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(一)形成領導重視的農業科技檔案管理。合理的農業科技檔案管理能夠創造極大的物質和經濟財富，領導的重視有利于檔案的高效管理，從而創造更大的價值。各級領導要親自抓，加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度，給予充足的經費確保實現檔案管理工作的順利進行；同時領導要采取措施調動科技人員的主動性和積極性，為農業科技檔案管理和利用打好堅實的基礎，把農業科技檔案管理工作做到最好。（二）建立高素質的農業科技檔案管理人員隊伍。提高管理人員的思想道德素質和科學文化素質，培養其對工作的責任心，使其能夠對農業科技檔案管理工作有足夠的熱情和耐心。同時，還要著重培養農業科技檔案管理人才，提高管理水平。（三）健全農業科技檔案管理體制。建立健全嚴格的管理體制，有統一的操作標準和規范的制度。及時更新不適合的規定，建立新的管理機制。使農業科技檔案管理有“制”可依。還要樹立服務觀念，建立反饋機制等等，完善各項管理體制。（四）完善農業科技檔案管理的基礎設施。通過多種渠道爭取經費，改善檔案管理的基礎設施。加大對信息化的投入，建立檔案信息數字化、網絡化等。要想適應農業科技的發展，就必須重視檔案管理中信息網絡的應用。

科學的農業科技檔案管理機制的意義

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作者：魏小紅 單位：寧德市農業科學研究所

農業科技管理部門只有不斷對軟硬件進行更新，選擇質量優良的軟硬件產品才能保證檔案信息化管理的正常運行，跟上時展的腳步。同時，隨著信息化的應用，也產生了一系列網絡安全問題，而農業科技檔案保存了許多重要內容，具有稀缺性和不可再創造的特征，資源彌足珍貴，只有在保證安全的基礎上，才能發揮信息化管理的高效性。因此不僅從應用方面，而且從安全方面考慮也要對硬件設施和軟件進行及時的更新，以保障檔案系統數據的安全和穩定。

檔案服務人性化一要樹立服務理念。在信息化背景下，應改變傳統檔案管理“重保存、輕利用”的理念，樹立起為現代農業發展服務的意識，在保證檔案管理專業性的前提下，更好的發揮其社會性，最終實現兩者的統一。二要創新服務手段。檔案館要通過互聯網廣泛開展服務，建立檔案網站，為檔案使用者實現檔案信息網上檢索提供方便，做好檔案資源庫建設，提供便捷的網絡服務，全面實現檔案管理自動化。在實踐中要對服務的方法不斷創新。例如：可以開展“一對一”農民科技檔案服務，即為某些種養規模較大的農民建立專門的檔案，把檔案管理部門主動為農民搜集相關檔案信息，通過互聯網供農民查閱，更好的促進農民增產、增收，提高檔案的科技利用率。最終建立以現有檔案部門為基點，以服務“三農”為核心職能的檔案信息體系。三要拓展服務領域。將傳統的農業科技檔案主要為科研單位、農業生產企業服務，轉化為向全社會服務。在實踐中，可以針對科研部門、農業行政管理部門、企業、農民等部門服務，為其建立不同的檔案數據庫模塊，實現檔案管理的“精細化”，使農業科技檔案部門成為農業科技研發與應用的指揮部、智囊團、咨詢中心。四要利用信息化促進檔案管理中的交流與反饋，檔案管理部門要主動出擊，了解檔案使用者的現實需求，深層次研究開發檔案信息，提高檔案管理的合理性、快捷性、準確性。檔案管理部門可通過建立網絡論壇、微博等形式，征求各方意見，進行交流與溝通。檔案管理模式市場化農業科技檔案館是農業科技信息的聚集中心和交流中心。隨著我國事業單位改革的不斷深化，探索一部分事業單位市場化也是國家的要求。因此，有必要利用信息化的優勢，創造性的探索科技檔案管理市場化運作模式，為農業科技圖書館的發展提供更強大的活力。一方面，可以將傳統的科技檔案使用過程進行商業化運作。各地農業科技檔案管理部門，可將一些農業科技資料到互聯網，進行適當的收費閱讀，提高農業科技信息的利用率。同時，可以利用網絡開展檔案資料咨詢服務，擴展科技檔案管理咨詢業務，為檔案使用者提供相應的科技信息指導咨詢、科技資料檢索咨詢等服務。另一方面，可將檔案管理工作拓展到擴展到社會活動中實現商業運作。農業科技檔案館要深入的進行市場挖掘，研究自身特色，把傳統的信息采集、編目、使用、咨詢等業務擴展到社會活動中來，通過一系列社會活動，增強科技檔案館的品牌知名度和群眾認可度。

檔案管理人才培養復合化檔案管理人員素質的高低是實現檔案管理信息化的基本保障，在數字化條件下，農業科技檔案館要樹立“人力興館”的意識，把既精通傳統檔案管理業務又精通計算機、網絡的人才做為圖書館的重要資源，大力進行人力資源開發，培養能夠適應數字化檔案管理的復合型人才。一要建立學習型檔案館，形成濃厚的學習氛圍，對人才進行精細化培養，強化數字化應用的重點。要建立健全員工培訓的體制和機制，定期或不定期的進行培訓，使每一位檔案管理人員都能夠接受數字技能的培訓。二要建立文化型檔案館，不但要做好員工管理、技能上的培訓，更要做好人文觀念上的培訓，要豐富檔案館文化內涵，使員工理解農業科技檔案館的精神實質，熱愛檔案管理工作，以最大的熱情投入到檔案館的發展中去。三要建立研究型檔案館，檔案館要利用資源優勢大力開展各類農業科技課題研究，提高管理人員檔案管理知識及農業科技知識的運用水平，提升檔案編研能力，為數字化建設提供保證。總之，農業科技檔案包括著農業科技研究和應用中的各類文字、圖紙、數據、聲像等資料，囊括了農業科技研究課題的“立項、申報、總結、成果鑒定”各個領域，是農業科研活動的真實再現。檔案管理信息化提高了管理效率和質量，為傳統檔案管理方式帶來了新的理念，更為檔案管理緊跟農業科技發展步伐、服務農業生產提供了有力支撐。在未來的發展中，軟硬件更新實時化、檔案服務人性化、檔案管理模式市場化、檔案管理人才培養復合化將是農業科技檔案館管理信息化的新途徑。

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檔案管理人才隊伍建設滯后

現代檔案管理是一項具有較強專業性的工作，要求檔案管理人員不僅要具備先進的理論基礎和文化素養，同時要具備相應的管理技能。從當前我國檔案管理人員隊伍的具體情況來看，大部分檔案管理人員的工作仍只是簡單地局限于收集、查找階段，不論是在文化程度還是專業素質方面都難以滿足信息時代下檔案管理工作開展的需求，無法發揮檔案管理的應有作用。如部分單位在先進檔案管理工作設備引進方面投入了大量的財力，但受檔案管理人員自身水平的限制，先進的設備無法發揮其先進作用，檔案管理的手工化現象仍普遍存在，更談不上熟悉檔案內容、能夠對檔案信息進行深入分析、研究的專業性人才。

提高我國檔案管理工作水平的對策

（一）轉變觀念，提高重視

檔案管理工作的重要性不言而喻。當前要認清形式，進一步解放思想，徹底轉變對于檔案管理原先存在的片面和錯誤認識，重新和全面審視檔案管理工作的必要性，從思想和觀念上重視檔案管理工作。首先，要充分認識到改善與加強檔案管理工作對于組織的重要促進作用。這要求進一步提高對于檔案管理工作的重視程度，尤其是各級領導要做好組織內檔案管理工作的使用感和責任感，積極推進檔案管理工作的改善，加快我國檔案事業的持續健康發展。其次，尤其是隨著信息化、數字化及網絡化的深入，檔案本身發生的巨大轉變也對于檔案管理的流程、手段等提出了新要求，這要求在重視檔案管理工作的同時，只有積極推進檔案管理工作的現代化建設，加大檔案管理工作的創新力度，才能真正地提高我國檔案管理能力和水平。其中，思想觀念上的創新是檔案管理創新和提高管理效益的前提，要從各個渠道和途徑改變重藏輕用的落后觀念，更加自覺地將創新、服務、知識等全新理念貫穿于檔案管理的全過程中。最后，要正確把握檔案管理與組織發展兩者間的關系，實現檔案管理工作與組織的發展緊密結合，通過檔案管理工作效率的提高、更為準確地把握檔案管理的方向和實現對檔案資源的充分開發利用，從而為組織的發展提供重要支持的同時實現檔案管理的持續健康發展。

（二）實現檔案管理的規范化

建立健全檔案管理的規章制度體系，實現檔案管理的制度化、規范化是保證檔案管理工作得以有序開展的重要保障，也是逐步提高檔案管理科學化和效率的關鍵所在。針對信息時代檔案管理手段、方式等的變化對檔案管理提出的新要求，要及時更新、修改及完善組織原有的檔案管理制度安排。一方面，既要明確當前檔案管理工作職能和責任，通過工作責任的明確和強化，職責清楚，獎懲分明，使各個門類、不同部門的檔案管理工作能在統一的領導下有序開展；另一方面，要保障檔案管理制度安排的完整性，對檔案管理的各個層面和所有環節都要給予可操作化的規定，使檔案管理工作的開展有據可依，杜絕無章可循帶來的重復、繁雜的混亂局面。尤其是要根據我國檔案工作相關法律規章制度的規定及涉取相關科學知識，做好檔案管理標準化的規定，包括規格、程序等。另外，要做好相關規章制度的宣傳，促進檔案法制意識的提高和加強。

（三）積極應用現代化管理手段

為提高檔案管理的效率和效益，首先，要廣泛和積極應用現代化管理手段積極推進檔案管理的現代化、知識化和社會化，積極推進組織檔案管理的信息化建設進程，利用電子手段來實現對檔案資料的存取、保管及利用，使檔案管理成為信息化建設不可或缺的組成部分，保障檔案的現代化能與組織的信息化進程實現有機結合，相互促進和共同發展。其次，加大資金的投入力度，解決檔案工作中的資金瓶頸問題，如及時配備檔案管理所需的包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機等在內的硬件設施，實現檔案管理裝備與技術的現代化和科學化，提高對于檔案信息處理的數字化和檔案管理工作水平。最后，正確處理好檔案管理過程中手工操作與現代化管理兩者的關系，要認識到檔案管理的基礎性工作仍有很大一部分是需要通過手工作業實現，在加大引進先進技術的同時要加大對于傳統技術的研究與創新力度，實現兩者的有機結合。

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(1)安全性差儲存的安全性。一個是檔案資料的物理上的安全性，這也是最重要的，單個儲存介質如電腦硬盤、服務器硬盤、磁帶、光盤壽命有限且安全性低，且由于重慶氣候原因，容易受潮造成磁粉脫落；由于儲存介質的損壞造成資料的丟失，后果非常嚴重。資料保密的安全性。機關工作資料許多都是資料有其嚴格的保密等級、公開對象限制，隔離保存非常重要。

(2)存取檢索不方便以磁帶為載體的保存方式，由于沒有健全的編目檢索條件，資料的查找非常的復雜，同時傳統方式還有一個重大缺陷，就是很多不相關的資料保存在一盤光盤上，有人將這盤光盤借出后，別人將無法利這一盤光盤上所有的資料。城建檔案館目前就存在這種困難，如有某位領導想看一段歷史媒體資料，聲像科的技術人員需要在海量的光盤中找出保存的單個光盤，然后將這盤光盤從始至終的播放才能找到，浪費大量的人力物力。

(3)共享的困難假如有幾個人同時需要借用某一些資料，目前的管理方式無法實現。

(4)資料交換的困難目前衛生系統內各單位間的資料提交、交換都是由人工刻成光盤，在送給管理或使用部門。假如能在局域網內用電腦完成提交，而不需人工，將會讓工作效率大大提高。

(5)遠程檢索查找的困難局內的領導或工作人員出差在外，因工作需要想查找各種資料，目前遠程資料檢索、下載還無法實現。媒體資產管理系統可通過B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式）檢索方式來實現。

(6)傳統磁帶管理媒體資料成本高以上的困難，都通過建立媒體資產管理系統來解決。

衛生系統內建立媒資系統

鑒于衛生系統的實際情況，我們需要建立一款高度集成化的即連即用型媒體資產存儲管理產品，在具有彈性和易用性的B/S（WEB頁面）架構基礎上，以最簡化的流程實現視音頻素材和多種其他媒體文件的導入、編目、存儲、檢索、離線歸檔管理、素材下載等媒體資產管理系統的主要業務。

1需求分析

1.1網絡站點需求與現有非編系統及PC機緊密連接的方式，實現采編存一體化的網絡應用流程，建立完整的在線/近線/離線相結合的媒體資產管理系統。在局域網內任意機器都可作為編目檢索工作站,無須單獨配置編目檢索工作站.

1.2網絡管理需求由于在網絡中的各類使用人員眾多，因此應具備如下要求的網絡管理功能：①系統必須具有對所有編輯人員進行統一的分類管理和對應的操作權限管理；②系統必須要具有對網絡編輯中所有重要信息進行記錄，便于事后通過記錄的事件日志查詢功能；③系統具有對各類編輯設備的管理功能，在網絡編輯中，通過中心服務器自動完成對網絡中所有編輯站點的使用時間進行記錄，方便事后的各項統計。

1.3存儲需求現有的資料為10TB，因此在媒體資產管理系統中，應至少包含600小時的高質量媒體資料長期存儲，并有年增量100小時素材存儲的實際需求。

2功能要求

提供手動和自動兩種上載方式，手動上載就是在客戶端以C/S或B/S方式上載；另外為了更加便利于衛生系統內部工作流程，要求操作人員只需要將上載的素材拷貝至設定的HotFolder共享文件夾，媒體資產管理系統自動掃描HotFolder文件夾并上載該素材。系統具備高低碼流兩種存儲方式，及系統分在線、近線、離線的管理方式。采用可視化的離線帶架管理，根據自定義策略自動為離線介質分配帶架位置，并提供可視化的帶架視圖，直觀、便捷地對離線帶架及介質進行管理和維護。

2.1要求具備很強的系統擴展性要求將組件與核心服務分離，能通過新增組件實現功能擴展；能通過新增存儲設備來擴展存儲能力支持將組件集中部署和分布部署，從而加大系統處理能力和業務吞吐量。

2.2可跨平臺的運作完美運行于windows平臺和MACOS平臺。不同操作系統下的計算機設備都可以聯入系統做為媒體資產管理系統的客戶端。

2.3要求媒體資產管理中心系統采用多平臺全程B/S架構，應用WEB技術，可架設在任意網絡環境中，局域辦公網、域環境和因特網等等，部署簡單，所有客戶端只需輸入服務端IP地址即可接入媒體管理系統。

2.4安全性要求要求具備完善的密級管理，素材級的加密控制，嚴密的用戶權限控制，素材對于客戶端完全不透明，全流程只存在元數據交互，杜絕病毒滲透，在線素材可另存到光盤介質，存儲系統的具備備份容錯機制保證系統數據和素材的安全。

媒體資產管理系統在衛生系統的應用

媒體資產管理系統要求既可以在單機模式下應用，也可以在網絡模式下應用。就重慶市衛生系統目前的現狀來看，除市衛生局外，其他下屬的區縣級單位目前的媒體資料很少，還沒必要用媒體資產管理系統，所以現階段建立媒資系統主要用在管理市局現有的媒體資料，滿足與非編系統無縫鏈接調換資料。但應用功能上必須具備網絡化的模式，公共網內的任意一臺PC機都可作為客戶端進行上傳、下載等操作。

1單機應用模式，即媒體資產管理系統只配合非編系統使用，可在非編單機上安裝B/S客戶端軟件，組成一套帶有上載、編輯、存儲、編目、檢索、素材下載等功能的最簡化媒體資產管理系統。

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2.改革檔案管理服務，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務平臺。信息技術不斷發展，檔案館也成為一種局域網，相關部門通過建設網站對檔案網頁進行建設，將檔案資源管理和實施單位結合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務。當前的城建檔案管理現狀，大量檔案館在因特網開展了網頁服務，服務模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網站服務，加快信息資源的建設力度，尤其是重要文件的資源建設，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創新，加快城建檔案管理的數字化進程，并朝著服務化的方向發展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構點。在館內查閱資料顯得落后而復雜，館內檔案的數量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應該盡量減少翻閱次數，延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統的檔案館已經根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創新檔案管理工作，將檔案館內的資料上傳至網絡，通過現代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務。尤其是近期我國社會發展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應時展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關的服務系統，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優質服務。

3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設與項目建設。第一，要注重城建檔案的管理建設，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎，從根本抓起，積極做好監督工作，全面從城建項目建設和相關會議及科研問題做監督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創新管理建設。第二，培養建設出一批高素質的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術的支持，還需要高素質人才的配合。城市發展與人才培養是分不開的，城建檔案也需要人才培養和支持。所以，必須具有打破傳統觀念的信心，改革創新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創新團隊的管理意識，進而促進管理服務水平的提升。可以為員工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高人們的創新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業知識，還應該掌握現代的信息技術，強化為人民的觀念，將服務程度與現代化建設相適應，進一步實現人才隊伍的高素質建設，促進現代社會和諧發展。

二、創新城建檔案管理工作的重要內容

城市建設的迅速發展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網絡技術的廣泛運用，涌現了一批電子文件和數字資料，導致新型的城建檔案管理不能在傳統的管理模式與創新手段中實現。因此，創新城建檔案的管理與服務，應該建設現代化系統，可從以下幾個方面入手：

1.促進城建檔案管理的信息化基礎設施建設。將城建檔案館進行數字化建設，需要從庫房、館藏、檢索工具、規章制度、干部隊伍建設和服務職能方面加強建設工作。而且，還應該把城建檔案的現代化硬件與軟件設施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統建設。特別是推動網絡管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。

2.強化城建檔案的數字化資源。城建檔案的數字化資源是城建檔案建設信息化資源的重要部分，相關部門正在努力建設城建檔案信息化。當前，網絡的發展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現城建檔案的信息化儲存。

3.強化城建檔案的網絡建設，努力實現城建檔案數據庫建設，推進網絡信息資源，通過數字城建檔案館來加強數據庫建設。按照軟件系統將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統計，實現計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發展，進而覆蓋館內的應用系統。強化文件的數據庫建設應該先要制定目錄，并開展數字化建設，提高城建檔案的創新質量，促進信息數據庫的高效、高標準發展，擴大檔案館的信息數字化。因此，穩抓城建檔案部門的信息化建設，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當前社會相適應，徹底開發城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創城建檔案管理工作的新現象。

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1基建檔案在醫院管理中的作用

1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據

基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富

隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。

2醫院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導

隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

2.2檔案知識缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。

2.3全員檔案意識不強

基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓

開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。

3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平

隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。

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1.2檔案人員業務素質有待提高

現如今，大部分電力基建單位的專業檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊伍存在著業務素質差、操作不熟練、工作經驗欠缺、缺乏責任心等問題，管理人員內部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問題的方法不多，導致基建檔案的收集和歸檔不規范、不及時、不健全；加之施工隊伍的流動性較大，人員很不穩定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現脫節現象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門檔案管理工作無法真正落實。

1.3基建工程檔案管理模式相對陳舊

許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒有健全相關管理制度，不能采取合規的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對現代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標準長期得不到統一，使得基建檔案管理部門對檔案管理監督、檢查和指導工作不能及時實施，造成基建檔案質量參差不齊無法正常歸檔，或者格式和內容不標準，阻礙檔案管理工作的正常開展。

1.4基建檔案管理體制不夠完善

考慮到人員過多及經費支付等因素，許多電力企業內部對專門的檔案管理機構和管理人員設置不夠完善，往往在檔案工作場所設置上不夠健全。基建檔案管理不健全的網絡將會導致基建檔案質量、資料安全均無法保障的問題。甚至還有些基建部門由于不健全的檔案管理設施設備而無法滿足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達不到“八防”要求，沒有相應的保管庫房等。某些基建檔案管理部門的現代化程度極度滯后，基建管理人員計算機應用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當今工程建設快速發展的需要相適應。

2加強基建工程檔案管理的建議

2.1提高認識，完善制度，健全機制

基于基建檔案邁向社會化、市場化的大方向，檔案人員需要樹立可持續發展的科學理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項目要求和檔案管理工作要求方面來加強檔案管理機構的建設，增加專職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實現基建檔案管理的體系化建設。此外，還要建立起一整套科學合理、適用性強的基建檔案管理制度，包括組織領導、管理體系、職權范圍、獎懲措施等都要條條細化，事事分明。對檔案材料的收集、歸檔、分類、整理以及竣工驗收、評優選優等工作均做出具體要求，進行標準化、制度化、規范化管理。

2.2抓好基建工程檔案的管理工作

各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實現基建檔案工作與基建工程立項工作、基建建設進度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗收工作同步進行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個工作環節全程貫穿到基建工程規章制度當中，將項目檔案工作與項目建設同等對待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責任制，嚴格執行基建檔案管理工作的內容。實施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項目籌劃、開工時就進行檔案管理的導入工作，并持續到項目竣工驗收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。

2.3加強基建檔案管理人員的業務培訓

加強檔案人員的業務培訓工作，提升其業務素質，是改善基建工程檔案管理現狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進行檔案業務培訓，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內容，提高其業務能力；同時還要通過培訓，對有關程序和專業知識充分掌握和了解，通過不斷完善知識網絡，優化知識結構。此外，還要隨著時代的發展完善培訓課程，做到與時代同步，領導檔案管理人員學習管理的先進理論和方法以及網絡技術知識，培養適應現代企業需要的檔案管理人才。

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作為歷史建筑認定工作的參與者，城建檔案館要全程跟蹤，根據實際工作需要，主動承擔起調研任務。如參加歷史建筑戶主見面會，與歷史建筑所有權人（使用權人）及相關人員見面座談，明確身份，發放“歷史建筑信息聯系卡”，收集到聯系人和聯系電話等基本信息，力爭在歷史建筑鑒定工作等環節盡早介入，與規劃、文管、建設等相關部門和建筑、歷史、民俗、文物等方面的專家建立良好的關系，把握好全過程參鑒定、認定、調研等環節，做好歷史建筑檔案材料的收集。

3.利用聲像檔案工作優勢，對歷史建筑進行有計劃的攝、錄，豐富歷史建筑的立檔信息。

遼陽市城建檔案館在建館初期就對高度重視并收集歷史建筑檔案。如對古建筑、舊城舊貌開展搶救性拍攝；在護城河改造、白塔修復、廣佑寺修建等過程中，在第一時間趕到現場進行拍攝等等，積累了大量的照片和錄像資料。為歷史建筑建檔提供了第一手資料。這些是文字資料無法反映出來的寶貴信息資源。更重要的是，通過用錄音錄像記錄下有關歷史建筑的歷史背景、歷史建筑產權沿革等內容展現歷史建筑，更加生動直觀，更具證明力和吸引力。我們說保護建筑就是保護歷史文化，原真性、完整性、延續性是最基本的要素，聲像檔案工作的優勢正在于此，所以，聲像檔案工作的介入絕不能少。

4.加快數字化城建檔案館進程，做好歷史建筑檔案管理。

遼陽市城建檔案館自2008年以來，以加強硬件建設，引進先進管理軟件系統為基礎，以數字化本館館藏紙質檔案為起點，以加強宣貫力度為手段，逐步開展電子檔案工作，加快向數字化城建檔案館目標的邁進。歷史建筑檔案立檔后，一方面要加強管理和保護，另一方面，要及時應用信息化技術對紙質檔案進行數字化。歷史建筑由于戰爭、自然災害、人為因素、時間的流逝等自然和人為的原因，正逐漸地在人們的視野中消失，建檔留存固然重要，但保護更是重中之重。而數字化管理無疑是最有效的方式。因此，必須加快城建檔案館的數字化建設，為歷史建筑檔案的保護提供強有力的保證，有條件的還應對歷史建筑檔案進行異地備份。

5.參與普查，面向社會公開收集和征集歷史建筑檔案。

城建檔案館應當積極參與歷史建筑的普查工作，對被推薦建筑進行現場查勘，拍攝照片，做好記錄備案。同時，由于時間的變遷，會使大量的歷史建筑實物載體、照片圖片或相關資料散失在民間，任何單位和個人都可以作為推薦人，通過書信、電郵、傳真、電話、來訪等形式，提供有關信息和線索。城建檔案館要充分利用網站的平臺，設定專項窗口，面向社會公開的收集和征集，拓寬歷史建筑檔案的接收渠道，進一步豐富檔案接收內容，更好地保護歷史建筑。

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2農機檔案規范化管理的建議

2.1認識農機監理檔案管理工作的重要性農機監理檔案客觀反映了農機監理機構執法規律，對今后農機監理工作開展具有重要的指導價值。由此，從這個角度來講，農機監理檔案具有重要的社會價值，是農機監理機構的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農機監理檔案管理放在應有的位置，各級各部門提高認識，重視農機監理檔案管理工作的開展。

2.2農機檔案管理實現信息化、現代化隨著計算機網絡媒體的迅猛發展，農機檔案管理系統日趨信息化、現代化。今后，建立電子檔案將是今后農機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現具有農機監理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結合；要積極參與當地檔案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農機監理業務檔案的優化管理。

2.3充分調動檔案管理人員的工作積極性結合地方工作開展實際情況，通過制定《農機方案管理辦法》、《農機檔案保密制度》等等規章制度，加強檔案管理的規范化，明確工作責任，建立業務檔案規范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責分工表》，明確各自職責，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調動檔案管理人員的積極性、創造性。

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(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書、聘書，家庭賬目單，個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案，一個家庭生活的歷史記錄，反映著每個家庭的經濟往來、文化娛樂、學習工作等重要情況，折射著社會的發展變化，記錄著歷史前進的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影，是社會公共檔案資源的重要補充。

(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構，理應保存于國家相關部門，但因各種原因流散在民間。戰爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計其數，散落民間、下落不明者也數不勝數。

2.從內容來看，可分為經濟類、政治類和文化類

(1)經濟類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當記錄等等，貼近民眾，是人們日常生活中處理糾紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區經濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產”的僑批檔案，是研究經濟史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是進行學術研究的重要材料，其數量極為龐大，種類十分復雜，開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對外交往的一個手段，更是對散存民間檔案的保護，因此，開展民間檔案征集工作的意義重大。關鍵詞：民間檔案；文化遺產；征集

(2)政治類。政治類的檔案更多的為學者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個層面，從普通百姓的視角出發，記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法，沒有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實感受。

(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索，是歷史學家們進行研究不可多得的重要資料。

3.按載體分，有紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等

(1)紙質檔案。紙質檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質檔案29237件，構成了家庭檔案的主要部分。

(2)照片檔案。隨著科技的發展，數碼相機的應用，照片的數量批量增長，人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風貌，記錄了當時的福州城墻、民居、風景名勝、農舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設立的領事機構、建筑物等，為我們今天認識老福州提供了形象的材料。

(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發生的過程，而且通過聲音、圖像的形式，生動的保存了活動過程，留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案，通過錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現了當時的場景。如安徽省檔案館為中國遠征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現了那段不堪回首的往事。

(4)實物檔案。實物檔案以物質實體為載體，能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌，真實的記載了社會實踐活動，具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。

二、開展民間檔案征集工作的意義

數量巨大、內容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足，具有極大的收藏價值，檔案館加強對民間檔案的征集開發不僅可以豐富館藏，同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺，有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。

1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分

檔案館是保存國家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰爭、動亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數量和質量遠遠不能和悠久的中華民族文化相適應，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄，內容豐富，數量龐大，例如世代相傳的勞動知識和經驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風俗習慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數量之大、種類之多、內容之豐富，是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應包括這部分，它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個視角佐證了歷史的發展，是人類的重要文化財富。我國著名學者鐘敬文先生曾說過：“偉大的人民，他們是人類社會、歷史的創造者，同時又是人類社會最忠實的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案。”被評為“中國檔案文獻遺產”的83件國寶級檔案中，就有許多是從民間征集而來的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻、四川自貢鹽業契約檔案、唐代開元年間檔案等。

2.民間檔案是進行學術研究的重要材料

民間檔案是人民生活的真實記錄，是沒有經過粉飾和刪節的“原生態”的歷史記錄，是歷史學、人類學、社會學、經濟學、政治學等學科研究的資料。它具有原始性、具體性和區域多樣性的特征，是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經濟史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學、社會學研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉史、家庭史乃至中國近代經濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發現往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門新的學科，像徽州文書的發現以及“徽學”的興起，“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。

3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑

檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識，增強了民眾的檔案意識，而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網絡等向社會發征集通告、征集信，并進行各種形式的綜合報道，可以引起社會對檔案工作的關注和支持，形成“牽動效應”。同時，通過對征集進館的珍貴罕見民間檔案的開發利用，往往又能引起民眾的關注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關注的一個熱點，《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進行報道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞，檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此，開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。

4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段

在開展民間檔案征集工作過程中，檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會發展過程中，圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當一部分珍貴的檔案資料。根據館藏檔案資源建設的需要，各部門之間可進行館藏資源互換或者相互交換復制件，以實現對資源的充分利用。同時，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中，也促進了檔案館與民眾之間的交流與聯系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現了檔案的社會功能，使檔案價值的實現有更為廣泛的主體。

篇13

電子文件檔案與傳統檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質文件內容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質文件一旦形成原件中所含的內容和形式特征就不會發生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

電子文件管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經形成后，馬上貯存到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已經總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統。二者間的不同之處具體表現為以下幾點：

一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應的分類號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。隨著檔案信息電子化的發展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應該從以下幾個方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎工作入手。

（2）嚴格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規范公文制作和控制程序。