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隨著當前經濟形勢的變化和近年來事業單位的改革，紀檢、監察、審計加大了事業單位經濟活動的檢查。事業單位對自身經濟活動的管理顯得尤其重要。合同支出即是事業單位較大資金支出的有效依據，利用信息系統把控住合同關鍵環節，控制好合同支出，就是較大層度上管理好事業單位經濟活動。本文將分析事業單位支出合同存在的風險，并引入信息系統，有針對性地提出解決措施。
一、事業單位支出合同存在的風險
事業單位應當加強合同管理，建立健全合同管理內控制度，合理設立合同管理崗位，形成財務部門和合同管理部門溝通協調機制，實現合同管理和預算管理、收支管理相結合。目前，事業單位主要存在以下三方面的風險：
（一）事業單位對合同對方的資格審查不嚴，對方是否具有能力和資格未審查，可能造成對方違約，引起經濟損失。
（二）經濟合同管理沒有專門的審批程序，專門的人員管理、未歸口專門的部門統籌。目前，事業單位涉及到的支出合同往往是相關部門和單位負責人直接溝通，就簽訂了合同，未履行相應的審查程序和后續管理，無財務、專業技術人員、法律人員等參與。
（三）合同簽訂后，沒有對應合同臺帳登記，付款的金額沒有仔細核對，存在多付款的風險。付款完畢的合同，沒有妥善保管合同檔案，存在合同原件遺失的風險。
二、引入信息系統，加強事業單位支出合同管理
（一）領導重視，設立相應合同制度
事業單位領導的重視層度直接和單位業務流程的操作流程緊密相關，單位負責人應意識到合同管理、財務審計檢查，就是支出合同過程檢查、檔案檢查，應該大力加強合同制度化的建設。設立合同經辦人制度、合同審核審批制度、合同建黨存檔制度、合同履行考核制度、合同內容保密制度等相應的規章制度，讓合同簽訂前和簽訂后的流程有章可循、責任到人。
（二）合同簽訂前，形成五級審核的信息系統
合同簽訂前，需要經辦人員進行合同的調查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，專業性強的合同，需要專業技術人員的審核，同時需要法律、財務部門的一同會審，再由領導審批。
引入信息系統，形成五級審核流程（見下圖），把這個流程銜接進入日常辦公系統，上一流程完成后，才能進入下一流程，不能跳級完成，有效避免了無資格審查，無財務、專業技術、法律人員等參與的情況。
五級審核信息系統流程圖：
【辦人員調查和明確合同的關鍵內容 ⒓際踝ㄒ等嗽鄙蠛思際醴矯婀丶內容 7律專業人員審核法律方面關鍵條款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犢罘矯嫣跫 チ斕幾據權限審批簽訂合同。
合同簽訂前的五級控制是整個支出合同關鍵環節控制的重中之重，把握住合同簽訂的“前口”，就把握住合同風險控制的“咽喉”。
（三）合同履行階段，引入信息系統二級復核臺帳把關
合同簽訂后，財務部門根據合同內容的付款條件，照章辦事。按照已付款、未付款等情況，對每個合同進行編號，設立臺帳管理，登記審核每個合同每次付款情況和金額。引入信息系統（見下圖），形成財務內部二級復核、財務和業務雙方對賬復核的臺帳管理制度。信息系統的二級復核，財務和業務部門未完成2個步驟將不能作為財務支付的依據，有效避免付款條件的未核實和未監督的情況、對合同付款金額數據進行嚴格把關。
二級復核信息系統流程圖：
〔莆衲誆慷級復核：
合同履行階段，出現需要變更和解除合同的情況，需要按照合同簽訂的五級審核、二級復核信息系統進行重新簽訂，完成付款流程。
（四）合同執行完畢后，規范檔案管理和后續管理
設立專門的部門對合同進行管理存檔，引入信息系統，將合同進行編號、統計、分類、歸檔，同時登記合同執行、變更等情況并形成電子檔案。對簽訂前的詢價、招投標等資料連同合同原價，按照檔案管理辦法進行檔案管理。財務部門還應對經濟活動涉及的合同，視同賬務處理的依據，按照財務憑證保管年限進行存檔管理。
合同后續管理還應包括二方面工作。一是對合同信息安全保密工作，要求工作人員不能隨意泄漏國家、商業和工作秘密；二是對合同關鍵環節控制人員、信息系統人員進行績效考核，涉及簽訂合同的經辦人員和付款人員，造成單位經濟利益受損的情況應扣除相應績效工資。
三、結語
引入信息系統對“簽訂合同、合同付款”等流程進行了程序化管理，信息系統的開發需根據每個單位的實際情況，結合“內部控制”的要求進行設計。設計信息系統合同管理的流程就是理順單位費用支出的流程。把控住事業單位費用支出信息化建設，就能建立健全合同管理的內部控制制度，把控住執行合同的規章制度，實現合同環節的全過程管理，有效防范經濟合同存在的風險，促進事業單位經濟穩定發展。
參考文獻：
[1]財政部會計資格評價中心.2014年度全國會計專業技術資格考試用書（高級會計實務）[M].經濟科學出版，2014.
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進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術應用廣泛，信息化管理已經成為一個現代化企業管理的重要工具。為了適應現代化管理的需要，增強建筑施工企業的競爭實力，國有大中型企業逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉變，在這個過程中，對企業的信息化建設提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業管理的核心，承發包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內容、質量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權利、義務，所以實現有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關重要。
2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網絡信息化技術對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業對合同管理全過程的掌控。
3.合同的網上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節約了合同的管理成本，也節約了企業上下級單位業務人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節省了人工成本，也減少了辦公設備的消耗和紙張的浪費。
4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業工作中，進一步提高了管理人員的工作質量和工作效率。
5.實現了數據的網上采集，便于數據收集、整理和不同數據間的對比、分析，更容易發現風險，總結經驗。同時，也方便了其他業務部門查詢和使用數據，減小因數據傳遞時間長、傳遞環節多而易產生錯誤的概率。
6.合同在網上評審，加強了各業務部門之間的聯系，改變了以往只是造價人員關注合同條件的局面，加強了資金、技術、質量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統，組織管理人員培訓，系統試運行，跟蹤、完善系統，正式運行系統、系統信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現，要特別關注以下四個方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業務流程和技術規范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環節標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網上評審，合同執行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統一的合同管理標準。標準規范化是合同信息化建設的重要基礎之一。要求合同執行的各級單位應充分利用統一的合同管理辦法，實現合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執行過程中的記錄等。如果沒有規范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業的合同信息化系統就無法暢通，資源共享也就難以實現了。
3.通過良好的技術保障，建立穩定、易操作的管理系統來實現軟件功能。技術人員會根據管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關系，確定前置事務、后置事務，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環節再分解，優化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現系統功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務流程和環節流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個階段，明確不同階段間的相互聯系和制約關系；事務流程反映不同合同管理階段中各項事務間的邏輯關系;環節流程則明確了某一項事務中環節活動間的流轉過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優秀的合同管理隊伍。優秀人才的作用在企業中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關鍵也離不開優秀管理人員隊伍的建設。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統的使用，以確保合同管理各階段記錄、數據的準確性。合同管理人員要端正工作態度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業要積極創造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優勢所在
合同管理信息化的優勢主要體現在四個方面：
1.實現了合同信息的網上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網路內循環、多次使用，實現了信息的共享。同時保證企業中的市場營銷、人事、行政、財務、造價、技術質量、工程安全部門的數據統一，各級管理人員在相同數據的基礎上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。
2.實現了合同網上評審。參與合同評審的上下級單位的業務部門結合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據自身的審批權限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結果受到監督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節約了評審時間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內控條件也要隨之調整，以保證合同目標的實現。通過合同信息的網上跟蹤，針對付款、變更索賠、現場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發展。
4.項目合同管理過程中，任何一個技術、質量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內，成本的支出也在受控狀態。為了減少施工過程中風險的發生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產生的風險源，對風險產生的原因和狀態定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業務的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現了突發事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產生原因、結合預案，快速、及時地處理，避免事態的擴大。
四、結束語
為了實現企業合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術，也要具備與之配套的內控管理制度。合同管理的信息化實現了企業合同管理水平的提升，使得企業向精細化管理大步邁進，企業良性發展的同時也減少了資源消耗，為節約型社會貢獻了一份力量。
參考文獻：
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1合同評審
項目合同擬草后，需要企業相關部門進行評審。早期，是由經辦人將合同草稿復印多份，逐一分發給評審人。這種傳統的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導致評審周期長、及時性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業信息化管理系統，合同管理模塊是該系統的核心之一，這充分體現了該公司對合同管理的重視。在該系統中，合同評審流程如下：申請人發起評審公司相關部門（專家）評審匯總評審意見修改合同草稿確定合同最終版準備合同簽訂。整個合同評審過程實行在線操作，各評審部門（專家）在線上接到評審通知，并且評審意見全部出現在申請人的流程界面上。這種新的合同評審模式節省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時，通過線上評審加強了各部門對合同的了解和重視，使合同評審更加全面，增加了評審透明度，提高合同評審效率。
2合同查詢
企業在運營過程中，需要隨時查詢合同信息。查詢紙質版合同需要到文件歸檔部門，依靠人工翻閱查找，費時費力，且一份合同原件每次僅能供某一個借閱部門（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權限無法設置，合同安全性差。企業信息化管理系統為每份合同分配了具有統一格式的編碼，每個合同號就是該合同在系統中的“身份證”，是合同查詢的唯一識別碼。錄入系統時，相關管理人員根據合同號登錄系統，將合同關鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權限的員工不管何時何地，只要在符合條件的網絡環境里，登錄信息化管理系統，輸入合同的系統編號，該合同的主要數據便會立刻呈現在查詢者的界面，而且信息準確、無誤。若想查看完整的合同內容，可進行下一步操作，進入查看合同掃描件環節。這種在統一平臺“秒查”的方式，實現了移動辦公，海量信息共享，數據統計便捷，體現了高效的合同管理模式。
3合同執行過程監管
合同從談判、評審、簽訂，到執行、索賠、關閉等涉及眾多部門，合同進度控制、成本控制、質量控制等整個過程中出現的各種不確定因素，會給合同執行帶來眾多風險。如果僅靠人工溝通，這必將導致信息不對稱、問題處理滯后等結果，給合同雙方帶來困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應現代化企業的發展需求。在合同執行過程中，經常有合同金額變更情況（尤其是EPC項目），結算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統管理模式中，一般只有項目經理了解，公司各職能部門因種種原因，不能及時知曉。這就造成生產一線人員掌握的信息和數據與管理部門不一致，對數據的采集、應用和分析、比對都有很大的誤導，對各類統計報表數據的真實性、完整性和有效性也有很大影響，甚至會影響管理層的判斷。如果1份合同在多個部門存在不同的合同金額，這說明在業務活動過程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢必會影響企業的競爭力。為了解決這類問題，合同信息化管控優勢需體現在精細化管理中：1)項目經理在信息化系統中發起“合同變更審批流程”，說明合同金額變更原因，上傳變更依據，流程審批辦結后，相關崗位人員在信息化系統中更改合同金額。同時，系統會第一時間推送變更合同金額的通知至項目經理部成員和公司各相關職能部門，避免了各部門在合同執行過程因信息傳遞不及時或傳遞環節過多等而造成的誤導、誤判，保證了合同金額數據的唯一性、準確性。2)通過對系統中不同數據的積累、監管，以及對各類指標的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規范合同執行過程出現的偏差，真正實現動態、精細化管理。這也是合同信息化管理帶來的便捷和高效。
4建立、健全合同信息化管理制度
信息化系統是一個平臺、一種工具，其使用效果如何，關鍵在于基礎數據做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項系統工程，周期長，其涉及多方面、多部門，數據龐大。從調研、方案研討、實施、上線測試和上線后相關數據的維護等工作需要不同部門、各種崗位人員的協調和配合。在此過程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡簡單單某個部門或一個專業能輕松搞定的。因此，要推動企業信息化建設，并使之成為高效管控手段，從認識上要有一個新高度，特別是需要企業高層的重視，對其大力扶持，協調和推動職能部門的積極參與，出臺配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護航。這樣才能讓合同信息化管理平臺發揮應有的作用，達到提高和完善企業現代化管理水平的目的。
5打造高素質的合同管理隊伍
建立優質的合同管理團隊是合同信息化管理實施的關鍵所在。要加強管理人員的信息化意識、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統的操作[2]。在信息化管理前，企業中的合同管理人員不懂信息化相關知識，IT工程師對合同管理工作不是很了解，兩個部門在業務領域沒有太多交集。如果企業建立了信息化管理平臺，這樣的工作狀態會大大改變：在信息化推進初期，合同管理部門（人員）和信息化建立部門（人員）有著長期的溝通和交流，IT工程師通過了解合同管理線下工作模式、流程、數據來源等，梳理多重邏輯關系后，運用不同技術手段將代碼寫至信息化平臺；合同管理人員在提出IT需求過程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責、角色、權限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經歷一段時間的磨合，參與人員對不同范圍的工作從了解到深入，再通過后期的各類培訓學習，使各自的合同管理水平及職業綜合素質都有了大幅提高。因此，在信息化過程中，人是最重要的決定因素。沒有一支良好素養的員工隊伍，合同管理信息化系統建設是難以達到預期目標的。
6結束語
當今社會是一個知識時代，越來越多的企業為了跟上社會發展的進程，保障企業在市場中的核心競爭力，引進了“信息化+管理”模式。在新時代的合同管理中運用創新理念，依據信息化平臺，提高合同管理的規范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個漫長的積累過程，但這些管理變革，給傳統企業帶來新活力，也是現代化企業實現高端產業鏈創新、飛躍發展的必然趨勢。
篇4
建筑工程合同；管理意識；信息化發展
隨著建筑行業競爭的激烈化，建筑工程合同管理早已經不再停留于紙質階段，其面臨的挑戰和要求越來越多。合同管理的重要性已經被大部分企業認知，其對合同的管理也邁入了網絡化、科學化軌道。但為了進一步規范建筑工程合同管理方式，促進合同管理的信息化發展，還需要探索其信息化發展方式。
1建筑工程合同管理信息化發展的作用分析
建筑工程合同管理信息化發展，即是在當前社會發展形勢下，利用計算機、觸摸屏等現代化技術對建筑工程合同內容進行智能化管理。在這之中，網絡傳輸、計算機信息軟件是其必不可少的媒介和途徑。對建筑工程合同進行信息化管理，能夠利用信息化技術實現信息數據資源的及時共享，為企業的決策提供數據支撐并降低建筑企業的管理成本。合同管理的信息化發展便于對建筑工程各環節進行監管，提高建筑工程信息的真實性和可靠性，進而提升建筑企業的管理水平并增強其市場競爭力。建筑工程合同管理的信息化發展能夠有效解決傳統合同管理方式所存在的問題，以現代信息科技手對建筑工程合同信息進行存儲與管理，并提升建筑工程合同的管理效率。在建筑工程合同管理的信息化發展中，此種與時俱進的管理方式能夠根據實際需要，通過隨時采集與調用合同信息的方式來克服紙質管理的不足，并有效節約建筑工程成本，為企業獲得更多的經濟、社會效益。
2建筑工程合同管理現狀分析
從我國建筑工程合同管理的現狀來看，傳統的紙質合同管理方式還存在合同管理意識有待提升、建筑工程各單位在合同管理中存在信息孤島現象、合同管理人才信息化技能缺乏以及文檔管理、信息匯總困難等問題。這些問題的存在嚴重制約了合同信息化管理的進一步發展，抑制了建筑工程合同的應用，阻礙了建筑工程管理水平的整體提升。
2.1合同管理意識有待提升
契約精神是建筑工程合同管理的基本精神，建筑工程企業在市場活動中需要嚴格遵循此種精神的內在要求，并按照此精神的相關規范進行作業活動，以促進建筑市場的有序發展。工程建設周期長、工程環節眾多以及涉及部門廣等是建筑行業的自身特點，在建筑工程項目建設中，為了保證所有項目的順利進行，合同管理是必不可少的環節。在建筑工程中，合同并不是簽訂了就可以了，為了將合同內容落在實處，必須要對合同進行現代化管理。但部分企業在合同管理方面的意識比較缺乏，觀念較薄弱，在其建筑工程管理中沒有建立合同管理執行體系，使得整個工程項目在合同管理方面還存在許多問題和隱患。
2.2紙質合同管理方式存在管理、匯總困難等問題
當前，我國大部分建筑企業在合同管理方面，主要采取的是傳統的紙質化管理方式，眾所周知，紙質化管理在存檔方面、信息匯總以及利用方面都存在一定問題。在工程建設過程中，紙質合同在信息查找方面的工作量大，耗費的時間多，合同信息利用效率較低。并且隨著合同數量的增多，在管理方面所花費的物力、人力和時間都較多，在工作人員疲乏的情況下很容易影響合同的進度。紙質化合同在數據格式上存在部門差異，這不僅增加了信息匯總的工作量和難度，也降低了信息管理的效率和準確度。傳統的合同管理方式在利用方面也存在效率低的問題，尤其是在決策制定方面缺乏預警機制，影響了決策時間。
2.3合同管理人才信息化技能缺乏
在建筑工程合同管理信息化發展中，發揮作用的主體具備主觀能動性的合同管理人才。建筑工程合同與其他合同相比，其專業性和技術性都更強，這就要求建筑工程合同管理人才不僅要具備法律知識還要掌握建筑工程運作規律[1]。在建筑施工企業中，其合同管理工作主要是由普通專員負責的，這些人員對法律的解讀和工程環節運作的具體情況缺乏必備的技能，使得建筑工程合同在管理方面存在效率和效益都不高的問題。其次，現有的建筑工程合同管理人員還缺乏必備的合同管理信息化技能，當面對合同糾紛時，其不能夠及時、準確找尋到相應的合同約定內容，就更不要說是及時解決建筑工程建設過程中所存在的問題。隨著信息化時代的進一步發展，建筑工程合同管理人員所存在的這些問題不僅不能促進建筑工程合同管理的時代化發展和信息化發展，也不能夠提升建筑企業的市場競爭力。
3合同管理信息化發展策略分析
3.1提高合同管理信息化發展的重視度
傳統合同管理方式存在的弊端很明顯，建筑工程管理人員需要對其進行充分認知，以便在實踐中提高對建筑工程合同管理信息化發展的重視度。具體而言，在建筑工程合同管理中，建筑企業的中高層管理者要給予合同管理信息化發展足夠的重視，并形成上行下效的局面，綜合提升整個建筑工程企業對合同管理信息化發展的重視度。在建筑工程合同管理中，企業還必須對合同管理人員進行一定的培訓和學習，以強化他們對相應法律法規的了解，并提高其信息化技術操作水平，進而提升合同管理人員的專業化技能。在規范其合同管理和執行行為的同時，促進合同管理的信息化發展。
3.2加大合同管理信息化系統建設力度
建筑工程合同管理的信息化發展離不開信息化系統和信息化技術的支撐，信息技術在建筑行業的廣泛應用，為合同管理信息化系統的建立提供了可能。具體而言，建筑工程企業要在合同管理中大力引進計算機技術，加大軟件、硬件設施的應用力度，并在分步推行的基礎上開發合同管理信息化系統，然后以點帶面加大合同管理信息化系統建設力度，進而建立合同管理資源共享平臺[2]。以此提高建筑工程合同的管理效率和應用效率，強化對建筑工程現場的監控和管理，進而提高建筑工程企業的綜合效益。
3.3增強合同管理人員的信息化技能
為了有效提升建筑工程合同管理人員的信息化技能，建筑企業需要將走出去與引進來相結合，讓本企業內部的人員外出學習先進的合同信息化管理技能，同時積極引進外部人才以全面提升其合同管理人員的信息化技能和綜合水平。在建筑工程企業合同管理中，可以通過講座培訓活動讓員工積極吸取他人先進的管理經驗，進而達到提升本企業合同管理人員技能的目的。在招聘人才時要立足實際需求，選擇法律知識豐富、對建筑工程施工各環節具體情況都比較了解并且具備一定信息化技能的合同管理人員，以便為促進建筑工程合同管理的信息化發展提供人才保證。
3.4創新建筑工程合同管理工作方式
建筑工程合同管理的信息化發展需要建立統一的數據管理中心，在信息化管理模式中對合同進行實時動態管理，以提高建筑工程合同管理的有效性[3]。建筑工程合同信息化管理方式能夠在整體共享的基礎上提升數據信息的準確度，從而提高其使用效率，進而優化建筑工程企業的運作效率，為企業謀取更多的經濟、社會、環保效益。
4結論
建筑工程合同管理的信息化發展是與時俱進的表現，其符合時展要求，為了進一步加快其信息化發展速度，建筑工程企業要提高對合同管理信息化發展的重視度、加大合同管理信息化系統的建設力度，并提高其管理人員的信息化技能和創新其管理工作方式。
作者：梁燕芬 單位：廣東省六建集團有限公司
參考文獻
篇5
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產所需租賃設備的業務職能管理部門，受集團委托負責授權范圍內的合同管理，主要負責以下三部分業務工作：一是負責集團9個生產礦綜采、綜掘、巖巷作業設備、移動瓦斯抽放設備的租賃業務;負責設備的固定資產管理、技術選型、更新設備計劃申報、與制造廠簽訂技術協議、生產現場的技術管理和綜采工作面的設備銜接;參加租賃設備的招標和設備的出廠驗收。二是負責租賃設備的修理，其中大修部分由集團統一計劃管理，中小修部分由設備租賃公司按核定檢修費指標控制安排使用。三是負責集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應;負責各礦、選煤廠配件單耗指標和配件儲備資金指標的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質相結合的非信息化方式，由于標的物種類繁多、業務量十分龐大，傳統的手工、紙質合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統籌兼顧，難免發生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，逐步建立了自己的合同管理信息化系統，2012年對系統進行了技術升級。系統運行模式是，根據集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應的采購合同，內容包括配件的型號規格、招標價、入庫價、供應商等，系統自動記錄合同的履行狀態，通過合同臺賬監測合同的簽訂、執行情況;系統憑借計劃管理、供應商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現了合同管理信息化。合同編號、軟件開發、網絡平臺是該合同管理信息系統的三個主要支撐：
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統的重要基礎，直接關系到系統運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設備租賃公司合同管理辦法》第九章規定，所有正式合同必須進行編號，編號規定如下：a、工業產品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設備租賃公司，01代表工業產品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發。合同管理信息化系統軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語言開發，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業務部門的應用實現了數據級的共享交換，合同與業務部門的工作流程實現了應用級的互聯互通。
3.網絡平臺。合同管理信息化系統緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，實現了設備租賃公司與各礦、廠機電科網絡互聯互通。網絡平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統合同管理的復雜性和隨意性。
1.優化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調查分析決策落實跟蹤總結”的主動式控制的轉變;在管理方式上實現了由過去的手工經驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進了企業管理理念革新。
2.信息化確保合同數據真實有效。通過信息化管理，合同數據能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬了收集合同數據信息的渠道，確保了合同數據的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。
3.降低管理成本，提高經濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內的噸煤成本消耗情況的控制和監督效能，降低了庫存占用資金，優化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務性的傳統工作層面走向管理性、戰略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發現了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規范化程度有待提高，表現為部分合同沒有嚴格執行招標采購價格，有的礦、廠業務科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現為系統登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規范化水平。
（1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業務科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經理復核，公司經理審批決定承修單位：產品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行;設備修理合同由設備科科長、技術科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行。
（2）審批權限：各業務科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內容條款負責，對審查發現不符合要求的合同，有權責令重新填寫;管理科除對合同內容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業名稱、資質材料、經營資格和合同內容中的價格、數量、履行期限、地點和方式進行把關;公司法律顧問主要負責對合同文本條款內容的規范性、合法性進行復審;公司副經理除對合同內容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質量和產品技術要求進行把關;公司經理負責對全部合同實行監控并簽發執行。
（3）協調機制：各業務科室負責人，對本單位業務員簽訂的合同內容，認為不合格不合法，有權退回合同，業務員重新簽訂;對按照規定屬于復審部分的合同內容，認為不合格不合法的，有權組織有關部門進行合同審查，提出意見后，由經理簽發;合同業務員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調價說明書，調價說明書需由業務科科長、副經理、經理審批后生效。
（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環節，必須按照法律和專業標準的要求，對合同全部內容進行嚴格審查，發現問題立即匯報領導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發票，核對無誤后在發票上標注合同編號，加蓋審核章，財務科方可結算，未經管理科審核及蓋章的原始發票，財務科不得辦理結算手續。同時，配件產品買賣合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據管理等，為管理人員提供有關查詢、收集有關索賠的各類數據的服務等。
（2）合同文件管理模塊：進行合同數據的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數據有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規范和其他有關資料、技術要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統模塊：分為合同法律法規檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規檢索子模塊主要功能是對有關合同管理方面的合同法律法規及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷;其它子模塊是為了方便系統用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發模塊。
3.加強合同管理信息化培訓，提高人員素質和工作效率。合同管理信息系統用戶一般可分為系統維護人員、系統應用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業知識和技能差別很大。系統維護人員和系統應用管理員數量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業人員組成;因為合同的大部分內容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復雜;而審查審批人員按各自負責審查的內容查看相關選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓，必須針對不同對象編寫培訓教材，采取集中學習與個人自學相結合的方式，讓員工在短時間內了解與本崗位工作有關的系統功能和操作方法，達到事半功倍的效果。
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1.簽約授權管理
實施信息化管理的企業通過信合同信息系統對簽約授權管理實施集中管控。規模企業在傳統模式下難以實現統一集中管理，在信息化條件下，合同承辦部門在信息系統內提出授權申請，審批人員審批通過后形成簽約授權委托書，在得到授權許可后受托人員方可成辦理合同業務。企業對簽約授權進行統一集中審批監管，管理部門對整個企業的授權情況隨時掌握，動態管理簽約授權范圍、授權人員、授權時限、授權變動等項目內容。
2.合同文本管理
企業合同管理部門依據企業經營管理特點在信息系統中放置標準合同文本及相關法律法規，幫助合同承辦部門完成格式標準、形式規范、內容準確、易于管理的合同文書。合同承辦人選取模板網上制作合同，也可下載標準文本編輯制作后上傳申報，承辦人系統中填寫空白內容就可以完成合同制作。信息系統將企業合同文本規范化，實現法律管理關口前移。
3.合同評審管理
合同評審管理在信息管理系統中的應用是企業跨部門智能化管理的標志之一，合同可在線申報、瀏覽、檢索、審查審批，管理人員足不出戶就可完成合同業務。合同評審采用分級授權、逐級審批，下級單位評審通過后上級單位才能評審，杜絕了上級審完下級走過場的現象。
4.合同相對人管理
合同相對人信息可包含企業名稱、住所、性質、營業執照、稅務登記證、經營范圍、注冊資本等相關信息，無論是客戶還是供應商，無論是法人單位還是自然人主體，信息系統都可提供一份完整的檔案資料，也可以作為通訊錄使用。企業根據自身經營管理情況選擇管控范圍，應重點對供應商、客戶狀況進行動態監控。對資質較差的供應商、客戶在合同相對人數據庫予以標注，在簽訂合同時信息系統會做出警示。企業把供應商準入放置在信息系統中，供應商資格審核、供應商資質評定都通過系統加以認定，新增合同相對人只有先通過信息系統評定，才可以辦理合同簽訂與后續業務。
5.合同履約管理
企業通過信息系統對合同履約過程進行嚴格監控管理，通過生產管理軟件將合同履約信息集成到信息系統中，相關管理者可以掌握合同產品的材料采購、加工進度、倉儲發運、合同款結算、合同違約等相關信息。依據信息系統獲取的合同履約信息，企業調整相應供應鏈環節與市場營銷策略，在工作中做到有的放矢。企業合同管理周期較長，在合同履約的過程中，隨著條件的不斷變化進行調整，保證合同目標實現。對合同履約信息進行網上跟蹤，實現合同的全壽命周期監管，保證了合同信息的完整性，提高各單位及部門對合同管理過程的了解，確保合同管理良性發展。
6.數據共享管理
兼容性較強的合同管理軟件可以與企業ERP系統、生產加工執行系統、審計管理系統、檔案管理系統等信息系統實現數據共享。通過信息數據共享，實現數據集成，避免企業不必要的重復勞動與投入。合同信息系統為ERP系統提供各類合同數據、幫助審計部門實現網上合同審計監督、幫助檔案管理系統完成合同電子歸檔管理。合同信息系統從企業ERP系統、生產加工執行系統中抽取各類相關數據，供合同管理部門使用。
7.查詢統計與分析管理
企業通過信息系統動態采集、匯總、分析合同數據，從合同角度反映企業生產經營狀況。合同信息系統收集錄入的各類數據，通過自定義查詢字段、設定報表模塊，形成各類商務智能報表，統計合同信息。信息系統通過系統數據過濾分析合同信息，對合同簽訂、合同資金流向、合同履約、合同變更率、合同違約率、合同相對人信用度、合同相對人貢獻度等內容進行深入細致的分析，甚至還可以合同管理中的工作效率進行分析。信息系統在企業運行情況評價、經營狀況分析等諸多方面。助力企業管理者分析決策。
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項目管理是一個復雜的多方位的行為活動，項目管理是由一條主線流程和多條支線流程所組成 的。一個項目的運作除了材料、人員的管理，還有大量的計劃進度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術，卻也同樣地繁瑣和重要。對這些工作應該設置相應的工作模塊，提供詳實的數據資料和各類表單。將原來的大量文字材料和表格整合為一個個簡單明了的模塊。從項目管理系統開發的目的以及項目管理的概念來看，我們開發項目管理系統的重點應是創造一個能有效控制項目成本，規范人員行為的管理軟件。其解決方案是以預算為管理基礎，先確定項目管理人員權限與工作，明確每個項目人員的工作責任和權限，然后由各個施工員完成自己的分部預算構成主預算，以主預算為項目開始以及系統運行的基礎，通過系統限定強制預算（軟件設定每個項目在進行初始必須有預算，否則無法進行）的必要性，有效保障項目的成本不會超出預算。雖然在發生預算需要變化的情況下，可以通過各種簽證單來修正，但是嚴格的條件限定和數據交換也可以清楚地記載每一筆發生的成本變動，并通過名為“成本管理”的模塊迅速查詢分析。
在主預算完成后，預算之后的每一筆進料領料都直接與主預算進行數據交換，材料的每次入庫和使用都有明確的記錄和附加信息，任何時候項目的材料和人工成本都一目了然。嚴格限定了領料工作和預算以及領料計劃之間的關系，讓預算外的領料不能通過，從管理的角度堵住了超支領料的漏洞，有效防止由于管理粗放而造成的浪費。
當然，項目實施過程中會有許多不確定因素而造成計劃不斷變更。從項目管理的要求以及從現場了解到的情況，應該增加施工任務更改單這樣一個組件。在明確項目管理人員的權責后，可以對預算的內容和使用量進行更改，確保現場情況變動后的領料或人工調用能夠順利完成并將此件發生的信息記錄下來。雖然這只是一個簡單的小部件，但卻使整個系統以預算為基礎的設計思想變得更為靈活而非死板。 項目管理系統使用人員權限與身份認證統一的登錄方式，規范了人員的工作，明確了每個人的工作職責。可以將完整的項目管理過程分解為若干的部分并對應相應的模塊，通過管理員的分配為這些工作模塊設置確定的工作負責人。
從項目現場掌握的情況來看，大部分項目在材料領用方面的管理都有很多不足之處。多數是由于預算不明確，領料往往缺乏控制，為了保持工程進度，只要來領就給料，在項目竣工時往往會發現支出很多不必要的材料費用，領料計劃成為了一張過后再補的統計證明。而項目施工員本身也經常因為工作忙碌或其他各種原因擱置這一工作，甚至有的材料是施工班組做好領料單交給施工員簽字。從管理的角度來說這顯然是存在問題的，首先施工員在領料的同時不可能清楚地記得各次累計的領料量，只有在登帳的時候才能發現，所以，施工員每次在使用的時候也不會特別注意節約材料，反正每次領料都沒有問題，就無所謂什么領料計劃和合理使用材料了。同時由于材料員在項目中不可能時時做出準確的材料出入庫的匯總帳目，項目經理也比較難以在發生問題后解決。
使用項目管理系統的主要目的之一就是規范化收發料，在每次收料和發料的同時都記錄數據并實時匯總，在使用材料的范圍，也作出了以下嚴格的控制。 首先，必須是材料預算中有的，如果沒有可以通過“基礎信息維護”部分建立相應的材料類別關系對材料分類。然后根據甲乙雙方供料的不同分配到甲供材料入庫驗收和乙供材料驗收入庫。
其次，在實際使用中，甲乙分別填寫各自的領料單領料，而在這一操作的同時，庫存材料的數量也會相應地變化。由于這一切都是在系統中完成的，而且數據間有著絕對的對應關系，任何超出預算的領料除非專門的審核否則不能進行，這就對領料數量的上限有了約束。加上月需求計劃的限制，從而相對嚴格地控制了施工用料的精確數量。
再次，對于項目部材料管理人員權限主要是由項目部的材料員負責，施工員可以根據工程要求開領料單至材料員處領料，在系統中所有的權限都是由項目系統管理員分配的，一般情況下，在整個材料處理過程中，系統記錄下每次領料數量和使用量，只要項目經理瀏覽一下匯總數據，就可以知道 是工程的哪個分部分項出了問題并迅速解決，同時材料員也可以在材料存量，使用數等方面更加直觀地了解情況，遇到各種問題可以很容易地找到問題原因，提醒項目經理。對于施工員，就要求他們在工作中，事先都要有周密的安排，不能沒有計劃地工作，提升工作質量，不然同樣的工作有的需要的材料不同，就可以在工作中找出需要提高的地方，這對于施工員的成長至關重要。項目管理系統就是要不斷幫助施工員解決問題，是一個發現問題、尋找原因、修正錯誤的循環往復的過程。施工任務書：施工任務書是項目管理中重要的組成部分，是對施工計劃和完成情況的主要記錄資料。在生成施工任務書前，我們必須有完成的分包合同基本信息、工程項目分包申請表、班組信息登記表。與通過手工填寫施工任務書不同，施工員只須選擇相應的分部分項、班組信息、單位工程等。通過交換數據項目管理系統由預算和計劃自動生成施工任務書。這樣就避免了因數據不清或遺漏疏忽造成的錯誤，也防止了施工完成后再補填施工任務書的情況出現。
施工任務書生成后可以保存及打印以備所需，在實際施工完成后，再次打開相關的施工任務書，將實際施工量填入并提交，其中的數據就會自動地與預算和材料庫存等內容進行數據交換，清楚地記載下施工工程進行的實際情況。
結語：在我國社會經濟多元化的大環境之下，我國的商業競爭也愈演愈烈，然而，每個企業想在如此殘酷的競爭中勝出必須制定好競爭策略。當把每一個項目都信息化之時，也給企業增加了不少勝算
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一、緒論
綜合管理信息化是將企業的生產過程、物料管理、市場營銷、財務管理等業務過程集成在統一的數字化系統中，通過系統加工、整合生成新的信息資源，提供給各層次的人們了解各類業務中的信息，以便做出有利于生產要素組合優化的決策，使企業資源合理配置，從而使企業能適應瞬息萬變的市場經濟競爭環境，求得最大的經濟效益。
二、中小企業綜合管理信息化的意義
改革開放以來，我國的中小企業得到了迅速發展。據統計，到2007年底，我國中小企業數量超過4200萬家。這些中小企業的信息化存在著一定的普遍特征：員工信息化的知識基礎薄弱、企業管理和生產環節中缺少管理信息化支撐，導致存在著信息不充分、流程不順暢、工作效率低等問題。在市場經濟為主導的今天，信息化管理思想在企業現代化管理中占有舉足輕重的地位，建立以企業行政管理、生產過程管理、市場客戶管理、物料設備管理等為核心的企業綜合管理系統已經迫在眉梢。
三、中小企業綜合管理系統設計思路
本文設計的中小企業綜合管理系統能夠實現企業日常運轉中的行政事務管理，生產過程中的物料、設備、技術管理，以及產品銷售過程中的市場營銷、客戶服務管理等，并且各個業務管理在系統中實現高度集成。，中小企業信息化。通過系統數據中心的建立，使企業工作人員的日常業務處理實現自動化，充分確保業務數據的及時準確流轉和共享，很好的保證了業務數據的唯一性和安全性等，進一步提高工作效率，完善業務管理手段。在設計時既考慮了系統本身的功能實現，也考慮了系統與第三方系統的關系和整合，在系統設計時充分體現以下思路：
1、 減小中小企業在信息化建設成本，做到能解決企業最急迫的信息化問題。，中小企業信息化。，中小企業信息化。
中小企業的資金是有限的，集中解決信息化的關鍵業務點是綜合管理信息系統的重點，旨在以信息化手段減少資源浪費、提高工作效率。，中小企業信息化。
2、 以系統集成為手段實現組織協同和信息整合
系統以業務表單執行控制和管理實現日常業務的協同，以項目管理的方式組織實現各業務之間的協同。，中小企業信息化。系統采用面向服務架構通過標準數據交換接口與第三方系統交換信息，實現系統之間的集成。系統設計為一個綜合的信息工作平臺系統，讓使用者可以在同一個界面完成不同的工作，得到與他相關的任何業務的信息，成為組織協同管理的工作平臺和工具。
3、 業務狀態及時跟蹤
企業用戶可實時跟蹤一個業務流程的進展狀況，查詢錄入單據在流程中的位置，以便及時了解自己或他人的工作進展情況，另外系統還提供流程的可定制功能，能更好地適應企業業務流程變化。
4、 良好可擴展性、可維護性和對企業管理的適應性
系統全面支持XML、SOAP、WEB SERVICE等當前受到普遍支持的開放標準，這就保證了系統能夠與其他平臺的應用系統、數據庫等相互交換數據并進行應用級的互操作和互連性。
系統企業的實際環境具有良好的適應性，充分體現企業管理特色。系統規范企業管理的過程中，是企業適應信息化管理的過程和綜合管理系統適應企業管理特色的雙向過程，系統在設計時充分考慮模塊之間的低耦合度，使得每個業務模塊的功能即可單獨實現并擴展，也可與其他模塊良好集成。
四、中小企業綜合管理系統功能設計
綜合管理系統的功能體系結構整體可以分為四層: 底層平臺層、技術支持層、核心服務層、企業應用層。整個系統主要流程以項目為主線，將客戶、市場營銷、生產、物資供應等業務聯系在一起，根據項目實施的不同階段設計相應的流程以及系統功能。系統依托企業運營總體流程對功能模塊進行了合理劃分。具體功能如下：
1、日常辦公
為日常辦公提供方便的個人日程安排與提醒、工作記錄、通訊錄等功能。
2、人事管理
提供企業各類人員的職工檔案、家庭成員、工作履歷、學歷、職稱評定、獎懲、聘用、調動、解聘辭職、離退等數據的錄入、查詢、統計、報表打印和圖形顯示，還提供考勤和考核管理功能。
3、設備管理
實現設備信息庫的建立，設備前期的選型、采購、安裝測試、轉固；設備轉固后的移裝、封存、啟封、閑置、租賃、轉讓、報廢，設備運行過程中的技術狀態、維護、保養情況記錄。實現設備全壽命周期臺賬查詢、報表功能。
4、物料管理
實現企業的物料需求、采購、庫存和物料供應商的有效信息化管理，規范業務用料流程，銜接好生產的各個環節，確保生產的順利進行，降低原材料成本和運營成本。
5、庫存管理
采用信息化手段掌握庫存量動態，實時記錄入庫、出庫的物料詳細信息，提供庫存情況查詢、盤點、報表等功能。
6、標書管理
對企業招投標書基本信息的管理、招標書相關文件的管理、招投標資料的歸檔、招投標的過程和結果記錄以及招投標過程中的費用管理。
7、合同管理
對企業多種合同分類管理、合同相關資料的歸檔、以及對合同執行流程的控制以及合同資金計劃的管理。
8、生產管理
將企業的生產流程、生產任務的管理納入系統，及時跟蹤并及時安排生產任務、組織物料采購，以提高生產效率。
9、客戶管理
提供分類管理企業客戶，記錄客戶需求，提供售后服務管理，總結售后服務中的各種問題等功能。，中小企業信息化。
10、檔案管理和報表管理
對需要納入檔案管理的各類實物（含紙質）及電子“檔案”實現信息化管理，加強檔案及相關數據管理，提高檔案管理的規范化、信息化化，對企業各業務過程產生的報表作統一管理，提供報表生成、查詢、打印等功能。
五、結語
本文以一般的中小企業的綜合管理信息化需求為出發點，以適應企業信息化需求，減少信息化成本，提高企業信息化程度和管理水平為目的，設計了適應一般中小企業的綜合管理信息系統，將企業的核心業務納入到系統中，能有效解決企業的管理過程中存在信息不及時、效率低等問題。
參考文獻
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農村土地承包合同檔案管理信息化就是指利用計算機和網絡對農村土地承包合同檔案信息的進行收集、傳輸以及儲存的活動。農村土地承包合同檔案管理信息化的內容一般分別是指農村土地承包合同檔案信息數字化和農村土地承包合同檔案傳遞網絡化。農村土地承包合同檔案管理信息化是農村土地承包合同檔案管理的工具，能積極地推進農村土地承包合同檔案管理信息化進程。
農村土地承包合同檔案管理工作信息系統的建立有兩個好處。第一，農村土地承包合同檔案管理內容的信息化同時也系統化了農村土地承包合同檔案內容，軟件的使用可以最大限度解構農村土地承包合同檔案信息本身的價值，提高農村土地承包合同檔案信息的使用效率。這有利于加強對農村土地承包合同檔案信息的利用和挖掘。第二，農村土地承包合同檔案管理信息化的一大特點是農村土地承包合同檔案信息易復制、所占存儲物理空間小、傳輸快捷，降低了成本的同時也極大地便利了農村土地承包合同檔案管理工作，使其能服務于更多的人群，有效擴大服務對象范圍。
但在工作中，應注意到農村土地承包合同檔案管理信息系統本身的不足。便利的農村土地承包合同檔案信息管理可以造成極為突出的安全性問題。計算機軟件使用和網絡的引入在信息化過程中是無法回避的，農村土地承包合同檔案信息被竊取的風險就增加了，因此，需要在信息化的同時做好軟件及網絡安全工作，保障農村土地承包合同檔案管理工作的順利進行。
2 新時期加強農村土地承包合同檔案管理信息化的策略
2.1 加強軟硬件建設
實現農村土地承包合同檔案管理信息化，首先要加大軟硬件方面的建設力度。一是硬件設施的到位。農村土地承包合同檔案信息化管理中，不僅需要使用到臺式電腦，與之配套的dvd刻錄設備、掃描儀等辦公設備和良好的網絡條件也不可或缺。因此，要加大在的硬件購買方面的資金投入，配置完善的硬件環境，完善網絡條件，保證將信息使用主體與農村土地承包合同檔案管理設備的穩定鏈接。第二，管理軟件要結合實際情況選擇，應考慮當地網絡、硬件、服務對象范圍后，決定軟件的使用。另外，很多管理軟件的漏洞較多，若不及時升級，會使得農村土地承包合同檔案管理平添安全風險。所以應綜合考慮軟件的各方面情況，根據其成熟性、公司實力、售后服務等方面選擇各方面較穩定的軟件。
2.2 建立統一的農村土地承包合同檔案管理信息化標準
農村土地承包合同檔案管理信息化是管理工具，目的是實現農村土地承包合同檔案資源利用的最大化。因為，在農村土地承包合同檔案管理的各個環節中，由于各地工作條件不一，方法各不相同，在這種情況下，要做到農村土地承包合同檔案信息的共享工程量較大。因此，必須有效建立起一套統一的農村土地承包合同檔案管理信息化標準，對于農村土地承包合同檔案的整理、統計、服務標準等進行統一規定，以此作為進行農村土地承包合同檔案管理工作的標準。這種統一的標準的使用，使各地農村土地承包合同檔案信息在合并統一管理、查詢時無阻礙，大大提高了信息的利用率，對農村土地承包合同檔案信息資源的共享與管理十分有利。
3 “3S”技術在農村土地承包合同管理工作中的應用
“3S”技術（GPS、GIS、CIS）在發達國家的各個產業中應用得都相當廣泛，而我國在基礎測繪、土地利用、城市規劃、國防建設等方面也大規模使用此項技術。從國內外目前的使用經驗來看，對主要農產品的種植面積、土地流轉等農業經濟信息的全面采集、管理，完全可以利用“3S”技術帶來的便利，為更好地服務“三農”打下堅實基礎。
（1）信息采集與整理。首先，需要用GPS獲得基礎土地數據，之后使用GIS系統，將采集的數據導入，再將相關因子輸入。之后，要運行核對、查漏補缺等程序模塊。通過此一系列操作，農村土地承包基本資料可以較完整地獲取。在后續環節中，底圖應選擇宗地勾繪圖，以方便在計算機上描繪宗地界限，標注宗地內業號。最后，選擇比例尺，建立圖表關聯，查閱經營權證登記申請表，進行出圖工作。而宗地位置圖、繪制圖等無需另外的工序，可以直接生成。
（2）紙質文件相關處理。根據農村土地承包工作的必要程序來看，農村土地承包合同書、申請書、登記簿等紙質文件的填寫，在一般情況下，會耗費大量的工作時間和人力資源，且容易出現人工錯誤。而“3S”技術結合經過一定設計的農村土地承包經營權證書打印設備或系統，各種紙質文件的輸入和輸出均可準確、快速地實現，不僅保證了紙質文件的統一、規范與完整，還杜絕了承包期間文件被篡改的可能性。
（3）數據庫建立。應按照較高標準的要求進行工作，積極引進先進的測量技術和數字化管理平臺，將所有采集到的信息數字納入微機管理，提高合同管理信息的查詢效率，為后期的產業發展規劃和農業資源保護管理提供有力的技術保障。另外，具體數據庫類型的選用要根據各地數據規模、軟硬件條件適當選擇，在保障工作順利進行的條件下，注重性能與后續升級服務的便利與成本。
4 結論
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電算化會計能夠為企業處理諸多相當繁復的事務。隨著電算化會計的快速發展與完善,想必一定會與企業管理系統結合起來,進行統籌規劃、共同設計,以盡快建立和完善局域網,達到最大限度信息互換、信息共享。電算化會計在未來的工作中占有很大的比重,其將在企業管理中起到不可或缺的作用。
2.管理信息系統的概念
管理信息系統(MIS)能夠為企業最終管理決策提供更好的支持,其是通過人、計算機、應用程序和相關數據構建起來的一個便捷信息系統。其具體包括以下內容:通過企業內部和外部數據的處理獲取相應的管理信息,并以此來控制企業的行為;利用現有的數據和模型,預測未來的發展情況;從企業全局出發,為管理者進行決策提供可選方案。管理信息系統按管理職能一般可分為電算化會計管理、人事管理、生產管理、營銷管理計劃管理和庫存管理等信息子系統。管理信息系統各個子系統有著各自不同的工作智能,對企業管理具有不同的作用。各個子系統之間也具有一定的聯系,但又保持著獨立,其中電算化會計具有最為突出的作用。
二、電算化會計系統與管理信息系統的關系
企業管理的現代化是電算化會計發展的必然趨勢。從上文可知,電算化會計系統是管理信息系統的最重要的子系統,主要通過價值量來反映和監督企業的生產經營活動。其中財務會計的信息量占整個管理信息量的一半還多,并且它們之間存在著非常密切的聯系。如此,要想真正的使企業管理達到現代化,便要竭盡全力發展會計電算化。
從近幾年的管理效果上來看。電算化會計給各個企業在管理的決策上提供了較大幫助,對其進行再研究開發式刻不容緩的話題;而企業若想更好更快的發展,就必須使用管理信息系統,管理信息系統的不斷升級將給電算化會計帶來更多福音。但是需要明確,管理信息系統包括電算化會計,它們是從屬關系。管理信息系統涉及范圍廣,各子系統既相互獨立,又具有一定的內在聯系,具體來說,管理信息化系統是運用數據庫、計算機網絡等技術,以企業生產經營一體化,符合企業經濟效益最大化原則為前提,對企業各個方面進行系統分析,使用先進的技術手段給企業帶來更加可靠的數據支撐,通過企業的管理信息系統,其可將企業的各個方面的數據資源處理并進行整合從而將其反映到數據報表中,從而使企業具有自動化控制功能。如此,管理信息系統是在電算化會計的基礎上發展起來的,從而對會計信息及其它對企業運行有益的信息進行整合處理,以財務管理為核心,采用當前先進的技術手段,建立可以為不同形式的企業帶來服務的經濟模型,達到企業管理現代化的目的。
三、實現電算化會計系統與管理信息系統一體化存在的問題
1.人員素質問題
電算化會計與管理信息系統相結合,它所需要的會計人員文化程度較高,首先其應該熟知會計事務,同時又不可或缺的懂得管理事務;應該熟知電算化方面的相關知識,同時應該很好的掌握網絡知識;既能解決當前會計事務中存在的問題,還要具備一定的經驗。由于上面內容的限制,我們可以得出,當前正在從事電算化會計的相關人員根本不符合上述的要求,如此,我們應該盡快盡最大努力加強從業者的專業素質。因此從事電算化會計人員素質問題是當前亟待解決的問題。
2.網絡安全性問題
網絡的安全性對于會計的實施具有決定性作用。隨著互聯網的不斷普及和發展,網絡犯罪活動也相應的增多,其給網絡會計的進一步發展敲響警鐘,在發展過程中,一定要注意對于網絡犯罪活動的防范,以免造成非常嚴重的損失。會計信息對于一個企業來說非常重要,不能泄漏和丟失。當前,互聯網所處的環境需要相關企業人員給與足夠的重視,萬不能將企業的重要信息在網上公布傳輸等操作,確保企業機密信息保存完整。
3.突發事件的預防及應對問題
為了減小意外事件對企業信息系統的損害,企業針對一些突發性、災害性的事件,如火災、水害、停電等,還需要制訂相應的應急計劃。需要信息管理人員每日檢查相應設備的運行情況,相應資源資源是否做過備份處理工作。
四、實現電算化會計系統與管理信息系統一體化的意義和對策
1.樹立現代企業管理觀念
企業管理者應樹立以下觀念:一是系統工程觀念。電算化會計及企業管理現代化不是一日兩日便可完成的任務,必須對企業的各項工作進行配套改革,制定和完善企業現代化管理制度等。二是戰略決策觀念。企業經營策略是企業得以生存的根本保障,公司正常的運轉及快速發展均離不開企業的合理經營,而采用當前先進的計算機網絡和技術,以最快速度達到企業管理現代化是企業得以繼續發展的不二選擇。三是管理一體化觀念。企業的物資供應、產品生產
、市場營銷、人事管理、設備管理、會計核算和財務管理等組成一個完整的系統,它們之間聯系非常緊密,如此,必須將管理信息系統中的每個子系統進行協調發展。 2.建立現代企業管理制度
隨著國內經濟的不斷發展,相關部門頒布的經濟法規進一步完善和一些先進工具的持續問世,企業有必要進行相應的改革調整,使本身的管理制度得到提高,如:崗位責任制度、用工制度、效績考核制度等。
3.采用現代化管理手段
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精細化管理它是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，它是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的關鍵一步。現代管理認為，管理有三個層次，一是規范化，二是精細化，三是個性化；它是崗位責任人應用已優化的崗位業務流程，全面、具體地完成崗位責任工作任務。精細化管理就是將管理責任具體化、明確化，它要求每個人都要第一次就把工作做到位，對工作負責，對崗位負責，人人都管理，處處有管理，事事見管理。
河南黃河通信精細化管理的主要工作內容，一是在全局通信職工中貫徹學習精細化管理的核心和靈魂，培育精細文化；二是做好上級下達的目標工作任務的分解，確保全年任務的完成；三是梳理業務流程及工作流程，優化改進核心的以及關鍵節點的流程；四是強化績效管理，提高績效管理水平。
河南黃河通信管理工作實施精細化管理，其實質就是在日常管理工作中，做到“八化”：1）細化。即任務分解要細化；布置工作要細化；制定計劃要細化；指揮、指導要細化；2）量化。即績效衡量標準要量化或行為化；3）流程優化。本著復雜問題簡單化，簡單問題流程化和規范化；4）協同化。即工作流程的上下游、工作單元之間、長途電路全程的銜接配合要協同；5）模板化。即核心業務流程的關鍵節點的操作程序要模板化。包括管理工作的文檔格式、數據格式、內容結構等都要實現模板化；6）標準化。即統一通信管理標準、設備規格技術標準、業務技能操作標準、服務質量標準；7）實證化。即績效評估實證化。以事實為依據，對照目標責任要求和績效標準進行事實結果核對比較，強調日常數據（包括日常管理、設備運行、績效考核等各種記錄）及事實的收集；8）嚴格化。即執行的標準和控制偏差的標準要精細。
根據河南黃河通信的現狀和具體情況，結合精細化常規管理工作的三個層次以及日常管理工作中的“八化”措施，對河南黃河通信系統實施精細化管理，其具體實施步驟是：
1 通信管理及設備運行維護工作
1.1通信網實行統一調度、分級管理
河南黃河通信網的資源和運行管理實行“統一規劃、統一調度、分級管理、下級服從上級、局部服從整體”的原則。在日常的管理工作中，要突出全程全網、聯合作業、協同配合的工作特點。河南黃河通網的調度由河南局信息中心負責統一調度。
1.2落實通信設備運行維護崗位責任制
河南黃河通信網由多種通信設備、設施構成，為確保通信網可靠的運行，必須對運行的通信設備、設施實行定崗定人。
1）河南局所轄的通信設備（施）由河南局信息中心負責運行維護，責任部門為河南局信息中心通信管理科；
2）局屬各河務局所轄的通信設備（施）由該局信息中心負責運行維護。
1.3對通信設備實行檢測檢修
通信設備（施）的檢修是提高通信質量，確保電路正常運行的重要手段，各責任部門應按通信設備（施）運行管理規程對所轄電路或設備（施）進行檢測；對所轄線路要定期巡視檢查和汛前檢修及雷雨季檢修。
1.4制訂年度防汛通信工作意見
為落實通信為防汛服務是第一要務這一宗旨，保證黃河水、雨、工、險情及防汛信息準確及時傳遞，確保汛期通信暢通，每年4月底前擬《xxxx年汛期通信工作意見》的專題文件，部署全局年度汛期通信工作。
1.5修訂完善各級《黃河防汛通信保障預案》
為確保汛期各級防汛部門《黃河防汛通信保障預案》的實施啟動運作，使其更具有針對性、實用性、可操作性，各單位根據黃河通信網絡、通信設備的現狀以及充分利用地方通信資源的前提下，每年4月底前認真做好《黃河防汛通信保障預案》的修訂完善工作。
1.6加強汛期通信值（帶）班工作
每年6月前擬《關于加強汛期通信值班帶班工作的通知》專題文件，部署汛期全局各級通信值帶班工作，實時了解所轄黃河防汛電路的通阻情況，出現問題及時處理。
1.7落實年終通信考核及標準化通信站復驗工作
每年5月底前，對全局各級通信部門汛前通信設備檢修及檢查初驗收工作進行檢查驗收。
每年12月底前，對各級通信部門落實規章制度情況、通信設備維護、管理和運行情況的考核及標準化通信站的抽查復驗工作。
2 建立健全通信工作管理制度
實施精細化管理，明確細化各部門、各崗位的管理職責和工作流程是規范、創新管理制度的核心。要做到 “凡事有人管、凡事有人監督、凡事有章可循、凡事有據可查”的原則，做到崗位人員管理職責明確、辦事程序清晰、業績便于考核。
2.1建立健全崗位職責制
落實通信為防汛服務是第一要務，保證黃河各種防汛信息準確及時傳遞，確保汛期通信暢通，各級通信部門要于每年6月10前落實并制定《通信人員抗御大洪水全員崗位責任制》。
2.2建立健全機房管理制度
修訂完善程控機房、電源機房、話務機房、監控機房等各項機房管理制度。
2.3建立健全交接班制度
交接班工作是保持電路和設備連續穩定運行的重要手段，交接班工作必須準時、嚴肅、認真、詳細，做到手續清楚、前后銜接、責任分明，防止錯交、漏交。
2.4上崗考核及人員培訓制度
通信管理和運行維護人員均須經上崗前考核合格后方可上崗；通信運行維護及管理人員須具有通信專業理論及業務技能；通信人員的培訓工作應堅持統一規劃、分級負責的原則；對業務技術骨干新技術培訓要保證經常性的培訓。
2.5通信報表制度
1）月報以責任班組為單位編報，主要對運行的通信設備分析為主，統計范圍為責任班組所管轄的通信設備、電路的運行情況；
2）年報以統計為主。內容包括報表目錄、表式、填表說明、有關建議、年終小結及下一年度工作計劃和要點。
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通過某企業的調研，將用戶需求進行歸納和分析后，該系統應實現如下主要功能（如圖1）：系統管理、客戶管理、人事管理、財務管理子系統、購銷存管理子系統、固定資產管理模塊，各模塊功能分析如下:
系統管理：主要負責管理用戶信息、權限設置、用戶登錄以及系統初始化。用戶身份驗證，實現對用戶合法性的檢查，讀取相應用戶權限，用戶信息的添加、刪除以及密碼修改，這些操作只針對管理員，普通用戶只能執行密碼修改功能。
1.企業客戶管理子系統。主要包括客戶資料、聯系記錄、客戶查詢、客戶資料統計與分析、銷售統計與分析等功能。而且客戶關系管理與購銷存模塊是相關聯的，通過客戶可以查到與之相關的合同和項目資料，反之亦然。系統每天自動備份數據庫，并且支持遠程備份。因此，當某個業務員離職時，最多造成一天的資料損失。當新的業務員到位后，管理者可以將以前業務員的檔案重新授權給新業務員管理，這樣，新業務員可以根據檔案中的客戶資料和聯系記錄很快接手業務，有效避免資源和時間的浪費。利用客戶管理中的資料查詢功能，還可以根據客戶名稱、客戶單位、客戶所在城市、服務等級、或者根據客戶備注中做的特殊標記來模糊查找客戶資料，省卻大量時間。
2.企業人事管理子系統。主要包括人員基本情況管理、工資管理、考勤管理和績效評價等幾個方面,以實現用戶方便地輸入和更新信息，由系統自行生成相的統計數據及各類統計報表以供用戶查詢、打印。另外用戶還可以對些基本信息進行定期的更新和刪除,人事管理信息系統力求給用戶方便快捷的途徑去管理這些繁瑣的數據。該子系統可與財務管理子系統交叉引用，是績效評價與工資、獎金掛鉤。
3.企業財務管理子系統。包括應收信息的管理、應付信息的管理等。
4.企業購銷存管理子系統。進貨信息的管理，包括訂貨單的管理、入庫單的管理以及進貨信息的查詢等。生產信息的管理，包括配料單信息的管理、生產計劃單信息的管理、產品組裝單信息的管理，以及相伴信息的查詢等。銷售信息管理，包括銷售單的管理，以及銷售信息的查詢等。庫存信息的管理，包括轉倉單的管理、產品盤點和轉倉信息的查詢等。
5.企業固定資產管理子系統。國有資產入庫包括：資產名、資產種類、資產所在單位、資產數量、資產單價、資產總價、生產廠家、生產日期、有效日期、購買日期、資產類別、存放部門、備注。國有資產出庫包括：主要對資產的出庫數量、出庫日期、領取人進行填寫。國有資產查詢：對學院現有的國有資產按照資產名稱、資產型號、生產日期、生產廠家、有效日期、資產類別和存放部門進行查詢。管理員權限可以對資產信息添加、修改、刪除、查詢。普通用戶只能執行資產信息查詢操作。
三、企業綜合信息網絡化管理系統中主要采用的技術
本系統選擇采用B/S架構來研究和開發本系統，由于B/S結構其數據集中存放于總部的數據庫服務器，客戶端不保存任何業務數據和數據庫連接信息，也無需進行數據同步，所以不存在安全問題；而且數據是集中存放的，客戶端發生的每一筆業務單據都直接進入到中央數據庫，不存在數據一致性的問題。B/S結構可以實時看到當前發生的所有業務，方便了快速決策，有效地避免了企業損失。Web服務器采用微軟公司的IIS6.1，后臺數據庫服務器采用Microsoft公司的SQL Server 2005，動態Web頁采用當前流行的Microsoft公司的ASP. NET技術開發，ASP NET具有如下的優點：可用XCOPY輕松完成部署及應用升級；代碼與內容分離；廣泛的移動設備支持；輕松構建和使用Web服務。開發語言為C#，采用ADO. NET技術進行數據庫連接和操作，上述前沿技術的結合大大地提高了數據庫操作的效率和Web服務器的運行速度，同時，充分運用數據庫的存儲過程技術，提高了系統的數據訪問效率。
在一個管理系統中，很多方法和數據都是可以共享的，為了盡量減少重復操作，可以通過建立一些公共類，提供統一的數據讀寫方法。在需要使用這些方法操作時，僅需要構建這些類的對象來調用類，以完成相應的功能操作，還可方便后來的相關改動。實現數據訪問的類Common類，代碼如下：
//連接數據庫
public const string ConnectionString = "Data Source=mynet;Initial Catalog=product;Integrated Security=True";
//執行 SQL 語句
public const string sql_getUser = "select * from Users,Right where Users.r_id=Right.r_id";
public const string sql_getProduct = "select * from Product, Sort, Department where Product.s_id1=Sort.s_id and Product.d_id1=Department.d_id";
public const string sql_getBooklit = "select * from Booklist,Allow where Allow.a_id=Booklist.a_id";
//取得相關表
public const string table_Users = "Users,Right";
public const string table_Product = "Product,Sort,Department";
public const string table_Booklist = "Booklist,Allow";
實現讀取各表信息的類――DataAccess類實現對數據庫中各表的訪問，為系統連接相關表提供方便。當需要操作某一表時，只需連接這個表在此類中的對應的函數即可。其詳細代碼如下：
SqlConnection cn = new SqlConnection(Common.Class1.ConnectionString);
SqlDataAdapter da;
DataSet ds = new DataSet();
public DataSet getUsers()
{
SqlCommand cmd = new SqlCommand(Common.Class1.sql_getUser, cn);
da = new SqlDataAdapter(cmd);
da.Fill(ds, Common.Class1.table_Users);
return ds;
}
public DataSet getProduct()
{
SqlCommand cmd = new SqlCommand(Common.Class1.sql_getProduct, cn);
da = new SqlDataAdapter(cmd);
da.Fill(ds, Common.Class1.table_Product);
return ds;
}
public DataSet getBooklist()
{
DataSet ds = new DataSet();
SqlCommand cmd = new SqlCommand(Common.Class1.sql_getBooklit, cn);
da = new SqlDataAdapter(cmd);
da.Fill(ds, Common.Class1.table_Booklist);
return ds;
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項目背景
我院自90年代開始進行電子文件成果整理歸檔以來，實現了以計算機數據庫技術為基礎的電子化檔案管理。目前我院通過引進和開發系統，管理著包括建筑、規劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項工程、23萬個各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個亟待解決的問題：
檔案的管理工作由不同的系統完成，如建筑市政專業使用建筑圖檔管理系統，規劃專業使用gzpi規劃成果數據庫管理系統，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統等，數據信息被分割，無法實現共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統重復操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。
檔案日常借閱流通管理只部分實現了以條形碼管理為核心的流通管理機制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。
以科學、規范的管理機制，利用現代化網絡技術手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。
1項目目標
將我院不同的檔案管理系統數據庫進行整合，以統一、規范的管理模式實現對不同專業檔案進行管理；實現以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機制。
建設內容
我院綜合檔案管理系統項目的建設內容包括：（1）實現對科技、文書檔案進行管理；（2）對我院現有的建筑圖檔管理系統進行升級、結構重組及開放接口；（3）實現圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統數據及規劃成果等歷史數據轉換導入到綜合檔案管理系統。
項目組根據我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設計專業圖檔管理系統《智慧2000圖檔管理系統》的基礎上進行系統升級，經升級后能滿足我院的需求，具體如下：
系統用戶
綜合檔案管理系統面向全院工作人員開放，權限設置參考下表所示：
軟件安全控制
綜合檔案是我院寶貴財富，為保證數據安全，采取如下手段對數據進行保護：
1、角色權限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權限，防止檔案信息被盜取或篡改。
2、對檔案數據每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復。
3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進行日志記錄，便于追溯。
系統維護方案
根據工作計劃安排，綜合檔案管理系統運行后，檔案資料室、信息辦及其它相關職能生產部門共同參與綜合檔案管理系統的更新與維護工作，建議如下：
檔案資料室：對現存檔案室的資料進行系統管理，及時添加、更新綜合檔案管理系統中的案卷級、卷內級條目；指導并督促各生產部門及相關職能部門按要求進行電子文件上傳歸檔工作。
信息辦：協助配合檔案資料室收集反饋的系統技術問題并加以解決；對數據庫安全備份，并對系統進行維護。
相關職能生產部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關于實施《技術資料歸檔實施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時上傳應歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統；系統技術問題反饋給信息辦。
系統總體設計模式
由于系統用戶覆蓋面較廣，客戶端點數較多，同時，從系統維護的簡易性角度出發，也考慮到與現有的信息大廳的整合，采用了B/S的設計模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進入本系統。
系統數據庫選型
系統采用主流的MSSQL2005數據庫，具有良好的數據處理及響應速度，適合B/S模式開發。
開發平臺選型
系統采用JAVA平臺進行開發，開發效率高，安裝部署容易，系統維護簡便。
技術亮點
1、描述：由于我院各生產專業科技檔案以及院內文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統一，文件格式也不統一，電子文件的存放介質也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統管理上的困難。
技術亮點：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規則，并通過生成模板進行了電子文件歸類。
解決方法：通過對我院相關生產部門、職能部門放開上傳電子文件的權限，由相關部門直接向系統進行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內容進行電子文件的分類，由檔案室進行審核。電子文件格式和命名規則參照全質辦的《歸檔電子文件數字化標準》。
2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進行的，不利于統計，工作效率也較低。
技術亮點：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。
解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時，系統自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統中生成對應案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統計與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數據庫對接，在系統的用戶數據庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進行人員識別。
項目總體評價
項目按預期完成，建立院內各專業、不同文件格式數據庫及系統，實現電子文件的在線歸檔以及院內共享；
軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業進行了功能驗證（其中建筑專業圖檔系統已在第一期驗收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統管理員參與，其中通過驗證人員數為9人，通過率為100%，所發來書面意見同意使用該軟件；
