引論：我們?yōu)槟砹?3篇企業(yè)檔案分類管理方法范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
1、檔案重視意識(shí)不夠
目前，企業(yè)、個(gè)人對(duì)人事檔案的重視程度顯得比較淡薄。在人事檔案管理硬件方面，很多企業(yè)在人事檔案方面的投入少，硬件設(shè)施跟不上，以地下室、庫(kù)房作為檔案管理的存放場(chǎng)所。有些單位的檔案管理還處于原始狀態(tài)，甚至連基本的八防（防盜、防塵、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害氣體）都不能做到。檔案采取的是老式箱式存放，并沒有采取理論上要求的“密集式”管理辦法。這主要是因?yàn)橐恍┢髽I(yè)在檔案管理方面的重視意識(shí)不夠，還不能從根本達(dá)到檔案管理的要求，給檔案工作的開展造成困難。
在人事檔案管理軟件方面，從事人事檔案管理的工作人員多數(shù)非檔案管理專業(yè)。檔案管理學(xué)的基本知識(shí)比較缺乏，而且后期的培訓(xùn)也未能及時(shí)跟進(jìn)，使檔案管理工作未能按照規(guī)范來運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，一些企業(yè)在人才選拔和考核中，未能充分發(fā)揮檔案管理方面的積極作用，未能建立起企業(yè)用人與檔案管理有機(jī)配合的人力資源管理機(jī)制。
個(gè)人方面，普遍存在員工人事檔案意識(shí)比較淡薄的狀況。有些員工的人事檔案未能及時(shí)歸檔，調(diào)入單位未能及時(shí)將檔案及時(shí)調(diào)來，因而，往往出現(xiàn)不知檔案在何處的現(xiàn)象。同時(shí)，單位要求填寫的考核表等需要及時(shí)歸檔的材料，有些員工未能及時(shí)上交歸檔，造成檔案內(nèi)容不齊全，使檔案在反映個(gè)人綜合信息方面未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2、檔案內(nèi)容不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求
在新形勢(shì)下，員工不僅是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的基本力量，而且越來越被提升到人力資源的戰(zhàn)略高度。人事檔案的完善對(duì)人力資源的管理提供全面的依據(jù)。因此，員工人事檔案內(nèi)容的完整性、全面性是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才的基本前提。在傳統(tǒng)的人事檔案管理下，將內(nèi)容劃分為十類，往往突出反映的是企業(yè)員工的政治性，內(nèi)容多為歷史寫實(shí)性，但對(duì)員工的培養(yǎng)、考核，以及員工的興趣、專長(zhǎng)、團(tuán)隊(duì)合作等方面內(nèi)容則顯得單薄。傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容未能全面反映一名員工的發(fā)展?jié)摿Γ瑢?duì)企業(yè)發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才造成不便，造成埋沒人才、壓抑人才的現(xiàn)象。
傳統(tǒng)上的檔案管理將干部和工人分離，實(shí)行分類管理。這種檔案管理方法在一定時(shí)期內(nèi)起到了積極的作用，但隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立以及國(guó)家人事制度的改革，這種檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新形式的需要。主要體現(xiàn)在：“干部”這一概念比較含混籠統(tǒng)，未能明確予以定義，企事業(yè)單位各行各業(yè)都普遍采用本詞。新形勢(shì)下，“干部”這一詞匯依然不能適應(yīng)檔案分類管理的需要，因此，繼續(xù)按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案分類管理，勢(shì)必引起一定的管理混亂。另外，傳統(tǒng)上的干部和工人人事檔案分屬不同部門分類管理，增加人力物力成本。同時(shí)，干部和工人人事檔案的分離，與新形勢(shì)下“以人為本”的理念相左，未能體現(xiàn)社會(huì)公平，與企業(yè)勞動(dòng)合同制下靈活的用人機(jī)制不相適應(yīng)，妨礙了人才作為一種資源的有效配置，與社會(huì)倡導(dǎo)的現(xiàn)代企業(yè)制度不相符。
3、人事檔案管理不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下人才的快速流動(dòng)
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，市場(chǎng)在調(diào)節(jié)人力資源配置方面發(fā)揮的作用越來越突出。人才作為企業(yè)發(fā)展的重中之重，其流動(dòng)性較計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代明顯加快。市場(chǎng)為員工提供了廣闊的發(fā)展空間，員工為謀求個(gè)人發(fā)展，個(gè)人選擇越來越多樣化。企業(yè)員工在企業(yè)之間跳轉(zhuǎn)過程中，有些企業(yè)為了維護(hù)本單位利益，不予調(diào)出人事檔案等現(xiàn)象頻發(fā)。還有的員工檔案意識(shí)不強(qiáng)，將個(gè)人檔案一直未及時(shí)調(diào)出。從而形成人檔脫節(jié)，造成“死檔棄檔”、“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)人事檔案管理帶來諸多不便。
4、檔案轉(zhuǎn)移不方便
長(zhǎng)期以來檔案轉(zhuǎn)移一直沿用“開檔案轉(zhuǎn)移單”（介紹信）之做法。理論上講，這一設(shè)計(jì)有它的科學(xué)性，但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、人才流動(dòng)的加快和頻繁，這一做法目前很難再堅(jiān)持下去。新形勢(shì)下，檔案轉(zhuǎn)移并不能確保“檔案轉(zhuǎn)移存根”的及時(shí)返回，造成人事檔案寄出卻無憑證的狀況，為檔案管理工作帶來諸多不便。
二、解決企業(yè)人事檔案管理存在問題的對(duì)策
傳統(tǒng)的人事檔案管理在新形勢(shì)下急需一系列的改進(jìn)和變革，以適應(yīng)時(shí)代變化的需要。我們認(rèn)為，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手，逐步解決現(xiàn)有檔案管理中存在的問題。
1、加大宣傳力度，提高企業(yè)和個(gè)人的檔案意識(shí)
個(gè)人人事檔案涉及到員工的切身利益，員工升遷、考核培養(yǎng)，養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等社會(huì)醫(yī)療保障問題都跟檔案掛鉤，做好企業(yè)人事檔案的管理對(duì)員工意義重大。企業(yè)應(yīng)該依照國(guó)家法律要求，不僅要按照要求對(duì)檔案予以保存并進(jìn)行完善，還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員不斷進(jìn)行培訓(xùn)，在硬件和軟件上滿足人事檔案管理的要求，提高檔案管理的質(zhì)量，從而使人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
2、以人為本，變革檔案管理理念
要使人事檔案充分發(fā)揮作用，就應(yīng)該適應(yīng)新時(shí)期的要求，在管理程序和檔案內(nèi)容方面予以不斷改進(jìn)。新時(shí)期，人力資源管理是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重中之重。檔案內(nèi)容應(yīng)該充分為發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、配置人才服務(wù)，在原有內(nèi)容基礎(chǔ)上，形成有企業(yè)特色的檔案內(nèi)容。
企業(yè)的主要目標(biāo)在于激發(fā)員工的創(chuàng)造性，追求經(jīng)濟(jì)效益的最大化。牢固樹立將員工作為戰(zhàn)略資源的意識(shí)，是企業(yè)在殘酷的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中的立足之本。因此，在員工人事檔案管理方面不能照搬機(jī)關(guān)干部的分類及內(nèi)容，而應(yīng)該根據(jù)企業(yè)現(xiàn)實(shí)需要，對(duì)員工的全面考核和業(yè)務(wù)能力等方面予以補(bǔ)充加強(qiáng)，從而形成企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，更好地為企業(yè)的人力資源管理服務(wù)。同時(shí)，在檔案管理程序上，應(yīng)該突破干部、工人分類管理的限制，建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的人事檔案管理制度和方法。
3、建立與人才流動(dòng)相適應(yīng)的人事檔案管理制度
為了暢通人才流通渠道，合理配置人力資源，企業(yè)人事檔案管理方面需要進(jìn)一步解放思想，不斷革新。對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的人檔分離、人質(zhì)檔案、死檔棄檔現(xiàn)象，以及在檔案轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)的問題。應(yīng)該充分發(fā)揮各級(jí)人才市場(chǎng)在檔案管理方面的積極作用，建立靈活的檔案轉(zhuǎn)遞渠道。
4、建立與信息化相適應(yīng)的檔案管理辦法，推進(jìn)人事檔案工作信息化建設(shè)
企業(yè)應(yīng)從軟硬件方面積極投入，不斷提高人事檔案的規(guī)范化程度，從而提高人事檔案的利用效率。檔案的信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期性的系統(tǒng)過程，不可能一蹴而就，但檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)人力資源管理來說，意義深遠(yuǎn)。檔案信息化建設(shè)在數(shù)據(jù)共享、信息傳遞、提高效率方面將對(duì)企業(yè)的管理產(chǎn)生重要影響。
綜上所述，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理方面在新形勢(shì)下面臨著一系列的困難和挑戰(zhàn)。積極探索新形勢(shì)下企業(yè)人事檔案管理方面的新途徑、新方法是擺在我們?nèi)耸聶n案管理工作者面前的主要任務(wù)。只有轉(zhuǎn)變管理理念、尋求與時(shí)代特點(diǎn)相適應(yīng)的檔案管理方法，才能不斷完善和改進(jìn)檔案管理工作，更好地為企業(yè)、為社會(huì)服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
篇2
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后，由于把實(shí)行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡(jiǎn)單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機(jī)關(guān)失去了對(duì)納稅人的管理和監(jiān)控；二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強(qiáng)調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個(gè)系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過程運(yùn)轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機(jī)操作人員責(zé)任心不強(qiáng),不能按規(guī)定及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計(jì)算機(jī)不能全面真實(shí)地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無法對(duì)征管信息進(jìn)行微機(jī)處理。
第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對(duì)新的征管模式認(rèn)識(shí)不足,征管實(shí)踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識(shí)上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對(duì)一般納稅人的abc管理；二是各單位沒有結(jié)合本單位實(shí)際制定出切實(shí)可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好；三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實(shí)到戶,但沒有建立相應(yīng)的制約機(jī)制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實(shí)處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運(yùn)用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項(xiàng)工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實(shí)。二是申報(bào)率不準(zhǔn),這有計(jì)算機(jī)軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對(duì)非常戶進(jìn)行處理的問題。三是申報(bào)準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實(shí)到位,管理人員無法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況,不能對(duì)其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實(shí)際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對(duì)大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實(shí)不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費(fèi)不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務(wù)機(jī)關(guān)正常的稅收保全措施難以實(shí)行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國(guó)家財(cái)政收入。
二、當(dāng)前加強(qiáng)我國(guó)稅收征管的建議
篇3
1.1 參保人數(shù)激增。以2010年末為例，全國(guó)參加城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的人數(shù)為25707萬人，比2009年末增加了2157萬人。其中，農(nóng)民工參保人數(shù)為3284萬人，比上年末增加了637萬人。參保人數(shù)的迅速增長(zhǎng)，必然導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案的迅速增長(zhǎng)，這也就對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案高效科學(xué)規(guī)范的管理提出了更高的要求。
1.2 社會(huì)保險(xiǎn)改革不斷深化。近年來，為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度頻繁改革。如2010年，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)，2011年，企業(yè)繳納險(xiǎn)種在養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，新增了工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革為社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造了更為廣闊的空間，提供了難得的機(jī)遇。
1.3 社保檔案管理機(jī)構(gòu)分散。具體而言：養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等基本保障檔案由社保中心負(fù)責(zé)管理；社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、低保等由民政局負(fù)責(zé)管理；個(gè)人商業(yè)保險(xiǎn)由商業(yè)保險(xiǎn)公司負(fù)責(zé)管理。管理機(jī)構(gòu)的分散，既造成了政出多門、資源浪費(fèi)的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時(shí)還使得整個(gè)社保體系出現(xiàn)了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來謀求個(gè)人私利，“社保”人死亡而保險(xiǎn)金照領(lǐng)等現(xiàn)象的頻繁發(fā)生也就不足為奇了。
1.4 社保檔案管理工作的考核指標(biāo)不健全。社保檔案數(shù)量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國(guó)既無統(tǒng)一的管理辦法和操作流程又無硬性的考核指標(biāo)，使得負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員無所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標(biāo)準(zhǔn)低，管理不規(guī)范。同時(shí)，負(fù)責(zé)社保檔案管理的各個(gè)部門各行其是，各自分別構(gòu)建管理系統(tǒng)，各管理系統(tǒng)采用的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)不統(tǒng)一，使得社保基本信息無法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統(tǒng)一管理使用設(shè)置了人為障礙。
1.5 社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率不高。當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及，人們已經(jīng)習(xí)慣于足不出戶在網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理體系手續(xù)復(fù)雜冗繁、辦理效率低下，人們對(duì)簡(jiǎn)化申報(bào)手續(xù)、提供便捷高效的網(wǎng)上申報(bào)社保業(yè)務(wù)的呼聲越來越高。因此，在確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完全的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)化申報(bào)手續(xù)，豐富申報(bào)途徑，提升經(jīng)辦效率，已刻不容緩。
2 我國(guó)社保檔案管理系統(tǒng)存在的問題
2.1 管理體制不規(guī)范。目前，我國(guó)社保檔案管理工作還沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，管理機(jī)構(gòu)不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等諸多問題，已經(jīng)嚴(yán)重影響了我國(guó)社保檔案的管理質(zhì)量。
2.2 存檔場(chǎng)所隱患多。受辦公場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)等問題的限制，許多地區(qū)的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有固定的檔案存放場(chǎng)所或存放場(chǎng)所條件簡(jiǎn)陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。
2.3 管理標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)。當(dāng)前執(zhí)行的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》是1992年制定的，其諸多規(guī)定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要。在新的統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標(biāo)準(zhǔn)，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業(yè)類別的管理規(guī)范也是千差萬別。
3 社保檔案管理工作的發(fā)展方向
3.1 全面推行數(shù)字化檔案管理體系。在傳統(tǒng)的社保申報(bào)辦理過程中會(huì)出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，既不便保存，又浪費(fèi)空間，查詢起來也繁瑣。如果將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，既節(jié)約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經(jīng)辦效率。
3.2 對(duì)社保檔案進(jìn)行分類管理。根據(jù)不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規(guī)律，按照各自的形成類型、存檔價(jià)值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實(shí)行分類管理，既方便儲(chǔ)存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。
3.3 統(tǒng)一社保管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。建立全國(guó)統(tǒng)一的社保檔案管理體系，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化社保檔案的監(jiān)控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國(guó)統(tǒng)一的社保信息網(wǎng)絡(luò)查詢接口，既可方便公民查詢個(gè)人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對(duì)于推進(jìn)社保事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和完善是大有裨益的。
3.4 規(guī)范社保檔案管理機(jī)構(gòu)。如設(shè)立全國(guó)社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度、操作流程、改革規(guī)劃等，統(tǒng)一社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時(shí)，在各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的增加和更新，并定期送交全國(guó)社保檔案管理中心統(tǒng)一保管。
參考文獻(xiàn)：
篇4
一、供應(yīng)商管理及其必要性分析
供應(yīng)商管理是指為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)提供原材料、設(shè)備及配件和其它資源的企業(yè),供應(yīng)商既可以是生產(chǎn)企業(yè)也可以是流通企業(yè)。供應(yīng)商管理的目的就是要建立一支穩(wěn)定可靠的供應(yīng)商隊(duì)伍,為最終客戶提供高質(zhì)量和快速的產(chǎn)品和服務(wù)保障。
供應(yīng)商管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1、供應(yīng)商管理有助于提高客戶對(duì)于企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度
目前,很多公司與供應(yīng)商之間仍是相互對(duì)立而非合作伙伴關(guān)系,其交易過程仍是典型因利害沖突的非信息對(duì)稱博弈過程。如供應(yīng)商通過減少要素的投入來實(shí)現(xiàn)自身利益的最大化,偷工減料即是其道德風(fēng)險(xiǎn)的表現(xiàn)。而由于這種信息不對(duì)稱使得客戶在采購(gòu)環(huán)節(jié)加大檢驗(yàn)、監(jiān)督管理的力度,無形中增加了管理成本。只有加強(qiáng)供應(yīng)商管理,使供需信息共享,才能達(dá)到低成本、高柔性的目標(biāo)。
2、供應(yīng)商管理有助于提高供應(yīng)商對(duì)客戶需求反應(yīng)的敏捷性
即時(shí)制生產(chǎn)(Just In Time)、零庫(kù)存管理、精益物流等逐漸在生產(chǎn)領(lǐng)域、流通領(lǐng)域、管理領(lǐng)域中普及,在這樣的環(huán)境中,供應(yīng)商對(duì)客戶需求反應(yīng)的敏捷性成為考核供應(yīng)商績(jī)效的重要指標(biāo)。要提高滿足顧客需求的敏捷性,作為供應(yīng)商必須具有控制資源市場(chǎng)的能力;作為客戶,要充分發(fā)揮采購(gòu)職能的優(yōu)勢(shì),只有加強(qiáng)供應(yīng)商管理,使采購(gòu)方與合格供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系,才能提高供應(yīng)商對(duì)客戶需求反應(yīng)的敏捷性。
3、供應(yīng)商管理有助于保證采購(gòu)質(zhì)量,降低采購(gòu)成本
供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量是客戶產(chǎn)品質(zhì)量的組成部分,供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系同時(shí)也是客戶的質(zhì)量管理體系的組成部份;從成本角度考慮,供應(yīng)商的成本一定程度上也是采購(gòu)方的成本,供應(yīng)商成本的增加勢(shì)必最終轉(zhuǎn)移到采購(gòu)方的手中。所以,選擇合適的供應(yīng)商,使供應(yīng)商在動(dòng)態(tài)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中保持提高產(chǎn)品質(zhì)量、合理降低成本的持續(xù)改進(jìn)狀態(tài),對(duì)保證采購(gòu)質(zhì)量,降低采購(gòu)成本具有積極的意義。
二、做好供應(yīng)商管理工作的要素分析
供應(yīng)商管理體系包括供應(yīng)商管理方法、供應(yīng)商選擇機(jī)制、供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和供應(yīng)商與客戶之間合作機(jī)制。從這四個(gè)方面入手可保證供應(yīng)商管理體系的完整和高效。具體實(shí)施如下:
1、 供應(yīng)商分類管理方法
ABC分類法是企業(yè)管理的經(jīng)典理論,該理論告訴我們,20%的供應(yīng)商需要80%的管理精力。在供應(yīng)商管理中,不是每個(gè)供應(yīng)商都需要同等的管理關(guān)注,在資源有限的情況下,我們的注意力應(yīng)該放在起關(guān)鍵作用的因素上,加強(qiáng)管理的針對(duì)性,提高管理效率。在上述管理思想的指導(dǎo)下,對(duì)供應(yīng)商按重要性進(jìn)行分類,找出關(guān)鍵的少數(shù)供應(yīng)商,進(jìn)行重點(diǎn)管理。我們可依據(jù)表1,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行ABC劃分。
表1:
在保證供應(yīng)方面,對(duì)這三類供應(yīng)商的要求是一致的。但A類供應(yīng)商為公司提供了重要的物資供應(yīng)且數(shù)量少,對(duì)其加強(qiáng)管理是降低采購(gòu)成本的潛力所在,所以要投入主要精力,進(jìn)行重點(diǎn)管理。而對(duì)于B、C類供應(yīng)商,因其所提供的物資比重小、數(shù)量多,他們不是降低采購(gòu)成本的重點(diǎn),可以作一般管理。
但是,這里需要強(qiáng)調(diào)指出的是,ABC分類管理無法真正反映供應(yīng)商提供的物資的重要性和物資市場(chǎng)的復(fù)雜程度,所以,在應(yīng)用ABC分類管理方法的同時(shí),要綜合考慮各種因素,切實(shí)做好供應(yīng)商的分類管理工作。
2、 建立供應(yīng)商的選擇機(jī)制
選擇供應(yīng)商,是企業(yè)以適當(dāng)時(shí)間、適當(dāng)數(shù)量、適當(dāng)價(jià)格、適當(dāng)品質(zhì)采購(gòu)物資的起點(diǎn)和重要保證。因此在進(jìn)行供應(yīng)商選擇時(shí),必須要綜合考慮候選供應(yīng)商各個(gè)方面的表現(xiàn),根據(jù)實(shí)際情況,制定出適當(dāng)?shù)倪x擇準(zhǔn)則。
供應(yīng)商選擇的準(zhǔn)則主要集中在質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)等四個(gè)方面,此外還包括其他方面的因素。下面對(duì)各種選擇準(zhǔn)則進(jìn)行歸納和總結(jié),以便為供應(yīng)商的選擇提供基礎(chǔ),如表2。
3、 完善供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制
對(duì)于供應(yīng)商的選擇,既可選擇獨(dú)家供應(yīng),也可選擇多家供應(yīng)。要有意識(shí)地在供應(yīng)商之間引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,促使供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量和價(jià)格水平等方面不斷優(yōu)化。同時(shí),在保持供應(yīng)商相對(duì)穩(wěn)定的條件下,要對(duì)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,在相互信任的基礎(chǔ)上,也要建立一套得力的監(jiān)控措施,建立供需間的新型合作關(guān)系。
供需方是同一個(gè)價(jià)值鏈的兩個(gè)節(jié)點(diǎn),這個(gè)價(jià)值鏈?zhǔn)怯袡C(jī)聯(lián)系的整體,在這個(gè)價(jià)值鏈上,產(chǎn)品與服務(wù)的最終消費(fèi)者對(duì)成本、質(zhì)量和服務(wù)的需求成為鏈中所有參與成員共同追求的績(jī)效管理目標(biāo)。作為鏈上的成員,在考慮自身利益的同時(shí),要兼顧其他成員的利益,才能鏈上個(gè)成員可持續(xù)發(fā)展的長(zhǎng)久根本。供需雙方必須充分認(rèn)識(shí)這一利益準(zhǔn)則,使采供關(guān)系逐步擺脫傳統(tǒng)模式,逐漸形成有利于采供雙方共同利益的新的關(guān)系模式。采供新舊關(guān)系模式的對(duì)比如表3。
總的來說,供應(yīng)商管理是一種改善采供方關(guān)系的新型管理機(jī)制。供應(yīng)商的管理要求以大量的供應(yīng)商的信息為基礎(chǔ),建立完善的供應(yīng)商檔案,對(duì)供應(yīng)商的各種信息進(jìn)行全面、(下轉(zhuǎn)第119頁)
篇5
（3）我國(guó)公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理，負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散。
（4）缺乏社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作指標(biāo)評(píng)估。社會(huì)保障大量檔案工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對(duì)于社會(huì)保障工作，檔案工作不是很難評(píng)估社會(huì)保障，也沒有統(tǒng)一的行政法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案的一部分工作人員放松了的工作要求。五種社會(huì)保險(xiǎn)檔案文件不是一個(gè)部門管理，導(dǎo)致不同的開發(fā)人員參與系統(tǒng)建設(shè)、彼此之間的不信任和人為障礙，造成檔案割裂。
2 我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題
（1）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)基金籌集，并確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金是及時(shí)的問題等。忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作在一個(gè)無序狀態(tài)，不能充分發(fā)揮其功能。
（2）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)不是標(biāo)準(zhǔn)。由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不清楚檔案的范圍，社會(huì)保險(xiǎn)文檔集合并不完整，不完整的檔案管理方法等，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
（3）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地?市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國(guó)許多地?市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。
3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法
（1）將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字存檔文件。紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，靈活使用，如目錄數(shù)據(jù)適用于使用記錄文本；全文數(shù)據(jù)可以使用輸入圖像掃描；和一些目前常用的數(shù)據(jù)可以制成光盤。
（2）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理。根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。
篇6
1.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，選擇供應(yīng)商
供應(yīng)鏈管理是企業(yè)在當(dāng)前日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中為提高核心競(jìng)爭(zhēng)力而形成發(fā)展起來的管理方法。供應(yīng)商的選擇與管理是供應(yīng)鏈管理中的研究熱點(diǎn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理是降低運(yùn)營(yíng)成本、提高管理水平的重要途徑[1]。大多公司原材料種類相當(dāng)多，供應(yīng)商陣容也比較龐大，但從未將供應(yīng)商進(jìn)行分類并加以管理。只有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，選擇供應(yīng)商，才能真正實(shí)施供應(yīng)鏈管理，實(shí)現(xiàn)JIT采購(gòu)。因而，這將作為存貨管理的工作重點(diǎn)，也是實(shí)施基于供應(yīng)鏈管理的準(zhǔn)時(shí)制(JIT)采購(gòu)策略的關(guān)鍵所在。供應(yīng)商分類管理有助于提高客戶對(duì)需求和服務(wù)的滿意度、有助于提高供應(yīng)商對(duì)需求反應(yīng)的敏捷性、有助于保證采購(gòu)質(zhì)量同時(shí)降低采購(gòu)成本[2]。
在對(duì)供應(yīng)商分類之前，首先應(yīng)整理分析供應(yīng)商信息，供應(yīng)商信息主要包括供應(yīng)商的產(chǎn)品、產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、付款方式、售后服務(wù)等。其次根據(jù)供應(yīng)商信息建立供應(yīng)商檔案。為規(guī)范操作人員的錄入，要求對(duì)供應(yīng)商的信息進(jìn)行編碼，減少錄入錯(cuò)誤和重復(fù)性錄入。最后，定期更新供應(yīng)商檔案中的信息。常見分類方法一般根據(jù)供應(yīng)商的規(guī)模、產(chǎn)品類型、地理位置等單一條件對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，一般的方法有ABC分類法、帕累托分析法[3]以及引進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)因素的組合矩陣模型法，例如風(fēng)險(xiǎn)復(fù)雜度模型(Kraljic1983)[4]、子空間聚類算法[5]。結(jié)合常見分析方法，根據(jù)采購(gòu)商與供應(yīng)商之間重要程度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類如下：
1.1伙伴型供應(yīng)商：如果供應(yīng)商有很強(qiáng)的產(chǎn)品開發(fā)能力和生產(chǎn)能力，采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)采購(gòu)單位很重要，而且供應(yīng)商也認(rèn)為采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)于他們來說也非常重要，那么這樣的供應(yīng)商就是“伙伴型供應(yīng)商”。
1.2重點(diǎn)型供應(yīng)商：如果供應(yīng)商認(rèn)為采購(gòu)單位的采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)他們來說無關(guān)緊要，但采購(gòu)單位的采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)本公司卻是十分重要的，那么這樣的供應(yīng)商就是需要“重點(diǎn)型供應(yīng)商”。
1.3普通型供應(yīng)商：如果采購(gòu)單位認(rèn)為對(duì)于某個(gè)供應(yīng)商的采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)本公司來講不十分重要，但是供應(yīng)商認(rèn)為本單位的采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)于他們來說非常重要，則在這種情況下，顯然該項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)于采購(gòu)單位無疑非常有利，這樣的供應(yīng)商就是采購(gòu)單位的“普通型供應(yīng)商”。
1.4一般型供應(yīng)商：對(duì)于那些與采購(gòu)單位的采購(gòu)業(yè)務(wù)不是重要的供應(yīng)商，可以很方便地選擇和更換，那么這些與采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商就是普通的“一般型供應(yīng)商”。
在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)不同種類的供應(yīng)商采取不同的管理策略，對(duì)于“伙伴型供應(yīng)商”屬長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系，可采取雙贏策略；“重點(diǎn)型供應(yīng)商”屬穩(wěn)定長(zhǎng)期合作關(guān)系，可采取靈活策略；“普通型供應(yīng)商”屬一般合作關(guān)系，可采取低成本策略；“一般型供應(yīng)商”屬一般交易關(guān)系，可采取管理成本最小化。同時(shí)還應(yīng)設(shè)計(jì)指標(biāo)評(píng)價(jià)體系，通過價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、付款期等綜合指標(biāo)進(jìn)行篩選，確定最佳供應(yīng)商。
2.與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系
供應(yīng)商的選擇和管理是現(xiàn)代制造企業(yè)決策的核心內(nèi)容之一，供應(yīng)商進(jìn)行分類管理還能夠促進(jìn)雙方在更深層面上的戰(zhàn)略性合作，通過互動(dòng)交流提高整體運(yùn)作績(jī)效。為了工作的順利進(jìn)行，我們應(yīng)當(dāng)著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。企業(yè)之間的合作伙伴關(guān)系是需要多次的磨合后才形成的，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，在建立伙伴關(guān)系時(shí)，可以按照以下步驟進(jìn)行：
2.1選擇合適的供應(yīng)商，明確共同努力目標(biāo)。根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、質(zhì)量保證、售后服務(wù)、技術(shù)創(chuàng)新能力、企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力等作為一個(gè)整體對(duì)供應(yīng)商綜合考察，選擇合適的供應(yīng)商，形成信賴關(guān)系，明確共同努力的目標(biāo)，互惠互利。
2.2與供應(yīng)商信息共享，拓展合作層面。企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商信息共享，雙方就生產(chǎn)、開發(fā)、營(yíng)銷、庫(kù)存、訂單信息共享，節(jié)約訂貨時(shí)間，保證正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。改變傳統(tǒng)的事后控制為事前控制，和供應(yīng)商建立多層面的合作，做到知己知彼，實(shí)施JIT采購(gòu)。
2.3建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，實(shí)施戰(zhàn)略同盟。與長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，建立戰(zhàn)略同盟，實(shí)行共贏策略，在保證供貨機(jī)制穩(wěn)定同時(shí)，實(shí)現(xiàn)利益最大化。
2.4戰(zhàn)略評(píng)價(jià)與控制，糾正戰(zhàn)略偏差。用實(shí)際的數(shù)據(jù)與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)相比較，考察兩者之間的差距，將通過衡量和評(píng)價(jià)所獲得的信息，及時(shí)傳遞給戰(zhàn)略決策者和實(shí)施者，及時(shí)準(zhǔn)確地修正戰(zhàn)略目標(biāo)或修改評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，采取有效的行動(dòng)對(duì)戰(zhàn)略的實(shí)施過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。
3.建立信息系統(tǒng)、加強(qiáng)信息的傳遞
民營(yíng)企業(yè)可以依托計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為后盾，處理企業(yè)之間的數(shù)據(jù)和信息，在整個(gè)價(jià)值鏈上建立JIT采購(gòu)系統(tǒng)。如:在企業(yè)之中依靠現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)傳遞應(yīng)用經(jīng)濟(jì)批量訂貨或訂單處理、銷售、生產(chǎn)等信息。隨著企業(yè)的規(guī)模越來越大，應(yīng)在企業(yè)和企業(yè)之間采用電子數(shù)據(jù)交換(EDI)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、自動(dòng)識(shí)別與數(shù)據(jù)采集(AIDC)技術(shù)等。供應(yīng)鏈中合作伙伴可通過條碼、射頻識(shí)別等AIDC技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)、安全采集，通過利用EDI等信息通信技術(shù)將處理后的數(shù)據(jù)信息傳遞至合作伙伴，從而實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、快速的“無縫”聯(lián)結(jié)，把整條鏈中各環(huán)節(jié)的規(guī)劃工作集成在一起，進(jìn)行更加科學(xué)、全面的決策。
在企業(yè)內(nèi)部要建立生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、財(cái)務(wù)等子系統(tǒng)，提供給管理層快速做出決策，加強(qiáng)客戶關(guān)系、供應(yīng)鏈和價(jià)值鏈管理。同時(shí)，在信息系統(tǒng)共享的情況下，供應(yīng)商可以直接進(jìn)入生產(chǎn)企業(yè)的信息系統(tǒng)，了解生產(chǎn)企業(yè)的主要生產(chǎn)計(jì)劃：在什么時(shí)間要生產(chǎn)什么樣的產(chǎn)品，產(chǎn)品的數(shù)量是多少，產(chǎn)品所需要的原材料是什么等等。再根據(jù)生產(chǎn)企業(yè)要求自己供應(yīng)的原材料的比例，按一定的提前期來確定什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、供應(yīng)多少貨物，從而按照準(zhǔn)時(shí)制的要求少量多次的供應(yīng)貨物。
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篇7
（一）實(shí)踐上的可行性
目前，無論是在國(guó)內(nèi)還是在國(guó)外，各種專門本文由收集整理檔案都出現(xiàn)了各自集中保存的趨勢(shì)，如城建檔案集中于城建檔案館。實(shí)踐證明，此法非常有效地解決了城建檔案的管理問題。同為專門檔案，人事檔案是否也適合于集中到專門人事檔案管理中心進(jìn)行管理呢？這個(gè)問題可從深圳市企業(yè)人事檔案管理的方法中得到啟發(fā)。深圳市的做法是實(shí)行分層次和相對(duì)集中管理。其具體的管理模式有三種：一是實(shí)行分層次管理體制。全市局級(jí)干部和一、二類企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案由市委組織部統(tǒng)一管理；流動(dòng)干部（辭職、辭退、出國(guó)留學(xué)、受聘到三資企業(yè)、外商駐深代表機(jī)構(gòu)、民營(yíng)企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、“三來一補(bǔ)”企業(yè)，工作的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的檔案由市人事局人才服務(wù)中心統(tǒng)一管理；上述企業(yè)流動(dòng)工人檔案由市勞動(dòng)局就業(yè)服務(wù)中心統(tǒng)一管理。二是實(shí)行集團(tuán)、總公司集中統(tǒng)一管理，如國(guó)有免稅商品公司等單位檔案由集團(tuán)公司集中管理。三是實(shí)行相對(duì)集中與分級(jí)管理體制，如建設(shè)集團(tuán)本部的干部、工人、二級(jí)公司的經(jīng)理、副經(jīng)理、黨委（支部）書記、人事部長(zhǎng)、辦公室主任、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)由集團(tuán)集中管理，其他人員的檔案由二級(jí)公司自己管理。如果深圳市建立一個(gè)人事檔案管理中心，那么對(duì)于第一個(gè)管理模式來講，就是將一個(gè)全宗中的三個(gè)子系統(tǒng)即企業(yè)人事檔案全宗中的三個(gè)管理單位集中到一起進(jìn)行管理。對(duì)于第二個(gè)模式來講，只是按照來源原則對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案、流動(dòng)干部檔案和企業(yè)流動(dòng)工人檔案進(jìn)行分類管理，即將一個(gè)集團(tuán)、一個(gè)總公司作為一個(gè)管理單位進(jìn)行管理。第三個(gè)模式與第二個(gè)模式基本是相同的，只是在一個(gè)管理單位中再分一、二級(jí)管理單位而已。區(qū)域性的人事檔案管理中心，其具體的運(yùn)行機(jī)制可從非國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理中得到體現(xiàn)。在具體的運(yùn)作過程中，人事檔案管理中心可以按現(xiàn)代化管理的要求，實(shí)現(xiàn)非國(guó)有企業(yè)員工檔案信息資源共享，方便利用。由員工所在單位按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，將員工的聘用、晉升、新訂立勞動(dòng)合同材料，獎(jiǎng)懲材料，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審材料，參加黨、團(tuán)等材料報(bào)送人事檔案管理中心裝入個(gè)人檔案。企業(yè)需要聘用這類人員時(shí)，可按照規(guī)定到人事檔案管理中心查閱其檔案。
（二）理論上的可行性
建立區(qū)域性的人事檔案管理中心可對(duì)人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。一方面體現(xiàn)了人事檔案現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、集中性的要求：另一方面，符合《檔案法》關(guān)于檔案工作實(shí)行統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，檔案管理要便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用的規(guī)定。這一原則同樣也適用于人事檔案的管理工作。區(qū)域性人事檔案管理中心的建立，體現(xiàn)了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，既有利于維護(hù)人事檔案信息的完整性與安全性，也符合新時(shí)代人事檔案作為一種信息資源的管理要求，
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在一個(gè)單位中，要做好綜合檔案管理工作，那么這項(xiàng)工作就必須引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，只有這樣，這項(xiàng)工作才能夠順利開展。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)同感決定了檔案工作人員的工作態(tài)度，從而也就決定了綜合檔案管理工作的質(zhì)量。作為檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)盡可能發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，做好自己的工作，讓檔案管理工作為單位工作的順利開展更好地服務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)看到這項(xiàng)工作的重要性和必要性，從而重視起來。就檔案的管理工作而言，工作人員的工作態(tài)度是最重要的，其次，要提高工作效率和工作質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是通過工作人員的基本工作起作用的，所以檔案工作者就要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，在日常工作中注意做到以下兩點(diǎn)：
1、端正工作態(tài)度，做好本職工作，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的滿意。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度很大程度上是取決于對(duì)工作人員的工作質(zhì)量和對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的印象上。因此，作為一名檔案工作者，首先就要愛崗敬業(yè)，忠于職守，給領(lǐng)導(dǎo)留下一個(gè)好的印象。
2、加強(qiáng)檔案重要性的宣傳。在單位里，有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視工作不夠，他們看來檔案對(duì)開展其他工作是可有可無的，是不足輕重的。這是因?yàn)樗麄內(nèi)狈?duì)檔案管理工作的認(rèn)知度。此時(shí)，最需要的的就是檔案工作者的宣傳工作。工作者應(yīng)該經(jīng)常拿一些單位里的重要的文件資料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里對(duì)檔案的相關(guān)工作形成深刻印象，受到深刻的啟發(fā)，在實(shí)踐中加以應(yīng)用。找機(jī)會(huì)跟領(lǐng)導(dǎo)談?wù)剻n案 管理工作的重要性，最大程度提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同感。
二、綜合各種可利用的資源，實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理現(xiàn)代化
伴隨著現(xiàn)代社會(huì)各項(xiàng)工作的迅速發(fā)展，檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大變化，產(chǎn)生了一系列亟待解決的問題。例如，檔案的數(shù)量越來越多，檔案的分類管理體系越來越龐雜等。因此，現(xiàn)在的檔案管理對(duì)管理者的要求是非常高的，時(shí)下必須采用現(xiàn)代化管理手段方法才能有效解決新形勢(shì)下檔案管理中的各種問題。
1、加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)，提高管理意識(shí)
檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)素質(zhì)要求很高的工作，要求工作人員必須有過硬的檔案管理專業(yè)知識(shí)，高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，還要有樂于奉獻(xiàn)的精神。對(duì)于管理者來說，就要經(jīng)常涉獵一些相關(guān)的資料，增長(zhǎng)自己的知識(shí)領(lǐng)域，提高自身的綜合素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，做好新時(shí)代下的檔案管理工作。
2、提高自身綜合管理素質(zhì)
傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是依賴手工抄寫，其特點(diǎn)是容易操作，但是工作效率低下，而且出錯(cuò)率較高。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手寫檔案工作方式幾乎絕跡，現(xiàn)在的檔案管理工作全部依賴于計(jì)算機(jī)，這種先進(jìn)的科技手段和檔案管理技能到需要檔案管理者去掌握和熟練運(yùn)用。檔案管理者要注意提高自己的職業(yè)技能，在崗位上邊工作邊學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握最新的管理方法和計(jì)算機(jī)使用技巧，注意關(guān)注積累信息文化，努力使自己成長(zhǎng)為一名綜合素質(zhì)高的檔案管理工作人才。
3、利用現(xiàn)有的資源做好檔案管理工作
檔案匯集了大量的信息，是一種豐富的信息資源。也因此檔案整理工作變得繁瑣，重復(fù)工作多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。現(xiàn)在借助于計(jì)算機(jī)來處理，就變得簡(jiǎn)單的多了，而且受到了事半功倍的效果。在進(jìn)行人事立卷是工作人員根據(jù)自己的習(xí)慣來將資料整理分類，雖然分類都是按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，但是由于個(gè)人主觀因素的差異，會(huì)出現(xiàn)分來不準(zhǔn)的現(xiàn)象，給立卷工作帶來諸多不便。因此，計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)就凸顯出來，盡可能減少手工操作的失誤，提升工作的效率。
三、加強(qiáng)培訓(xùn)的工作力度，全面提升管理工作者的綜合素質(zhì)
檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理者為了能夠更好地適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，全面提升自身的知識(shí)水平和管理的能力。為了不適應(yīng)檔案管理工作的變化，簡(jiǎn)化工作強(qiáng)度，就要轉(zhuǎn)變工作觀念，摒棄傳統(tǒng)的工作方式，學(xué)習(xí)新的管理方法和運(yùn)用新的管理工具。
1、增強(qiáng)繼續(xù)教育力度
發(fā)展繼續(xù)教育為進(jìn)一步適應(yīng)新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容。首先要解決的是要充分認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育在檔案管理工作中的重要性和實(shí)際意義；其次，要適應(yīng)時(shí)展的要求，培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理工作人才。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運(yùn)行機(jī)制
開展檔案工作的培訓(xùn)的關(guān)鍵就是要建立一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制。首先要建立關(guān)于實(shí)行繼續(xù)教育的管理制度，并嚴(yán)格實(shí)行；其次，在此基礎(chǔ)上建立繼續(xù)教育的激勵(lì)和約束機(jī)制，監(jiān)督和保障此機(jī)制的順利實(shí)施。
3、開展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平
結(jié)合個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)的程度，在開展培訓(xùn)時(shí)要分層次、按崗位、多渠道、多形式進(jìn)行。按時(shí)、按需要提供給檔案工作者學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，盡快、盡最大程度提高其職業(yè)水平。經(jīng)常普及相關(guān)知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等都會(huì)涉及到。最后還要加強(qiáng)科學(xué)信息知識(shí)的學(xué)習(xí)，將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中，在工作方法和途徑上直接提高管理工作的效率。
四、做好檔案管理工作具有重要意義
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本文從縱向時(shí)間發(fā)展和橫向相互比較相結(jié)合角度對(duì)出口企業(yè)提出進(jìn)行分類管理的思路。
1.單戶縱向考察.按信用等級(jí)實(shí)現(xiàn)分類管理。單戶縱向考察是指僅就某一企業(yè)，對(duì)其性質(zhì)、規(guī)模、出口額、賬證健全程度、歷史發(fā)展或變革、有無偷逃稅記錄等情況進(jìn)行綜合考察和評(píng)價(jià)，從而將企業(yè)劃分為不同的類別，相當(dāng)于給企業(yè)評(píng)定一個(gè)信用等級(jí)，稅務(wù)機(jī)關(guān)則視企業(yè)的不同信用等級(jí)，對(duì)其采用不同的方式辦理出口退稅審核、審批手續(xù)。
2.多戶橫向比較.建立多指標(biāo)分類管理體系。所謂多指標(biāo)分類管理，是指預(yù)先建立全部企業(yè)的基本情況信息庫(kù)和一系列指標(biāo)體系（如注冊(cè)地址、所處行業(yè)、主要出口貨物、適用的退稅率等），以便退稅管理人員在實(shí)際的工作中，根據(jù)不同的需要，快速地實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的相應(yīng)分類和數(shù)據(jù)提取。對(duì)企業(yè)按信用等級(jí)分類，主要用于選擇應(yīng)采取的退稅方式，而要更全面地掌握企業(yè)的基本情況，進(jìn)行不同企業(yè)間的情況對(duì)比分析，提高出口退稅一系列報(bào)表的制作效率，必須建立企業(yè)的基本情況檔案，并納入特定的計(jì)算機(jī)信息管理平臺(tái)。
（二）建立退稅評(píng)估機(jī)制
退稅評(píng)估是一種典型的風(fēng)險(xiǎn)管理方法，它是指運(yùn)用信息化的科學(xué)評(píng)價(jià)分析方法，對(duì)出口企業(yè)各種信息資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性進(jìn)行比較、分析、論證、測(cè)算及評(píng)估，密切關(guān)注企業(yè)的出口貨物、出口金額等基本情況變化，以實(shí)現(xiàn)對(duì)出口企業(yè)的精細(xì)化管理，預(yù)防出口騙稅案件的發(fā)生。
當(dāng)前，隨著貿(mào)易方式的多樣化，出口騙稅形式也呈現(xiàn)出隱蔽性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。2004年偵破的福州“9·03”重大出口騙稅案，涉及高報(bào)出口金額5.28億元，虛開增值稅專用發(fā)票1.52億元，騙取出口退稅5－469萬元，早在事發(fā)前，就已經(jīng)有種種跡象表明，該企業(yè)的出口存在異常情況，但正是由于沒有建立一定的機(jī)制對(duì)企業(yè)的出口信息進(jìn)行分析、評(píng)估，使得這些異常情況被忽視，最終導(dǎo)致了一起特大出口騙稅案的發(fā)生。可見，建立出口退稅評(píng)估機(jī)制以在源頭上有效抑制出口騙稅刻不容緩。
二、過程監(jiān)控精細(xì)化：完善日常審核機(jī)制
（一）單證審核的精細(xì)化
審核企業(yè)的出口單證是出口退稅的基礎(chǔ)性工作之一，目前對(duì)單證的審核主要是通過比對(duì)單證的電子信息和紙質(zhì)材料，驗(yàn)證企業(yè)每一筆出口記錄的真實(shí)性和有效性，以確定是否準(zhǔn)予辦理該筆出口的退稅。 作為出口退稅的主要單證，報(bào)關(guān)單包含較多信息.一般較受稅務(wù)人員的重視，而核銷單和出口發(fā)票的審核則相對(duì)比較簡(jiǎn)單，特別是出口記錄較多的企業(yè)，往往只對(duì)其單證作抽樣的人工對(duì)單審核。自2004年6月《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于出口貨物退（免）稅管理有關(guān)問題的通知》（國(guó)稅發(fā)[2004]64號(hào)文）執(zhí)行以來，核銷單的審核難度進(jìn)一步加大，為此，本文認(rèn)為，有必要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)核銷單的精細(xì)化管理。 根據(jù)國(guó)稅發(fā)[2004]64號(hào)文件規(guī)定，出口企業(yè)可以在貨物報(bào)關(guān)出口之日起180天內(nèi)，向所在地主管退稅部門提供出口收匯核銷單，這一措施為企業(yè)收齊單證提供了充足的時(shí)間，但由于其與出口報(bào)關(guān)單必須于貨物報(bào)關(guān)出口之日起90天內(nèi)提供的期限不同，便可能出現(xiàn)企業(yè)暫欠核銷單的情況，如果沒有對(duì)該部分暫欠的核銷單進(jìn)行規(guī)范管理，將會(huì)使出口退稅必須的要件“出口收匯并已核銷”和“單證齊全”的規(guī)定形同虛設(shè)。
因此.基層退稅管理人員應(yīng)該建立一個(gè)核銷單暫欠和補(bǔ)齊情況的備查賬，詳細(xì)記錄每家企業(yè)每月暫欠或補(bǔ)齊核銷單的號(hào)碼、對(duì)應(yīng)的出口日期、報(bào)關(guān)單號(hào)碼、發(fā)票號(hào)碼以及金額，可以要求每家企業(yè)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式提供電子版明細(xì)賬，稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)數(shù)據(jù)予以匯總。備查賬建立后，一方面可以加強(qiáng)稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)核銷單的有效管理與監(jiān)控，另一方面，還可據(jù)以督促企業(yè)按時(shí)收齊核銷單，避免企業(yè)因核銷單逾期收回而造成轉(zhuǎn)內(nèi)銷補(bǔ)稅，蒙受不必要的損失。
（二）加快電子信息化進(jìn)程
出口退稅信息化是整體稅收工作信息化的重要組成部分，是當(dāng)前實(shí)現(xiàn)出口退稅精細(xì)化管理的主要依托。惟有實(shí)現(xiàn)了高度的信息化，才可能實(shí)現(xiàn)真正的精細(xì)化。
首先，亟待解決的是退稅機(jī)關(guān)與稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)外部的信息共享與傳遞問題。主要是與內(nèi)部征稅機(jī)關(guān)、稽查機(jī)關(guān)的數(shù)據(jù)共享以及與外部海關(guān)部門、外匯管理部門之間的信息傳遞有關(guān)。長(zhǎng)期以來，外部信息的共享是稅務(wù)管理的薄弱環(huán)節(jié)。以最主要出口單證之一的海關(guān)出口報(bào)關(guān)單為例，一張報(bào)關(guān)單信息從企業(yè)在電子口岸交單，到海關(guān)內(nèi)部流轉(zhuǎn)至海關(guān)總署.再到國(guó)家稅務(wù)總局，直至傳遞到基層退稅部門，最快的也要兩三個(gè)工作日，不僅效率低下，而且，在臨近申報(bào)期限的時(shí)候，一旦企業(yè)忘記交單，往往給申報(bào)、審核造成非常被動(dòng)的局面。因此，迫切要求建立一個(gè)即時(shí)的信息傳遞平臺(tái)，允許基層稅務(wù)機(jī)關(guān)和海關(guān)之間直接進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，以確保信息傳遞的及時(shí)、高效，保障出口退稅申報(bào)審核工作的平穩(wěn)開展。
其次，要完善出口退稅申報(bào)審核軟件。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)該有一個(gè)整體方案，既要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)展的需要.又不能過于頻繁地升級(jí)，缺乏必要的穩(wěn)定性，使退稅管理人員和企業(yè)疲于應(yīng)付。要切實(shí)按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分步實(shí)施、講求實(shí)效”的基本原則，加快出口退稅申報(bào)審核系統(tǒng)的建設(shè)步伐。
（三）加強(qiáng)征、退稅管理環(huán)節(jié)的有機(jī)聯(lián)系
由于我國(guó)增值稅征收管理體制的不健全和不合理，征退稅地區(qū)和機(jī)關(guān)之間往往缺乏對(duì)征稅信息的必要溝通，“征歸征，退歸退，征退不見面”.這種信息不對(duì)稱的情況嚴(yán)重影響了出口退稅工作的順利進(jìn)行。
具有發(fā)達(dá)增值稅制度的法國(guó)、德國(guó)、意大利和韓國(guó)等國(guó)的經(jīng)驗(yàn)表明，出口退稅管理都是以科學(xué)、嚴(yán)密和完善的增值稅征收管理為基礎(chǔ)，實(shí)行征退（免）緊密銜接的退稅方式的。近幾年的出口騙稅案件也足以說明，企業(yè)騙取退稅往往不只是在最后的出口環(huán)節(jié)做文章，更多的是將犯罪的關(guān)口前移，早在征稅環(huán)節(jié)便埋好伏筆。2006年查獲的“夏都專案”就是一起典型的低值高報(bào)騙稅案。低值商品想要高報(bào)出口，必須通過之前多道環(huán)節(jié).將價(jià)格逐步提高，而為了獲得退稅，企業(yè)還必須取得大量的進(jìn)項(xiàng)稅額，“夏都專案”中的犯罪分子正是利用了我國(guó)征退稅工作脫節(jié)的可乘之機(jī)，通過獲取虛假進(jìn)項(xiàng)，騙取退稅。
可見，脫離增值稅征稅環(huán)節(jié)的出口退稅有其不可克服的弊端。一方面，征退脫節(jié)加大了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本與征管機(jī)關(guān)的執(zhí)法成本；另一方面，征退脫節(jié)無法完全堵塞騙稅漏洞，甚至導(dǎo)致企業(yè)的騙稅行為更加隱蔽和多樣化。因此，在我國(guó)出口退稅工作中應(yīng)該遵循“征退一體”的原則，逐步實(shí)現(xiàn)征退稅管理一體化。
當(dāng)前我們?nèi)匀恢饕ㄟ^專門的進(jìn)出口稅收管理部門來負(fù)責(zé)出口退稅工作，在征、退稅尚未一體化的條件下，尤其有必要強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)征、退稅機(jī)關(guān)之間的有機(jī)聯(lián)系，基層稅務(wù)機(jī)關(guān)在審核出口企業(yè)的退稅資料時(shí)，要將其增值稅申報(bào)表與稅收征管信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)作比對(duì)，核準(zhǔn)企業(yè)進(jìn)項(xiàng)，必要時(shí)通過函調(diào)等形式了解前道生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)的稅收征管情況，以保證退稅的準(zhǔn)確度。
三、日常檢查與稅務(wù)稽查雙管齊下
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在很多企業(yè)中，工商管理部門采用的是分類監(jiān)管的方式。“分類監(jiān)管”顧名思義，就是將企業(yè)按照信用度進(jìn)行分類管理，信用度的由來就是工商管理部門對(duì)企業(yè)信用的點(diǎn)評(píng)結(jié)果，依照這個(gè)結(jié)果將信用度水平相近的企業(yè)劃分在一起，對(duì)于那些信用好的企業(yè)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于信用度比較差的企業(yè)給予懲罰。通過這種與企業(yè)之間的互動(dòng)，提高監(jiān)管效率與效果，并且在企業(yè)的準(zhǔn)入、經(jīng)營(yíng)行為方面可以加強(qiáng)執(zhí)法的效力。二十世紀(jì)九十年代的中后期，這種信用分類監(jiān)管的方式開始在我國(guó)實(shí)行，在探索與實(shí)踐的過程中，這種分類監(jiān)管制度越來越成熟。在法律法規(guī)完善方面做得越來越好，同時(shí)在國(guó)家工商總局的帶領(lǐng)下，分類監(jiān)管在地方的工商管理部門中的應(yīng)用也越來越廣泛，越來越科學(xué)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)加強(qiáng)工商總局與地方工商局的聯(lián)系，資源共享，監(jiān)管起來更加方便。根據(jù)企業(yè)信用標(biāo)準(zhǔn)的制定，將企業(yè)劃分為四級(jí)，如果是第四級(jí)的企業(yè)就意味著是信用度十分不好的企業(yè)，這時(shí)候工商管理部門需要將其“勸退”——退出市場(chǎng)，也可以直接撤銷其工商登記；處在第三個(gè)等級(jí)的企業(yè)會(huì)有一些信用不良記錄，要加強(qiáng)控制，對(duì)其不良行為及時(shí)給予糾正；處在第二個(gè)等級(jí)的企業(yè)信用情況要好于第三等級(jí)的企業(yè)，要以批評(píng)教育為主；作為劃分在第一等級(jí)中的企業(yè)，信用度良好，工商管理部門應(yīng)該給予激勵(lì)和表揚(yáng)。
三、工商管理有助于準(zhǔn)確把握企業(yè)信用情況
工商管理部門在企業(yè)的信用管理體系中起到了十分重要的作用。工商管理部門以自身為主體，開展年檢實(shí)踐活動(dòng)，每年定期對(duì)企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)狀況與信用狀況的監(jiān)測(cè)，主要是為了對(duì)企業(yè)進(jìn)行深刻的了解，包括企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，存在的問題，可以針對(duì)這些問題為企業(yè)提出有益建議。充分利用“經(jīng)濟(jì)戶口”的管理制度，記錄好企業(yè)的信用情況，同時(shí)注重企業(yè)的分類監(jiān)管，為建立科學(xué)的企業(yè)信用管理體系做出貢獻(xiàn)。工商管理部門為了促進(jìn)企業(yè)信用體系的良性發(fā)展進(jìn)行了很多實(shí)踐探索，在完善年檢制度方面不斷的進(jìn)行年檢辦法的修改，新的年檢辦法與時(shí)俱進(jìn)，在年檢的程序上和年檢對(duì)象方面做出了新的詳細(xì)的說明，企業(yè)與工商管理部門的關(guān)系越來越密切，工作聯(lián)系也越來越方便。企業(yè)年檢在技術(shù)上進(jìn)行一系列的更新，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，在網(wǎng)上進(jìn)行年檢，可以減少很多多余的程序，也有的工商管理部門實(shí)行滾動(dòng)式的年檢制度，這些都促進(jìn)了企業(yè)信用管理體系的完善。
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2.人事檔案是伴隨著人的重要的信息載體，上面反映著一個(gè)人的資歷和學(xué)歷的信息，還反映出人有沒有犯過什么錯(cuò)誤。如果缺乏有效的管理，極有可能造成個(gè)人信息的泄漏和造假，這樣檔案信息的真實(shí)性就大大折扣。由于現(xiàn)在企業(yè)的數(shù)量眾多，對(duì)于高素質(zhì)人才的需要也越來越大，所以，做好檔案的管理也是保證檔案的可信度，這對(duì)于告訴人才的引進(jìn)也能提供好幫助。隨著現(xiàn)代教育水平的提高，高等人才也越來越多，有些企業(yè)為了強(qiáng)留這些人才，就會(huì)以檔案不讓提等之類的卡住員工往更好的企業(yè)去發(fā)展，這不僅影響企業(yè)的管理，也會(huì)影響員工的發(fā)展，所以傳統(tǒng)的檔案管理缺乏有效的公平性。這也造成了檔案管理想社會(huì)化發(fā)展的必要，只有這樣，才能保證檔案的真實(shí)、安全和公平。
二、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性
1.由于現(xiàn)在的時(shí)代是信息化的時(shí)代，距離已不再是問題。各種的信息技術(shù)遍布在我們身邊的每一地方。由于企業(yè)本身不可能對(duì)檔案管理這一塊有太多的投入，這也直接導(dǎo)致企業(yè)本身不可能有效的滿足企業(yè)管理的需要。由于專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，有著先進(jìn)的技術(shù)手段，利用信息技術(shù)，是企業(yè)和檔案管理機(jī)構(gòu)更能有效的進(jìn)行溝通和及時(shí)掌握檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，進(jìn)而降低企業(yè)的成本，提高管理水平。
2.隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的需要也越來越多，因此檔案管理的工作也會(huì)隨著企業(yè)規(guī)模的變大而需投入大量的財(cái)力、物力，進(jìn)而增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)，長(zhǎng)久下去對(duì)企業(yè)的發(fā)展也是非常不利的。企業(yè)要想解決這類問題，檔案管理外包的形式就出現(xiàn)了，這些檔案管理的機(jī)構(gòu)能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理提供方便，科學(xué)化的管理服務(wù)體系是企業(yè)不可比擬呢，增加了企業(yè)對(duì)檔案管理的需求，提高效率，為企業(yè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，企業(yè)不再為此有過多的投入，進(jìn)而增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
3.我國(guó)的法律法規(guī)明確的規(guī)定了檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)企業(yè)檔案的保密性也做了很多規(guī)定，這些機(jī)構(gòu)也有義務(wù)為企業(yè)提供檔案管理的各項(xiàng)服務(wù)。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的服務(wù)市場(chǎng)不斷的健全和完善，無論是在服務(wù)的內(nèi)容還是方式更加的科學(xué)化、規(guī)范化，或許企業(yè)想不到的、考慮不到的一些問題，這些檔案管理的機(jī)構(gòu)就會(huì)想到和考慮到，為企業(yè)提供周全的服務(wù)和保障。這樣就有效的保證企業(yè)檔案管理的社會(huì)化需要，也能更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。
三、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)
1.企業(yè)檔案管理社會(huì)化的第一步就是集中統(tǒng)一管理，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，企業(yè)一般都會(huì)根據(jù)員工的崗位、學(xué)歷等方面進(jìn)行分類管理，這樣管理方式很容易造成檔案的管理混亂，進(jìn)而加重企業(yè)管理的負(fù)擔(dān)，阻礙企業(yè)長(zhǎng)久的發(fā)展。于是，社會(huì)化的檔案管理模式，就是管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一管理，這些機(jī)構(gòu)有一套專業(yè)的科學(xué)管理方法，相比企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是非常有優(yōu)勢(shì)，這樣交給這些專門的機(jī)構(gòu)，企業(yè)不必為此增加投入。這樣集中管理更能有效的改變管理檔案工作的混亂狀態(tài)，使之更具體化、專業(yè)化。
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一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析
（一）社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長(zhǎng)迅速
我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長(zhǎng)迅速。2009年底，全國(guó)參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國(guó)家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國(guó)城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長(zhǎng)。可見，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃
近幾年來，國(guó)內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開展全國(guó)范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。
（三）負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散
我國(guó)公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們?cè)诶霉駛€(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。
（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核
社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對(duì)于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對(duì)工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對(duì)于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動(dòng)的“地方糧票”。
（五）社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大
社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對(duì)稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡(jiǎn)化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時(shí)了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。
二、我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題
（一）對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視？
由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范
由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差
由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場(chǎng)所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫(kù)房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國(guó)許多地市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。
三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法
（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)？
建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國(guó)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè)，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國(guó)統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)
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一、 引言
隨著社會(huì)水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生著非常大的變化，而企業(yè)人事檔案信息化管理作為其中的重要一員，當(dāng)然也不能落后，制約企業(yè)的管理建設(shè)水平，不能保障企業(yè)的權(quán)益不被損害。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理建設(shè)的快速提高，我們需要逐步地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化等，讓檔案管理向一體化發(fā)展，同時(shí)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息材料的歸檔、存放、保存、備份等，如果不能把人事檔案信息化管理進(jìn)行分類來管理，將不利于檔案管理的合理化處理，也不利于企業(yè)對(duì)于人力資源信息的信手拈來，相對(duì)應(yīng)地，就會(huì)在這個(gè)環(huán)節(jié)中，浪費(fèi)企業(yè)的信息查詢時(shí)間。為此，我們需要構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案進(jìn)行合理歸檔安全存放。
二、 企業(yè)人事檔案信息化管理的簡(jiǎn)單敘述
企業(yè)人事管理是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個(gè)人履歷、家庭社會(huì)關(guān)系、綜合能力和德才綜合表現(xiàn)，是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會(huì)各方面的快速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理不斷地向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化發(fā)展。
三、 企業(yè)的管理與人事檔案信息化管理之間是相輔相成的，二者息息相關(guān)
1、 企業(yè)人事檔案管理的影響
隨著社會(huì)水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、管理建設(shè)、人才資源等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生著非常大的變化。為適應(yīng)逐步發(fā)展的社會(huì)的腳步，為企業(yè)的發(fā)展注入信息化的資源，為企業(yè)的人力資源保存提供最原始的記錄，企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)著非常重要的地位。為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要不斷地加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的人力資源檔案管理，促進(jìn)其不斷地壯大，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護(hù)航。
2、 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要作用
企業(yè)人事檔案信息化管理為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的、原始的第一手人力材料資源，為企業(yè)的發(fā)展提供高素質(zhì)的人才信息，對(duì)人才進(jìn)行合理的安排，為企業(yè)建設(shè)和培養(yǎng)一批有能力、有文化、有技術(shù)的專業(yè)型人才而做出自己的貢獻(xiàn)。并且運(yùn)用統(tǒng)一、安全、合理的方式把人事檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，保存企業(yè)的寶貴財(cái)富，為以后企業(yè)的發(fā)展提供前提條件，促進(jìn)管理建設(shè)的正常、快速、穩(wěn)步前行。人事檔案管理的一體化發(fā)展為最大化的信息資源儲(chǔ)存、接收資源、備份、管理作出努力，從而為企業(yè)的發(fā)展壯大盡一份力。
四、 研究與分析企業(yè)人事檔案信息化管理的優(yōu)化方法
1、 把企業(yè)的人事檔案進(jìn)行收集和歸檔，便于統(tǒng)一管理
企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行保存的時(shí)候，需要把企業(yè)的人事檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，對(duì)于不同類別、不同性質(zhì)、不同價(jià)值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運(yùn)用不同編碼的檔案箱對(duì)個(gè)人履歷、具體的行為能力、在企業(yè)中的層次等檔案進(jìn)行分類保存。使用不同的檔案管理箱對(duì)他們進(jìn)行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，也就便于統(tǒng)一管理，進(jìn)而保障企業(yè)的權(quán)益。
2、 對(duì)于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，以備不時(shí)之需
對(duì)于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，針對(duì)紙質(zhì)檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質(zhì)等特點(diǎn)，以及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時(shí)的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時(shí)準(zhǔn)備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時(shí)的使用，以這樣的方式進(jìn)行檔案的管理，可以有效地減少資源的損耗、防止丟失。也可以在資料丟失的情況下，以備不時(shí)之需，為后面對(duì)檔案管理的修復(fù)工作作出基本的前提條件。
3、 對(duì)企業(yè)的人事檔案需要進(jìn)行不定時(shí)地檢查，對(duì)人力資源的循環(huán)了解
對(duì)于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行不定時(shí)地檢查，以確保檔案資源的安全儲(chǔ)存，人力資源信息的完好無損，沒有出現(xiàn)破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價(jià)值的人力資源材料等，從而做到對(duì)人力資源的循環(huán)了解、調(diào)查，保證檔案管理的安全，盡量地保護(hù)企業(yè)的人事檔案信息化資源的完整而沒有外泄，避免引發(fā)一些損害企業(yè)利益的事情。
4、 對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行定期地修復(fù)完善，以期構(gòu)建一個(gè)完善的人力資源體系
對(duì)企業(yè)的人事檔案需要進(jìn)行定期地修復(fù)完善，為其正常的工作進(jìn)行做準(zhǔn)備，特別需要注意的是：對(duì)于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，紙質(zhì)檔案容易破壞、發(fā)潮發(fā)霉，因此對(duì)于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對(duì)其進(jìn)行檢查、查看；對(duì)電子信息技術(shù)的檔案材料，需要及時(shí)地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構(gòu)建一個(gè)完善的人力資源檔案管理體系。
5、 對(duì)于不同類別的企業(yè)人事檔案，需要分門別類進(jìn)行安全存放
企業(yè)在發(fā)展的過程中，需要分門別類，把不同載體的、不同類別的、不同材質(zhì)的檔案材料進(jìn)行不同的歸檔、安全存放。特別是對(duì)于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，從而導(dǎo)致資料內(nèi)容的缺失問題以及對(duì)于信息檔案管理的信息保存等問題，一定要嚴(yán)格地保存完整，并且保證時(shí)間的持續(xù)性，否則一旦資料丟失的話，處理起來會(huì)相當(dāng)?shù)穆闊Ｖ鸩降亟⑾鄬?duì)應(yīng)的較完善的檔案資料庫(kù)，從而對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分別存放，以期對(duì)各行各業(yè)的信息資源進(jìn)行分類管理，便于工作需要資源的時(shí)候能夠順手拿出來，這樣既方便而且便于管理，使得企業(yè)的資料管理方面更加健全、完善、穩(wěn)定。
6、 對(duì)于一些特別珍貴的企業(yè)人事檔案，需要進(jìn)行特別的保護(hù)
企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對(duì)企業(yè)有重大價(jià)值的檔案，例如：企業(yè)的核心人事資料、對(duì)企業(yè)做出重大貢獻(xiàn)的人力材料等進(jìn)行嚴(yán)格保管，使用加密寶箱，并且對(duì)這些特別的檔案材料，需要進(jìn)行特別的保護(hù)，專門設(shè)置一個(gè)特別的檔案管理中心，對(duì)他們實(shí)行重點(diǎn)保護(hù)，以防在需要資料的時(shí)候，翻遍所有的資料庫(kù)都找不到需要的資料，那樣的話，既浪費(fèi)了不必要的時(shí)間，又浪費(fèi)人力資源，還不能達(dá)到預(yù)期的效果，豈不是得不償失了。
五、 結(jié)束語
在企業(yè)的發(fā)展過程中，人力資源的發(fā)展對(duì)其起著非常重要的作用，為了保護(hù)人力資源的安全、不外泄，我們需要對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)檔案實(shí)行歸檔、存根、備份等，運(yùn)用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對(duì)人力資源檔案資源進(jìn)行保護(hù)，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的第一手人力材料資源，從而更好地確保公司的正常進(jìn)行而不被影響。
參考文獻(xiàn)
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