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（一）信息交流平臺建設滯緩。第一，一部分機關事業單位的黨建信息服務平臺在設計上過于雷同單一，缺乏新意，無法滿足服務對象的要求；第二，機關事業單位的管理人員對黨建工作的信息化不夠重視，導致信息服務平臺內容更新緩慢，過期信息沒有得到及時的管理，違背了黨建信息服務平臺的時效的特色，無法吸引到用戶的訪問，就會造成資源過度浪費的現象；第三，機關事業單位黨建信息服務平臺大多數都只是局限于單純的宣傳語信息公布，沒有引入交流的機制，就會導致黨員或群眾無法及時的發表意見，互動性不夠。（二）缺乏專業人才。機關事業單位黨建工作由于其自身保密性高、原則性高等特色，與網絡自身的開放性高、隨意性大、虛擬性強的特點形成很強烈的對比，為新時期機關事業單位的黨建信息化的建設提出了更高的要求。要想加強黨建信息化的建設，就需要既能夠熟練掌握相關的網絡知識，由擁有高超的計算機技術的專業人才。許多機關事業單位對信息科學技術的接觸很少，對其相關的專業知識了解的可謂是少之又少，嚴重缺乏相關的專業人才，很嚴重的制約了機關事業單位黨建信息化的建設。（三）信息化意識低下。一些機關事業單位對黨建信息化建設了解不夠透徹，對其重要性的認識度不高，甚至有些基層機關事業單位還沒有開始利用網絡信息技術來輔助黨建工作的開展，會存在由于黨建信息化建設的復雜性，而對其存在一定程度的畏難心理，在工作的過程中缺乏必要的創造性與主動性。

三、加強機關事業單位黨建信息化建設的對策

（一）提高認識，統籌規劃。要想加強機關事業單位黨建信息化建設，就必須高度認識黨建信息化建設的重要性，轉變觀念，增強工作的緊迫感，全面提高機關事業單位黨建工作的信息化程度。加強機關事業單位黨建信息化建設是一項長期的復雜的系統工程，要將其當作重點工程來抓，建立健全的責任制，將黨建信息平臺建設成為一個能夠真正發揮實效的服務交流信息平臺。優化資源配置，在黨建服務交流信息平臺上，提供出常用的數據庫、教育平臺、黨代表工作平臺等，加大信息共享的力度，暢通與老百姓交流的渠道，為加強機關事業單位黨建信息化建設打下堅實的基礎。（二）組建專業隊伍，加快黨建信息化建設的進程。高校、科研機構等是培養人才的重要基地，通過將機關事業單位與高校、科研機構等進行合作溝通，培養一批高水準、高素質的軟件研發人員。組建專業隊伍，結合工作特點，研發出符合機關事業黨建工作管理的系統軟件，并對其進行日常的維護與監管，及時更新信息，確保機關事業單位黨建信息交流平臺的高校、安全的運行。（三）建立健全的保障機制，引導黨建信息化建設的良性發展。首先，要確保黨建信息化建設的經費來源，充分保證網絡黨建的及時維護與更新等。其次，成立專門的工作機構，對網絡環境、硬件設備等進行管理，并組建專業的團對，對機關事業單位黨建信息進行收集、整理、更新等，同時還要重視機密的保密性。最后，要建立健全的管理制度，確保各項制度能夠落實到位。

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3、檔案工作改革是信息化建設的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著把握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。生產要素發生了變化，信息將成為失去生產力發展的關鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經濟發展途徑的變革和發展模式的轉變，從根本上改變了社會各部門工作的發展方式和運作模式。

4、信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特征是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面摘要：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的功能隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業務售貨員、檔案學科探究人員以及其他和檔案工作有密切關系的人們。當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。

二、信息時代檔案工作的新思路

1、加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作現代化的實現，和緩政府要值得投入財力，配置和檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。

2、改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統很多，國家檔案部門應制定統一的標準和規范，避免重復開發，并規范市場管理；二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效；一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特征，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務；四是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如通訊衛星、郵電信息網絡寺，將檔案信息出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。

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    一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享,而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

    檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢?

    檔案信息化應遵循以下三個原則摘要:

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1、引言

檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的長期發展過程，需要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，加快檔案信息化建設，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。如何進一步加強和完善檔案現代化建設是擺在檔案管理工作人員面前的首要問題。

2、檔案信息化建設的重要性

檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經濟發展和科技創新，具有著越來越重要的作用。檔案信息化建設使檔案管理不再費時費力，檢索查詢方便能夠提高整個部門的工作效率。在我國檔案工作的未來發展中，檔案信息化建設是一個十分重要的趨勢。研究檔案信息化建設的一系列基本理論，對指導我國檔案信息化建設的具體過程具有重要意義。

因此，加快檔案工作落實到現代化生活中，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉，其重要性不容忽視。

3、目前檔案信息化建設存在的不足

（一）缺乏統一標準和規范。

在建設檔案信息化過程中往往容易出現只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設的狀況，以至于投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。各地信息化建設采用的硬件平臺、軟件平臺和應用系統等不相同，形成了信息資源共享技術上的壁壘，無法形成信息互訪機制，難以實現信息資源的共享；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐應建立相同的檔案信息管理系統，研究和制定一套通用的數據規范。

（二）檔案工的信息化意識不強，認識不到位，重視度不夠高。

老檔案工作者不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多。這已是一個普遍存在的共同問題。缺少一批專門從事檔案檔案信息化的建設和治理的信息技術人才。

（三）軟件系統及其應用相對薄弱，重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設，很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用。另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

4、加強檔案信息化建設的對策

(一)統一標準

應建立相同的檔案信息管理系統，研究和制定一套通用的數據規范。①檔案信息著錄的規范化。具體內容有如下：

（1）規范檔案信息著錄。通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。可參考我國已有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等一些標準，我們的著錄標引工作應以此為標準。

（2）規范檔案信息存儲，研究統一的存儲載體

（3）規范檔案信息管理軟件的開發技術，構建特色數據庫，若干專題的信息資源數據庫，同時引進或直接利用現成的數據庫。

（二）加大培訓力度，實現檔案骨干隊伍建設的新突破

檔案信息化是一種全新的思想觀念，這必然要求檔案工作者改變傳統的思想觀念。檔案工作者需要按照檔案工作現代化的要求，自覺學習和更新知識,運用現代技術和信息技術于檔案管理工作的實踐，不斷創新檔案管理工作。要盡快建立以管理型人才為基礎，復合性人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，滿足檔案信息化建設的需要。

2010年是我街道簡政強鎮機構改革的關鍵年，9月份佛山市檔案局舉辦了為期10天的檔案業務專業知識培訓班，街道綜合檔案室的檔案員積極參加學習了檔案專業技術和業務知識培訓，通過學習考試，取得了《檔案專業崗位資格證書》，繼而參加了全省檔案專業技術人員繼續教育培訓班（檔案信息化管理），使檔案工作人員適應日趨激烈的競爭，用知識不斷武裝自己的頭腦，并根據工作實際情況，努力用理論指導實踐，解決自己在工作中出現的問題，為今后開展檔案工作打下良好的基礎。

（三）重視信息資源建設

加大信息資源建設，滲透資源信息建設設備相關知識，加強信息化軟件推廣力度，突破原有局限性，尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能。加大資金預算，做好各項基礎工作，增加人員將歷年檔案的紙質文件一一掃描成為電子文檔，并掛接到科怡文檔管理系統，做到紙質件與電子文檔相對應，從而實現檔案數字化管理。

以大良街道辦積極推進檔案現代化、信息化建設為例。2010年以前，大良街道使用科怡檔案管理系統單機版，隨著數據的不斷增大和業務需求，該產品已不能滿足當前檔案實際工作的需要。因此，針對街道簡政強鎮事權改革后檔案管理現狀，同時也結合本街道檔案工作的實際情況，已將科怡檔案單機版系統升級至網絡版，可延伸到各辦（局）、各行政服務站使用，從而使檔案信息資源共享。

5、結語

總而言之，做好檔案信息化建設工作在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為檔案信息化建設事業服務。通過改善和完善管理，推進對檔案管理的現代化建設，合理開發和利用檔案管理資源，必將轉化為直接的生產力，推動檔案信息化建設的發展，為社會做出更大的貢獻和創造更高的價值。

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(一)利用電子文件載體材料要比紙質檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質檔案進行掃描，轉換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數據外，我們還可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞。

 

(二)極大地提高管理人員的工作效率

 

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經建立OA系統或類似系統及其接口，這些系統的數據可通過接口直接轉入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。

 

(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負責范圍內又未進檔案數據庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進行數字化管理后，專職檔案人員無論是自己負責的檔案，還是他人負責的檔案，可以實現即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負擔。另外對借閱檔案者，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

 

用戶可以根據系統賦予的權限對電子檔案目錄進行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進行瀏覽、下載。對電子檔案進行查詢和利用不需要經過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設定每個用戶的權限即可。系統會自動記錄網上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進行利用統計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續，取走檔案實體;也可以通過網站提出借閱預約申請，檔案管理員批準借閱預約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規則和政策，由系統自動進行控制。

 

(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機管理，操作方便。檔案管理員可以定期進入系統的鑒定銷毀子系統，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據領導對鑒定銷毀申請的處理意見對其進行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續進行保管或直接進行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉移到已銷毀數據中供列表查詢。

 

2 應用檔案管理軟件存在的主要問題

 

(一)檔案人員素質有待進一步提高

 

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它涉及到包括計算機技術、網絡技術、信息安全技術等多面，因此對于檔案人才素質有較高的要求。網絡化利用要求管理人員掌握WEB技術，IP技術及數據庫技術等計算機專門技術，還要求掌握檔案利用技術。這種專門人才在檔案系統內明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現疏忽情況，網站就沒有人維護、更新，甚至導致所有的投入都化為烏有。

 

(二)對檔案信息安全不容樂觀

 

在公司檔案逐步數字化的過程中，紙質材料與電子文件并存的情況將在相當長的一段時間內并存，而由于我們對數字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統崩潰的情況，現階段難以保證計算機系統、網絡的絕對安全。

 

(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度

 

紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備的再轉換，雖然存儲量大、節省了貯存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

 

(四)電子檔案的法律效力問題

 

通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

 

(五)信息化進程有待加快

 

雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數據庫，但庫存檔案還有一部分沒有進行數字化轉換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習慣于傳統的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

 

3 解決問題的途徑

 

(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統運行環境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

 

(二)加大宣傳力度，轉變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識

 

首先，檔案人員要抓住有利時機，向主管領導匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網絡平臺相關信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領導參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進單位，讓主管領導了解其他單位的檔案工作情況及其領導的重視程度。從而增強領導的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎設施的投入。

 

(三)建立高素質的檔案人才隊伍

 

檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。有的同行認為，信息時代的檔案管理人員應該是“檔案信息導航員”，和“知識創新與創造者”。

 

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一、增強檔案管理現代化意識

在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。還要加強對人才的培養。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

二、配備統一的管理設備

加快檔案信息化的建設，要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。要舍得投入財力，當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

三、創建規范的管理機制

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Keywords : file management; informatization; construction

中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）

檔案信息化就是在檔案活動中全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技手段，用信息科學技術對檔案信息資源進行處理、管理、開發和提供利用。究其實質，是檔案管理模式和利用方式，從傳統的以檔案實體保管為主，向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息的形式為社會提供服務的轉變過程。但是，由于該項技術在我國發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識還存有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。

一、檔案管理信息化建設的重要性與必要性 （一）檔案管理信息化建設的重要性：

1、檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。

2、完整可靠的信息和快速的綜合分析能力是決策和管理的有力保證．

3、檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。

（二）檔案管理信息化建設的必要性1、檔案信息化建設是電子政務實施的要求 檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像等，現在連政府機構的信息都放到網上，政府與公眾的互動處理也放到網上實施電子政務了，網上形成了大量電子黨政管理類文件。 2、檔案信息化建設是數字化、網絡化發展的要求 檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數字化、網絡化的大潮中求生存求發展？保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體，如何最大限度地發揮作用？這些問題就使開發檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。 3、檔案信息化建設是開發利用檔案價值的要求 提出控制論的數學家維納，在其飽含人文關懷的著作《人有人的用處——控制論與社會》中明確地指出：信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。任何“意義”、“價值”一類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價值的。檔案價值的實現是要通過對檔案信息的開發、處理、傳遞與廣泛利用來實現的。檔案部門作為一個信息服務機構，只有實現了檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化，才可能最大限度地發揮檔案的作用。

4、檔案信息化建設是檔案館自身發展的要求 隨著社會文明進程的不斷發展，檔案案卷數量在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應新的形勢，檔案館自身建設必須加強。建設數字化檔案館，實現信息化管理，要求檔案館在自身建設上要從網絡與計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數據獲取與更新體系、檔案數據處理與存儲體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數據與信息傳播體系、檔案數據庫建設體系、檔案咨詢服務體系、檔案數字化專業人員體系、數字化檔案館用戶體系以及檔案標準與操作體系等方面著手實施，改變現有管理手段相對落后的現狀。

二、檔案管理的現狀 檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理。二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下基礎。隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術的進步，檔案管理的設施不斷得到完善、更新，但在實際工作中，檔案管理與社會的進步相比，仍然存在很大的問題，表現在：1、檔案工作人員素質偏低、待遇差、隊伍不穩定；2、領導重視不夠，檔案意識不強、經費不足、設備不全、硬件條件差、管理摸式呆板；3、宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。

三、加強檔案管理信息化建設的途徑

(一) 制定規劃，突出重點，推進檔案信息化建設工作

檔案信息化建設工作應該首先破除對信息化建設工作中存在的認識誤區，堅持以利用為中心，充分發揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結合本單位信息化工作發展水平來開展。要從本單位實際出發，講求實效，做到建一個成一個，發揮效用，不能搞形式主義。

(二) 重視檔案業務流程的重組。

第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化，可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務。第三，檔案指導、編研從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境，傳統檔案組織機構、業務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機構，從業務內容到業務流程進行有效重組，以適應變革的要求。

（三）增強保密意識，采取有效措施，構筑檔案信息的安全保障體系

檔案部門應樹立科學的正確的檔案信息安全觀念，堅持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中應樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（四）加強組織協調，整合檔案信息資源，做好信息化建設的核心工作

作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設必須通過設置高效率的工作機構來協調其工作的開展。其工作機構應包括：信息化建設的組織管理機構、網絡系統的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網絡建設工程的組織效率；網絡系統設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規劃、技術設計和工程建造的機構；網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、與更新。

（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性標準規范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范是對檔案文件信息化處理的規范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。

（六）調整檔案管理人員的知識結構，提高員工素質

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檔案信息化是檔案工作的一場革命,是傳統檔案走向現代檔案的一個重要標志。

二、檔案信息化建設的益處

檔案信息化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；信息化電子檔案能夠代替原件使用，保護檔案原件，避免因頻繁的整理、調閱對原件造成的損壞，同時可以對原始檔案進行永久性真空密封保存，更好的保護檔案原件。縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。

三、檔案信息化建設的必然性

檔案信息化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案信息化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案的信息化建設。

第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、檔案信息化建設的重點工作

（一）檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1.提高檔案管理人員的業務素質。業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。具體而言，檔案工作人員應該做到

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。

提高檔案管理人員的思想素質

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。

④較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

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檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。醫院檔案信息化建設以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規、標準規范、管理制度等為保障的信息化工作體系。

1.2醫院檔案信息化建設的意義

由檔案信息化建設的內涵得知，醫院的檔案信息化建設不僅包括醫院檔案信息資源的有序整理、網絡建設、數據庫建設、資源開發利用、人才隊伍建設，還包括工作的標準和法規的制定。當前醫院檔案信息化建設重在利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對醫院檔案資源進行綜合管理、開發并提供利用[2]。

伴隨著醫院日常工作的開展，大量有關醫療、科研、黨政、基建、外事、財務等檔案形成，利用掃描儀、數碼相機等設備將檔案數字化并通過計算機網絡上傳至檔案管理系統，可以很方便地從中檢索出需要的檔案資料，這大大提高了工作效率；其次，在醫院內部實現檔案資源共享，查閱者通過網絡可以快速、便捷地查詢到所需要的檔案資料；第三，實行檔案信息化管理，通過對醫院檔案進行信息數據備份，有利于提高檔案保管的安全性。

2.目前醫院檔案管理工作存在的問題

2.1傳統檔案管理方式受空間局限性較大

傳統模式下的檔案資料多由紙質檔案構成，這就對庫房的存儲空間有一定要求，然而由于近年來歸檔材料的逐年遞增，且檔案庫房的空間有限，紙質檔案的保管受存放空間的限制影響越來越顯著，這一問題阻礙了檔案管理工作的有序開展。

2.2傳統檔案管理手段與信息化技術發展已不相適應

傳統的檔案管理從分類、排序到裝訂入盒都是由人工完成，消耗了大量的時間與人力，工作效率過低。且由于人工操作的隨意性和差錯率高，降低了檔案查找的準確率，容易出現查詢遺漏的情況，再次利用時需將檔案重新全部查找一邊，影響檔案的利用效率。

2.3傳統檔案管理增加檔案保管成本

涉及不同內容不同種類的醫院檔案都有各自的保存期限，根據規定，超過保存期限是需要進行銷毀的，但受到傳統檔案管理方式的制約，很難較完整準確地統計出需要銷毀的檔案數量，且鑒定工作比較繁瑣困難，這樣容易造成檔案資源的浪費，增加檔案保管工作的成本。

2.4檔案管理人員的專業素養欠缺

檔案管理工作者相當部分都不是專業的檔案管理人員，大多數對檔案手工操作比較熟悉，但是對信息技術的應用管理比較陌生，因此給檔案信息化建設帶來了一定的阻礙。

3.醫院檔案信息化建設的實施意見

3.1思想上要重視檔案信息化建設

重視對檔案信息化的建設是做好檔案管理工作的前提和基礎。只有摒棄舊的思想，改變傳統的檔案管理模式，適應現代信息技術的不斷發展，明確醫院檔案管理信息化的發展目標并認真落實，才能做好檔案的信息化建設。

3.2加強檔案信息化的設施建設

檔案信息化建設需要配備完善的基礎設施和軟硬件設備。良好的硬件設施是醫院開展檔案信息化建設的物質基礎。首先，配備一定數量的計算機是必不可少的。其次，需要有較大容量的服務器來支持檔案信息化處理，從而提高檔案信息化水平。有了基礎設施才能開展信息資源建設和應用系統建設，因此需要具備一個完善的檔案管理系統軟件，將經過信息化處理的檔案資料上傳至該軟件。此外，做好檔案管理部門與其他部門之間的檔案信息局域網建設，實現資源的信息共享，提高工作效率。

3.3提高檔案管理人員的業務水平

轉變檔案管理人員陳舊的管理思想和服務模式，重視檔案工作人員業務知識的培養，為檔案工作者提供良好的學習條件，安排他們接受有關計算機技術、網絡技術、信息管理技術及現代管理技術等知識的培訓，提升檔案管理人員應用現代化信息技術的能力。

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檔案信息化主要任務:一是館藏檔案的數字化,二是現有電子文件的歸檔工作。后者指的就是在設計過程中形成的有查考和利用價值的電子文件,要按照有關要求及時歸檔,而且要做到齊全完整,真實有效。檔案信息化建設最終將實現,一是檔案信息的數字化、網絡化;二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;三是檔案信息高度共享;四是將引發檔案管理模式的變革。這就意味著,設計人員將來利用檔案,不用再親自到檔案館來查閱卷宗,而是可以通過網絡查閱利用開放檔案,不受時間、地域和文件數量的限制,可以在任何時間、任何地點瀏覽檔案全文,設計人員面對的將是"永不關門"的檔案館。

1介紹掃描情況

檔案原件經過掃描以后生成數字化的影像文件,存儲在大容量的硬盤或者光盤上,采取數字方式進行處理并通過網絡傳輸,方便對檔案原件的保護和檔案信息資源的開發利用。掃描技術的優點有:(1)實現檔案信息資源的共享,檔案數字化以后不再受“孤本”的限制,在網上一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。(2)利用上突破“空間”和“時間”的限制。數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸,使異地調閱利用成為可能。單純從技術上講,利用者可以不用到檔案館來,通過任何一臺上網的計算機就能利用到檔案館內已經開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦,更大的好處在于擴大了檔案的利用空間,讓更多的人們來了解檔案,利用檔案。“時間”不再是限制,利用者可以隨時使用自己需要的文件。數字化以后,將已開放的檔案上網,所有的利用者都可以在任何時間上網利用檔案信息資源。除此之外,利用大容量的硬盤或者光盤可以達到海量存儲;利用計算機管理可以實現檢索的自動化。主要不足之處是采取光盤或硬盤存儲,信息保管期限短;數字化檔案信息的安全性低;沒有法律憑證作用。

2縮微技術簡介

縮微技術最早誕生于1839年,商業應用已有近百年的歷史,1941年開始較多地應用于設計圖紙保存,在國外檔案行業已較為普遍使用,國內解放初國家圖書館開始應用,現在政府檔案館、高校圖書館、城建檔案系統、航空檔案系統、大企業檔案部門等均有較多使用。縮微影像本身屬于模擬影像,具有與紙張相同的長期保存與信息可靠的優勢。相對于紙質檔案,縮微膠卷因其占用空間小,其長期保存所需的環境條件(特別是溫濕度)更容易實現和控制。相對于電子檔案(包括CAD電子文件和掃描文件),縮微膠卷依靠光學放大設備即可識別閱讀(在最困難的情況下,用放大鏡就可以讀出,甚至對著陽光也可讀出),所需設備和技術均十分成熟,而電子檔案受硬、軟件環境及技術發展淘汰的影響和制約。通常都認為縮微膠卷最宜于大量檔案的長期、安全、經濟地保存大規模數量檔案。縮微膠片檔案具有法律憑證作用。縮微影像的模擬特性、縮微品保存永久性、記錄真實性等優點決定了它的法律憑證作用。縮微技術還有諸如拍攝速度快、存儲量大等優點。縮微技術的不足主要有檢索自動化程度低,利用與傳播不方便。

3檔案縮微之利弊

3.1檔案縮微之利

⑴信息存貯量大,節省空間。普通縮微攝影的縮小比率為1/7-1/48,超縮小比率可達1/90―1/250,按面積算可將原文件縮小1/49-1/62500,足以和當代存貯密度最高的光盤存貯器相媲美。

⑵精度高,速度快,適應于各種原件的全文存貯。不論被拍攝原件是圖形、照片、數據或是文字,也不管其復雜程序如何,均可在曝光的瞬間將其記錄下來,被拍攝原件數量越多越能顯示出其優越性。

⑶記錄準確,質量好。因縮微攝影方法可將原件的形狀、格式、顏色等真實記錄下來,并且有較高的解像力和清晰度,可讀性強,具備法律憑證作用,可長期保存使用。

⑷規格統一,便于信息的交流、傳遞和收集。縮微品促進了世界信息與知識的傳播,其作用遠遠超過除紙質以外的任何媒介。

⑸可以更好地保護檔案原件。由于檔案原件經常被利用,原件的機械磨損比較大,如果檔案保護條件達不到要求,易出現檔案原件字跡褪變、紙張霉變,鼠咬蟲蝕等情況,會嚴重是損害檔案原件。及時縮微復制檔案,能有效地保證檔案的安全。因此,以縮微品代替原件提供利用,可使檔案原件得到保護,延長檔案原件的壽命。

3.2檔案縮微之弊

⑴縮微設備成本較高。縮微設備泛指一切用于縮微拍照、沖洗、檢查等機械設備,其中常用的有縮微拍照機、縮微沖洗機、拷貝機、閱讀機、接片機、密度儀等。購買成套設備需要一定的財力支持。

⑵縮微拍攝工作要求高。縮微拍攝工作的各個環節,雖然都有相對的獨立性,總的來說是一項系統工程。無論是編排、拍攝、沖洗、檢驗,還是調卷、還卷、整理、裝訂,都是互相關聯、互相制約的,哪個環節出了問題,都會影響縮微工作的質量。

⑶ 縮微膠片利用過程較麻煩。縮微膠片本身是無法提供利用的,必須經過一定的技術處理,對其進行拷貝和還原(放大顯示及復印)。利用印片(或鏡頭成像)的方法,把縮微品上的影像轉印到另一感光膠片上,制出縮微品副本的過程,通常將被拷貝的縮微膠片稱做“母片”,拷貝后產生的縮微品副本則稱作“拷貝片”。拷貝片的質量主要取決于母片的質量,同時也與所使用的拷貝片與拷貝機的類型、性能及工作人員的操作技能、環境條件等有關,但不管如何改變上述條件,拷貝片影像的清晰度和解像力總會隨著拷貝片的"代"數的增加而下降,直至某一代拷貝片的影像處于可分辨的臨界狀態成為最后一代縮微品。通過借助閱讀器把縮微影像放大投射到屏幕上進行閱讀查看。如果查到所需信息,要借助特殊裝置將縮微影像放大復印到紙張上提供人們利用。

⑷縮微品的檢索速度較慢。要從高密度存貯的大量縮微影像中查找出特定的信息需要一定的時間和過程。縮微品的檢索不同于其他類型載體信息的檢索,由于它是極度縮小的信息,用肉眼無法直接辯認,因此必須借助于特殊的檢索設備和方法。

⑸檔案縮微品的保管條件要求高。檔案縮微品與紙質檔案要分開存貯,需要建造符合縮微品保管要求的專用庫房。庫房的溫度保持在15~25℃,相對濕度保持在25~40%。庫房內要防塵、防光,保持空氣的潔凈度。檔案縮微品的裝具不宜采用含酸、硫及硫化物過高的材料。

總之,將檔案縮微利弊俱存,因此檔案館在進行檔案縮微時要解決的關鍵一點就是掃描對象的選擇,可依據文件、檔案的利用頻率和保存價值來確定哪些內容需保存于縮微介質中。此外,將縮微設備、計算機設備有機結合,縮微技術與數字技術相結合,是檔案部門解決檔案長期保管問題,解決檔案快速檢索利用問題的最佳途徑。

4實物檔案逐步實現掃描縮微復合系統的必要性

實物檔案掃描達到一定量時可以考慮縮微技術。

4.1縮微品適于長期保存的特性,滿足工程檔案長期保管的需要

(1)國家法規規定工程檔案必須長期或永久保管。

(2)公司自身參考利用需要檔案長期保管。

根據統計和經驗,入庫保存期限在30年以內的公司檔案占到設計參考利用檔案的95%以上,30年以上的約占5%。

(3)公司服務長期客戶(如泰鋼、馬鋼等)競爭改造項目,需要檔案長期保存一些原為我公司設計/承擔的項目在10年20年甚至更長期以后需要改造時,我公司因擁有長期保存完好的檔案,參與競爭時倍添方便,承擔/設計改造工程時也不需要甲方提供很多外部資料(特別是工藝、設備等外部資料),設計周期因而可以縮短。

4.2安全保管的需要

對于以設計為龍頭的工程公司來說,檔案是最重要的資源和財富,所以檔案的安全保管是公司最重要的安全工作,一旦出事,全部檔案毀于一旦,這個責任誰也承擔不起的。檔案縮微品本身作為檔案的復制件,即是大大提高了檔案的安全性,而且縮微品的低成本復制并異地保管,則基本上可以認為檔案就有了絕對的安全性。“9•11”恐怖事件中,世貿大廈里的大公司因檔案縮微品的異地保存而受損較小。1995年日本阪神大地震,經強磁場和劇烈震動,縮微品上影像沒有損失,卻造成大量計算機、光盤上儲存的信息的完全丟失。

4.3節省庫房和保管成本的需要

一般認為,縮微膠卷代替紙質檔案后,庫房節省90%以上。我公司現有檔案庫房面積近1000平方米,全部檔案若以縮微膠卷保存,算上縮微工作空間和縮微膠卷保存空間合計所需最大也不超過100平方米。若以10年時間完成全部檔案的縮微化保存,且為利用方便文字檔案、藍圖檔案、非土建結構底圖的保存期限為10～30年,土建結構底圖保存50年,那么10年后開始檔案庫房空間最少可縮至現在的2/3到一半。當然,公司檔案保管的成本必然相應地降低。

4.4有利于公司更好地保護知識產權和參與市場競爭

與國外技術工程公司相比,國內公司實際上是以技術勞務掙錢,且短期內難以改變這一點。而現在越來越多的甲方要求提供CAD電子文件(多數不另收費),由于技術原因公司尚無可靠手段來保護知識產權,更無法避免甲方或其它單位利用我們提供的電子文件無償侵占公司CAD電子文件繪制的勞動時間,對公司不利影響較大,特別是可能使公司今后對同一項目的改造的競爭優勢降低了。甲方要求我們提供電子文件的借口,其檔案管理的需要占有很大因素。若我們按國外慣例向其提供縮微膠卷或掃描電子文件光盤,我們就可不提供CAD電子文件而滿足一些甲方的要求。在其它行業,也已有建設單位要求承包單位在工程結束時同時提供紙質文件和縮微膠卷的,如廣東大亞灣核電站項目。對以設計為龍頭的工程公司來說,減少了CAD電子文件的對外提供,就有利于對于公司保護知識產權,保持改造項目的競爭優勢。

5關于公司掃描縮微復合系統組成的考慮

公司檔案縮微工作擬選擇掃描縮微復合系統的考慮因素是:

(1)公司老檔案多,已有底圖達145萬張以上,且卷放多年,若采用平板式光學拍攝縮微,則縮微前整理工作量太大、難以承受,采用掃描縮微復合系統則整理工作量小;

(2)平板式光學拍攝縮微方式需用人力多、人員技術要求高、效率較低,掃描縮微復合系統自動化程度、勞動生產率均較高;

(3)掃描縮微復合系統最適宜于擁有大量的紙張文件檔案或電子文件檔案處理,而且數量日益增多;文件檔案需要長期保存;文件檔案需要進行有效管理,能夠較快地查詢的優勢,切合我公司檔案的特點和對檔案縮微工作的要求。

參考文獻:

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（一）各級領導切實負責，抓好政策落實工作成立檔案信息化建設領導小組，街道辦事處的主要領導要擔任小組的組長，大力推進街道辦事處的檔案信息化建設，實現目標責任制。領導小組要具有創新意識，大膽改革，組織街道各個部門共同做好檔案建設工作。對于做好的決策，要切實抓好落實工作，不斷解決各級部門之間的矛盾，集中力量處理街道辦事處檔案信息化建設中出現的各種困難，保證各個部門順利完成檔案建設任務。

（二）大力宣傳檔案信息化建設，改變傳統認識組織街道宣傳部門做好檔案信息化建設的宣傳工作，幫助檔案管理人員轉變傳統觀念，自覺學習新型檔案管理技術，增強創新教育內容，督促全體檔案工作人員共同做好街道辦事處的檔案信息化建設工作，鼓勵檔案管理人員大膽創新，保證檔案信息化建設的穩定推行。

（三）建立健全檔案數據庫，確保檔案內容的真實性第一，嚴格依據法律規定的電子文件格式進行檔案整理工作，比如我國對于電子文件的條文規定，在進行檔案整理工作時要盡可能地應用通行的較少幾種格式，利用減少電子文件的種類，來使電子文件的格式達到統一，用以保證電子文件的真實性。第二，利用對計算機系統中關于電子文件的要素進行規范和控制，來確保電子文件的實用性和真實性，主要有背景數據的記錄工作和信息流轉環節的控制工作。第三，存儲電子文件的介質要選擇優質材料，保證介質的使用壽命，對電子文件做好備份工作，保證電子文件的應用和實時傳遞。第四，利用分離數字信息的語義來保存電子文件，從而使得電子文件不再依附特定的通用信息才能存在，這種保存方式使得電子文件在數據格式不同或者軟硬件環境不同的情況下也能夠安全打開，順利應用，比如把XML作為標識規范的辦法等。

（四）檔案信息化建設要有統一的標準和規范進行檔案信息化建設的必要條件就是檔案建設必須要有統一的標準和規范。檔案工作人員在進行檔案管理時要有統一的標準，要依據統一的標準進行檔案的收集、梳理、編排、檢查、溫度和濕度控制、防蟲、保存等工作。為了規范電子檔案的建設工作，國家制訂了一系列相關標準，除了當前和紙質檔案共同使用的標準外，還制訂了關于電子檔案管理的專用標準和規范，為檔案管理信息化建設保駕護航。

（五）吸引復合型專業檔案管理人才，加強人才培訓工作街道辦事處在選擇檔案管理人才時，要選擇專業知識能力強、文化功底深、具有發展潛力的人才，并為他們提供良好的工作環境，使他們有施展才華的機會。對檔案管理內部人員要加強培訓，提高他們的專業素質。街道辦事處要依據檔案信息化建設的需要，走出去尋找人才，果斷引進具有信息技術特長，熟悉檔案管理的人才，并要做好這部分人員的安撫工作，從而保證街道辦事處的檔案信息化建設具有充足的人才儲備。

篇12

1 檔案信息化建設存在的問題

1.1 信息化建設中缺少規劃

從整體來看，我國檔案信息化建設的現狀是都根據企業或者各個行政部門自身建設的需要來進行檔案的管理，所以缺少統一的規劃。而且許多檔案管理部門也不會對自身的信息化建設進行全面的規劃，往往是針對一項問題進行分析，也就使哪里出現問題，解決哪里。這樣的建設管理方法一定程度上制約著整個檔案信息化建設的發展【1】。另外，各個檔案館使用的數據格式以及相關標準都沒有統一的規定，這就給不同檔案館之間信息的傳輸帶來了一定的障礙，同時影響信息的集中統計以及管理。

1.2 信息化建設管理落后

檔案的信息化建設的優越性主要體現在其利用最新的信息技術，對檔案資料實現信息化的管理，提高了管理的效率，省時省力。但這種信息化的管理并不是完全沒有缺點的，人員仍然是檔案管理中的核心。但有些檔案管理部門沒有認識到這一點，他們覺得高效率的電子科學技術可以實現檔案管理的完全信息化，從而就忽略了對這項工作的管理。管理人員的責任意識淡薄，過分的依賴于科學技術，忽略了人員在檔案管理中的重要作用。只注重檔案的管理，沒有及時將過時和有錯誤的檔案進行廢除和修改，擾亂了檔案管理的正常秩序【2】。

1.3 信息化建設資源短缺、人才缺失

當檔案的管理向著信息化建設的方向發展，其對于專業人才的需求不僅僅是具有檔案管理相關知識的人才，而我們需要的是既有檔案管理專業理論知識有掌握現代化信息技術相關知識的人才。由于檔案的管理工作是一項較為基本的，沒有太大發展的職業，所以，該方面的這種全面性的人才較少。這也一定程度上限制了檔案信息化建設的發展。另外，傳統的檔案管理工作是基于對紙質文件檔案的保存和管理，所以在信息化建設之初，我們的基礎資源相對短缺，而且建設之初的工作量較大，這也給檔案管理的信息化建設帶來一定的難度。

2 加強檔案信息化建設的措施

2.1 統一設置規劃

從根本上來看，我們對檔案實現信息化的管理最主要的目的就是實現對檔案資料的整合，實現檔案資源信息的共享。這樣的目標的實現，就要求我們各個檔案管理部門對檔案的信息化管理有統一的標準。在實際的應用中應該從大局出發，采用統一的建設管理方法，有利于對信息資源的統一整合。當然，這種標準的統一就需要上級有關部門加大重視，制定統一的標準。

2.2 加強技術人才的培養

上文我們提到過，檔案管理的信息化建設工作對于相關人才的要求非常高，我們需要的人才不僅要有檔案管理理論知識基礎，而且還要掌握現代化的信息技術。所以，加強相關技術人才的培養也是檔案信息化建設的一個重要方面。傳統的檔案管理工作一般是年紀較大或者已經退休的老職員，但自動信息化技術發展以來，他們工作起來就顯得力不從心，所以我們的檔案管理部門應該適當的減少這些老員工的工作量，聘用一些具有專業知識的新一代人才。另外，我們也要加大對在職人員的培訓，一方面加強他們的工作責任意識，另一方面實現其知識的更新，以適應不斷發展的信息化技術。

2.3 加強相關法規建設

對于檔案管理的信息化建設我們的法規還不是很健全，其主要體現在兩個方面，一是缺乏相關標準的完善，也就是指，檔案管理信息化建設沒有統一的標準，也就使我們在之前提到過的，不利于對信息資源的整合。另一方面就是對于信息化建設的管理方法的法規不健全。所以，國家有關部門應該加大注意力，加強對檔案管理相關法規的建設。對建設標準和管理規定兩方面作出明確的規定，促進檔案管理信息化建設的良好發展。

2.4 加強管理

在相關法律法規建設較為完備的基礎上，我們就要依據規定，加強對檔案信息管理工作的管理。當然，在相關法規建設不完備的時候，各個檔案管理部門可以根據自身發展的需要，對相關工作者的工作進行明確的要求，使所有的工作項目都做到有標準可依，這樣就使得整項工作更加系統化和統一化。

2.5 完善安全維護體系

檔案管理工作的信息化建設是以電子計算機作為主要的載體，這就會有一定的安全問題，所以我們在進行信息化建設的同時，也要注意對整個信息化建設的系統進行安全維護。具體表現為：采用多種先進的技術對計算機進行加密，防入侵，防病毒等處理。另外，還應該掌握對電子信息的備份以及恢復的技術，防止不當的操作造成數據的丟失。條件允許時，我們可以聘用相關的安全維護的技術人員對整個信息化建設系統進行安全防護。這是保證整個信息化管理系統正常運行的關鍵保障。

3 結語

綜上所述，檔案管理的信息化建設是當代檔案管理工作的重點內容，針對現階段檔案信息化建設中存在的問題，我們應該加大重視，從轉變思想觀念，積極引入技術人才入手，對信息化建設進行多方面的調整，在加強相關法規建設的基礎上，完善建設標準和管理措施，從根本上促進檔案管理信息建設的發展。

篇13

1.2缺乏統一標準和規范目前，檔案部門在建設檔案信息化過程中往往只重視先進的通信設備及計算機系統設備的購買，從而忽視檔案信息資源的標準規范，結果導致通信設備及計算機難以滿足檔案的發展需要，且將大量資金投入到檔案信息系統中，不能轉化為經濟和科學發展的催化劑。主要表現在以下幾點：（1）計算機軟件開發缺乏整體規劃，軟件不具有通用性、實用性等。（2）計算機及相關設備因型號不同，難以適應相同的硬件環境，檔案信息標準化統一分類編碼不完善，以及對其使用的設備要求也很高。（3）由于缺乏網絡技術支持和系統管理的規范性，在實際檔案信息化建設中憑借其主觀意愿對其進行建設管理，不能從客觀實際出發，這些因素都將制約著信息技術在檔案信息化建設中的發展范圍及影響效用。

1.3檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠對于紙質媒介的檔案管理者來講，他們對于檔案管理的存儲方式及原理方法都有著極豐富的工作經驗。但是相比較而言，對于電子檔案管理并不是很熟悉，甚至不了解，尤其是對于檔案信息的存儲、檢索、利用等，并沒有形成一套完整的認知體系。然而現階段，檔案管理者并不是專職的檔案管理人員，他們或許對信息化技術有著足夠的了解與認識，但對于整個檔案業務卻不熟練，需要長時間的掌握與學習，只是單憑經驗及對網絡管理系統的熟悉，來為專業檔案人員解決信息化技術上的一些問題，長此以往并不利于檔案的發展。也有一些管理人員對檔案的管理，缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化的建設足夠的重視起來，依舊使用傳統的管理方式對檔案進行管理，這就導致檔案信息化難以接收到新的管理理念及信息技術，同樣制約了檔案信息化的發展。

1.4數據保護存在風險目前，數據安全的安全性主要依賴于技術的不斷升級，建立復雜的密碼和防火墻，僅從技術角度看只能被動地解決其存在的風險，而不是一個長期、全面、規范、保護數據安全的問題。此外，從防范數據庫系統本身的能力來講，在信息環境復雜多變的環境下，數據庫保護方案已跟不上時代的步伐，技術不能完全防止計算機潛在威脅的發生，從這個角度來講，信息數據存在很大風險。

2檔案信息化建設的實施措施和途徑

2.1檔案標準化、規范化建設如何有效實現檔案信息資源共享，檔案管理規范化是重中之重。檔案信息化若想充分發揮其效用就必須建立完善的統一標準，對其檔案工作進行細致的分工合作，并針對其特點制定科學的規范標準。隨著信息時代的到來，檔案資源共享一定程度上不僅僅可以增強檔案部門的建設發展，更能有效的提升整個檔案建設的管理質量，從長遠角度來講，必須在檔案信息資源、應用軟件等技術方面增強其建設，依據制定檔案的相關業務、技術手段和設備的統一性原則。這樣就可以將資源進行分享，避免不必要的人力、物力、財力浪費。

2.2檔案信息的數字化傳統的紙質檔案主要是基于紙質媒介對其加強管理，其管理勞動強度大，查詢難度也很高，占用了大量的倉庫空間，且容易損壞，如紙黃、易碎等。數字檔案管理卻克服了傳統檔案管理存在的不足，節省了大量的人力、物力和財力。數字檔案可以被大量復制，可以節省大量的存儲空間，將檔案因需要而存儲在不同設備中，而且還克服了檔案的唯一性。檔案信息是以數據庫的形式組織起來的。使用應用軟件可以方便地對檔案進行排序和分類。如果在網絡服務器的數字檔案信息資源中查找相關信息，那么此信息可以通過互聯網進行，在世界各地傳播，任何人通過網絡任何終端都可以訪問自己的檔案信息，實現真正意義上的資源共享。