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一、對個人信用征信機構的規制②

個人信用征信機構，指經有關部門批準成立的，專門從事采集、存儲、加工處理信用信息，提供信用檔案和其他信用咨詢服務的組織。它是獨立于信用交易雙方的第三方，具有中介性質。

目前，我國現有的法律體系中，對征信機構的管理，以地方政府規章或部門規章為主，尚沒有法律位階較高的專門法對征信機構的從業資格、經營范圍進行監管。征信機構設立無序、混亂。筆者認為應從以下方面對征信機構的義務做出規范。

1.尊重個人信用檔案主體權利的義務

征信機構應充分保障公民對自己的個人信用檔案信息的知情權、異議權。這在《條例》中也有所規定，“第四十條 信息主體認為其信息存在錯誤、遺漏的，有權向征信機構提出異議，要求更正。征信機構應當按照國務院征信業監督管理部門的規定受理異議申請，并在收到異議申請之日起20個工作日內完成對異議信息的核查和處理，書面答復異議申請人。個人提出異議申請，征信機構未按照前款規定辦理的，該信息主體有權以書面方式要求該征信機構一次性刪除其全部信息。”但是《條例》中缺少了對征信機構通知、確認等義務的規定，通過立法要求征信機構記錄信息主體不良信用信息時，即負面信用信息將被列入‘黑名單’時，征信機構應通知本人，并核實信息的真實性、完整性與準確性。美國信用檔案管理中，對于負面信息入庫，一般會有2-3次的友情提醒。

2.對個人信用檔案信息規范化管理的義務

在個人信用檔案信息收集時，首先須有特定的、合法的目的，并且需要依照法律規定的途徑和方式進行，不得以欺騙或其他違反法律規定的手段取得他人信息。《條例》中第十五條也體現了“合法收集的原則”，但是卻沒有對“限制收集”做出明確的規定，應盡快完善。限制收集是指，將需收集的個人信息限制在最小的范圍內，盡可能不收集或者收集最少的個人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原則。

在個人信用檔案使用時應采用限制原則。征信機構利用個人信用檔案，應通知個人信用檔案主體，并征得個人信用檔案主體的同意，法律規定的除外。征信機構還應對信用檔案申請使用者的身份、使用目的進行嚴格的把關，以保證信用檔案的使用在法律規定的范圍內。這在《條例》中也有所體現。

《條例》第十七條規定，征信機構對所收集的信息應當客觀、及時進行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并應當采取必要、合理的措施以確保信息的及時更新。這正是征信機構保障個人信用檔案信息準確性、真實性的義務。信用信息真實、準確是個人信用檔案發揮作用的生命線。因此征信機構在收集信用信息時，就應按照法定的程序征集、審查，制定相關的內部操作機制與校對機制，保證信用信息處理前后一致。

《條例》第二十三條規定，征信機構應當建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查詢內部分級管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用過程中確保信用信息不被泄露。征信機構的工作人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自查詢或越權查詢該機構擁有的信息，不得泄露在業務工作中獲悉的信息。這對征信機構的安全保護義務起到很好的法律規范作用。

3.保持獨立、公正的義務

信用信息對個人關系重大，信用信息的公正性就顯得尤其重要。如果征信機構受某種利益的左右，信用檔案信息失去了公正、客觀性，不僅不能服務于社會，提高經濟運行效率;相反還會貽害于人，成為擾亂市場的一個根源。因此，征信機構作為獨立于市場交易的第三方，應客觀、公正地收集信用信息，提供信用信息服務。不應受到除法律以外的政府、企業或個人的干涉。《條例》中對于這點并沒有提出，筆者認為在總則或征信機構的一般規則中應有所體現。

二、對個人信用檔案主體的保護

個人信用檔案主體，就是指其信用信息被征信機構收集、處理和利用的人，即被征信人。對于個人信用檔案主體的稱呼，美國使用的是“消費者”，而歐盟使用的則是“數據主體”。一般而言，個人信用檔案主體應當為個人(即自然人)，而不包括法人或其他組織。

整個信用檔案管理流程是圍繞個人信用信息展開的，個人信用檔案的建立又是以個人信用信息在一定范圍內公開為前提的，因此不可避免地會涉及到個人信用檔案主體的隱私問題，這也是個人信用檔案立法的焦點。《條例》對個人信用檔案主體的保護，從“總則”中的基本原則到“分則”中的具體規則都有體現。但是筆者認為《條例》對于個人信用檔案主體的保護是不全面的，隨著個人權利空間的逐步拓展和權利種類的漸趨細化，與個人信用檔案有關的個人權利不僅包括隱私權，還有可能涉及個人的信用權、自由權、姓名權、名譽權等多種人格權。因此應充分明確個人信用檔案主體的信息權。

為了有效規避公民信息在經濟社會中可能受到的侵犯，我國個人信用檔案立法應強調個人信用檔案主體享有以下信息權利③:

個人信用信息同意權，是指個人信用檔案主體決定其信息是否被該征信機構征收，基于何種目的、以何種方式在什么范圍被處理、利用的權利。《條例》也規定除了行政機關、司法機關以及法律、法規授權的具有管理公共事務職能的組織已經依法公開的信息和其他已經公開的信息外，征信機構收集、保存、加工個人信息應當直接取得信息主體的同意。

個人信用信息知情權，是指個人信用檔案主體有權知道其信用信息處理情況。個人信息知情權是實現個人信息權其他方面的基礎，因為只有個人信用檔案主體才會對自身的信息存在高度的敏感性，最容易發現個人信用信息中的錯誤，能積極主動更改錯誤信息和已過時信息，從而保證收集和使用信用信息的準確性和完整性。《條例》第三十九條中的“信息主體有權按照國務院征信業監督管理部門的規定向征信機構查詢自己的信用檔案。信用檔案應包括信用信息、信用信息來源和信用信息查詢記錄”正體現了這一點。

個人信用信息更正權，是指個人信用檔案主體發現其信用信息不正確、不完整、未更新，可要求有關征信機構更正、補充的權利。個人信用信息更正權的賦予，既是個人信用信息知情權演繹和發展的必然邏輯，也是實現對個人隱私權保護的有效制度安排。

個人信用信息刪除權，是指個人信用檔案主體要求征信機構刪除其信息的權利。在個人信用檔案管理中，對確認為錯誤的信息，征信機構非法儲存、超范圍儲存、逾期儲存個人信用信息的，個人信用檔案主體均有權要求予以刪除。

應該說《條例》中以上規定對公民的信息更正、刪除、保密權的保護是比較完善的，但是對異議處理完畢以后除了書面答復個人信用檔案主體外，還應免費提供一份信用檔案，以保證個人信用檔案主體了解自己的異議處理的最終情況。

個人信用信息救濟權，當個人信用檔案主體的權利受到侵害時，應獲得事后的民事、行政、司法上的補救。《條例》第四十一條規定，信息主體認為征信機構、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法權益的，可以向國務院征信業監督管理部門投訴。救濟制度可以啟動個人信用檔案主體對征信機構、信用信息提供者、信用檔案使用者的監督程序，使我國對個人信用檔案主體的保護制度更加完善。

個人信用信息封鎖權，是指個人信用檔案主體對其信用信息的準確性向征信機構提出異議，在異議未解決期間，個人信用檔案主體有權要求征信機構以一定方式暫停信息繼續處理和利用。另外，當雙方對信用資料的正確性發生爭議，征信機構又無充足理由證明的情況下，也必須對該信用信息進行封鎖，不能予以提供。這是《條例》中所欠缺的，筆者認為有必要增加。個人信用檔案信息的封鎖權可以保障異議處理期間，公民的合法權益。

三、對信用檔案信息提供者的規制

個人信用檔案信息提供者，是指為征信機構提供其掌握的關于公民的信用信息的社會組織或個人，如銀行、保險公司，公共服務部門(如水、電、氣)等。

信用信息的正確性、及時性、完整性很大程度上依賴信用信息提供者的行為規范，但我國對于信用信息提供者約束的法律條款少之又少。對于征信法律關系中重要的當事人之一，如何對其行為進行規范，明確其法律責任，是一個值得深入探討的課題。

筆者認為，信用檔案信息提供者的義務應包括類似于征信機構義務的方面，因為他們都涉及到信用檔案信息的傳輸環節。要保證信用信息的準確性、完整性和及時性，對信用信息保密，應當告知信息主體該信息特定的提供對象和提供該信息可能產生的不利后果，并取得信息主體的書面同意等。

四、對個人信用檔案使用者的規制

個人信用檔案使用者，是指利用征信機構為其提供的個人信用檔案進行授信、雇傭等活動的個人或機構。當前社會中，信用檔案使用者往往也正是個人信用檔案信息的提供者，如諸多的商業銀行、保險公司。

筆者認為，個人信用檔案信息使用者的義務主要應該有④:

一是使用目的限制。個人信用檔案信息的使用者，只有在法律允許的范圍內或取得個人信用檔案主體的授權后才可使用。

二是信用檔案信息來源披露義務。信用檔案信息使用者根據信用檔案信息，做出不提供服務或拒絕交易的決定后，有義務以口頭或書面的形式，告知個人信用檔案主體關于做出決定的依據或原因，并且提供出具信用檔案征信機構的聯系方式，還應清楚、全面地告知個人信用檔案主體提出異議的權利和途徑，這樣一方面有利于信息主體及時向征信機構查證征信機構所收集的自身信息的準確性、全面性和及時性，另一方面還可以及時發現和制止某些不法行為，如身份盜竊行為。

《條例》對信用信息使用人也進行了使用限制，并規定了侵害的法律責任。但是對使用范圍定位的缺失，不能不說是一種缺憾。筆者認為，應出臺相關的法律法規對信用信息披露進行約束，可將個人信用檔案信息的披露限制在以下方面:

一是金融機構、保險機構等向公民提供相關業務服務時，調查其信用狀況，以判斷其支付能力與償還能力;二是有關政府機構做出行政許可時的調查;三是潛在雇主需要了解個人誠信情況，以便做出是否雇傭的決定;四是個人信用檔案主體申請查詢本人的信用記錄或授權他人使用;五是法律、法規規定可以披露的。

注釋:

①吳國干.個人信用征信基本法律關系探略[J]. 湖北社會科學，2008(8):131-134.

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三是有些沒有交納養老保險金的破產企業職工檔案仍在原單位保管。由于破產后人心惶惶，留守人員根本沒心管理。有的放在麻袋里，有的鎖進鐵柜里，沒有安全保護措施。還有的流放到個人手中，個人檔案丟失現象屢有發生，影響職工辦理各種保險及退休手續，給社會帶來了不安定因素。

四是在各單位中，職工檔案管理基礎設施較差，保管條件落后，管理水平較低。職工檔案大部分沒有專門庫房，放在辦公室的柜子里，有的還是木柜。沒有防火、防盜、防潮等安全設施，沒有空調、去濕機等設備。管理基本以傳統的手工操作為主，缺乏利用現代化技術設備。

五是檔案內容缺失現象比較嚴重。由于歷史原因，現存職工檔案內容反映個人經歷、家庭情況及社會關系的材料多，反映歷史材料多，而反映職工個人特長、能力、性格、誠信等的材料少。特別是有的缺少招生錄用審批表、合同、協議等要件，影響到職工辦理各類保險。

六是轉遞手續不健全。職工個人隨意帶走檔案，調轉無回執。有的企業負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案，使職工辦不了調動手續，侵害了職工的切身利益。有些職工為了跳槽，放棄了檔案，導致了大量死檔案的產生。

針對職工檔案工作面臨的新情況、新問題，遼寧省檔案局與省勞動和社會保障廳密切合作，自2004年以來，先后聯合印發了《遼寧省企業職工檔案管理暫行規定》(以下簡稱《暫行規定》)、《(遼寧省企業職工檔案管理暫行規定)補充意見》(以下簡稱《補充意見》)及《遼寧省企業職工檔案管理機構資格備案辦法》(以下簡稱《備案辦法》)，進一步健全了全省企業職工檔案管理法規體系。對全省企業職工檔案管理工作的規范化提出了具體要求，在全省企業職工檔案管理的重點和難點問題上取得了新進展。

1、明確了管理機構。用人單位、勞動保障機構、失業保險經辦機構、社會保險經辦機構，被確定為職工檔案管理機構，由勞動和社會保障部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

2、健全了管理體制。明確了用人單位、勞動保障機構、失業保險經辦機構、社會保險經辦機構在檔案管理工作的職責，四個部門各司其職，齊抓共管，保證了職工檔案在管理上的連續性。從根本上解決企業職工、解除勞動關系的失業人員、退休人員、靈活就業人員、自費出國等人員的檔案歸屬問題。

3、拓寬了歸檔范圍。增加了養老、失業、醫療、工傷保險、住房公積金、失業證明、再就業、誠信等方面材料的歸檔，豐富了檔案的內容，體現了職工檔案的使用價值，為保障職工的基本權利提供了保證。

4、規范了改制與破產企業職工檔案管理。企業資產重組、撤銷、兼并、破產時，應嚴格按照有關規定妥善處置職工檔案，并向同級檔案行政管理部門與勞動和社會保障部門報告職工檔案的歸屬與流向，檔案行政管理部門、勞動和社會保障部門將及時撤銷其管理職工檔案的資格。凡經過資產重組、撤銷、兼并、破產等改制企業，未向同級檔案行政管理部門與勞動和社會保障部門報告職工檔案的歸屬與流向情況的，勞動和社會保障部門將不予審核重組、撤銷、兼并、破產等改制企業的，職工安置方案。

5、完善了制度建設。建立健全了職工檔案管理的法律法規和相關政策，規范了職工檔案管理，對職工檔案的收集、保管、銷毀、利用、轉遞、法律責任等方面加以完善。轉遞時間由原來30日縮短為15日，增加了追究法律責任的條款。

6、提出了處置辦法。針對死亡職工檔案無限期保管提出了具體處置辦法。死亡職工檔案在原檔案保管部門保管15年以上，可以按有關規定經鑒定后進行處置。

7、用人單位招聘職工，必須100％簽訂勞動合同，否則不給予備案。簽訂一年(含一年)以上勞動合同，職工檔案由用人單位建立、保管，或由用人單位委托勞動保障機構保存檔案；簽訂合同期限在一年以下的，職工檔案可不存放在單位，但用人單位應將其檔案委托單位屬地勞動保障機構集體保存。

8、職工“跳槽”單位不得扣押檔案。過去職工“跳槽”不辭而別，單位無奈，只能扣下其檔案索要違約金來“挽回損失”，今后，用人單位這樣的行為將被禁止。

9、職工檔案丟失可以補辦。用人單位因整理、保管、利用、轉遞、事故、災害、破產、轉制，以及不可抗力等原因造成職工檔案丟失，致使職工無法辦理就業、退休、社會保險、子女參軍等有關問題時，用人單位應及時補辦檔案。

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1.2 人們對社會保險檔案作用的重要性認識不高。當前，人們對社會保險檔案作用的認識度較低，理解度基本為零，絕大多數人民群眾都未能意識到社會保險檔案工作的重要性，導致了社會保險檔案從源頭收集就存在著不小的困境。

1.3 社會保險檔案管理分散多頭管理現象嚴重。我國現行社會保障管理體制是分散型的，是多部門多機構管理。公民個人社會保險檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會保險檔案分屬不一樣的經辦機構，經辦機構內部的檔案存放在不同的業務科室，由于一個人的保險資料保存在不一樣的機構或科室，且管理辦法各異，查找起來相當困難。就當前而言，具體情況是人社部門管理的養老、醫療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經辦部門管理;衛生部門管理著基本醫療保險檔案;民政部門管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金檔案;商業保險部門管理著公民個人補充保障的一系列保險金檔案。這種現狀造成多頭經辦、政出多門、業務交叉、資源浪費、政令難以統一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金，并且相當嚴重。

1.4 缺乏統一的社會保險檔案管理規范和標準。目前，我國檔案行政管理部門還未對社會保險檔案工作作出明確規定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉等方面還未制定統一的標準要求。社會保險檔案直接關系到個人的關系流動、轉接，一個參保人員從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節，辦理有關手續，填寫保險卡及有關表格，作為最原始的資料存入個人檔案。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，都將是今后支付社會保險待遇的重要依據。2009年，最后一次國務院常務會議決定在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”;從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。這就要求社會保險檔案管理需要具有相當大程度上的統一性，不僅是市和轄市區之間的統一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統一。而目前的實際情況是社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂信息不能共享。

1.5 社會保險檔案管理人員不專且專業知識水平偏低。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業的知識和技術支撐。從社會保險檔案管理人員配備現狀來看，檔案管理人員不專，兼職現象嚴重，而且檔案管理專業知識水平及學歷不高，嚴重影響著社會保險檔案管理的水平。

2 加強社會保險檔案管理的對策

2.1 進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規體系。雖然我國已經建立了一系列社會保險檔案管理的法律法規制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險種類的增多，以及對養老方式觀念的改變，應根據新時期社會保險檔案事業發展的客觀要求，結合新時期社會保險檔案工作中出現的新情況、新問題及時加以規定。健全有關檔案管理制度，完善社會保險檔案從業資格管理與培訓等檔案人員的制度，加強對檔案工作監督等內容，完善法律責任的具體規定。

2.2 增強管理意識，加強社會保險檔案隊伍建設，建立定期監督檢查制度。社會保險檔案管理工作政策性強、專業性強，對從事檔案管理的工作人員的素質要求也很高。應增強領導干部和檔案管理經辦人員的管理意識，加強對業務人員的檔案法制教育和專業業務培訓，嚴格檔案從業人員準入制度，建立業務過硬、責任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促單位負責人依法履行對本單位檔案工作負有的職責，并建立定期監督檢查制度，建立檢查結果公告制度，使違法單位與個人及時整改，以推進社會保險檔案管理工作逐步走上制度化、規范化、標準化發展軌道。

2.3 加強社會保險檔案信息系統管理工作。目前大多數檔案室仍在沿用傳統的手工操作的模式，查找資料費時費力，數據統計困難且不準確。地方政府應結合本地區的實際情況，利用推廣應用數據庫技術、網絡技術等現代化科學手段，有針對性地開發信息系統，完善社會保險業務檔案信息管理工作，實現信息資源的共享與整合，培養專業檔案管理工作隊伍，通過業務檔案管理信息系統，依靠科技力量提升工作質量和服務水平。確保為參保單位和個人提供檔案信息查詢服務，并接受監督。社會保險業務檔案管理是支撐養老保險制度健康運行的一項十分重要的基礎性工作，只有依法加強和規范檔案管理，才能不斷提高經辦能力和管理水平，以推動新時期社會保險經辦工作的標準化和規范化，實現社會保險事業可持續健康發展。

2.4 正確定位社會保險檔案管理工作。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，產生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后保管時代之后，社會公眾對檔案的認識已經不再僅僅是行政機構的產物，而更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案正是在個人參與社會保險這一社會實踐活動中形成的記錄，它不僅具有證明價值、參考價值，也是我國社會保險工作開展過程中產生的文化印記，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業務本身的必然要求，也是記錄社會保險事業的有力憑證。

2.5 加強社會保險檔案人員業務培訓。組織社會保險檔案人員參加業務培訓，提升其政治素養、專業素養和文化素養，培養和造就一大批講理想、講道德、掌握現代科學技術知識和現代管理知識的復合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理現代化進程，為社會保險檔案管理事業可持續發展提供人才保證。

2.5.1 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的政治素養。社會保險檔案人員隊伍應該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應在正確的政治方向、堅定的政治立場、鮮明的政治觀點、嚴肅的政治紀律、高度的政治敏銳性指引下進行。否則，就會墜入社會保險檔案工作的誤區。

2.5.2 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的專業素養。社會保險檔案管理人員要具備相應的專業知識水平，系統地學習和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責和任務，以及歸檔的范圍及整理要求;學習《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，具有較全面扎實的實踐技能。因為檔案是一種知識載體，社會保險檔案管理人員要發揮社會保險檔案的社會效益，只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。

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人事檔案是在人事管理活動中形成的，記載和反映個人履歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，是每個人的經歷學歷、社會關系、思想道德品質、工作學習狀況以及考核獎勵處罰等情況的原始記錄。人事檔案管理是將人事檔案先進行收集、整理、保管然后提供給人們利用的活動，對人力資源開發起著重要的作用。

一、人事檔案的作用

在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：

對職工個人而言，檔案具有任何材料都不可能具備的真實依據和原始憑證作用，所以它的法律效力極強。無論是考研、就業、出國審查還是升職晉級、各種社會保險、離休退休手續辦理以及各種證明材料的出具等都離不開檔案材料作為重要依據。

對于用人單位來說，人事檔案作為人才信息的重要載體，是人才信息最基本和最主要的來源，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，考察其德、能、勤、績、廉等各方面的情況，從而全面準確地了解一個人的基本情況、素質能力，是知人、選賢、舉能的重要工具，對培養選拔人才開發人力資源具有重要作用。

二、當前人事檔案管理工作中存在的問題

1.人事檔案管理硬件條件嚴重落后，管理水平較低。當前有相當一部分單位人事檔案管理仍停留在過去原始的手工操作階段，設備設施簡陋，應付湊合，技術落后，徒耗時間和精力，檔案的完整、準確難以得到保證。據統計，不少單位沒有專門的檔案管理庫房，辦公、閱檔、倉庫合一，缺乏空調、去濕機等設備，嚴重影響了檔案的安全性和保密性。

2.人事檔案管理人員不足，隊伍不穩定，專業素質偏低。很多單位根本沒有達到中央組織部要求的“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”的基本人員配置，不但有一人兼職管理幾千卷檔案情況，甚至用臨時工管理檔案的也屢見不鮮。一些檔案管理人員學歷和專業素質低，對檔案缺乏責任感，不經過培訓就上崗，不具備最基本的業務知識，不懂電腦的使用。而且很多檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作精力投入不足，致使檔案材料未能及時整理歸檔，案卷達不到“歸檔齊全完整、鑒別要認真、分類要準確、編排必須有序、目錄務必清楚、裝訂要整齊”的要求，嚴重影響了檔案管理水平。

3.人事檔案內容質量不高。一是人事檔案造假嚴重。在各種利益驅使下，一些人利欲熏心，利用手中權力和管理漏洞，偽造、涂改檔案內容，假工齡、假年齡、假黨員、假職務、假榮譽等屢見不鮮，從“原共青團石家莊市委副書記王亞麗，身份、年齡、履歷、檔案均涉嫌造假”的新聞也可以看出，一些單位的檔案造假已經到了非常嚴重的程度。二是檔案材料內容質量不高。人事檔案是每個人信息的“記錄儀”、“儲存器”和“說明書”，應從各個方面反映一個人全面的基本的情況，“見檔如見人”。然而現實中的情況卻是，很多人的人事檔案寥寥數字，幾無更新，信息量很少，個性特征更是無從談起，可利用價值不高。很多鑒定、考核和評價材料都給人以“千人一面”、“如出一轍”的感覺，內容及形式雷同，不能準確反映個人的真實情況。三是人事檔案在觀念上多是重政治輕業務，反映政治表現、家庭狀況及社會關系等方面的內容較多，而能反映一個人業績特別是動態反映一個人工作情況的信息，如：管理能力、技術專長、工作實績、心理素質、崗位培訓、繼續教育等情況，則少之又少。有的即使有，數量也有限或補充不及時。

4.人員流動過程中出現的檔案管理滯后問題。隨著市場經濟體制的確立、用工方式的多樣化以及人才資源配置方式的變化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”轉變為“社會人”，出現了擅自扣檔、擅自帶檔、重新建檔、棄檔、檔案丟失、傳遞混亂等情況。例如，近年來越來越多的高校畢業生把就業目標投向了非公有制單位或外企，這些單位不需要個人檔案，只需要相關的學歷證明和身份證明，而多數國有企業在吸收人員時，也基本上實行了靈活的聘任制，而非終身雇傭制。人事檔案的這種社會功能的弱化，造成了越來越多的人不重視人事檔案，而一旦需要時又手足無措，費盡周折。

5.人事檔案信息開發利用不夠，重保密輕服務。檔案管理，無論是收集、整理，還是鑒別、保管，究其本質，都是為了提供信息，服務于識人、選人、用人，為人事決策提供參考依據，有效利用是檔案管理的出發點和歸宿。但就目前而言，人事檔案利用工作基本都是被動服務，等待相關人員主動找上門來查閱才提供，缺少主動服務精神，開發意識差；即使查閱利用，范圍也有限，往往只提供黨團材料、社會關系、簡歷職稱等膚淺表面的自然情況，而真正用于人才選拔、培養、開發乃至預測等方面的內容較少，嚴重影響和弱化了人事檔案的現實效用和歷史價值。另外，由于人事檔案具有機密性，加之利用檔案審批手續比較嚴格，限制較多，因此利用也不夠充分。許多檔案除了在職稱評定、工資晉升時利用外，長期沉睡在檔案盒里。

三、解決問題的對策

1.夯實人事檔案管理的基礎。檔案管理部門要按照檔案管理設施建設的有關要求，配備標準的檔案用品、微機和空調、防潮、除濕等設備，建立牢固的防火、防盜、防蛀、防光照的專用庫房，庫房設施設備和安全措施應定期檢查，檔案庫房、閱檔室和工作人員辦公室應三室分開。檔案管理人員應及時收集各種檔案材料，認真整理，鑒別分類，及時歸檔。對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不全的內容要及時補辦，確保檔案材料整齊完備、真實、準確、權威。

2.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的能力素質和知識儲備。檔案管理工作的政策性和業務性較強，需要各種高素質、高學歷和復合型人才。檔案管理人員應緊密結合工作需要，跟上飛速發展的時代步伐，時刻掌握計算機操作、網絡和多媒體等新技術新知識和先進的管理技術，增強使用現代化工具的能力。另外還要積極學習本專業領域相關知識，熟悉各個崗位環節，提高業務技能。只有這樣，才能成為具有較強管理能力和實際操作能力的檔案管理能手，才能更好地提供單位所需的優質、快捷的檔案管理和開發服務。檔案管理人員還要深入了解檔案管理的重要性，不斷加強自身職業道德修養，增強使命感、責任心和事業心，提高主動服務意識和服務水平。

3.建立健全人事檔案管理工作制度，提高檔案質量，提升服務水平。檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，需要一定的制度來制約，否則會無章可循、無所適從。一是要加大對《檔案法》等法律法規的宣傳力度，不斷增強民眾的法治觀念，檔案管理人員必須知法、守法，更要時刻不忘自覺宣傳《檔案法》。要盡快制定出臺《人事檔案管理法》，使人事檔案管理真正納入法制化軌道，朝著程序化、規范化、標準化的方向發展。二是從源頭上抓起，做好檔案收集工作并從根本上把好關，對制假、造假、涂改者依法處置，嚴懲不貸。三是嚴格管理，實行人事檔案管理目標責任制和責任追究制，對檔案材料歸、轉、進、出等嚴格要求，堵塞管理環節上的漏洞。四是增加透明度，除確實不能公開的涉及個人隱私的一些內容外，其它諸如職稱、學歷、工齡、年齡等自然情況和基本狀況，均應在一定范圍內公開公示，并加強有關部門對檔案管理的監督檢查，接受群眾和社會監督。

4.加強流動人員人事檔案管理。一是完善制度，明確要求，制定完善流動人員人事檔案審核工作方案，建立健全流動人員檔案材料收集網絡，確保形成的材料及時歸檔、及時更新。二是規范程序，嚴格管理，不斷健全檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度等規章制度，使檔案記錄內容全面、客觀、動態，檔案查借閱、轉移規范高效。三是便民利民，人。引入計算機管理檔案，建立計算機索引系統，提高檔案管理的效率，方便檢索。

5.提高人事檔案管理現代化和信息化水平。檔案管理部門要加強信息化技術手段的應用，配備先進的計算機等成套設備，對人事檔案實行計算機輔助管理，通過計算機、攝像機、照相機、掃描儀等現代設備和現代數字技術，將人事檔案材料錄入電腦，將圖片、影像、文字等資料轉變成數據資料，既有紙質檔案，又有數據格式，二者并存。甚至可以開發一套功能強大、方便高效、格式統一的信息系統軟件，建立完善人事檔案信息數據庫，以滿足檔案信息化建設的基本要求。還要充分利用網絡對人事檔案管理體制進行創新，實現非保密檔案信息的共享，向社會提供高效優質的檔案信息服務，既方便了利用者，又能大大提高人事檔案工作的效率和檔案的利用率。

參考文獻：

[1]曹中偉，葉麗新，吳軍.人事檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2002（05）.