引論：我們?yōu)槟砹?3篇人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。
但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領(lǐng)域相對落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點。
1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)
人事檔案管理主要對通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。
1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高
數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1 日常業(yè)務(wù)管理
實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。
2.2 數(shù)字化檔案采集
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱
數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設(shè)計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題
3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一
應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)
建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實時升級的需要。
3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善
要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進(jìn)方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動，加強(qiáng)上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)
外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機(jī)制。
3 結(jié)語
綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實際操作能力，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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作者簡介
篇2
一、人事檔案在醫(yī)院管理工作中起著極其重要的作用
對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是醫(yī)院人才隊伍現(xiàn)狀的重要體現(xiàn)，是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。人事檔案與職工個人的組織關(guān)系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學(xué)歷、職稱而具有法律效用。在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫(yī)院職工晉升及考核的重要依據(jù)。工齡計算、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。
二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
1.工作量大。
醫(yī)院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔(dān)任。然而在進(jìn)行員工信息統(tǒng)一維護(hù)更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達(dá)到錄入的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.難以及時更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現(xiàn)員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個性與常態(tài)的工作動態(tài)過程與創(chuàng)新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學(xué)歷、職稱、科室調(diào)動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)親醫(yī)院管理的需要。
3.管理系統(tǒng)信息化滯后。
目前各大醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)，可能有部分檔案功能，但也僅實現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統(tǒng)難以對人員數(shù)據(jù)信息實時同步更新和及時地維護(hù)，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用。總之，信息系統(tǒng)的自動化一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺
醫(yī)院人事檔案管理改革新方向——建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺。
1.建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺。
筆者所設(shè)想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關(guān)員工的信息輸入、修改、補(bǔ)充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫(yī)院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設(shè)置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經(jīng)人事部門審核通過后保存；基礎(chǔ)信息的完整錄入后，可生成一個對應(yīng)員工個人的職業(yè)生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進(jìn)行統(tǒng)計與比對。
2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。
通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁式的檔案數(shù)據(jù)庫的邁進(jìn)提升，把每個員工的信息，都設(shè)計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷時，不再是單一的學(xué)歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來學(xué)歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設(shè)需要員工主動參與的檔案信息化自助建設(shè)系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統(tǒng)平臺，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓(xùn)與工作創(chuàng)新都做出較為科學(xué)的比對，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺能全面的認(rèn)識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發(fā)現(xiàn)不足，及時改進(jìn)與提升。
4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個員工使用與工號相對應(yīng)的賬號登入系統(tǒng)后可以維護(hù)或增加個人職稱、學(xué)歷、繼續(xù)教育等方面的信息，經(jīng)人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應(yīng)的自己的個人信息，且修改或增減都必須經(jīng)過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強(qiáng)監(jiān)管力度。
通過構(gòu)建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進(jìn)行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運用。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對性地促進(jìn)醫(yī)院與員工的不斷提升。
四、結(jié)語
建設(shè)醫(yī)院人事檔案信息化員工自助建設(shè)系統(tǒng)與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學(xué)的方法、發(fā)散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調(diào)動員工的積極性、責(zé)任心，發(fā)揮其個人對于自身了解的優(yōu)勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的積極的推動作用，應(yīng)該引起廣大醫(yī)院管理者的重視。
篇3
數(shù)字時代檔案管理工作已從過去紙質(zhì)、人工管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式，以歸檔環(huán)節(jié)為例，在結(jié)合信息數(shù)字化處理模式進(jìn)行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進(jìn)行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據(jù)國家及省市相關(guān)部門對檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調(diào)檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎(chǔ)。此外，通過運用這種數(shù)字化檔案處理模式，單位檔案系統(tǒng)內(nèi)每新增一個卷宗，卷內(nèi)文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應(yīng)原文，系統(tǒng)便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質(zhì)量的整體提高。但要注意的是，檔案數(shù)字化建設(shè)必須根據(jù)單位業(yè)務(wù)檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應(yīng)用卷宗整理“自動化模式”。
二、推動單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的可行路徑
人事檔案管理必須確保內(nèi)容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強(qiáng)化檔案信息錄入，在原有基礎(chǔ)上認(rèn)真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴(kuò)展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數(shù)據(jù)庫，為社會企業(yè)及相關(guān)單位提供最全面、準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數(shù)字化建設(shè)，筆者總結(jié)工作經(jīng)驗，提出了以下幾點思路：（1）強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理意識，夯實管理人員專業(yè)基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還要全面學(xué)習(xí)并掌握當(dāng)下信息數(shù)字技術(shù)，樹立數(shù)字化管理意識，積極參加檔案管理學(xué)術(shù)交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學(xué)化的管理技術(shù)知識指導(dǎo)檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數(shù)字化建設(shè)的工作實際，設(shè)定明確、可行的人事檔案崗位職責(zé)，健全人事檔案資料安全管理權(quán)責(zé)機(jī)制和檔案資料安全個人責(zé)任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，強(qiáng)化行政、后勤等職能部門相關(guān)人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。人事檔案數(shù)據(jù)來源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結(jié)合單位實際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)、實時更新與維護(hù)。比如，可將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時，亦進(jìn)一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體的行政服務(wù)效能。（3）以實際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。人事檔案數(shù)字化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。這就要求各單位要結(jié)合實際發(fā)展需求，及時配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、保險箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業(yè)務(wù)主導(dǎo)為依據(jù)設(shè)計人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。
三、結(jié)語
普及信息數(shù)字化管理是社會各企業(yè)及單位檔案管理實現(xiàn)自動化、高效化目標(biāo)的有力手段和有效工具。在這一發(fā)展形勢下，人事檔案管理應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息數(shù)字化建設(shè)力度，與時俱進(jìn)，同期開展一系列革新舉措，以適應(yīng)市場大規(guī)模的人才需求，助力社會經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展。但要注意的是，信息技術(shù)雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風(fēng)險。因此，在數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)安全管理意識，強(qiáng)化對數(shù)字信息技術(shù)安全的定位，及時發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規(guī)范化、制度化等管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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篇4
（二）缺乏現(xiàn)代化的檔案工作者
一支現(xiàn)代化檔案管理隊伍是數(shù)字化管理檔案的根本保證。數(shù)字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護(hù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應(yīng)對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業(yè)本科及以上學(xué)歷人員較少，專業(yè)人才匱乏；第三，系統(tǒng)操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機(jī)管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統(tǒng)管理操作，落后于現(xiàn)代化管理要求。而數(shù)字化管理檔案對計算機(jī)系統(tǒng)操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、網(wǎng)絡(luò)操作和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等能力和水平。
二、數(shù)字化管理高校人事檔案的對策
（一）更新觀念
實現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化管理，首先領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強(qiáng)檔案管理人員現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)，灌輸現(xiàn)代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公知識，提高計算機(jī)操作水平，提高軟件系統(tǒng)管理能力，熟練掌握現(xiàn)代化管理方法，成為新世紀(jì)檔案管理人才。
（二）修訂《干部人事檔案管理條例》
《條例》規(guī)范了紙質(zhì)檔案管理的工作程序和管理規(guī)則，且強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的保密性，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴(yán)禁任何個人私自保存他人的檔案”，數(shù)字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質(zhì)檔案，未明確數(shù)字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規(guī)范數(shù)字化管理程序，因此實現(xiàn)數(shù)字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數(shù)字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數(shù)字化管理有據(jù)可依，有章可循，促進(jìn)資源信息共享。
（三）建立數(shù)據(jù)庫
高校人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立數(shù)據(jù)庫，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)可根據(jù)各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高校可配置容量大，包容性強(qiáng)，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應(yīng)面廣，使用年限長；規(guī)模小的高校，可利用高校計算機(jī)專業(yè)人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統(tǒng)專家開發(fā)實用性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時以人為單位，設(shè)置格式化分類管理，按十大類設(shè)置管理區(qū)，如設(shè)置職稱區(qū)、職務(wù)區(qū)、學(xué)歷區(qū)、業(yè)績區(qū)、培訓(xùn)區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)、健康檔案區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)濟(jì)實用，學(xué)習(xí)操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護(hù)，數(shù)據(jù)庫的建立是實現(xiàn)數(shù)字化管理檔案基礎(chǔ)。
（四）強(qiáng)化系統(tǒng)的管理與維護(hù)
第一，遵守管理程序。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，必須嚴(yán)格遵守管理程序，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)系統(tǒng)。正確、真實、全面輸入人才信息，進(jìn)行系統(tǒng)分類、錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理等工作程序；第二，規(guī)范操作。人事檔案數(shù)據(jù)庫需定期變更數(shù)據(jù)信息，在保證人事檔案數(shù)據(jù)庫完整、真實和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，增添新的檔案信息，同時發(fā)現(xiàn)錯誤信息必須及時修正，數(shù)據(jù)庫維護(hù)及更新時，必須及時記錄更正內(nèi)容，注明更正信息原因、原信息內(nèi)容及更新后的信息內(nèi)容，記錄更正人，更正時間及地點；第三，及時更新系統(tǒng)。系統(tǒng)陳舊是導(dǎo)致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，必須更新管理設(shè)備，提高管理水平，加強(qiáng)數(shù)字化管理和技術(shù)處理，采用備份存儲、拷貝備存、仿真、保護(hù)原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術(shù)條件下優(yōu)質(zhì)保存、快速檢索、有效利用；第四，及時處理系統(tǒng)信息。
檔案數(shù)字化管理是將原紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，處理后進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲，必須利用一個計算機(jī)系統(tǒng)去模擬另一個計算機(jī)系統(tǒng)的操作來保護(hù)檔案數(shù)字化管理，做到有備無患，延長數(shù)字化檔案信息壽命；第五，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移。為保證存儲的數(shù)字信息能及時正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進(jìn)行備份存儲，有時必須對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進(jìn)行數(shù)字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數(shù)字信息從原有的技術(shù)環(huán)境遷移到新的技術(shù)平臺，對保護(hù)數(shù)字信息具有重要意義。
篇5
（一）嚴(yán)格執(zhí)行信息化標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化校園建設(shè)投入較大，影響較為廣泛，信息化標(biāo)準(zhǔn)要求較高。因此，構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，必須符合和遵守國家、教育部頒發(fā)的各類標(biāo)準(zhǔn)以及高等學(xué)校制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統(tǒng)計要求，以便規(guī)范地進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲、傳輸、應(yīng)用。須嚴(yán)格參照教育行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計，如《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》等。采用純B/S模式實現(xiàn)目前主流的技術(shù)與開發(fā)語言，基于WEB的多層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，流程化界面和向?qū)讲僮鲬?yīng)具有良好的可擴(kuò)展性，依照安全要求設(shè)計合理的安全架構(gòu)。（二）滿足接入高校三大平臺的相關(guān)要求。人事檔案管理系統(tǒng)接入數(shù)字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數(shù)據(jù)平臺集成、統(tǒng)一身份認(rèn)證集成等功能。需要為門戶開發(fā)對應(yīng)的集成表現(xiàn)界面，并提供由該頁面鏈接進(jìn)入人事檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)框架的功能。可根據(jù)高校需要，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中抽取出需要共享的數(shù)據(jù)到公共數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)層的集成。須為信息門戶單點登錄開發(fā)相應(yīng)的接口程序，支持現(xiàn)有的高校統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。
二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用
（一）人事檔案管理部門應(yīng)用基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。1.全面、準(zhǔn)確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，人事檔案管理部門原有的人事檔案數(shù)據(jù)信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)之中，后續(xù)可單獨及批量追加信息，如教職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等的晉升、變更；并根據(jù)需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統(tǒng)，上傳人事檔案相關(guān)材料，如各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎證書圖片等數(shù)字檔案，經(jīng)人事部門審核后存入管理系統(tǒng)。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進(jìn)了人事檔案信息更全面、準(zhǔn)確的收集。2.根據(jù)人員類別進(jìn)行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進(jìn)行分類管理，基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據(jù)實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術(shù)合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進(jìn)行變動，如在職變更為退休，在職變更為調(diào)動等，從而實現(xiàn)一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準(zhǔn)確、有序規(guī)范。3.合同檔案管理。在基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)中，可導(dǎo)入所需的合同內(nèi)容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除等工作；系統(tǒng)可上傳保存合同數(shù)字圖片；篩選符合相應(yīng)條件的人員，批量打印合同、續(xù)簽合同、解除合同通知書等等。可在系統(tǒng)中靈活設(shè)置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統(tǒng)進(jìn)行合同基數(shù)統(tǒng)計核算，使合同管理高效、完善、及時、準(zhǔn)確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數(shù)字化校園的人事管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數(shù)據(jù)匯總工作。5.進(jìn)修培訓(xùn)檔案管理。教職工培訓(xùn)信息檔案可批量導(dǎo)入系統(tǒng)，也可單個錄入，可自定義參加培訓(xùn)人員姓名、編號、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)起止時間等，教職工可登錄系統(tǒng)上傳培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定表等相關(guān)數(shù)字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統(tǒng)按年度、項目匯總進(jìn)修培訓(xùn)檔案信息，進(jìn)行統(tǒng)計分析。6.自動生成各類人事檔案相關(guān)表格。錄入到系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)形成檔案目錄，職務(wù)職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，可制作生成名冊表、轉(zhuǎn)遞通知單等。7.統(tǒng)計分析。可對系統(tǒng)中教職工的相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、年齡、工齡等各種信息結(jié)構(gòu)、變動情況的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、圖表，生成相關(guān)報表等。（二）其他教職員工對基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)應(yīng)用。根據(jù)不同人員類別，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)定不同的操作及查閱范圍。1.校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，為學(xué)校工作決策提供參考。2.部門領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎等數(shù)字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關(guān)。3.教職工。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、年度考核結(jié)果等檔案情況；上傳更新圖文數(shù)字檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、進(jìn)修培訓(xùn)等。
三、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理
制定基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)維護(hù)管理制度，以確保系統(tǒng)安全、高效運行。（一）維護(hù)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)正常運行。定期檢查維護(hù)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)、維修處理硬件設(shè)備問題。做好設(shè)備故障處理預(yù)案并有效落實。（二）維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。對基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的運行狀況進(jìn)行嚴(yán)格的管理監(jiān)控。按不同的人員管理類別，合理設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限。及時更新數(shù)據(jù)信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護(hù)系統(tǒng)安全。加強(qiáng)防火墻保護(hù)屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機(jī)病毒、木馬等。根據(jù)人員類別的變動情況，及時變更系統(tǒng)中的類別管理，確保按人員類別進(jìn)行使用權(quán)限的實時更新。
【參考文獻(xiàn)】
篇6
1、 醫(yī)院人事檔案管理簡介
1.1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理概況
作為醫(yī)院行政管理中的重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理在整合人力資源、促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展等方面發(fā)揮了巨大的作用。對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。據(jù)不完全統(tǒng)計，當(dāng)前國內(nèi)仍有很大一部分的醫(yī)院使用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行人事檔案管理，對歷史性的記錄比較注重，注重對靜態(tài)性紙質(zhì)資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足時展對醫(yī)院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫(yī)院的發(fā)展。
1.2 數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的意義
現(xiàn)代化的發(fā)展使醫(yī)院的管理越來越科學(xué)化和規(guī)范化，醫(yī)院人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容之一。目前，各大醫(yī)院的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，人員組成也更加復(fù)雜，既包括專業(yè)的醫(yī)務(wù)人員，也包括管理、財務(wù)、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此應(yīng)該把建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化服務(wù)作為醫(yī)院人事管理工作的發(fā)展目標(biāo)，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫(yī)院管理更加全面、快捷。對醫(yī)院的人事調(diào)整以及未來發(fā)展都有重大的意義。
2、 傳統(tǒng)人事管理中出現(xiàn)的不足
2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識薄弱
很長時間以來，檔案管理工作因不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)收益，給檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后的。對檔案管理的不重視直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理者對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，再加上沒有受過專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)，造成大部分相關(guān)人員管理意識淡薄，知識更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。
2.2 管理制度不完善，管理人員素質(zhì)較低
目前我國醫(yī)院人事管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫(yī)院的工作重心往往放在服務(wù)社會、治病救人上，領(lǐng)導(dǎo)對人事管理工作沒有提起足夠的重視，導(dǎo)致現(xiàn)行的管理制度老舊、不完善，無法應(yīng)對一定的人動帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質(zhì)低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學(xué)習(xí)。檔案管理人員素質(zhì)整體偏低，不具有嚴(yán)格的經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的業(yè)務(wù)素質(zhì)，思想落后，不能夠與時俱進(jìn)，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量受到了嚴(yán)重的影響。
2.3 檔案資料單一，正確率不高
由于大多數(shù)醫(yī)院的人事管理檔案管理工作是由醫(yī)院內(nèi)部的專門人員來擔(dān)任的，檔案內(nèi)容相對來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學(xué)歷、工作部門等基本方面。對于員工的其他相關(guān)工作經(jīng)驗、重大獎罰等信息缺少記錄，在進(jìn)行人事調(diào)動以及崗位調(diào)換時，無法得到足夠的相關(guān)人員的參考資料。很難對人才的綜合素質(zhì)做出中肯的評價。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費時費力，而且最終檔案的準(zhǔn)確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學(xué)習(xí)進(jìn)修等需要不斷更新或增加，就會出現(xiàn)許多材料需要一起歸檔的現(xiàn)象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會對檔案造成損壞、丟失，從而導(dǎo)致影響檔案資料的安全性。
3 、數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的好處
3.1 檔案信息整合，實現(xiàn)了信息共享
傳統(tǒng)的人事檔案管理會因為要求的不同進(jìn)行記錄，這是紙質(zhì)檔案管理的缺點，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數(shù)字化人事檔案可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢自動對人事檔案的各類電子信息進(jìn)行歸類和總結(jié)，同時利用數(shù)字技術(shù)的輸入、編程、輸出等手段提高對人事檔案的分類效率和管理水平。數(shù)字化操作可以對醫(yī)院人員的人事調(diào)動進(jìn)行記錄，并可以建立明確的醫(yī)院人事管理工作流程，將醫(yī)院人事管理與醫(yī)院其他部門工作結(jié)合起來，提高醫(yī)院管理工作的效率，加強(qiáng)醫(yī)院信息資源的整合。另外數(shù)字化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的行政管理提供了一種高效的共享機(jī)制，促進(jìn)了醫(yī)院各部門之間的有機(jī)結(jié)合，增強(qiáng)了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。
3.2 人事檔案管理效率提高
將數(shù)字化管理模式引入到醫(yī)院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統(tǒng)的信息管理手段相比，計算機(jī)的運算速度快、信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準(zhǔn)確、時效的人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。必要時還可以從系統(tǒng)中下載有關(guān)信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)還提供多種字段結(jié)合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節(jié)省人力、物力、降低了成本，促進(jìn)了醫(yī)院的高效發(fā)展。
3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障
醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化實現(xiàn)，也是提高醫(yī)院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠(yuǎn)的人事檔案難免會出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫(yī)院的長久化發(fā)展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復(fù)使用紙質(zhì)檔案堆原始資料產(chǎn)生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準(zhǔn)確地保存各類原始數(shù)據(jù)和資料，使人事檔案的使用期更長久。同時數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)還可以為用戶提供專屬的賬號和密碼，并為相關(guān)管理人員提供訪問權(quán)限設(shè)置，保證了醫(yī)院管理系統(tǒng)的安全性。
4、 結(jié)語
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)和發(fā)展離不開數(shù)字化、信息化手段。醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)是時展的趨勢，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以解決傳統(tǒng)管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫(yī)院的數(shù)字信息化人事檔案管理建設(shè)需要得到足夠重視，跟緊信息時展的步伐。
篇7
2.1引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性
當(dāng)前，檔案信息化管理工作中呈現(xiàn)出軟件工具種類繁多、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，進(jìn)而對整體系統(tǒng)水平的優(yōu)化提升形成了負(fù)面影響。為此，應(yīng)全面創(chuàng)新檔案管理信息化工作意識，引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性。可創(chuàng)建一體化人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，采用數(shù)字化技術(shù)提升人事檔案管理自動化水平，使工作人員從復(fù)雜的手工操作任務(wù)中解脫出來，有精力從事更高層次的工作。當(dāng)然，該過程之中應(yīng)擴(kuò)充數(shù)字化、信息化投入，以確保數(shù)字化技術(shù)持續(xù)不斷更新與優(yōu)化，以適應(yīng)時展綜合需要。
2.2有效提升系統(tǒng)整體水平，著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)將著眼點放在整體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)中，構(gòu)成系統(tǒng)的縱橫節(jié)點均應(yīng)符合一定水準(zhǔn)，并利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)通，進(jìn)而可激發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)在優(yōu)勢，提升人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)整體能力水平。一些節(jié)點甚至可以對其他重要節(jié)點形成阻礙影響，并導(dǎo)致系統(tǒng)梗阻。因此，要想確保節(jié)點裝備功能水平同應(yīng)用效果同步提升并不現(xiàn)實，無法實現(xiàn)齊步走的目標(biāo)。為此，可本著鼓勵推進(jìn)的原則使一部分單位提升數(shù)字化管理水平，將這些機(jī)構(gòu)作為試點單位，著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)而獲取到可全面推廣應(yīng)用的寶貴經(jīng)驗，這對于人事檔案管理整體系統(tǒng)建設(shè)極為有利。當(dāng)前，一些單位在人事檔案信息化管理工作中，由整體層面來講仍舊處在從處理文件向著數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變的過程，為實現(xiàn)這一階段目標(biāo)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，積極開發(fā)創(chuàng)新型數(shù)字化管理手段。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)涵在于借助現(xiàn)代化信息技術(shù)做好人事檔案資料的科學(xué)化管理以及便利化應(yīng)用。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫體系始終為一項長久、艱巨的工作任務(wù)，應(yīng)經(jīng)歷從低至高、從個體至群體逐步推進(jìn)的過程。通過實踐研究我們明確創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的重要經(jīng)驗在于，領(lǐng)導(dǎo)決策層給予全面重視，樹立統(tǒng)一認(rèn)識，計算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員則應(yīng)給予人事檔案管理業(yè)務(wù)人員積極的配合與支持。信息技術(shù)實踐應(yīng)用階段中，應(yīng)創(chuàng)建活庫，通過應(yīng)用頻率檢驗數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的總體活性，并制定重要的整改發(fā)展策略，促進(jìn)數(shù)據(jù)庫從單一形式向系統(tǒng)化形式全面發(fā)展。應(yīng)積極促進(jìn)綜合性數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化完善并創(chuàng)建形成各個機(jī)構(gòu)人事檔案管理目標(biāo)庫，利用網(wǎng)絡(luò)平臺連接構(gòu)成分布式、開放化的數(shù)據(jù)庫群，這樣一來將令自動化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)效率顯著提升。
篇8
現(xiàn)如今，隨著我國科技事業(yè)的快速發(fā)展與信息化水平的不斷提高，信息化技術(shù)在國內(nèi)各個領(lǐng)域都得到了普遍的應(yīng)用，醫(yī)療領(lǐng)域也不例外，數(shù)字信息化技術(shù)常常被應(yīng)用在醫(yī)院的檔案及人事管理方面，使醫(yī)院的人事檔案管理變的更加便捷，大大提高了醫(yī)院檔案管理效率，減少了醫(yī)院在此方面的時間消耗，為我國醫(yī)療領(lǐng)域的發(fā)展提供了便利條件[1]。本文就醫(yī)院在對人事檔案管理的時候?qū)?shù)字化信息的應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)的分析與探討，指出當(dāng)下所存在的問題，并提出一些建議，希望能夠為我國醫(yī)療領(lǐng)域的發(fā)展做出一些貢獻(xiàn)。
1現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況
1.1人工操作效率低下。醫(yī)院內(nèi)的人事檔案內(nèi)會記錄醫(yī)院內(nèi)所有工作人員的個人情況，如學(xué)歷、工作情況、擅長領(lǐng)域、當(dāng)下職位、個人性格、家庭住址、年齡姓名以及在職期間的各種獎勵與處罰等信息，是醫(yī)院了解院內(nèi)職工的重要途徑[2]。以往在對這些人事檔案進(jìn)行管理的過程中，往往都會采用傳統(tǒng)的人工管理方式，醫(yī)院內(nèi)所有員工的資料都需要進(jìn)行手工抄寫、記錄。這種方式不僅工作效率低，且還存在很大的差錯風(fēng)險，長時間的抄寫很容易出現(xiàn)抄寫錯誤的現(xiàn)象，一旦抄寫錯誤，在想進(jìn)行修改也非常困難，耗時又費力，并且在后期進(jìn)行查找時還不方便，很難快速的找到醫(yī)院工作人員的個人檔案，需要長時間的翻查，極其符合醫(yī)院的規(guī)范化管理。而數(shù)字化信息人事檔案管理方式的出現(xiàn)，則有效避免了以上情況的出現(xiàn)，使人事檔案的管理變的更加高效，更加規(guī)范，為今后的醫(yī)院發(fā)展打下了良好的基礎(chǔ)[3-4]。
1.2人事檔案管理資料的利用率較低。大多數(shù)醫(yī)院都不重視院內(nèi)職員的人事檔案管理工作，雖然對其進(jìn)行了嚴(yán)格的保管，但卻沒有將其充分的利用，另外，紙質(zhì)的人事檔案不僅耗時耗力，還會占用大量的醫(yī)院空間，使醫(yī)院在此方面的資金投入量大幅提高。
1.3檔案管理信息化水平不高[5]。就目前來看，我國很多醫(yī)院在對其自身人事檔案資料進(jìn)行管理的過程中，都沒有相對完善的基礎(chǔ)設(shè)施與系統(tǒng)，尤其是院內(nèi)的臨床科室，其基礎(chǔ)設(shè)施更加落后，信息基礎(chǔ)也極不穩(wěn)定，難以跟隨現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，由此可見，手工人事檔案管理方式是限制醫(yī)院向現(xiàn)代化發(fā)展的主要絆腳石。
2數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展中的應(yīng)用
2.1提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，保持全體員工的思想統(tǒng)一，提升相關(guān)管理人員對人事檔案管理工作的管理水平與數(shù)字化管理意識，打造一個完善的人事檔案管理體系，號召全院所有工作人員積極配合檔案管理工作，最大程度的發(fā)揮數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的作用[6-7]。
2.2利用數(shù)字化信息技術(shù)實現(xiàn)人事檔案管理。醫(yī)院再進(jìn)行人事檔案管理的時候，需要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)化信息檔案形式的重視程度，使其發(fā)揮出最大的作用，從而實現(xiàn)對醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理[8]。
2.3創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式。對于醫(yī)院人事檔案的管理工作來說，對檔案資料進(jìn)行充分的利用是其主要目的。醫(yī)院在對自身人事檔案進(jìn)行管理的時候，需要不斷完善檔案資料的數(shù)據(jù)信息，對一些非保密檔案實施透明化、公開化、共享化管理[9]。
2.4加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平。要想使醫(yī)院的人事檔案得到更加規(guī)范的管理，就必須要選擇高技術(shù)水平的管理人員來對其進(jìn)行管理，此外，還需要對這些管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)與教育，提高他們的責(zé)任心，確保其能夠掌握最先進(jìn)、最科學(xué)的電腦操控技術(shù)，提高醫(yī)院人事檔案的管理質(zhì)量。
3數(shù)字化信息給醫(yī)院人事檔案管理帶來的優(yōu)越性
3.1提高了工作效率。信息化檔案能夠有效提高錄入效率，便于后期的查找與更新，有效防止了傳統(tǒng)管理方式的出錯現(xiàn)象，大幅提高了醫(yī)院人事檔案管理人員的工作效率。
3.2信息儲存更全面。數(shù)字化信息檔案記錄方式不需要占用大量的空間，只需一臺計算機(jī)設(shè)備即可，且儲存空間很大，可以儲存各個方面的信息。
3.3促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性。紙質(zhì)檔案在查閱的過程中會耗費大量的時間與精力，因此，在醫(yī)院進(jìn)行考核查閱工作人員的個人資料時，往往都會一帶而過，不會在審閱上投入大量時間，因此很難確保考核的公正性，而信息化檔案則能夠有效避免這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，考核人員可以快速找到被考核者的檔案資料，減少了在查找資料時的時間浪費，有充足的時間去查看被考核者的檔案資料，從而間接的提升了考核的公正性[10-11]。
3.4信息提取更加快速。以往紙質(zhì)的人事檔案資料在查找的時候非常困難，需要耗費大量的時間才能找到需要的檔案，且還存在一定的丟失風(fēng)險。而數(shù)字化信息檔案在查找的時候則不需要耗費很多的時間，只需要點擊查找就能夠顯示出需要的檔案資料。
4醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對策
4.1提高檔案管理工作人員的安全防范意識。雖然數(shù)字化人事檔案管理能夠使醫(yī)院更快速、更高效的對人事檔案進(jìn)行管理，不過卻存在著一定的安全隱患。現(xiàn)如今，隨著國內(nèi)計算機(jī)領(lǐng)域的快速發(fā)展，不發(fā)黑客與病毒也變的越來越猖獗，給檔案的管理帶來很大的安全隱患，因此，檔案管理人員需要加強(qiáng)安全意識，不斷提升自身的計算機(jī)技術(shù)水平，防止黑客與病毒的侵襲[12]。
4.2建立有效的管理制度。要想使數(shù)字化信息檔案管理變得更加安全，更加規(guī)范，相關(guān)部門一定要在嚴(yán)格遵循相關(guān)制度，從而保障網(wǎng)絡(luò)的安全與穩(wěn)定。可實行數(shù)字檔案管理的崗位責(zé)任制，包干到人，責(zé)任明確；并建立完善的用戶權(quán)限管理體系。
4.3使用安全性技術(shù)手段。首先，需要確保基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)的合理性，避免因硬件建設(shè)不合理而導(dǎo)致計算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障；其次，需要引用現(xiàn)代化先進(jìn)的加密技術(shù)對保密檔案進(jìn)行加密處理，并對加密技術(shù)進(jìn)行不斷地維護(hù)與升級，確保數(shù)字化檔案信息的安全性，防止黑客及病毒的非法入侵。
5結(jié)論
總而言之，醫(yī)院要想取得快速的發(fā)展，就必須要利用好數(shù)字化信息檔案管理方式，讓其發(fā)揮出最大的作用，推動醫(yī)院向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，使我國人事檔案管理更加高效更加合理。
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篇9
（一）加大科學(xué)規(guī)劃投入力度
各單位要加大對人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，全面推動人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進(jìn)最新的軟件系統(tǒng)，開發(fā)符合自身發(fā)展需要的專門檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調(diào)動升遷等方面的重要作用，為實現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。
（二）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度
首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。以每個人名分設(shè)一個人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數(shù)據(jù)庫，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是個漫長的過程，要循序漸進(jìn)，逐步開展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，在進(jìn)行重點科室檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設(shè)。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫。再次，加快基本內(nèi)容信息庫建設(shè)。依據(jù)人事檔案十大類別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設(shè)。將副高以上職稱的人員基本信息進(jìn)行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進(jìn)行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學(xué)術(shù)成果目錄進(jìn)行匯總，建立學(xué)術(shù)成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學(xué)術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。
（三）加大人才培養(yǎng)力度
人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員隊伍，以實現(xiàn)人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)。目前檔案管理人員隊伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長遠(yuǎn)角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。
篇10
該系統(tǒng)是針對我院人事檔案管理而開發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進(jìn)行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項目在啟動之初，通過廣泛調(diào)研，制訂了詳細(xì)的功能目標(biāo)和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。
1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述
數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對學(xué)院人事檔案進(jìn)行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。
整個系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊（見圖1）。
本文檔描述后臺數(shù)據(jù)庫設(shè)計和前臺Web 部分的功能規(guī)范。
通過 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。
通過 SQL Server 2005 企業(yè)版實現(xiàn)的后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊。
數(shù)據(jù)庫中存儲了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來實現(xiàn)。
2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計流程
2.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計
數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學(xué)科門類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。
2.2 登錄
客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。
3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義
3.1 后臺管理
3.1.1 添加數(shù)據(jù)
單擊后臺管理主界面左側(cè)“添加”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說明：
輸入學(xué)科門類代碼，輸入學(xué)科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門類信息添加；選擇學(xué)科門類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。
3.1.2 修改數(shù)據(jù)
單擊后臺管理主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說明：
選擇教工號，修改學(xué)歷編號，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。
3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)
單擊后臺管理主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。
3.2 前臺管理
3.2.1 修改普通用戶密碼
單擊前臺主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：
輸入原密碼，輸入新密碼，確認(rèn)新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。
3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)
單擊前臺主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入前臺瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：
分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁。
本系統(tǒng)于2011年12月投入實際操作，從設(shè)計、開發(fā)上來看可實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機(jī)化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。
今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案計算機(jī)管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。
篇11
隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各領(lǐng)域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進(jìn)入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術(shù)等方面要做出相應(yīng)變革才能適應(yīng)社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時代的要求。
1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求
1.1 檔案信息數(shù)字化
信息時代的一個重要標(biāo)志就是計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域中，社會進(jìn)步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進(jìn)行更科學(xué)的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進(jìn)行全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即借助電子手段將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字式的人事檔案，以數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行存儲。
1.2 檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化
由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行記錄、保存，因此在移交過程中要經(jīng)過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現(xiàn)泄密行為，很難確定具體責(zé)任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網(wǎng)絡(luò)就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風(fēng)險。
1.3 檔案制訂標(biāo)準(zhǔn)化
在當(dāng)今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內(nèi)容，但是要達(dá)到信息共享有一個必要的前提就是信息標(biāo)準(zhǔn)化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案的傳統(tǒng)管理中缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進(jìn)行整合，采取的手段就是制定統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，借助人事檔案管理系統(tǒng)軟件對人事檔案進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)化的管理，實現(xiàn)信息共享。
2 信息時代背景下人事檔案管理的發(fā)展趨勢
2.1 人事檔案的信息數(shù)字化管理
由于計算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案向的數(shù)字化管理方向發(fā)展的前提是建設(shè)出完善科學(xué)的管理系統(tǒng)軟件，因此在確定人事檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的基本框架之后，要謹(jǐn)慎選則安全系數(shù)高且相對完善的人事檔案應(yīng)用軟件。人事檔案信息按照規(guī)定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質(zhì)量控制，并充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實時升級需要。
2.2 人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理
在信息時代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到大力發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網(wǎng)絡(luò)化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權(quán)力的相關(guān)部門才能獲得調(diào)閱權(quán)限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化要依靠現(xiàn)代化的管理手段實現(xiàn)，因此對管理者素養(yǎng)的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎(chǔ)知識，同時具備熟練的軟件操作能力。
3 完善人事檔案信息管理體制的策略
在信息時代的背景下檔案管理必然向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為了避免人事檔案在管理上出現(xiàn)問題，就必須從多方面加強(qiáng)控制，相關(guān)部門的人員組成以及相關(guān)規(guī)章制度都要進(jìn)行優(yōu)化。對人事檔案管理進(jìn)行全過程監(jiān)督，制定科學(xué)的績效考評機(jī)制。
3.1 實施專人負(fù)責(zé)制
在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業(yè)技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護(hù)等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數(shù)職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業(yè)能力過硬的檔案管理人員專職負(fù)責(zé)，將職責(zé)劃分清晰，無論哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都能確定責(zé)任人。
3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)
當(dāng)前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續(xù)工作，這種行為導(dǎo)致檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)度。要優(yōu)化人員組成，有計劃的引進(jìn)人事檔案管理的專業(yè)人才，對原有檔案管理人員定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，全面提高工作能力。
3.3 完善內(nèi)部管理模式
科學(xué)、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據(jù)管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據(jù)具體情況制訂詳細(xì)的工作流程，依照流程進(jìn)行檔案信息化管理。
3.4 制定內(nèi)部考核機(jī)制
要有公平的評價機(jī)制和考核機(jī)制才能確定檔案管理人員在工作中的表現(xiàn)，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進(jìn)的，因此，要根據(jù)人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認(rèn)真，有突出貢獻(xiàn)的工作人員在精神以及物質(zhì)上進(jìn)行雙重獎勵，給予“優(yōu)秀工作者”的稱號以及一定數(shù)額的獎金；對工作能力差，態(tài)度不認(rèn)真，工作出現(xiàn)失誤的工作人員進(jìn)行罰獎金、批評，造成嚴(yán)重后果者給予處分或追究法律責(zé)任。
3.5 經(jīng)費實行全面管理
在檔案管理信息化的同時也要注重財務(wù)方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現(xiàn)的一切費用都納入預(yù)算管理。以收支平衡為原則編制預(yù)算表，按照上級部門的撥款安排支出。
4 結(jié)語
人事檔案管理在信息時代必將發(fā)生巨大變化，為了能適應(yīng)需求現(xiàn)存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經(jīng)驗建設(shè)符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，所以要關(guān)注科技科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，將人事檔案管理向著更深層次的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、集成化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
篇12
1.醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵
1.1人事檔案數(shù)字信息化的基本定義
所謂人事檔案數(shù)字信息化，從本質(zhì)上來講，即以當(dāng)前計算機(jī)科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)與軸心，秉持?jǐn)?shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展趨向，并在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷增強(qiáng)的綜合大背景下，通過系統(tǒng)的多元、深層整合而逐漸發(fā)展成熟的一種新興的能夠較好滿足今后需要的檔案管理模式。在實際運行中，基于人事檔案管理需要，通過將相關(guān)數(shù)字信息內(nèi)容進(jìn)行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內(nèi)容，以一種更為先進(jìn)、更加高效的數(shù)字信息化的形式，不斷記錄下來，并予以保存，然后，用數(shù)據(jù)庫所具有的龐大功能體系，對這些數(shù)字化檔案內(nèi)容，進(jìn)行集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，此外，在得到相關(guān)授權(quán)的基本情況下，利用內(nèi)置的網(wǎng)絡(luò)接口，在網(wǎng)絡(luò)平臺上，能夠?qū)λ鑳?nèi)容，進(jìn)行實時、準(zhǔn)確、細(xì)致化查閱，還能根據(jù)實際需要進(jìn)行調(diào)用，因而具有較高的資源共享水平，較強(qiáng)大的人事檔案管理效率。
1.2醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵
（1）在醫(yī)院所開展的各項人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎(chǔ)內(nèi)容，同時還是其開展工作的前提條件，無論是在預(yù)測、人事決策方面，還是在各項管理活動中，均發(fā)揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運用數(shù)字信息化技術(shù)，能顯著提升整個人事檔案工作的運作效率與管理水平，還能將人事檔案信息資源所具有的內(nèi)外作用、價值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現(xiàn)出來。（2）醫(yī)院人事檔案管理過程中，通過數(shù)字信息化管理方式、方法、模式的系統(tǒng)化運用，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院當(dāng)前各方面優(yōu)勢，依托自身軟、硬件資源，將有關(guān)人事管理的各方面內(nèi)容，高效化、深層次、準(zhǔn)確的完成，比如數(shù)據(jù)資源錄入、數(shù)據(jù)儲存、信息查詢及檔案調(diào)用等，而通過將檔案信資源進(jìn)行規(guī)范化歸類與整合，所構(gòu)建完善的、先進(jìn)的、實用的人事管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實現(xiàn)從繁到簡的跨越。此外，還能及時錄入各類新生成的人事信息，因此，通過數(shù)字信息化的運用，能大幅提升人事管理工作時效性。（3）呈信息數(shù)字化狀態(tài)的醫(yī)院人事檔案資源，不僅便于查閱與調(diào)取，而且還方便保存與運輸，對于既往紙質(zhì)檔案信息資源所存在的諸如調(diào)用投遞不便、遺失、磨損等問題，能夠較好的將之避免與消除。此外，通過數(shù)字信息化管理，能通過多種方式維持檔案資料內(nèi)容的完整性與保密性，如授權(quán)訪問、系統(tǒng)加密等。所以，在醫(yī)院人事檔案管理中運用數(shù)字信息化技術(shù)，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。（4）無紙化辦公是當(dāng)前企事業(yè)單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如云儲存等工具，能夠?qū)崿F(xiàn)各類資源的可重復(fù)利用，因而，在人事檔案管理過程中，能使其各項管理成本得到大幅降低。
2.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理中的突出問題及原因
2.1缺乏長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃
針對發(fā)展規(guī)劃來講，實際就是為了能夠達(dá)成人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理目標(biāo)，而制定的中長期任務(wù)目標(biāo)。對于醫(yī)院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學(xué)、長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，或在實際運營中與之相背離，那么醫(yī)院在此領(lǐng)域?qū)嶋H管理建設(shè)當(dāng)中，便無法從真正意義上做到從實際出來，也就難以切實有效、高效性調(diào)動醫(yī)院各方面資源（如人財物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發(fā)展規(guī)劃，那么隨之向?qū)?yīng)的信息化管理意識、制度等內(nèi)容，也就無法真正意義上做到與時俱進(jìn)，長此以往，現(xiàn)實需求越發(fā)難以得到滿足。當(dāng)前，在全部開展人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的醫(yī)院當(dāng)中，指定有全面信息化規(guī)劃的占比為41.23%，制定有發(fā)展規(guī)劃但不全面占比為34.56%，從整體層面來講，其在規(guī)劃占比方面還是相對較高的。但通過現(xiàn)實調(diào)查發(fā)現(xiàn)，那些制定有相對較全面規(guī)劃醫(yī)院，以大型化、高水平的綜合性醫(yī)院居多，這些醫(yī)院具有許多先天優(yōu)勢，比如軟硬件水平，再比如資金投入，可謂優(yōu)勢顯著，此外，這些醫(yī)院無論是在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)上，還是在醫(yī)院現(xiàn)有管理與醫(yī)護(hù)工作之間的相關(guān)銜接與整合方面，均已經(jīng)形成規(guī)范、體系，已發(fā)展成熟；另外，需指出的是，這些醫(yī)院在信息化建設(shè)基礎(chǔ)方面，均已經(jīng)較早完成，現(xiàn)今，已經(jīng)有著比較快的、高效化的發(fā)展速度與規(guī)模。而針對那些與之相反，在發(fā)展規(guī)劃雖然已經(jīng)制定，但是卻未能收到較小效果的醫(yī)院來講，多為信息化建設(shè)整體水平偏低，甚至處于停滯狀態(tài)，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫(yī)院。對于這些醫(yī)院而言，他們非常需要借助于數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，來推動自身的建設(shè)與深層發(fā)展，來提升自身的當(dāng)前的管理質(zhì)量與水平。但從本質(zhì)上來講，這些醫(yī)院在推動自身信息化建設(shè)方面，未能結(jié)合自身實際來開展，在實際操作中，未能將其落實到實處，所開展的信息化建設(shè)工作，無論是在執(zhí)行方案方面，還是在總體發(fā)展方向上，均較模糊，因而無法切實提升自身的信息化水平。所制定的規(guī)劃好似空中樓閣。
.2.2資金投入不足，重視程度不高
針對人事檔案數(shù)據(jù)信息化而言，其乃是近年來快速發(fā)展且已趨向成熟的一種較新型的技術(shù)方法，同時還是一種比較先進(jìn)的管理理念。在實際數(shù)據(jù)信息化檔案管理過程中，要想使其變得質(zhì)量好、水平更高，首先要做的便是，切實將陳舊、落后管理意識、觀念的改變作為出發(fā)點與著眼點，能夠切實認(rèn)識到檔案管理的內(nèi)在價值與意義，認(rèn)識到開展此工作的必要性與迫切性，然后積極將之拓展，對醫(yī)院現(xiàn)有的各項信息資源與技術(shù)進(jìn)行深化擴(kuò)展與更新，基于此，開展全面、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。經(jīng)相關(guān)調(diào)查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴(yán)重不足，這些已經(jīng)成為對醫(yī)院更好發(fā)展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開展。醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化建設(shè)必備條件，即為信息終端軟、硬件的升級、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等的資金、技術(shù)投入。而在實際開展管理工作中，其與醫(yī)院日常醫(yī)護(hù)工作相比較，通常情況下，處在一種相對次要的地位；一些醫(yī)院不重視信息化建設(shè)，將原本用于此領(lǐng)域建設(shè)的資金，挪作他用，通常會將這些資金投入到醫(yī)院的傳統(tǒng)部門或環(huán)節(jié)中，如醫(yī)藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設(shè)的資金，可謂少之又少，所以，許多醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)，僅為口頭支票，并未實質(zhì)性進(jìn)展，也沒有切實性保障為其提供支撐。此外，一些醫(yī)院管理者還存在片面、落伍的建設(shè)理念與思維，比如一些管理者認(rèn)為，只要將網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟硬件等內(nèi)容搞好，便已經(jīng)算實現(xiàn)了檔案信息化，其并沒有真正意識到，在相關(guān)維護(hù)工作未能跟進(jìn)或比較缺乏的情況下，既有軟硬件也無法將其作用發(fā)揮出來，甚至還會由此而引發(fā)嚴(yán)重的檔案信息安全隱患。
2.3人員素質(zhì)偏低，缺乏復(fù)合型人才
在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)過程中，僅完成軟硬件投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，若離開人員的支持與支撐，那么工作便無法持續(xù)進(jìn)行，工作質(zhì)量也難以得到有效保證。經(jīng)相關(guān)調(diào)查顯示，在許多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院中，其內(nèi)部設(shè)置的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出于各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設(shè)置方面，沒有進(jìn)行深入、系統(tǒng)化研究與分析，受此影響，此部門的檔案管理軟件或系統(tǒng)，難以將其真實效能，最大化發(fā)揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級偏大的人員，這些人員對檔案數(shù)據(jù)信息化認(rèn)識不深，行動力不足，學(xué)習(xí)與應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)效率較低。此外，這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識結(jié)構(gòu)，通常并非專業(yè)、系統(tǒng)化知識的檔案管理人才，僅為其它行政或后勤部門中以轉(zhuǎn)崗方式來負(fù)責(zé)管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠?qū)I(yè)，也缺乏精準(zhǔn)性，因此，面對當(dāng)前日益發(fā)展與更新的人事檔案管理工作，會出現(xiàn)無法適應(yīng)的情況。
3.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用對策
3.1完善管理制度建設(shè)，始終秉持?jǐn)?shù)據(jù)信息化人事檔案管理意識與理念
在建設(shè)醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)信息化過程中，各項工作的前提內(nèi)容便是，提升檔案管理人員對檔案工作的認(rèn)識度、重視度與理解度，始終秉持正確的信息化管理理念，制定與醫(yī)院實需相符的信息化建設(shè)制度。所以，針對醫(yī)院管理部門而言，需積極與既有信息化建設(shè)資源相結(jié)合，與政策資金相融合，制定合理、規(guī)范、科學(xué)的短、中、長期發(fā)展規(guī)劃，真正落實醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)信息化建設(shè)工作。此外，在執(zhí)行中，醫(yī)院需要對醫(yī)療改革未來發(fā)展趨向進(jìn)行深入研究，對醫(yī)院當(dāng)前人事管理工作基本要點、宗旨、特征等，開展全面、系統(tǒng)化分析，針對檔案信息管理查閱、調(diào)用及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)，制定滿足當(dāng)前與今后發(fā)展要求，更為科學(xué)、詳盡的管理規(guī)范，切實規(guī)避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項流程，避免檔案丟失，通過構(gòu)建規(guī)范化的人事檔案運作與管理制度，提升此方面的實際安全性、高效性與完整性。
3.2適當(dāng)性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率
首先，對于醫(yī)院而言，需以《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》為基礎(chǔ)，遵照其中所給出的相關(guān)規(guī)定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業(yè)機(jī)房，為數(shù)字信息化檔案管理工作的高效性、專業(yè)性，提供切實保障。醫(yī)院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)備，比如檔案管理系統(tǒng)、速印機(jī)、電腦登，為醫(yī)院更好發(fā)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理提供充足、基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，人事檔案利用上，需確保各項內(nèi)容的完整性與真實性，還需保證其動態(tài)性與全面性，把醫(yī)院人員各方面信息均詳細(xì)記錄下來，如業(yè)務(wù)能力、思想道德及個人經(jīng)歷等，利用醫(yī)院局域網(wǎng)，將人事檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、生技術(shù)考核檔案連接在一起，在制式統(tǒng)一的數(shù)字化檔案當(dāng)中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實用性，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性，強(qiáng)化其即時性，加大其邊界性，使之能更好、更為準(zhǔn)確、更加細(xì)致的記錄干部信息，為組織培養(yǎng)工作的更好開展，為優(yōu)秀干部的選拔，提供切實性便利。
3.3增強(qiáng)人員素質(zhì)，切實落實人事檔案信息化工作
當(dāng)前，在數(shù)字信息化技術(shù)大發(fā)展的社會背景下，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細(xì)致的推動此方面的建設(shè)，提升其質(zhì)量與水平，首先須從管理者做起，積極引導(dǎo)他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運用各種實用、高效的數(shù)字信息技術(shù)。首先，對于人事檔案管理人員來考量，需以一種自覺、主動、積極的姿態(tài)，來提升自身的理論知識水平，與強(qiáng)化各方面操作技能，不斷豐富自身知識深度，做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視并善于運用各種先進(jìn)的數(shù)字軟件，在人事檔案管理實踐當(dāng)中，全面、深入掌握各種先進(jìn)的、能切實滿足使用需求的信息管理技能。醫(yī)院可根據(jù)當(dāng)前實況，積極組織相關(guān)人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關(guān)人事檔案管理知識學(xué)習(xí)、技能掌握的培訓(xùn)活動，增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與操作技能。
4.結(jié)語
綜上，在醫(yī)院人事檔案管理中，通過數(shù)字信息化管理的運用，能使整個醫(yī)院人事檔案管理工作，變得更加準(zhǔn)確、更具效率，這與時展要求也相適應(yīng)。將數(shù)字信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，除了可以實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與效率，乃是一種有效且與當(dāng)前管理要求相符、相適應(yīng)的管理方式。將數(shù)字信息化技術(shù)運用于醫(yī)院人事檔案工作當(dāng)中，能將傳統(tǒng)檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫(yī)院人事檔案管理的實效性，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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篇13
關(guān)鍵詞 高校人事；檔案；信息化
作者簡介：肖永菊（1961—），女，漢族，湖北十堰人，本科，湖北醫(yī)藥學(xué)院，副研究館員，從事檔案管理學(xué)研究。
1 高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性
高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計算機(jī)通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。
高校人事檔案雖然是個人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄,但我國檔案法明確規(guī)定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的,在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無法適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門的工作提供系統(tǒng)、有序、及時的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。
2 地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析
2.1 人事檔案意識薄弱
一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只在干部晉升、人員調(diào)動或?qū)W生畢業(yè)時才會被人想起。這種認(rèn)識直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門，下至教師，對人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個管理盲區(qū)。
2.2 人事檔案管理制度不完善
大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國家、省市的文件進(jìn)行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對性，對地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進(jìn)作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法加以落實，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
2.3 地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實現(xiàn)信息化支撐，難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。
2.4 人事檔案管理隊伍建設(shè)落后，無法達(dá)到科學(xué)管理要求
由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主, 檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的不多,缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識和基本技能。甚至有的不會使用掃描儀和檔案管理專業(yè)軟件等，無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、 存儲、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。
3 地方高校人事檔案管理信息化實施途徑探索
3.1 地方高校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視,是做好人事檔案管理工作的前提
首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個宣傳陣地，開展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專業(yè)知識講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業(yè)知識，關(guān)心并積極參與到單位和個人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強(qiáng)地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識，擴(kuò)大檔案工作社會影響力，推動高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。
3.2 建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵
在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規(guī)文件，同時根據(jù)國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專門的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫房設(shè)施和保護(hù)條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。
3.3 以信息技術(shù)做支撐，努力實現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享
地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進(jìn)的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實踐中及時引入前沿的信息技術(shù)加以改進(jìn)。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門應(yīng)對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫。同時加緊系統(tǒng)平臺建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅持安全保密的原則下，建立訪問查詢權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢等共用共享、再實現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫化，形成數(shù)據(jù)庫群，進(jìn)而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。
3.4 加強(qiáng)地方高校檔案管理工作信息化人員隊伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障
首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻(xiàn)的精神，扎實的檔案管理知識和科學(xué)知識。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理專業(yè)技能。三是，加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化隊伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級軟件，變被動運用為主動開發(fā)，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅實的基礎(chǔ)。
總之，逐步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息建設(shè)各項工作，實現(xiàn)高校人事檔案管理科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化使檔案管理人員所追求的目標(biāo)。與時俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，使檔案管理專業(yè)人員努力的方向。
參考文獻(xiàn)
