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一、貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策和法律、法規，結合交通檔案工作特點制定交通系統檔案工作的規章制度；

二、制定交通檔案工作的發展規劃，并組織實施；

三、對交通系統的檔案工作進行業務指導、監督和檢查；

四、負責交通部機關的檔案工作。對部機關各單位的立卷歸檔工作進行業務指導，集中統一管理部機關的檔案，按規定向有關檔案館移交檔案，為部機關和交通系統提供檔案服務；

五、指導、協調交通專業檔案協作組的活動，總結交流檔案工作經驗，組織并指導交通檔案專業學術理論探討、研究；

六、負責組織交通系統檔案干部的業務培訓工作；

七、組織學習、研究和推廣檔案管理工作的新技術、新方法和先進經驗；

八、參加國家重點交通建設工程項目竣工和重要設備開箱的文件材料驗收工作；

九、制定交通系統檔案進館范圍的規定，并對交通檔案館的業務工作進行指導。

由此可見，交通檔案管理部門是非常重要的，對交通部門起著舉足輕重的作用，因此，做好檔案管理工作是必要的。

1.交通檔案管理的意義

通過對檔案管理的深入研究，使檔案管理改革進一步推進，其發展步驟的安排會更加科學，具有實效性。隨著交通檔案管理的進步發展，必然會給整體交通管理工作帶來巨大的變革，作為社會生活的重要組成部分，交通管理的順利開展至關重要，對于保障社會的穩定性具有不可代替的作用。遵照國家檔案工作實行統一管理、分級負責的原則，在國家檔案行政管理部門的“統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”下，既要執行交通行業檔案管理的制度、規范、標準，又要接受所在地區檔案行政管理部門的業務指導與監督。

其交通檔案管理的意義，具體表現在以下幾個方面：

（1）有效地開展交通檔案管理，可以協調交通部門的相關工作。如果很好地管理交通檔案，在相同的時間內，可以完成更多的工作量，這樣就大大地提升了工作效率，從而增加更多地經濟效益。

（2）有效地開展交通檔案管理，可以拉動就業，促進行業發展。隨著交通檔案管理的發展，對其專業人員的要求會越來越高，這樣，勢必會促進高校檔案管理專業的教學改革，適應時展的需要，以便培養出更多檔案管理人才，服務于社會。

2.交通檔案管理中存在的問題

在交通檔案管理中，由于以往的管理缺乏系統性、時效性與科學性，并且隨著時代的快速發展，生活水平的不斷提高，車輛的大幅度提高，在以往的管理中，肯定會存在一些不足的地方，經過研究分析，歸類如下：

（1）交通檔案管理規范性不高

交通檔案的管理應該是分類明確，準確完整的，方便于查找等。但很多單位的交通檔案管理存在很大缺陷，極不規范。具體表現在：有的檔號標注不準確；有的標題擬定缺少規范；有的卷組被打亂順序；有的則是卷內目錄不夠完整等等。如果檔案缺乏規范性現，這對檔案的管理工作會帶來很大的不便，對今后開展交通檔案管理工作也會形成阻力。

（2）交通檔案檢索效率低

由于交通檔案很多，檢索的方法主要有兩種，即手工檢索和計算機檢索。如果檔案檢索具有高的檢索效果，會給交通檔案部門的工作帶來很大的便捷。顯然手工檢索耗時耗力，效率低，如果能夠有效地進行計算機檢索，將會提升檔案工作的效率。因此，檔案管理部門要積極進行檢索工具的開發，發揮作用、提高效率。

（3）檔案管理人員素質有待提高

其實，檔案管理對專業的要求比較較高，這是做好檔案管理工作，推進檔案管理的有效保障。但是，很多單位仍出現工作人員的專業要求不高的現象，使得檔案管理隊伍人員不夠強大，對檔案工作的開展也起到了阻礙的作用，對檔案工作的推進也有一定的影響。

（4）交通檔案管理法律保障意識不強

交通檔案管理的相關法律法規不夠健全，由于存在著一些漏洞，因此不具有法律的保護，使得很多失職行為得不到應有的懲罰。此外，對違反《檔案法》的行為界定標準不夠明確，這樣執法的力度不夠，因此交通檔案管理法律的保障意識提高，對交通檔案的管理也會有促進作用。

3.檔案管理的相應措施

交通檔案管理工作，已經逐步走上一條規范化、制度化以及標準化建設的軌道。在加強機關檔案管理工作中的主要做法如下：

（1）建立管理網絡。要形成健全檔案管理網絡，成立領導小組，確認主管領導，相關職能部門負責人，明確工作任務，責任落實到位，把檔案管理工作列入年度考核評比的重要內容之一，為檔案工作的全面開展打下了堅實基礎。

（2）增強檔案意識。把學習宣傳《檔案法》作為檔案管理基礎工作的一項重要工作來抓，每年都積極開展宣傳活動，組織全體機關工作人員學習《檔案法》，通過宣傳學習，增強檔案意識。

（3）完善配套設施。隨著交通各項事業的迅猛發展，檔案數量越來越多，管理要求越來越高，因此，要重新改造綜合檔案室，保證檔案存放，并要增加必備的庫房管理設施，達到標準要求。

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交通檔案管理的信息化建設在交通管理中具有重要的意義。一方面，通過對文獻信息的二次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時間，從而提高信息的有效性。另一方面，檔案管理的信息化建設，能夠通過一次投入資金，獲得許多次的成果。在進行信息加工的時候，交通檔案管理可以彌補在管理過程中存在的資金缺乏的問題。此外，通過建設交通檔案的信息化，能夠利用計算機平臺，將信息成果在交通網站中進行公布，很好的實現了信息管理工作和新技術的結合。

二、交通檔案管理的信息化建設現狀和信息化建設的必要性

當前隨著經濟的發展，科學技術的進步，信息化、無紙化以及辦公自動化等成功應用以后，我國的交通檔案管理工作取得了一定的進展，出現了機讀的文件。這就要求我們為這些文件提供電腦空間，通過分類存放，能夠隨時的將這些文件從信息系統中挖掘出來，實現檔案的真實性、系統性和價值性。但是在一些基層的交通檔案管理部門，往往存在著在信息化的管理過程中，相對比較落后，檔案的規范化和標準化不夠，而且有的地方檔案部門還是重視紙質的檔案，缺乏交通檔案的電子化、信息化的意識。在檔案信息的管理人員素質方面，還有待于提高。正是因為在交通檔案管理的信息化建設中的現狀，才有必要進行交通檔案管理的信息化建設。

從交通檔案管理的信息化建設現狀方面來看，我國的交通檔案管理工作必須要進行信息化建設。另一方面，從交通檔案管理的優勢方面來說，也應當加快交通檔案管理的信息化建設。與傳統的檔案管理相比，建設交通檔案管理的信息化，具有收集方便、處理方便、使用方便、存儲方便以及傳輸方便等優勢。

首先，交通檔案管理的信息化建設，在進行信息收集的時候，非常的方便。由于在信息化的過程中，在收集檔案和存儲檔案的時候是通過OCR識別、圖像掃描以及手工輸入等手段來實現的。因此，檔案資料都是通過數字化的信息進行存儲，這有有效的減少了資料丟失以及資料的時間相對滯后等現象。

其次，交通檔案管理的信息化建設，在進行處理的時候，非常的方便。傳統的檔案管理工作多以紙質或實物資料為主，這就導致了在進行信息處理的時候，以人工編制為主，而且容易出現破損等問題。在保存的時候，也要設置特定的環境或條件。通過交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，而且還有效的節約了儲存空間。

再次，交通檔案管理的信息化建設，在儲存的時候，非常的方便。傳統的實物的、紙質的檔案資料往往儲存了很長時間以后，如果儲存條件不佳或變質的情況下，這些資料很容易出現破損的現象。而通過建設交通檔案管理的信息化，在大容量硬盤、光盤更新以后，使得交通檔案在儲存的時候變得非常的方便，既消除了儲存環境對資料保存的影響，又有效的節約了空間。

第四，建設交通檔案管理的信息化，在使用的時候，非常的方便。傳統的檔案材料在進行檢索和使用的時候非常的復雜，這就導致了檔案材料在應用的時候，檢索的速度比較低，工作效率也相對較低。通過建設交通檔案管理的信息化以后，使用者可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，在輕松的在短短的幾秒鐘內，便可以完成查找檔案的工作。因此，建設交通檔案管理的信息化，最為明顯的優勢便是能夠很好的方便用戶使用。

最后，建設交通檔案管理的信息化，在傳輸的時候，非常的方便。隨著計算機以及互聯網技術的飛速發展，在進行檔案資料的檢查和存貯利用的時候，已經不再局限于內部單位使用。檔案資料可以通過網絡來實現檔案資源的檢索和傳輸，實現全球資源共享，而且用戶能夠在得到授權的前提下，實現異地檔案資料的檢索和提取工作。

三、交通檔案管理信息化建設的途徑

在參考相關文獻資料和結合個人經驗的基礎上，筆者認為，為有效的建設交通檔案管理的信息化，在進行建設的時候，應當從以下幾個方面來落實。

首先，建設交通檔案管理的綜合系統。一方面，應當建立面向市場的檔案信息資源的利用與開發的領導體系。從功能上來看，檔案工作的目標是通過查找、檢索等實現利用檔案。因此，檔案的質量主要是通過是否便于使用這一點來檢驗的。從這一點來看，建立健全檔案管理的網絡組織和領導體系，對于交通檔案管理的綜合系統非常的重要。在領導的帶領下，協調和指導相關部門的工作，進而共同的做好交通檔案管理的信息化建設。另一方面，在對各種檔案進行分類和保密等級的基礎上，將交通系統的檔案統一的進行計算機網絡化管理。通過網絡化管理，來促進綜合系統的檔案資料的深層次開發和綜合利用，進而實現對檔案管理的科學化、規范化和標準化，進一步滿通檔案管理的信息化建設的需要。

其次，嚴格規范交通檔案信息化管理的各項工作。具體來說，主要應當從以下三個方面來落實。一方面，應當建立健全檔案的管理制度，主要包括建設檔案人員的崗位責任制度，安排合適的工作人員對交通的相關文件進行管理，管理資料、歸納資料和分配資料。同時，還應當，不斷的完善文件歸檔制度。檔案管理人員在接收到文件以后，應當及時的對檔案進行規范化和完整化的管理。此外，在交通檔案的保密制度、利用制度和保管制度上來看，應當加大管理的力度，確保交通檔案的安全性，從而充分的發揮交通檔案的作用。另一方面，從交通檔案管理員的綜合素質來看，應當通過培訓等措施，提高檔案管理員的工作能力和個人素質。在當前我國多數的檔案管理員中，存在著從業人員的素質相對較低的現象，多數管理員工屬于兼職人員。這將非常不利于交通檔案管理的信息化建設，因此，為加快交通檔案管理的信息化建設步伐，必須提高檔案管理員工的綜合素質，提高管理員工的政治素質、道德素質和專業素質。具體來說，應當加大對交通檔案管理人員的培訓，或在招聘的時候，提高對檔案管理人員的要求，盡量挑選專業能力強、個人素質高的全職管理人員。最后，在進行交通檔案管理的時候，還應當加強技術的建設，以推進勘察檔案和設計檔案的信息化程度。在科技信息活動中，作為科技活動的真實記錄，在對檔案進行勘察和設計的時候，非常的重要，尤其是勘察單位的發展和自主創新能力，是重中之重。檔案信息具有重要的參考和借鑒價值，因此，通過科技創新，在企業管理部門與檔案部門結合的基礎上，對管理過程中的難點以及科研重點進行及時而準確的編制，能夠有效的提高檔案管理的可靠性，確保科技信息的完整性和準確性。通過技術創新，來提高檔案管理員以及科研人員的創新能力，從而為設計勘察單位提供多樣化的服務，更好的促進設計勘察單位的發展。

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一、交通運輸檔案管理存在的問題

檔案在新常態時代背景下具有較為重要的作用。由于傳統觀念認為交通運輸企業的主要工作任務是追求效益，從而導致交通運輸企業并未充分認識到檔案管理的重要性，導致交通運輸檔案材料存在著各種各樣的問題，例如保存不科學、處理隨意等，造成我國交通運輸企業管理中檔案內容管理不規范和部分企業不注重交通運輸過程中檔案材料有效保存的問題頻頻發生。另外，企業檔案管理員在一般情況下均處在身兼數職的狀態且缺乏專業的工作素養，導致管理松散以及無法做到專人負責，很多企業甚至會出現極少使用交通運輸檔案的情況，導致了檔案信息閉塞以及對檔案資源的最大化利用造成嚴重影響。交通運輸企業的檔案管理水平較差與匹配不上時代經濟發展需求存在一定的相關性，無法有效匹配飛速發展的互聯網時代以及現代信息化要求，導致檔案管理服務較差以及檔案安全保障體系形同虛設，無法達到國家要求，不能有效地促進交通運輸企業檔案管理科學化、規范化發展。

二、加強交通運輸檔案管理的對策和建議

（一）對支持保障機制進行進一步強化。企業真正認識到了交通運輸檔案管理的重要性是有效提高交通運輸檔案管理水平的關鍵性因素，因此，從實際出發并構建一個強有力的檔案管理支持保障機制是非常有必要的，不僅可以確保檔案管理工作可以真正發揮到為行業服務的作用，同時還可以對管理責任進行進一步明確，以確保制定出較為符合實際的檔案管理系列制度、規范，從投入和支持兩方面對企業現有檔案管理的基礎建設進行進一步加強，對企業檔案管理職能進行進一步完善，并促使企業內部形成良好的工作氛圍，使得全員上下共同推進交通運輸檔案管理的快速發展。

（二）對數字信息化發展進行進一步推進。交通運輸檔案管理的信息智能化發展離不開云計算以及大數據的興起，可行性增加促使交通運輸檔案管理工作在新常態下的發展勢在必行，具體措施是：1.嘗試為交通運輸企業搭建檔案信息管理數據平臺并充分利用大數據，促使交通運輸材料信息化和規范化，對顯著改善現有檔案的查閱、歸檔和利用均起到積極促進作用。通過對現有數據實施分析和整理得出交通運輸行業的綜合信息，對發展趨勢進行有效反饋。2.對交通運輸電子檔案進行規范整理并依照檔案信息化管理標準進行統一規定，對檔案管理水平進行進一步優化。3.從安全和監管兩方面對交通運輸檔案管理信息化發展的重點工作進行新常態引領，促進交通運輸檔案管理工作水平提升可以真正實現檔案信息的安全保障。

（三）對考核激勵制度進行進一步完善。提升交通運輸檔案管理水平的關鍵所在是高素質的檔案管理工作，在新常態下需根據交通運輸部印發的文件精神來促使各單位、各企業著力打造一支精干和專業、高效的交通運輸檔案管理工作隊伍。要想檔案管理工作人員的工作熱情進一步提升，工作效率顯著改善，則應該在明確工作人員責任的基礎上采取多種形式管理以確保檔案管理制度落到實處，同時，將管理成效納入到考核檔案管理工作人員以及考核交通運輸企業、考核職能部門的主要內容上，以期徹底改變交通運輸檔案管理流于形式的基本現狀，并促進交通運輸檔案管理規范化和科學化的進一步發展。

（四）對開發利用效率進行進一步提升。交通運輸檔案閑置可造成檔案資源浪費以及影響覆蓋人民群眾的檔案體系的有效構建，交通運輸檔案管理在新常態中需要對開發利用效率進行進一步提升，具體措施如下：1.在有關單位與企業間，收集、整理、存檔交通運輸檔案過程中均需要對收集方式進行進一步規范并促使信息資源的配套性和完整性進一步完善。2.給予企業現有交通運輸檔案材料綜合分析研究，在此基礎上，將企業自身發展特色的相關性內容實施有效提煉并將其作為對內凝聚企業向心力以及對外宣傳企業知名度的切入點進行規范化交通運輸檔案管理，實現檔案材料的合理開發和有效利用。3.運用信息化手段給予交通運輸檔案數據研發并形成具有普遍意義的咨詢和相關性信息，為企業快速發展提供強有力的數據指導以及促進交通運輸檔案管理工作進一步完善。

三、結語

交通運輸管理工作要想在“新常態”大環境下迅猛發展，必須適應檔案管理新常態并著力提高檔案管理水平，在確保交通運輸檔案管理規范化科學發展的基礎上有效促進交通檔案管理水平的提升。有關部門以及企業在實踐中需要不斷探索，對檔案管理工作進行深入開發，促進交通運輸檔案利用效率進一步提升并使其獲得強大的安全保障。

【參考文獻】

[1]楊紅霞.交通運輸檔案管理的“新常態”思考[J].辦公室業務,2016(5):94.

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一、新時期交通運輸部門檔案信息化的重要性

時代在發展，科技在進步，在邁入21世紀之后，信息技術已經成為推動各行各業發展的主要載體，其中信息化在交通運輸部門的應用主要體現在檔案管理方面。可以說，檔案管理的好與壞決定了交通運輸部門的發展，尤其在信息化條件下，檔案管理管理利用科學技術，不僅減輕了勞動力，并且也提高了檔案管理的有序性。所以積極做好信息化條件下檔案管理工作符合時展的要求，也是提高檔案管理可行性的主要方法與渠道。其中檔案管理信息化主要是指檔案管理模式從傳統的實體保管方式轉變為以科學技術與計算機技術為主的方式，檔案管理的信息化可以實現對檔案信息資源的有效分類、加工與處理，可以在潛移默化中提高檔案管理的效率。尤其與傳統檔案管理方式相比較，電子檔案便于保存、查詢，其效率得以提升，且檔案管理成本得到降低。

二、交通運輸部門檔案管理信息化的內容

從整體角度分析，交通運輸部門檔案管理信息化成了時展的主要趨勢，在應用與發展過程中，需要根據實際的發展情況，制定切實有效的周密計劃，真正發揮信息化的作用與價值。其中內容主要包括以下幾點：其一是檔案基礎建設，從某層含義分析，在檔案基礎建設中需要保證硬件、軟件的有效，需要利用計算機進行計算，做好網絡資源的傳輸與儲備，真正實現資源共享。還有一點是我國交通部門需要根據當前的發展模式，做好局域網建設，在信息化檔案管理中積極推廣計算機技術。其二是做好檔案信息數字化進程，在科技快速發展的時代，交通運輸單位檔案管理信息化涉及的內容比較多，主要是將傳統模式下紙質的檔案與文件轉換為電子檔案，嚴格按照相關的順序構建檔案信息庫。與此同時，檔案信息數字化主要涉及兩個方面的內容，分別是檔案信息的數字化、檔案文件的目錄數字化。其三是構建檔案信息安全保障體制。積極構建檔案信息化安全保障體制能夠推動檔案信息化管理的有效性，還可以真正保證各項數據的真實性與可靠性，筆者認為需要采取管理與技術相互結合的方式，如此不僅可以提高管理人員水平，還可以起到抵御病毒的作用。

三、新時期交通運輸部門檔案管理信息化建設的對策

（一）制定完善的檔案信息網站。在新時期我國交通部門在信息化建設的過程中需要以網站建設作為發展基礎，并且要制定有效的信息平臺，如此才能保證用戶打破時空限制，利用網絡客戶端以及瀏覽器對交通運輸資料進行分析。另外，在用戶查詢的過程中，利用其信息平臺，還可以實現對信息的檢索以及歸檔。除此之外，筆者認為，還需要在網站上設置檔案服務咨詢窗口，便于滿足廣大用戶的基本要求，當然在檔案信息網站建設的時候，需要采取國內外先進的硬件與軟件技術，真正制定可靠的網絡平臺，實現交通運輸部門檔案管理信息化建設的有效性。（二）制定電子文件管理。現階段我國計算機技術得到快速發展，越來越多的文件被傳輸到互聯網之中，并且還以電子文件的方式存在，在這一發展背景下，交通運輸部門的檔案管理人員需要清楚地認識到這一點，并且要深入到文件工作領域之中，對大量的電子文件進行管理。其中對于已經歸檔的文件需要將其設置為只讀文件，并且還要保證這種格式的文件只可以提供閱讀服務，不能對其加以更改。如此一來，便可以真正提高電子文件的可靠性，還可以保障原始文件的結構。（三）做好檔案信息的規范化管理。為進一步提高交通運輸部門檔案管理信息化建設的有效性，需要不斷提升其現代化管理水平，如此才能保證其規范化與有效性。首先我國交通運輸部門需要嚴格按照國家的相關規定要求作為依據，還需要結合自身的實際發展情況，針對性的制定切實有效的標準體系；其次是需要在運行中存在的問題加以分析，并對其不斷完善。在建立檔案目錄數據庫的時候，需要遵循高效的基本原則，不可違反國家的制度。再次是在編寫檔案內容的時候，尤其是設置數據庫格式的時候，要構建具備統一性與規范性的格式。最后，需要對檔案管理中的硬件、軟件格式加以規定，只有保證其完善性才能讓用戶在共享文件中更加方便，還可以解決因為格式問題而出現的各類不良現象。（四）打造高素質檔案管理團隊。為推動交通運輸部門檔案管理信息化的有效性，需要從人才入手，打造高素質檔案管理團隊，交通運輸部門需要定期或者不定期地對檔案管理人員開展各項培訓工作，要指導檔案管理人員積極學習新的檔案管理知識，加強對計算機技術的認識與應用，在日常檔案管理工作中采取現代化的檔案管理手段。與此同時，還需要在日常工作中提高研究力度，對其中存在的問題進行分析，并及時解決。

四、總結語

總而言之，信息化時代下我國交通運輸部門檔案管理工作面臨機遇，為滿足時展的要求，需要不斷創新，積極提高對信息化的認識與了解，提升信息化水平，推動交通運輸部門的可持續發展與進步。

作者:邢振婷 單位:廊坊市交通運輸局

【參考文獻】

[1]方月.交通運輸檔案管理的信息化建設[J].科技經濟導刊,2016(34):14+4.

[2]姜艷秋.交通運輸部門檔案管理中信息化建設[J].現代商貿工業,2016(13):60-61.

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交通檔案管理的信息化建設，指的是通過使用計算機網絡對交通系統的檔案、資料等進行管理，從而達到便于使用者進行查找檔案。這對大量的交通局檔案的管理帶來很大的便利，可以實現檔案實體的信息化，并對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理的工作效益。由于電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。因此，交通局的檔案管理必須進行信息化建設。

1、信息收集方便。交通檔案管理的信息化建設，在收集檔案和存儲檔案的時候是通過OCR識別、圖像掃描以及手工輸入等手段來實現的，檔案資料都是通過數字化的信息進行存儲，因此，在進行信息收集時比較方便。

2、信息處理方便。交通檔案管理的信息化建設，通過交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，還有效的節約了儲存空間，因此，在進行處理的時候非常方便。

3.信息儲存方便。交通檔案管理的信息化建設，在儲存信息時是在大容量硬盤、光盤更新以后，這樣既消除了儲存環境對資料保存的影響，又有效的節約了空間，使得交通檔案在儲存的時候變得非常方便。

4.信息檢索方便。交通檔案管理的信息化建設，在進行信息檢索時候，可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，因此，建設交通檔案管理的信息化最為明顯的優勢便是能夠很好的方便用戶使用。

二、交通檔案管理的信息化建設意義

交通檔案管理的信息化建設是非常重要的，在交通管理中也將會起到巨大的作用：

1、利用計算機對文獻信息進行再次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時間，從而提高信息的有效性、準確性，使其更方便提供有效信息，提高工作效率。

2、檔案管理的信息化建設，能夠通過一次資金的投入，獲得多次的成果。在進行信息加工的時候，交通檔案管理可以彌補在管理過程中存在的資金缺乏的等問題。此外，通過建設交通檔案的信息化，能夠利用計算機平臺，將信息成果在交通網站中進行公布，很好的實現了信息管理工作和新技術的結合，提高工作的時效性與有效性。

交通檔案的信息化建設的主要內容有硬件建設、軟件建設、電子檔案的收集和紙質資源電子化以及檔案的規范建設、標準建設和人才隊伍的建設等。

三、交通信息化檔案管理的策略

1.檔案管理信息化人才隊伍培養。專業的人才隊伍，是保證檔案管理信息化建設工作能夠順利有序開展的堅實基礎。首先，要認識到檔案管理的重要性，提高領導重視程度。其次，為檔案管理信息化建設配備人才。在人才招募中要多招納專業人才，對于只會傳統檔案管理的人員，要進行信息技術的培訓。

2.加大交通檔案管理信息化建設的資金投入，硬件和軟件設施投入是必須的。例如購買檔案管理系統，計算機、打印機、掃描儀和數碼存儲設備等。

3.加大硬件設施投入。一些硬件設施是信息化建設必須的，比如數據庫服務器用房和辦公等，其中防火、防水都是必須做好的工作，空調機、除濕機和滅火器都需要投入，保持室內潔凈度。

4.加快數字化檔案館建設，保證信息安全。建立有效的數據庫，利用局域網優化館藏資源，通過數字設備對紙質的檔案進行文字、圖形和表格的掃描，將紙質檔案變成可存儲的數字資源。此外，要做好網絡安全防范體系的構建工作，做好數據庫系統和局域網的安全管理，避免非法操作。對于重要的信息要加以適當的權限，非檔案管理員不能登錄系統。要對信息管理系統進行定期維護、升級，保證館藏資源信息的安全。

5.建立起一個實用的檔案信息網站。檔案網站是交通檔案部門在網上建設的信息網站，一般以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數字化的重要標志和重要手段。

在檔案的信息化建設中，應該把檔案的管理系統納入事業單位的管理信息系統，構建一個一體化系統，實現資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統效益。還應選用那些使用有升級能力和開發能力的檔案信息管理系統，這是實現檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應了網絡管理的需求，具有強大的檢索功能，才能夠充分發揮計算機網絡的優勢。建設信息檔案的網站時，要選用標準化的設備。

6、逐漸實現檔案管理的信息資源的數字化。檔案信息化建設的一個重要的前提和基礎，是檔案信息資源的數字化，這也是對檔案原件進行保護的種重要方式。檔案數字化應該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在網上，以提供服務。

四、檔案管理信息化存在的問題

1.信息化平臺維護及更新速度問題。在檔案進行信息化的過程中，會出現很多信息比較老舊的問題，這主要體現在新近檔案的內容更新及信息化管理平臺模塊設置的更新上。

2.信息化平臺的使用率問題。我們進行檔案管理信息化的主要目的有兩個：一是通過信息化精簡檔案管理的諸多環節，降低行政成本；二是通過信息化平臺的使用，讓更多需要查詢相關檔案資料的信息需求者能夠及時準確地搜索到自己想要的信息。

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城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化最為重要的作用便是，促進了工作效率的提高，同時也加強了信息的共享，推進了協同辦公的實現。通過無紙化歸檔鏈條，使各個環節均實現了無紙化的管理，如：可行性研究、項目概算、招投標、合約簽訂、合約履行、計量支付、變更與簽證、內部審計、項目決算、政府審計、概算回歸、項目后評價等，在此基礎上，對于文件的印發、通知與轉送等均得到了節省，同時，也實現了人力、物力與時間的節省，相關的工作人員可以利用電腦進行權限范圍內的查閱、修改、批注等，此時的歸檔與查找均具有便捷性與高效性，進而保證了工作效率的提高[1]。

2.促進了綠色環保

城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化不僅保證了工作的效率，還適應了綠色環保的要求。在網絡技術、計算機技術與信息技術的支持下，有效推進城市軌道交通無紙化合約檔案管理，紙質檔案的數量逐步減少，這樣做不僅節約紙張，保護了寶貴的森林資源，同時控制管理成本；最重要的目的是減少信息傳遞環節，提高辦公效率，這點對于當前軌道建設迎來新一輪建設的總體大環境下，顯得尤為關鍵，意義深遠。

二、城市軌道交通合約檔案管理無紙化的不足

1.在存儲方面

隨著科學技術的快速發展，存儲技術有著較快的更新速度，雖然現有的存儲介質擁有良好的保險系數，但它也極易被淘汰，一旦新的格式不能對其進行支持，則會影響現有文檔的正常讀取。同時，在無紙化合約檔案管理過程中，電子媒介受諸多因素的影響極易出現質變，具體的影響因素有化學因素或者物理因素等，一旦電子媒介出現問題，則會出現文件無法打開的問題，此時的合約檔案管理存在一定存儲隱患。

2.在安全方面

電子文檔的安全性是重要的，它得到了人們的廣泛關注，主要是由于電子檔案極易被竊取。在無紙化管理過程中，竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對合約檔案中重要檔案進行竊取；同時合約檔案管理人員的離職，也會為別有用心的人員提供可乘之機，對重要的資料進行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關鍵信息出現泄漏、刪除或者流失等均會造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對電子檔案文檔的違法利用，要求無紙化合約檔案管理要積極利用法律法規，在此基礎上，才能夠提高其安全性與保密性。

3.在轉換方面

城市軌道交通合約檔案管理的無紙化不能完全替代紙質檔案，主要是由于無紙化檔案建設仍處于摸索階段，各個單位與部門均保留著紙質檔案管理，同時政府對于無紙化辦公的支持力度較弱，進而制約著無紙化檔案管理工作的開展。傳統檔案和現代檔案二者的轉換需要合理的協調與科學的規劃。目前，在實際檔案管理過程中，仍需要借助紙質形式進行打印，通過管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實性。

三、城市軌道交通合約檔案管理實現無紙化的對策

1.提供無紙化管理的平臺

城市軌道交通合約檔案管理實現無紙化，需要為實際工作的開展提供可靠的類似于萬方數據知識平臺的大數據平臺架構，通過此平臺，檔案使用人員可以根據自身的權限，對權限范圍內的檔案資料進行有效的利用，此時保證了資料信息的共享性與利用率。同時，無紙化檔案管理平臺的構建，為政府與企業無紙化檔案管理工作的開展提供了可靠的保障，使其具備了一定的可行性與可操作性。

2.構建檔案信息安全機制

城市軌道交通合約檔案在實行無紙化管理過程中，為了保證檔案的安全性與可靠性，要構建相應的信息安全機制，該機制主要包括兩方面內容，一方面為提高信息的安全利用，另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機制的建議要具有層次性與清晰性，對于檔案信息的存儲、遷移與校驗等均要在完善的信息安全機制下運作，對于檔案信息的查看與調用，要對不同級別的人員制定不同的管理規定，每級人員均要擁有各自的權限。同時安全管理要關注硬件與軟件兩個內容，前者主要有服務器與計算機，要保證其高質量；后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護。同時，為了保證重要檔案信息的安全，要注重備份工作，此時的備份可以選用二級備份或者多級備份，如：大型服務器雙備份。

3.提高檔案人員的綜合素質

城市軌道交通合約檔案無紙化管理過程中，檔案管理人員扮演著重要的角色，要通過教育與培訓，促進相關人員綜合素質的提高。具體的培訓內容有法律法規的學習、業務知識的掌握及職業道德素養的形成，通過系統的、全面的學習，管理人員的檔案管理意識將不斷增強，并根據相關的法律法規展開工作，以此保證了管理的合法性，同時在健全的知識體系下，檔案管理的信息化、數字化與網絡化管理將逐漸實現，進而傳統的檔案管理轉型將更加成功與高效[3]。

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會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。為加強會計檔案的管理，進一步規范財經管理，根據中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等規定，公路部門依照法律法規管理會計檔案。

現在，各單位財務工作人員都憑會計證上崗，會計人員每年都接受業務培訓，以使會計人員業務不斷適應新形勢發展需要。但是，會計檔案管理工作還是不同層度存在問題，筆者本文就此問題做些探討：

一、會計檔案管理問題及原因分析

（一）會計檔案的案卷質量有待于提高。紙質資料還比較混亂，電子檔案還不規范。會計資料是會計核算過程中形成的記錄和反映經濟業務的發生、執行情況的資料。公路部門各單位財務部門都嚴格按照財經制度要求，實事求是做賬，嚴格單據發票等背書，做到經手、驗收、證明三人簽字，財務嚴格審核，做到單位領導一支筆制度，不符合財經制度要求的不予報支。單位再配備實用便捷的裝訂工具，會計機構的會計人員及時把資料憑證收集裝訂。但有些單位人員不太重視會計檔案管理工作。認為會計檔案可有可無，沒有人去看，看了也沒多大用處。有的單位會計人員職業心不強，誰資料誰負責裝訂，工作不主動，甚至給資料丟失。有的業務人員業務馬虎應付，裝訂會計資料不整齊規范、美觀大方。會計職能出現弱化現象，按照制度應該起到的會計的監督職能也就不能應有地發揮，不能確保會計資料的真實、合法。財務檔案信息化管理不夠全面和深入。財務電算化辦公后，電子財務信息的數據整理出現很多新問題。有的單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清，又不及時更新，容易導致數據不全和不真實。這樣數字轉化為虛擬數據庫后，很容易出現資料管理低效的問題，數據繁雜，有的數據和重復。財務信息化沒有真正科學化和準確化。社會上有些公司，為謀求更大利益，隨意操作，改數據，想方設法偷稅漏稅，造成不法行為發生，信息化引發展走進誤區和歧途，因而信息化程度難于真正落實到位。

（二）沒有設置專門的會計檔案人員，會計檔案管理的安全和保密性難以保障。設置獨立檔案部門是工作的需要也是法律規章的要求。有些單位未設立專門檔案管理人員，即便有了檔案管理人員，有的也是不自覺加強業務學習，或者單位不重視檔案人員業務培訓，倒置檔案管理工作出現不規范。由于會計機構內部沒有指定專人負責會計檔案管理，各處工作分散、存放分散、管理環節分散，電算化會計資料未及時打印出來，沒有清點、裝訂成冊及沒有匯總的清冊記錄，造成檔案保管不規范，難以保證檔案的完整、安全和保密。

（三）歸檔不及時。根據規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，原則上應由會計機構編制清冊移交本單位檔案部門統一保管。會計機構必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門。實際工作中，會計機構由于業務繁忙等原因，把會計檔案長期擺放在財務部門，結果未按期向檔案部門移交，甚至不移交。

（四）未充分開發利用檔案。會計檔案屬專業檔案，除具有普通檔案的一般特征外，還有很強的專業性。會計檔案管理人才應具備會計管理的會計專業管理人才。但很多單位的檔案管理人員都是由辦公室一些閑雜人員兼任，往往文化層次不高。把檔案管理當成是管理一大堆廢紙一樣，沒有開發利用意識。檔案價值難于體現，更談不上檔案的開發利用。

（五）會計檔案銷毀難。會計檔案的銷毀是會計檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環。存在難于銷毀和不敢銷毀現象。究其原因，一方面是數量大，把過期檔案進行銷毀需花費不小的人力物力；另一方面是普通檔案人員鑒定銷毀缺乏可操作性規定。 怕誤銷毀。再一方面是檔案管理時間跨度大，有的長達15年。檔案人員往往有這樣想法：人家都不銷毀，為什么我去銷毀。

二、完善會計檔案的管理措施

（一）加強會計檔案管理及操作技能培訓、考核與監督檢查。財務部門必須加強會計人員培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計從業人員的崗位培訓及繼續教育內容長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，經常進行監督、評比、考核，將檔案規范化內容納入日常管理工作中，從源頭上做好會計檔案管理的規范化與標準化工作，提高案卷質量。

（二）配備專人，實現會計檔案的有效管理。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環節。配備專人管理會計檔案，把檔案清點、裝訂成冊，做好匯總清冊記錄，保證會計檔案整齊有序、內容齊全。做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲、防鼠工作，建立健全檔案的歸檔、借閱、移交、銷毀等登記管理制度，切實保障會計資料的安全、完整、保密。

（三）加強往來款項管理，及時結清債權債務，減少賬務查詢。財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量減少賬務查詢工作，使會計檔案能按規定及時向檔案管理部門移交。

（四）充分利用現代管理手段管理會計檔案。會計檔案已由原始的紙質檔案發展到電子的、磁質的，由于電子系統數據易被修改，應嚴格執行計算機的授權、審批制度，加強安全保密措施，建立會計軟件多用戶、分權限管理方法，對數據及時維護、備份，以防人為惡意修改、病毒侵害導致信息損失、失真。對電算化會計資料的分類、歸檔、整理，應充分利用優質的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質存儲會計賬簿、報表，對存儲介質進行編號，標明時間、內容，分門別類進行管理，以充分壓縮存儲空間，減少存儲成本。信息化會計以其強大的核算管理功能，是會計發展的必由之路，加強電算化會計檔案管理，切實保障醫院經濟的正常運行、資產的安全完整、堵塞經營漏洞。

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1.1推動交通檔案管理工作專業化

在傳統的交通檔案管理工作中，因為檔案多數均為紙質的材料，這就限制了檔案的有效使用，并降低了檔案保存的安全系數。在進行檔案管理工作時使用現代信息技術，可消除傳統的借閱交通檔案資料在地域和空間上的差異，減少了檔案管理工作者工作難度，提升了檔案管理工作的效率。

1.2符合當前時展的需求

當前國內私家車數量越來越多，為了更好地使車輛服務于人民，需要提高交通檔案管理的效率。而通過將信息化技術加入交通檔案管理工作，能夠實現交通檔案管理工作與現代化社會有效的接軌，降低交通檔案管理工作中出現錯誤的概率，增強交通檔案管理工作的實效性。

2當前交通檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1對交通檔案管理信息化建設重視程度較低

對交通檔案管理信息化建設重視程度低制約著交通檔案管理信息化建設，具體主要表現在兩個方面，首先，在交通管理部門中，檔案管理部門為輔的科室，地位總體較為邊緣化，交通檔案管理實際需求人員較多，但具體從事人員較少，特別是專業的信息化建設技術人員更為缺乏，多數交通檔案管理部門存在一人多崗的情況，這在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作為交通檔案管理人員自身也沒有認識到信息化建設對于自身的重要性，傳統的交通檔案管理工作思路與方式仍舊處于主置，限制了現代化信息技術在交通檔案管理工作中的應用。

2.2交通檔案管理信息化建設工作對應的規章制度較為缺乏

現階段，因為多數單位的交通檔案管理信息化建設處于初級階段，具體的機構設置、專業技術人員配置等方面還存在較多的問題，規章制度不夠完善，在信息化建設實際工作開展的過程中，存在職責交叉、分工模糊等情況，甚至部分區域的交通檔案管理工作經過信息化建設之后，出現了各自為政的情況，導致交通檔案管理工作非常混亂，信息化技術應用較為表面。

2.3交通檔案管理高級信息化技術人員較為缺乏

當前由于受到傳統交通檔案管理工作的影響，實際的交通檔案管理信息化建設人員并非科班出身，往往是經過了一段時間培訓之后就直接上崗，在受到工作壓力等方面的影響時，對應的在職培訓工作也不能及時地跟上，限制了管理人員信息化技術水平的提升，再加上多數工作人員心態等方面因素，導致了高水平管理人員較為缺乏的現狀。

2.4信息管理使用軟件不統一

現階段導致交通檔案管理信息建設水平較低的另一個主要原因就是在進行交通檔案管理信息錄入的過程中，使用的錄入軟件不夠統一，導致格式不夠規范，導致后續在使用相關數據的過程中非常容易出現數據不兼容的情況，這在很大程度上導致了交通檔案信息化管理工作的混亂。出現這種情況的主要原因與我國信息化技術起步較晚有著直接關系，在交通檔案管理信息化建設的過程中間還沒有形成一個較為統一的標準，非常容易導致交通檔案管理工作出現混亂、不兼容的情況，降低了交通檔案管理信息建設的效果。

2.5信息化管理資金投入不足

交通檔案管理信息化在建設的過程中涉及到方面較多，所包含的工作也較為瑣碎，再加上我國當前交通檔案管理信息化建設水平較低，在完善交通檔案管理信息化過程中需要大量的資金投入。但是，當前我國對這方面的投入比較少，不能夠滿足我國交通檔案管理信息化建設的需求，使交通檔案管理信息化的建設水平比較落后。

3完善交通檔案管理信息化建設的相關對策

3.1構建完善的交通檔案管理信息化建設工作規章制度

無規矩不成方圓，所以在進行交通檔案管理信息化建設的構建過程中，要制定出比較完善的工作規章制度。在實施時首先要針對性地進行分析，對其有比較全面的了解，然后再把信息化建設過程的需求添加到交通檔案管理工作制度中。另一方面，在進行完善的過程中，可以進行聽證，邀請相關專業的專家、學者及工作技術人員等進行聽證，并給予專業性的指導，其次，在交通檔案管理信息化建設工作制度運行的過程中，應采取動態性的調整策略，保證交通檔案管理工作制度更好地服務于信息化建設。

3.2增強交通檔案管理信息化建設技術人員的綜合素質

針對當前交通檔案管理信息化建設技術人員綜合素質較低的情況，應制定具體的措施。首先從源頭上進行控制，主要從三個方面入手，第一，從招聘環節入手，對于招聘的工作人員，應該設立必要的有針對性的招聘條件，選擇那些專業與信息化建設相接近的人員，并提高工作人員的待遇條件，以便能夠吸引到優秀的人才，保證工作人員的能力水平。第二，制定出完善的在職培訓策略，由于交通檔案管理信息化技術和知識是處在不斷發展和進步的過程中，這就需要對已經在職的交通檔案管理工作人員進行在職培訓，使其能夠掌握最新的知識動態，保證技術人員的信息化技術水平得到不斷的提升。第三，建立合適的考核機制，合理科學的考核對于調動工作人員的積極性是十分重要的，應對傳統的理論考核方式進行變革，可多采用一些互動性的考核方式，并將考核結果與工作人員的晉升、薪酬等掛鉤，保證培訓工作與考核工作的效果，防止出現考核流于形式。

3.3增強對交通檔案管理信息化建設的重視

為更好地增強交通檔案管理信息化建設，增強對交通檔案管理信息化建設的重視是必不可少的。在具體的實施中，應當樹立交通檔案信息管理理念，提升相關工作開展的緊迫性，認識到該項工作的重要性，從而對所有工作進行統一協調管理，這對于增強交通檔案管理工作效率與質量是非常重要的。

3.4明確交通檔案管理信息化建設途徑

為了切實增強交通檔案管理信息化建設效果，應當明確交通檔案管理信息化建設途徑。首先構建完善的交通檔案管理信息化數據庫，最為根本的任務就是對其中包含的所有檔案進行整理，將整理的結果形成數據，這是形成交通檔案管理信息化數據庫的基礎。其次是進行歸檔，在歸檔時應當對所用的電子文件進行分項檢查，保證所收集信息的真實性和完整性。若紙質原件和電子文件不是完全相符的，則應當進行完善調整，保證今后使用過程中所有數據的真實性。另外，應當和交通設計部門、監理部門等相關的單位形成計算機網絡，在確保檔案資料保密的基礎上，將所有的資料融入到計算機系統中，更加方便后續資料的使用和收集。同時，還應當從復雜的交通信息材料中將其中具有結論性和代表性的數據提煉出來，形成完善系統檔案材料和嚴謹的檔案構建，從而為后續檔案調用和決策工作提供更為便捷和完善的檔案服務，實現交通檔案管理工作的規范化和科學化。

3.5規范交通檔案數字化軟件的操作

針對當前交通檔案管理信息化建設中存在的標準不夠統一的情況，應當在全國范圍內形成統一的交通檔案管理信息化錄入標準，形成統一的錄入規范，這對于提升交通檔案管理信息化建設的標準化水平是非常必要的。在具體的實施中，應當將紙質檔案與電子檔案的銜接工作落到實處，避免出現檔案數據的流失，這是十分重要的。其次，還應該利用計算機網絡技術保證交通檔案信息的錄入工作順利進行，保證信息的真實性和可調查性。第三，結合當前我國多數交通檔案信息的實際情況，與IT等相關部門進行有效對接，研發出適合當前我國交通檔案信息化錄入工作特色的數字化軟件，并在全國交通檔案單位內進行全面培訓，保證每位人員均可以使用這個軟件，這將在很大程度上增強交通檔案管理信息化建設的規范化水平。

3.6增加交通檔案管理信息化建設的投入

針對當前我國在交通檔案管理信息化建設方面投入較少的問題，應當針對性增加對交通檔案管理信息化建設的投入工作。在具體實施過程中，相關的管理與運營單位應當認識到交通檔案管理信息化建設是一個一本萬利的項目，雖然在初期的投入比較大，但是在后續的工作中，會增強交通檔案管理工作的效率，提升交通檔案管理工作的質量。同時，在具體實施中，交通檔案管理信息化建設單位應當充分發揮項目較大且屬于國家使用的優勢，嚴格采用招投標的方式進行交通檔案管理信息化建設，在確保交通檔案管理信息化建設效果的基礎上，提升交通檔案管理信息化建設的性價比。

3.7完善交通檔案管理信息化檢索工具

完善交通檔案管理信息化檢索工具對于及時掌握信息化建設動態有著非常重要的作用。在具體實施中，首先應當完善交通檔案的內容，讓使用者可以迅速地定位自身需要的信息，構建出專業索引目錄，讓使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通過多方面的途徑，將各個部門的信息進行收集，形成完善的交通檔案，然后進行交通檔案基礎數據的匯總，及時將交通檔案的項目向領導匯報，以便給領導的決策提供客觀的依據，增強決策工作的科學性和合理性。第三，加強信息的反饋工作，交通檔案管理人員要及時將收集到的信息進行整理和反饋，這樣不僅能夠反映檔案信息的內在價值，還能增強社會檔案的意識，將交通檔案信息資源服務于為交通建設，充分發揮交通檔案管理工作的作用。

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一、交通檔案管理信息化構建的意義分析

道路交通檔案的管理在道路交通系統中是非常重要的，在道路交通的檔案管理過程中首先要確保的是交通檔案的完整性和安全性，以便于相關部門能夠及時方便地使用和查詢交通檔案，另外，還同時要保證交通檔案的真實性，確保相關部門在查詢交通檔案時能夠充分地還原檔案的原貌，這些都是交通檔案管理的基本要求。

對于交通檔案進行數字化管理是交通檔案管理事業發展的必然趨勢，在現代化的計算機網絡技術廣泛應用的前提下，交通檔案的生成速度獲得了明顯的提升，在各種交通檔案中，都能夠通過電子計算機實現分類管理，確保相關部門在今后的檔案查詢和交通利用過程中具有較高的真實性和安全性，這對于傳統檔案的管理工作是一個顯著性的提升，使傳統的交通檔案管理工作效率大大提高，與此同時，道路交通檔案管理實現信息化也是實現交通檔案高效管理的必然發展方向，其工作內容具有信息量大、事實性強和更新速度快等優點，傳統的人工錄入方式已經越來越不能滿足道路交通檔案管理工作的需要，通過道路交通檔案的數字化管理，不但能夠在很大程度上節約人力資源，更加減少了交通檔案錄入過程中人工錄入帶來的交通檔案真實性的缺失，這對于提高整體性的交通檔案管理水平具有十分重要的意義。

二、交通檔案管理的信息化構建思路

（一）存在的問題分析

一是在信息化錄入過程中軟件不統一，缺乏規范的錄入格式。要在交通檔案信息化管理工作過程中形成統一規劃的檔案管理體系，必須要在道路交通檔案信息化錄入過程中有統一的格式和統一的管理軟件形式，而如果在交通檔案信息化管理過程中存在檔案錄入格式不統一，操作軟件之間不相兼容的現象，這會導致交通當期管理上的混亂，也降低了檔案的利用效率，二是交通檔案管理還沒有統一的規范，而在檔案管理過程中也應該能夠保證檔案實現當日化管理，由于我國信息化技術起步較晚，在某些工作領域方面還難以實現統一的標準，這就難免造成交通檔案管理過程中標準化工作的缺失；另外，這種標準化工作的缺失還可能導致，各種類型的交通檔案數據摻雜在一起，嚴重影響了檔案的利用效率，而且在重要檔案的數據備份方面也存在一定程度的不足。三是交通檔案數字化管理相關工作人員素質不到位，相應的信息化技術能力不足，傳統的交通檔案管理人員無法跟上時間的腳步，而且難以掌握專門的交通檔案管理軟件的應用，因此在相關的交通檔案信息化管理人員，其崗位能力的缺失是非常嚴重的弊端之一，這也是導致交通檔案信息管理無法實現高效性和真實性的重要原因之一。四是實現交通檔案信息化管理的硬件設備不足，交通檔案信息化管理需要配套的設施及硬件管理措施，然而在一些偏遠的地區還并沒有達到這種水平，各種數字化設備的不配套的現象已經嚴重影響到交通檔案信息化管理等工作的正常進行，而且有的地區還因為交通檔案信息化管理的水平低下，對交通檔案管理部門的不重視，種種現象都導致了現代化的交通檔案信息化管理工作效率較低的現象。

（二）針對問題解決的思路分析

一是規范交通檔案數字化軟件的操作，統一錄入標準，將交通檔案信息化管理工作文件格式形成統一錄入標準，不斷地對交通檔案信息化管理工作進行優化，同時，對于剛剛開展交通檔案信息化管理工作的單位來說，做好紙質檔案與電子檔案的銜接工作，防止檔案數據的流失是任務的重點。最大限度避免交通檔案數據的流失，另外，需要借助計算機網絡技術處理好交通檔案信息的錄入工作，保證信息的真實性和可調查性，及時調整交通檔案信息的制度，保證交通檔案信息管理工作能夠正常地進行。

二是加強交通檔案的信息化管理工作，建立高效的交通檔案數據庫，規范各種類型交通檔案的使用操作方法，對于各種昭通檔案按科目分類具有重要的意義，最大限度地保證道路交通信息的真實性和安全性。

三是加強相關工作管理人員的培訓工作，提高管理工作人員的素質，有關部門可以定期組織交通管理信息化錄入工作人員學習先進的道路交通檔案管理經驗，加強對相關工作人員在業務能力方面的培訓，使其盡快地了解并掌握數字化的管理工作，提高相應崗位人員的管理工作能力，確保交通檔案信息化的錄入工作在收集整理保管和利用過程中的真實性、高效性、有效性。

四是加強交通檔案管理信息化設備硬件的投入力度，具體硬件設備的投入方式如表1所示。

交通檔案信息化管理工作的基礎就是相應的硬件設備，例如現代化的計算機設備及網絡技術的植入，同時這些相應的計算機設備也應該配備配套的計算機管理軟件，例如交通檔案的錄入裝置及檔案的分類整理軟件，這樣才能保證交通檔案信息化管理工作正常有序地進行。另外，交通檔案信息化管理工作的設備配置應該堅持從實際出發，充分考慮當地的交通壓力、交通環境，實現各個方面找道路交通數據共享，方便查詢。

參考文獻：

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1 交通運輸業檔案管理的重要性

 

檔案管理工作是交通運輸管理工作中的一部分，但是許多人對檔案管理工作認識不清，未認識到檔案管理的工作的重要性[2]。檔案管理是將交通運輸行業的相關信息收入起來，并采用科學合理的方法保管好這些信息資料，檔案管理實際上是保存歷史真實性的一種重要手段，也是作為交通運輸業未來發展的重要依據。此外，相關的檔案管理工作人員或者相關的專業人士需要對交通運輸行業進行研究、需要找到更好的管理辦法，管理好的檔案可以提供大量并且有效的信息。尤其是檔案管理在鐵路運輸中具有十分重要的意義，一方面我國鐵路運輸方面的相關政策進行了改革，檔案管理需要適應鐵路運輸發展的需要。另一方面，鐵路運輸當中涉及到一些相關的技術資料，做好檔案管理能夠為鐵路運輸業的發展提供極為寶貴的資源。

 

就交通運輸行業的具體情況而言，當前我國的經濟水平在不斷提高，交通工具形式多樣，運輸頻繁[3]。在這一過程中也存在許多新的問題，我國交通運輸的壓力在逐漸增大，各部門的工作不能很好地銜接，因此檔案的管理質量也隨之下降。交通運輸業檔案的內容記錄了車輛的一些基本信息以及這些車輛的基本信息，但是目前全國的交通運輸流通極為快速，記錄在冊的檔案的完整性與真實性受到一定的影響，同時也會影響到工作人員的檔案管理進度與質量。當前，我國交通運輸管理朝著信息一體化的方向發展，因此檔案管理就更顯得重要。工作人員需要在充分了解交通運輸業發展趨勢與特點下，做好其檔案管理工作。

 

2 交通運輸業檔案管理的問題

 

2.1 缺乏檔案管理工作意識

 

檔案管理工作屬于“后勤”工作，不能為企業產生直接經濟效益，因而多數交通運輸企業不重視檔案管理工作，雖然檔案管理工作屬于日常工作內容，但是檔案管理工作不重視資料整理歸檔，而資料整理歸檔是檔案管理工作的基礎和重點[4]。不少交通運輸企業不僅不重視資料整理歸檔，甚至認為整理和歸檔資料反而浪費企業的時間和精力。由于交通運輸企業缺乏檔案管理意識，不重視資料整理歸檔，許多具有價值的資料丟失或變質，失去原有價值。

 

2.2 檔案管理工作不規范

 

檔案管理是一項規范系統的工作，需要專業的檔案管理機構作為支撐，為檔案管理提供組織和制度保障。但是部分交通運輸企業的檔案管理工作極為不規范，檔案管理工作接線模糊，檔案管理工作缺乏專職人員，管理工作多由其它崗位職工兼任，甚至部分企業未設置檔案管理部門。由于缺乏統一的檔案管理部門，檔案管理工作缺乏統一規章制度和標準，各部門檔案管理工作缺少協調，導致工作效率低下。

 

2.3 檔案管理工作人員的水平不高

 

檔案管理工作并非由專業人員負責，而是由各個部門非專業人員兼職管理。由于缺乏專業知識培訓和工作經驗，檔案管理工作只能借鑒其他人員檔案管理經驗[5]。這種做法導致檔案管理工作存在較大的主觀性，無法保證檔案的完整性和安全性，檔案流通及使用也存在許多問題，檔案的保存價值下降。

 

3 交通運輸業檔案管理方法的建議

 

檔案管理在交通運輸業發展中具有非常重要的作用，并且隨著社會各方面的進步，交通運輸業的檔案管理工作也應當與時俱進，不斷完善檔案管理工作。本文以下則就交通運輸業檔案管理工作方法，結合鐵路運輸的實際，提出幾點建議。

 

3.1 加大檔案的數字化管理

 

檔案管理工作發展至今，已經累積了大量的檔案信息，如果要快速準確地找到相關的檔案資料，交通運輸業中目前存在的檢索設備以及相關的技術設備實際上已經不能達到現代社會的要求，檔案資料的查找與使用比較繁瑣和困難。而檔案管理的意義就在于能夠得到充分的利用，否則檔案管理的價值就不能得以體現。因此，關于交通運輸業的檔案管理可以結合時展的先進科技產物進行管理，利用計算機技術采用數字化管理方法。

 

例如，在鐵路運輸當中，檔案數字化管理實際上已經實現并在不斷完善改進的過程當中。鐵路運輸管理信息系統已經得到推廣應用，一些基層站段、分局、路局的計算機網絡體系已經形成了一定的規模。通過檔案的數字化管理，檔案信息既可以以文件的形式存在，也可以以電子的形式得以保存，并且減輕了工作人員的檔案信息錄入、檢索等工作，檔案管理工作的質量也有所提升，并為鐵路運輸行業提供了更好的服務。

 

3.2 建立健全檔案管理制度

 

在充分利用先進計算機管理平臺下，交通運輸業的檔案管理工作效率可以得到極大的提升。此外，為保證檔案管理工作的順利進行，交通運輸業還需要結合該行業特點建立健全相關的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據與基礎，因此，根據交通運輸業的特點，管理制度需要進一步規范化。例如，在鐵路運輸業中，檔案管理制度結合基層站段、分局、路局的實際情況并站在全局的角度，細化、具體化檔案管理工作，實現鐵路各局各段檔案管理工作有序進行。值得一提的是，管理人員在立卷歸檔工作中，應堅持“以本單位為主”的原則，嚴格以國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》為指導。

 

3.3 建設高素質的檔案管理人員

 

在當前社會，檔案管理工作需要高素質的新型的管理人員。在檔案管理工作中，工作人員需要具備無私奉獻、甘于吃苦、默默無聞的精神素養。此外，檔案管理工作對管理人員的業務能力和知識水平也具有一定的要求。交通運輸業的檔案管理工作涉及到各個部門，工作量非常大。為此，交通運輸相關部門應當注重檔案管理人員的建設，不斷加強管理人員的業務能力，鼓勵管理人員專研學習相關的技術知識與專業知識。在不斷學習的過程中，檔案管理人員可以相互交流溝通，進而解決實際工作中的問題。值得重視的是，交通運輸業的檔案管理人員的工作環境與條件相對比較艱苦，相關部門需要給予一定的關心與愛護，關心管理人員的工作情況，針對已存在的問題幫助解決，保護檔案管理人員的工作積極性，從而保證檔案管理工作的長久進行。

 

4 結語

 

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1檔案管理在交通運輸事業中的重要性

1.1站在交通運輸與經濟發展的角度分析

現如今我國的交通運輸事業已經劃分到了國民經濟的范疇，對于推動國民經濟的發展起著十分重要的現實作用，其不僅能滿足經濟發展日益增長的需求，而且能順應迎合當前我國經濟發展的趨勢，所以促進交通運輸事業良性發展，有助于提升運輸能力與水平，也有利于降低運輸成本，從而實現收益的最大化。同時通過交通運輸與國民經濟之間的關系來看，道路交通運輸并不能完全影響到經濟發展的水平，比如交通運輸事業針對不同的地理區域發揮的作用會存在一定的差異性，在交通便利的地區加強道路建設，投入人力、物力而增加的經濟或社會效益并不明顯；而在交通相對不便利的地區，加大交通道路建設的力度，不僅能改善當地的運輸情況，提高物流流動的效率，而且能促進當地的經濟發展，推動區域間的發展。

1.2站在檔案管理與經濟發展的角度分析

為了順應國民經濟的發展應運而生出交通運輸的檔案管理工作，所以說，檔案管理工作的進行是通過采用文字型縮影的形式來描述經濟發展。通過優化交通運輸檔案管理，合理規劃其信息資源，不僅能發揮交通運輸信息資源的價值，而且能充分激發檔案管理的自身價值，從而促進我國經濟的健康發展。同時，通過分析交通運輸檔案的信息。可以清晰的掌握當前經濟發展的態勢，并為今后的發展提供依據，通過對國民經濟的實踐活動加強理論基礎，有利于獲得有效的經濟與社會效益。

2當前交通運輸事業檔案管理工作中存在的問題

2.1傳統檔案管理模式中存在的問題

（1）耐久性較差與保存空間壓力較大

傳統的交通運輸檔案管理模式通常采用紙質檔案來保存交通運輸車輛與工作人員的信息，記錄駕駛人員與車輛的駕駛情況，有助于對其進行調查與管理。但是紙質檔案存在耐久性差的問題，包括紙質、黏粘性、酸堿含量等，一項不合格便會降低檔案的耐久性，另外如果發生借閱、復制等人為的形式，可能會產生損壞、機械磨損等情況從而影響到檔案的耐久性，同時紙質檔案的保管，包括必要的文件資料采用檔案袋進行保存、裝訂重要文件檔案、編制檔案目錄等需要較大的空間，因而存在保存空間壓力大的問題。

（2）檢索與共享存在困難

交通運輸的檔案管理工作包括許多部門，時間跨度也較長，而且道路信息也多種多樣，所以傳統的檔案管理模式檢索困難，出現費時費力，工作效率低的問題；同時傳統的交通運輸管理模式秉承著屬地管理準則，不同地區的交通運輸管理部門管理本地區的車輛、駕駛人員的相關信息等，而對所需信息資源進行檢索查閱必須獲得車輛或戶籍所在地檔案管理部門的支持，所以共享比較困難。

2.2當前體制下檔案管理中存在的問題

（1） 管理制度缺乏規范性

當前，我國的交通運輸企業是自主運營、管理與自負盈虧的，所以在運營過程中采用的管理制度會缺乏規范性，交通運輸企業往往追求經濟既定目標的實現，沒有建立科學管理制度的意識，致使檔案管理工作不能全面系統的實施，因而建立統一并且規范的管理制度是刻不容緩的。

（2）相關工作人員素質較低

在交通運輸行業的檔案管理中，相關工作人員存在素質較低的問題，思想上存在一定的認知偏差，將檔案管理工作想得過于簡單化，片面認為檔案管理工作就是對資料進行整理、記錄等基礎工作，欠缺科學的管理意識與管理能力，工作人員的素質參差不等，不利于發展交通運輸的檔案管理工作。

（3）信息化水平與檔案利用率低

目前信息技術的發展被逐漸應用于各個行業，但是交通運輸業的檔案管理工作信息化水平仍比較低，沒有達到檔案管理的全面信息化，同時檔案管理工作的進行存在重業務建設，忽視檔案利用的現象，許多檔案處于封閉或半封閉的狀態，從而其利用率不高。

3優化交通運輸檔案管理的措施

3.1建立健全科學合理的管理制度

充分認識到交通運輸檔案管理工作具有基礎服務性，建立健全科學合理的檔案管理制度，充分利用信息檔案，有助于加強各部門的配合連接，能夠促進檔案管理工作的順利進行，同時重視檔案的收集規整，加強規章制度與網絡體系的配合，便于為檔案管理的工作提供保障。

3.2加強對檔案管理工作人員的培訓，提升他們的素質與水平

為了優化交通運輸的檔案管理工作，就離不開對檔案管理工作人員的培訓，檔案管理工作人員的業務素質與水平的提升直接作用于檔案管理的效率與質量，在提升相關工作人員的素質時，應首先將樹立政治素質放在第一位，其次要加強培養檔案管理人員的業務能力，通過培訓的形式來加強工作人員學習補充檔案管理知識，不僅能促進建設檔案管理的隊伍，而且能促進交通運輸事業的發展。

3.3提升檔案管理的信息化水平與利用效率

隨著計算機和網絡技術的廣泛應用和普及，而且交通運輸檔案信息收集的數量日益增多，因而需要提升檔案管理的信息化程度，并建立與之對應的管理網絡，通過在檔案管理工作中運用信息管理系統，將檔案信息資源進行無限備份，不僅能增強檔案資料的耐久性，同時也能減輕保存空間的壓力，降低相關人員的工作重復性的同時也能提升工作效率，同時加強檔案管理的利用效率，對于不涉及特殊需要保密的資料可以實行對外開放，有助于實現資源共享。

4結語

總而言之，優化交通運輸檔案管理，不斷提高檔案管理的質量與水平，不僅能充分發揮檔案管理的服務作用，而且有助于推動交通運輸業的正常運行，促進其走向協調科學發展的道路。

篇12

當今社會，隨著經濟體制的不斷轉軌、現代企業制度的逐步建立及電子信息技術的高速發展，我們見證了一個經濟、技術、政治等全面發展與改革的時代。因此，深化企業檔案管理工作改革，探索企業檔案管理工作現代化發展之路顯得尤為重要。

交通企業科技檔案的基本種類有：科技項目研究檔案、工程項目監理檔案、工程項目咨詢檔案、工程項目施工檔案、工程項目檢測檔案、基本建設檔案等等。一個工程項目從開工到結束要經歷很多的環節，如合同的簽訂、項目前期的研究、做工程可行性研究、初步設計、施工圖設計、竣工驗收等等，項目的設計、施工期間設計文件也會經過反復的修改和變更。因此交通科技檔案具有時間跨度大、來源廣泛、信息含量大的特點。

1.交通企業科技檔案管理存在的主要問題

1.1檔案管理工作邊緣化

檔案是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。有人曾說“一個國家如果沒有檔案，將失去歷史而變成傳說”。檔案的重要性可見一斑。同樣，檔案作為企業生產、技術、科研和經營等活動的直接真實記錄，承載了大量高價值的信息[1]。然而，目前很多企業對檔案的重要性認識不足，對檔案管理工作不夠重視，多只考慮經濟效益，把控制工程投資、進度和質量作為工作中心任務，而對科技檔案的收集、整理、歸檔及檔案人員的培訓等工作不夠重視。使得檔案管理工作越來越趨于邊緣化。

1.2管理體制和管理手段滯后

交通企業科技檔案管理體制和管理手段遠遠滯后于當今科學技術的發展。特別是電子信息技術快速發展后，這種差別變得尤為明顯。

隨著電子信息技術的飛速發展，互聯網和手機上網給人們提供了方便快捷的溝通和信息服務，電子商務幾乎可以取代傳統實體商店。而如今交通企業科技檔案的存儲介質仍然是紙張，電子檔案和電子簽名尚未能得到完全推廣和認可，這就存在以下幾個不足：

首先，紙質檔案的收集、整理、歸檔和利用工作量大、成本高、效率低下。交通企業形成的工程設計、施工檔案數量多，內容細致龐大，往往一本圖紙幾百頁，形成的紙質檔案非常重，搬運和折疊起來放進檔案盒都非常不便。更有些圖紙由于精細的要求，需要用A1或A2的紙打印，根本就不能放進常規的檔案盒，這對于檔案的整理和歸檔是十分不利的。

其次，紙質檔案不利于保存，在查詢和利用過程中，紙質檔案需要反復地翻閱和復印，對檔案會造成不同程度的損害，尤其是復印，像本單位的工程設計檔案有些都特別厚，如若整本復印，必須要拆、切割、復印完后再次裝訂。不僅操作十分不方便，還會損害檔案。

最后，紙質檔案在形成過程中往往會使用大量紙張，這就造成紙張木材資源的巨大浪費，有需求就有消費，這也意味著大量的樹木被砍伐，對環境造成嚴重的破壞，這與我們建設資源節約型、環境友好型社會的要求是極不相符的。

1.3檔案的價值未能得到有效利用

目前，科技檔案尚遠遠沒有能發揮其應有的信息、技術和經濟價值。對于大多數交通企業而言，其工程設計、建設檔案只是偶爾需要時查詢，這不僅與檔案承載了該項目的建設經驗、教訓、總結等豐富成果不相符，反而大量的檔案貯存造成了對建筑空間資源的巨大浪費。

2.解決交通企業科技檔案管理有關問題的對策

2.1要充分認識交通企業科技檔案在實現可持續發展戰略中的重要地位和基礎作用

科技檔案對于該工程項目日后的管理、使用、維護、改擴建起著不可或缺的作用。這是我們總結汲取過去的經驗教訓，少走或不走彎路的寶庫，一個企業要想做好檔案管理，首先要得到領導的重視和大力支持，原因如下：

⑴大型交通企業人員、部門眾多，由不同的分管領導管理，各部門檔案形成相對獨立，但又存在交叉和相互聯系，分管領導難以進行全面把控，如果領導不重視檔案管理的工作，這項工作就很難有序地進行；

⑵檔案可能涉及到單位的最高機密，若沒有最高領導去管，將無法確保單位的核心競爭力的安全；

⑶檔案管理是一項復雜且精細的工作，應建立獨立檔案管理部門和專職的檔案管理人員，各部門也應指定兼職檔案人員負責日常檔案的管理，配合專職檔案人員做好企業的檔案管理工作。如果領導不重視，則其檔案管理人員大多數是兼職人員，也得不到專業的培訓，這對于檔案的利用和發展必然存在局限性，結果是使檔案管理工作邊緣化。

2.2創新檔案管理體制和管理手段

隨著電子信息技術的飛速發展，檔案管理也應緊跟時展的步伐，逐步實現科技檔案編制電子化、存儲數字化、管理自動化和利用網絡化。

建議立法部門和檔案管理部門要加強對新形勢下檔案管理工作的戰略立法和體制研究，建立檔案電子信息化的法律、法規和標準規范體系，使電子檔案、電子簽名等與紙質檔案有同等的法律地位。項目建設部門要研究開發建立高速公路固定模式的檔案自動編制（生成）和網絡歸檔系統，使檔案能夠在第一現場、第一時間自動生成電子檔案，不但可以大大提高工程管理和檔案歸檔效率，而且可最大限度確保檔案的原始性和真實性，更加有效實現工程“三大控制”目標。對已歸檔檔案要逐步數字化，向社會提供掃描后的電子檔案，以利于提高利用效率和檔案的保護。同時，還要充分利用信息網絡的傳遞優勢，整理檔案信息資源，分密級開展檔案的網絡利用，力爭實現“鼠標一點，檔案立現”[2]。

2.3做好科技檔案的開發利用工作

隨著我國交通基礎設施建設事業的不斷發展，交通企業的業務范圍逐漸擴大，形成了大量的交通科技檔案。然而現有的科技檔案更多是注重貯藏和保密，而疏于利用。如何做好科技檔案的開發利用工作，為交通企業設計、科研、生產、經營等業務提供高效服務，是交通企業檔案管理部門要認真思考的一項重大議題。檔案是我們留給歷史的一筆寶貴的財富，也可以說是一部長生不老的活資源。若要充分發揮檔案的價值，就要變被動使用檔案為主動研究檔案，從檔案中吸取經驗和教訓，總結創新新材料、新技術、新工藝和新的管理模式。

檔案管理部門應當綜合、透徹了解企業所屬各部門的需求，根據檔案室藏的情況，積極提供檔案的查詢和利用服務。檔案管理人員應加強與各部門的溝通，積極主動地使用多種宣傳工具展示所藏檔案的信息資源和工作成果，讓企業員工能充分了解檔案保管的范圍以及在企業中發揮的作用。

（1）在企業通訊設備如騰訊通（RTX）和QQ、網站中，刊登企業本年度獲取的工程設計、科技成果、管理榮譽獎項等信息；

（2）使用專業的檔案管理軟件，將各門類的檔案信息錄入到軟件中，由于檔案管理軟件只能授權檔案管理人員使用，為了給廣大的企業員工提供便利，還應利用企業局域網絡，建立檔案查詢的網頁，將檔案管理軟件的資源共享給員工使用；

（3）除傳統的查找、摘錄外，還需借助電腦、復印機、傳真機、掃描儀等電子設備，使紙質、聲像及各種電子文件得到方便的查閱及復制；

（4）做好檔案的編研工作，為了更好地利用檔案資源，還應對企業組織機構、管理辦法、企業大事、科技論文、工程設計成果等按照不同內容的專題進行收集整理、編輯成冊。使檔案工作成果得到更好的利用[3]。

檔案工作最終目的是檔案資料的利用。不僅要求檔案管理部門要積極提供檔案利用，使檔案發揮其經濟效益，更要確保檔案的安全和信息保密。檔案借用者對所借的檔案應負有安全、保密責任，技術檔案不能自行轉借，污損、丟失，特別嚴謹擅自在檔案上添注、涂抹、改字、加字、圈點、抽取和拆散。

3.結束語

總之，檔案工作是一項復雜的系統工程，也是交通企業管理基礎工作之一，它為企業的經營決策、技術創新、提高技術水平、生產水平以及各項管理工作提供信息和依據，科技企業的檔案管理工作只有適應企業整體經濟發展的需要，才能發揮自身優勢，成為科技企業走向成功的堅實基礎。

參考文獻：

篇13

文獻標識碼：A

doi：10.19311/ki.16723198.2016.13.026

隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作在生產、教育、服務等行業中發揮著重要的作用。與此同時，在新的發展時期，交通運輸部門也需要與時俱進，不斷加強檔案管理的信息化建設。只有這樣，才能保證交通檔案的真實性、可靠性，最終滿足我國交通事業的順利發展。然而，當前交通部門檔案管理信息化程度明顯比較低，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化水平的發展。鑒于此，本文結合相關的工作經驗，提出了具體改進的辦法和措施。下面進行詳細的論述。

1 交通運輸部門檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理的信息化指的是：采用信息化管理理念、方式，快速、高效的對龐雜的檔案信息進行篩選、分類、儲存、檢索等，從而轉變傳統的人工檔案管理方式，最終提高資源的利用效率。當前，在檔案信息化建設中，加快了電子檔案的應用與推廣。該檔案管理方式以網絡技術為支撐，便于客戶對檔案進行及時保存、修改、檢索等。與傳統檔案管理方式相比，電子檔案具有成本低、工作效率高的優勢。與此同時，在網絡信息化時代，信息技術極大的促進了行業的改革，并且創造了更大的社會、經濟效益。對于我國交通運輸部門來講，同樣需要實現檔案管理的信息化。可以說，實現檔案管理信息化是時展的必然，是提高交通運輸管理部門各項工作效率的剛性需求。總而言之，在未來領域的發展中，加快交通運輸部門的檔案管理信息化建設已經是一件刻不容緩的工作。所以，我國交通運輸部門的各級領導、檔案管理人員必須引起高度的重視。

2 交通運輸部門檔案管理信息化建設的內容

交通運輸部門在檔案管理信息化建設的工作中，需要結合行業發展的實際情況，在立足現有資源的基礎上，實施周密規劃，只有這樣才能取得一定的成效。

2.1 檔案的基礎建設

在檔案基礎建設中，首先要保證硬件、軟件方面的支持。然后，積極采用計算機計算，加快網絡資源的傳輸、儲存，從而盡快實現資源共享的目的。交通部門在檔案管理信息化中，要實現以上目標，必須加快局域網建設，并在檔案管理中推廣計算機信息技術。

2.2 實現檔案信息的數字化進程

采數據庫知識，高科技手段，將紙質的檔案、文件、圖片等，轉換為電子檔案。同時，按照一定的順序，種類，建立相應的檔案信息庫。通常情況下，檔案信息的數字化包括兩個方面。一方面指的是：檔案信息的數字化。另一方面指的是：檔案文件的目錄數字化。

2.3 檔案信息安全保障體制建設

建設檔案安全保障機制，確保在檔案信息化管理中，各項數據的真實性、安全性、可靠性。采用管理與技術結合的方式，防御病毒對系統的干擾、攻擊。同時，還要對檔案管理人員行進業務知識、技能方面的培訓，加強安全管理體系的建設。

3 加快交通運輸部門檔案管理信息化建設的辦法與措施

可以看出，加快交通運輸部門檔案管理信息化建設勢在必行。鑒于此，本文結合實際的檔案管理工作經驗，提出具體實施的辦法和措施。

3.1 建立檔案信息網站

交通部門在信息化建設中，可以以網站建設為支點。在此基礎上，給廣大用戶提供一個信息平臺，使他們可以在任何地點、時間，在網絡客戶端或者瀏覽器中，看見最新的交通運輸資料與信息。同時，用戶在查詢的過程中，能夠快速的完成對信息的檢索，歸檔。除此之外，還可以在網站上設置專業的檔案服務咨詢窗口，以便及時的給需要咨詢的用戶提供幫助，完成相關操作。在建設檔案信息網站時，可以在條件允許的情況下，使用標準化產品。同時，積極采用當前國內外先進的硬件、軟件技術，打造一流的網站平臺，以此來吸引廣大用戶的目光，并促進交通運輸部門檔案管理的信息化建設。

3.2 加強電子文件的管理

當前，在計算機技術的快速發展下，大量的重要文件被傳送到互聯網中，并以電子文件的方式存在。鑒于此，檔案管理人員必須盡快深入到文件工作領域當中，接受、出巡大量的電子文件，并加強管理。比如，針對已經歸檔的文件，將其設置為只讀文件。這種格式的文件只能提供閱讀服務，具有不可被更改的性質。在此基礎上，不僅提高了電子文件的可靠性，而且有效的保護了原始文件的結構。除此之外，使電子文件與紙質文件在檔案管理工作中，發揮著同樣的社會效應。

3.3 加強檔案信息的規范化、標準化

在檔案管理信息化建設中，必須提高各項工作的現代化管理水平，以此來加強檔案信息的規范化、信息化。具體要求為：首先，交通運輸部門在檔案管理工作中，需要以國家相關的檔案信息化標準為依據，同時結合該部門自身的實際發展情況，建立出一套標準體系。然后，針對運行中存在的問題，不斷完善。其次，在建立檔案目錄數據庫中，要遵循高效、便捷的原則。但是，不能違反國家的相關制度。再次，在編寫檔案內容，設置數據庫格式的過程中，也要建立統一化、規范化的標準。最后，針對在檔案管理中硬件、軟件的格式，也要做出明確的規定。這樣做的目的在于：可以為用戶在共享文件中提供方便。同時，解決了因為格式問題出現的閱讀問題。比如，在只讀模式下，文件無法打開，或者轉化失敗等。

3.4 創新檔案管理的方式

交通運輸部門在檔案管理工作中，要不斷創新管理的方法，從而實現對檔案材料的有效控制。在交通檔案中，很大一部分資料屬于公路工程。然而，在工程資料的管理中，由于耗費的人力、物力、財力比較多，所以往往也會造成資源的浪費。在這種情況下，要提高工程檔案管理的水平，必須轉變檔案管理的手段和方式。只有這樣，才能加快公路工程檔案的信息化建設。

3.5 建設高素質的檔案管理人才隊伍

在信息化時代下，促進了檔案管理技術的發展與成熟。所以，為了推進檔案管理信息化建設，必須盡快建立一支綜合素質高、專業能力強的檔案管理人才隊伍。因此，檔案管理人員要不斷學習新的檔案管理知識、技能，特別是現代化的檔案管理手段。同時，在日常工作中，加大研究的力度，針對出現的新問題，及時解決。

4 結束語

改革開放以后，我國信息技術發展的速度越來越快。與此同時，各個行業在檔案管理中，都廣泛運用了信息化技術，從而提高了管理的質量和效率，并且保證了數據的真實性、可靠性，以及安全性。當前，在網絡時代下，使大量數據被傳送到互聯網中，從而加大了檔案管理的難度。因此，必須加快檔案管理的信息化建設。同樣，在交通運輸部門的檔案管理中，也應該引起重視。只有不斷轉變檔案管理方式，積極建立以信息化技術為支撐的數據庫資源，并提高檔案管理人員的綜合素質，才能促進交通運輸部門檔案管理的信息化水平。本文結合相關的經驗，提出了具體的辦法和措施，希望可以作為同行的參考。

參考文獻

[1]劉英.淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設[J].赤子（上中旬），2015，（21）.

[2]呂儉男.淺談交通運輸部門人事檔案管理的信息化建設[J].黑龍江史志，2015，（05）.