引論：我們?yōu)槟砹?3篇關(guān)于檔案管理的知識范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
首先，知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會改變。在知識經(jīng)濟(jì)時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟(jì)時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。
第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟(jì)將推動檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實(shí)處。當(dāng)今社會，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)喲內(nèi)個將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。
第三，知識經(jīng)濟(jì)將為擔(dān)案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟(jì)不僅以為著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書館學(xué)，情報學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識經(jīng)濟(jì)時代，對檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟(jì)時代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時代的檔案人員一方面要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。
二、知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理就是知識資源管理
說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。概括來講，企業(yè)知識管理一方面是管理企業(yè)知識，即知識的管理，它通過一定手段把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識，具備更強(qiáng)的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高，進(jìn)而取得利潤。所以說企業(yè)知識是企業(yè)利潤的核心來源，知識管理實(shí)際也就是企業(yè)核心利潤源的管理。另一方面是管理本身要知識化，也即知識地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R，使管理者既有能力、又高效率地開展管理，所以這樣的知識管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。
1、知識資源管理正成為企業(yè)管理的核心之一
從上述知識管理看到其作為企業(yè)的核心管理的作用和意義。而企業(yè)知識大體上分為顯性和隱性兩大類知
轉(zhuǎn)貼于
識。顯性知識就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當(dāng)然，顯性知識也是從隱性知識轉(zhuǎn)變而來的。
2、知識資源管理須遵從知識管理的規(guī)律
所謂知識管理的規(guī)律，就是推動知識運(yùn)動的規(guī)律。企業(yè)的知識管理符合下面的模型。可以看到知識資源管理也要經(jīng)歷了這個管理運(yùn)動的過程；并且在企業(yè)中更有如下特點(diǎn)：
(1)“產(chǎn)生者”是企業(yè)各類工作崗位上的員工；
(2)“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享；
(3)“規(guī)范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過大家形成共識，并經(jīng)過專家加以確認(rèn)；
(4)“應(yīng)用”到工作中，支持需要它的員工進(jìn)行實(shí)際工作，是知識資源管理的最主要目標(biāo)；
(5)“創(chuàng)新”知識，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)工作步入新的境界
3、檔案知識管理必然上升到知識資源管理
檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號)的顯性知識，當(dāng)然也是知識資源。當(dāng)我們認(rèn)識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認(rèn)識、去推動。
(1)檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的
因為檔案知識是知識資源，且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案知識管理的規(guī)律，也才能“生存”下去．否則檔案知識管理就會很快走到盡頭。
(2)檔案管理上升到知識資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的
因為通過上升，檔案知識不在被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。
(3)知識資源管理還將給企業(yè)帶來新的價值
篇2
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時隨地地連接擴(kuò)展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實(shí)踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進(jìn)而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對“智慧檔案館”還沒有一個統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對智慧檔案館進(jìn)行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實(shí)踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設(shè)施設(shè)備的自動監(jiān)控，對各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機(jī)地結(jié)合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]
雖然不同學(xué)者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識，即不是重點(diǎn)關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進(jìn)，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗。部分省市檔案館已經(jīng)進(jìn)行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術(shù)，實(shí)時聯(lián)動檔案實(shí)體和數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的區(qū)域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。
二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理
依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、利用、統(tǒng)計等管理活動并對檔案實(shí)體保管環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實(shí)體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理
20世紀(jì)80年代以前，對檔案實(shí)體進(jìn)行維護(hù)和管理的技術(shù)都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進(jìn)行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進(jìn)行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案實(shí)體的保管和保護(hù)，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實(shí)體管理水平和檔案利用查找效率，基本實(shí)現(xiàn)了對檔案實(shí)體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進(jìn)大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實(shí)體本身無法自動發(fā)送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進(jìn)行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實(shí)體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實(shí)體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實(shí)體，主要依賴檔案的分類擺放來進(jìn)行檔案實(shí)體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費(fèi)大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實(shí)體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實(shí)現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨(dú)立運(yùn)行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實(shí)體管理
引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實(shí)體上設(shè)置一個帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會徹底解決檔案館中檔案實(shí)體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個聯(lián)網(wǎng)節(jié)點(diǎn)都具有獨(dú)立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點(diǎn)的方式可以實(shí)現(xiàn)對每一份檔案的實(shí)時感知和監(jiān)測。同時，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和檔案實(shí)體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實(shí)體的錯位放置，讀寫設(shè)備就會報警提示，并通過精確的位置引導(dǎo)信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實(shí)體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實(shí)體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點(diǎn)去圖形化導(dǎo)航索取對應(yīng)檔案實(shí)體的物理位置并完成實(shí)體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨(dú)一無二的電子標(biāo)簽，在通過讀寫設(shè)備完成檔案實(shí)體借閱的過程中，檔案實(shí)體的檔號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點(diǎn)要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護(hù)系統(tǒng)集成一體，形成一個統(tǒng)一的安全管理平臺。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點(diǎn)上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)旆繙貪穸取⒐饩€等環(huán)境情況進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實(shí)體處于溫濕度不合適的環(huán)境時，傳感器節(jié)點(diǎn)能夠自動向?qū)?yīng)的管理節(jié)點(diǎn)發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實(shí)體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險。管理平臺可以通過檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對檔案實(shí)體實(shí)施監(jiān)控，如果檔案實(shí)體未經(jīng)授權(quán)出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機(jī)短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節(jié)點(diǎn)的智能程度不斷提高，檔案實(shí)體被賦予了主動思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個被動的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實(shí)體的橋梁作用。檔案實(shí)體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構(gòu)建未來智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。
三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式
如果說傳統(tǒng)檔案館以對檔案實(shí)體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會隨之發(fā)生改變。
（一）由靜態(tài)被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實(shí)體。檔案服務(wù)過程中，檔案實(shí)體更多時候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。
而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點(diǎn)的檔案實(shí)體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實(shí)時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實(shí)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時，檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)將對用戶尋找檔案實(shí)體的過程進(jìn)行引導(dǎo)，此時的檔案實(shí)體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過程
現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實(shí)體之間無法直接進(jìn)行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實(shí)體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實(shí)體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進(jìn)行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體都是具有計算能力的智慧節(jié)點(diǎn)，相互之間可以進(jìn)行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實(shí)體一一對應(yīng)，從而加強(qiáng)了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行順暢的信息交換，還可以通過手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點(diǎn)建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠?qū)崟r感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點(diǎn)引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實(shí)體。
（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實(shí)體的信息存儲有限，且實(shí)體信息很難更新，無法對檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進(jìn)行用戶服務(wù)。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。
然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個檔案實(shí)體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節(jié)點(diǎn)自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個有機(jī)的整體，相互之間可以進(jìn)行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節(jié)點(diǎn)之間的檔案知識進(jìn)行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。
四、結(jié)語
隨著檔案進(jìn)庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對所有檔案實(shí)體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲備終將促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。
注釋及參考文獻(xiàn)：
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篇3
The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff
ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin
People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China
[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.
[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis
2000年以來，根據(jù)國家人事制度改革要求開始實(shí)施“單位自主用人，個人自主擇業(yè)”的用人機(jī)制后，聘用制人員的人事檔案就推行“人事”的模式進(jìn)行管理，自此，人事檔案就成為了人力資源管理工作中的重要內(nèi)容。目前，本院聘用制員工已有876人，其人事檔案采用委托第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)即人才交流服務(wù)中心管理，原有的在編人員1 008人仍采用傳統(tǒng)的管理模式管理。在多年的人事檔案管理的實(shí)際工作中，人事檔案在發(fā)揮其優(yōu)勢的同時，也存在一些不可避免的問題。
1 聘用制人員人事檔案管理中存在的問題
1.1 人員流向與人事檔案脫節(jié)
人事帶來的醫(yī)院用人上的人檔分離，最大的優(yōu)點(diǎn)就是醫(yī)院使用人才不再受到現(xiàn)有人員編制限制，給醫(yī)院人才引進(jìn)提供了極大方便。但是，這也造成了聘用制人員檔案管理的一些新問題，最突出的就是“棄檔”、“死檔”、“斷檔”、“假檔”、“自揣檔”[1]現(xiàn)象普遍，造成人員流向與人事檔案脫節(jié)。究其原因，主要有三方面：（1）用人單位和當(dāng)事人存在一種認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為聘用關(guān)系就是“聘用期間我發(fā)工資你干活，合約結(jié)束停發(fā)工資你走人”的關(guān)系，均忽視了人事檔案管理的重要性。從用人單位角度看，在招聘人員時，擬聘人員即使不帶檔案，只要專業(yè)對口，人才適用照樣接收，這樣造成干部自動離職、停薪留職甚至被開除時，原單位出現(xiàn)了“有檔無人”，新單位出現(xiàn)“有人無檔”的人檔分離現(xiàn)象，使得有些干部的來歷不明，假學(xué)歷、假文憑、假政績的情況時有發(fā)生。從個人角度來說，很少有人知道人事檔案的作用，更沒有積累和保護(hù)檔案的認(rèn)識。有些畢業(yè)生出于好奇心，私自拆開檔案看里面究竟有什么，結(jié)果形成了“開口檔案”，也有人更是“遺忘”了自己的檔案，抱著一種“走到哪里干到哪里”的無所謂態(tài)度……按照人事檔案的規(guī)定，這些情況都將給個人今后權(quán)益糾紛、學(xué)歷證明、社會保險等方面帶來很多不必要的麻煩，甚至影響到未來發(fā)展。（2）學(xué)校的就業(yè)指導(dǎo)缺位。個別學(xué)校尤其是大中專學(xué)校是指導(dǎo)不到位甚至不負(fù)責(zé)任的。從到本院應(yīng)聘的人員來看，有部分人員從學(xué)校畢業(yè)后就一直自己拿著檔案，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)后就直接將其個人檔案交與個人，讓其將檔案交應(yīng)聘單位，根本不知道還有人事檔案這樣的管理，更不知道檔案的重要性。（3）各地政策的差異性導(dǎo)致。各地區(qū)的人事檔案規(guī)定不同，致當(dāng)事人被動棄檔或斷檔。如個別地方制定了大中專生不予辦理人事的規(guī)定；有地方畢業(yè)1年內(nèi)沒辦理人事檔案的只能“托管”的規(guī)定；如畢業(yè)多年沒在正規(guī)人才交流中心辦理人事的，本市也無法接收其個人檔案等等。
1.2 人事檔案多頭管理，信息更新及利用難
目前本院人事檔案管理部門較多，有的由組織部門管理，有的在衛(wèi)生主管部門管理，工人檔案在醫(yī)院管理，其他聘用制人員則在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有極少的“自揣檔”，造成了管理難的局面。一些人事檔案信息的提取、傳輸和交流環(huán)節(jié)較難，更是導(dǎo)致人事檔案信息老化，難以保證人員檔案信息的及時更新和即時利用。目前，本院對于在政府部門管理的檔案尚能交接歸檔，但還有不少聘用制人員的檔案分流在各地，需歸檔的信息資料如年度考核、各類資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料，只能讓其每年到本院人事管理部門簽收取回，自行到本人檔案所在地歸檔以保證檔案完整。從人事檔案管理的角度看，人事檔案多點(diǎn)流向存在極大不便甚至存在隱患：（1）單位還留存大量人事檔案散頁，以備有人取回歸檔，既增加了單位的管理難度，同時由個人取走歸檔資料也不利于保證信息的真實(shí)性、及時性和安全性；（2）人事檔案利用困難。目前本院對調(diào)入單位的人員，仍采取到各處“借檔摘抄信息”的辦法了解情況和進(jìn)行工資計算，大大增加工作量和工作難度；（3）檔案利用價值低，功能弱化。由于難以及時收集信息歸檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個人全部信息的要求，不能滿足新形勢下社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展相關(guān)領(lǐng)域?qū)€人資信材料的需求，不能有針對性地提供有權(quán)威的證明材料，尤其在任用提拔、計算工齡、出國政審等方面甚至容易出現(xiàn)失真情況。
1.3 存檔費(fèi)用高，“廢棄檔”清理難
經(jīng)了解，各地的檔案管理收費(fèi)按每月20～50元不等。若以每年250元計算，如果某人才市場托管2萬份檔案，一年收取的管理費(fèi)為500萬元。高額的存檔管理費(fèi)使得不少人放棄檔案，而清理“死檔”已經(jīng)成為存放檔案單位和中介機(jī)構(gòu)非常頭痛的事。如本院近年來解除人員或自動辭職的人事檔案，由于本人一走了之，既不取回轉(zhuǎn)至相關(guān)機(jī)構(gòu)，也不調(diào)入其他單位，本院又不能丟棄或銷毀，導(dǎo)致積累的“棄檔”和“死檔”，至今不知如何處理，只能在檔案柜里繼續(xù)存放。
2 聘用制人事改革背景下的人事檔案管理的幾點(diǎn)設(shè)想
2.1 建立聘用制人員人事檔案管理社會化公共管理服務(wù)新模式
面對實(shí)施聘用制的大環(huán)境，人事檔案的管理也要適應(yīng)新形勢，要尊重人才流動，增強(qiáng)信息意識，樹立主動服務(wù)意識，積極探索新的人事檔案管理手段，為組織人事工作參考利用提供服務(wù)。
2.1.1 增強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理意識 隨著聘用合同制的普及，越來越多的人從“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕薄Ｒ虼耍魅耸陆M織和勞動部門、學(xué)校、用人單位都要順應(yīng)形勢要求，更新觀念，聯(lián)合管理，針對聘用制人員流動特點(diǎn)，變管理為服務(wù)，變監(jiān)督為指導(dǎo)，加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理。一方面人事組織部門要規(guī)范檔案管理的制度建設(shè)，完善檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個環(huán)節(jié)的管理制度建設(shè)。另一方面，用人單位也要充分認(rèn)識到個人檔案是勞動關(guān)系運(yùn)行中不可缺少的組成部分，對離職者或解聘者的任用和重新就業(yè)的勞動權(quán)益有直接影響。因此，在進(jìn)行聘用前必須查檔，對沒有人事檔案或不按政策進(jìn)行人事檔案的人員不予接收，既避免后續(xù)的勞資糾紛，也使得應(yīng)聘者重新重視個人檔案。當(dāng)然，學(xué)校更要切實(shí)擔(dān)負(fù)起學(xué)生的教育和指導(dǎo)的職責(zé)，幫助學(xué)生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。
2.1.2 建立統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，集中管理 要改變目前多頭管理的現(xiàn)狀，設(shè)置專業(yè)化的人事檔案社會化管理機(jī)構(gòu)，將國有單位、獨(dú)資、合資和私營企業(yè)等非國有單位員工的人事檔案[2]，還有暫時沒有找到工作的畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一管理起來，尤其各地人才交流中心應(yīng)該互動互通起來，這對于保障人事檔案的完整性和安全性顯得尤為必要，甚至可以大大減輕用人單位和個人的負(fù)擔(dān)。
2.1.3 強(qiáng)化聘用制人員檔案材料的收集整理機(jī)制建設(shè) 要建立提供檔案有關(guān)材料的管理機(jī)制，規(guī)定單位集體存檔和個人存檔提供材料的責(zé)任和義務(wù)。與此同時，要進(jìn)一步更新和完善材料收集的內(nèi)容，擴(kuò)大歸檔內(nèi)容和范圍，將業(yè)績能力和誠信記錄納入信息歸檔范圍，為資源共享建設(shè)提供信息基礎(chǔ)。
2.2 建立人才信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行人事檔案信息資源共享
只有人事檔案信息資源成為人才流動和使用的堅實(shí)平臺，才成真正實(shí)現(xiàn)人才資源共享，推動各行業(yè)的競爭和發(fā)展。這就需要探索建立流動人員人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案保密制度的前提下，提供人事檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，同時對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)上收集、整理、完善，形成人事檔案的精品，實(shí)實(shí)在在服務(wù)于用人單位，真正發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢。
2.2.1 實(shí)行信息化管理手段與技術(shù) 按管理權(quán)限逐層逐級建立流動人員檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)[3]，實(shí)行人才流動檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，建立流動人員人事檔案信息庫，作為開放式的人才信息網(wǎng)絡(luò)平臺和主要信息源，將不屬于保密范疇和不具有知識產(chǎn)權(quán)的流動人員人事檔案信息實(shí)行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。
2.2.2 明確職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范管理程序 在人事檔案信息管理中，要進(jìn)一步明確人才中心和用人單位之間對人事檔案的收集、整理和移交工作職責(zé)和管理程序。要給予用人單位一定的管理權(quán)限，由用人單位專人對人員信息進(jìn)行更新維護(hù)，人員信息實(shí)行動態(tài)化管理，確保聘用制人員信息的時效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這樣既可保證流動人員與流動檔案同步，使個人檔案信息更具連貫性，讓用人單位利用檔案更具時效性和全面性，也可避免檔案的人為涂改，減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象。
2.2.3 建立健全網(wǎng)絡(luò)人事檔案查詢管理制度 人事檔案社會化管理機(jī)構(gòu)將有資質(zhì)的用人單位納入網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)管理，用人單位在新人進(jìn)入時可憑單位的資質(zhì)申請，被認(rèn)證后給予人員信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。人事檔案社會化管理機(jī)構(gòu)同時要建立和其他社會部門廣泛聯(lián)系，把保存在不同機(jī)構(gòu)的關(guān)于同一個人的所有檔案都建立關(guān)聯(lián)，利用身份證的唯一性作為代碼重新編號，使人事檔案的社會化管理的編號方式可以形成新的體系，人和檔案相互對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)個人檔案社會一體化，從而使人事檔案發(fā)揮資源整合功能[4]，在為社會各機(jī)構(gòu)和部門提供信息的過程中，能全面展示一個人的工作經(jīng)歷和工作狀態(tài)。
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篇4
一、高職院校在實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》過程中存在的問題
根據(jù)《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真貫徹實(shí)施高等學(xué)校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實(shí)施《辦法》的。雖然同為高等學(xué)校，但與普通高校相比，高職院校在學(xué)校的歷史沿革、辦學(xué)方向、辦學(xué)性質(zhì)和學(xué)校規(guī)模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實(shí)施《辦法》過程中，高職院校應(yīng)當(dāng)從自身的實(shí)際出發(fā)，有效地將《辦法》的精神和要求落到實(shí)處。通過幾年的實(shí)踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實(shí)施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。
（一）檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問題
關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、性質(zhì)及其職責(zé)，《辦法》都作了具體的規(guī)定。其中對于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置規(guī)定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。從目前高職院校的實(shí)際情況來看，大多數(shù)院校都基本具備上述三項條件，理應(yīng)按照《辦法》的規(guī)定設(shè)立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院一樣，均是由中專學(xué)校升格成為高等學(xué)校的，所以在規(guī)格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學(xué)機(jī)構(gòu)、行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上都與普通高校都有所差別。尤其在設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)上，往往沒有得到應(yīng)有的重視，限制了檔案工作人員工作創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案工作由于其工作性質(zhì)的緣故，在短期內(nèi)工作的好壞對學(xué)校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實(shí)《辦法》中關(guān)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問題上沒能很好的得到解決。
（二）檔案人員的配備問題
關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的配備及應(yīng)具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數(shù)等，《辦法》也作了具體的規(guī)定。其中對檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的條件也有具體要求，應(yīng)當(dāng)具備熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；年富力強(qiáng)，身體健康等條件。這為高等學(xué)校檔案干部隊伍建設(shè)提供了強(qiáng)有力的依據(jù)，非常有利于高等學(xué)校檔案干部隊伍的建設(shè)。
檔案管理人員專業(yè)水平的高低，直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展。高職院校檔案工作者中大多畢業(yè)于非檔案專業(yè)，有些人根本沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實(shí)踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。
對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員擔(dān)任檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學(xué)、管理人員數(shù)量規(guī)模和結(jié)構(gòu)層次都相對局限，具備高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員本來就有限，所以要求檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人也具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。
（三）歸檔門類的確定問題
《辦法》對高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍作了明確規(guī)定，包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學(xué)校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養(yǎng)能獨(dú)立處理工藝技術(shù)中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業(yè)技術(shù)理論視野的應(yīng)用型高級技能人才，它的主要任務(wù)是對學(xué)生進(jìn)行技能教育，很少承擔(dān)科研任務(wù)、開展產(chǎn)學(xué)研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實(shí)際出發(fā)，更為科學(xué)合理地確定歸檔門類。
同時《辦法》還指出高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進(jìn)行歸檔相關(guān)文件材料時，沒有形成切實(shí)有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄等工作還沒有形成制度性管理。
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（四）檔案學(xué)術(shù)研究缺失問題
《辦法》進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案工作的學(xué)術(shù)性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，同時指出“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學(xué)術(shù)研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數(shù)高職院校只是簡單的把相關(guān)檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進(jìn)行研究，沒有進(jìn)行相應(yīng)的編研以及出版相應(yīng)的檔案史料。在沒有系統(tǒng)的對檔案工作進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)上，對于在《辦法》中提及的開設(shè)有關(guān)的檔案管理的選修課更是難以實(shí)施。
二、解決《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施過程中存在問題的路徑分析
（一）成立綜合檔案室來為學(xué)院保存和利用檔案提供服務(wù)
高職院校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校行政管理機(jī)構(gòu)的組成部分之一，理所當(dāng)然在規(guī)格上也比一般的普通高校的檔案機(jī)構(gòu)要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學(xué)院并沒有設(shè)置檔案館，而是設(shè)置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。同時明確規(guī)定，綜合檔案室作為學(xué)院保存和提供利用檔案的專門機(jī)構(gòu)，全面履行《辦法》規(guī)定的高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)履行的九個方面管理職責(zé)。從運(yùn)行狀況和實(shí)際效果來看，采用綜合檔案室這一機(jī)構(gòu)形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。
因此，各高職院校結(jié)合自身情況設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。
（二）選配高素質(zhì)的檔案管理人員，增強(qiáng)檔案開發(fā)技術(shù)力量
穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。只有選配高素質(zhì)的檔案管理人員，才能增強(qiáng)檔案開發(fā)的技術(shù)力量。
筆者所在學(xué)院現(xiàn)共有教學(xué)、管理人員560余人，其中具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的不足80人，僅占總數(shù)的1.4%，而且他們都在教學(xué)第一線。隨著招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，他們都擔(dān)負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù)。因此要從教學(xué)第一線抽調(diào)本來有限的高級人才到檔案機(jī)構(gòu)工作，顯然有些不太現(xiàn)實(shí)。為此南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院堅持從實(shí)際出發(fā)，選用一名具有館員任職經(jīng)歷的同志擔(dān)任綜合檔案室負(fù)責(zé)人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養(yǎng)和較高的檔案管理業(yè)務(wù)水平，完全適應(yīng)工作需要，勝任綜合檔案室負(fù)責(zé)人這一職位。同時學(xué)院各系部均明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質(zhì)，又考慮其業(yè)務(wù)水平。學(xué)院鼓勵專兼職檔案人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各種培訓(xùn)注重針對性和實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。不斷提高學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)和穩(wěn)定檔案管理人員隊伍。
（三）準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔分類，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化
由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規(guī)律性、周期性等特點(diǎn)。因此應(yīng)針對其各種特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。
筆者所在學(xué)院在確定歸檔門類時，對《辦法》規(guī)定的相關(guān)門類作了一些調(diào)整，省略了產(chǎn)品生產(chǎn)類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學(xué)類。同時突出記錄學(xué)院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學(xué)生類、體現(xiàn)學(xué)院學(xué)生培養(yǎng)水平的教學(xué)類，使得學(xué)院文件材料的歸檔范圍科學(xué)合理，更加符合高職院校的實(shí)際。
（四）加強(qiáng)檔案工作學(xué)術(shù)研究，推進(jìn)檔案管理工作的蓬勃發(fā)展
檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進(jìn)行一定量的學(xué)術(shù)研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學(xué)有效的管理與利用。
筆者所在學(xué)院，領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。學(xué)院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動，提升其業(yè)務(wù)水平以及加深對檔案管理工作的認(rèn)識。學(xué)院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學(xué)水平和檔案管理人員的自身素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮高職院校的研究平臺，加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)術(shù)研究，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的蓬勃發(fā)展。
三、小結(jié)
在貫徹實(shí)施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)的原則，采取切實(shí)可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。由于實(shí)踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續(xù)深化對貫徹實(shí)施《辦法》的認(rèn)識，逐步解決出現(xiàn)的新情況、新問題，把規(guī)范的精神和要求與學(xué)院的實(shí)際緊密結(jié)合起來，更好地推動學(xué)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，為創(chuàng)建全國示范高職院校作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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篇5
在市場經(jīng)濟(jì)多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業(yè)的發(fā)展越來越重要。企業(yè)檔案不但要記錄歷史，還要服務(wù)現(xiàn)實(shí)，企業(yè)檔案已出現(xiàn)數(shù)字化管理新模式。借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或瀏覽。當(dāng)前進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，企業(yè)檔案工作備受冷落，大多只是實(shí)現(xiàn)了簡單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索，傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息化，只有轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)識進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)地位低下。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足，重視支持不夠： 許多國有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與人員被大幅裁減，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機(jī)構(gòu)往往成為被首先、重點(diǎn)清理的對象。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系中地位下降，嚴(yán)重挫傷了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業(yè)檔案工作的開展。
企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展。企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展，許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對新出現(xiàn)的電子文件，采取回避措施，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式卻難以適應(yīng)信息化發(fā)展，固守傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，導(dǎo)致電子文件、檔案沒有實(shí)施管理或管理不當(dāng)。
企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。伴隨著大規(guī)模是企業(yè)重組和企業(yè)合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機(jī)構(gòu)成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機(jī)構(gòu)來集中統(tǒng)一的管理本業(yè)的檔案，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明確，導(dǎo)致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業(yè)中由于管理不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案材料被盜，如果企業(yè)檔案部門不進(jìn)行根本性的變革，企業(yè)“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。
二、知識管理與企業(yè)檔案管理
知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標(biāo)是運(yùn)用知識。知識管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，并通過建立知識共享機(jī)制，鼓勵知識創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識的增值；利用企業(yè)所蘊(yùn)含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。在知識管理經(jīng)營管理模式下，增強(qiáng)企業(yè)組織對環(huán)境的適應(yīng)能力，企業(yè)的發(fā)展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用，知識管理有了強(qiáng)大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。知識管理思想的內(nèi)涵，可以概括為知識管理是對企業(yè)產(chǎn)生的知識進(jìn)行管理通過獲取、存儲、學(xué)習(xí)、傳播、共享，運(yùn)用這些知識服務(wù)于企業(yè)的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經(jīng)濟(jì)社會中，知識管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運(yùn)用企業(yè)的知識，實(shí)現(xiàn)將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業(yè)經(jīng)主要依靠知識來贏得競爭的優(yōu)勢，最終實(shí)現(xiàn)成本最小，而收益最大。
企業(yè)檔案在知識管理中的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)活動的忠實(shí)記錄，企業(yè)的隱性知識占據(jù)了企業(yè)知識資源的主體，企業(yè)檔案忠實(shí)的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業(yè)知識資源的核心組成部分，而企業(yè)檔案就認(rèn)識、經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，積累了大量的企業(yè)顯性知識；企業(yè)檔案有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實(shí)現(xiàn)的。有知識為人們所運(yùn)用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進(jìn)行知識的使用和交流。知識應(yīng)用范圍擴(kuò)大，價值實(shí)現(xiàn)也擴(kuò)大了企業(yè)檔案幫助保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)；企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動的時候的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是在市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的必然產(chǎn)物，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產(chǎn)權(quán)的所有者，當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案可以有效地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以提供尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业木€索，企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材，當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大、員工人數(shù)眾多時，知識管理系統(tǒng)記錄了與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容，企業(yè)外部知識培訓(xùn)使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè)，學(xué)習(xí)并遵守公司的各項規(guī)章制；企業(yè)檔案反映企業(yè)文化，企業(yè)檔案形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業(yè)檔案不僅具備知識特征，還是企業(yè)一種重要的知識資源，已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價值觀的一部分。
知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向，知識管理是知識經(jīng)濟(jì)時代的要求，知識管理順應(yīng)了知識經(jīng)濟(jì)時代的要求，知識管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。在整個社會生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)居于主導(dǎo)地位，作為知識經(jīng)濟(jì)時代的管理模式，其對企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義有： 知識管理的根本目是實(shí)現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的出發(fā)點(diǎn)是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新。它可以促使人們重新認(rèn)識企業(yè)檔案的價值，促使人們重新視定義企業(yè)檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法。以知識管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作方式走出來，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，為企業(yè)創(chuàng)造價值，提升企業(yè)核心競爭力。
知識管理對企業(yè)檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能，強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產(chǎn)生和控制過程中，完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，利用檔案館豐富的數(shù)字化資源，重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)與手段，文檔信息數(shù)字化工作是數(shù)字化檔案館建設(shè)的另一主要內(nèi)容；知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)，對檔案管理來說，更依靠上數(shù)據(jù)，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，檔案信息化離不開企業(yè)信息化，對檔案信息資源的深入開發(fā)，必須建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，納入企業(yè)整體信息化建設(shè)之中；知識管理要求檔案知識實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識智能化服務(wù)，可以通過企業(yè)知識庫的構(gòu)建、知識導(dǎo)航的提供、知識的咨詢等手段來實(shí)現(xiàn)；知識管理要求檔案工作者提高素質(zhì)，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質(zhì)，檔案知識管理的關(guān)鍵因素是人才，掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式
面對機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有主動去適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、積極為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時代應(yīng)有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規(guī)律，因此企業(yè)檔案實(shí)施知識管理是自身的要求；企業(yè)檔案實(shí)施知識管理是現(xiàn)實(shí)的要求，通過大家參與達(dá)成共識的知識資源優(yōu)化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實(shí)際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯誤方式；企業(yè)檔案實(shí)施知識管理是提高企業(yè)競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規(guī)范化、統(tǒng)一化、創(chuàng)新化。
構(gòu)建檔案知識資源管理模式的目標(biāo)。管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標(biāo)是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設(shè)計、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板；實(shí)現(xiàn)知識資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策，要充分了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項及過程，設(shè)計、設(shè)立訂閱機(jī)制，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R或信息資料；知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)。構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源庫，配備相關(guān)知識的文件類到關(guān)聯(lián)知識庫中，設(shè)立員工自學(xué)考試內(nèi)容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業(yè)務(wù)、事務(wù)工作，內(nèi)容及過程，按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)作業(yè)程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機(jī)構(gòu)。檔案知識資源管理依托網(wǎng)絡(luò)，用信息來實(shí)現(xiàn)，在應(yīng)用系統(tǒng)中對知識資源分層級設(shè)立安全訪問權(quán)限。
檔案知識資源管理模式構(gòu)建方案包括檔案知識資源應(yīng)用功能系統(tǒng)、資源庫委托收集、整理系統(tǒng)、資源庫委托收集整理系統(tǒng)、知識資源庫管理系統(tǒng)。知識資源管理組織建設(shè)方案其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計為知識資源管理團(tuán)隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進(jìn)和組織建設(shè)的要求。檔案知識資源管理方案實(shí)施步驟要開展進(jìn)行調(diào)查研究，它包括管理制度方面的調(diào)查研究、硬件方面的調(diào)查研究、技術(shù)方面的調(diào)查研究、人才方面的調(diào)查研究；制定實(shí)施目標(biāo)，明確實(shí)施要素，建立保障系統(tǒng)，實(shí)施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。
企業(yè)實(shí)施檔案知識資源管理的條件。企業(yè)實(shí)施檔案知識資源管理的條件，一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的前提。技術(shù)是檔案知識資源管理順利進(jìn)行的保證，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況是關(guān)系著檔案知識管理信息能否在網(wǎng)絡(luò)上的關(guān)鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統(tǒng)工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進(jìn)行得關(guān)鍵因素，此人才問題關(guān)系到檔案知識資源管理的成敗。
因此要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，強(qiáng)化隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，統(tǒng)籌協(xié)作，共同促進(jìn)檔案知識資源管理的發(fā)展。
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篇6
一、管理學(xué)視域中檔案管理與知識管理的異同
（一）檔案管理與知識管理的差異性
檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術(shù)手段確保檔案的真實(shí)性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征，而在當(dāng)前社會發(fā)展進(jìn)程中推動檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強(qiáng)調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強(qiáng)的創(chuàng)新性和實(shí)用性，更加重視發(fā)揮知識的社會價值和應(yīng)用價值，通過知識管理來創(chuàng)造更多的社會生產(chǎn)力。
（二）檔案管理與知識管理的相似性
從管理對象、流程、目的、技術(shù)等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動關(guān)系的基礎(chǔ)。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標(biāo)。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進(jìn)行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進(jìn)行鑒定而后存儲，在此基礎(chǔ)上根據(jù)相關(guān)單位和個人的需要依照一定程度對檔案進(jìn)行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產(chǎn)生階段開始，對于不同的知識類型進(jìn)行分類管理，依據(jù)相關(guān)需要進(jìn)行知識利用與評價。最后，二者的管理技術(shù)也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術(shù)上的大規(guī)模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對檔案信息和知識信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫，從而減少管理過程中的資源浪費(fèi)，提高管理效率。
二、檔案管理與知識管理的互動關(guān)系
根據(jù)檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調(diào)動二者的互動發(fā)展，從而促進(jìn)檔案管理和信息管理的共同進(jìn)步。
（一）知識管理擴(kuò)大檔案管理的范疇
對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴(kuò)大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權(quán)限差別，在現(xiàn)實(shí)利用方面存在一定困難。知識管理能夠?qū)n案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過對管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴(kuò)大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現(xiàn)實(shí)利用，提升檔案管理的實(shí)用性價值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務(wù)基本維持在檔案的保管和調(diào)動等最為表層的方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理與知識管理的結(jié)合，能夠促進(jìn)檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。
（二）檔案管理為知識管理提供制度規(guī)范
相比于已經(jīng)開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎(chǔ)的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進(jìn)知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠?qū)T工大腦中的知識信息通過文字形式落實(shí)下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進(jìn)知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式，檔案管理能夠?qū)⒄Z言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關(guān)系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發(fā)展進(jìn)步。
作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運(yùn)動學(xué)校
參考文獻(xiàn)：
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一、檔案管理與知識管理的概念
知識管理是以知識為核心的管理，圍繞著知識和與知識有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會活動。而知識是通過學(xué)習(xí)、實(shí)踐或者探索所獲得的認(rèn)識、判斷或技能，在人類社會當(dāng)中，知識已成為一種重要資源，久而久之人們認(rèn)識到知識的稀缺和可靠，開始追逐知識的獲取，最終演化成一門知識學(xué)科，于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識管理是一項重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進(jìn)行日常的管理工作。檔案管理作為一項管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和為檔案利用者提供服務(wù)。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)活動當(dāng)中，眾多企事業(yè)單位實(shí)際經(jīng)營活動就是采取和使用企業(yè)管理進(jìn)行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理作為一項企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視，對于檔案管理本身來講，除了對檔案實(shí)體的管理以外，還有對檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來說，實(shí)際上是對一種知識的使用價值的有效管理，因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。
二、檔案管理與知識管理異同關(guān)系
(一)檔案管理與知識管理的相同之處
1．二者的管理對象檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識的表現(xiàn)形式，同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識，而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識，顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報紙期刊等有形知識，而隱形知識是側(cè)重于無法用文字描述和表達(dá)的知識，更多的是以思想、經(jīng)驗為代表的無實(shí)物形態(tài)的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內(nèi)，知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù)，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識管理的管理目的是盡可能的實(shí)行知識的價值，為知識管理者提高知識理論體系，指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷。可以說二者在最終終端管理工作的達(dá)成都是為了滿足使用者需求實(shí)現(xiàn)管理的價值，二者出發(fā)點(diǎn)相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計、利用的過程，而知識管理的流程主要是知識產(chǎn)生、收集、加工、整理、評價、利用，可以看出在某幾個環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說在管理技術(shù)和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識管理都紛紛以計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介，二者技術(shù)手段相同。
(二)檔案管理與知識管理的不同之處
1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實(shí)體和信息管理，而知識管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識與隱形知識，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識，而不具備隱形知識，知識管理二者皆備。2．重視利用程度在社會經(jīng)濟(jì)活動中，檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因為檔案管理人員知識管理認(rèn)知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機(jī)制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機(jī)制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認(rèn)知問題導(dǎo)致人員參與程度低，長期處于體系不完整、機(jī)制不完備的狀況。
三、檔案管理與知識管理的相互作用
(一)知識管理提升檔案管理
正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進(jìn)的理念來推動檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認(rèn)知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識深化，形成檔案管理的知識及管理體系。同時隨著知識管理的不斷深入，數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。
(二)檔案管理推動知識管理
檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識的沉淀和積累，形成的知識理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對知識的傳播與交流都起到了推動作用，并在此過程中，知識管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識管理體系會更為深化和系統(tǒng)。
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1為什么要融合檔案信息管理與知識管理
隨著社會的進(jìn)步，我國知識經(jīng)濟(jì)建設(shè)模式越來越完善，對于科技的應(yīng)用也越來越頻繁，在這樣的發(fā)展形勢下，保證檔案信息管理體系建設(shè)更加完善最關(guān)鍵的就是融入知識管理的相關(guān)知識，只有在這樣的大趨勢下，才能夠有效促進(jìn)我國檔案信息管理更加完善。知識參與社會各個行業(yè)的發(fā)展，利用知識的力量不斷壯大經(jīng)濟(jì)建設(shè)才是未來社會最主要的發(fā)展核心。所以說，將檔案信息管理和知識管理相互融合是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢，只有在這種融合的形勢下，才能夠促進(jìn)檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發(fā)揮到最好。由于傳統(tǒng)的檔案信息管理流程比較長，方式使用也比較落后，因此對于信息管理價值不高，要想保證實(shí)際存在的問題能夠得到解決，就應(yīng)該將其與知識管理融合起來，這樣的發(fā)展方式才是解決檔案信息管理工作問題的最主要以及最現(xiàn)代的方式。
2檔案信息管理與知識管理融合的可行性
2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識數(shù)據(jù)，但是一般來說，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠?qū)⒃痉稚⒌摹o形的知識進(jìn)行有形的記錄，從而能夠直觀地表現(xiàn)在人們眼前。由于知識管理內(nèi)容和檔案信息管理內(nèi)容是相同的，同時，兩者都有特定的管理對象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進(jìn)檔案信息管理工作效率的提升。
2.2從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析。知識管理方式的不斷創(chuàng)新帶動著我國管理體系的完善，目前，我國相關(guān)部門對于知識管理的研究力度已經(jīng)逐漸提升，正是由于知識管理方式得到創(chuàng)新，所以對于現(xiàn)代化檔案信息管理能夠起到很好的指導(dǎo)作用。而現(xiàn)階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機(jī)制。選擇合適的管理內(nèi)容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實(shí)行管理。實(shí)際上知識管理所擁有的條件已經(jīng)達(dá)到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。
3知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實(shí)就是檔案管理革新的主要表現(xiàn)。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當(dāng)檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內(nèi)容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現(xiàn)了變化。這種變化可以體現(xiàn)在幾個方面。第一是對實(shí)體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內(nèi)容就是實(shí)體檔案，但是在轉(zhuǎn)變管理內(nèi)容之后，實(shí)體檔案的管理減少。現(xiàn)在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術(shù)也變得先進(jìn)，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。
3.2知識管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟(jì)時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識管理，同時強(qiáng)化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高工作效率。
4知識管理可以強(qiáng)化檔案知識智能化服務(wù)意識
工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質(zhì)量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質(zhì)量的一種方法。信息化是檔案進(jìn)步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進(jìn)步，而且網(wǎng)絡(luò)也是檔案管理轉(zhuǎn)變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內(nèi)容更全面，還能放檔案的服務(wù)性質(zhì)明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。
5知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案的管理水平與管理人員的素質(zhì)有直接的關(guān)系，為了能夠保證管理工作的質(zhì)量，就要讓管理人員就有較高的素質(zhì)，現(xiàn)階段制約我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要因素就是管理人員的素質(zhì)。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創(chuàng)新的表現(xiàn)。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質(zhì)要求高，必須具有現(xiàn)代的管理知識，同時能夠?qū)芾韺W(xué)有一定的了解。保證其在管理的時候，對業(yè)務(wù)熟練。而且將信息管理與知識管理結(jié)合在一起，也可以有效的提高管理者的素質(zhì)。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現(xiàn)代信息技術(shù)，從而激發(fā)管理人員的內(nèi)在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務(wù)。所以說，檔案管理必須要進(jìn)行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發(fā)揮的不明顯。
6結(jié)束語
通過全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優(yōu)化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會的進(jìn)步會不斷促進(jìn)我國檔案信息管理工作的進(jìn)行，因此相關(guān)部門一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國檔案管理工作效率。知識時代最主要的特點(diǎn)就是利用更加先進(jìn)的技術(shù)以及知識，幫助社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)能夠更加順利的實(shí)施和開展。檔案信息管理是知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最主要表現(xiàn)。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對模式以及理念進(jìn)行創(chuàng)新和變革，從而能夠促進(jìn)檔案信息管理工作可以長久發(fā)展。
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對檔案工作來說,這既是難得的機(jī)遇,也是嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),更是檔案和檔案管理活動的革命。這要求檔案從業(yè)人員不僅要具有精深的專業(yè)知識和廣博的相關(guān)學(xué)科知識,而且要具有熟練駕馭現(xiàn)代高新技術(shù)的能力;不僅要繼續(xù)扮演好歷史事實(shí)的維護(hù)者、“社會記憶”的保護(hù)神的傳統(tǒng)角色,而且要盡快適應(yīng)檔案文件的監(jiān)督者的新角色;要求他們不僅能處理好原有的工作內(nèi)容,更要有能力處理新出現(xiàn)的事件和突發(fā)事件。
檔案是歷史最真實(shí)的維護(hù)者
檔案是社會實(shí)踐活動的伴生物,是人們在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科技等社會實(shí)踐中直接形成的原始記錄。它不是事后編寫或隨意收集來的,因而它在印證歷史事實(shí)、糾正史籍訛誤方面有著其他資料無法比擬的權(quán)威性。在儲備人類科學(xué)文化知識的所有文獻(xiàn)中,檔案的形式最繁多,內(nèi)容最豐富。檔案作為人類文明和歷史的最真實(shí)的見證和維護(hù)者,常常具有以下特征:
社會的廣泛性。檔案勞動是由國家規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)的,是有組織的、廣泛的社會化生產(chǎn);勞動對象檔案來自整個社會,勞動的成果服務(wù)于整個社會。來源于社會,服務(wù)于社會是檔案社會屬性的重要來源和體現(xiàn)。
知識的綜合性。檔案包含著人們的各種知識和正反經(jīng)驗,同時也包含著不同階級的意識形態(tài)。要對檔案進(jìn)行去偽存真、去粗取精、由表及里、由此及彼的整理和鑒定,需要多學(xué)科的文化知識和歷史唯物主義世界觀。同時,檔案涉及極廣,人文、地理、天象、人類的實(shí)踐等都是檔案的內(nèi)容。從自然到社會,從文化到物質(zhì),從昨天到明天,一切的一切都賦予了檔案包容萬象、傳承古今的綜合內(nèi)涵。
歷史的繼承性。我國有悠久的檔案工作歷史,有一套檔案工作的優(yōu)良傳統(tǒng)和一系列的檔案工作成果。檔案工作者要連續(xù)不斷地服務(wù)于整個社會,就必須在前人勞動的基礎(chǔ)上有所繼承、不斷創(chuàng)新,才能保持知識體系的完整性、科學(xué)性、連續(xù)性,以適應(yīng)新的需求。同時,檔案工作者也需要把自己的經(jīng)驗和技巧傳承下去,以供后來的同行們學(xué)習(xí)和借鑒。這就賦予了檔案工作承上啟下、傳承歷史、繼往開來的特性。
探索的艱苦性。伴隨著人類社會的歷史進(jìn)程,每天都在產(chǎn)生檔案。隨著館藏量的增多,每個工作人員對檔案內(nèi)容的繼承和借鑒需要深入了解,并要進(jìn)行有目的的記憶,才能提高這種人工腦力檢索的能力。同時他們長期埋頭于“故紙堆”做整理等基礎(chǔ)工作,是“枯燥”和“乏味”的,從而使這種勞動帶有探索的艱苦性。
從檔案勞動的以上特征可以看出,檔案勞動需要消耗勞動者一定的體力和大量的腦力,屬復(fù)雜勞動的范疇。檔案勞動表現(xiàn)為對前人創(chuàng)造的經(jīng)驗和知識(技術(shù))進(jìn)行收集、整理、加工、轉(zhuǎn)移使之系統(tǒng)化、實(shí)用化的復(fù)雜勞動過程。
檔案工作者所需的道德修養(yǎng)
由于檔案工作的特殊性,它要求檔案工作者從以下幾方面來加強(qiáng)自身修養(yǎng):
要具有為檔案事業(yè)獻(xiàn)身的精神。作為一名檔案工作者,首先要樹立堅定的事業(yè)心,熱愛本職工作,維護(hù)本職業(yè)的權(quán)益,在技術(shù)上精益求精,力爭掌握最好的職業(yè)技能。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè),是人類歷史文化科學(xué)得以承前啟后、繼往開來的工作。同時,檔案工作又是一項平凡的工作。檔案工作者所肩負(fù)的重大責(zé)任,往往都體現(xiàn)在大量繁瑣的業(yè)務(wù)工作中,貫穿在業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié),甚至每一份文件上。因此,檔案工作者應(yīng)該具有主人翁的工作態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真的工作作風(fēng),高度的政治責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心。
要實(shí)事求是地維護(hù)黨和國家的真實(shí)歷史面貌。檔案是歷史的真實(shí)記錄,其歷史性和真實(shí)性產(chǎn)生于人們的實(shí)踐活動,又成為人們實(shí)踐活動的憑證。做好檔案工作不僅是當(dāng)前工作的需要,而且是維護(hù)黨和國家真實(shí)歷史面貌的重要事業(yè)。由于社會政治生活的復(fù)雜性,居心篡改或肆意破壞檔案的也不乏其人。因此,維護(hù)歷史真實(shí),同一切破壞檔案、篡改歷史記錄的行為斗爭,這是檔案工作者的神圣職責(zé)和光榮使命。同時,檔案工作者也不能主觀臆造檔案、武斷解釋檔案或片面提供檔案,而是必須從實(shí)際出發(fā),實(shí)事求是地解決和處理檔案管理中的具體業(yè)務(wù)問題,絕不允許損毀或改變檔案的原貌。
要有積極主動、誠懇熱情的服務(wù)態(tài)度。檔案工作是一項服務(wù)性的工作,是專為他人“鋪路搭橋”、“做嫁衣裳”的工作。檔案的內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技、軍事、外交等各個方面,利用檔案的人也來自各個地方、各個階層、各行各業(yè)。檔案的被利用內(nèi)容之廣,服務(wù)范圍之大,都要求檔案工作者具有“為人民服務(wù)”的精神、良好的工作態(tài)度和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),以便使檔案的作用得到最大限度的發(fā)揮。
同時,由于檔案工作還具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性(在特定時期,出于某些原因的考慮,某些檔案是要保密的。只有到了一定時期,那些保密的檔案才能逐漸解密),因此,檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備在檔案的保密期內(nèi)守口如瓶、嚴(yán)守秘密的政治素質(zhì)。
檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)
人類的社會實(shí)踐活動賦予檔案以十分豐富的內(nèi)容。對這些內(nèi)容豐富的社會歷史遺產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)的管理,無疑對檔案工作者在知識結(jié)構(gòu)上提出了較高的要求。檔案工作各環(huán)節(jié)所進(jìn)行的一系列獨(dú)特而復(fù)雜的專門工作,又需要檔案工作者熟練掌握檔案學(xué)理論知識和實(shí)際操作技能。檔案工作者文化素養(yǎng)的高低直接影響著檔案工作效率的高低和發(fā)展速度的快慢。檔案工作者在知識結(jié)構(gòu)上的一個顯著特點(diǎn)就是知識面的廣與博。這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)成為檔案教育區(qū)別于其他專業(yè)教育的基礎(chǔ),也是檔案工作者加強(qiáng)其自身修養(yǎng)時必須注意的地方。檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)該由以下幾方面構(gòu)成:
辯證思維的知識。檔案工作者特別要學(xué)習(xí)哲學(xué),掌握辯證唯物主義和歷史唯物主義的原理,還要學(xué)習(xí)政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、邏輯學(xué)等。沒有一定的理論修養(yǎng),沒有正確的思想觀點(diǎn),不僅不能正確地研究各種錯綜復(fù)雜的檔案材料,甚至還會使我們的工作脫離正確的軌道。
檔案管理的專業(yè)知識。檔案工作者所需的基礎(chǔ)知識包括語文知識、歷史知識及現(xiàn)代化管理知識等。檔案主要是通過文字形式來記錄人類實(shí)踐活動的,檔案工作者在檔案的收集、整理、鑒定、提供利用等具體工作環(huán)節(jié)中也主要是憑借文字來進(jìn)行的。因此,檔案工作者應(yīng)該具有相當(dāng)?shù)恼Z言文字水平,包括古代漢語和現(xiàn)代漢語,必要時還可以包括外國語、少數(shù)民族語言或古文字學(xué)等方面的知識,以便能用高度概括、簡練準(zhǔn)確的文字來表達(dá)和揭示檔案的內(nèi)容。由于檔案反映了人類社會活動的歷史進(jìn)程,每一個歷史時期形成的檔案都具有一定的時代特征。因此,熟悉和掌握檔案形成時期以及檔案內(nèi)容所涉及的歷史知識,是檔案工作者從事具體業(yè)務(wù)工作最起碼的條件。除了掌握檔案學(xué)基本知識以外,還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識。例如:檔案行政管理人員應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)等知識。同樣,不同行業(yè)、不同專業(yè)領(lǐng)域的檔案管理人員還需要掌握本行業(yè)、本領(lǐng)域的專業(yè)知識。比如,醫(yī)院檔案管理者必須具備相關(guān)的醫(yī)學(xué)分類、醫(yī)學(xué)分科等知識。只有掌握了相關(guān)的專業(yè)知識,才能更好地從事檔案工作。
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檔案管理工作在發(fā)展過程中，與知識管理有著較為密切的關(guān)系。首先，兩者的管理對象一致。檔案管理的對象是檔案和文件，而知識管理所管理的是知識。檔案、文件屬于知識的范圍，因此是知識管理的重要內(nèi)容。其次，兩者有著相似的管理目的。檔案管理的本質(zhì)目的是為多項活動提供檔案管理服務(wù)，并滿足用戶的需求，這也是檔案管理的落腳點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)。知識管理的本質(zhì)目的是將知識價值轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的競爭力。知識管理和檔案管理都是在恰當(dāng)?shù)臅r間為人們提供需要的信息，目的相近。最后，兩者有相似的流程。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作流程為：檔案的接收、整理、鑒定、報關(guān)、統(tǒng)計以及服務(wù)，而知識管理的流程是知識的產(chǎn)生、征集、保存、加工、整理、評估和利用。檔案管理與知識管理都是對相對分散的對象進(jìn)行收集和保存，使它們集中化，接著通過整理和加工促進(jìn)其有序化，接著通過鑒定和評估促進(jìn)其優(yōu)化，最后實(shí)現(xiàn)它們的價值。
2、基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式建立策略
2.1 創(chuàng)設(shè)重知識管理的企業(yè)檔案管理模式理念
基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式在建立過程中，首先應(yīng)該創(chuàng)設(shè)重知識管理的檔案管理模式理念，完成從傳統(tǒng)的檔案收藏中心到如今的知識創(chuàng)新中心的轉(zhuǎn)變，建立基于知識管理的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館不僅具備以往檔案館的管理功能，還應(yīng)該具備知識管理和服務(wù)功能，建立起以知識生產(chǎn)、處理為基礎(chǔ)，提供知識地圖、知識搜索等工具，以知識庫為中心的知識管理系統(tǒng)。另外，基于知識管理的數(shù)字檔案管理，還應(yīng)該具備人本管理功能，不僅從技術(shù)的角度進(jìn)行知識的開發(fā)和利用，還應(yīng)該從人的角度實(shí)現(xiàn)以人為本的知識管理，充分挖掘檔案管理人才的潛力，使得企業(yè)的檔案管理工作在知識管理的引導(dǎo)下，變得更加高效有序。
2.2 兼設(shè)知識服務(wù)的圖情檔案一體化管理
檔案學(xué)、情報學(xué)和圖書館學(xué)等同宗同源，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個學(xué)科之間的交叉也越來越多，企業(yè)檔案管理工作中圖情檔一體化管理更是非常必要。以知識管理為背景，推行圖情檔一體化管理，是被動的信息服務(wù)到主動的知識服務(wù)的創(chuàng)新。信息服務(wù)是在用戶簡單提問的基礎(chǔ)上提供文獻(xiàn)檢索及傳遞服務(wù)，不會分析和考慮文獻(xiàn)和信息是否對用戶有較大的幫助。同時由于素材的限制，信息服務(wù)不會對提供的知識進(jìn)行科學(xué)的提煉和分析，不會關(guān)系到一些創(chuàng)新知識的管理和開發(fā)。而知識服務(wù)就不同，知識服務(wù)能順應(yīng)社會發(fā)展并體現(xiàn)社會特征，其核心是知識創(chuàng)新、以人為本，目的是為用戶解決實(shí)際性的問題，具有持續(xù)性、主動性、創(chuàng)新性、效用性、知識性和針對性的特點(diǎn)。同時也能對顯性知識中的隱性信息進(jìn)行開發(fā)，根據(jù)用戶的問題，進(jìn)行信息的動態(tài)收集、選擇和分析，較深層次的加工、開發(fā)出能為用戶解決問題的知識。
2.3 提高檔案管理者知識水平促進(jìn)管理效果
檔案管理者在企業(yè)檔案知識庫中具有重要作用，掌握了企業(yè)全部的知識以及企業(yè)管理、生產(chǎn)或活動的全部記錄，如專利文檔、技術(shù)文檔、商標(biāo)文檔和技術(shù)文檔等，能為企業(yè)實(shí)現(xiàn)巨大的效益。檔案管理者的管理技能和知識素質(zhì)是企業(yè)基于知識管理的檔案管理工作順利開展的保障，首先，應(yīng)該對檔案管理者進(jìn)行宏觀管理知識的培訓(xùn)，促使他們掌握常規(guī)的檔案管理方法、項目管理方法和溝通方法等，同時具備基本的企業(yè)管理知識。其次，企業(yè)檔案管理者應(yīng)該具備處理檔案、情報和圖書這三部分信息的技能。知識經(jīng)濟(jì)社會中，檔案、情報和圖書是企業(yè)檔案知識的來源，檔案管理者必須具備處理、融合這三種信息的能力，順應(yīng)時展。
2.4 宣揚(yáng)知識共享、鼓勵學(xué)習(xí)的企業(yè)文化
企業(yè)在建立基于知識管理的檔案管理模式時，一定要重視知識，不斷提高整個企業(yè)的學(xué)習(xí)力量。首先，應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)知識缺口。因為內(nèi)外部原因，企業(yè)會產(chǎn)生對某項知識的需求，但自身的知識儲備和該需求不能匹配，即知識缺口。如今的經(jīng)濟(jì)時代，知識是企業(yè)競爭優(yōu)勢保持的重要資源，所以應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)知識缺口并彌補(bǔ)。其次，應(yīng)該突破學(xué)習(xí)阻礙，包括障礙、官僚作風(fēng)、溝通缺乏等。重點(diǎn)培養(yǎng)企業(yè)成員的團(tuán)隊精神和價值觀，強(qiáng)化知識共享，使得學(xué)習(xí)成為檔案管理的一部分。最后，應(yīng)該創(chuàng)建平等互動的交流平臺。通過弱化等級觀念、簡化層次結(jié)構(gòu)，讓員工能平等的反饋和傳播知識，形成開放性、成長性、學(xué)習(xí)型的知識共享平臺，如此才能有利于企業(yè)的知識更新，為基于知識管理的檔案管理模式的建立奠定豐厚的知識基礎(chǔ)。
3、結(jié)語
在知識管理的時代背景下，企業(yè)檔案管理不僅僅是檔案的收集和管理，更應(yīng)該是檔案的在再次開發(fā)和重新利用。本文首先對知識管理和檔案管理二者之間的相關(guān)性進(jìn)行了分析，然后從重知識觀念的創(chuàng)設(shè)、圖情檔一體化的建立、管理者素質(zhì)的提高和知識共享企業(yè)文化的宣揚(yáng)四方面具體闡述了基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式的建立，對于企業(yè)提高檔案管理效率、促進(jìn)發(fā)展水平有一定的作用。
參考文獻(xiàn)
篇11
2 檔隨人走與人檔適度分離并存
檔隨人走是人事檔案管理工作的一項重要制度。在人事管理工作中，干部的任免權(quán)限與主管單位是動態(tài)的，人員流動是客觀存在的，干部的主管協(xié)管單位經(jīng)常發(fā)生改變。為此，人事檔案要隨著人員的流動，干部任免權(quán)限的改變，主管協(xié)管單位的變化，及時轉(zhuǎn)至新的主管部門，做到“檔隨人走”。“檔隨人走”是保持管人與管檔案相一致的有效措施；是保證干部人事檔案工作及時為組織、人事工作服務(wù)的必要條件；是維護(hù)人事檔案完整與安全的一項重要業(yè)務(wù)建設(shè)；也是干部人事檔案部門接收干部人事檔案和充實(shí)檔案內(nèi)容的重要途徑之一。
長期的實(shí)踐證明，“檔隨人走”的最大優(yōu)點(diǎn)，是保持了人事檔案的完整性，使其能集中反映一個人一生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、個性特點(diǎn)、業(yè)務(wù)專長、工作表現(xiàn)、實(shí)際業(yè)績、工資待遇、廉潔誠信、健康狀況等全面情況，便于組織、人事部門歷史地、全面地了解、考察、選拔、培養(yǎng)、使用干部，有利于充分發(fā)揮人事檔案的作用和避免“無頭檔案”的產(chǎn)生。但是，檔隨人走的制度，卻遇到了人員流動頻繁的挑戰(zhàn)，實(shí)踐檢驗證明，它并不是一條普遍適用的規(guī)律。檔隨人走取決于人員與單位之間處于相對穩(wěn)定狀態(tài)，流動性不大；機(jī)關(guān)變動少；人事檔案管理規(guī)范，轉(zhuǎn)遞制度健全等條件。從我國的現(xiàn)實(shí)情況看，在以公務(wù)員管理或參照公務(wù)員管理的黨政軍機(jī)關(guān)的干部人事檔案，仍可沿用“檔隨人走”的制度。一個干部（公務(wù)員）無論怎樣調(diào)動或流動，只要還在黨、政、軍系統(tǒng)內(nèi)，應(yīng)堅持檔隨人走，一人一生只有一套人事檔案，是終身的，不得“重新建檔”。
3 管理模式走多元化之路
篇12
一、大數(shù)據(jù)的概念及其在高校人事檔案管理中的應(yīng)用
（一）大數(shù)據(jù)概念綜述
早在2011年5月，“大數(shù)據(jù)”一詞就被麥肯錫公司提出。大數(shù)據(jù)又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺而產(chǎn)生的海量的、形式多樣化的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)通過傳統(tǒng)的技術(shù)手段很難對其進(jìn)行分類、整理、存儲和處理[1]。可以說，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量龐大、類型繁多、價值密度低、處理速度快等特點(diǎn)。目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于社會的很多行業(yè)，并帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。
（二）大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的應(yīng)用
一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用十分不方便。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可對高校人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集，并將數(shù)量龐大的信息進(jìn)行精準(zhǔn)的分類、存儲，為人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理效率低下。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，通過計算機(jī)、云存儲等技術(shù)提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用，使得其在使用過程中直接通過計算機(jī)的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。
二、大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
（一）信息化管理意識較弱，管理方式單一
長期以來，我國高校對人事檔案管理意識較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項輔工作，沒有充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認(rèn)為人事檔案僅僅是政治時代個人功過是非的記錄，沒有太大的現(xiàn)實(shí)意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過程中出現(xiàn)了人員配置不齊、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過人工方式進(jìn)行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后
受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，各大高校對人事檔案信息化管理投入的資金有限，導(dǎo)致其信息化管理過程中出現(xiàn)了硬件設(shè)備落后、軟件開發(fā)滯后的問題，這都在很大程度上限制了大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的有效應(yīng)用。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低
大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案信息化管理對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專業(yè)知識，還要具備計算機(jī)信息技術(shù)。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，并且存在明顯的老齡化現(xiàn)象，其觀念陳舊且無法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請檔案管理人員，在工作中缺乏責(zé)任心，無法認(rèn)真對待人事檔案的管理工作。
（四）缺乏健全、完善的管理制度
目前，我國高校仍缺乏一個健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過程中出現(xiàn)錯誤，甚至在借閱、轉(zhuǎn)出過程中出現(xiàn)檔案遺漏和損毀。
三、大數(shù)據(jù)時代下高校人事檔案信息化管理的優(yōu)化對策
（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度
大數(shù)據(jù)的發(fā)展是大勢所趨。在這種形勢下，高校必須要改變傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，充分認(rèn)識到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對繁雜的檔案進(jìn)行收集、分類、存儲和利用，并在此基礎(chǔ)上制定出符合高校實(shí)際情況的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對目前人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行修正，明確檔案管理人員的職責(zé)和管理細(xì)則，使其在管理工作中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案的信息化管理。
（二）加大資金投入，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺
在更新人事檔案信息化管理理念的基礎(chǔ)上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設(shè)備、軟件技術(shù)。當(dāng)人事檔案管理的硬件和軟件完全達(dá)標(biāo)之后，即可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺。在具體構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺的過程中，首先要收集整理原始數(shù)據(jù)，并對其真?zhèn)芜M(jìn)行辨別。同時，建立以部門為單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，將每一份人事檔案的編號、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學(xué)歷信息等相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對人事檔案進(jìn)行分類處理，以便日后進(jìn)行查閱。最后，在人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，還應(yīng)將人事檔案與其相關(guān)的職能部門進(jìn)行鏈接，以便日后信息能夠及時更新。
（三）構(gòu)建“大檔案”思維
在大數(shù)據(jù)時代下，高校人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變思維模式，積極構(gòu)建“大檔案”，對人事檔案資料進(jìn)行全方位、多維度的收集、儲存和管理。在具體構(gòu)建“大檔案”的過程中，要以制定的端口為基點(diǎn)，準(zhǔn)確、快速地將檔案信息資料進(jìn)行全方位檢測，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時要重視檔案信息的安全問題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識產(chǎn)權(quán)不被侵害。
（四）組建“大檔案”團(tuán)隊，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理
“大檔案”體系屬于一個規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫。因此，在具體的管理中要準(zhǔn)確理解檔案信息內(nèi)容以及信息與信息之間存在的關(guān)聯(lián)性，以確保能夠真正發(fā)揮其自身的價值。
（五）提升高校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
在高校人事檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)也是一項非常重要的因素。在具體的管理過程中，檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的人事檔案管理知識，還要具有較高現(xiàn)代信息技術(shù)水平，同時還要具備較高的思想道德覺悟和一定的責(zé)任心。因此，高校在加強(qiáng)人事檔案信息化管理的過程中，要通過業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、素質(zhì)教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想道德素質(zhì)，同時還可以引進(jìn)一批高質(zhì)量的檔案管理人員和計算機(jī)信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質(zhì)量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發(fā)展，而大數(shù)據(jù)的發(fā)展推動了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數(shù)據(jù)時代下，要針對目前高校人事檔案信息化管理過程中存在的問題采取積極有效的措施，對其進(jìn)行優(yōu)化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。
篇13
1 人事檔案知情權(quán)的涵義與內(nèi)容
1、人事檔案知情權(quán)的主要內(nèi)涵。人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來已被查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。而人事檔案的知情權(quán)則主要是指公民合法擁有對本人人事檔案材料內(nèi)容狀況及其保管利用情況等知曉的權(quán)利。個人人事檔案是公民個人信息的重要組成部分，人事檔案知情權(quán)應(yīng)屬于公民知情權(quán)的范疇。
2、人事檔案知情權(quán)的主要內(nèi)容：第一，當(dāng)事人對自己人事檔案中自己填寫的內(nèi)容，用人單位、組織部門對自己各方面的評價意見、鑒定結(jié)果等內(nèi)容信息的知情權(quán)；第二，當(dāng)事人對自己人事檔案的管理狀況及被利用狀況。其中，管理情況包括：本人人事檔案所歸屬的管理部門、現(xiàn)保存地、保管狀況等；被利用情況包括：查閱本人人事檔案者、利用目的、利用時間、查閱內(nèi)容、查閱結(jié)果、利用者評價等。
2 人事檔案知情權(quán)的現(xiàn)狀
1、公民的人事檔案知情權(quán)重視不夠。目前，由于我國對人事檔案的知情權(quán)并沒有得到廣泛的宣傳，因此公民對本人的人事檔案信息的知悉和保護(hù)意識還很薄弱，甚至是思想上根本談不上保護(hù)的意識。雖然人事檔案中的部分材料是公民本人親自填寫的或者是需要本人簽字確認(rèn)的內(nèi)容，可是事實(shí)上仍有相當(dāng)部分的內(nèi)容，是組織對本人情況的如實(shí)記錄，還有如鑒定、考核和考察材料以及政審材料都是本人只知道結(jié)果，不知道全部過程和具體內(nèi)容，甚至有些信息可能存在錯漏，卻被直接歸檔，本人根本沒接觸過，當(dāng)真正利用時，已是對本人工作生活受到直接影響。由此可見，若公民本人不清楚這些信息的來源，結(jié)果是相當(dāng)可怕的。
2、人事檔案管理體制不健全。由于公民對人事檔案知情權(quán)的認(rèn)識不足和理解不夠深入，用人單位對人事檔案管理工作也缺乏重視，諸如在人事檔案工作人員在專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、晉升機(jī)會、工作態(tài)度等方面重視不夠。特別是人事檔案管理工作人員不加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，一味地還是進(jìn)行機(jī)械式的管理，管理檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)不了數(shù)據(jù)化形式，致使這項工作跟不上信息時展的需求。也是正因為對這項工作的忽視，導(dǎo)致了很多資料不能及時歸檔，信息不能及時更新，也導(dǎo)致了一些所謂的“棄檔”和”死檔“的日益增多。
3、對人事檔案信息資源的開發(fā)利用率低。人事檔案一般是由用人單位的組織人事部門、勞動部門以及人才流動服務(wù)中心等負(fù)責(zé)管理，現(xiàn)在我國檔案行政部門對檔案管理工作還缺乏有效的指導(dǎo)和監(jiān)督，使檔案管理工作無法取得實(shí)質(zhì)的成效，這就導(dǎo)致了檔案需求人無法對檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的獲取。大多數(shù)公民都認(rèn)為，只有在工作調(diào)動的時候時才會用想到要用到人事檔案的，而真正用于人才的選拔、培養(yǎng)開發(fā)、人才分配等方面的內(nèi)容卻少之又少，還沒充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價值作用。
3 人事檔案知情權(quán)的保障依據(jù)
1、法律上的保障。從法律上看，雖然我國憲法中并沒有明確規(guī)定公民人事檔案的知情權(quán)，但知情權(quán)的理念與精神在憲法中始終有所體現(xiàn)。《中華人民共和國憲法》第二條規(guī)定“中華人民共和國的一切權(quán)利屬于人民”，既然人民是一切權(quán)利的所有者，那人民自然就享有知情權(quán)。人事檔案是伴隨人們一生的個人信息記錄，無疑屬于憲法保護(hù)的知情權(quán)范疇。現(xiàn)行的《中華人民共和國政府信息公開條例》標(biāo)志著我國政務(wù)信息公開從此進(jìn)入了“有法可依”時代，并為保障公眾對公共信息的知情權(quán)提供了法律依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，人們維權(quán)意識的增強(qiáng)，保障人事檔案知情權(quán)，也是必然的發(fā)展趨勢。
2、事實(shí)上的保障。從人事檔案組成內(nèi)容上看，《干部檔案工作條例》將每份人事檔案材料分成十個類別，主要內(nèi)容包括履歷材料、自傳材料、鑒定及考核材料、學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工作及職務(wù)等材料和可供組織參考的其他材料。這些材料中，部分是由本人親自填寫，有的是由本人填寫后組織蓋章認(rèn)可的，還有的是組織根據(jù)本人情況如實(shí)進(jìn)行記錄填寫，只有少數(shù)材料本人只知道結(jié)果但不知道具體內(nèi)容。因此，公民具有人事檔案知情權(quán)的事實(shí)的保障基礎(chǔ)。
4 實(shí)現(xiàn)人事檔案知情權(quán)的途徑
1、加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，增強(qiáng)公民保護(hù)人事檔案知情權(quán)的意識。公民不重視本人人事檔案的保護(hù)，歸根結(jié)底是不清楚人事檔案對本人的重要性，同時也與傳統(tǒng)人事檔案管理體制有關(guān)。組織人事部門、勞動部門、檔案管理部門等單位要全力加強(qiáng)公民對本人人事檔案知情權(quán)的宣傳力度。在人事檔案材料的收集過程中，要向公民宣傳材料歸檔范圍，使公民清楚自己的檔案里有些什么內(nèi)容，自己要提供哪些材料是對自己有影響的，并且要讓公民清楚用人單位對自己人事檔案的利用對自己是能夠解決實(shí)際問題的，如升學(xué)就業(yè)、工作調(diào)動、檔案轉(zhuǎn)遞、下崗后人事檔案托管等方面。
2、修改和完善相關(guān)法律、法規(guī)，依法保障公民人事檔案知情權(quán)。雖然我國憲法明確保護(hù)公民的權(quán)利，可是對公民人事檔案知情權(quán)的保護(hù)卻是不夠明確。當(dāng)公民這方面的權(quán)利受到侵害時，公民無法通過相關(guān)法律來保護(hù)自己的權(quán)利。所以，必須修改和完善現(xiàn)有的檔案法律和人事檔案法規(guī)，保證公民可以合法地查閱本人人事檔案。當(dāng)公民提出要使用本人人事檔案時，必須要嚴(yán)格審核使用程序，對用檔過程務(wù)必全面監(jiān)督，增加使用的透明度。
3、加強(qiáng)人事檔案管理工作制度，有效保障人事檔案知情權(quán)。單位要重視檔案管理工作，要選擇工作責(zé)任心強(qiáng)、愿意守護(hù)著這一片清貧凈土的管理人員，嚴(yán)格杜絕松懈的工作態(tài)度、不規(guī)范不合法的檔案操作，不斷完善人事檔案管理規(guī)章制度，從最大限度地杜絕人事檔案材料的作假行為或歸檔疏漏等現(xiàn)象的出現(xiàn)。同時，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)、獎懲措施、職稱晉升等待遇，保證人事檔案的完整性、真實(shí)性、權(quán)威性、信用度、有效性，切實(shí)有效地保障公民對本人人事檔案真實(shí)情況知悉的權(quán)利。
4、加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)化管理，促進(jìn)人事檔案信息資源共享。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，人才的合理流動性日益加強(qiáng)，已成為不可阻擋的社會發(fā)展趨勢。因此，加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)化建設(shè)是加快人事檔案管理信息化進(jìn)程的有效手段。在人事檔案管理中利用電子化技術(shù)，建立人事檔案電子信息數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)各單位之間的配合與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)人事檔案信息化管理效率。
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