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2004年以來國家逐步對國有企業進行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發了《四平市人民政府印發關于推進國有企業改革問題的若干規定的通知》，由此拉開國有企業改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅，一鼓作氣打響了國企改革的攻堅戰。地方政府籌措大批資金對廠辦集體企業、區街集體企業進行改制。據統計，到目前為止改制涉及員工近十四萬人，這些退出國有、集體企業員工的檔案管理工作任務十分繁重，過去由企業管理的員工檔案，大部分要移交到就業服務機構托管，這部分人再就業、退休、異地就業、續繳社會保險費等業務都要由就業服務機構去做。經過各級就業服務部門不辭辛苦的工作，這項繁重的工作已經步入正軌。

大批解除勞動合同人員個人檔案委托就業服務機構，不僅僅是工作任務繁重，不斷加強個人檔案管理，認真分析個人檔案信息，通過檔案調檔分析再就業狀況以及社會保險費續繳狀況對于做好人力資源和社會保障工作至關重要。從現有個人檔案資料分析，存在的問題比較突出。

一、檔案記錄不夠完整，問題比較突出

國有企業改制、集體企業改制，解除勞動合同人員年齡結構普遍偏高，這部分人大部分是上世紀50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規范，出生日期與身份證記載不一致的問題也比較突出。造成這個問題的原因是多方面的，既有個人因素，也有政策因素。眾所周知在計劃經濟體制下，國有企業招工要受指標限制和就業年齡限制，搞到招工指標的人千方百計地把自己超過當初國家規定年齡或者沒有達到最低就業年齡的子女送進國有企業，這就造成個人檔案記載不真實。至于特殊工種記載由于國有企業眾多，期間工種名錄也不夠規范，一個工種多種叫法的現象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業記載為“搬運工”。再有就是期間十幾年國家沒有調整職工工資，直至改革開放以后1983年國家進行一次工資普調，1986年進行一次普遍增加工資，當初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。

二、拖欠社會保險費問題比較普遍

1986年我們國家在勞動用工、工資分配、社會保險領域實行重大改革，用工打破鐵飯碗實行勞動合同制，工資打破八級工資制實行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實現按勞分配。在社會保險制度改革過程中改變企業負擔養老辦法，實行社會統籌，這項改革是在試點的基礎上逐步推開的。盡管國家在改革過程中投入了大量人力物力和財力，但是在改革過程中由于企業效益差別等原因，造成一些企業欠繳社會保險費，甚至個別企業到改革開始仍然沒有為員工繳納社會保險費，因此造成一批員工拖欠社會保險費問題。在改革過程中國家，地方政府籌措資金、改制企業籌措資金，參加改制的員工有的也承擔一部分社會保險費，基本上把改制截止前欠繳的社會保險費補繳到位。但是改制后這部分員工與企業解除勞動關系，沒有實現再就業的社會保險費又出現新的欠繳。

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1、引言

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。

2、系統功能分析

本系統主要任務是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權限管理功能。其功能主要有如下幾項：

(1)密碼和權限管理功能，不同權限的用戶具有不同的操作權利。

(2)應用程序與數據卡服務器連接配置功能，用于在應用程序中配置SQL Server 2000數據庫服務器名和檔案管理系統數據庫名。

(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。

(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。

(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數、附件件數、附圖張數。

(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。

(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。

(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。

(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。

(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。

3、系統主要窗體詳細設計

3.1 檔案管理窗體設計

檔案管理窗體是檔案管理系統的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應字段值。與創建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。

3.2 數據記錄組合查詢窗體設計

本系統具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數據記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數查找條件記錄。參數查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數查找條件后單擊“查找”按鈕，執行查詢操作。也可以單擊“全部數據”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現資源管理器右半邊的四種顯示方式。

3.3 檔案借用和歸還窗體設計

當“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。

4、結語

該檔案管理系統給預拌混凝土企業的管理工作帶來了極大的方便，為企業檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術水平和管理服務水平。

參考文獻

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隨著目前市場經濟的進一步發展，我國經濟體制發生了深刻的變化，一些國有企業破產、重組、兼并或轉制，民營企業、合資企業、外商、個體工商戶等新的經濟組織逐漸成為我國經濟發展的重要組成部分，和職工就業的主題。然而在國有企業轉制、破產和兼并重組等過程中，企業身份轉變和檔案管理問題日益突出，主要表現在：一是企業職工檔案管理不規范，經過破產、轉制的國有企業職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明或存在隨意涂改等現象。更有甚是，一些新的經濟組織不重視企業職工檔案的建立和保管，不能及時更新、補充新產生的職工的個人材料，導致職工的檔案不準確、不完善。二是企業職工檔案被分散保管。部分國有企業破產后職工被分流，但是職工檔案沒有被帶走，一些民營企業或外資企業只保存本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用之前的檔案有的在原企業保管，有的隨破產企業檔案一起交由綜合企業管理部門或破產企業的主管部門保管。總之，職工的檔案被分割，形成了不完整的職工個人檔案，導致職工個人履歷斷檔，不能完整反映職工個人工作經歷。三是部分企業職工檔案管理不規范、保管存在安全隱患。有些企業職工檔案被裝在破舊木柜中或麻袋中堆放在倉庫角落，既沒有防火、防潮措施更沒有防盜設備，檔案丟失、損壞現象嚴重。四是借閱和傳遞手續不規范。部分單位和企業在職工檔案的借閱和傳遞方面存在不規范的現象，有的職工可以隨意帶走檔案，借閱無借條，調轉無手續和回執，有些企業因不同意職工調轉或其他理由隨意扣押或涂改職工檔案，致使職工檔案形成“棄檔”或“死檔”。企業檔案管理的缺失或錯誤，直接導致職工在辦理退休、養老、住房公積金等事宜時無法提供完整的法律依據，致使職工或企業利益受損，或有甚是導致企業和職工對簿公堂。

2 檔案是企業法律舉證的重要依據

企業在經濟運作之中總要發生各種糾紛，且以經濟債務糾紛與侵權糾紛居多，做好企業檔案管理它將為企業各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。企業要想順利發展減少經濟運作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就必須在平時的企業管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業檔案，才能在各種經濟糾紛中立于不敗之地。而我國現行的司法理念可以概述為“告訴制”，即民不告官不究，且是“誰主張，誰舉證”。然對經濟糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質證，對證據的確認，采信，直接關系到審判的結果。所以原被告方在審理過程中，誰能完成舉證責任是致關一環。對原告來說是維權的重要手段，對被告來說是有力的抗爭，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經采信證據，就會依據法判決。所以，企業在應對各種有關經濟和其他糾紛司法案件中，如能尋找出有力的證據材料，特別是有關文件、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實真面目，又能給法院斷案依法做出公正、公平、合理的判決，維護權益、討回公道。因此，從某方面來說做好企業特別是國有企業的檔案管理，對維護企業和員工的利益來說是至關重要的，同時還是法律舉證的重要依據之一。

3 用法制意識搞好企業檔案管理

3.1 企業檔案管理融入法制意識的重要性和方法

既然企業檔案是企業處理各種糾紛的重要法律依據，因此企業檔案管理人員就要嚴格按照國家有關法律、法規要求妥善做好企業檔案管理，在形成檔案之初就要樹立法制意識，本著實事求是的態度和證據的角度進行收集、整理、管理企業檔案。但企業管理千頭萬緒怎么從法律證據的角度管理企業檔案呢？這就要求企業檔案管理人員要弄清楚證據存在的基本要素。企業管理雖然表面非常發雜，但萬變不離其宗，不論業務經營、技術研究、行政管理、人力資源、財務資金，企業文化、企地關系等等，都離不開企業檔案、文印收發、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務性的工作。所以取證、索證無時不有，就看從領導到普通職工有沒有法制意識與覺悟。所以企業機關文秘人員特別是檔案管理人員要對身邊的小事、碎事留個心眼，事事都要考慮周詳，做事特別是重要事項要留下痕跡，要有原始憑證 、文件記錄保存的習慣；要有程序制度逐級辦理的手續履行；要有回執、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為；要有當事人的墨跡、影像、聲音、照片、字據等等這些都是證據的基本要素，一句話：證據要的是原汁原味，這是最關鍵要素。

3.2 做好企業檔案管理的基礎性工作

企業應嚴格執行《檔案法》的各項規定，健全檔案管理制度，認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發現問題及時整改，保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質培養，定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓，加強檔案人員職業道德和愛崗敬業教育，使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業需求，從而全面提高檔案管理水平。

3.3 加強企業職工檔案管理，實現檔案規范化管理，確保企業職員的合法權益得到保障

為了企業職工檔案規范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應從實際出發，是否聯合制定一個企業職工檔案管理的規定或實施意見，不論企業規模的大小，都必須建立統一、標準和規范的職工檔案管理體系，有條件的企業可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業進行一次嚴格的職工檔案執法抽查，對職工檔案達不到要求的，要根據《檔案法》的要求進行相應的經濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。

4 案例分析說明

勞動爭議案。安陽市某煤炭企業始建于1969年，李某自建礦初被招進該企業工作，并任該企業工會副主席職務。該企業規定領導干部到達53歲期退居二線，正職降為副職、副職降為管理人員。由于該單位職工檔案管理不嚴，為了拖延退居二線日期，李某托關系借出自己的檔案并私自涂改了招工日期和自己的真實年齡。按照身份證真實年齡2011年李某該退居二線，但是李某說自己檔案年齡不到退居二線年齡拒絕退居二線。結果，該煤炭企業按照李某身份證年齡給予了退居二線降低了李某工資待遇處理，為此李某依據檔案年齡不到退居二線年齡為由將該煤炭企業告上了法庭。法院經過調查取證一審認為：該員工省份證年齡到達該煤炭企業規定的退居二線的年齡但招工表和檔案年齡不到退居二線年齡，判令公司收回讓李某退居二線降低工資待遇的決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時，該公司從檔案中找到李某涂改招工表和檔案的認證和物證，請求法庭支持。二審認定舉證事實有效撤銷一審判決，重新判令退居二線降低工資待遇決定有效，贏得了官司的勝訴。

5 結束語

企業檔案管理關系到企業和員工的根本利益，所以用科學積極的態度去搞好企業檔案管理，并將法制意識融入到企業檔案管理中，是全面貫徹落實科學發展觀、實現以人為本、維護企業利益的重要保障和根本舉措。

參考文獻

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?穴一）檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識

現在，仍有大部分企業員工，甚至不少企業中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認識仍停留在“檔案就是歷史記錄”，“檔案就是保密材料”，“檔案只要被保管好、不丟失就行了”，“檔案就是寫在紙上的書面材料”的層面上，而沒有充分意識到作為企業重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有服務于企業現實的重要價值。除了紙質檔案之外，電子檔案是企業檔案的新成員，數字化平臺是企業檔案信息管理和服務的新舞臺。

（二）企業實施組織結構扁平化，檔案機構何去何從

當前，許多企業實行組織結構扁平化，精簡機構，削減管理層次，從而提高企業運轉效率。企業推行組織結構扁平化后，企業檔案機構如果發揮不了應有的作用，沒有獨特的價值，就會成為被精簡的對象。甚至一些企業干脆撤銷了專門的檔案機構。檔案機構在企業組織體系中的地位下降，制約了企業檔案工作的發展，也影響了檔案工作人員的工作熱情。在新形勢下，如何明確檔案機構在企業中的定位和角色，成為我們必須思考的問題。

（三）企業信息化建設進程加快，“實體檔案保管”模式難以為繼

現在，絕大多數企業都認識到了信息化的意義和價值，并且不斷通過建立辦公自動化（OA）、管理信息系統（MIS）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）、企業資源計劃（ERP）等應用系統加快企業信息化進程。企業在各項活動過程越來越多地形成數字化的信息，傳統的企業檔案“實體保管模式”難以為繼。而在很多企業中，由于沒有實施管理或管理不當，導致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業“記憶”面臨丟失的危險。

（四）企業檔案信息資源分散，無法提供系統服務

隨著企業規模不斷擴大或企業合并，涌現了許多大型公司或集團公司。這些公司或集團公司的下屬機構或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團公司檔案機構移交檔案。特別是一些企業的分公司，由于產權關系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構移交檔案。

自20世紀80年代以來，人們一直在倡導圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質性進展。即便一些企業將圖書情報機構和檔案機構合并，成立信息中心，但也只是停留在機構合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，提供系統的、綜合的、集成的信息服務。

二、思路：以知識管理思想指導企業檔案工作改革

對于傳統的企業檔案工作進行細枝末節的改進，已經于事無補，只有對其進行根本性的變革，才能適應形勢發展的要求。任何改革實踐都需要一種先進的理論作為指導。在知識經濟時代，指導企業檔案工作改革的理論應該是知識管理思想。

知識管理是指為了提高企業競爭力而對企業內外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用；并且通過促進知識共享，鼓勵知識創新，實現知識增值。它是利用企業的集體智慧來提高企業的應變能力和創新能力。

知識管理的內容和范圍十分廣泛，主要包括知識資源管理、知識技術管理、知識員工管理等方面。知識資源管理側重于企業知識的識別、收集、加工、存儲、傳遞、檢索和提供利用，為整個知識管理提供資源平臺。知識技術管理側重于現代信息技術，如數據倉庫技術、知識挖掘技術等的應用，為整個知識管理提供技術支撐。知識員工管理，側重于激發知識型員工的工作積極性、主動性和創造性，鼓勵他們向企業貢獻個人的隱性知識，提高他們的知識創新能力，為整個知識管理提供人員保障。其中知識資源管理是知識管理的基礎工作。知識管理一般從知識資源管理起步。

⒈ 企業檔案是企業重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理重要的內容

根據1996年聯合國經濟合作與發展組織?穴OECD?雪的《以知識為基礎的經濟》報告，知識包括四大類：“知道是什么”的事實知識（know－what）；“知道為什么”的原理知識（know－why）；“知道怎樣做”的技能知識（know－how）；“知道是誰”的人際知識（know－who）。在此基礎上，我們可以進一步將知識分為“顯性知識”（Explicit Knowledge）和“隱性知識”（Tacit Knowledge）。顯性知識是指“知道是什么”和“知道為什么”的知識，也即是記錄于在一定物質載體上的知識。隱性知識是指“知道怎樣做”和“知道是誰”的知識，是存儲于人們大腦的經歷、經驗、技巧、訣竅、靈感等尚未公開的秘密知識，或者是只可意會難于表達的知識。例如，我國一些企業進口零部件，并利用外國企業同樣的儀器設備和操作方法來組裝產品，產品質量卻明顯不如外國企業的原裝產品，這就說明我國企業工人沒有掌握外國企業工人的隱性知識（操作技巧、訣竅等）。

企業的文件、檔案作為企業活動的記錄，凝結了企業員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業最主要的顯性知識。正如IBM Lotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中所說的：“文檔是知識的容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業的知識財產。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。” 美國Delphi咨詢集團的一項調查表明，在組織所獲取的知識中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。

企業的顯性知識實際上主要包括兩個方面：一是在企業內部產生的文件、檔案，二是從企業外部收集而來的圖書、情報。圖書、情報是公開的，可以為所有企業利用，而文件、檔案是本企業自身產生的，是企業所特有的，其他企業無法獲取。因而文件、檔案構成企業具有競爭價值的核心顯性知識。企業的隱性知識存在于員工個人的大腦之中，只有固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能被有效地管理。可見，某種意義上，企業檔案是企業最重要的知識資源。

既然企業文件、檔案是企業最重要的知識資源，那么，企業檔案管理實質上是一種重要的企業知識資源管理活動，企業檔案管理應該成為整個企業知識資源管理重要的有機組成部分。

⒉ 檔案管理應以知識資源管理為發展方向，知識資源管理應以檔案管理為核心內容

一方面，檔案管理是知識資源管理的重要內容，使得檔案管理以知識資源管理為發展方向成為可能；另一方面，知識管理是21世紀的企業管理模式，作為企業重要管理工作之一的檔案管理，以知識資源管理為發展方向是其必然的選擇。

知識資源管理是一項長期的、艱巨的系統工程，必須從易到難、有步驟地開展。當前，許多企業的檔案管理已經具有良好基礎，特別是一些企業已經開始檔案數字化建設。因此，知識資源管理可以從檔案管理入手來逐步開展。企業檔案是企業最重要的知識資源，檔案管理是企業知識資源管理的重要內容，因此，知識資源管理也應以檔案管理為核心內容。

綜上所述，企業檔案工作改革的方向就是實行知識資源管理。

三、對策：構建知識資源管理平臺

實行知識資源管理的基礎和前提是構建一個“知識資源管理平臺”。

（一）知識資源管理平臺的功能

“知識資源管理平臺”是企業知識資源管理的基礎平臺。它是企業整個信息流、知識流的載體和媒介，是企業知識資源的收集裝置、加工儀器、存儲場所、傳遞通道、服務系統。借助于這個平臺，使企業任何部門和員工，可以在任何時間和地點，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識，充分實現企業知識的價值，從而提高企業的生產效率、經營管理水平和創新能力。

（二）知識資源管理平臺的結構

“知識資源管理平臺”由“知識資源庫”、“知識資源整合系統”、“知識資源服務系統”三個部分組成：

⒈知識資源庫。“知識資源庫”是集中存儲企業各種信息、知識的數據庫。數據來源于三個方面：

―――企業內部的顯性知識，主要是企業各部門形成的各種文件、檔案；

―――企業外部的顯性知識，主要是企業各部門購買、收集而來的各種圖書、情報、資料；

―――企業內部的隱性知識，主要是企業員工個人的工作經驗、技巧、訣竅等，以及企業的精神文化，這些隱性知識需要借助于一定的制度和技術，固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能進入“知識資源庫”，被有效管理。

⒉知識資源整合系統。“知識資源整合系統”的功能是：

―――及時、全面收集企業內外的各種信息、知識；

―――對其進行科學加工處理，轉化為統一格式的數據，使之有序化、系統化；

―――將加工整理后的企業知識資源存入知識資源庫。

⒊知識資源服務系統。“知識資源服務系統”的功能是：為企業各部門利用“知識資源庫”中各種的信息、知識，提供一個便捷的數據出口、檢索途徑和服務窗口，同時也接受知識資源服務的反饋信息。

（三）管理機構

⒈機構設置。“知識資源管理平臺”的建設、運行與維護，需要有專門的機構來負責。根據企業類型、規模、內部管理體制的不同，可以選擇不同的機構設置：一是企業檔案館（室）；二是企業圖書、情報、檔案一體化機構，如檔案信息中心、情報信息中心或信息中心等；三是設置新的管理機構，這個機構可取名為“知識資源管理中心”。該機構可以在企業原有的檔案機構基礎上改建而成。在建設之初，根據企業原檔案機構在企業組織體系的位置，“知識資源管理中心”既可成為企業下設的單獨的二級機構，以充分發揮其積極性，也可以掛靠總經理辦公室下，以充分利用辦公室作為一個綜合性、協調性部門的優勢。在知識資源管理實施一段時間之后，“知識資源管理中心”以獨立為二級機構為宜。

⒉ 基本職能。該管理機構的基本職能是：

―――知識資源整體規劃，即根據企業對信息、知識的利用需求，對企業知識資源管理進行整體規劃；

―――知識資源建設，即全面收集企業內外的各種信息、知識，對其進行加工、組織、整合，以規范的形式存入企業知識資源庫。

―――知識服務，即基于知識資源庫，通過知識資源服務系統，提供增值信息、知識服務。

（四）構建知識資源管理平臺的條件

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引言

在中國豐富的檔案財富中,企業人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業人事檔案對于現代企業的發展有著十分重要的影響。探求企業流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業人事檔案工作的改革,對促進中國經濟發展、社會進步具有重大的現實意義。

一、人事檔案實現信息化管理

在信息化程度日益加深的現代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進行現代化管理是必然的發展方向,流動人員人事檔案管理也是如此。現代化技術的核心是計算機、網絡通訊等現代信息技術,利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等,進而實現網絡化管理,是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個方面著手:

一是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理,需要以科學的手段來扭轉“看堆守攤”的局面,以適應檔案管理信息化的對內要求,可以建立人事檔案信息的專用數據庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術,將檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文章圖片甚至聲像資料轉變成數據資料,使檔案數字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺,建立人事檔案信息化服務系統。在人事檔案專用數據庫建立起來后,還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通,也才能實現人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

二、規范人事檔案管理各環節

1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為有利于工作的順利開展,應采取一系列切實可行的措施。

一方面,要從人事檔案收集環節本身進行規范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網絡,根據材料形成的規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責、權、利,并嚴格執行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時,如發現材料不齊或丟失,要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統消極的收集保存方式。傳統的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現有的僵局。如有些人才流動服務機構創建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態聯系,與傳統意義上企業流動人員委托存檔的區別在于克服了“人檔分離”的現象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務機構合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內送交人才市場,并由其根據國家有關流動人員人事檔案管理的規定進行審核歸檔。

2.嚴格檔案轉遞手續。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉遞是企業流動人員人事檔案工作的重點。人事檔案的轉遞雖然有相關的規定與政策,其關鍵問題就在于如何使檔案轉遞更為規范,使檔案更能發揮利用價值。

國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》中要求:“人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函15天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。”“人才流動服務機構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。”并且,檔案的轉遞應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應盡快將其檔案轉遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節。

3.優化檔案內容構成。優化檔案內容構成,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等基本信息內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。

一要創建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創建業績檔案。要及時將企業流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據。三要創建誠信檔案。要規范企業流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載政治自律、專業技術人員學術和技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。唯有如此,才能使企業流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關部門可通過檔案記載確定對企業流動人員的選拔和培養,人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產生。

三、拓展人事檔案管理方式

在社會主義市場經濟條件下,人事是適應中國企業流動人員管理的新方式,是一種促進人才產業化,最終使人事管理變成一種公眾服務的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現人事關系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務機構代管。隨著新形勢的出現與發展,人事制度也開拓了新的服務形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區已經實行。它由人才市場擔當員工的法定雇主,負責派遣員工的人事管理,實際用工企業同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現勞動關系轉移,提高人力資源配置效率和使用效益。

實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關系與勞動關系一體管理的局面,租賃單位用人,專業機構管人。二是人才資源共享。通過對高級專業人才兼職租賃業務的開展,可以有效地促進地區人力資源的社會共享。三是準確選人,規避用人風險。中介機構根據用人單位的要求,利用專業化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進行面試確定,使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。

對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業績情況、培訓、健康及考核等方面內容,能更好地維護勞動者的合法權益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續簽,由于其人事關系仍然由人事派遣服務機構。其工齡連續計算,并可繼續為人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據的各種證明等人事服務。

小結

人事檔案是與人類個體密切相關真實的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業檔案管理工作中必不可少環節的企業流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業發展的人事檔案管理的新舉措。

參考文獻:

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[5]衛許長.流動人員人事檔案管理探析[J].蘭臺世界,2005.

On Improving the Business of Mobile Personnel file Management Measures

CHENRong

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同樣，當我們收到一份外來文件需要辦理時，也要按照企業文書處理工作和檔案管理工作的規定和要求去做。例如文件辦理后有沒有將辦理情況和辦理結果簡要的填寫在文件處理單上，在辦理文件中形成的需要上報的文字和報表有沒有隨文件留底以便與文件一起歸檔備查等等。在這個問題上需要指出的是，不少文件經辦人員在文件處理單上應當填寫的各個欄目里，往往簡簡單單地只寫了“已閱”、“已辦”、“已報送”等字眼，至于這個文件究竟如何辦理的，辦理后有沒有形成自己的文件?向上級報送的什么材料?這些都無從查考。而按照公文處理規定，應該將辦理文件的情況用簡明扼要的文字填寫在公文處理單上，如果在辦文中形成了自己的文件或者有材料和報表上報給了上級機關，都應當把原件附在上級來文的后面一起歸檔。只有上下文件一起歸檔后，才能對今后工作的查考利用產生價值，否則只有上級來文而沒有本單位文件歸檔，企業檔案室豈不成了上級機關的文件保管室了。

再以科技文件材料來說，一個新產品從開發研制至試生產再到正式批產，這一全過程中所形成的許多文字、計算和圖樣材料，只要是對企業今后的產品開發研制和生產經營有查考利用價值的，都應當進行有效的管理和控制，做好這些材料的積累和預立卷。由于開發研制一個新產品往往需要較長的周期，少則一二年，多則三四年甚至五六年，因此對科技文件材料的管理還必須分階段進行，每當一個階段(例如調研階段、設計階段、試制階段等)結束時，都應當及時做好這一階段所形成的文字、計算和圖樣材料的收集與歸檔工作。否則的話，時間越長，材料的散失和損壞越多，甚至會造成無法彌補的損失。

基建工程項目材料的管理和控制，也存在與科技文件材料同樣的情況，由于工程項目周期長和子項目多，對這類材料的管理也必須分階段進行，決不能等到整個工程項目竣工時才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話，無疑是為時已晚，早期的工程項目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統性造成極大的損失。這就是我們所說的檔案的全過程管理。

二、檔案的全方位管理，就是指企業的所有職能部門在履行其職能活動中形成的有價值的文件和材料，都應當按照企業的有關規定進行收集和歸檔。

在這個問題上有兩種傾向:一種傾向是認為自己的部門不是企業的重要部門，工作中沒有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，沒有歸檔保存的價值，所以檔案管理工作與我們這個部門沒有多大聯系。在這種錯誤認識的支配下，這種部門往往不注意文件和材料的積累與收集，甚至在文件和材料的形成過程中也很隨便，不按照企業有關規定去做。另一種傾向是把自己的部門看得太重要，認為自己部門在工作中所產生的文件和材料具有一定的保密性，不宜歸檔。這種認識也是不對的。作為企業的檔案室，它是企業中管理檔案的專職部門，它有為企業保守秘密的工作紀律，不會也不允許將企業秘密對外泄露，因此企業的其他部門完全可以放心地將所有應當歸檔保存的文件和材料交由企業檔案室管理。事實上，企業的全部檔案都收歸檔案室保管，才是防止企業秘密外泄的重要保證，也是使企業各類信息和資源得以積累、傳承的根本保證。

為了實施企業檔案的全方位管理，一方面企業檔案部門應當制定相應的歸檔制度，明確企業各類檔案材料的歸檔時間、歸檔內容和歸檔要求。這就要求企業檔案人員熟悉企業各個職能部門的職責內容和職權范圍，并且根據企業職能部門的調整和變化，適時地作出修訂和補充，使歸檔制度能夠具有很強的操作性。另一方面，有了規章制度之后，工作的成敗與否還是事在人為。作為企業檔案人員，要學會轉變立場、轉變觀念，要把企業各個職能部門作為自己的服務對象，在歸檔材料形成、積累和預立卷等各個環節給予他們指導和幫助，而不僅僅是在年終或次年年初歸檔時才發現問題，提出整改意見。

在實施企業檔案全方位管理中，多年來一直強調和堅持的科技檔案工作的“四納入”、“五參加”是一項很有效的措施。“四納入”就是把科技文件材料(包括基建工程項目材料)的形成、積累、歸檔工作納入科技工作程序，納入生產、科研、基建工作計劃，納入有關部門和有關人員的職責范圍，納入企業經責制考核范圍;“五參加”就是指科技檔案部門和科技檔案人員要參加新產品定型、科研成果鑒定、基建竣工驗收、設備儀器開箱以及有關生產、科研、基建等方面的會議。經驗證明，只有堅持了“四納入”、“五參加”這一有效的措施，科技檔案的全方位管理才能真正得到落實和體現。

三、檔案的全員式管理就是指企業中的每個職工都或多或少的與企業檔案管理工作有著聯系，因此每個職工都應當關心和支持企業的檔案管理工作。

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近年來，隨著信息技術快速發展和普遍應用，大數據（big date）受到更多關注，作為中國經濟的重要組成部分，國有企業不可避免的融入大數據浪潮之中。大數據時代的特點可以概括為：Vari-ety（模態繁多）、Volume（體量浩大）、Velocity（生成快速）和Value（價值巨大但密度很低）。這些錯綜復雜的特點使當前的企業檔案管理體現如下特點：

（一）數據指數級增長，檔案信息分析運行能力要求增強。“大數據從以GB或TB為單位來衡量上升為以PB（1000個T）、EB（一百萬個T）或ZB（10億個T）為計量單位。目前，一般大型國有企業檔案數據量從TB量級已經增加到EB量級。巨大的信息數據量，使得檔案管理需要花費更長地時間去運行分析，同時對企業檔案管理者在短時間內甄別信息價值能力也提出了更高的要求。

（二）數據類型多樣化，檔案管理利用難度增大。大數據時代前，國有企業數據多為定型化數據。少數企業擁有非結構化數據。大數據環境下檔案類型多樣化，圖片、音頻、視頻等非結構化數據占據主流地位。據測算，目前我國國有企業非結構化數據復合年增長率超過90%，其主要驅動力來自于互聯網以及依托互聯網的諸如微博、微信等新生客戶端。

（三）數據時效性強，檔案處理捕捉能力升級。在一個開放和兼容的大數據時代中，企業檔案管部門必須在超容量級的檔案數據中進行快速地收集、分析、提交的結果，檔案從業者需以極快的速度從檔案數據中捕捉有價值的信息后用于決策，才能最大限度地提升檔案信息的有效性，實現“1秒定律”。

（四）數據自身價值巨大，檔案價值凸顯稀疏性。在大數據時代，數據總量與數據價值密度高低并不成正比關系。大量信息數據的占有，需要專業的檔案人員反復層層地分析萃取創新有價值的信息，實現高質量的企業檔案數據。隨著數據信息群的不斷龐大，企業檔案價值稀疏性逐漸增加，錯誤數據分析風險有所增強。

二、大數據背景下，企業檔案信息資源收集管理革新探究

（一）檔案管理觀念的變化。一是企業檔案管理的范疇的轉變。由原先單一的文件、史料、信息、記錄等單一結化數據變成了結構化數據與非結構化數據并存，甚至網絡信息、電子郵件、音視頻等零散性非結構化數據將成為企業檔案的核心部分。二是企業檔案管理意義的巨大改變。以往企業檔案工作更多的側重于史料、記錄、保存等功能，往往局限于單一價值功能體現。隨著大數據時代的到來，企業檔案意義的數據在輿情、醫療、治安、冶金、政務等領域中開始發揮巨大作用。企業檔案服務方式也從被動服務向主動服務轉變，主動通過對海量信息的篩選、甄別，尋找最具價值的數據整理儲存，通過輔助決策實現社會經濟價值。

（二）企業檔案信息系統技術架構初步建立。以往的現代企業檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息―體化管理模式三種模式。隨著大數據時代的到來，簡單的一體化已經不能滿足企業對檔案工作要求。借助于最新的數據技g，一體化信息處理開始向一站式轉變，即通過應用云計算技術，對現有企業所有檔案數據信息進行重新設計，動態增加計算資源、存儲資源，將檔案數據信息轉變成一系列二進制代碼儲存，再經過統一分析、追蹤、計算、量化所有數據，依據結論分析出潛在規律推算可能產生的有效結果，并直接將最終最后價值的檔案數據直接傳送至決策層，主動服務企業發展與管理。

（三）企業檔案收集管理流程更加規范。大數據時代信息共通共有的背景下，是信息安全的巨大不確定性。為此，企業高層已經將企業檔案管理作為企業戰略性事務進行關注，對企業檔案收集管理進行標準化流程式管控，特別加強各個環節安全管理意識措施的培訓。部分企業已將ISO認證標準引入企業檔案管理系統，使得標準流程更加明晰，環節把控更加嚴格。

三、大數據背景下，企業檔案數據信息管理工作的前景展望

（一）企業檔案信息管理大數據平臺的建立。平臺建設將基于現有的IT基礎設施，例如云平臺的建設。但不同于云平臺單純的基礎設施建設，大數據平臺還需要有相關配套軟件的及時進入，實現在云框架下的大數據分析和應用。企業檔案大數據平臺的建設是一項非常復雜的系統工程，在我國仍處于初級階段，但有些企業已經在嘗試初期實現了很好的成果。

（二）企業檔案利用率的有效性和針對性的提升。大數據時代，很多檔案管理者認為海量信息數據的流動性與檔案的史料固定性有所矛盾，受之影響國內企業檔案信息資源開放利用整體上還比較落后，成為企業檔案建設中相對薄弱一環。近來，一些大型國有企業開始積極實踐，并有望成為未來企業檔案發展的趨勢。

四、結語

隨著企業檔案工作重要性的增長，身為服務企業檔案工作的一員，必須圍繞主業，做好企業檔案基礎管理工作，同時運用大數據帶來的優勢價值，積極發揮檔案數據信息資源的最大價值，為企業發展助一臂之力。

【參考文獻】

[1]王平.大數據時代，國企準備好了嗎？[J].國企，2013（2）：110-115.

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二、市場經濟環境下企業人事檔案管理存在的弊端

（一）企業未能高度重視人事檔案管理

在企業人力資源管理過程中，相關工作人員未能充分認識到人事檔案管理的重要性，員工檔案管理意識普遍不強，沒有引起高層領導的關注和重視。企業人力資源管理者受到傳統管理觀念的影響，注重管理結果的經濟效益，普遍認為人事檔案管理是一件耗時耗力的工作，不能給企業帶來任何的經濟效益[1]。因此，一部分的企業嚴重忽視了它的重要作用，只是將它當做一種走過場的普通工作，沒有認真放在心上，企業往往只是安排一些相關崗位的員工進行檔案管理工作，工作人員不具備良好的責任心以及專業管理技術，人事檔案管理工作只是淺層停留在保存和查閱上，無法充分發揮出人事檔案管理的作用。

（二）企業未建立起健全的人事檔案管理體制

存在大部分企業還在使用傳統的人事檔案管理體制，人事檔案管理工作流程一層不變，當企業招入一批新員工時，就按時將新員工的檔案保存在檔案室內，等到需要查閱員工檔案時就拿出來看看，如果企業有員工想要辭職離開時，就退換其本人檔案，這種工作體制導致員工不具備任何對檔案的管理權以及處理權，一旦員工與企業產生嚴重的分歧矛盾，員工想離職，企業卻遲遲不歸還員工的檔案。有些員工可能會選擇退一步，忍氣吞聲的留下來繼續工作，但是這樣勢必會影響到員工的工作情緒，降低他們的工作熱情和興趣，直接導致工作效率的退步。如果有些員工不服軟，堅決選擇離開企業，就會造成員工檔案遺留在檔案室內，加大管理任務的難度。這種落后的人事檔案管理機制會影響到企業穩定持續的發展。

（三）企業未能完善好員工檔案的內容

通常情況下，企業人事檔案的內容主要包括了員工的受教育程度證明、工作經歷證明以及所受各項表彰證明等[2]。但是在實際企業人事檔案管理中，存在大部分企業未能完善員工的檔案內容，內容往往比較單一。例如，在企業人事檔案管理工作中，存在一些員工檔案中沒有履歷表以及年度考核表，有些員工企業檔案中甚至連最基本的個人信息以及家庭成員信息都沒完善，員工檔案內容不完善的現象會導致企業的檔案管理工作舉步維艱，無法及時正確查閱員工相關信息，發生重大事件時無法第一時間通知員工家人。與此同時，企業人事檔案的管理人員由于疏忽大意，對待工作態度不端正，并沒有去及時判別員工檔案信息的真實性，而僅僅只是為了早點完成任務，選擇把員工檔案直接保存起來就好了。這種結果直接導致無法保證員工檔案的真實性以及完整性，不利于企業人事管理工作的良好發展[3]。

（四）企業未能充分利用好人事檔案的管理

企業在發展過程中更加注重經濟效益的創造，在人事檔案管理機制上缺乏創新和改革，受到傳統管理觀念的影響，在員工檔案管理上更加關注他們的思想素質評價以及道德修養評價，這其中主要包括了員工的一些工作經歷、受到的各項表彰以及達到的教育程度等[4]，而選擇忽略了員工的主要專業工作技能以及個人工作能力等，就是因為對員工檔案內容記錄的不夠完善，導致不能充分發揮出檔案的作用，不斷提高企業人事檔案的利用率。企業普遍認為人事檔案管理工作就是為了對員工的檔案進行保存，起到約束他們的作用。這樣的結果只會導致企業不能有效的在實際工作當中利用好檔案。比如，企業在進行社會招聘人才過程中，通過對人才檔案的對比分析，選擇最合適企業的人才，這樣有利于企業的生存發展；當企業要提拔員工升職時，通過調度員工檔案進行查閱，正確評價出不同員工在企業的表現以及發展前景，從而合理正確的提拔人才。

三、市場經濟環境下加強企業人事檔案管理的措施

（一）高度重視企業的人事檔案管理工作

在市場經濟新環境下，企業要想保持良好的競爭力，在市場上占有一席之地，就必須不斷加強企業的人力資源管理工作，充分認識到企業人事檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理員工的專業知識和技能，打破傳統人事檔案管理的弊端，不斷創新優化企業人事檔案管理工作。因此，企業要加大對人事檔案管理的資金投入，建立起專業的檔案管理團隊，為團隊創造出良好的檔案管理環境。與此同時，要嚴格做好對企業人事檔案管理的監督工作，通過組織定期的教育培訓，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及綜合素質，加強員工的崗位責任心，充分激發員工的工作積極性，讓他們全身心的投入到工作崗位當中去，在日常工作生活中努力學習了解檔案管理新知識，不斷充實自己，提高自身的檔案管理水平，為企業的人事檔案管理現代化的目標而不斷奮斗。

（二）建立健全的人事檔案管理機制

企業要建立起健全的人事檔案管理機制，對于人事檔案管理的每一個工作環節都要嚴格控制，保證整個工作流程的嚴謹順暢。人事檔案管理員工要明確指導自己的工作責任和義務，嚴格按照企業制定的規章制度，要保證人事檔案資料收集、整理以及保存工作的標準化、規范化，對于員工檔案的每一項內容都要仔細檢查判斷，保證檔案資料的完善性以及真實可靠性。與此同時，企業要高度關注人事檔案保管的安全性，避免出現檔案遺失或者遭人任意修改的現象[5]。因此，企業要建立起健全的檔案管理責任制，科學合理的保存員工檔案，加強員工的檔案管理安全意識，要做好檔案資料的借閱工作，必須根據實際情況正確判斷出是否滿足借閱條件，才能進行借閱工作，并及時做好借閱登記，在指定時間按時的歸還。

（三）提高企業人事檔案管理人員的專業水平

當前的經濟市場瞬息萬變，企業要與時俱進，跟上時展的腳步。因此，企業在人事檔案管理上要不斷提高相關工作人員的管理水平，加強員工的檔案管理知識和技能的培訓，爭取打造出一支專業化的高素質檔案管理團隊，早日實現企業人事檔案管理的現代化以及科學化。企業除了要注重檔案管理員工業務能力的提升，還要不斷提高他們的綜合道德品質和政治文化素養[6]，要讓他們認真履行崗位職責，工作態度端正，不忽視任何一個工作環節。在員工的檔案管理技能上，企業要定期組織教育培訓，讓每位員工及時掌握最新的檔案管理手段，不斷充實自己的檔案管理知識。

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二、發揮檔案管理經濟效益作用的措施與對策

隨著現代企業制度的不斷完善，檔案管理本文由收集整理對企業發展中的作用越來越突出。高效、有序以及規范的檔案管理可以提升企業經濟效益和管理水平，但不可否認的是，目前，在我國一些企業中，檔案管理中仍然存在著一些問題和不足，這些問題惡化不足不僅制約了企業檔案管理工作質量的提升，更影響了企業經濟效益的提升。下面就發揮檔案管理經濟效益作用的措施和對策來進行一些淺顯的分析和探討，希望這些措施和對策可以提高我國企業檔案管理水平和質量，最大限度的發揮出檔案管理在提升企業經濟效益方面的重要作用。

第一，提高對檔案管理的認識。

在一個企業中，企業管理主要包括有：財務管理、生產管理、質量管理以及人力資源管理等多個管理方面，這些管理對企業經濟效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對企業經濟效益的影響是長遠和隱性的，因此，在一些企業中企業管理者和領導者都不太重視企業的檔案管理，而是更加重視可以為企業帶來明顯經濟效益的企業管理，因此，要想充分發揮出檔案管理在提升企業經濟效益方面的作用，就必須提高企業管理者和領導者對檔案管理的認識。一是提升自身的認識。企業領導者和管理者的認識對檔案管理工作有著至關重要的影響。企業的領導者和管理者應當不斷學習，提高對檔案管理工作的認識，從思想上認識到檔案管理工作對企業的發展是有利的；二是提高員工對檔案管理的認識。企業領導者和管理者只提高自身的認識還是遠遠不夠的，還需要提升企業員工特別是企業檔案管理員工的認識，畢竟企業的檔案管理工作都需要企業員工來執行，因此，這時候，企業領導者和管理者就必須充分發揮出自身在企業管理中的核心和主導作用，通過自身的影響來提升企業員工對檔案管理工作的認識。

第二，加強對檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理人員的各方面素質。

企業檔案管理人員的素質直接影響了企業檔案管理質量，而檔案管理質量又影響了檔案管理對企業經濟效益作用的發揮，因此，企業要想最大限度的發揮檔案管理對企業經濟效益的作用，就必須加強企業檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理人員的各方面素質。為此：

堅持每月學習制度。企業要提高檔案管理人員的素質，就必須要求企業檔案管理員工不斷地學習，在不斷的學習中不斷提高自身的素質和對工作的熟練度。學習內容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術檔案管理實施細則》、《合同管理辦法》等管理制度。長期堅持下去，企業檔案管理員工的素質必然會有一個質的提升。

加強對檔案管理員工的培訓。培訓是老板送給員工最好的禮物。培訓不僅可以提升員工的素質，更可以留著員工。隨著社會經濟的不斷發展，新技術、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業加強對員工的培訓，使其可以不斷適應企業發展的需要，如當前企業檔案管理的信息化趨勢不可逆轉，基于計算機技術和網絡技術的信息化檔案管理系統，對企業檔案管理員工的素質提出了更好的要求，不僅需要企業檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計算機技術和各種網絡技術，這都需

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小微企業的經營重視資本的快速回收，卻易于忽略對企業員工或人才的激勵與有培養，而人才服務機構不僅對小微企業員工的檔案進行統一管理，而且還能還為企業員工提供正規、專業的職業資格考試咨詢服務、提供技術職務資格的申辦業務，從而更好地幫助企業優化現有的人才結構，最終穩定企業的人才隊伍、提高企業的生產運作。

2. 人才服務機構人事平臺小微企業人事檔案管理現存的問題

2.1 小微企業人事檔案管理的制度有待完善

小微企業人力資源檔案的查看與歸檔制度不完善，對于檔案的劃分范圍也沒有明確的制度標準，例如對于小微企業中各部門員工的檔案信息，沒有明確的規定哪些信息是必須歸檔的部分。對于檔案的查看登記或流程無明確規定，更有部分小微企業直接禁止查看員工的檔案，由此不利于全面了解員工的綜合動態。此外，小微企業中人事檔案管理的建立涉及多個部門，但是這些部門并沒有真正配合人事部門建立員工檔案，甚至漠不關心或出現互相推卸責任現象，由于缺乏人事檔案管理規章制度，由此降低了檔案建立與管理的效率。

2.2 違規管理或自行建庫行為普遍

部分小微企業對當前人事檔案管理制度缺乏了解，進而存在違規管理或在本單位內自行建立員工“人事檔案”行為，不利于企業人事檔案管理的規范化與標準化建設。部分小微企業將員工的工作檔案建立在人事信息管理系統當中，或自創員工檔案管理室、私自設立企業的員工檔案管理條例。少數小微企業雖然已經在人才服務機構辦理了單位的人事，但還存在自行為企業員工建立“工作檔案”，造成在人事檔案之外的“第二人事檔案”問題，影響了企業人事檔案管理工作的專業化、規范化管理的進程。

2.3 小微企業對員工人事檔案管理的意識較為淡薄

多數小微企業的管理者對企業的人事檔案管理工作，存在認識不深、未重視人事檔案管理工作現象，導致企業管理者不愿對企業員工的人事檔案管理工作，投入較多的成本。按照2012年廣西壯族自治區的調查信息數據顯示：截至2011年，該自治區基本單位名錄庫管理中小微企業法人單位已經超過共12.5萬家，但是統一委托人才服務辦公室對企業的人事檔案進行的不足500家，由此可知進行檔案管理的企業所占小微企業的比例仍不足0.4%。由此表明絕大部分小微企業對企業員工的人事檔案管理工作不重視且檔案管理的意識淡薄。

2.4 小微企業人事檔案材料的管理出現分散或缺失現象

小微企業的人事檔案管理隨意性比較大，表現在：企業的員工對人事檔案材料進行收集與歸檔時，難免出現人事檔案的內容不完整、員工的信息材料收集不齊全的現象。其次更有的人事檔案信息存在虛假現象，從而給小微企業的人事部門工作造成影響，加上人事檔案管理的水平有限，運用先進技術管理的成本較高等原因，造成企業的人事檔案管理工作效率偏低，最終導致小微企業難以真正發揮出人事檔案管理的價值與優勢。

3. 提高小微企業檔案管理工作之有效途徑

3.1 小微企業應積極建立完善的人事檔案管理規章制度

針對小微企業人事檔案管理難的問題，首先企業應進一步健全員工人事檔案制度，較快地對企業的人事檔案進行有效管理。通過完善現有的檔案管理制度，在此基礎上確保各項制度的全面、有效落實，將檔案管理工作的績效與員工薪資掛鉤，明確各自的職責權限;確保企業員工與管理者遵守各項人事檔案管理制度。由此體現檔案管理制度的公平性，確保檔案管理工作的保量與水平的進一步提高。

3.2 人才服務機構應加強對小微企業人事檔案的管理與宣傳

面對激勵人的市場競爭，人才服務機構需要不斷加強對小微企業員工人事檔案的管理與宣傳工作。通過多關注小微企業的實際需求，進而采取多種途徑確保做好企業的人事檔案管理工作。一方面不斷完善小微企業的員工人事檔案，并提高企業對人事檔案的利用效率;另一方面應加大宣傳力度進一步提高社會大眾對小微人事檔案管理工作的認識，擴大宣傳的媒體方式與渠道、重視對企業人事檔案的收集與歸檔，全面提高人事檔案對于企業的重要促進作用。

3.3 提高小微企業對員工人事檔案管理工作的重視度

小微企業當中的各領導都應積極轉變觀念與思想，關注企業員工人事檔案的管理工作，通過定期對員工的檔案管理進行檢查或抽查，便于發現管理的不足進而全面改進;其次對企業人事檔案管理工作者開展技能培訓，更快的提高其的檔案管理水平，一方面將企業員工的人事檔案管理工作納入到企業的日常管理工作當中，進行規范管理;另一方面有利于企業上下形成對人事檔案管理統一認識的理念，從而全面推進人才服務機構人事平臺中小微企業檔案管理工作效率的較快提高。

3.4 采用先進技術提高小微企業人事檔案管理工作

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1．1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業戰略的指導下，通過科學方法的運用，以人力資源戰略和規劃分析為基礎，對企業的人力資源進行配置、考核、規范等工作，以實現企業目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓與開發、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1．2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內容可以反映一個人的經歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進行適當的利用和開發。

1．3人力資源管理與人事檔案管理的關系

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關系。

二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。

2．1提高企業內外部員工的整體質量

企業內部的人力資源招聘工作主要包含了內部招聘和外部招聘兩個方面，內部招聘主要是從企業內部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業需要的人才。但是在企業內部員工招聘中，經常會出現企業員工不管應聘人員的專業和資質，隨意招聘自己老鄉和校友的情況，這在很大程度上降低了企業員工的整體素質，影響了企業的內部管理。但是企業通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區和高校相關的員工，以保障企業員工的質量。除此之外，在實施企業內部招聘時，企業還應該分析員工的檔案資料，以為內部員工的選拔提供重要依據。

2．2幫助企業進行人力資源規劃

人事檔案中包含了企業內部人才結構、人才水平以及人才數量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業分類企業人才，幫助企業了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業內部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業人力資源管理工作及時把握企業的人才流動情況，以為企業的未來發展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業更好的規劃企業內部人力資源，促進企業未來更好的發展。

2．3幫助企業更針對性的實施培訓

員工培訓是企業內部運行的重要組成部分，企業要想讓員工培訓獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業員工，企業可以對其進行新知識的培訓，對于年齡較大的員工，對知識培訓的抵觸情緒較大，對此，企業可以對其進行健康保健培訓，以充分調動他們的工作積極性。

2．4促進企業跨地域文化管理

企業員工來自不同的地域，會給企業帶來不同的地域文化，為此，在企業管理中，企業應該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進企業跨地域文化的管理，幫助企業員工之間相互了解，避免出現文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經歷和籍貫等進行分類，相關工作人員可以對每個員工的文化特質進行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進行預測，提出解決方案。比如，企業可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業的內部凝聚力。

2．5對員工采取有針對性的激勵手段

員工的檔案內容，可以幫助企業人力資源管理工作者詳細了解每個企業員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。

三、結語

人事檔案管理工作在企業人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業內部員工的工作積極性。為此，在未來的企業發展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進的信息技術，對檔案資料進行科學的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學，以更好的促進企業的人力資源管理工作。

參考文獻:

［1］張海濱．從中日人事檔案管理的比較看我國人事檔案管理的前景［J］．山西財經大學學報．2011(S4)

［2］張蘭月．檔案工作中的知識管理分析［J］．河南職工醫學院學報．2010(02)

篇12

目前，在人事檔案管理工作中，不少企業對員工的人事檔案認識不足，認為人事檔案管理工作僅僅只是一項保管的事務性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就可以了。員工個人秉著對人事檔案無所謂的態度，意識不到自己也有積累和維護檔案內容安全的義務，對相關檔案材料的填寫比較簡單、隨意。更有甚者對自己人事檔案的去向漠不關心，或者是委托當地人才中心管理后就長期失去聯系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。

2.人事檔案管理員的素質和管理水平不高

由于最初的企業不夠重視或其它原因，導致企業人事檔案管理員在素質水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過程中不夠細致認真，缺乏責任心，只是簡單地做好檔案接收、檔案編號、庫房防火、防蛀等倉管工作，沒有及時將人事檔案材料收集歸檔，更沒有對檔案材料內容進行標準化分類及嚴格審核，導致員工個人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實性。此外，由于企業員工流動性大，檔案管理員的轉檔不及時，造成原單位有檔無人，新單位有人卻無檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態，從而影響了新單位的用人決策，同時又增加了原單位檔案保管的壓力。

3.人事檔案的管理手法相對落后

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專業知識的人員全職管理，而在現實情況中存在部分企業把人事檔案管理工作交給了其他部門工作人員負責，這些人一是沒有經過專業培訓，不具備專業的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進行檔案管理工作過程中沒有引起足夠重視，往往無法滿足人事檔案管理工作職責需要。另外大多企業人事檔案管理手法相對落后，還在采用比較傳統的老辦法進行人事檔案管理，跟不上社會發展的步伐，滿足不了企業發展的形勢需要。例如企業沒有運用專業的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進行管理，這種管理方式既浪費時間又不能夠保證質量，大大降低了企業管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個人和企業的重視，衍生出人事檔案內容陳舊、利用價值不高；檔案管理人員配備不足，專業性不強；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會的需要等等一系列的問題，這些問題制約了人事檔案對人力資源開發、配備與管理潛在作用的發揮。只有轉變觀念、加強管理，才能充分發掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。

二、企業人事檔案管理工作的應對措施

1.要正確認知檔案管理工作的意義及重要性

企業要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認識到檔案管理并不是簡單的資料整理、保管工作，它對員工個人和企業都有著重要的作用。主要體現在：它是人力資源部和組織部門對員工進行考察、選拔任用的基礎；它能幫助企業做好招聘、錄干、調動、出國材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個人或其子女提供實際生活中所需的類似親屬關系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認識，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業可通過內部報刊、知識講座等方式加強人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認識到檔案與自身的發展有著休戚相關的作用。此外，企業在布置員工填寫相關檔案材料的時候，要告訴檔案人檔案存檔后會發揮怎樣的作用。這樣，可以樹立員工個人和企業共同參與檔案維護與管理工作的理念。

2.提高檔案管理人員的素質和管理水平

作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質。即堅持四項基本原則，了解黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作又是一項具有一定機密性的工作，要求工作人員必須嚴守國家秘密，堅決杜絕失密、泄密現象的發生。其次，檔案管理員要有一定的專業理論知識和熟悉的業務技能。因此，企業可以通過教育培訓提高檔案管理員的專業知識或者是通過學校招聘吸引高層次檔案專業人才到檔案部門工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強的服務意識和高度責任感。要自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。工作中要細心處理每個業務環節，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。

3.優化檔案管理模式，實現信息化管理

實現檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。企業可根據本單位人事檔案管理的現實情況自行開發檔案管理信息軟件或者是對外購買專業檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的信息化管理。這種替代傳統人事檔案管理的新模式可以為企業選才、用才、育才、激才、留才發揮更大的作用。

篇13

隨著社會的不斷進步、經濟的迅速發展，人力資源在企業競爭中的地位越來越重要。企業人事檔案是企業在人事管理活動中產生的，記錄員工個人信息，反映員工客觀面貌，是考察員工的重要依據，是企業員工績效考核、提高工資待遇的重要憑證，在人力資源管理與開發中具有十分重要的意義，因此，有必要探究出當前企業人事檔案管理存在的諸多問題，并提出解決問題的策略，發揮企業人事檔案在企業發展中的真正效用。

1 企業人事檔案的特點

1.1 特定性

企業人事檔案的對象具有特定性，主要體現在特定個人、特定崗位、特定時期三個方面。企業人事檔案屬于特定個人、有特定工作崗位、在特定時期真實的歷史記錄，反映其業務、思想等方面的情況，離開特定個人、特定工作崗位、特定時期的人事檔案是不存在的。

1.2 客觀性

企業人事檔案最顯著的特征是客觀記錄企業員工的個人經歷、工作表現、政治思想等情況，人事檔案就像是一面鏡子，是對一個人的客觀反映。用人就要先看檔案，已成為必要的工作程序。組織對一個人的使用，人事檔案起著非常重要的作用，使其在合適的工作崗位上，發揮其最大的才智，為企業創造更多的價值。并且企業人事檔案是反映現實的，每一份檔案材料來源、內容必須是真實可靠的。

1.3 動態性

人事檔案建立后并不是不變的，是動態變化的，因為一個人的情況是在不斷變化的，企業人事檔案是企業員工的客觀反映，也是隨著個人成長不斷變化的，需要不斷的增加新內容，補充新材料，反映個人的經歷及成長情況。另外，個人各檔案是一體的，人在哪里，檔案也需要在那里，是隨著個人流動，不斷變化的。

2 企業人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理意識薄弱

人事檔案管理意識薄弱主要體現在三個方面：

①領導不重視。現在很多企業領導注重短期的經濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現經濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。

②檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領導的不重視，許多民營企業、中小企業沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。

③員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。

2.2 封閉式的管理模式

封閉式的管理模式適合本企業內部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現在隨著經濟的發展，企業類型不斷發展，企業員工層次的多樣性不斷的發展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經不能與企業的發展、員工的發展、員工的多樣性相適應了。另外，企業檔案保存在內部企業人事部門，過分強調保密，一般不對外開放，且手續十分復雜，不能實現各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。

2.3 檔案內容質量不高

目前部分企業人事檔案存在以下問題許多不規范的地方，使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內容不完備。很多企業人事檔案的內容不符合國家檔案局的《企業職工檔案管理工作規定》，能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等內容。二是檔案材料內容質量不高。企業的人事檔案材料多內容空洞，反應個人經歷的多，而缺少細致的，講述員工道德品質、能力專長的少。人事檔案造假現象使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規格不符合要求，書寫不規范，字跡不耐久。很多企業現存的人事檔案材料規格大小不一，材料用筆不規范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認，不利于檔案的利用。

2.4 企業人事檔案管理人員素質有待提高

良好的綜合素質和業務能力的管理人員是做好企業人事檔案工作的基礎和保證。由于檔案管理專業較冷門，全國高校設此專業較少，所以很多企業的檔案管理人員是“半路出家”，對檔案管理工作缺乏系統的認識，也沒有受過專業的訓練，工作以后，參加檔案管理工作的學習交流機會少，再加之企業人事檔案管理工作人員很多位兼職，經常變動，造成了人事檔案管理工作基礎薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質量 。

3 完善企業人事檔案管理工作的對策建議

3.1 加強檔案管理意識

檔案意識已成為制約企業人事檔案管理工作的關鍵，強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關，自覺遵守檔案管理制度。

3.2 建立社會化開放式的企業檔案管理模式

傳統的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開發度，限制了人才的流動。建立社會化開放式的企業檔案管理模式應加強對企業流動人員人事檔案的管理，建立健全人才流動服務機構。應該倡導人事檔案知情權，檔案管理部門要加強對檔案宣傳工作，使員工正確認識自己的檔案，提高對自己檔案的關注度，使人事檔案工作向更高水平發展，提高檔案利用率，實現人力資源的優化配置。建立社會化開放式的企業檔案管理模式，可以使各類人才更清楚的認識自身的價值，企業也能有機會獲得企業所需要的各類人才，個人和企業之間實現雙贏，促進企業的迅速發展。

3.3 更新手段，完善內容

企業人事檔案管理工作應與時俱進，引入科學的管理理念，采用新的管理手段，建立企業人事檔案信息數據庫，提高人事檔案管理工作的效率，實現企業人事檔案科學管理。完善企業人事檔案的內容，應摒棄傳統的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側重地收集人事檔案的內容材料，既要反映過去，更要說明現在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內容，體現個人信用記錄的內容。

3.4 提高人事檔案管理人員的素質

企業應注重人事檔案管理人才的培養，注重管理隊伍的建設，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質和保密意識，所以應該加強人事檔案管理人員的思想學習，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的企業人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長期經驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業務能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強對檔案管理人員的業務培訓。檔案管理人員通過參加培訓、學習交流，掌握堅實的檔案管理的論知識、學習先進的檔案管理方法，提升管理水平和技術能力，推動本單位人事檔案管理工作的進步與發展。

4 結 語

社會在不斷的發展，人類在不斷的進步，人事檔案也應與時俱進。但對長期以來形成的企業管理工作，存在一定難度，但好在經過大批檔案管理工作者的努力之后，人事檔案改革已取得較大進步。做好人事檔案管理工作，利于發揮發揮人事檔案的重要作用，促進企業發展，使企業在激烈的競爭中立于不敗之地。

參考文獻：

[1] 鄧穎.淺談干部人事檔案管理的問題與對策[J].南方論刊，2011，（6）.