引論：我們?yōu)槟砹?3篇合同管理標準流程范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2014）10-271-03

一、現(xiàn)代企業(yè)對合同管理的要求

現(xiàn)代企業(yè)運作離不開法治建設(shè)。現(xiàn)代企業(yè)作為企業(yè)的一種先進的組織形式是建立在企業(yè)管理現(xiàn)代化和技術(shù)現(xiàn)代化基礎(chǔ)之上的。企業(yè)管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)途徑之一就是公司制。以法治理念作為構(gòu)建原則的公司制較好地實現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)的管理現(xiàn)代化。可以說現(xiàn)代企業(yè)的運行離不開法治建設(shè)，法治建設(shè)促進了現(xiàn)代企業(yè)的管理現(xiàn)代化。

合同管理是企業(yè)法治化運行的基礎(chǔ)。市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟。市場經(jīng)濟要求企業(yè)管理的運作必須堅持法治化的方向。企業(yè)法治化運行最基礎(chǔ)、最核心的工作就是合同管理。合同管理貫穿于企業(yè)成立、發(fā)展、壯大等各個縱向過程，合同管理遍布于企業(yè)采購、銷售、運輸、勞動用工、技術(shù)管理等各個橫向?qū)用妗?yōu)秀的合同管理模式可以充分發(fā)揮合同管理合法性、預測性、規(guī)范性的特點，為企業(yè)提供業(yè)務性和法治性完美結(jié)合的合同，為企業(yè)提供市場現(xiàn)實性與前瞻性完美結(jié)合的合同，進而將合同管理與企業(yè)愿景完美結(jié)合，避免在合同決策、合同執(zhí)行中的盲目性和隨意性，最大限度地為企業(yè)避免因主觀因素造成的失誤和風險。反之，一個企業(yè)做得再好、再強，如果沒有一個優(yōu)秀的企業(yè)合同管理模式也不會走得更遠，一個不經(jīng)意間的合同風險可能會使企業(yè)多年的努力與積累瞬間崩塌。

企業(yè)合同管理核心的工作就是做好符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度建設(shè)。合同管理制度是指企業(yè)為實現(xiàn)合同目的，結(jié)合本單位實際情況，依照合同法等有關(guān)法律法規(guī)，對本單位的合同相關(guān)人員在合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛解決以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為規(guī)范和標準的總稱。制度建設(shè)是一個制定制度、執(zhí)行制度并在實踐中檢驗和完善制度的在理論上沒有終點的動態(tài)過程。企業(yè)要想做好合同管理工作，首先應有一個科學的、好的制度，這是做好制度建設(shè)的第一步，做到“有法可依”。當然制度沒有“最好”，只有“更好”，制度不是寫在紙上，發(fā)個文件就萬事大吉。合同管理制度必須有明確的企業(yè)合同管理目標、符合企業(yè)實際但又要對企業(yè)合同管理適度超前引導，是一個循序漸進的動態(tài)的過程。如果合同管理制度沒有超前性則不利于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，如果過度超前則在執(zhí)行中遇到阻力過大，同樣不利于合同管理制度建設(shè)。因此，一個優(yōu)秀的合同管理制度對合同管理至關(guān)重要。

二、構(gòu)建合同管理制度框架存在的幾個誤區(qū)

1.對合同管理的系統(tǒng)性認識不到位，將合同管理的各個環(huán)節(jié)人為地割裂開來。如將招標管理、供應商管理與合同管理割裂。

2.對合同管理的實用性和可操作性認識不到位，簡單地照搬法律條文，合同制度空洞無物。

3.重視合同簽訂管理而忽視對合同履行的管理，沒有使合同的經(jīng)濟效益得到充分體現(xiàn)。

4.在合同管理制度的制訂上沒有采取循序漸進的原則，制定了一個過度超前的合同管理制度，在執(zhí)行中遇到困難。

三、構(gòu)建符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架

注重合同管理制度框架的頂層設(shè)計可以有效提升合同管理制度建設(shè)的水平，促進合同管理的整體有序推進，起到綱舉目張的作用。設(shè)計符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架應當符合合法性、前瞻性、統(tǒng)一性、預防性、可操作性和開放性的原則。

1.合同管理機構(gòu)的設(shè)置。企業(yè)合同管理機構(gòu)的設(shè)置理論界通常分為合同業(yè)務部門、合同審核部門、合同批準機構(gòu)、發(fā)文歸檔機構(gòu)等。不少企業(yè)在實際中分為合同業(yè)務部門、合同管理部門、合同批準機構(gòu)等。筆者認為后一觀點更準確。企業(yè)的每一個有對外職能的部門都可能是合同業(yè)務部門，是企業(yè)特定標的合同管理的基礎(chǔ)部門。合同業(yè)務部門是專業(yè)性的部門，不是綜合性的部門。合同批準機構(gòu)的設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的不同規(guī)模、企業(yè)決策層的授權(quán)情況設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié)，并且動態(tài)調(diào)整。合同管理部門（合同審核部門）在合同管理的流程中是最重要、最關(guān)鍵、工作壓力最大的一個環(huán)節(jié)，企業(yè)對該部門的設(shè)置是合同管理機構(gòu)設(shè)置最重要的基礎(chǔ)工作。合同管理部門（合同審核部門）在合同運行環(huán)節(jié)中主要職能是對合同業(yè)務部門在合同運行中的形式、內(nèi)容和程序的合法合規(guī)性進行審查，并發(fā)揮管理職能，也就是對合同運行情況進行計劃、組織、領(lǐng)導、控制。因此，合同管理部門（合同審核部門）是一個綜合性的管理部門，應當能有效協(xié)調(diào)合同招標、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭議處理等合同管理的各個環(huán)節(jié)。實踐中不能以“權(quán)力崗位分段設(shè)崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發(fā)揮。

2.授權(quán)管理。授權(quán)委托是合同簽訂履行的前提，加強授權(quán)管理可以有效防范企業(yè)合同管理中的風險。表見制度也對企業(yè)的授權(quán)管理提出了更高的要求。首先，大型的企業(yè)集團應當通過年度經(jīng)營授權(quán)的形式加強對下屬分公司對外經(jīng)營的管理，將分公司的日常對外經(jīng)營業(yè)務納入規(guī)范管理和正常軌道，非日常經(jīng)營業(yè)務納入單項授權(quán)管理。其次，對合同人的授權(quán)堅持權(quán)責相適應的原則，讓實踐中真正負責合同運行的人員直接簽訂合同。實踐中存在為控制人數(shù)量代簽合同的情況，也存在為控制人數(shù)量部門領(lǐng)導直接簽訂合同的情況，這都有很大的弊病。單位及部門領(lǐng)導應當通過審核去控制合同而不應當直接參與到合同簽訂過程中。最后，企業(yè)應當加強對表見、口頭合同的控制。表見、口頭合同與市場經(jīng)濟的誠信、便捷交易相適應，同時也給企業(yè)合同管理帶來風險。企業(yè)應當通過備忘錄、提示書等形式讓對方書面確認本企業(yè)對授權(quán)管理行為的控制，管控企業(yè)授權(quán)風險。

3.流程管理。建立符合法治理念和企業(yè)制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識理念轉(zhuǎn)換到行動層面的產(chǎn)物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點，其實質(zhì)就是責任與權(quán)利相統(tǒng)一的法治理念的具體表現(xiàn)，同時可以控制領(lǐng)導層決策時“拍腦袋”的人治模式。一整套優(yōu)秀的、科學的、體現(xiàn)法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個綜合體系，而不僅僅是合同審核流程。有的企業(yè)在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外，容易導致合同在審核之前已經(jīng)在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運行流程中可能存在的問題，應當在合同運行流程中發(fā)揮重要作用。流程的設(shè)計要通過合同流程各階段之間的相互制約、平衡，營造對合同運行行為相對的“體外監(jiān)督”，減少“體內(nèi)監(jiān)督”。需要強調(diào)的一點是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監(jiān)督制約的意義。

4.標準文本管理。標準化文本是指企業(yè)對出現(xiàn)頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部內(nèi)容而多次使用的合同文本。標準合同文本的使用簡化了合同的訂立過程，也簡化了合同的審核過程，提高了合同流轉(zhuǎn)的節(jié)奏與效率。標準合同文本的推行通常是在企業(yè)合同管理發(fā)展的中級階段，合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先，企業(yè)在推行標準化合同文本的過程中要統(tǒng)一規(guī)劃，使標準文本體系盡可能完整，盡可能覆蓋企業(yè)經(jīng)常易，達到制定標準合同文本的目的。其次，標準合同文本要考慮到交易的復雜性和多變性，可以考慮對標準合同文本的合同條款制定多個選擇項以適應不同的商務需要。最后，標準合同文本要有一個動態(tài)的修訂過程，要向文本進一步細分，條款相對公平，制度、流程、文本相對配套的合同管理的高級階段過渡。

5.合同履行管理。簽訂一個好的合同只是一個良好的開端，合同的履行才是真正重要的環(huán)節(jié)。簽訂合同是為了履行合同，如果只是重視合同簽訂管理而忽視合同履行管理，所有的一切工作都可能成為無用功。但是合同履行管理具有的分散性、長期性、實踐性及多部門參與的特性決定了合同履行管理難度最大。首先，企業(yè)應當著力加強合同業(yè)務人員隊伍建設(shè)。合同管理是一個綜合的體系，決不是合同管理員一個人的事。企業(yè)合同履行管理更要注重培育合同業(yè)務人員的交易知識、法律知識、技術(shù)知識和對企業(yè)忠誠度的建設(shè)，奠定合同履行管理的基礎(chǔ)。其次，制定合同履行切實、可操作的制度。建立嚴格的合同履行責任人制度、嚴格的合同履行不符合項即時報告制度、嚴格的合同履行日程管理制度、合同履行信息收集管理制度等。再之，企業(yè)合同管理人員則應根據(jù)企業(yè)合同分類管理的原則介入到重點合同的履行管理中去，為合同履行提供全過程履行支持和監(jiān)督，避免只有在合同履行出現(xiàn)異常時才被動介入處理。最后，企業(yè)應當建立并加強合同履行中異常情況處置流程和合同異動、終止時的應對機制。

6.合同管理信息化。隨著企業(yè)規(guī)模化經(jīng)營的發(fā)展，企業(yè)總部、部門、分支機構(gòu)之間空間分離現(xiàn)象日漸增多，與企業(yè)精細化管理要求的矛盾日漸突出。傳統(tǒng)的手工管理方法耗時費力。企業(yè)合同管理信息化可以實現(xiàn)合同信息的快速提取和科學高效管理，節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟效益，使合同管理的作用變得更加直接。企業(yè)合同管理信息化建設(shè)過程中，合同管理人員要發(fā)揮主導作用，系統(tǒng)性地提出合同管理需求，科學合理地設(shè)置合同管理權(quán)限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務的，合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發(fā)揮提示預警的功能，充分利用合同信息為企業(yè)領(lǐng)導層決策提供依據(jù)，提升合同管理在企業(yè)中的地位。

四、結(jié)論

建立在法治基石上的現(xiàn)代企業(yè)一定要注重構(gòu)建優(yōu)秀的合同管理制度框架，優(yōu)秀的合同管理制度可以有效防范與控制現(xiàn)代企業(yè)法律風險，促進現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)、健康發(fā)展。

參考文獻：

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[3] 陳新文.淺談企業(yè)合同管理中的法律風險及防范.才智，2009（1）

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文章編號：1004-4914(2011)09-245-02

一、石油企業(yè)合同管理風險評估的方法

合同管理的風險評估方法是指采取何種方式對合同風險進行評估。從邏輯上來說，風險識別與風險評估是前后先繼的，先進行識別然后進行評價與估計。但從企業(yè)管理工作的宏觀角度來說，合同風險評估需要結(jié)合企業(yè)自身的特點進行。筆者認為，企業(yè)合同風險的評估是一項基于經(jīng)驗的科學，需要依據(jù)一定的方法對企業(yè)合同運行中的各個環(huán)節(jié)進行分析。筆者認為，可以運用生產(chǎn)，業(yè)務流程法和調(diào)查表法識別與評價合同風險。在掌握合同流程的基礎(chǔ)上設(shè)計調(diào)查表，先選取少量調(diào)研對象發(fā)放調(diào)查表，聽取調(diào)查表試填者反饋的意見和建議后。修改和完善風險調(diào)查表。調(diào)查表經(jīng)過幾輪的試填一反饋一修改后，形成正式的合同風險調(diào)查表。按照上述方法將調(diào)查結(jié)果進行篩選和分析，按照統(tǒng)計學的方法，大致可以估算出企業(yè)合同管理過程中各個環(huán)節(jié)的風險系數(shù)水平，在此基礎(chǔ)上分析得出此次合同風險調(diào)查反映出的問題和建議。可以說，石油企業(yè)合同管理中的風險評估工作是一項既具有科學性又具有強烈管理實踐色彩的創(chuàng)造性工作。

二、石油企業(yè)合同管理風險評估的案例分析

按照上述生產(chǎn)，業(yè)務流程法和調(diào)查表法我們可以首先設(shè)計出石油企業(yè)風險評估調(diào)查表的內(nèi)容。調(diào)查表的內(nèi)容設(shè)計是否科學以及是否符合現(xiàn)實需求是調(diào)查是否能夠成功的關(guān)鍵。筆者認為，對于合同風險進行評估的調(diào)查應該是基于對企業(yè)現(xiàn)有合同管理工作的關(guān)鍵點以及同行業(yè)企業(yè)合同風險的顯露點來進行設(shè)計。

參照中石油公司合同風險評估調(diào)查表的設(shè)計原則與設(shè)計內(nèi)容，筆者對大港油田合同管理的風險評估調(diào)查表設(shè)計了內(nèi)容。并依據(jù)合同管理風險與合同法律風險將上述調(diào)查表進行了分別設(shè)計。設(shè)計了兩大類7小類29個具體的指標。在本研究中，筆者將上述29個具體指標設(shè)計成了調(diào)查問卷，對大港油田及其所屬公司進行了問卷調(diào)查，下面筆者將對下述兩大類7個小類29個具體指標進行介紹，并對調(diào)查結(jié)果進行統(tǒng)計。

1.合同外部風險要素調(diào)查與統(tǒng)計。合同外部風險要索主要指的是從宏觀上來說影響合同運行的因素。筆者認為，影響合同外部運行的主要指標體系有：(1)合同管理人員指標體系。合同管理人員是企業(yè)當中專門從事合同管理的專業(yè)人員，是否具有合同管理人員以及合同管理人員的素質(zhì)與水平直接影響著企業(yè)的合同管理水平與風險評估水平。因此影響石油企業(yè)合同管理風險評估水平的首要因素是人力資源因素，即合同管理人員指標體系應該設(shè)計為合同風險評估的首要指標體系。該指標體系可以具體設(shè)置如下幾個分項指標：公司負責人的法律意識、合同管理部門負責人的法律工作水平、合同管理人員的業(yè)務操作能力、相關(guān)部門對法律工作的支持程度、法律人員配備的充足性、法律隊伍的穩(wěn)定性六個子項。除了上述平面設(shè)計的內(nèi)容之外，還要考慮上述人員的數(shù)量以及穩(wěn)定性與有效性等。(2)合同管理制度指標體系。良好的制度是預防危機與管理危機的重要構(gòu)成要素。因此筆者認為，石油企業(yè)的合同管理制度是影響企業(yè)合同運行的主要外部因素之一，圍繞該部分應該設(shè)計相應的指標體系。筆者認為該項可以包含：制度健全程度、制度明確程度、制度動態(tài)調(diào)整性、制度和諧性四項內(nèi)容。制度健全程度考察制度的全面性；制度明確程度考察制度的明晰性；制度動態(tài)調(diào)整性著重考察隨時間發(fā)展，制度能否及時調(diào)整，以減少制度對實踐的不適應情況；制度和諧性重在考察有無政出多門、相互矛盾的情形。(3)合同管理流程指標體系。管理是一種流程控制，合同管理的流程控制直接影響著合同管理的質(zhì)量。石油企業(yè)合同應該按照《石油企業(yè)合同管理規(guī)定》等行業(yè)性操作過程進行操作，從合同簽約依據(jù)維護，到理順管理流程，最后到合同驗收環(huán)節(jié)。都要傲到合規(guī)性操作。筆者認為該部門可以具體設(shè)計業(yè)務流程規(guī)范性、業(yè)務流程效率性、業(yè)務流程可操作性、業(yè)務流程有效性四個子項共同構(gòu)成合同管理流程風險。業(yè)務流程規(guī)范性以考察各予公司所制訂的合同管理業(yè)務流程是否符合公司規(guī)定和管理要求為主；業(yè)務流程效率性考察合同管理業(yè)務流程的便捷性；業(yè)務流程的可操作性主要考察所制訂的業(yè)務流程是否符合管理實踐，有無不合理之處；業(yè)務流程的有效性著重考慮流程操作的效果，業(yè)務流程能否有效地防范預計到的合同管理中的各種風險。(4)合同管理系統(tǒng)指標體系。隨著《中國石油合同管理系統(tǒng)》的進一步應用，系統(tǒng)用戶能夠全面掌握合同簽訂的流程，及時跟蹤合同的審批情況，縮短了合同的簽訂周期。同時使合同經(jīng)辦人員和審批人員加強了合同簽訂、履行、驗收的自覺性和主動性，方便了合同的日常管理，基礎(chǔ)資料的檢索、合同運行狀態(tài)的跟蹤，明確各類合同的流程。在選擇了合同類別后，合同將在系統(tǒng)中自動匹配相應的類別和審批流程，使合同審批更加方便，推進了合同管理的進步，提升了合同管理的水平。筆者認為對于中石油合同管理系統(tǒng)的執(zhí)行情況應該單獨設(shè)計指標體系進行調(diào)查，具體可以分為信息及時性、可靠性、有用性和網(wǎng)絡(luò)安全性四項。

2.合同內(nèi)部風險要素調(diào)查與統(tǒng)計。(1)合同締結(jié)指標體系。合同締結(jié)指標體系是指在合同內(nèi)部運行過程中，合同締結(jié)階段所產(chǎn)生的風險因素而形成的調(diào)查指標體系。締結(jié)合同風險的指標體系可以設(shè)置合同相對人風險(合同相對人在資信、資質(zhì)、履約能力方面存在瑕疵)、書面合同風險、合同審查風險、人風險(合同簽定人是無權(quán)人)等。目前，石油企業(yè)的大型合同都需要按照招投標的法律程序完成合同的邀約與承諾過程，因此合同締結(jié)的指標體系可以依據(jù)招投標過程中具有風險的環(huán)節(jié)來進行設(shè)計。具體來說，可以設(shè)計如下子項目：招投標合法性風險、招投標規(guī)范性風險、招標人風險(此種情形下石油企業(yè)是投標人)、投標人風險(此種情形下石油企業(yè)是招標人)、評標專家風險(此種情形下石油企業(yè)是招投標活動的一方當事人)。評標專家風險主要是指招投標管理機構(gòu)對評標專家選擇不規(guī)范以及評標專家職業(yè)道德是否很好執(zhí)行存在風險。(2)合同文本指標體系。標準合同對于防止合同文本風險具有重要意義，能夠極大地提高企業(yè)防范合同風險的水平。中石油花費巨資開發(fā)并在其系統(tǒng)內(nèi)推廣標準合同影響重大，意義深遠，可以提高合同管理效率、改善合同管理質(zhì)量，所以將其單獨考察。標準文本風險重點考慮了標準文本的覆蓋率、文本的質(zhì)量水平、標準合同的適用性三個方面。標準文本的覆蓋率能夠反映是否覆蓋了合同業(yè)務的全部領(lǐng)域、標準文本的質(zhì)量高低能夠反映合同文本的質(zhì)量水平，標準文本的適用范圍能夠表明是否明確，標準合同的適用性能夠反映標準合同在實踐中的使用程度。(3)合

同履行指標體系。合同履行指標體系是將依據(jù)法律經(jīng)驗的判斷及行業(yè)經(jīng)驗的判斷，對合同履行過程中容易出現(xiàn)風險的環(huán)節(jié)設(shè)計而成的風險調(diào)查指標。筆者認為，合同履行環(huán)節(jié)的風險點主要有合同履行風險(交易雙方或者合同相對人未按照約定方式履行合同；在合同履行過程中沒有行使或者不當行使了相關(guān)的抗辯權(quán)利)、合同變更的風險(未按照國家合同法律或者合同的約定而變更了合同標的，使合同履行的時間、地點、方式等發(fā)生了變動)、合同解除風險(未按照國家法律或者合同約定正確行使合同解除權(quán)等)、違約責任風險(合同當事人出現(xiàn)了違約事由，而沒有按照法律或者合同約定追求其違約責任)。

三、石油企業(yè)合同管理風險控制的基本路徑

上文中筆者對石油企業(yè)合同管理風險評估的方法進行了介紹并結(jié)合大港油田合同管理的風險評估調(diào)查進行了個案推演。結(jié)合風險識別的基本方法與路徑，我們可以總結(jié)出石油企業(yè)合同管理風險控制的以下幾個方面：

1.合同風險控制應納入危機管理體系。合同風險不是石油企業(yè)的偶發(fā)事件與突發(fā)事件，而應納入企業(yè)的危機管理進行系統(tǒng)管理。合同是企業(yè)微觀運行的法律表征，合同的風險在一定程度上就是企業(yè)的風險，因此合同風險的控制應該納入企業(yè)的危機管理體系，形成制度化的管理模式，建立起石油企業(yè)合同風險的防范與控制的制度體系。

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進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術(shù)應用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應現(xiàn)代化管理的需要，增強建筑施工企業(yè)的競爭實力，國有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個過程中，對企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。

一、合同管理信息化的必要性

1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權(quán)利、義務，所以實現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關(guān)重要。

2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內(nèi)容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對合同管理全過程的掌控。

3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級單位業(yè)務人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費。

4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

5.實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風險，總結(jié)經(jīng)驗。同時，也方便了其他業(yè)務部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時間長、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯誤的概率。

6.合同在網(wǎng)上評審，加強了各業(yè)務部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價人員關(guān)注合同條件的局面，加強了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網(wǎng)上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。

二、合同管理信息化的要點分析

合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓，系統(tǒng)試運行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個方面。

1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評審，合同執(zhí)行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2.建立統(tǒng)一的合同管理標準。標準規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級單位應充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執(zhí)行過程中的記錄等。如果沒有規(guī)范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)了。

3.通過良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會根據(jù)管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務、后置事務，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務流程和環(huán)節(jié)流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務流程反映不同合同管理階段中各項事務間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項事務中環(huán)節(jié)活動間的流轉(zhuǎn)過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。

4.建立優(yōu)秀的合同管理隊伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關(guān)鍵也離不開優(yōu)秀管理人員隊伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。

三、合同管理信息化的優(yōu)勢所在

合同管理信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在四個方面：

1.實現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實現(xiàn)了信息的共享。同時保證企業(yè)中的市場營銷、人事、行政、財務、造價、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。

2.實現(xiàn)了合同網(wǎng)上評審。參與合同評審的上下級單位的業(yè)務部門結(jié)合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權(quán)，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節(jié)約了評審時間，提高了工作效率。

3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標的實現(xiàn)。通過合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對付款、變更索賠、現(xiàn)場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發(fā)展。

4.項目合同管理過程中，任何一個技術(shù)、質(zhì)量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過程中風險的發(fā)生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產(chǎn)生的風險源，對風險產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業(yè)務的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預案，快速、及時地處理，避免事態(tài)的擴大。

四、結(jié)束語

為了實現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細化管理大步邁進，企業(yè)良性發(fā)展的同時也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會貢獻了一份力量。

參考文獻：

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一、企業(yè)勞動合同管理中存在的問題

企業(yè)勞動合同管理中存在的問題，主要表現(xiàn)在三個方面，即合同管理制度和流程的執(zhí)行力度低、合同管理的手段和方式依舊采取了人工管理方式、合同管理中管理人員的素質(zhì)有待進一步提升和擴充。

首先，企業(yè)勞動合同管理中，其制度和流程的執(zhí)行力度普遍偏低，表現(xiàn)為，企業(yè)勞動合同管理制度結(jié)構(gòu)基本形成，關(guān)于勞動合同的存放、借閱等流程都有詳細的說明，并對員工有基本的宣讀，企業(yè)相關(guān)人員都對存放、借閱的流程和標準都存在著基本的意識，但是，在具體的存放和借閱過程中，由于缺乏必要的考核、獎懲等制度，導致在勞動合同的存放、借閱等流程中，未能夠按照標準的管理制度執(zhí)行，而是依靠習慣、個人喜好、個人情緒或者個人關(guān)系等因素來執(zhí)行，導致企業(yè)原有的勞動合同管理制度和流程的執(zhí)行力度低。

其次，企業(yè)勞動合同管理中，勞動合同管理的手段和方式依舊采取人工管理方式；人工管理方式是傳統(tǒng)的企業(yè)勞動合同管理，是經(jīng)過相當長一段時間才能夠規(guī)范的一種有效的管理方式，對企業(yè)合同管理也有過貢獻，但是，隨著時代的變化和發(fā)展，傳統(tǒng)的人工管理方式只會拖企業(yè)的后腿，讓企業(yè)管理的成本提高了，卻沒有得到高效率高質(zhì)量的勞動合同管理，在查閱、借還的過程中，還容易因為管理人員的個人原因而受影響。

最后，企業(yè)勞動合同管理過程中，管理人員的素質(zhì)有待提高。勞動合同管理，簡單來說就是一些紙質(zhì)文檔的管理，這看似簡單的工作，其中卻包含著眾多的知識，對管理人員的要求也具有綜合性的，但是，在企業(yè)的合同管理中，部分管理人員對于合同管理的重要性和條理性都缺乏基本的認識，對合同的內(nèi)容不具備基本的解讀性，從而就無法區(qū)分重要性和非重要性，而對于部分具有解毒能力的管理人員，則會存在缺乏職業(yè)操守，將合同內(nèi)容在私下閑談中透露，損害公司利益。

二、企業(yè)勞動合同管理應對問題的對策

探討企業(yè)勞動合同管理應對問題的對策，則要根據(jù)已經(jīng)分析出來的問題進行分析，爭取對癥下藥，藥到病除。

首先，針對企業(yè)勞動合同管理中，制度和流程執(zhí)行力低的問題，企業(yè)有必要進一步橫向豐富勞動合同管理的制度，包括對勞動合同管理人員的日常工作行為管理制度，針對勞動合同存放、借閱等過程中存在的不規(guī)范操作的懲罰制度，以及企業(yè)內(nèi)部平衡控制制度，其中，對勞動合同管理人員的日常工作行為管理制度，則要明確到勞動合同管理人員的基本崗位行為標準，爭取要細化到對合同的完善度標準，而針對勞動合同管理中不規(guī)范操作的懲罰問題，則要盡可能地與薪資待遇直接掛鉤，有必要也可以直接與去留問題直接掛鉤，通過其它制度的制約、輔助，從而達到提高勞動合同管理制度和流程的執(zhí)行力度。

其次，針對勞動合同管理中，管理方式依舊采用人工管理這種傳統(tǒng)管理方式，導致整合企業(yè)勞動合同管理的效率低下的問題，企業(yè)就要跟隨時代的變化和發(fā)展，及時引進現(xiàn)代高科技信息技術(shù)，運用現(xiàn)代計算機設(shè)備和掃描以及讀取代碼等技術(shù)，用現(xiàn)代化電子管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)合同管理的電子化，當然，在這個過程中，企業(yè)有必要針對勞動合同管理人員實行基本計算機操作方面的能力要求，因為在現(xiàn)階段，計算機的運作還不能離開人工操作，實現(xiàn)全自動化，所以，必須要有懂計算機基礎(chǔ)的管理人員來進行操作和管理，而這個合同管理系統(tǒng)，也可以適當與企業(yè)管理者進行聯(lián)通，讓其隨時可以對該管理進行抽查，也實現(xiàn)了對應的有效監(jiān)督。

最后，針對勞動合同管理中，管理人員素質(zhì)有待提高的問題，企業(yè)有必要建立自己的培訓系統(tǒng)，對勞動合同的管理人員進行有效的技能培訓，以及企業(yè)管理制度和程序的培訓，但是，有些素質(zhì)例如良好品質(zhì)等，則是很難通過簡單的培訓就能夠讓一個人具備的，而這些品質(zhì)卻又是構(gòu)成合同管理人員的基本素質(zhì)，只有一個管理人員具備了良好的品質(zhì)，才能夠本質(zhì)性地為工作負責，為企業(yè)負責，在工作中盡職盡責，恪盡職守，保守企業(yè)的秘密，對于這樣有良好品質(zhì)的人，就算未來他離開了企業(yè)，企業(yè)也可以很放心，因為他們不會做任何對企業(yè)不利的事情，因此，企業(yè)在進行人員配備的時候，要將這些基本素質(zhì)納入職責范圍之內(nèi)，在做人員招聘的時候，要嚴格掌控好這個關(guān)卡，切忌招攬低品質(zhì)人員進入企業(yè)。

三、結(jié)束語

企業(yè)勞動合同管理，是企業(yè)有效保障自身利用，約束勞動者行為的重要手段，做好了合同管理，能夠讓企業(yè)在很多勞動合同糾紛當中，獲得有效的自我保障證據(jù)，是企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要組成部分，因此，在未來的發(fā)展中，企業(yè)必須要能夠?qū)趧雍贤芾砑右灾匾暎肆Y源、財務等部門要積極配合，讓企業(yè)的勞動合同管理能夠更加高效化和現(xiàn)代化，從而讓企業(yè)的勞動者都能夠盡心為企業(yè)工作，實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]吳金生.對企業(yè)勞動合同管理的思考[J]. 太原城市職業(yè)技術(shù)學院學報. 2009（02）

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二、結(jié)合項目管理，加強合同管理的基本思路

合同是項目實施的依據(jù)，是項目管理得以有效開展的前提。合同管理必須在項目管理體系內(nèi)才更加具有針對性，項目管理水平的高低也體現(xiàn)在合同履行程度的好壞上，所以合同管理是項目管理的重要組成部分，不能孤立于項目管理的其他部分而存在。地勘單位必須調(diào)整項目管理思路、加強頂層設(shè)計、完善規(guī)章制度、創(chuàng)新管理工作方法、理順管理流程、明確部門職責、升級改造管理信息系統(tǒng)，進一步增強對項目事前、事中的管理能力，目的是實現(xiàn)項目全周期管理，確保項目質(zhì)量、安全、進度、資金實現(xiàn)全程監(jiān)控。而針對合同管理，則需要在學習現(xiàn)代企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)地勘行業(yè)特點加以改進，實現(xiàn)合同管理的全過程、系統(tǒng)性以及動態(tài)管理。具體來說，應以強化項目管理為目標，將合同管理貫穿于項目管理的始終，通過建立適應現(xiàn)代項目管理的合同管理體系，充分發(fā)揮各部門專業(yè)優(yōu)勢并加強部門間的有機聯(lián)系，緊密圍繞合同的各個要素，利用項目管理信息系統(tǒng)來開展合同管理工作。同時，結(jié)合合同管理加強項目成本控制，減少項目風險，提高項目的運行質(zhì)量安全和經(jīng)濟效益，使地勘單位生產(chǎn)經(jīng)營管理逐步向精細化、系統(tǒng)化、標準化的方向轉(zhuǎn)變。

三、地勘單位加強合同管理的具體措施

（一）完善合同管理基礎(chǔ)性工作

1.建立并完善合同管理相關(guān)制度。積極推進合同管理制度化，從制度建設(shè)的科學性、實用性和長效性以及實際工作特點出發(fā)，把“建章立制”作為一項系統(tǒng)工程抓嚴、抓實、抓好。應根據(jù)項目管理的要求對合同管理工作流程進行適當調(diào)整，逐步建立起“以適應市場需求為前提，以合同管理為核心，以項目實時監(jiān)控為手段”的項目管理體系，盡力避免合同管理中的漏洞。此外，還應建立合同管理的定期培訓制度，定期對合同管理人員進行培訓，保證各項管理規(guī)定落實到位，切實提高合同管理水平。

2.加強相對方調(diào)查和管理。應對擬合作單位進行充分的調(diào)查，確保合作前對其知根知底，并以此為基礎(chǔ)，建立相應的客戶名錄和協(xié)作隊伍名錄。日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中，要對兩個名錄進行動態(tài)分類管理。針對客戶，不但要將顧客滿意度調(diào)查做好，為改進工作提供依據(jù)，還要遴選優(yōu)質(zhì)客戶，謀求建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系，以達到降低客戶開發(fā)成本，促進市場經(jīng)營活動，減少合同履約風險的目的。針對協(xié)作隊伍管理，應制定管理辦法，做好協(xié)作隊伍的審查考核管理工作，合作期間要嚴格規(guī)范分包單位行為，促進其不斷提升管理及技術(shù)水平，保證項目達到規(guī)范化標準。

3.規(guī)范合同文本。地勘單位應根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、制度規(guī)定的要求，及時調(diào)整、修訂適合本行業(yè)、本單位特點的合同統(tǒng)一文本及安全協(xié)議，并對文本的使用進行規(guī)范，不但可以提高合同簽訂審核的效率，還可以有效規(guī)避風險，保護單位合法權(quán)益。

（二）做好合同簽訂前的準備工作

1.強化項目投標管理。通過投標而來的項目，項目的工期、質(zhì)量、安全等要求及合同文本格式、項目的合同金額等重要信息也通過投標報價得以確認。據(jù)此簽訂的合同，通常是投標過程的一種延續(xù)，因此應做好投標管理工作。同時，應把好項目投標授權(quán)委托書的開具關(guān)，并對被授權(quán)人行為進行有效約束。此外，應優(yōu)化標書審批流程，明確各部門審批職責，加強對投標文件的審核，同時對招投標相關(guān)資料進行妥善保管，方便隨時查閱。

2.做好項目前期論證工作。對重大項目應進行盡職調(diào)查，了解項目真實性，充分分析項目在現(xiàn)有政策、環(huán)境、技術(shù)、安全、經(jīng)濟等方面存在的潛在風險，相關(guān)論證資料交院統(tǒng)一保管。這些論證工作中，項目預算尤為重要。預算工作貫穿于項目始終，是對項目的全流程管理，也是使項目效益處于可控狀態(tài)的關(guān)鍵性工作。因此預算編制要科學規(guī)范。項目實施前應對對項目大額成本情況進行充分調(diào)研，盡可能貼近實際。地勘單位應制定符合自身使用的利潤率控制標準，為有效進行預算編制和成本控制提供標尺，為市場項目的洽談提供依據(jù)。同時，應把預算利潤率低于利潤率控制值的項目作為督察重點，有針對性的督促各單位做好項目論證、控制好成本，保證資金的回收。

（三）強化合同執(zhí)行過程的監(jiān)控工作

1.加強合同流程管理。地勘單位通過健全的監(jiān)控體系，保證所有項目都在合同簽訂后實施，從而確保各類項目的實施過程，都處于單位的監(jiān)管中。此外，還應明確各部門的職責，從合同洽談擬定，合規(guī)性、合法性、合理性的審核，合同登記保管，合同技術(shù)、安全以及廉政風險監(jiān)管都明確責任到人，保證會簽流程的科學性和完整性。強化分包合同與主合同聯(lián)系，簽訂分包合同必須滿足主合同和成本預算的要求。

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1審計合同管理存在問題

集團中心審計部于2016年9～10月對中心（集團）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟合同，包括設(shè)備采購、物資采購、建筑工程、設(shè)備維保、總務類等進行審計，主要采取合同登記審閱，財務查賬，付款逐筆核實，倉庫調(diào)查到貨入庫情況等方式，對經(jīng)濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項的支付情況等方面進行審核。審計出集團各院區(qū)合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計部門對合同審閱時發(fā)現(xiàn)，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團合并前的編碼方式，集團化后沒有進行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。（3）合同會簽進程、付款進度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無預警機制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導致醫(yī)療設(shè)備存在運行風險。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。

2針對合同管理審計問題解決思路

針對審計部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關(guān)人員與2016年11月參觀學習三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運行流程以及相應的查詢統(tǒng)計功能，一致認為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團領(lǐng)導層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構(gòu)建一些常用合同文本，并實現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預警提示、聯(lián)查采購入庫付款等功能。

3用友ERP合同管理模塊應用

（1）提供合同標準模板，統(tǒng)一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設(shè)計好后可以保存為標準模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實現(xiàn)編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。（2）實現(xiàn)信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進程、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進度。③系統(tǒng)可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務時系統(tǒng)會將款項發(fā)生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現(xiàn)全程款項信息跟蹤。（3）實現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號、合同狀態(tài)等進行查詢合同，可查看該合同的所有詳細信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時省力。（4）實現(xiàn)預警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續(xù)約沒有預警機制的問題，合同管理系統(tǒng)對即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購管理、應付系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)，對設(shè)備采購以及合同的付款進度進行監(jiān)督，對付款總額進行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實現(xiàn)審核權(quán)限界定功能。系統(tǒng)按部門及經(jīng)濟合同類型設(shè)置審批流，并將關(guān)鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認關(guān)鍵簽署人是否已簽字，嚴把審核關(guān)。（6）實現(xiàn)與其他模塊關(guān)聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過聯(lián)查，對采購合同標的物的采購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現(xiàn)資源整合。（7）實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。通過系統(tǒng)對合同內(nèi)容、付款情況進行統(tǒng)計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計事務中解脫出來，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。

4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃

2017年4月起，用友公司對集團及各院區(qū)經(jīng)濟類合同相關(guān)部門進行了操作培訓，大家對該模塊逐漸適應并熟練使用相應功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團與用友公司協(xié)商對系統(tǒng)進行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，進行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動APP報銷，為了實現(xiàn)合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會與移動APP報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)手機端審批查閱合同，并且在合同進入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對設(shè)備采購的監(jiān)控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關(guān)聯(lián)可實現(xiàn)物資從合同訂立到采購入庫數(shù)量、單價、型號等是否與合同一致等由系統(tǒng)進行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預算相關(guān)聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項經(jīng)濟合同按照系統(tǒng)設(shè)置的預算項目自動歸類，預算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設(shè)備維保費等項目的預算，也可以獲取大額資金付款項目。

篇7

橋梁建設(shè);勞務分包;合同管理;信息化

0引言

隨著市場經(jīng)濟的進一步開放，橋梁施工企業(yè)之間的競爭更加激烈，傳統(tǒng)的橋梁施工勞務協(xié)作合同管理模式，已經(jīng)不能滿足施工企業(yè)勞務分包和開展施工的需求。如何提高橋梁施工企業(yè)對勞務分包合同的管理水平，并在市場競爭中取得優(yōu)勢，是橋梁施工企業(yè)需要深入探討的課題。經(jīng)過分析和研究，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)與建立建設(shè)項目勞務分包合同管理系統(tǒng)，是一種科學有效、提高管理水平的方法和手段。本文就此在勞務分包合同管理中的應用進行論述。

1傳統(tǒng)分包合同管理存在的主要問題

1．1管理信息孤島多

利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息管理已經(jīng)很普遍，但各應用系統(tǒng)間的信息不共享、不互換、信息與業(yè)務流程和應用脫節(jié)，便形成了信息管理的孤島。橋梁建設(shè)工程施工，相對一般建筑施工而言，其項目管理內(nèi)容更為繁雜。所以，專門承擔橋梁工程建設(shè)的建筑企業(yè)集團，將項目內(nèi)容分類、劃塊進行管理(如進度計劃管理、物資管理、施工安全管理和合同管理等)，是提高管理效率的一種方法。合同管理又分為承包合同管理、物資合同管理、勞務分包合同管理等，限于篇幅，本文僅探討勞務分包合同管理。為進一步提高對勞務分包合同的管理水平，通常將其分為決策層(集團公司)、管控層(子公司)、執(zhí)行層(工程項目部)3個層級進行管理，如圖1所示。在傳統(tǒng)的協(xié)作合同(紙質(zhì)版)管理模式中，作為執(zhí)行層的工程項目部的工程經(jīng)濟部門與其他業(yè)務部門之間，難以及時進行有效地數(shù)據(jù)信息溝通，也難以將需求的數(shù)據(jù)信息及時傳遞給上級子公司，這樣就造成負責管控層的上級子公司不能及時有效地對所管理的各建設(shè)項目勞務分包情況進行實時監(jiān)控。同樣，作為決策層的集團公司也不能及時的根據(jù)需要在傳統(tǒng)的協(xié)作合同(紙質(zhì)版)管理模式中，作為執(zhí)行層的工程項目部的工程經(jīng)濟部門與其他業(yè)務部門之間，難以及時進行有效地數(shù)據(jù)信息溝通，也難以將需求的數(shù)據(jù)信息及時傳遞給上級子公司，這樣就造成負責管控層的上級子公司不能及時有效地對所管理的各建設(shè)項目勞務分包情況進行實時監(jiān)控。同樣，作為決策層的集團公司也不能及時的根據(jù)需要的數(shù)據(jù)信息進行分析與決策。

1．2審批效率低

采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)協(xié)作合同，按規(guī)定的流程辦理審批手續(xù)，作為管控層的上級子公司，難以及時了解到辦理過程的進展情況。如果某個中間環(huán)節(jié)的復核、會簽人員出差在外，就處于停頓狀態(tài)，由此造成簽訂合同的周期較長，影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

1．3風險管理受控難

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)協(xié)作合同管理模式中，管控層(子公司)對執(zhí)行層(工程項目部)勞務分包情況，無法及時全面了解，所以造成勞務分包的事前策劃、事中履行、事后核算等，不能進行有效管控。

2勞務分包合同管理信息化的實施

針對以上所述的勞務分包(紙質(zhì))協(xié)作合同管理中存在的主要問題，通過調(diào)研和分析了解到，如果采用先進的IT技術(shù)，建立起“以建設(shè)項目為主體、以制度流程為基礎(chǔ)、以合同清單為主線、以責任預算為核心、以過程管控為主措、以資金支付為卡控”的勞務分包合同管理信息系統(tǒng)(以下簡稱合同管理信息系統(tǒng))，將橋梁建設(shè)項目的勞務分包合同的評審、簽訂、履約、變更、支付和審批等一系列環(huán)節(jié)，與現(xiàn)代化的計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件系統(tǒng)等信息化技術(shù)相結(jié)合，實行勞務分包合同信息化管理模式，就能大大提高對建設(shè)項目勞務分包合同的管理水平。

2．1建立信息采集標準(WBS工作分解結(jié)構(gòu))

要解決橋梁建設(shè)項目管理中的信息孤島問題，首先要建立統(tǒng)一的信息采集標準(WBS工作分解結(jié)構(gòu))，采用WBS編碼建立標準的編碼體系。解決執(zhí)行層(工程項目部)生產(chǎn)進度、計劃調(diào)整等客觀因素造成的成本控制統(tǒng)計方式不一致的問題。建立橋梁建設(shè)項目信息管理系統(tǒng)中的標準編碼體系，應遵循以下3項原則:(1)分部分項原則。根據(jù)建設(shè)單位(或稱甲方、業(yè)主、發(fā)包方)提供的合同清單和不包含的施工項目內(nèi)容，如橋梁建設(shè)施工措施中下部結(jié)構(gòu)施工所需的鋼圍堰、混凝土施工所需的模板和支架、大臨設(shè)施中的便道、棧橋、梁場、混凝土拌合站、臨時墩、碼頭、纜索吊及小臨設(shè)施等，均需要進行獨立編碼。(2)工序劃分原則。如開展斜拉橋、懸索橋的高塔施工時，主塔墩身在業(yè)主合同清單分部分項中是總量，而施工過程中則是按節(jié)段進行作業(yè)，這就需要按各主塔墩身的施工節(jié)段進行編碼。(3)分包類型原則。在橋梁建設(shè)施工的項目中，通常也會包括路基、路面等施工內(nèi)容。對以橋梁建設(shè)施工為主體的項目，承擔橋梁工程施工的單位往往將路基、路面專業(yè)工程進行分包。遇到這種情況，應將WBS編制按自定義的施工里程段進行編碼，如表1所示.建立起標準編碼體系后，再將不同橋梁類型的業(yè)主合同清單編碼與信息系統(tǒng)中的標準編碼進行自動匹配與對應，形成執(zhí)行層(工程項目部)的工程經(jīng)濟部門與其他業(yè)務部門之間的統(tǒng)一信息采集標準。在此基礎(chǔ)上，進一步理清物資核銷、施工機械租賃及財務支付與勞務分包管理的關(guān)系。此時，子公司的管控層可通過統(tǒng)一的信息采集標準，對各建設(shè)項目之間的勞務分包管理數(shù)據(jù)進行監(jiān)控與分析。

2．2規(guī)范操作流程和審批權(quán)限

建立起標準編碼體系還不夠，還應針對勞務分包合同管理的需要，制定科學合理的、分層級的、規(guī)范的業(yè)務操作流程和審批辦法，理清各層級對勞務分包合同的管理和審批權(quán)限，使決策層、管控層和執(zhí)行層清楚應盡的職責，這樣才能順利推進、科學實施，從而擺脫傳統(tǒng)的手工操作模式。

2．3風險預警機制

建立起標準編碼體系和規(guī)范的操作流程及審批權(quán)限后，利用合同管理信息系統(tǒng)中勞務分包業(yè)務信息數(shù)據(jù)，就可以另行建立起適合各業(yè)務部門的風險預警輔助決策系統(tǒng)，以此來強化對勞務分包合同管理風險的控制能力。要想達到這一風險預警要求和目標，就必須根據(jù)分包合同管理的操作流程和審批權(quán)限，構(gòu)建風險預警管理信息平臺，實現(xiàn)對勞務分包合同各種數(shù)據(jù)信息的自動采集、存儲、加工、統(tǒng)計和評估、圖譜分析、監(jiān)控、預警和應對。達到?jīng)Q策層、管控層和執(zhí)行層對勞務分包合同進行風險管理的目的。對勞務分包合同進行風險管理，首先應對可能發(fā)生的風險進行識別，并量化決策層、管控層和執(zhí)行層的風險指標，統(tǒng)一風險指標預警統(tǒng)計方法。對可能發(fā)生的風險，通過預警輔助決策系統(tǒng)提取風險指標數(shù)據(jù)，計算后，根據(jù)可能發(fā)生風險的程度進行風險預警。

2．3．1事前策劃

為識別和控制在合同管理工作中可能發(fā)生的風險，在合同管理信息系統(tǒng)中應建立勞務分包工程量的控制計劃。勞務分包數(shù)量的控制計劃是建設(shè)項目總工程量的重要組成部分，也是進行勞務分包合同管理的基礎(chǔ)。所以，應根據(jù)勞務分包數(shù)量的控制計劃，對需要施工的橋梁工程數(shù)量進行梳理，對橋梁主體工程的分部分項工程數(shù)量進行梳理，并重點梳理建設(shè)單位提供的合同清單中未涉及到的橋梁基礎(chǔ)施工輔助設(shè)施的工程數(shù)量，如圍堰等。各項梳理工作完成后，將計劃好的勞務分包數(shù)量分解到WBS中，并建立起相互匹配的對應關(guān)系。這樣即可以了解和掌握各分部分項工程對勞務數(shù)量的需求，也可以有效控制投入的勞務分包數(shù)量，實現(xiàn)勞務分包數(shù)量不會超過計劃數(shù)量的目的。最終達到勞務分包結(jié)算數(shù)量不會超過施工驗收數(shù)量的目標。

2．3．2事中管控

(1)分包模式的管控。根據(jù)項目施工進度計劃、制訂的雙代號網(wǎng)絡(luò)計劃圖和參加施工的分包單位的施工能力，在信息系統(tǒng)中對勞務分包單位先進行資源配置，勞務分包在信息系統(tǒng)中將受到勞務分包控制計劃清單、工程量、單價和投資額的控制。(2)計量結(jié)算管理。計量結(jié)算是支付勞務分包費用的依據(jù)。對勞務分包進行結(jié)算，應以工程項目部錄入合同管理信息系統(tǒng)中已完成的工程量作為計算的基礎(chǔ)。單份勞務分包合同中已完成工程量不可超過該合同中的總量，所有勞務分包合同中已完成工程量不可超過控制計劃的總量。(3)末期結(jié)算管理。辦理最后一期勞務分包結(jié)算時，合同管理信息系統(tǒng)中將通過勞務分包合同中分部分項工程的已完工程量來判斷該勞務分包結(jié)算是否為末期結(jié)算，并自動升級到審批權(quán)限。這樣做的目的，可以在進行中間計量時減少審批流程環(huán)節(jié)，提高施工效率;另一方面，可以保證管控層(子公司)對履行勞務分包合同進行全過程的控制。(4)結(jié)算支付管控。在有效控制勞務分包工程量結(jié)算的同時，如何做到對勞務分包結(jié)算資金支付的管控，主要是在信息系統(tǒng)中將勞務分包結(jié)算產(chǎn)生的債務作為依據(jù)，形成債務支付申請單，向管控層(子公司)提出使用資金的申請。通過后，系統(tǒng)就會對勞務分包合同費用的支付，按照設(shè)定的已完成工程量的比例付款;如需要調(diào)整申請單的支付比例，可利用信息系統(tǒng)中支付比例變更申請的功能完成。

2．3．3事后管理

(1)降低被索賠的風險。將勞務分包合同的履約過程和結(jié)果保存在信息管理系統(tǒng)中，決策層、管控層就能隨時調(diào)取勞務分包合同履約過程的數(shù)據(jù)信息，作為防止勞務分包單位無理索賠的依據(jù)。(2)提高核算與分析能力。在日常的管理工作中，因在合同管理信息系統(tǒng)中保存了勞務分包合同的履約過程，并逐級監(jiān)控了執(zhí)行結(jié)果。所以，在竣工驗收、決算后，可以對分包的主要材料消耗和機械費進行核算與分析，對勞務分包費用是否存在偏差進行分析，對勞務分包合同的結(jié)算單價進行梳理、分析和匯總，形成合同匯總表、合同履約情況表、存在的偏差表等，并自動保存在合同管理信息系統(tǒng)中。為管控層進行建設(shè)項目的核算提供數(shù)據(jù)信息源，實現(xiàn)提高成本核算能力。

3結(jié)束語

橋梁工程建設(shè)，周期長、施工工藝和工序復雜、勞務分包管理和控制難度大。傳統(tǒng)的勞務分包合同管理模式，已經(jīng)滿足不了橋梁建設(shè)勞務分包和開展施工的需求。如何提高對勞務分包合同的管理水平，本文針對傳統(tǒng)勞務分包管理存在的主要問題進行了分析。通過分析和探討，提出了利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立合同管理信息化系統(tǒng)，對勞務分包合同進行信息化管理的實施方案，來實現(xiàn)提高合同管理水平和效果的目的。

參考文獻

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(一)梳理業(yè)務范圍。高校經(jīng)濟合同管理的業(yè)務主要指涉及經(jīng)濟支出與收益的行為，從業(yè)務范圍來看，包括建筑工程設(shè)計、施工、結(jié)算、服務交易、貨物交易等經(jīng)管理部門認定必須簽訂合同的業(yè)務。從高校部門范圍來看，主要包括責任部門、管理部門、協(xié)作部門等。在經(jīng)濟合同管理過程中，需要準確梳理業(yè)務范圍。(二)明確控制目標。高校經(jīng)濟合同管理需要以一定目標為依據(jù)，明確管理經(jīng)濟合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期評定經(jīng)濟合同的薄弱環(huán)節(jié)，并采取相應措施，促進經(jīng)濟業(yè)務合理開展和合同的有效履行，以提升高校經(jīng)濟管理水平，維護合法權(quán)益。(三)明晰審批權(quán)限。高校經(jīng)濟合同管理的內(nèi)容比較多，種類比較繁雜，為了提高管理的針對性，一般合同種類或金額劃分為重大合同、重要合同與一般合同，不同類型合同的審批權(quán)限也不同。主要審批責任人包括、法規(guī)處處長、財務處長、各部門副校長、校長等，涉及人員比較多，通過明確審批權(quán)限將經(jīng)濟合同管理的調(diào)查、談判、簽署及結(jié)算工作的審批細化到每一個負責人。(四)識別風險點并制定相應策略。經(jīng)濟合同管理往往會存在著主觀和客觀風險。因此，高校合同管理部門要將業(yè)務流程條理化與業(yè)務環(huán)節(jié)的制訂放在首位，并將具體內(nèi)容細化，具體包括崗位職責權(quán)限是否明確，不相容的崗位是否分離、各流程的審核制度是否規(guī)范、各項制度執(zhí)行是否有效等。成立風險評估小組，采用定量與定性的方式判辨各類風險的發(fā)生率，以及風險發(fā)生后對學校未來發(fā)展所產(chǎn)生的影響，并以此為依據(jù)，提供有效的應對措施。

二、內(nèi)部控制視角下高校經(jīng)濟合同管理優(yōu)化策略

(一)強化內(nèi)部控制建設(shè)與執(zhí)行力。制度建設(shè)是管理工作的基石。高校經(jīng)濟合同管理作為內(nèi)部控制業(yè)務層面的重要內(nèi)容，要想提高其管理水平，首先需要強化內(nèi)部控制建設(shè)與只執(zhí)行力。根據(jù)《合同法》相關(guān)內(nèi)容，對合同的文本擬定、審批、簽署、履行、糾紛處理、結(jié)算以及后續(xù)管理等環(huán)節(jié)進行全面部署，并實施不相容崗位的分離，實現(xiàn)內(nèi)部的有效牽制。此外，還要建立與每個執(zhí)行環(huán)節(jié)相對應的制度，保證合同在實施過程中有據(jù)可依。其中可以將重點放在歸口管理機制的制訂，確定本校內(nèi)部各種操作的歸口管理責任單位的控制方法，促進經(jīng)濟業(yè)務相關(guān)的合同實行統(tǒng)一管理。(二)利用內(nèi)部控制流程圖規(guī)范合同管理工作流程。合同管理離不開工作流程的科學梳理，以確保合同的有效實施。在設(shè)計合同管理流程時，首先要明確各個業(yè)務環(huán)節(jié)所對應的管理部門和相關(guān)負責人員。比如，在合同執(zhí)行這一流程中，合同經(jīng)辦人要隨時跟隨合同的執(zhí)行情況，如果發(fā)生異常必須及時向部門負責人和財務合同管理員報告。又如，合同簽署環(huán)節(jié)，主要涉及合同執(zhí)行部門、歸口管理部門、財務、審計紀檢部部門共同參與。為了準確梳理各環(huán)節(jié)與各部門和負責人之間關(guān)系，可以借助內(nèi)部控制流程圖，提高合同管理效率。(三)落實經(jīng)濟合同的全程性跟蹤。高校經(jīng)濟合同管理是一項全程性、動態(tài)性過程，以合同文本的策劃為起始，以后續(xù)管理以及歸檔為結(jié)束，整個過程都需要全方位的跟蹤與監(jiān)督，確保合同的有效實施，維護高校實際利益。因此，在合同管理過程中要指定專員進行跟蹤與監(jiān)督，并將相關(guān)人員經(jīng)濟責任審計制度日常化、規(guī)范化。結(jié)合跟蹤系統(tǒng)的應用，明晰合同實施流程，增加執(zhí)行情況的透明度，提高管理工作效率和效果。

三、結(jié)語

綜上所述。作為內(nèi)部控制業(yè)務層的重要內(nèi)容，高校經(jīng)濟合同管理逐漸成為影響高校未來發(fā)展的重要標準。因此，在高校管理工作中，要不斷改進和完善經(jīng)濟合同管理工作，降低經(jīng)濟風險，維護高校利益，為人才培育、科學研究和社會服務提供有效保障。

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正文部分：

1.背景

目前，中原公司的合同類型較多、涉及范圍較廣，公司的各類合同分別由各個執(zhí)行部門各自負責，包括合同文本的起草、評審、談判、簽訂、履行等。自去年公司組織機構(gòu)調(diào)整后，進一步明確了合同部作為公司合同統(tǒng)一歸口管理部門，過去的一年當中，相繼升版和編制了制度和程序，使用了一些信息化的手段，在一定程度上統(tǒng)一和規(guī)范現(xiàn)在公司的合同管理。這些制度和程序也執(zhí)行了一段時間，各個部門也提出了一些意見和建議，而這些意見和建議還是需要在執(zhí)行過程當中不需要不斷地結(jié)合實際情況進行修改和完善，以便持續(xù)提高公司的合同管理整體水平。

2.合同管理的現(xiàn)況

2.1制度和規(guī)定：目前公司的合同管理制度和規(guī)定分為兩個層面：

一是公司層面的合同管理制度，公司的合同歸口管理由合同部負責，目前，關(guān)于合同管理的公司層面制度有兩個，分別為《中原公司合同管理規(guī)定》和《中原公司重大合同評審和備案管理規(guī)定》。

二是項目層面的合同管理程序，是根據(jù)項目的特點和實際情況編制的。

2.2管理現(xiàn)狀：按照合同類型分別介紹如下：

2.2.1第一類 完全授權(quán)管理的合同，這包括人力資源合同和物業(yè)的租賃合同。這些合同分別由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營部全權(quán)管理，負責合同管理的所有事宜。

2.2.2第二類 實行備案管理的合同，主要是公司駐外機構(gòu)簽訂的合同，包括上海采購經(jīng)理部和恰希瑪現(xiàn)場經(jīng)理部，實行備案管理。

2.2.3第三類 歸口管理的合同。現(xiàn)簡要說明一下這類合同管理過程，詳見下面流程圖：

環(huán)節(jié) 流程圖

合同評審

合同會簽

合同備案

3.優(yōu)化和建議

結(jié)合目前公司合同管理的現(xiàn)狀，調(diào)研了合同部和相關(guān)部門的一些建議和意見，在此基礎(chǔ)上，對以后如何進一步加強和規(guī)范公司合同管理，進行了較為深刻的分析，并提出了優(yōu)化和建議，具體如下：

3.1信息化

公司總部、恰希瑪現(xiàn)場經(jīng)理部、上海采購經(jīng)理部以及阿爾及利亞等其他駐外機構(gòu)，分處異地，形成了空間的分離，對整個公司的合同管理造成了一定困難。可以通過信息化對合同管理從合同起草、文本管理、合同評審、審批、合同簽訂、結(jié)算安排、執(zhí)行進展、合同變更、到實際結(jié)款以及對合同結(jié)款情況統(tǒng)計分析的進行全方位管理。合同的管理流程都需要通過信息化來固化，合同管理信息化除了要將原先大量的紙質(zhì)資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問題，還應能夠?qū)贤邪氖袌鲂畔⑦M行深層次的信息統(tǒng)計分析。

目前公司的合同管理主要是根據(jù)企業(yè)內(nèi)部職能的分工，然后由不同的部門各自負責合同的不同內(nèi)容，這樣的管理模式給企業(yè)帶來了諸多不便，合同內(nèi)容管理太分散，很容易導致合同的后期實施跟進情況得不到及時準確的跟蹤記錄，并且當企業(yè)管理層要查看合同的整體情況也耗費一定的時間精力，這于企業(yè)的合同管理信息化顯得不匹配。因此，通過信息化的手段建立一個統(tǒng)一的管理平臺來對公司合同進行統(tǒng)一管理已經(jīng)勢在必行。

3.2分類分級管理

中原公司同時涉及工程、物業(yè)、國際貿(mào)易等多個行業(yè)，因此也就造成了合同類型多而雜。包括了工程設(shè)計、監(jiān)理、施工、調(diào)試、設(shè)備采購、勞動、租賃、修繕等多種合同。如何對合同進行分類分級管理，就顯得尤為重要。在此，建議現(xiàn)有的合同分類的基礎(chǔ)上，繼續(xù)進行科學合理的細化和分類，比如對于人力資源部的勞動合同、物業(yè)經(jīng)營部的租賃合同，是可以完全授權(quán)由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營部進行合同管理；對于上海采購經(jīng)理部的設(shè)備采購類合同，根據(jù)重要性的不同，分別采取參與招投標等合同簽訂過程、監(jiān)督檢查合同管理過程、合同信息備案等手段進行合同管理；對于民用工程類的合同，可進行流程化、標準化的管理，尤其是合同的評審和審批；對于核工程類的合同，在流程化、標準化的基礎(chǔ)上進行重點的、全過程的管理。

3.3加強合同評審和審批

不少合同風險，主要還是集中的合同簽訂前的過程當中，而想要規(guī)避這些潛在的風險，合同的評審和審批是兩個最重要的環(huán)節(jié)。也正是因為如此，在過去的一年里，合同部作為合同歸口管理部門，正在逐漸加強合同評審和審批，并通過信息資料部的配合，使這兩個流程環(huán)節(jié)固化了下來。但是，還是存在著很多細節(jié)的問題，比如軟件不夠人性化、流程需要進一步明確和清晰、評審的方式和形式比較單一等。這些問題必須隨著合同制度的不斷完善、合同管理經(jīng)驗的不斷增加得到解決。一是要逐步升級合同管理軟件或引進新軟件；二是結(jié)合合同管理軟件和實際情況進一步明確合同評審和審批的流程；三是要豐富合同評審的方式方法，如針對重大的合同進行會議評審等。

3.4合同專用章需要統(tǒng)一歸口管理

目前，盡管合同的歸口管理部門是合同部，但是公司所有印章管理由辦公室負責，公司印章的管理制度也是由辦公室編制和負責解釋的。在一定程度上，造成了合同專用章使用和權(quán)限的不一致。因此，對于合同專用章需要有一個統(tǒng)一的管理和標準。考慮到《中原公司授權(quán)管理規(guī)定》規(guī)定較為明確，且經(jīng)過公司辦公會討論后確定的，建議按照這一規(guī)定使用合同專用章和修改相應的印章管理制度或程序，以便保持合同專用章的使用一致和制度的統(tǒng)一。

3.5合同文本的標準化

中原公司合同管理嚴格來說是從2014年開始的，到目前為止已有10年。隨著中原公司合同管理水平的不斷提高，參考國家的法律法規(guī)和相應的示范文本，結(jié)合自身的實際情況，逐步的出臺中原公司自己的合同示范文本應該說一個趨勢。這么做的意義有以下幾點好處：

1.最大限度的保護中原公司的利益，規(guī)避潛在的合同風險。

中原有了自己的合同范本后，各個部門會更加熟悉和很快的掌握合同從簽訂到履行、變更直至終止的各項合同條款、盡早識別和規(guī)避其中合同風險，避免公司遭受不必要的損失

2.便于合同管理，包括合同評審、審批、履行、變更和爭議的解決等。

3.減小合同管理的難度和加大合同管理的深度。

其實，建立合同范本的難度應該說并不是很大，比如設(shè)備采購、物業(yè)租賃以及一些合同已經(jīng)有了自己的合同范本，可以根據(jù)合同不同類型，由合同各個執(zhí)行部門和合同歸口管理部門共同編制公司各類合同的合同范文，再逐步完善。

3.6對駐外機構(gòu)的合同管理

對于駐外機構(gòu)負責的各類合同，包括采購經(jīng)理部、現(xiàn)場經(jīng)理部等，由于受地域條件和總部人員配置限制，比如采購經(jīng)理部設(shè)在上海，下設(shè)有合同、計劃、質(zhì)保及相關(guān)專業(yè)等多個部門，人員配備比較完善。且在以往過程當中都是由公司領(lǐng)導直接負責，合同的訂立和實施是由采購部自行實施，合同部并沒有進行實質(zhì)性的管理。目前，對于這部分合同主要是實行的是備案管理，即將合同的信息定期向總部備案，屬于事后的管理，可見備案管理的力度和深度是有限的。

從宏觀上分析來看，駐外機構(gòu)涉及的合同，主要還是上海采購經(jīng)理部負責的設(shè)備以及備品備件等采購合同，涉及金額大，部分設(shè)備制造周期比較長，對工程進展有重大影響，同時也是影響中原公司主要的經(jīng)濟效益的因素。建議采取以下方法對這部分合同進行管理：

第一，繼續(xù)實行備案管理，保證合同信息的及時性和準確性；

第二，對于重要設(shè)備的采購，所占金額比較大、工期較長等重要設(shè)備，比如主合同規(guī)定的25項重要設(shè)備，可以參與這些設(shè)備的招標、評標、定標、合同談判等合同訂立的過程。對于甚至于特別重要的關(guān)鍵設(shè)備，如壓力容器、主泵、蒸發(fā)器等可參與設(shè)備見證點的見證，對合同執(zhí)行過程中重要節(jié)點的支付進行復核；

第三，對于其他一般設(shè)備采購合同，由于金額較小、工期較短、對成本和工程進度影響不大。可以結(jié)合公司的稽核，對設(shè)備采購合同的簽訂、履行、支付等過程，進行定期和不定期的檢查。

4.結(jié)束語

綜上所述，中原公司在工程項目建設(shè)當中，是以工程總承包的角色，來進行工程項目管理。上游與業(yè)主簽訂總承包合同，下游與設(shè)計單位、施工單位、設(shè)備供應商等分包單位簽訂分包合同。在某種程度上來說，中原公司的項目管理，就是對于合同的管理。因此，不斷加強和規(guī)范公司的合同管理，對于加強公司風險管理、提升公司項目管理水平、完成公司戰(zhàn)略目標都有著重要意義。

參考文獻（宋體五號字，多倍行距設(shè)置時1.5，以下給出個示范文）

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1．運營目標：根據(jù)經(jīng)營業(yè)務需求，在滿足時間、技術(shù)質(zhì)量要求的情況下，完成合同約定事項，提高合同的可靠性和執(zhí)行力，保證企業(yè)經(jīng)營目標的順利完成。

2．財務目標：確保資金安全，在預算范圍內(nèi)控制成本，合理安排資金。

3．合規(guī)目標：遵守國家相關(guān)的法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行審批程序和有關(guān)流程，防止合同簽訂和執(zhí)行過程中違法違規(guī)行為的發(fā)生。

二、梳理合同管理流程

在合同管理體系建立前，有必要對企業(yè)現(xiàn)有的合同管理流程進行梳理，既要分析合同管理流程每一個環(huán)節(jié)的控制活動是否有效，又要理順合同管理鏈與其他業(yè)務流程之間的聯(lián)系。合同管理流程上游銜接的流程有項目立項流程、招投標流程、預算審批流程等，下游與資金支付流程、驗收流程等流程相連，在制定合同管理流程時，要注意做到與上下游無縫對接，避免出現(xiàn)管理的真空。

合同管理流程可劃分為合同簽訂流程和合同履行流程，合同簽訂流程包括合同準備、合同談判、合同文本擬訂、合同報批審核、合同簽訂和合同分發(fā)存檔等環(huán)節(jié)。在這些環(huán)節(jié)中，需要有相應的責任部門實施控制，其中合同經(jīng)辦部門負責合同的準備、談判組織、文本草擬，辦理合同報批工作；審核部門負責對合同主體資格、財務事項、技術(shù)要求、法律風險的內(nèi)容進行審核，為審批人把關(guān)；審批人在授權(quán)范圍內(nèi)承擔最終審批責任。

合同簽訂后，需加強合同的跟蹤，保證合同權(quán)利義務的有效執(zhí)行，當因內(nèi)部和外部環(huán)境變化，雙方無法完全按合同約定履行時，應及時進行協(xié)商，辦理變更或解除合同，如協(xié)商不成，則進入仲裁或訴訟程序。上述合同管理過程稱之為合同履行流程，該流程由合同跟蹤履行、合同變更和補充、合同解除、合同糾紛處理和合同登記歸檔等控制活動組成。

三、風險分析

在合同簽訂和履行過程中，存在各種各樣的風險，導致合同風險的既有外部環(huán)境因素，也有企業(yè)內(nèi)部環(huán)境因素，通過分析評估，采取必要的應對措施，使風險控制在可以接受的范圍內(nèi)。通常情況下，外部環(huán)境因素如宏觀經(jīng)濟環(huán)境、政策、法律、自然災害等因素，為不可控因素，企業(yè)在訂立合同時，需合理預測這類風險發(fā)生的可能性，可采用風險轉(zhuǎn)移的方式盡量減少可能發(fā)生的損失。內(nèi)部環(huán)境因素主要有合同決策、管理水平、操作人員素質(zhì)、財務狀況、生產(chǎn)能力和技術(shù)水平等，導致的企業(yè)合同管理風險按照影響結(jié)果可以劃分為營運風險、財務風險和合規(guī)風險。

（一）營運風險

合同管理的營運風險，指企業(yè)在運營過程中，可能由于合同管理某一環(huán)節(jié)的缺失，導致經(jīng)營活動達不到預期的目標甚至產(chǎn)生損失。合同管理的運營風險有：

1．因業(yè)務評價不正確、不完整，導致決策錯誤，主要體現(xiàn)在合同需求與業(yè)務目標不一致，合同主體資格審核不當，定價策略失誤等；

2．因合同條款不嚴謹，對合同雙方權(quán)利、義務和違約責任表述不清楚，導致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失；

3．因缺乏充分的溝通，信息缺失帶來風險；

4．違約風險：一方無法履行合同約定的義務，造成對方損失，或由于自身違約需承擔賠償責任。

（二）財務風險

企業(yè)在合同訂立和執(zhí)行過程中，由于合同條款和合同方商業(yè)信用等原因，合同履行最終結(jié)果和預期可能會發(fā)生偏差，導致收益的下降或遭受經(jīng)濟損失，其主要成因有：

1．預算制定不合理，未能有效控制成本。

2．合同的支付條件和付款進度不合理，令資金占用增加，產(chǎn)生資金損失。

3．合同各方權(quán)利義務的約定不清晰，可能產(chǎn)生額外的費用，造成成本增加。

4．稅收風險：忽略可能產(chǎn)生的稅費，沒有約定由哪一方承擔稅款繳納義務，導致費用增加和經(jīng)濟損失；采購合同沒有要求供貨商提供增值稅發(fā)票，未進項稅不能抵扣，增加了稅收負擔。

5．因合同糾紛產(chǎn)生資金損失。

（三）合規(guī)風險

因企業(yè)在訂立合同和履行合同時，未能遵循法律法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)則、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或監(jiān)管處罰、重大財務損失或聲譽損失的風險。合同管理的合規(guī)風險有：

1.違反相關(guān)法律法規(guī)，合同被確認無效并需承擔法律責任的風險；

2.選擇的合同主體不具備合同所要求的資質(zhì)，不能保證產(chǎn)品質(zhì)量或服務質(zhì)量的風險；

3.沒有按流程審核或?qū)徍税殃P(guān)不嚴，致使公司利益受損；

4.違反公司有關(guān)制度、，侵吞公司利益帶來的風險。

四、控制活動

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一、發(fā)達國家工程項目合同管理綜述

第一、概述

合同是雙方當事人之是立下的一種約定，并且是依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)來確定、更改、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。市場經(jīng)濟存在的特點就是要公平并且有序地進行競爭，然競爭靠什么來規(guī)范呢？靠的是法規(guī)，因此，簽定工程方面的合同是依照國家法律的，這種合同才具備競爭的規(guī)則。

關(guān)于工程合同的管理我們以下兩個層次：首先是政府對相關(guān)工程合同在宏觀上的管理，其次，是合同在實施過程中，工程師對合同的具體管理。

在很多經(jīng)濟比較發(fā)達的國家，政府在工程合同的管理方面相當嚴格，具體由以下幾個方面體現(xiàn)出來：首先，所有的工程合同是依照相關(guān)法規(guī)來制定，再者，就是編寫合同的條件，必須符合相關(guān)條件，編制人具備一定的專業(yè)性而且合同要符合標準，其次，就是在合同執(zhí)行方面要有專門機構(gòu)來監(jiān)督，監(jiān)督合同的執(zhí)行力，最后就是關(guān)于合同維護，無論是什么原因引發(fā)的合同爭議，都需要有關(guān)部門進行爭議的處理，如仲裁機構(gòu)、調(diào)解機構(gòu)或是法院，維護好當事人的合法權(quán)益。

第二、制定法規(guī)

國家政府在制定法規(guī)的過程中，不管是合同的內(nèi)容還是簽定，包括合同爭議的處理都做出明確規(guī)定，例如美國、日本等國家在工程合同的內(nèi)容方面都做了很詳細的規(guī)定。

第三、授權(quán)專業(yè)人士組織(學會)編制標準合同文件

政府在進行合同管理的時候必須采用的一項重要措施，此措施重點就是制定標準的合同條件，在國際上有很多合同都符合標準合同中的條件，這些條件多數(shù)都是由各方代表而且權(quán)威性比較高的人編制出來的，也必須是得到政府的認可的，工程執(zhí)行時參與各方參照，通過長時間的實踐，漸漸完善其合同內(nèi)容。

第四、工程師對工程合同實施的管理

在很多發(fā)達國家或經(jīng)濟比較發(fā)達的地區(qū)，工程師扮演的角色是管理工程合同，而且是合同管理的首要人物，也是比較專業(yè)的人員，在國際上實行的標準型的合同文本中，也明確規(guī)定了工程師在合同管理中的地位，一些有較多工作經(jīng)驗的工程師，扮演獨立的第三方的角色，甚至比業(yè)主更科學有效的進行管理工程合同，對工程合同的有效履行起到很大的作用，也帶來很大的利處。

二、工程中的合同管理應該注意的問題

第一、一般采用總包負責制度。對于規(guī)模比較大的工程來說，一般會用施工總包負責制度。如果我們按工程進行分解且時期較長的話，會給業(yè)主造成不少的煩惱。單從表面上來看，工程好像節(jié)約了不少投資，但實際并非如此，因為這樣會導致太多的工作界面劃分，這就需要業(yè)主做好各方面的調(diào)節(jié)工作，無形中就增加了很大的工作量，進而導致一種局面就是工作沒人做，而有的工作是很多人在爭搶著做，這些都是計劃開始時沒有想到的，也正是因為這些問題會給工程的進度帶來很大的影響，最后的結(jié)果就是重新施工或是追加工程量。

第二、合同是單價的。相對于一些大型體育場來說，設(shè)計工作比較滯后，在一些沒有施工圖的建設(shè)項目中，采用合同外包的方式在施工單位方面是行不通的，施工單位會出現(xiàn)各種問題，如高報價格，或是先進去后講價的方法，最終傷害的是業(yè)主的利益，所以，關(guān)于單價合同，工程量真正控制的是設(shè)計單位的施工圖，只要設(shè)計控制好了，相應的最終結(jié)算也就控制好了。第三、關(guān)于使用工程保函。在很多歐洲國家對保函的作用十分重視，保函是施工單位提供的用來保證文件的，并且是由銀行開具的，所以，在預付工程款的時候，施工方須提供保函，保函上的金額與預付的保持一致，但是，隨著施工工程的開展，保函漸漸的被工程量結(jié)算而代替。

第四、注意施工帶來的索賠。在一項工程的建設(shè)中，施工方與業(yè)主發(fā)生矛盾是不可避免的，占有有利位置的一般通常是業(yè)主，這也對業(yè)主提出出一個要求，就是具備較高的管理能力，這樣在發(fā)生索賠的時候才能為自己爭取到應得的利益。

三、建立以合同管理為核心的項目管理體系

合同管理的概念，就是在建設(shè)工程項目中使用的工程建設(shè)合同方面的管理。目前，我們國家的項目管理多數(shù)采用的是美國項目管理協(xié)會的管理體系，主要有以下幾點重點研究：進度管理、質(zhì)量管理、費用管理及目標管理，人力管理、采購管理還有范圍管理、風險管理等方面，主要是以上幾個方面的管理。

第一、合同管理與質(zhì)量控制、進度控制和投資控制、安全控制的關(guān)系無論是什么類型的合同，在質(zhì)量上都須有明確的要求，在進度上及工程款的支付上都要提出要求，這就是工程目標。比如在有關(guān)工程承包的合同中，多數(shù)都會提出關(guān)于施工要達到的質(zhì)量級別，還有工程進度的問題就是何時完工等，另外還有造價費用以及安全事故有無發(fā)生等問題。

在我們國家有關(guān)監(jiān)理工程師考試的教材里，把工程師對施工現(xiàn)場的管理分為以下幾個層次：首先是控制，包括投資控制、質(zhì)量控制以及進度控制等三方面，其次是管理，就是信息管理與合同管理，目前來看，控制應增加對安全方面的控制，只要參加工程建設(shè)的人員，都必須首先簽定合同，把各方的責權(quán)利關(guān)系明確了，不管是哪一方，都是通過合同進行聯(lián)系，這樣才能保證項目與自身的利益能聯(lián)系在一起，一切從合同的角度考慮，才能確保項目的成功。

在制定合同之前，業(yè)主們通常是經(jīng)過招標投標找到合格價格、優(yōu)良質(zhì)量的合作商，經(jīng)過雙方談判再確定雙方的義務和權(quán)力。同時，在執(zhí)行合同的過程中，雙方都必須嚴格按照合同的各條款來執(zhí)行，執(zhí)行中如果存在矛盾，應積極主動與對方溝通，如果協(xié)調(diào)不成，就得通過索賠的方式來維護自身的合法權(quán)益。

第二、在投資分解中通常是與EPS分解的結(jié)構(gòu)保持一致的，如此，在分解軟件中大家才能進一步了解實施的對象，還有在實施過程中應負責的具體內(nèi)容。把以上所講的合同的金額累計就可以得出工程的總投資指標，如果對以上講的項目進行再次分解，那么就形成了工作分解結(jié)構(gòu)，體育場建設(shè)公司的管理到達的就是這一級，只有這樣才能便于工作完成的監(jiān)控，也有利于投資目標的分析與實現(xiàn)，下面我們討論一下關(guān)于工作分解結(jié)構(gòu)的投資控制，這項工作是由施工總包單位及設(shè)計單位要做的工作，其次，多數(shù)的投資分解是必須和合同體系相匹配的相結(jié)合的，要求一定的適應性，并不僅僅是按照分部分項工程來分解，只有這樣，才能將投資管理與工程項目的進度管理有效的結(jié)合起來。

在投資控制方面，P3E/C一般采用兩種方式，第一種是從上到下的預算管理，第二種是從下到上的作用費用管理，總結(jié)工程在執(zhí)行過程中的實際情況，我們既可以做前后多次的對比，也可以做平行的對比，還可以設(shè)置臨界值，項目管理人員以及對工程實施的進度的掌握完全可以由計算機來掌控。

四、加強工程項目管理中的信息化建設(shè)

最近的幾年來，在管理流程方面的改進中，信息技術(shù)的快速發(fā)展起到了很大的作用，也提供了不小的發(fā)展空間，對流程管理起到了很大的推動作用，在工程合同管理的流程分析中起到相互聯(lián)系的作用，在管理流程的優(yōu)化方面起到很大的作用，能夠建立一套程序化、規(guī)范化、標準化的管理工作流程是必須的，這對整個項目系統(tǒng)都是有利的，對系統(tǒng)中的任何一個過程進行系統(tǒng)、動態(tài)的管理都有很大的利處，在很大程度上保證工程施工正確決策以及預期的實施結(jié)果，最后保證的是合同管理目標的實現(xiàn)結(jié)果。

建設(shè)項目管理流程的實施完全基于管理流程的信息系統(tǒng)建設(shè)，流程創(chuàng)新的實施成功與否只是其中的一方面，用來支持項目管理流程的運作方法，另外，還有重要的一點就是置身于流程創(chuàng)新的變革環(huán)境中去，所以，這樣面對的是整個思想管理的變革與創(chuàng)新，具有全面性，同時，一定要支持對整個過程的創(chuàng)新，另外，關(guān)于住處系統(tǒng)的開發(fā)人員以及項目管理者在運作方式中提出一個要求，就是提高高度，在技術(shù)與方法上要與管理思想緊緊的聯(lián)系在一起，融為一體，所以，在以后的研究中更要加強對大型建設(shè)項目的優(yōu)化工作，尤其是管理流程方面的信息系統(tǒng)的建設(shè)與優(yōu)化方面的研究，做為今后重中之重的工作，這樣才能對工程造價管理工作起到相應的作用。

參考文獻：

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[3]唐素蓉.施工企業(yè)工程項目成本管理[J].鐵路工程造價管理.2006(1).

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（二）住房公積金合同管理中存在的問題

1.各地公積金中心合同管理部門設(shè)置不統(tǒng)一

法治意識較強的管理中心設(shè)置了專門的法規(guī)部門，有專門的法規(guī)管理人員從事合同管理相關(guān)工作；有的雖然不設(shè)置法規(guī)部門但設(shè)立了法規(guī)崗位，崗位職責中包括合同管理，但同時還疲于應付大量行政工作，無法集中、專注地從事法律事務工作；有的甚至不設(shè)法規(guī)崗位，僅由一般工作人員負責合同的具體簽訂工作。

2.住房公積金行業(yè)尚未形成法律人才庫

目前全國各地公積金中心幾乎都有法律專業(yè)人員，但目前尚未對這股法律力量進行整合，也并未搭建一個培訓交流的平臺。一些公積金中心疏于對這些人員的法律知識培訓，這些人員由于平時的工作、生活與法律專業(yè)知識交集不多，導致原有法律知識的生疏，或出現(xiàn)知識老化、滯后的情況，從而實戰(zhàn)能力匱乏，難以適應住房公積金合同管理中不斷出現(xiàn)的法律問題。

3.法規(guī)管理人員和法律顧問尚未形成良性互動

目前的狀況是，法規(guī)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和實踐經(jīng)驗比不上法律顧問，但法律顧問又不熟悉住房公積金管理業(yè)務。所以一個操作性強、工作效能高的合同管理法律風險管理體系，應該由住房公積金內(nèi)部法規(guī)管理人員與外聘法律顧問共同組成。

4.合同管理缺乏系統(tǒng)性

合同管理較規(guī)范的公積金中心制定了專門的合同管理制度和相應操作規(guī)程來對合同進行管理，但很多的公積金中心缺少真正的合同管理，其管理僅停留在合同的起草和簽訂方面，一旦合同簽署后就疏于后續(xù)的管理評價，為以后產(chǎn)生嚴重的合同糾紛埋下了隱患。真正完整、系統(tǒng)的合同管理，應該是涵蓋合同準備階段、合同簽署階段、合同履行階段、合同后續(xù)管理階段，自始至終地關(guān)注并及時處理所有的相關(guān)法律問題，使法律風險損失降低至最小化的全過程、系統(tǒng)性的管理。

二、住房公積金合同管理中法律風險管理體系的建立

（一）形成合同管理工作機制

一是設(shè)置法規(guī)部門專門負責處理公積金管理中法律法規(guī)相關(guān)工作，不從事其他行政事務工作，保證工作的專一性。明確法規(guī)崗位的具體職責為依法行政、合同管理以及其他法律事務工作等。相關(guān)人員上崗條件需要有法律相關(guān)背景。

二是定期或不定期組織合同管理人員參加相關(guān)培訓。通過建立合同管理培訓長效機制來提高合同管理人員的業(yè)務技能，提升住房公積金合同管理水平，降低或避免可能發(fā)生的風險。

三是形成法規(guī)管理人員和法律顧問的良性互動。公積金中心要在選定律師時重在針對性強、能夠有效解決問題，而不是僅僅看律師是否大牌。法律顧問需要通過與法規(guī)管理人員的溝通和交流，了解公積金業(yè)務發(fā)展的情況和需要解決的問題。

（二）建立健全合同管理制度

合同管理制度中主要應包括以下幾個方面。

1.合同分類

根據(jù)公積金中心管理運作的實際情況，對住房公積金管理過程中對外簽訂的合同進行分類，以便有針對性的對各類合同進行管理。

2.分設(shè)部門

同時本著規(guī)范管理和權(quán)力制衡的原則，明確合同管理的部門及相應職責。可將合同管理部門分為承辦部門、審核部門、用印及歸檔部門、資金收支部門及監(jiān)督部門。

（1）承辦部門是經(jīng)濟合同的主要責任部門，對合同中涉及本部門的專業(yè)內(nèi)容負責，主要職責包括：對合同項目進行可行性分析或論證；調(diào)查相對方主體資格、資信、履約能力和標的物信息；在授權(quán)范圍內(nèi)參加合同談判；擬訂及修改合同，辦理合同簽署的相關(guān)手續(xù)；按約定的時間、地點和標準履行合同；保管合同及相關(guān)資料、建立相關(guān)臺賬和移交合同檔案。

（2）審核部門是法規(guī)處，主要職責包括：參與合同相對方的調(diào)查、合同談判；書面審查擬簽合同條款的合法合規(guī)性；合同的履行中涉及法律糾紛的，及時與法律顧問取得聯(lián)系并妥善處理；組織合同評價管理。

（3）用印及歸檔部門是辦公室，主要職責包括：對完成審核、審批流程的合同按相關(guān)規(guī)定用印；負責對蓋章后的合同設(shè)立臺賬進行管理并歸檔。

（4）資金收支部門是財務部門，主要職責包括：對合同中的資金收支條款進行審核并按合同約定和住房公積金財務管理相關(guān)制度進行相應操作。

（5）監(jiān)督部門是監(jiān)察部門，主要職責包括：對合同履行過程進行監(jiān)督；對合同管理中出現(xiàn)的違紀、違規(guī)、違法問題進行調(diào)查處理并提出處理建議。

3.明確合同管理流程

可以將合同管理具體劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同前期調(diào)查、談判、起草、審核等程序；合同簽署階段，包括合同簽訂、歸檔等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同監(jiān)督、合同執(zhí)行情況評價等程序。

4.制定合同管理操作規(guī)程

根據(jù)合同管理制度制定相應操作規(guī)程，明確各階段的具體操作步驟和關(guān)鍵風險點，同時創(chuàng)新合同管理模式，將合同管理分階段、全程采用電子化管理模式，充分利用信息系統(tǒng)對合同管理各個環(huán)節(jié)進行控制，規(guī)范合同管理，提高合同管理效率。

（三）提高合同管理水平

除了形成合同管理工作機制、建立健全合同管理制度，還要提高合同管理水平，具體到實踐操作中就是要注意合同管理各階段的法律風險防范。

1.合同生效前的法律風險防范

（1）合同策劃風險

指在合同策劃階段存在的不能滿足住房公積金管理目標的可行性風險。對于合同策劃風險的主要控制方法：一是對合同項目進行可行性分析或論證；二是合同審核人員及時掌握本市政府采購目錄及標準，以便在進行合同審核時進行比對檢查；三是在合同管理制度中明確規(guī)定為了回避政府采購，將金額較大的合同拆分為金額較小合同的責任追究。

（2）合同調(diào)查風險

指在合同調(diào)查過程中對被調(diào)查對象做出不當評價的風險。要控制這類風險，一是要提高合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)和責任心，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上做出恰當?shù)呐袛啵欢浅浞终{(diào)查合同對象的履約能力和商業(yè)信譽。

（3）合同談判風險

指在合同談判過程中忽略了重大問題或在重大問題上做出不當讓步的風險以及談判策略泄密的風險。控制合同談判風險的主要方法：一是組建一支結(jié)構(gòu)合理的談判團隊，談判團隊中除了有經(jīng)驗豐富的業(yè)務人員外，必要時還應當有相應的財務、審計、法律等方面的人員參與談判；二是盡可能地爭取后履行義務，從而為交易安全提供更多的保障；三是在整個過程中，強調(diào)并做好保密工作。

（4）合同審核風險

指在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)或糾正合同不當內(nèi)容和條款的風險。控制此類風險的主要方法：一是提高合同審核人員的專業(yè)素質(zhì)，注重此類人員的崗前培訓和知識更新培訓；二是制定合同審核操作規(guī)程；三是實施合同管理責任追究制度等，劃分合同承辦部門和審核部門的責任。

（5）合同簽署風險

指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是每年進行法人授權(quán)，嚴格劃分合同的簽署權(quán)限，嚴禁超越權(quán)限簽署合同；二是加強對相對方人權(quán)限的審查，比如查看對方有無委托授權(quán)書，確定人的權(quán)限是否合法有效；三是明確合同印章管理部門和責任，確保只為符合合同審批流程的合同文本加蓋合同印章；四是采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章等。

2.合同生效后的法律風險防范

（1）合同履行過程中的風險

指在合同履行過程中存在的風險，主要表現(xiàn)為違約風險，即沒有按照合同的約定履行義務。控制違約風險的主要方法：一是在合同中明確并細化違約責任；二是合理使用抗辯權(quán)分散風險、降低損害程度；三是通過對合同所涉及的各類法律規(guī)范依據(jù)的運用以及保留足夠證據(jù)控制違約風險；四是通過合理運用繼續(xù)履行、采取補救措施或者賠償損失的替代責任，將合同損失降到最低。

（2）合同變更或轉(zhuǎn)讓風險

指在合同變更或轉(zhuǎn)讓過程中存在的風險。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規(guī)定合同變更或轉(zhuǎn)讓的審批流程；二是合同變更或轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容和條款必須與當事人協(xié)商一致且進行書面變更；三是注重對合同變更或轉(zhuǎn)讓過程中相關(guān)證據(jù)的保存。

（3）合同終止風險

指在辦理合同終止手續(xù)過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法一是在合同中明確提前解除或終止權(quán)；二是通過制定合同管理制度明確規(guī)定合同終止的相應審批流程。

（4）合同糾紛處理不當?shù)娘L險

指在處理合同糾紛過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規(guī)定合同糾紛的處理辦法和相應審批流程明確各類合同管理人員在合同糾紛處理中的責任；二是充分收集對方違約的證據(jù)，尤其在主動解除合同的情形下，要避免因處理不當，反而被證據(jù)顯示成為自己一方違約；三是在違約責任與侵權(quán)責任競合的情形下，合理地選擇訴權(quán)予以適用，以更好地保護自身合法權(quán)益。

（5）合同后續(xù)管理中的風險

指在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風險，主要包括以下幾種情況。

合同歸檔保管的風險是指在合同歸檔保管過程中存在的風險。這種風險主要包括合同丟失；合同被泄漏等。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規(guī)定合同歸檔管理人員及相應責任；二是對合同保管情況實施定期和不定期的監(jiān)督檢查。

合同執(zhí)行情況評價風險是指在合同執(zhí)行情況評價中存在的風險。這種風險主要包括：合同簽署后疏于后續(xù)的管理評價；合同評價范圍和標準不科學，導致評價過程未能突出重點，評價流于形式等。控制此類風險的主要方法：一是制定合同執(zhí)行情況的評價制度；二是建立合同執(zhí)行情況評價的操作規(guī)程。

篇13

一、現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀和問題

經(jīng)過三十年的改革開放，我國的現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展取得了長足進步，企業(yè)的經(jīng)濟合同管理也得到了很大加強。但在經(jīng)濟合同管理中還普遍存在著一定的問題，給一些企業(yè)的發(fā)展帶來了不良的影響，甚至造成重大損失，令人反思。

綜合本人實踐和近年來有代表性的企業(yè)經(jīng)濟合同案例，我國企業(yè)經(jīng)濟合同管理主要存在的問題可歸納為以下幾個方面：一是企業(yè)合同管理機構(gòu)設(shè)置不完善，缺乏有效、有力的監(jiān)督管理和指導部門及專業(yè)人員，在開展各類經(jīng)濟活動及合同簽訂過程中忽略專業(yè)的法律法規(guī)方面的咨詢服務和支持，導致盲目行動和失誤。二是企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟合同管理制度不夠健全完善，流程不清晰，造成管理措施難以到位。比如多頭管理，造成職責模糊，主責不明，在執(zhí)行和管理中出現(xiàn)推諉或不管地帶；或制度和流程的接口環(huán)節(jié)不匹配，造成管理真空和缺位。三是忽略對法律法規(guī)更新的跟蹤，對新的法律法規(guī)、司法解釋不能及時、全面、充分的了解和掌握，仍依照舊的法律法規(guī)簽訂和執(zhí)行經(jīng)濟合同，引入誤區(qū)。四是合同資料管理不規(guī)范，不及時匯總歸檔，導致資料缺失、不完整，造成發(fā)生合同糾紛時維權(quán)困難。五是受長官意識的影響，急于求成而拍板，片面強調(diào)特事特辦而忽視了對風險的客觀分析。六是一些合同管理和工作人員的合同知識和法律意識不足，在合同細節(jié)上把關(guān)不嚴，在執(zhí)行操作上處置不當，埋下隱患。七是內(nèi)部監(jiān)管機制不到位，導致合同印章使用的失控，給少數(shù)違法違紀人員以可乘之機，給企業(yè)帶來負面影響和經(jīng)濟損失。

二、如何加強現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟合同的管理

加強和提高現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟合同的管理，首先要強化經(jīng)營活動風險管控意識，建全企業(yè)內(nèi)部的合同管理和法律服務的機構(gòu)；企業(yè)應根據(jù)自身條件設(shè)立專門法律部門，配置專職法律人員，并建立與專業(yè)律師事務所的合作關(guān)系，在開展各項經(jīng)營活動和經(jīng)濟合同制定工作中，獲得充分的法律咨詢和指導，避免盲動而造成重大損失。二是須建立健全完善的企業(yè)合同管理制度。健全合理的合同管理制度是一個企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)營活動目標和健康穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。在經(jīng)濟合同管理中，應理清和不斷優(yōu)化經(jīng)濟合同在簽訂、審核、履行以及結(jié)算的基本流程，建立與企業(yè)自身發(fā)展相匹配的合同管理制度，使得企業(yè)經(jīng)濟合同管理工作能夠與企業(yè)自身的各項發(fā)展互相適應；強化經(jīng)濟合同管理各項工作中的規(guī)律性和規(guī)范性建設(shè)，完善企業(yè)經(jīng)濟合同管理制度中的缺陷，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟合同發(fā)展的科學化和規(guī)范化的管理[2]。其中，建立完善健全的經(jīng)濟合同的管理制度，還需要建立科學合理的合同簽訂的審查審批的各項制度，嚴格按制度和流程合理處理合同的訂立，履行、解除以及變更問題；將合同管理的科學化、規(guī)范化模式與企業(yè)中合同管理的相關(guān)部門職責相互結(jié)合，對參與經(jīng)濟合同管理的各個部門的工作內(nèi)容制定相應的工作制度，明確各級管理人員的職責和義務，不斷優(yōu)化各項合同管理工作中各項業(yè)務的接口銜接，杜絕管理的模糊和真空地帶；三是企業(yè)的法律部門和專職人員必須時刻關(guān)注法律法規(guī)的更新動態(tài)，海外投資、經(jīng)營企業(yè)還必須及時了解當?shù)啬酥羾H的法律、公約的修訂和變更，及時、全面、充分的了解和掌握新的法律規(guī)定，及時分析對企業(yè)經(jīng)營活動的影響，為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供合理的法律意見。四是加強和規(guī)范經(jīng)濟合同的檔案管理，做好基礎(chǔ)資料的管理工作，切實注意合同洽商、簽訂、履行、修改和結(jié)算各個環(huán)節(jié)的資料完整和歸檔，特別是不要忽視合同洽商過程中的函件資料以及合同附件的保管和歸檔，一旦發(fā)生合同糾紛，能提供充分的證據(jù)鏈材料。五是重視在企業(yè)內(nèi)部普及與合同管理有關(guān)的各項法律知識，定期舉辦經(jīng)濟活動方面的法律、法規(guī)和合同管理知識培訓，不斷加強各級管理人員的合同風險防控意識，提高合同管理和經(jīng)辦人員的工作素質(zhì)和水平，避免長官意識對合同簽訂、實施和管理工作的影響，減少合同經(jīng)辦和履行中的工作偏差。六是切實加強和實施內(nèi)部監(jiān)管機制，嚴格合同印章的使用和登記管理，妥善保管企業(yè)印章。一旦發(fā)現(xiàn)問題應立即采取應對措施，及時避免給企業(yè)帶來進一步的負面影響和經(jīng)濟損失。

此外，企業(yè)還須加強檢查和考核工作，不定期檢查經(jīng)濟合同管理各項工作的履行情況，總結(jié)推廣成功的合同管理工作經(jīng)驗；依據(jù)法律妥善、及時處理經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、協(xié)商以及仲裁等法律訴訟。

三、結(jié)語

經(jīng)濟合同是現(xiàn)代企業(yè)之間經(jīng)濟來往和合作的重要紐帶，經(jīng)濟合同管理本身也是企業(yè)內(nèi)部管理成功與否的有效衡量標準之一。完善的經(jīng)濟合同管理是現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標和持續(xù)發(fā)展的重要支撐和保障。因此，高度重視和加強企業(yè)經(jīng)濟合同管理工作，建全企業(yè)內(nèi)部合同管理和法律服務的機構(gòu)，不斷完善合同管理制度，明確合同管理的各項工作和職責，持續(xù)優(yōu)化和改進合同管理流程，密切關(guān)注各類經(jīng)濟活動法律法規(guī)的動態(tài)，加強企業(yè)經(jīng)濟合同的檔案管理，重視普及合同管理有關(guān)的各項法律知識，加強各級管理人員的素質(zhì)培訓工作，切實加強內(nèi)部管控機制，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中需要長期重視和持續(xù)解決的問題。