1.高校及用人單位缺乏統(tǒng)一明確的學(xué)生檔案目錄清單，不同學(xué)生檔案材料參差不齊。考慮到學(xué)生未來的就業(yè)發(fā)展，也出于簡化檔案管理工作流程，學(xué)生日常管理包括學(xué)生違紀(jì)處分等檔案材料、貸款信用等誠信檔案只停留在文件通知里，實(shí)際操作中大多并未存入學(xué)生檔案。根據(jù)教學(xué)司函〔2005〕97號文件規(guī)定，《攻讀碩士學(xué)位研究生錄取登記表》替代《報(bào)考攻讀碩士學(xué)位研究生考生登記表》存入學(xué)生檔案，但很多用人單位沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，仍按照1991年3月29日中共中央組織部發(fā)布的《干部檔案整理工作細(xì)則》中規(guī)定的《報(bào)考高等《高等學(xué)校檔案管理辦法》是當(dāng)前各高校開展學(xué)生檔案工作的法規(guī)性文件。它的出臺使高校學(xué)生檔案管理工作取得了明顯進(jìn)步，但各高校對學(xué)生檔案普遍缺乏統(tǒng)一的管理模式，管理水平有待提高，管理方式有待改善。本文梳理總結(jié)當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并結(jié)合實(shí)際提出建設(shè)性的思路和辦法。高校學(xué)生學(xué)生檔案檔案管理高校檔案高校學(xué)生檔案管理實(shí)踐與思考付曉林王凱谷博余詠梅學(xué)校學(xué)生登記表》要求畢業(yè)生補(bǔ)充早在2005年就已廢止的報(bào)考登記表。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，俗稱“招生大表”的錄取花名冊應(yīng)屬于教學(xué)類檔案招生部分，由形成材料的學(xué)校招生部門或?qū)W校檔案館集中負(fù)責(zé)管理；研究生學(xué)位申請書、評閱書、質(zhì)量評價(jià)表等屬于教學(xué)類檔案學(xué)位部分，由形成材料的學(xué)校學(xué)位辦或檔案館集中負(fù)責(zé)管理。27號令和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》未明確給出學(xué)生檔案具體涵蓋范圍，且《干部人事檔案工作條例》中也未詳細(xì)列舉人事檔案中求學(xué)階段部分所應(yīng)包含的具體材料，但實(shí)踐中，常常有就業(yè)單位參照中組發(fā)〔2009〕12號《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中“入學(xué)考試各科成績表”“授予學(xué)位的材料”的規(guī)定，要求畢業(yè)生將本應(yīng)屬于教學(xué)類檔案的錄取花名冊、研究生學(xué)位申請書、評閱書、質(zhì)量評價(jià)表等材料補(bǔ)充放入個(gè)人檔案。如果僅僅從學(xué)生就業(yè)角度考慮，為了滿足這些用人單位的“特殊需求”，配合招聘單位的人事部門將關(guān)于所有在校學(xué)生的教學(xué)類檔案按照一人一卷模式存入對應(yīng)學(xué)生的檔案中，不僅增加了學(xué)校檔案管理的工作量，也是一種對資源的浪費(fèi)。但教學(xué)類檔案只由學(xué)校保管，且原始材料具有不可替代性，在高校普遍未實(shí)現(xiàn)電子化檔案線上調(diào)閱功能的大背景下，畢業(yè)生根據(jù)需求進(jìn)校補(bǔ)齊相關(guān)教學(xué)類檔案材料時(shí)也將面臨由外地返校耗時(shí)耗力、申請流程煩瑣、因?qū)W生畢業(yè)時(shí)間久遠(yuǎn)出現(xiàn)的調(diào)閱材料困難等問題，給學(xué)校、畢業(yè)生、就業(yè)單位都帶來極大困擾。

2.學(xué)校對學(xué)生檔案管理工作不夠重視。有些學(xué)校在達(dá)到設(shè)立檔案館條件的情況下尚未成立檔案館，或設(shè)立了專門負(fù)責(zé)檔案管理的檔案館、綜合檔案室，但工作人員配備嚴(yán)重不足、檔案室?guī)旆繑?shù)量不足、場地空間狹小、缺少專業(yè)的檔案管理人員、檔案管理培訓(xùn)機(jī)會較少。考慮到以上因素，相當(dāng)一部分高校內(nèi)部除沿用一直執(zhí)行的部門立卷制外，仍維持學(xué)生檔案由學(xué)院負(fù)責(zé)、教學(xué)類檔案材料形成部門同時(shí)承擔(dān)檔案保存、開具相關(guān)證明的任務(wù)，以緩解檔案館或綜合檔案室工作壓力，但各部門、各學(xué)院也同樣面臨檔案管理人員不足且缺乏專業(yè)檔案管理人員指導(dǎo)的困境，本就人員不足的機(jī)關(guān)部門工作量變得更為繁重。學(xué)生檔案中的各種材料形成后，由于涉及學(xué)生眾多，檔案管理人員嚴(yán)重不足，不能及時(shí)分裝，學(xué)生在校期間伴隨個(gè)別學(xué)院、專業(yè)的調(diào)整、合并與重組，再加上學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理人員流動性大、學(xué)生檔案管理工作銜接不到位等因素，往往只在學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)或上級檢查等重要節(jié)點(diǎn)時(shí)，學(xué)院的學(xué)生工作部門才緊急召集班級干部、學(xué)生黨支部書記或?qū)W生助理突擊開展培訓(xùn)、學(xué)習(xí)檔案材料的收集整理、分裝工作。檔案管理滯后無序、個(gè)別檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)、學(xué)生助管責(zé)任心不足，這些問題易造成檔案管理混亂、學(xué)生個(gè)人檔案信息泄露、檔案袋丟失或檔案材料缺失、紙質(zhì)材料破損、字跡模糊不清等問題。對大量學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中歸檔，也容易造成檔案材料的錯(cuò)裝、漏裝以及丟失現(xiàn)象，給學(xué)生就業(yè)政審、日常學(xué)生檔案管理工作帶來不便。

3.學(xué)生檔案管理機(jī)制體制有待健全。學(xué)校對檔案管理不嚴(yán)格，學(xué)院各類檔案共用一間檔案室的現(xiàn)象突出。在部門立卷制的檔案管理體系下，學(xué)籍檔案材料形成部門學(xué)生工作部、招生辦、學(xué)位辦、培養(yǎng)辦等機(jī)關(guān)與直接負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理的學(xué)院存在職責(zé)權(quán)限劃定不清晰、學(xué)籍檔案中各材料的轉(zhuǎn)接流程尚無明確管理模式，易出現(xiàn)各部門交接溝通不暢導(dǎo)致學(xué)生檔案材料丟失的現(xiàn)象。同時(shí)因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍檔案材料種類繁多、來源部門廣泛，在教學(xué)類檔案材料由各部門分散管理的模式下，廣大師生不清楚要補(bǔ)充的某種檔案材料由哪些部門直接負(fù)責(zé)，只能通過咨詢學(xué)院或聯(lián)系檔案館得到獲取相關(guān)檔案材料的渠道。檔案缺失后盡管各部門盡全力補(bǔ)齊相關(guān)材料，但很多高校尚無檔案審核監(jiān)督、整改、問責(zé)懲戒制度，最終檔案材料缺失的后果主要還是由檔案主體學(xué)生本人來承擔(dān)，盡管無法確定檔案材料丟失的原因和責(zé)任，但這些問題難免會給畢業(yè)生、用人單位留下高校檔案管理不力的印象。

4.學(xué)生誠信檔案、心理及身體健康檔案材料形成及收集困難。盡管學(xué)生檔案未明確要求包含詳細(xì)的誠信、心理、身體檔案，但隨著社會進(jìn)步，為了緊跟時(shí)代快速發(fā)展的步伐，滿足用人單位對人才的需求，根據(jù)中組部組通字〔2017〕25號《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》，個(gè)人誠信材料的收集已是檔案管理發(fā)展的必然要求。但由于人員配備不足，學(xué)校學(xué)生工作部門、心理健康咨詢部門、校醫(yī)院、體育教研室忙于日常基本工作，現(xiàn)有體系、組織模式等客觀因素使學(xué)生誠信記錄、心理、生理健康狀況摸排工作覆蓋面尚未涉及全校范圍，且相關(guān)零散數(shù)據(jù)也很難形成書面材料反饋給學(xué)生所在學(xué)院的檔案管理人員。這都使得學(xué)校要想針對每個(gè)在校學(xué)生實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)全覆蓋囊括誠信、心理、生理健康全程跟蹤式的檔案材料，在數(shù)據(jù)信息形成、收集、整理、反饋等各環(huán)節(jié)都將面臨重重困難，相關(guān)職能部門及工作人員顯得有心無力、束手無策。學(xué)校在學(xué)生檔案管理過程中沒能真正把反映學(xué)生成長的軌跡與社會對人才的衡量指標(biāo)及關(guān)注的側(cè)重點(diǎn)結(jié)合起來[3]，在學(xué)生就業(yè)求職中學(xué)校及學(xué)生無法向招聘單位提供相關(guān)誠信、心理、身體健康狀況材料，不利于學(xué)校在就業(yè)單位中樹立良好的檔案管理形象，更不利于學(xué)生的順利就業(yè)。

5.人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重。學(xué)生本人作為檔案的主體責(zé)任人，對自己現(xiàn)階段榮譽(yù)獎(jiǎng)懲情況最為清楚，但由于學(xué)生本人不能直接接觸檔案，大部分學(xué)生尚未對檔案形成足夠重視，甚至不知道個(gè)人檔案存在的學(xué)生也大有人在。作為檔案直接的責(zé)任主體，學(xué)生本人并沒有對自身檔案有足夠的敬畏、監(jiān)管、保護(hù)意識，并不清楚自己檔案大致包含的材料內(nèi)容，且沒有形成系統(tǒng)的個(gè)人檔案體系。本科新生入學(xué)時(shí)學(xué)生自帶的中學(xué)檔案出現(xiàn)丟失、拆解、涂改、偽造等亂象，“棄檔”“死檔”現(xiàn)象仍然突出。同時(shí)，教學(xué)類檔案中一人一卷式存檔的研究生培養(yǎng)計(jì)劃、開題、中期考核、社會實(shí)踐、學(xué)位論文答辯等材料、以班級為單位收集整理的本科生學(xué)籍冊、研究生學(xué)籍卡等材料也因?yàn)閷W(xué)生不夠重視、不配合，經(jīng)常出現(xiàn)材料缺失、丟失現(xiàn)象。這些檔案工作中出現(xiàn)的漏洞都將成為畢業(yè)生在檔案轉(zhuǎn)接、職稱晉升、政審、辦理各類社會保險(xiǎn)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)潛在的隱患，一旦面臨個(gè)人檔案材料缺失，會給學(xué)校、工作單位尤其是畢業(yè)生的未來發(fā)展都帶來一定困擾。

6.學(xué)校保存學(xué)生檔案電子信息化程度低，增加了調(diào)閱學(xué)生檔案材料的難度。很多畢業(yè)生因各種原因需要向?qū)W校相關(guān)部門申請補(bǔ)齊材料，但由于目前大部分高校尚未真正實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理系統(tǒng)，只能委托他人或畢業(yè)生本人專門趕赴學(xué)校，線下申請相關(guān)檔案補(bǔ)辦業(yè)務(wù)。同時(shí)根據(jù)檔案管理流程，查檔還需要畢業(yè)生所在學(xué)院、檔案館簽字蓋章。線下申請查檔、多級審批手續(xù)等流程無形中增加了畢業(yè)生補(bǔ)齊檔案材料的時(shí)間、經(jīng)濟(jì)成本，且部分高校檔案館等部門尚未實(shí)現(xiàn)檔案信息化檢索功能，調(diào)閱相關(guān)學(xué)生檔案也需要耗費(fèi)大量時(shí)間精力，增加了檔案管理人員的工作量。

三、學(xué)生檔案管理工作思路及建議為解決目前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合工作實(shí)際提出以下解決思路及建議。

1.高校應(yīng)制定并出臺最新的教學(xué)類檔案和學(xué)生類檔案指導(dǎo)清單目錄。在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的基礎(chǔ)上結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況，規(guī)范學(xué)院管理學(xué)生檔案材料內(nèi)容，為確保學(xué)生檔案材料做到分類統(tǒng)一、層次分明提供堅(jiān)實(shí)的文件依據(jù)和制度保障。同時(shí)學(xué)校應(yīng)在網(wǎng)站上匯總發(fā)布教育部、國家檔案局等上級部門目前執(zhí)行生效的高校檔案管理文件標(biāo)準(zhǔn)，以增強(qiáng)學(xué)校廣大師生對檔案管理規(guī)定的熟悉程度，為在校生、畢業(yè)生及用人單位補(bǔ)充“學(xué)生類”檔案、教學(xué)類檔案材料提供便利化、人性化指導(dǎo)和服務(wù)。

2.高校應(yīng)加大對檔案管理工作的支持力度。高校應(yīng)增強(qiáng)全校廣大師生檔案理論學(xué)習(xí)、自主保護(hù)檔案、重視檔案價(jià)值的意識，營造良好的校園檔案氛圍。通過積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才、邀請檔案專家或兄弟院校檔案專業(yè)人士組織開展檔案業(yè)務(wù)座談會、培訓(xùn)會、宣講會等，同步提高檔案管理工作人員數(shù)量和質(zhì)量、培養(yǎng)學(xué)校檔案管理人員及學(xué)生助管人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治素養(yǎng)、責(zé)任心和職業(yè)道德情懷。通過引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，著力打造一支專業(yè)素質(zhì)過硬的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍。同時(shí)在為新生郵寄錄取通知書時(shí)加入提醒學(xué)生重視個(gè)人檔案移交的通知材料，強(qiáng)調(diào)檔案的嚴(yán)肅性、唯一性，確保檔案移交過程中原始材料保持完整。通過建立學(xué)校檔案部門公共郵箱回復(fù)師生郵件、開通微信公眾號發(fā)布檔案知識或?qū)W校檔案新聞推送、設(shè)置檔案網(wǎng)站在線客服功能實(shí)時(shí)解答師生問題等，提高廣大教職員工尤其是全體在校生、畢業(yè)生校友們對檔案專業(yè)知識的熟悉程度、對學(xué)校檔案管理工作的了解，擴(kuò)大學(xué)校檔案管理工作影響力。針對在校生，高校還可以通過定期開展檔案專題座談會、組織檔案主題班會、檔案知識競答活動的方式，或利用校園廣播、宣傳欄等多種渠道和途徑，向?qū)W生強(qiáng)調(diào)檔案對個(gè)人未來發(fā)展的重要性和意義，從而加強(qiáng)學(xué)生檔案理論知識的學(xué)習(xí)、引導(dǎo)學(xué)生重視檔案價(jià)值、提高學(xué)生檔案保護(hù)意識，使檔案管理工作由檔案主體即學(xué)生的被動管理變?yōu)橹鲃优浜虾椭饔^努力，由檔案管理人員的被動收集變?yōu)橹鲃邮占c動態(tài)收集[4]。高校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)公有房屋管理，規(guī)范公房資源的配置、使用，切實(shí)發(fā)揮公房資源使用效益，推進(jìn)公房定額管理實(shí)施，針對私占閑置公房現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格清查、不定期排查，最大程度滿足教學(xué)類檔案、學(xué)生類檔案所需要的檔案室數(shù)量及庫房面積[5]。

3.高校應(yīng)建立健全學(xué)生檔案管理體制機(jī)制。比如，建立檔案收集與整理制度、畢業(yè)生檔案傳遞與郵寄登記制度、檔案安全與保密制度等等[6]。制定科學(xué)的學(xué)生檔案管理工作辦法、完善檔案管理細(xì)則，明確學(xué)校各部門存儲相關(guān)檔案材料職責(zé)范圍，重點(diǎn)規(guī)范機(jī)關(guān)單位向?qū)W院移交學(xué)生學(xué)籍檔案的流程步驟，確保學(xué)生學(xué)籍檔案流轉(zhuǎn)程序化、規(guī)范化。出臺學(xué)生檔案管理審查、考核、獎(jiǎng)懲制度，如要求檔案管理人員包括學(xué)生助管人員在承擔(dān)檔案工作前簽署檔案保護(hù)、保密責(zé)任書；通過設(shè)置學(xué)生檔案檢查工作專項(xiàng)小組，對學(xué)生檔案進(jìn)行不定期檢查，對發(fā)現(xiàn)的檔案問題及時(shí)整改、督促，對不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的管理人員及部門負(fù)責(zé)人采取談話、問責(zé)、誡勉等懲處措施，規(guī)范學(xué)校檔案管理工作方式方法，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作態(tài)度；通過設(shè)置校級優(yōu)秀檔案管理工作者等榮譽(yù)稱號，對基層學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，宣傳他們的優(yōu)秀事跡和先進(jìn)做法，以加強(qiáng)全校教職員工尤其是檔案管理相關(guān)人員對學(xué)生檔案工作的重視度。

4.高校應(yīng)盡快建立學(xué)生檔案信息采集系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。高校應(yīng)聯(lián)合各學(xué)院、教務(wù)處、研究生院、學(xué)生工作部、校醫(yī)院、心理健康咨詢中心、體育部、網(wǎng)絡(luò)信息中心等機(jī)關(guān)部門，聯(lián)合開發(fā)采集學(xué)生在校期間產(chǎn)生的各類獎(jiǎng)助貸等誠信信息、心理健康數(shù)據(jù)、體檢體測等身體狀況數(shù)據(jù)的電子信息系統(tǒng)，并專門成立機(jī)構(gòu)對數(shù)據(jù)庫的采集、整理、存儲、分類進(jìn)行維護(hù)，以減輕各部門的工作壓力。同時(shí)，在畢業(yè)生就業(yè)面試時(shí)，可根據(jù)招聘單位需要，提供畢業(yè)生實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，以確保用人單位根據(jù)畢業(yè)生真實(shí)數(shù)據(jù)等情況作出客觀公正的聘用選擇。從而提高檔案信息利用的實(shí)效性和可操作性，努力為社會提供最有效、最可信的功能效益，消除社會對大學(xué)生就業(yè)誠信的質(zhì)疑，促進(jìn)人才的開發(fā)利用和社會的和諧穩(wěn)定[7]。

5.高校應(yīng)盡快著力開發(fā)、建設(shè)電子化檔案管理系統(tǒng)。在保證檔案信息安全性的前提下，學(xué)校應(yīng)充分借助大數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)，整合各部門關(guān)于學(xué)生的教學(xué)類檔案、學(xué)籍檔案資源，在網(wǎng)站增設(shè)電子檔案下載端口鏈接[8]；將各部門分別管理的檔案材料尤其是已出現(xiàn)褪色、破損、霉變或需要重點(diǎn)保護(hù)的紙質(zhì)版檔案材料轉(zhuǎn)化為易存儲的電子材料并上傳至學(xué)校特定網(wǎng)站，這樣既節(jié)省了學(xué)校存儲空間，也確保檔案資源免受物理損毀、化學(xué)腐蝕、人為破壞等。學(xué)校應(yīng)在遵守國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，不斷完善學(xué)生電子檔案材料服務(wù)功能，簡化補(bǔ)齊、調(diào)取檔案材料的流程手續(xù)，以方便畢業(yè)生、用人單位對學(xué)生檔案的日常需求。

四、結(jié)語

學(xué)生檔案作為畢業(yè)生走向社會、進(jìn)入職場開展社會活動的一張隱形“明信片”，是個(gè)人人事檔案的雛形和基礎(chǔ)，事關(guān)畢業(yè)生前途和發(fā)展，對于畢業(yè)生個(gè)人、學(xué)校及用人單位甚至社會，價(jià)值不言自明，意義非凡，影響深遠(yuǎn)。做好學(xué)生檔案工作是高校教育活動的重要組成部分，圍繞立德樹人根本任務(wù)和以學(xué)生為中心的教育理念，高校各級部門及廣大師生均應(yīng)予以重視，為高校檔案事業(yè)的不斷發(fā)展砥礪前行。

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作者:付曉林 王凱 谷博 余詠梅 單位:中國礦業(yè)大學(xué)（北京）應(yīng)急管理與安全工程學(xué)院辦公室主任 中國礦業(yè)大學(xué)（北京）應(yīng)急管理與安全工程學(xué)院黨委書記 中國礦業(yè)大學(xué)（北京）應(yīng)急管理與安全工程學(xué)院黨委副書記 中國礦業(yè)大學(xué)（北京）應(yīng)急管理與安全工程學(xué)院專職組織員