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一、檔案規范化管理的意義
（一）做好社保檔案管理具有一定的政治意義。近兩年，我國提出城鄉一體化建設理念以來，提高了城鄉居民的社保意識，也提高了城鄉政府對于民眾權益的維護力度。因此為進一步保證居民權益不受損害，同時進一步提高廣大居民對于社保的了解程度與參保意識，應建立相應的檔案管理體系，準確詳實記錄每一位參保人的社保信息，如其工作信息、參保年限、保險待遇等。而且隨著時間的變化，參保人數也會有所增加，數據情況也會發生相應變化，結合實際工作需要整理、制定出科學有效的社保檔案管理計劃，能有效減輕管理人員的工作量，提高數據處理的準確率。
（二）社會保險檔案管理工作與居民的自身利益有著密切關系。依照我國的社會保險制度，當參保人到達規定年齡時，就能依照參保憑證領取相應的社會福利待遇，但在這期間，需要辦理一系列相關證明手續，作用如下：一是能進一步簡化辦理流程，提高辦理效率。二是能有效保護居民相關權益，確定數據的準確性，并為參保人建立個人賬戶，定期進行保險費轉入，提高基金轉移效率。
二、城鄉居民社會養老保險檔案管理存在的問題
（一）管理制度建設不夠完善。其具體表現：沒有一項有效的操作指導方案與監管系統。在老齡化不斷攀升的背景下，會不斷增加參保人數，因此各地區應該結合居民文化程度、參保年齡等基礎資料制定相應較為可靠的管理制度，提高居民操作的規范性。很多地區并未有較為詳細的操作指導方案，一些參保人在填寫資料時，由于沒有相關經歷或是年紀較大，很容易出現信息填寫錯誤的情況，并直接在表格上進行涂改，直接降低了客觀性。有些地方雖然推薦使用電子設備進行填報，但是該方式受網絡信號、系統速度影響較大，而且文字指導性較強，雖然對于一些年輕參保人而言，使用起來比較方便，但對一些年齡較大的參保人而言，其操作方面尚存在很多問題。
（二）管理人員專業能力有待提高。主要表現在兩個方面：第一是信息素養提高方面，隨著信息化建設的推廣，城鄉居民社保管理逐漸在向信息化建設管理過渡。但是很多地區還存在人員信息素養不足的情況，不能很好利用相關程序進行檔案管理、檢查，增加了許多無謂的檔案管理工作。第二是很多人員專業管理能力有待提高，許多地區檔案管理人員對于社保檔案管理并沒有較為完整的管理思路，并且缺乏相應的檔案管理知識。因此表現在具體工作中，只是依照領導指示，進行檔案內容檢查、整理、歸類，沒有形成較為健全的管理架構，這相應降低了管理效率。
（三）電子檔案管理制度有待完善。電子檔案管理能有效提高檔案管理的社會效益與經濟效益，可以將大量的紙質材料檔案轉化成電子檔案進行存放，借助互聯網就可以調用數據。另外，提高了檔案的公開性，參保人依照個人社保號碼就可以在網上查詢到個人參保信息。雖然目前我國多省（市、區）都在積極建立線上居民參保檔案管理系統，但其主要功能只是在查閱與調取方面，并沒有發揮更多的功效，因此，需要進一步提高管理部門對于線上系統的利用效率。
三、城鄉居民社會養老保險檔案管理水平提高策略
（一）建立相應的指導監督系統。各地區社保管理部門應結合本地社保服務需要，建立相關的檔案管理制度，此方面可以借鑒省級指導標準，提高信息傳遞準確率與速率。可在社保局大廳開設服務崗，并設置固定與流動兩類服務人員，在大廳社保信息填寫區域張貼示范填寫與填寫要求，并放置空白表格，對于一些填寫有困難的居民，主動幫助服務，并在填寫過后再次確認信息。對于信息有誤的資料可通過短信與電話兩種方式進行提示，幫助居民盡快修改信息，提高手續辦理速度。建立相應的監督管理體系，并依照檔案情況制定相應的檔案管理制度，定期對檔案管理效率、準確度等進行檢查，不斷完善制度，使得社保檔案管理工作有章可循，依法依規。
（二）提升人員管理能力。要通過兩方面對管理人員進行培訓。第一個方面是專業能力培訓，定期對管理人員進行專業能力培訓，向其介紹一些檔案管理知識，提升其規范管理意識，并通過經驗總結尋找符合地區參保要求的檔案管理辦法，明確管理思路，提高管理的靈活性與實用性。第二個方面是加強信息素養能力提升，可以請相應的技術公司人員進行崗位培訓，幫助管理人員提高操作能力，并配以相應的使用手冊，方便查詢；也可結合實際需要建立合作關系，長期提供技術支持服務，減少技術問題干擾。另外部門內可適當引進該類信息檔案管理人才，因為當前很多地區領導檔案管理意識不足，檔案管理人手較少，當工作量較大的時候往往通過借調來提高管理效率。但是借調人員都存在一定程度的流動性，其對于檔案內容、管理辦法的了解程度也比較低，反而需要一段時間的適應期，相應降低了管理效率。通過引進技術人才，不但可以有效解決人手不足的問題，還能降低管理人員的流動性，建立專業的社保檔案管理隊伍，提高管理能力。
（三）調整電子化管理辦法。隨著目前各類電子設備的普及以及對人們生活方式的改變，信息化管理已經成為一種不可逆的趨勢，因此社保管理部門更要加強對此方面的建設力度。第一，要加強推廣宣傳力度，通過建立相應公眾號或與其他事業單位部門進行合作推廣，提高城鄉居民的線上知曉率，并附贈介紹相應的填報、操作程序與規范要求，提高居民使用效率。第二，定期對電子系統進行升級，提高其數據傳輸力度，提高服務質量。第三，結合社保管理需要進一步進行程序開發，提高其功能性與人社局其他服務的關聯性，幫助居民在填報信息的同時能完成其他信息的填寫操作，進一步提高檔案管理的完整性。
（四）加強城鄉社會養老保險事業的利用效率。國家社保事業的有序發展，離不開檔案管理工作的規范展開，因此要進一步提高其利用效率就要鼓勵城鄉居民積極參與，通過做好檔案收集整理工作，可以進一步了解城鄉居民的生活狀態，并以此為基礎，進一步擴大宣傳，讓一些未參保的人員了解社保的優勢，提高參與度。還能從這些信息中，得出哪些居民更需要得到社保服務及一些居民不愿參保的原因，并進一步調整政策，幫助居民解決困難，提高對其合法權益的保護力度。
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在城鄉養老保險過程中，檔案資料能夠提供為其提供科學的指導和有利的依據，因此養老保險檔案管理非常重要。這些檔案資料的形式多樣、內容豐富，能夠更好的展現參保人的實際情況，屬于我國檔案資源的有機組成部分。在當前發展經濟建設與社會發展形勢下，城鄉居民社會養老保險檔案工作的重要性更加凸顯，并且已經成為我國城鄉居民社會養老保險經辦部門的首要工作任務。
一、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的意義
1.事關城鄉居民社會養老保險制度改革進程。隨著社會的進步，城鄉居民養老保險正在實現全國并軌，在推行的過程中，養老保險制度根據實際情況增加了很多切實符合人民利益的新內容。鑒于中國社會的實際情況，所需要承擔起的社會系統的工作量是極其龐大的，想要完整無誤的記錄每個人的詳細信息，那么對整個保險部門的工作都是一項極大的挑戰，也促進了城鄉居民養老保險制度的進一步改革。2.事關城鄉居民的切身利益。參保人自辦理參保手續開始再到退休之后享用養老保險所提供的福利，在此過程中需要辦理很多手續。首先在辦理入保手續時，需要錄入詳細的個人信息，將其作為原始資料保存在個人信息檔案中，建立個人賬戶，之后所交的保險費都會將其劃到你的個人賬戶。新農保制度和老農保制度在進行鏈接時，或者是居民和職工的養老保險過渡之時，需要辦理保險關系和基金的轉移手續，其原始的個人檔案信息記錄是以后享受社會保險福利的重要依據。城鄉居民個人的養老保險信息好壞程度極大的影響參保人所能享受的待遇。
二、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的特點
1.涉及面廣。我國作為世界上的人口大國，據第六次全國人口普查數據顯示我國有近50%的人口分布在農村，還有龐大的城鎮居民，我國的城鄉居民保險所囊括的群體異常龐大，相對于其他保險其工程量是極其巨大的。再從信息上看，所具有參保條件的參保人的信息錄入，開戶，繳納保險費，基金管理，保險和基金轉移等等。整個業務檔案所涉及的信息繁冗復雜，數量龐大，包含方方面面的問題。2.變動性大。農村、城市的居民大都屬于城鄉居民社會養老保險的服務對象，這些對象基本都沒有固定工作，因此流動性很大，戶籍也會隨著遷移而調動。尤其是在城市規模不斷擴大的今天，城市人口數量不斷增多，農村人口向城市涌入的趨勢更加顯著，農村勞動力也大量向城市移動，這些居民常年居住在城市，遠離家鄉，并且工作單位也經常發生變化。這就為檔案管理工作帶來了很大難度，居民養老保險檔案構建到繳納中的很多問題都在變化。3.政策性強。我國城鄉居民社會養老保險要遵從保基本、可彈性、覆蓋廣等基本原則，社會養老保險檔案管理也必須要與其相適應，要采取公平、公正的原則，給予不同參保群體的尊重，雖然這些群體具有一定流動性、差異性，但是檔案管理必須要做到一視同仁。保存好參與保險居民的信息、參保時限、待遇水平等內容，這些都與參保人利益之間有密切聯系，同時也關系到黨的惠民政策是否能夠真正落實。
三、涉及城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的建議
1.建立和完善現有的城鄉居民養老保險檔案管理機制。根據社會保險操作流程的相關規定，要根據當地的經濟發展實際狀況和養老保險的特點，建立健全城鄉居民養老保險信息檔案管理，做到有理可循，有章可遵。完善管理機制，及時入檔，及時歸檔，切實做到信息資料的真實完整，完善制度中檔案管理工作人員的權利與義務，績效考核以及獎懲制度，做到城鄉居民養老保險檔案管理的程序化和規范化，使得養老保險信息檔案能夠成為切實的為人民群眾謀福利的最好依據。2.提升檔案管理工作人員的綜合素質水平。想要檔案管理工作實現效率化，檔案管理工作人員的作用是不可忽視的。因此，相關部門應該加強對管理人員的培訓，督促其進步，提升工作人員的整體素質。相關部門可以舉辦專家講座，專業化培訓等，從而提升檔案管理工作人能夠熟練掌握工作內容，工作流程，加強對檔案管理工作的重視，促進我國城鄉居民養老保險檔案管理的系統性和規范性。除此之外，檔案管理人員自己要加強學習，促進自己提升，樹立積極管理工作的觀念，從而增強檔案管理人員工作的自主性和責任感。3.提升檔案管理工作的信息化程度。隨著我國社會的快速發展，老齡化現象越加嚴重，導致城鄉居民養老保險的相關工作量不斷增加，這也成為了城鄉居民養老保險檔案管理從紙質化向信息化管理過渡的關鍵原因。在這種工作模式下，就需要信息檔案管理人員提升個人專業技能，加強對計算機系統的操作技能的學習，掌握相關軟件的使用方式，增強對電子信息文件的分類，歸檔，整理系統化管理力度，促使城鄉居民養老保險檔案管理工作更加具有效率和質量。結束語做好城鄉居民社會養老保險檔案管理工作，能夠為我國城鄉居民養老保險工作順利開展，提供更加有力的支持，并更好的保障居民利益，促進和諧社會構建。隨著養老保險工作的不斷發展，養老保險檔案管理工作也呈現出了一些新的特點，本文對其相關管理對策進行了分析，希望能夠為相關檔案管理者提供一些建議和參考。
參考文獻：
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一、人力資源和社會保障局檔案管理工作實施的重要價值分析
人力資源和社會保障局的發展與運行，在實際運行過程中會開展一系列的任務，這些任務的實施，會產生大量的檔案資料，這些都是一些珍貴性的文件。若想促進人力資源和社會保障局的進一步發展，應重視檔案管理工作的高效實施，了解檔案管理的真正價值意義，運用更為優質而科學的管理手段來提高檔案管理水平。實施人力資源和社會保障局建設時，傳統的檔案管理方法過于單一，主要是采取人工管理的方法，在檔案收集、整理、分析與歸檔上會耗費大量的時間，且檔案存放會需要很大的空間與場所，這勢必會增加一定的成本與投資，這對于人力資源和社會保障局來說是一項重大的負擔。面對此類問題，應充分發揮好人力資源和社會保障局的重要作用，增強檔案管理意識，及時轉變傳統落后、單一的檔案管理方法，充分利用好先進的信息化技術，打造更為優質的檔案管理信息化平臺，實現檔案管理的信息化，進而全面提高檔案管理效率與管理水平。檔案管理信息化的實現，其在檔案管理上效果更強，管理起來也就更為便捷、高效，能借助電子平臺來開展檔案管理工作，能以數字、電子數據的形式來達到數據分享的目的，能大大減少檔案傳送的時間，也能縮小檔案儲存空間，進而實現檔案管理的實效性。
二、人力資源和社會保障局檔案管理中存在的主要問題
1.缺乏相應的檔案管理機制。人力資源和社會保障局在實際運行過程中，會產生大量的檔案資料，為實現對檔案資料的科學性管理，必須要配備相應的檔案管理機制，借助檔案管理機制來達到更為理想的檔案管理效果。然而，就目前人力資源和社會保障局的檔案管理現狀來看，檔案管理機制相對缺乏，導致檔案管理工作缺乏規范性與制度性，成為當前所面臨的一項實質性問題。通常情況下，在檔案管理上，各部門間的配合性與協調性較差，單純的認為檔案管理僅僅是檔案管理部門的責任，與其他部門無關，導致部門間的溝通力、協調力與合作力不夠，進而會加重檔案管理的負擔，最終會對人力資源和社會保障局的發展形成威脅。此外，檔案管理制度的建設，管理方法存在差異，極易導致管理中出現權責交叉、重復與遺漏的情況，最終會嚴重威脅檔案管理效率。2.檔案管理設施不夠先進，管理模式滯后。實施檔案管理工作時，檔案管理模式、管理設施等都是不可或缺的，只有具備足夠的檔案管理設施，應用更為優質的檔案管理模式，才能更大程度上提高檔案管理水平。實施檔案管理工作量比較大，也會讓整個工作變得更為復雜，再加之人力資源和社會保障局缺乏相應的管理設施，計算機設備不交缺乏，硬件設施存在著嚴重不足的情況，最終會威脅檔案管理水平，也會讓檔案管理工作變得不夠規范。同時，檔案管理的相關部門相對分散，設備采購不夠統一，若實施獨立性采購方法，極易發生重復性投資行為，極易導致資源浪費問題，會對檔案管理工作形成制約。通常來講，檔案管理工作的實施始終采取以往的按卷整理與管理的方式，經過不斷的運行，此管理模式所存在的弊端也會逐步凸顯出來，工作量很大，會經過多人的接手，且案卷的內筒時不夠明確的，極易引發很多的問題，最終會影響檔案管理效果。
三、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的主要措施
1.打造更為優質的檔案管理制度。人力資源和社會保障局的發展與建設，為實現對檔案的科學性管理，應配備一定的檔案管理制度，借助管理制度來對檔案管理的具體流程、操作工序等進行統一性的規劃，形成一個系統性的檔案管理體系。若想提高檔案管理水平，應注重各部門間的密切交流與密切合作，對資源進行合理的配置，還能實現檔案資源的共享。人力資源和社會保障局中所涉及到檔案資料主要包含個人檔案、醫療檔案、生育檔案、再就業檔案與養老檔案等，需要構建更為完善的檔案管理機制，打造一個更為完善的激勵與教育機制，進而可大大提高檔案管理水平。在檔案管理制度中，還要配備相應的崗位權責制度，及時將責任落實到相關人員身上，以防止發生失誤。此外，還應設置專項檔案室，從工作需求角度來看，對物資資金進行科學的分配，以防止出現物力、人力浪費問題。2.強調檔案管理的標準化。新時期，為實現檔案管理的規范化與標準化，應實現對檔案資源的集中化管理，打造一個統一而規范性的檔案數據庫標準，以便更為科學而合理的開展檔案管理工作。實施檔案管理工作時，應嚴格督促管理者依照一定的標準來開展工作，打造更為優質的檔案管理氛圍，及時配備好數據庫應用設施，便于提高工作者的計算機使用水平，能實現數據的及時性更新，能實現對電子檔案的高效利用。此外，為保證檔案管理的標準化與專項化，要將檔案室與辦公室進行分開處理，進而對檔案進行整體性與系統化的管理，能有效提高檔案管理水平。檔案管理的標準化，是現代管理工作實施的一項重要內容，且面對信息化時代的到來，應將分工協作、先進信息化技術為基本條件，打造更為統一而規范的標準，以達到檔案信息共享的目的。3.配備足夠的信息化管理系統。為便于開展檔案管理工作，人力資源和社會保障局要及時引進相應的技術與電子設備，為檔案管理工作的實施提供重要的設備支撐，還要保證設備要及時更新換代，以求更大程度上發揮好設備的重要作用，進而提高檔案管理水平。只有配備好足夠的電子設備，才能實現檔案管理的信息化，將紙質檔案轉化為數據、電子信息，能借助電子平臺實現數據的快速共享、傳遞。檔案管理信息化的實現，正確率很高，管理效率也很高，也不會讓檔案材料出現丟失或磨損的問題，最終會威脅檔案管理質量。
四、結語
綜上所述，新時期，若想促進人力資源和社會保障局的進一步發展，應全面開展檔案管理工作，把握好檔案管理的具體流程，并將檔案管理的具體責任進行合理分配，能調動相關人員參與檔案管理的積極性。檔案管理的開展，應將信息化技術應用其中，構建完善的檔案信息化管理系統，利用該系統對檔案進行收集、分類、整理、分析與共享等，配備專業的檔案管理團隊與檔案管理基礎設施，可大大提升檔案管理的便捷度與高效性，以求更為深度保存檔案的實際價值，為人力資源和社會保障局業務的實施提供重要條件。
參考文獻：
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今年3月份以來，區檔案局以加強社區民生檔案建設為重點，在全區12個街道辦事處，先后開展“社區居委會文件材料歸檔知識講座”活動，對社區居委會主任和檔案管理員進行了廣泛培訓。通過培訓，使居委會主任和檔案管理人員加深明確了社區檔案工作的重要性和主要職責、任務，系統了解了社區檔案歸檔范圍、保管期限以及具體的整理操作步驟。全區200多個社區居委會在此基礎上，集中開展了社區檔案的整理工作，大多數社區居委會能夠按照區檔案局制訂的《南開區社區居委會文件材料歸檔范圍和保管期限表》管理社區檔案，全區12個街有11個街的社區居委會按照立卷歸檔新模式完成了社區檔案的整理工作，并將案卷目錄及時上交到街道辦事處，為下屆新的社區居委會開展工作奠定了基礎。目前社區居委會已規范建立起內容包括公民醫療衛生、計劃生育、勞動就業、低保、特殊群體、重點優撫對象、流動人口、社會救助等方面的民生檔案。
二、主要特點
1、領導重視，社區建檔工作得到加強
各街道辦事處的領導十分重視社區建檔工作，對于社區是民生檔案產生和利用的重要基地和窗口有了充分的認識，按照《南開區檔案局關于對社區居委會檔案整理情況進行檢查的通知》的要求，積極配合做好基層社區居委會民生檔案的整理工作，在人、財、物上給予了一定的支持。如：嘉陵道街主任辦公會專題研究社區建檔工作，并規定時限，狠抓落實，在全區率先完成了社區居委會檔案整理工作。廣開街分管檔案工作的領導對社區檔案整理工作嚴格要求，在確保人力、物力的同時，要求并組織各社區居委會全體成員一起動手整理檔案，將歷年檔案整理完畢。學府街加大對全街社區檔案工作的資金投入，撥專款統一為社區建檔工作購置檔案裝具，較好的解決了社區資金不足問題。
2、克服困難，確保檔案整理工作如期完成
各街檔案干部在時間緊、任務重的情況下，沒有放松對檔案整理工作的要求，正確處理好日常工作與指導社區建檔工作的關系。她們同區檔案局的同志一起，深入社區居委會指導、幫助規范建檔，嚴把檔案質量關，確保檔案整理工作取得實效。如：水上公園街檔案干部在懷孕特殊時期，克服困難，堅持到每個社區居委會耐心進行指導，保證了案卷目錄的及時上交，受到居委會主任的好評。社區居委會高度重視檔案管理工作，他們在換屆選舉前，工作任務十分繁雜的情況下，有的集體利用周六、周日加班，有的把文件材料帶回家進行整理，確保了社區檔案整理工作的如期完成。
3、規范建檔，社區檔案管理水平得到提升
通過規范建檔，社區檔案管理從原來的完全利用手工檢索，逐漸轉變成有條件的社區利用計算機輔助管理檔案，實現雙重檢索，極大提高了檔案檢索速率和查準、查全率，方便了社區檔案干部利用檔案開展工作。如：鼓樓街在計算機輔助管理檔案方面先行先試，面對社區居委會主任年齡偏大、對計算機不太熟悉等不利條件，街檔案干部加大指導力度，使全街所有社區居委會實現了微機管理檔案。還有的社區居委會干部充分利用業余時間，甚至把部分工作帶回家由子女幫忙完成計算機錄入，實現了微機檢索利用，使基層社區檔案管理水平邁上了一個新臺階。
三、存在問題
雖然我區社區建檔工作取得了一些成績，但還存在一些問題，主要表現在：
1、社區建檔工作發展不平衡
個別單位的領導對社區建檔工作的重要性認識不夠。街檔案干部由于兼職過多沒有擔負起對社區檔案工作的督促和指導的職責。
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從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數量以年平均9.95%增加；其中文書檔案所占比例下降，專門檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結構發生變化，得到改善，趨于合理。特別是關連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執照、房屋拆遷、獨生子女等內容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數量都增加了。隨之而來的是檔案利用的人數、范圍、目的等也相應發生了變化。見本館從*至20*年檔案利用狀況綜合統計表。
分析此表可以看出：
1、每年利用檔案人數以年平均約8%遞增上升。說明館藏檔案數量增加、結構優化是檔案利用增加、利用范圍擴大的前提。
2、調閱卷數相對于利用人數卻減少下降，說明了二點：一是檔案信息化正在不斷發揮作用。本館在20*年底建成了館藏檔案文件級目錄約80萬條的數據庫，到20*年底增加至93萬條。因此，檢索速度及查準率都有所加快和提高，減少了檔案案卷的調用與翻閱查找，保護了檔案。二是公民利用檔案需求在隨著社會的發展變化而增加，但其所需檔案的查到率還不高。
3、關系到人民群眾生活的檔案，即民生檔案，其利用需求在不斷增加。表中的“其他利用”一項包括招工名冊（包括干部職工調動）、知青下放（包括學歷證明）、婚姻登記、獨生子女、房產權屬、房產管理檔案、建筑執照等。
4、表中的另一個“其他”項則包含了公證檔案、審計檔案、名人檔案等的利用。從整個利用情況看：涉及到個人待遇、身份證明的招工名冊、婚姻登記、學歷、獨生子女登記、建筑執照等內容的檔案利用率較高，而以學術研究、經濟建設、宣傳教育為利用目的的檔案利用率較低。當然民生檔案的的概念是近幾來提出的，還沒有準確的定義。但從一個側面反映出一個問題，即所謂的民生檔案是與廣大人民群眾生活的方方面面的切身利益息息相關，密不可分的。
二、檔案利用中出現的的問題
隨著社會公眾對檔案利用需求的擴大，檔案利用的內容和方式在發生著巨大的變化，對檔案利用的要求也日益提高。檔案利用依據的法律法規、檔案利用理論及方式都面臨著新的考驗與挑戰，檔案利用工作中不可避免會出現種種問題。現將本館檔案利用中出現的問題一一提出。
1、公民利用檔案的權利與檔案利用限制的關系
根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十九條及《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《實施辦法》）第二十二條規定公民有查閱開放和未開放檔案的權力，但查閱未開放檔案是有限制的。在具體的接待利用檔案中，如何把握對未開放檔案的提供利用與限制利用的關系，是有一定的難度的。如本館接收了區建設局*年至*年形成的建筑執照檔案，對于這部分檔案的提供利用，工作人員會遇到二個問題：一、是否作為開放檔案來提供利用？因為按照《檔案法》第十九條“經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”。二、是否作為部分限制利用檔案？因為在接收時，檔案形成部門并未對不宜開放的部分提出限制。因此在檔案提供利用的具體操作中，工作人員難以把握；作為公民其自由利用的需求沒有滿足而失望或不滿。這種情況同樣出現在房產檔案及拆遷檔案的提供利用過程中。
2、檔案利用的方式
按照《實施辦法》第二十二條“《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。”為利用者提供利用檔案，采用閱覽、復制的這二項方式不存在問題，只要公民符合利用條件即可。而采用摘錄方式提供利用檔案，在具體操作中也存在一定的難度和風險。仍以建筑執照檔案為例。該專業檔案在其形成部門的利用有二個便利條件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握與操作；二是采用何種利用方式即出具何種方式的檔案證明就能滿足公民的需要，檔案形成部門也容易自行掌握。而這二個問題是由專業檔案的特性所決定的，其檔案形成部門對專業檔案提供利用方式及提供利用程度、范圍掌握的準確度、方便度肯定比較高。對于區級綜合檔案館在提供這些專業檔案時難免會遇到種種問題。如有的利用者要求本館提供摘錄式檔案證明，那么在一張“建房申請表”上，有許多公章、簽字、簡易建筑圖、標注的各種數據等檔案信息，遇到這種情況，采用復制方式出證，可以保證檔案證明的真實性。但卻不能滿足利用者的需求。
3、檔案利用中的出證問題
在檔案提供利用中會遇到單位或公民個人對未查到所需檔案提出開具未查到檔案證明的要求。檔案館依據所查到的檔案應該為利用開具其所需證明；但對未查到檔案是否也應該按其要求開具未查到證明呢？這在《檔案法》及《實施辦法》中并未明確規定。
但有關檔案利用理論則提出“檔案證明是指檔案館根據有關檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明材料.制發檔案證明是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務的方式之一”，以及由*師范大學出版社出版的《檔案信息化工作實用手冊》中“檔案工作基礎術語”，解釋檔案證明:“檔案館發給查詢者的一種認證文件。說明館內有無所查詢的文件、文件中有無所查詢的有關問題與事實的記載，以及該文件的存放地點”。那么，如果按照這種說法，如有單位或公民個人要求檔案館為其開具未查到檔案證明是應該開具這種證明的。
但是作為檔案館是否有必要擔此之責和風險呢？近年來各級各類檔案館利用館藏檔案出具的證明,在解決戶口、工齡、工資、土地糾紛等問題中發揮了不可替代的憑據作用。一些人正是看中了檔案證明的這種獨特作用，想方設法到檔案館騙取證明。這種現象的出現，有人的因素。但出證制度不健全，特別是出證程序不完善也是重要原因。這就提醒我們應當不斷完善檔案館出證程序，以規范出證行為，保證檔案證明的真實性。
因為依據所查到的檔案開具證明是由檔案固有屬性及其價值決定的。檔案證明應該是依據檔案的記載出具的憑證性文件。而沒有查到檔案被要求開具證明，則似乎有些不妥。但在本館的檔案利用中卻經常會遇到這種情況。如有些單位來檔案館查詢單位職工的招工通知書，如未查到，則會要求檔案館為其開具未查到證明。有些個人來館查閱有無婚姻關系，經查而未查到，也會要求出具無婚姻登記檔案證明。這讓接待人員很為難。但又沒依據性文件說服利用者，因而引起利用者的不滿。
4、檔案提前進館與方便利用的問題
《中華人民共和國婚姻法》(20*年修正)第十七條“夫妻在婚姻關系存續期間所得的下列財產，歸夫妻共同所有”，第十八條“有下列情形之一的，為夫妻一方的財產：（一）一方的婚前財產”，法律規定讓人們認識到確定婚前財產的重要性。而當今社會人們的生活中會不斷地涉及到婚姻狀況的證明問題。如本館的婚姻登記檔案接收從五十年代形成之初到20*年12月31日止已全部進館。那么凡是戶口在本區范圍內的到法定婚齡的公民，如果需要開具婚姻狀況證明，則至少要到兩個地方，即先到檔案館查證有無婚姻登記檔案（結婚或離婚或未婚），再到婚姻登記處查閱20*年12月31日以后的婚姻登記檔案。這確實造成利用檔案的不便，而產生怨言。還有一些戶口遷進遷出的公民，其戶口所在地的時間段不一定全在本區內，但其會要求本館為其出具未查到婚姻登記檔案證明，這也在一定程度上讓查檔人員為難。
三、對檔案利用現狀的幾點思考
以上所述，是本館檔案利用工作之現狀，也許是個案。但經筆者與同級同類檔案館的溝通、交流與探討，了解到這種現狀有一定的代表性，具有共性。區（縣）級檔案館中或多或少地出現上述檔案利用中問題。而目前一方面廣大公民利用檔案的需求在日益增長，另一方面相關的法律法規存在著某些缺失或不配套，以及檔案工作標準化程度不夠高，都制約著公民利用檔案的權力不能全部實現。那么就區（縣）級檔案館而言，如何嚴格實施法律法規，保障可以利用的檔案能夠最大限度地為廣大公民所用，以滿足公民不斷增長的、多方面的、多層次的利用檔案的需要呢？筆者針對區（縣）級檔案館檔案利用的現狀做了以下幾點思考：
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一、人社局在大學生檔案管理工作中出現的問題
（一）對大學生檔案及檔案管理工作重視程度不夠
在當前的人力資源和社會保障局里，一些檔案管理人員由于大學生檔案數量巨大和工作環節繁瑣等原因對大學生檔案及檔案管理工作不重視，不能有效的發揮檔案管理部門的職能作用，沒有真正的為大學生提供檔案服務。一些偏遠地區的人力資源和社會保障部門由于經費有效和人員不足等原因，對檔案管理部門的投入不足，對大學生檔案管理工作歸檔不及時、整理不迅速，甚至出現檔案丟失的現象。有的檔案管理人員將生活中的情緒帶入工作中，對待工作不認真，使得工作效率下降，嚴重影響了大學生檔案管理的質量。在人社局里檔案管理人員與大學生接觸比較多，工作任務也非常艱巨。
（二）檔案管理工作思路不清晰，管理模式落后
有些檔案管理人員是由將要退休的人員擔任，這些人員往往不是檔案管理專業畢業，對檔案管理知識也只是一知半解，工作思想守舊，工作方法單一，思路不清晰，不能很好的提出具有創新精神的意見和建議，無法為新形勢下的檔案管理工作提出新的突破。同時，我國的機關單位在檔案管理方面一直遵循的是按“卷”整理，不可否認這種工作模式有其可取的一面，但是也應該認識到它的不足之處，比如檔案數量大容易出錯，并且經手人較多，在使用檔案時不方便，交接時工作量繁重。人社局檔案管理工作包含檔案收集、整理、鑒定、保管、統計等等，管理模式落后必將會造成檔案管理工作的低效或者無效。
（三）檔案管理缺乏明確的目標和考核機制
檔案管理工作在一些人力資源和社會保障局里被認為是后勤部門，與其他行政部門相比并不重要，因此沒有為檔案管理工作制定明確的管理目標和考核機制，造成檔案管理工作開展不順利，管理人員工作時沒有方向。尤其是對于大學生檔案管理，更沒有對檔案管理人員制定清晰的工作流程和職責，造成在工作中工作人員互相推諉，給大學生辦理業務造成不便。另外，由于人力資源和社會保障局的工作范圍廣，工作強度大，使得檔案部門與各職能部門之間溝通不及時、各部門之間溝通困難的現象，這樣就為人社局的檔案管理工作帶來嚴重的影響。
二、新形勢下加強大學生檔案管理工作的有效策略
（一）優化檔案管理人員的素質，提升對檔案工作的重視程度
隨著《中華人民共和國檔案法》的實施，對檔案管理工作做出了明確的規定，使檔案管理工作逐步走上正規化和科學化的道路。在新形勢下，人社局檔案管理人員必須要做好大學生檔案管理工作，提高對于檔案收集、整理、鑒定、保管、統計等一系列工作的效率，并且認真思考在工作中的不足之處，提高對大學生檔案的重視程度。針對檔案管理人員不適應現代化檔案管理模式的現狀，人社局要不斷優化檔案管理人員的素質，加強對檔案管理人員的內訓和外訓，使他們認識到工作的責任，增強自覺性和責任心。工作兢兢業業、妥善保管每一份檔案，為大學生提供全方位的服務。
（二）運用信息技術提高工作效率，實施信息化和現代化的管理
隨著社會飛速發展和政治經濟的穩步提升，信息技術逐步成為機關單位工作中的有力武器，為提高工作效率奠定了基礎。在人力資源和社會保障局里，大學生檔案管理工作應該積極采取現代化管理模式，建立完善的檔案管理系統，并且由專人進行管理和維護，將數量和種類繁多的檔案進行歸檔，并且及時錄入電腦系統中，使借閱和提檔的工作效率得到改善。電子檔案的建立，不僅減少了紙質檔案的磨損和丟失的概率，還減輕了檔案管理人員的工作強度，促進了工作標準化和現代化。同時還要加大投入力度，建設職能完善和設備齊全的檔案管理辦公室，加強對檔案室的管理和監督。
（三）建立完善的考核及運行機制，為檔案管理工作提供依據
在新形勢下，人力資源和社會保障局必須要積極響應國家號召，加大對大學生檔案管理各項工作的重視，出臺有效的考核和運行機制，確保大學生檔案管理工作正常有效的開展。要將大學生檔案管理工作公開化和透明化，給大學生參與評價工作人員的機會，實施領導和群眾共同監督的管理模式，將檔案管理人員的工作情況與其各項考核直接掛鉤，提高他們的工作主動性和積極性。同時，還要加強各部門與檔案管理工作的協調，各部門要積極配合檔案管理工作，為檔案管理創設良好的環境，從而有效的保障全體大學生的利益，為社會發展做出積極的貢獻。
三、結語
綜上所述，人力資源和社會保障局的大學生檔案管理工作任重而道遠，需要全體檔案管理人員的共同努力，堅持“全心全意為人民服務”的工作理念，運用現代化的工作方式，與時俱進，改革創新，使檔案管理工作更好的適應社會的發展。大學生檔案影響著我國高素質人才的吸納和流動，是人事管理的重中之重。做好大學生檔案管理工作，提高檔案管理工作效率，創建大學生檔案管理新模式，成為了當前人力資源和社會保障局檔案管理人員面臨的新挑戰。
參考文獻：
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城鄉居民社會養老保險檔案管理的范圍較為廣，與社會養老保險業務相關的資料、數據和文件等都屬于城鄉居民的社會養老保險檔案管理的范疇。
（二）管理信息化要求較高
隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作中信息化的程度也不斷提升，城市居民社會養老保險檔案信息化建設速度不斷加快，檔案管理工作更加高效化、科學化和規范化。
（三）存儲和保存的期限較長
城鄉居民的社會養老保險業務是一個持續的過程，所以社會養老保險檔案存儲和保存的時間較長，只要參保居民存在，那么養老保險的業務的辦量也不就停止，即養老保險檔案的管理工作中就需要對參保人進行信息的采集和存儲，所以檔案管理工作是一個時間跨度較大而且需要很長保存期限的一個過程。
（四）安全系數要求很高
城市居民社會養老保險業務處理中，其內容不僅較為繁雜，記錄的信息較多，而且這些信息與居民的切身利益息息相關，而且當前城鄉居民社會養老保險檔案的形式也較為多樣，不僅有紙質檔案，還存在電子版檔案，這些檔案具有唯一性和不可替代性及較強的隱私性，所以在對城鄉居民的社會養老保險檔案進行管理需要較強的安全性要求，需要妥善保管，嚴禁檔案信息外漏及被篡改等情況發生。
二、優化城鄉居民社會養老保險檔案管理的策略
（一）提高檔案管理意識，強化檔案基礎管理
就目前來說，雖然我國對社會保險的管理水平有了很大的提高，但是人們對社會保險的認識還不到位，在從業人員中，消極怠工現象時存在，對檔案管理的意識還沒有提升到與社會保險發展所適應的程度。現在的從業人員，對檔案管理工作不認真.認為檔案管理不重要，這些思想對其工作質量有著巨大的阻礙作用，導致檔案管理工作雜亂無章，沒有發揮檔案在社會養老保險中應有的作用.嚴重損害了老百姓的利益。為此，必須提高從業人員的思想意識，提高對檔案管理工作的認識，強化思想教育，止其重視檔案管理工作。
（二）對檔案科學分類，進行有序整理
對于城鄉居民的社會保險工作來說，工作難度較大，內容較多。優化檔案管理工作就必須分門別類，把養老保險的檔案進行有差異的歸檔.并有序地整理和管理。對于檔案的分類，必須有一定的科學依據和分類標準，做到繁而不亂，井然有序。一般來說，對于政策性文件檔案的管理.一般都是按照文件的出處、類型、文號及時間來分類歸檔：對于經辦機構在養老保險的記錄管理中，可以按照部門、時間等要素進行分類;對于城鄉居民個人來說，比如保險手冊、賬戶等情況就行分類;對這些檔案的整理必須有序進行，不可雜亂無章。對于檔案的有序整理，需要做到編號使用的科學性和規范性，把握保險業務發展的規律，另外還要做好動態管理，做好常態下的工作。
（三）完善檔案管理制度建設，提高從業人員素質
對于檔案管理來說，需要一定的制度支撐，對于城鄉居民社會養老保險檔案管理也是如此，需要規范檔案管理的流程，明確從業人員的職責，對養老保險的檔案建立、查閱、維護、保存等都要實現制度化的管理規范。對于紙質的檔案要排列有序，做好保存和維護工作，對于極為重要的檔案資料還要備份，對于電子版的檔案要注意網絡安全。對于從業人員，要求掌握基本的檔案備份、記錄、查閱、保存等知識，要維護好檔案資料，確保檔案管理的安全性。檔案從業人員要提高自身工作的積極性和主動性，認真履行職責，做好本職工作。
（四）加快推動檔案管理信息化的實現
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人力資源和社會保障局相關的檔案管理工作涉及廣泛，包括公務員管理、職稱評定、工資審批、人事調動、人員招聘、勞動合同與勞動力鑒定、勞動仲裁、職業資格證書、企事業職工退休審批、醫療保險等多種內容，同時也涉及到民政、財政、勞保、稅務與衛生等多部門相關內容，對于民眾利益關系重大。因此要做好相關檔案管理工作是構建和諧社會的基本條件，相關責任較重，具有較大的社會價值。
一、人力資源和社會保障局檔案管理的價值
檔案管理工作從國家層面來說，是國家秩序有效開展的基本工作內容，為社會各項工作開展提供有效的人力資源保障。同時也對民生發展、黨與國家的事業、社會穩定起著重要的保障作用。從個人角度而言，檔案管理相關工作與企事業單位員工個人的職位晉升，農民就業、學生發展等起到一定輔助作用。隨著我國人事制度的不斷改革變化，經濟的快速的發展，相關檔案管理工作也逐步受到重視與升級，在檔案管理的人員與技術上逐步的專業化與高科技化，同時也對相關從業人員來說提出了更多的挑戰，但是對于民眾而言提供了更多的便捷性。
二、傳統檔案管理方法優劣勢
目前在一定層面上仍舊沿用傳統的按卷檔案管理方式，該種方式是長久以來機關單位對文件歸檔的常用方式。該方式可以有效的依據文件材料所具有的規律與特點做對應的整理，保持文件材料間的一定關聯性，有助于保管與使用，但是該方式也有其弊端。首先，組卷的操作過程較為繁瑣，依照不同特征做組卷的非確定因素較多。在組卷操作中，由于個人對組卷標準的認定不同，以及實際的操作水平差異，會導致在立卷上有較大的差異性。其次，案卷標題較為復雜。由于不同人操作，在案卷標題的設定上會有一定差異性，甚至在同一個工作人員管理下，不同時間下所擬定的標題也有一定差異性，隨著個人業務水平的提升，認識程度的提高，在標題的擬定與考慮上也會有較大的差異性，缺乏標準統一性管理。其三，該歸檔管理工作一般處于人力手工處理，工作量較大，而工作效率相對較低，需要的人力資源也更多。立卷需要通過相關文件做對應的歸并、裝訂、標題擬定、審核等多流程，其中由于人工操作，因此不確定因素較多，無法有效統一操作或者達到統一標準。其實，檔案使用不便捷，受到較大的時空局限性，同時不容易做好保密工作。在檔案中會涉及多個文件，當使用者需要調取其中一份文件時，往往會隨同調取其他合并文件，一方面不便于文件攜帶保存，另一方面容易導致其他文件信息的泄露，不利于文件內容的保密工作。甚至由于部分案卷存在過厚的裝訂，從而導致閱讀與復制操作更麻煩。特別是整卷內容提供使用時，會導致相關檔案信息收到損耗與外泄。
因此，傳統的檔案管理方式一方面操作較為繁瑣復雜，另一方面使用不便，安全性不高。對于該種問題需要積極的通過現代化檔案管理做有效的功能改善，提升檔案管理的安全、便捷與高效性。
三、人力資源和社會保障局檔案管理有效措施
（一）注重人員隊伍建設
在檔案管理工作上需要較大程度的人力操作支持，無論是采用傳統的紙質檔案管理模式，還是采用現代化的數字化數據庫管理方法，都需要專業素養的工作人員做有效的操作支持，同時也需要管理人員具有前瞻性的管理理念，及時更新檔案管理方法，促進檔案管理工作與時俱進。因此，首先需要注重人員專業性的納入。要在人員招聘引進上更多的傾向于專業對口，保證工作人員有專業的工作經驗或者專業知識結構支持，確保在思想上與技能上都能夠勝任相關工作。同時要注重人員的培訓管理，采用分級培訓制度，依據不同崗位、不同級別情況做對應的培訓課程安排，務必達到培訓課程的有效性，避免籠統一刀切。同時鼓勵員工積極進修深造，促使員工在綜合素養上不斷提升，同時開闊眼界促進實際工作的有效創新改良。為了鼓勵員工積極提升自身專業業務能力，可以進行一定的獎勵制度，讓員工有更為積極的進取精神。
（二）強化信息化建設
隨著信息化時代的來臨，在各行各業與人們的生活中，無處不滲透著信息技術帶來的變革。在檔案管理工中也要逐步加強信息化建設，建立專業的檔案數據庫，提升檔案管理工作中收集、整理、統計、鑒定與利用的高效便捷性，有效的打破檔案管理工作的時空局限性。能夠快速有效的通過網絡技術支持來達到檔案資料的收集、統計與調閱，有效的方便相關工作的開展。同時要注重檔案管理信息化建設的安全性，對于相關數據庫的建設需要做好專用網絡和硬件設備，避免資料隨意的拷貝外泄，同時也防止其他干擾對數據庫造成的損毀。要嚴格做好信息化管理相關制度建設，讓所有操作能夠有規范可循，促使操作人員能夠在科學合理的操作下運用數據庫，避免信息資源的外泄或者破壞等問題發生。
（三）改良管理理念
在檔案管理上，要具有前瞻性，能夠有效的利用當下技術與人才資源做有效的檔案管理。要提升對檔案管理改良的進度與水平，及時有效的吸收新進理念與技術，促進本身滯后管理狀態的改革。在管理層上，要注重學習檔案管理新理念，能夠有效的做好基層人員操作提升與管理技術改良的導向作用。促使相關管理制度的不斷的完善健全，讓所有管理能夠有章可循。
四、結束語
人力資源和社會保障局檔案管理需要充分受到相關領導層的認可與重視，從而有效的人員、配套設備設施、制度的不斷改良完善，有效的促使各部門人員的有效配合，從而推進檔案管理工作的有序開展。
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伴隨著城市建設步伐的不斷加快，現代化網絡電子信息技術已經不斷滲透入如今的工程建設領域。隨之而來的就是大量建設電子文件的產生，從而形成了工程建設電子文件（檔案）與紙質檔案共存的局面。雖然可以預計, 建設電子文件（檔案）與紙質檔案管理共存的二元格局將會持續相當長時間, 功能的完全替代很難, 也并非必須。“無紙化”必然經歷一個漫長的漸進過程。但是建設電子檔案的發展卻是大的趨勢，是與時俱進的產物，是未來發展的方向，是建設數字城建檔案館的需要。只是建設電子檔案的安全利用、保管、法律地位沒有得到完全保證, 人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。本文重點討論建設電子檔案的安全利用、保管和法律效力。
一、建設電子檔案利用中的安全管理
（一）采用的利用方式
對城建檔案部門來說，建設電子檔案提供利用，一般有三種：即提供拷貝，網絡通信傳輸，直接利用。城建檔案部門應視利用者的情況提供利用方式，決不能隨隨便便地向任何利用者都提供全部利用方式。
（二）依據城建電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理
一般來說，對于內容不能完全開放的建設電子檔案，不宜提供拷貝的利用方式，對于提供拷貝程序的建設電子檔案的制作，必須在有效的監控下進行。脫機建設電子檔案（載體）不得外借，未經批準，任何單位或個人不得擅自復制、拷貝、修改、轉送他人。
（三）進行加密處理
采用通信傳輸或直接利用等方式時，對有密級的信息內
容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的
更換。
（四）利用的系統
系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進
行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。利用的系統應有較強的容錯能力，避免由于錯誤操作所帶來的不可挽回的損失。
二、建設電子檔案保管中的安全管理
在建設電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程中，應當充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來測定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保建設電子檔案的安全可靠。根據建設電子檔案載體的特性，可以從以下兩個方面對其進行安全保障：
（一）載體的選擇——保證建設電子檔案載體物理上的安全
建設電子檔案一般來說是存儲在磁、光介質上，所以要嚴格控制磁、光介質保存的環境。城建檔案部門一方面要對電子文件從生成到歸檔到檔案管理的整個過程做出完整記錄，另一方面，要在原有的技術基礎上開發新的高科技技術，對載體的保護、技術的保護等做出強有力的保障。另外，載體的選擇對建設電子檔案的穩定性也起著非常關鍵的作用。建設電子文件一旦作為電子檔案長期保存，就應選擇標準化程度高、性能穩定、有發展前途、價格便宜、容易檢測、顯示還原方便、能長期保存的載體。
（二）對建設電子檔案載體進行有效的檢測和維護
建設電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上的，極易受到環境的影響。因此，為了延長電子檔案載體的使用壽命和確保電子檔案信息的安全，就必須定期對其進行檢測和拷貝，定期檢測，應每年一次。采用等距抽樣或隨機抽樣方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，要進行有效的修改或更新。還可以采取再生性保護措施對其進行有效的維護。所謂再生性保護措施，是指將磁盤或光盤的數據制作備份，并分別存放，每4年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少于4年，循環往復，直至銷毀為止。建立相應的維護管理檔案，記錄每一次對建設電子檔案載體進行的檢測、維護、拷貝等操作，這樣可以避免重復勞動及發生人為的錯誤操作。
三、建設電子檔案得不到利用就沒有價值，利用可以表現在工程設計、審核、鑒定以及建設工程司法審判領域等等。可見城建檔案館提供的建設工程電子檔案的法律憑證效力值得關注。
建設工程電子檔案文件首先要具備原始性和真實性, 這樣才能具有法律意義上的憑證作用。城建檔案忠實地記錄了整個建設工程的歷史事實, 具有證實歷史的效用。如果沒有原始性,真是性也就沒有證據性可言。因此，首先做好前端控制工作。因為建設電子文件具有易更改性和系統依賴性等特點，只有從“前端”進行控制，才能保證“后端”的建設工程電子檔案的完整性、可讀性和可靠性。其次做好全程管理工作。全程管理就是對整個工程進行全面管理。由于工程建設周期長，等到工程竣工后再收集，一些重要的電子文件有的未存盤，有的被刪除，很難收集，造成很大的損失。因此在工程建設期間，城建檔案業務指導人員應不定期到建設單位、施工單位和監理單位，對建設工程檔案資料收集、整理、歸檔工作進行檢查，結合工程特點，深入施工現場，幫助解決建設過程中出現的問題，保證城建電子檔案的原始性、真實性、準確性。
建設電子檔案的原始性、真實性與建設電子檔案的法律證據作用在根本上是統一的。建設電子檔案的法律證據作用因其具有原始性和真實性而存在。兩者的關系具體表現在以下兩個方面：
建設電子檔案的法律證據作用是建設電子檔案原始性、真實性的體現。法律證據作用離不開建設電子檔案的原始性、真實性。檔案保存的最終目的就是為了開發利用，建設電子檔案也是一樣。而作為法律證據只是利用的一種方式。建設電子檔案的原始性、真實性為建設電子檔案的法律證據作用提供了最基本條件。檔案學理論將檔案的憑證價值基于其原始性，建設電子檔案也不例外。因此，只有充分保證建設電子檔案的信息內容的原始性和真實性才能具有憑證價值。證據具有三個基本特征：客觀性、相關性和法律性。 其中，證據的客觀性是指它的實質，是第一性的。一份文件或檔案能否成為證據還要看它是不是同時具有這三個基本特征。 從中我們不難看出最基本的作為證據的特征就是它的客觀性，是指這份文件或檔案是不是真實地反映了當時的客觀情況。即通常所說的是否是原始的歷史記錄。所以，撇開建設電子檔案的原始性和真實性，電子檔案的法律證據作用也就無從談起。它是建設電子檔案能否作為證據發揮其憑證價值即證據作用的最基本條件。
開展城建電子文件歸檔工作是數字城建檔案館建設的需要。建立數字城建檔案館是城建檔案工作信息化、現代化的重要內容，是城建檔案館的發展方向，而數字城建檔案館最基礎最重要的工作就是實現城建檔案信息的數字化。可見，建設數字城建檔案館是國家賦予我們檔案人員的使命，也是我們未來肩負的職責。
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Keywords： Archive heterogeneous database;Integration;Digital copyright protection
在對檔案異構數據庫資源進行整合的過程中，由于整合是對館藏數字化資源和接收現有電子檔案資源進行的，經過對館藏檔案信息資源數字化和現有檔案電子化這兩種模式來加強檔案數據庫建設，檔案數據庫成為當今檔案信息資源建設的重要橋梁。而館藏檔案數字化和現有檔案電子化涉及的數字版權保護問題也較為突出，及時研究解決檔案異構數據庫資源整合中的法律及其保護問題，具有重要的意義。
1 數字版權保護的積極作用
1.1 促進現代檔案工作理論的發展和完善。數字版權保護是一個動態的概念，尤其在信息化進程中，隨著多種高新科技的影響，版權保護也在不斷發展。加強對檔案異構數據庫資源整合中數字版權問題保護的研究，是檔案工作理論得以發展和完善的基礎條件，能為檔案部門實現檔案信息資源共享創造有利條件，檔案信息資源共享的實現，利用了現代的網絡技術、數字技術、多媒體技術，依托國家信息高速公路，以網絡傳輸為主要工作手段。網絡所固有的管理非中心化、信息的不可控性、互動性等特點，給檔案異構數據庫資源整合工作中數字版權保護帶來了前所未有的挑戰。
1.2 數字版權保護對改進檔案工作方法與管理模式有著積極的意義。加強檔案異構數據庫資源整合中的數字版權保護，明確數字版權保護的內容、范圍，其目的之一就是在法律許可的前提下，能夠充分發揮信息網絡高速、快捷、高效、海量的特點，實現檔案信息資源的廣泛開發和利用。
1.3 促使我國檔案工作的法制化體系建設。由于《中華人民共和國檔案法》作為我國傳統的檔案法，在隨著網絡傳輸以及現代數據復制技術的不斷發展已經難以應對檔案異構數據庫整合中涉及的檔案信息資源共享的數字版權保護問題[1]，面對新情況、新問題，我國檔案法律體系將及時做出調整，來滿足檔案異構數據庫之間數據互操作的數字版權問題。
2 數字版權保護問題
各級國家檔案館在對檔案異構數據庫資源進行整合中，由于所整合的對象是館藏數字化檔案資源和新接收的電子檔案，再加上檔案異構數據庫整合需要借助在網絡環境下進行，網絡鏈接問題所涉及的數字版權問題變得尤為復雜。同時，在對檔案異構數據庫資源整合中，需要對這些異構的檔案數據庫信息資源進行轉換，這些都給檔案數據庫數字版權保護問題提出了新課題。關于檔案異構數據庫整合中的數字版權問題主要表現在以下幾個方面：
2.1 檔案數字化轉換操作。對檔案館藏原件的縮微掃描數字化轉換操作容易造成侵權[2]。檔案異構數據庫資源整合實現共享的前提就是將館藏檔案實體進行數字化，并將數字化后的檔案電子版上傳至檔案數據庫中，借助檔案網站進行傳播。各級國家綜合檔案館在對館藏檔案資源進行數字化操作中，以及在檔案異構數據庫資源整合中，由于各個檔案數據庫在結構上存在差異，因此，在實現檔案異構數據庫資源整合中，要對結構上存在差異的數據庫內容進行數字化格式轉換。這些均易造成對館藏檔案原件的著作權人的侵犯。
2.2 整合過程網絡鏈接操作。檔案異構數據庫資源整合中，網絡鏈接是目前大多數檔案將采取的主要方式，這種網絡鏈接操作容易造成侵權[3]。在對檔案異構數據庫資源整合中，檔案網站整合成為當今對檔案信息資源整合的重要途徑。而在網站鏈接中，有的檔案館所采用的鏈接方式所指向的被鏈網頁的網站地址，但是，在源鏈接網站的地址欄未顯示在該檔案網站首頁，這些都將造成侵權[4]。
2.3 整合數據格式轉換為同構數據庫操作。由于我國對檔案數據庫的數字版權的保護主要看其是否具有獨創性，而其獨創性主要體現在檔案數據庫內容和編排兩個方面上。目前，我國形成的檔案數據庫無論在內容還是在編排結構上都各具特色[5]。一般內容都是以各自館藏資源為主，各地的館藏資源存在著眾多的差異，這些館藏內容映射出各地的歷史變遷、民俗等。而在編排上，各個國家檔案管理部門對其建立的檔案數據庫在開發時形成的結構和數據類型均不一致。因此，這兩個方面都體現出了檔案數據庫開發者的獨創性，也就受到數字版權的保護。在對檔案異構數據庫資源進行整合與服務集成的過程中，需要將這些異構數據庫的數據格式轉換為統一的格式，或運用系統論的思想，將同一主題的檔案信息整合為一個專題檔案數據庫，這些都將遇到版權問題。
3 數字版權保護措施
針對各級國家檔案館在檔案異構數據庫資源整合中所涉及的數字版權問題，筆者認為，應從以下幾個方面來解決這些問題。
3.1 強化檔案鑒定工作。將檔案鑒定工作提前至文件階段來開展，區分開放檔案與保密檔案，做好解密劃控[6]。目前，各級國家檔案館在對開放檔案進行鑒定時，態度較為保守，而有的單位在檔案鑒定階段忽略不做，特別是現在網上開放鑒定工作更是困難。由于檔案工作人員對檔案的價值了解不夠，不敢輕易下定論。因此，筆者認為，在對檔案異構數據庫資源進行整合與服務集成時，各級國家檔案館在進行檔案數據庫互訪或統一檢索操作時，各個獨立的檔案部門可將鑒定工作遷移至文件產生階段，由文件具體工作人員對其進行鑒定。因為在文件形成時，工作人員對此份文件的價值了解較為深入，而當文件進入檔案階段，檔案鑒定部門再對此進行復查。這樣，可在一定程度上實現對到期檔案價值的鑒定。經過調查，發現廈門市檔案局在對檔案鑒定上采取了三個環節的鑒定：首先，由文件具體操作人員來執行此操作；其次，由檔案鑒定部門對之前文件具體操作人員的操作進行審核；最后，由檔案局負責人進行全面審核，對其進行解密劃控操作。因此，在對檔案異構數據庫資源整合中，通過強化檔案鑒定工作可以在一定程度上預防檔案異構數據庫整合對數字版權的侵犯。
3.2 在技術上保障檔案異構數據庫整合中數字版權的保護。為了做好檔案異構數據庫整合中的數據庫保護問題，除了建立健全數字版權法外，還應加強技術運用與監管。通過采用先進的計算機技術，可以有效地防止各種盜版與非法復制行為的發生，防止各檔案數據庫之間互操作的侵權行為的發生，才能更好地保護各個檔案數據庫的數字版權。借助當今高新計算機技術，對檔案內容數據庫進行必要的技術設置，如數字水印技術，對檔案內容進行保護，防止檔案利用者對其進行非法復制操作。對于有特殊需要的檔案利用者，采取登記申請的辦法，同時，還要簽訂相關的合同，以防對檔案數據庫數字版權的侵犯[7]。
3.3 建立利益協調機制。由于在對檔案異構數據庫資源進行整合的過程中，每個檔案數據庫都是獨立的，都含有豐富的館藏資源，還有的檔案數據庫中有自己館藏的特色數據庫[8]。雖然，對檔案異構數據庫資源進行整合的操作，每個檔案數據庫仍然是獨立的，不受其影響，但是，各個檔案數據庫中的檔案信息資源將在一定程度上實現全國范圍內的社會共享，這樣，會導致有些檔案部門利益受到侵犯。同時，檔案異構數據庫資源整合中，根據檔案利用者的檔案信息需求進行整合檢索檔案利用者所需的信息時，會出現將各個獨立的數據庫中的資源收集整理完提供給檔案利用者，這種操作將影響到有些單位的利益，這些單位將不樂意進行資源的整合操作。一旦整合了，其特有的館藏資源將成為公共的[9]，因此，在對檔案異構數據庫資源整合操作時，做好各方的利益均衡工作是十分必要的。隨著社會公眾的素質的提升和對數字版權保護意識的增強，在實現檔案異構數據庫資源整合中，檔案數據庫之間的互訪及互操作檢索問題將產生具體的數字版權保護問題。可以根據各方主體達成協議，實現利益上的平衡，形成一種健全的經濟關系。這不僅對法律制度起著良好的補充作用，而且，能夠為檔案異構數據庫資源整合中數字版權保護營造一種合理的協調機制，大大減少利益各方的精力和物力浪費[10]，對檔案信息資源的互訪與實現共享有著積極的意義。
3.4 區分好所使用的鏈接方式。對于檔案異構數據庫整合采取鏈接方式問題，應區分所使用的鏈接方式所指向的被鏈網頁的網站地址是否在源鏈接網站的地址欄中顯示出來。若是鏈接轉入的是被鏈接網站的首頁，這時，網站地址欄上顯示的是被鏈接網站的網址，那么，鏈接功能只是引導檔案利用者進入另一個網站，它并未對被鏈接網頁的內容進行復制和傳播，這種情況則尚未涉及數字版權問題。若源鏈接網站的地址欄中并未顯示被鏈接網站的網址，而是對被鏈接網站的網頁內容進行重新編排或調整其結構，那么，此時，其內容還是來源于被鏈接網站的內容，因此，這種情況還是牽涉版權問題[11]。所以，在對檔案異構數據庫資源整合時，若采用鏈接方式進行時，需要考慮到版權問題，在鏈接時需要將被鏈接網站的網址在地址欄中顯示出來，避免侵權問題的產生。
4 結束語
通過分析檔案異構數據庫整合中涉及的數字版權保護問題，加強對檔案異構數據庫資源整合中涉及的數字版權問題進行保護。檔案異構數據庫資源整合中的數字版權保護將是我國檔案界研究的一個熱點。只有處理好涉及的版權保護問題才能保證檔案異構數據庫資源整合工作的順利進行，為我國數字檔案館建設提供保障。
參考文獻
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篇12
一、全面提高對檔案管理工作的認識，準確定位檔案管理工作，這是新時期優化人社局檔案管理工作的前提與基礎
正如學界其他研究者所闡述的那樣，目前我國人力資源和社會保障局內部的檔案管理工作存在系列問題，這些問題需要我們各相關主體的高度重視和積極關注，如《淺談加強人社局檔案管理的舉措》（袁亮，赤子，2017年01期）一文中明確指出，目前我國人社局檔案管理過程中存在檔案管理部門管理機制不完善、管理人員專業素養有限以及內部分配不合理等問題，而文章中敘述到的這些問題或多或少地存在于當前各級人社局檔案管理工作中，而我們認為導致這些問題長期普遍存在的根源則在于思想認識的不到位，相關人員對檔案管理工作的重要性沒有全面而深刻的認識，一些同志依然認為檔案管理是可有可無的工作內容，沒有實際的意義和價值，這對于檔案管理工作的開展是十分不利的，一些地區的人社局存在不重視內部檔案管理工作的情況，檔案管理部門成了單位的“養老部門”，相關人員的知識背景和專業能力都存在很大的不足，完全不能適應崗位的需要，這種情況的存在從根源上障礙了人社局檔案管理工作的優化更新，是需要相關主體高度重視的命題。在上述特定語境下，全面提高對檔案管理工作的認識，深刻理解檔案管理工作的意義，從而準確定位人力資源和社會保障局的檔案管理工作，這是新時期優化人社局檔案管理工作的前提與基礎。
二、建立專業化的檔案管理隊伍，這是不斷提高人社局檔案管理水平過程中的重要內容
人力資源是當前做好人力資源和社會保障局檔案管理工作過程中的核心因素，必須予以高度重視，事實上也只有做好人才隊伍建設這一基礎性工作，新時期人力資源和社會保障局的檔案管理優化改革才是一個值得期待的命題，這理應成為當前社會各界的普遍性共識。就實踐層面上而言，目前人社局檔案管理過程中的人才隊伍建設這一特定命題而言，人員專業化水平不高、工作態度不積極是較為普遍的問題，針對這些切實存在的問題，相關主體可以以以下兩個路徑為基本突破口：一方面人社局相關主體要高度重視檔案管理工作，充分認識到檔案管理工作的重要意義，這是十分重視的內容，在人員調配方面給予必要的支持，引導一些具有專業化檔案管理知識的優秀人才進入到檔案管理崗位，不斷充實和優化人社局檔案管理部門的人員力量，這是實踐層面上需要特別重視的內容；同時另一方面則需要切實強化對檔案管理人員的專業培訓，依托個體自主學習、統一專題培訓等多元化形式，讓檔案管理相關人員在思想認識上深刻理解自身工作的意義，同時在工作技能上有相應的專題學習，這是建立健全檔案管理專業化人才隊伍過程中的重要策略，需要各相關主體的積極探索和不斷探索。
三、適應時展趨勢，不斷探索信息化時代語境下的檔案管理模式，這是至關重要的內容
構建信息化檔案管理模式是當前我國優化檔案管理工作整體體系中的核心命題，一定意義上構成了檔案管理優化工作的主要內容，這方面的學術研究成果是相對豐富的，如《電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用》（楊實堯，科技與創新，2020年16期）、《行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略探析》（林俏瑾，蘭臺內外，2020年25期）等專題論文都是這一基礎性范疇內的研究文本，可以看到如何實現傳統檔案管理模式與現代化互聯網的有機融合是這一過程中的核心命題，相應的主題探究成果是多元化的。就學界的即有研究成果和目前人社局檔案管理的實際情況而言，檔案管理信息化需要注意的問題有以下幾點：首先是相關主體對推進檔案管理信息化必要性與緊迫性的認識，這是基礎性條件，也是目前直接制約檔案管理信息化的重要因素，需要各相關主體的高度重視和積極探索；其次，專業化人才隊伍的建設依然是最為核心的命題，兼具專業檔案管理知識和現代信息化素養的復合型人才是這一過程中的重要條件，各相關主體要采取多元化的策略引導和鼓勵高素質的人才進入到檔案管理的工作崗位；另外，以人民群眾的實際需求為基礎性依據，不斷提高檔案管理水平是促進檔案管理信息化水平過程中的基礎性價值維度，作為政府職能部門，要自覺梳理“為人民服務”的基本宗旨，切實構建服務型政府，從人民群眾的實際需求出發，不斷提高自身的服務質量。
從整體上而言，本文基于當前我國人力資源和社會保障局檔案管理工作過程中的普遍性問題，從三個方面闡述和探討了實踐層面上的優化改革策略，具有一定的實踐指導意義。從本質上而言，當前社會經濟語境下人力資源和社會保障局檔案管理是一個系統性的宏觀命題，涉及到檔案管理和人社局內部具體工作的方方面面，因此新時期人社局檔案管理的優化工作要立足于檔案管理的各個環節，這一過程中既要對信息進行必要的篩選與整理，保證信息的正確性，同時也要做好檔案的管理和保存工作，以更好地為特定的主體服務，這是一個任重而道遠的命題，需要各相關主體的持續努力。
參考文獻：
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篇13
檔案管理主要是通過對文字、圖表、聲像等材料做對應的記錄、保管等工作，其主要內容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統計匯總與使用等各方面功能的服務。檔案管理屬于人力資源和社會保障局的基本性工作內容，對于企事業單位與個人的相關工作開展與需求提供服務，維持了社會的基本運作。
一、傳統人力資源和社會保障局檔案管理的不足
（一）缺乏勞動保險檔案的關注
實際檔案管理中，勞動保障檔案具有較大的數量積累，在操作上也較為繁雜，對應的檔案管理硬件條件較為滯后，甚至部分基層區域無法及時有效的做到相關檔案歸檔，保管工作沒有落到實處，甚至會出現檔案遺失，對個人構成較大的困難，降低了檔案管理的實際服務品質，甚至引發用戶投訴等問題。
（二）社會保險檔案缺乏完善的管理機制
社會保險檔案具體所關聯的范圍較廣，社保檔案因為不同類別被不同部門做對應接管，進而導致多方管理，缺乏統一性，部門之間的溝通存在一定障礙，甚至單個人的檔案由多個人分開管理，進而不能達到統一完整的檔案信息歸檔，導致管理上存在更高的難度，給檔案使用的企事業單位與個人構成一定困擾。
（三）檔案收集不完整
在檔案收集整理中會存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實際的檔案資料收集整理中無法有效做到細致全面，進而導致部分資料被遺漏或者損毀，對檔案的完整性構成損害，降低了檔案管理的實際價值，甚至因此引發一定服務糾紛。例如在靈活就業人員或者自由職業者，在參保后檔案沒有得到及時的建檔或者不能及時有效的歸檔，進而導致跨年度移交與歸檔相關工作存在問題，具體資料查詢存在困難。或者部分單位為了能夠方便的做到治療查詢，相關經辦人沒有及時的移交相關材料，進而導致具有較高價值的原版材料分散在業務承辦部門中，甚至在個人手中。這種做法只是在個人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價值，對后續檔案使用造成影響。
（四）檔案管理工作人員缺乏綜合素養
檔案管理更多情況下需要人力支持來完成具體的執行工作，如果工作人員專業素養與技術缺乏，則會直接導致檔案管理工作無法達到規范合理性。在部分人力資源和社會保障局單位內，檔案管理工作為了依照有關部門要求，成立了專業的部門，完善了相關機構建設，部分部門與人員配合相關工作形成了管理網絡。但是這種網絡化管理只是表面形式，缺乏實質性的功能發揮。產生相關情況有多重原因：首先，相關工作人員缺乏專業穩定性，部分人員屬于兼職或者臨時性工作狀態，不能長時間穩定性的保持專業對口工作，進而導致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責任心，對于從事相關工作的人員缺乏專業規范的指導，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業意識與技能，簡單的認為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對應檔案室就可以，缺乏檔案整理規范的了解，同時也不知道上交資料的具體內容與范圍，操作較為盲目，缺乏規范的流程要求。同時對于檔案的充分利用缺乏自主意識，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯漏等情況無法有效避免，無法有效提升其利用價值。
二、人力資源和社會保障局檔案管理的方法與應用
當下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題主要是人們對檔案管理價值、技術、制度規范較為缺乏所致，需要不斷的加大人們對檔案管理價值的認識，發揮先進科技技術的功效，規范管理制度與流程，培養優質人才，才能有效的做好檔案管理與利用，更好的服務于社會。
（一）強化檔案規范化意識
要提升領導到基層執行人員的檔案管理規范化意識，做好管理工作日常規劃與監督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對其價值的認識。對日常所做的檔案收集、整理、統計、使用等情況做對應的記錄，完善相關管理流程，對于資料的狀態與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監管，哪個環節出現問題由相關環節工作人員承擔對應責任。要完善監督機制，對日常工作做頻繁性的考核監督，提升工作人員的謹慎度。
（二）注重人才培養
要注重人才培養，準確的尋找對口人才，不僅在專業上對口，滿足實際工作技能所需，同時也需要掌握工作人員心態，積極尋找具有穩定性與長久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業素養培訓，同時要做好對應的思想教育，提升工作人員工作積極性與責任心。積極的建立工作創新機制，讓工作人員對日常工作所存在的問題做有效的反饋，同時征集對應的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時俱進。尤其是一線工作人員，對于檔案管理工作有更為深刻的體會，其所提出的管理意見具有較大的實際價值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優秀單位學習，學習其技術與整體團隊建設的方法，有效的服務于本單位，促進本單位管理更加的科學規范化，同時符合工作人員實際所需，展開人性化管理，促進人才的穩定性，讓工作人員對相關工作具有更高的忠誠度。
（三）加大信息化建設
要不斷地優化信息化建設，促使各部門收集的資料統一上傳專業網絡系統，促使資料的共享與完善。要完善相關信息化系統與平臺建設，提升檔案管理的可靠性、安全性、多功能性，達到檔案價值的充分挖掘。尤其要注重工作人員對網絡化檔案管理技術的培養，讓工作人員能夠有效的應對信息化管理下的多種問題與操作方法，提升信息化管理的水平。
三、結束語
從國家層面來說，檔案管理屬于基本工作，可以有效的為相關工作開展提供對應的人力資源信息保障，同時也是保證社會民生穩定的基本保障內容。從個體角度出發，檔案管理則影響著企事業單位個人就業、晉升等相關事宜。當下我國人事制度隨著社會的發展也在不斷地變化中，相關檔案管理的價值也日益凸顯，相關檔案管理工作也日益高科技化，對于工作人員與相關管理的要求也日益提升，從而有效的為民眾提供便捷的檔案管理服務。
參考文獻：