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工程項目管理是把“通過項目經理和項目組織的努力,運用系統理論和方法對組織的資源進行計劃、組織、指揮、控制,旨在實現項目的特定目的的管理方法體系”用于工程項目。當前工程項目的規模越來越大,組織越來越復雜,任何一個工程項目往往都會涉及到安全、質量、進度、成本、合同等諸多方面。相應地,安全管理,質量管理,進度管理,成本管理,合同管理構成了工程項目管理的主要部分。成本是為過程增值和結果有效已付出或應付出的資源代價。成本管理是指在滿足質量、工期等合同要求的前提下,對項目實施過程中所發生的費用,通過計劃、組織、控制和協調等活動實現預定的成本目標,并盡可能降低成本費用的一種必要的項目管理過程。獲取效益是企業經營的本質表現,成本管理影響著其項目盈利空間的大小。
1.合同管理中的成本控制合同價格水平直接影響工程造價的高低。在合同管理中也需要有成本意識,尤其是在項目初期和項目收尾階段。在訂立合同的時候,要靈活運用各種談判技巧和合同價格確定方法,提高工程項目合同管理效益,在項目收尾階段,要提高索賠意識,拓寬利益空間。
1.1掌握項目前期階段的合同價格方法,降低價款成本“招標談判”法是很多合同項目的價格都采用的常見方法。尤其是對于一些市場資源相對寬松,可供選擇廠家較多,需要較大而消耗穩定集中的材料、配件,可充分利用買方市場的優勢,實行招標采購,利用供方的競爭,實行“貨比三家”達到質優價廉的目的,同時也可避免由于獨家供應而帶來在資源價格、貨款上被牽著走的被動局面。“成本分解”法在實踐中,工程項目合同簽訂時,經常會出現這種情況:對方依據國家有關規定,提交自己認為很合理的預算報價,當進行洽談時,對方以依據國家規定作為理由,而我們又沒有充分的證據,對方是不會同意降價的。在這種情況下,對于標的技術含量低,成本構成比較明確的合同,應采用“成本分解”的辦法與對方談判。具體做法是:先讓對方將標的分解報出價格構成明細,將人工、材料、設備、管理費等分開計算,然后逐項審查,每一項均給對方合理的價格,以審查后的價格作為基礎,對照市場價與對方確定合理的價格。采取此種方法,可以取得充分的理由使對方同意把價格降下來。
1.2樹立項目收尾階段的索賠意識,拓寬利益空間索賠是指由于合同一方違約而使對方遭受損失時的由無違約方向違約方提出的費用補償要求。許多工程項目中成功的索賠成為項目管理獲取收益的重要途徑。很多有經驗的項目管理者非常熟悉“中標靠低價,贏利靠索賠”的策略,因而索賠應在工程項目合同管理中受到高度重視。所以,合同管理者應該熟悉索賠的類型,積極拓寬合同的利益空間。索賠按不同的標準有不同的分類。按索賠依據分類,可分為合同內索賠、合同外索賠、道義索賠。合同內索賠是可以直接在合同條款中找到依據。這種索賠處理容易一些;合同外索賠是索賠的依據難以在合同條款中找到但可從合同條款推測出引伸含義或從適用的法律法規中找到依據;道義索賠是指在合同內外都找不到依據或法律根據但從道義上能夠獲得支持而提出的索賠,這種索賠成功的前提一般是業主對項目承擔方的工作非常滿意,項目承擔方損失很大,業主預期雙方將來會有更長遠的合作。按索賠目的分類,可分為工期索賠和費用索賠。
2.成本管理中的合同規范
2.1成本管理中合同規范之必要性合同管理則是深化成本管理的突破口,項目成本管理中的成本項目都可納入項目的內外合同體系,成本管理需要恰當的合法有效的合同規范。隨著經濟活動中合作的多元化,根據企業推行項目管理的要求及“算管結合、算為管用”的原則,企業注重內部勞務市場、機械設備租賃市場、材料市場等內部市場的建設。項目經理部與這些內部市場主體發生的是租賃買賣關系,一切都以經濟合同為基礎,它們以外部市場通行的市場規則和企業內部相應的調控手段相結合的原則運行,構成輻射型項目成本核算體系。項目內外的經濟活動,都直接或間接地影響項目的成本。[6]合同履約的過程,實際上就是成本發生和成本控制的過程。而項目管理要求以總包合同為行動綱領,各分包合同及內部合同中各項經濟條款要服從于總包合同,同時必須滿足成本控制的要求。為此,有必要形成以合同管理為核心的成本管理體系,各級合同的簽訂必須滿足成本控制的總要求,通過強化合同管理,以加強和完善成本管理來進行工程管理。
2.2成本管理中合同規范之具體措施
2.2.1加強合同條款簽訂管理,做好成本預測預控無論從合同管理的角度出發,還是從成本預控預測的角度出發,都必須簽訂好合同,合理確定合同需要的各項指標。成本管理的首要工作是搞好成本預測。各種合同(包括各作業層施工合同、勞務合同、材料合同、機械設備租賃合同、構件加工合同等)一經簽訂,資源的消耗就基本落實,計劃成本就成定數,因此,項目實施前各種合同的簽訂直接地體現成本預測的結果。
2.2.2強化合同履約過程管理,全時段有效控制成本成本控制的過程實質就是合同的履約過程。加強合同的履約管理,可以提高成本控制的質量,使成本的預控預測落到實處。為此,要根據各類合同中體現的成本預測結果及自身管理水平,編制詳細的成本計劃及切實可行的降低成本措施,細化管理責任,落實到人。要以項目經理牽頭,項目核算員為主,項目其他人員共同參與,各負其責,建立健全成本管理的各項基礎工作。要建立以落實責任制為手段,以降低成本提高經濟效益為目的的成本分析與考核體系。
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Keywords: engineering project management, contract management, claims management
中圖分類號:K826.16文獻標識碼:A 文章編號:
隨著我國基本建設制度與國際接軌,計劃經濟向市場經濟的徹底轉變。建設項目施工過程中,不可避免的工程索賠就變得尤為突出,通過工程項目管理求得效益最大化更具挑戰性,成功的建筑企業利用強大的技術力量管理其資產從而創造利潤。本論文抓住這個關鍵問題所在,從索賠的概念,原則出發,通過分析索賠在國內外的研究狀況,引出施工索賠對工程項目管理的重要性。在全文的闡述過程中對索賠的起因、分類、依據、程序等作了較為詳細的涉獵,在關鍵問題上結合自己的觀點論述。
第一章工程索賠概述
索賠是在工程承包合同履行中,當事人一方由于另一方未履行合同所規定的義務而遭受損失時,向另一方提出賠償要求的行為。在實際工作中,“索賠”是雙向的,建設單位和施工單位都有可能提出索賠要求,但一般建設單位提出索賠的情況較少,而且處理方便。可以直接從應付的工程款中扣抵或沒收履約保函、扣留保留金甚至留置承包商的材料設備作為抵押等來實現自己的索賠要求;而施工單位對建設單位的索賠則比較困難一些。通常情況下,索賠是指承包商(施工單位)在合同實施過程中,對非自身原因造成的工程延期、費用增加而要求業主給予補償損失的一種權利要求。而業主(建設單位)對于屬于施工單位應承擔責任造成的,且實際發生了損失,向施工單位要求賠償,稱為反索賠。
第二章索賠證據
索賠事件確立的前提條件是必須有正當的索賠理由,正當的索賠理由的說明須有有效證據。
一、索賠證據的要求(1)事實性 (2)全面性即所提供的證據應能說明事件的全過程,不能零亂和支離破碎。(3)關聯性即索賠證據應能互相說明,相互具關聯性,不能互相矛盾。(4)及時性索賠證據的取得及提出應當及時。(5)具有法律效力一般要求證據必須是書面文件,有關記錄、協議、紀要須是雙方簽述的:工程中的重大事件、特殊情況的記錄、統計必須由監理工程師簽證認可。
二、索賠證據的種類(1)本工程合同協議書(2)中標通知書(3)投標書及附件(4)本合同專用條款(5)本合同通用條款(6)標準、規范及有關技術文件(7)圖紙(8)工程量清單(9)工程報價單或預算書。
第三章 索賠的程序
索賠主要程序是施工單位向業主提出索賠意向,調查干擾事件,尋找索賠理由和證據,計算索賠值,起草索賠報告,通過談判、調解或仲裁,最終解決索賠爭議。業主未能按合同約定履行自已的各項義務或發生錯誤以及應由業主承擔的其他情況,造成工期延誤和(或)施工單位不能及時得到合同價款及施工單位的其他經濟損失,施工單位可按下列程序以書面形式向建設單位索賠:
1、索賠事件發生28天內,向業主工程師發出索賠意向通知;
2、發出索賠意向通知后28天內,向業主工程師提出延長工期和(或)補償經濟損失的索賠報告及有關資料(事件的名稱、發生的時間、情況簡介、合同依據、索賠要求);
3、工程師在收到施工單位送交的索賠報告及有關資料后,于28天內給予答復,或要求施工單位進一步補充索賠理由和證據;
4、工程師在收到施工單位送交的索賠報告和有關資料后28天內未予答復或未對施工單位作進一步要求,視為該項索賠已經認可;
5、當該索賠事件持續進行時,施工單位應當階段性向工程師發出索賠意向,在索賠事件終了28天內,向工程師送交索賠的有關資料和最終索賠報告。索賠答復程序與3、4規定相同,建設單位的反索賠的時限與上述規定相同。
施工單位未能按合同約定履行自己的各項義務或發生錯誤給業主造成損失,業主也可按上述條款確定的時限向承包方提出索賠。
第四章 索賠的管理
索賠在工程項目管理中的作用使索賠問題受到越來越多的關注和重視。索賠是合同管理的重要環節。合同管理和索賠工作密不可分,合同管理可分為合同分析和合同日常管理兩部分。合同分析的主要目的是為索賠提供法律依據。合同日常管理則是收集、整理施工中發生事件的一切記錄,包括圖紙、訂貨單、會談紀要、來往信件、變更指令、氣象圖表、工程照片等,并加以科學歸檔和管理,形成一個能清晰描述和反映整個工程全過程的數據庫,其目的是為索賠及時提供全面、正確、合法、有效的各種證據。整個索賠處理的過程就是執行合同的過程,從項目開工后,合同人員就必須將每日的實施合同的情況與原合同分析,若出現索賠事件,就應當研究是否提出索賠。
索賠是合同雙方利益的體現,同時索賠是挽回成本損失的重要手段。工程索賠對提高企業和工程項目管理水平起著重要的促進作用,索賠的開展必須著眼于企業內部管理的完善,制度的健全。工程的索賠不是一個獨立的行為,而是實施項目管理的全過程,涉及項目管理的每一個部門。為了使索賠有效進行,每個管理崗位都應做到位,進行有效的管理。隨著我國基本建設制度與國際接軌,計劃經濟向市場經濟的徹底轉變。建設項目施工建筑業利用強大的技術力量管理其資產從而創造利潤,如何面對索賠進行項目管理,是建筑企業取得競爭優勢,實現可持續發展的關鍵。
第五章結論
工程項目建設過程中的索賠管理是一門綜合社會科學和自然科學為一體的邊緣學科,它廣泛地涉及到工程技術和管理、合同管理、造價管理、財務分析、工程設計、施工、監理、工商貿易、法律法規、公共關系等專業學科。
作為建筑業主力軍的施工企業,要大力加強合同管理(尤其是合同管理中索賠管理部分),完善企業內部合同管理的體系和制度,在合同簽訂階段從主觀上加強合同意識,提高法治觀念,有效的控制建設工程質量、進度與造價,不斷提高企業自身的現代化管理水平。
參考文獻
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篇3
成本是為過程增值和結果有效已付出或應付出的資源代價。成本管理是指在滿足質量、工期等合同要求的前提下,對項目實施過程中所發生的費用,通過計劃、組織、控制和協調等活動實現預定的成本目標,并盡可能降低成本費用的一種必要的項目管理過程。獲取效益是企業經營的本質表現,成本管理影響著其項目盈利空間的大小。由此,成本管理在工程項目管理中具有非常重要的地位,它不僅是項目管理的本質,更是項目管理的核心。可以說,安全管理、質量管理,進度管理、合同管理都是為了防范由于片面強調減小成本而忽視合同管理成本投入,盲目追趕進度,忽略施工安全和工程質量而導致法律代價的激增,進而從長遠的整體性角度提升項目的盈利空間。
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同管理是指在法律對合同的規范與指引下,從合作方的初步選定開始到合同談判、合同簽訂、合同履行直至終止的全過程的、系統的管理。履約管理、變更管理、索賠管理爭議的解決等都是合同管理的主要內容。科學規范的合同管理可以維護甲乙雙方的正當的合法權益,使合同雙方愉快地履行各自的義務,建立良好的協作關系,減少合同糾紛,促進工程項目順利實施,最終實現工程成本的控制目標。
合同管理則是上述其他項目管理組成部分的依據和保證。工程項目管理的主要要素如質量、進度、安全、范圍、成本等因素往往都是通過合同進行規范的,對整個工程項目的管理就是對相關合同的管理。所以,應該認識到合同管理對于工程項目及其成本控制的重要意義,運用合同規范成本管理。通過關注工程項目管理中的成本管理和合同管理這兩個核心要素,合理處理好成本管理與合同管理的關系,既注重合同管理的成本控制,又注重成本管理的合同規范,從而提升工程項目管理的水平。
1 合同管理中的成本控制
合同價格水平直接影響工程造價的高低。在合同管理中也需要有成本意識,尤其是在項目初期和項目收尾階段。在訂立合同的時候,要靈活運用各種談判技巧和合同價格確定方法,提高工程項目合同管理效益,在項目收尾階段,要提高索賠意識,拓寬利益空間。
1.1 掌握項目前期階段的合同價格方法,降低價款成本 “招標談判”法是很多合同項目的價格都采用的常見方法。尤其是對于一些市場資源相對寬松,可供選擇廠家較多,需要較大而消耗穩定集中的材料、配件,可充分利用買方市場的優勢,實行招標采購,利用供方的競爭,實行“貨比三家”達到質優價廉的目的,同時也可避免由于獨家供應而帶來在資源價格、貨款上被牽著走的被動局面。[1]
“一調兩審”法一調指的是需要簽訂合同的項目確定后組織人員有針對性地開展市場調查;兩審中的一審是指合同具體承辦單位與對方的初談,二審是指由合同管理科召集有關單位與對方正式談判。這樣通過一次調研兩次審價,可以將合同價款壓低到最低限度。
“成本分解”法在實踐中,工程項目合同簽訂時,經常會出現這種情況:對方依據國家有關規定,提交自己認為很合理的預算報價,當進行洽談時,對方以依據國家規定作為理由,而我們又沒有充分的證據,對方是不會同意降價的。在這種情況下,對于標的技術含量低,成本構成比較明確的合同,應采用“成本分解”的辦法與對方談判。具體做法是:先讓對方將標的分解報出價格構成明細,將人工、材料、設備、管理費等分開計算,然后逐項審查,每一項均給對方合理的價格,以審查后的價格作為基礎,對照市場價與對方確定合理的價格。采取此種方法,可以取得充分的理由使對方同意把價格降下來。[2]
“權力限制”法指的是在合同價格談判中,對合同管理人員所擁有的可自主決定的范圍予以一定的限制,在此范圍內,合同管理人員可以自主決定,超過這個范圍則須經主管領導同意后方能決定。所謂權力限制法就是將相關部門認定的價格,作為領導授予的最高價格與對方攤牌,有意避開人情關系和技術工藝問題,與對方巧妙周旋,達到對方接受相關部門認定價格的一種合同價格談判方法。對于高科技含量較高的專業性和壟斷性較強的項目合同,由于進行成本分解很困難或因承攬單位沒有選擇的余地,合同價格談判往往非常被動。在這種情況下,可采取權力限制法。使用該辦法時,一方面要取得領導的支持,另一方面應廣泛收集信息,確定一個實際可行的價格。在洽談過程中,多做耐心細致的說服工作,利用本單位的實力和市場優勢打動對方,這樣可以取得雙方都滿意的效果。[3]
“不平衡報價”法是指在總報價基本不變的情況下,調整內部各子項的單價,爭取實現既不影響總報價、中標后又可以獲得好的經濟效益。對先施工的子項單價可適當提高,后施工的子項單價適當降低,以利于資金周轉和增加資金時間效益;估計今后工程量可能增加的子項單價可適當調高,而工程量可能減少的子項單價可適當降低,從而增加工程項目總收入。[4]
1.2 樹立項目收尾階段的索賠意識,拓寬利益空間 索賠是指由于合同一方違約而使對方遭受損失時的由無違約方向違約方提出的費用補償要求。許多工程項目中成功的索賠成為項目管理獲取收益的重要途徑。很多有經驗的項目管理者非常熟悉“中標靠低價,贏利靠索賠”的策略,因而索賠應在工程項目合同管理中受到高度重視。所以,合同管理者應該熟悉索賠的類型,積極拓寬合同的利益空間。索賠按不同的標準有不同的分類。按索賠依據分類,可分為合同內索賠、合同外索賠、道義索賠。合同內索賠是可以直接在合同條款中找到依據。這種索賠處理容易一些;合同外索賠是索賠的依據難以在合同條款中找到但可從合同條款推測出引伸含義或從適用的法律法規中找到依據;道義索賠是指在合同內外都找不到依據或法律根據但從道義上能夠獲得支持而提出的索賠,這種索賠成功的前提一般是業主對項目承擔方的工作非常滿意,項目承擔方損失很大,業主預期雙方將來會有更長遠的合作。按索賠目的分類,可分為工期索賠和費用索賠。其中工期索賠是對因非項目方自身原因造成的工程拖期,項目方有權要求業主延長工期避免后續的違約和誤期罰款。費用索賠是由于業主的違約責任給項目方造成經濟上的損失,項目方要求業主給予經濟補償的索賠。
當然,索賠必須有合理的動因才能獲得支持。一般來說只要是業主的違約責任造成的工期延長或工程項目費用的增加。工程項目承擔方都可以提出索賠。常見的業主違約包括業主未及時提供施工圖紙、未提供合格場地、業主指令錯誤、延遲付款等。
索賠也必須有相應的證據支持。合同或工程程序中對索賠的依據也應有明確的規定。提出索賠的主要依據應該是充分的證據和詳細的記錄,缺少任何一項材料,業主都有權拒絕項目方的索賠。索賠的證據包括業主指令、會議紀要、來往信件、備忘錄、工程進度計劃表、技術文件、施工圖紙、照片、施工記錄、各種采購發票、業主工程師簽字的日工單和施工方案等。[5]所以,充分利用業主合同中留下的“開口”點,依據施工過程中收集的證明資料,利用業主變更設計等時機,在結算中爭取主動,必要時進行索賠,可以拓寬利益空間,從而實現另一種意義上的合同管理中的成本控制。向業主索賠以及業主對項目方的反索賠是合同賦予雙方的合法權利。但發生索賠事件并不意味著雙方一定要訴訟或仲裁。索賠是在合同執行過程中的一項正常的合同管理活動,大多可以通過協商談判和調解等方式得到解決,這樣,也可以節約一定的訴訟精力和相關索賠成本的投入。
2 成本管理中的合同規范
2.1 成本管理中合同規范之必要性 合同管理則是深化成本管理的突破口,項目成本管理中的成本項目都可納入項目的內外合同體系,成本管理需要恰當的合法有效的合同規范。
隨著經濟活動中合作的多元化,根據企業推行項目管理的要求及“算管結合、算為管用”的原則,企業注重內部勞務市場、機械設備租賃市場、材料市場等內部市場的建設。項目經理部與這些內部市場主體發生的是租賃買賣關系,一切都以經濟合同為基礎,它們以外部市場通行的市場規則和企業內部相應的調控手段相結合的原則運行,構成輻射型項目成本核算體系。項目內外的經濟活動,都直接或間接地影響項目的成本。[6]合同履約的過程,實際上就是成本發生和成本控制的過程。而項目管理要求以總包合同為行動綱領,各分包合同及內部合同中各項經濟條款要服從于總包合同,同時必須滿足成本控制的要求。為此,有必要形成以合同管理為核心的成本管理體系,各級合同的簽訂必須滿足成本控制的總要求,通過強化合同管理,以加強和完善成本管理來進行工程管理。
2.2 成本管理中合同規范之具體措施
2.2.1 加強合同條款簽訂管理,做好成本預測預控 無論從合同管理的角度出發,還是從成本預控預測的角度出發,都必須簽訂好合同,合理確定合同需要的各項指標。成本管理的首要工作是搞好成本預測。各種合同(包括各作業層施工合同、勞務合同、材料合同、機械設備租賃合同、構件加工合同等)一經簽訂,資源的消耗就基本落實,計劃成本就成定數,因此,項目實施前各種合同的簽訂直接地體現成本預測的結果。
2.2.2 強化合同履約過程管理,全時段有效控制成本 成本控制的過程實質就是合同的履約過程。加強合同的履約管理,可以提高成本控制的質量,使成本的預控預測落到實處。為此,要根據各類合同中體現的成本預測結果及自身管理水平,編制詳細的成本計劃及切實可行的降低成本措施,細化管理責任,落實到人。要以項目經理牽頭,項目核算員為主,項目其他人員共同參與,各負其責,建立健全成本管理的各項基礎工作。要建立以落實責任制為手段,以降低成本提高經濟效益為目的的成本分析與考核體系。[7]
2.2.3 建立合同履約考察機制,有效掌握項目的成本結果 為確保通過加強嚴格的合同管理實現有效控制成本的目的,在合同履約終了時,要對合同履約結果進行全面考核,真正落實各個崗位管理人員的責、權、利。對管理者、責任人進行考核,嚴格兌現獎懲,以便對項目的成本結果了然于胸。
參考文獻:
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篇4
市場經濟的發展使得現代企業的經濟活動變得愈加活躍。這給企業帶來無限機遇的同時,也帶來巨大的風險。現代企業的經濟往來,主要是通過合同形式進行的,合同是企業對外溝通的橋梁,是企業發展的生命。合同管理則成為現代企業經營管理的重要組成部分、防范法律風險的關鍵切入點、決定企業經營管理成敗的一項重要因素。
一、合同管理概述
建設工程項目合同屬于經濟合同的范疇,是發包方和承包方為了完成其所商定的工程建設目標,在實現雙方利益最大化的基礎上,履行相關權利和義務關系的協議,是承包人進行工程建設,發包人支付價款的合同,同時也是工程建設投資控制,質量控制,進度控制的主要依據。工程合同管理,是指各級建設行政主管部門、工商行政管理部門、金融機構,以及建設方、承包方、監理單位依據法律和行政法規、規章制度,采取法律手段和行政手段,組織、協調、指導和監督建設工程合同關系,保護工程合同主體的合法權益,處理工程合同糾紛,預防和處置違法行為,保證工程合同順利貫徹實施等一系列活動。
建設工程項目一般都體積龐大,所涉及的施工工序和建筑材料繁多、工作量大、施工工期長。建設工程施工合同管理是和建設工程施工合同同步進行的。正因如此,就決定了建設施工合同的履行時間長度要比工程施工的工期長,從而也進一步要求施工工程合同管理的期限也必須長于工程項目施工的工期。最終決定了施工合同管理具有長期性的特點。建設項目是獨特的,也是一次性的,不可能被復制,就算是兩個建筑物的設計一樣,所采用的材料也一樣,但是,也可能因為施工者的不同,施工地點的不同,施工時間的不同,天氣的影響等等諸多因素使得這兩個建筑是不一樣的。這些都造就了建設項目的動態性,也就造就了建設工程施工合同管理的動態性。建設工程施工合同具有多樣性和復雜性的特點。由于工程項目施工周期長所涉及的相關事務多而繁雜,所以相對應的施工合同也具有合同履行期長,涉及項目的事務主體多。因為合同管理對建設工程項目目標的有效實現有很大的影響,若管理有不善,會導致項目目標不能順利實現,所以它要求管理過程是高度準確的,并且是相當嚴密的工作。建設工程施工合同具有嚴格性的特點。施工建設合同的順利履行不僅關系到建設工程項目的效益,并且從宏觀上來說還影響著國家經濟的發展。它還影響到我們公民的生活和工作,所以對施工合同管理過程的要求是嚴格的。
二、合同在工程建設項目管理中的地位和作用
1.合同管理在企業管理中的地位
合同管理在企業經營活動中的地位不僅體現在外部管理中,也體現在內部管理中。
1)合同管理在企業外部經營活動中的地位
企業對外進行的一系列經營活動貫穿著企業的外部關系。這些外部關系包括橫向的經濟關系和縱向的經濟關系,這交織在一起的兩個方面,構成了企業經營的主要內容。企業外部經營活動的內容豐富繁多,包括調查、預測、決策、采購、銷售、協作、宣傳、服務、舊產品改進和新產品開發等主要環節或項目。②但這些活動最終都表現為企業與企業或經濟組織間的合同關系。合同在這里成為企業建立外部關系的紐帶,因此,做好合同的管理工作在很大程度上決定著企業外部經濟關系的構建。
2)合同管理在企業內部管理中的地位
企業外部關系通過合同形式確立之后,必然會反映到企業的內部關系上來。企業內部關系表現為企業內部間各構成要素間的關系,其基本內容可概況為:人的要素和物(財)的要素。企業內部管理就是按照一定的形式和秩序,把企業內部的各種人的要素和物的要素組織起來,實現人的要素和物的要素的結合,即人與人、人與物、物與物的結合。③只有把企業內部管理活動處理好,企業的各項經濟活動才能正常運行,才能取得較好的經濟效益和社會效益。企業訂立的所有合同的目的,都是為了使合同中約定的事項能夠很好地付諸履行,以達到相應的經濟目的。合同履行的過程就是企業內部的人的要素和物(財)的要素相互結合、協調運行的生產經營的過程。為確保這一過程的順利進行,企業內部就必須實行計劃管理、生產業務管理、技術質量管理、設備管理、財務管理等各項管理活動。合同能否順利履行,需要企業內部各項管理活動的緊密配合和共同努力。同時,對合同履行過程進行管理,還能為企業各項管理活動提出目標和具體要求創造一定的條件。
2.工程中合同管理的作用
1)建筑工程合同管理是我國社會主義市場經濟的必然要求,也為推動市場經濟又好又快發展提供重要條件。在市場經濟不斷完善的情況下,建筑市場也逐漸走向了規范化,合同便是這種社會發展的產物,通過多年的合同管理與規范的實踐可以看出,建筑工程合同管理能夠有效的對建筑市場進行規范。在管理建筑市場時,通常會出現由于沒有具體的條款要求而出現的不能執行某些職權的情況,合同的出現及應用恰好解決了這一問題,它可以通過具體的法律、法規對工程中出現的不合法行為進行管理與制約。隨著我國市場經濟逐漸走向法制化,這一時代背景也要求建筑行業實現法制化管理,因此,加強建筑工程合同管理既為建筑行業的順利發展奠定基礎,同時也是市場經濟發展的客觀要求,又為市場經濟的繁榮進步提供重要條件。
2)合同管理是建筑工程項目實施的前提,當前建筑領域中,任何建筑工程的首要任務就是簽訂相應的項目合同,合同是保障項目順利進行的必要條件,它可以對整個建筑工程的質量、工序、施工技術、目標等進行嚴格、合理的規定,如果不能對建筑工程合同進行有效的管理,就會嚴重影響工程的進展,各種影響工程質量、進度等的問題就會屢見不鮮,最終導致工程目標無法實現的現象,因此,合同管理應當是建筑工程正式實施的首要步驟與重要前提。
三、目前建設工程合同管理中存在的主要問題
1.合同文本簽訂不規范,內容表述不嚴謹
工程施工合同條款多,相關文件多。一方面,當事人對合同不夠重視,簽訂的合同條款不完善、不嚴謹、內容不明確而導致合同履行過程中工程量的計量、進度款支付以及工程結算時缺少依據,產生合同糾份。另一方面,在合同簽訂過程中承包商為了拿到業務不得不遷就業主,在合同簽訂過程中很多條款都得滿足業主的意愿,處于被動地位,致使承包商對合同內容把握不嚴。
2.陰陽合同的存在
建筑工程在簽訂合同后以及開工之前,需要依據合同額繳納各種稅費、手續費及保險費等。很多企業為了減少這部分費用,經建設與施工單位協商后,決定采取陰陽合同的形式:即以格式文本合同簽訂作為建設管理部門備案的合同,而另一方面私下簽訂一份實際操作的合同,并且這兩份合同的工程款價格、付款方式或其他內容等都有較大的差別。在這種陰陽合同的模式下,很多工程中實際發生的內容,到底以何為解決依據,經常容易出現歧義,并且導致各種糾紛的產生。特別是工程款的支付方式這塊,經常給建筑施工企業帶來較大的困擾。同時也給建設管理部門和審理部門的管理帶來了較大的麻煩。建設單位管理部門對于糾紛處理的依據是雙方的合同,法律上承認有效的合同,是雙方送到建設管理部門備案的格式文本合同,這與實際中的執行合同有較大的差別,導致判決依據出現偏差,無法達到真正的效果。
3.合同中條款不明或缺項
建設工程項目合同中涉及到的條款非常多,很多部分需要合同雙方進行協商后確定。特別是對于承包范圍這塊內容,經常出現不夠明晰或者是缺項的狀況。如土建施工的抹灰工程內,只寫了一個含抹灰工程,但是工程實際中,有些位置是不需要抹灰的,這就導致在施工過程中,引起施工單位的誤解,或者是有些該抹的位置沒有抹,引起雙方的爭議。特別是不同工種之間的交接面劃分一定要在合同中給予足夠的明確,否則容易導致后期雙方重合或者都無人施工的現象。
4.合同管理意識薄弱,缺乏專職的合同管理人才
建筑施工企業在管理中注重工程經濟和技術,對合約缺乏關心。進行項目管理的過程中,相關的機構都沒有合同管理的部門,這導致對合同的管理具體的操作流程和管理體系是缺乏的,在合同管理的過程中就會比較混亂,及時動態的合同管理就沒有辦法進行。由于合同管理具有技術性、專業性強的特點,因此進行管理需要專門的高級管理人才,對法律、經濟、管理等都具備一定的掌握和熟悉能力,對合同管理中出現的問題能及時有效的進行解決。在目前的建筑管理中,進行合同管理人員大多不是專門的專業人才,人員的素質不能得到根本的保證,對合同管理的具體要求不能很好的滿足,整個合同管理工作就會受到影響。
5.合同簽訂不規范,法律意識和索賠意識淡薄,合同索賠工作難以得到實現
一些建設項目不采用標準的合同文本,而采用一些自制的、不規范的文本進行簽訂合同。通過自制的、粗略的、模糊的文本條件,減輕自身責任,將工程風險轉移給他人。有的甚至仍然采用口頭形式下達任務,待工程竣工后,再補簽合同。同時由于我國建筑市場長期處于買方市場,很多建設工程合同存在有失公正,合同雙方當事人權利義務不對等的現象,干擾了索賠工作的順利進行,而承包方普遍法律觀念不強、自我保護意識差、索賠意識淡薄,導致索賠工作難上加難,致使承包方承受很大損失。
四、完善建設工程合同管理的對策
1.完善一套標準化的管理制度
合同管理環節中,從起草、評審、簽訂、變更、解除、函電、記錄均需形成符合企業自身特點的,具有較強操作性和方法步驟較為標準的管理制度。制度的標準化給整個合同管理提供準繩。通常企業經濟合同的管理有若干制度,企業可以根據自身的要求定制符合企業的制度。這些制度在執行時,要講究一個“嚴”字,必須在可操作性上做文章,有章可循,有法可依。盡量避免官樣文章,成為擺設。
2.堅持全面地、合理地評審合同
合同評審是找出合同中不合理、不合法、不可行的條文,采取措施,加以修正,最終確保合同的順利履行。建筑合同的評審要注意求基礎資料齊全,一起綜合進行評審資料招標文件,包含乙方預算、標函及甲方其它規定等。評審合同時,對合同進行逐條審查,最后形成評審文字材料,提出修改意見,本著合法性、合理性、可行性的原則,主管負責人對合同是否簽訂作審核結論。
3.加強管理施工合同索賠工作
合同的管理和索賠涉各個方面的知識,專業性很強,需要專門人員機構來從事這項工作。不能將合同管理作為營業科或預算科的一種兼職工作。要求承包商在簽訂合同時要充分全面考慮相關不利因素,采用最有效的合同管理和索賠策略。提高合同管理和索賠的水平不僅有利于解決合同爭端和賠償問題,更有利于提高整個項目管理水平和整個企業管理水平。
4.加強合同管理人員的職業素質
社會的發展主要依靠的就是人才的力量,人是一切行為發生的主體,因此,在建筑工程合同管理中要努力加強合同管理人員的職業素質,其職業能力的高低是決定合同管理效果是否良好的重要因素。對于合同管理人才整體職業素質的提升,筆者認為主要要做好兩點,一是要嚴格控制合同管理人員的選拔與錄用,在經過的嚴格的帥選與考核之后,確保其具備良好的專業技能與綜合素質再進行錄用,堅決避免通過走關系等不良手段錄用合同管理人員,從而把好準入關,為后續工作的開展奠定基礎;二是要對合同管理者按時進行適當的教育培訓,從而不斷豐富他們的理論知識、職業能力及綜合素養,培養他們成為合格的建筑工程合同管理者。
5.建立健全建設工程項目合同管理制度體系
制定建設工程全過程的相關法律法規,增強法律法規的執行力,使建設工程項目合同管理步入規范化、法制化道路。在電子招投標系統建立合同違約、信用缺失信息記錄平臺,對違約次數高的企業取消招投標資格,進而規范各方主體的行為,促進建筑市場的健康、可持續發展。
6.合同法律知識培訓
各地政府部門組織有關合同法律知識普及的培訓,要求建筑市場的管理人員認真學習和領會必要的合同法律知識,在各地成立合同管理工作的監督部門,把企業的合同管理工作落實情況納入資質等級核查的范疇,保證建筑企業重視并做好合同過程管理。
7.加強合同內容的分析和交底工作
建筑工程合同中的內容關系到工程質量、工期、安全文明、價款、索賠、簽證、目標等各項要求和具體規定。根據合同簽訂的內容,雙方均應該分析各自的優缺點和風險因素,并找出合同中的漏洞和不足之處,并及時與工程部門人員進行溝通。讓現場管理人員及時了解各風險點和重點控制因素,這樣才能保證雙方利益得到有效的保證。
8.加大合同管理力度
合同的談判到簽訂已經后期的跟蹤管理,需要有專業人員來執行。所以要做好合同管理,首要要求具備過硬的技術素質和敬業的責任態度,控制好合同從簽訂到后期管理的每一個過程。特備是對于合同的變更,補充等內容,必須要謹慎對待,并及時傳達到工程現場的每一位管理人員,做到信息的及時流暢傳遞,隨時了解合同內容的變化。
綜上所述,通過準確識別建設工程合同簽訂和履行各階段中的風險,正確評估其危害,加強合同的管理,一定能避免或減少風險,大大提高建設資金的使用效益,確保建設項目按期高質量地完成。
參考文獻:
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篇5
1.1.1 雇主使用或占用永久工程之任何部分,除非合同可能如此規定;
1.1.2 由雇主人員或雇主對其負責的其他人員提供的工程任何部分的設計(如果有);
1.1.3 不可預見的,或不能合理預期一個有經驗的承包商應已采取適當預防措施的任何自然力的作用。
1.2 正是因為承發包雙方承擔的風險不一樣,FIDIC建議,有如下情況之一的,應采用D-B模式,不采用EPC模式:
1.2.1 如果投標人沒有足夠的時間或資料,以仔細研究和核查雇主要求,或進行他們的設計、風險評估和估算;
1.2.2 如果建設內容涉及相當數量的地下工程,或投標人未能調查的區域內的工程;
1.2.3 如果雇主要嚴密監督或控制承包商的工作,或要審核大部分施工圖紙;
1.2.4 如果每次期中付款的款額要經職員或其他中間人確定。
1.3 另說明,D-B模式中雇主的風險與我們熟悉的FIDIC紅皮書《施工合同條件》(Condition of Contract for Construction)是一樣的。在此,如果僅從承發包雙方承擔的風險看,D-B模式更靠近C模式(施工承包)。
1.4 從本文1.1.3可以看出,FIDIC最主要的劃分風險的原則(承包商承擔風險的范圍以一個有經驗的承包商能否合理預見為限)在EPC模式中失效。進一步,結合銀皮書中的4.12款和5.2款看,實際上,EPC模式要求承包商對項目的可行性研究負責,并承擔由此而引起的風險。
2. 工程總承包企業的界定
2.1 指導意見對工程總承包的界定是:“指從事工程總承包的企業受業主的委托,按照合同約定對工程的勘察、設計、采購、施工、試運行(竣工驗收)等實行全過程的或若干階段的承包”。該概念界定存在如下問題:
2.1.1 以工程總承包企業界定工程總承包,難免有概念循環之嫌。
2.1.2 全過程承包自然是工程總承包,若干階段的承包就未必如此,比如,只承包勘察或設計或采購任務就很難被認定為總承包。
2.2 與總承包概念相對的是分承包。實際上,與FIDIC的銀皮書、黃皮書和紅皮書相對應的承包都是總承包,三者的共同點是承包方承包了施工。
2.3 建設項目展開的階段一般為:計劃、設計、施工、運轉。(此處的計劃主要指可行性研究,不包括勘察設計。)從此階段劃分看:
2.3.1 EPC模式承包的階段包括計劃、設計、施工;
2.3.2 D-B模式承包的階段包括設計、施工;
2.3.3 本文1.3中的C模式(施工承包)僅包括施工。
2.4 應說明,總承包概念容易引起的誤解是人們喜歡將之等同于建設全過程承包,指導意見亦未能完全避免該誤解。若立足于建設全過程,則唯有EPC模式可堪稱總承包;若立足于項目的全過程,即考慮2.3中項目的運轉,則可能只有BOT及其派生模式可堪稱總承包。
2.5 因此,工程總承包的概念宜界定為:承包方受業主委托,按合同約定對項目的諸階段-計劃、設計、施工、運轉-之全過程或至少包括施工的若干階段的承包。除此之外的其他承包可稱為階段或分項承包,但按承包的應有之義,只承擔項目的可行性研究任務不應屬于專項承包。
2.6 與2.5相應,工程總承包企業可界定為:具備相應資質,能對項目的諸階段-計劃、設計、施工、運轉-之全過程或至少包括施工的若干階段進行承包的企業。
2.7 2.5中對工程總承包的界定與指導意見有所不同,按指導意見,不包含施工的承包,比如設計-采購(E-P),也屬于工程總承包之列。但是,這種不同不應該影響到工程總承包企業的界定(請參見本文4.2.2)。
3. 工程項目管理企業的界定
3.1 指導意見對工程項目管理的界定為:“指從事工程項目管理的企業受業主的委托,按照合同的約定,代表業主對工程項目的組織實施進行全過程的或若干階段的管理和服務。” 該概念界定存在的問題如下:
3.1.1 與2.1.1相似的問題;
3.1.2 “代表業主對工程項目的組織實施進行全過程的或若干階段的管理和服務”,并不能與指導意見對總承包的界定區別開來,比如,承擔項目的方案設計或初步設計任務(指導意見中的項目管理承包PMC),到底是工程項目管理還是總承包?
3.2 在指導意見中,工程項目管理與工程總承包應是相對的,即工程項目管理總是在代表業主對工程總承包(指導意見中的總承包)進行管理。如果我們不這樣理解,按指導意見對工程項目管理的界定,則工程項目管理完全可以回到業主自營的時代。另外,指導意見已明確同一企業或有隸屬關系或其他利害關系的兩企業不可同時承擔一個工程的項目管理和總承包,-這即說明,工程項目管理與工程總承包之所以相對,是要力求二者互補。
3.3 明確工程項目管理與工程總承包系相對互補的關系,則按本文2.5的界定,不論是工程總承包或是專項承包,都可需要項目管理的介入。但是,對于項目可行性研究,則可能構成例外,即,對于包括可行性研究的EPC模式,需項目管理的介入,應不會有過多的質疑,但對于只承擔可行性研究的項目管理服務,是否需要另一項目管理企業介入項目管理,則是值得質疑的。
3.4 考慮到項目管理的目的是受托方代表業主對工程項目進行質量、安全、進度、費用、合同、信息等管理和控制(按指導意見的陳述),而控制和管理最原初的依據即是可行性研究,因此,0對只承擔可行性研究的項目管理服務,應不需要另一項目管理企業介入項目管理。-FIDIC在本文1.2.3中的建議也即是此理。
3.5 有鑒于此,工程項目管理宜界定為:受托方受業主的委托,按照合同的約定,代表業主對工程項目的總承包或專項承包進行管理并提供相應的服務。
3.6 與3.5相應,工程項目管理企業可界定為:具備相應資質,可對工程項目的總承包或專項承包進行管理并提供相應服務(包括承擔工程項目的可行性研究,以及做作為可行性研究之必要結果的方案設計或初步設計)的企業。
4. 二企業的比較及市場培育
4.1 對比以上分析,我們可以看出:
4.1.1 工程項目管理與工程總承包力求一種相對互補的關系;
4.1.2 工程總承包以施工為主導,工程項目管理以可行性研究為主導;
4.1.3 在總承包EPC模式中,工程總承包與工程項目管理在可行性研究方面可能會有所融合(后者對前者更多的是參與而非管理)。
4.2 4.1中的分析不是絕對的,但是,對于目的是要培育發展工程總承包企業與工程項目管理企業而言,以此界分工程總承包企業與工程項目管理企業應是適當的。理由如下:
4.2.1 不具備施工能力的工程總承包企業與不具備可行性研究能力的工程項目管理企業一樣,都缺乏核心競爭能力。
4.2.2 工程總承包企業與工程項目管理企業在一個具體的項目上,可能只側重一二方面任務的承攬,比如,工程總承包企業可能只進行設計-采購(E-P)承包,而工程項目管理企業可能也只承擔設計和采購管理,但具體的承攬任務的方式不應該影響兩企業的界定。在指導意見中,之所以會出現2.1.1和3.1.1中的循環,也是出于此種意識。
4.3 以我國目前的現狀看,在項目的諸階段-計劃、設計、施工、運轉-中,設計與施工都有實力較雄厚的企業來完成,但計劃與運轉環節則相對乏力。因此,
4.3.1 加強企業對項目可行性研究的能力幾乎既是行業界所期,也是指導意見的一個側重。在指導意見中,無論是項目管理服務(PM),還是項目管理承包(PMC),可行性研究都是其中的重要內容;而指導意見將EPC模式作為工程總承包的第一推薦,也無非是要強調可行性研究。人們易于將工程總承包等同于項目的全過程承包,更像是出于這種行業期待。但是,
4.3.2 以目前的情況,培育發展工程項目管理企業以加強企業的可行性研究能力為重點,應無可非議,但不宜急于以行政的力量將EPC模式作為培育發展工程總承包企業的重點,因為這里不僅涉及到一個資源配置的問題,同時,培育發展工程項目管理企業的可行性研究能力在一定程度上是與EPC模式相適應的工程總承包企業得以誕生的前奏。
4.3.3 涉及項目運轉環節的總承包,比如BOT,只是在EPC模式的基礎上再加一個融資問題(FIDIC出版其銀皮書的目的之一就是要適用于BOT項目或類似投資模式下的設計采購施工合同),可與EPC模式的總承包一并考慮,并可以此藉市場需要來促進與EPC模式相適應的總承包企業的發展。
4.4 鑒于4.3的分析,工程總承包企業以培育發展適應D-B模式的總承包為宜,這可以通過勘察設計企業或施工企業的改造和重組,或通過二者的結合,得以便捷地實現。-在這一點上,指導意見是十分中肯的。但是,指導意見同時鼓勵勘察、設計、施工企業發展與工程項目管理相應的能力,還需注意兩點:
4.4.1 按指導意見,工程項目管理企業承接業務的最大范圍是項目管理承包(PMC),因此,即便勘察設計或施工企業具備工程項目管理的能力,它們也更愿意承包設計或施工任務本身。另外,勘察設計或施工企業也不能界承包失敗之后再承接工程項目管理業務,因為一般而言,后者發生在前者之前。
4.4.2 以4.3.2的分析,如果勘察設計或施工企業還沒有發展成為與EPC模式相適應的工程總承包企業,則其在能否發展具備可行性研究能力方面可能會受到局限。如此,按4.2.1的分析,該企業在工程項目管理上必然缺乏核心競爭能力。
4.5 因此,培育發展工程項目管理企業,宜通過建筑業中的中介機構,比如咨詢公司、監理公司等,經整合而完成。但值得強調的是,在此整合過程中吸收建筑師的加入應系十分必要。
4.6 應說明,指導意見的目的之一,是意欲通過建筑行業結構的調整,以使其更加適應市場發展的需要。本文從FIDIC合同條款中D-B模式與EPC模式風險分擔的差異入手,分析界定工程總承包企業與工程項目管理企業,目的就是要廓清二企業在市場中的定位。但是,一種企業能否發展,還需具備制度層面上的發展空間。以本文對二企業的分析界定,屆制度空間充分時,二者之間的相對互補關系即可組合成為國際上通行的各種工程管理和承包模式。
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一、引言
合同管理是工程項目成本管理的基礎,在管理的過程中其他任何管理都是圍繞合同管理為依據和基礎的。而技術管理是工程項目管理的質量管理和計劃管理的依據,是工程項目管理的關鍵和基礎。合同管理和技術管理是工程項目施工管理中的兩個非常重要的問題,怎樣有機的把二者結合起來為項目施工管理服務是值得探討研究的。本文主要針對上述問題進行展開的。
二、合同管理出現的問題
建設工程項目施工合同管理不僅是建立和維持良好建筑市場中經濟秩序的重要手段和有效方法,還在市場競爭機制、降低工程造價、提高工程質量和縮短工期等方面有著重要的作用。由于一些管理體制和思想觀念的缺陷使得施工合同管理中存在一些問題,下面我們來看看主要出現的一些問題。
(一)首先是施工合同管理與投標管理相脫節。施工合同管理與招投標管理有著非常緊密的聯系,它可以有效地控制施工進度、質量和資金的投入。但是在實際工作中,“經濟標”和“技術標”的管理和編制以及施工合同管理是分屬于不同的職能部門的。如果投標中標,與甲方簽訂合同后,技術交底往往只是一種形式,從而導致施工合同管理與投標管理相脫節。
(二)“口頭協議”與“私下合同”屢禁不止。所謂的“口頭協議”和“私下合同”,是相對于‘正規合同’而言的,而在同一個工程項目中,往往私下協議與合同并存。正式合同用《施工合同示范文本》,但雙方當事人并不履行,只是用作對外檢查,以應付各級管理部門的檢查。實際執行是以合同的補充條款形式或者口頭協議,此類條款常常是私下合同,這樣就把招投標產生的中標合同部分或全部,換成違法或違反國家及政府管理規定的內容。
(三)承包商和發包商雙方法律意識淡薄,缺乏索賠意識。施工合同經過承包商和發包商雙方依法簽訂生效,具有法律約束力,任何一方不得擅自變更或解除或不履行合同賦予的權力和義務。但是在實際的履行中,由于一些人有意見分歧或者被經濟利益所驅動,就不嚴格執行合同文件,從而引起糾紛。但是卻拿不出一個完整的索賠法律依據,從而導致企業蒙受不必要的損失。
三、技術管理出現的問題
技術管理是指對構成施工技術的各個要素以及各項技術活動,進行有效地計劃和決策、組織和指揮,并且要控制和調節的一系列技術組織管理的活動。眾所周知,合同管理、進度控制等都會影響施工項目的效益,但是施工項目技術管理對項目效益的影響確不被重視, 從而帶來了很多問題。下面我們來看看技術管理中的一些問題。
(一)對項目技術管理的措施落實不到位。由于對項目技術管理不夠重視,沒有建立好良好的技術管理制度,項目內部技術管理資料缺乏,有錯漏,影響了工程項目的驗收和工程進度,為今后的工作帶來了困難。
(二)不夠重視項目技術管理的工作。項目部不夠重視竣工以后的技術管理工作,也不重視項目技術管理經驗的積累,最后使得技術管理的總結程序不能等到一個項目施工的完成,不僅使重要的技術經濟數據流失掉,也沒有辦法帶動企業整體技術水平的提高,浪費了管理資源。
四、怎樣解決出現的問題
針對于項目施工合同管理中所出現的問題,要通過以下辦法來進行解決。
采用工程量清單計價法,實行量價分離,市場定價
要以工程量清單中的單項報價以及招投標文件中的質量、進度條款作為施工合同執行的監控依據,同時引進監理工程師及造價工程師等中介管理機構參與工程管理活動。這將從根本上解決了建設工程從工程招投標管理到工程施工合同管理的施工全過程的動態管理與監控,從源頭上控制了工程實體形成過程投資的合同過程管理。
要加強承包商與發包商雙方對合同的法律認識,增強索賠意識
我們要通過深入貫徹《中華人民共和國建筑法》、《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國招投標法》,通過不斷的宣傳和學習,使得承包商和發包商利用法律武器來保障雙方的合法權利。
(三)要規范合同的簽訂和執行,嚴格控制合同管理
合同是為了明確雙方權利與義務,具有法律依據的協議書。對中標工程項目合同的簽訂必須符合法律的規定,合同的內容要經過仔細的閱讀與考慮。要遵守和執行合同的內容,進而確保工程項目進度和施工的質量。
對于項目施工技術管理中所出現的問題,要通過以下辦法來進行解決。
應當在公司的管理制度中明確項目技術管理的要求
要明確公司各個崗位工作人員的職責,要從制度上明確項目技術管理人員在項目管理中的地位和作用。
要提高工程項目施工技術管理人員的技術水平
要加強對技術管理人員的培訓,提高他們的綜合素質和工作能力,來增加企業的人力資源。
要提升項目技術管理工作
要建立竣工后的技術管理總結制度,把一些技術數據資料進行總結和分析,用于管理工作的改進和創新,從而提高項目部和所有技術管理人員的水平。
五、結束語
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Keywords: construction engineering projects; Contract management
中圖分類號:F715.4 文獻標識碼: A 文章編號:
)建筑工程項目的合同管理及其重要意義建筑工程合同屬于經濟合同,是發包單位和承包單位為了完成其所商定的工程建設目標以及與工程建設目標相關的具體內容,明確雙方相互權利、義務關系的協議。它是訂立合同的當事人在建筑工程項目實施建設過程當中的最高行為準則,是規范雙方的經濟活動、協調雙方工作關系、解決合同糾紛的法律依據。合同管理則是建設行政主管部門、工商行政部門、建設單位、監理單位、承包單位等依照法律、行政法規及規章制度,采取法律的、行政的手段,對合同關系進行組織、指導、協調和監督,從而保護合同當事人的合法權益,處理合同糾紛,防止、制裁違法違規行為,確保合同條款實施的一系列活動。
1.加強合同管理符合社會主義市場經濟的要求。使用合同來引導和管理建筑市場,順應了政府轉變職能,應用法律、法規和經濟手段調節和管理市場的大趨勢。而各建筑市場主體也必須依據市場規律要求,健全各項內部管理制度,其中非常重要的一項就是合同管理。
2.合同管理是建設項目管理的核心,加強合同管理是進行有效項目管理的需要。任何建筑工程項目的實施都是以簽訂系列承發包合同為前提的,忽視了合同管理就意味著無法對工程質量、工程進度、工程費用進行有效控制,更勿論談及對人力資源、工作溝通、工程風險等進行綜合管理。只有抓住合同管理這個核心,才可能統籌調控整個建筑工程項目的運行狀態,實現建設目標。
3.加強合同管理也是規范各建設主體行為的需要。建筑工程項目合同界定了建設主體各方的基本權利與義務關系,是建設主體各方履行義務、享有權利的法律基礎,同時也是正確處理建筑工程項目實施過程當中出現的各種爭執與糾紛的法律依據。縱觀目前我國建筑市場的經濟活動及交易行為,所出現的誠信危機、不正當競爭多與建設主體法制觀念淡薄及合同管理意識薄弱有關。加強合同管理,促使建設主體各方按照合同約定履行義務并處理所出現的爭執與糾紛,能夠起到規范建設主體行為的積極作用,對整頓我國的建筑市場起到了促進作用。
4.加強合同管理是我國迎接國際競爭的需要。至今,我國建筑市場已全面開放,面對接來自國外建筑企業的沖擊與挑戰,就必須適應國際市場規則、遵循國際慣例。只有加強合同管理,建筑企業才有可能與國外建筑企業一爭高下,才能贏得自己生存與發展的空間。
(二)建筑工程項目合同管理建筑工程合同管理范圍廣,牽涉了來自建設行政主管部門、工商行政部門、建設單位、監理單位、承包單位等多方管理。筆者結合自己多年工程項目合同管理實踐,認為工程項目合同管理必須把握以下幾個方面:
1.重視建筑工程項目合同文本的擬定與分析在合同文本的形式上,應該盡量采用合同示范文本。在實際工作中,因為使用不同格式的合同而產生經濟糾紛的例子并不鮮見。因此,應該盡量使用各類公用建筑、民用住宅、工業廠房、交通設施及線路管理的施工、設備安裝的合同樣本——《建設工程施工合同(示范文本)》。非特殊情況,勿使用發包承包雙方自行擬設的合同文本格式。此舉可以有效防止所擬定的合同出現缺項、漏項及不平等條款。同時,也有利于行政管理機關對合同實施進行監督,有助于仲裁機構或人民法院及時裁判糾紛,維護雙方的合法利益。
另外,在擬定合同文本的內容時,合同管理人員必須對工程現狀進行深入調研,使擬定合同具有預見性,且要對合同進行細致分析,避免所擬定的條款出現歧義。擬定合同文本要把握以下要點:明確合同訂立時間及優先順序;約定價款中核定工程量清單的時間期限;專用條款中明確組成合同的文件及解釋順序;重視索賠條款的擬定。應該對所擬定的合同初稿進行合法性分析及完備性分析。確認發包人和承包人雙方是否具備相應資格;工程項目是否具備簽訂與實施合同的條件;招標投標過程是否符合法定程序;合同是否符合現行法律法規的要求。同時要確保構成合同的各種文件齊全、合同條款齊全、合同用詞準確、對工程可能出現的不理情況有足夠預見性。
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1合同管理與成本控制的重要性
根據發生的性質的不同,可以將公路工程的項目成本分為兩種類型,分別為固定成本、可變成本[2]。其中固定成本指的是發生總額是一個固定的成本,其不會受到工程量的增減而發生變化,但固定成本的降低與施工方案及資源配置、施工進度等有著密切的聯系。可變成本指的是發生總額會受到工程量的增減的影響出現成本的變動,比如,施工材料費、施工人工費等。通過減少投入與降低單價,能夠使人工費、材料費降低。通過分析項目成本構成,項目成本的影響與項目的經濟活動有著很大關聯。它們之間的聯系是建立在合同的基礎上,從本質的角度來看,合同的履約過程可以看作成本的發生過程。因此,形成以合同管理為核心的成本管理體系十分有必要,合同管理的強化對促進成本管理發揮重要作用,甚至還有助于項目管理的提升。
2合同管理對于公路項目成本管理的作用
首先,合同管理屬于項目管理的重要部分,合同中體現了建設項目相關的內容,雙方權利與責任在合體中明確規定,所以,它在公路項目中的制衡作用具有重要意義[3]。而且,項目管理依賴于合同管理,合同給項目管理提供有效的依據,合體管理人員應當注重其重要性。合體制定過程中,需要參考《公路工程國內招標文件范本》與交通規范,但客戶通常都會增加一些專用條款來規避施工中的風險,以此使公路項目達到良好的效果。因此,項目實施的前期階段,需要深入了解合體文件的所有任務,當出現問題時能夠采取有效的措施解決。另外,合同管理對造價控制有著一定作用,承包商、工程師工程項目計量與支付實質的主要參與者,將承包商完成的合格工程量或工作量作為依據,其中有計量、計價、支付等程序,科學計價并辦理支付的過程。由于要實現成本控制的目標,工程支付臺賬的設置是必不可少的,其對支付金額、支付數量等方面能充分體現出來,之后根據合同數量,將總的支付金額計算出來,掌握工程量的完成狀況。然后,合體管理幫助達成建設目標。合同管理在工程項目管理中占有重要地位,其貫穿于整個項目中。因此,對項目實施的各項環節、每個步驟進行合同管理具有重要意義。最后,合同管理對生產安全起到保障作用。安全生產是工程建設的核心,只有保證工程建設的安全,才能使項目參與者獲得根本利益。
3合同管理與成本控制的全程性
3.1成本控制的全程性
(1)事前:成本的預測分析及管理策略。在實施項目過程中,對項目成本的影響做好相關的準備工作,主要為事前規劃和預測,保證目標成本,深入分析目標成本,并將其落到實處;(2)事中:成本的對比分析及糾偏策略。實施項目時,應時刻對比分析目標成本與實際成本,及時發現兩者之間的差異,并將其反饋給相關的單位,給予有效的措施糾正,盡可能將損失風險遏制在萌芽狀態,以此為實現目標成本奠定基礎;(3)事后:成本的核算分析及獎懲措施。事項成本形成后,通過核算、分析實際成本,查出成本節約或超支的主要因素,將其責任歸屬明確,根據實際情況給予責任單位獎懲。同時,也為今后醒目成本管控與修訂成本管理辦法提供有有效的參考資料與數據。
3.2合同管理的全程性
(1)事前:合同的談判與審查。首先應做好合同管理的前期防范工作,首先從潛在供應主體的資信情況的調查著手,其次,對合同簽訂前的會審制定建立健全,會審合同談判形成的合同文本;(2)事中:合同的履行與監督。合同履行過程監督與管理是合同管理事中控制的核心,以此使合同能夠有效履行,防止出現違約的現象發生。在這個過程中,應對合同履行記錄、跟蹤合同履行過程以及合同結算支付等工作落實到位;(3)事后:合同的糾紛與應對。對合同出現的糾紛問題才有效的應對措施,需要注意的是,事后應對處理是在事前防范與事中控制無效的情況下,來降低企業的經濟損失所采用的一項不得已的措施,其是合同管理最后的保障[4]。一旦發現合同履行出現問題,應技術采取有效措施處理。
4合同管理與成本控制的管理要點
(1)在施工企業的合同管理中,最關鍵的為分包合同管理,其與其他的合同相比,其隱含的風險比較多。且分包行為可能存在一些問題,比如,分包商違約、分包商不當、分包合同內容不嚴謹等,增加了分包風險的發生,給施工企業的發展帶來不良的影響。為了避免分包風險的發生,尤其要注重這幾項工作:①審核分包商資質。主要了解分包商的資信、履約能力、承擔風險能力,假如可能的話,還可以了解分包商的銀行與用戶單位,以此防止由于分包商選擇不利而造成分包風險的發生。②做好合同策劃。在選取采購方式時,應了解擬分包工程項目的特點與要求,采購方式包括談判、招標、直接采購。合同形式有兩種,分包為單價合同、總價合同,合同條件可以自行擬定,也可以采用某個合同文件范本,在擬定合同中的重要條款時,應將這些條款與事項的方案對比分析,選出最佳的合同條款,以此使合同的執行力得到保障。為了減少與分包之間的糾紛,降低合同風險的發生率,在分包合同的簽訂當中,應將工程質量、安全、工期、工程款結算等納入到分包合同中。另外,在擬定合同條款時,應要求分包商商提供履約擔保,以此使分包合同中分包人的違約風險得到有效化解。③加強分包合同管理。施工企業在制定分包商的管理方法時,首先應當將分包授權管理體制進行規范,并對簽證程序及規定進行完善,對相關的證據材料全面的收集起來,為今后可能出現的糾紛的應對工作奠定基礎。(2)在實施項目時,項目部所有工作人員應遵循“成本控制、人人參與”的理念,以及“事前、事中、事后”的全過程成本控制意識。(3)加強分包合同管理。在項目施工過程中,各個部門應做好相關的工作,比如,基礎資料的歸檔、整理,匯總形成成本歸集分析資料、財務狀況盤點等。另外還包括項目費用的核算,判斷材料、半成品、配件庫存等。(4)強化材料的管理與控制。首先應對保證材料質量,把好采購關,以此使采購成本控制好。項目部需要嚴格按照要求進行采購,堅持“貨比三家,擇優選用”的原則,力爭使材料成本降到最低,并保證優質的材料。同時,還需要把好材料手發關,防止出現材料的浪費現象,實現節約用料。但材料進場時應嚴格檢測,查看是否存在質量問題,保證材料的管理的控制。
5結語
總而言之,施工項目獲得良好經濟效益與成本管理有著密切的聯系,因此強化合同管理對促進成本管理發揮重要作用,以成本管理作為核心內容,以合同管理作為主要手段,不僅有利于項目部的自我管理、自我控制與自我約束,而且對施工企業進行檢查、監督與服務等工作奠定良好基礎,其對促進工程項目與施工企業經濟效益的整體提升具有重要意義。
參考文獻
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[2]陶玉彬.淺談公路工程項目施工成本的控制與管理[J].民營科技,2011(11):222.
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一、甲方的職責和權限
1、甲方的職責
(1)負責組織施工合同“交底”和施工組織方案的審定以及建設單位、地方社會環境資源的聯系銜接;
(2)負責項目運轉所需資金的籌措及其他風險控制;
(3)協助乙方組織竣工驗收、竣工決算和評優申報;
(4)負責組織項目管理期間和終結時的考核審計;兌現項目承包人經濟收益(包括薪金)或實施經濟賠償處罰;
(5)協助乙方選聘項目管理人員,組建項目經理部,配置其他生產要素;
(6)根據項目需求及乙方請求對外簽訂勞務分包合同、材料設備購置合同、機械材料租賃合同等。
2、甲方的權限
(1)有權對乙方的施工管理工作進行指導、檢查、監督、協調;
(2)除建設單位指定外,有權將項目的安裝和裝飾裝修工程分包給集團公司所屬專業公司;
(3)乙方違法、不執行國家標準不按規范進行管理施工、違反集團承包管理辦法的情況下,甲方有權進行糾正,責令停工整改、予以經濟處罰、終止承包合同、調整承包人。
二、乙方的職責和權限
1、乙方的職責
(1)代表企業實施項目管理,遵守國家法律法規,執行強制性標準,執行企業相關管理制度,積極維護企業合法權益;對所施工的項目自開工準備至竣工驗收,實施全過程、全面管理;
(2)根據國家規范組織編制項目管理實施計劃;
(3)組織實施施工現場的生產要素的配置和管理;
(4)組織制定和實施項目經理部各項管理制度;
(5)在企業授權范圍內負責與建設單位、監理單位、地方政府相關部門、企業管理層的工作聯系和協調,負責勞務分包、協作單位的管理;
(6)解決施工現場和項目經理部出現的問題,發現和處理突發事件;
(7)負責竣工驗收和竣工結算,提供和準備相關技術經濟資料;
(8)協助企業進行項目的檢查、鑒定和評優、評獎申報;
(9)負責員工的管理教育、企業文化和精神文明建設;
(10)接受上級和地方建設行政主管部門的檢查監督,認真落實整改意見,提高管理水平;接受本企業的檢查監督和考核審計;
(11)處理項目經理部善后工作和工程質量保修服務,完成清收工程款等債權債務的清理和移交;
(12)按照甲方的要求報送完成各種指標的情況;
(13)按分公司規定及時足額交納職工的各種保險及住房公積金等費用。
2、乙方的權限
(1)代表甲方實施項目管理,全面履約施工合同,遵守國家法律法規,執行強制性標準、規范和甲方相關管理制度;
(2)根據甲方的授權,組建項目經理部,主持項目經理部全面工作;
(3)確定項目經理部組織架構,選擇聘用管理人員和生產工人,少數關鍵崗位的管理人員按規定程序可外聘;確定管理人員職責、權限,并組織考核獎懲;
(4)有權在甲方確定的合格分承包方名單中選擇勞務隊伍,但必須報發包方備案;
(5)甲方授權的范圍內自行組織物資采購;
(6)按照集團公司資金管理辦法,決定其項目資金的使用;
(7)按照以收定支、效率優先的原則決定項目經理部人員薪酬分配(參照局對項目薪酬分配管理辦法)
(8)根據企業授權,協調處理與項目有關的內外部事項,重點跟蹤后續工程項目和參與其他項目的經營活動。
三、合同糾紛的解決方式
1、雙方在履行承包合同產生糾紛時,首先應協商解決;
2、雙方協商解決不成時,依據集團公司工程項目責任承包管理辦法,進行調解;
四、合同的成立與生效
1、本合同自甲乙雙方簽章之日起成立、生效;
五、其他
1、本合同的附件是合同的組成部分,與本合同具有同等效力;
2、本合同未盡事宜,雙方另行協商,所訂協議與本合同具有同等效力;
3、本合同一式四份,雙方各執二份。
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一、合同評審
依據組織的長遠規劃、戰略目標、近期工作計劃,對項目進行市場、政策、方向等方面的評估,進而對合同締約目的、預期效果進行決策性分析,形成合同起草指導意見,并對合同草稿進行立意審查的過程。包括口頭表達的要求得到確認,異議已得到解決,乙方有能力滿足規定的要求。同時對合同評審中的結果及評審所引起的措施的記錄應予以保持,產品要求發生變更,應修訂合同并及時將修改信息通知相關部門和相關人員。
審查實質上是前合同事務,對合同的起草修改起至關重要的作用。其責任部門為組織的最高決策機構。法律事務機構以及相關職能機構可以提供咨詢建議。評審方式可依據項目類別、項目大小、技術難易程度、采取授權人審批、會簽評審二種方式,一般掌握準則:大或難項目采取會簽評審,小或易項目采取授權人審批。需要指出的是無論會簽或評審項目都應準確理解甲方要求,包括甲方口頭表達的要求, 如:項目的名稱、階段、規模、投資、內容及標準是否明確,產品要求是否在委托任務書、合同中得到明確規定,合同中的技術、質量和工期要求是否可行,是否有能力滿足顧客對產品的使用、交付和服務各方面的要求,供需雙方對合同或訂單理解不一致的問題是否已得到解決,對顧客提出的可能使具有風險的特殊要求,是否有相應對策,是否采取必要的、可實現的技術上和資源上的措施。
二.職業道德建設
工程設計行業獨特的工作內容、工作方法、專業技術手段以及其特定的服務對象,決定了該行業的從業人員必須遵循一定的職業道德規范,才能調整好其內部、外部的各種關系,充分發揮工程設計行業在建設中的重要作用。樹立良好行業風尚的需要良好的職業道德一旦形成,在凈化行業風氣、樹立良好的行業風尚方面的作用將是持久的。這種良好風尚的形成,離不開每個工程設計人員高尚職業道德品質的作用。伴隨著社會主義市場經濟出現的道德觀念的變化和社會大環境的不良因素給職業道德建設帶來的負面影響,使得是非、得失、利弊、好壞等評判標準多元化,導致道德滑坡,工程設計行業出現了許多違背職業道德的現象。加強設計隊伍管理首先要建立一支能打硬仗,精誠團結、配合默契的管理隊伍;正確劃分各級技術管理的權限,要堅持放權到位、管理到位、責任監督到位、充分發揮每一位工程技術人員的積極性和創造性。其次是工程設計項目在開工前要編制項目設計大綱、建立質量保證體系,把工程設計項目管理落到實處。 項目負責人是工程設計項目管理的關鍵。首先項目負責人是工程設計項目的策劃者、組織者、實施者,他要策劃工程設計項目實施的全過程,并對工程設計項目的總體質量負責。在前期他要組織各個設計人員正確理解招標書或委托方的建設意圖,編制“設計大綱”。在設計的適當階段組織好方案論證、設計評審、設計驗證等工作。工程設計項目負責人除了帶好整個設計團隊外,還要注意對年輕設計人員的培養,這包括對工程設計項目負責人對工程設計項目負責人助理培養、專業負責人對本專業設計人員的培養、審核人員對校對人員的培養等,只有不斷提高他們的質量意識,拓寬專業知識面和內外溝通能力,才能使公司擁有更多技術水平高、職業道德好的業務骨干,從而提高公司專業技術人員整體業務素質。
設計完成后項目負責人還要關注整個工程設計產品的完整性,它包括方案階段的設計模型或多媒體;擴初階段除了滿足工藝、使用功能要求外,還應滿足甲方招標文件、設備訂貨的要求;施工圖階段要對各相關部門在評審中提出的意見逐條落實,特別是對法律法規和強制性標準條款的執行情況必須重點檢查,以確保施工圖審查一次通過。在施工圖交付甲方施工以后,項目負責人要主動組織各專業設計人員做好現場施工配合工作,以保證工程設計項目的質量總體得到控制。所以加強對項目負責人的管理是設計院人員素質管理工作的重中之重。
三.明確工程的質量目標
搞好質量管理首先要明確工程設計項目的質量目標。在工程設計前應根據甲方要求、工程的實際情況、工程勘察報告等實際情況確定工程設計項目的質量目標,并在設計的各個階段嚴格控制、確保工程設計項目質量目標的逐一實現。
要抓好關鍵過程的設計控制。對重大或關鍵過程的設計除了要有具體的設計方案外,更要有設計創新。在設計過程中,項目負責人要組織有關人員根據設計院自身的特色制定有關符合本工程的設計方案并組織會審和征求專家意見。除了按質量標準規定的復查、檢查內容進行嚴格復查、檢查外,還應進一步強化對關鍵設計過程工作的復核,杜絕因設計引發的質量事故發生。同時積極促進新技術、新材料在工程設計中的應用,提高工程設計的技術含量。 嚴格按設計規范設計。根據工程設計項目的特點、公司應組織力量編制各專業統一的設計說明、技術措施、技術規定。編制標準規范、圖集、節點詳圖的有效版本目錄和計算機應用軟件的有效版本目錄,并按常用、通用、選用標注目錄,方便設計人員選用,同時還必須是動態管理的。需要注意的是所有的設計程序,大綱策劃、方案評審、設計驗證等,一定要經過嚴格地,正確性、可行性、可操作性審查。
堅持“三校兩審制度”。每道設計工序完成,首先由設計人員自校,再有校對、校核、審核、審定有關人員逐級校審(必須是具有相應資質的人員擔當),不能越級審核,也不允許未完成整改就越級審核。建議不要由參與同一工程設計項目的設計人員互校,這樣不容易發現問題,也不宜提高工程設計質量。
搞好技術交底。設計一旦完成交付甲方后,工程設計項目負責人應主動聯系甲方,及時進行技術交底。交底前工程設計項目負責人應組織各專業負責人編制交底大綱,不能以施工單位編制的交底會議紀要取代設計院的技術交底,草草了事。
四.成本管理
成本管理就是在工程設計項目的形成過程中,對設計過程所消耗的人力資源、物資資源和費用開支進行指導、監督、調節和限制,把各項生產費用控制在計劃成本內,保證成本目標的實現。
工程設計項目負責人是工程設計項目成本控制的第一人。在項目管理中,工程設計項目負責人應及時掌握和分析盈虧狀況,并迅速采取有效措施進行監控。
控制人工費用。設計院內部要合理安排工程技術人員參與工程設計,根據工程設計項目的類別、大小、技術難易程度合理搭配。
五.進度管理
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二、合同履行
合同履行過程中簽訂的補充協議、往來重要文件和會議紀要等,特別是涉及合同內容變化的,應及時收集,與合同一起歸檔,并且要求是原件,簽字蓋章手續完備。傳真件或其他形式復印件,需加蓋受控章予以確認。對于設備采購合同,重要設備的源地驗收或到貨開箱時,必須要有檔案管理人員參加,依據合同條款,檢查驗收設備隨機文件、完工報告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設備監造過程形成的質保大綱、質量計劃、不符合項等質量記錄等也應收集歸檔。對于技術服務合同,合同承辦部門應會同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術報告、檢驗和測試記錄等是否符合相關要求,并及時完成驗收記錄的整理歸檔。對于施工合同,重點檢查竣工圖編制質量和套數是否符合要求以及施工資料的完整性、準確性、系統性。
三、合同歸檔
(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括:合同書原件(即:合同文本及其附件),與訂立合同有直接關聯的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報告,國家行政機關的相關許可文件,技術協議,有關合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業執照復印件,授權委托書以及其他相關憑證的原件。技術服務合同中,與履行合同有關的技術背景資料、可行性論證和技術評估報告、項目任務書和計劃書、技術標準、技術規范、原始設計和工藝文件以及其他技術文檔是合同的重要組成部分,同樣缺一不可。如果確因數量龐大,劃歸技術檔案,應予以詳細說明或標注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理,一般先區分合同類別,按年度(時間順序),編制文件歸檔目錄,按件或按卷進行裝訂。合同檔案保管期限的劃分,一般根據合同本身的重要性、合同金額以及合同標的物和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種,也可直接標識具體年限。建設項目一般投資金額較大,應編制一份完整的合同清單放入合同檔案。
四、合同管理的其他環節
談判記錄、招投標文件和評標文件及中標通知書等,作為簽訂合同的前奏,一般作為項目管理文件,不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書、答辯書、判決書、調解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關負責人進行審批。五、常見問題在以往建設項目合同檔案收集、整理和歸檔過程中,經常發現合同文本的規范性方面還有待進一步提高,比如:第一,簽訂合同的甲方或乙方,不是法人而是委托人,卻沒有收集授權委托書。第二,合同章用單位行政公章代替。第三,簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四,合同簽訂日期空白。第五,合同簽訂份數太少,或因保管不當,合同原件丟失。第六,合同附件,如:技術規格書、圖紙等技術資料未同時收集歸檔,鏈接標注不清晰。第七,合同檔案保管期限劃分不妥,過長或過短。第八,合同中未提及文檔管理要求,需要相關配套文件時沒有依據,局面被動。
綜上所述,作為建設項目業主方,在合同管理方面,應設置專門崗位,建立科學合理的工作流程,改變手工粗放的管理模式,提高信息化水平,積極關注合同的動態管理與后評價工作;在歸檔工作中,堅持“通過合同控制加強工程檔案管理”的理念,做好內部自身形成文件材料歸檔工作的同時,對外部多用合同約束建設項目相關方,加強檔案工作監督、檢查和指導,注重協調與溝通,為今后建設項目管理全面留存更多的依據憑證,積累更多的寶貴經驗,從而促進企業又好又快發展。
作者:王繼榮 單位:中國原子能科學研究院
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大型項目的合同種類繁多,傳統的手工管理方法耗時費力,很難實現合同信息的快速提取,對合同執行狀況難以進行動態跟蹤,對合同索賠缺乏信息支持。基于管理流程的合同管理信息化的目標是對大型施工企業的所簽訂的各類合同的基本信息進行管理;對合同狀態進行跟蹤;通過信息平臺實現合同評審的網絡化;根據合同確定項目的預算成本,作為成本控制依據,并對合同執行情況進行對比跟蹤;依據歷史工程索賠事件建立索賠事件庫為項目獲取索賠機會提供信息支持。
近年來,信息技術的高速發展為管理流程的改進提供了很大的空間,全面推動了流程管理的實現與組織的變革,對工程項目合同管理的實施進行流程分析,將相互關聯的管理過程作為系統加以識別、分析和理解,確定項目管理流程、操作程序、工作邏輯關系,從而提出并優化有關管理流程,建立一套標準化、工作程序化、規范化、科學合理的管理工作流程,將有利于對整個項目系統或系統中的某個過程及其相互作用進行動態的、系統的管理,從而保證了各項工程施工活動的決策正確性及其實施結果的預期性,最終有效地保證項目合同管理目標的實現。
2大型設計項目的合同管理流程簡介
2.1大型設計項目合同管理流程的概念 管理流程是指管理活動中一系列相互關聯行為的序列結構,它反映了在某種活動目標的導向下,這些活動的先后順序、承轉關系,制約、推進和輸入輸出的客觀規律。按其性質和作用可以分為總體流程、局部流程和細部流程,總體流程規定了管理活動的階段劃分以及各階段的相互關系;局部流程反映各管理階段重要環節的相互關系;細部流程則反映各管理環節中業務活動的相互關系和流轉過程。 大型設計項目合同管理流程是它反映了工程設計項目管理的客觀規律和管理活動的特點,將設計過程所需要的信息流和物質流進行有機結合,并為設計技作業和管理活動輸入行為目標、物質條件、運作規則,促使其產出預期的結果。
2.2大型設計項目合同管理流程的特點 管理流程具有目的性、必然性、多樣性、系統性和層次性的特點。
2.2.1目的性是指管理流程表達了管理業務完成的過程,一定以實現相應的管理業務為目的:
2.2.2必然性指管理業務的完成必然要通過某種流程;
2.2.3多樣性指許多管理業務完成方式不具有唯一性,指一個管理系統中總是存在多種管理業務,因此存在多種流程,而且這些流程之間是密切相關的,是嚴密的組織的。一個管理系統的流程是由多種不同的流程構成的流程體系;
2.2.4層次性指由于管理系統的功能具有層次性,相應的管理業務與流程也具有層次性,即一個綜合性的管理業務的流程可以分解為若干較管理業務流程組合。
2.3大型設計項目合同管理流程的構建步驟 為了保證設計項目合同管理的成功實施,必須建立一套高效的管理流程體系,而一個理想的流程體系結構應該滿足以下兩個條件;(1)流程同步,指流程應具備在質量、數量、時間等方面準確滿足設計項目合同目標實現的能力。(2)流程高效,是用總的流程成本來計算,理想水平是用盡可能低的成本來保證項目信息流程、資金流、物資流的運轉。管理系統流程設計的主要內容有管理業務分解、相關管理業務分析、構建管理流程責任分配矩陣、繪制各級管理流程圖等。
管理流程設計是大型設計項目造價管理系統設計的重要組成部分,管理流程設計通過將某項管理工作分解為各個管理活動,直到管理工序,并區分具有不同性質或特點的工序,根據管理科學原理采用不同的工序完成方式,在此基礎上確定的管理工作完成過程,為科學地確定系統結構、系統的管理規范奠定了基礎。特別是在現有管理系統重新設計中,通過流程研究,優化與再設計,使進一步通過結構再設計實現系統整體優化有了較好的基礎。項目合同管理工作的分解及相應流程的構建一般經過如下幾個步驟: (1)對設計合同管理工作進行研究與探索,確定分解的準則,是按管理職能劃分或是按工程實施順序劃分等準則; (2)確定某項管理工作的管理活動組成,并理清管理活動中各個管理工序,初步擬定某項管理工作完成的綜合流程和相應的子流程; (3)去除每項管理職能的流程中的不可行的方案或明顯劣于其他方案的方案,保留較好的方案。
2.4大型設計項目合同管理流程的控制
大型設計項目合同管理流程控制是利用現代工程項目管理相關學科知識和技術方法,通過對影響設計項目合同管理的目標的因素進行識別、設計環境進行分析,對工程項目設計合同管理的目標控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統規劃,進而對設計行為狀態實行跟蹤控制和組織協調,從而保證對設計項目管理職能的履行,最終實現工程項目的設計目標。
它涉及到利用信息系統所提供的信息,對管理活動做出最優化決策和指令,使每個管理過程始終逼近項目目標計劃。控制系統的決策、指令及執行,是由項目管理部門的高級、中級、及技術管理三個層次實現的,三個層次的水平將直接影響目標計劃的實現。信息系統的信息敏感程度,與控制系統的決策優化水平關系極大,而控制系統的決策優化水平,直接影響到計劃與實際的差異程度。因此,信息系統與控制系統必須設計成相匹配的系統。
2.5合同管理流程的界面分析與管理 界面,又稱接口,是指相互作用的子系統之間的界限,是子系統之間既相區別又相聯系的紐帶。界面管理是指協調相互作用的子系統之間的能量、物質、信息交換以實現系統目標的活動,除了組織上、管理上、技術上的協調之外,還要協調各系統界面的相互關系。
在現代工程項目管理中,人們越來越強調系統的集成,在工程項目中界面具有十分廣泛的意義,項目的各類系統,如目標系統、技術系統、行為系統、組織系統等,他們的系統單元之間,以及系統與外部環境之間都存在著復雜的界面。項目管理系統各子系統之間及各個子系統內部存在復雜的界面,而直接的表現形式是各管理流程之間的接口。
我們可以看出項目管理系統與外界以及項目管理系統內部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復雜的關系,他們之間互相作用、互相聯系、互相影響,設計項目管理流程的界面有很多種類型,可以從很多不同的角度來描述: (1)項目的各類組織系統之間以及項目整個系統與外界環境系統之間存在復雜的管理界面。例如,政府主管部門、項目管理組織、承包商、材料供應商等項目參建單位之間的工作往來形成了復雜的管理流程界面:從總體上,項目所需要的資源、信息、資金、技術等都是通過界面輸入的,項目向外界提品、服務、信息等也是通過界面輸出的,所以整個系統與外界也存在著復雜的界面。 (2)在工程項目生命周期的各階段之間的管理流程界面。設計項目自可行性研究至設計、設計到施工、施工到驗收,在這些界面的兩側的管理環境及參與單位都有著顯著的不同從而導致管理流程的差異,這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針,從而形成了項目管理實施過程之間的管理流程界面。 (3)各管理子系統之間的職能管理流程界面。在設計項目的管理中,項目管理的各個職能以及各個管理部門在項目過程中形成一定的關系,互相依賴、互相影響,由于各子系統的功能不同、目標不同,按其職能可將項目管理系統分解為進度管理子系統、成本(投資)管理子系統、質量管理子系統、合同管理子系統等,從而各個子系統之間構成復雜的職能管理流程界面。 (4)在項目設計的各個管理職能系統內部也存在管理流程的界面,例如進度計劃管理系統中,進度計劃的編制分為總體實施計劃及各年度、季度、月度計劃的編制。在總體計劃編制的管理模塊中,輸入是項目管理目標及上層系統組織的意圖,輸出是項目的總體實施進度計劃,對于年度進度計劃的編制而言,其輸入是總體實施計劃,輸出是項目的年度實施計劃。所以,不同階段的計劃編制工作之間存在流程界面。 (5)部門間流程界面。部門間流程是跨越兩個或兩個以上職能部門的流程,即流程的系列活動是由不同職能部門的人來共同完成的。部門間流程的活動是不同的,但卻是相關的,活動之間有著內在的聯系,有些活動乍看起來是不相干的,但通過某些其他活動的媒介,這些活動間也發生了遠程聯系,通過這些不同部門間的相關活動的共同作用產生了特定的結果,從而構成某一工作完成的特定流程。例如,在設計項目實施過程中, 對項目管理組織者而言, 首先必須讓各專業對自身圖紙電子版驗收合格,然后組織專業間會簽交底, 之后方能協調出版部門按計劃出圖。這項管理工作的實施跨越了不同的專業、不同的行政科室和院內不同部門,產生了部門間立體交互的流程界面。 因此,我們要對整個管理系統進行全面分析,運用集成管理的思想,對流程實施集成管理,做好各管理流程的界面協調,保證各管理子系統之間以及各子系統內不同管理流程的物資、能量、信息通暢地流動,同時要處理好系統與外部環境的關系,使整個管理系統始終處于有效平穩的狀態。
3大型設計項目合同管理流程的設計與實現
3.1背景分析 某大型項目的合同管理流程系統需要全面地歸納設計項目合同管理的事務,其中包括招投標文檔,并通過分類登記、關聯管理、跟蹤催辦,使原本散落在各個部門和各個人案頭、柜子中的所有合同臺賬、費用往來、文件往來、進度款、付款憑證、變更及其處理過程記錄等均可有條不紊地記載到該系統中,使原本難以理清的施工管理和合同事務變得有章可循。要求該系統不僅本身具有強大的管理功能,還可很好地橋接工程項目的其它業務管理,如:對進度計劃管理、材料與物資管理、投資控制管理、質量安全管理等各個管理系統之間起到協調、監控作用。
3.2本項目合同流程管理的目標分析 本項目的合同流程管理主要是實現對項目合同簽訂、履行、變更、索賠、終止、結算等的全過程跟蹤管理,同時為決策提供相應的支持信息和完整的文檔管理。具體包括: (1)實現對合同簽約的流程化管理,該部分內容可鏈接到招投標管理子系統中; (2)以合同為主線,以費用回收與設計產品交付為中心,實現對合同全生命周期的管理; (3)對合同變更、索賠等重要合同事件進行記錄、分析,其中變更部分鏈接到計量支付中的工程變更管理; (4)對項目會議、方案變更、資源供應、進度調整等進行記錄,以便查詢。 本系統所涵蓋的業務范圍是針對工程相關合同生命周期中的各項業務,包括基本信息的管理、工程各類合同的簽訂、履約監控、變更、索賠、終止、結算等業務和工程備忘錄。 按照合同的生命周期,本系統合同管理子系統涉及的業務過程有合同的申請審核、工程各類合同的簽約、履約、計量與支付、變更和索賠、終止、結算等業務。本系統主要分為基本信息管理、合同簽約管理、合同進程管理、合同變更管理、合同索賠管理、合同終止管理、工程備忘錄七大模塊。 合同管理子系統采用目錄樹層狀結構,對合同申請、審核、簽訂、索賠、計量、支付、變更等合同相關業務進行全面、有效地管理,使工程項目各有關單位之間建立有機的聯系,相互協調,共同實現進度、質量、費用三大目標。
3.3合同管理綜合流程圖 根據本項目的特點,建立的合同管理綜合流程圖。
3.4主要的功能模塊的分析
3.4.1合同簽約管理模塊 本功能模塊是保證項目的順利進行,規范經濟行為,有效控制投資規模,規范合同的簽約行為。其主要功能包括如下幾點: (1)實現合同文本審核流轉單的增、刪、改; (2)實現合同文本審核流轉單的在線流轉; (3)實現合同文本電子文檔的掛接; (4)實現對合同模板的增、刪、改; (5)實現對因招標項目的信息查詢; (6)實現合同文本電子文檔的在線批注、審核。 合同簽約管理流程。 3.4.2合同進程管理 合同進程管理主要包括進度信息管理、質量信息管理、計量信息管理、支付信息管理四大管理模塊。
1、進度信息管理 該模塊主要反映工程的進度計劃與完成情況,可由各標段的進度計劃與完成情況的相關數據編制匯總得出進度匯總表。該功能模塊要實現的功能如下: (1)實現進度計劃、完成情況的調用; (2)實現進度計劃、完成情況的信息查詢; (3)實現各標段進度計劃、完成情況的對比分析。
2、質量信息管理 該模塊主要提供工程檢測與評定及質量事件的信息。可由各標段質量檢測、評定及其相關數據匯總得出工程質量匯總報表。該功能模塊要實現的功能如下: (1)實現質量信息的調用:
(2)實現質量檢測、評定與質量事件的信息查詢: (3)實現各標段質量情況的對比分析。
3、計量信息管理 該模塊主要是對各標段每期工程計量信息的查詢與匯總,可由各標段審核后的計量及相關信息,如工程量清單、中間計量表匯總出審核后的中間計量總表。其流程圖。 該功能模塊要實現的功能如下: (1)實行計量信息的調用: (2)能夠察看其他模塊中相關的支付、質量與進度信息,能夠對累計完成數據進行統計,并且用直方圖對合同完成情況進行統計分析; (3)能夠對完成項目進行費用分攤; (4)對以往審核后計量信息的查詢。
4、支付信息管理 該模塊主要是對各標段每月支付信息進行查詢與匯總。可由審核后的各標段支付及其相關信息,如中間支付單、付款單等匯總出審核后的中間支付匯總表。支付流程圖包括中間支付流程圖和竣工支付流程圖。 該功能模塊要實現的功能如下: (1)實現調用支付信息; (2)實現對中間支付信息的查詢; (3)對支付金額超過支付比例的進行預警; (4)對支付款項做支付跟蹤,查詢實際支付時間、支付數量,及累計各期的支付數。
3.4.3合同變更 主要實現合同變更的查詢匯總,并分析合同變更的變更工程量和計算審核,實現對非合同變更(工程變更和設計變更)的量價分析,并設置是否記人合同總價調整的功能。可實現由合同變更的基本信息,包括變更原因、變更內容、變更時間、審核記錄等匯總得出合同變更情況一覽表,并予以合同的變更管理的功能。 該功能模塊要實現的功能如下: (1)當有新合同變更單進入系統時報警,提示相關工作人員; (2)對各標段合同變更單的查詢: (3)對各類變更進行量價分析; (4)對合同變更審核過程進行查詢; (5)能夠通過查詢相關的設計變更單審核工程變更單。 3.4.4合同索賠 該模塊主要實現合同索賠的查詢匯總,并分析合同索賠的變更工程量和單價以及工期。本功能模塊不實現索賠的錄入,索賠申請審核在投資控制子系統系統中實現。該模塊可實現由合同索賠的基本信息,包括索賠日期、索賠原因、索賠內容、索賠審核意見等匯總得出合同索賠信息一覽表。該功能模塊要實現的功能如下:
(1)提示、查詢、跟蹤合同索賠狀況;
(2)合同索賠與相關工程問題關聯:
(3)合同索賠需進行量價分析和費用分攤。 合同索賠的基本流程圖見圖7所示
3.4.5合同終止管理
1、合同中止和終止合同中止和終止后要進行結算和資料移交等工作。該模塊的輸入為合同中止和終止的基本信息,該模塊的輸出主要為合同中止和終止的基本信息列表。該功能模塊要實現的功能如下:
(1)合同中止申請審核信息和終止信息的增、刪、改:
(2)合同中止申請審核信息和終止信息的查詢。
2、合同結算 合同結算指系統根據結算日期匯總合同投資的各項信息,如合同金額,發生變更金額,累計完成投資額,累計進度款支付金額,剩余合同投資等,本管理模塊可以實現合同結算功能。該功能模塊要實現的功能如下:
(1)合同結算信息的增、刪、改;
(2)合同后生成合同剩余工程量清單。
3.5接口 合同控制系統不使用外部專用軟件,因此本系統的接口主要是指與其他子系統的接口。 在工程項目實施中合同管理是投資、進度、安全/質量控制的依據。
(1)與投資控制子系統通過合同分解編碼和清單分解編碼相聯系,兩個系統的交叉主要在實際計量支付的管理和變更、索賠對投資的影響上,實際審核的流程交由投資管理子系統實施,審核結果的支付數額、變更索賠數額等傳給合同子系統做進一步查詢分析。
(2)對于計劃進度控制子系統可通過合同編碼直接和進度子系統相聯系,合同子系統關于進度計劃與計劃完成情況的信息由計劃進度子系統調用,由合同子系統進行查詢分析。
(3)對于質量控制子系統可通過合同編碼直接和合同子系統相聯系,合同子系統關于質量檢測、評定與質量事件的信息由質量控制子系統調用,由合同子系統進行查詢分析。
篇13
一、建設項目造價進行合同管理的必要性
隨著我國的經濟建設規模不斷擴大,建設工程的項目管理模式發生巨變,工程造價計價模式作為管理的重要組成部分,正在發生變革。尤其是近年來建設部推行的工程量清單計價為主的改革,引入了競爭機制,有助于實現社會資源優化配置,提升工程建設效益,維護各方的合法權益。在這一計價模式下,施工的合同管理要求更為嚴格。簽訂合同時,合同條款應當嚴謹、周密、詳實,不可給予模糊解釋;合同簽訂之后,合同的甲方乙方須嚴格地按照各個條款處理好施工過程當中的款項撥付、簽證、設計變更、工期延長等問題,對合同進行全過程跟蹤管理,確保工程造價控制工作順利進行。
二、降低造價糾紛,完善合同管理
(一)合同條款對于造價產生的影響
第一,表現為合同的文件管理產生的影響。為了全面協調工作,確保合同管理工作有規范按程序進行,合同的管理人員應該做好合同的文件管理工作。補充合同協議、經常性的會議紀要等,實際是為合同的延伸與解釋。眾所周知,建設項目是一項生產周期長、產品單一、高消耗投入的產品。這些特點使得工程的造價具有動態性,即任何一項的工程自決策起到竣工使用,建設周期都比較長,因不可控因素帶來影響,往往會在預計工期之內發生多種多樣對工程造價產生影響的要素。如果能夠對于建設項目的動態性進行有效控制,總結其變更規律、處理方式方法和經驗,將之寫入合同,將對工程造價動態控制發揮事半功倍效果。因此,盡管合同資料的收集、整理、保持等過程比較繁瑣,但規范合同的文件管理有助于提升工程造價控制,實現有效控制。
第二,表現為合同履行當中的材料設備采購產生的影響。材料和設備在工程造價中的比重往往較大,大約占據預算費用的60%—70%,因此要合理定價,實現有效控制工程的造價。目前材料供應的渠道多樣,且材料的品種和價格繁多,各類新型材料多見,特別是在裝修的工程上,材料的使用量大,價格多高昂,對于造價的影響大,建設單位應當對市場行情進行密切關注,及時掌握最新的施工情況和材料訊息,以采用質優價廉、供應及時的材料為宜,確保經濟效益最大化。對于因為業主變更導致已購材料無法使用的建設工程,應當對問題進行處理,盡量降低損失。
第三,表現為合同履行當中變更產生的影響。對于施工階段的工程而言,設計、工期、施工等方面的變更情況十分常見,這必然使得工程的造價相應變化。工程變更造價多為業主和承包人爭議焦點,及時合理地對工程變更引發的造價問題進行處理,有助于有效控制工程造價。對于設計影響不大的修改項目,可經由加以雙發確認后即可執行;對于可能引發造價大變動或者使用功能大變動等影響大的變更,如建筑結構、裝修標準、平面布局等變動,需要經過設計方的書面認可同意。出現變更之時,甲乙雙方應當根據施工的實際情況,合同相關條款,明確各自職責。由于設計、業主、相關合同條約等原因造成的變更,在業主確認之后,可進行合同的價款變更和計量;如因施工緩慢造成工期延誤等承包商原因造成損失,則要由承包商承擔損失。
第四,表現為合同履行當中索賠產生的影響。索賠指當事人于合同實施的過程當中,依據法律、合同的規定和慣例,對由于對方應承擔責任,非自身過錯而造成的損失,向對方提出補償的要求。索賠是為合同管理重要的環節,是為挽回工程成本的損失重要的手段,有助于雙方提升管理水平、控制過程造價。要有效地控制工程的造價,就必須對索賠和反索賠進行研究,索賠必須有正當理由支撐,并存在充分證據。施工階段因甲乙雙方對于合同的條款理解不同,工程變更,施工的環境因素變化,合同的糾結十分常見,索賠事件比較常見。對此,甲乙雙方都要做好合同跟蹤管理,統計好資料,一旦產生索賠問題,則依據相關條款予以正確的處理。
(二)工程清單描述合理
近年來,建設部推行的以工程量清單計價為主要的工程造價的改革。工程清單要依照招標文件、施工現場的條件、施工的設計圖紙、國家所規定的統一的工程量計算法制、計量單位等要素進行編制。綜合單價與綜合合價不因施工期間的人工、材料、機械等價格、工程規模、施工材料的變化以及政府的造價管理部門收費變化而調整。此外,為了防止綜合合價的項目漏項,應在招標的文件中規定,問價未列的綜合合價項目,中標人未于投標文件當中進行補充的綜合合價項目,且于招標文件、招標圖、合同、施工方案及組織設計、為了完成工程的實體所采取的施工技術費等,凡是和工程相關的其他費用均視為已于合同的綜合單價內所包括。
工程量清單計價為主的工程造價模式,適當引入了競爭機制,使得工程造價能夠真實地反映市場供求情況,反映出企業的實際消耗與工作效率,實現社會資源進一步優化配置,維護各方的權益,提升工程建設效益,推動了社會生產力的提升。這一模式對于合同管理更為嚴格。合同的條款應當嚴謹、周密、詳實,不可存在模糊的解釋。簽訂合同時,招標人和中標人要對清單項目之外的項目的單價作規定。和清單項目相近或者類似的,可進行主材費用調整;沒有相近或者相類似的清單項目時,可考慮套用定額計算。結算環節中標人套用定額進行計價,往往把綜合價項目的已有臨時設施費、工程保修費、文明施工的措施費、預算包干費等進行重新計算,容易引發爭議。因此,在合同設立之初,應當對此類問題進行明確規定。
(三)甲乙雙方做好簽訂合同的醞釀準備工作
甲乙雙方在簽訂合同前,做好醞釀的準備工作,是確保合同的內容有效履行的基礎。工程的合同作為對承發包雙方具有法律約束力的文件,涵蓋整個建設的項目實施階段所有內容。合同的簽訂一般需要經過如下過程:要約—新要約—更新的要約—最終承諾,當雙方對于承諾生效沒有異議,合同則成立。合同是為合同條款主要的內容,工程條款約定對于項目造價控制產生直接的影響;工程范圍界定對于項目造價影響大。合同當中存在許多或許轉化成價款責任的約定,它們隨著相應約定條件的成立與否隱含造價,有時這部分價款項目也比價大。因而,簽訂合同之時,承發包雙方都要認真閱讀,對合同條款中的實質內容有本質理解,并對照著工程的實際情況簽訂合理正確的協議,對合同價款或合同付款方式進行調整,以作為工程結算的依據。最終,達到真實地反映工程的造價這一目的。
三、結語
合同管理是工程造價管理的核心、關鍵,對于確定與調整合同雙方的經濟關系,解決合同存在的糾紛,控制工程造價有著重要的作用。完善合同管理,對于降低造價糾紛,確保工程建設的經濟效益、社會效益有著十分重要的意義。因此,有必要理清合同管理與建設項目造價之間的關系,確保建設項目的項目圓滿完成,工程造價得到有效的控制。
【參考文獻】: