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員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系，死亡等情形。

三、檔案規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、

遺失者依照公司檔案管理的規定。

2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

3、查、借閱檔案注意

3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經行政人力資源部經理批準后銷毀。

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1.“人檔”分離現象比較嚴重。21世紀是人才競爭是激烈的年代，高校的人才也出現較大的變動。以往的人與檔案相互對應的規定已經被打破，許多高校出現了“人檔分離”的現象。一方面，是高校在引進人才的時候，急于求成，為爭取高素質人才制定一些“不調入個人檔案”的特殊政策，造成了在高校出現“有人無檔案”的現象。另一方面，激烈的人才競爭也導致了高校人才流出現象比較嚴重，出現一些教師離職了，但是檔案仍然掛在學校，出現“有檔案無人”的問題。這些現象長期下去會影響高校人事檔案的正常管理。

2.檔案資料不完整。在現在高校人事檔案管理中，還存在一個重要問題，就是教師的檔案資料不完整。高校在引進人才的時候，忽視了檔案的檢查，直接接收后歸檔，出現一些人才檔案材料漏缺，例如職稱資料等。也有部分教師后面進修了碩士、博士等學歷，畢業后未將最高學歷或學位的檔案交到人事部進行合檔。檔案資料的不完整，將對高校檔案管理帶來較大的困擾，也給教師帶來新的問題。

3.高校人事檔案管理不規范。人事檔案的管理，具有嚴格的規定，尤其是在檔案調入或者調出等環節，需要嚴格把控。但是存在部分檔案管理人員缺乏經驗，不夠重視檔案管理的規范性。例如調檔函不規范、隨意接受各種快遞檔案等。在調出檔案方面，未按照機要方式或者郵政方式進行寄出。制度不完善以及移送不到位等，都容易引起材料的收集不完整。

4.檔案信息化管理程度較低。隨著科學技術的發展，現在各行各業都開始實行信息化辦公。高校在信息化社會，借用信息技術手段進行教學管理，但是在人事管理方面暫未實現。例如很多教師查詢自身檔案的時候，需要親自跑到人事檔案管理部門進行查閱，效率非常慢。新教師在調檔期間，需要時刻打電話跟蹤檔案的進程。

二、人事制度改革背景下高校人事檔案管理的思考

1.進一步完善高校人事檔案管理制度。要規范高校的檔案管理，提升工作效率，作為高校首先要完善人事檔案管理制度。進一步規范檔案調入與調出的流程，做好檔案查詢的登記工作。完善檔案室辦事的日常規定，改進檔案室工作人員值班制度。

2.整理人事檔案，完善收集分類。作為高校人事處，要重視人事檔案管理工作，首先要改進工作方法，完善收集分類。人事檔案資料，是記錄員工的學習與工作經歷的重要證明，學校要本著以人為本理念，對員工的人事進行負責任，認真審查員工的檔案資料，對于漏缺的資料要督促員工及時完善。對高校人事檔案，實行動態化管理，教師在工作期間的職稱、學歷、學位等發生變化，檔案也有進行相應的收集歸檔。例如某教師評上了高級經濟師職稱，檔案室工作人員應該主動聯系教師，提醒其將相應資料歸檔。

3.轉變工作理念，增強服務意識。在過去的理念中，高校人事部在教師心中是一個“管理部門”，人事部的工作人員就是大家的“領導”，作為檔案管理部門工作人員，在處理事情的時候，仍然按照傳統理念，整天擺著“冷酷”表情面對員工。這種工作理念已經不能適應人事制度的改革。作為人事檔案部門要轉變理念，實現從“管理者”到“服務者”的轉變。在平時的工作中，要增強自身的服務意識，對于教師關于檔案咨詢問題，要耐心解答。同時在學校網上開通人事檔案管理意見咨詢，歡迎教職員工積極提意見。人事檔案部門，始終要堅持全心全意為教職工服務，以強烈的責任感與職業道德強化自身的工作。

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在以往的計劃經濟體制背景下，發展人力資源管理會產生相應的人事檔案管理制度。結合對檔案管理情況的不同認識，可將檔案分為工人檔案與干部檔案兩類，在職工的工作晉升與調動等都需要用到人事檔案，還有對員工的工齡等計算也是需要以人事檔案為基礎，因此人事檔案與員工的切身利益有著直接關系，并且關系到員工的整個家庭利益；另外，在企業招聘時，人事檔案管理就是一項十分重要的工作。在以往的計劃經濟背景下，父母的人事檔案會直接到子女的工作調動。

（二）人事檔案是控制員工的有力工具

傳統的人事檔案一般是由單位進行管理的，記錄著某個人的全部經歷。由此，單位就具備人才的調配權，檔案本人與其他的單位都沒有檔案的管理權。一直以來。我國實行的都是人檔合一、人走檔隨的檔案管理制度，檔案對檔案本人有著十分重要的影響，也對職工有一定的控制作用。而且檔案個人必須要隨從單位的想法，一旦離開單位，就會由限制人員流動變成其他狀態，對整體人員的流動具有相當的限制作用。

二、目前人事檔案管理存在的弊端

（一）人事檔案信息量小，反映不夠全面

受到歷史因素的影響，在人事檔案管理中，通常比較重視記載個體政治行為作風，詳細的記錄個體政治歷史，還有社會關系等方面的內容，針對個人的現實能力以及業務成績等方面很少記錄，由于缺乏這些方面的信息記錄，致使人事檔案管理難以全面反饋個人信息，不符合用人單位的發展要求，進而導致人事檔案管理的工作效率偏低。

（二）缺乏完善的人事檔案管理機制

在現有的人事檔桿管理制度上，有一項內容要求任何人不能查閱自身或其直系親屬的資料。該項檔案規定制度事實上侵犯了人民的知情權。目前我國針對該項規范。并沒有明確的法律處理手段，往往相悖于現代化民主制度。所以說，我國缺乏完善的人事檔案管理機制。

（三）服務意識及進取精神不足

據調查，在檔案管理工作中，工程量較大，檔案管理條件存在缺陷。部分實際檔案管理細節工作亟待完善，致使檔案管理工作應對極大的挑戰。雖然我國逐步實施信息化管理目的，但是依然沒有達到統一化信息管理的目標，諸多信息資源難以進行共享。此外，因為管理人員的素質參差不齊，缺乏承受工作壓力的能力。大部分管理人員僅是注重對檔案進行保存好，而針對要求查閱的用戶人置之門外，缺乏服務及奮進的精神，無法端正自己的工作態度。

三、關于人事檔案管理革新措施

針對以往人事檔案管理制度中存在的弊端，始終都在探討相關的解決措施。筆者認為要想對人事檔案管理進行改革創新，首要接觸人事檔案給公民帶來的限制。其次，結合不同層次不同人群，對檔案進行平等化管理，不斷逐步健全人事檔案信息，推動人事檔案信息的整體升級。再次，從國家及社會的實際發展要求出發，設立專業化的人事檔案管理部門，保證公民的檔案得到嚴格有效的管理。

（一）減弱對員工的約束力

當前，我國的人事制度主要通過合同形式來進行，以往的人事制度以及難以符合社會的發展要求。因此，只有優化分配人力資源，革新以往聘請人才的機制，及時更新思想觀念，才能發揮職員的主觀能動性，來自主選擇就業企業，進而有助于構建高效靈活性的用人系統。例如，2003年我國頒發的有關用人企業聘請機制通告中，有效削弱了用人企業和職員之間的束縛，從而體現了人事檔案管理以人為本的思想理念。

（二）在人事檔案建立的時候要消除身份觀念

隨著現代社會的發展，在人事檔案管理的方面其要求越來越高，特別是關于人事檔案的公開性。這時候就需要相關的工作人員努力的收集和整個各種人事檔案的信息，對每個的人事信息都要做到真實、準確的記錄和入檔。從而便利于用人單位從中獲得相關的認識信息，在用人的時候更加看重個人的實力，而不是身份關系，使人們在競爭和工作中享受到公平的待遇。

（三）人事檔案管理應成立專門機構

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由于中國加快了經濟體制改革的步伐，中國對人才的需求量也在急劇上升，很多的用人單位開始大規模的進行人才招聘，這樣一來，之前比較傳統的人事制度已經達不到現在的需求了，所以人事制度的改革勢在必行，而相應地，人事制度的改革就會不可避免地對人事檔案管理造成一定的影響。[1]

二、人事制度下人事檔案管理的新特點

第一，就國有企業中的員工而言，他們可以“無檔生存”。由于人事制度的不斷改革和發展，以前的終身聘用體制已經無法適應現在社會，員工也開始漸漸從企業中獨立出來，不再像以前那樣依賴企業，下崗人員也不再像以前那樣關心人事檔案是否存在，逐漸的在現如今社會中，人事檔案已經不再像以前那樣具有極大的價值。第二，個人可以從實際出發，“無檔擇業”成了可能。由于市場經濟的不斷發展，中國對人才的綜合水平也有了一定的要求，導致全新的用人制度慢慢脫穎而出，企業開始更加注重員工個人能力與素質，向契約模式轉變的合同內容開始被很多家用人單位啟用，這不但能夠推動中國人才涌動，同時對于員工來說他們的自也更加明顯了。[2]

三、人事檔案管理中的一些問題

第一，人事制度和法律互相制約與影響。在人事檔案制度中，其中一部分的內容跟公民知情權相違背，例如，任何人都不可以翻閱自己或者是自己親屬的相關檔案，這跟憲法中提到的公民知情權相矛盾。傳統化的落后的人事檔案管理中沒有明確指出解決方案，在現有的經濟體制下，健全相關制度勢在必行。[3]第二，服務意識有待提高。人事檔案中的內容有很多，而現階段各級別關于檔案管理的水平還有待提高，管理條件各不相同，關于防火防潮等措施并沒有完全在檔案管理中體現出來，放置檔案的環境有待提高。與此同時，傳統的人事制度也直接影響了人事檔案管理的進一步發展。即使中國現代科技正處在迅速發展階段，為人事檔案的管理帶來了一定的便利，但是因為在人事管理方面還沒有完全實現統一化的標準，導致信息不能被完全共享給企業員工，再加上沒有對人事檔案相關管理人員提出明確需求，他們的專業水平與素質并不一致，人事檔案的管理工作比較繁多，整理起來比較費時，慢慢地便造成了員工積極性和熱情開始降低，他們情緒不高，檔案信息的價值也就不能被很好地體現出來，影響了工作的進程。[4]

四、人事制度改革措施

第一，盡量減少人事檔案條款中關于人的約束。現在大部分企業中所實行的人事制度都體現了一定的合同契約關系，落后的人事制度已經不再在各個方面都對人才進行約束，在新型的市場條件下最為重要的就是對人才進行合理配置，這不但利于攻破舊社會關于身份等級的觀念，同時還促使員工有更多時間投身到自己真正喜歡的行業中進行探索，把人才優勢盡量發揮出來。第二，人事檔案中的信息要進一步的完善。在隨著社會的不斷發展過程中，關于人事檔案透明化的聲明開始越來越明顯，在這種狀態中，人事檔案管理要順應時代的發展，及時有效地收集個人信息，防止發生錯誤，做到認真記錄，仔細核對，真實準確地反映出個人實際情況。第三，建立人事檔案相關的管理機構。由于中國現代社會中，人員流動性普遍比較大，之前的人事檔案已經無法滿足關于人員檔案的正常管理。所以對此企業可以嘗試建立起人事檔案管理部門或者是機構，讓專業的有相關經驗的人對部門進行負責和管理，同時高度監督該體制，進而提升管理工作的辦事效率，把管理中存在的不公平現象有效杜絕出去。第四，剔除身份象征。之前的人事檔案關于個人身份的劃分太過于固定，不同身份的人享受的待遇就不一樣。這是十分不公平的，而現在的制度下沖突原有體制，適用于現在的人事管理，在現在的人事制度當中把因人制宜這一特色有效體現出來，極大地發揮了人事制度的作用。

五、結束語

綜上所述，對人事制度進行改革跟很多部門都有所涉及，可以說并不是一蹴而就的，要循序漸進地展開，這是一項比較煩瑣的工程，而在對人事制度進行改革的核心，就是要對檔案管理的制度進行改革，雖然從目前來看，改革并不是如想象中的那么順利，人們也正在對其中出現錯誤的地方及時地進行改正，相信終有一天，人事制度的變革能夠完全順應時展。

參考文獻：

[1]劉萌萌.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].辦公室業務,2013（21）.

[2]王建民.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].企業改革與管理,2016（14）.

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1 人事制度改革與人事檔案管理作用機制的關系

人事制度改革是促進我國事業單位人力資源應用實現人才資源綜合應用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業服務機制上實施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實施人事制度改革的重要管理依據，事業單位作為國家建設人力資源建設的一部分，實施合理的人事檔案管理推進人事制度改革的進一步完善和發展。例如：某地區事業單位對人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進行全面分配，提高人事檔案管理的科學性發展，引導事業單位人事制度改革向著合理機制發展。

2 人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案的內部信息資源差

人事制度改革推進我國人事檔案管理出現新的發展趨勢，但我國人事檔案管理中依舊存在眾多問題，事業單位人事制度改革造成阻礙。第一，人事制度改革打破了傳統事業單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業單位中人員應用和人才選拔隨著事業單位發展趨勢變革而變革。部分事業單位中傳統的人事檔案管理中信息資源不明確，實施人事制度變革后，事業單位內部人員調動性較大，導致事業單位內部出現人員分配“空白”現象發生，造成事業單位人事調動出行檔案丟失或者信息資源不全的現象發生，對事業單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會主義制度建設的完善程度。例如：某事業單位內對人員檔案信息填寫不全，實施認識制度改革后，導致事業單位中部分員工的退休年齡和養老保險繳納受到影響。

（二）人事檔案的管理制度較落后

實施認識制度改革后，事業單位內部的人力資源進行重新規劃，傳統的人事檔案管理制度對事業單位的人員資料管理不健全，人力資源的應用和分配中存在眾多管理漏洞，事業單位中人事管理人員對檔案信息的保密程度較低，導致多種制度管理漏洞，對我國人事檔案管理作用機制的充分發揮造成影響，人事檔案管理作用機制的實際作用性降低。

（三）人事檔案管理技術水平落后

現代社會中的制度管理體系進一步完善，國家為了推進我國事業單位的工作效率逐步提高，積極開展人事制度改革。人事制度改革環境中不僅僅對人事管理的工作人員進行多元化重新分配，用時也實施對人事檔案管理的技術手段進行改革，但我國人事檔案管理的技術應用程度較低，事業單位中人事檔案管理依舊采用人工管理為主，技術管理為輔的管理措施，這種技術應用水平嚴重落后于現代人事資源分配制度，對我國人事檔案管理作用機制的充分發揮造成影響。

（四）人事檔案管理人員分配程度不合理

此外，實施人事制度改革后，企事業單位需要進行精兵簡政，實現人事制度的人才應用精簡化發展，事業單位內部人事資源開展大幅度調動充足，部分事業單位內部對人事檔案管理的的重視程度較低，導致事業單位中人員調動速率快，但人事檔案調動速率較低，甚至出現人事檔案無法對接的現象，不僅使事業單位內部人事資源管理作用機制的作用性降低，同時也影響了事業單位人力資源的分配與應用。

3 人事制度改革下實施合理有效的認識管理作用機制措施

（一）完善認識檔案信息量

事業單位實施人事制度改革，逐步實現事業單位人事檔案的公開化管理，為了提高事業單位的社會公信力度，建立完整的事業單位人事管理體系，單位內部及時對人事制度改革中出現的信息資源不明確的人事檔案進行信息完善處理，事業單位人事檔案信息的真實性和準確性。避免人事檔案管理出現信息不符或信息資源老化形象出現，提高人事檔案在事業單位人事制度改革中的作用。例如：某事業單位為了現象國家事業單位變革發展要求，積極開展人事制度改革，對該事業單位內部中存在人員檔案信息不明明確的現象進行統一的人事檔案補充管理，實現了該事業單位人事檔案管理信息的準確性及時性，充分發揮人事檔案管理作用機制在人事制度改革中的作用。

（二）制定合理的管理制度

實施事業單位人事制度改革，明確事業單位人事檔案管理制度，消除傳統事業單位人事檔案管理的“層次化”，事業單位內部可以設定專門的事業單位人事調動組織機構，建立一套完善的人員調動檔案規范管理體系，協助事業單位人員解決好人事制度改革中遇到的問題，在最短的時間內完成事業單位人員調動，引導事業單位人事檔案管理作用機制在人事制度改革中發揮作用。例如：某事業單位在單位內部組織了人事制度改革協調部門，該部門主要的工作任務是對事業單位中進行人事調動的人員進行人事檔案規劃管理，保障人事檔案的交接、整理中存在的問題，提高了改事業單位人事制度改革的效率，促進該事業單位人事檔案管理實現科學化管理，實現人力資源的綜合分配。

（三）激發認識檔案管理人員的工作積極性

充分激發事業單位檔案管理人員的工作積極性，制定科學合理的人事檔案管理措施，明確檔案管理標準，實現人事檔案管理的層次性劃分，使事業單位中的認識檔案管理人員樹立正確的檔案管理理念，避免出現“有色”檔案管理想、思想，推進事業單位人事檔案管理能力的進一步提高；其次，事業單位內部也可以依據人事改制定明確的人員培訓和管理機制，促進我國事業單位內部人力資源應用管理開展明確的人員考核制度，充分發揮人民群眾在事業單位人事制度改革中的監督作用，提高對人事檔案管理人員的約束力，充分發揮事業單位人事檔案管理作用機制在人事制度改革中發揮的作用。

（四）應用現代科技手段進行人事檔案管理措施的進步

充分發揮人事檔案管理作用機制在事業單位人事制度改革中的作用，將先進的人事檔案管理運行機制作為人事改革發展的技術支持。互聯網技術的應用能夠事業單位傳統的檔案管理措施，采用計算機數據管理技術進行人事改革人員調動，人事資源信息調動的準確性提高，人事檔案丟失的機率降低，保障事業單位中人員調動實現檔案調動與人員調動同步的發展趨勢，大大提高了人事制度改革的實施效率。例如：某事業單位中采用電子檔案存儲人事檔案，一旦該事業單位中進行人事制度改革，人員信息變動通過計算機操作直接進行，大大降低了人員檔案丟失現象的發生，保障事業單位內部實施人事制度改革的順利開展。

4 結論

人事制度改革是實現促進我國社會人才管理制度進一步完善發展的重要措施，事業單位內部逐步完善人事檔案管理作用機制的發展，推進事業單位管理體制在現代人事管理上的創新應用，為我國事業單位中人力資源的合理分配發展科學的人事檔案管理基礎。

參考文獻

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二、高校人事檔案管理的改進策略

由于改革背景下高校人事檔案的管理的發展狀況不容樂觀，存在著很多的問題，為了健全高校人事檔案管理，因此提出了一些措施來解決目前人事檔案管理中遇到的問題。主要的策略有完善人事檔案管理細則，強化檔案管理人員的專業素質，及時更新和填充檔案。

1.完善人事管理制度

要想解決檔案管理中最關鍵的問題，首先要進行的就是制度的健全。人事管理制度是用來規范人事檔案，保證檔案的真實完整和為高校的人才儲備進行相關的參考。對于藝術類院校來說，教職工的人事檔案中不僅僅要包括教師的學歷等內容，同時也要對教師的作品進行相關的收錄。人事管理制度對檔案管理有很強的約束力，在一定程度上可以規范人事部門的行為。就現在而言，各高校，尤其是藝術類院校的人事檔案管理制度相當不完善，甚至出現了很多虛假的內容。因此在實際的管理中，相關部門要進行詳細的制度制定，在制度的規范下進行人事檔案管理，制度要做到詳細完善，確保人事檔案的真實性和可靠性，確保各高校能通過人事管理檔案對教師進行正確的招聘。另外，想要完善人事管理制度，要借助于科技的幫助，藝校應充分發揮計算機的功能，檔案要進行電子版存檔，以防檔案丟失的現象出現。

2.強化檔案管理人員的職業素養

檔案的管理人員是進行檔案管理的執行者，對檔案的管理工作至關重要。如果檔案管理人員的職業素養不高的話，就算制度足夠健全，更新足夠及時也很難保證檔案的準確性。檔案管理工作是相當枯燥的，對于工作人員來說，要有足夠的責任心和耐心，如果一個沒有耐心的人去做這份工作是很難勝任的。可以說耐心和責任心是檔案管理人員首先要有的職業素養。其次，檔案管理的工作不是一件機械的工作，還需要有相關的知識儲備，和對檔案管理的正確認識，因此，相關的工作人員應定期在單位接收技能培訓和基礎知識的學習，與此同時，在培訓中應培養從業人員與時俱進的觀念，要求其能熟練的運用計算機進行檔案的管理。另外，從業人員要有較高的素質，做到不弄虛作假，不收受賄賂，隨意幫人更改檔案。

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對于我來說是不平凡的一年，這一年我從大學畢業后非常幸運的來到了三環中化。一開始從事硫酸生產工作，面對新的工作環境、新的工作崗位，我沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是在陌生的領域里積極探索并迎難而上。我努力學習硫酸專業知識，在工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，我在“共慶祖國61華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，我非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結活潑、充滿朝氣的群體而努力。

從6月份，公司倡導創建“誠信自律”班組活動以來，我與班組人員一同認真學習公司創建“誠信自律”班組的有關內容。經過學習和內部試運行，我認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規章制度，通過一年來不斷的學習、改進，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領導的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，我認真排版校對，在自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”。

7月1日，我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的我。平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發揚優點，再接再厲把工作做的更好。

總結一年的工作，盡管有了一定的進步，但在一些方面還存在著不足。比如有創造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。在以后日子里，我將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。

最后，誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我的幫助和關心，我將會在以后的工作中更加努力。發揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學苦練,在自己平凡的崗位上創造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。

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醫院人事檔案是人事管理工作中的主要部分，對此在新形勢下強化醫院人事管理，合理發揮人事檔案的優勢，更好地為醫院選拔人才提供重要依據。

一、醫院人事檔案管理過程中存在的問題

1.管理體制相對落后，人員思想陳舊。醫院最為主要的工作重心是提升醫療、保健以及防疫技術水平，加強醫院的醫療環境建設與醫療設備建設，最大程度為患者提供優質的醫療服務。因此，目前從事醫療衛生行業的醫務人員的思想上普遍存在重視業務輕視其他的思想，這樣就導致醫院人事檔案管理工作長期停留于對檔案的收集、保管的基本工作層面，從未考慮將人事檔案材料中的信息應用在人才開發與調遣方面中。這類陳舊的思想只是片面地強調資料的保密，卻導致檔案信息沒有充分利用到醫院的發展過程中，對醫院的建設發展無法做出貢獻。

2.人事材料收集存在問題。當前在醫院的引進或聘用錄取的醫務人員中存在部分人員檔案缺失原始檔案材料，這就難以確定該人員參加工作的時間及具體情況，為人事審核及工資審批的負責人員帶來了不便。其原因是部分單位缺少專業人員管理檔案，致使檔案資料不能及時入檔，造成個人檔案資料缺失。從檔案材料的信息資料角度看，在對個人檔案進行收集中，真正能夠詳細描述個人特點的信息材料較少，缺少準確合理的定位描述。或者在考核鑒定的資料中對個人優點描述相對過多，缺點的描述較少，這對全面準確地平價和真實反映個人詳細情況較為困難。

3.人事檔案管理人員工作能力相對不足。當前醫院的人事檔案管理工作人員普遍存在著素質相對落后的現象，如專業管理人員數量少，缺少相關專業方面的人才，缺乏科學、規范的整體知識結構框架，專業知識滯后而沒有及時更新，缺少高素質、高水平的人事檔案管理人才。這些問題，致使醫院不能滿足新時代對于人事檔案工作的要求，部分醫院簡單地將人事檔案管理工作當作是保存檔案，只是簡單的歸類、存放，造成人身檔案管理水平較低。而且，部分人事檔案管理人員這項工作只是兼職，難以將全部的時間與精力放在人事檔案管理中去，其工作效率低，積極性較差，再加上兼職管理人員調動頻繁，這都給醫院人事檔案管理工作帶來了較差影響。

二、強化醫院人事檔案管理的措施

1.制定規范的人事檔案管理制度。人事檔案管理是管理工作中重要的一個組成部分，對此，則需要制定科學健全的制度來合理規范工作的有序開展。可將醫院的規章制度與人事管理工作的實際具體情況進行結合，對自身部門的工作制度進行精細管理，例如建立人事檔案收集、材料鑒別歸檔、核查確認、嚴格保密制度等，詳細了解人員的特點，幫助醫院實行人才的開發與調動提供真實可靠的檔案資料。

2.科學有效地進行人事檔案資料的收集、鑒別、歸檔。檔案管理人員在收集檔案資料時需要對資料的質量嚴格控制，符合資料的收集標準和要求，從而保證資料的全面性及真實性。例如在收集個人檔案資料中，需要詳細記錄個人在不同時候的經歷，能夠全面反映個人的真實情況。而且對于崗位情況不同人員，所采用的檔案管理方式也不相同。對收集完畢的材料進行反復篩查，去除一部分沒有價值的信息，對涉及個人獎懲、學歷、技術職稱等資料時要及時歸檔。規范嚴格地進行檔案整理、記錄，避免造成個人資料遺失，保證全面、真實地保存人事檔案信息。

3.提高人事檔案管理人員的素質。強化醫院人事檔案管理工作，首先就需要提升人事檔案管理人員的工作能力，強化管理人員的專業技術知識，培養高素質、復合型人才。檔案管理人員需要具有勤奮學習的動力與敬業的精神，不斷地鼓勵、激發自身去學習掌握新的知識與技能，積極主動了解當前醫院人事檔案管理工作的新內容。從以人為本的理念出發，進行合理、公正的管理方法，對醫院人力資源進行有效利用。這樣能夠極大地調動醫務人員的工作積極性，促進工作質量提升。醫院在選聘人事檔案管理工作人員時以擇優錄取原則進行，保證引進優秀的管理人才。

總而言之，在形勢下管理醫院人事檔案，需緊跟時代腳步，制定合理改進人事檔案管理制度，提高人事檔案管理人員的素質，利用信息化管理平臺對人事檔案進行維護、修正，最大程度保證個人檔案資料真實、全面，對人事檔案進行合理利用，促進人事檔案有效的利用，為醫院的發展奠定基礎。

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隨著市場化經濟改革的不斷深化，各單位為適應新形勢下社會發展的需要，不斷創新管理制度，提高管理效率。人事檔案是記錄和反映職工的學習經歷、思想品德、工作經歷、日常表現等內容的記錄檔案，是各單位日常管理制度的重要組成部分，尤其是在當今社會人才流動頻繁、流動量大的背景下，人事檔案管理制度的科學性和高效性顯得更加重要，探索一條適應社會發展的人事檔案管理制度勢在必行。

2.我國人事檔案管理制度的現狀

人事檔案管理制度在我國的發展建立相對于西方發達國家來說相對滯后，雖然最近幾年國家加大了檔案管理的立法力度，逐漸健全人事檔案管理制度，但由于發展時間較短，還存在一些問題。首先，人事檔案存在的“棄檔”現象嚴重。造成這種現象的主要原因就是人們對個人檔案管理重視程度不足，當個人工作或學習單位發生變化時，并不能及時將檔案隨本人一起轉至新的單位，根據相關部門的統計數據，現在已有70多萬份“棄檔”。其次，人事檔案內容不完善。現階段我國人事檔案中的內容主要包括學習經歷、日常表現、工作經歷等內容，但是隨著社會的不斷進步，這些內容已經無法真實反映一個人在社會活動中的主要內容，如個人誠信、道德素質、特殊技能等方面。第三，人事檔案管理機構缺少專業化人才。目前我國人事檔案管理機構工作人員的專業化水平較低，很難實現人事檔案的科學化和高效化管理，一直處于一種被動的工作狀態，檔案管理不僅僅是檔案的整理和保管，還要進行規范分類、檔案修復等工作。所以，在當今社會快速發展，人才流動頻繁的新形勢下，加快人事檔案管理制度創新勢在必行。

3.人事檔案管理制度與模式的探索

3.1創新人事檔案管理制度遵循的原則。人事檔案管理制度應該符合現階段人才市場流動性大的特點，能夠對人員流動做出快速的反應，創新人事檔案管理制度需要遵循以下幾方面：3.1.1人事檔案內容要與時俱進，保證完整性。人事檔案記錄的內容必須要準確、詳細、全面，新型人事檔案的內容能夠真實反映一個人在各個階段的生活、工作或學習情況，增加個人道德素質、特殊技能等方面的記錄內容，這樣就能給國家提供一個詳細和準確的檔案信息。3.1.2人事檔案管理標準化。人事檔案要依據國家有關檔案管理規定進行管理，各地方和單位不得隨意違反有關法律法規，保證人事檔案規范統一。3.1.3人事檔案管理要以服務為原則。人事檔案是全面反映一個人的履歷資料，是求職者向用人單位證明自己的重要材料，所以人事檔案的建立和管理要以服務個人為原則，能夠適應市場化需要，對人才的流動管理有很大幫助。3.2創新人事檔案管理的措施。針對目前我國人事檔案管理存在的問題，今后創新人事檔案管理要從以下方面著手。首先，打破現有人事檔案管理統一的現狀。現在人事檔案都是有各單位或政府人事部門進行統一管理，實踐證明這種管理模式存在種種弊端，效率低、不科學。人事檔案應該是每一個公民都應該具有的，不受職業、身份等因素的限制，而實際社會中只有在正式工作單位工作的人員才有人事檔案，而自由職業者、農民等特殊群體沒有自己的檔案，這對于社會管理來說存在很大的困難。人事檔案管理可以根據不同人群進行分類管理，對于事業單位、企業、學校等類別人員的人事檔案可以轉交給個人所在單位進行管理，組織各單位檔案管理員進行專業培訓，學習先進的人事檔案管理知識。對于像自由職業者、農民等無固定工作單位人員的人事檔案可以轉交給當地所在居委會或村委會，這類人員的人事檔案內容無需像企事業單位人員的檔案內容一樣詳細，只需要體現個人最基本的信息即可，這樣降低基層部門對人事檔案管理的難度。人事檔案分類管理不僅可以提高檔案管理效率，而且對于現在人才流動頻繁造成檔案跟進不及時的問題有很大幫助。其次，人事檔案平等性。人事檔案管理要遵循平等的原則，我國人事管理制度規定政府工作人員、科研機構研究人員、國有企業員工、高學歷人才等特殊人群才能夠建立檔案。一般情況下，不具備人事檔案的人員在享受社會福利、就業、入學等方面會有很大差別。所以，人事檔案制度要消除檔案身份限定，對全社會公民建立人事檔案，由各單位或政府檔案管理部門進行管理。最后，建立電子檔案管理制度。傳統的紙質檔案存在管理和攜帶不方便、容易丟失、不易保存等缺點，而現在隨著互聯網技術的發展，大數據和云存儲技術的不斷完善，建立電子人事檔案是今后人事檔案管理模式的發展方向，電子人事檔案可以進行快速查找、調用，便于集中管理，更加高效便捷。

人事檔案管理制度的創新需要國家制定相應的法律法規，完善我國的人事檔案管理制度，堅持以人為本，秉承服務于民的宗旨，結合我國的國情建立一套符合我國現狀，順應社會發展趨勢的人事管理制度，促進社會穩定發展。

作者:徐鵬 單位:黑龍江省有色金屬地質勘查七O二隊

參考文獻：

[1]朱傳芳.關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江史志,2014,(23).

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一、學籍檔案管理是院系研究生管理的重要內容

研究生學籍檔案管理是對學生從入學到畢業的整個培養教育過程的質量考核管理，它包括學生的入學與注冊、成績、紀律與考勤、獎勵與處分、轉專業與轉學、休學與復學、退學、畢業與就業等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學業等方面的表現，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續深造或走入工作崗位關系極大。因此，學籍檔案管理是高校學生在校管理內容的核心內容之一,與學生利益包括其離校后的利益密切相關，受到學生的密切關注。做好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平，是研究生管理工作的重要內容。

隨著高校招生數的擴大、辦學形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學生數增加、就業渠道多樣化形勢的發展，越來越多的用人單位或部門重視利用學籍檔案來了解畢業生的情況。一方面，畢業生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真偽而需要確認檔案。因此，學籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。

二、加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養方案出發進行不同的管理，但有的沒有形成規范的學籍檔案管理制度。由于研究生學籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學至畢業有三到四年甚至更長時間，學籍檔案形成時間跨度大，包括在學期間培養過程的重要材料，沒有規范的管理制度，會出現歸檔不全的問題；又由于研究生教學分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現檔案質量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學籍檔案管理，主要有以下問題：

1.研究生入學前檔案資料分散

每年報考研究生的學生，被通知調檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學生檔案丟失或在交接過程中的脫節。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學生將就讀學校，或者將檔案寄到了非直接負責的檔案管理部門。這樣就使得一些學生在不同階段的檔案，存放在不同的學校，造成學生檔案不完整，不能統一進行規范管理。

2.學籍檔案管理制度不完善

許多高校對研究生學籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學籍注冊意識的現象較為普遍。造成學籍注冊、學籍異動記載不全等現象；有的對學生受到處分和取消處分，從休學到復學等等都缺乏登記，使學籍管理難以發揮制約、監督和服務的作用，甚至無法給研究生培養、教學提供科學的、可靠的信息。

3.學籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數高校學籍檔案管理的信息化程度較高，已實現系統化。但也有一些學校院系研究生學籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統的手工操作，保管技術簡陋單一，與科學化、信息化的要求差距甚大，難以適應研究生教育和培養的需要。有的院系雖自主研發或購買了校內學生日常教務及管理系統，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數據庫類型不能兼容，難以保證學籍信息的實效性和準確性，給學生查詢和核對造成極大不便。

三、加強與改進學籍檔案管理工作的舉措

研究生學籍檔案，是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理。加強和改進研究生學籍檔案管理工作，規范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學報到、網上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學籍管理工作的領導的舉措。

1.及時了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據錄取通知書內的相關信息提前寄給院系，內容：提供個人相關的基本信息、照片、學費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內做完對每位新生個人信息的審核確認，在二個月內學生完成體檢和個人學習計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。

2.實行檔案網絡化管理

隨著檔案信息逐漸走向數字化和網絡化，要加強培養熟悉檔案業務和計算機管理的專業人才，改革檔案工作程序，加速網絡化進程。為方便教師及時了解學生以及學生了解自己的成績情況、網上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養計劃的網上錄入管理及學生考試成績教師網上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經費投入，改善檔案管理設施和條件，使檔案工作向規范化、科學化方向發展。

3.完善研究生個人檔案資料的歸檔

研究生個人檔案中，包含有研究生入學前資料、黨團材料、畢業生登記表、畢業生體檢表、報到證白聯、學位申請書、研究生信息表、學年小結表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統整理，分類組卷，仔細抄寫，力求規范，存檔備查。

研究生學籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉寄都必須嚴格按照管理辦法執行。研究生成績、畢業答辯材料等重要資料歸檔應一式兩份，一份交由學校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學習階段資料的完整。一旦學生的學籍異動申請生效，學籍管理部門應在作好相關數據的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。

4.增強檔案意識，加強對研究生學籍檔案工作的領導

研究生學籍檔案工作涉及學院各部門，光靠檔案人員負責是遠遠不夠的，必須依靠院系領導的重視和全體教師的共同認識和努力。因此，加強領導，增強全員檔案意識是搞好研究生學籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學院的年度計劃，由明確的崗位目標責任制，規范考核辦法。檔案人員在提高自身素質和服務質量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結語

研究生的學籍檔案管理是一個較為系統和復雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領導，樹立以學生為中心的理念，以科學的信息化手段改進學籍管理方式，進一步完善研究生的學籍檔案管理工作，實現學籍檔案管理的規范化和系統化。

參考文獻：

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檔案是國家機關、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。按檔案性質劃分可分為國家、黨、企業、事業單位、名人檔案等。專門檔案中包含著科學技術檔案、人事檔案、會計檔案、公安檔案、訴訟檔案等等人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產生的，反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄。

國家檔案體系是一個龐大的檔案體系，國家、黨、企業、事業單位、名人檔案、技術檔案、人事檔案、會計檔案、公安檔案、訴訟檔案等等。人事檔案作為國家檔案體系的一種有著檔案的共性，但與其它檔案相比人事檔案有著自身的特點。首先，機密性根據國家法律和相關檔案法律的規定，人事檔案要實行嚴格的保密程序。未經許可或不符合條件的單位和個人不可擅自調取檔案。其次，單一性，人事檔案管理實行一人一宗的立卷方式，每一宗檔案基本上只是反映個人的信息，每一分人事檔案都是個人德、智、體、美等等一些方面的歷史現實反映。最后，俱增性，人事檔案的內容會隨著個人經歷不斷的變化而變化。

人事檔案管理的意義及作用。人事檔案就是當事人、德、智、體、美等等各方面的歷史和現實的反映，人事檔案是記述和反映個人經歷和德才表現等情況的人事材料。是記錄人才信息的主要載體，是人才交流的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。對個人來說，人事檔案是記錄個人人生履歷的主要憑證，當今社會隨著經濟本文由收集整理的發展，教育水平的提高，人事檔案很大一部分是由個人讀書期間的生活、學習以及各種社會實踐的真實經歷，具有很強的法律效應。人事檔案對于個人應聘企業職位、確定員工的工資水平、職稱評定、職位晉升、組織關系等等有緊密而直接的關系。對于社會來說管理好人事檔案，對于建立高水平的人力資源管理體系、對促進人力資源開發、構建和諧社會發揮著重要作用。

二、現階段人事檔案管理模式及存在的問題

經過探索，我國的人事檔案管理水平已經達到很高水平。但是隨著經濟的發展，政治、經濟體制改革的不斷加深，原有的檔案管理體制遇到了許多新的問題。特別是當前信息化速度的加深，市場經濟、經濟全球化速度的加快，促使人員流動比率不斷增加。這些必然使舊的檔案管理體制在適應新的政治經濟體時出現很多問題。

（一）檔案的內容更新速度緩慢

毫無疑問，人事檔案與社會管理職能的分離將成為趨勢，傳統的“單位人”將越來越多地轉變為“社會人”，現在人事檔案的很多功用正在逐漸消失。以往那種捧著人事檔案去審批工資、保險，辦理退休的現象將會一去不復返。檔案的更新除了少數信息，檔案管理部門會自動獲得外，還有很大一部分需要個人將信息報送檔案管理部門進行檔案更新。可現實中除了個人檔案更新的內容關系到升學、職位變化、工資調整外。很多信息，個人是不會主動進行更新的。還有當今社會人員流動比率不斷增大，檔案的更遷現象也比較嚴重，造成很多信息的更新速度偏低，很多信息的丟失等等。

（二）個人檔案意識及綜合偏低

首先，人事檔案具有很強的機密性和法律效益，嚴禁個人私自拆封涂改檔案。除了當事人升學、應聘外很難接觸到自己的檔案，其重要作用在我們平時很容易被忽視，個人對其檔案接觸的機會有限，所以在平時個人很容易忽視檔案對于個人的重要作用，造成個人檔案意識薄弱。其次，觀念落后，沒有與時俱進更新自我的業務觀念。很多檔案管理人員仍然從事傳統的事務性工作，沒有宏觀的把握人事體制改革和經濟體制改革下給檔案管理帶來的新的問題與挑戰，以及其對于傳統檔案管理體制的沖擊。最后，現階段我國人事檔案管理人員的綜合業務素質偏低。我國目前檔案管理專業人才占總人才比重很小，很多檔案管理人員并不是專門的檔案管理人員。在很多求職者眼里人事檔案管理是個閑職，是清閑的職位。再加之沒有系統而行之有效的檔案管理后期培訓，所以造成檔案管理人員素質有待于提高。

（三）體制運行效率緩慢

由于現階段人員流動速度加快，勞動者數量

轉貼于

龐大，勞動人員層次多樣化，造成了檔案管理出現很多問題。首先檔案投放不能統一化、規范化。人事檔案一部分放在企事業單位，有的放在人才市場、有的滯留在個人手里。其次，人事檔案本著“檔隨人走”的原則，但現實中往往出現人檔脫節的局面。個人檔案意識淺薄，原單位不能及時進行檔案處理，出現很多檔案積壓，廢棄，死檔的局面。最后，管理有盲區。部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，少數流動人員及一時沒有落實工作的大中專畢業生和退伍軍人，私自截留檔案的現象也時有發生，成為新的管理盲區。

三、人事檔案管理革新

（一）加強檔案管理更新速度

檔案管理的信息要做到及時更新，檔案管理的信息是隨著個人的履歷不斷變化而更新完善的。這就需要，一方面加強檔案管理部門對于個人檔案信息的獲取，這是比較費時、費力的工作。需要檔案管理人員在做好職能工作的同時，不斷創新檔案管理信息獲取渠道的創新。另一方面加大宣傳力度，讓檔案的當事人認識到，及時反映檔案更新信息對于個人的重要性。做到個人及時反映自己的檔案更新內容，從而提高檔案管理速度。除此之外，新的形勢下開發電子檔案，提高人事檔案工作信息化建設水平大力提高人事檔案作信息化建設水平。利用計算機網絡，建設現代化、信息化的人事檔案管理體系。

（二）轉變管理理念提高人事檔案管理人員的綜合素質

人才是事業的基礎，檔案管理工作的有效執行，需要檔案管理組織擁有綜合素質高、業務水平過硬的隊伍。要想獲得強大的人事檔案管理人員隊伍，一方面必須吸納那些擁有專業檔案管理專業的人才，從而不斷優化檔案管理隊伍。另一方面還要不斷進行檔案管理隊伍的培訓、技能的不斷更新等等。改變檔案管理人員的理念，檔案管理并不是無關緊要的職位，并不是輕松的閑職。要有較高的政治素質和較強的服務觀念，人事檔案工作是一項機密性較強的工作，沒有較強的政治素質是不能勝任的。

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1.2實習檔案的相關管理制度的不健全

在各地的教學中一般都是按照相關的制度來進行的，關于醫院內部相關的管理制度和各類人員的職責都有明確的工作職責，對于實習生檔案來說卻沒有相關的管理制度和職責，相關的考核制度更是少之又少。醫學管理制度的不健全與缺失，導致實習生的實習檔案成為空白，也使單位在招聘醫護人員是沒有良好的選擇標準。

1.3實習生自己對檔案的不重視

由于相關制度的不健全，醫院的不重視，導致實習生對檔案也不重視，認為實習檔案不重要。因此在實習過程中對于實習期間的資料進行任意的修改或者有造假等現象，也有的甚至會存在丟失的現象，對于實習檔案的客觀性、完整性、真實性、嚴肅性造成了嚴重的影響。

1.4實習檔案的參考價值較低

目前來說，畢業生就業時用人單位主要看的是學歷、儀表、言談舉止以及在校的表現等幾方面，對于學生的約束也是靠合同、協議，而不是實習檔案，忽略了個人的能力、素質和內涵，因此實習檔案的價值被嚴重的削弱了。

1.5實習檔案缺乏專門的管理

有的學校個人檔案在各系進行管理，但是對于實習階段的檔案存放在部門，存放時間往往都不清楚，很容易造成錯亂、丟失和毀壞，導致培養單位及用人單位之后尋找的時候難以查詢。而且現代化管理水平發展的很迅速，各種檔案都在網上進行管理，但是對于實習生實習檔案來說沒有任何的管理要求和管理系統進行查詢和參考，所以沒有完善的管理系統也導致了實習檔案無法進行有效的管理。

2醫院加強實習生檔案管理的措施

2.1加強對實習生檔案管理的重視

實習生和實習單位都應該充分的認識到實習檔案的重要價值，不能夠因為實習生在醫院的實習具有階段性、過渡性和流動性就對其不重視，實習檔案是實習生在學校的最后一階段生活、專業技能、醫德醫風的綜合反映，是學校為社會選擇人才的有效參考，也是實習生擇業時毛遂自薦的一個憑證。同時也是對學生的一個考核，醫院應該按照實習的教學計劃來建立實習生的實習檔案，真實、客觀、完整的反映出每個實習生的綜合素質和能力，為畢業生構建起就業的橋梁。

2.2建立完善的實習生檔案管理制度

實習生檔案的有效管理制度最主要的是要建立一套完整的實習檔案的管理制度，制定好歸檔范圍和歸檔時間、歸檔如何實施的辦法，明確專門負責實習生檔案歸檔的人員及其職責范圍，規范實習生在實習期間的資料收集、整理和上交工作，實習結束后醫院要負責對其實習檔案的檢查工作，并做好跟學校的轉接工作。

2.3提高實習檔案對于畢業生就業的參考價值

現在公司的選擇畢業生時會考慮學生的實習與否，所以學校為了提高就業率就會采取讓學生們去實習，來提高之后的就業率。學校往往會采取訂單培養、頂崗實習等增加到對學生的教學過程中，實習生的實習檔案在新的就業形勢下已經具有了積極的指導意義，還應該引導單位通過實習檔案來選拔人才，對學生的學習能力、組織能力、解決問題的能力、創新的能力等各方面進行了解，也要了解他們的心理素質、技能潛力和治理素質等各方面的情況。提高實習檔案在就業時候的參考價值。

3實習檔案管理的要求

3.1構建實習檔案的基本要求

完成實習檔案的組成，要制定標準的格式，一是要具有對實習生說明實習的要求、任務和內容的《實習指南》；二是基本情況調查表，記錄學生的基本信息，學校、班級、籍貫、曾獲獎勵與個人簡介等幾個方面的信息；三是實習科室記錄表，記錄學生在實習科室的工作情況起止時間等信息；四是實習過程的學習成績獎懲資料；五是實習鑒定表，主要是記錄實習生在醫院實習的各個方面的表現，由科室進行評價、簽字和蓋章。實習結束后實習生將這些資料整理好上交到學校進行歸檔，在學校進行統一的管理。

3.2實習檔案的管理要求

實習檔案應當和個人檔案一樣進行明確的管理，要有專門的人嚴格的按照檔案管理的方法來管理，要全面的反映實習生各方面的素質和能力。實習檔案要根據人才市場的需要，收集學生的實習資料，要避免一種固定的、沒有創新的格式，要使檔案可以反映實習生的真實信息，而不能成為為了提高就業率而存在的材料。

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1.人事檔案管理理念與社會發展不適應。

檔案當事人無法知曉個人檔案中的內容，對個人檔案沒有知情權。人事檔案管理缺少有效的監管機制，部分用人單位可以接觸檔案，在當事人不知情的情況下記錄不實內容，為當事人今后的工作和生活埋下隱患。社會的發展要求檔案管理要實現透明化，真正做到有檔可查，隨時可查。

2.人事檔案管理制度有待完善。

在國家檔案管理規定中，只有機關、國有企業和事業單位才有人事檔案管理的權利，而外資企業、合資企業和民營企業無法管理人事檔案，只能將人事檔案寄存在人才交流中心。這種管理規定已經無法適應社會的發展需要，而人事檔案管理一旦出現疏漏，對企業和員工都會造成很大的損失。

3.人事檔案管理方式落后。

當前我國的人事檔案管理主要采用手工管理的模式，這極大地制約了檔案管理的發展。雖然部分管理機構采用了計算機輔助管理，但是管理的方式也大多應用于目錄錄入中，沒有實現真正意義上的檔案管理，檔案管理效率依然較低。目前我國的檔案管理規定是檔案隨本人流動，而且檔案轉移的流程較為復雜。隨著社會的發展，人員跨區域的流動性不斷增強，檔案管理和人員流動之間的矛盾日益突出。部分單位為了防止人才流失，阻撓、干預檔案的轉移。因此，規范檔案管理制度迫在眉睫。

4.人事檔案管理的監管機制缺失。

人事檔案材料的歸檔缺乏明確要求，檔案的歸檔和整理工作也相對粗糙。很多檔案袋中的紙張材質單薄，加之檔案保存時間較長，破損、變黃和蛀蟲的現象比較明顯。檔案材料的紙張大小不一，檔案的真實性和準確性無法得到保證。人事檔案管理過程中缺少必要的檢查和監管機制，部分檔案材料凌亂，檔案管理的漏洞明顯，這為不法分子提供了可乘之機。由于缺少有效的檢查和監管，檔案當事人材料更新的連續性無法得到保證，這對當事人的工作和發展帶來了難以估量的風險和損失，檔案材料的真實性和可信度也因此大打折扣。

二、人事檔案管理的改進措施

1.加強人事檔案管理的法制建設。

政府應推進人事檔案的立法工作，強化執法力度。雖然目前我國已經出臺了一系列檔案管理規定，但是由于檔案涉及面廣，管理情況復雜，要做到真正意義上的有法可循、有法可依，任務仍然非常艱巨。而且，現有的法律法規要求比較籠統。因此，相關部門必須加強人事檔案管理的法制建設，強化人事檔案行政執法的主體建設。

2.建立人事檔案管理監督和檢查機制。

人事檔案管理的監督和檢查機制尚未建立。當前，人事檔案的管理水平參差不齊，部分管理機構不重視，管理人員不作為，人事檔案更新不及時等現象屢見不鮮。因此，建立健全的人事檔案管理監督和檢查機制勢在必行。有管理責任的機構和單位，應建立相應的考核和管理指標，從軟件和硬件上評估，不斷完善檔案管理的方式、方法，使檔案管理的時效性和真實性得到保障，從而在根本上維護檔案所有人的合法權益。關于人事檔案的檢查和監管機制，有關人員不僅要從宏觀上把控，還要在微觀上進行管理，即檢查檔案材料的真實性和合法性。無論是當事人自己填寫，還是單位填寫材料，都要做到公開、透明，確保材料信息的真實性和評估的客觀性。

3.加快人事檔案管理的電子化進程。

科技的發展使人們的生活和辦公更加智能和便捷，其不斷改變著我們的思維方式與學習習慣。人事檔案管理工作因此也迎來了發展機遇，無紙化、電子信息化將成為其未來發展的必然趨勢。在西方發達國家，每個人都擁有屬于自己的電子檔案，當事人和企業單位可以隨時隨地快捷查詢，這種方法非常值得我們學習、借鑒。應用特殊載體進行電子檔案的存儲和管理，不僅效率高，成本也將大幅度降低。應用現代化管理手段對人事檔案進行管理，是社會發展的必然要求，其通過數字化、網絡化的技術手段，建立標準化和統一化的人事檔案管理制度，為企業和個人提供服務。人事檔案管理在新的社會環境下面臨著諸多挑戰，創新人事檔案管理方式，提高檔案管理水平，構建檔案管理監督和檢查機制，是時代賦予的全新課題。現代人事檔案管理應該立足于社會需求，應用數字化信息系統，建立全面、真實、可靠的檔案管理制度。