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人事檔案電子化管理存在的問題

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，對人事檔案電子化提出了新的挑戰。

電子檔案的原始性、真實性易被破壞。原始性、真實性是檔案所具有的本質屬性，紙質文件內容原始性和真實性很容易確認，而電子檔案具有可變性以及載體可分離屬性，計算機內存儲的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區別，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，更沒有極具權威性、可辨識真偽的公務用章，一旦被刪改，復制或篡改內容都很難被識破，給日后檔案材料真實性和權威性認定帶來很大困難。

電子檔案的安全性問題日益突出。用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端，這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。電子政務系統中大量的政府公文通過網絡、高效流轉，電子文件檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

沒有統一的檔案管理軟件，電子檔案法律效力低。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及材料認定工作，加之電子檔案沒有固定載體，制定相應的法律認定條文就有一定困難，致使電子檔案難以被法律認定。

人事檔案電子化管理實施策略

面對大量的電子文件，檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施：

建立統一的電子文件檔案歸檔基本結構標準。在電子文件大量產生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性鑒定，而“保護體系”的實現正是為解決該問題而提出的一個重要途徑與方法，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。

多措并舉提高檔案管理的安全性。一是提高檔案管理者的信息素養。檔案信息安全是檔案管理工作的生命線，而檔案工作電子化需要人來實現，這就要求檔案管理者必須具備計算機、檔案學等多元化知識背景。因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的。這就要求檔案管理人員不斷學習相關知識，同時上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃地選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，并通過以老帶新、以強帶弱、互幫互學等方式建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。二是讓檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統的設計。把原來紙質文件管理系統中的許多后控制手段提到最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統作為管好電子文件的先決條件。三是對電子檔案實行備份制度。保證用作處理和存儲電子檔案的計算機專人專用，并對電子檔案進行加密，最大限度防止計算機病毒感染、文件破獲等。對電子檔案實行分布式雙機備份制度，當工作計算機出現問題時，另一臺備份機立即開始工作，使存儲和處理電子檔案的計算機不會發生崩潰，電子檔案不會丟失，保證電子檔案的安全性。

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一、事業單位中人事檔案管理存在的問題

(一)檔案管理電子化程度低

檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質量，但是現階段大部分行政事業單位并沒有實現人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業單位相關領導的足夠重視，還需要事業單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業單位并沒有將資金的使用效率發揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發展效果。

(二)檔案電子化管理工作人員不足

任何集體要想實現長久的發展都離不開相關人才的支持，同樣事業單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業單位內部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業人才儲備，缺乏具備理論和實踐經驗的專業檔案管理人才。現階段很多事業單位內部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業的檔案管理知識，更缺乏專業的檔案管理培訓經驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質量。因此，檔案管理人才的缺乏已經成為制約事業單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。

(三)檔案資源開發與利用不足

隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升。現階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據目前事業單位發展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發展。

二、事業單位人事檔案管理的電子化建設

事業單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：

(一)提高檔案管理系統電子化建設速度

事業單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統的重視，對此單位內部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內容。事業單位要在充分調查研究的基礎上，加快檔案管理系統的智能化和先進化建設，提高系統和檔案管理工作的融合度。另外事業單位還要對檔案管理系統進行加密處理，防止人員信息的泄露。

(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設

為了確保檔案管理工作的可持續發展，事業單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。

(三)引進檔案管理電子化專業人才

根據目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養專業的檔案管理人才已經成為目前提高檔案管理工作質量的重要手段之一。對此事業單位內部要建立完善的人才培養機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業知識和實踐技能。另外事業單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質，推進檔案管理工作的快速發展。

三、結語

綜上所述，在事業單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業人才。

參考文獻：

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[2]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地,2014(S1):131-133.

[3]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理,2014(3):86-87.

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一、當前事業單位人事檔案管理的電子化建設趨勢

電子化建設是當前我國社會發展中檔案管理工作的發展趨勢，相比于傳統的紙質版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計算機就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時間，同時也簡化了一些檔案管理的流程，對于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。

此外，電子化檔案建設也是顛覆了傳統檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統的紙質檔案不僅內容復雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費很大的精力和很多時間去整理檔案，人財物的耗費量都是比較大的。如今，電子化檔案建設的趨勢越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運用，同時，也簡化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準確性，減少一些人為的錯誤，對于檔案的保管更加細致，提高了檔案保管的整體水平，是順應當今社會的發展需求的，同時，也是未來檔案管理工作的發展趨勢。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

事業單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復雜，事業單位的人員數量多，檔案存量大，同時，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業單位人事檔案管理工作發展中存在的問題主要表現在以下幾個方面。

（1）電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經成為檔案管理工作的一個發展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內容的準確性，減少一些人為因素導致的出現錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業單位人事檔案管理工作的發展情況來看，很多事業單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現在事業單位人事檔案管理中的軟件和硬件設施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業單位對檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設施的支持，這是電子化檔案管理工作實現的最重要的依托。當前，很多事業單位中對于人事檔案的電子化管理的關注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業單位忽視了對單位內部的人事檔案電子化建設的硬件和軟件設施建設的支持。此外，事業單位對檔案電子化建設支持力度不夠還表現在，事業單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設工作，這一點也導致了電子檔案建設和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設中的軟硬件設施的建設工作，制約了事業單位檔案管理電子化的建設和發展。

（2）缺乏檔案電子化管理人才

人才是檔案管理工作發展中的重要支持，人才對電子檔案管理工作的支持也是事業單位檔案管理電子化的軟件支持，當前，在一些事業單位中，單位內部對于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現在缺乏專業的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業人才。

當前在一些事業單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業單位中檔案管理工作沒有專業的部門來開展，而是交給人力資源部門負責打理檔案相關事宜，這一點就導致了事業單位中沒有專業的人才來負責檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對于檔案管理工作也是有心無力。同時，人力資源管理工作人員對于檔案管理工作的認識有限，在一定程度上也缺乏專業的檔案管理知識，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業的管理人才，已經成為影響事業單位人事檔案管理工作開展的重要因素。

（3）檔案資源開發與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對檔案有一定的權限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。

對于檔案資源的開發和利用也需要在電子化檔案管理的基礎上，破解流動性需求無法滿足的難題，對于檔案資源進行開發和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實現的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標準還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發利用都不夠成熟。

三、事業單位人事檔案管理電子化建設

事業單位在未來的發展中，要充分了解和認識到檔案的電子化管理對于未來人事檔案管理工作的重要意義，當前在我國的事業單位發展中，檔案的電子化管理標準的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個方面入手，實現檔案的電子化管理。

（1）加快檔案管理系統的電子化建設

在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統的建設，未來，在事業單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統建設的需求，單位內部要針對性的對電子檔案管理系統進行建設，建立更加先進的檔案管理系統，同時，有針對性的適應本單位對檔案管理工作的需求，提升系統對檔案管理工作的適應性。

電子化檔案管理建設工作的開展中，系統的建設要注重實用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應系統。此外，系統的建設還需要更加保密，做好對人事檔案的保密工作。

（2）加快檔案管理的軟硬件建設

未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設施的建設，事業單位內要提升對電子化檔案建設工作的重視，增加對電子化檔案管理硬件設施的配備能力，從資金方面加大對硬件設施建設的投入力度。此外，還需要設定專門的機構和人員負責人事檔案的管理，切實實現對檔案管理的層次化和細化，將檔案管理工作規范起來。合理運用硬件設施，提升檔案管理工作的軟實力。

（3）加快建設檔案管理電子化人才

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[中圖分類號] F272.92；G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02

0 引 言

幾乎現在大多數企業中的人事檔案都是采用電子信息化管理方式。這種管理方式能夠符合當前時代的特征，使得檔案管理工作能夠科學、規范、有秩序地進行，從而提高整個企業的工作效率。但是目前我國的檔案信息化管理還未全面成熟，還有很大的上升空間。因此，人事檔案部門要加大對電子信息技術研究的力度，使它能夠與檔案管理工作更加融洽，相互發展，逐漸改變傳統管理方式帶來的滯后性。

1 人事檔案傳統管理方式帶來的問題

1.1 檔案的收集范圍過于狹隘

人事部門的主要工作就是單位內部人員的檔案材料，可是現在社會上出現一種現象。他們對單位領導以及高層干部的資料收集非常齊全，但是對于一些地位比較普通的職員資料的處理非常馬虎，有些甚至連最基本的一些信息都沒有收集全，更不用說一些組織鑒定、考評資料等等。在招聘人員的時候，對檔案資料的收集也不嚴格，除了一些與身份相關的信息外，其余的一些信息幾乎沒有收集。

1.2 檔案資料信息更新較慢

人事檔案在人事調動的時候起到一個非常重要的作用。它具有很強的動態性。當事人需要隨時對自己的檔案資料進行更新補充，保持最新的信息資料。但是在現實生活中，要想實現信息不斷更新是相當困難的事情。一般人事檔案中的資料包含著畢業情況、入團入黨情況等等，這都是一些過去的資料，但對于工作后，它并不能反映出當事人最新的工作狀況以及一些獎懲情況。由于資料的收集程度比較困難，通常相關的人事工作者都需要較長一段時間才會對資料進行更新，這更是體現出了信息補充以及更新的時間滯后性。

1.3 檔案資料內容可靠性不高

人事檔案是以真實情況為基本前提的，如果失去了真實性，那么它也就失去了存在的意義。一份錯誤的人事檔案資料很可能會造成嚴重的后果，甚至有時會毀了一個人的一生。但是社會上還是有許多人事部門并沒有認識到事情的嚴重性，對檔案資料的審查力度相當寬松，有些造假資料也就被蒙混過關，這是對自己更是對他人不負責任的表現。在一定程度上影響了社會的公平性，如：學歷的謊報、退休時間的核定、社會福利的發放等等。

2 對人事檔案進行信息化管理的必要性的探索

2.1 建立檔案電子信息數據庫，擴大收集范圍

建立一套健全的檔案信息數據庫，能夠很好地擴大信息收集范圍。在要求單位人員填寫檔案資料時，要將一些有用的信息設置為必填項目，盡量保證信息的完整性。不僅要求單位領導及高層要完整填寫，對于小職員也要一視同仁，只有這樣才能建立起完整的信息數據庫，有利于日后的人事檔案的管理。除了一些畢業證書、學位證書等證明資料的收集，人事部的工作人員還要對職員的各個方面資料有一定的了解，并歸集成檔案保存好。

2.2 完善電子信息化系統，提高信息更新速度

隨著人口的不斷增加，人事檔案的管理越來越困難。要想對它進行有條不紊的管理，實行信息化管理是必須要走的途徑。在這個信息化時代里，速度就是它最大的特點。人事檔案管理工作只有借助計算機網絡手段才能跟得上時代的腳步。對于一些大型企業來說，如果還是運用傳統的檔案管理方式，那么所要浪費的財力物力非常之大，得到的效果也不如預期。因此，只有不斷地完善電子信息化系統，定期地對單位內全體成員的檔案信息進行統計并更新，保存在數據庫中，這樣才能實現對信息的及時更新。

2.3 加強審查力度，提高資料的準確性

將電子信息技術融入檔案管理中，可以提高工作的準確性以及高效性。與傳統方式相比，它可以利用現代電子技術的先進性對所填資料的內容進行一個快速的審查，運用互聯網上的信息數據庫對一些有疑慮、不確定的信息進行多次的考察、審核，從而得出最準確的信息資料。并且它工作的科學規范原則在審查力度上，也顯得更加嚴格，在不同程度上體現了公平性，使得檔案資料變得更加可靠。所以，人事檔案管理走向信息化管理是一個時展的趨勢，能夠推動它的長遠發展。

3 結 語

由于我國人口眾多的特點，人事檔案管理工作就顯得愈發重要。目前，它還正處于從傳統向現代過渡的一個初級階段，需要一些時間進行改革。因此，為了推進走向信息化管理，人事部的相關工作人員需要對電子信息技術有進一步的了解，將其更好地運用到檔案管理工作中去，從而使它能夠與時俱進。

主要參考文獻

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文章編號：1004-4914（2012）09-277-02

近年來，隨著計算機網絡技術和現代通信傳輸技術的發展與進步，各種載體形式大量增加，對檔案系統發生了深刻的影響，傳統形式的紙質檔案正在被電子檔案所代替。為適應這一未來檔案工作發展的基本趨向，提高檔案的管理水平，必須加強健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，全面推進檔案現代化，實現人事檔案信息化、數字化，促進醫院人事檔案事業健康發展。

一、電子信息化是醫院人事檔案管理現代化的標志

醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，是人事工作全面、歷史地考察一個人的依據。醫院人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設與發展的必然趨勢，也是人事檔案管理現代化的主要標志。然而，長期以來，醫院人事檔案管理創新滯后于經濟改革。特別是基礎設施差，管理手段落后的問題一直得不到解決。不少醫院沒有單獨的人事檔案室，常和人事辦公室擠在一起。人事檔案存放以紙質文件材料為主要載體。距離無紙化、電子化、網絡化還有一定距離。因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，檔案管理人員的收集、整理、歸類、編目、檢索等工作還一直停留在手工操作階段，以至影響人事檔案材料歸檔整理的及時性與完整性。檔案工作人員由于缺乏電子檔案的管理經驗，嚴重影響了案卷質量和收集效率及檔案利用率。案卷中缺乏反映個人工作能力和實績的動態信息資料，一些職務、職稱晉升、工資變動等連續性信息甚至出現斷檔現象。

實現人事檔案信息化、數字化可以通過數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段的利用，有效彌補以上問題和不足，提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，為醫院領導及人事部門準確提供各類人才信息和用人依據，繼而告別傳統的人事檔案信息的管理與利用的手工方式，實現現代化層面的轉變。

1.完整的保存效果。作為新生事物的電子文件，與計算機技術和通信技術有著密不可分的聯系。與紙質文件相比，其具有容量龐大、利用率高、信息傳遞快、利用價值大的特點。撰寫工具為計算機，存貯方式是磁盤，可以將形成的信息資料原始地、完美無缺地保存下來。醫院應建立以現有人事檔案管理人員為主，各科室輔助配合的電子文檔歸檔制度。充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院人事檔案管理系統.并利用電子信息管理醫院人事檔案。

電子信息化人事檔案管理，最大的優點就是有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，有利于檔案壽命的延長，實現長時期的完整保存。

2.快捷的檢索速度。加強醫院人事檔案信息化建設，是實現醫療事業管理及辦公自動化標準化的基礎，是信息化和現代化的需要。傳統的醫院人事檔案手工操作的管理模式查找不便，既影響檔案資料的準確性和完整性，還浪費人力和時間。實現檔案信息化管理后，從電子人事檔案的生成、采集、驗證、歸檔、入數據庫到檢索查找等一條龍服務可以全部實現自動化操作，完成了人事檔案管理工作向智能化的轉變。同手工操作相比，計算機的數字化管理系統信息存儲量大，運算速度快，計算精度高，可以有足夠的信息基礎實現高效、精確的檢索，可以應對各種復雜條件的精確查詢。既減輕檔案工作人員的重復性勞動，又節省大量人力和時間，有效推動了檔案現代化管理水平的提升。

3.高效的信息流動。要實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化，以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的醫院人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類，盡可能地實現人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等，實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享，進而實現信息的高效率流動,為眾多檔案人員、管理人員及技術人員所共享。

二、電子信息化管理有助管理效能的提高

醫院人事檔案的儲存管理之效能與其管理方式密切相關。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。電子信息化管理具有快捷、嚴密的特點，有助管理效能的提高。

1.一方收集，多方共享。人力資源信息的收集旨在信息資源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。醫院人事檔案信息化建設就是通過先進的檔案管理軟件和現有的辦公網絡相連，以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，從而實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，使檔案管理趨于規范。以考核系統為例，在完成與人事信息系統的連接后，人力資源部可以直接通過網絡系統將考核結果傳發給各個科室，醫療保險系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，醫務、科研、教學及黨、政、工、團系統也可以直接從人事信息系統中收益，從中得到諸多的信息和幫助。

2.服務決策，準確快速。醫院人事檔案材料所具有的專業性、機密性、政治性三大特點決定了它可以為決策者提供有價值的信息參考。譬如，人才的培養和提拔，可以從人事檔案電子版材料迅速提取當事人的學歷、專業、經歷、成果等人事資料，通過準確、全面的相關信息的了解，使決策者作出正確抉擇。

3.節約資源，經濟實惠。人事檔案的電子信息化建設還具有一定經濟意義和節約價值。傳統的管理模式，要想全面完整地保存好檔案資料，需要較大的檔案館庫和設備，需要投入大量的費用和人員，而且需要購置大量防霉、防蟲、防鼠，以及防氧化藥物。利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、光存儲介質及硬盤上，一是可以節約場地和紙張，二是可以節約費用和人員，提高工作效率，使檔案人員從繁重的勞動中解放出來。

三、電子信息化管理需要適應性跟進

醫院的電子信息化管理是一項系統工程，設施、人員及機制必須適應性跟進，在短期內形成一個完整而規范的運作體系。

1.硬件設施的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設的加強，首先需要硬件設施的跟進。醫院在建設醫院信息系統時，應把人事檔案管理信息化一并考慮，統籌安排，進行整體設計；并購置檔案管理硬件設備，建設專用場館，購買空調、檔案密集架和電腦等附屬設施，設置防火、防盜的自動監控系統；還有計算機管理軟件的引進，人事檔案的信息存儲和檢索系統的建立，為人事檔案資源的合理配置和利用、優秀人才的選拔培植創造良好條件。特別是通過高效的科技檔案管理系統的建立，實現醫院人事檔案功能與作用的大幅擴展。

2.人員素質的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設還需要人員素質的跟進。要注重人事檔案管理人員的知識更新，加大對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業務學習和業務培訓。采取在職學習、短期培訓等多種形式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不斷提高檔案人員的業務素質，彌補在職人員現代科學知識和管理科學知識不足的弱點。或引人競爭機制，擇優錄用，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，形成一支懂管理、懂技術的復合型人事檔案管理隊伍。

3.維護機制的完善。隨著醫院人事檔案管理信息化的建設和電子文件人事檔案資料的產生，加之多媒體集成性及其組成和結構的復雜性，難免給人事檔案的建設與管理帶來一系列新的問題，諸如原始性的鑒定、保密方式的創新、設備的維修，以及故障的處理等，都需要妥善處理，以確保其安全可靠運行。

參考文獻：

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如今，辦公自動化已經逐漸完善，企業在人事檔案管理和應用的過程中大部分數據的使用都是用計算機和網絡完成的。這就要求企業的人事檔案管理必須盡快實現信息化、無紙化，只有全面實現檔案管理信息化才能適應企業的現代化發展，提高企業的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統企業的人事檔案管理都是紙質檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網絡空間是無限制的，可以保存大量數據信息，這對保護企業的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業內部管理的必然要求

通過計算機和網絡來完善企業的人事檔案管理，可以節省企業的人力、物力、財力，同時可以節省時間，提高工作效率，有效降低企業的運營成本，進而可以促進企業更好地發展，為客戶提供更加優越的服務。

2企業傳統人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業已經全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業技能，但是其綜合素質較低，無法科學管理、規劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認為檔案管理對企業的發展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優化企業工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業儲備人才，了解人才資源發展的前沿信息。但是在現實環境中，企業檔案管理人員非但不能及時整理現有人員的基本資料，還經常發生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環節。此外，有些企業的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環節，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業領導認為企業的檔案管理工作并不重要，只要提高生產技術便可以全面提高企業的發展。其實不然，企業人事檔案管理對提高企業發展具有重要意義。企業人事檔案管理可以優化企業的資源配置，提高企業人事管理效率，有效為企業吸收優秀人才。但是很多企業并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發揮檔案管理的優勢作用。

2.4信息化管理技術更新較慢

目前，我國部分企業對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業并沒有根據發展需求對檔案管理系統進行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優勢，但是管理系統仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業發展，適應社會發展。然而我國的部分企業雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經常出現問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質有限

企業檔案管理曾經是最容易被企業忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業人員進行操作。這些工作人員要么是企業工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業知識，還要具備相應的計算機和網絡知識。原有的工作人員工作能力已經遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質亟待提高。

3企業人事檔案如何實施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網絡實現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。

3.2建立企業人事檔案的信息數據庫

人事檔案電子信息化的實現，首先需要把館藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由于文件的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現信息資源的網絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區域化共享。

3.3轉變檔案管理人員的意識

在企業人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規范標準，來使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業需要加強對檔案管理人員的培訓

企業積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。

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人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監督和檔案管理等部門，基本職責分工如下：一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案，由會計檔案專管員保管，并辦理會計檔案的調閱、銷毀工作，將達到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門；二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規定予以管理；三是按會計基本制度的規定，由上級行和分管行領導審批，會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。

二、當前人民銀行會計檔案管理模式存在的問題

（一）建立會計檔案的過程復雜，工作量大

人民銀行會計檔案的建立，由接收會計業務原始憑證開始，通過記賬、復核、匯總、打印、審核、簽章、裝訂等流程后，交由檔案專管員按照保管期限進行分類登記、歸檔。整個過程要經過記賬崗、復核崗、事后監督崗、檔案專管員崗等各崗位人員開展大量工作。整個會計檔案建立過程手續繁瑣，且要顧及各環節工作是否銜接、數據是否準確有效等情況。

（二）檔案保管成本較高

按照《中國人民銀行會計檔案管理規定》的要求，保管場所應具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件。因此會計檔案保管部門需要建立專門的會計檔案保管庫房和庫房管理制度，還要保證各方面設備、設施符合會計檔案保管的要求。

（三）查閱及清理效率低，作用發揮有限

紙質檔案的調閱需要專人對照目錄查找翻閱。在入檔不及時、歸類不正確或登記不完整的情況下查閱會計檔案更是耗時費力。而且，目前縣支行的部分會計檔案由上級中心支行事后監督中心集中保管，導致對縣支行開展內外部檢查時該部分會計檔案無法現場調閱，檢查效果受影響。

對于保管期限屆滿的紙質會計檔案，按照現行制度進行清理銷毀。需要由保管部門會同業務部門對擬銷毀的會計檔案進行清理造冊，逐級審批，并邀請紀委、內審、辦公室等部門共同派人現場監銷。由此可見，清理和銷毀流程不但耗時耗力，還隱藏風險。

（四）會計檔案管理未與核算系統升級同步，磁介質和光介質檔案調閱難度大

人民銀行現階段管理大部分磁介質和光介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，調閱磁介質會計檔案需要在特定的、舊的運行環境中進行。但是，隨著應用系統版本的升級、換代、更新，部分磁介質會計檔案已無法調閱，失去了會計檔案管理與有效使用的真正意義。

（五）會計檔案管理工作的監督檢查流于形式

會計檔案是會計工作檢查的一項內容，但基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中，存在只查看登記簿的建立或檔案的裝訂、整理等情況，對于檔案的歸類是否正確，歸檔是否及時、全面、實物與賬簿核對是否相符，是否具備安全措施等檢查得較少，造成監督管理的漏洞。

三、會計檔案電子化管理的優越性分析

所謂會計檔案的電子化管理即將會計檔案管理的對象由傳統的紙質檔案為主的管理，轉變為對記錄會計業務活動的各類會計業務電子資料在計算機及其媒介質上的管理。與傳統的會計檔案管理模式相比較具有更大的優勢，也更能適應當前會計核算發展的需要。主要體現在：

一是簡化了會計檔案建立和歸檔的流程。當前人民銀行的各類會計核算系統基本上均具有對憑證或報表等會計資料進行匯總、導出和保存的強大功能，以前需要手工編制或打印的會計資料可以直接在各類系統中進行生成并電子化保存，紙質的原始憑證也可以通過掃描儀等電子設備進行電子化。與傳統的會計檔案建立方法相比較，各類電子會計檔案資料的建立流程更為簡捷高效，減少了很多中間環節。

二是降低了對會計檔案保管環境的要求。會計檔案電子化保管后，需要保管是只是存有各類電子會計檔案的計算機或計算機媒介質，空間大幅度壓縮，除了便于攜帶和傳輸外，對保管環境要求明顯降低，更有利于在防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等環節加大投入，提高保管水平。

三是提高了會計檔案查閱和清理的效率。電子化管理的最大優勢在于提高了查閱和清理效率。內外部檢查人員得到合理的授權后，通過對合理歸檔后的電子會計檔案在計算機設備中進行操作，調閱會計檔案變得異常便捷高效，也更便于檢查監督。同樣，清理電子會計檔案只需要在計算機中進行有條件的簡單檢索，就能夠輕易找到符合保管期限屆滿或其他條件的會計檔案，極大的提高清理效率。

四是符合當前綠色、低碳辦公的趨勢。紙質檔案的在形成、收集、整理、查閱等階段需要耗費大量的紙張，以及占用打印機、裝訂機、復印機等設備耗材，并且這種投入是持續的，所需財務費用在辦公經費中的比重有不斷擴大的趨勢，加大了央行履職成本財務壓力。實行會計檔案進行電子化以后，只需要一次投入，后續只有零星維護費，具有低碳、綠色、可持續使用的明顯優勢。

四、會計檔案電子化管理的可行性探討

隨著計算機科學技術的不斷發展，人民銀行的會計核算已基本脫離手工處理的階段，各類業務系統功能日趨完善，為會計檔案的電子化管理提供了可能性。

（一）結合實際開發切實可用的會計檔案電子化管理系統

開發建立人民銀行會計檔案電子化管理系統是人民銀行會計檔案電子化的先決條件。會計檔案電子化系統應具備與管理實物會計檔案同樣的功能，同時要克服以往磁介質會計檔案未與會計核算系統升級同步，調閱難度大的問題。可以將需要建立檔案進行保管的會計資料通過現有的會計核算系統類似導出、保存或打印接口以文本或電子表格的形式進行導出或掃描，再上傳至會計檔案電子化管理系統中，從而解決磁介質會計檔案未與會計核算系統升級同步無法調閱的問題。對于外來的會計資料如紙質憑證、報表等，可以通過掃描設備進行電子化后，再上傳至會計檔案電子化管理系統中進行管理。由總行或省會中心支行集中管理會計電子檔案的數據庫，基層行負責對本級核算單位的會計檔案按要求進行采集、歸檔。

（二）修訂完善現行會計檔案管理制度

隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的發展，會計資料的內容、形式也發生了較大的變化，需要以新的規章制度予以規范指導。會計檔案電子化管理同以往的會計檔案管理模式比較，檔案的建立、歸檔、調閱、清理等管理方式均發生了較大變化。要相應修改完善人民銀行的會計檔案管理制度，并建立會計檔案電子化管理系統內控制度、操作流程、應急預案等，以適應會計檔案電子化管理的要求。

（三）加強會計檔案的安全認證及保密管理

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1 人事檔案管理的目的和意義

進入二十一世紀，社會生產力迅速發展，科學技術突飛猛進，人們對信息的認識不斷提高，各種管理的信息量日益增長，對信息的處理要求越來越高，致使傳統的紙質、手工等信息處理手段和方法，遠遠滿足不了現代管理的需要。

為切實減輕人資部工作壓力，人資部要求對全局約9000人員的檔案信息實現檔案無紙化管理，自動記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現代信息技術和管理理論，建立企業信息管理系統是每個企業的重要趨勢，在企業管理中，人力資源是企業最寶貴的資源，也是企業的“生命線”，因此人事管理是企業計算機信息系統的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實現電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統的實現可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理的實際功能

2.1 功能結構圖

如圖1所示。

2.2 用戶登錄

功能：用戶登錄人事檔案管理系統。系統啟動后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統后，根據分配好的權限，可以進行一定的操作。

操作：系統啟動后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統。系統會根據為用戶分配的權限，顯示對應的功能菜單，用戶可以操作該功能。

2.3 檔案管理

檔案管理模塊中有5個子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數據修改及刪除的權利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。

檔案的電子化查閱，去年省公司已經組織將在職人員檔案進行了電子化掃描，本次制作系統時計劃將系統與掃描件進行關聯，對于簡單的檔案查閱可無需調用檔案，直接在系統中查閱復印件。

2.3.1 人員建檔

建立及維護人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導入檔案信息的功能。系統可以上傳掃描件，一個人員的檔案信息可以關聯多個掃描件。

2.3.2 檔案查閱

將所有人員建檔后，可以進行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實現在系統中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢人員信息，包括查詢人、查詢時間、備注信息等。

2.3.3 檔案借閱

檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時間，預計歸還時間，借閱人聯系電話等。

檔案借閱除管理員賬號權限外，還需輸入借閱密碼方可進行操作。

2.3.4 檔案歸還

管理員拿到歸還的紙質檔案后，需要在系統中進行檔案歸還。先根據ERP編號，檔案號，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進行歸還操作。需要記錄歸還時間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態

檔案歸還除管理員賬號權限外，還需輸入歸還密碼方可進行操作。

2.3.5 借閱延期

借出檔案逾期未還時，系統可以進行借閱延期，延期需要有負責人審批。

2.4 檔案查詢

檔案查詢模塊中有5個子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對應檔案管理中的各個模塊。

2.4.1 檔案查詢

功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號等信息進行快速查詢。

在查詢框中輸入規定的范圍即可查到相關的人事信息，當查詢的條件填寫完畢，點擊查詢按鈕，頁面會顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認為員工檔案基礎信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個人簡歷等掃描資料。

2.4.2 查閱記錄查詢

功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及查閱時間等信息進行快速查詢。

在查詢框中輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，頁面會顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進入人員檔案的詳細信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細資料。

2.4.3 借閱記錄查詢

功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及借閱時間等信息進行快速查詢。

2.4.4 歸還記錄查詢

功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號及歸還時間等信息進行快速查詢。

2.4.5 借閱延期查詢

功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號及延期時間等信息進行快速查詢。

3 結語

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一、引言

人事檔案記錄了員工的個人經歷、學歷和思想品德的情況，是員工獎勵、懲罰的有力證據，真實反映了員工的社會活動和工作情況。人事檔案是企業用人單位評價員工的重要標準，對員工的未來發展狀況起著重要的作用。而信息化建設應用于地質部門的人事檔案管理是人事管理的一個新課題，因為電子化的信息管理不僅大大減輕了勞動力，為企業節省了大量資金，而且促進了工作效率。地質部門的人事檔案資料涉及到企業的精神面貌，與各個不同的專業信息系統都密切相關，因此，怎樣抓住信息化建設給地質部門帶來的機遇，充分利用好信息化的人事檔案管理是地質部門人事管理工作者要研究的重要課題。

二、信息化建設在地質部門人事檔案管理中的優勢

1.電子化檔案的保存，減輕紙質檔案保管的壓力

人事檔案的紙質資料成千上萬，需要騰出大量的空間進行保存且不易保存，受天氣的影響較大，容易因室內溫度或者濕度不適而引起紙質人事檔案資料褪色、變質；放在倉庫里的紙質人事檔案資料容易瘦老鼠、蟲子等有害生物的侵襲而損失掉一部分重要資料。而電子版的人事檔案管理是通過計算機輸入保存的，不受天氣和有害生物的侵襲，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事檔案資料的原始資料，而且電子化檔案大大節省了保存的實地空間，為企業節省成本和空間，減輕了紙質資料保存的壓力。

2.減輕檔案管理人員的壓力，提高工作效率

人事檔案管理實現信息化有利于有關工作人員能夠隨時對變動的人事資料進行及時的更改，快捷的文檔輸入有利于工作人員對人動及時實行動態管理，減輕了工作人員的工作壓力，節省了人力和時間。人事檔案的信息化能夠對表現好的地質工作人員及時的記錄，也能記錄工作欠佳的工作人員的某些過失，檔案管理員經過簡單的輸入并保存后，再把資料規范化、流程化，在這一過程中將人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等，改變了從前以手工操作為主的繁瑣工作，使人事檔案管理工作變得人性化、現代化，提高了地質部門檔案管理人員的工作效率，節省了人力資源和寶貴的時間。

3.方便查詢人事檔案信息

在地質部門領導作出人事調整的決定之前時，他們往往需要查詢有關人事檔案資料以便篩出合適的人選，而信息化的人事檔案管理則可以幫助領導快速查詢有關信息。信息化的人事檔案管理是通過高級的計算機技術來進行管理的，它具有快速檢索、高級檢索等多種綜合查詢方式，既可以快速地得知紙質檔案的存放情況，又能及時獲取人員的簡歷、出勤情況、獎懲情況等基本信息。地質部門的人事檔案管理擺脫了傳統的查詢方式，方便了地質部門領導查詢有關人員的信息，為他們做出正確的決策提供一個可靠的參考條件。

三、人事檔案信息化的實施方法

1.收集整理好人事檔案原始資料

只有做好人事管理的基礎工作才有可能有效實現人事檔案信息化。人事檔案管理人員要從基礎做起，收集好地質工作人員的基礎資料，定期對他們的最新情況進行跟蹤記錄，再對收集好的資料進行歸類、整理，確保人事檔案管理的第一步具有真實性。這是以后評價地質工作人員的一個重要依據，檔案管理人員必須認真對待第一步工作，絕不能出現作假的情況。

2.配備計算機等硬件設施

要實現人事檔案的信息化管理，有完善的硬件設備是必不可少的。地質部門的人事管理要配備好計算機、打印機、數碼相機、掃描儀、光盤刻錄機等來對地質部門的工作人員的人事檔案進行電子化管理，使紙質資料轉換為電子化檔案管理資料以便保存。

3.建立電子人事檔案

通過紙質的分類掃描之后對數據進行入庫建檔管理可以實現建立電子人事檔案。存檔人員和派遣人員持電子檔案后，有了唯一的與其檔案材料對應的代碼，即電子檔案的代碼只有需要查詢人員檔案信息的有關用人單位才可以進行信息查詢。因此，電子人事檔案為用人單位和人才提供了便捷、誠信和權威的服務，使“死檔案”、“黑檔案”變成了“活檔案”。例如，有些人對檔案的重要性認識不清晰，他們認為既然被地質單位聘用了，那么人事檔案便無用處了，于是他們把自己的檔案放到單位后不聞不問，使檔案成為了“黑檔案”，但是地質部門對工作人員的學歷要求很高，并要求他們有一定的道德，電子人事檔案就為地質部門對工作人員的了解提供了一個很好的機會，電子檔案的建立和使用有利于提高他們對人事檔案的認識，有助于檔案的查詢，有利于盤活檔案資源。

4.利用專業管理軟件建立數據庫和電子檔案

要有效實現人事檔案信息化，離不開通過專業管理軟件以建立人事檔案數據庫，對變更的人事動態進行及時的更新，使人事檔案信息的查詢和統計分析實行日常的電子化管理。第一，地質部門的企業要在市場上選擇較為成熟的數據庫管理軟件，當然有能力的企業還可考慮研發該類軟件，這種軟件應當具備以下功能：電子檔案管理，包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關檔案的借入及借出登記、檔案轉出處理等；人事信息的管理，包括信息輸入、修改、查詢、能自動對數據庫的信息生成相應的花名冊等基本功能；第二，要依據數據庫的特點設計動態信息收集的流程、規范收集的內容，保證數據的準確性和及時性，只有通過設計具有以上特點的數據庫才能滿足地質部門檔案管理人員對電子檔案的有效管理，減少他們對檔案管理的時間，提高他們工作的效率，對地質部門的工作人員起到監督的作用；最后，人事檔案管理人員還要對信息數據庫進行系統備份和數據備份以確保系統的規范運行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，做到人事檔案管理所具備的謹慎性。另外，要注意人事檔案與其他資料實行物理訪問和存儲的隔離，以保證人事檔案的資料的真實性受到其他資料的干擾造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

5.建立人事信息網絡化平臺

可以通過建立人事信息網絡平臺對有關人事信息進行必要的共享。例如，有些領導要及時了解某位員工的表現情況，而該領導有無法馬上直達地質人事部，這是檔案管理人員就可以通過網絡共享來為有需要的領導提供第一手資料以便領導對員工進行基本的了解，這樣可以減少很多流程，節省很多時間，提高了信息的時效性。需要注意的是，人事檔案管理人員要根據信息的內容和相關要求，對各種資料進行加密級別的設定，對不同的用戶授予不同的權限。

四、結束語

綜上所述，地質部人事管理信息化是不可阻擋的潮流，也是當前地質部門發展的需要，地質部門要認識到人事信息化的重要性，并利用好現代科技和信息化的各種優勢完善地質部門的人事檔案信息，促進對信息化人事檔案資源的開發和利用。檔案管理人員要遵循相關的規定，加強對人事檔案信息的管理，為地質部門在人才利用、高職聘用等方面提供第一手準確、真實的資料，為地質部門的發展和進步作出巨大的貢獻。

參考文獻：

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人事檔案管理，人們還存在認識上的偏差

在實際工作中，有的領導將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻重視不夠，他們未能充分認識到人事檔案潛在的人才信息價值。而人事檔案管理人員“軟件不硬”被動服務狀態也很普遍。人們的輕視檔案意識對人事檔案管理成為不利的因素，在實際工作中，應得到領導的足夠重視和支持。

拓展事業單位人事檔案管理的途經

（一）推動人事檔案管理的社會化

隨著檔案社會化服務功能的廣泛拓展，檔案走向開放，檔案不再僅僅是少數人利用的工具，而為傳承社會記憶而存在，“以人為本，服務至上”的理念為檔案的社會化提供了有力的保障。針對市場經濟中勞動力的自由流動，目前我國社會中出現的擅自扣檔、以檔案要挾人才等不良現象不僅限制了人才流動，而且對人事檔案工作的開展產生了很大的阻力。因此，個人人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理是一個好辦法，但代管的檔案幾年不動、不能更新內容、不能流轉等問題，有待進一步地改進和完善。

1.人事檔案應適應社會管理要求。目前，領導干部的檔由組織部管理，一般干部的人事檔案由人力資源和社會保障部門管理，外來人員的由中介機構代存，分頭領導和管理的情況，已不能適應迅速轉化的人員角色的需要。因此，為了解決人事檔案管理“分散多頭”的問題，應當建立一個集中的人事檔案保管機構。

2.管理機構的設置應滿足現實需要。隨著我國社會主義市場經濟的縱深推進，社會流動人口越來越多，人員互配和交流越來越頻繁，過去由用人單位管理的人事檔案，存在著“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節”等現象，已不能繼續滿足現實需要。建立健全事業單位行業聯網的人事檔案社會化管理機構，便于人事檔案信息的整合與網絡傳遞。管理機構的設置，也可以是跨區域的集團，規模與數量完全由市場決定，在優勝劣汰中接受市場選擇，但它們仍然要接受組織、人事和社保門部、檔案部門的監督與管理。

3.優化管理職責。人事檔案社會化管理機構的設立，是建立人事檔案社會化開放式的重要組成部分，有助于推動各個單位人事改革，推動聘用制，而且十分適合目前流動人員大幅度增長的現狀。其新職責是：

（1）配備符合規定的軟硬件設施，按照相關規定確保人事檔案質量，保護人事檔案信息安全和被正當使用。

（2）對于流動人員檔案，應建立與當事人相聯系的機制，有條件最好能應用身份追蹤軟件，利用網絡技術提高工作效率。

（3）對人事檔案的收集和補充要做好登記工作，以便檢查核對，及時對失去價值的靜態材料進行鑒定、削減，這樣才能使檔案信息更加明朗。

（二）促進人事檔案管理的現代化

人事檔案管理，是我國全面建設小康社會的重要組成部分，其管理的目標和層次也要達到效率型和節約型，這樣就要求人事檔案管理成本的最小化和人事檔案管理水平和質量的最優化。計算機、多媒體及網絡技術以其存儲數量大、占用面積小、檢索速度快、交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優勢當仁不讓地成為實現人事檔案社會化管理的現代化手段。

1.人事檔案管理電子化。人事檔案管理的現代化的前提，是實現人事檔案的電子化。目前，雖經過試點和全面推進了人事檔案管理的電子化，但有些單位僅停留在較低的水平上，仍保留原有的紙質檔案。為了緩解人事檔案所存在的制度困難，應大力推進人事檔案管理電子化，確實做到采集真實、管理規范、節約成本、減少風險、建構社會信用系統。

2.人事檔案信息標準化。人事檔案社會化管理的目標這一，就是整合人才信息資源，而整合的手段就是通過系統軟件支持，實現在統計、查詢、利用等功能。因此，應建立健全各級機構統一的計算機軟、硬件環境，實現人一檔案信息形成、存儲、交換的標準化。

3.人事檔案信息網絡化。人事檔案網絡化，是人事檔案電子化之后，在不違背檔案保密規定的基礎上，充分利用網絡優勢，實行人事檔案信息資源異地共享。這樣，能夠最大限度地發揮人事檔案對社會、組織和個人的價值，為人事檔案管理和我國人才政策、人才戰略的制定提供周到的服務。

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（一）云計算

“云”是計算機群的一種形象表達，其是建立在計算機互聯網基礎上的一種計算方式，對于網絡上所呈現出來的較為分散的布局建立起來一種新型的基礎架構。通過云對于本地計算機資源進行整理，是通過互聯網將本地計算機的瀏覽器以及操作系統接入到云中，采用云計算方式展開各種服務項目。這種網絡連接模式不會受到時空的限制，只要需要調用云中的信息資料，可以隨之使用個人電腦或者手機接入到云上面，而所有的操作并不需要掌握專業性技術，就可以在網絡上完成。

（二）云計算在人事檔案管理中的應用

從網絡技術上來講，使用云計算進行人事檔案管理，依賴于云計算的優勢，能夠解決現代信息化管理的各種弊端。人事檔案管理通過互聯網絡進行信息化管理，是對于分散的人事檔案重新整合到指定的數據庫中。但是，隨著人事檔案管理的覆蓋面擴大，功能性也逐漸增強，導致數據庫的存儲功能存在著局限性，很難實現集成化管理模式。云計算，是對于計算機網絡建立一個統一的入口，本地計算機通過這一入口就可以接入到云中，而在本地計算機的人事檔案管理工作也轉向了云端完成。人事檔案信息在轉入云端之前，要進行數字化處理，隨著各項服務，諸如信息檢索等等也隨著轉移到云端。有關人員要查詢有關人事檔案的信息，只要使用可以接入網絡的移動設備，諸如智能手機等等，就可以接受與人事檔案有關的服務。如果此時需要調用檔案信息，或者是提取檔案，則可以通過網絡提出調用請求，經過驗證之后，就可以將相關的業務處理完畢。可見，采用云計算進行人事檔案管理工作，不但降低了成本，而且提高了服務效率。

篇12

國有企業人事檔案管理存在的問題

國有企業人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識不強。國有企業普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業把精力和資金主要投向生產經營、產品銷售、樹立企業形象上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導致了國有企業人事檔案管理工作不健全，缺乏科學性、先進性，利用率低，且仍有很多國有企業的人事檔案管理還停留在經營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

國有企業人事檔案內容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應新形勢的發展。檔案記載的個人歷史材料較多，現實材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業績的材料卻沒有收集進來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整、統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。隨著我國社會主義人才市場的完善，國有企業的用人機制更加靈活，短期招聘、勞務用工的情況紛紛出現，國有企業往往忽視這些人員的檔案材料管理。

國有企業人事檔案管理不適應新時期的發展要求。在數字化、網絡化、信息共享的社會中，國有企業人事檔案的管理手段明顯落后，不適應現代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性，導致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位。有的企業違反規定，把人事檔案當成普通郵件寄送，不通過機要交通轉遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發展，也不利于國有企業人事檔案的規范化管理。

國有企業人事檔案管理的改革和發展

（一）對國有企業人事檔案進行信息化管理

傳統的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優質的檔案利用服務是檔案工作發展的必然趨勢。國有企業人事檔案部門要努力創造條件，實現檔案信息管理現代化，促進檔案信息的開發，提高人事檔案的利用價值和工作效率。將國有企業的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網絡以及優秀人才庫，利用計算機對人事檔案進行信息儲存，對于正式職工、短期聘用人員、勞務人員等分別進行編號并且管理，從而方便查找。

（二）對國有企業人事檔案進行動態管理

在人事檔案的收集上要及時、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；人事檔案的借閱應注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應及時、準確、全面，尤其應注意對人事檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。建立企業的優秀人才庫，對于各類具有專業技能證書及資質的職工，分類錄入到優秀人才庫中，這樣使國有企業在選拔和任用員工的時候，更高效便捷，從而充分發揮人事檔案的作用。

（三）電子文件的整理與歸檔工作

做好電子文件的整理歸檔是提供企業人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現，特別是企業信息網絡的應用，對企業檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉變和管理模式的變革，也是提高企業檔案管理水平，充分發揮企業檔案信息效用的極好機遇。電子文件的運用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計算機網絡進行，大大提高檔案管理工作的質量和效益。

（四）加強對國有企業人事管理人員的培訓

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做好新時期人事檔案管理工作,使之適應市場經濟的要求,結合我國人事檔案管理的現狀，應從兩個方面入手；一是完善規范傳統的以機關、企事業單位為單位的人事管理方式,使之更加規范化和標準化;二是探索區域性人事檔案管理中心的管理方法,實行人事檔案開放式管理。具體措施為：

1、加強黨的領導，強化檔案意識

我國延續多年的人事檔案管理制度對我黨、我國的干部隊伍和員工隊伍建設發揮了積極的不可替代的作用，面對改革開放新形勢，雖然傳統的人事管理制度出現一些不適應，這并不意味著可以不要或弱化人事檔案管理，相反而是要進一步完善、進一步改進。通過引進現代化管理手段，探索并實行新的管理模式，使之更加完善，科學，以適應社會主義市場經濟的要求。所以，我國黨政機關、企事業單位領導要高度重視人事檔案的管理，堅持黨管干部的原則，加強黨對人事檔案工作的領導，加大《檔案法》的宣傳貫徹力度，提高全體工作人員的檔案意識，明確檔案工作的地位和作用；落實檔案室硬件配備，搞好檔案工作人員的業務培訓，把人事檔案管理工作切實落到實處。

2、嚴格管理標準，規范管理程序

在我國多數企事業單位，人事檔案管理相對于其他檔案管理還是比較被重視和正規的，但嚴格來講，按照高標準要求，仍達不到標準化、規范化要求。嚴格管理標準，規范管理程序。就是在認真執行檔案管理一系列規章制度的同時，重點解決目前存在的較普遍問題；一是干部、員工個人應入檔的信息資料要按規定時間、規定程序進檔，并做到及時、無遺漏、無丟失；二是整理人事檔案，要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》要求，做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用。三是在記載內容上，切實從人力資源管理和利用的角度出發,把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、個人信用、職業培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去,突出個人能力的發展,提高人事檔案信息的利用價值，進而實現檔案管理的標準化和規范化。

3、創新管理模式，促進開放搞活

探索區域性人事檔案管理中心的管理模式，區域性人事檔案管理中心,就是建立保管包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心。并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用,使其更好為現代化建設服務。以適應我國用人制度開放搞活帶來的人才流動快、流動量大、檔案信息公開透明、人才競爭公開透明的需要，實現全國檔案信息的直接交流。克服傳統人才管理模式中檔案信息封閉，檔滯人流的弊端，促進整個社會人才資源的合理配置。在操作上,形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個人或其員工的人事檔案,由單位及時補充新材料,用工單位可利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘人才,人事檔案管理中心通過保管、提供、利用乃至信息開發等眾多職能,實現檔案管理和服務。