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事業單位專業技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續教育情況，包括學歷、學位證書、繼續教育、專業培訓證書等；3.專業技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。

（二）事業單位專業技術人員檔案特點

事業單位專業技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。

二、事業單位專業技術人員檔案管理現況

（一）專業技術人員檔案管理意識較弱

目前事業單位在專業技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業技術人員檔案管理進行規范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業技術人員的檔案斷節、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。

（二）專業技術人員檔案收集范圍不全

部分事業單位雖然對專業技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業技術人員的個人能力和職業資格有著非常重要的作用。

（三）專業技術人員檔案歸類不規范

在對專業就似乎人員的檔案歸類中，一些事業單位歸類方式不規范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。

三、事業單位專業技術人員檔案管理改善措施

（一）提高事業單位對專業技術人員檔案的管理意識

要把事業單位專業技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業技術人員檔案管理的創新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業技術人員檔案管理的各項規章制度，讓檔案管理工作規范化、科學化。同時要讓專業技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。

（二）對專業技術人員檔案進行動態管理，及時更新

要時刻關注單位專業技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業技術人員所在部門聯系，積極收集專業技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。

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3.職責

3.1消防管理員負責制定檔案的相關內容，并每年一次對檔案規定的內容進行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應告知經公司領導或審批，及時更新。

3.2辦公室負責審閱，并監督各相關部門依規程執行。同時負責對文件、表單、檔案內容統一保管和立卷歸檔工作。

3.3各部門經理、消防管理員為檔案管理負責人、案卷質量審核人；監督本部門檔案管理的實施工作。

3.4管理部檔案員職責

3.4.1熟悉公司檔案管理操作規程，掌握檔案規定的具體內容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內容清楚，便于查找和利用；

3.4.2維護檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應辦好移交手續；

3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續，并將案卷目錄一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，無積存；

3.5各部、室檔案管理員（兼）負責日常檔案管理工作。

4.消防管理記錄

4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責任制的重要手段，對規范單位消防安全管理有重要的意義。填表應該客觀屬實，并要作為消防檔案內容，統一保管、備查

4.2檔案管理員應根椐以下提供的消防檔案樣式和內容表單實事求是填寫、認真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。

4.2.1 單位基本概況

4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖

4.2.1.3消防安全重點部位確定表

4.2.1.4消防管理組織機構和各級消防安全責任人

4.2.1.5主要消防設施

4.2.1.6專職（義務）消防隊隊員名冊

4.2.1.7專職（義務）消防隊消防裝備配備情況

4.2.1.8與消防安全有關的重點工種人員情況

4.2.1.9消防安全協議

4.2.2 培訓與考核

4.2.2.1培訓記錄表

4.2.2.2考評細則

4.2.2.3會議記錄

4.2.2.4消防獎懲情況記錄

4.2.3日常運行管理與檢查

4.2.3.1火災情況記錄

4.2.3.2消防日運行值班表

4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表

4.2.3.4消防季檢登記表

4.2.3.5消防年檢登記表

4.2.3.6節前消防安全常規檢查表

4.2.3.7消防設施維修保養記錄

4.2.3.8消防設施檢測記錄

4.2.3.9消防安全隱患整改通知書

4.2.3.10臨時動火作業申請表

4.2.4演練與演習

4.2.4.1滅火預案登記表

4.2.4.2消防技能演練記錄表

4.2.4.3消防演習記錄表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表

4.2.5.2消防器材設備臺帳

4.2.5.3設備維修申請報告

5.檔案袋（技術檔案袋、資料袋）用于保管技術圖紙、業主資料、協議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應有卷內目錄和備考表，目錄中的內容必須與袋中的檔案相對應。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應擬寫案卷標題。

5.1 立卷歸檔

5.1.1部門經理和消防管理員應支持檔案員的資料收集工作，

5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應注意文件材料的規范和書寫字跡的牢固持久，一般應采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應盡可能索要原件，索要不到應將傳真件復印，用復印件存檔。

5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘等）必須拆除。

5.1.6檔案大部分為紙質載體檔案，若為證照、聲像或數碼電子檔案，應在 “備注”欄別注明。

5.2照片說明的編寫方法和要求：

文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

時間：事件發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；

地點：被攝物所在的具體地點；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的場景；

攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

5.3 錄像內容應加注文字說明。

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（二）人事檔案法規不健全。

由于人事檔案法律建設上基本還處于探索階段，操作過程中還存在著一些問題：人事檔案觀念淡薄，普法工作開展力度不夠，公眾對于人事檔案的認識還處于一種模糊的狀態，法律法規不夠完善等。

（三）人事檔案內容不完備，檔案整理不規范。

把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著行業的發展，各單位對學歷的要求越來越高，很多干部通過各種方式提高了文化水平和學歷層次，但由于學習渠道（如函授、短期培訓、研修班、進修班等）的差異，以及各個學校對入檔材料的要求不同（如有的學校沒有學歷批準書的相關材料，只有學位證書）等問題的存在，導致某些人事檔案中的學歷材料不齊備，且無法補辦。

（四）人事檔案管理手段落后。

目前大部分單位的人事檔案管理還僅限于傳統紙質檔案管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有實現信息化。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的地記錄干部所有經歷和資料，實現人事檔案信息化是一種必然趨勢。

二、干部人事檔案管理工作的完善措施

（一）理順人事檔案管理體制。

現行的人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，根據《干部檔案工作條例》有關規定，在強調按隸屬關系管理的基礎上，突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總，負責檔案工作的管理督查和業務指導，同時，具體負責所管領導干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負責國家公務員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負責事業單位、社會中介機構工作人員及流動人員的檔案管理；勞動部門負責各類企業工作人員的檔案管理。

（二）健全人事檔案規章制度。

要建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒定制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料。對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀反映事實。

（三）豐富人事檔案材料內容。

要緊緊圍繞干部工作大局，提高人事檔案利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，不斷豐富人事檔案材料內容，一是建立干部工作業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。二是建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料。三是建立干部認可檔案，本著黨政干部群眾認可、技術人員學術認可、企業人才市場認可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術人員學術和技術推廣成果檔案、企業經營者利稅檔案。通過這些內容，把檔案建設成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長的錄像，以便于組織對干部進行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經濟工作服務。

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醫學生以及與醫學關系密切的非醫學專業學生共同構成了醫院實習生的隊伍，這些實習生在醫院實習過程中形成的實習檔案是反映其醫風醫德、專業素質、業務能力、勞動表現的真實、完整、準確的記錄，主要是指實習生進入醫院實習期間所形成的各種文件材料，包括實習指南、實習生基本情況調查表、實習科室輪轉表、實習考核成績、實習過程中各種獎懲材料、實習鑒定等基本內容。有關單位通過對實習生實習檔案的審查，能較全面地了解實習生而做出針對性的決策[1]，另一方面實習檔案的歸檔壓力和潛在作用也激發了實習生在實習中的積極性。醫院實習生檔案管理的現狀1.建立實習生檔案的淡薄醫療乃醫院的中心

作者簡介：農永英（1966-），女，廣西西林縣人，小學高教。

工作，在醫院的管理工作中，重醫療而輕檔案管理現象尤為普遍。由于檔案的價值在短期里往往未能突顯，而這些不能突顯價值的檔案之一的實習生檔案，在短期里對于醫院經濟效益以及發展的作用更是不顯著，再加上實習生在醫院實習具有階段性、流動性、過渡性的原因，傳統的觀念認為學生實習檔案是由學生所在院校建立的，與實習單位關系不大，從而忽視其重要作用，加之教育與用工制度的改革，使得實習檔案的自身價值被削弱。

2.實習生檔案管理制度不健全在各地的教學醫院管理中，一般都按照國家衛生部門的要求，制定了較為健全的醫院相關管理制度，以及適用于各級各類人員的工作職責，然而，針對教學方面的實習生檔案管理的制度、職責則較少，相關的制度和檢查考核措施更是寥寥無幾。在教學醫院目標管理考核方案中，實習生檔案管理也未能納入目標考核之中。實習生檔案制度的不完善和缺失，可致實習生管理工作陷入僵局，漏洞百出，甚至影響醫學實習生的順利畢業及其就業。同時，醫學實習生檔案管理制度的不健全或缺失，也使用人單位在招聘醫護人員時缺少良好的考量標準。

3.檔案管理人員不到位現階段專職檔案管理人員嚴重不足，兼職甚多，素質參差不齊。對一些實習資料沒有形成足夠的專業敏感性，未能及時收集、整理，在一定程度上造成了實習檔案的缺失。加上編制嚴重不足，直接影響部分檔案管理員的工作積極性，從而影響了檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員素質的高低對檔案管理水平有著至關重要的影響。目前，醫院實習生檔案管理人員參差不齊，無論是在業務水平、理論水平，還是文化程度等方面，均未能順應新時代的要求與發展。以檔案管理專業出身人員少、專業知識老化、知識結構不合理、高學歷高層次的人員少、現代科技知識貧乏為主要表現，以上這些已不再適應高科技時代的醫院實習生檔案管理事業的發展[2]。

4.實習管理檔案意識不強不少帶教教師對于實習檔案的認識不充分，未能了解其重要性，容易忽略學生在實習過程中形成的檔案。或者由于日常醫療工作繁重，沒能及時移交實習生檔案，使得許多寶貴的一手實習資料沒能保存下來，或丟失，或殘缺不全。雖然實習檔案與學生的就業等方面息息相關，但部分實習生并未能充分認識，對實習檔案抱著不以為然的態度，不重視實習期間形成的檔案資料，出現了對實習資料的任意涂改或資料造假、保管不當等現象，給實習檔案的完整性、客觀性、真實性、嚴肅性造成了極大地影響[3]。

5.檔案的現代化管理水平不高目前在大多數的教學醫院，其擁有龐大的醫療信息檔案管理系統，計算機及網絡技術得到廣泛運用，但是卻沒有實習生檔案的一席之地，運用計算機及網絡技術管理檔案的更是少之又少，陳舊的管理設備，落后的管理技術，使大部分醫院的實習生檔案管理處在手工收集、檢索的低級階段，狹小的信息量，妨礙了實習生檔案的收集、檢索、管理、開發及利用。加強醫院實習檔案管理對策1.高度重視，提高認識實習檔案記錄了實習生參與各類實踐工作表現出來的專業素質、能力程度、醫德醫風，是實習生就業時毛遂自薦的必要憑據，是醫院教育對實習生實踐能力培養做出貢獻的有力佐證，更是有關單位審視實習生各方面能力的窗口。因此，要通過各種宣傳渠道使實習帶教老師教學、實習管理人員以及實習生，充分認識在當今時代實習生檔案管理工作的地位和作用，打好心理戰，自覺地把實習檔案的歸檔管理工作融入到自己的工作和實習當中，消除工作和實習中的盲目性，及時自覺地收集整理工作或實習期間形成的屬于歸檔范圍的文件材料。

2.完善制度，落實職責有規矩方成方圓，實習檔案的有效管理首先要著力建立和完善一套完整的實習檔案管理制度，確定實習檔案的歸檔范圍、歸檔時間及歸檔實施辦法，明確實習檔案管理人員及其職責范圍，并配套相關的考評與獎懲制度，規范實習生實習期間形成的實習檔案的收集、整理、移交工作，使實習生檔案工作能有規可依、有事可糾，運作科學有序。并且歸檔制度應不斷推陳出新，工作手段不斷改進，簡化工作步驟，順應檔案管理現代化的需要。

3.轉變思路，提高配備樹立創新理念，采用創新的技術和方法，不僅要注意紙質文件收集，把信息高速通道、計算機、網絡等先進技術和軟件大量運用于實習生檔案管理，把新型載體不斷充實到實習生檔案管理領域。醫院實習生的檔案管理應與實習生所在的醫學高等院校溝通，使實習生的在校信息系統與醫院教學管理部門的信息系統相連接，建立一個醫學生實習檔案網絡，有實習生填寫相關的個人信息，帶教老師填寫相關科室的實習表現，醫院教學管理部門完善實習生的各項實習考核成績、獎懲情況等信息。并上傳實習生在各項活動中的相關媒體宣傳的圖片、聲頻、視頻等，反映實習生臨床實踐的信息材料，使醫學實習生的檔案管理做到網式整體收集，切實保障信息資源不流失，保證檔案完整、齊全、規范，實現科學化、規范化、網絡化、無紙化，以方便學校及用人單位對實習生的實習情況的考察，督促其更好地完成實習任務，為其就業創業及繼續升學提供寶貴的臨床實踐工作良好業績的證明[4。

4.助推就業，實現價值實習是學生對于今后工作環境的提前適應，是通過提高動手操作等各方面的綜合能力，為學生今后從事相關工作培養必要的技能和積累工作經驗。因此，實習經歷已經成為用人單位招聘畢業生時所參考的重要依據。實習檔案管理可根據這個實際，一方面利用實習為爭取反映自己突出能力實習檔案的心態，激勵其在各方面積極表現，配合檔案管理工作；另一方面又要引導用人單位利用實習檔案，了解學生的求學、求知、辦事能力以及心理、智力潛能等狀況，使用人單位事得其人，人事相宜，最大程度地實現實習檔案的利用價值。

加強醫院實習生實習檔案管理的方法與要求1.構建實習生實習檔案信息的基本要素完整的實習生檔案主要由幾部分構成。一是《實習指南》，即學校相關部門編制的學生實習指南，闡明了不同專業學生的實習內容、任務和要求；二是實習生基本情況調查表，記錄實習生的學校、專業班級、性別、籍貫、出生年月、政治面貌、健康狀況、愛好特長、曾獲獎勵、個人簡介等基本情況；三是實習科室輪轉表，明確注明實習生的實習科室，實習期限和起止時間；四是實習過程中各種獎懲材料，包括實習照片、實習單位表揚信、獎勵證書等，能證明實習生在醫院實習期間的突出表現；五是實習鑒定，含出科考核成績、出勤記錄、自我鑒定、出科評語、實習單位評語等，其綜合反映了實習生的實習整體情況。

2.規范實習生實習檔案信息歸檔工作分階段、分步驟地規范實習生的實習檔案及信息歸檔。實習前，在實習生報到時，注意接收實習生所在學校的介紹信、實習指南，要求實習生認真填寫個人基本信息表，初步建立實習生資料信息庫；制定實習生科室輪轉表，明確標注實習生在各個科室的實習時間。實習期間，實習生個人形成自我鑒定，自我評價該階段的基本素質、道德素質和專業素質方面的表現；帶教老師依據實習生的實習表現，記錄每個實習生完成實綱要求的實習內容情況，包括實習期間的考核、考查、考試成績，教學查房、上班考勤等記錄，以及醫風醫德、表彰與處分等記錄，同時要形成科室評語，由科室負責人簽字、蓋章。實習結束后，實習鑒定移交實習生所在學校，納入學生學籍檔案。其他形成的實習檔案由帶教老師以及實習生本人交由實習管理部門統一管理。

3.實習檔案管理要求①實習檔案記錄要有所側重，避免流水賬。實習生實習信息收集不僅要保證實習檔案的完整、齊全，而且要根據人才市場信息需要完善檔案內容，注意側重收集能展現實習生實踐能力、醫風醫德、專業素質等方面的材料，準確反映學生實踐能力與綜合素質的表現，盡量滿足用人單位對畢業生的信息需求。②實習生檔案工作要有所宣傳，避免檔案意識淡薄。加大檔案基本知識和對就業重要性的宣傳教育，加強介紹我國人事制度雙軌制的現狀，培養實習生的檔案危機意識，使其正確對待實習檔案建檔工作。③實習生檔案管理要有所突破，避免止步不前。要實現醫院實習生檔案管理規范化、利用服務網絡化、保存縮微化。就要從原來的分散型向網絡化、科學規范化轉變，向電子技術、無紙化檔案轉變。用科學的態度和發展的眼光來看待實習生檔案管理，不應僅局限于目前對于畢業生能力的證明和用人單位選拔人才的依據上，還應該加以綜合利用，對其進行系統的編研，總結醫院實習生帶教過程的經驗、方法，為今后的實習帶教提供參考，使“死材料”變成“活信息”[5]。

參考文獻

[1]篡建紅.建立實習檔案 構筑就業橋梁[J].黑龍江史志，2009（11）：4142

[2]王金鳳.新形勢下醫院檔案管理工作的現狀與對策[J].華章，2011（36）：327.

[3]鄭慧，楊靈歌，揚沛霖.淺議衛生職業院校畢業生檔案管理[J].衛生職業教育，2009，27（7）：45.

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1.加強人事檔案收集與創新檔案內容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎,也是豐富人事檔案內容和開展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎上,做好經常性、定期的材料收集和補充工作,及時與各部門聯系,要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要善于聯系溝通,變被動為主動,及時追補和不斷充實新的資料。

2.變“被動保管”為“主動服務”:圍繞醫院人事工作的需要,堅持“以人為本”的人力資源管理理念,樹立檔案工作的服務觀念、時效觀念、價值觀念,拓展服務領域,積極主動提供利用人事檔案。服務觀念即從被動坐等上門的接待方式,逐步走向主動開發檔案信息資源,努力開拓檔案利用的新途徑。時效觀念即醫院參與醫療衛生市場競爭,歸根結底就是人才的競爭,檔案人員要樹立效率觀念,在檔案提供利用工作中,及時、準確地為利用者提供檔案,為醫院競爭服務。價值觀念即醫院人事檔案人員要充分認識人事檔案的作用,特別是人才就是潛在的生產力,一旦發揮作用,就能為醫院創造效益。

3.管理方式由靜態管理轉向全面動態管理:醫院人事檔案管理工作應及時補充體現個人特色和時展的新內容,增加一些反映個人特色的內容,可以是誠信材料,如病人滿意度,也可以是德、能、勤、績的考核材料,還應將涉及本人的學歷材料、專業技術職稱材料、獎懲材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔,實現真正意義上的全面動態管理,即通過查閱檔案,能夠準確反映當事人所有的信息,并能查到當事人某一階段的真實情況。

4.實現檔案管理信息化:近年來,隨著醫院辦公自動化、信息化程度日益提高,傳統的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經不能滿足醫院人事檔案管理工作的需要。醫院人事檔案管理信息化程度的高低,直接影響到檔案資源開發利用的水平。這就要求將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中,利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦,使檔案據化、信息化,在檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。使人事檔案的管理實現數字化,充分發揮軟件的查詢、搜索、評價等功能,不斷擴大人事檔案信息的內涵,為醫院發現人才、培養人才和使用人才奠定信息基礎。

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（一）傳統人事檔案管理已不適應新形勢發展的需求

隨著科技的快速發展，信息技術的全面覆蓋，傳統的保存人事檔案的方法已經越來越不適應新時代的要求。傳統的保存方式一直采用紙張保存，紙張質地較脆，容易泛黃撕碎，不僅占用了大量空間，而且不利于信息的查閱。雖然現代使用的是計算機管理，但是計算機記錄的是檔案的目錄，具體的文檔資料仍以紙張形式存在，容易造成檔案的受損或遺失，給檔案的管理造成了巨大不便。

（二）當前人事檔案管理工作不適應改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業單位改革不斷推進實施，事業單位將實行崗位聘用制，建立公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動頻繁，人員的隸屬關系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規定的十類進行收集，許多單位沒有按照事業單位人事制度改革的需要，補充相應的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內容。

（三）人事檔案管理人員專業性不強難以適應現代人事檔案管理的需要

人事檔案的管理不是一項簡單的工作，它需要管理人員具備系統的專業性知識，以應對管理過程中產生的各種問題。如今很多事業單位的檔案管理人員沒有經過正規的培訓，缺乏相關的專業技能，不能對檔案進行程序化和系統化的管理。有些單位甚至沒有專門人員對人事檔案進行管理，只是在人動時抽調別的部門人員進行臨時的檔案管理，導致了單位人事檔案管理混亂，難以適應新時代管理的需要。

（四）信息技術的迅速發展人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個單位也采用了電腦來管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實用，成本也較為低廉。可是在許多單位仍舊習慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統，由于系統本身的限制只能把個人信息，檔案目錄輸入，調閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

（五）領導檔案意識淡薄對人事檔案工作的重視程度不夠

事業單位管理工作開展的基礎是領導的認同，如果領導缺乏對人事檔案管理的重視，將會給單位的檔案管理工作帶來極大的阻礙。如今不少單位的領導對人事檔案的管理意識淡薄，認為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調動就可以，造成了人事檔案的管理長期處于應付的狀態，難以高效的發揮其作用。

三、人事檔案工作應如何適應新形勢的需要

（一）加強領導意識更新思想觀念創新人事檔案管理模式

隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作水平得到了不同程度的發展和提高，單位領導應增強檔案管理意識，高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，正確認識檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）不斷完善補充人事檔案內容適應事業單位改革需要

隨著事業單位機構改革工作的推進和《新勞動合同法》的實施，事業單位正在逐步推行全員聘用制。對于人事檔案工作來說，要按改革發展的需要，不斷豐富人事檔案的內容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態管理等情況在人事檔案中應如實記錄，歸檔材料的內容要隨時補充完善。對于能夠反映員工的綜合素質特別是文化素質的內容，包括個人文化程度、進修情況、繼續教育情況、各項專業技術資格等也應在人事檔案中有所體現。隨著事業單位機構改革的推進，要不斷完善、補充人事檔案相關內容，使人事檔案工作符合機構改革的需要。

（三）充分運用信息化辦公手段提高工作效率

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1.3 對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。有些較小的單位由于定員緊張，沒有專門的檔案室及專業檔案管理人員，造成檔案管理混亂，造成檔案管理無序，查檔不方便。這種輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2、切實抓好煤炭企業檔案管理途徑分析

2.1 建立保障檔案數字化的制度。在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。

2.2 煤礦企業檔案管理要建立科學規范的體系。煤礦企業的檔案管理要建立一套行之有效的體系作保證，需要從幾個不同的方面進行有益嘗試和探索。首先，為了適應市場化競爭的需要，要根據市場競爭的需要，根據檔案群體性的特點，要按照常規分類和特殊分類相結合的方法，對檔案進行專業的統計分析，把查閱頻率高和限時要求緊的檔案獨立出來，建立專門的 整理檔案室，以提高工作效率和查詢檔案的便捷性。其次，要做到對檔案的集中管理，建立檔案的集中管理體制，并落實好檔案的集中管理工作。對檔案實行集中管理是做好檔案管理的行之有效的措施。實踐證明，檔案的集中管理有利于企業內部工作的順利進行，也有利于理順其他各種縱橫關系。同時建立相應的監督考核機制，對檔案管理工作人員進行督促。

2.3 創新檔案信息開發方式，提升檔案工作的服務功能。傳統的檔案工作方式單一，往往造成檔案信息開發與收集的不足。另外，一些檔案信息加工處理工作與咨詢服務工作等都體現出相對的局限性。對此，檔案工作應當實現手段的信息化與多元化。一方面，可以運用科技手段對檔案信息進行編研、開發、整理，使檔案工作手段信息化。并利用計算機的優勢進行匯編、加工，有利于檔案查詢與提高管理的效率。與此同時，也不要忽略文書檔案的作用，根據需要的不同各有側重，使文書檔案與計算機信息化的檔案兩者充分發揮對應的優勢。如此一來，使檔案管理工作現代化、信息化，不僅方便了信息的查詢、使檔案工作更簡單卻又更嚴密，為煤炭企業的利用提供了更便捷的服務。

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一、當前教務檔案管理存在的問題

1.收集、管理不夠規范

目前，教務檔案的管理工作往往得不到學校領導的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規范，有些科室只重視紙質檔案，而忽視其他介質檔案。而且，隨著學校的發展，教學不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉調研，教學互動嘗試等活動，所形成的教學檔案數量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準率是可想而知的。

2.內容缺乏系統性

開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結果應該被記錄在案并且形成系統，有助于黨校進行教育總結。但是，現實的情況是有些班次的材料在辦班結束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復印存檔，導致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結資料并沒有形成系統的檔案資料被保存下來。對檔案資料整理的缺乏直接導致黨校教務檔案不完整，沒有系統性，影響了教務檔案的質量和利用價值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是檔案管理人員的神圣職責，黨校教務檔案中包含了大量黨校學員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內容，但黨校教務檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務工作中的資料，例如對學習班教學效果的總結、黨校開辦過程中產生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學效率。但是，在傳統的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現象。對黨校教務信息的共享缺乏導致些弊端：首先，大多數教務檔案工作保密多，內需利用多，對外交流共享少，有些重要的、有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實際作用被抹殺了；其次，黨校教務檔案信息資源的開發利用始終處于原始、簡單的數據整理狀態，信息含量低、封閉，無法實現資源共享，也就無法與外校進行有效交流，致使黨校教學本身的質量遲遲得不到提高。

4.重要檔案沒有專人管理

黨校教務檔案不僅包括參加黨校學習的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學習班的教學具體內容、教學實際過程和結果的總結，有些教學過程當中出現的對教學內容的分析和深度反思則體現在參與黨校學習人員的日常匯報和筆記中；教務工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏現代化管理手段

檔案管理對我國各項事業的發展都具有極為重要的作用，因此，進行現代化的檔案管理成為我國檔案管理事業發展的主要趨勢之一。現代化管理手段的應用時基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應的計算機文件處理能力和網絡化信息處理能力。但是，黨校教務檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計算機應用水平普遍不高，較少參加業務培訓，管理方面習慣于舊模式，以傳統的手工方式管理教務檔案，材料分類立卷裝訂，很少進行檔案信息化處理，致使檔案提取和調用的效率很低。此外，黨校辦公系統的信息化建設中的應用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進展不順暢，沒有辦法對教務檔案實施徹底的現代化管理。

二、加強黨校教務檔案管理的對策

1.加強宣傳，提高領導的檔案意識

教務檔案管理人員要抓住時機，加大宣傳力度，從而提高有關人員特別是領導同志的檔案意識，為做好檔案工作打下堅實的思想基礎。能夠加強檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點：第一，以提高檔案服務管理意識為基礎進行檔案應用性宣傳，從檔案管理工作的實際作用出發提升檔案管理意識；第二，去先進單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進行檔案管理服務改革。對檔案管理工作的重視則是實現檔案信息化管理的基礎，檔案管理工作重視與否，關鍵在領導，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、鐵皮柜等。由于領導思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規范。

2.建章立制，規范教務檔案的收集整理制度

進行黨校教務檔案信息化的第二個步驟，就是要對檔案管理工作進行制度建設，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎上，根據國家檔案局有關規定，結合新的管理方式，檔案網絡信息化的要求及學校當前實際，制定和完善教務檔案管理的規章制度。具體包括制定和完善教學檔案、教師業務檔案、學員學籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動檔案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環節做出具體規定，使檔案管理進入規范化、制度化、程序化軌道。

3.更新觀念，努力實現教務檔案管理信息化

隨著電子政務在快速發展，各級立檔單位所產生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統載體的紙質檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業發展階段的新的標準，檔案信息化勢在必行。這就要求學校的檔案工作者要更新理念，調整思路，切實領悟到教務檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務檔案的應用對檔案信息化建設的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務檔案，利用計算機錄入教務檔案信息，建立教務檔案信息數據庫，實現網絡化管理和利用。

4.明確重點，指定專人收集重要檔案材料

要根據教務檔案的特點，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級文件以及學校制定的教學科研工作文件和實施方案等；②綜合類：教學通知、各科室工作計劃總結、教學工作會議材料等；③教學類：教學課程表、干部培訓進程表、考試安排、考核辦法等；④學籍類：各班次花名冊、成績單、結業證及畢業證書、學歷證書電子數據等；⑤教師業務類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進修情況、骨干教師的培養考核材料、教學評價、教學競賽和教學獎勵；⑥科研類：教學改革方案、下鄉下企業調研資料、教學評估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學參考書、本校教師參與編寫的教學材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負責收集整理，才能使材料歸檔做到完整準確、系統、規范。

5.嚴守秘密，處理好教務檔案的開發利用與保密的關系

在教務檔案的開發利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權、隱私權的關系，檔案的開發開放不能危害學校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學員的合法權益，對教務檔案中諸如有關教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學員的基本情況等內容應加以保密。要公開上網的，要經過學校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發展，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，也使檔案的社會功能得到充分發揮。

6.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質

社會的發展，科學技術的不斷進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。因此，要加強對檔案管理人員的業務培訓工作，提高他們的綜合素質。一是要提高思想素質，營造一種愛崗敬業的良好氛圍，具有強烈的檔案意識和服務意識以及良好的職業道德和心理素質。二要注重自身學習，主動參加崗位培訓，不斷提高管理教務檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復合型人才，既有檔案管理的專業能力，又要善于運用現代化手段，擅長計算機的應用和網絡信息管理的技術。因此，檔案管理人員要主動參加計算機等的考試，熟練地運用計算機技術管理電子檔案，以便對電子檔案管理和電子文件實行“前端控制”，爭取做到及時接收電子文件。

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二、檔案工作規范化管理

結合工作實際，我局設有專門的檔案室1間，并按要求配備了排風扇，溫濕度計、消防器材、照相機、計算機等設施，檔案柜數量基本能滿足需要，能適應檔案工作的發展，落實了防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等措施，周圍無安全隱患。檔案管理工作嚴格按照《檔案法》和《實施辦法》的要求進行，文書檔案及時立卷歸檔，無積存；無破損、變質；無拒不向檔案室移交應立卷歸檔的文件材料；無拒不向檔案館移交應當接收進館的檔案；應立卷歸檔的文件材料收集齊全完整。不斷完善檔案的管理、借閱、登記制度，既保證了檔案不丟失、不損壞，有效地保護了密級檔案，又保證了檔案為我局的各項工作服務。至2013年，我局沒有出現私自帶走、留存、轉移、銷毀檔案等違法亂紀現象。

三、檔案管理水平提高

按照區檔案局的要求，我局參加了區檔案局主辦的檔案繼續教育培訓，認真學習貫徹檔案法律法規、文書與檔案管理、檔案工作規范化管理、檔案編研等工作；每季度利用政治學習時間組織全局職工學習檔案法有關內容，以板報、會議、局內文件、訂閱檔案書刊等形式對全局職工進行宣傳教育，提高了全局職工對檔案管理的法規意識和重要性的認識，提高了檔案管理人員的業務素質。

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一、在信息化時代下檔案管理創新與發展的必要性

在信息時代背景下，信息管理技術不斷更新，傳統檔案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使醫院檔案管理能夠更加規范化。因此，研究檔案管理的創新與發展問題是十分必要的。首先，檔案管理實現創新與發展才能夠適應信息時代新時期的社會需求。信息技術更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強，從而醫院檔案管理的創新與發展十分關鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求。人們對于時效性強、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，醫院只有做好檔案管理的創新與發展，才能夠滿足信息化發展帶來的實際需求。其次，檔案管理的創新與發展能有助于醫療衛生事業不斷發展。醫療衛生事業的發展進步，需要大量的優秀人才引進。人事檔案相關材料管理工作實現規范管理，能夠更加有利于做好人才資源合理配置，提高人才能力資源的最優化分配，實現優秀學科人才能力能夠充分發揮，促進醫院進一步可持續發展。通過利用信息化，實現檔案管理的創新與發展，可以引進和培養更多的優秀學科人才加入到醫療隊伍中，還可以實現檔案管理的信息更加充分的開發，充分發揮檔案資源的價值。最后，檔案管理的創新與發展能夠進一步提高醫院管理水平。目前來看，多數的醫院在檔案管理創新與發展方面確實有所關注，但是實際上效果并不十分理想，醫院的檔案管理信息化程度并不高，仍需要進一步進行改善和創新。除了要引進更加先進的技術設備，還要增強檔案管理工作的重視，改善檔案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。

二、目前醫院檔案信息化管理的基本情況

(一)缺乏檔案管理的專業技術人才，檔案管理基礎設施較弱

信息化背景下檔案管理與傳統的檔案管理要求有所不同，更多的是對檔案信息的管理。檔案管理工作人員需要具備檔案管理基礎知識以外，還需要熟練掌握和應用網絡信息處理能力。醫院大部分檔案管理人員是由傳統紙質檔案管理轉換而來，對網絡信息處理缺乏專業技術能力，專業性的檔案管理人才相對缺乏。另外，大多數醫院實行企業化管理事業單位性質。醫院的檔案管理既有企業內容，也有事業單位相關內容。這種情況檔案管理往往不會得到重視，導致檔案管理基礎設施弱，檔案管理的創新與發展受到一定程度的影響。

(二)缺少規范的檔案管理體系

檔案管理實現信息化，也就是通過利用網絡信息技術，將檔案信息材料進行數據化處理，進一步整理分析，實現檔案資源的有效提取和管理。實行檔案信息化管理首先的要求是要建立好規范的管理體系，其中包括實用的檔案管理軟件和文字上的規范制度兩方面。實用的檔案信息處理程序能夠滿足檔案管理高效整合信息資源的需求，滿足醫院檔案管理一體化。標準規范制度有利于檔案管理制度的落實和執行。

三、信息時代背景下檔案管理創新發展的措施

(一)加大對檔案管理專業人才的培養

在信息化檔案管理的過程中，工作人員除了要具備檔案管理的知識，還要具備良好的計算機應用和網絡信息處理能力。因此，要加強對檔案管理人才的培養，才能使檔案管理的優勢得到有效發揮，才能夠適應信息化社會飛速發展需求。

(二)完善相關管理制度、法規政策

檔案管理的創新發展需要有統一的管理制度以及法規政策作為規范化發展依據。如果出現了問題，就可以以此為依據進行處理。在醫院檔案管理工作中，統一規范的制度標準、法規，為檔案管理工作創新發展提供了規范的法律依據，有助于促進信息化檔案管理的創新發展。因此，在醫院檔案信息化管理中，需要不斷完善相關的管理制度和法規政策。

(三)更新檔案管理觀念

在醫院主體醫療管理業務中，包含了各個方面的管理工作，檔案管理是輔助部分之一。但是醫院管理工作在做相關決策時都需要以檔案資源為重要參考依據，它是現代化醫院管理的重要組成部分。因此，醫院管理觀念需要更新，逐步傳統檔案管理模式，實現檔案管理從單純紙質資料的收集整理向計算機網絡化檔案管理的轉變。從而，充分發揮檔案管理在整體信息化建設與醫院領導科學決策中的作用。只有領導管理觀念不斷更新，才能夠更加重視信息化檔案管理，才能實現檔案管理的創新和發展。

四、小結

信息時代背景下，面臨互聯網+與大數據發展，較多傳統的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化需求。醫院的檔案管理需要更多的應用信息技術，更加有助于醫院檔案管理更加科學化，提高醫院檔案管理水平。從而有效提升醫院的市場競爭能力，提高醫院的服務質量，為醫院發展奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2014(03)：183.

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人事檔案是單位的一項重要工作，對掌握員工的基本情況，提高人力資源利用效率具有重要影響。隨著計算機和信息技術的發展和應用，再加上管理體制創新，人事檔案管理模式出現了變革和轉化，對檔案管理工作也提出了更高要求。但一些單位沒有及時完善管理體系，創新管理方式，制約人事檔案管理水平提升，需要采取措施改進和完善。

一、人事檔案管理模式轉化的表現

隨著信息技術、計算機技術的發展和應用，人事檔案管理模式也出現轉化。構建開放的、社會化的管理模式，提高檔案工作服務質量，有利于促進個人與組織協調發展，激發個人潛能，讓他們為單位發展做出更大貢獻。

1.人事檔案需求多樣化。市場競爭的核心是人才競爭，為促進單位發展，應該優化人力資源配置。在招聘、選撥、錄用人才時，要注重人事檔案的科學利用，滿足單位各項工作需要。隨著人才管理方式改進，再加上信息技術的利用，人事檔案的內容、載體、傳遞方式、利用手段等方面的多樣化趨勢越來越明顯。以前人事檔案只適用于單位內部的觀念越來越不適應管理工作需要。在新形勢下，人事檔案不僅是組織的需要，同時也越來越為個人所重視，尤其是那些與個人利益密切相關的人事檔案，其利用程度不斷加深。盡管個人和組織對人事檔案的要求和目的不完全一樣，但對人事檔案需求的多樣化目的是毋庸置疑的。

2.人事檔案結構復雜化。人事檔案的內容多樣，來源廣泛，檔案信息資源結構具有明顯的復雜化特征。以前的人事檔案采用封閉式管理模式，檔案信息資源的搜集、處理和利用屬于單位內部的檔案管理人員，檔案內容和結構也相對比較簡單。而在現代社會，人事檔案信息資源的來源越來越廣泛，不僅包括單位內部人員，同時也包括單位外部人員。由于不同人員的身份、人身閱歷、學歷、工作經驗等不同，導致人事檔案的結構也日趨復雜化，也使檔案組成的成分和組成內容變得豐富多彩。

3.人事檔案服務開放性。隨著市場經濟發展和互聯網技術的應用，人事檔案的神秘性逐漸弱化，再加上管理制度的完善，管理人員素質提升，有力的推動了人事檔案管理的開放化進程，對提高檔案管理服務水平也產生積極作用。在利用互聯網技術和信息技術開展人事檔案管理時，要構建完善的數據庫，重視密鑰技術、防火墻技術等的應用，保護個人隱私，確保人事檔案資料完整，進而促進人事檔案信息資源的有效交流和作用的充分發揮。

二、人事檔案管理模式轉化的意義

通過創新管理模式，完善管理制度，有利于轉變人事檔案管理理念，提高檔案管理水平，對工作人員和單位運行發展也產生積極作用。

1.及時了解工作人員信息，優化人力資源配置。人事檔案主要記錄個人的學習和工作經歷，歸納總結個人的活動參與情況、政治面貌等，同時還要進行備份與存儲，方便檔案資料查詢。它具有全面性、嚴肅性、真實性、可靠性等特點，是單位用人的重要數據和歷史資料，對有效開展人事管理產生積極影響。作為檔案管理人員，應該順應時展趨勢，轉變管理模式，創新管理理念，注重搜集并分析人事檔案管理的各種資源，及時、全面掌握工作人員的詳細信息。進而合理安排工作人員的崗位，明確他們的職責，有利于優化人力資源配置，激發員工活力。

2.維護員工的正當權益，促進單位的有效發展。人事檔案管理也是單位管理的重要組成部分，新形勢下，通過分析人事檔案信息資源，有利于掌握員工基本情況，對他們的工作進行合理安排，讓他們努力找到適合的工作崗位。并掌握員工需求，幫助他們排解困難，維護員工正當權益，進而讓每位員工努力找到合適的崗位，在崗位上做出業績，也有利于促進單位的發展和進步。

三、人事檔案管理模式轉化的對策

為順應人事檔案管理模式轉化的趨勢，提高檔案管理工作水平，可以采取以下改進措施。例如，創新人事檔案管理體制，構建完善的管理制度，明確管理人員職責，落實責任制，讓他們認真履行職責。建立獎懲激勵機制，激發員工熱情。重視現代信息技術應用，提高管理人員的綜合水平，推動人事檔案管理數字化進程，促進人事檔案管理水平提升。

四、結語

總之，在信息技術發展和管理體制不斷創新的前提下，人事檔案管理模式也出現了相應的轉化。把握這種趨勢，提高人事檔案管理水平和檔案資源利用效率，這是每個管理人員不可忽視的內容。應該革新思想觀念，完善管理體制，提高管理人員素質，從而順應人事檔案管理模式轉化的趨勢，促進管理工作水平提升，讓人事檔案更為有效的發揮作用。

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一、高校學生檔案管理在學生就業中的作用

高校學生檔案記錄了學生在此期間重要的學習、生活、實踐等經歷，通過管理，可以為用人單位提供查閱檔案、了解學生的服務，對促進就業具有積極的意義。

首先，高校學生檔案中綜合記錄了學生從高中進入大學這一段時期內的情況，不僅包含家庭情況、身體健康情況等內容，也包含了學習成績、思想品德等情況，為用人單位了解大學生提供了全面的信息。

其次，高校學生檔案都是經過學校及相關機構和部門開具的文件材料，具有客觀真實性和權威認證性。

再次，高校學生檔案不能隨意進行更改，具有唯一性。學生在校期間，檔案由學校的檔案管理部門統一封存管理，一般人無法接觸，如果遇到特殊情況需要進行更改或更新，則要有相關部門開具的證明。

二、高校學生檔案管理的現狀

隨著社會的發展，高校學生的檔案由過去的紙質檔案轉變為現在的電子檔案，其管理的效率得到了很大提升。但是，當前的高校學生檔案管理仍存在一些問題。

一是在教育改革不斷深入的情況下，高校學生檔案管理工作的制度還不夠完善，相關工作的開展缺乏規范性，而且有的高校雖然有檔案管理的制度，但是在執行上卻不能嚴格按照章程來辦，影響了學生檔案的全面性和真實性。

二是高校學生檔案的內容不夠完整，也缺乏個性。當前學生的檔案材料中只有反映學生學習情況、政治思想品質和身體健康狀況的基本內容，這些材料還有可能不完整，而且也沒有與學生實踐能力、組織能力、創新能力等相關的內容，不能對學生的綜合素質進行反映，不能體現學生的個性特點。

三是高校學生檔案的利用率不高，其價值不能被充分體現。大學生只有簽訂就業協議后，檔案才會寄往用人單位，存在嚴重的滯后性。

三、做好高校學生檔案管理工作的策略

1.完善和健全高校學生檔案管理制度。為了更好地促進學生就業，應該盡快完善高校學生檔案管理的制度，健全管理機制，對檔案的收集、整理、歸檔等相關工作進行明確規定，建立統一的建檔標準，確定好檔案的范圍，保證檔案的完整性、全面性。同時，也要對檔案管理的相關工作進行規定，明確相關負責人的職責，確保學生檔案真實有效，杜絕檔案篡改、造假等不良現象，為學生就業提供公平的競爭環境。

2.創新高校學生檔案管理模式，豐富檔案內容。在新的就業形勢下，做好高校學生檔案管理工作，必須轉變管理的觀念，創新管理的模式，豐富學生檔案的內容。高校要樹立以學生為本的思想，提高檔案管理工作的人性化，要結合社會發展的新形勢，改革檔案管理的方法和服務形式。同時，還要對檔案的內容進行整合，使其豐富化、多樣化、個性化，反映出學生的綜合素質。

3.增強高校學生檔案管理的服務功能，加快信息化管理。高校學生檔案只有被有效使用時才具有價值。為此，必須提高高校學生檔案管理的服務意識，增強其服務功能。可以利用信息技術的優勢，創建高校學生檔案信息管理系統，進行檔案的數字化管理，實現信息公開，方便用人單位查閱。還可以在系統中設置互動平臺，使學生與用人單位進行及時溝通，更好地為促進學生就業服務。

學生檔案包含了學生的成長和成才的經歷，是他們進入社會的重要人生履歷。因此，在就業形勢異常嚴峻的今天，應該盡快完善高校學生檔案管理工作，通過健全體制、創新模式、改革方法等一系列工作，使學生檔案管理的水平得到提高。另外，還要結合現代科技，增強檔案管理的服務功能，為促進學生就業提供更優質、高效的服務。

參考文獻：