(guī)范化
在進(jìn)行檔案管理中，由于其具有保密性的特點(diǎn)，為了保證檔案的質(zhì)量以及確保其不被泄露，這樣就必須要對(duì)檔案管理工作運(yùn)用集中式的管理方式進(jìn)行管理，并且在管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，主要包括對(duì)于裝檔案的袋子一定要進(jìn)行統(tǒng)一的印制、對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)以及對(duì)檔案整理和驗(yàn)收的方式進(jìn)行統(tǒng)一的制定，這樣才能促使
檔案管理工作更加規(guī)范化，也為日后進(jìn)行檔案管理工作提供了一定的保障。在進(jìn)行檔案基礎(chǔ)工作時(shí)，一定要進(jìn)行檔案服務(wù)創(chuàng)新，并且高效的開(kāi)展，這樣就使得檔案館的檔案接收、檔案整理以及檔案編目等工作都更加規(guī)范，也有效的促進(jìn)了檔案學(xué)的理論研究。
（二）檔案管理工作的信息化
相比較與傳統(tǒng)的檔案管理工作，現(xiàn)代的檔案管理工作更加信息化，并且可以將紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案進(jìn)行相結(jié)合管理，同時(shí)還可以運(yùn)用科學(xué)合理的管理方式，實(shí)現(xiàn)其信息化。
此外，由于其具有檔案錄入的及時(shí)和靈活的優(yōu)勢(shì)，這樣既提高了檔案管理工作的效果，也提高了檔案管理工作的工作效率，從而更加促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。
（三）檔案管理工作的安全性
在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，無(wú)論是在檔案和查找和閱讀方面，還是在檔案建立方面，都需要檔案管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，才能保證檔案的完整和完全。所以，在檔案管理工作中，一定要保證其具有安全性的特征。現(xiàn)階段，由于檔案管理工作實(shí)行了集中式管理，這樣檔案管理的安全性就得到了很大程度的提高。此外，在建立檔案時(shí)，一定要采取嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制；在查找和閱讀檔案方面，一定要制定嚴(yán)格的檔案查閱制度，沒(méi)有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)一律不能進(jìn)行檔案館。
三、提高檔案管理工作的策略
通常情況下，我們應(yīng)要高度重視檔案管理工作，并且還要科學(xué)合理的改變檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及增強(qiáng)他們的專業(yè)管理知識(shí)，這樣才能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案的共享和價(jià)值，從而促進(jìn)社會(huì)的不斷進(jìn)步。
首先，由于檔案管理工作的質(zhì)量與管理人員專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素質(zhì)有著直接的關(guān)系，這樣就必須加大對(duì)檔案管理者專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)。主要是加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案材料的及時(shí)歸檔工作，這樣就可以提高他們的歸檔和管理意識(shí)，并且可以及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案的收集和整理以及保管和統(tǒng)計(jì)等一系列工作。從目前的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，檔案管理工作向著現(xiàn)代化和多樣化的方向在發(fā)展，因此，作為管理人員就必須要對(duì)檔案管理方式進(jìn)行深化和改革，只有不斷的提高綜合素質(zhì)，才可以順利的實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理工作。
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1、前言
企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長(zhǎng)的一個(gè)歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問(wèn)津的神秘色彩，改革開(kāi)放以來(lái)，特別是進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以來(lái)，由于人力資源實(shí)行了廣泛流動(dòng)，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說(shuō)的“經(jīng)濟(jì)工作是企業(yè)的中心工作”。檔案管理盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但是它對(duì)于企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)卻有著不可或缺的促進(jìn)作用，特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中，管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)的作用尤為明顯。
2、企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。
（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。
（2）企業(yè)的科技檔案是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。
（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式。
（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。
3、電火企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
3.1 歸檔不齊全，管理不規(guī)范由于一些電火職工對(duì)《檔案法》不甚了解，對(duì)電火檔案也不夠重視，存在重安全生產(chǎn)，輕管理的現(xiàn)象，所以電火檔案管理的檔案工作仍存在有法不依、有章不循管理不規(guī)范現(xiàn)象。 近年來(lái)，在企業(yè)資產(chǎn)重組、單位轉(zhuǎn)制、項(xiàng)目招投標(biāo)、質(zhì)量體系認(rèn)證、產(chǎn)權(quán)登記過(guò)戶等工作中產(chǎn)生了各種門類的新型帳外檔案資料，而檔案人員對(duì)新型檔案資料不了解以及收集的滯后性使這些檔案在收集過(guò)程中容易遺漏，從而導(dǎo)致檔案資料收集不完整。
3.2 檔案管理人員素質(zhì)不高由于大部分檔案員不是檔案專業(yè)畢業(yè)的， 對(duì)檔案管理比較陌生，部分檔案員由于年齡大或身體欠佳由其他部門照顧到檔案部門，致使造成知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)也趨于老化。 當(dāng)前，電火部門實(shí)行垂直管理，工作環(huán)境較以前都已有很大的改變，在舒適的環(huán)境里工作，圖安逸，因循守舊、不思進(jìn)取現(xiàn)象較為普遍。
3.3檔案意識(shí)不強(qiáng)。 在電火企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，一部分企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在電火企業(yè)管理中的重要性和必要性。 應(yīng)該打破“輕檔案”的傳統(tǒng)思維模式，將檔案工作完成情況與全員績(jī)效考核掛鉤，從而強(qiáng)化全員的歸檔意識(shí)和責(zé)任意識(shí)， 確保公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的，對(duì)企業(yè)具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料及實(shí)物及時(shí)歸檔。
4、加強(qiáng)電火檔案管理對(duì)策
4.1提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的企業(yè)基礎(chǔ)工作， 檔案人員政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，是保證檔案工作順利進(jìn)行的根本保障，也是檔案管理水平得以提高的重要條件。 所以檔案人員應(yīng)具有較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，即不僅學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識(shí)，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)。 對(duì)電火企業(yè)的檔案工作人員，企業(yè)應(yīng)該經(jīng)常把他們送出去培訓(xùn)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也培訓(xùn)相關(guān)的計(jì)算機(jī)以及企業(yè)管理知識(shí)，讓他們既懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又知道企業(yè)管理知識(shí)，更明白如何運(yùn)用計(jì)算機(jī)去管理檔案。 當(dāng)然，電火企業(yè)檔案工作者也應(yīng)主動(dòng)努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和休養(yǎng)，積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。 同時(shí)也要利用業(yè)余時(shí)間去學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系， 切實(shí)提高自身的整體素質(zhì)和綜合能力，做到電火企業(yè)檔案分類，歸檔準(zhǔn)確，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)于檔案信息的開(kāi)發(fā)和編研起到促進(jìn)和推波助瀾的作用。
4.2加強(qiáng)檔案的信息開(kāi)發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展決策提供可靠依據(jù)。
電火企業(yè)檔案管理的目的就是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。 企業(yè)檔案工作的服務(wù)由過(guò)去的封閉型轉(zhuǎn)換為開(kāi)放型，改變了以往重視管理，忽視開(kāi)發(fā)利用工作的弊端。 增強(qiáng)了信息的開(kāi)發(fā)意識(shí)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，真正體現(xiàn)檔案的實(shí)際價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面的服務(wù)。 企業(yè)檔案打破傳統(tǒng)服務(wù)方式，更新觀念、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、主動(dòng)出擊，把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、預(yù)測(cè)企業(yè)要求，了解捕捉市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)所需的檔案，從而主動(dòng)地、有針對(duì)性地做好服務(wù)工作。 企業(yè)檔案部門要及時(shí)了解企業(yè)各階段中心工作和重點(diǎn)工作開(kāi)展情況，擴(kuò)大充實(shí)檔案資料的信息量，為企業(yè)發(fā)展決策提供可靠依據(jù)，以增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
4.3規(guī)范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實(shí)效性
數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，對(duì)歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來(lái)，所以對(duì)電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。 在工程建設(shè)過(guò)程中，施工單位對(duì)紙質(zhì)檔案要按照規(guī)定統(tǒng)一載體、統(tǒng)一格式，在歸檔的同時(shí)，也需將電子文檔歸檔，才能提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)在企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享，對(duì)檔案編研工作也起到整合作用。 一份真實(shí)、完整的工程檔案是一個(gè)電力建設(shè)工程全過(guò)程的反映， 而工程檔案的收集工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，必須從一點(diǎn)一滴做起，以求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，加強(qiáng)電火企業(yè)施工工程技術(shù)檔案管理工作，有效利用好檔案資源。
5、檔案案卷質(zhì)量的控制
從檔案形成到檔案移交，積極、主動(dòng)地尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)，檔案人員除了參加工程質(zhì)量監(jiān)督檢查、竣工驗(yàn)收外，還要組織檔案案卷質(zhì)量的檢查，做到“三查三整改一驗(yàn)收”。
5.1在單項(xiàng)工程進(jìn)入時(shí)，由檔案工作小組組織對(duì)各單位形成的文件、記錄、圖紙資料的格式、簽名、蓋章等是否符合規(guī)定進(jìn)行全面檢查。
5.2在檔案立卷前，對(duì)照分類大綱查檔案的分類是否科學(xué)，初擬的案卷標(biāo)題是否準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄編制是否便于日后查找，以及文件資料是否用正本、原件歸檔。
5.3檔案立卷完成準(zhǔn)備移交前，再次抽查檔案整理立卷的案卷質(zhì)量，如裝訂是否牢固，有無(wú)去釘?shù)取Ｃ看螜z查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題都用檔案整改通知單發(fā)送相關(guān)單位進(jìn)行整改；在下次檢查時(shí)同時(shí)檢查前次發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的整改情況。最后在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)半月中，立卷全部完成并具備驗(yàn)收條件時(shí)，對(duì)照案卷目錄和卷內(nèi)目錄組織驗(yàn)收并辦理移交手續(xù)。通過(guò)不斷循環(huán)的改進(jìn)，使案卷達(dá)到高質(zhì)量，從而創(chuàng)建出精品工程檔案。
6、火電企業(yè)工程檔案管理的突破及其實(shí)施效果
5.1工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍
國(guó)家檔案管理部門出臺(tái)的相關(guān)規(guī)范是面對(duì)全國(guó)各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導(dǎo)意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)際需要。所以我們應(yīng)該編制從立項(xiàng)審批、前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工投產(chǎn)到驗(yàn)收檢查各階段產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項(xiàng)目文件歸檔范圍，從而解決建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生哪些文件，哪些文件需要?dú)w檔的問(wèn)題，為項(xiàng)目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。
5.2工程項(xiàng)目文件的整理方法
編制火電施工工程檔案管理導(dǎo)則，按照分類號(hào)、文件順序號(hào)的結(jié)構(gòu)，詳細(xì)排列所有火電施工建設(shè)工程項(xiàng)目文件，為整理項(xiàng)目文件提供依據(jù)，為項(xiàng)目文件的齊全、完整提供保障，使項(xiàng)目檔案的分類編目更加科學(xué)合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位整理項(xiàng)目檔案的效率。
篇9
1 引言
企業(yè)科技隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，眾多的科技成果、科技資料也不斷涌現(xiàn)出來(lái)，從而為企業(yè)科技檔案增多了很大的數(shù)量，像過(guò)去傳統(tǒng)的科技檔案管理模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)已不能滿足當(dāng)前科技檔案管理工作的要求，更談不上再轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力了。企業(yè)科技信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理模式，也越來(lái)越顯示出它的重要性和必要性。
2 企業(yè)科技檔案信息化管理的重要性和必要性
1）企業(yè)推進(jìn)科技進(jìn)步的需要。當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展實(shí)質(zhì)上就是一種連續(xù)的社會(huì)活動(dòng)，其科學(xué)研究離不開(kāi)參考、借鑒已有的科研成果；同時(shí)社會(huì)的進(jìn)步離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的推廣與普及，而科技檔案卻蘊(yùn)含著豐富的科學(xué)知識(shí)、科學(xué)思想、科學(xué)方法、科學(xué)態(tài)度和科學(xué)精神，以及它向公眾傳遞的知識(shí)和信息。所以，至于科技檔案信息化的研究，它對(duì)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用和促進(jìn)科技進(jìn)步都具有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義與深遠(yuǎn)影響。
2）企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是自主創(chuàng)新的需要。在企業(yè)科技活動(dòng)中，繼承和創(chuàng)新則是科技活動(dòng)永恒的主題，而創(chuàng)新又是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的核心與關(guān)鍵。信息則是創(chuàng)新的誘因，科技檔案則是一種重要的科技信息資源，它在科技創(chuàng)新中具有奠定基礎(chǔ)、啟迪思維和激勵(lì)人們不斷探索的作用。因此，我們充分利用科技檔案信息資源，對(duì)于避免科研的低水平重復(fù)、降低科研成本、提高科研效率和建設(shè)新型的自主科技創(chuàng)新體系，這都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，這也是自主創(chuàng)新的迫切需要。
3）企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是加速科研成果轉(zhuǎn)化的需要。企業(yè)將科技檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，并建立科技檔案信息資源共享體系，則能充分體現(xiàn)科技檔案“管理在于利用”的目的，也是提高科技成果轉(zhuǎn)化率和產(chǎn)業(yè)化率的重要手段。只有依靠科技進(jìn)步，才能加快企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益效。
3 企業(yè)科技檔案信息化管理的主要內(nèi)涵
1）科技檔案的概念與內(nèi)涵。它是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)等活動(dòng)中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，簡(jiǎn)捷的說(shuō)，科技檔案就是在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的一種科技信息及其載體；科技檔案直接記述和反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程和實(shí)體，是一種真實(shí)的歷史記錄。在如今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，也是信息化時(shí)代，如何充分開(kāi)發(fā)科技檔案這個(gè)基礎(chǔ)性的、原生性的信息資源，使其產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，不僅需要做好科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，也要做好科技檔案管理的信息化工作，以便為企業(yè)再利用。
2）科技檔案信息化管理的主要任務(wù)和目標(biāo)。實(shí)質(zhì)上，它就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等充分運(yùn)用于科技檔案的整理、保存、管理和提供利用等環(huán)節(jié)中，以實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。而其中的科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，則是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。只有加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與應(yīng)用，才能加快推進(jìn)檔案信息資源的整合與共享，以滿足企業(yè)科研工作者對(duì)科技信息的需求，這也是當(dāng)前科技檔案管理工作的最重要的任務(wù)和目標(biāo)。
4 企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的措施
企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上，也是一個(gè)長(zhǎng)期的而又復(fù)雜的系統(tǒng)化工程。它包括各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、檔案信息的組織與存儲(chǔ)、檔案資源的整合與集成、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器和提供數(shù)據(jù)檢索服務(wù)的軟硬件平臺(tái)的建設(shè)，以及開(kāi)展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的組織和團(tuán)隊(duì)，甚至長(zhǎng)效服務(wù)機(jī)制的形成等。
1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)措施。在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)上，其包括元數(shù)據(jù)格式規(guī)范、管理規(guī)范和業(yè)務(wù)工作制度。①要制定數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與格式規(guī)范，并明確檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)與訪問(wèn)方法。其中包括各門類數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的組成、結(jié)構(gòu)、描述方式、著錄規(guī)則與要求；各種類型檔案內(nèi)容（其包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結(jié)構(gòu)化信息）的描述方法、格式要求、存取方式，以及訪問(wèn)機(jī)制等；檔案內(nèi)容與檔案元數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容對(duì)象的分級(jí)存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理、集成共享方式和要求。②要制定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的管理規(guī)范和制度，并確數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中的程序化和規(guī)范化操作方法。它主要包括數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)步驟、方法和要求；數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、離線備份和災(zāi)難備份與恢復(fù)的功能、性能、技術(shù)規(guī)范和管理規(guī)定；數(shù)字化檔案信息的安全管理規(guī)范、備份方式和要求；備份的數(shù)字化檔案信息的管理方法等；檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的原始性保障措施，并規(guī)定如何采用身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、電子簽名等技術(shù)確保檔案的真實(shí)、完整、有效和憑證性作用；數(shù)字化檔案信息的授權(quán)訪問(wèn)制度，并定義開(kāi)放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲(chǔ)和授權(quán)管理與訪問(wèn)制度。③要制定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的業(yè)務(wù)規(guī)范和制度。就是說(shuō)明確接收數(shù)字化檔案信息和開(kāi)展檔案數(shù)字化加工的工作要求。它主要包括數(shù)字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內(nèi)容、范圍、方式、方法，以及安全保障等。
2）企業(yè)科技檔案信息資源滾動(dòng)建設(shè)措施。在科技檔案信息資源滾動(dòng)建設(shè)上，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的建設(shè)，以及數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合與數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的建設(shè)方面。①數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)則是指存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的軟硬件存儲(chǔ)系統(tǒng)，包括網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備的選型、安裝、調(diào)試和使用。而數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，存取數(shù)據(jù)的軟件平臺(tái)，多門類檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案的確定和實(shí)施，以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的升級(jí)、維護(hù)與持續(xù)服務(wù)的計(jì)劃和工作要求等。至于檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)，主要涉及需求分析、方案確定、設(shè)備的購(gòu)買，以及與服務(wù)器的連接等內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備一般應(yīng)與服務(wù)器的購(gòu)買同步來(lái)考慮。多數(shù)服務(wù)器供應(yīng)商可提供存儲(chǔ)解決方案，并能提供服務(wù)器與存儲(chǔ)設(shè)備之間的集成和互聯(lián)。②數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)則是獲取檔案信息的門戶應(yīng)用，它包括檔案內(nèi)容信息、檔案目錄和標(biāo)引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內(nèi)容。對(duì)于著錄系統(tǒng)的建設(shè)，主要是將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范加以實(shí)施，在數(shù)據(jù)入口處將不合規(guī)范的數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數(shù)據(jù)捕獲到數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)之中。③系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出、掛接和規(guī)范性校的自動(dòng)化數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)，它由技術(shù)支持人員完成的，系統(tǒng)的建設(shè)需要根據(jù)檔案業(yè)務(wù)工作的需求，總結(jié)和預(yù)先定義數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)及自動(dòng)處理規(guī)則。④數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)則是在數(shù)據(jù)處理前，根據(jù)檔案資源管理的需要，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分門別類的整理和規(guī)范化處理，這便于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成與共享。⑤數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)的目的就是提高數(shù)據(jù)的安全性。所以，根據(jù)備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機(jī)備份兩種模式。在數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)中，一要建立實(shí)施備份的軟硬件支撐平臺(tái)系統(tǒng)，二要制定備份的策略和計(jì)劃，并在工作中實(shí)施和維護(hù)。與此同時(shí)，還需要對(duì)備份的數(shù)據(jù)實(shí)行全面的管理，其內(nèi)容不可缺失。
5 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，隨著社會(huì)信息化程度的提高，企業(yè)科技檔案管理工作也就要融入先進(jìn)的服務(wù)手段和良好的服務(wù)效果。科技的飛速發(fā)展，科研工作再對(duì)信息資源共享的要求也就越來(lái)越高、越強(qiáng)烈，科技檔案的利用也就會(huì)越來(lái)越多。而數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用，這就可以使科技檔案在科技發(fā)展中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用和效果，倍顯更加重要。
參考文獻(xiàn)
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篇10
收錄日期：2015年10月23日
高校基建檔案是高校管理工作的重要組成部分，尤其是隨著近幾年來(lái)高校不斷擴(kuò)招，其基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也比較頻繁，所以存在著大量的高校基建檔案需要管理。然而，目前我國(guó)高校基建檔案的管理工作還存在很多不足之處，從而影響了高校管理工作的正常開(kāi)展。因此，本文在論述高校基建檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了目前高校基建檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而針對(duì)這些問(wèn)題出現(xiàn)的原因，提出了促進(jìn)高校基建檔案管理工作發(fā)展的重要措施。
一、高校基建檔案主要特點(diǎn)
高校基建檔案與高校其他管理檔案存在一定的不同，其主要特點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，獨(dú)立性。高校不同的基建檔案之間需要保持一定的獨(dú)立性，每個(gè)高校基建檔案都需要進(jìn)行分開(kāi)裝卷，同時(shí)需要根據(jù)工程的不同階段，將相關(guān)的資料準(zhǔn)備完善；第二，廣泛性。由于我國(guó)高校基建項(xiàng)目的種類比較多，同時(shí)規(guī)模大小也不盡相同，所以說(shuō)高校基建檔案的來(lái)源比較廣泛，參與高校基建項(xiàng)目的人員比較多，資料相對(duì)來(lái)講比較復(fù)雜；第三，實(shí)用性。高校基建檔案的管理是高校管理工作的重要組成部分，對(duì)于促進(jìn)高校的發(fā)展有著重要意義，所以在高校基建檔案中主要記錄著工程的重要信息，同時(shí)也記錄著重要人員的信息等等；第四，長(zhǎng)期性。高校基建檔案的管理工作持續(xù)的時(shí)間比較長(zhǎng)，從高校基建工程的開(kāi)始到基建工程的結(jié)束，這一時(shí)期的資料都需要進(jìn)行整理，所以是一個(gè)較為長(zhǎng)期的過(guò)程。
二、目前高校基建檔案管理中存在的問(wèn)題
高校基建檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，而且管理的信息也比較多，這就對(duì)高校基建檔案管理工作提出了較高的要求。然而，通過(guò)本文的調(diào)查和研究得知，目前我國(guó)高校基建檔案管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題。
（一）沒(méi)有認(rèn)識(shí)到高校基建檔案管理工作的重要性。對(duì)于很多高校來(lái)講，并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，缺乏對(duì)高校基建檔案管理工作重要性的宣傳，使得相關(guān)工作人員沒(méi)有充分意識(shí)到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建檔案中信息的缺失，從而影響高校基建檔案管理工作的順利開(kāi)展；第二，高校基建檔案管理工作需要的設(shè)施不全，由于高校沒(méi)有對(duì)高校基建檔案管理工作引起重視，從而使得高校基建檔案管理過(guò)程中，缺乏一定的資金和資源的投入，因此在一定程度上制約了高校基建檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（二）缺乏完善的高校基建檔案管理制度。雖然很多高校都在對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要體現(xiàn)在以下方面：第一，部分高校缺乏相應(yīng)的管理制度，從而無(wú)法對(duì)高校基建檔案管理工作進(jìn)行約束，因此造成了高校基建檔案管理工作的混亂，無(wú)法保障高校基建檔案管理工作有序正常地開(kāi)展；第二，一些高校雖然制定了高校基建檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章制度，但是制度缺乏一定的完善性，無(wú)法在實(shí)際工作中對(duì)高校基建檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)；同時(shí)，很多高校在開(kāi)展高校基建檔案管理工作的過(guò)程中，沒(méi)有完全按照規(guī)章制度進(jìn)行，從而影響了高校基建檔案管理工作的開(kāi)展。
（三）管理人員素質(zhì)有待提高。高校基建檔案管理工作的開(kāi)展，離不開(kāi)管理人員的用心工作。但是，通過(guò)本文的調(diào)查和研究得知，目前高校基建檔案管理人員的素質(zhì)有待提高，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，高校基建檔案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)技能要求比較高，但是很多高校聘用不具備專業(yè)技能的人才對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理，從而無(wú)法順利地完成檔案的管理工作；第二，目前很多高校對(duì)高校基建檔案的管理采用系統(tǒng)化的管理程序，但是很多管理人員不具備計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，無(wú)法更好地完成高校基建檔案的管理工作，影響了高校基建檔案管理工作的效率。
三、完善高校基建檔案管理工作的相關(guān)措施
通過(guò)以上的分析和論述可知，高校基建檔案與其他資料相比有著自身的特點(diǎn)，同時(shí)也使得針對(duì)高校基建檔案的管理工作更加復(fù)雜。所以，在高校基建檔案管理工作中仍然存在很多問(wèn)題，從而影響了高校基建檔案管理工作的開(kāi)展，因此為了更好地完善對(duì)高校基建檔案的管理，可以參考以下幾點(diǎn)：
（一）重視高校基建檔案管理工作。對(duì)于很多高校來(lái)講，忽視了高校基建檔案管理工作，這是造成高校基建檔案管理工作存在問(wèn)題的重要因素，所以為了更好地促進(jìn)高校基建檔案管理工作的開(kāi)展，必須要重視高校基建檔案管理工作，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，積極宣傳高校基建檔案管理工作的重要性，使得檔案管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，能夠在實(shí)際工作中更好地約束自身的行為，促進(jìn)高校基建檔案管理工作的順利開(kāi)展；第二，增加對(duì)高校基建檔案管理工作的投入，使得檔案管理人員能夠利用先進(jìn)的管理設(shè)備，從而提高高校基建檔案管理工作的效率，更好地為高校管理工作進(jìn)行服務(wù)。
（二）完善高校基建檔案管理規(guī)章制度。建立完善的高校基建檔案管理制度，能夠更好地指導(dǎo)高校基建檔案管理工作的開(kāi)展，同時(shí)對(duì)管理人員的行為進(jìn)行約束。因此，完善高校基建檔案管理工作的規(guī)章制度，也是促進(jìn)管理工作順利開(kāi)展的重要措施，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，補(bǔ)充高校基建檔案管理工作的重要細(xì)節(jié)，在進(jìn)行高校基建檔案管理工作的過(guò)程中，很多細(xì)節(jié)如果不注意就可能影響管理工作的正常開(kāi)展，所以將這些細(xì)節(jié)寫(xiě)入高校基建檔案管理工作的規(guī)章制度，能夠更好地引起管理人員的重視，從而促進(jìn)高校基建檔案管理工作的順利開(kāi)展；第二，可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，不同高校在進(jìn)行完善高校基建檔案管理工作的過(guò)程中，由于學(xué)校自身的特點(diǎn)其側(cè)重點(diǎn)有所不同，所以可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，不斷彌補(bǔ)高校基建檔案管理工作的不足，可以更好地促進(jìn)高校基建檔案管理工作的開(kāi)展。
（三）促進(jìn)高校基建檔案管理工作信息化。目前，我國(guó)信息化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息化進(jìn)程不僅為人們的生活提供了更多的便利，同時(shí)也改變了人們的工作方式，因此為了更好地提高高校基建檔案管理工作的效率，需要進(jìn)一步促進(jìn)高校基建檔案管理工作信息化，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，需要為高校基建檔案管理工作投入更多的信息資源，例如：計(jì)算機(jī)設(shè)備、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，這樣才能為高校基建檔案管理工作信息化奠定基礎(chǔ)；第二，在對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，除了需要保留紙質(zhì)版的檔案之外，還可以建立電子版的檔案，這樣能夠方便地對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制和存儲(chǔ)，有利于更好地進(jìn)行高校基建檔案的保護(hù)。
（四）進(jìn)一步提高高校基建檔案管理人員素質(zhì)。高校基建檔案管理人員的素質(zhì)是影響管理工作的重要因素，所以為了更好地進(jìn)行高校基建檔案管理工作，需要進(jìn)一步提高管理人員的素質(zhì)，為此應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使其能夠充分認(rèn)識(shí)到高校基建檔案管理工作的重要性，同時(shí)能夠使其熟悉相關(guān)的規(guī)章制度，在實(shí)際工作中按照規(guī)章制度約束自身的行為；第二，提高管理人員的操作技能，隨著高校基建檔案管理工作信息化的不斷完善，對(duì)于管理人員的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促進(jìn)管理人員信息技術(shù)的提升，才能更好地滿足高校基建檔案管理工作的要求，進(jìn)一步促進(jìn)高校基建檔案管理工作的順利開(kāi)展。
四、小結(jié)
通過(guò)以上的分析和論述可知，高校基建檔案對(duì)于高校來(lái)講是非常重要的，是保證高校有序發(fā)展的重要前提。因此，本文在分析高校基建檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，論述了目前高校基建檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了促進(jìn)高校基建檔案管理的重要措施，相信隨著我國(guó)高校基建檔案管理工作的不斷完善，能夠更好地對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理，從而促進(jìn)高校管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。
主要參考文獻(xiàn)：
篇11
合并中的高職院校領(lǐng)導(dǎo)大多都把學(xué)校工作的重心放在教學(xué)管理和招生就業(yè)上，認(rèn)為基建方面只要把工程的質(zhì)量關(guān)把好就行了，對(duì)于基建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。
2、管理人員素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)
大數(shù)多的基建檔案管理人員都是臨時(shí)指派的，不但沒(méi)有專業(yè)工作能力而且沒(méi)有責(zé)任心，更談不上和學(xué)院檔案館檔案管理工作的統(tǒng)一。
3、管理制度不規(guī)范，管理手段落后
目前基建檔案管理大多沒(méi)有明確的管理制度，多是進(jìn)行最基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有按制度對(duì)基建檔案資料進(jìn)行分類、編研，至于基建檔案的利用更是得到不保障。在高職院校合并初期，工程量大，基建檔案多，加上領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高，現(xiàn)代化的管理工具也不能及時(shí)配備，手工管理模式仍是目前管理的常態(tài)。手工管理效率低，不能完全體現(xiàn)基建檔案的參考價(jià)值和使用價(jià)值。
二、高職院校基建檔案管理規(guī)范化的途徑
1、提高重視程度，增強(qiáng)全院師生的基建檔案意識(shí)
首先要積極主動(dòng)的通過(guò)學(xué)院網(wǎng)絡(luò)、廣播、報(bào)紙等媒體大力宣傳基建檔案在學(xué)院建設(shè)發(fā)展中的重要作用，引起全院師生對(duì)基建檔案的重視;其次，要求各部門要積極參與配合，把日常工作中接觸到的基建檔案要及時(shí)交給基建檔案管理人員讓及時(shí)歸檔;再次，要在各部門明確1名基建檔案管理工作的對(duì)接人，對(duì)這些對(duì)接人要定期實(shí)行培訓(xùn)，讓其全面了解基建檔案的歸檔案范圍和近期的收集動(dòng)向，以方便大家更好的為基建檔案管理工作服務(wù)。
2、做好基建檔案制度建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行力度，提高基建檔案服務(wù)水平
要根據(jù)本院的實(shí)際情況和檔案管理需求，建立起適合合并時(shí)期高職院校的基建檔案管理機(jī)制，來(lái)保障基建檔案管理工作的常態(tài)化開(kāi)展。一是要做好保密制度，確保基建檔案不失密、不泄密;二是要制訂好《基建檔案工作制度》、《基建檔案借閱制度》、《基建檔案保密制度》、《基建檔案庫(kù)房管理制度》、《基建檔案利用制度》，使基建檔案歸檔有明確的范圍，立卷有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，借閱有特定的制度，保密有條例，庫(kù)房管理有合理的措施，開(kāi)發(fā)利用有明確的方向和目標(biāo)。三是各項(xiàng)制度要上墻，基建檔案管理工作者要嚴(yán)格按照制度辦事。只有這樣基建檔案管理人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。
3、完善基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制
基建檔案是學(xué)院建設(shè)過(guò)程中形成的第一手資料，在學(xué)院以后的建設(shè)發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，所以基建檔案的監(jiān)督管理機(jī)制一定要完善。完善的監(jiān)督管理機(jī)制能有效地發(fā)現(xiàn)、制止、糾正基建檔案使用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，以保證基建檔案的完整與安全。
4、對(duì)基建檔案管理人員要不斷進(jìn)行再教育，提高其創(chuàng)新服務(wù)能力
學(xué)院的基建檔案管理人員基本上都是兼職的，各方面的素質(zhì)都有待提高。要不斷對(duì)基建檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，提高基建管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想境界。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式和服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要。通過(guò)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)使得基建檔案管理人員掌握現(xiàn)代化管理手段，把基建檔案管理由原來(lái)的手工管理變成現(xiàn)在的數(shù)字化管理。通過(guò)學(xué)習(xí)，讓基建檔案管理人員從思想深層認(rèn)識(shí)到基建檔案在高職院校檔案管理中的重要性，以促使其發(fā)揮更大的潛能做好基建檔案管理工作。
5、拓展基建檔案的信息來(lái)源，提高基建檔案收集的完整性
高職院校的基建檔案管理工作由于各方的重視程度不高，這就要求我們基建檔案管理人員首先要明確出基建檔案的收集范圍，其次要依據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，有效的指導(dǎo)和組織各相關(guān)部門做好基建檔案的立檔工作，確保基建檔案立檔工作的順利進(jìn)行。
篇12
一、基建檔案的作用
基建檔案作為檔案的一種，其中包括文字、圖表、圖紙以及相關(guān)的音視頻文件等，基建檔案的出現(xiàn)是在工程項(xiàng)目開(kāi)始建設(shè)到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程中，涉及到多個(gè)部門的施工管理文件。基建檔案作為施工建設(shè)管理的重要內(nèi)容，是施工過(guò)程記錄的重要數(shù)據(jù)，對(duì)于工程項(xiàng)目的施工、檢驗(yàn)、竣工驗(yàn)收以及日后的維修等具有重要的價(jià)值，更是相關(guān)部門管理的重要檔案。對(duì)于基建工程而言，是社會(huì)發(fā)展、單位水平提高的重要提現(xiàn)，同時(shí)也作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。在基建項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中通過(guò)檔案的形式對(duì)建設(shè)過(guò)程進(jìn)行規(guī)律、系統(tǒng)、規(guī)范的記錄存儲(chǔ)，可以為以后工程項(xiàng)目的發(fā)展以及過(guò)程中問(wèn)題及時(shí)的解決起到不可忽視的作用。系統(tǒng)完善的基建檔案作為作為技術(shù)人員成果的提現(xiàn)，有助于增強(qiáng)相關(guān)人員的技術(shù)水平，推動(dòng)單位技術(shù)水平的提高，有助于單位自身檔案管理以及施工水平的規(guī)范化、合理化發(fā)展。
對(duì)于基建工程而言，項(xiàng)目的開(kāi)始都是根據(jù)統(tǒng)一的建設(shè)任務(wù)書(shū)以及總體設(shè)計(jì)進(jìn)行的，整個(gè)項(xiàng)目作為幾個(gè)單體項(xiàng)目的綜合，在項(xiàng)目預(yù)算上進(jìn)行統(tǒng)計(jì)評(píng)估，行政管理上具有獨(dú)立的組織形式。由于不同的基建項(xiàng)目具有不同的特點(diǎn)，因而相應(yīng)的基建檔案本身的技術(shù)水平、技術(shù)要求以及檔案管理的難度都有區(qū)別。基建檔案作為工程初期階段招投標(biāo)、文件編報(bào)、工程施工、竣工檢測(cè)等不同階段的最為完整的記錄，是工程建設(shè)的重要資料依據(jù)，更是有關(guān)建設(shè)單位維權(quán)以及相關(guān)單位維護(hù)合法利益的保障。為了促進(jìn)基建工程的順利開(kāi)展，需要對(duì)基建檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并且定期對(duì)其進(jìn)行收集、分類以及整理，從而有效加強(qiáng)基建檔案的實(shí)用性，為后續(xù)基建工程的開(kāi)展提供必要的服務(wù)。在基建項(xiàng)目開(kāi)建的初期，需要對(duì)項(xiàng)目整體情況進(jìn)行考察審核，在項(xiàng)目前期需要作出符合需求的可行性研究，做好選址以及土地規(guī)劃等工作，這些工作的開(kāi)展需要用以往的基建檔案作為建設(shè)依據(jù)。此外，基建檔案更是工程后期竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)和材料憑證。因此，加強(qiáng)基建檔案的管理工作，對(duì)于基建工程建設(shè)有著重要的作用。
如上所述，基建檔案作為基建工程最為完整詳細(xì)的記錄，對(duì)于工程后期的完善以及使用過(guò)程中的維修、改造具有重要的意義。基建檔案真實(shí)有效的體現(xiàn)了基建工程在施工以及管理中的全部過(guò)程，加強(qiáng)基建檔案的管理和歸檔，不僅僅有助于后期工程建設(shè)，更有助于促進(jìn)對(duì)基建工程的監(jiān)督。對(duì)于工程事故的處理，基建檔案有著重要的作用，可以為事故問(wèn)題的解決提供數(shù)據(jù)以及技術(shù)依據(jù)。因此，加大對(duì)基建檔案的管理力度，是提高基建工程質(zhì)量、管理水平以及維護(hù)人民財(cái)產(chǎn)權(quán)益的重要保障。
二、基建檔案管理存在的問(wèn)題
首先，基建檔案管理工作的重視程度有待加強(qiáng)。為了抓住新時(shí)期的發(fā)展機(jī)遇。國(guó)家提出了一系列的改革發(fā)展政策，不斷完善國(guó)家基建工程的管理體制，明確工程建設(shè)、管理的法律法規(guī)，制定了基建檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，這也是對(duì)傳統(tǒng)基建檔案管理的挑戰(zhàn)。基建檔案本身具有工期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多以及涉及部門較多的特點(diǎn)，因而基建檔案也就比一般的檔案復(fù)雜，只有將基建檔案的管理系統(tǒng)化，才能有效完整的做好基建檔案的管理工作。在實(shí)際檔案管理中為了追求經(jīng)濟(jì)利益以及工程進(jìn)度，很多單位沒(méi)有給予基建檔案管理足夠的重視，進(jìn)而出現(xiàn)了基建工程建設(shè)與基建檔案歸檔不協(xié)調(diào)，甚至由于工程管理水平不高導(dǎo)致的基建檔案的遺失和損壞的情況。
其次，基建檔案管理意識(shí)有待加強(qiáng)。在對(duì)基建檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)以及材料管理員的重視程度以及管理意識(shí)有待提高，對(duì)于基建檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠，在對(duì)基建檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中管理人員不固定，從而造成基建檔案管理的不連續(xù)，檔案管理責(zé)任沒(méi)有具體到人，缺乏完善的檔案管理機(jī)制。同時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)基建檔案重要程度的宣傳力度，明確檔案管理責(zé)任人，提高對(duì)基建檔案管理責(zé)任人專業(yè)水平的要求，定期對(duì)其進(jìn)行檢查監(jiān)督，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理，從而完善基建檔案管理程序，做好基建檔案的歸檔工作。因此，提高基建檔案的管理意識(shí)非常重要。
再次，傳統(tǒng)的基建檔案管理模式需要優(yōu)化完善。新時(shí)期的基建工程與傳統(tǒng)的基建工程存在很大的區(qū)別，不僅僅在于基建工程的規(guī)模，工程建設(shè)周期以及相關(guān)配套設(shè)施也存在很大區(qū)別。要滿足新時(shí)期國(guó)家開(kāi)發(fā)建設(shè)的需求，就要不斷及時(shí)的完善相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)基建工程的質(zhì)量管理。設(shè)立專門的基建檔案管理工作崗位，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，提高檔案管理工作者的工作水平，設(shè)立專門的檔案室，提高對(duì)基建檔案管理的重視程度，促進(jìn)檔案管理體制的不斷完善。建立統(tǒng)一完善的檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一有關(guān)檔案管理部門的工作要求，提高基建檔案管理的規(guī)范性，加大對(duì)檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，制定完善有效的措施，是當(dāng)前需要解決的重要問(wèn)題。
三、加強(qiáng)基建檔案管理的方法對(duì)策
首先，樹(shù)立科學(xué)的檔案管理理念，不斷提高檔案管理意識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的市場(chǎng)化和信息化，加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，保證新時(shí)期檔案管理人員充分理解基建檔案管理的重要性。同時(shí)，提高基建工程建設(shè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)檔案管理人員的主動(dòng)性，有效提高基建檔案的管理水平。加強(qiáng)檔案管理有關(guān)部門之間的平衡、協(xié)調(diào)，促進(jìn)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及監(jiān)理單位之間的配合。明確新時(shí)期檔案管理工作的重要性，盡快提高有關(guān)工作人員的責(zé)任感以及科學(xué)管理意識(shí)，保證基建檔案管理的規(guī)范性和完整性。
其次，完善基建檔案管理體制。對(duì)于傳統(tǒng)的基建檔案管理體制而言，存在很多不完善的地方，基建檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度不夠健全。在現(xiàn)代基建檔案管理中，需要根據(jù)基建項(xiàng)目的實(shí)際情況以及特點(diǎn)，建立合適的工作標(biāo)準(zhǔn)以及管理制度，設(shè)計(jì)專門的基建檔案管理檔案，明確基建檔案管理人員的工作職責(zé)，建立完善基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，促進(jìn)各相關(guān)部門之間的合作和配合。根據(jù)國(guó)情和單位基建工程情況以及國(guó)際先進(jìn)管理模式，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，制定基建檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，依法治檔，按照國(guó)際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。
再次，做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機(jī)制。基建檔案業(yè)務(wù)工作是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。加強(qiáng)基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個(gè)環(huán)節(jié)連著一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開(kāi)展以及日后的維修工作。所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集，檔案部門要實(shí)行全過(guò)程跟蹤服務(wù)，改進(jìn)工作方法和態(tài)度，貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施。基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開(kāi)始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。
最后，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)。檔案人員了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。充分利用信息化，建立完善新時(shí)期的檔案管理體系，提高基建檔案管理水平。
總之，在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，才能提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]張梅. 如何做好基建檔案管理工作[J]. 咸寧學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，02：124-125.
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二、基建檔案管理中存在的主要問(wèn)題
1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)基建檔案重要性缺乏足夠的思想認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)宣傳落實(shí)的主動(dòng)性不高，加上基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,各行其是，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。
2.基建檔案管理體制不完善,檔案質(zhì)量、安全得不到有效保障
出于工程項(xiàng)目建設(shè)成本考慮，許多單位沒(méi)有建立基建檔案管理部門，沒(méi)有設(shè)立專職檔案人員，沒(méi)有專門的檔案工作場(chǎng)所和檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，基建檔案設(shè)施設(shè)備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達(dá)不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設(shè)快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應(yīng)的工程檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)管理僅停留在打字記錄水平，這些問(wèn)題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價(jià)值。
三、加強(qiáng)基建檔案管理的對(duì)策
1.轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)
基建工程檔案管理正逐步由企業(yè)內(nèi)部管理向信息化、市場(chǎng)化、社會(huì)化管理轉(zhuǎn)變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認(rèn)識(shí)基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無(wú)法獨(dú)立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹(shù)立全局意識(shí)，努力爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視與配合，通過(guò)檔案利用實(shí)例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，提高基建檔案管理水平。
2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度
根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國(guó)工程建設(shè)中，更應(yīng)主動(dòng)借鑒國(guó)際先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，建立符合國(guó)情和自身運(yùn)作特點(diǎn)的現(xiàn)代化基建檔案專業(yè)管理模式。比如，目前國(guó)內(nèi)工程建設(shè)一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式，由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等，對(duì)工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項(xiàng)目承包合同時(shí)，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)中，只有在工程項(xiàng)目完成后，所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)才能兌現(xiàn)項(xiàng)目承包獎(jiǎng)，就能保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。
3.增加投入，完善基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備
檔案人員應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)基建檔案工作出現(xiàn)的問(wèn)題以及配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持。積極協(xié)調(diào)建設(shè)符合檔案保管“八防”要求的檔案庫(kù)房和設(shè)備，改善基建檔案工作環(huán)境條件。
4.實(shí)現(xiàn)過(guò)程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理中
一是基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開(kāi)始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。二是建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗(yàn)收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。三是落實(shí)基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步，與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行。
5.規(guī)范基建檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)，提高立卷質(zhì)量
