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（二）要確立檔案是資產的觀念，在企業無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，從設計試制到品牌的創立，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠，發展到現在年產值幾十億元的規模，其創業的經驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業法人認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。

（三）要確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。

（四）要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發揮出來的，今年十月份，綜合檔案室及時為星星家電產業總公司技術中心提供冰箱蒸發器所有技術資料，以賈祥勝、洪立忠為主的研發小組利用了原有技術檔案作參考，攻克了“冰箱蒸發器改為嵌入式”的自主創新項目，創造經濟效益203萬元，該項目榮獲椒江區企業科協“金點子”活動一等獎。十一月上旬，由集團投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機械交易市場，施工過程中碰到廠區區域、房屋結構不明等難題，進展緩慢，項目負責人憂心如焚，檔案室得到求援消息后迅速調出原北廠區總平面圖、所有廠房建筑圖紙，他們高興地說：“這些廠房已有十幾年歷史，沒想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場在明年元旦前竣工的計劃。從上述可看到，檔案資料只要管理好，利用好，就能產生更好的經濟效益和社會效益。

二、體制創新，使檔案工作適應現代企業的高速發展

現代企業制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業的檔案工作要適應現代企業制度，就必須對企業檔案工作實行機構創新、機制創新和制度創新。

（一）機構創新的核心是精簡。無論哪個企業，精干是一個必然趨勢，企業檔案工作也要順應企業的需要，檔案管理的工作方法也必須創新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業檔案信息中心”。這個中心機構在行政上受集團總部的領導，業務上歸地方檔案行政管理部門監督指導。其主要任務和職責是負責集團總部及所屬各子公司、各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，星星集團下有十余個子公司、在全國各地有11家銷售公司，通過計算機網絡系統實施聯網，從而達到各種信息資源的聯合開發和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯合體。這樣符合現代企業精干、高效的原則，有利于增加企業檔案管理的自主性和靈活性。

（二）機制創新的關鍵是高效。企業進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創造最大的經濟效益和社會效益。企業的檔案工作管理機制也要隨著企業管理機制的轉換而創新，要激活機體，堅持沒有創新就沒有發展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換；提高辦事效率，充分發揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的動力源之一。

（三）制度創新的實質是要從企業各自的實際出發，星星作為一家大型的民營企業，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各子公司，不夠規范，降低了利用率，制度創新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創新集團檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規范檔案管理工作。

三、管理創新，全面提升檔案工作

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第三條建立健全市、縣（市、區）局以及支局（班組）三級安保臺帳資料檔案管理制度，并作為工作考核內容之一。市、縣（市、區）局安全主管部門以及支局（班組）應明確管理人員（臺帳檔案管理責任人），對本單位安全生產、安全保衛臺帳、檔案資料的收集、登記、整理，規范管理臺帳資料檔案。

第四條安保檔案管理工作實行統一領導，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導下，市局監督保障部負責對全市××企業安保檔案實施監督考評管理。

第六條市、縣（市、區）局安全管理部門應依據有關規定將安保臺帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛、安全生產先進單位或個人的條件之一。

第七條安保臺帳資料檔案歸檔的范圍：

一、市、縣（市、區）局和市局直屬單位范圍：

（一）安全管理機構，包括：機構設置；安全責任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊安全主任）名冊。

（二）安全責任制，包括：各級領導、職能部門和各崗位的安全職責；領導履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責任書。

（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文書或聲像。

（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度；槍支、設備等安全操作規程。

（五）日常工作臺帳記錄，包括：工作計劃和總結；消防設施（設備）、經警、槍支、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調查和處理等記錄。

（六）安全教育，包括：安全教育的年度計劃；參加地方政府有關部門組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；安全責任人、安全管理人員參加安全培訓、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業人員培訓、考核、持證上崗記錄等。

（七）工程建設項目中安防設施審查（驗收），包括：新建、改建、擴建和技術改造等工程項目的安全設施“三同時”報建與審批資料，各種證照領取資料。

（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點部位、專項安全檢查記錄。

（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應急防范措施；整改要求、計劃措施；整改結果等記錄。

（十）事故調查和處理，包括：事故上報、登記記錄，事故調查報告、處理結案材料和防范措施等。

安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負責人和檢查（負責隱患整改）人員簽名。

（十一）發破案記錄，包括：發案報告、破案經過、處理結果等。

各單位可根據上述范圍結合本單位管理權屬范圍進行安保檔案材料收集歸檔。

二、支局（班組）范圍：

（一）安全管理機構，包括：上級安全機構設置文件和本支局安全工作分工；安全責任人、兼職安全員（副支局長擔任，無設副支局長的由支局長負責）及支局人員分工名冊。

（二）安全責任制，包括：上級下發的各級領導、職能部門和各崗位的安全職責文件和本單位負責人、各崗位職工安全工作職責；上級對本單位履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責任書。

（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文件材料；上級下發的安全工作總結、工作要點；本單位工作計劃和總結；

（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度、檢查規范；各種設備的安全操作規程；上級制訂以及本單位結合實際制訂的遇突發事件的應急處置的救援預案和防范措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災、洪澇、地震等突發事件的應急處置預案、辦法。

（五）日常工作記錄臺帳，包括：有關消防設施（設備）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班后自查整改隱患等記錄；網點（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報警設（撤）防登記簿（卡）等。

（六）安全教育臺帳，包括：上級下發的教育的年度計劃和本單位年度安全教育學習安排表；參加上級組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；本單位組織進行的職工安全教育學習記錄簿；案例通報等有關學習資料。

（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報登記記錄，案件、事故（隱患）報告材料（上報后自留一份存檔）。

第八條 安保檔案工作實行“同步”管理，即：下達任務與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗收安防設施與鑒定、驗收建設工程文件材料的立卷和歸檔同步；發案（事故）情況、調查處理、結案和歸檔同步。

第九條安保臺帳檔案資料的歸檔應在以下時間內完成：

(一)文書和聲像檔案由經辦部門或者經辦人員在每一項工作任務完成后移交檔案管理人員歸檔；

(二)工程建設項目中安防設施檔案，在工程任務下達后安全主管部門督促承建單位在工程驗收后兩個月內，復印一分交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；

（三）重要的安全工作會議、專業性技術會議和學術會議的文件材料，在會議結束后一個月內整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。

（四）帶有密級的安全管理文件材料，應由經辦人隨時形成隨時歸檔。

（五）破案和事故處理后即將材料整理歸檔，隨后將對責任人的處理結果也一并歸檔。

第十條收集安保檔案材料時，應保證安保檔案材料的完整。整理材料時，應遵循檔案材料的形成規律，保持材料之間的有機聯系，便于保管和使用。

第十一條安保檔案材料整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。對未完成的檔案材料，整理時應單獨存放，等完成后組卷歸檔。

第十二條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的安保檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。

第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動中并對以后有重要參考借鑒作用的安保檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動中形成的，并具有一定參考價值的檔案材料，應長期保存。

第十四條 在職務活動中形成的文件材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

第十五條因機構調整安全部門變動時，應當妥善保管安保檔案，整理登記后向接收部門移交，不得散失。

檔案管理人員調動時，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續，不得擅自帶走或毀棄。

第十六條 安全部門保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時，需說明使用其目的和使用范圍，并經安全部門負責人批準后方可查閱。

第十七條借用安保檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在安保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態。

第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個人交換、復制時，須報請單位主管領導批準。

第十九條 安保檔案的保存價值應定期進行鑒定。對保管期限的變動、密級調整和需要銷毀的檔案，必須經安全部門負責人批準。

第二十條 安保檔案的銷毀由檔案管理人員執行，并經安全部門負責人批準。銷毀檔案時，由檔案管理人員和安全部門指派人員監督銷毀并在銷毀清冊上簽字。

檔案銷毀后及時調整檔案柜架，并在目錄及檢索工具中做出相應的注明。

庫存檔案未經鑒定并履行批準手續的，嚴禁銷毀。

第二十一條 凡有下列事跡之一的，應給予獎勵。

（一）安保檔案的收集、整理或者開發利用方面做出成績的；

（二）對安保檔案的保護和現代化管理做出成績的；

（三）執行國家檔案法律、法規和企業檔案管理制度表現突出的。

第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據檔案的價值和數量，按有關規定責令賠償。

（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價值的或者應當保密的安保檔案；

(二) 將職務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；

(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的；

（四）涂改、偽造檔案的；

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關鍵詞 企業檔案 管理 研究

企業檔案是企業各種活動的歷史記錄，從內容上來講主要分為企業經濟活動檔案和企業員工人事檔案。就檔案的載體來而言，形式多種多樣，一般企業檔案的載體多數為紙質檔案和圖像檔案，其中圖像檔案以照片的形式展現。企業檔案工作是企業各項事務中最基礎的一項工作，因為，企業檔案有利于在經濟活動中維護企業的經濟利益和合法權益。企業在國民經濟中的重要性，也體現了企業檔案工作在企業活動中的重要性。

一、當前企業檔案管理存在的問題

（一）檔案意識和檔案管理薄弱

目前，企業很多領導干部對企業檔案管理方面重視程度不夠，過于重視企業自身經濟上的建設，而忽視企業自身檔案管理工作的建設。很多企業至今沒有正的檔案室和檔案管理員，對于企業自身的一些檔案資料管理出現了所謂“各自為政”的情況，即各個科室和部門把檔案放在本部門的情況，甚至有些檔案沒有進行分門別類。而一些有正規檔案室的企業，情況也不容樂觀，有的檔案沒有相應的設施與設備，檔案隨意丟棄，甚至有很多檔案除了沒有進行分類外，有些企業檔案甚至連專門的卷宗都沒有。而部分企業專門的檔案管理人員很多是非專業人員出身，有的雖然從事這項工作很長時間，但是由于知識陳舊和文化水平較低的關系，很多檔案管理人員不懂電腦等新科技，導致對企業檔案的信息化產生了消極影響，嚴重制約了相關企業的檔案信息化進程。而在一些老企業，特別是建國后改革開放前創立的企業，很多企業的檔案由于時間的因素，過去的一些紙質檔案出現發潮和損害的情況，個別情況出現了原始檔案丟失的情況，這些從另一面給企業的發展帶來了無形的損失。

（二）檔案棄而不用的現象嚴重

目前，有些企業自身建立檔案管理室，也有相關的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣，而在管理層面，出現對企業檔案管理采取不聞不問的態度。而很多方面對檔案的管理上，信息化程度不高，這也制約了企業檔案管理工作上的效率。有些企業沒有專門的檔案管理卷宗，最后只是將相關檔案放進麻袋處理。曾經有新聞報道，有位老太太十幾年前去銀行存款，銀行居然查找不到記錄，最后引發官司，而銀行最后花費九牛二虎之力才從過去的檔案中查找到這筆存款記錄，而那些檔案全部裝進麻袋里面。這件事對相關企業也要有很大的教訓：檔案管理的缺乏規范化的管理，除了給企業帶來經濟損失外，一定程度上也會給企業增加不必要的社會成本和人力成本。

二、企業檔案管理的發展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉變

隨著信息化技術的發展、計算機技術的普及，過去的一些企業重要檔案例如批示、會議記錄、公告、人事任免等，逐漸由過去的手寫的紙質載體轉向了打印的紙質載體，而這些也可以通過相應技術進行了數字化的處理。此外，傳統的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進行，這樣的弊端是不光費時費力，而且很容易引發檔案的丟失和錯漏，此外紙質檔案因其本身的物質屬性，需要很大的空間進行管理儲藏。多元化載體技術的發展，可以解決上述的弊端，電子化、數字化、系統化的發展，是檔案管理發展的新趨向。這一組合模式，可以提高檔案的使用效率，無論過去的傳統檔案還是現在的電子檔案，只要通過信息資源的搜索，就可以查到企業需要尋找的相關資料。同時，這樣也使企業減少檔案管理成本，充分實現檔案資源合理利用。

（二）強化人員管理和提高管理效率

在時展的大背景下，知識更新速度不斷加快的前提下，企業要加強企業檔案管理專業人員職業素養的培養，企業檔案管理工作人員本身也要參與企業的檔案管理當中。企業檔案人員管理自身的職業素養將決定著企業檔案管理的成敗。各企業應該重視企業檔案管理人員的培訓，以強化企業檔案管理人員的責任意識和管理意識。同時企業本身內部應強化檔案管理工作人員的相關培訓，培訓的主要內容就是加強企業內部檔案管理人員的技能培訓上，能讓企業檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術的不斷發展，企業應該不斷加強企業檔案管理人員計算機技術的能力，特別是在檔案管理工作上，能更好地運用計算機技術，以提高工作效率和質量。此外，在舊檔案的管理上，也要培養檔案修補人才。目前很多紙質檔案由于歷史時間原因遭到很嚴重的損壞，并且這些過去的老檔案走向數字化已經刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口，企業在這方面的培養仍然有很大的發展空間。

三、結語

綜上所述，在信息技術不斷發展的今天，我國企業的發展經營模式不斷發生變化，而企業檔案管理的模式也正在發展中探索。隨著科學技術的迅猛發展，企業檔案管理正面臨著新的挑戰。因此，企業檔案的管理應隨著市場經濟的發展和社會轉型期的變化，根據企業自身的實際情況來進行檔案管理體制的改革。企業檔案管理體制的完善，有助于企業在未來的市場經濟條件下有效的提高競爭力，并且使企業在穩定中得到可持續、長足發展。

參考文獻：

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在過去,企業檔案管理的實現是不同部門對其內部文件進行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態,信息化的管理模式可以將企業的文件,部門的基本文檔進行有機的結合,從而實現歸檔與管理的同步,將不同部門對于同一事務或者同一事務的不同角度的記錄歸入檔案數據庫中,實現檔案管理的一體化。通過對檔案管理自動化系統的應用,實現公文和業務性文件整理與歸檔工作在同一時間完成,既可以節省大量的時間,節省勞動力,而且提高了檔案管理的準確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學習時間,加強檔案管理信息資源的開發。與此同時,負責檔案管理工作的部門也能夠通過自動化系統對公文以及業務性文件的管理狀態進行隨時的掌控,以便盡快的做出指導,實現檔案管理的預見性。

1.2 方便存儲與查找

企業的行政部門與業務部門,可以通過對檔案管理自動化系統的應用,將已經形成的有查考利用價值的文件隨時存儲到服務器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲到服務器上。這樣,只需要通過身份驗證,用戶就可以通過企業內部的局域網查找所需要的檔案信息,即節省了時間,又節省了資源,真正實現了信息化檔案管理給企業的工作帶來的方便。

1.3 檔案業務管理自動化

企業檔案管理工作非常復雜,其全過程不僅包括統計、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對檔案的情況進行分析,而且企業領導的決策提供參考資料。實現檔案信息化管理模式,可以對檔案進行隨時隨地的管理,例如各種數據的統計、各種報表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領導或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數據,避免了因為距離問題而造成的時間浪費。

2 企業檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理的信息化意識不足

實現企業檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業選擇繼續使用傳統的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業創造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業的發展提供可靠的支持,間接為企業創造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業的發展。

2.2 檔案管理信息載體的破損

在企業信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用,許多企業實現了工程設計、施工和產品研發中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統運行出現問題。

2.3 標準化建設不夠完善

檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統,各個業務環節的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現,為企業檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業的需求,企業管理和業務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業發展提供支持的因素將給企業內部或企業之間的數據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業獲得更多的經濟效益和社會效益。

3 改善企業檔案管理信息化建設的建議

通過對企業檔案管理信息化建設過程中出現的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內實現資源的優化配置,完善檔案管理人員的培訓,才能徹底實現檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個方面著手。

3.1 完善檔案管理制度

所有工作的順利展開與進行都離不開規范的要求和對標準的參考,企業檔案管理也不例外。實現檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責,而同時這也是檔案管理部門為企業提供更高級別的服務的先決條件。所以,為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地,現代化的企業必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動化管理制度,通過合理的制度規范檔案管理信息化的實現。

3.2 加強監管工作

在企業建立局域網時,要有計劃的實施檔案一級管理,對于文件從形成到歸檔的全過程要實施監管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個生命周期都能在可控范圍內,使整個過程都做到規范化、標準化并努力貫徹執行。

3.3 理順工作流程

不同企業的工作流程不一樣,相應的檔案管理自動化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業所講

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求的效應原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業對于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數據收集與資料庫的維護工作;另外要充分利用計算機的功能,根據企業發展的需求,及時編寫一些檔案文件匯編,并提供企業領導用于決策所需要的信息。

3.4 實現管理工具的信息化

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2 知識管理背景下企業檔案管理的新特征

知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能。由于企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也發生了相應轉變，其轉變主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業完善和優化館藏。隨著信息化技術的發展，電子文件大量產生，檔案工作者須投身對其的產生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質檔案。三是知識管理要求企業提高檔案管理技術。檔案信息化離不開企業信息化，須納入企業整體信息化建設中。

3 知識管理背景下企業檔案管理模式的建立

3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業檔案電

子信息庫。應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現象，制定適合本單位的知識資源管理整體規劃，全面收集各種信息、知識，采用統一的數據格式和元數據標準，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標準規范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。

完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，而其重要手段則是數字化檔案館的建設，同時，也是深化知識管理的重要環節。在數字化檔案館的建設中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質檔案，而且，要借助信息網絡傳送、儲存、查詢等數字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導知識資源的擁有者，積極提供專業領域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統的企業知識體系和企業知識庫，以完善和優化館藏。

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1.供電企業思想觀念要創新。創新就是要打破許多舊的思想障礙和條條框框。在當今社會，檔案事業發展的諸多問題，沒有現成的答案，也沒有經驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創新中發展。隨著社會信息化進程的不斷加快，企業檔案信息化建設也全面鋪開。搞信息化數字檔案建設，設備是基礎，而人是決定因素。因此，培養和造就一批檔案信息化建設的人才，建立一支能夠掌握信息技術、精通信息管理、結構合理、工作高效、適應信息化建設和管理需要的企業檔案信息工作隊伍成了重中之重。不但要提高檔案管理人員的網絡知識，還要增強他們的法律和安全意識，才能使檔案工作者在檔案資料數字化的今天立于不敗之地。

2.創新對客戶的服務方式。開拓創新做好檔案服務工作主動、超前服務，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得利用者的滿意。建立完善的客戶管理機制，在對客戶資料產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。

3.注重提高檔案利用效率。切實把提高檔案利用作為檔案管理的最終落腳點，走出檔案為收集而收集的誤區，提高檔案利用水平，真正發揮企業檔案服務企業中心工作的意義和價值。一是要拓展利用途徑。充分利用協同辦公系統，使之成為廣大員工檔案利用的窗口。進一步編制適用的檢索工具，編制各類索引目錄，方便大家查詢利用；二是優化利用服務。檔案人員要熱情主動，耐心細致地提供檔案利用服務。認真建立檔案利用登記和利用效果登記；三是提升利用層次。進一步大力開展檔案編研工作，充分挖掘檔案的潛在價值。積極宣傳和鼓勵各專業部門、檔案人員利用現有檔案進行編研工作，對現有的檔案資料進行研究、分析和深加工，形成編研成果，指導和促進工作實踐，提升檔案管理的內涵。

4.創新電力企業檔案服務模式。電力企業檔案服務模式的建立從一定程度上要求在電力企業檔案服務模式上面要不斷強化信息化建設的力度，傳統的檔案服務模式已經不能夠適應當前現代企業發展的要求。當前網絡信息化建設的普及和發展，已經成為各行各業人們獲取知識和信息的重要來源。電力企業檔案服務模式的創新也應該緊跟信息化建設的腳步，不斷的完善和創新當前電力企業信息化檔案建設工作。使電力企業的檔案信息能夠通過網絡這樣一個重要的資源來實現網上查詢和信息的共享。對于電力企業而言，信息化建設的進程已經比較完善，但是對于電力企業的信息化服務模式建設，還處于起步的階段，在這個階段中就需要電力企業不斷的加大對電力企業檔案服務模式的探索。

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（二）電子檔案信息管理是提升檔案工作質量的強大動力。檔案工作往往與企業的人事、財產、薪酬、文件等等發生密切的聯系。檔案管理人員的職業操守必須過硬，才能更好的保障工作質量目標。否則，他們在工作中背離目標，甚至形成不健康不正確的工作觀念，容易導致工作行為上的違法違紀。可見，高度重視檔案信息管理，能夠自很大程度上保障檔案工作質量，使檔案工作更好的跟緊企業發展目標，形成正確的工作方向。

（三）電子檔案信息管理是提升人員協作意識的綠色通道。企業各個部門工作人員的管理都需要檔案管理工作的保障。因此，科學高效的檔案信息管理可以有效避免很多部門的工作上的失誤。畢竟，在企業發展過程中，檔案管理部門不可能“關起門來過日子”，反而與其他部門會發生各種工作上的聯系。同時，檔案部門內部工作也需要協作才能更好的完成工作目標，從而提升整體工作的效率。可見，電子檔案信息管理能夠使其他部門更加信任檔案管理部門，也利于培養部門內部的團結協作意識。

二、電子檔案管理的原則

企業電子檔案管理不是意見容易的事情，而是關系到很多細節問題，因此，必須遵循一些原則，促使檔案管理具備一個正確的方向，從而在整體上保證檔案管理的效果和質量。

（一）真實性原則。企業發展過程中形成的各種有益信息都應當以真實客觀的狀態加以保存，而不應出現虛假信息，否則，會貽誤企業發展的進程。因此，電子檔案信息一定要實現真實性，通過真實性的信息來反映企業的成長、發展及工作效果。可見，信息的真實性是檔案管理的首要原則，缺乏了真實性，檔案管理便喪失了管理的基礎和意義。

（二）及時性原則。及時性原則主要針對檔案信息形成后的歸檔階段而言。一旦具有較高價值的檔案信息形成后，就要通過及時的歸檔加以保存，以備企業發展需要加以隨時的調取，為企業提供有益的參考。一旦歸檔不及時，信息形成后的流程就是就此擱淺，不利于檔案管理的整體效果，因此，我們必須對檔案管理的及時性加以重視。

三、企業電子檔案管理的有效措施

企業電子檔案管理意義重大，我們在遵循相應的原則基礎之上，還要針對電子檔案管理采取必要可行的措施，保障電子檔案信息的管理效果，使檔案信息的作用發揮的更加充分。

（一）嚴格把握歸檔關，確保檔案信息的真實性。檔案信息的歸檔是非常關鍵的階段，因此，一旦歸檔，檔案信息就會被保持起來，以備日后工作中隨時調取利用。因此，在歸檔階段，對于檔案信息的真實性、保存形式、電子文件格式、文件內容等等方面東歐要進行細致入微的檢查，避免因細節問題給檔案歸檔工作帶來不必要的困擾。同時，工作人員要對檔案信息的內容加以閱讀，盡量加深印象，一旦需要通過內容定位檔案信息時，可能會有較大的幫助。

（二）建立各種管理系統，保障檔案信息的利用價值1、要建立統一的網絡體系。在現實工作中，可能存在辦公自動化系統與檔案管理系統無法實現兼容的現象，從而無法形成網絡體系，一些軟件的數據無法及時實現互相轉換，為文件歸檔造成麻煩。因此，建立統一的體系，強化信息提供者與接收者之間的協作意識，是信息符合傳輸要求，并強化工作人員的計算機網絡知識，使網絡體系逐步確立。2、建立完善檔案保密機制。這就要求，檔案管理人員要認真負責，堅決杜絕檔案信息泄漏的行為，一旦信息泄漏，就會被外界熟知或利用，企業的檔案信息成果就會變得毫無價值，很多工作的努力結果就會被浪費。因此，管理人員要針對檔案信息的安全防護、密級設定標準及及時維護等方面做足文章。

（三）及時更新硬件設備設施，為信息管理工作提供支持。單位要騰出一定的資金來為企業電子檔案信息管理工作提供硬件設備設施方面的保障。同時，在需要資金投入時，確保資金投入及時，力度到位。當然，還要對資金運行情況進行全面的跟蹤核查，堅決杜絕職務違法犯罪行為的出現。如此，硬件設備設施更新的資金有所保障，企業電子檔案信息管理工作才能朝向預期目標推進。

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隨著經濟結構的調整，我國民營經濟出現了迅猛發展的良好勢頭。民營企業發展較快，經濟總量提升，已成為我國經濟發展的一支新生力軍，在國民經濟發展中發揮著越來越大的作用。

非公有制經濟是社會主義市場經濟的重要組成部分。民營企業在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經濟發展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業誕生、發展的歷史過程，記錄了民營企業在國民經濟和社會發展中所發揮的重要作用。如果不加強民營企業檔案管理，一是不利于企業檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機制，形成的材料處理分散，無序狀態，不能完整地記述和反映企業發展的歷史面貌。二是不利于企業檔案材料安全。民營企業主與員工之間雖訂有勞動合同關系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監督管理機制，一旦出現人員“跳槽”，輕則使企業的管理發生斷層，工作無法延續，增大管理成本。重則會導致企業的獨有知識產權流失，造成無法彌補的損失，甚至危及企業的生存。三是不利于企業的做大做強與創新發展。企業檔案材料的分散，無序保存，少數人占有企業重要的檔案信息資源，一旦發生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業主，造成企業管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數據的科學管理，就會在瞬息萬變的市場經濟中失去商機，嚴重阻礙企業的持續發展，為此，加強檔案資料管理對于規范民營企業行為、維護企業利益、規避市場經營風險具有十分重要的意義。

2.民營企業檔案管理工作現狀

2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領導組織，明確了領導分管，設有檔案工作人員，各部門也有專（兼）職檔案人員。但還有些民營企業沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業培訓，缺乏基本的檔案專業知識，也沒有做到持證上崗。

2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業檔案集中統一管理，絕大多數還有分散管理的形式。具體表現為辦公室、生產、設計和營銷等業務部門的檔案資料各自保管。企業領導檔案意識淡薄，認為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創造社會價值，不需規范的管理模式。

2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業建有單獨的檔案管理制度，企業在相關管理制度中涉及檔案資料管理的內容，普遍存在著檔案規章制度不健全的情況，多數只有檔案員責任制一項，還不能堅持嚴格考核。

2.4從檔案內容種類上看：科技檔案構成了民營企業檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業是自主經營，將形成的材料，尤其是涉及到生產工藝流程、產品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態，各項檔案業務建設薄弱，收、管、用三個環節存在一些待解決的問題。

2.5從檔案基礎設施上看：有的民營企業建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機、復印機、滅火器、空調等必要設備。但多數企業沒有專用的檔案庫房和必要的設備。

3.民營企業檔案現代化管理的必備條件

3.1確定民營企業檔案的管理模式原則

不同類型民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言，中小型民營企業可以實行單極管理，大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司屬混合型大型民營企業集團總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協議書”,明確規定檔案所有權歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性，至于某一企業采取哪種管理形態應與企業管理形態相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業中有不少高新技術產業，這種企業可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡化管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統或內部局域網的企業，大量電子文件的生成會促進企業文檔一體化管理；而尚未實現網絡管理的民營企業可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。

3.2配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度

目前，民營企業大多重經營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業電子檔案建設不可缺少的必要環節。作為應用性很強的檔案工作、為了培養檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業自身也要加快檔案信息化管理規范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業要將規章制度建設置于企業發展的大背景下研究，重新審查、整理和進一步完善原有規章制度，使規章制度適應新形勢發展的需要。

3.3全面提升企業檔案實體與企業信息整體管理水平

首先要強化檔案綜合管理。要按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統一式的綜合管理，也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業檔案工作的全面建設，充分發揮企業檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于信息化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外，作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適應另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行，有利于推動檔案現代化管理。

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1.1 檔案管理創新是企業的要求

檔案工作是企業發展工作的組成部分，它與企業建立起共存、互助協調的關系，隨著企業改革的不斷深化，企業檔案管理工作已不適應企業的發展，實現檔案管理的創新是企業發展的必然要求。

1.2 檔案管理創新是加強檔案資源建設的需要

隨著企業的快速發展，目前單調、貧乏的存檔案室已經無法滿足企業日益增長的需求，因此，構建多元化、多層次的檔案資源結構，已是當務之急。通過實現檔案管理的創新，加強檔案資源的建設，為企業提供更好的利用服務。

2 檔案管理創新中的思維障礙

2.1 創新思維障礙定義

所謂思維障礙，是指客觀事物是紛繁復雜的，而人的大腦思維卻相對簡單，其特點就是一旦長時間沿著一定方向、按照一定次序進行思考后，久而久之，就會形成一種習慣或慣性，這種情況叫“思維慣性”。如果對于自己長期從事的事情或日常生活中經常發生的事物產生了思維慣性，并多次以這種慣性來對待客觀事物，這形成了非常固定的思維模式，即人們常說的：“思維定勢”。思維慣性和思維定勢合起來，就稱為“思維障礙”。

所謂創新思維是指，在客觀需要的推動下，以獲得的新信息和已儲存的知識為基礎，綜合運用各種思維方式，創造出新理論、新觀點、新方法、新形象，從而使知識和實踐取得突破性進展的思維活動。創新的前提是突破常規，超越思維的慣常定勢，在日常生活中，許多慣常定勢成為想問題，辦事情的條條框框，束縛著人們的思想，不打破條條框框，就不可能有創新思維。顯然，思維障礙阻礙了我們創造性地解決問題，對于創新是非常不利的，所以我們要進行創新，首先必須突破由“思維慣性”和“思維定勢”而形成的思維障礙。

2.2 檔案管理工作上的思維障礙

2.2.1 觀念固定，創新思維缺乏變通

當某種觀念為人們普遍接受以后，會在人們的心腦中相對固定下來，成為一種固定的觀念。人們常說的傳統觀念就是固定觀念的一種重要表現形式。目前，檔案工作者的思想觀念跟不上形勢發展，在計劃條件下形成的許多思維定勢，成為了檔案工作的思想障礙和框框套套。企業檔案工作與經濟工作脫離。檔案工作者在繼承和創新關系上猶豫彷徨，有的片面強調原則，習慣照既定的框框辦事，有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的做法一味照搬照套，這些在不同程度上都影響著檔案工作的改革與創新。

企業檔案工作中現有的標準制度與實際情況不適應。檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規、規章、標準，部分已不適合企業制度的要求，特別是最近幾年企業改革的步伐很大，檔案工作還按照過去的方法進行，存在依據標準和實際工作的不和諧。

企業檔案工作與企業的發展不同步。隨著企業的深化改革，特別是處于資產和產權重組的企業，企業檔案沒有納入企業的改革規劃中，企業檔案處置工作跟不上，導致檔案流失嚴重，檔案得不到安全保護。

2.2.2 意識狹隘，創新思維缺乏動力意識狹隘是很常見的創新思維障礙。檔案管理意識不強，管理模式較陳舊，檢索效率不高，檔案利用率低。長期以來，許多企業對室存檔案重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。檔案的服務手段不適應當前社會發展，大部分的檢索方式還處于傳統的手工檢索，盡管各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多，檔案工作服務質量越高。

2.2.3 知識匱乏，創新思維缺乏能力知識匱乏是創新思維的絆腳石，要創新，就必須具有創新能力。由于檔案工作的單一性，乏味性，令大部分的檔案工作者知識結構斷層、老化、單一，思維的惰性，墨守陳規，被傳統的條條框框和管理模式所束縛，缺乏創新的能力。

3 突破思維障礙，實現檔案管理的創新

3.1 樹立超越意識，實現管理意識的創新

創新思維的實質是對原有思維模式的超越，是對創新主體頭腦中原有知識、經驗、觀念、方法等進行新的組合，新的組合必然突破原有知識、經驗、觀念、方法內部及互相間的組合方式。而舊的組合方式就會本能阻擾這種突破，成為思維創新的障礙。不突破這些障礙，既無法進行創新思維，更無法提高創新能力。因此，要實現檔案管理的創新，首先要實現管理意識的創新，這要求檔案工作者從根本上轉變觀念，樹立超越自我意識，隨著的，檔案工作必須進行相應的調整和重新定位，檔案工作者在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些膽魄與果斷，多一些敏捷和睿智，善于超前性地發現問題，獨到性地思考問題，創造性地回答問題，敢于否定自我，敢于棄舊迎新，不斷變革檔案工作職能和方法，實現檔案管理制度、管理方式、服務手段創新，改變傳統的以藏為主、重藏輕用、被動服務的局面。

3.2 擴展思維視覺，實現檔案思維的創新

要突破思維障礙，就需要自覺地轉換看問題的角度，擴展思維視角。要實現檔案思維的創新，就要求檔案工作者拓寬視野，豐富知識，培養多方面的興趣。及時了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，學會運用創新思維的原理和方法，解決新形勢下檔案工作出現的新問題，運用檔案的新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變，利用機技術，共享檔案信息資源，提供遠程服務，使檔案利用服務手段多層次、多樣化，服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。

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1正確認識民營企業檔案工作的現狀

從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業檔案工作情況調查結果來分析，我國民營企業檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。

1.1我國民企檔案工作處于自發的狀態，部分企業已有相當的發展水平。據筆者對福建省晉江市的恒安紙業集團、親親食品集團、七匹狼集團、鳳竹集團、福馬食品集團等10余家民營企業的調查中發現，這些企業均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達到相當的水平，恒安集團公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式，鳳竹集團公司在國內上市，許多檔案業務在借鑒國企的管理模式上有所創新發展，其檔案管理已通過國家二級標準的驗收。七匹狼集團則采用與國企截然不同的分散式管理模式。而據河南開封市的調查結果表明，在被調查的82家企業中，已開展檔案工作的68家，占被調查企業的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調查企業的12％；未說明是否開展檔案工作的4家，占被調查企業的5％。庫房、檔案專用設備的設置情況也較好，在調查的企業中，明確有檔案庫房的占90％，未說明庫房情況的只占10％。這些企業都具有一定的代表性，分別為加工業、制造業、流通業、服務業、房地產業及其他行業。這說明當前民營企業對于開展檔案工作已有相當的自覺性和發展水平。

1.2民營企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規模大的企業好于規模小的企業，明星企業好于一般企業，創立時間長的企業好于創立時間短的企業，效益好的企業好于效益差的企業。從開封市調查中可以發現，隨著企業資產的增加，企業規模的擴展，已開展檔案工作企業的比例數量也隨之上升，顯示企業規模與企業資產情況對檔案工作有非常直接與重要的影響，同時，調查結果也表明未開展檔案工作的企業比例很少，僅占12％，加上未說明開展檔案工作的企業也僅有20％，而檔案管理已達到較高水平的示范企業也是少數，所以，從總體上看，民營企業整體的檔案管理呈現出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業界一些學者將當前民營企業的檔案管理狀況，分為四個類型。一是“重視型”。檔案工作被企業列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設施設備齊全；根據企業的實際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時，保管科學、利用見效。其中，少數企業的檔案管理甚至通過了國家級標準的驗收。二是“上進型”。企業主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發揮出來，三是“隨意型”。企業主的檔案意識還不夠強，對檔案工作的關注還不到位，急需用時強調要管一管，平時對檔案持可有可無的態度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業主沒有檔案意識，企業一些重要證件、核心文件零散地放在企業主或部門負責人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業主自己不管；無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費”這種類型在小型企業中比較多見。

從我國民營企業檔案管理出現的這兩種狀況中可以看出，以往很多業內人士認為我國民企檔案工作總體上處于一種無序的，混亂的狀態的看法是片面的，是認識上的一處誤區。福建省晉江市和河南省開封市這一南一北的情況頗具代表性。從調查分析中，我們可窺見我國民營企業檔案工作的發展現狀。改革開放以來，特別是中國加入世貿組織以來，我國的民營企業在激烈的市場競爭中，在國際市場的博奕中，已逐步成熟起來，企業主的檔案意識被不斷喚醒，特別是一些規模企業，明星企業的老總們，對檔案已有了比較深刻的認識。福建鳳竹集團公司年產值5億多元，利稅9400多萬元，是全國同行業的明星企業，該公司陳澄清董事長認為檔案對企業的發展起著至關重要的作用，當前市場的競爭歸根到底是企業文化的競爭，而檔案是企業文化的重要基礎，企業文化提升取決于企業檔案作用的充分發揮。所以，他除親自帶隊到晉江、泉州市檔案局爭取業務上的支持外，并經常過問和解決檔案工作中存在的人、財、物問題，公司早在1991年檔案管理就通過省級先進標準的驗收，2001年通過了企業檔案目標管理“國家二級”評審。目前，有2名專職檔案人員，并形成一個嚴密有序的檔案管理網絡，有1個綜合檔案室和4個檔案分室，檔案在公司上市和經營管理中發揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國民營檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規模~,Ak的企業主已經具有相當的檔案意識，在實踐中認識到檔案是企業極為重要的核心資源，并已經開展檔案管理工作，但沒能得到及時的指導。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數為小型企業的企業主，對企業開展檔案工作的心態復雜，認為檔案室工作增加小企業的負擔，怕在外部人員的指導下泄露商業秘密，影響生產經營的正常開展。在認識上把建檔工作與企業利益對立起來，這其中與檔案部門的宣傳與服務的缺失不無關系。所以，客觀地、全面地認識當前民營企業檔案工作的現狀、將有助于我們有針對性地推進民營企業檔案工作的全面、健康發展。

2推進民營企業檔案工作全面發展的對策

2.1開展心理引導，激發建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業主的檔案意識是決定民營企業檔案工作能否開展的關鍵所在。所以，要樹立企業的檔案觀，必須進行積極的心理引導。一是管理意識引導。大量事實說明，我國民營經濟發展的最大制約因素是沒有很好的管理。民營經濟要想在“二次創業”中得到發展，就必須盡快實現從無管理的經營向現代化管理的經營方式的轉變。對此，企業主應該有清醒的認識，新形勢下民營經濟只有加強管理，企業才能在殘酷的市場競爭中立足。民營企業的檔案意識也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發育。因為檔案管理本身是企業管理的重要一環，而檔案又為企業的各項管理提供了必不可少的重要基礎。忽視檔案工作，民營經濟的管理便成了無本之木，所以，企業主還有什么理由可以忽視企業的檔案工作呢?二是逆向思維引導。我們很多時候無法正確估計出檔案到底為企業產生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業主，滯后的檔案工作必定是制約民營經濟發展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關鍵制約因素，沒有完善的檔案管理，民營經濟的發展就會留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會成為制約企業整體效益的關鍵性制約因素。民營企業在決策上的特點使它在投入和自身建設中具有排他心理，因而檔案部門不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時可以從側面、甚至反面逆向思維的角度來激發民營企業的建檔熱情。

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二、企業檔案工作管理模式探索

1.采用集中式管理。是指將本企業各類檔案實體實行集中保管，集中開發利用。這種管理模式需配備一定容納量的檔案保管庫房，其優點是做到了企業檔案工作有用信息的有效存儲，節約了企業各類檔案人員的精力和保管設備的配置，實現企業檔案的規范化管理，特別是有利于日后檔案的數字化處理和信息化、網絡化管理。

2.統一領導，分級管理。這是企業集團的檔案管理模式。采用“塊團”結合，塊就是指集團駐地的檔案行政管理部門依照國家的有關檔案工作的法律和法規對集團企業的檔案工作進行監督和指導。團就是指企業集團對其所屬的緊密層、松散型企業負有的指導責任，在履行職責時可實行“三加強三不管”的工作方針，即加強宏觀監督指導、不管具體事務;加強制度建設、不管業務操作;加強重要活動檔案的集中統一管理、不管一般事務性活動材料的歸檔。各下屬企業生產、經營、管理活動中形成的各類檔案自行收集、保管，這樣既方便歸檔工作的進行，又可以為各下屬企業檔案的利用提供快捷服務。

3.集中與分散相結合管理。是指一部分的檔案，如文書檔案、科技檔案中的科研檔案、基建檔案，會計檔案等整理歸檔后實行集中保管，集中利用，而另一部分檔案如生產活動中利用較頻繁的產品檔案、設備儀器檔案、工藝檔案等相關職能部門自行保管。此管理模式雖方便有關檔案的利用，但難以確保這些檔案的規范管理。采用這種方式還需要實行各部門自行管理的檔案必須形成的目錄，且需備份一套報給檔案室集中保管，其檔案的規范管理必須有嚴格的制度來保證。

4.寄存式管理。是指民營企業若由于人員精力不夠可將自身形成的檔案委托中介機構進行整理，若由于其檔案保管條件不好或管理不善可將自身形成的檔案寄存到地方檔案館或檔案中介機構。此管理模式適宜于小企業和初創企業。

三、多元化檔案管理模式必然性與可行性

1.民營企業的發展需要檔案規范管理。任何一個企業要保持持續發展的勢頭，都需要構造一個完善的管理體系;企業發展到一定階段，企業核心能力的培育并不僅僅是技術上的問題，更需要有規范的管理做支撐，即向管理要效益。

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檔案是員工的“標簽”，也是一種企業資產，潛藏著大量有價值的知識，對檔案的有效整理保管、對檔案信息資源的開發利用，對檔案中蘊藏的各種顯性知識與隱性知識的有效挖掘轉化能提升檔案部門的地位、發揮檔案部門的價值，提高企業的經濟與社會效益，保證了企業對內對外信息溝通的順暢。企業檔案部門要實現員工檔案知識的有效挖掘轉化，需要重新對自己的角色進行定位，對自身應擔負的職能形成清晰準確的認識。企業檔案部門的重新定位也是營造基于相對信息對稱的企業檔案工作環境的關鍵舉措。企業檔案部門不能僅僅局限于對檔案進行分類、整理與保管，要主動擔負為需要信息的人們及時地提供信息；為領導決策提供依據和思路；記錄并傳承企業員工在長期的實踐摸索中積淀的經驗；為企業的研發、管理等方面提供鮮活的材料；弘揚企業文化、增強員工對企業的認同感；為企業的發展總結經驗教訓等職責。企業檔案部門還要對企業進行深入了解的基礎上，了解企業的發展動向，即使掌握最新信息，建立企業自身的知識庫，方便知識的共享，營造企業知識管理環境，使檔案部門成為企業的“信息資源中心”、“知識中心”。

二、深入挖掘企業檔案利用需求

深入研究企業員工檔案利用需求，可以有效降低企業檔案部門與檔案利用者之間的由于信息不對稱帶來的不利影響。主要從以下兩個方面著手：一方面，研究企業需求，掌握利用規律主動有效地提供企業檔案信息。企業需求是檔案信息 發利用的動力，只有通過深入細致的調查研究，了解企業各級各類人員對信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時、有效的信息服務，有針對性地滿足他們的客觀需要。為此，企業檔案部門一方面要定期參加企業管理的各種會議和一些重大活動，了解企業當前的管理動向，及時發現問題，并主動提供有價值的檔案信息服務；另一方面，通過利用工作，收集反饋信息，總結提供利用的客觀規律，掌握提供利用工作的效果和動態，并通過分析研究，提供最便捷、有效的服務方法和途徑。從而有效降低信息不對稱現象帶來的不利影響。另一方面，要深度挖掘企業檔案信息資源，為檔案利用者服務。企業要振興發展，不但要從市場上收集各類信息為企業建設服務，更重要的是要從企業檔案資源中獲取有價值的信息。因為，企業發展具有連續性，檔案作為潛在的具有歷史價值的信息，開發及時，應用得法，會很快轉化為生產力，幫助企業在市場競爭中取勝。這樣才能盡量緩解企業檔案 發利用過程中的信息不對稱，從而解決出現的延誤和錯誤現象。

三、實施企業歸檔范圍動態更新

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一、中小企業建立檔案機構的職責

企業內部的檔案機構，是單位檔案工作的主要承擔者。主要職責包括：貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規章制度；統一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監督和指導。檔案機構的設置既要依據相關的法規，還要考慮單位實際和檔案工作現狀、發展和檔案管理成本。

二、中小企業檔案工作的管理體制

從廣義上說，中小企業檔案工作的管理體制是指機構設置及隸屬關系、行政職權的劃分及運行等各種相關制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務的轉移機構的設置、職能分工、運行方式等內容。而中小企業的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進行管理的內部體制，包括檔案的領導關系、檔案工作機構的設置及職責、檔案工作人員的配備等內容。

三、中小企業選擇檔案分類的方法

由于企業規模大小不一、性質不同，檔案管理分類方法也有區別。

1.年度分類法

一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構界限不清、檔案數量少的中小企業單位。

2.組織機構分類法

此方法能較好地保持檔案在來源上的聯系，歸檔較準確，共同內容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內部機構較穩定的中小企業單位

3.問題分類法

采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯系，集中同性質的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數量少的中小企業單位。