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正因為知識產權屬于財產權，所以知識產權的產權特征明顯體現出與所有權同樣的“對世權”特征，也就是說，知識產權的主體即知識產權所有權人依法所擁有的知識產權，并非對特定人而是對除知識產權所有權人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識產權權利人依法擁有知識產權的專有權。
注意到知識產權的這個“對世權”特征，對于開展知識產權檔案管理具有直接與重大意義。因為通常而言，我們所熟悉的“現行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對應）在相當大的程度上是以社會組織（企業、事業單位、社會團體、社會經濟組織等）內部形成的文件為主，其服務對象基本上是“內部人”而非“外部人”為主的。但是知識產權可以說是從其形成開始，就是針對知識產權權利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對象的。這或者是知識產權檔案與我們傳統意義上的“企業檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。
二、知識產權的依法取得與保護特征
按照《民法通則》規定，人們對財產權的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識產權作為一種民事權利，既可以通過“生產”的原始方式如申請專利、商標注冊、發表著作等方式取得，也可以通過對專利權轉讓、注冊商標轉讓等傳來取得方式依法取得。這是一個知識產權的明顯特征，而知識產權檔案最大的作用正在于保存知識產權取得的過程及其相應的結果――也就是各種類型的知識產權文件。
以專利權的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實施細則》的規定，申請人應當按照法律規定向我國專利管理機關――國家知識產權局專利局提出專利申請，專利局在接收到專利申請文件后即按照相應的程序對專利申請進行審查（對于發明專利這個審查過程包括形式審查和實質審查；對于實用新型專利和外觀設計專利則只進行形式審查）以后，根據《專利法實施細則》規定的具體內容對其申請分別做出駁回、補正、公開或授權決定。如果專利申請人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復審、專利無效的行政復議，或者在中級人民法院提訟。由此可見，專利權的取得是按照我國相關法律進行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請的數量激增，所以雖然專利局在不斷擴大審查員數量，也仍然不能滿足需要，專利申請的審查時間往往比較長，少則一兩年，多則數年，在知識產權檔案管理中不考慮這個現實是不可能的。
商標權的取得與專利權有許多類似的方面，就不再多說。
著作權的取得，有一些與專利權、商標權的不同方面。各種著作權如文字、圖像、圖形（包括符合著作權規定的產品設計圖、建設物設計圖）、實物模型、計算機軟件等等，是在作品發表之后就隨之取得的。為了更有效保護作品，可以采取進行版權登記的方式進行更加有效的保護。在知識產權保護中，需要更加注意商業秘密的保護，由于商業秘密具有只有少數人知曉的特點，就更加需要及時歸檔，以保全證據。
在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識產權權利）知識產權之后，知識產權權利人（專利權人、商標權人、著作權人等等）就可以依法對侵犯自己知識產權權利的人予以追究，在這種情況下，對具有法律追溯規定的方面更加需要保持檔案證據。
三、知識產權的程序性特征
簡而言之，知識產權法律體系中的各個單行法（專利、商標、著作權、計算機軟件登記等）都屬于“程序法”，即規定知識產權各項權利的取得、使用、終止等一切活動，都必須依照規定的法律程序進行。對于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識產權檔案時，必須時刻關注知識產權的這種程序性特點。檔案管理人員所耳熟能詳的在收集整理歸檔文件的過程中，應當“尊重文件的形成規律，保持文件形成特點，體現文件形成過程及結果”就具體表現在整個知識產權檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進行館藏管理。
例如，在專利的申請過程中，按照專利法的相關程序，可以把整個專利申請審查過程劃分為申請階段、審查階段、授權階段這樣三個階段。那么，在收集整理專利檔案時，就可以按照專利申請審查階段組織案卷、排列卷內文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時間特征進行整理，這就可以保持整個專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識產權檔案，就必須對知識產權法律程序特征有一個全面、完整、清晰的了解，否則的話，會給知識產權檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。
四、知識產權依法取得經濟效益特征
我們知道，財產權都可以產生一定的經濟效益，知識產權同樣可以產生相應的經濟效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關規定，股東可以以貨幣、實物、工業產權（自己所擁有的專利、注冊商標）、非專利技術（技術訣竅）、土地使用權等作價出資；同時規定，股東在以實物、工業產權、非專利技術或者土地使用權出資的，應當依法辦理其財產權的轉移手續。
除此以外，作為一種財產權，知識產權權利人還可以通過“知識產權貿易”的形式、以專利或者商標權許可、轉讓等方式取得相應的經濟效益。
現代市場經濟可以說是一個建立在自由貿易基礎上的經濟運行體制，在推崇自由貿易主義的市場經濟競爭中，法律所許可的給予知識產權權利人的一定程度及范圍上的技術壟斷與市場壟斷行為，對于強化企業乃至一個國家或者地區的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強大的知識產權壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識產權獲取直接經濟利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費，而我國企業則在除去必要的成本后，，只能獲得區區1美元的“利潤”；另一方面，企業甚至可以把自己擁有的專利技術等知識產權設法變成國際標準，從而全面引導、控制市場走向。
在我國相當多的企業中，滿足于OEM生產、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業比比皆是，而關注自主技術創新、重視技術積累、著眼于未來市場的企業卻比較稀少，通過技術貿易獲取高額回報則更為罕見。在各種類型的技術貿易中，都需要以有效、準確、全面系統的檔案為依據，才能夠取得的。在我國引進技術的過程中，已經不止一次地發生過我國企業由于不重視或者不了解知識產權特征，而遭受嚴重損失的案例，應當引起我們的高度重視。
五、知識產權的法律性憑證特征
檔案本質特點之一就是原始憑證性或者原始證據性，而在知識產權中，對檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。
知識產權權利的最大特點之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識產權法律性文件來支持，一個覆蓋了知識產權活動全過程的、對全部有效知識產權過程形成文件予以歸檔保存的知識產權檔案，才能在知識產權權利人依法使用及依法進行維權時取得積極主動地位。
因此，在知識產權檔案管理過程中，堅持做到保持知識產權法律文件的完整、系統、有效，保持知識產權文件的直接證據特征與證據鏈特征，就成為保持知識產權權利有效的基本要求，這樣，知識產權人在依法主張自己的權利、合法使用自己的權利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識產權檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進行管理，必然達不到知識產權活動中的要求。
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1.2 現行的法規一味強調保護而輕視對少數民族檔案的利用。對少數民族檔案利用價值沒有足夠重視，法規建設與社會的客觀需求差距較大。在11部提到少數民族檔案的檔案法規中，僅有5部提到了少數民族檔案的利用，分別是《新疆維吾爾自治區實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》以及《廣西壯族自治區檔案管理條例》等，且多數只是籠統提及要做好少數民族檔案的開放利用工作，缺少實踐指導價值。
1.3 關于少數民族檔案的法規不完善且可操作性不強。多數法規條文偏重于原則性，有些法規則過于模糊，很容易造成執法的隨意和偏差。有些條例則不符合當地的實際情況，在執行方面容易出現矛盾。例如《廣西壯族自治區檔案管理條例》第八條中規定 “各級國家檔案館應當重視對反映少數民族政治、經濟、文化等內容的檔案進行收集、征集、整理、保護和開發利用”。而廣西屬于少數民族地區，有關少數民族文化檔案的收集、保護尤為重要，但檔案的收集與開發利用對于經濟落后經費不足的檔案機構來說缺乏足夠的資金支持，操作性不強。應在法規中增加“設置專項資金對涉及少數民族的重要檔案和瀕危檔案，進行搶救性挖掘和保護”。
1.4 多地關于少數民族檔案的法規條文有著明顯的重疊。經調查發現，我國出臺的地方性檔案法規中涉及少數民族檔案的條例中多有重復情況出現，不利于當地特色的突顯和少數民族檔案的保護與開發。如在北京與河南、貴州與山東等地區檔案法規中對于少數民族檔案管理條例存在相互“克隆”狀況，缺少地方特色。
2 我國少數民族檔案法律管理不完善的原因
2.1 民族特色檔案的數量相對較少且比較分散。我國是一個多民族的國家，“大雜居，小聚居”，直接導致了我國少數民族檔案會分散到各個省份，造成管理和立法困難。目前，除了云南、廣西、寧夏等一些少數民族聚居地區有專門針對少數民族檔案的整理編研，其他地區鮮有出現。我國少數民族人口僅占總人口的10%左右，產生的檔案數量也有限，且如今大多數少數民族人都愿意接受漢族文化以期獲得更多機會，使得少數民族檔案立法處在一個尷尬境地。
2.2 立法目的不明確。就目前我國中央及地方已有的關于少數民族檔案的法律規章來看，均對其保管方面的規定更為詳細，而對于這些檔案資源的利用則較為模糊籠統，只有新疆和內蒙古等地區的檔案法規中有所提及。這是由于在檔案工作中對少數民族檔案的作用以及發展規律的認識不夠深刻。少數民族檔案的收集與保護最終目的是為了滿足人們對少數民族檔案信息的需求，而各地少數民族檔案法規卻將重點放在了前者，直接影響了法規內容和實施的效果。
2.3 檔案管理體制有待規范。我國少數民族檔案管理相較于其他類型檔案一直處于較為混亂狀態，其工作方法本身就存在一定爭議，導致檔案立法人員無法找到實踐依據來切實地制定政策法規規范整個流程。例如部分少數民族檔案不僅隸屬于檔案范疇，也兼有文物、古籍多種性質，甚至多種不同的物質形態共存，其管理和保護需要多方協作配合，保護責任與歸屬權劃分存在困難，檔案管理就無法建立一套規范方案。
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隨著目前市場經濟的進一步發展，我國經濟體制發生了深刻的變化，一些國有企業破產、重組、兼并或轉制，民營企業、合資企業、外商、個體工商戶等新的經濟組織逐漸成為我國經濟發展的重要組成部分，和職工就業的主題。然而在國有企業轉制、破產和兼并重組等過程中，企業身份轉變和檔案管理問題日益突出，主要表現在：一是企業職工檔案管理不規范，經過破產、轉制的國有企業職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明或存在隨意涂改等現象。更有甚是，一些新的經濟組織不重視企業職工檔案的建立和保管，不能及時更新、補充新產生的職工的個人材料，導致職工的檔案不準確、不完善。二是企業職工檔案被分散保管。部分國有企業破產后職工被分流，但是職工檔案沒有被帶走，一些民營企業或外資企業只保存本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用之前的檔案有的在原企業保管，有的隨破產企業檔案一起交由綜合企業管理部門或破產企業的主管部門保管。總之，職工的檔案被分割，形成了不完整的職工個人檔案，導致職工個人履歷斷檔，不能完整反映職工個人工作經歷。三是部分企業職工檔案管理不規范、保管存在安全隱患。有些企業職工檔案被裝在破舊木柜中或麻袋中堆放在倉庫角落，既沒有防火、防潮措施更沒有防盜設備，檔案丟失、損壞現象嚴重。四是借閱和傳遞手續不規范。部分單位和企業在職工檔案的借閱和傳遞方面存在不規范的現象，有的職工可以隨意帶走檔案，借閱無借條，調轉無手續和回執，有些企業因不同意職工調轉或其他理由隨意扣押或涂改職工檔案，致使職工檔案形成“棄檔”或“死檔”。企業檔案管理的缺失或錯誤，直接導致職工在辦理退休、養老、住房公積金等事宜時無法提供完整的法律依據，致使職工或企業利益受損，或有甚是導致企業和職工對簿公堂。
2 檔案是企業法律舉證的重要依據
企業在經濟運作之中總要發生各種糾紛，且以經濟債務糾紛與侵權糾紛居多，做好企業檔案管理它將為企業各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。企業要想順利發展減少經濟運作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就必須在平時的企業管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業檔案，才能在各種經濟糾紛中立于不敗之地。而我國現行的司法理念可以概述為“告訴制”，即民不告官不究，且是“誰主張，誰舉證”。然對經濟糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質證，對證據的確認，采信，直接關系到審判的結果。所以原被告方在審理過程中，誰能完成舉證責任是致關一環。對原告來說是維權的重要手段，對被告來說是有力的抗爭，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經采信證據，就會依據法判決。所以，企業在應對各種有關經濟和其他糾紛司法案件中，如能尋找出有力的證據材料，特別是有關文件、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實真面目，又能給法院斷案依法做出公正、公平、合理的判決，維護權益、討回公道。因此，從某方面來說做好企業特別是國有企業的檔案管理，對維護企業和員工的利益來說是至關重要的，同時還是法律舉證的重要依據之一。
3 用法制意識搞好企業檔案管理
3.1 企業檔案管理融入法制意識的重要性和方法
既然企業檔案是企業處理各種糾紛的重要法律依據，因此企業檔案管理人員就要嚴格按照國家有關法律、法規要求妥善做好企業檔案管理，在形成檔案之初就要樹立法制意識，本著實事求是的態度和證據的角度進行收集、整理、管理企業檔案。但企業管理千頭萬緒怎么從法律證據的角度管理企業檔案呢？這就要求企業檔案管理人員要弄清楚證據存在的基本要素。企業管理雖然表面非常發雜，但萬變不離其宗，不論業務經營、技術研究、行政管理、人力資源、財務資金，企業文化、企地關系等等，都離不開企業檔案、文印收發、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務性的工作。所以取證、索證無時不有，就看從領導到普通職工有沒有法制意識與覺悟。所以企業機關文秘人員特別是檔案管理人員要對身邊的小事、碎事留個心眼，事事都要考慮周詳，做事特別是重要事項要留下痕跡，要有原始憑證 、文件記錄保存的習慣；要有程序制度逐級辦理的手續履行；要有回執、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為；要有當事人的墨跡、影像、聲音、照片、字據等等這些都是證據的基本要素，一句話：證據要的是原汁原味，這是最關鍵要素。
3.2 做好企業檔案管理的基礎性工作
企業應嚴格執行《檔案法》的各項規定，健全檔案管理制度，認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發現問題及時整改，保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質培養，定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓，加強檔案人員職業道德和愛崗敬業教育，使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業需求，從而全面提高檔案管理水平。
3.3 加強企業職工檔案管理，實現檔案規范化管理，確保企業職員的合法權益得到保障
為了企業職工檔案規范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應從實際出發，是否聯合制定一個企業職工檔案管理的規定或實施意見，不論企業規模的大小，都必須建立統一、標準和規范的職工檔案管理體系，有條件的企業可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業進行一次嚴格的職工檔案執法抽查，對職工檔案達不到要求的，要根據《檔案法》的要求進行相應的經濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。
4 案例分析說明
勞動爭議案。安陽市某煤炭企業始建于1969年，李某自建礦初被招進該企業工作，并任該企業工會副主席職務。該企業規定領導干部到達53歲期退居二線，正職降為副職、副職降為管理人員。由于該單位職工檔案管理不嚴，為了拖延退居二線日期，李某托關系借出自己的檔案并私自涂改了招工日期和自己的真實年齡。按照身份證真實年齡2011年李某該退居二線，但是李某說自己檔案年齡不到退居二線年齡拒絕退居二線。結果，該煤炭企業按照李某身份證年齡給予了退居二線降低了李某工資待遇處理，為此李某依據檔案年齡不到退居二線年齡為由將該煤炭企業告上了法庭。法院經過調查取證一審認為：該員工省份證年齡到達該煤炭企業規定的退居二線的年齡但招工表和檔案年齡不到退居二線年齡，判令公司收回讓李某退居二線降低工資待遇的決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時，該公司從檔案中找到李某涂改招工表和檔案的認證和物證，請求法庭支持。二審認定舉證事實有效撤銷一審判決，重新判令退居二線降低工資待遇決定有效，贏得了官司的勝訴。
5 結束語
企業檔案管理關系到企業和員工的根本利益，所以用科學積極的態度去搞好企業檔案管理，并將法制意識融入到企業檔案管理中，是全面貫徹落實科學發展觀、實現以人為本、維護企業利益的重要保障和根本舉措。
參考文獻
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伴隨著城市建設步伐的不斷加快，現代化網絡電子信息技術已經不斷滲透入如今的工程建設領域。隨之而來的就是大量建設電子文件的產生，從而形成了工程建設電子文件（檔案）與紙質檔案共存的局面。雖然可以預計, 建設電子文件（檔案）與紙質檔案管理共存的二元格局將會持續相當長時間, 功能的完全替代很難, 也并非必須。“無紙化”必然經歷一個漫長的漸進過程。但是建設電子檔案的發展卻是大的趨勢，是與時俱進的產物，是未來發展的方向，是建設數字城建檔案館的需要。只是建設電子檔案的安全利用、保管、法律地位沒有得到完全保證, 人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。本文重點討論建設電子檔案的安全利用、保管和法律效力。
一、建設電子檔案利用中的安全管理
（一）采用的利用方式
對城建檔案部門來說，建設電子檔案提供利用，一般有三種：即提供拷貝，網絡通信傳輸，直接利用。城建檔案部門應視利用者的情況提供利用方式，決不能隨隨便便地向任何利用者都提供全部利用方式。
（二）依據城建電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理
一般來說，對于內容不能完全開放的建設電子檔案，不宜提供拷貝的利用方式，對于提供拷貝程序的建設電子檔案的制作，必須在有效的監控下進行。脫機建設電子檔案（載體）不得外借，未經批準，任何單位或個人不得擅自復制、拷貝、修改、轉送他人。
（三）進行加密處理
采用通信傳輸或直接利用等方式時，對有密級的信息內
容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的
更換。
（四）利用的系統
系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進
行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。利用的系統應有較強的容錯能力，避免由于錯誤操作所帶來的不可挽回的損失。
二、建設電子檔案保管中的安全管理
在建設電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程中，應當充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來測定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保建設電子檔案的安全可靠。根據建設電子檔案載體的特性，可以從以下兩個方面對其進行安全保障：
（一）載體的選擇——保證建設電子檔案載體物理上的安全
建設電子檔案一般來說是存儲在磁、光介質上，所以要嚴格控制磁、光介質保存的環境。城建檔案部門一方面要對電子文件從生成到歸檔到檔案管理的整個過程做出完整記錄，另一方面，要在原有的技術基礎上開發新的高科技技術，對載體的保護、技術的保護等做出強有力的保障。另外，載體的選擇對建設電子檔案的穩定性也起著非常關鍵的作用。建設電子文件一旦作為電子檔案長期保存，就應選擇標準化程度高、性能穩定、有發展前途、價格便宜、容易檢測、顯示還原方便、能長期保存的載體。
（二）對建設電子檔案載體進行有效的檢測和維護
建設電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上的，極易受到環境的影響。因此，為了延長電子檔案載體的使用壽命和確保電子檔案信息的安全，就必須定期對其進行檢測和拷貝，定期檢測，應每年一次。采用等距抽樣或隨機抽樣方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，要進行有效的修改或更新。還可以采取再生性保護措施對其進行有效的維護。所謂再生性保護措施，是指將磁盤或光盤的數據制作備份，并分別存放，每4年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少于4年，循環往復，直至銷毀為止。建立相應的維護管理檔案，記錄每一次對建設電子檔案載體進行的檢測、維護、拷貝等操作，這樣可以避免重復勞動及發生人為的錯誤操作。
三、建設電子檔案得不到利用就沒有價值，利用可以表現在工程設計、審核、鑒定以及建設工程司法審判領域等等。可見城建檔案館提供的建設工程電子檔案的法律憑證效力值得關注。
建設工程電子檔案文件首先要具備原始性和真實性, 這樣才能具有法律意義上的憑證作用。城建檔案忠實地記錄了整個建設工程的歷史事實, 具有證實歷史的效用。如果沒有原始性,真是性也就沒有證據性可言。因此，首先做好前端控制工作。因為建設電子文件具有易更改性和系統依賴性等特點，只有從“前端”進行控制，才能保證“后端”的建設工程電子檔案的完整性、可讀性和可靠性。其次做好全程管理工作。全程管理就是對整個工程進行全面管理。由于工程建設周期長，等到工程竣工后再收集，一些重要的電子文件有的未存盤，有的被刪除，很難收集，造成很大的損失。因此在工程建設期間，城建檔案業務指導人員應不定期到建設單位、施工單位和監理單位，對建設工程檔案資料收集、整理、歸檔工作進行檢查，結合工程特點，深入施工現場，幫助解決建設過程中出現的問題，保證城建電子檔案的原始性、真實性、準確性。
建設電子檔案的原始性、真實性與建設電子檔案的法律證據作用在根本上是統一的。建設電子檔案的法律證據作用因其具有原始性和真實性而存在。兩者的關系具體表現在以下兩個方面：
建設電子檔案的法律證據作用是建設電子檔案原始性、真實性的體現。法律證據作用離不開建設電子檔案的原始性、真實性。檔案保存的最終目的就是為了開發利用，建設電子檔案也是一樣。而作為法律證據只是利用的一種方式。建設電子檔案的原始性、真實性為建設電子檔案的法律證據作用提供了最基本條件。檔案學理論將檔案的憑證價值基于其原始性，建設電子檔案也不例外。因此，只有充分保證建設電子檔案的信息內容的原始性和真實性才能具有憑證價值。證據具有三個基本特征：客觀性、相關性和法律性。 其中，證據的客觀性是指它的實質，是第一性的。一份文件或檔案能否成為證據還要看它是不是同時具有這三個基本特征。 從中我們不難看出最基本的作為證據的特征就是它的客觀性，是指這份文件或檔案是不是真實地反映了當時的客觀情況。即通常所說的是否是原始的歷史記錄。所以，撇開建設電子檔案的原始性和真實性，電子檔案的法律證據作用也就無從談起。它是建設電子檔案能否作為證據發揮其憑證價值即證據作用的最基本條件。
開展城建電子文件歸檔工作是數字城建檔案館建設的需要。建立數字城建檔案館是城建檔案工作信息化、現代化的重要內容，是城建檔案館的發展方向，而數字城建檔案館最基礎最重要的工作就是實現城建檔案信息的數字化。可見，建設數字城建檔案館是國家賦予我們檔案人員的使命，也是我們未來肩負的職責。
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檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.
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2.1規范檔案管理，提高責任意識
在進行檔案管理時，要確保檔案的真實性。檔案在進行整理時個人以及學校都應實事求是，做到檔案的準確，逐步的提高檔案的公信力。檔案在人才市場放置時，要繳納一定的費用避免棄檔現象的發生。逐步的提高檔案管理人員的綜合素質，加強對管理人員責任意識和專業技能的培訓。在日常的工作中做好對檔案的分類管理工作，提高人才市場檔案放置的科學性和正規性。
2.2逐步提高檔案的信息化管理
將計算機信息技術逐步的應用在人才市場檔案管理中，切實的做好檔案的信息化管理。對于人才市場檔案以電子數據的格式進行備份，將各種信息做好分類管理。一方面網絡檔案信息便于管理，另一方面又可以和其他部門更好的做到資源整合和共享。在對檔案信息進行網絡化管理時，要確保信息的及時性和準確性。
2.3健全法律法規的建設，提高檔案管理的法制化進程
根據檔案管理過程中所存在的糾紛，制定出科學有效地法律法規。人才市場工作人員在對檔案進行管理時可以對在實踐過程中經常出現的問題依據書面的法律法規辦事，做到有法可依規范管理行為。以立法的形式將管理工作制度加以完善，提高檔案管理的法制化進程。
篇8
1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質要求
檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態上看，不管是紙質的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經驗，吸取教訓。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關聯親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據。反之，公墓檔案管理不當，出現檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現實負責，也是對歷史的貢獻。
2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規，對檔案管理職責劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規的具體體現， 也是建設法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結合本部門、本地區實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規范。這些具體的管理規范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據。
為規范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務秩序，依據政府的法律法規加強公墓檔案管理，不僅體現了國家法制化的本質要求，也符合公墓管理工作的基本規律。
公墓檔案管理人員要認真學習政府的法規法規，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機構要結合本地區本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據可依。針對檔案管理的權責劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規定。
加強對公墓檔案管理的檢查和監督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設是否合規，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標。
3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎管理工作的需要
加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會經濟的發展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉向提供服務為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產生大量的檔案資料，檔案管理的數量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準確的服務。
首先，建立檔案管理的崗位責任制。明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的專門人員，明確相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。
其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責任心和責任感，確保本職工作保質保量完成，而且能夠調動檔案管理人員的積極性，創新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。
此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設施設備進行檢查，實現對存放環境的實時監測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數據，優化工作要素，提高工作效率。
4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環節。加強公墓管理，提升殯葬服務水平，不僅僅是加強墓區的硬件建設，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規范，做到制度上墻，公開透明，規范服務；嚴格按照檔案管理的相關規定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關聯親屬的基本信息，都是公墓檔案的內容。因此，檔案管理人員要有責任意識和保密意識，嚴守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
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建筑施工企業工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質量難于保證,也拉長了建筑企業從工程開工到工程竣工的經濟周期,影響了建筑企業的經濟收益。如何有效開展工程項目施工現場的檔案工作,促進建筑企業合情合理合法獲取最大限度的經濟效益,是困擾建筑施工企業管理工作的難題之一。結合在建筑企業的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現場的檔案管理工作,爭取企業經濟效益,必須準確把握和執行法律法規及管理規范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執行”三個方面。
一、及時學習領會好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供信息支持
建筑施工企業有其特殊的行業特點,加之建設工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業開展檔案管理工作的難度不小,給企業爭取經濟效益增加了難度。
建設項目的報建、開工、施工、結算、驗收等各個環節,以及建設工程竣工資料的編制、結算的確認、建設項目的創優申報都離不開工程資料。工程項目的質量保修、經濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業的生存、發展和壯大,同樣離不開工程資料。建設項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業的生產管理全過程,都起到至關重要的憑證和證據作用。如果工程項目施工現場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復,影響工期,增加工程成本。
檔案法律法規和管理規范,是政府和建設、檔案主管部門對建筑企業檔案管理工作的強制要求,同時也是企業開展檔案工作的指引。法律法規和行業規范,可以使檔案管理工作規范化和常規化。因此,學習好、領會好檔案法律法規和行業規范,是做好建筑施工企業檔案工作的關鍵。對于每一個檔案管理文件或行業規范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領會把握規范、制度和管理文件的主要內容及其精神要點。企業和檔案工作人員只有正確領會、透徹理解了法律法規和管理規范的實質,才有可能正常開展工作。
首先,建筑施工企業的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規的頒布和行業規范的實施,及時開展工作。其次,企業在具體執行法律法規和行業規范過程中,要結合企業的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設的廣東電信廣場,在多年的施工建設過程中,先后經歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領會和理解新標準,并根據新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復工作,為企業節省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經濟效益。
二、認真貫徹落實好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供政策保證
做好建筑施工企業檔案管理工作,在學習領會檔案法律法規和行業規范的基礎上,還必須抓緊抓好檔案法律法規和行業規范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求,認真做好檔案法律法規和行業規范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規和行業規范作為開展工作的依據。在施工現場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求真正體現、落實在管理的每一個環節,力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業爭取時間、創造效益。
貫徹落實檔案法律法規和行業規范,建筑施工企業和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業生產管理這一中心,結合施工現場的實際條件,充分發揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質量。要力爭施工現場工程資料一次合格,減少重復工作,為工程竣工后的項目創優、工法申報、企業資質申請等工作打好基礎,為企業創造間接利潤,獲取經濟效益。
貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不僅要依靠發揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構的推進和監督。設立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業的生產管理基本上在施工現場進行,90%以上的工作量可以在施工現場完成。另一方面,建筑施工企業有其便利條件,就是按照施工現場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規和管理規范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業,我司設立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監督工作。在人員設置上,綜合檔案室只設專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現場的資料員)。這也是我司結合企業具體實際,貫徹國家檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業業務工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業節約了大量的人工成本,間接創造了經濟效益。
三、切實嚴格執行好檔案法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益保駕護航
工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業要在及時學習領會、認真貫徹落實的基礎上,至關重要的一點,就是必須切實嚴格執行檔案法律法規和行業規范。也只有這樣,法律法規和管理規范的威力及作用才能充分發揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關,做好審核工作,并將相關資料及時歸檔。建筑企業要根據建筑形勢的發展變化,根據檔案管理的工作要求以及施工現場的實際,不斷調整工作方式方法,針對工作中出現的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。
切實嚴格執行檔案法律法規和管理規范,為企業爭取經濟效益,一是要注意處理好生產管理與檔案工作的關系。建筑企業的生產管理與企業開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規和管理規范為工作依據,做好、管好施工現場檔案資料管理工作,正確處理好企業生產管理與檔案工作管理的關系,不僅不會削弱企業生產管理的力度,而且有助于促進企業的生產管理工作,促進企業“向管理要效益”。
二是要注重發揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現場的檔案管理工作,要以檔案法律法規和管理規范為依據,為工程項目管理提供準確數據,及時有效地為企業生產、經營和管理服務。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術的推廣和應用有啟迪助推作用。如,在生產管理過程中甲乙雙方就工程量產生意見分歧或發生經濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據,為企業爭取經濟效益。
三是要高度重視信息技術環境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規和管理規范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業爭取經濟效益。
四是要加強與建設主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質監、安全、建協等部門的溝通和聯系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規和管理規范為標準及依據,分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務而發生的加班工資,減少人工費用。
在現行的建筑企業運作機制下,企業檔案管理特別是施工現場的檔案管理工作不能循規蹈矩、墨守成規,必須在學習領會好、貫徹落實好、高效執行好檔案法律法規和行業規范的基礎上,及時解決施工現場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創新管理方式方法,推進管理工作逐步發展完善,一定會扭轉施工現場檔案管理工作的被動局面,建筑企業獲取最大經濟效益的目標一定會得以實現。
參考文獻:
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篇10
依照《檔案法》等有關法律法規要求，結合工作實際，檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感。只有熱愛檔案工作，獻身檔案事業，端正服務態度，完善服務措施，才能變被動為主動，把工作做好。因此，我們進行檔案管理過程中最重要的一項前提工作就是制定一份合理、科學的立卷歸檔制度。一要本著科學發展觀的精神，加強城建檔案資源建設，提高我館檔案工作的管理水平，堅持“以人為本、涵蓋職能、突出重點、優化結構、豐富門類、價值主導、方便利用”的原則，制定和完善檔案管理工作制度。二要認真研究城建檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度，加強檔案管理的規范化建設。具體地說，在工作實踐中要不斷完善檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度等規章制度。當然，如果制度只是寫在紙上或是掛在墻上，那是遠遠不夠的。要真正地將制度落實到檔案管理工作中，落實到實際工作中，做到有章可循、有據可依。三要從思想上分清城建檔案管理工作與其他檔案管理工作的區別，以及存在哪些差異，在以后的城建檔案管理中檔案管理人員面對實際問題具體應如何處理等問題都是我們城建檔案工作者需要思考的問題。
三、加強城建檔案執法檢查
貫徹實施《檔案法》，堅持依法管理檔案事業是推進檔案工作發展的基本保障。要開展依法治檔工作，就必須開展檔案執法大檢查，嚴格規范檔案管理。在工作中要強化依法行政管理職能，加強對檔案法律法規實施情況的監督、檢查，加大對違法案件的查處力度。《檔案法》賦予了我們神圣的權力和光榮的職責，執法就要敢于執法、勤于執法、嚴于執法。執法首要的就是要敢于執法。多年來檔案管理部門都是有求于人，要實現真正意義上的執法在當前法治環境背景下還比較困難，特別是在以人情關系為主的傳統社會意識的影響下，給執法設置了種種障礙，如何沖破這種人情網、關系網，成為擺在檔案執法人面前的一大難題。依法治檔，依法搞好城建檔案事業，使城建檔案事業健康有序發展，就必須在實際工作中把檔案執法工作落到實處，做到有法必依、執法必嚴，不斷提高城建檔案事業的依法管理水平。
篇11
1社保檔案管理存在的主要問題
應依法實施社會保險檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會保險檔案發揮積極作用，為人民提供更好的社會檔案服務。但當前社保檔案管理還存在著一些問題［1］。
1.1依法管理社保檔案意識不強
一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，存在造假現象，嚴重違法違紀，加重了社會保險檔案管理的不規范，影響社會保險事業的發展。辦理退休時，有很多人想蒙混過關，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導致檔案管理工作惡性循環，不利于維護相關法律的嚴肅性，不利于構建法治社會［2］。
1.2社保檔案管理體制不順
社保涉及的范圍廣，流程復雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發放以及權益維護等，這些不同的內容和程序，構成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質檔案管理兩種形式，導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網絡的開放性特點，可能會出現泄密、更改信息等不良現象。
1.3一些社保檔案管理人員不適應工作需要
雖然我國頒布了相關的法律法規和業務規范，在很大程度上對社保檔案管理進行了規范，但是對于檔案管理的具體工作流程，沒有統一的規范，社保檔案管理人員業務素質整體上不高，只會對社保檔案進行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計算機管理技能，不適應工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質低，法律意識淡薄，在工作中出現社保檔案分類不明、劃分保管期限不當等問題，個別人員甚至受金錢等誘惑，進行檔案造假。
2社保檔案的價值和作用
2.1是維護參保人員權益的基本依據
社會保險檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據。當自身的利益受到損害時，憑借社會保險檔案可以維護自身利益，也是決定參保對象能否有資格享受社會各種補助等權益的憑據。社保檔案管理部門應創新服務方式，管好用好社保檔案，為社保業務和社保對象提供更好的服務，充分發揮社保檔案和社保檔案管理部門的重要職能作用。
2.2有助于維護社會和諧穩定
社會保險檔案的管理有利于社會的穩定和諧，社會保險檔案是整個民生檔案的關鍵組成部分［4］。社會保障體系建設是現階段構建社會主義和諧社會的重要內容，管好社保檔案，可以有效推動社保事業的穩定健康發展，促進民生問題的解決。如果在管理過程中出現了差錯，嚴重的會危害到參保群體的基本利益，引起社會波動。對社保檔案進行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進社會穩定。
3社保檔案管理的創新途徑
3.1大力宣傳社保檔案作用
要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認識。在宣傳過程中應對管理人員和公眾進行《檔案法》等相關法律法規進的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據在刑事訴訟中發揮作用，為人民提供相關的保障［5］。《檔案法》規定，一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、社會事業單位和公民都有保護檔案的義務，各單位都應將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案管理過程中出現的問題。
3.2推進社保檔案管理信息化
針對當前檔案管理實際工作中存在電子檔案和紙質檔案兩種管理方式的問題，結合社會信息化的發展，應進一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；應利用信息技術條件，社會社保檔案管理部門可以對社保檔案的信息進行利用和共享，讓社保管理信息發揮更大的作用。對社會保險檔案進行電子化或者數字化管理，有利于節省空間，提升管理效率。應加大人力物力財力投入，加快推進社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。
3.3完善社保檔案管理制度
篇12
1.1棄檔現象嚴重
人才市場所接收的檔案主要有以下幾類人群：需要辦理接收手續的大中專畢業生；因私出國人員；在規定時范圍需要組織評審或者是申報的專業技術職務資格認定人員；社會流動人員；其他人員。對于以上幾類人群數量龐大，在人才市場對這些人群進行檔案管理過程中存在著工作量大、工作內容復雜、分類困難等眾多問題。再加之許多檔案個人在將檔案放到人才市場后就不再過問，久而久之就使得這部分檔案在當事人未知的情況下被棄檔。
1.2信息管理的職能化較低
現在是信息化網絡高速發展的時代，計算機信息管理成為各行各業發展過程中不可忽視的一部分。在進行檔案管理過程中計算機信息處理技術發揮著巨大的作用，它能夠有效地進行信息整合、資源優化、職能校對等過程。計算機的出現改變了以往人工操作環節復雜，出錯率高的難題。但是在實際的人才檔案管理過程中，信息管理的智能化較低無法發揮出應有的作用。雖然國家已經就該項問題提出了改善措施，但是并未起到較大的效果。在對社會人員檔案管理過程中信息化、網絡化還停留在就低的水平，尚不能和社會保險部門、人事部門、監察部門達成信息的共享。
1.3法律體系不健全
人才市場檔案管理工作現在還沒有比較完善細致的法律進行制約，在檔案管理工作上缺乏約束力。雖然早在數年前就有相關的法律對人才市場進行規定，但是對于檔案的管理方面法律條文較為籠統。傳統的法律只是對人才市場的活動進行了基本的規定，但是相對于檔案的管理方面沒有明確的做出規定，具體操作起來存在著較大的困難。此外我做人才檔案管理立法相對滯后，尚未形成比較完整健全的法律體系。
2.人才市場檔案管理工作新路徑
2.1規范檔案管理，提高責任意識
在進行檔案管理時，要確保檔案的真實性。檔案在進行整理時個人以及學校都應實事求是，做到檔案的準確，逐步的提高檔案的公信力。檔案在人才市場放置時，要繳納一定的費用避免棄檔現象的發生。逐步的提高檔案管理人員的綜合素質，加強對管理人員責任意識和專業技能的培訓。在日常的工作中做好對檔案的分類管理工作，提高人才市場檔案放置的科學性和正規性。
2.2逐步提高檔案的信息化管理
將計算機信息技術逐步的應用在人才市場檔案管理中，切實的做好檔案的信息化管理。對于人才市場檔案以電子數據的格式進行備份，將各種信息做好分類管理。一方面網絡檔案信息便于管理，另一方面又可以和其他部門更好的做到資源整合和共享。在對檔案信息進行網絡化管理時，要確保信息的及時性和準確性。
2.3健全法律法規的建設，提高檔案管理的法制化進程
篇13
在我國公共事業管理發展的過程中，檔案管理就是要堅持以公共利益為根本、以服務大眾為宗旨的根本理念。檔案的公共管理就是要在檔案整理、保存、修復等具體工作環節中體現公共服務的宗旨。依據我國行政單位級別的劃分，各個層級的部門都應當建立相應的檔案系統，擴展并延伸檔案的內容，加強檔案系統的具體建設。隨著我國社會的進步，檔案管理部門應當擴大服務對象，滿足不同社會群體對于查閱、搜集檔案的不同需求。同時，提高檔案服務工作的質量水平。根據我國國情分析，檔案管理工作要兼顧檔案行政管理部門和實體管理部門的具體工作，保障公共利益的充分實現。重視檔案管理具有重要的意義。
11檔案公共管理能夠促進檔案信息價值的發揮
檔案的公共管理要以社會大眾的公共利益為根本，為檔案管理改革奠定良好的基礎；更重要的是實現檔案信息的有效利用。檔案資源蘊含潛在的巨大價值，只有通過人們的鉆研，社會大眾的積極有效利用，才能充分地發揮檔案的價值。在公共管理視野下，實現檔案管理的規范化、有序化發展為檔案信息的有效利用提供了途徑和保障。
12檔案公共管理能夠促進檔案事業的健康發展
公共化的檔案管理方式是檔案工作告別其相對封閉的發展模式、服務社會發展，滿足社會檔案需求和檔案管理本身發展的有機結合，有利于檔案部門升級其服務方式。公共管理理念下的檔案管理不僅厘清了檔案管理部門與黨政機關的關系，而且促進了公眾對檔案管理部門認識的發展。
13檔案公共管理有利于構建和諧社會
一方面，公共化的檔案管理擴大了檔案獲取對象的受益人群，檔案資源不再是某個部門的個體利益，扭轉了公共信息不對稱的局面，為社會各個群體的溝通提供了有效的平臺。另一方面，在我國供給側改革的過程中，國內的利益格局發生變化，公共化的檔案管理為各個利益相關者提供了有效的信息，有利于促進不同群體的之間的認識，進而形成我國發展的合力，保障我國和諧社會的健康發展。
2檔案公共管理的困難及挑戰
第一，是傳統檔案管理理念的固化。理念的轉變是檔案管理方式轉變的內核，是價值取向和思維邏輯轉變的關鍵。檔案管理方式的轉變應以公共服務理念為根本，扭轉固有觀念，從思想上先一步實現檔案管理的公共性。我國檔案管理長期受制于黨政機關的封閉式管理模式，使得檔案信息與大眾之間產生了距離，檔案管理部門容易忽視大眾的檔案信息需求，也壓制了大眾的檔案信息獲取的熱情，使得大眾對檔案管理產生了負面評價。
第二，公共管理視野下的檔案管理缺乏應有的制度保障。目前，我國檔案管理的各種制度規范還不完善，相應的機制還無法滿足檔案管理過程中所出現的新要求。檔案管理的有關法律法規內容陳舊。從法律規范的文本出發，無論是法律規范的內容，還是法律規范的價值都不能適應檔案管理的公共化發展。此外，從有關法律規范體系來看，還未能建立起應有的法律法規體系。同時，檔案管理部門的行政性規范也有待發展，不能有效地應對檔案管理公共化改革中提出的一系列新的問題。
第三，要實現檔案管理的公共要求不僅要從制度上保障，還應當構建檔案管理的公用服務氛圍和環境。目前，我國檔案管理部門還存在濃厚的行政化官僚體系作風，過度地依靠行政力量維護檔案管理部門的運作。這種現象不僅發生檔案管理部門的內部，而且它還滲透到了檔案管理部門與公眾的關系，體現在日常的檔案管理與服務工作。這嚴重違背了檔案管理公共服務的理念和初衷。只有加強檔案公共管理服務的文化構建，才能發揮檔案管理制度保障的作用。
3檔案公共管理的發展路徑
31樹立檔案管理的公共服務理念
從檔案管理部門視角出發，相關部門應當重新認識其工作的性質。作為國家的公共管理部門，既不等同于國家公共權力機關的附庸，也不是某些公共行政管理部門的“私有財富”。檔案管理部門應當堅持“以人為本”的根本理念，樹立“為人民服務”的工作宗旨，進而推動我國檔案管理相關工作的開展。檔案管理部門相關工作的開展不能局限于被動式的工作方式，要主動尋求、了解檔案使用者的具體內容和方式，深入挖掘他們的檔案需求，進而提供個性化的服務。在具體的工作當中，檔案管理部門要兼顧質量與效率，在保障服務質量的同時提供工作的效率。此外，檔案公共管理理念的轉變需要社會大眾的普遍接受與支持，需求相關部門組織并開展各類?n案服務工作的宣傳和普及教育活動，可以在學校、社區等公共場所開展相關活動，提高檔案服務的宣傳工作的力度。
32提供有效的法律和制度保障
