引論:我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理工作特色范文,供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源,期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感,讓您的文章更具深度。
篇1
作為企事業(yè)單位的基本信息架構(gòu)和基本的信息記錄反映,檔案記錄與管理對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展及對(duì)往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)有著重要的影響,集成化的信息檔案數(shù)據(jù)不僅是人員及事件的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)更是基本的數(shù)據(jù)測(cè)恒保值的重要指標(biāo),可以集中反映人員及事件的發(fā)展動(dòng)態(tài)及社會(huì)群體組織的靜態(tài)平衡,不僅有著現(xiàn)實(shí)的數(shù)據(jù)指導(dǎo)意義更有著數(shù)據(jù)保值,現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)恒定的單位值衡量的意義,由此可見(jiàn),做好基本的檔案信息歸類(lèi)和基本的數(shù)據(jù)檔案分析,對(duì)于促進(jìn)社會(huì)組織的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)思想有著極大的價(jià)值。相對(duì)來(lái)看,來(lái)源于現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)記錄不僅是社會(huì)群體組織衡量自身發(fā)展?jié)摿Φ闹匾笜?biāo),更是國(guó)家對(duì)于社會(huì)群體組織進(jìn)行基本數(shù)據(jù)管理的有力參考,通過(guò)實(shí)時(shí)的檔案數(shù)據(jù)記錄,可以對(duì)歷史進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié),對(duì)于現(xiàn)在發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析,對(duì)于未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行有效規(guī)劃,從而促進(jìn)企事業(yè)單位能夠保持恒定發(fā)展速度和穩(wěn)定的增長(zhǎng)規(guī)模。
2 基本檔案信息規(guī)劃操作體系的建立
在檔案信息領(lǐng)域發(fā)展中,系統(tǒng)的目標(biāo)是多元化發(fā)展步驟的集中表現(xiàn),同時(shí),目標(biāo)立足于層次化,具體化是保證針對(duì)不同形式下模式組成進(jìn)行因條件進(jìn)行目標(biāo)調(diào)整的基本前提。目標(biāo)的制定是整體系統(tǒng)發(fā)展過(guò)程的向性規(guī)劃,對(duì)整體任務(wù)安排有著引導(dǎo)功能,其具體的定位設(shè)計(jì)決定著全方位的規(guī)劃能否順利實(shí)施。針對(duì)系統(tǒng)發(fā)展模式轉(zhuǎn)變受傳統(tǒng)制度制約這種狀況, 完善目標(biāo)的轉(zhuǎn)變,具體可以采取以下方法:1.要把目標(biāo)與規(guī)劃工作進(jìn)行統(tǒng)一,以便更好地對(duì)進(jìn)度進(jìn)行控制和管理,而且要深入了檔案信息狀態(tài)及發(fā)展態(tài)勢(shì),制定出實(shí)際需要的方案,進(jìn)行實(shí)踐性操作從而提高對(duì)系統(tǒng)目的具體性認(rèn)識(shí),做出相應(yīng)的規(guī)劃安排。2.在相應(yīng)的進(jìn)度安排下,運(yùn)用目標(biāo)選擇對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化,同時(shí)保持其進(jìn)度不變的情況下繼續(xù)深入系統(tǒng)實(shí)踐。并且在設(shè)計(jì)方案時(shí),需要不斷地根據(jù)進(jìn)度進(jìn)行安排,并且根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理變更。3.由于發(fā)展趨勢(shì)的不斷變化,在具體發(fā)展過(guò)程中還要把握好整體效果,顧及好現(xiàn)狀,協(xié)調(diào)多方面積極因素進(jìn)行配合,實(shí)現(xiàn)對(duì)過(guò)程的整體把握,有利于對(duì)進(jìn)度的更好掌控。同時(shí);建立“規(guī)劃性”檔案信息管理模式,那么在現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)反饋下下計(jì)算機(jī)與智能化導(dǎo)向命令要進(jìn)行充分的互動(dòng),計(jì)算機(jī)居于命令傳授的引導(dǎo)位置以準(zhǔn)確的指令向智能化操控模式發(fā)出命令,使信息計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)思維由被動(dòng)形態(tài)的接受轉(zhuǎn)變成主動(dòng)狀態(tài)下灌輸,從而提高系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)效率。首先,在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中要摒棄傳統(tǒng)的操作思路,以精確的系統(tǒng)語(yǔ)言為引導(dǎo),提高系統(tǒng)的智能轉(zhuǎn)化,從而保證數(shù)據(jù)綜合分析的準(zhǔn)確無(wú)誤。
3 檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新
服務(wù)工作是推動(dòng)社會(huì)向前發(fā)展的動(dòng)力,社會(huì)群體之間、社會(huì)物體之間、人與人之間都是通過(guò)服務(wù)為彼此聯(lián)系的紐帶,維系著彼此的存在與發(fā)展,是維持社會(huì)機(jī)能正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要前提。檔案管理科室及檔案管理機(jī)構(gòu),是歷史數(shù)據(jù)查詢(xún)的重要地方,同時(shí)也是相對(duì)社會(huì)領(lǐng)域的歷史信息匯總記錄的地方,對(duì)于社會(huì)信息文化的傳承有著重要的作用。它的基本職能是直接或者間接的滿(mǎn)足受眾者對(duì)于歷史信息的需要。體現(xiàn)于檔案管理的各項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都立足于服務(wù)。要想充分的搞好檔案信息的服務(wù)的工作就需要有著高素質(zhì)的人員來(lái)?yè)?dān)任管理員,只有高素質(zhì)的人員進(jìn)行管理工作才能創(chuàng)新信息服務(wù)模式。在檔案信息服務(wù)結(jié)構(gòu)管理方面,系統(tǒng)管理體系的建設(shè)應(yīng)該以人員為責(zé)任主體進(jìn)行邏輯鏈條的結(jié)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)模式鏈接,人員起著管理發(fā)展的直接性引導(dǎo)作用。在實(shí)際檔案服務(wù)主體規(guī)范性分析,還需要對(duì)信息管理的職能進(jìn)行從不同角度的細(xì)致劃分。首先,從現(xiàn)實(shí)需要的角度出發(fā),管理的客體包括檔案信息管理與組織管理,由管理搭配的各個(gè)方面協(xié)調(diào)配合產(chǎn)生的,當(dāng)各類(lèi)的服務(wù)模式與到其中的時(shí)候,就需要對(duì)它們進(jìn)行優(yōu)化管理分析,這樣才能保證管理機(jī)能的有效運(yùn)行。
4 檔案信息管理的數(shù)據(jù)創(chuàng)新化需要
在社會(huì)知識(shí)文化競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天,對(duì)于大型的檔案管理中心來(lái)說(shuō),檔案是技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)的核心,檔案管理是知識(shí)效益競(jìng)爭(zhēng)力的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理的過(guò)程中,數(shù)據(jù)化技術(shù)體系的優(yōu)化管理已經(jīng)不再局限于檔案閱讀控制的范疇之中而是人們獲得歷史數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)力的核心。檔案的數(shù)據(jù)化管理以技術(shù)和信息的基本化管理為數(shù)字化驅(qū)動(dòng)的背景,對(duì)常態(tài)化數(shù)據(jù)的運(yùn)作和績(jī)效評(píng)估進(jìn)行詳細(xì)的記錄,在記錄數(shù)據(jù)的核心前提下,建立數(shù)字化管理的體系,將所有的檔案類(lèi)目的項(xiàng)目分化瓦解到相應(yīng)的管理環(huán)節(jié)和知識(shí)普及之中去,大大提高了檔案創(chuàng)新化服務(wù)的速度。同時(shí),系統(tǒng)與其他的技術(shù)應(yīng)用模塊進(jìn)行優(yōu)化搭配,形成垂直管理的計(jì)算數(shù)據(jù)庫(kù),提高數(shù)據(jù)的集成運(yùn)用性,對(duì)各個(gè)種類(lèi)的檔案信息進(jìn)行協(xié)調(diào)化的搭配管理,形成獨(dú)具項(xiàng)目個(gè)性的管理模式,對(duì)提高服務(wù)模式的科學(xué)性、正確性,提升檔案管理中的創(chuàng)新服務(wù)的核心競(jìng)爭(zhēng)力有著積極作用。
5 檔案管理的特色化發(fā)展趨勢(shì)
檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)模式改變的時(shí)候,也要在創(chuàng)新服務(wù)的綜合帶動(dòng)下,改變自身發(fā)展的方向,樹(shù)立特色服務(wù)發(fā)展的目標(biāo),建立特色服務(wù)體系,綜合影響和服務(wù)因素,帶動(dòng)特色趨勢(shì)的發(fā)展。其特色趨勢(shì)發(fā)展的方向包含三個(gè)帶動(dòng)點(diǎn),首先要綜合開(kāi)發(fā)本單位的特色信息服務(wù),建立特色信息服務(wù)體系,在發(fā)展改革的過(guò)程中樹(shù)立創(chuàng)新的特色發(fā)展模式,確立特色信息發(fā)展的引導(dǎo)地位。要努力建設(shè)自身的特色信息服務(wù)的體系,構(gòu)建自己獨(dú)特的信息服務(wù)風(fēng)格,占據(jù)信息人才獨(dú)特培養(yǎng)的培養(yǎng)的地位,形成特色產(chǎn)業(yè)服務(wù)。在服務(wù)項(xiàng)目的選擇和信息價(jià)值定位的過(guò)程中,要統(tǒng)籌全局的發(fā)展思路,轉(zhuǎn)變工作方式,進(jìn)行多種形式的信息服務(wù)經(jīng)營(yíng),運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段優(yōu)化管理檔案系統(tǒng)信息,形成自己鮮明的產(chǎn)業(yè)特色和檔案服務(wù)的風(fēng)格。要規(guī)范信息健康發(fā)展,減少發(fā)展的阻力因素,推動(dòng)體制的深化改革。要積極發(fā)展行業(yè)的創(chuàng)新業(yè)務(wù),將新的手段技術(shù)與服務(wù)相結(jié)合。但是創(chuàng)新的此舉,預(yù)示著未來(lái)發(fā)展的中心和活動(dòng)行為需要選擇,具有很大的不穩(wěn)定性和未知性,因此要?jiǎng)?chuàng)新產(chǎn)品,一直要做好全面的準(zhǔn)備。要對(duì)各個(gè)相關(guān)方面進(jìn)行深入系統(tǒng)的調(diào)查研究和科學(xué)客觀的預(yù)測(cè)分析,不可單純靠人為,從長(zhǎng)久發(fā)展著手權(quán)衡利弊,分析信息的優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)于信息來(lái)說(shuō)得多還是失多。在一定的創(chuàng)新規(guī)劃性指導(dǎo)的情況下,對(duì)內(nèi)容進(jìn)行一定的量化分析,從而進(jìn)行特色體系創(chuàng)新機(jī)制的建立。
6 結(jié)語(yǔ)
新常態(tài)下的檔案管理模式的創(chuàng)新需要結(jié)合于各方面的資源和積極辦法進(jìn)行根本的管理性變革,同時(shí)在滿(mǎn)足于信息集中化需要的前提下,做好檔案服務(wù)工作的特色化創(chuàng)新和新特色檔案信息服務(wù)模式的打造,努力的促進(jìn)檔案管理技術(shù)的進(jìn)步和管理效率的提升。
參考文獻(xiàn)
篇2
高校實(shí)行兩級(jí)管理這一有效的管理模還沒(méi)有較多的經(jīng)驗(yàn),發(fā)展的時(shí)間比較短,二級(jí)學(xué)院內(nèi)部具體的管理工作仍然存在很多的問(wèn)題需要不斷的改善,其中包括檔案管理相關(guān)的工作,以下主要講述了二級(jí)學(xué)院內(nèi)部檔案管理存在的幾點(diǎn)重要問(wèn)題。
1.1 不重視檔案管理的相關(guān)工作,缺乏檔案意識(shí)
一般情況下,二級(jí)院校普遍都是在原有學(xué)校的基礎(chǔ)之上進(jìn)行建設(shè),并處于教學(xué)重要的第一線(xiàn),管理水平比較高,但是對(duì)于檔案管理相關(guān)的工作并沒(méi)有得到足夠的重視。無(wú)論是學(xué)校的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還是一些從事日常教學(xué)的普通教職工來(lái)說(shuō),都非常重視教學(xué)以及學(xué)科科研工作具有的重要作用,但是卻忽視了對(duì)一些工作中經(jīng)常使用的檔案資料具體的管理工作,并且,平時(shí)不會(huì)特意的收集各種教學(xué)的檔案資料,只是簡(jiǎn)單的認(rèn)為對(duì)教學(xué)材料進(jìn)行的檔案管理工作只不過(guò)是進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砘蛘呤菍?duì)資料進(jìn)行裝訂,將所有檔案管理相關(guān)的工作內(nèi)容看成是自己沒(méi)有必要承擔(dān)的額外工作,只是遇到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行定期檢查的時(shí)候,組織臨時(shí)突擊,簡(jiǎn)單的應(yīng)付各種檢查,實(shí)際的管理工作存在較大的漏洞。另一方面,存在部分教師對(duì)于檔案收集整體以及歸檔等工作存在非常嚴(yán)重的抵觸心理。部分教師認(rèn)為一些非常重要的教學(xué)成果都屬于自己的勞動(dòng)成果,只能自己進(jìn)行保管,不愿意上交到院校內(nèi)部的檔案部門(mén),還存在部分教師為了能夠更加方便的進(jìn)行查閱,將一些資料據(jù)為己有,這些教師的行為都為如今的檔案管理工作添加了更大的困難。
1.2 缺乏準(zhǔn)確的規(guī)章制度
二級(jí)學(xué)院內(nèi)部的檔案管理起步比較晚,在工作的過(guò)程中經(jīng)常忽視程序化以及規(guī)范化具有的重要作用,只是非常習(xí)慣的進(jìn)行一些個(gè)案的處理工作,按照自身?yè)碛械墓ぷ鹘?jīng)驗(yàn)完成管理工作,并沒(méi)有比較準(zhǔn)確的規(guī)章制度或者是規(guī)范檔案管理的實(shí)施細(xì)則。第一,沒(méi)有明確的界限。部分二級(jí)學(xué)校內(nèi)部的文件資源逐漸開(kāi)始被列入到檔案室中,依然存在大量的檔案資料仍然沒(méi)有被列入到檔案室中,這就導(dǎo)致大量有價(jià)值的資源沒(méi)有得到及時(shí)的收集與整體,只是非常隨意的亂放,無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中管理。第二,管理工作不夠細(xì)致。一些已經(jīng)收集的檔案資料仍然沒(méi)有得到有效的保管,管理工作非常的混亂,所有的檔案資料都混亂的存放在一起,無(wú)法實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查找,同時(shí)很可能會(huì)導(dǎo)致重要的檔案資料丟失。第三,沒(méi)有明確具體的職責(zé)分配。部分二級(jí)學(xué)校內(nèi)部雖然配備了相應(yīng)的管理工作人員,同時(shí)由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)管理,但是具體的管理職責(zé)還沒(méi)有進(jìn)行明確的分工。
1.3 檔案管理相關(guān)的工作人員自身的綜合素質(zhì)并不高
二級(jí)學(xué)院內(nèi)部受到編制等問(wèn)題的影響,大部分都沒(méi)有設(shè)立非常專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員,一般情況下都是由學(xué)校內(nèi)部的教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)。二級(jí)學(xué)校重要的信息中心就是教學(xué)秘書(shū),起到了對(duì)信息進(jìn)行上傳下達(dá)的重要作用,成為了交流的重要橋梁。由學(xué)校內(nèi)部的教學(xué)秘書(shū)擔(dān)任具體的檔案管理工作,雖然有利于學(xué)校內(nèi)部檔案管理相關(guān)的工作,但是,教學(xué)秘書(shū)只是將檔案管理相關(guān)工作作為自己的兼職,自身缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)同時(shí)沒(méi)有經(jīng)過(guò)比較專(zhuān)業(yè)集中的業(yè)務(wù)訓(xùn)練,對(duì)于檔案管理需要掌握的一些歸檔范圍、歸檔的基本元素以及相關(guān)的規(guī)程序都沒(méi)有準(zhǔn)確的了解,并且,學(xué)校缺乏對(duì)兼職檔案管理進(jìn)行的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)以及專(zhuān)業(yè)指導(dǎo),這些現(xiàn)象都會(huì)導(dǎo)致最后的檔案管理相關(guān)工作非常的混亂,沒(méi)有準(zhǔn)確的工作原則。另一方面,二級(jí)院校內(nèi)部的管理工作涉及到了學(xué)校內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)過(guò)程,包含的內(nèi)容非常的復(fù)雜,擁有較大的工作量,這就必然需要教學(xué)秘書(shū)在完成了自己的本職工作以后,繼續(xù)承擔(dān)一些檔案的管理工作,工作量非常大,整理的內(nèi)容非常的復(fù)雜,這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理的相關(guān)工作會(huì)出現(xiàn)較多的失誤,教學(xué)秘書(shū)繁重的工作任務(wù),也可能會(huì)導(dǎo)致一些非常重要的材料得不到及時(shí)的收集與管理,甚至?xí)霈F(xiàn)流失的情況,檔案管理工作的質(zhì)量非常差,并且沒(méi)有比較規(guī)范的管理準(zhǔn)則,使檔案管理工作并不完整。
1.4 特色得不到有效的突出
目前,大部分二級(jí)院校內(nèi)部的檔案管理工作大多都是一些學(xué)校制定的各種文件,或者是學(xué)生上交的畢業(yè)論文,檔案收集的內(nèi)容都是相同的,并且,沒(méi)有太大的使用價(jià)值,這將會(huì)直接影響二級(jí)學(xué)院內(nèi)部開(kāi)展具體的檔案管理工作。二級(jí)院校內(nèi)部的檔案管理工作與學(xué)校內(nèi)部的檔案管理存在一定的差異,二級(jí)學(xué)院比較注重的是本學(xué)院學(xué)生具有的特色,并突出學(xué)科專(zhuān)業(yè)具有的特色以及優(yōu)勢(shì),具體的檔案資料需要充分的反映院校內(nèi)進(jìn)行建設(shè)的最大成就。這就需要建立一些對(duì)學(xué)生進(jìn)行人才培養(yǎng)過(guò)程中保留的具有較高價(jià)值的檔案,以及一些重點(diǎn)學(xué)科建立的各種檔案資料,突出研究成果具有的重要意義。但是目前二級(jí)院校內(nèi)部的檔案管理相關(guān)工作仍然沒(méi)有自身的特色進(jìn)行突出,沒(méi)有比較完善的收集工作。
2 建立二級(jí)學(xué)院內(nèi)部檔案管理模式的有效措施
想要解決二級(jí)學(xué)院內(nèi)部存在的各種檔案管理的問(wèn)題,需要及時(shí)建立比較完善的管理模式,結(jié)合目前大部分二級(jí)學(xué)院具體的檔案管理現(xiàn)狀,對(duì)完善檔案管理模式提出了幾點(diǎn)有效的措施。
2.1 加強(qiáng)檔案意識(shí),對(duì)管理工作進(jìn)行有效的規(guī)范
加強(qiáng)對(duì)各種檔案管理工作以及相關(guān)法律內(nèi)容的宣傳以及推廣,對(duì)于一些從事兼職檔案管理的相關(guān)工作人員組織進(jìn)行定期的培訓(xùn)或者是專(zhuān)業(yè)的指導(dǎo),有效的提升檔案管理相關(guān)工作人員自身的綜合素質(zhì)。開(kāi)辦一些檔案管理的講座活動(dòng),提升二級(jí)院校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及普通教職工自身具有的檔案意識(shí),將檔案管理具體的思想內(nèi)容逐漸貫穿到所有工作細(xì)節(jié)中。檔案主要是根據(jù)文件資料逐漸演化而成,如果沒(méi)有一些重要的有價(jià)值的文件資料也不會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案管理工作。只有建立科學(xué)有效的管理體制,培養(yǎng)工作人員擁有較強(qiáng)的檔案意識(shí),才能完成比較完善的檔案工作。這就需要對(duì)二級(jí)學(xué)院內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行一定的規(guī)范,并將檔案與管理相互結(jié)合,實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。
2.2 進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo),并逐漸完善各種規(guī)章制度
二級(jí)院校內(nèi)部具體的檔案管理工作具有較強(qiáng)的雙重性,其中,一方面,二級(jí)學(xué)院屬于學(xué)校內(nèi)部的下屬部門(mén),具體的檔案工作也只是整個(gè)學(xué)校檔案管理工作中非常重要的一部分,一些重要的檔案資料需要被列入到學(xué)校內(nèi)部的檔案資料中,需要二級(jí)學(xué)校具體的管理工作人員做好編制工作并將重要的內(nèi)容進(jìn)行移交。另一方面,所有的二級(jí)學(xué)院都屬于比較獨(dú)立的教學(xué)單位,具體的檔案管理工作人員將會(huì)受到二級(jí)學(xué)校內(nèi)部的直接管理,但是,具體的工作業(yè)務(wù)仍然會(huì)受到高校檔案部門(mén)及時(shí)的監(jiān)督以及管理。如今,頒布的一些憲法以及規(guī)范都為高校內(nèi)部的檔案工作進(jìn)行了恰當(dāng)?shù)姆诸?lèi),并為管理工作提供了一定的法律依據(jù),因此,二級(jí)學(xué)院具體的檔案管理工作需要結(jié)合高校內(nèi)部制定的檔案管理相關(guān)規(guī)定,并充分結(jié)合自身具有的特點(diǎn),制定屬于自己的特色的檔案管理制度。對(duì)檔案管理中具體的收集、整理以及移交等工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范。具有制度化的管理是所有二級(jí)學(xué)院檔案管理相關(guān)工作的關(guān)鍵內(nèi)容,只有擁有比較完善的制度以及規(guī)范才能有效的避免檔案管理出現(xiàn)混亂,保證檔案管理有條不紊的順利完成。
2.3 發(fā)揮自身具有的特色
在檔案管理具體的工作中,二級(jí)學(xué)院需要充分突出自身具有的特點(diǎn),并發(fā)揮最大的價(jià)值。首先,反應(yīng)二級(jí)院校具體發(fā)展情況的相關(guān)資料都是通過(guò)二級(jí)學(xué)院本身完成管理工作,材料的具體內(nèi)容并沒(méi)有對(duì)高校進(jìn)行檔案歸檔發(fā)揮一定的價(jià)值,但是卻充分的體現(xiàn)了二級(jí)學(xué)院資深具體的發(fā)展情況以及工作的具體進(jìn)度等,彰顯了二級(jí)學(xué)院發(fā)展壯大的整個(gè)變化過(guò)程,這些檔案資料對(duì)于二級(jí)學(xué)院來(lái)說(shuō)具有非常重要的價(jià)值。其次,二級(jí)學(xué)校內(nèi)部的學(xué)科或者是專(zhuān)業(yè)存在較大的差異,這也直接決定了檔案管理工作上存在較大的差異。因此,檔案管理相關(guān)的工作需要突出特色。
2.4 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理
篇3
在醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程中,檔案資料是醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程的見(jiàn)證者和載體,它如實(shí)記錄下醫(yī)院在不同時(shí)期歷經(jīng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,通過(guò)沉淀和提煉,展現(xiàn)醫(yī)院厚重、濃郁的文化氣息,提升醫(yī)院軟實(shí)力,增強(qiáng)醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力,為醫(yī)院的不斷發(fā)展發(fā)揮重要推動(dòng)作用。因此,在醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程中,醫(yī)院管理者一定要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)的重要意義,在醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程中努力做好檔案管理工作,為醫(yī)院文化建設(shè)服務(wù)。
一、檔案管理工作對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)的重要性
檔案管理工作承載著醫(yī)院文化建設(shè)的歷史重任,是醫(yī)院文化建設(shè)的寶貴信息源泉。檔案管理工作對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)的重要意義主要體現(xiàn)在以下幾方面:
1.檔案資料能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)重大決策提供參考依據(jù),使醫(yī)院決策更加科學(xué)化。在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中,檔案資料詳實(shí)地記錄著過(guò)往的豐富沉淀,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)檔案資料能夠詳細(xì)地了解到醫(yī)院過(guò)去或現(xiàn)在的狀態(tài),為醫(yī)院當(dāng)前和后續(xù)領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)決策提供有效的參考依據(jù)。在醫(yī)院文化建設(shè)中,檔案資料是寶貴的文化素材,把檔案中的文化積淀與醫(yī)院傳統(tǒng)特色相結(jié)合,將會(huì)打造出極具特色的高水準(zhǔn)醫(yī)院文化體系。
2.醫(yī)院檔案資料能夠提升醫(yī)院文化層次,提煉醫(yī)院精神。醫(yī)院精神是醫(yī)院文化建設(shè)的核心內(nèi)容和最終目的,它是醫(yī)院在長(zhǎng)期積淀中形成的寶貴精神財(cái)富,為醫(yī)院的發(fā)展增添無(wú)形的動(dòng)力。在醫(yī)院文化建設(shè)中,檔案資料完整、詳實(shí)地記錄著醫(yī)院文化建設(shè)整個(gè)過(guò)程,通過(guò)檔案資料如實(shí)地反饋醫(yī)院的優(yōu)良傳統(tǒng),與當(dāng)今時(shí)代相結(jié)合,提煉出具有強(qiáng)大生命力、感召力和獨(dú)特色彩的醫(yī)院精神。
3.檔案管理工作為醫(yī)院職工優(yōu)良職業(yè)道德的養(yǎng)成提供規(guī)范。醫(yī)院檔案資料為醫(yī)院?jiǎn)T工職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)發(fā)揮著規(guī)范作用。規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作,使檔案資料真實(shí)、有效、權(quán)威,能夠在醫(yī)院日常工作中切實(shí)維護(hù)各方的合法權(quán)益,減少醫(yī)療糾紛事件發(fā)生。同時(shí),能夠幫助醫(yī)院查找原因,分析問(wèn)題所在,及時(shí)改進(jìn),優(yōu)化自身服務(wù),提升患者滿(mǎn)意度,為醫(yī)院文化建設(shè)發(fā)揮積極影響作用。
4.醫(yī)院檔案為醫(yī)院以人為本的人事管理服務(wù)。醫(yī)院的文化建設(shè)是醫(yī)院在以人為本人事管理中的全體職工精神和理念的升華,人力資源是醫(yī)院寶貴的財(cái)富,通過(guò)對(duì)醫(yī)院職工進(jìn)行檔案記錄,真實(shí)反映醫(yī)院職工的狀態(tài),形成具有凝聚力的醫(yī)院文化。同時(shí),人事檔案是合理配置醫(yī)院人力資源的重要依據(jù),有利于對(duì)先進(jìn)人才的培養(yǎng)和引進(jìn),促進(jìn)包括醫(yī)院文化在內(nèi)的醫(yī)院整體文化的發(fā)展。
5.醫(yī)院檔案承載著醫(yī)院歷史記錄,為醫(yī)院文化的發(fā)展提供新思路。醫(yī)院的文化設(shè)不斷歷經(jīng)傳承,在文化建設(shè)中,通過(guò)檔案資料回溯醫(yī)院優(yōu)良的歷史文化,為醫(yī)院文化提供深厚的歷史底蘊(yùn),繼承豐富的文化遺產(chǎn),增強(qiáng)文化的感染力;同時(shí),檔案資料為當(dāng)前醫(yī)院文化建設(shè)指明新方向和新思路,增強(qiáng)醫(yī)院職工的擔(dān)當(dāng)精神和自豪感。
6.以先進(jìn)人物和事跡帶動(dòng)醫(yī)院文化發(fā)展,檔案資料發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程中,應(yīng)樹(shù)立典型,發(fā)揮先進(jìn)人物的模范作用,通過(guò)先進(jìn)人物和事跡推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)工作。檔案資料詳實(shí)記錄著先進(jìn)人物和事跡,以檔案資料為素材,加大宣傳教育活動(dòng)力度,弘揚(yáng)醫(yī)院先進(jìn)文化,增強(qiáng)醫(yī)院凝聚力。
二、加強(qiáng)檔案管理工作,促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)的重要措施
檔案管理工作在醫(yī)院文化建設(shè)中承擔(dān)著重要的作用,做好醫(yī)院檔案管理工作,有效利用醫(yī)院檔案資源是醫(yī)院文化建設(shè)的關(guān)鍵。因此,醫(yī)院在檔案管理上應(yīng)該做好如下幾方面的工作:
1.拓展檔案資源和素材,注重檔案管理宣傳工作,樹(shù)立醫(yī)院全體員工檔案意識(shí)。醫(yī)院在日常工作中要注重檔案管理工作,強(qiáng)化對(duì)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo),使檔案管理成為醫(yī)院管理工作的核心內(nèi)容;同時(shí),要采用有效措施優(yōu)化檔案管理方式,探索和研究檔案管理工作中存在的問(wèn)題,努力提升檔案管理水平。此外,要增強(qiáng)全體醫(yī)院職工檔案管理意識(shí),使廣大醫(yī)院職工深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院建設(shè)和自身生活的重要影響,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作順利開(kāi)展,為醫(yī)院文化建設(shè)蓄積能量。
2.努力提升醫(yī)院檔案管理工作從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)檔案管理工作至關(guān)重要。眾所周知,醫(yī)院檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng),它要求從業(yè)人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能,同時(shí)要具備相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識(shí)。鑒于此,醫(yī)院應(yīng)該著力提升檔案管理人員的各項(xiàng)業(yè)務(wù)素質(zhì),定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn),使檔案管理人員及時(shí)了解到檔案管理工作面臨的新趨勢(shì),不斷增強(qiáng)自身檔案管理綜合素質(zhì),使醫(yī)院檔案管理工作做得更加出色,為醫(yī)院文化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。
3.建立健全醫(yī)院檔案管理制度,利用現(xiàn)代信息技術(shù)拓展檔案管理方式,提升檔案管理質(zhì)量和水平。由于部門(mén)眾多且較為分散,醫(yī)院檔案管理工作面臨著諸多難題,在實(shí)際檔案管理工作中,應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院自身的實(shí)際情況,建立與之適應(yīng)的檔案管理制度,使檔案管理工作更加便捷、有效,為醫(yī)院開(kāi)展文化建設(shè)提供有利條件。同時(shí),醫(yī)院檔案工作應(yīng)善于利用現(xiàn)代電子信息技術(shù),推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理進(jìn)程,優(yōu)化醫(yī)院檔案的服務(wù)方式,建立醫(yī)院電子檔案,使原始檔案通過(guò)生動(dòng)、形象的電子圖片和信息呈現(xiàn)在人們面前,促進(jìn)醫(yī)院檔案工作信息化,進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)。
總而言之,醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院文化建設(shè)的重要依據(jù),對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)工作起著至關(guān)重要的作用。在醫(yī)院檔案管理工作中,要樹(shù)立檔案管理意識(shí),結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況情況建立健全檔案管理制度,提升檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),積極利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化,不斷豐富檔案管理內(nèi)涵,利用檔案資源優(yōu)勢(shì)為醫(yī)院文化建設(shè)服務(wù)。
篇4
一、藝術(shù)檔案管理的重要性
對(duì)于檔案的管理首先要從認(rèn)識(shí)上給予重視。首先,管理核心人物就是單位的領(lǐng)導(dǎo),所以領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于藝術(shù)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度如何直接決定了這個(gè)單位在藝術(shù)檔案管理中質(zhì)量的高低,領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案管理工作順利開(kāi)展的保障。其次就是管理檔案的工作人員,也要從根本上提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作知識(shí)的學(xué)習(xí)。只有做好了這兩方面的工作,才能在根本上保障藝術(shù)檔案工作的順利開(kāi)展。
二、建立完善的管理制度
檔案的管理工作是有法可依的。要嚴(yán)格遵循《檔案法》《藝術(shù)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。結(jié)合本單位的實(shí)際制定《藝術(shù)檔案歸檔制度》《檔案的借閱制度》。根據(jù)法律法規(guī)完善規(guī)章制度,使藝術(shù)檔案管理工作有法可依,有章可循,真正能夠讓法律在檔案的管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。對(duì)于藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作,各個(gè)部門(mén)要通力配合,要制定相關(guān)人員的工作規(guī)范和職責(zé)以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施,上綱上墻,真正做到一崗一人,保證藝術(shù)檔案工作的順利開(kāi)展。在完善制度的同時(shí),也要制定相關(guān)的監(jiān)督管理規(guī)范,利用制度約束工作人員做好檔案的收集工作,保證單位的藝術(shù)檔案管理工作規(guī)范有效。
三、建立檔案歸檔范圍和方法
(一)形式分類(lèi)法。不同的檔案資料進(jìn)行不同的分類(lèi),目前有的資料有文字、圖片、視頻和數(shù)字檔案幾種形式。通過(guò)不同的形式進(jìn)行相關(guān)的歸檔分類(lèi)。
(二)年度分類(lèi)法。根據(jù)檔案的歸屬年度進(jìn)行一年的分類(lèi)的方法。
(三)內(nèi)容分類(lèi)法。藝術(shù)的形式不同歸檔的類(lèi)別不同。藝術(shù)檔案有個(gè)人藝術(shù)簡(jiǎn)歷、劇目類(lèi)
以及綜合類(lèi)等。
(四)專(zhuān)題分類(lèi)法。不同形式、不同年度、不同內(nèi)容,但同一主題的藝術(shù)檔案的歸類(lèi)。這些都有利于專(zhuān)題的尋找。對(duì)于藝術(shù)歸檔還有一種形式就是書(shū)畫(huà)的歸檔,書(shū)畫(huà)的歸檔都需要做專(zhuān)業(yè)的裝裱,放置在干燥的地方進(jìn)行存放。
四、藝術(shù)檔案的信息化建設(shè)
藝術(shù)檔案的管理工作要與時(shí)俱進(jìn),加強(qiáng)檔案的信息化管理建設(shè)。首先要做好藝術(shù)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建立,傳統(tǒng)的藝術(shù)檔案的目錄檢索冊(cè),在信息化藝術(shù)檔案的管理工作中同樣需要檢索數(shù)據(jù)庫(kù),建立數(shù)字化的藝術(shù)檔案管理檔案庫(kù)是信息化的重要部分。其次要做好日常信息化管理工作的錄用工作,信息檔案的建立不是一日完成的,需要在日程的管理工作中加強(qiáng)數(shù)據(jù)的歸檔工作,以確保不同部門(mén)的不同檔案及時(shí)歸檔進(jìn)行信息化的綜合處理。信息化檔案建設(shè)工作的重中之重就是信息的數(shù)據(jù)整理管理工作。對(duì)于信息化的檔案建設(shè),要加強(qiáng)對(duì)于藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)形式的數(shù)字化處理工作。
五、挖掘檔案寶庫(kù),走藝術(shù)檔案特色之路
藝術(shù)檔案是一個(gè)寶庫(kù),檔案的優(yōu)化和挖掘工作就顯得尤為重要。藝術(shù)檔案是一個(gè)綜合的整理過(guò)程,但每個(gè)單位都有自己獨(dú)特的藝術(shù)特色。在藝術(shù)檔案的管理工作中,作為藝術(shù)檔案的工作人員,要充分了解本單位的藝術(shù)特色,把能夠體現(xiàn)藝術(shù)特色的檔案挖掘整理出來(lái),提高本單位在藝術(shù)領(lǐng)域的知名度,促進(jìn)與各地藝術(shù)交流活動(dòng)的開(kāi)展和傳播工作,滿(mǎn)足公眾對(duì)檔案的需求利用。
六、提高藝術(shù)檔案工作人員的素質(zhì)
藝術(shù)檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)檔案工作人員。檔案人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理工作的成效。對(duì)于藝術(shù)檔案工作人員,首先要在思想上強(qiáng)化意識(shí),培養(yǎng)工作人員的事業(yè)心和責(zé)任心。檔案的管理工作繁瑣復(fù)雜,藝術(shù)檔案更多的是涉及各個(gè)藝術(shù)方面的專(zhuān)業(yè)性知識(shí),所以就要求檔案工作人員加強(qiáng)對(duì)自身藝術(shù)感的培養(yǎng)和檔案知識(shí)的學(xué)習(xí),以及信息化數(shù)字管理能力的提高。藝術(shù)檔案管理工作人員只有全面加強(qiáng)自身的素質(zhì)修養(yǎng),才能更好地做好藝術(shù)檔案的管理工作。
七、加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案的收集
文化藝術(shù)檔案的內(nèi)容非常豐富,文學(xué)創(chuàng)作,藝術(shù)表演,美術(shù)、攝影,社會(huì)文化,藝術(shù)研究,藝術(shù)教育,文化交流,個(gè)人藝術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料(包括文字、聲像、照片、實(shí)物等載體形式),均屬歸檔范圍。一是做好對(duì)錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤(pán)等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料的收集工作。將每一單項(xiàng)(盒或盤(pán))作為一個(gè)保管單位,單獨(dú)編排檔號(hào),并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類(lèi)整理和編號(hào)。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)或互見(jiàn)卡。為便于利用、保管和安全,我們對(duì)文學(xué)劇本、導(dǎo)演闡述、劇本審查意見(jiàn)、與劇本內(nèi)容有關(guān)的依據(jù)和歷史考證材料、取材或者改編前的原作、服裝(道具)設(shè)計(jì)圖、演員定妝照(場(chǎng)景)、工作日志和主創(chuàng)人員藝術(shù)創(chuàng)作總結(jié)以及獲部省級(jí)獎(jiǎng)的證件、復(fù)印件,都進(jìn)行了備份。二是做好個(gè)人藝術(shù)檔案的收集工作。個(gè)人藝術(shù)檔案反映了每個(gè)藝術(shù)工作者的工作成績(jī),業(yè)務(wù)水平和創(chuàng)造能力,它是對(duì)藝術(shù)工作者進(jìn)行藝術(shù)考核,評(píng)定藝術(shù)職稱(chēng),晉級(jí)等工作的必要依據(jù)。檔案工作人員在平時(shí)剪報(bào)和收集各種資料過(guò)程中,對(duì)于劇團(tuán)最近的演出、活動(dòng)、會(huì)議等都要做到心中有數(shù),平時(shí)還要做一個(gè)有心人,留意報(bào)刊、雜志的報(bào)道,將相關(guān)資料收集起來(lái),并及時(shí)歸檔。用科學(xué)的方法對(duì)文化藝術(shù)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編目立卷、歸檔以及提供利用。藝術(shù)檔案的編目,可以結(jié)合本單位的實(shí)際,借鑒文書(shū)檔案、圖書(shū)資料的編目辦法。
總之,藝術(shù)檔案的管理工作是文化藝術(shù)中的重要內(nèi)容,是記錄藝術(shù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié),也是藝術(shù)教育和研究工作的重要數(shù)據(jù)庫(kù),是造福后代的重要財(cái)富。在新的時(shí)代,在信息化發(fā)展的今天,我們要充分認(rèn)識(shí)藝術(shù)檔案管理的重要性,要從思想上、方法上、內(nèi)容上,全面做好藝術(shù)檔案的管理工作,保障實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案管理工作的順利發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]高俊.我市檔案管理工作不斷邁上新臺(tái)階[N].承德日?qǐng)?bào),2008.
篇5
城市路燈亮化工程檔案管理能夠很直觀的反映出一個(gè)工程項(xiàng)目各項(xiàng)工程建設(shè)情況以及項(xiàng)目使用情況,這不僅是項(xiàng)目建設(shè)管理中的第一手資料,這也是項(xiàng)目資產(chǎn)的重要組成部分,更是項(xiàng)目展開(kāi)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。良好的檔案管理,有助于增強(qiáng)項(xiàng)目的技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備,保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,為亮化工程項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用,維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。檔案管理工作對(duì)于工程項(xiàng)目的前期建設(shè)與后期投入使用都非常重要。這不僅能夠成為建設(shè)過(guò)程的許多參照,更是能夠?yàn)轫?xiàng)目的投入使用與經(jīng)營(yíng)管理抵御潛在風(fēng)險(xiǎn)。這不僅能夠保障項(xiàng)目的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行,更是對(duì)于項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益的一種有力維護(hù)。城市亮化工程是一項(xiàng)工程量大、涵蓋主體面廣且建設(shè)工期較長(zhǎng)的大型項(xiàng)目。這不僅會(huì)影響一個(gè)城市的風(fēng)貌與發(fā)展,好的項(xiàng)目更是能夠在美化城市環(huán)境的前提下也確保資源的合理利用。這對(duì)于一個(gè)城市的可持續(xù)發(fā)展是非常重要的。想要很好的實(shí)現(xiàn)這些建設(shè)目標(biāo),項(xiàng)目建設(shè)展開(kāi)過(guò)程中涉及的信息資源將會(huì)非常重要,而這些資源的搜集、整理與利用過(guò)程正是檔案管理工作的重要組成。由此可見(jiàn),一個(gè)好的亮化工程管理將會(huì)有助于拓展工程項(xiàng)目信息資源,從而讓項(xiàng)目更好的展開(kāi)建設(shè)。
2 當(dāng)前亮化工程檔案管理中存在的問(wèn)題
檔案管理理論基礎(chǔ)薄弱,檔案管理是一套較為復(fù)雜、涵蓋的方面非常廣泛的管理活動(dòng),無(wú)論是對(duì)于工程建設(shè)實(shí)況的了解,還是對(duì)于工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)利用,這些都是檔案管理的理論基礎(chǔ)所在,也是檔案管理過(guò)程中需要嚴(yán)格參照的基礎(chǔ)知識(shí)。亮化工程檔案對(duì)于許多檔案管理人員來(lái)說(shuō)都是一個(gè)十分新鮮的事物,更不用說(shuō)在執(zhí)行相關(guān)項(xiàng)目時(shí)應(yīng)當(dāng)如何借助有效的程序、方法、模式與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)讓管理過(guò)程很好的完成。理論基礎(chǔ)的薄弱是當(dāng)下亮化工程檔案管理面臨的首要問(wèn)題。如果這個(gè)問(wèn)題不能夠得到很好的解決與完善,檔案管理工作將會(huì)很難高效的得以展開(kāi)。
檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度,迄今為止還沒(méi)有一部成文的針對(duì)亮化工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章體系或者是法律法規(guī),制度的缺乏極大的增加了檔案管理工作展開(kāi)時(shí)的難度與障礙,這是城市亮化工程檔案管理中的一個(gè)重大缺失,也是當(dāng)下亮化工程檔案管理中一個(gè)非常顯著的問(wèn)題。
3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低
檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的缺乏是亮化工程檔案管理工作難以展開(kāi)的一個(gè)重要制約因素,它不僅需要從業(yè)人員必要的文字、統(tǒng)計(jì)、法律等知識(shí),對(duì)于亮化工程檔案管理工作而言它還需要人員具備足夠的環(huán)保意識(shí)以及可持續(xù)發(fā)展觀念。還要求檔案管理人員要對(duì)整個(gè)亮化工程非常熟悉,這對(duì)于管理人員的知識(shí)層面與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)要求是比較高的,大部分現(xiàn)有的檔案管理人員都難以達(dá)到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn),這也進(jìn)一步造成了亮化工程檔案管理專(zhuān)業(yè)人才缺乏的現(xiàn)狀。
4 解決對(duì)策
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一、當(dāng)前基層檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)在一些基層單位存在著檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低問(wèn)題。雖然也經(jīng)常參加各類(lèi)檔案知識(shí)的培訓(xùn),但在相當(dāng)多的基層單位檔案管理人員還是缺乏系統(tǒng)的完整的檔案編研工作理論知識(shí)。
(二)由于一些基層單位檔案管理資金短缺,造成檔案設(shè)備陳舊,直接制約了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。這主要是一些基層單位的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視,因?yàn)槭钦f(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)不重要。
(三)檔案管理的制度不健全。缺乏必要檔案工作激勵(lì)機(jī)制,造成基層檔案管理人員的工作積極性不高。
(四)部分檔案管理人員憂(yōu)患意識(shí)不強(qiáng),在檔案日常管理工作中安于現(xiàn)狀,不思創(chuàng)新,工作的主動(dòng)性不強(qiáng)。
二、提高檔案管理工作對(duì)策建議
(一)樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。創(chuàng)新也是檔案管理人員創(chuàng)新檔案工作的強(qiáng)大推動(dòng)力。創(chuàng)新意識(shí)是人們進(jìn)行創(chuàng)造活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)和內(nèi)在動(dòng)力,也是創(chuàng)造性思維和創(chuàng)造力的前提。創(chuàng)新意識(shí)成為喚醒、激勵(lì)和發(fā)揮人所蘊(yùn)涵的潛在本質(zhì)力量的重要精神力量。創(chuàng)新包括觀念創(chuàng)新和方式手段的創(chuàng)新。樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)要求檔案管理人員解放思想,更新觀念,充分認(rèn)清檔案管理工作的重要性。樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)要求檔案管理人員不斷創(chuàng)新檔案管理的手段和方式方法。檔案管理人員在日常的檔案工作中要大膽探索,不斷開(kāi)拓新的工作思路,在工作方法和手段上不斷創(chuàng)新,來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、秩序化。
樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)還包括檔案管理人員要不斷吸收和借鑒相關(guān)行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和和管理方法,來(lái)為檔案管理工作所用。
(二)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
檔案工作作為維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè),是一項(xiàng)社會(huì)性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的目的是為了利用。檔案服務(wù)工作是檔案工作的重要內(nèi)容之一,也是檔案工作的一項(xiàng)具體內(nèi)容。檔案服務(wù)是檔案工作發(fā)揮社會(huì)作用,為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)的重要途徑。檔案服務(wù)是檔案部門(mén)與外界發(fā)生聯(lián)系的主要環(huán)節(jié)。要更好發(fā)揮檔案服務(wù)功能,檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),要加強(qiáng)與單位各部門(mén)的協(xié)調(diào)溝通。檔案管理人員還要千方百計(jì)的擴(kuò)大檔案的收集力度。
(三)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),健全各項(xiàng)檔案規(guī)章制度
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),不斷深入宣傳《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》,提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。只有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,才能確保對(duì)檔案工作必要的資金投入。
健全各項(xiàng)檔案規(guī)章制度,具體包括建立檔案管理制度、檔案室安全防范制度、檔案保密制度,檔案查閱利用制度、具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制度等,通過(guò)一整套健全的規(guī)章制度來(lái)確保檔案管理工作的規(guī)范化、秩序化。
(四)通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn),提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
要鼓勵(lì)檔案管理人員通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn),不斷提高自身的綜合素質(zhì)。
1、通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)樹(shù)立敬業(yè)精神。具備敬業(yè)精神是做好檔案管理工作的前提。敬業(yè)精神來(lái)源于方案管理人員在思想上對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。有了清醒的認(rèn)識(shí),才會(huì)有明確的工作目標(biāo)。檔案工作的國(guó)家檔案工作的組成部分。檔案工作為促進(jìn)社會(huì)和諧社會(huì)發(fā)揮著積極的作用。檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、科學(xué)性的工作。檔案的日常管理工作單調(diào)枯燥,只有檔案管理人員具備了敬業(yè)精神,才能淡泊名利,獻(xiàn)身工作,甘于寂寞,以踏實(shí)的心態(tài)對(duì)待檔案的分類(lèi)、整理工作,把檔案基礎(chǔ)工作做得規(guī)范,在平凡的檔案管理工作中建功立業(yè)。
2、通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)樹(shù)立憂(yōu)患意識(shí)。憂(yōu)患意識(shí)是歷史主體在社會(huì)發(fā)展轉(zhuǎn)折時(shí)期或關(guān)鍵時(shí)期的一種清醒的防范意識(shí)和預(yù)見(jiàn)意識(shí)。憂(yōu)患意識(shí)源于自覺(jué)的危機(jī)感、緊迫感、責(zé)任感和使命感,表現(xiàn)為堅(jiān)強(qiáng)意志和奮發(fā)精神。“憂(yōu)勞興國(guó),逸豫亡身”、“生于憂(yōu)患,死于安樂(lè)”,中華民族自古以來(lái)就有著“居安思危”的憂(yōu)患意識(shí)。總書(shū)記要求全黨:常懷憂(yōu)黨之心,恪盡興黨之責(zé)。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì),加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化的新的發(fā)展階段,面對(duì)復(fù)雜多變的國(guó)際形勢(shì)和日趨激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng),面對(duì)我國(guó)改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)的艱巨任務(wù),檔案管理工作者要有憂(yōu)患意識(shí),要有緊迫感,要居安思危。做好檔案工作。憂(yōu)患意識(shí)也是一種強(qiáng)大精神動(dòng)力。它內(nèi)涵著對(duì)事物發(fā)展的科學(xué)預(yù)見(jiàn)和積極建構(gòu)。維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理工作的基本要求。檔案管理人員要樹(shù)立和提高憂(yōu)患意識(shí)和防范意識(shí),對(duì)檔案工作開(kāi)展定期自查自糾,查漏補(bǔ)缺,進(jìn)一步完善制度,落實(shí)責(zé)任,加強(qiáng)安全防范。
3、通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)掌握過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能。檔案管理人員必須掌握過(guò)硬的本領(lǐng)、不斷提高綜合素質(zhì),才能擔(dān)負(fù)起自身肩負(fù)的職責(zé)。
篇7
一、傳統(tǒng)村落檔案管理工作現(xiàn)狀
門(mén)頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落資源豐富,是北京市完好保存?zhèn)鹘y(tǒng)村落的典型。門(mén)頭溝區(qū)現(xiàn)有的186個(gè)自然村,其中33個(gè)村莊依然較完好地保持著古村原貌,在北京市54個(gè)古村落中占68%。北京市入選的5個(gè)中國(guó)歷史文化名村中有3個(gè)在門(mén)頭溝區(qū),分別是爨底下村、靈水村、琉璃渠村。在已公布的“中國(guó)傳統(tǒng)村落名錄”中,北京市有21個(gè),其中有12個(gè)在門(mén)頭溝區(qū),即琉璃渠村、三家店村、爨底下村、黃嶺西村、靈水村、葦子水村、馬欄村、千軍臺(tái)村、碣石、沿河城、西胡林、東石古巖。
在保護(hù)傳統(tǒng)村落的背景下,門(mén)頭溝區(qū)檔案史志局聯(lián)合區(qū)農(nóng)委、文委、旅游委等多個(gè)部門(mén)共同推進(jìn)傳統(tǒng)村落保護(hù)發(fā)展工作。自2014年開(kāi)始,傳統(tǒng)村落檔案管理工作在新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)上,建立了以村書(shū)記主管、村委或村官兼任檔案員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。2016年,門(mén)頭溝區(qū)檔案史志局根據(jù)傳統(tǒng)村落檔案管理內(nèi)容,結(jié)合傳統(tǒng)村落中民居修建問(wèn)題突出、村落傳統(tǒng)文化遺失及人口外流等現(xiàn)象,重點(diǎn)對(duì)相關(guān)信息檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn):建立村落歷史文化遺產(chǎn)檔案占41.7%;建立村落發(fā)展變化方面檔案的占33.3%;建立村落物質(zhì)肌理檔案的占25%。可見(jiàn),門(mén)頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案建檔工作已經(jīng)初見(jiàn)規(guī)模。
二、傳統(tǒng)村落檔案管理工作存在的問(wèn)題及原因
傳統(tǒng)村落檔案是傳統(tǒng)村落歷史發(fā)展的見(jiàn)證,也是傳統(tǒng)村落保護(hù)傳承的文化支撐。從門(mén)頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理情況調(diào)查的結(jié)果看,目前傳統(tǒng)村落檔案管理工作仍然存在一定的問(wèn)題亟待解決。
(一)收集不齊全,導(dǎo)致傳統(tǒng)村落特色檔案明顯缺失
傳統(tǒng)村落檔案有別于其他村級(jí)檔案,具有鮮明的個(gè)性特色。按照2013年7月,住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、文化部、財(cái)政部聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于做好2013年中國(guó)傳統(tǒng)村落保護(hù)發(fā)展工作的通知》中提出的“一村一檔”和中國(guó)傳統(tǒng)村落檔案管理要求,摸清傳統(tǒng)村落家底,記錄現(xiàn)狀,是傳統(tǒng)村落的建檔主旨。從門(mén)頭溝區(qū)的實(shí)際情況來(lái)看,由于魍炒迓淶蛋甘占工作沒(méi)有制定統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)和明確收集范圍,也沒(méi)有根據(jù)傳統(tǒng)村落的特點(diǎn)制定收集重點(diǎn),從而造成傳統(tǒng)村落特色檔案明顯缺失。從歸檔內(nèi)容來(lái)看,存在重要的檔案收集不全,信息丟失的現(xiàn)象。以首批入選的爨底下村、靈水村為例,檔案中村落肌理信息不全,主要街巷布局、特色房屋布局、古樹(shù)古井古寺廟的方位等信息并沒(méi)有歸檔。從檔案的載體來(lái)看,大部分村落只有單一的紙質(zhì)檔案,少量的照片檔案,錄音、錄像、圖紙等載體檔案目前尚沒(méi)有正式列入傳統(tǒng)村落檔案的歸檔范圍。
(二)保管機(jī)制不健全,導(dǎo)致傳統(tǒng)村落檔案家底難清
作為保管主體的傳統(tǒng)村落,其軟硬件條件有限,鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)檔案部門(mén)支持力度不夠,加上傳統(tǒng)村落牽頭單位又沒(méi)有有效的保管機(jī)制,導(dǎo)致傳統(tǒng)村落檔案保管問(wèn)題突出。以門(mén)頭溝區(qū)為例,大多數(shù)傳統(tǒng)村落沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室,不具備檔案的保護(hù)技術(shù)、保管條件,檔案無(wú)法實(shí)行分級(jí)保管。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)行政機(jī)關(guān)又沒(méi)有建立相關(guān)檔案代管機(jī)制,致使一部分照片、音像檔案散落在個(gè)人手中,甚至遺失。同時(shí),涉及傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的部門(mén)之間檔案保管要求不統(tǒng)一,檔案交叉重復(fù)或遺漏缺失,導(dǎo)致檔案家底不清。
(三)檔案管理共享機(jī)制不健全,難以開(kāi)展有效的檔案利用服務(wù)工作
隨著傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的深入,門(mén)頭溝區(qū)涉及傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的部門(mén)越來(lái)越多,形成的檔案信息各具特色。由于這些部門(mén)之間缺少統(tǒng)一規(guī)劃與協(xié)調(diào),沒(méi)有建立起檔案資源共享的平臺(tái),導(dǎo)致檔案管理較為混亂,難以開(kāi)展有效的檔案利用服務(wù)工作。以門(mén)頭溝區(qū)為例,區(qū)文委從保護(hù)文物的角度制定和編制了《古村落保護(hù)辦法》《門(mén)頭溝區(qū)傳統(tǒng)民居修建手冊(cè)》,對(duì)全區(qū)33個(gè)傳統(tǒng)村落中的傳統(tǒng)建筑、村落選址和格局特征、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等相關(guān)信息建檔;區(qū)農(nóng)委則按照傳統(tǒng)村落保護(hù)的整體要求,為傳統(tǒng)村落制定村落檔案;區(qū)旅游委從發(fā)展旅游出發(fā),完成了對(duì)傳統(tǒng)村落的旅游基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目建檔。
三、傳統(tǒng)村落檔案管理工作的對(duì)策
傳統(tǒng)村落檔案是適應(yīng)傳統(tǒng)村落保護(hù)而建立的檔案,屬于村級(jí)檔案又不同于一般意義上的村級(jí)檔案,無(wú)論是從歸檔范圍、檔案門(mén)類(lèi)、檔案載體等方面都應(yīng)具有鮮明的特色。目前,傳統(tǒng)村落建檔和管理工作仍舊處于探索階段,建議圍繞檔案收集、保管、利用工作要求,盡快建立科學(xué)規(guī)范的傳統(tǒng)村落檔案管理體系,以便為傳統(tǒng)村落保護(hù)工作提供全方位的支撐。
(一)明確收集范圍,豐富建檔門(mén)類(lèi),增強(qiáng)傳統(tǒng)村落檔案特色
1.明確檔案收集范圍。針對(duì)傳統(tǒng)村落特色檔案內(nèi)容缺失的問(wèn)題,檔案部門(mén)要根據(jù)傳統(tǒng)村落保護(hù)的整體要求,與傳統(tǒng)村落保護(hù)的主管部門(mén)協(xié)調(diào)制定規(guī)范統(tǒng)一的檔案收集范圍,細(xì)化村落肌理、村落文化遺產(chǎn)、村落變化等與村落保護(hù)傳承密切相關(guān)的檔案歸檔范圍。在規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下,強(qiáng)化個(gè)性鮮明的特色檔案。在收集村落肌理檔案上,爨底下村要突出“元寶形”村落的特點(diǎn);在收集村落歷史文化檔案上,靈水村要突出“舉人村八德”的特色;在收集村落發(fā)展變化的檔案上,黃嶺西村要突出“房屋改建、新農(nóng)村建設(shè)”的特點(diǎn),以形成個(gè)性突出、特色鮮明的檔案信息。
2.豐富檔案載體門(mén)類(lèi)。傳統(tǒng)村落保護(hù)是一個(gè)立體式、全方位的保護(hù),從物質(zhì)外形到文化內(nèi)涵,凡需要傳承保留的都在保護(hù)范圍之內(nèi),因此檔案收集管理工作也要全方位入手,充分利用現(xiàn)代化手段,建立聲像、基建等檔案門(mén)類(lèi)。具體而言,利用圖紙、照片、錄像等載體,全方位收集街道走向、房屋坐落、文物古跡、名人名宅等信息資料,完整記錄歷史原貌和歷史文化,豐富傳統(tǒng)村落肌理信息。
3.搶救文化遺產(chǎn)檔案。村落肌理是物質(zhì)外殼,村落文化是傳承的內(nèi)涵。門(mén)頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落千軍臺(tái)歷史久遠(yuǎn),文化底蘊(yùn)深厚。隨著歷史發(fā)展,其村落肌理發(fā)生較大變化,物質(zhì)外殼幾近消失,但作為村落保存的古幡會(huì)卻生生不息,傳承著千軍臺(tái)久遠(yuǎn)的歷史文化。可見(jiàn),在傳統(tǒng)村落檔案管理工作中,還要特別注意對(duì)文化遺產(chǎn)的搶救。建議組織專(zhuān)門(mén)力量,對(duì)傳統(tǒng)村落古稀老人進(jìn)行走訪(fǎng)座談,全面記錄村落歷史文化信息,特別是要積極開(kāi)展對(duì)村落“活”檔案的收集,諸如口述史、民間傳說(shuō)、村戲等。
(二)建立保管聯(lián)動(dòng)機(jī)制,確保傳統(tǒng)村落檔案底數(shù)清
篇8
1.1檔案管理需要同我國(guó)政府角色與職能轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制主要為計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下特色市場(chǎng)經(jīng)濟(jì),我國(guó)政府在經(jīng)濟(jì)的宏觀調(diào)控中扮演的角色進(jìn)一步被削弱。在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制下的檔案管理職能逐漸與社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制相脫離,為促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的有效運(yùn)行,政府部門(mén)需逐漸放手檔案管理工作,提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現(xiàn)代化公共行政運(yùn)作形式的轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
建立在傳統(tǒng)制度下的行政管理工作能夠在其基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行行政功能的拓展,實(shí)際運(yùn)行中能夠借助與系統(tǒng)的管理職能發(fā)揮其功效。傳統(tǒng)行政運(yùn)作形式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求,對(duì)于當(dāng)前公共行政而言缺少的是分權(quán)和間接運(yùn)作。
1.3同政府觀念轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
中國(guó)特色市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制能夠有效促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的流通,有利于激發(fā)納稅人的積極性,政府部門(mén)通過(guò)納稅人的稅收進(jìn)行國(guó)家的管理及調(diào)控。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化多端,因此必須提高國(guó)家宏觀調(diào)控及管理的效率及服務(wù)理念等。
2.檔案管理體制改革的難點(diǎn)分析
2.1實(shí)現(xiàn)黨政合一
當(dāng)前我國(guó)對(duì)于檔案管理工作由各個(gè)管理部門(mén)共同執(zhí)行,從大的方面來(lái)說(shuō)就是黨和國(guó)家。黨和國(guó)家對(duì)于檔案的管理因?yàn)楸舜寺毮艿牟煌瑢?dǎo)致管理目標(biāo)存在一定差異。大多數(shù)人都認(rèn)為當(dāng)合國(guó)家在檔案管理過(guò)程中直接對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé),這只是表面上的,很多人其實(shí)不理解這二者在職能上存在的差異,因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情,即一般人難以捉摸。因此導(dǎo)致企業(yè)及社會(huì)相關(guān)部門(mén)難以通過(guò)檔案管理中心獲得有效信息,檔案管理工作的職能無(wú)法得到發(fā)揮。
2.2轉(zhuǎn)變后的滯后性
隨著社會(huì)人才資源總量的不斷提升,檔案管理機(jī)制需要與時(shí)俱進(jìn),適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。從某種意義上來(lái)說(shuō),檔案管理工作體制的科學(xué)轉(zhuǎn)變有利于我國(guó)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展,但這種促進(jìn)作用并非立竿見(jiàn)影,而是需要一個(gè)漫長(zhǎng)的持續(xù)性過(guò)程。因此檔案管理體制革新后其作用相對(duì)滯后,導(dǎo)致很多創(chuàng)新工作難以展開(kāi),這也是造成我國(guó)檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實(shí)現(xiàn)政、事分開(kāi)
當(dāng)前各項(xiàng)系統(tǒng)為提高其效率及功效,首先提高系統(tǒng)的功能性,通過(guò)系統(tǒng)的多功能性推動(dòng)系統(tǒng)的全面發(fā)展,因此在我國(guó)檔案管理過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)對(duì)管理系統(tǒng)具有政、事部分的情況,管理系統(tǒng)能夠在多方面展開(kāi)管理。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人才總量的不斷提升,政、事部分的管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今的檔案管理模式,甚至?xí)斐晌覈?guó)檔案管理工作創(chuàng)新的停滯、檔案管理服務(wù)質(zhì)量下降以及人才資源的浪費(fèi)等。
2.4防止集權(quán)過(guò)度
在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)體制模式下,當(dāng)今企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式分工都十分明確,對(duì)各項(xiàng)工作都會(huì)進(jìn)行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃,檔案管理工作也會(huì)有比較科學(xué)的方案。這種管理模式在根本上提高了企業(yè)管理效率,但該種管理模式比較落后,管理方法過(guò)于單調(diào),嚴(yán)重束縛了管理人員的工作行為,更加不利于檔案管理工作的創(chuàng)新,阻礙了管理人員的創(chuàng)新思想,不利于管理工作的發(fā)展。
3.我國(guó)檔案管理體制改革重點(diǎn)及建議
3.1加強(qiáng)檔案資源的整合統(tǒng)一管理
我國(guó)檔案管理的主要指導(dǎo)思想為建立集中化管理體制,對(duì)我國(guó)的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。實(shí)踐已經(jīng)證明通過(guò)加強(qiáng)檔案資源的整合統(tǒng)一管理能夠有效解決我國(guó)檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過(guò)程中必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育,使其在管理過(guò)程中能夠堅(jiān)持統(tǒng)一管理的基本思想,確保檔案管理過(guò)程中的完整性,提高檔案管理的安全性。在檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)我國(guó)檔案資源的開(kāi)發(fā)管理,并對(duì)各檔案資源進(jìn)行有效整合,構(gòu)建成大檔案,逐步優(yōu)化檔案資源管理配置,使得檔案資源能夠被社會(huì)有效共享。
3.2推動(dòng)檔案管理體制的多元化發(fā)展
篇9
二、美術(shù)類(lèi)教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)建檔與管理意識(shí)淡薄使教學(xué)與檔案管理脫節(jié)作為教學(xué)主體之一,長(zhǎng)期以來(lái),很多美術(shù)和藝術(shù)設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)課教師往往把工作重點(diǎn)放在教學(xué)環(huán)節(jié),對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)程度不足,導(dǎo)致教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)檔案管理脫節(jié)。在日常教學(xué)及科研過(guò)程中大量有價(jià)值的教學(xué)過(guò)程和教學(xué)成果因?yàn)榻處熑鄙儆幸庾R(shí)的保留與整理,造成相關(guān)檔案材料的遺失與散落。此外,教學(xué)檔案來(lái)源分散,除上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)和本校下發(fā)的各種文件、二級(jí)學(xué)院的內(nèi)部文件外,還有大量文件材料散存于一線(xiàn)教師。這也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)教學(xué)檔案無(wú)法歸檔,對(duì)教學(xué)檔案管理工作造成負(fù)面影響。
(二)缺乏體現(xiàn)學(xué)科專(zhuān)業(yè)性的檔案管理規(guī)范與制度由于檔案管理人員缺少對(duì)美術(shù)學(xué)科教學(xué)和科研特點(diǎn)的了解,缺乏能體現(xiàn)美術(shù)專(zhuān)業(yè)特色的檔案信息收集與管理的規(guī)范,檔案在管理過(guò)程中無(wú)論是收集還是分類(lèi)都沒(méi)有一個(gè)能體現(xiàn)學(xué)科特色的機(jī)制進(jìn)行指導(dǎo)和約束,一方面導(dǎo)致部分體現(xiàn)學(xué)科特色的檔案收集不全,如一些具有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的美術(shù)檔案材料未能及時(shí)歸檔,導(dǎo)致教學(xué)資源不完整,影響檔案的利用。另一方面也會(huì)導(dǎo)致即便檔案收集上來(lái)了,但是沒(méi)有得良好的分類(lèi)管理。檔案管理的粗放化,這些都是制約美術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)檔案管理的負(fù)面因素。
(三)檔案管理偏重于實(shí)物化導(dǎo)致信息化管理技術(shù)落后部分美術(shù)類(lèi)院系教學(xué)檔案收錄方式更注重于實(shí)物材料的收集。教學(xué)檔案管理手段還是以實(shí)體檔案為主,電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用較少、信息化建設(shè)水平不高。由于美術(shù)學(xué)科作品門(mén)類(lèi)繁復(fù),設(shè)計(jì)各種平面和立體作品需要占用大量空間,同時(shí)由于專(zhuān)業(yè)特點(diǎn),作品材料、尺寸大小不一,難以規(guī)范,造成實(shí)物檔案收集、分類(lèi)和保管的困難。盡管隨著數(shù)字化的普及,美術(shù)院系對(duì)于檔案管理都進(jìn)行了相關(guān)的數(shù)字化改革,但仍然有相當(dāng)多的美術(shù)院系檔案管理處于滯后狀態(tài),缺乏科學(xué)的檔案信息收集、整理、歸類(lèi)體系。造成難以對(duì)相關(guān)檔案分類(lèi)和查閱,影響到相關(guān)信息資源的有效開(kāi)發(fā)與利用。
三、美術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)教學(xué)檔案管理對(duì)策
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1 學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)及其重要性
學(xué)校檔案管理工作,是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案,為學(xué)校服務(wù)的工作,它直接記載與反映校園活動(dòng)。學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的信息資源。它涉及面廣,包括黨政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會(huì)計(jì)、特殊載體、學(xué)籍檔案等,涉及學(xué)校的各項(xiàng)日常工作,同時(shí)還關(guān)系到每個(gè)教職工、每個(gè)學(xué)生,直接記載和反映了真實(shí)的校園活動(dòng),真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程,并承載著重要的意義。2005年,時(shí)任主席連戰(zhàn)先生來(lái)大陸開(kāi)展“和平之旅”,北京大學(xué)向他贈(zèng)送了他母親75年前在燕京大學(xué)的學(xué)籍檔案和照片的復(fù)制品。他接受贈(zèng)品時(shí)已經(jīng)閃動(dòng)著盈盈淚光。可以說(shuō),這份學(xué)籍檔案加速了兩岸同胞和政治家的心理融合。可見(jiàn),學(xué)校檔案及其完善的管理為真實(shí)、完整地呈現(xiàn)歷史提供了保障,并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮了不可估量的作用。
2 制約當(dāng)前學(xué)校檔案工作的主要瓶頸
隨著改革開(kāi)放的不斷深化,經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,我國(guó)的檔案管理事業(yè)遵循著科學(xué)發(fā)展觀的思路,得到了蓬勃的發(fā)展,學(xué)校檔案工作也應(yīng)順勢(shì)而為,向著更高的臺(tái)階邁進(jìn)。然而,在以提高教育教學(xué)質(zhì)量為重點(diǎn)目標(biāo)的學(xué)校中,檔案管理工作常常被忽視,處于尷尬的一隅。
2.1 檔案有效管理的理念淡薄
這是各層級(jí)、各領(lǐng)域檔案工作的共性問(wèn)題。檔案的性質(zhì)特點(diǎn)在很大程度上抑制了檔案工作的顯性化。一是檔案是事情發(fā)生之后的記錄,檔案工作通常屬于“事后之事”,屬于社會(huì)管理活動(dòng)的末端環(huán)節(jié)。二是檔案通常由公共組織實(shí)施管理,檔案工作與個(gè)人的直接聯(lián)系不密切,與個(gè)人日常生活的直接聯(lián)系更少。三是檔案一般是非商品性的文檔,檔案工作不從事物質(zhì)生產(chǎn),雖然在關(guān)鍵時(shí)刻起作用,但在平常時(shí)期靜悄悄。加之學(xué)校中檔案機(jī)構(gòu)地位不明確,檔案歸檔不完整等,均導(dǎo)致檔案缺乏有效的管理,廣大師生對(duì)檔案工作的重要性也缺乏足夠認(rèn)識(shí)。
2.2 學(xué)校檔案制度規(guī)范缺乏針對(duì)性
目前,國(guó)家專(zhuān)門(mén)針對(duì)學(xué)校檔案工作制定的法規(guī)文件很少,各學(xué)校檔案室雖按照《檔案法》及《實(shí)施辦法》等相關(guān)規(guī)定制定了各項(xiàng)規(guī)章制度,如《檔案工作人員崗位責(zé)任制》、《檔案查閱利用制度》等,但沒(méi)有突出學(xué)校特色的檔案工作制度,比如沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的針對(duì)師生的檔案管理規(guī)定,沒(méi)有單獨(dú)的學(xué)校管理法規(guī),致使制度流于形式。加之制度的落實(shí)必須依靠執(zhí)行,由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,缺失強(qiáng)有力的行政力量,導(dǎo)致各種材料收集不夠,檔案材料遺漏嚴(yán)重,完整性受到很大影響,而檔案的不完整又進(jìn)一步制約著制度的實(shí)施。因此,如何規(guī)范學(xué)校檔案管理并把檔案管理工作納入學(xué)校建設(shè)范疇是檔案專(zhuān)項(xiàng)法規(guī)的應(yīng)有之義。
2.3 檔案管理人員缺乏綜合的職業(yè)素養(yǎng)
學(xué)校檔案管理人員大多是兼職的,或是教職工家屬,或是全職的非專(zhuān)業(yè)人士,加之人員變動(dòng)頻繁,導(dǎo)致檔案人員業(yè)務(wù)不熟,在檔案歸檔過(guò)程中,檔案保管期限的劃分、檔案整理、檔案編研等做得不夠規(guī)范。
3 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的應(yīng)對(duì)之策
3.1 依托學(xué)校教育氛圍加強(qiáng)檔案知識(shí)的傳播
學(xué)校檔案管理工作在已往長(zhǎng)期的封閉、半封閉傳統(tǒng)中,形成了與廣大師生相對(duì)隔絕的狀態(tài),廣大師生也并不了解檔案工作,缺乏檔案是一種歷史文化財(cái)富、是一種寶貴的信息資源的檔案意識(shí)。檔案管理要改變已往的工作傳統(tǒng)、促進(jìn)檔案在社會(huì)生活中真正發(fā)揮作用、實(shí)現(xiàn)價(jià)值,就必須積極主動(dòng)地加強(qiáng)檔案宣傳,向廣大師生及社會(huì)傳播檔案利用的情況、作用、價(jià)值等檔案知識(shí),比如通過(guò)學(xué)校板報(bào)、學(xué)校廣播、職工集中學(xué)習(xí)、編發(fā)宣傳冊(cè)等,進(jìn)行檔案利用工作的大力宣傳,樹(shù)立全新的檔案工作形象,提高廣大師生的檔案意識(shí)。
3.2 出臺(tái)反映學(xué)校特色和規(guī)模的檔案管理辦法
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該牽頭負(fù)責(zé),并結(jié)合本校特色和規(guī)模,制定符合本校的各種綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則和規(guī)定,制定各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案歸檔范圍,歸檔時(shí)間和歸檔要求制度,檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定制度以及崗位責(zé)任制,以實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。此外,學(xué)校應(yīng)逐步將檔案工作納入學(xué)校工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入各部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制;在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí),要同時(shí)考慮做好檔案工作,以提高檔案工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中的地位。
3.3 檔案人員綜合素質(zhì)亟待提高
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二、學(xué)校綜合檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
(一)學(xué)校綜合檔案管理制度缺乏規(guī)范性。目前,部分學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中雖然按照《檔案法》和《實(shí)施辦法》等制定了各項(xiàng)規(guī)章制度,但是并沒(méi)有結(jié)合學(xué)校綜合檔案管理的現(xiàn)狀,脫離學(xué)校綜合檔案管理的實(shí)際情況,如尚未制定師生的檔案管理規(guī)定、缺乏單獨(dú)的學(xué)校管理法規(guī),從而讓學(xué)校綜合檔案管理制度流于形式。同時(shí),由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者忽略了學(xué)校綜合檔案管理制度的重要性,制度執(zhí)行力度較弱,缺乏強(qiáng)有力的行政力量,常常出現(xiàn)檔案材料收集不全面的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響了學(xué)校綜合檔案資料的完整性。
(二)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低。當(dāng)前一些從事學(xué)校綜合檔案管理工作的人員以兼職為主,或者是全職的非專(zhuān)業(yè)人士,工作管理人員變動(dòng)非常頻繁,對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)了解較少,常常在學(xué)校綜合檔案管理的劃分、整理和編研過(guò)程中出現(xiàn)不規(guī)范的行為,嚴(yán)重影響了學(xué)校綜合檔案管理的水平。
(三)檔案使用效率較低。學(xué)校檔案室是收藏資料和檔案非常重要的地方,但是大部分學(xué)校的檔案室缺乏特色,尚未突出自己的建設(shè)特色。同時(shí),還有一部分學(xué)校在檔案資料的綜合利用和開(kāi)發(fā)中缺乏動(dòng)力,從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料的使用效率低下。
(四)檔案管理手段落后。雖然現(xiàn)代信息化技術(shù)水平得到了較大的提升,但是一些學(xué)校在檔案管理過(guò)程中所采用的管理手段依然非常低下,信息化程度較低,導(dǎo)致學(xué)校綜合檔案管理無(wú)法跟上信息化發(fā)展的步伐。甚至還有一些學(xué)校在綜合檔案管理過(guò)程中以人工為主,工作效率低下,所以一些資料在管理過(guò)程中常常會(huì)因?yàn)槭芴鞖饣蛘咂渌蛴绊懚艿侥p,從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料失去應(yīng)用的價(jià)值。
三、解決學(xué)校綜合檔案管理存在問(wèn)題的策略
(一)制定規(guī)范化的檔案管理制度,突出學(xué)校發(fā)展特色。在學(xué)校不斷發(fā)展的過(guò)程中,校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分發(fā)揮帶頭作用,有效結(jié)合本學(xué)校的發(fā)展特色和規(guī)模,制定科學(xué)合理的學(xué)校綜合檔案管理辦法、細(xì)則和規(guī)定,明確劃分學(xué)校各類(lèi)檔案的歸檔范圍,并嚴(yán)格按照學(xué)校綜合檔案的歸檔制度進(jìn)行保管、保密、統(tǒng)計(jì)和利用,以便能夠更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)校綜合檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí),學(xué)校管理者還應(yīng)該積極將檔案管理工作全面納入學(xué)校發(fā)展的工作計(jì)劃中,明確劃分學(xué)校檔案管理各個(gè)部門(mén)的職責(zé)范圍和責(zé)任,有效提升學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的重要性。
(二)提高檔案管理人員綜合素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在學(xué)校綜合檔案管理過(guò)程中,為了從根本上提升檔案管理水平,需要建設(shè)一支專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、理論知識(shí)水平高和政治素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍。首先,每一所學(xué)校都應(yīng)該盡量安排兩三名專(zhuān)職檔案管理人員,減少兼職文件資料收集員的數(shù)量,讓學(xué)校綜合檔案管理室指導(dǎo)員督促各處室的檔案收集工作,從而保障學(xué)校檔案管理資料的完整性和規(guī)范性。其次,不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),讓檔案管理人員能夠及時(shí)掌握最新的業(yè)務(wù)技能,為提升學(xué)校綜合檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
由于學(xué)校檔案管理工作非常復(fù)雜且具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性,所以要求學(xué)校綜合檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。因此,只有這樣才能夠全面提升學(xué)校綜合檔案管理的水平,全面記錄學(xué)校在不斷發(fā)展過(guò)程中所發(fā)生的每個(gè)事件,以及取得的重要成果,為學(xué)校今后穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的依據(jù)。此外,學(xué)校在綜合檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該進(jìn)行合理分類(lèi),為相關(guān)人員進(jìn)行查找和翻閱提供方便,允許學(xué)生進(jìn)行閱覽,從而促使學(xué)生能夠更加全面、更加深入地了解學(xué)校的發(fā)展歷史,提升學(xué)校在學(xué)生心中的整體形象,為學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的條件。
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隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異,數(shù)字化、信息化手段突飛猛進(jìn)。特別是近年來(lái)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的運(yùn)用和飛速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)+成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)入新常態(tài)的新的發(fā)展引擎。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)了巨大的機(jī)遇。
一、信息化為傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇
長(zhǎng)久以來(lái),提到檔案管理,往往使人聯(lián)想到檔案室、檔案櫥、檔案袋、文件夾,與數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)不搭界。信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,促進(jìn)了檔案管理信息化,給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)了嶄新的發(fā)展機(jī)遇。
所謂檔案管理信息化,通俗地講,就是在檔案管理的入檔、保存、查詢(xún)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),運(yùn)用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)方便、快捷、安全地處理、管理、開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,檔案管理信息化具有占用空間小、對(duì)保存環(huán)境要求低、不易損毀、存儲(chǔ)方便、查詢(xún)快捷、易于復(fù)制、利于傳播、方便共享的優(yōu)點(diǎn),通過(guò)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器就能存儲(chǔ)海量的文字、音頻、視頻等各種介質(zhì)檔案,給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)革命性的變革。
1.改進(jìn)儲(chǔ)存保管方式,提高了檔案管理的安全性和保管期限。數(shù)字化、信息化的檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存、保管方式的根本性變革,也是有效補(bǔ)充。它能避免傳統(tǒng)檔案保管受外界環(huán)境影響大的弊端,如受潮、蟲(chóng)蛀、災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)等,也能杜絕因檔案反復(fù)查詢(xún)、借閱等容易造成的遺失、損壞等隱患。原始檔案與數(shù)字檔案相結(jié)合,甚至根據(jù)保管時(shí)效、重要性等選擇只保存數(shù)字檔案,將大幅度節(jié)省檔案保管場(chǎng)館與經(jīng)費(fèi),為檔案工作開(kāi)創(chuàng)新局面。
2.方便查詢(xún)、復(fù)制,充分發(fā)揮檔案的信息功能。檔案是重要的信息資源,檔案的重要性不僅體現(xiàn)在通過(guò)提供佐證和相關(guān)資料,促進(jìn)管理的規(guī)范化和決策的科學(xué)化,而且能為相關(guān)領(lǐng)域的調(diào)研分析、文獻(xiàn)研究提供研究對(duì)象和證據(jù)資料。尤其應(yīng)該指出的是,隨著對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用,隨著檔案信息共享的提升,“死檔案”變成“活數(shù)據(jù)”,其重要性將獲得極大提高。檔案管理的信息化將極大地方便檔案的檢索查詢(xún)、復(fù)制引用,從而使檔案的信息功能得到充分發(fā)揮。
3.在線(xiàn)檢索、聯(lián)網(wǎng)共享將使檔案功能產(chǎn)生質(zhì)的提升。孤立的檔案資料,經(jīng)過(guò)信息化的處理手段,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),連接成線(xiàn)成網(wǎng),實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享,將在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等背景與平臺(tái)下,產(chǎn)生一加一大于二的效果,使檔案工作和檔案功能產(chǎn)生質(zhì)的飛躍,其重要性將隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展而逐步顯現(xiàn)。
二、地方院校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
地方院校是我國(guó)高等教育的主體和主力軍,是服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展,為地方培養(yǎng)高素質(zhì)人才的骨干力量。無(wú)論是學(xué)校數(shù)量,還是在校生規(guī)模,地方院校都占全國(guó)高等教育的絕大多數(shù)。但與全國(guó)重點(diǎn)高校相比,地方院校在辦學(xué)條件、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、政府支持力度等方面都不可同日而語(yǔ),檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱、投入不足、信息化程度低,難以適應(yīng)信息化需求。
1.重視程度不夠。受辦學(xué)條件、資金實(shí)力等方面的限制,地方院校的檔案管理工作往往起點(diǎn)低,底子薄,得不到足夠的重視,不同程度地存在檔案館藏面積不足,設(shè)備陳舊,專(zhuān)業(yè)人員缺乏的問(wèn)題,甚至部分學(xué)校的檔案管理僅限于人事檔案的保管和公文的保存,分布在各個(gè)職能部門(mén),檔案管理的信息化無(wú)從談起。
2.投入不足。檔案管理的信息化需要一定的投入,需要經(jīng)濟(jì)實(shí)力作為支撐。部分地方院校因?yàn)閿U(kuò)招和新校區(qū)建設(shè),負(fù)債累累,有限的財(cái)力被優(yōu)先用于保障教學(xué)、科研,作為小配角的檔案管理自然投入不足,限制了場(chǎng)館建設(shè)、信息化設(shè)備投入、人才引進(jìn)和培養(yǎng)。
3.信息化程度亟待提高。首先是受管理體制及缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的限制,檔案分散于各個(gè)職能部門(mén),沒(méi)有實(shí)現(xiàn)校內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、共享;其次是檔案管理以傳統(tǒng)方式為主、原始檔案為主,多數(shù)未經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理,不適應(yīng)檔案信息化管理要求;再次是即使經(jīng)過(guò)數(shù)字化、信息化處理,往往不能實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)查詢(xún)檢索,未與社會(huì)聯(lián)網(wǎng),沒(méi)有實(shí)現(xiàn)共享,沒(méi)有充分發(fā)揮檔案的信息效能。另外,地方院校檔案管理工作中,不同程度地存在著管理體制不協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)滯后、管理人員素質(zhì)不平衡的問(wèn)題,不適應(yīng)高校檔案管理信息化建設(shè)的需要。
三、加強(qiáng)地方院校檔案管理的重點(diǎn)和對(duì)策
加強(qiáng)地方院校檔案管理信息化,必須立足院校實(shí)際,根據(jù)本校的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和工作基礎(chǔ),先易后難,突出重點(diǎn),強(qiáng)化特色,逐步推進(jìn)檔案管理信息化。
1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理。首先從思想上重視檔案工作,提高對(duì)檔案信息價(jià)值的認(rèn)識(shí),逐步完善檔案場(chǎng)館等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為檔案管理工作提供必要條件;其次要完善管理體制,加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),及時(shí)做好相關(guān)檔案的入檔、采集、保管,把分散在各部門(mén)、各院系的檔案集中管理;另外,考慮到我國(guó)的具體國(guó)情以及地方院校的實(shí)際情況,在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍是檔案管理工作的主體,其特有的法律效力及原始憑證性質(zhì)非電子檔案能夠替代,不能因?yàn)闄n案管理的信息化趨勢(shì)而忽視紙質(zhì)檔案的管理。
2.加大信息化投入,強(qiáng)化檔案的數(shù)字化和電子檔案的收集、歸檔。多渠道籌措資金,加大對(duì)檔案信息化工作的投入,配備必要的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備,逐步開(kāi)展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工和信息化處理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件、照片圖紙、音像資料的數(shù)字化存儲(chǔ)。同時(shí),重視對(duì)電子檔案、電子文件的采集、歸檔工作,發(fā)揮電子方案方便檢索、存儲(chǔ)、復(fù)制、傳播的優(yōu)勢(shì),作為紙質(zhì)檔案的有效補(bǔ)充。
3.逐步創(chuàng)造條件,實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。通過(guò)構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng),完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),利用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)校內(nèi)查詢(xún)、檢索、共享。在保證信息安全的前提下,通過(guò)數(shù)據(jù)加密、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、安全通信等手段,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享和在線(xiàn)利用,充分發(fā)揮檔案的信息功能。
4.突出院校特色,提高檔案信息對(duì)學(xué)校發(fā)展的貢獻(xiàn)度。無(wú)論是綜合性院校還是專(zhuān)業(yè)院校,雖然發(fā)展水平不同,辦學(xué)歷史有長(zhǎng)短之分,但都對(duì)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn),也在辦學(xué)中形成了自己的特色,培育了自己的重點(diǎn)學(xué)科和培養(yǎng)方向。發(fā)揮本校優(yōu)勢(shì),突出自身特色,在條件有限的情況下重點(diǎn)做好有特色、本校特有檔案的管理工作,如重點(diǎn)學(xué)科、特色專(zhuān)業(yè)、歷史名人、校史沿革等檔案管理,能發(fā)揮檔案的獨(dú)特價(jià)值,為學(xué)校的發(fā)展提升服務(wù)。
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篇13
一、學(xué)校教學(xué)檔案的意義
檔案可以說(shuō)是一面鏡子,反映過(guò)去,預(yù)示未來(lái)。一份檔案就是一份歷史的見(jiàn)證。教學(xué)檔案是反映一所學(xué)校學(xué)生、教學(xué)、科研和其他各項(xiàng)工作情況的原始材料。如學(xué)籍檔案記載著一個(gè)學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)和發(fā)展?fàn)顩r。一所中學(xué)的教學(xué)檔案除了為教學(xué)、教改等方面提供便利外,還為學(xué)校的課程改革和創(chuàng)建特色校園提供可行的決策依據(jù)。中學(xué)教學(xué)檔案管理雖然起步較晚,但是近幾年,隨著素質(zhì)教育理念的深入,以往被忽視的中學(xué)檔案管理工作正在成為實(shí)施素質(zhì)教育的重要組成部分,對(duì)學(xué)校工作產(chǎn)生了重要影響,成為一所學(xué)校總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、繼往開(kāi)來(lái)的重要依據(jù)。中學(xué)檔案管理的飛速發(fā)展一方面是教育改革發(fā)展的必然,另一方面也是素質(zhì)教育在學(xué)校管理方面的體現(xiàn)。從某種意義上說(shuō),一所中學(xué)教學(xué)檔案的質(zhì)量即教學(xué)檔案的完整性、歷史性和連續(xù)性直接影響到它的使用價(jià)值。在學(xué)校中,連續(xù)、完整地保存和管理教學(xué)檔案,適當(dāng)利用有關(guān)材料,充分利用學(xué)校的資源,特別有益于創(chuàng)建特色校園,促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)。
人不可能把自己的全部活動(dòng)信息都保存在記憶中,只能記住其中的一部分內(nèi)容。作為一所中學(xué),從建校之初許多資料都需要錄入檔案,任何一位校長(zhǎng)所熟悉、所參與的都只是某一時(shí)期的活動(dòng)內(nèi)容。校長(zhǎng)們?yōu)榱耸箤W(xué)校各項(xiàng)工作能有效地開(kāi)展,需要了解學(xué)校過(guò)去的狀況,而學(xué)校檔案特別是教學(xué)檔案是其進(jìn)行調(diào)查研究的重要資料。在充分了解學(xué)校歷史的基礎(chǔ)上,才能作出正確的決策,決策才更具科學(xué)性和歷史性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只有充分了解學(xué)校的師資、校園特色、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、畢業(yè)生情況等多方面信息甚至一個(gè)學(xué)校辦學(xué)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn),才能根據(jù)這些信息調(diào)整辦學(xué)方針和教學(xué)工作。學(xué)校的中心工作是教學(xué)管理,是一個(gè)相當(dāng)細(xì)致、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,而教學(xué)檔案為教學(xué)管理工作提供了可靠的依據(jù)。
二、學(xué)校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
首先,收集、整理學(xué)校教學(xué)檔案是檔案管理的基礎(chǔ)工作,應(yīng)該保證材料來(lái)源的真實(shí)性和原始性。在學(xué)校具體工作中,存在一些問(wèn)題,如有的學(xué)校憑空編造材料。學(xué)校有關(guān)工作沒(méi)有實(shí)施或沒(méi)有完成,為了應(yīng)付檢查而編造虛假材料。有的學(xué)校則是材料過(guò)后補(bǔ),記錄不及時(shí)。這些學(xué)校在落實(shí)工作中只有實(shí)際操作,雖然工作做了很多,成效也很好,有工作過(guò)程卻沒(méi)有記錄,從計(jì)劃、方案、措施到工作過(guò)程都是事后補(bǔ)的。以上問(wèn)題造成每年的歸檔工作不能如期完成,材料收集不齊全,嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和原始性。
其次,立卷歸檔不及時(shí),存在錯(cuò)歸現(xiàn)象,且方式老化。立卷歸檔是將收集整理的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)匯總,為的是確保檔案材料的完整性。而在中學(xué)教學(xué)檔案管理中,有些管理人員不能及時(shí)將檔案材料歸檔,甚至出現(xiàn)歸錯(cuò)教學(xué)檔案的嚴(yán)重問(wèn)題。此外,教學(xué)檔案管理中還存在方法陳舊、手段落后、不會(huì)使用計(jì)算機(jī)等問(wèn)題,造成效率低下,讓學(xué)校教學(xué)檔案不能得到長(zhǎng)期、安全的保存和便捷的使用。
再次,軟件材料的整理歸檔與實(shí)際情況脫節(jié)。很多學(xué)校對(duì)電腦軟件管理中的檔案材料建設(shè)不夠重視或認(rèn)識(shí)上有偏差,因而,工作過(guò)程中,與之相應(yīng)的軟件材料歸檔不及時(shí)或材料組織得不規(guī)范、不完整、質(zhì)量差,沒(méi)有真實(shí)反映出實(shí)際工作過(guò)程和內(nèi)容,與教育教學(xué)管理實(shí)際工作脫節(jié)。一些學(xué)校認(rèn)為由教師整理或總結(jié)軟件材料會(huì)影響或沖擊教學(xué)工作,因而安排一個(gè)專(zhuān)職檔案員,不僅收集和管理檔案,還要編制各項(xiàng)工作材料。這樣一來(lái),學(xué)校工作的檔案軟件材料不是出自工作實(shí)施者之手,更不是在工作實(shí)踐中形成的,使得材料與實(shí)際工作脫節(jié),造成了實(shí)際工作和材料兩層皮的現(xiàn)象,材料的真實(shí)性和實(shí)效性大打折扣。
最后,教學(xué)檔案的日常維護(hù)和科學(xué)使用沒(méi)有得到足夠的重視。可以說(shuō),教學(xué)檔案保存的最終目的是能夠被保管和利用,可是,現(xiàn)實(shí)中常常出現(xiàn)涂抹、篡改等現(xiàn)象,造成檔案材料遺失或者信息二次失真,內(nèi)容失實(shí)等問(wèn)題。
三、加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策
首先,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)檔案管理工作,充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理在學(xué)校管理工作中的重要性。一套齊全的教學(xué)檔案對(duì)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、探索辦學(xué)規(guī)律、開(kāi)展教研、實(shí)行目標(biāo)管理起著重要作用。如漳平第一中學(xué)從1984年開(kāi)始整理教學(xué)檔案資料,并建立了教學(xué)檔案室。學(xué)校充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分,也是研究改進(jìn)、發(fā)展教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料,必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。為此學(xué)校專(zhuān)門(mén)成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),組建了一支由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭,辦公室主任主抓,各處室領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員參加的檔案隊(duì)伍。
其次,要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提高教學(xué)檔案員的待遇和素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)出自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)化的趨勢(shì),要求檔案管理員不僅要學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)等專(zhuān)業(yè)知識(shí),更要懂得使用電腦軟件管理檔案。
再次,建立健全教學(xué)檔案管理制度。教學(xué)是學(xué)校的中心工作,教學(xué)檔案要圍繞中心工作并為之服務(wù)。因此,要建立一套完整的教學(xué)檔案管理制度和崗位責(zé)任制度。只有有規(guī)章制度的約束,教學(xué)檔案管理工作才有保證。漳平第一中學(xué)在教學(xué)檔案管理工作中做到了制度化、規(guī)范化,定點(diǎn)、定人、定期檢查,使各項(xiàng)工作有章可循,教學(xué)檔案管理跨上了一個(gè)新臺(tái)階。
總之,中學(xué)教學(xué)檔案管理是整個(gè)學(xué)校工作的一個(gè)重要組成部分,在學(xué)校管理中具有不可低估的地位。因此,我們要做好中學(xué)教學(xué)檔案管理工作,提高學(xué)校檔案管理工作水平。這樣,中學(xué)教學(xué)檔案才能更好地為學(xué)校的承前啟后、不斷發(fā)展提供良好的服務(wù)和信息保障。
參考文獻(xiàn):