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各種法規頒布以來，我集團堅持把會計檔案管理作為企業檔案工作的重要內容，先后制定了《會計檔案管理暫行規定》、《會計檔案整理標準》等制度標準，推行了會計檔案集中統一管理，集團公司主要生產、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會計檔案規范化管理水平。1999年，根據國家頒布的《會計法》，結合我集團實際情況，檔案主管部門會同財務部門重新修訂了我集團《會計檔案管理辦法》，加大了會計檔案管理力度，進一步提高了我集團會計檔案工作的管理水平。具體體現在以下諸方面：

一、對交由檔案部門管理的會計檔案進行了系統整理、排列、編目，有的檔案室還引進計算機管理模式，形成了比較好的管理基礎，為及時、快捷查閱創造了條件。

二、會計檔案移交檔案部門管理，減輕了會計人員負擔。確保了會計核算材料的安全質量。

三、對會計檔案實行集中統一管理，符合檔案法規要求，使企業檔案更加齊全完整。

四、由于會計檔案借閱實行嚴格的審批手續，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護了企業秘密。

五、會計檔案管理規范化，促進了會計檔案作用發揮。據統計，近年來會計檔案為我集團內部審計、清產核資、追收欠款、解決經濟糾紛、維護合法權益提供了依據和參考。取得明顯成效與經濟效益。

六、集團公司實施會計電算化后，按照國家有關規定制定了相應的實施細則，對會計檔案存檔手續、保證備份數據的安全：打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理：對隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會計檔案保管；同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細的規定，通過一系列可操作性的規定，不僅完善了內控制度也保證了會計檔案完好。

縱觀我集團會計檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：

(一)少數單位的會計檔案未能按法規要求管理。《會計法》規定“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當移交本單位檔案機構統一保管”。截止目前，我集團少數輔助單位或“三產”企業仍存在著會計部門自行保管會計檔案現象。

(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》規定，保管期限已滿的會計檔案除未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，可以按照報批程序銷毀。由于很多應銷毀會計檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。

(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術的普遍應用，與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規定與標準，還有待研究探討。

為深入貫徹落實《會計法》，加強會計檔案管理，筆者建議如下：

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眾所周知，財政是國家的組織活動，屬行政管理范疇。但我們也應該看到，財政部門又是國家為了實現其職能的需要而憑借政權的力量，直接參與社會經濟活動的重要部門，是經濟領域的特殊社會現象，亦屬經濟范疇。正因為人們對后者的認識不足，在相當長一段時間，財政檔案僅被看作是一種普通的文書檔案，致使在財政檔案的管理和使用上存在著不甚合理的地方：一是歸檔不齊全。人們只注重于財政部門的“紅頭”文件的收集，而對更能直接體現財政活動面貌的收付活動中的來往文書、文據等，卻未能及時歸檔，沒有實行集中統一管理，影響了財政檔案的齊全完整；二是管理不合理。各地財政部門大多是將財政檔案生硬地分割成文書檔案和會計檔案兩大類別，人為地割斷了兩者之間不可分離的內在聯系，不能完整地反映財政工作的原貌。三是利用不充分。人們常從行政管理的角度去研究和利用檔案，而對其在經濟活動中應發揮的重要作用認識不足，研究不夠。

二、財政檔案管理工作的重要性

1.規范日常財務行為

規范日常財務行為體現在財政檔案工作的記錄上。它是通過在財政工作中對各種財政文件進行記錄、收集并整理，在這個過程中，不僅相關的檔案工作人員要嚴格遵守各種規章制度，使財政信息真實有效，還要通過財政檔案的記錄，把各種財政資金的用途、來源等進行有效監督。然后，在工作人員把財政檔案鑒定、上報的過程中，就能夠有效實現上級財政對下級財政之間的有效監督。

2.為領導提供決策依據

財政檔案的管理工作是通過檔案人員在對各種財政信息進行收集、整理，從而統計出有效的財政信息。通過檔案人員整理出的財政信息上報給上級，上級就能通過財政信息上反映的地區經濟，從而為該地區的經濟、社會發展制定相關的政策。因此，做好財政檔案管理工作能夠為領導者決策提供有效依據，并促進經濟的和諧、健康發展。

3、做好財政檔案管理工作的要點

（1）與時俱進，進行現代化的財政檔案管理

隨養電子技術的不斷進步，也要求運用新的科學技術服務于財政檔案管理工作。做好與時俱進的現代化財政檔案工作。一方面就要求在檔案工作過程中能夠融入先進的科技設備。這樣就能夠有效地把相關資料輸入計算機中，通過計算機的智能化進行資料整理，通過新科技的運用不僅能夠得出真實、有效的數據，還能夠減輕檔案工作人員的工作負擔。另一方面，做好現代化的財政檔案管理工作就需要提高檔案工作的規范性。它要求不僅要做好財政檔案管理中的收集、整理、上報等工作，還要求對歷史財政檔案數據進行保存、保密等工作，使得每一項檔案管理工作都符合法律條例的規定，讓財政檔案管理工作能夠規范化、制度化進行。

（2）健全財政檔案管理工作的監管體系

健全財政檔案管理工作的監督體系，是針對財政檔案管理工作中出錯而進行的。做好財政檔案的監督工作首先要建立一個高效的財政檔案管理監督部門，從而使得各種財政檔案管理工作的方方面面能夠有效監督。其次，要對各種財政數據來源的真實性進行監督，以防無效的數據給領導造成了錯誤的經濟決策，避免經濟、社會發展不樂觀的情況出現。最后，對檔案人員的工作進行監督，防止財政檔案管理工作出現各種紕漏。

（3）加強財政檔案管理隊伍建設

第一要充實人才，構建一支穩定的財政檔案管理人員隊伍。

一是加強基礎建設，為檔案部門配備電腦、空調、消毒柜等必要的硬件設備，為現代化辦公提供硬件支持。二是加強檔案管理部門的團隊建設，要敢于大膽啟用那些對接受新科技有執著追求、把事業放在第一位的人才，使他們在實踐中得到鍛煉，發揮他們的聰明才智，成為檔案工作的領導者和管理者。三是穩定檔案干部隊伍，把那些具有專業理論知識和專業技術特長的人才充實到財政檔案隊伍中，健全完善檔案管理隊伍結構；從維護檔案工作的長遠利益考慮，保證檔案管理人員崗位的長期性，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。

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一、健全組織機構，落實責任制

財政檔案管理工作的實質是進行財政數據信息的管理。但是實際情況是多數企業并不重視財政檔案管理工作。這極其不利于企業的長久發展。因而企業應該重視健全財政檔案管理工作的組織機構，保證財政檔案管理能夠有序地開展。另外，企業還應該重視落實責任制，確保責任到人，促使員工能夠重視財政檔案管理工作。

財政檔案管理主要是進行各種財務檔案的收集、整理、歸檔、查閱。在健全組織結構時，企業應該建立專門的財政檔案管理機構，并細化管理部門。另外，企業還應該重視加強財政檔案管理的定期檢查，以提高財政檔案管理工作效率。最重要的是企業應該根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等相關條例，落實檔案管理責任制，確保出現財政檔案管理工作問題時能夠責任到人。例如某企業為了加強財政檔案管理工作的組織領導，切實提高財政檔案管理工作效率。企業成立了專門的財政檔案管理小組，并下設辦公室，由專門的管理人員負責財政檔案管理工作。而且企業還確立了每個管理崗位的責任制，提高企業員工對財政管理檔案工作的認識。總之，在市場經濟體制條件下，企業應該加強財政檔案管理，以使高層決策人員能夠全面掌握企業的經濟事項，并以此為基礎做出有利于企業發展的經營決策，從而促進企業的快速發展。

二、完善管理制度

在新時期，企業應該加強財政檔案管理工作制度的管理，并對原有的管理制度進行完善、修訂以使其能夠適應企業的現代化管理。企業在財政檔案管理制度中應該明確規范的工作行為，并盡量保證工作人員在工作中能夠有章可循，依法辦事。

完善的財政檔案管理制度應該包括檔案工作制度、檔案保管制度、檔案員崗位責任制等。為了全面提升企業的財政檔案管理水平，企業應該實現財政檔案的規范化管理，實現財政檔案的“管理有序”。首先，企業應該建立規章制度，明確檔案收集、庫房管理等工作的工作規范。其次，企業應該結合日常的財務工作從收集、整理、歸檔、保管、統計、借閱、銷毀、保密等多個方面入手，細化財政檔案的工作規范。最后，企業應該完善財政檔案的后期管理制度，建立檔案借閱登記賬、移交登記賬、檔案銷毀清冊等管理賬目，真正做到財政檔案的規范化管理。例如某企業的財政檔案管理制度中，對借閱登記程序的規定如下：檔案室內設有閱覽室，查閱檔案只允許在閱覽室內進行，并且對不允許記錄、復印的載體事先申明；對需要借閱的檔案履行借閱登記程序。自綜合檔案機要室成立以來，無擅自出賣、轉讓、贈送國家所有檔案事件發生，杜絕任何檔案違法行為發生，無毀損、丟失檔案和涂改、偽造檔案現象發生，更嚴禁擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。另外，為使檔案工作能在安全的工作環境下有序進行，綜合檔案機要室安裝了鐵門、鐵窗、鐵柜、防火防盜報警裝置和空氣濕度檢測設備，檔案柜內放置蟲霉防治藥物，并配合制定火災應急預案，盡量排除一切可能的安全隱患。總之，為了實現財政檔案管理工作的規范化，企業應該重視完善財政檔案的管理制度。

三、實現財政檔案數字化管理

隨著我國信息技術的發展，數字化管理系統越來越受到企業的青睞。尤其是對于財政檔案管理工作來說，數字化管理不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能減輕工作人員的勞動強度，真正實現財政檔案管理工作的無紙化辦公。

實現財政的數字化管理可以從以下三個方面入手：一是實現文書檔案數字化管理，包括在線歸檔、原文掃描、在線檢索、電子查閱、文書類原文檢索等功能。如檔案管理員可通過檔案管理系統將上一年度會計憑證、賬本錄入系統后產生的檔案號作為每本憑證、賬本的編號，簡化查詢資料過程；二是加強隊伍建設，提高工作人員業務水平。企業應該重視開展財政檔案數字化管理的業務培訓工作，切實提高工作人員應用數字管理系統的能力。三是完善相應的配套設施，確保照相機、打印機、復印機、溫濕度記錄儀、滅火器等硬件設備齊全，為檔案管理創造了良好的工作環境和條件。如各類文件可以通過錄入文件相關內容和上傳掃描文件到檔案管理系統，在以后的工作中查看文件時，可以直接打開檔案管理系統掃描文件，進行查看，簡化了查找原始文件過程。總之，實現財政檔案的數字化管理能夠有效提高檔案管理工作的效率，使財政檔案管理更加規范、科學。

四、總結

綜上所述，加強財政檔案管理工作對于提高企業財務管理工作水平具有非常重要的意義。鑒于此，企業應該健全組織機構，完善管理制度，并借助信息技術實現財政檔案的數字化管理，切實提高財政檔案管理工作的效率，提高企業的競爭力。

參考文獻：

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二、加強財政檔案管理工作的措施

（一）實現財政檔案管理的現代化

財政檔案管理制度伴隨著計算機網絡技術的廣泛應用和辦公自動化趨勢的到來，需要不斷確保財政檔案的可靠性和安全性。所以為了更好的推進財政檔案現代化管理工作，需要對傳統財政管理制度進行適當的改革，因此，這就要建立現代化的財政檔案管理制度。一方面新的財政檔案管理制度要重視計算機信息安全保護工作，著重加強對電子檔案的保護工作，切實保障電子檔案的安全可靠。另一方面，在財政檔案的收集、整理、管理和使用各個環節中要按照統一合理的操作規范，才能有效避免財政檔案在使用中出現信息丟失等問題，從而維護財政檔案電子文件的原始性和真實性，保證財政檔案的現代化管理。

（二）健全財政檔案管理監管體系

加強對財政管理工作的監管是切實優化檔案網絡建設的一項重要手段。監管工作的實質其實就是加強對相關信息的監督，更好的實現數據信息的真實性。健全財政檔案管理工作的監督體系就是對在財政檔案管理工作中出現的錯誤進行科學合理的監督。根據財政檔案管理工作的實際，做好財政檔案管理的監督工作，需要具備高效運轉的財政檔案管理監督部門，才能確保財政檔案管理工作的有效監督。在實際的管理工作中，也需要不斷對財政數據的真實性進行合理的監督，才能防止出現無效的數據。另外，需要對財政檔案管理人員的具體工作進行合理監督，按照檔案管理的總體性、全局性、長期性和穩定性的要求，合理設計財政檔案監督管理的總體方案，制定檔案信息網絡監管內容，才能全方位對財政檔案管理工作進行合理的監管。另外，財政檔案管理監督體系涉及總體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入等一套包括硬件和軟件的系統。為了提高對財政檔案管理的利用率，可以適當設置檔案查詢系統，可以結合當地的實際，科學合理的建設檔案信息管理系統，進而可以更好的實現財政管理信息的共享，從而從機制上提高對信息的共享能力。

（三）加強財政檔案管理隊伍建設

提高財政檔案管理業務水平需要有一支知識和能力都過硬的檔案管理者隊伍，針對基層財政檔案管理人員專業水平較低、計算機操作水平較差的現狀，需要對財政檔案管理人員進行專業知識培訓，切實提高這些管理人員的檔案管理水平，進一步增加財政檔案管理人員的專業素養，同時還要針對財政檔案管理人員統一進行計算機技術操作培訓，讓他們掌握信息技術的新知識，提高他們的計算機使用水平，進而從人員層面上更好的保障財政檔案現代化管理工作的順利開展。另外，還要不斷提高財政檔案管理人員的工作道德素質，培育其事業心和奉獻精神，進一步增加他們的工作熱情和工作積極性。

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面，具體講授了以下專題：

財政部辦公廳秘書處邱玲處長講授的《認真執行國務

院公文處理辦法進一步提高財政公文質量》。內容包括：

（）年月了《國家行政機關公文處理辦

法》，相較于舊的《辦法》，作了重要的修改并新增了不少內容。（具體內容見材料）

（）公文辦理中需要注意的問題和常見差錯。其中，主

要講解了“函”這一文體。“函”說白了就是非文件，是一個大類。相較于正式的“文件”，函的形式更靈活、運作的過程更簡便。

府辦公廳秘書處馮宏梅處長講授《關于國家行政機關

公文格式的若干問題》。對公文的格式作了具體而詳盡的總結。

（）介紹了公文的種類。分為①文件式（紅頭文件）；②信函式、命令式；③會議紀錄、電報；

（）介紹了文件式的格式，文件式是公文中最常用的

文體，包括版頭（眉首）、主體、版記三部分，每一部分都有具體而詳盡的規定；

（）介紹了信函式、命令式的格式；

（）介紹了會議紀要的格式；

（）介紹了省政府辦公廳的動作。即收文、分辦、辦

理、呈送、核稿、審批、發文（對外發文）、督辦、返譴、歸檔的全套模式。

廣東省檔案局石大泱處長講授《加強機關檔案工作、提高檔案水平》。內容涉及以下三個方面：

（）《檔案法》對機關檔案工作的規定。重點指出行政部門形成的檔案是國家檔案的重要組組成部分。受國家重點保護；要求行政部門檔案要集中統一管理，要維護檔案完整。

（）檔案工作與機關工作的聯系。石處長指出檔案工作是各項業務工作的一個基礎，機關工作的過程、結果都客觀地記在檔案中。同時，檔案材料也是加強機關管理的基礎材料、是機關領導決策的重要參考、是開展機關各項研究工作的重要材料、是編史修志的第一手材料。

因此，機關部門應對檔案工作給予高度的重視。

政府辦公廳信息處羅展懷處長講授《政務信息工作理

論與實踐》。主要內容包括：

（）怎樣看待信息工作。首先認識信息工作的特點：對

現實情況反映快、涉及社會經濟的范圍廣、形式靈活。其次是了解信息工作的作用：是領導了解各方面工作的渠道，可以讓領導掌握社會動態；是向領導同志匯報工作、擴大影響的經常性渠道；是反映問題和解決問題的一個途徑；可以成為推動政府轉變職能、轉變工作作風的有力手段。

（）信息工作的具體內容。作為政務信息，包含了三個

層面：為上級領導服務；為本級領導服務；為下級領導服務。

二、培訓心得

各級領導在培訓班上的發言、授課，對辦公室作為一切工作運轉中心的重要地位給予了高度肯定，對今后更好地開展辦公室各項工作提出了新的建議：

邱玲處長在如何提高財政公文質量的問題上提出在辦公室的具體工作中，首先要深入學習年的新《辦法》，嚴格按照新《辦法》的各項規定進行公文寫作，務求格式規范、內容嚴謹；

其次是要深入了解新《辦法》中提出的“函”這一形式，相較于文件，“函”的靈活和運轉的簡便有助于減輕繁雜的辦公室事務。一些重要性、緊急性低的內容應多用“函”的形式發出，以簡便流程、減輕辦公室的工作量。

馮宏梅處長在公文格式的問題上提出各級機關部門應嚴格把住公文的格式關，將格式上的錯誤降到最低點。

同時，馮處長也介紹了省政府辦公廳的運作過程以供各級機關部門參考：①收文，由秘書處資料科收文，包括上級、同級、下級各方面的來文，分為閱卷和辦卷來進行登記，分送承辦的科室；②辦理，由省政府辦公廳綜合一二處辦理，收文后每人簽收，按規定處理，將不符合要求的文退回，將不屬于本處職權范圍內的文再分送；③承送，報送領導審批；④核稿，是正式文件的核稿，領導審批完付印前由辦公廳主任最后審核，再由秘書處審核一次，有原則性改動的重新審批，沒有原則性改動的可付印；⑤發文，由發行科發文，電報則由省委機要局發出；⑥督辦，對已發文進行事后監督，包括電話催辦、領導上門等方式；⑦返譴，用領導批示回報表，復印領導批示，送達先閱先批者處；⑧歸檔，書面存檔，方便以后查閱，將所涉及所有材料羅列。

此外，馮處長建議各級機關制作政務動態通報，將一天內重要領導批示，上訪情況等整理制文，第二天放至領導處，以全領導全面掌握情況。

石大泱處長對檔案工作提出了新的要求：首先是要對《檔案法》進行深入學習，將《檔案法》里的各項規定落實到各項具體的工作中；其次是認識到檔案工作與機關工作的密切聯系，在具體工作中加大對檔案工作的重視；再次是提出辦公室作為檔案工作的領導，應如何在具體工作中加強它的領導作用。

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1.1保證檔案資源的全面性和系統性

財政監督檔案管理不同于一般的檔案管理，涉及的內容繁多，不僅有財政收支管理，也有會計監督工作；不僅有金融市場管理，也有國有資產監督，這些工作不僅包括行政方面的管理也包含黨建方面的管理，這些各個領域的不同工作加在一起組成了財務監督檔案管理的系統，財政監督檔案是以財政檔案為基礎而存在的，因此財政監督檔案理應服務于財政管理檔案，同時也應該體現出監督管理的特點，圍繞財務、會計管理和金融等工作建立起詳細健全的管理檔案，努力形成一個真實科學、全面系統的財政監督檔案管理體系。

1.2將信息技術在財政監督檔案方面帶來的利益最大化實現

現代化網絡信息技術的發展在各行各業都被廣泛應用，若將信息技術應用在財政監督檔案管理中將給財政監督檔案管理部門帶了許多便利，這給檔案工作管理帶來了新的機遇，網絡的發展不僅縮短了人與人之間的距離也很大程度上縮短了人與信息之間的距離，因此企事業單位應該將信息技術充分利用到財政監督檔案的管理中，與此同時，企事業單位也應該考慮到計算機的配置問題，首先計算機要有過硬的硬件配置，這樣有利于檔案管理工作的順利進行，其次企事業單位也要比較選擇合適的管理軟件，使檔案的信息管理能夠符合當前自動化技術的數據要求和標準。以上問題處理好的同時，企事業單位還需要注意加強財政監督檔案的數據庫的創建和管理，這可以方便檔案管理人員通過計算機網絡將信息資源進行快捷傳輸、有效利用、及時反饋，也可以大大提高財政監督檔案信息的準確率和全面性[1]。

1.3培養檔案管理人員的綜合素質和業務能力

首先，作為一名檔案管理人員必須有強烈的責任感和良好的職業素養，在工作過程中要做到認真負責、愛崗敬業、有強烈的學習精神和創新意識，能夠做到一邊工作一邊進步，在思想層面和政治層面上提高自己，在工作中要秉承著服務于財政大局的工作理念，為財政監督檔案工作的發展和進步貢獻出自己的力量。其次，財政監督檔案管理工作有很強的業務要求，檔案管理人員要想出色的完成工作必須有專業的知識儲備和較強的業務能力，應該對財政監督檔案的具體情況和具體內容有一定的了解并努力掌握，對財政監督檔案的收集、整理、統計等工作做到精通，有良好的學習能力和學習意識，通過學習不停的豐富自己、提高自己，只有如此才能在工作中做到游刃有余、輕車熟路，以及時應對最新的機遇挑戰，更好的服務于財政監督檔案管理工作[2]。

1.4加強日常管理和日常積累

財政部門不同于一般的管理部門，它是一個具體的政府工作部門，它獨特的工作性質決定了財政工作的繁多與雜亂，因此與其他不同工作部門交涉產生的工作檔案就有多種形式和多種種類，這些財政檔案的特點就給財政監督檔案提出了關于檔案如何管理如何積累的問題，而結合日常的工作經驗，為了保證檔案管理的工作目的的實現和檔案工作水平的提升，各企事業單位應該更加關注檔案的積累并且對檔案進行統一且集中的管理。目前各企事業單位的財政部門對文件和材料基本上都能做到及時記錄歸檔，也基本上都能保證檔案的完整性和齊全性，但是卻不能保證對檔案進行統一性的集中管理，有很大一部分檔案沒有歸檔，仍然在個人手里保存，這回對財政監督檔案的準確性產生影響，所以，財政部門應該按照財務文件材料的范圍進行歸檔，盡量達到檔案管理的齊全完整的歸檔標準，還應該加大對檔案集中管理的工作力度，要求各個崗位的工作人員把檔案的移交作為首要工作任務，保證檔案交接過程順暢、檔案安全完整，為財政監督檔案管理工作打好基礎[3]。

2結束語

通過信息化方式對財政監督檔案信息進行處理可以令財政監督檔案信息與其他部門的各類信息更好的緊密結合在一起，從而成為一個完整的檔案系統，這種系統的出現，為人們更好的利用信息提供了很大的方便，也能幫助人們更好的利用檔案信息為財政部門工作。在此同時也需要培養檔案管理人員的業務能力、加強檔案的日常管理和日常積累，努力做好財政監督檔案的管理工作。這無論是對機關事業單位還是社會企業來說都是百利而無一害的。

參考文獻

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財政專項材料內容廣泛?？蒲袉挝回斦ｍ椡ǔ７只窘ㄔO、人才建設和科研輔助三大方面。基本建設又有儀器設備建設、基建和環境建設。因此，財政專項檔案材料形成情況比較復雜，涵蓋內容廣泛，涉及科研單位幾乎所有檔案。如財政專項申請、執行和驗收過程中形成的一些文件涉及文書檔案，儀器設備建設涉及儀器設備檔案，基建和環境建設涉及基建檔案，財務收支涉及會計檔案，科研輔助的財政專項又涉及科研檔案，財政專項執行過程中形成的照片還涉及照片檔案，等等。

財政專項執行時間較長。多數財政專項不可能在一年內完成，一般要2～5年，少數則需要更長的時間。

（二）現行財政專項歸檔管理辦法及弊端

現行的財政專項檔案分散在文書、科研、基建、儀器設備、財務等各種檔案中，缺乏系統性。這種歸檔方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各種檔案中，而且文書、會計等檔案是按年度歸檔，會計憑證還是按月裝訂，導致材料更加分散。因此要系統利用財政專項檔案難度較大，特別是項目驗收、績效評價和上級檢查等情況下往往不能很快很及時地提供齊全的檔案。二是對財政專項檔案的歸檔情況無法進行系統檢查監督，如歸檔項目是否齊全和每一項財政專項中歸檔材料是否齊全等都無法監管，導致一些項目或材料漏歸?？梢?有必要對財政專項檔案的歸檔和管理方法進行全面改革，建立專門的財政專項檔案工作。

建立財政專項歸檔管理體系

（一）財政專項檔案歸檔管理體制的構建

浙江省農科院2007年建立了財政專項檔案管理體制，構成如下：

1.組織體系：院檔案室負責指導和監督全院財政專項檔案的歸檔工作，并確定專人管理財政專項檔案。財務處負責財政專項工作的人員負責提供全院財政專項的有關信息，并負責全院財政專項匯總材料的歸檔。各研究所設有財政專項檔案兼職管理員，專門負責各研究所財政專項檔案歸檔的技術指導和管理未結束的財政專項檔案。財政專項執行部門確定專人負責做好項目檔案材料的收集、保管和歸檔工作。

2.歸檔制度：全院所有的財政專項無論資金數額大小均應歸檔。財務處在下達財政專項經費項目時必須同時落實財政專項檔案的歸檔任務。涉及院內數個單位承擔的財政專項形成的綜合檔案由主持單位負責落實歸檔任務，相關的基建和儀器設備檔案由各參加單位自行歸檔。歸檔材料應由執行部門主要負責人審查簽字才能歸檔。財政專項驗收時必須同時驗收財政專項檔案。

3.歸檔時間：由于許多財政專項執行時間長，如果等項目結束后再歸檔，許多材料容易丟失，特別是原件丟失嚴重。因此，財政專項一經立項必須于次年年初開始歸檔，每年歸檔一次。

4.檔案管理：將財政專項綜合檔案單獨作為一種檔案進行管理。尚未結束的財政專項綜合檔案由各處（室）、中心、研究所負責管理，已結束的財政專項項目綜合檔案及時移交到院檔案室保管。

（二）材料的收集、整理和制作

1.明確財政專項歸檔材料范圍

財政專項歸檔材料可分為財政專項綜合檔案和業務檔案。業務檔案即在執行財政專項過程中形成的科研、基建、財務等檔案，這些檔案按照各業務檔案歸檔范圍進行歸檔。

財政專項綜合檔案歸檔材料范圍，包括財政專項申請、實施和驗收過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、記錄、賬單、聲像等各種載體材料。

財政專項項目的申請材料：項目申報書、經費預算、可行性研究報告、批件、合同書等。

財政專項項目執行中的材料：招標投標材料、政府采購確認書、合同、協議、會議記錄、有關審計材料、財政專項整改材料（含申請報告、批復、整改后的決算表）。相關硬件設施照片、發票復印件等。另行歸檔的基建、儀器設備和科研等檔案的移交目錄、卷內目錄以及歸檔情況說明。

財政專項檢查中的材料：執行情況匯報、工作總結、經費執行情況、經費使用表和其他匯報材料。

財政專項驗收材料：驗收申請書、總結、績效評價全套資料、經費決算表、儀器設備等資產賬單、驗收意見、會議記錄等。

2.財政專項檔案的制作

以件歸檔：因提倡財政專項一經立項就開始歸檔，因此歸檔工作是一項持續的工作。為便于歸檔和管理，財政專項綜合檔案原則上以件歸檔。為便于保管和利用，件的大小可根據材料自然形成的規律和有機聯系靈活掌握。同一時間形成的材料或性質類似的材料可以適當合并。如申請材料（項目申報書、可行性報告、批件等）可合為一件；驗收材料可合為一件等。

立卷單位和題名：財政專項綜合檔案一般以一個專項項目為立卷單位，案卷題名與財政專項項目同名。

年度歸檔方式：同一財政專項每年歸檔只是在原有的檔案盒中逐年加入新形成的材料，直至檔案盒裝滿，再另裝一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的順序一般按形成時間前后排列。備考表上注明每年歸檔的年份、件號和件數。

業務檔案的歸檔：財政專項所形成的科研、基建、儀器設備檔案可根據科研、基建、儀器設備檔案的要求進行歸檔。

保管期限：財政專項綜合檔案保管期限暫定為30年。

正確處理財政專項檔案與其他檔案的關系

原則是：在維持原有的各種檔案歸檔管理方法的基礎上，既要確保財政專項和各業務檔案材料歸檔齊全，便于管理和利用；又要減少重復歸檔，浪費人力和財力。

（一）財政專項檔案與文書檔案的關系

財政專項材料形成的文件留檔時多留一份打?。ㄓ陀。┘?。文書檔案還是按原來的方法（打印件、發文稿加底稿）歸檔，以維持單位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件歸入財政專項檔案。

（二）財政專項檔案與基建、儀器設備檔案的關系

財政專項中許多經費是用于基建和購買儀器設備的，因此所形成的檔案也是財政專項檔案內容的一部分，這些材料如果歸到財政專項檔案中，則基建檔案和儀器設備檔案就不系統、不健全，并且在查找時首先要分清該基建或儀器設備是否屬于財政專項，然后在不同的系統中查找，給查找增加了難度。同時基建和儀器設備檔案的管理利用有自身特點，歸到財政專項檔案中管理也不順暢。然而，這些基建或儀器設備檔案又是財政專項檔案的組成部分，特別是一些審批、審計、招投標、免稅等材料在檢查財政專項時又常常要查閱，如果只歸基建、儀器設備檔案，不歸財政專項綜合卷，由于基建、儀器設備檔案歸檔材料內容與財政專項有所不同，容易使財政專項申報、審批、決算及驗收等方面的材料漏歸。

因此，作為以基建和購買儀器設備為主的財政專項的材料，分為財政專項綜合卷和基建、儀器設備檔案。其中基建或儀器設備檔案仍根據基建和儀器設備檔案原有的方法進行歸檔。但是，在歸檔時要把已歸檔的基建、儀器設備檔案的移交目錄和卷內目錄歸入財政專項綜合卷中，并標出案卷號，以便查找。

（三）財政專項檔案與科研檔案的關系

與科研有關的財政專項：一是純科研的財政專項，二是包含基建、儀器設備等其他內容?？蒲袡n案與財政專項檔案雖然屬于兩個范疇，但是純科研的財政專項全過程和步驟，以及材料實質內容和性質與科研類似，因此作為純科研的財政專項，可以按照科研檔案的歸檔方法歸入科研檔案中，不需要另外再歸。而除科研外還包含其他內容的財政專項，可以把科研、基建、儀器設備檔案按原有的方法歸入各類檔案中，再歸一份財政專項綜合檔案，并把已歸檔的科研、基建、儀器設備檔案的移交目錄和卷內目錄歸入財政專項綜合卷中，標出案卷號，以便查找。

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2、財政檔案的科學管理是制定國家經濟政策的重要依據

每隔五年，我國都要制定和一個五年計劃，這是有關于國家經濟發展和社會民生的頭等大事，是對我國經濟政策的權威性解讀。在制定計劃之前，首要進行的工作就是對國家在規定時期內的經濟狀況、財政管理過程進行研究，明確中國的經濟現狀，總結經濟發展規律，而承擔這一重要任務的載體就是財政檔案，通過解讀和分析財政檔案，能夠了解到各部門對國家經濟政策的執行情況、各級單位的財政實況、國家財政經費在各部門的運行使用狀況等等，這些第一手的真實信息，能夠準確的衡量國家的財政狀況和社會的經濟發展水平，從而為制定出更符合中國經濟發展規律的經濟政策奠定基礎。

二、現階段我國財政檔案不符合科學管理的問題

1、硬件設施不符合工作要求

在我國的大部分財政部門的檔案管理工作中，由于領導重視程度不夠，經費較少，辦公設備都比較落后，例如計算機配備不齊全，影印機、碎紙機等機器設施缺乏，用于存放和管理檔案的空間不夠，沒有用于進行監管的儀器設備，工作室潮濕，應急設施缺乏等等，這些實際問題都會影響檔案管理工作的正常運轉。

2、財政檔案管理程序和制度不完善

當前我國各地方財政局的檔案管理大多是采用本單位的自有模式，沒有一套詳細的規范程序，在實際的管理過程中，存有很多工作誤差，例如檔案的采集、借閱、整理制度不完善，執行不到位，工作人員的積極性不高，沒有按照規定程序進行操作，工作制度陳舊，不能符合當前的實際要求，檔案中的信息不真實不完整，缺乏參考性等，這些管理漏洞不利于檔案的整理和研究工作，尤其對國家經濟政策的制定產生一定的偏差。

3、財政檔案工作人員素質不能實現科學管理目標

財政檔案的管理工作受到的重視較少，因此人員配備和工作素質都不夠完善，專業的管理人員較少，甚至有的部門財政管理工作是由其他崗位人員兼任，這容易使檔案管理工作出現斷檔，針對科學管理工作的上崗學習和技能培訓基本沒有，對財政檔案科學管理的研究和投入不足，這些因素都會影響檔案的科學管理。

4、財政檔案管理的信息化建設水平低

當前是信息化全面發展的時代，對檔案管理同樣提出了要求，但與其他部門工作的信息化水平相比，檔案管理工作的信息化建設比較落后，例如對檔案信息化利用的開發程度不夠，沒有實現同系統不同層級之間、不同系統的職能單位之間對檔案信息的交流和借鑒，電子檔案的錄入所占比例不高，大部分還是傳統紙質檔案，不便于管理和查閱，檔案信息管理系統的研究和使用與工作實際有差距，不能滿足工作需求。

三、實現財政檔案科學管理的有效路徑

1、提高對財政檔案管理的重視程度和經費投入

領導必須重視財政檔案的管理工作，將財政管理工作納入單位的重要工作事項來布置和研究，要積極配備先進的機器設備，加大對財政檔案管理工作的資金投入力度，提高經費的使用效率，要對檔案管理的空間、環境、應急設施等，按照規定要求進行完善，確保檔案管理工作的硬件設施到位，要加強對檔案的網絡和信息監控，保證檔案的信息嚴密。

2、完善財政檔案管理制度，建立長效機制

各級財政部門應當根據本單位的實際狀況，制定出科學的檔案管理制度，對制度的貫徹落實進行嚴格要求，要采取規范化的操作流程，要對原有的工作程序進行檢查，減少工作中的拖沓環節，對不符合規定的操作行為要進行嚴格禁止，確保制度執行到位，并要求各業務部門對檔案收集工作予以重視，檔案管理人員要對檔案的真實性和完整性進行檢查和整理，各單位要采取適當的獎懲機制，激發工作人員的工作熱情，提高責任感，切實提升工作質量和工作效能。

3、提升財政檔案管理工作人員技能水平

財政檔案的作用發揮，很大程度上取決于管理人員的工作能力，因此必須對檔案管理人員的素質進行全面優化，要積極配備具有專業知識、符合工作要求的崗位人員，開展具有針對性的檔案管理強化訓練，落實上崗培訓制度，定期聘請上級單位的檔案專業管理人員進行授課，積極組織檔案管理工作的研討會和交流活動，與相關單位進行財政檔案管理工作研究等，以提升人員素質來強化檔案管理工作的整體水平。

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平時指定專人負責檔案計算機的使用和管理，按要求設定開機密碼，不與互聯網連接，確保計算機的安全，有力地促進檔案工作的深入發展。嚴格執行檔案收集、整理、分類、排列、編號、編目、裝訂、入盒、上架制度。切實把會計檔案工作列入年度工作任務，積極推動檔案工作的科學有序開展。加強財政檔案管理規范工作，促進電子檔案的開發利用。對于整理的所有檔案均錄入數據庫，以便于對錯漏檔案及時進行校補和遠距離共享。逐步將常用檔案進行電子掃描后建立檔案核心信息數據庫，查詢檔案可不進庫房，不翻閱紙質材料，實現電腦查閱及打印技術。

三、加強檔案業務培訓和信息保密制度教育

不斷提高財政檔案工作人員的責任意識和業務水平，扎實做好檔案建設和管理工作，注意檔案保管和保密細則及要求，加強庫房管理、認真做好人事檔案移交手續和檔案鑒定銷毀工作。立足檔案管理規范化、制度化、現代化、科學化建設，不斷強化管理、規范操作，著力提高檔案管理的水平和質量。利用業務學習和會議等形式，組織工作人員學習《檔案法》等法律法規。添置、改造和完善硬件設施，改善檔案管理條件，做到檔案室與工作人員辦公室分開，保證檔案保存質量。組織專職人員對文書檔案、會計檔案、實物檔案進行全面整理、科學分類、規范歸檔，做到內容詳實、信息真實、便于查閱。并制定了《檔案管理制度》、《檔案保密制度》等一系列制度，明確檔案管理人員的崗位職責，使檔案管理工作有章可循。為切實加強對檔案工作的組織領導，設立綜合檔案室，所內全體同志各自在搞好本身業務工作的同時，都能主動整理收集、移交好資料；為了落實責任，將檔案管理工作納入到工作的總體規劃，制定檔案工作管理目標，明確檔案工作責任制，與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核、一起獎懲。定期召開檔案工作碰頭會，了解檔案工作情況，給檔案工作以必要的人力、財力和物力保障，從而為財政檔案整理工作的順利開展打下了堅實的基礎。

四、財政檔案信息服務工作創新

1.嘗試開展多樣化的有償服務。財政檔案部門可以以適當的方式證明自身的經濟價值。例如財政檔案部門在為企業管理和經濟建設提供有效憑證和參考時，這種服務完全可以作經常性的公開量化處理，以引起合理的有效的關注。另外，檔案部門擁有一些相當不錯的設施和技術，如復制、修裱技術、圖文的繪制、曬制整理裝訂等，完全可以將這部分服務市場化，為檔案部門自身建設提供良好的經濟基礎。

2.開創新的工作方法。財政檔案部門要開拓新思路，改變只出不進的觀念，利用財政檔案的憑證價值和信息價值為本地區謀取福利。

3.構建全方位的檔案資源。開展檔案、文件資源網上采集、網上管理、網上查詢服務，加強財政檔案信息化規劃、管理，整合檔案及現行文件信息資源，統一標準、統一平臺，構建檔案、文件分布式資源交換中心和資源查詢中心，實現檔案資源數據的無縫集成。在財政檔案業務流程方面，按照國家有關標準，對檔案資源整理采用網上在線信息流工作機制，實現檔案信息全程直通處理。

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政府采購過程中形成的各種記錄的正本必須歸檔保管；政府采購過程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，可以作為資料保存；對于涉及商業秘密和其他保密事項的，應當按照國家保密法律和行政法規的規定進行管理。

第四條各級政府采購監督管理機構負責政府采購檔案工作的指導、監督和檢查。

第五條政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄。政府采購監督管理機構、采購人和政府采購機構在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

第六條政府采購檔案包括以下文件資料：

（一）采購計劃申請表，包括采購需求清單或需求說明和資料等；

（二）政府采購審批表和移交表；

（三）政府采購活動日程；

（四）招標文件，包括有關文件、資料、樣本、圖紙等；

（五）招標投標信息公告所刊登的媒體記錄和有關審批記錄；

（六）采購人對招標文件的確認記錄；

（七）供應商領取招標文件記錄；

（八）對已發出招標文件的澄清或修改的文件；

（九）供應商的考察情況報告或資格審查情況報告；

（十）抽取評審專家記錄；

（十一）標前會會議紀要；

（十二）投標供應商簽到表；

（十三）評審專家簽到表；

（十四）有關部門現場監督人員簽到表；

（十五）投標文件正本，包括有關文件、資料等；

（十六）在投標截止時間前，投標人對遞交的投標文件進行補充、修改或撤回的記錄；

（十七）開標一覽表；

（十八）開標過程有關記錄，包括采購項目樣品送達記錄；

（十九）開標過程中其他需要記載的事項；

（二十）工作人員對評審過程的記錄；

（二十一）評審專家評審記錄；

（二十二）投標供應商的書面澄清或承諾；

（二十三）需要考察的采購項目的評審報告；

（二十四）廢標報告及處理意見；

（二十五）有關部門現場監督人員對采購活動監督的簽字記錄；

（二十六）依法變更采購方式或采購結果的記錄；

（二十七）中標、成交通知書；

（二十八）采購結果公告記錄；

（二十九）政府采購合同，包括依法補充、修改、中止或終止合同等相關記錄；

（三十）公證文書；

（三十一）評標報告；

（三十二）采購人或中標供應商擅自中止或終止政府采購合同的記錄；

（三十三）政府采購驗收報告；

（三十四）采購資金撥款通知單；

（三十五）有關部門或中介機構的驗收報告；

（三十六）爭議或糾紛處理結果；

（三十七）供應商質疑材料、處理結果記錄及答復；

（三十八）供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定；

（三十九）其它需要存檔的資料。

第七條政府采購機構自組織簽訂政府采購合同之日起，五日內將政府采購過程中形成的全部文件材料移交政府采購監督管理機構。

第八條政府采購活動現場監控系統錄制的音像資料，可作為輔助檔案資料保存；應當建立健全監控系統音像資料的使用管理制度，以保證監管工作的實際需要。

第九條政府采購檔案應當符合以下要求：

（一）文件格式、內容符合要求，規范統一；

（二）整個活動中形成的文件材料齊全完整；

（三）必須是原始件，不可用復印件替代；

（四）文件材料中的簽名、印鑒手續齊全。

第十條政府采購檔案不符合要求的，檔案管理人員不得接收，并告知原因，確保政府采購檔案符合國家有關質量標準，便于保管和利用。

第十一條政府采購監督管理機構和政府采購機構應當依法做好政府采購檔案管理工作，指定專人負責政府采購檔案的管理并建立崗位責任制。

第十二條檔案管理人員應當加強政府采購檔案的管理，在合同簽訂、交付驗收和結算完成后，按照要求，負責收集、整理檔案，檔案裝具應當符合檔案主管部門的規定。

第十三條政府采購檔案應妥善保管，并保證檔案庫房的清潔衛生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。

第十四條政府采購檔案管理人員發生變更時，應按規定辦理檔案移交手續。

第十五條政府采購檔案按照政府采購工作流程排列。

第十六條政府采購檔案的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。

政府采購活動現場監控系統錄制的音像資料的保存期限，必須保存至該政府采購項目履行完畢。

第十七條查閱、復印政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案查閱/復印登記表》，經單位負責人批準后，由檔案管理人員負責調閱；需復印的，由檔案管理人員負責復印。

第十八條外借政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案外借登記表》，經單位負責人批準后方可辦理外借手續，外借時間最長不得超過三日。

外借檔案返還時，檔案管理人員應按外借時登記的內容核查檔案，并辦理返還手續。

第十九條檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。

第二十條保管期滿的政府采購檔案，應當按照以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；

（二）銷毀意見必須報單位負責人審核批準，同時報同級檔案主管部門備案；

（三）銷毀政府采購檔案時，必須有兩人以上監銷，同時要邀請財政主管部門人員參加現場監銷；

（四）銷毀政府采購檔案前，銷毀單位和參加現場監銷人員，應認真核對清點銷毀的檔案，銷毀后應在銷毀清冊上簽名。

第二十一條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門和政府采購監督管理部門處以罰款和對直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

（一）將政府采購活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交政府采購監督管理機構、檔案工作人員歸檔的；

（二）違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；

（三）涂改、偽造，損毀檔案的；

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（二）有利于審計工作順利開展。行政事業單位財務檔案能夠提供主管部門必要的依據來進行財務管理以及審核工作。做好行政事業單位的財務檔案管理工作，做好相應的監督監控體系的建立健全，就能夠滿足檔案資料的準確性、真實性以及完整性的要求，同時也可以讓審計人員在財務檔案調閱之后，了解以往單位的財務真實信息，從而避免在審計工作之中出現斷章取義的情況，這樣也可以及時地發現亂用、挪用經費等行為，為審計工作的開展奠定良好的基礎。

（三）提供科學決策依據。因為在行政事業單位的各種社會活動之中，財務檔案詳細地記錄了收入和開支，它是對行政事業單位日常社會活動的客觀反映。現階段的行政事業單位正朝著管理水平提高的現代化管理模式前進，加強財務檔案管理，如分類歸檔資料、如實記錄資料等，就能夠提供第一手的資料，服務于今后的計劃制定、預算編制以及問題研究等，從而給決策層提供科學的判斷依據。

二、新常態下行政事業單位開展財務檔案管理的措施

（一）強化意識，提高重視。在新常態下，針對行政事業單位對財務檔案管理的不重視，首先就應該從意識入手，提高對財務檔案管理的忠實度。作為行政事業單位的領導，應該明白開展財務檔案管理工作對于其他經濟活動有序地進行有著怎樣的重要性和必要性，能夠明確財務檔案管理工作的順利開展就是行政事業單位指導與決策的依據。同時，注重財務人員財務檔案管理意識的培養，也能夠創設一個良好的管理環境，確保財務檔案管理工作能夠持續、順利地開展下去。另外，作為管理人員，還應該明白檔案管理意識的嚴格性與嚴謹性要求，能夠在日常的財務檔案管理工作中做好檔案管理工作，同時還能夠發揮自身的監督管理作用。

（二）信息建設，提高效率。行政事業單位做好財務檔案管理基礎設施的建設，也能夠提高財政資金的使用效率，從而完善對財務檔案管理工作的信息化建設。在檔案管理的基礎設施建設之中，應該考慮到在單位經濟活動處理之中，財務工作人員應該做好檔案管理和財務管理兩方面的相互協調，這樣才能夠在信息化建設過程中真實地記錄并反映出財務檔案的管理信息，以便提升行政事業單位的財務檔案管理效率。另外，行政事業單位的財務檔案管理工作應該結合其他的經濟活動開展，推動各項經濟活動順利地開展下去，這樣也有利于財務檔案信息化實踐能力的不斷深入。

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1 人事檔案材料的整理

人事檔案的整理工作是一項技術性、技巧性很強的工作。每一項工作都有具體標準和具體操作規范，要將雜亂無章的人事檔案科學的分門別類、整理成高質量的卷宗需要很強的綜合分析能力，只有分析人事檔案的形成，找出主線，才能有效保持檔案卷宗之間的歷史聯系，組卷才能清楚合理。在檔案整理的過程中，有很多環節都要用文字表達，如擬寫標題、檔案目錄等。如果卷案目錄、檔案標題不能準確反映內容，將會影響檔案的提供利用。

1.1 便于查閱。保管人事檔案工作的總目的就是開發檔案信息源，提供人事檔案，為相關組織人事部門工作服務。人事檔案的收集、鑒別、整理、保管等一系列基礎性工作，都是以提供利用為目標。已經整理好的人事個人檔案包括當事人入黨、任免調動、政治審查、組織處理、復查或甄別歷史案件等。

1.2 便于保密。人事檔案是組織人事部門集中統一保管的個人材料，是對個人進行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，這些都具有高度的機密性，只由上級掌握和使用，不能向外擴散，否則就會不利于工作的開展，不利于安定團結，不利于對個人的培養和使用，甚至還會帶來更嚴重的后果。另外對于借閱的檔案材料應采用活頁式的方法，將檔案一卷中的某一份取出進行復印并辦理有關手續進行登記，這樣就保證干部人事檔案的安全、方便、保密、快捷。

1.3 便于統計。人事檔案的整理給檔案統計帶來極大的方便。人事檔案的統計是原始記錄，最終匯入的數字準確真實。原始記錄是第一手材料，記錄的事項具有具體性，它是進行大量的觀察、取得統計資料和編制統計報表的基礎，在此基礎上還可以建立統計臺帳，將原始記錄依據時間順序定期進行登記、整理、總匯，如檔案資料的收進轉出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。這也是保證統計數據準確即時的一個好方法。

1.4 便于利用。對人事檔案采取專門的保管措施是非常重要的環節，這有利于維護人事檔案的完整和安全，便于人事檔案能長久為社會提供服務。如果一味追求方便利用而忽視對檔案資料的保管和保護，造成干部/職工人事檔案資源的損害會給隊伍建設帶來不利的影響。人事檔案在庫房保管時要將檔案進行編號登記、有序排列、科學存放，對收進、轉出、查閱、借用都要做詳細的登記，檢查核對 ，然后入檔入柜，避免積壓，合理布局，方便利用者。

2 合理開發運用人事檔案

2.1 人力資源規劃。人力資源規劃強調基于組織戰略確定人力資源需求的數量、質量和結構。當戰略轉移時，組織內部會出現職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，可以準確地掌握組織發展情況，如各階段的組織規模、組織機構設置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數據的基礎上，可以對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測。

2.2 招聘篩選。人事檔案對每位員工的知識、技能、能力、個性品質乃至籍貫家庭等方面都做了詳細記錄，有利于招聘時做到“為事擇人、任人唯賢、專業對口、事得其人”。

例如在企業內部崗位出現空缺，需要在企業內部進行招聘時，人力資源管理部門在公布崗位需求，接到應聘申請之后，可以根據需求查閱相關員工檔案，直接剔除不符合基本條件人員，如年齡、學歷、專業等，對于符合基本條件人員則進一步核實其各類工作資料的真實性。合理運用人事檔案從而節省了內部招聘成本，篩除虛假信息，使招聘篩選工作更高效、準確。

2.3 員工培訓與開發。人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等信息，這些培訓信息可以為員工的進一步培訓提供信息支持與指導。

通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對此員工繼續進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；在培訓實施過程中，將員工培訓過程的表現加以記錄；培訓結束后，相關成績及時在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時性、完整性，確保了下次使用時人事檔案信息的準確性。

2.4 薪酬福利。員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個人檔案信息相聯系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業、能力、素質等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關。又如，員工社會保險的參保、調轉、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關業務。

2.5 績效考核。人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價，并且將直接與員工個人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實施前要設計一套相對完善的考核表格；考核實施過程要確保各類表格填寫完整且有負責人簽字；考核結束后要及時整理考核材料，并將考核結果及時納入員工人事檔案。確?？冃Э己私Y果有據可查，從而避免不必要的爭議，確?？冃Э己斯ぷ鞯墓叫浴⒐浴?/p>

2.6 職業生涯規劃。通過進行人事檔案分析，可以根據各員工的不同特點將其進行劃分，根據需要行成不同的人員分類，如按從事崗位分類、按學歷分類、按專業分類、按性別分類等，為建立各類人才庫提供基礎。各類人才庫與職業發展通道相聯系，明確每個員工現有的業績與知識能力與職業晉升所要求的標準之間的差距，從而可以實現職業發展途徑的激勵性，實現員工的職業生涯規劃。

3 做好人事檔案管理工作

3.1 檔案管理人員要提高對人事檔案工作重要性的認識。人事檔案人員應該不斷地加強自身學習，增強工作自覺性。同時注意宣傳提高專業人員的檔案意識，提高對人事檔案工作重要性的認識。

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政府采購檔案有著重要作用，它是政府采購當事人在采購活動時所保留下來的，并且有必要較長時間保存，同時有著極其重要參考價值的，較有說服力的原始資料的總的稱呼。首先，它的存在可以解決政府采購中一些有爭議的問題，并且可以為統計歸檔提供有力的依據。其次，政府采購檔案可以有效確保政府采購程序的平穩運行，做到采購過程有據可查。最后，政府采購檔案可以為反腐倡廉以及加強政府的管理工作提供依據。

二、政府采購檔案管理現狀

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，檔案管理工作是政府采購工作的重要組成部分，《政府采購法》有效規范了政府部門的采購行為，但其配套的檔案管理制度卻相對滯后，制約著政府采購工作的進行。

第一，主體不明。《政府采購法》中規定采購人、采購機構應當保存政府采購文件，但尚未對保存的責任主體進行明確。從目前政府采購檔案管理模式來看，采購人、采購機構大都建立了自己的政府采購檔案管理制度，各自保存采購文件，既造成管理資源的浪費，還使政府采購檔案管理質量存在較大差異。

第二，管理落后。政府采購檔案保存在經辦人手中，經辦人對自己辦理的采購項目了然于胸，查閱調用也較為方便。隨著政府采購范圍的擴大，政府采購檔案的數量越來越多，采購檔案存放在經辦人手中，這種比較落后的管理辦法，較難適應發展的需要。

第三，價值缺失。檔案具有實證性、原始性的作用與功能和使用效應，但檔案的使用效率較低。供應商的投標技術方案描述、技術參數、財務狀況、售后服務承諾等方面的內容，對制作標書與評分辦法有較強的借鑒參考作用，但因涉及商業機密等因素，不能借閱檔案資料，失去檔案再次利用的價值。

三、政府采購檔案管理工作的有效途徑

筆者認為，要提高政府采購檔案管理工作的質量，實現其檔案價值，提高歸檔效率，應從以下幾方面著手：

（一）加強宣傳。要廣泛深入地宣傳檔案管理工作的重要性，加強學習《檔案法》《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關法律法規，提高政府采購部門的檔案管理意識和法制觀念，按照學用結合、重在實效的原則，樹立依法管理意識，形成人人重視采購檔案，并成為招投標各方當事人的自覺行動。

（二）健全制度?！耙婪ńn”是規范檔案管理工作的重要原則，“制度管檔”是規范管理的核心問題，完善的規章制度是保障政府采購檔案管理工作正常進行的保障。建立一套完整的規章制度加強管理，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用以及銷毀等方面都有明確的規定和要求，結合采購工作實際，制作采購檔案模板，統一歸檔內容和口徑，做到規檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，查閱有程序，從細節上保證檔案工作的順序開展。